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Il Suo Template dei dati per l’elaborazione delle fatture della contabilità fornitori

Sage Intacct

Attributi della gestione delle fatture da pagare (24) Attività della gestione delle fatture da pagare (14) Guide all’estrazione (3)

Il Suo Template dei dati per l’elaborazione delle fatture della contabilità fornitori

Questo Template fornisce un quadro chiaro per raccogliere i dati necessari all’analisi dell’elaborazione delle fatture della contabilità fornitori. Indica gli Attributi e le attività essenziali da estrarre dai Suoi sistemi. Utilizzi questa guida per semplificare la preparazione dei dati e avviare in modo efficiente il Suo percorso di Process Mining.

Attributi consigliati da raccogliere
Attività principali da monitorare
Indicazioni per l’estrazione

Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

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Attributi della gestione delle fatture da pagare

Questi sono i campi dati consigliati da includere nell’Event Log per un’analisi completa della gestione delle fatture da pagare.

5 Obbligatorio 9 Consigliato 10 Facoltativo

	Nome	Descrizione
	Fattura InvoiceNumber	L'identificativo univoco di ogni fattura del fornitore, utilizzato come Case ID principale per monitorarne il percorso dalla ricezione al pagamento.
Descrizione Il numero della fattura è il riferimento fondamentale per l'analisi di Accounts Payable, poiché identifica univocamente ogni fattura elaborata. Collega tutte le attività correlate, come convalida, approvazione e pagamento, in un'unica istanza di processo coerente. Nel Process Mining, questo attributo consente di ricostruire end-to-end il ciclo di vita di ogni fattura. Viene utilizzato per analizzare i flussi di processo, identificare i colli di bottiglia su fatture specifiche e calcolare metriche a livello di caso, come il tempo di ciclo totale. Tutti gli altri attributi forniscono il contesto del percorso associato a questo specifico numero di fattura. Perché è importante È il Case ID essenziale che collega tutti i passaggi di processo di una singola fattura, rendendo possibile analizzare il tempo e il percorso di elaborazione end-to-end. Dove reperirlo In genere corrisponde al campo 'Bill No.' o 'Invoice #' dell'oggetto AP Bill o Vendor Invoice in Sage Intacct. Esempi INV-2023-001237854-AXBSI-990432
	Attività ActivityName	Il nome dello specifico passaggio o evento di processo che si è verificato, ad esempio 'Invoice Approved' o 'Payment Executed'.
Descrizione Il nome dell'attività descrive un singolo passaggio all'interno del processo di Accounts Payable. Queste attività formano la sequenza di eventi che costituisce il flusso di processo per ogni fattura. L'analisi della sequenza di queste attività è il fulcro del Process Mining. Consente di scoprire la process map effettiva, identificare le deviazioni dalla procedura standard e analizzare i cicli di rilavorazione, ad esempio 'Discrepancy Found' seguito da 'Discrepancy Resolved'. Frequenza e ordine delle attività sono fondamentali per comprendere l'efficienza del processo. Perché è importante Questo attributo definisce i passaggi nella process map, essenziale per visualizzare il flusso di processo, identificare i colli di bottiglia e analizzare le deviazioni. Dove reperirlo Questo attributo deriva dagli eventi di sistema, dai cambi di stato o dalle voci dell'audit trail in Sage Intacct relative ad AP Bill e pagamenti. Esempi Fattura ricevutaFattura approvataPagamento pianificatoPagamento eseguito
	Ora di inizio EventTime	La data e l'ora precise in cui si è verificata una specifica attività o un passaggio di processo.
Descrizione L'ora dell'evento, ovvero il timestamp, registra il momento esatto in cui si è verificata un'attività. Questi dati cronologici sono essenziali per ordinare correttamente gli eventi e calcolare la durata tra i diversi passaggi del processo. Nell'analisi di Process Mining, i timestamp vengono utilizzati per costruire la process map in ordine cronologico, calcolare i tempi di ciclo tra le attività e analizzare le performance del processo nel tempo. Consentono di identificare quando si verificano i ritardi, ad esempio durante i fine settimana o al di fuori dell'orario lavorativo, e costituiscono la base di tutti i KPI basati sul tempo. Perché è importante Questo timestamp è fondamentale per ordinare cronologicamente gli eventi e calcolare tutte le metriche basate sulla durata, come il tempo di ciclo e il tempo di attesa. Dove reperirlo Deriva da diversi campi data degli oggetti Sage Intacct, come 'Creation Date' sugli AP Bill, 'Approval Date' o 'Payment Date' sugli AP Payment. Esempi 2023-10-26T10:00:00Z2023-10-27T14:35:10Z2023-11-05T09:15:00Z
	Sistema di origine SourceSystem	Il sistema da cui sono stati estratti i dati, generalmente un valore statico che identifica l'ERP o il software contabile.
Descrizione Questo attributo identifica l'origine dei dati di processo. In un ambiente multisistema, aiuta a distinguere le fonti dei dati e garantisce la chiarezza della data lineage. In questa vista, il valore sarà sempre 'Sage Intacct'. Sebbene in un'analisi basata su un unico sistema sia spesso un valore statico, è fondamentale per la data governance e per eventuali progetti futuri che combinino dati provenienti da più sistemi. Conferma che l'analisi si basi sui dati della fonte prevista. Perché è importante Garantisce la provenienza dei dati identificandone chiaramente l'origine, un aspetto fondamentale per la data governance e negli ambienti multisistema. Dove reperirlo In genere è un valore statico aggiunto durante il processo di estrazione e trasformazione dei dati. Esempi Sage Intacct
	Ultimo aggiornamento dei dati LastDataUpdate	Il timestamp che indica l'ultima volta in cui i dati di questo record sono stati aggiornati o estratti dal sistema di origine.
Descrizione Questo attributo fornisce il timestamp dell'estrazione dati più recente. È fondamentale per comprendere l'aggiornamento dei dati analizzati e gestire le pianificazioni di aggiornamento. Nei Dashboard e nei report, queste informazioni indicano agli utenti quanto siano aggiornati gli insight. Ad esempio, se l'ultimo aggiornamento risale a una settimana prima, qualsiasi conclusione dovrà tenere conto del fatto che le attività di processo più recenti non sono ancora incluse. È un campo fondamentale per la data governance e per mantenere la fiducia nell'analisi. Perché è importante Indica l'aggiornamento dei dati, consentendo agli utenti di comprendere quanto sia attuale l'analisi del processo e quando sia necessario il successivo aggiornamento dei dati. Dove reperirlo Questo timestamp viene generato e aggiunto a ogni riga durante il processo di estrazione, trasformazione e caricamento dei dati (ETL). Esempi 2023-11-20T04:00:00Z2023-11-21T04:00:00Z
	Centro di costo CostCenter	Il reparto o l'unità aziendale specifica a cui viene allocata la spesa della fattura.
Descrizione Il centro di costo è una dimensione organizzativa che indica quale parte dell'azienda è responsabile della spesa riportata sulla fattura. Viene utilizzato per la pianificazione del budget, l'allocazione dei costi e il reporting finanziario. Nel Process Mining, questo attributo è fondamentale per il Dashboard 'Cost Center Processing Inconsistencies'. Consente di confrontare metriche chiave, come tempi di ciclo e tassi di rilavorazione, tra diversi centri di costo. Identificare i centri di costo con le performance migliori può far emergere best practice da condividere, mentre quelli con performance inferiori possono richiedere interventi mirati di miglioramento o formazione. È l'attributo principale per il KPI 'Cost Center Cycle Time Variance'. Perché è importante Consente di confrontare le performance tra diverse unità aziendali, evidenziando incoerenze e opportunità di standardizzazione del processo. Dove reperirlo È una dimensione standard disponibile sulle righe dell'AP Bill in Sage Intacct, spesso denominata 'Department' o indicata come dimensione personalizzata per il centro di costo. Esempi Vendite - Stati UnitiMarketingInfrastruttura ITRicerca e sviluppo
	Data di registrazione PostingDate	La data in cui la transazione della fattura viene registrata nel General Ledger (GL).
Descrizione La data di registrazione è la data in cui la transazione finanziaria associata alla fattura viene registrata ufficialmente nei libri contabili dell'azienda, ovvero nel General Ledger. Questa data è fondamentale per la contabilità e il reporting finanziario, poiché determina il periodo fiscale in cui viene rilevata la spesa. Nell'analisi di processo, il tempo trascorso tra la ricezione della fattura e la data di registrazione può rivelare inefficienze nelle fasi di convalida e approvazione. È una milestone fondamentale per l'attività 'Invoice Posted To GL' e viene spesso utilizzata per misurare la componente 'book-to-pay' del tempo di ciclo. Analizzare le date di registrazione aiuta a garantire chiusure contabili puntuali e reporting accurato. Perché è importante Indica quando una fattura viene registrata ufficialmente nel sistema finanziario, un aspetto fondamentale per misurare i tempi del ciclo contabile e garantire un reporting finanziario puntuale. Dove reperirlo È il campo 'Posting Date' dell'oggetto AP Bill in Sage Intacct. Esempi 2023-10-282023-11-022023-11-10
	Data di scadenza DueDate	La data entro la quale deve essere effettuato il pagamento della fattura, secondo i termini di pagamento.
Descrizione La data di scadenza è la data concordata contrattualmente per il saldo di una fattura. Viene determinata dalla data della fattura e dai termini di pagamento negoziati con il fornitore, ad esempio Net 30. Questo attributo è essenziale per monitorare le performance dei pagamenti puntuali e per la pianificazione finanziaria. Viene utilizzato nel Dashboard 'Payment Compliance & Policy Adherence' per segnalare i pagamenti in ritardo. È inoltre fondamentale per calcolare il KPI 'Early Payment Discount Capture Rate', poiché costituisce il riferimento rispetto al quale vengono misurati i pagamenti anticipati. Perché è importante Questa data è fondamentale per analizzare i tassi di pagamento puntuale, gestire il flusso di cassa e identificare le opportunità di acquisizione degli sconti per pagamento anticipato. Dove reperirlo È il campo 'Due Date' dell'oggetto AP Bill in Sage Intacct. Può essere inserito manualmente o calcolato automaticamente in base ai termini di pagamento. Esempi 2023-11-152023-12-302024-01-10
	Importo della fattura InvoiceAmount	Il valore monetario complessivo della fattura.
Descrizione L'importo della fattura rappresenta il valore finanziario complessivo della fattura inviata dal fornitore. È un attributo fondamentale per l'analisi finanziaria e per comprendere in che modo il valore di una fattura incida sul suo percorso di elaborazione. Nell'analisi, viene utilizzato per suddividere le fatture in fasce di valore, ad esempio basso, medio o alto, e verificare se quelle di importo maggiore seguano percorsi di approvazione diversi o richiedano più tempo per essere elaborate. È inoltre una componente fondamentale del KPI 'Payment Policy Conformance Rate', poiché i limiti di approvazione sono spesso basati su questo importo. Aiuta a definire le priorità degli interventi di miglioramento sulle transazioni di valore elevato. Perché è importante Consente un'analisi basata sul valore, ad esempio per identificare se le fatture di importo elevato seguano percorsi diversi o richiedano più tempo, ed è fondamentale per verificare la conformità ai limiti di approvazione. Dove reperirlo È il campo 'Amount' o 'Transaction Amount' dell'oggetto AP Bill in Sage Intacct. Esempi 150.755000.0025000.50
	Nome del fornitore VendorName	La denominazione legale del fornitore che ha inviato la fattura.
Descrizione Il nome del fornitore identifica il fornitore associato a una fattura. Questo attributo è fondamentale per analizzare i comportamenti e le performance specifici dei fornitori all'interno del processo di Accounts Payable. Questa dimensione viene utilizzata per filtrare la process map e osservare come vengono gestite le fatture di determinati fornitori. È essenziale per il Dashboard 'Vendor Performance & Processing Time' e per il KPI 'Vendor Cycle Time Variance', che aiutano a identificare quali fatture dei fornitori vengono elaborate rapidamente e quali subiscono costantemente ritardi o discrepanze, evidenziando opportunità di collaborazione con i fornitori e standardizzazione del processo. Perché è importante Consente di analizzare le variazioni e le performance del processo per fornitore, aiutando a identificare colli di bottiglia specifici o problemi nella qualità delle fatture. Dove reperirlo Queste informazioni si trovano nell'oggetto 'Vendor' di Sage Intacct, collegato all'AP Bill. Esempi Staples Inc.Office DepotGlobal Tech ServicesCreative Solutions LLC
	Nome utente UserName	Il nome del dipendente o dell'utente che ha eseguito una specifica attività sulla fattura.
Descrizione Il nome utente identifica la persona responsabile di un evento nel processo, come l'inserimento dei dati, la convalida o l'approvazione. Fornisce responsabilità e supporta l'analisi delle performance delle singole risorse o dei team. Questo attributo è essenziale per il Dashboard 'Invoice Approval Cycle Time Analysis', poiché consente di verificare se determinati approvatori siano costantemente lenti. Può inoltre identificare i migliori performer o gli utenti che potrebbero necessitare di ulteriore formazione. Analizzare le attività per utente aiuta a gestire le risorse e a comprendere la distribuzione dei carichi di lavoro. Perché è importante Tiene traccia dell'utente che ha eseguito un'azione, un elemento fondamentale per analizzare le performance degli approvatori, la distribuzione dei carichi di lavoro e le esigenze formative. Dove reperirlo Queste informazioni vengono acquisite nell'audit trail o nei log della cronologia degli oggetti AP Bill e AP Payment in Sage Intacct, in associazione a cambi di stato o modifiche. Esempi Alice JohnsonBob Williamssystem.user
	Numero del Purchase Order PurchaseOrderNumber	L'identificativo del Purchase Order (PO) associato alla fattura, se applicabile.
Descrizione Il numero del Purchase Order collega una fattura a una richiesta di acquisto pre-approvata. Le fatture possono essere associate o meno a un PO. La presenza di un numero PO consente generalmente un processo di associazione più automatizzato, a due o tre vie. Questo attributo è fondamentale per analizzare l'attività 'Purchase Order Matched' e le discrepanze correlate. Consente di segmentare il processo tra fatture associate a un PO e fatture non associate a un PO, confrontandone tempi di ciclo e tassi di automazione. Un tasso elevato di discrepanze nelle fatture associate a un PO può indicare problemi nella creazione del PO o nei processi di ricezione. Perché è importante Distingue le fatture associate a un PO da quelle non associate, che spesso seguono percorsi di elaborazione diversi e presentano potenzialità di automazione differenti. Dove reperirlo Questo campo è disponibile sull'oggetto AP Bill in Sage Intacct e viene utilizzato per collegare il bill a un Purchase Order esistente. Esempi PO-004581PO-005123N/D
	Stato del pagamento PaymentStatus	Lo stato corrente della transazione di pagamento associata alla fattura.
Descrizione Payment Status descrive lo stato del pagamento in sé, distinto dallo stato della fattura. I valori possibili includono «Scheduled», «In Progress», «Paid», «Cleared» o «Failed». Questo attributo è al centro della Dashboard «Payment Status & Error Monitoring». Consente al team finanziario di monitorare l’esito dei cicli di pagamento, identificare e risolvere rapidamente i pagamenti non riusciti e verificare la possibile presenza di pagamenti duplicati. Comprendere il tempo trascorso in ciascuno stato del pagamento aiuta a perfezionare il processo di esecuzione dei pagamenti e a migliorare la prevedibilità dei flussi di cassa. Perché è importante Monitora l’esito e lo stato dell’ultima fase di pagamento, aiutando a identificare e risolvere rapidamente errori o ritardi nei pagamenti. Dove reperirlo Queste informazioni si trovano nell’oggetto AP Payment o Bill Payment di Sage Intacct. Esempi ProgrammatoInviata alla bancaCompensataStornata
	Stato della fattura InvoiceStatus	Lo stato di elaborazione corrente della fattura all'interno del Workflow di Accounts Payable.
Descrizione Lo stato della fattura indica la posizione corrente della fattura nel suo ciclo di vita, ad esempio 'Draft', 'Submitted for Approval', 'Approved' o 'Paid'. Fornisce una fotografia dell'avanzamento della fattura. Questo attributo è fondamentale per il Dashboard 'Invoice Throughput & Volume Trends', che mostra la distribuzione delle fatture tra i diversi stati in qualsiasi momento. Aiuta i responsabili operativi a monitorare i carichi di lavoro, identificare i colli di bottiglia in cui si accumulano le fatture e prevedere i tempi di completamento. Monitorare nel tempo i cambi di stato è un metodo comune per generare l'event log utilizzato nel Process Mining. Perché è importante Fornisce una fotografia dello stato corrente della fattura, fondamentale per monitorare i carichi di lavoro e identificare le fasi in cui le fatture si bloccano. Dove reperirlo In genere è il campo 'State' o 'Status' dell'oggetto AP Bill in Sage Intacct. Esempi BozzaInviataApprovataPagata
	Data dello sconto EarlyPaymentDiscountDate	La data limite entro la quale pagare una fattura per avere diritto allo sconto per pagamento anticipato.
Descrizione Questo attributo indica la data limite entro la quale una fattura deve essere pagata per ottenere lo sconto offerto dal fornitore. Viene calcolato in base alla data della fattura e ai termini dello sconto, ad esempio 10 giorni dopo la data della fattura per i termini «2/10, Net 30». Questa data costituisce uno SLA interno fondamentale per il processo AP. La Dashboard «Early Payment Discount Capture Rate» utilizza questa data per determinare se il pagamento è stato effettuato in tempo per ottenere lo sconto. Monitorare quanto i pagamenti si avvicinano a questa scadenza può rivelare colli di bottiglia nelle fasi di approvazione e pianificazione dei pagamenti. Perché è importante Rappresenta una scadenza fondamentale per il team AP; rispettarla si traduce direttamente in un risparmio per l’azienda. Dove reperirlo Questa data viene calcolata a partire da «Bill Date» e «Payment Terms» nel record AP Bill di Sage Intacct. Esempi 2023-10-252023-11-102023-11-30
	Data fattura InvoiceDate	La data in cui il fornitore ha emesso la fattura.
Descrizione Invoice Date, nota anche come Bill Date, è la data stampata sulla fattura dal supplier. Indica l’inizio ufficiale del periodo previsto dai termini di pagamento, ad esempio l’avvio del conteggio «Net 30». Questo attributo viene utilizzato come riferimento per misurare il tempo necessario affinché una fattura venga inserita nel sistema, ossia l’attività «Invoice Received», una metrica nota come «invoice lag». Ridurre questo intervallo è spesso un obiettivo prioritario per i reparti AP che desiderano migliorare la visibilità sul processo e la previsione dei flussi di cassa. Si tratta di una data fondamentale per numerosi calcoli finanziari. Perché è importante Rappresenta il punto di partenza dal punto di vista del fornitore e viene utilizzata per calcolare il ritardo nella ricezione della fattura e determinare la data di scadenza del pagamento. Dove reperirlo È il campo «Bill Date» o «Date» dell’oggetto AP Bill in Sage Intacct. Esempi 2023-10-152023-10-202023-11-01
	È straight-through IsStraightThrough	Un flag booleano impostato su true se la fattura è stata elaborata senza interventi manuali o rilavorazioni.
Descrizione Questo attributo identifica le fatture elaborate interamente in modo automatico, dalla ricezione alla pianificazione del pagamento, senza interventi manuali né gestione di eccezioni. In genere è l’inverso del flag «Is Rework». Questo flag viene utilizzato per calcolare il KPI «Invoice Straight-Through Process Rate», una misura fondamentale del livello di automazione e dell’efficienza del processo. Un tasso straight-through elevato indica un processo AP maturo e ben controllato. Analizzare le caratteristiche delle fatture che non vengono elaborate straight-through aiuta a individuare gli ostacoli ancora presenti sulla strada verso la completa automazione. Perché è importante Identifica le fatture completamente automatizzate, aiutando a misurare il successo delle iniziative di automazione e a individuare ulteriori opportunità di miglioramento. Dove reperirlo Questo flag viene calcolato nello strumento di Process Mining, in genere come inverso del flag «IsRework» oppure definendo una sequenza di attività «happy path». Esempi truefalse
	È una rilavorazione IsRework	Un flag booleano impostato su true se la fattura ha attraversato un ciclo di rilavorazione, ad esempio la risoluzione di una discrepanza.
Descrizione Questo attributo calcolato identifica le fatture che hanno attraversato uno o più cicli di rilavorazione. La rilavorazione si verifica quando una fase del processo deve essere ripetuta a causa di un errore o di un’eccezione, ad esempio un evento «Discrepancy Found» seguito da un evento «Discrepancy Resolved». Questo flag viene utilizzato per calcolare il KPI «Invoice Rework Rate» e per filtrare la mappa del processo, così da analizzare nello specifico i percorsi di rilavorazione. Comprendere quali fatture richiedono una rilavorazione e per quale motivo è fondamentale per individuare le cause principali delle inefficienze di processo, come la scarsa qualità dei dati forniti dai vendor o dati master errati. Perché è importante Segnala le fatture che hanno richiesto attività aggiuntive non pianificate, aiutando a quantificare l’inefficienza del processo e a individuare le cause principali delle eccezioni. Dove reperirlo Questo flag booleano viene calcolato nello strumento di Process Mining verificando la presenza di specifiche attività di rilavorazione, ad esempio «Discrepancy Resolved», nella sequenza di eventi del caso. Esempi truefalse
	ID fornitore VendorId	L’identificativo univoco di sistema del fornitore o del supplier.
Descrizione Il Vendor ID è un identificativo univoco generato dal sistema per ogni record del fornitore. A differenza del Vendor Name, che può talvolta presentare variazioni, il Vendor ID offre una chiave stabile per collegare i dati ed eseguire analisi. Sebbene il Vendor Name sia più intuitivo nelle Dashboard, il Vendor ID è tecnicamente più affidabile per aggregazioni e filtri, soprattutto quando i nomi dei fornitori presentano lievi differenze, ad esempio «Staples Inc.» e «Staples». Garantisce che tutte le transazioni di uno specifico fornitore vengano raggruppate correttamente, consentendo un’analisi accurata delle prestazioni. Perché è importante Fornisce una chiave stabile e univoca per il fornitore, garantendo un’aggregazione accurata dei dati nelle analisi relative ai fornitori, anche quando i nomi presentano variazioni. Dove reperirlo È il campo «Vendor ID» dell’oggetto Vendor in Sage Intacct. Esempi V1001V1002V2304
	Importo dello sconto EarlyPaymentDiscountAmount	Lo sconto monetario potenziale disponibile se la fattura viene pagata prima della normale data di scadenza.
Descrizione Questo attributo rappresenta il valore dello sconto per pagamento anticipato offerto dal fornitore, come definito dai termini di pagamento, ad esempio «2/10, Net 30», che indica uno sconto del 2% se il pagamento viene effettuato entro 10 giorni. Questo importo è fondamentale per il KPI e la Dashboard «Early Payment Discount Capture Rate». Quantifica l’opportunità di risparmio per ogni fattura, consentendo al team finanziario di dare priorità ai pagamenti che offrono gli sconti più significativi. Il confronto tra l’importo totale degli sconti potenziali e quello effettivamente ottenuto evidenzia l’impatto finanziario delle inefficienze di processo. Perché è importante Quantifica il risparmio potenziale derivante dai pagamenti anticipati, aiutando a stabilire la priorità delle fatture e a misurare l’impatto finanziario dell’efficienza del processo AP. Dove reperirlo Questo valore viene generalmente calcolato in base ai campi «Payment Terms» e «Invoice Amount» dell’AP Bill in Sage Intacct. Esempi 10.0050.25250.00
	Motivo della discrepanza DiscrepancyReason	Un codice o testo che descrive il motivo di una discrepanza nella fattura, ad esempio una differenza di prezzo o quantità.
Descrizione Discrepancy Reason fornisce il contesto quando una fattura non supera la validazione o il confronto con l’ordine di acquisto. Spiega perché la fattura è stata contrassegnata per una verifica manuale; tra i motivi più comuni figurano differenze di prezzo, quantità non corrispondenti o informazioni mancanti. Questo attributo è centrale nella Dashboard «Discrepancy Resolution Time & Rework». Analizzando i motivi di discrepanza più frequenti, un’azienda può individuare le cause principali, riconducibili a fornitori specifici, articoli o errori interni di inserimento dati. Questo insight è prezioso per definire interventi mirati di miglioramento del processo, come l’aggiornamento dei dati master o il perfezionamento della comunicazione con i fornitori. Perché è importante Spiega la causa principale delle rilavorazioni e dei ritardi, consentendo interventi mirati per ridurre le eccezioni e aumentare il tasso di elaborazione straight-through. Dove reperirlo Queste informazioni possono essere memorizzate in un campo personalizzato, in un campo note oppure ricavate da specifici stati di eccezione in Sage Intacct o in una soluzione OCR/capture integrata. Esempi Differenza di prezzoDifferenza nella quantitàNumero dell'ordine di acquisto non validoFattura duplicata
	Reparto Department	Il nome del reparto interno associato alla fattura, spesso utilizzato per le approvazioni e l’allocazione dei costi.
Descrizione Department è un attributo organizzativo che assegna una fattura a una specifica area funzionale dell’azienda, come «Marketing» o «Information Technology». Viene spesso utilizzato per indirizzare le approvazioni al responsabile o manager del reparto corretto. Come il Cost Center, questa dimensione consente di analizzare le prestazioni delle diverse aree aziendali. Può essere utilizzata per confrontare i tempi di approvazione o i tassi di rilavorazione per reparto, evidenziando dove i processi funzionano correttamente e dove, invece, presentano criticità. Questa analisi supporta gli interventi volti a standardizzare il processo AP in tutta l’organizzazione. Perché è importante Consente di confrontare le prestazioni del processo tra diverse aree funzionali dell’azienda, sostenendo gli interventi di standardizzazione. Dove reperirlo È una dimensione standard di Sage Intacct, assegnabile a transazioni come gli AP Bills. Esempi MarketingVenditeITFinanza
	Tempo del ciclo di approvazione ApprovalCycleTime	Il tempo trascorso dall’invio della fattura per l’approvazione fino all’approvazione definitiva.
Descrizione Approval Cycle Time misura nello specifico la durata della fase di approvazione del processo. Viene calcolato come differenza tra il timestamp di «Invoice Approved» e quello di «Routed For Approval». Questa metrica è al centro della Dashboard «Invoice Approval Cycle Time Analysis». Aiuta a individuare i colli di bottiglia nel Workflow di approvazione, dovuti ad esempio a specifici approvatori, reparti o tipi di fattura. Ridurre questo tempo di ciclo è spesso un obiettivo prioritario, poiché incide direttamente sulla possibilità di ottenere gli sconti per pagamento anticipato e di effettuare i pagamenti puntualmente. Perché è importante Misura l’efficienza del Workflow di approvazione, aiutando a individuare approvatori lenti o colli di bottiglia che ritardano i pagamenti e mettono a rischio gli sconti. Dove reperirlo Questa metrica viene calcolata nello strumento di Process Mining sottraendo il timestamp dell’attività «Routed For Approval» da quello dell’attività «Invoice Approved». Esempi 2 giorni e 3 ore7 giorni e 1 ora10 ore e 30 minuti
	Valuta Currency	La valuta in cui è espresso l’importo della fattura.
Descrizione L’attributo Currency specifica l’unità monetaria dell’importo della fattura, ad esempio USD, EUR o GBP. È particolarmente importante per le organizzazioni multinazionali che gestiscono fatture in più valute. Nelle analisi è essenziale per una corretta rendicontazione finanziaria e per convertire gli importi in una valuta comune ai fini del confronto. Il filtro per valuta può inoltre evidenziare se le fatture in determinate valute richiedono tempi di elaborazione più lunghi, ad esempio a causa di normative bancarie o processi di approvazione differenti. Fornisce il contesto necessario per interpretare tutti i valori monetari. Perché è importante Fornisce il contesto essenziale per tutti i valori monetari, garantendo un’analisi finanziaria accurata, soprattutto nelle organizzazioni multinazionali. Dove reperirlo È il campo «Currency» dell’oggetto AP Bill, spesso ereditato dal record Vendor in Sage Intacct quando è abilitata la gestione multivaluta. Esempi USDEURGBP

Obbligatorio Consigliato Facoltativo

Attività della gestione delle fatture da pagare

Queste sono le fasi chiave del processo e le tappe fondamentali da acquisire nell’Event Log per un’individuazione e un’analisi accurate del Workflow delle fatture.

7 Consigliato 7 Facoltativo

	Attività	Descrizione
	Fattura approvata	Indica che la fattura è stata approvata dall'autorità designata ed è pronta per la registrazione del pagamento. È un evento esplicito acquisito nella cronologia delle approvazioni o nell'audit trail di Sage Intacct.
Perché è importante È una milestone fondamentale che conclude il ciclo di approvazione. I ritardi prima di questo passaggio indicano colli di bottiglia nell'approvazione, mentre un'approvazione rapida è essenziale per acquisire gli sconti per pagamento anticipato. Dove reperirlo Viene acquisito esplicitamente dai log della cronologia delle approvazioni associati all'oggetto 'AP Bill'. In genere vengono registrati il timestamp e l'utente approvatore. Acquisizione Utilizzi il timestamp dell'ultimo record di approvazione nella cronologia delle approvazioni della fattura. Tipo di evento explicit
	Fattura registrata nel GL	Indica la transazione con cui la fattura approvata viene registrata formalmente nel General Ledger, creando una passività finanziaria. È un evento contabile esplicito e fondamentale in Sage Intacct.
Perché è importante È una milestone finanziaria fondamentale che rende la fattura una passività ufficiale dell'azienda, preparandola al pagamento e incidendo sui bilanci. Dove reperirlo Si tratta di una transazione esplicita. La data di registrazione è memorizzata direttamente sull'oggetto 'AP Bill' o nei record 'GL Entry' associati. Acquisizione Utilizzi la 'Posting Date' dell'AP Bill o la data di creazione della transazione GL correlata. Tipo di evento explicit
	Fattura ricevuta	Indica l'inizio del processo, quando una fattura viene inserita in Sage Intacct, manualmente o tramite una soluzione di acquisizione automatizzata. Questo evento viene generalmente dedotto dal timestamp di creazione del record AP Bill.
Perché è importante Stabilisce il punto di partenza per tutti i calcoli dei tempi di ciclo, essenziale per misurare l'efficienza complessiva del processo e il volume di fatture elaborato. Dove reperirlo Viene dedotto dal timestamp 'Created Date' dell'oggetto 'AP Bill' (APBILL). È l'evento iniziale più affidabile per il processo. Acquisizione Utilizzi il timestamp di creazione del record AP Bill. Tipo di evento inferred
	Inviata per approvazione	Rappresenta l'invio di una fattura convalidata e associata nel Workflow di approvazione. Sage Intacct registra questa azione quando una fattura viene inviata per l'approvazione, attivando le notifiche.
Perché è importante Segna l'inizio del ciclo di approvazione. Monitorare questo evento è essenziale per analizzare il KPI Average Invoice Approval Time e identificare eventuali ritardi. Dove reperirlo Viene acquisito dall'audit trail o dai transaction log quando lo stato dell' 'AP Bill' passa a 'Submitted for Approval'. Questa azione è spesso un evento esplicito. Acquisizione Utilizzi il timestamp dell'audit log relativo all'invio della fattura al motore di approvazione. Tipo di evento explicit
	Ordine di acquisto associato	Conferma che i dettagli della fattura, come quantità e prezzi, siano stati associati correttamente al Purchase Order corrispondente. Spesso viene registrato esplicitamente quando un utente collega un PO a un AP Bill.
Perché è importante È un passaggio fondamentale per le fatture associate a un PO. Errori o durate elevate nell'associazione indicano potenziali discrepanze e rappresentano una fonte comune di colli di bottiglia. Dove reperirlo Viene acquisito dal transaction log o dall'audit trail quando un utente esegue l'azione 'Match' o collega un 'Purchase Order' all'oggetto 'AP Bill'. Acquisizione Individui la voce dell'event log relativa al collegamento di un Purchase Order a un AP Bill. Tipo di evento explicit
	Pagamento eseguito	Indica l'esecuzione della transazione di pagamento, con l'erogazione dei fondi al fornitore. È un evento esplicito con una data specifica della transazione.
Perché è importante È una milestone fondamentale per misurare la conformità dei pagamenti e il KPI Early Payment Discount Capture Rate. Il tempo dall'approvazione a questo evento mostra l'efficienza dell'elaborazione dei pagamenti. Dove reperirlo Viene acquisito dall'oggetto 'AP Payment' associato all' 'AP Bill'. Questo oggetto contiene un campo 'Payment Date' o il timestamp di esecuzione della transazione. Acquisizione Utilizzi il campo 'Payment Date' del record AP Payment associato. Tipo di evento explicit
	Pagamento liquidato	È il passaggio finale, che conferma l'avvenuto accredito del pagamento presso la banca e la riconciliazione della transazione. In genere viene acquisito durante il processo di riconciliazione bancaria nel modulo Cash Management di Sage Intacct.
Perché è importante Questo evento segna la conclusione effettiva del ciclo di vita della fattura. Il tempo di ciclo completo end-to-end viene misurato fino a questo punto, offrendo una visione completa dell'uscita di cassa. Dove reperirlo Viene dedotto dalla 'Clearing Date' o dalla 'Reconciliation Date' associata alla transazione 'AP Payment' nel modulo Cash Management. Acquisizione Utilizzi la data di liquidazione del record di riconciliazione bancaria collegato alla transazione di pagamento. Tipo di evento inferred
	Dati della fattura convalidati	Rappresenta la convalida corretta dei dati della fattura rispetto alle regole aziendali, ad esempio la correttezza del fornitore e la presenza dei campi obbligatori. Spesso viene dedotto quando un record AP Bill viene salvato o inviato senza generare errori di convalida.
Perché è importante Tiene traccia del controllo iniziale della qualità dei dati. Eventuali ritardi in questa fase possono indicare problemi nell'accuratezza dell'acquisizione dei dati o nella conformità del fornitore, con ripercussioni sui tassi di elaborazione straight-through. Dove reperirlo Viene dedotto dal timestamp del passaggio del record AP Bill dallo stato 'Draft' allo stato 'Submitted'. Verifichi il campo 'State' o 'Status' sull'oggetto 'AP Bill'. Acquisizione Tenga traccia del timestamp del cambio di stato da 'Draft' a 'Submitted' sull'oggetto AP Bill. Tipo di evento inferred
	Discrepanza rilevata	Indica che durante la convalida o l'associazione è stata identificata una mancata corrispondenza, ad esempio una differenza di prezzo o quantità. In genere questo evento viene dedotto quando una fattura viene impostata sullo stato 'Hold' o 'Exception'.
Perché è importante Individua l'inizio dei cicli di rilavorazione. Analizzare frequenza e tipologia delle discrepanze è fondamentale per migliorare il KPI Invoice Rework Rate. Dove reperirlo Viene dedotto dal cambio di stato dell'oggetto 'AP Bill' verso uno stato come 'On Hold', 'Exception' o 'Discrepancy'. L'audit trail può inoltre mostrare tentativi di associazione non riusciti. Acquisizione Tenga traccia del timestamp del cambio di stato verso uno stato relativo a un'eccezione sull'oggetto AP Bill. Tipo di evento inferred
	Discrepanza risolta	Indica la risoluzione di una discrepanza precedentemente identificata, consentendo alla fattura di proseguire nell'elaborazione. Viene dedotto quando lo stato della fattura passa da 'On Hold' a un normale stato di elaborazione.
Perché è importante Misurare il tempo trascorso da 'Discrepancy Found' a 'Discrepancy Resolved' è fondamentale per il KPI Discrepancy Resolution Cycle Time. Dove reperirlo Viene dedotto dal cambio di stato dell'oggetto 'AP Bill' da uno stato di eccezione, ad esempio 'On Hold', a uno stato attivo, ad esempio 'Submitted' o 'Pending Approval'. Acquisizione Tenga traccia del timestamp del cambio di stato da uno stato di eccezione a uno stato di elaborazione. Tipo di evento inferred
	Fattura annullata	Rappresenta l'annullamento o lo storno di un AP Bill, che interrompe prematuramente il processo. È un'azione esplicita registrata nell'audit trail del sistema e rimuove di fatto la passività.
Perché è importante Identifica le eccezioni terminali nel processo. Un tasso elevato di annullamento può indicare problemi legati a fatture duplicate o a un inserimento iniziale dei dati non corretto. Dove reperirlo Viene acquisito esplicitamente quando un utente storna o annulla un 'AP Bill'. L'azione e il relativo timestamp sono presenti nell'audit trail oppure sono riflessi da uno stato 'Void' o 'Cancelled'. Acquisizione Utilizzi il timestamp della transazione 'Void' o del cambio di stato a 'Cancelled' sull'oggetto AP Bill. Tipo di evento explicit
	Fattura rifiutata	Indica che un approvatore ha rifiutato la fattura, rendendo generalmente necessaria la correzione e un nuovo invio. È un evento esplicito registrato nei log della cronologia delle approvazioni.
Perché è importante Evidenzia i cicli di rilavorazione all'interno del processo di approvazione. Un tasso elevato di rifiuto può segnalare problemi nell'accuratezza dei dati a monte o una mancata conformità alle policy. Dove reperirlo Viene acquisito esplicitamente dai log della cronologia delle approvazioni associati all'oggetto 'AP Bill', che registrano le azioni 'Decline' o 'Reject'. Acquisizione Utilizzi il timestamp del record 'Reject' o 'Decline' nella cronologia delle approvazioni della fattura. Tipo di evento explicit
	Pagamento anticipato effettuato	È un evento calcolato che si verifica quando un pagamento viene eseguito entro la finestra temporale prevista dal fornitore per lo sconto per pagamento anticipato. Deriva dal confronto tra la data di esecuzione del pagamento e le date della fattura e dei termini di pagamento.
Perché è importante Supporta direttamente il KPI Early Payment Discount Capture Rate, segnalando esplicitamente gli sconti acquisiti con successo. Aiuta ad analizzare e massimizzare il risparmio sui costi. Dove reperirlo Viene calcolato confrontando la 'Payment Date' dell'oggetto 'AP Payment' con i campi 'Invoice Date' e 'Payment Terms' dell'oggetto 'AP Bill'. Acquisizione SE 'Payment Date' <= ('Invoice Date' + Discount Period da 'Payment Terms'), ALLORA l'evento si verifica. Tipo di evento calculated
	Pagamento pianificato	Rappresenta il passaggio in cui una fattura approvata e registrata viene selezionata e inclusa in un payment batch o payment run. Può essere dedotto quando la fattura viene aggiunta a un oggetto 'AP Payment Request' o a un oggetto batch analogo.
Perché è importante Collega l'approvazione all'effettiva esecuzione del pagamento. Analizzare il tempo trascorso in questa fase aiuta a comprendere la gestione del flusso di cassa e l'efficienza della pianificazione dei pagamenti. Dove reperirlo Viene dedotto dalla data di creazione dell'oggetto 'AP Payment' che include l' 'AP Bill'. Anche lo stato della fattura può passare a 'Scheduled for Payment'. Acquisizione Utilizzi il timestamp del collegamento dell'AP Bill a un payment batch pianificato, ma non ancora eseguito. Tipo di evento inferred

Consigliato Facoltativo

Guide all’estrazione

Come ottenere i dati da Sage Intacct

Passaggi

Prerequisiti: verifichi di disporre di un ruolo utente Sage Intacct con autorizzazioni per accedere a Custom Report Writer e permessi di lettura per i moduli Accounts Payable, Purchasing e Cash Management.
Acceda al Report Center: effettui l’accesso a Sage Intacct e selezioni Reports > Custom reports.
Crei il Report 1: eventi principali delle fatture: crei un nuovo report personalizzato. Selezioni AP Bill come oggetto principale. Il report acquisirà gli eventi direttamente disponibili nel record AP Bill.
Aggiunga i collegamenti per il Report 1: nella scheda 'Data' del report writer, colleghi l’oggetto AP Bill all’oggetto Vendor per ottenere il nome del fornitore.
Definisca le colonne per il Report 1: nella scheda 'Columns', aggiunga campi quali Bill No, Vendor Name, Total Amount, Due Date, PO Number, State e i principali campi data: When Created (per 'Invoice Received'), When Posted (per 'Invoice Posted to GL') e When Modified. Utilizzi formule per creare le colonne ActivityName ed EventTime per questi eventi specifici.
Crei il Report 2: eventi di approvazione: crei un secondo report personalizzato. Selezioni AP Bill Approval, o un oggetto analogo di audit/storico, come oggetto principale. Lo colleghi nuovamente ad AP Bill e Vendor utilizzando AP Bill Key.
Definisca le colonne per il Report 2: questo report acquisirà gli eventi del Workflow. Aggiunga le colonne AP Bill No, Approver e Date dell’azione di approvazione. Utilizzi formule per impostare ActivityName su 'Routed For Approval', 'Invoice Approved' o 'Invoice Rejected' in base al campo relativo allo stato o all’azione di approvazione. EventTime corrisponderà alla marca temporale dell’azione di approvazione.
Crei il Report 3: eventi di pagamento: crei un terzo report personalizzato. Selezioni AP Payment come oggetto principale. Lo colleghi ad AP Payment Detail, quindi ad AP Bill e infine a Vendor.
Definisca le colonne per il Report 3: questo report acquisirà le attività di pagamento. Aggiunga le colonne AP Bill No, Payment Date (per 'Payment Executed') e State. Per acquisire 'Payment Scheduled', utilizzi la marca temporale When Created del record AP Payment. Colleghi Bank Transaction, proveniente da Cash Management, e utilizzi Reconciliation Date per l’attività 'Payment Cleared'.
Esegua ed esporti i report: per ciascuno dei tre report, imposti un filtro con lo stesso intervallo di date, ad esempio sulla data di creazione di AP Bill, relativo agli ultimi 3-6 mesi. Esegua ogni report ed esporti i risultati come file CSV.
Combini e trasformi i dati: utilizzi uno strumento esterno come Microsoft Excel (Power Query), uno script Python o uno strumento di preparazione dei dati. Carichi i tre file CSV. Per ciascun file, verifichi che le colonne abbiano nomi coerenti (InvoiceNumber, ActivityName, EventTime e così via). Accodi o unisca i dati dei tre file in un’unica tabella.
Completi l’Event Log: nello strumento di trasformazione, aggiunga le colonne statiche SourceSystem (ad esempio 'Sage Intacct') e LastDataUpdate (la marca temporale corrente). Calcoli l’evento derivato 'Early Payment Taken' confrontando la data 'Payment Executed' con la data di scadenza o di sconto della fattura. Salvi la tabella finale combinata come un unico file CSV, che costituirà l’Event Log pronto per il caricamento.

Configurazione

Autorizzazioni utente: è necessario un ruolo con accesso a Custom Report Writer e accesso in lettura ai seguenti oggetti Sage Intacct: AP Bill, AP Payment, AP Payment Detail, Vendor, AP Bill Approval History e Bank Transaction.
Intervallo di date: è fondamentale applicare un filtro coerente sull’intervallo di date in tutti i report, così da garantire l’integrità dei dati. Un approccio comune consiste nel filtrare AP Bill > When Created per un periodo di 3-6 mesi. Per dataset più estesi, valuti l’esecuzione dei report su intervalli più brevi, ad esempio un mese alla volta, per evitare timeout del browser.
Collegamenti tra oggetti: l’accuratezza dell’estrazione dipende dal corretto collegamento dei diversi oggetti dati. Ad esempio, AP Payment Detail collega AP Payment ad AP Bill. Collegamenti errati possono causare dati mancanti o duplicati.
Filtri dei report: oltre all’intervallo di date, valuti l’applicazione di filtri per specifiche Entities/Companies se opera in un ambiente con più entità. Può inoltre filtrare per Vendor Type o Bill State per restringere l’ambito dell’analisi.
Campi calcolati e formule: le funzionalità di formula del report writer vengono utilizzate per creare la colonna statica ActivityName per ciascun evento del report. Si tratta di un passaggio fondamentale per strutturare correttamente l’output finale destinato al Process Mining.

a Query di esempio sql

-- This is a configuration-based extraction using Sage Intacct's Custom Report Writer.
-- The logic is implemented by creating and combining multiple reports.

-- =============== REPORT 1: CORE INVOICE EVENTS ===============
-- Primary Object: AP Bill
-- Joins:
--   - AP Bill -> Vendor (on VENDORID)

-- Columns / Mapping:
--   InvoiceNumber: AP Bill.Bill No
--   VendorName: Vendor.Name
--   InvoiceAmount: AP Bill.Total Amount
--   DueDate: AP Bill.Due Date
--   PostingDate: AP Bill.When Posted
--   PurchaseOrderNumber: AP Bill.PO Number
--   CostCenter: AP Bill Entry.Department ID [Or other relevant dimension]
--   InvoiceStatus: AP Bill.State
--   SourceSystem: 'Sage Intacct' (Static Value)
--   LastDataUpdate: [Current Extraction Timestamp] (Static Value)

--   --- Activity: Invoice Received ---
--   ActivityName: 'Invoice Received' (Formula/Static)
--   EventTime: AP Bill.When Created
--   UserName: AP Bill.Created By

--   --- Activity: Invoice Data Validated ---
--   ActivityName: 'Invoice Data Validated' (Formula/Static)
--   EventTime: AP Bill.When Submitted for Approval [If available, otherwise use When Created]
--   UserName: AP Bill.Submitted By

--   --- Activity: Purchase Order Matched ---
--   ActivityName: 'Purchase Order Matched' (Formula/Static, create row only if AP Bill.PO Number is not null)
--   EventTime: AP Bill.When Modified [Timestamp when PO Number was populated, may require audit trail report]
--   UserName: AP Bill.Modified By

--   --- Activity: Discrepancy Found / Resolved / Cancelled ---
--   Note: These are status changes. Create one row per relevant status change from an Audit Trail report on AP Bill.
--   ActivityName: (Formula based on AP Bill.State change, e.g., IF(new_state='On Hold', 'Discrepancy Found', IF(old_state='On Hold', 'Discrepancy Resolved', '')))
--   EventTime: Audit Trail.When Changed
--   UserName: Audit Trail.Changed By

--   --- Activity: Invoice Posted To GL ---
--   ActivityName: 'Invoice Posted To GL' (Formula/Static)
--   EventTime: AP Bill.When Posted
--   UserName: AP Bill.Modified By


-- =============== REPORT 2: APPROVAL EVENTS ===============
-- Primary Object: AP Bill Approval History (or equivalent audit object)
-- Joins:
--   - AP Bill Approval History -> AP Bill (on BILLID)
--   - AP Bill -> Vendor (on VENDORID)

-- Columns / Mapping:
--   InvoiceNumber: AP Bill.Bill No
--   EventTime: AP Bill Approval History.Date
--   UserName: AP Bill Approval History.Approver Name
--   ... (other attributes joined from AP Bill)

--   --- Activity Logic ---
--   ActivityName: (Formula based on AP Bill Approval History.Action, e.g., IF(Action='Submitted', 'Routed For Approval', IF(Action='Approved', 'Invoice Approved', IF(Action='Rejected', 'Invoice Rejected', ''))))


-- =============== REPORT 3: PAYMENT EVENTS ===============
-- Primary Object: AP Payment
-- Joins:
--   - AP Payment -> AP Payment Detail (on RECORDNO)
--   - AP Payment Detail -> AP Bill (on BILLID)
--   - AP Bill -> Vendor (on VENDORID)
--   - AP Payment -> Bank Transaction (on PAYMENTKEY)

-- Columns / Mapping:
--   InvoiceNumber: AP Bill.Bill No
--   PaymentStatus: AP Payment.State
--   ... (other attributes joined from AP Bill and Vendor)

--   --- Activity: Payment Scheduled ---
--   ActivityName: 'Payment Scheduled' (Formula/Static)
--   EventTime: AP Payment.When Created
--   UserName: AP Payment.Created By

--   --- Activity: Payment Executed ---
--   ActivityName: 'Payment Executed' (Formula/Static)
--   EventTime: AP Payment.Payment Date
--   UserName: AP Payment.Created By

--   --- Activity: Early Payment Taken ---
--   ActivityName: 'Early Payment Taken' (Formula/Static, row generated only IF AP Payment.Payment Date <= AP Bill.Discount Date)
--   EventTime: AP Payment.Payment Date
--   UserName: AP Payment.Created By

--   --- Activity: Payment Cleared ---
--   ActivityName: 'Payment Cleared' (Formula/Static)
--   EventTime: Bank Transaction.Reconciliation Date
--   UserName: Bank Transaction.Reconciled By [Or similar field]

Passaggi

Prerequisiti: verifichi di avere Python 3.6 o versione successiva, insieme alle librerie requests, pandas e lxml. Ottenga le credenziali Sage Intacct Web Services (Sender ID, Sender Password, Company ID, User ID e User Password) per un utente con permessi di lettura sugli oggetti APBILL, APPYMT e VENDOR.
Configurazione dell’ambiente: crei una nuova directory di progetto. Installi le librerie Python necessarie utilizzando pip: pip install requests pandas lxml.
Configuri lo script: salvi lo script Python fornito in un file, ad esempio extract_intacct_ap.py. Apra il file e sostituisca i valori segnaposto nel dizionario SAGE_INTACCT_CREDS con le credenziali effettive e l’URL dell’endpoint.
Imposti i parametri di estrazione: nella sezione principale dello script, modifichi le variabili start_date ed end_date per definire il periodo desiderato per l’estrazione dei dati. Per l’analisi iniziale si consiglia un periodo di 3-6 mesi.
Esegua lo script: apra un terminale o un prompt dei comandi, acceda alla directory del progetto ed esegua lo script con il comando: python extract_intacct_ap.py. Lo script inizierà a inviare richieste all’API Sage Intacct.
Monitori l’esecuzione: lo script visualizzerà nella console messaggi di avanzamento che indicano l’oggetto in fase di acquisizione e il numero di record recuperati. L’operazione può richiedere diversi minuti, in base all’intervallo di date e al volume dei dati.
Gestisca la paginazione dell’API: lo script gestisce automaticamente la paginazione dell’API. Invia richieste per recuperare i dati in blocchi, o pagine, fino a ottenere tutti i record compresi nell’intervallo di date specificato.
Trasformi i dati: una volta recuperati i dati grezzi, lo script elabora ogni record APBILL e APPYMT. Genera in modo intelligente righe separate per ciascuna delle 14 attività aziendali definite, calcolando ActivityName ed EventTime corretti per ogni passaggio.
Arricchisca i dati: lo script recupera i dati dei fornitori in base a VENDORID presente nelle fatture e unisce VendorName all’Event Log, arricchendo il dataset.
Generi l’output: al termine dell’esecuzione, lo script creerà nella stessa directory un file denominato sage_intacct_ap_event_log.csv. Il file contiene l’Event Log strutturato.
Verifichi l’output: apra il file CSV generato in un programma per fogli di calcolo e ne verifichi il contenuto. Controlli la presenza di tutte le 14 attività e che le colonne siano valorizzate come previsto.
Carichi i dati in ProcessMind: il file CSV generato è ora pronto per essere caricato direttamente sulla piattaforma ProcessMind per l’analisi.

Configurazione

Credenziali API: lo script richiede un dizionario di credenziali composto da sender_id, sender_password, company_id, user_id e user_password. Per motivi di sicurezza, si raccomanda vivamente di utilizzare un utente Web Services dedicato con autorizzazioni di sola lettura.
Endpoint API: endpoint_url deve essere impostato sull’URL corretto della Sua istanza Sage Intacct, in genere https://api.intacct.com/ia/xml/xmlgw.phtml.
Intervallo di date: le variabili start_date ed end_date controllano la finestra di estrazione. Lo script filtra i record in base al campo WHENCREATED. Per l’analisi iniziale, è consigliabile un intervallo da 3 a 6 mesi, così da bilanciare volume dei dati e valore degli insight.
Filtri delle query: le query XML contenute nello script sono progettate per filtrare i record APBILL in base alla data di creazione. Se necessario, è possibile aggiungere ulteriori filtri, ad esempio per specifici STATE o DEPARTMENTID, al blocco nel payload XML.
Dimensione della paginazione: il parametro pagesize nella funzione readByQuery è impostato su 1000, il valore massimo consentito, per rendere più efficiente il recupero dei dati. La logica dello script gestisce automaticamente l’iterazione attraverso tutte le pagine successive.
Campi degli oggetti: lo script specifica i campi esatti da recuperare da ciascun oggetto (APBILL, APPYMT, VENDOR). Se utilizza campi personalizzati nel Suo processo, i relativi nomi API devono essere aggiunti all’elenco dell’oggetto corrispondente nello script.

a Query di esempio python

import requests
import pandas as pd
from lxml import etree
import datetime
import time

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Configuration ---
class=class="hl-string">"hl-comment"># Replace with your Sage Intacct Web Services Credentials
SAGE_INTACCT_CREDS = {
    class="hl-string">"sender_id": class="hl-string">"[Your Sender ID]",
    class="hl-string">"sender_password": class="hl-string">"[Your Sender Password]",
    class="hl-string">"company_id": class="hl-string">"[Your Company ID]",
    class="hl-string">"user_id": class="hl-string">"[Your Web Services User ID]",
    class="hl-string">"user_password": class="hl-string">"[Your Web Services User Password]",
    class="hl-string">"endpoint_url": class="hl-string">"https://api.intacct.com/ia/xml/xmlgw.phtml"
}

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- API Communication ---
def execute_sage_intacct_request(payload):
    class="hl-string">"""Sends an XML request to the Sage Intacct API and returns the response XML tree."""
    headers = {class="hl-string">"Content-Type": class="hl-string">"application/x-www-form-urlencoded"}
    try:
        response = requests.post(SAGE_INTACCT_CREDS[class="hl-string">"endpoint_url"], data=payload, headers=headers, timeout=300)
        response.raise_for_status() class=class="hl-string">"hl-comment"># Raise an exception for bad status codes
        return etree.fromstring(response.content)
    except requests.exceptions.RequestException as e:
        print(fclass="hl-string">"API Request Failed: {e}")
        print(fclass="hl-string">"Response content: {response.text if 'response' in locals() else 'No response'}")
        return None

def get_session_id():
    class="hl-string">"""Gets a session ID from Sage Intacct."""
    payload = fclass="hl-string">"""<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
    <request>
      <control>
        <senderid>{SAGE_INTACCT_CREDS['sender_id']}</senderid>
        <password>{SAGE_INTACCT_CREDS['sender_password']}</password>
        <controlid>req1</controlid>
        <uniqueid>false</uniqueid>
        <dtdversion>3.0</dtdversion>
        <includewhitespace>false</includewhitespace>
      </control>
      <operation>
        <authentication>
          <login>
            <userid>{SAGE_INTACCT_CREDS['user_id']}</userid>
            <companyid>{SAGE_INTACCT_CREDS['company_id']}</companyid>
            <password>{SAGE_INTACCT_CREDS['user_password']}</password>
          </login>
        </authentication>
        <content>
          <function controlid="func1">
            <getAPISession />
          </function>
        </content>
      </operation>
    </request>"""
    root = execute_sage_intacct_request(payload)
    if root is not None:
        session_id_element = root.find(class="hl-string">'.//sessionid')
        if session_id_element is not None:
            print(class="hl-string">"Successfully obtained session ID.")
            return session_id_element.text
    print(class="hl-string">"Failed to obtain session ID.")
    return None

def fetch_all_records(session_id, object_name, query, fields):
    class="hl-string">"""Fetches all records for a given object using readByQuery and handles pagination."""
    all_records = []
    page_size = 1000
    
    payload_template = fclass="hl-string">"""<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
    <request>
      <control>
        <senderid>{SAGE_INTACCT_CREDS['sender_id']}</senderid>
        <password>{SAGE_INTACCT_CREDS['sender_password']}</password>
        <controlid>req1</controlid>
        <uniqueid>false</uniqueid>
        <dtdversion>3.0</dtdversion>
        <includewhitespace>false</includewhitespace>
      </control>
      <operation>
        <authentication><sessionid>{session_id}</sessionid></authentication>
        <content>
          <function controlid="func1">
            <readByQuery>
              <object>{object_name}</object>
              <query>{query}</query>
              <fields>{','.join(fields)}</fields>
              <pagesize>{page_size}</pagesize>
              {{result_id_block}}
            </readByQuery>
          </function>
        </content>
      </operation>
    </request>"""
    
    result_id = None
    while True:
        result_id_block = fclass="hl-string">"<resultId>{result_id}</resultId>" if result_id else class="hl-string">""
        payload = payload_template.format(result_id_block=result_id_block)
        root = execute_sage_intacct_request(payload)

        if root is None or root.find(class="hl-string">'.//status').text != class="hl-string">'success':
            error_desc = root.find(class="hl-string">'.//description2').text if root is not None else class="hl-string">"Unknown error"
            print(fclass="hl-string">"Error fetching {object_name}: {error_desc}")
            break
        
        data = root.find(class="hl-string">'.//data')
        records = data.findall(fclass="hl-string">'./{object_name}')
        if not records:
            break
            
        for record in records:
            record_dict = {field.tag: field.text for field in record}
            all_records.append(record_dict)
        
        num_remaining = int(data.get(class="hl-string">'numremaining'))
        result_id = data.get(class="hl-string">'resultId')
        print(fclass="hl-string">"Fetched {len(records)} {object_name} records. {num_remaining} remaining.")
        
        if num_remaining == 0:
            break

        time.sleep(1) class=class="hl-string">"hl-comment"># Be respectful to the API
        
    return all_records

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Data Transformation ---
def transform_to_event_log(bills, payments, vendors_map):
    class="hl-string">"""Transforms raw API data into a structured event log."""
    event_log = []
    last_data_update = datetime.datetime.now().isoformat()

    for bill in bills:
        case_id = bill.get(class="hl-string">'BILLNO')
        if not case_id:
            continue

        vendor_name = vendors_map.get(bill.get(class="hl-string">'VENDORID'), class="hl-string">'')
        common_attrs = {
            class="hl-string">'InvoiceNumber': case_id,
            class="hl-string">'SourceSystem': class="hl-string">'Sage Intacct',
            class="hl-string">'LastDataUpdate': last_data_update,
            class="hl-string">'VendorName': vendor_name,
            class="hl-string">'InvoiceAmount': bill.get(class="hl-string">'TOTALAMOUNT'),
            class="hl-string">'DueDate': bill.get(class="hl-string">'DUEDATE'),
            class="hl-string">'PostingDate': bill.get(class="hl-string">'POSTINGDATE'),
            class="hl-string">'PurchaseOrderNumber': bill.get(class="hl-string">'REFERENCENO'),
            class="hl-string">'CostCenter': bill.get(class="hl-string">'DEPARTMENTID'), class=class="hl-string">"hl-comment"># Header-level department
            class="hl-string">'InvoiceStatus': bill.get(class="hl-string">'STATE'),
            class="hl-string">'PaymentStatus': None class=class="hl-string">"hl-comment"># Will be populated later
        }

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Event: Invoice Received
        if bill.get(class="hl-string">'WHENCREATED'):
            event_log.append({
                **common_attrs,
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Received',
                class="hl-string">'EventTime': bill.get(class="hl-string">'WHENCREATED'),
                class="hl-string">'UserName': bill.get(class="hl-string">'CREATEDBY')
            })

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Event: Invoice Data Validated (inferred from creation)
        if bill.get(class="hl-string">'WHENCREATED'):
            event_log.append({
                **common_attrs,
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Data Validated',
                class="hl-string">'EventTime': bill.get(class="hl-string">'WHENCREATED'),
                class="hl-string">'UserName': bill.get(class="hl-string">'CREATEDBY')
            })

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Event: Purchase Order Matched (inferred)
        if bill.get(class="hl-string">'REFERENCENO') and bill.get(class="hl-string">'WHENMODIFIED'):
             event_log.append({
                **common_attrs,
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Purchase Order Matched',
                class="hl-string">'EventTime': bill.get(class="hl-string">'WHENMODIFIED'),
                class="hl-string">'UserName': bill.get(class="hl-string">'MODIFIEDBY')
            })

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Events from Status: Discrepancy, Routed, Rejected, Approved, Posted, Cancelled
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Note: This simplified model uses final state fields. A full audit trail query is needed for intermediate states.
        if bill.get(class="hl-string">'STATE') == class="hl-string">'On Hold' and bill.get(class="hl-string">'WHENMODIFIED'):
             event_log.append({**common_attrs, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Discrepancy Found', class="hl-string">'EventTime': bill.get(class="hl-string">'WHENMODIFIED'), class="hl-string">'UserName': bill.get(class="hl-string">'MODIFIEDBY')})
        if bill.get(class="hl-string">'STATE') == class="hl-string">'Submitted' and bill.get(class="hl-string">'WHENMODIFIED'):
             event_log.append({**common_attrs, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Routed For Approval', class="hl-string">'EventTime': bill.get(class="hl-string">'WHENMODIFIED'), class="hl-string">'UserName': bill.get(class="hl-string">'MODIFIEDBY')})
        if bill.get(class="hl-string">'STATE') == class="hl-string">'Declined' and bill.get(class="hl-string">'WHENMODIFIED'):
             event_log.append({**common_attrs, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Rejected', class="hl-string">'EventTime': bill.get(class="hl-string">'WHENMODIFIED'), class="hl-string">'UserName': bill.get(class="hl-string">'MODIFIEDBY')})
        if bill.get(class="hl-string">'WHENAPPROVED'):
            event_log.append({**common_attrs, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Approved', class="hl-string">'EventTime': bill.get(class="hl-string">'WHENAPPROVED'), class="hl-string">'UserName': bill.get(class="hl-string">'APPROVEDBY')})
        if bill.get(class="hl-string">'STATE') == class="hl-string">'Posted' and bill.get(class="hl-string">'WHENPOSTED'):
            event_log.append({**common_attrs, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Posted To GL', class="hl-string">'EventTime': bill.get(class="hl-string">'WHENPOSTED'), class="hl-string">'UserName': bill.get(class="hl-string">'MODIFIEDBY')})
        if bill.get(class="hl-string">'STATE') == class="hl-string">'Voided' and bill.get(class="hl-string">'WHENVOIDED'):
            event_log.append({**common_attrs, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Cancelled', class="hl-string">'EventTime': bill.get(class="hl-string">'WHENVOIDED'), class="hl-string">'UserName': bill.get(class="hl-string">'MODIFIEDBY')})

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Process Payments for related events
    bill_map = {b[class="hl-string">'RECORDNO']: b for b in bills if class="hl-string">'RECORDNO' in b}
    for payment in payments:
        for item in payment.get(class="hl-string">'PAYMENTITEMS', {}).get(class="hl-string">'paymentitem', []):
            bill_key = item.get(class="hl-string">'key')
            if bill_key and bill_key in bill_map:
                bill = bill_map[bill_key]
                case_id = bill.get(class="hl-string">'BILLNO')
                vendor_name = vendors_map.get(bill.get(class="hl-string">'VENDORID'), class="hl-string">'')
                common_attrs = {
                    class="hl-string">'InvoiceNumber': case_id,
                    class="hl-string">'SourceSystem': class="hl-string">'Sage Intacct',
                    class="hl-string">'LastDataUpdate': last_data_update,
                    class="hl-string">'VendorName': vendor_name,
                    class="hl-string">'InvoiceAmount': bill.get(class="hl-string">'TOTALAMOUNT'),
                    class="hl-string">'DueDate': bill.get(class="hl-string">'DUEDATE'),
                    class="hl-string">'PostingDate': bill.get(class="hl-string">'POSTINGDATE'),
                    class="hl-string">'PurchaseOrderNumber': bill.get(class="hl-string">'REFERENCENO'),
                    class="hl-string">'CostCenter': bill.get(class="hl-string">'DEPARTMENTID'),
                    class="hl-string">'InvoiceStatus': bill.get(class="hl-string">'STATE'),
                    class="hl-string">'PaymentStatus': payment.get(class="hl-string">'STATE')
                }

                class=class="hl-string">"hl-comment"># Event: Payment Scheduled (inferred from payment creation)
                if payment.get(class="hl-string">'WHENCREATED'):
                    event_log.append({**common_attrs, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Payment Scheduled', class="hl-string">'EventTime': payment.get(class="hl-string">'WHENCREATED'), class="hl-string">'UserName': payment.get(class="hl-string">'CREATEDBY')})

                class=class="hl-string">"hl-comment"># Event: Payment Executed
                if payment.get(class="hl-string">'PAYMENTDATE'):
                    event_log.append({**common_attrs, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Payment Executed', class="hl-string">'EventTime': payment.get(class="hl-string">'PAYMENTDATE'), class="hl-string">'UserName': payment.get(class="hl-string">'CREATEDBY')})

                class=class="hl-string">"hl-comment"># Event: Early Payment Taken (calculated)
                discount_date_str = bill.get(class="hl-string">'DISCOUNTDATE')
                payment_date_str = payment.get(class="hl-string">'PAYMENTDATE')
                if discount_date_str and payment_date_str:
                    try:
                        discount_date = datetime.datetime.strptime(discount_date_str, class="hl-string">'%m/%d/%Y').date()
                        payment_date = datetime.datetime.strptime(payment_date_str, class="hl-string">'%m/%d/%Y').date()
                        if payment_date <= discount_date:
                            event_log.append({**common_attrs, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Early Payment Taken', class="hl-string">'EventTime': payment.get(class="hl-string">'PAYMENTDATE'), class="hl-string">'UserName': payment.get(class="hl-string">'CREATEDBY')})
                    except ValueError:
                        pass class=class="hl-string">"hl-comment"># Ignore parsing errors
                
                class=class="hl-string">"hl-comment"># Event: Payment Cleared
                if payment.get(class="hl-string">'WHENCLEARED'):
                     event_log.append({**common_attrs, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Payment Cleared', class="hl-string">'EventTime': payment.get(class="hl-string">'WHENCLEARED'), class="hl-string">'UserName': payment.get(class="hl-string">'CREATEDBY')})

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Add Discrepancy Resolved (placeholder logic)
    class=class="hl-string">"hl-comment"># A robust implementation requires analyzing audit trail for state changes from class="hl-string">'On Hold'.
    class=class="hl-string">"hl-comment"># This simplified version does not generate this event.

    return pd.DataFrame(event_log)


class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Main Execution ---
if __name__ == class="hl-string">"__main__":
    start_date = class="hl-string">"01/01/2023"
    end_date = class="hl-string">"12/31/2023"
    
    print(class="hl-string">"Starting Sage Intacct AP Data Extraction...")
    session_id = get_session_id()
    
    if session_id:
        class=class="hl-string">"hl-comment"># 1. Fetch AP Bills
        print(class="hl-string">"\n--- Fetching AP Bills ---")
        bill_query = fclass="hl-string">"WHENCREATED &gt;= '{start_date}' AND WHENCREATED &lt;= '{end_date}'"
        bill_fields = [class="hl-string">'RECORDNO', class="hl-string">'BILLNO', class="hl-string">'STATE', class="hl-string">'VENDORID', class="hl-string">'WHENCREATED', class="hl-string">'WHENMODIFIED', class="hl-string">'WHENPOSTED', class="hl-string">'WHENAPPROVED', class="hl-string">'WHENVOIDED', class="hl-string">'APPROVEDBY', class="hl-string">'CREATEDBY', class="hl-string">'MODIFIEDBY', class="hl-string">'DUEDATE', class="hl-string">'POSTINGDATE', class="hl-string">'TOTALAMOUNT', class="hl-string">'REFERENCENO', class="hl-string">'DEPARTMENTID', class="hl-string">'PAYMENTTERMS', class="hl-string">'DISCOUNTDATE']
        bills = fetch_all_records(session_id, class="hl-string">'APBILL', bill_query, bill_fields)

        if bills:
            class=class="hl-string">"hl-comment"># 2. Fetch related AP Payments
            print(class="hl-string">"\n--- Fetching AP Payments ---")
            bill_keys = class="hl-string">"','".join([b[class="hl-string">'RECORDNO'] for b in bills if class="hl-string">'RECORDNO' in b])
            payment_query = fclass="hl-string">"PAYMENTITEMS.paymentitem.key IN ('{bill_keys}')"
            class=class="hl-string">"hl-comment"># Note: The class="hl-string">'PAYMENTITEMS' field is complex and must be explicitly requested.
            payment_fields = [class="hl-string">'RECORDNO', class="hl-string">'STATE', class="hl-string">'PAYMENTDATE', class="hl-string">'WHENCLEARED', class="hl-string">'WHENCREATED', class="hl-string">'CREATEDBY', class="hl-string">'PAYMENTITEMS']
            payments = fetch_all_records(session_id, class="hl-string">'APPYMT', payment_query, payment_fields)

            class=class="hl-string">"hl-comment"># 3. Fetch Vendors for enrichment
            print(class="hl-string">"\n--- Fetching Vendors ---")
            vendor_ids = class="hl-string">"','".join(list(set([b[class="hl-string">'VENDORID'] for b in bills if class="hl-string">'VENDORID' in b])))
            vendor_query = fclass="hl-string">"VENDORID IN ('{vendor_ids}')"
            vendor_fields = [class="hl-string">'VENDORID', class="hl-string">'NAME']
            vendors = fetch_all_records(session_id, class="hl-string">'VENDOR', vendor_query, vendor_fields)
            vendors_map = {v[class="hl-string">'VENDORID']: v[class="hl-string">'NAME'] for v in vendors}

            class=class="hl-string">"hl-comment"># 4. Transform data into event log
            print(class="hl-string">"\n--- Transforming data into event log ---")
            event_log_df = transform_to_event_log(bills, payments, vendors_map)
            
            class=class="hl-string">"hl-comment"># 5. Sort and save to CSV
            if not event_log_df.empty:
                event_log_df = event_log_df.sort_values(by=[class="hl-string">'InvoiceNumber', class="hl-string">'EventTime'])
                output_filename = class="hl-string">'sage_intacct_ap_event_log.csv'
                event_log_df.to_csv(output_filename, index=False)
                print(fclass="hl-string">"\nExtraction complete. Event log saved to {output_filename}")
                print(fclass="hl-string">"Total events extracted: {len(event_log_df)}")
            else:
                print(class="hl-string">"\nNo events were generated from the fetched data.")

        else:
            print(class="hl-string">"\nNo AP Bills found in the specified date range.")

Passaggi

Sottoscriva e configuri Data Delivery Service (DDS): acceda all’ambiente Sage Intacct con privilegi amministrativi. Selezioni Company > Admin > Subscriptions e verifichi che Data Delivery Service sia abilitato per il Suo account. In caso contrario, contatti il referente Sage Intacct.
Definisca il job di replica: in Sage Intacct, acceda all’area di configurazione di Data Delivery Service. Crei un nuovo job per replicare i dati. Dovrà selezionare gli oggetti dati, ovvero le tabelle, da includere nella replica. Selezioni tutti gli oggetti rilevanti per la contabilità fornitori, tra cui APBILL, APBILLITEM, APPAYMENT, APPAYMENTDETAIL, VENDOR, POINVOICE, HISTORY_APBILL, USERS, GLDETAIL e BANKTXNS.
Configuri la destinazione di archiviazione cloud: configuri il job DDS per distribuire i dati replicati al Suo data warehouse cloud, ad esempio Amazon S3, Azure Blob Storage, Snowflake o Google BigQuery. Fornisca le stringhe di connessione, le credenziali e i dettagli della destinazione necessari. Sage Intacct utilizzerà queste informazioni per trasferire i file di dati.
Imposti la pianificazione della replica: definisca la frequenza della replica dei dati. Una pianificazione giornaliera è comune e viene in genere eseguita durante la notte per ridurre l’impatto sui sistemi di produzione. In questo modo i dati nel warehouse vengono aggiornati regolarmente.
Carichi i dati nel data warehouse: una volta distribuiti i file di dati nell’archiviazione cloud, configuri un processo di acquisizione per caricare i dati dai file, spesso in formato CSV o Parquet, in tabelle strutturate all’interno del data warehouse. La maggior parte dei data warehouse cloud dispone di strumenti, come Snowpipe di Snowflake o Load Jobs di BigQuery, per automatizzare questo passaggio.
Si connetta al data warehouse: utilizzi un client SQL o uno strumento di business intelligence in grado di connettersi al Suo data warehouse cloud. Configuri la connessione utilizzando le credenziali e i dettagli di connessione appropriati.
Esegua la query dell’Event Log: apra un nuovo editor di query e incolli lo script SQL fornito. Dovrà modificare i valori segnaposto, come l’intervallo di date ('YYYY-MM-DD') nella clausola WHERE, in modo che corrisponda al periodo specifico dell’analisi.
Esegua la query e verifichi i risultati: esegua la query SQL completa. L’output sarà un’unica tabella Event Log contenente tutte le attività e gli Attributi specificati per il processo delle fatture della contabilità fornitori.
Esporti i dati per ProcessMind: esporti il risultato finale dal client SQL in un file CSV. Verifichi che il file sia codificato in UTF-8 e che i formati di data e ora siano coerenti. Il file è ora pronto per essere caricato in ProcessMind per l’analisi.

Configurazione

Prerequisiti: è necessario un abbonamento a Sage Intacct Data Delivery Service (DDS). Occorrono inoltre un account attivo e uno spazio di archiviazione configurato in un data warehouse cloud supportato, ad esempio Snowflake, Google BigQuery o Amazon Redshift. Per la configurazione sono necessari accessi amministrativi sia a Sage Intacct sia al data warehouse.
Tabelle principali per la replica: per creare un Event Log completo della contabilità fornitori, verifichi che nel job DDS siano inclusi i seguenti oggetti Sage Intacct: APBILL, APBILLITEM, APPAYMENT, APPAYMENTDETAIL, GLDETAIL, VENDOR, POINVOICE, HISTORY_APBILL, USERS e BANKTXNS.
Filtro dell’intervallo di date: si raccomanda vivamente di filtrare i dati in base a un intervallo di date specifico nella query SQL, così da gestire le prestazioni. Inizi con un periodo recente, ad esempio gli ultimi 3-6 mesi. La query fornita utilizza ab.WHENCREATED come data principale per il filtro.
Granularità dei dati: DDS replica tabelle complete. La query SQL fornita è essenziale perché trasforma questi dati grezzi e relazionali nel formato specifico di Event Log richiesto da ProcessMind, in cui ogni riga rappresenta una singola attività aziendale.
Frequenza della replica: configuri il job DDS con una pianificazione che bilanci aggiornamento dei dati e prestazioni del sistema. Una replica giornaliera è tipica nei casi d’uso di Process Mining. Tenga presente che intercorre un certo intervallo tra il verificarsi di un evento in Sage Intacct e la sua comparsa nel data warehouse.

a Query di esempio sql

WITH BaseInvoices AS (
    SELECT
        ab.RECORDNO AS BillRecordNo,
        ab.BILLNO AS InvoiceNumber,
        ab.STATE AS InvoiceStatus,
        ab.TOTALENTERED AS InvoiceAmount,
        ab.WHENCREATED AS CreationTime,
        ab.WHENPOSTED AS PostingDate,
        ab.DUEDATE AS DueDate,
        ab.DISCOUNTDATE AS DiscountDate,
        v.NAME AS VendorName,
        u.LOGINID AS UserName, -- User associated with creation/last modification
        po.PONUMBER AS PurchaseOrderNumber,
        STRING_AGG(DISTINCT abi.DEPARTMENTID, ', ') AS CostCenter, -- Aggregates cost centers from line items
        p.STATE AS PaymentStatus,
        p.PAYMENTDATE AS PaymentDate,
        bt.CLEARDATE AS PaymentClearedDate
    FROM
        APBILL AS ab
    LEFT JOIN VENDOR AS v ON ab.VENDORID = v.RECORDNO
    LEFT JOIN USERS AS u ON ab.MODIFIEDBY = u.USERID
    LEFT JOIN APBILLITEM AS abi ON ab.RECORDNO = abi.APBILLKEY
    LEFT JOIN POINVOICE AS pi ON ab.RECORDNO = pi.BILLKEY
    LEFT JOIN PODOCUMENT AS po ON pi.POKEY = po.RECORDNO
    LEFT JOIN APPAYMENTDETAIL AS pd ON ab.RECORDNO = pd.BILLKEY
    LEFT JOIN APPAYMENT AS p ON pd.PAYMENTKEY = p.RECORDNO
    LEFT JOIN BANKTXNS AS bt ON p.RECORDNO = bt.DOC_RECORDKEY AND bt.DOCTYPE = 'APPAYMENT'
    WHERE
        ab.WHENCREATED BETWEEN '[YYYY-MM-DD]' AND '[YYYY-MM-DD]'
    GROUP BY
        ab.RECORDNO,
        ab.BILLNO,
        ab.STATE,
        ab.TOTALENTERED,
        ab.WHENCREATED,
        ab.WHENPOSTED,
        ab.DUEDATE,
        ab.DISCOUNTDATE,
        v.NAME,
        u.LOGINID,
        po.PONUMBER,
        p.STATE,
        p.PAYMENTDATE,
        bt.CLEARDATE
)
-- 1. Invoice Received
SELECT 
    bi.InvoiceNumber AS "InvoiceNumber",
    'Invoice Received' AS "ActivityName",
    bi.CreationTime AS "EventTime",
    'Sage Intacct DDS' AS "SourceSystem",
    CURRENT_TIMESTAMP AS "LastDataUpdate",
    bi.VendorName AS "VendorName",
    bi.InvoiceAmount AS "InvoiceAmount",
    bi.DueDate AS "DueDate",
    bi.PostingDate AS "PostingDate",
    bi.PurchaseOrderNumber AS "PurchaseOrderNumber",
    bi.CostCenter AS "CostCenter",
    bi.UserName AS "UserName",
    bi.InvoiceStatus AS "InvoiceStatus",
    bi.PaymentStatus AS "PaymentStatus"
FROM BaseInvoices bi

UNION ALL

-- 2. Invoice Data Validated (Inferred from initial creation if not in a DRAFT state)
SELECT 
    bi.InvoiceNumber,
    'Invoice Data Validated',
    bi.CreationTime, -- Assuming validation happens at time of creation/submission
    'Sage Intacct DDS',
    CURRENT_TIMESTAMP,
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.DueDate,
    bi.PostingDate,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.CostCenter,
    bi.UserName,
    bi.InvoiceStatus,
    bi.PaymentStatus
FROM BaseInvoices bi
WHERE bi.InvoiceStatus != 'Draft'

UNION ALL

-- 3. Purchase Order Matched
SELECT
    bi.InvoiceNumber,
    'Purchase Order Matched',
    pi.WHENCREATED, -- Time the PO was linked to the invoice
    'Sage Intacct DDS',
    CURRENT_TIMESTAMP,
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.DueDate,
    bi.PostingDate,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.CostCenter,
    (SELECT LOGINID FROM USERS WHERE USERID = pi.CREATEDBY) AS "UserName",
    bi.InvoiceStatus,
    bi.PaymentStatus
FROM BaseInvoices bi
JOIN POINVOICE pi ON bi.BillRecordNo = pi.BILLKEY
WHERE bi.PurchaseOrderNumber IS NOT NULL

UNION ALL

-- 4 & 5. Discrepancy Found & Resolved (from history table)
SELECT 
    bi.InvoiceNumber,
    CASE 
        WHEN h.NEW_VALUE = 'On Hold' THEN 'Discrepancy Found'
        WHEN h.OLD_VALUE = 'On Hold' AND h.NEW_VALUE != 'On Hold' THEN 'Discrepancy Resolved'
    END AS "ActivityName",
    h.WHEN_CHANGED AS "EventTime",
    'Sage Intacct DDS',
    CURRENT_TIMESTAMP,
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.DueDate,
    bi.PostingDate,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.CostCenter,
    (SELECT LOGINID FROM USERS WHERE USERID = h.WHO_CHANGED_ID) AS "UserName",
    h.NEW_VALUE AS "InvoiceStatus",
    bi.PaymentStatus
FROM BaseInvoices bi
JOIN HISTORY_APBILL h ON bi.BillRecordNo = h.RECORDNO
WHERE h.FIELD_NAME = 'STATE' AND (h.NEW_VALUE = 'On Hold' OR h.OLD_VALUE = 'On Hold')

UNION ALL

-- 6, 7 & 8. Routed For Approval, Invoice Rejected, Invoice Approved (from history table)
SELECT 
    bi.InvoiceNumber,
    CASE 
        WHEN h.NEW_VALUE = 'Submitted' THEN 'Routed For Approval'
        WHEN h.NEW_VALUE = 'Declined' THEN 'Invoice Rejected'
        WHEN h.NEW_VALUE = 'Approved' THEN 'Invoice Approved'
    END AS "ActivityName",
    h.WHEN_CHANGED AS "EventTime",
    'Sage Intacct DDS',
    CURRENT_TIMESTAMP,
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.DueDate,
    bi.PostingDate,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.CostCenter,
    (SELECT LOGINID FROM USERS WHERE USERID = h.WHO_CHANGED_ID) AS "UserName",
    h.NEW_VALUE AS "InvoiceStatus",
    bi.PaymentStatus
FROM BaseInvoices bi
JOIN HISTORY_APBILL h ON bi.BillRecordNo = h.RECORDNO
WHERE h.FIELD_NAME = 'STATE' AND h.NEW_VALUE IN ('Submitted', 'Declined', 'Approved')

UNION ALL

-- 9. Invoice Posted To GL
SELECT 
    bi.InvoiceNumber,
    'Invoice Posted To GL',
    bi.PostingDate,
    'Sage Intacct DDS',
    CURRENT_TIMESTAMP,
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.DueDate,
    bi.PostingDate,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.CostCenter,
    bi.UserName,
    bi.InvoiceStatus,
    bi.PaymentStatus
FROM BaseInvoices bi
WHERE bi.PostingDate IS NOT NULL AND bi.InvoiceStatus = 'Posted'

UNION ALL

-- 10. Payment Scheduled
SELECT 
    bi.InvoiceNumber,
    'Payment Scheduled',
    p.WHENCREATED,
    'Sage Intacct DDS',
    CURRENT_TIMESTAMP,
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.DueDate,
    bi.PostingDate,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.CostCenter,
    (SELECT LOGINID FROM USERS WHERE USERID = p.CREATEDBY) AS "UserName",
    bi.InvoiceStatus,
    p.STATE AS "PaymentStatus"
FROM BaseInvoices bi
JOIN APPAYMENTDETAIL pd ON bi.BillRecordNo = pd.BILLKEY
JOIN APPAYMENT p ON pd.PAYMENTKEY = p.RECORDNO

UNION ALL

-- 11. Payment Executed
SELECT 
    bi.InvoiceNumber,
    'Payment Executed',
    bi.PaymentDate,
    'Sage Intacct DDS',
    CURRENT_TIMESTAMP,
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.DueDate,
    bi.PostingDate,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.CostCenter,
    bi.UserName,
    bi.InvoiceStatus,
    bi.PaymentStatus
FROM BaseInvoices bi
WHERE bi.PaymentDate IS NOT NULL

UNION ALL

-- 12. Early Payment Taken
SELECT 
    bi.InvoiceNumber,
    'Early Payment Taken',
    bi.PaymentDate,
    'Sage Intacct DDS',
    CURRENT_TIMESTAMP,
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.DueDate,
    bi.PostingDate,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.CostCenter,
    bi.UserName,
    bi.InvoiceStatus,
    bi.PaymentStatus
FROM BaseInvoices bi
WHERE bi.PaymentDate IS NOT NULL AND bi.DiscountDate IS NOT NULL AND bi.PaymentDate <= bi.DiscountDate

UNION ALL

-- 13. Payment Cleared
SELECT 
    bi.InvoiceNumber,
    'Payment Cleared',
    bi.PaymentClearedDate,
    'Sage Intacct DDS',
    CURRENT_TIMESTAMP,
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.DueDate,
    bi.PostingDate,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.CostCenter,
    bi.UserName,
    bi.InvoiceStatus,
    bi.PaymentStatus
FROM BaseInvoices bi
WHERE bi.PaymentClearedDate IS NOT NULL

UNION ALL

-- 14. Invoice Cancelled
SELECT 
    bi.InvoiceNumber,
    'Invoice Cancelled',
    h.WHEN_CHANGED,
    'Sage Intacct DDS',
    CURRENT_TIMESTAMP,
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.DueDate,
    bi.PostingDate,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.CostCenter,
    (SELECT LOGINID FROM USERS WHERE USERID = h.WHO_CHANGED_ID) AS "UserName",
    h.NEW_VALUE AS "InvoiceStatus",
    bi.PaymentStatus
FROM BaseInvoices bi
JOIN HISTORY_APBILL h ON bi.BillRecordNo = h.RECORDNO
WHERE h.FIELD_NAME = 'STATE' AND h.NEW_VALUE = 'Voided';

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