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Il Suo template dei dati per l’elaborazione delle fatture fornitori

Sage Intacct

Attributi dell’elaborazione delle fatture fornitori(24) Attività di elaborazione delle fatture fornitori(14) Guide all’estrazione(3)

Il Suo template dei dati per l’elaborazione delle fatture fornitori

Questo template offre un quadro chiaro dei dati da raccogliere per analizzare l’elaborazione delle fatture fornitori. Indica gli attributi e le attività essenziali da estrarre dai Suoi sistemi. Utilizzi questa guida per semplificare la preparazione dei dati e avviare rapidamente il percorso di Process Mining.

Attributi consigliati da raccogliere
Attività principali da monitorare
Indicazioni per l’estrazione

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Attributi dell’elaborazione delle fatture fornitori

Questi sono i campi dati consigliati da includere nell’Event Log per analizzare in modo completo l’elaborazione delle fatture fornitori.

5 Obbligatorio 9 Consigliato 10 Facoltativo

	Nome	Descrizione
	Fattura InvoiceNumber	Identificativo univoco di ogni fattura del fornitore, utilizzato come ID del caso principale per seguirne il percorso dalla ricezione al pagamento.
Descrizione Il numero della fattura è il riferimento fondamentale per l’analisi della contabilità fornitori, perché identifica in modo univoco ogni fattura elaborata. Collega tutte le attività correlate, come convalida, approvazione e pagamento, in un’unica istanza di processo coerente. Nel Process Mining, questo attributo consente di ricostruire il ciclo di vita completo di ogni fattura. Serve ad analizzare i flussi di processo, individuare i colli di bottiglia relativi a singole fatture e calcolare metriche per caso, come il tempo di ciclo totale. Tutti gli altri attributi forniscono informazioni di contesto sul percorso della specifica fattura. Perché è importante È l’ID del caso essenziale che collega tutte le fasi del processo relative a una singola fattura e consente di analizzarne il percorso e il tempo di elaborazione complessivi. Dove reperirli In genere corrisponde al campo 'Bill No.' o 'Invoice #' nell’oggetto AP Bill o Vendor Invoice di Sage Intacct. Esempi INV-2023-001237854-AXBSI-990432
	Attività ActivityName	Il nome della specifica fase o dell’evento di processo, ad esempio 'Invoice Approved' o 'Payment Executed'.
Descrizione Il nome dell’attività descrive una singola fase del processo di contabilità fornitori. Le attività formano la sequenza di eventi che costituisce il flusso di processo di ogni fattura. Analizzare la sequenza delle attività è il fulcro del Process Mining. Consente di ricostruire la mappa effettiva del processo, individuare le deviazioni dalla procedura standard e analizzare i cicli di rilavorazione, ad esempio 'Discrepancy Found' seguito da 'Discrepancy Resolved'. La frequenza e l’ordine delle attività sono fondamentali per comprendere l’efficienza del processo. Perché è importante Questo attributo definisce le fasi della mappa del processo ed è essenziale per visualizzare il flusso, individuare i colli di bottiglia e analizzare le deviazioni. Dove reperirli Questo attributo deriva dagli eventi di sistema, dai cambi di stato o dalle voci della traccia di audit di Sage Intacct relativi ad AP Bill e ai pagamenti. Esempi Fattura ricevutaFattura approvataPagamento pianificatoPagamento eseguito
	Ora di inizio EventTime	La data e l’ora esatte in cui si è verificata una specifica attività o fase del processo.
Descrizione L’ora dell’evento, o data e ora, registra il momento esatto in cui si è verificata un’attività. Questi dati cronologici sono essenziali per ordinare correttamente gli eventi e calcolare la durata tra le diverse fasi del processo. Nell’analisi di Process Mining, le date e le ore consentono di ricostruire la mappa del processo in ordine cronologico, calcolare i tempi di ciclo tra le attività e analizzare nel tempo le prestazioni del processo. Permettono di individuare quando si verificano i ritardi, ad esempio nei fine settimana o fuori dall’orario di lavoro, e costituiscono la base di tutti i KPI temporali. Perché è importante Questa data e ora è fondamentale per ordinare cronologicamente gli eventi e calcolare tutte le metriche basate sulla durata, come il tempo di ciclo e il tempo di attesa. Dove reperirli Deriva da diversi campi data degli oggetti Sage Intacct, come 'Creation Date' negli AP Bill, 'Approval Date' o 'Payment Date' negli AP Payment. Esempi 2023-10-26T10:00:00Z2023-10-27T14:35:10Z2023-11-05T09:15:00Z
	Sistema di origine SourceSystem	Il sistema da cui sono stati estratti i dati, in genere un valore statico che identifica il software ERP o contabile.
Descrizione Questo attributo identifica l’origine dei dati di processo. In un ambiente con più sistemi, aiuta a distinguere le fonti e a mantenere chiara la provenienza dei dati. In questa vista, il valore sarà sempre 'Sage Intacct'. Anche se spesso è un valore statico nelle analisi basate su un solo sistema, è fondamentale per la governance dei dati e per eventuali progetti futuri che integrino dati provenienti da più sistemi. Conferma che l’analisi si basa sui dati della fonte prevista. Perché è importante Garantisce la tracciabilità dei dati identificandone chiaramente l’origine, aspetto fondamentale per la governance dei dati e negli ambienti con più sistemi. Dove reperirli In genere è un valore statico aggiunto durante l’estrazione e la trasformazione dei dati. Esempi Sage Intacct
	Ultimo aggiornamento dei dati LastDataUpdate	La data e ora dell’ultimo aggiornamento o dell’ultima estrazione dei dati di questo record dal sistema di origine.
Descrizione Questo attributo indica la data e ora dell’estrazione più recente dei dati. È fondamentale per valutarne l’aggiornamento e gestire la pianificazione dei successivi aggiornamenti. Nelle Dashboard e nei report, questa informazione permette agli utenti di capire quanto siano aggiornate le indicazioni disponibili. Se, ad esempio, l’ultimo aggiornamento risale a una settimana prima, occorre considerare che le attività di processo più recenti non sono ancora incluse. È un campo importante per la governance dei dati e per mantenere affidabile l’analisi. Perché è importante Indica quanto sono aggiornati i dati, aiutando gli utenti a capire a quale periodo si riferisce l’analisi del processo e quando è necessario aggiornare nuovamente i dati. Dove reperirli Questa data e ora viene generata e aggiunta a ogni riga durante il processo di estrazione, trasformazione e caricamento dei dati (ETL). Esempi 2023-11-20T04:00:00Z2023-11-21T04:00:00Z
	Centro di costo CostCenter	Il reparto o l’unità aziendale a cui viene imputata la spesa della fattura.
Descrizione Il centro di costo è una dimensione organizzativa che indica quale parte dell’azienda è responsabile della spesa riportata in fattura. Viene utilizzato per la pianificazione del budget, l’allocazione dei costi e la rendicontazione finanziaria. Nel Process Mining, questo attributo è essenziale per la Dashboard 'Incoerenze nell’elaborazione per centro di costo'. Consente di confrontare metriche chiave, come il tempo di ciclo e i tassi di rilavorazione, tra diversi centri di costo. Individuare quelli con i risultati migliori può far emergere buone pratiche da condividere, mentre quelli con risultati inferiori possono richiedere miglioramenti mirati o formazione. È l’attributo principale per il KPI 'Scostamento dei tempi di ciclo per centro di costo'. Perché è importante Consente di confrontare le prestazioni tra diverse unità aziendali, evidenziando incoerenze e opportunità di standardizzazione dei processi. Dove reperirli È una dimensione standard disponibile nelle righe dell’AP Bill in Sage Intacct, spesso denominata 'Department' o configurata come dimensione personalizzata per il centro di costo. Esempi Vendite - Stati UnitiMarketingInfrastruttura ITRicerca e sviluppo
	Data di registrazione PostingDate	La data in cui la transazione della fattura viene registrata nella contabilità generale (GL).
Descrizione La data di registrazione è il giorno in cui la transazione finanziaria associata alla fattura viene registrata ufficialmente nei libri contabili dell’azienda, ovvero nella contabilità generale. È fondamentale per la contabilità e la rendicontazione finanziaria, perché determina il periodo fiscale in cui viene rilevata la spesa. Nell’analisi del processo, il tempo che intercorre tra la ricezione della fattura e la sua registrazione può rivelare inefficienze nelle fasi di convalida e approvazione. È una tappa fondamentale per l’attività 'Invoice Posted To GL' e viene spesso utilizzata per misurare la parte del tempo di ciclo che va dalla registrazione al pagamento. Analizzare le date di registrazione aiuta a chiudere tempestivamente i conti e a garantire una rendicontazione accurata. Perché è importante Indica quando una fattura viene registrata ufficialmente nel sistema finanziario, un dato essenziale per misurare i tempi del ciclo contabile e garantire una rendicontazione finanziaria tempestiva. Dove reperirli È il campo 'Posting Date' dell’oggetto AP Bill in Sage Intacct. Esempi 2023-10-282023-11-022023-11-10
	Data di scadenza DueDate	La data entro cui deve essere pagata la fattura, secondo i termini di pagamento.
Descrizione La data di scadenza è la data concordata contrattualmente per saldare una fattura. Viene determinata dalla data della fattura e dai termini di pagamento concordati con il fornitore, ad esempio 30 giorni netti. Questo attributo è essenziale per monitorare la puntualità dei pagamenti e pianificare le finanze. Nella Dashboard 'Conformità dei pagamenti e rispetto delle policy' viene utilizzato per segnalare i pagamenti in ritardo. È inoltre fondamentale per calcolare il KPI del tasso di sconti ottenuti per pagamento anticipato, poiché costituisce il riferimento rispetto al quale si misurano i pagamenti anticipati. Perché è importante Questa data è fondamentale per analizzare la puntualità dei pagamenti, gestire il flusso di cassa e individuare opportunità per ottenere sconti per pagamento anticipato. Dove reperirli È il campo 'Due Date' dell’oggetto AP Bill in Sage Intacct. Può essere inserito manualmente o calcolato automaticamente in base ai termini di pagamento. Esempi 2023-11-152023-12-302024-01-10
	Importo della fattura InvoiceAmount	Il valore monetario totale della fattura.
Descrizione L’importo della fattura rappresenta il valore finanziario totale della fattura inviata dal fornitore. È un attributo fondamentale per l’analisi finanziaria e per comprendere come il valore della fattura incida sul percorso di elaborazione. L’analisi consente di suddividere le fatture per fascia di importo, ad esempio basso, medio o alto, e verificare se quelle di importo maggiore seguono percorsi di approvazione diversi o richiedono più tempo. L’importo è inoltre una componente essenziale del KPI del tasso di conformità alle policy di pagamento, poiché i limiti di approvazione dipendono spesso da questo valore. Aiuta anche a dare priorità ai miglioramenti dei processi relativi alle transazioni di importo elevato. Perché è importante Consente analisi basate sul valore, ad esempio per verificare se le fatture di importo elevato seguono percorsi diversi o richiedono più tempo, ed è essenziale per controllare il rispetto dei limiti di approvazione. Dove reperirli È il campo 'Amount' o 'Transaction Amount' dell’oggetto AP Bill in Sage Intacct. Esempi 150.755000.0025000.50
	Nome del fornitore VendorName	La ragione sociale del fornitore che ha inviato la fattura.
Descrizione Il nome del fornitore identifica il fornitore associato a una fattura. Questo attributo è fondamentale per analizzare i comportamenti e le prestazioni dei singoli fornitori nel processo di contabilità fornitori. Questa dimensione consente di filtrare la mappa del processo e vedere come vengono gestite le fatture di specifici fornitori. È essenziale per la Dashboard 'Prestazioni dei fornitori e tempi di elaborazione' e per il KPI 'Scostamento dei tempi di ciclo per fornitore'. Aiuta a individuare i fornitori le cui fatture vengono elaborate rapidamente e quelli che subiscono ritardi o discrepanze con regolarità, evidenziando opportunità di collaborazione e standardizzazione del processo. Perché è importante Consente di analizzare le variazioni e le prestazioni del processo per fornitore, aiutando a individuare colli di bottiglia specifici o problemi nella qualità delle fatture. Dove reperirli Queste informazioni si trovano nell’oggetto 'Vendor' di Sage Intacct, collegato all’AP Bill. Esempi Staples Inc.Office DepotGlobal Tech ServicesCreative Solutions LLC
	Nome utente UserName	Il nome del dipendente o dell’utente che ha svolto una specifica attività sulla fattura.
Descrizione Il nome utente identifica la persona responsabile di un evento del processo, ad esempio l’inserimento dei dati, la convalida o l’approvazione. Consente di attribuire le responsabilità e aiuta ad analizzare le prestazioni delle singole risorse o dei team. Questo attributo è essenziale per la Dashboard «Analisi del tempo di approvazione delle fatture», perché permette di verificare se alcuni approvatori impiegano regolarmente più tempo del previsto. Consente inoltre di individuare chi ottiene i risultati migliori o chi potrebbe aver bisogno di ulteriore formazione. Analizzare le attività per utente aiuta a gestire le risorse e a comprendere come si distribuisce il carico di lavoro. Perché è importante Registra quale utente ha svolto un’azione, un dato fondamentale per analizzare le prestazioni degli approvatori, la distribuzione del carico di lavoro e le esigenze di formazione. Dove reperirli Queste informazioni sono registrate nella traccia di audit o nei log della cronologia degli oggetti AP Bill e AP Payment in Sage Intacct, in corrispondenza delle modifiche di stato o di altri aggiornamenti. Esempi Alice JohnsonBob Williamssystem.user
	Numero dell’ordine di acquisto PurchaseOrderNumber	L’identificativo dell’ordine di acquisto (PO) associato alla fattura, se applicabile.
Descrizione Il numero dell’ordine di acquisto collega una fattura a una richiesta di acquisto approvata in precedenza. Le fatture possono essere associate a un PO o non esserlo. La presenza del numero di PO consente in genere un abbinamento più automatizzato, a due o tre vie. Questo attributo è fondamentale per analizzare l’attività 'Purchase Order Matched' e le discrepanze correlate. Permette di suddividere il processo tra fatture associate a un PO e fatture non associate, così da confrontarne i tempi di ciclo e i livelli di automazione. Un’elevata frequenza di discrepanze nelle fatture associate a un PO può indicare problemi nella creazione degli ordini o nei processi di ricezione. Perché è importante Distingue le fatture associate a un PO da quelle che non lo sono, che spesso seguono percorsi di elaborazione diversi e presentano possibilità di automazione differenti. Dove reperirli Questo campo è disponibile nell’oggetto AP Bill di Sage Intacct e consente di collegare la fattura a un Purchase Order esistente. Esempi PO-004581PO-005123N/D
	Stato del pagamento PaymentStatus	Lo stato corrente della transazione di pagamento associata alla fattura.
Descrizione Lo stato del pagamento descrive la condizione del pagamento in sé, distinta dallo stato della fattura. I valori possibili includono «Pianificato», «In corso», «Pagato», «Contabilizzato» o «Non riuscito». Questo attributo è al centro della Dashboard «Monitoraggio dello stato e degli errori dei pagamenti». Consente al team finanziario di verificare l’esito dei cicli di pagamento, individuare e risolvere rapidamente i pagamenti non riusciti e monitorare eventuali duplicati. Sapere quanto tempo trascorre in ciascuno stato aiuta a perfezionare il processo di esecuzione dei pagamenti e a prevedere meglio i flussi di cassa. Perché è importante Tiene traccia dell’esito e dello stato della fase finale di pagamento, aiutando a individuare e risolvere rapidamente errori o ritardi. Dove reperirli Queste informazioni si trovano nell’oggetto AP Payment o Bill Payment in Sage Intacct. Esempi PianificatoInviato alla bancaContabilizzatoStornato
	Stato della fattura InvoiceStatus	Lo stato di elaborazione corrente della fattura nel flusso di lavoro della contabilità fornitori.
Descrizione Lo stato della fattura indica in quale fase del ciclo di vita si trova, ad esempio «Bozza», «Inviata per approvazione», «Approvata» o «Pagata». Fornisce quindi un quadro aggiornato dell’avanzamento della fattura. Questo attributo è fondamentale per la Dashboard «Andamento e volumi delle fatture», che mostra la distribuzione delle fatture nei diversi stati in un dato momento. Aiuta i responsabili delle operations a monitorare i carichi di lavoro, individuare i colli di bottiglia in cui si accumulano le fatture e prevedere i tempi di completamento. Tracciare nel tempo i cambiamenti di stato è un metodo comune per generare il log delle attività utilizzato nel Process Mining. Perché è importante Fornisce un quadro aggiornato dello stato della fattura, indispensabile per monitorare i carichi di lavoro e individuare le fasi in cui le fatture restano bloccate. Dove reperirli In genere, si tratta di un campo «State» o «Status» dell’oggetto AP Bill in Sage Intacct. Esempi BozzaInviataApprovataPagata
	Data della fattura InvoiceDate	La data di emissione della fattura da parte del fornitore.
Descrizione La data della fattura, detta anche data del documento, è quella riportata dal fornitore sulla fattura. Segna l’inizio ufficiale del periodo previsto dai termini di pagamento, ad esempio il conteggio dei «30 giorni netti». Questo attributo serve come base di riferimento per misurare il tempo che intercorre prima che la fattura venga inserita nel sistema, ossia prima dell’attività «Fattura ricevuta». Questa misura, nota come ritardo di registrazione della fattura, è un indicatore importante per i team di contabilità fornitori che vogliono migliorare la visibilità sul processo e le previsioni dei flussi di cassa. È una data fondamentale per numerosi calcoli finanziari. Perché è importante Rappresenta il punto di partenza dal punto di vista del fornitore e serve a calcolare il ritardo nella ricezione della fattura e a determinare la data di scadenza del pagamento. Dove reperirli È il campo «Bill Date» o «Date» dell’oggetto AP Bill in Sage Intacct. Esempi 2023-10-152023-10-202023-11-01
	Data limite per lo sconto EarlyPaymentDiscountDate	La data entro cui pagare una fattura per avere diritto a uno sconto per pagamento anticipato.
Descrizione Questo attributo indica la data limite entro cui pagare una fattura per ottenere lo sconto offerto dal fornitore. Si calcola in base alla data della fattura e ai termini dello sconto, ad esempio 10 giorni dopo la data della fattura per i termini «2/10, Net 30». Questa data costituisce una scadenza interna fondamentale per il processo di contabilità fornitori. La Dashboard «Tasso di acquisizione degli sconti per pagamento anticipato» la utilizza per determinare se il pagamento è stato effettuato in tempo per ottenere lo sconto. Monitorare quanto manca alla scadenza quando vengono effettuati i pagamenti può far emergere colli di bottiglia nelle fasi di approvazione e pianificazione dei pagamenti. Perché è importante È una scadenza fondamentale per il team di contabilità fornitori: rispettarla si traduce direttamente in un risparmio per l’azienda. Dove reperirli Questa data viene calcolata a partire dai campi «Bill Date» e «Payment Terms» del record AP Bill in Sage Intacct. Esempi 2023-10-252023-11-102023-11-30
	Elaborata senza intervento manuale IsStraightThrough	Indicatore booleano, impostato su vero se la fattura è stata elaborata senza interventi manuali né rilavorazioni.
Descrizione Questo attributo identifica le fatture elaborate interamente in modo automatico, dalla ricezione alla pianificazione del pagamento, senza interventi manuali né gestione di eccezioni. In genere, è l’opposto dell’indicatore «Ha richiesto una rilavorazione». L’indicatore serve a calcolare il KPI «Tasso di elaborazione delle fatture senza intervento manuale», una misura importante del livello di automazione e dell’efficienza del processo. Un tasso elevato indica un processo di contabilità fornitori maturo e ben controllato. Analizzare le caratteristiche delle fatture che non vengono elaborate senza intervento manuale aiuta a individuare gli ostacoli ancora presenti alla completa automazione. Perché è importante Identifica le fatture elaborate interamente in modo automatico, aiutando a misurare i risultati delle iniziative di automazione e a individuare ulteriori opportunità di miglioramento. Dove reperirli Nel software di Process Mining, questo indicatore viene calcolato in genere come l’opposto dell’indicatore «IsRework» oppure definendo una sequenza di attività che rappresenta il percorso ottimale. Esempi truefalse
	Ha richiesto una rilavorazione IsRework	Indicatore booleano, impostato su vero se la fattura ha attraversato un ciclo di rilavorazione, ad esempio per risolvere una discrepanza.
Descrizione Questo attributo calcolato segnala le fatture che hanno attraversato uno o più cicli di rilavorazione. Si verifica una rilavorazione quando è necessario ripetere una fase del processo a causa di un errore o di un’eccezione, ad esempio quando all’evento «Discrepanza rilevata» segue l’evento «Discrepanza risolta». L’indicatore serve a calcolare il KPI «Tasso di rilavorazione delle fatture» e a filtrare la mappa del processo per analizzare in particolare i percorsi di rilavorazione. Capire quali fatture richiedono una rilavorazione e per quale motivo è fondamentale per individuare le cause profonde delle inefficienze, come la scarsa qualità dei dati forniti o dati anagrafici errati. Perché è importante Segnala le fatture che hanno richiesto attività aggiuntive non previste, aiutando a quantificare le inefficienze del processo e a individuare le cause profonde delle eccezioni. Dove reperirli Nel software di Process Mining, questo indicatore booleano si calcola verificando se nella sequenza di eventi del caso si sono verificate specifiche attività di rilavorazione, ad esempio «Discrepanza risolta». Esempi truefalse
	ID fornitore VendorId	L’identificativo univoco di sistema del fornitore.
Descrizione L’ID fornitore è un identificativo univoco generato dal sistema per ogni record del fornitore. A differenza del nome del fornitore, che può presentare incongruenze, offre una chiave stabile per collegare i dati e svolgere analisi. Il nome del fornitore è più intuitivo nelle Dashboard, mentre l’ID fornitore è tecnicamente più affidabile per aggregazioni e filtri, soprattutto quando il nome presenta leggere variazioni, ad esempio «Staples Inc.» e «Staples». In questo modo, tutte le transazioni di uno specifico fornitore vengono raggruppate correttamente e l’analisi delle prestazioni risulta più accurata. Perché è importante Fornisce una chiave stabile e univoca per ciascun fornitore, garantendo aggregazioni accurate dei dati anche quando il nome del fornitore presenta variazioni. Dove reperirli È il campo «Vendor ID» dell’oggetto Vendor in Sage Intacct. Esempi V1001V1002V2304
	Importo dello sconto EarlyPaymentDiscountAmount	L’importo dello sconto eventualmente applicabile se la fattura viene pagata prima della normale scadenza.
Descrizione Questo attributo rappresenta il valore dello sconto per pagamento anticipato offerto dal fornitore secondo i termini di pagamento. Ad esempio, «2/10, Net 30» indica uno sconto del 2% per i pagamenti effettuati entro 10 giorni. Questo importo è fondamentale per il KPI e la Dashboard «Tasso di acquisizione degli sconti per pagamento anticipato». Quantifica il risparmio potenziale per ogni fattura e consente al team finanziario di dare priorità ai pagamenti che offrono gli sconti più consistenti. Confrontare l’importo totale degli sconti potenziali con quello effettivamente ottenuto mette in luce l’impatto finanziario delle inefficienze del processo. Perché è importante Quantifica il risparmio potenziale derivante dai pagamenti anticipati, aiutando a stabilire la priorità delle fatture e a misurare l’impatto finanziario dell’efficienza del processo di contabilità fornitori. Dove reperirli In genere, questo valore viene calcolato in base ai campi «Payment Terms» e «Invoice Amount» dell’AP Bill in Sage Intacct. Esempi 10.0050.25250.00
	Motivo della discrepanza DiscrepancyReason	Codice o descrizione del motivo per cui una fattura presenta una discrepanza, ad esempio una differenza di prezzo o quantità.
Descrizione Il motivo della discrepanza fornisce il contesto necessario quando una fattura non supera la convalida o il confronto con l’ordine di acquisto. Spiega perché la fattura è stata segnalata per una revisione manuale; tra i motivi più comuni figurano differenze di prezzo, quantità non corrispondenti o informazioni mancanti. Questo attributo è centrale per la Dashboard «Tempi di risoluzione delle discrepanze e rilavorazioni». Analizzando i motivi di discrepanza più frequenti, un’azienda può individuarne le cause profonde, che possono riguardare fornitori specifici, articoli o errori interni di inserimento dei dati. Queste informazioni sono preziose per definire interventi mirati, come aggiornare i dati anagrafici o migliorare la comunicazione con i fornitori. Perché è importante Spiega le cause profonde delle rilavorazioni e dei ritardi, consentendo interventi mirati per ridurre le eccezioni e aumentare il tasso di elaborazione senza intervento manuale. Dove reperirli Queste informazioni possono essere memorizzate in un campo personalizzato o in un campo note, oppure ricavate da specifici stati di eccezione in Sage Intacct o in una soluzione integrata di acquisizione e riconoscimento ottico dei caratteri (OCR). Esempi Prezzo non corrispondenteQuantità non corrispondenteNumero dell’ordine di acquisto non validoFattura duplicata
	Reparto Department	Il nome del reparto interno associato alla fattura, spesso utilizzato per le approvazioni e l’allocazione dei costi.
Descrizione Il reparto è un attributo organizzativo che assegna una fattura a una specifica area funzionale dell’azienda, ad esempio «Marketing» o «Tecnologie dell’informazione». Spesso viene utilizzato per indirizzare le approvazioni al responsabile o al dirigente del reparto corretto. Come il centro di costo, questa dimensione consente di analizzare le prestazioni delle diverse aree aziendali. Permette di confrontare i tempi di approvazione o i tassi di rilavorazione per reparto, evidenziando dove i processi procedono senza intoppi e dove invece incontrano difficoltà. Questa analisi aiuta a standardizzare il processo di contabilità fornitori in tutta l’organizzazione. Perché è importante Consente di confrontare le prestazioni dei processi tra le diverse aree funzionali dell’azienda e favorisce gli interventi di standardizzazione. Dove reperirli È una dimensione standard di Sage Intacct che può essere assegnata a transazioni come le AP Bill. Esempi MarketingVenditeITFinanza
	Tempo del ciclo di approvazione ApprovalCycleTime	Il tempo che intercorre tra l’invio della fattura per l’approvazione e la sua approvazione definitiva.
Descrizione Il tempo del ciclo di approvazione misura specificamente la durata della fase di approvazione del processo. Si calcola sottraendo la data e l’ora dell’attività «Inviata per approvazione» da quelle dell’attività «Fattura approvata». Questa metrica è al centro della Dashboard «Analisi del tempo di approvazione delle fatture». Aiuta a individuare i colli di bottiglia nel flusso di lavoro di approvazione, che dipendano da specifici approvatori, reparti o tipi di fattura. Ridurre la durata del ciclo è spesso un obiettivo importante, poiché incide direttamente sulla possibilità di ottenere sconti per pagamento anticipato e di pagare puntualmente. Perché è importante Misura l’efficienza del flusso di lavoro di approvazione e aiuta a individuare approvatori lenti o colli di bottiglia che ritardano i pagamenti e mettono a rischio gli sconti. Dove reperirli Nel software di Process Mining, questa metrica si calcola sottraendo la data e l’ora dell’attività «Inviata per approvazione» da quelle dell’attività «Fattura approvata». Esempi 2 giorni e 3 ore7 giorni e 1 ora10 ore e 30 minuti
	Valuta Currency	La valuta in cui è espresso l’importo della fattura.
Descrizione L’attributo valuta specifica l’unità monetaria dell’importo della fattura, ad esempio USD, EUR o GBP. È particolarmente importante per le organizzazioni multinazionali che gestiscono fatture in più valute. Nelle analisi è indispensabile per la corretta rendicontazione finanziaria e per convertire gli importi in una valuta comune ai fini del confronto. Filtrare per valuta può inoltre rivelare se le fatture in determinate valute richiedono tempi di elaborazione più lunghi, magari a causa di normative bancarie o processi di approvazione diversi. Fornisce il contesto necessario per interpretare tutti i valori monetari. Perché è importante Fornisce il contesto necessario per interpretare tutti i valori monetari e garantire analisi finanziarie accurate, soprattutto nelle organizzazioni multinazionali. Dove reperirli È il campo «Currency» dell’oggetto AP Bill; se in Sage Intacct è attiva la gestione multivaluta, spesso eredita il valore dal record Vendor. Esempi USDEURGBP

Obbligatorio Consigliato Facoltativo

Attività di elaborazione delle fatture fornitori

Questi sono i passaggi e le tappe fondamentali da registrare nell’Event Log per individuare e analizzare con precisione il flusso di lavoro delle fatture.

7 Consigliato 7 Facoltativo

	Attività	Descrizione
	Fattura approvata	Indica che la fattura è stata approvata dall’autorità designata ed è pronta per la registrazione del pagamento. È un evento esplicito, registrato nella cronologia delle approvazioni o nella traccia di audit di Sage Intacct.
Perché è importante È una tappa fondamentale che conclude il ciclo di approvazione. I ritardi prima di questa fase indicano possibili colli di bottiglia, mentre un’approvazione rapida è essenziale per ottenere gli sconti per pagamento anticipato. Dove reperirli Si registra esplicitamente nella cronologia delle approvazioni associata all’oggetto 'AP Bill'. In genere vengono registrati la data e ora e l’utente che ha approvato. Acquisizione Utilizzi la data e ora dell’approvazione finale nella cronologia delle approvazioni della fattura. Tipo di evento explicit
	Fattura registrata nella contabilità generale	Segna la registrazione formale nella contabilità generale della fattura approvata, che genera una passività finanziaria. In Sage Intacct è un evento contabile esplicito e fondamentale.
Perché è importante È una tappa finanziaria importante: la fattura diventa una passività ufficiale dell’azienda, pronta per il pagamento e rilevante per i bilanci. Dove reperirli Si tratta di una transazione esplicita. La data di registrazione è memorizzata direttamente nell’oggetto 'AP Bill' o nei record 'GL Entry' associati. Acquisizione Utilizzi il campo 'Posting Date' dell’AP Bill o la data di creazione della transazione GL associata. Tipo di evento explicit
	Fattura ricevuta	Segna l’inizio del processo, quando una fattura viene inserita in Sage Intacct, manualmente o tramite una soluzione di acquisizione automatizzata. In genere, questo evento si deduce dalla data e ora di creazione del record AP Bill.
Perché è importante Questo evento definisce il punto di partenza per tutti i calcoli del tempo di ciclo, indispensabili per misurare l’efficienza complessiva del processo e il volume di fatture elaborate. Dove reperirli Si deduce dalla data e ora del campo 'Created Date' nell’oggetto 'AP Bill' (APBILL). È l’evento di inizio più affidabile per il processo. Acquisizione Utilizzi la data e ora di creazione del record AP Bill. Tipo di evento inferred
	Inviata per l’approvazione	Indica l’invio al flusso di approvazione di una fattura convalidata e abbinata. Sage Intacct registra questa azione quando una fattura viene inviata per l’approvazione e genera le relative notifiche.
Perché è importante Segna l’inizio del ciclo di approvazione. Rilevare questo evento è essenziale per analizzare il KPI del tempo medio di approvazione delle fatture e individuare eventuali ritardi. Dove reperirli Si registra nella traccia di audit o nei registri delle transazioni quando lo stato di 'AP Bill' passa a 'Submitted for Approval'. Spesso si tratta di un evento esplicito. Acquisizione Utilizzi la data e ora del registro di audit in cui la fattura viene inviata al sistema di approvazione. Tipo di evento explicit
	Ordine di acquisto abbinato	Conferma che i dettagli della fattura, come quantità e prezzi, sono stati abbinati correttamente al relativo ordine di acquisto. Spesso l’abbinamento viene registrato esplicitamente quando un utente collega un PO a un AP Bill.
Perché è importante È un passaggio essenziale per le fatture associate a un PO. Gli abbinamenti non riusciti o troppo lunghi possono indicare discrepanze e sono una causa frequente di colli di bottiglia. Dove reperirli Si registra nel registro delle transazioni o nella traccia di audit quando un utente esegue l’azione 'Match' o collega un 'Purchase Order' all’oggetto 'AP Bill'. Acquisizione Individui nel registro degli eventi la voce relativa al collegamento di un Purchase Order a un AP Bill. Tipo di evento explicit
	Pagamento eseguito	Segna l’esecuzione della transazione di pagamento, con cui i fondi vengono trasferiti al fornitore. È un evento esplicito con una data di transazione specifica.
Perché è importante È una tappa essenziale per misurare la conformità dei pagamenti e il tasso di sconti ottenuti per pagamento anticipato. Il tempo che intercorre tra l’approvazione e questo evento indica l’efficienza dell’elaborazione dei pagamenti. Dove reperirli Si registra nell’oggetto 'AP Payment' associato all’'AP Bill'. L’oggetto contiene il campo 'Payment Date' o la data e ora di esecuzione della transazione. Acquisizione Utilizzi il campo 'Payment Date' del record AP Payment associato. Tipo di evento explicit
	Pagamento liquidato	Fase finale, che conferma che il pagamento è stato liquidato dalla banca e la transazione riconciliata. In genere, viene registrata durante la riconciliazione bancaria nel modulo Cash Management di Sage Intacct.
Perché è importante Questo evento segna la fine effettiva del ciclo di vita della fattura. Il tempo di ciclo complessivo viene misurato fino a questo punto e offre un quadro completo delle uscite di cassa. Dove reperirli Si deduce dalla 'Clearing Date' o 'Reconciliation Date' associata alla transazione 'AP Payment' nel modulo Cash Management. Acquisizione Utilizzi la data di liquidazione riportata nel record di riconciliazione bancaria collegato alla transazione di pagamento. Tipo di evento inferred
	Dati della fattura convalidati	Indica che i dati della fattura sono stati convalidati correttamente rispetto alle regole aziendali, ad esempio verificando il fornitore e la presenza dei campi obbligatori. Spesso si deduce quando un record AP Bill viene salvato o inviato senza generare errori di convalida.
Perché è importante Registra il controllo iniziale della qualità dei dati. Eventuali ritardi in questa fase possono segnalare problemi di accuratezza nell’acquisizione dei dati o di conformità del fornitore, con ripercussioni sui tassi di elaborazione automatica. Dove reperirli Si deduce dalla data e ora in cui il record AP Bill passa dallo stato 'Bozza' a 'Submitted'. Verifichi il campo 'State' o 'Status' nell’oggetto 'AP Bill'. Acquisizione Rilevi la data e ora del passaggio di stato da 'Bozza' a 'Submitted' nell’oggetto AP Bill. Tipo di evento inferred
	Discrepanza rilevata	Indica che durante la convalida o l’abbinamento è stata rilevata una differenza, ad esempio nel prezzo o nella quantità. In genere, l’evento si deduce quando la fattura viene impostata sullo stato 'Hold' o 'Exception'.
Perché è importante Individua l’inizio dei cicli di rilavorazione. Analizzare la frequenza e la tipologia delle discrepanze è fondamentale per migliorare il KPI del tasso di rilavorazione delle fatture. Dove reperirli Si deduce da un cambio di stato dell’oggetto 'AP Bill' a uno stato come 'On Hold', 'Exception' o 'Discrepancy'. La traccia di audit può inoltre riportare tentativi di abbinamento non riusciti. Acquisizione Rilevi la data e ora del passaggio dell’oggetto AP Bill a uno stato relativo a un’eccezione. Tipo di evento inferred
	Discrepanza risolta	Segna la risoluzione di una discrepanza rilevata in precedenza, consentendo alla fattura di proseguire nell’elaborazione. Si deduce quando lo stato della fattura passa da 'On Hold' a uno stato di elaborazione ordinaria.
Perché è importante Misurare il tempo tra 'Discrepancy Found' e 'Discrepancy Resolved' è essenziale per il KPI del tempo di ciclo di risoluzione delle discrepanze. Dove reperirli Si deduce da un cambio di stato dell’oggetto 'AP Bill' da uno stato di eccezione, ad esempio 'On Hold', a uno stato attivo, come 'Submitted' o 'Pending Approval'. Acquisizione Rilevi la data e ora del passaggio da uno stato di eccezione a uno stato di elaborazione. Tipo di evento inferred
	Fattura annullata	Indica l’annullamento o lo storno di un AP Bill, che interrompe il processo prima del completamento. È un’azione esplicita registrata nella traccia di audit del sistema, che elimina di fatto la passività.
Perché è importante Individua le eccezioni che interrompono il processo. Un tasso elevato di annullamenti può segnalare problemi di fatture duplicate o di inserimento iniziale dei dati. Dove reperirli Viene registrato esplicitamente quando un utente annulla o revoca una fattura fornitori (AP Bill). L’azione e la relativa data e ora sono riportate nella traccia di audit oppure indicate dallo stato Void o Cancelled. Acquisizione Utilizzi la data e ora della transazione 'Void' o del passaggio allo stato 'Cancelled' nell’oggetto AP Bill. Tipo di evento explicit
	Fattura rifiutata	Indica che un approvatore ha rifiutato la fattura, che in genere deve essere corretta e inviata di nuovo. È un evento esplicito registrato nella cronologia delle approvazioni.
Perché è importante Evidenzia i cicli di rilavorazione nel processo di approvazione. Un tasso elevato di rifiuti può segnalare problemi di accuratezza dei dati nelle fasi precedenti o mancato rispetto delle policy. Dove reperirli Si registra esplicitamente nella cronologia delle approvazioni associata all’oggetto 'AP Bill', che riporta le azioni 'Decline' o 'Reject'. Acquisizione Utilizzi la data e ora del record 'Reject' o 'Decline' nella cronologia delle approvazioni della fattura. Tipo di evento explicit
	Pagamento anticipato effettuato	Evento calcolato che si verifica quando il pagamento viene eseguito entro il periodo previsto per lo sconto per pagamento anticipato del fornitore. Si determina confrontando la data di esecuzione del pagamento con la data della fattura e i termini di pagamento.
Perché è importante Contribuisce direttamente al KPI del tasso di sconti ottenuti per pagamento anticipato, segnalando esplicitamente gli sconti ottenuti. Questo consente di analizzare e massimizzare il risparmio sui costi. Dove reperirli Si calcola confrontando il campo 'Payment Date' dell’oggetto 'AP Payment' con i campi 'Invoice Date' e 'Payment Terms' dell’oggetto 'AP Bill'. Acquisizione SE 'Payment Date' <= ('Invoice Date' + periodo di sconto indicato in 'Payment Terms'), l’evento si verifica. Tipo di evento calculated
	Pagamento pianificato	Indica la fase in cui una fattura approvata e registrata viene selezionata e inclusa in un lotto o ciclo di pagamenti. Si può dedurre quando la fattura viene aggiunta a un oggetto 'AP Payment Request' o a un lotto analogo.
Perché è importante Collega l’approvazione all’esecuzione effettiva del pagamento. Analizzare il tempo trascorso in questa fase aiuta a comprendere la gestione del flusso di cassa e l’efficienza della pianificazione dei pagamenti. Dove reperirli Si deduce dalla data di creazione dell’oggetto 'AP Payment' che include l’'AP Bill'. Anche lo stato della fattura può passare a 'Scheduled for Payment'. Acquisizione Utilizzi la data e ora in cui l’AP Bill viene collegato a un lotto di pagamenti pianificato ma non ancora eseguito. Tipo di evento inferred

Consigliato Facoltativo

Guide all’estrazione

Come ottenere i dati da Sage Intacct

Passaggi

Prerequisiti: Verifichi di disporre in Sage Intacct di un ruolo utente con autorizzazioni per accedere a Custom Report Writer e permessi di lettura per i moduli Accounts Payable, Purchasing e Cash Management.
Acceda al Report Center: Acceda a Sage Intacct e apra Reports > Custom reports.
Crei il report 1: eventi principali delle fatture: Crei un nuovo report personalizzato e selezioni AP Bill come oggetto principale. Il report acquisirà gli eventi disponibili direttamente nel record AP Bill.
Aggiunga le relazioni per il report 1: Nella scheda 'Data' di Report Writer, colleghi l’oggetto AP Bill all’oggetto Vendor per recuperare il nome del fornitore.
Definisca le colonne del report 1: Nella scheda 'Columns', aggiunga campi quali Bill No, Vendor Name, Total Amount, Due Date, PO Number, State e i principali campi data: When Created (per 'Invoice Received'), When Posted (per 'Invoice Posted to GL') e When Modified. Utilizzi formule per creare le colonne ActivityName ed EventTime per questi eventi.
Crei il report 2: eventi di approvazione: Crei un secondo report personalizzato e selezioni AP Bill Approval (o un oggetto analogo di audit/storico) come oggetto principale. Lo colleghi ad AP Bill e Vendor tramite AP Bill Key.
Definisca le colonne del report 2: Questo report acquisirà gli eventi del flusso di lavoro. Aggiunga le colonne AP Bill No, Approver e Date of the approval action. Utilizzi formule per impostare ActivityName su 'Routed For Approval', 'Invoice Approved' o 'Invoice Rejected' in base al campo dello stato o dell’azione di approvazione. EventTime corrisponderà alla data e ora dell’azione di approvazione.
Crei il report 3: eventi di pagamento: Crei un terzo report personalizzato e selezioni AP Payment come oggetto principale. Lo colleghi ad AP Payment Detail, quindi ad AP Bill e infine a Vendor.
Definisca le colonne del report 3: Questo report acquisisce le attività di pagamento. Aggiunga le colonne AP Bill No, Payment Date (per 'Payment Executed') e State. Per acquisire 'Payment Scheduled', utilizzi il timestamp When Created del record AP Payment. Colleghi Bank Transaction (da Cash Management) e utilizzi Reconciliation Date per l’attività 'Payment Cleared'.
Esegua ed esporti i report: Per ciascuno dei tre report, imposti lo stesso filtro per intervallo di date (ad esempio, sulla data di creazione di AP Bill) relativo agli ultimi 3-6 mesi. Esegua ogni report ed esporti i risultati in formato CSV.
Combini e trasformi i dati: Utilizzi uno strumento esterno, ad esempio Microsoft Excel (Power Query), uno script Python o uno strumento di preparazione dei dati. Carichi i tre file CSV e verifichi che le colonne abbiano nomi coerenti in ciascun file (InvoiceNumber, ActivityName, EventTime e così via). Accodi i dati dei tre file in un’unica tabella.
Completi l’Event Log: Nello strumento di trasformazione, aggiunga le colonne statiche SourceSystem (ad esempio, 'Sage Intacct') e LastDataUpdate (timestamp corrente). Calcoli l’evento derivato 'Early Payment Taken' confrontando la data di 'Payment Executed' con la data di scadenza o di applicazione dello sconto della fattura. Salvi la tabella finale combinata in un unico file CSV, che costituirà l’Event Log pronto per il caricamento.

Configurazione

Autorizzazioni utente: È necessario un ruolo con accesso a Custom Report Writer e permessi di lettura per i seguenti oggetti Sage Intacct: AP Bill, AP Payment, AP Payment Detail, Vendor, AP Bill Approval History e Bank Transaction.
Intervallo di date: È fondamentale applicare lo stesso filtro per intervallo di date a tutti i report, così da garantire l’integrità dei dati. Un approccio comune consiste nel filtrare AP Bill > When Created per un periodo di 3-6 mesi. Per insiemi di dati più ampi, può essere utile eseguire i report su intervalli più brevi, ad esempio un mese alla volta, per evitare timeout del browser.
Relazioni tra oggetti: L’accuratezza dell’estrazione dipende dal corretto collegamento dei diversi oggetti dati. Ad esempio, AP Payment Detail collega AP Payment ad AP Bill. Relazioni errate possono causare dati mancanti o duplicati.
Filtri dei report: Oltre all’intervallo di date, valuti l’applicazione di filtri per specifiche Entities/Companies se opera in un ambiente con più entità. Può anche filtrare per Vendor Type o Bill State per circoscrivere l’ambito dell’analisi.
Campi calcolati e formule: Le funzioni di formula di Report Writer consentono di creare la colonna statica ActivityName per ciascun evento del report. È un passaggio fondamentale per strutturare correttamente i dati finali per il Process Mining.

Query di esempio sql

-- This is a configuration-based extraction using Sage Intacct's Custom Report Writer.
-- The logic is implemented by creating and combining multiple reports.

-- =============== REPORT 1: CORE INVOICE EVENTS ===============
-- Primary Object: AP Bill
-- Joins:
--   - AP Bill -> Vendor (on VENDORID)

-- Columns / Mapping:
--   InvoiceNumber: AP Bill.Bill No
--   VendorName: Vendor.Name
--   InvoiceAmount: AP Bill.Total Amount
--   DueDate: AP Bill.Due Date
--   PostingDate: AP Bill.When Posted
--   PurchaseOrderNumber: AP Bill.PO Number
--   CostCenter: AP Bill Entry.Department ID [Or other relevant dimension]
--   InvoiceStatus: AP Bill.State
--   SourceSystem: 'Sage Intacct' (Static Value)
--   LastDataUpdate: [Current Extraction Timestamp] (Static Value)

--   --- Activity: Invoice Received ---
--   ActivityName: 'Invoice Received' (Formula/Static)
--   EventTime: AP Bill.When Created
--   UserName: AP Bill.Created By

--   --- Activity: Invoice Data Validated ---
--   ActivityName: 'Invoice Data Validated' (Formula/Static)
--   EventTime: AP Bill.When Submitted for Approval [If available, otherwise use When Created]
--   UserName: AP Bill.Submitted By

--   --- Activity: Purchase Order Matched ---
--   ActivityName: 'Purchase Order Matched' (Formula/Static, create row only if AP Bill.PO Number is not null)
--   EventTime: AP Bill.When Modified [Timestamp when PO Number was populated, may require audit trail report]
--   UserName: AP Bill.Modified By

--   --- Activity: Discrepancy Found / Resolved / Cancelled ---
--   Note: These are status changes. Create one row per relevant status change from an Audit Trail report on AP Bill.
--   ActivityName: (Formula based on AP Bill.State change, e.g., IF(new_state='On Hold', 'Discrepancy Found', IF(old_state='On Hold', 'Discrepancy Resolved', '')))
--   EventTime: Audit Trail.When Changed
--   UserName: Audit Trail.Changed By

--   --- Activity: Invoice Posted To GL ---
--   ActivityName: 'Invoice Posted To GL' (Formula/Static)
--   EventTime: AP Bill.When Posted
--   UserName: AP Bill.Modified By


-- =============== REPORT 2: APPROVAL EVENTS ===============
-- Primary Object: AP Bill Approval History (or equivalent audit object)
-- Joins:
--   - AP Bill Approval History -> AP Bill (on BILLID)
--   - AP Bill -> Vendor (on VENDORID)

-- Columns / Mapping:
--   InvoiceNumber: AP Bill.Bill No
--   EventTime: AP Bill Approval History.Date
--   UserName: AP Bill Approval History.Approver Name
--   ... (other attributes joined from AP Bill)

--   --- Activity Logic ---
--   ActivityName: (Formula based on AP Bill Approval History.Action, e.g., IF(Action='Submitted', 'Routed For Approval', IF(Action='Approved', 'Invoice Approved', IF(Action='Rejected', 'Invoice Rejected', ''))))


-- =============== REPORT 3: PAYMENT EVENTS ===============
-- Primary Object: AP Payment
-- Joins:
--   - AP Payment -> AP Payment Detail (on RECORDNO)
--   - AP Payment Detail -> AP Bill (on BILLID)
--   - AP Bill -> Vendor (on VENDORID)
--   - AP Payment -> Bank Transaction (on PAYMENTKEY)

-- Columns / Mapping:
--   InvoiceNumber: AP Bill.Bill No
--   PaymentStatus: AP Payment.State
--   ... (other attributes joined from AP Bill and Vendor)

--   --- Activity: Payment Scheduled ---
--   ActivityName: 'Payment Scheduled' (Formula/Static)
--   EventTime: AP Payment.When Created
--   UserName: AP Payment.Created By

--   --- Activity: Payment Executed ---
--   ActivityName: 'Payment Executed' (Formula/Static)
--   EventTime: AP Payment.Payment Date
--   UserName: AP Payment.Created By

--   --- Activity: Early Payment Taken ---
--   ActivityName: 'Early Payment Taken' (Formula/Static, row generated only IF AP Payment.Payment Date <= AP Bill.Discount Date)
--   EventTime: AP Payment.Payment Date
--   UserName: AP Payment.Created By

--   --- Activity: Payment Cleared ---
--   ActivityName: 'Payment Cleared' (Formula/Static)
--   EventTime: Bank Transaction.Reconciliation Date
--   UserName: Bank Transaction.Reconciled By [Or similar field]

Passaggi

Prerequisiti: Verifichi di avere installato Python 3.6 o versione successiva, insieme alle librerie requests, pandas e lxml. Richieda le credenziali Sage Intacct Web Services (Sender ID, Sender Password, Company ID, User ID e User Password) per un utente con permessi di lettura sugli oggetti APBILL, APPYMT e VENDOR.
Configurazione dell’ambiente: Crei una nuova cartella di progetto. Installi le librerie Python necessarie con pip: pip install requests pandas lxml.
Configuri lo script: Salvi lo script Python fornito in un file, ad esempio extract_intacct_ap.py. Apra il file e sostituisca i valori segnaposto nel dizionario SAGE_INTACCT_CREDS con le credenziali effettive e l’URL dell’endpoint.
Imposti i parametri di estrazione: Nella sezione principale dello script, modifichi le variabili start_date ed end_date per definire il periodo da cui estrarre i dati. Per l’analisi iniziale è consigliato un periodo di 3-6 mesi.
Esegua lo script: Apra un terminale o il prompt dei comandi, raggiunga la cartella del progetto ed esegua lo script con il comando python extract_intacct_ap.py. Lo script inizierà a inviare richieste all’API Sage Intacct.
Controlli l’esecuzione: Lo script mostrerà nella console messaggi sullo stato di avanzamento, indicando l’oggetto recuperato e il numero di record ottenuti. L’operazione può richiedere alcuni minuti, a seconda dell’intervallo di date e del volume dei dati.
Gestisca la paginazione dell’API: Lo script gestisce automaticamente la paginazione dell’API. Invia richieste per recuperare i dati in blocchi (pagine) finché non sono stati ottenuti tutti i record dell’intervallo specificato.
Trasformazione dei dati: Una volta recuperati i dati grezzi, lo script elabora ogni record APBILL e APPYMT. Genera automaticamente righe distinte per ciascuna delle 14 attività aziendali definite, calcolando il valore corretto di ActivityName ed EventTime per ogni passaggio.
Arricchimento dei dati: Lo script recupera i dati dei fornitori in base a VENDORID delle fatture e aggiunge VendorName all’Event Log, arricchendo così l’insieme di dati.
Generazione del file di output: Al termine dell’esecuzione, lo script crea nella stessa cartella un file denominato sage_intacct_ap_event_log.csv, contenente l’Event Log strutturato.
Riveda il risultato: Apra il file CSV generato con un programma per fogli di calcolo e ne verifichi il contenuto. Controlli che siano presenti tutte le 14 attività e che le colonne siano compilate come previsto.
Carichi i dati su ProcessMind: Il file CSV generato è pronto per essere caricato direttamente sulla piattaforma ProcessMind per l’analisi.

Configurazione

Credenziali API: Lo script richiede un dizionario di credenziali: sender_id, sender_password, company_id, user_id e user_password. Per motivi di sicurezza, si consiglia vivamente di utilizzare un utente Web Services dedicato con permessi di sola lettura.
Endpoint API: endpoint_url deve essere impostato sull’URL corretto per la Sua istanza Sage Intacct, in genere https://api.intacct.com/ia/xml/xmlgw.phtml.
Intervallo di date: Le variabili start_date ed end_date definiscono il periodo di estrazione. Lo script filtra i record in base al campo WHENCREATED. Per l’analisi iniziale è consigliabile un intervallo da 3 a 6 mesi, così da bilanciare il volume dei dati e la quantità di informazioni ottenute.
Filtri delle query: Le query XML dello script filtrano i record APBILL in base alla data di creazione. Se necessario, è possibile aggiungere altri filtri, ad esempio per specifici STATE o DEPARTMENTID, al blocco nel payload XML.
Dimensione delle pagine: Il parametro pagesize della funzione readByQuery è impostato su 1000, il valore massimo consentito, per recuperare i dati in modo efficiente. La logica dello script gestisce automaticamente il passaggio a tutte le pagine successive.
Campi degli oggetti: Lo script specifica i campi esatti da recuperare da ciascun oggetto (APBILL, APPYMT, VENDOR). Se il processo utilizza campi personalizzati, i relativi nomi API devono essere aggiunti all’elenco dell’oggetto corrispondente nello script.

Query di esempio python

import requests
import pandas as pd
from lxml import etree
import datetime
import time

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Configuration ---
class=class="hl-string">"hl-comment"># Replace with your Sage Intacct Web Services Credentials
SAGE_INTACCT_CREDS = {
    class="hl-string">"sender_id": class="hl-string">"[Your Sender ID]",
    class="hl-string">"sender_password": class="hl-string">"[Your Sender Password]",
    class="hl-string">"company_id": class="hl-string">"[Your Company ID]",
    class="hl-string">"user_id": class="hl-string">"[Your Web Services User ID]",
    class="hl-string">"user_password": class="hl-string">"[Your Web Services User Password]",
    class="hl-string">"endpoint_url": class="hl-string">"https://api.intacct.com/ia/xml/xmlgw.phtml"
}

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- API Communication ---
def execute_sage_intacct_request(payload):
    class="hl-string">"""Sends an XML request to the Sage Intacct API and returns the response XML tree."""
    headers = {class="hl-string">"Content-Type": class="hl-string">"application/x-www-form-urlencoded"}
    try:
        response = requests.post(SAGE_INTACCT_CREDS[class="hl-string">"endpoint_url"], data=payload, headers=headers, timeout=300)
        response.raise_for_status() class=class="hl-string">"hl-comment"># Raise an exception for bad status codes
        return etree.fromstring(response.content)
    except requests.exceptions.RequestException as e:
        print(fclass="hl-string">"API Request Failed: {e}")
        print(fclass="hl-string">"Response content: {response.text if 'response' in locals() else 'No response'}")
        return None

def get_session_id():
    class="hl-string">"""Gets a session ID from Sage Intacct."""
    payload = fclass="hl-string">"""<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
    <request>
      <control>
        <senderid>{SAGE_INTACCT_CREDS['sender_id']}</senderid>
        <password>{SAGE_INTACCT_CREDS['sender_password']}</password>
        <controlid>req1</controlid>
        <uniqueid>false</uniqueid>
        <dtdversion>3.0</dtdversion>
        <includewhitespace>false</includewhitespace>
      </control>
      <operation>
        <authentication>
          <login>
            <userid>{SAGE_INTACCT_CREDS['user_id']}</userid>
            <companyid>{SAGE_INTACCT_CREDS['company_id']}</companyid>
            <password>{SAGE_INTACCT_CREDS['user_password']}</password>
          </login>
        </authentication>
        <content>
          <function controlid="func1">
            <getAPISession />
          </function>
        </content>
      </operation>
    </request>"""
    root = execute_sage_intacct_request(payload)
    if root is not None:
        session_id_element = root.find(class="hl-string">'.//sessionid')
        if session_id_element is not None:
            print(class="hl-string">"Successfully obtained session ID.")
            return session_id_element.text
    print(class="hl-string">"Failed to obtain session ID.")
    return None

def fetch_all_records(session_id, object_name, query, fields):
    class="hl-string">"""Fetches all records for a given object using readByQuery and handles pagination."""
    all_records = []
    page_size = 1000
    
    payload_template = fclass="hl-string">"""<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
    <request>
      <control>
        <senderid>{SAGE_INTACCT_CREDS['sender_id']}</senderid>
        <password>{SAGE_INTACCT_CREDS['sender_password']}</password>
        <controlid>req1</controlid>
        <uniqueid>false</uniqueid>
        <dtdversion>3.0</dtdversion>
        <includewhitespace>false</includewhitespace>
      </control>
      <operation>
        <authentication><sessionid>{session_id}</sessionid></authentication>
        <content>
          <function controlid="func1">
            <readByQuery>
              <object>{object_name}</object>
              <query>{query}</query>
              <fields>{','.join(fields)}</fields>
              <pagesize>{page_size}</pagesize>
              {{result_id_block}}
            </readByQuery>
          </function>
        </content>
      </operation>
    </request>"""
    
    result_id = None
    while True:
        result_id_block = fclass="hl-string">"<resultId>{result_id}</resultId>" if result_id else class="hl-string">""
        payload = payload_template.format(result_id_block=result_id_block)
        root = execute_sage_intacct_request(payload)

        if root is None or root.find(class="hl-string">'.//status').text != class="hl-string">'success':
            error_desc = root.find(class="hl-string">'.//description2').text if root is not None else class="hl-string">"Unknown error"
            print(fclass="hl-string">"Error fetching {object_name}: {error_desc}")
            break
        
        data = root.find(class="hl-string">'.//data')
        records = data.findall(fclass="hl-string">'./{object_name}')
        if not records:
            break
            
        for record in records:
            record_dict = {field.tag: field.text for field in record}
            all_records.append(record_dict)
        
        num_remaining = int(data.get(class="hl-string">'numremaining'))
        result_id = data.get(class="hl-string">'resultId')
        print(fclass="hl-string">"Fetched {len(records)} {object_name} records. {num_remaining} remaining.")
        
        if num_remaining == 0:
            break

        time.sleep(1) class=class="hl-string">"hl-comment"># Be respectful to the API
        
    return all_records

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Data Transformation ---
def transform_to_event_log(bills, payments, vendors_map):
    class="hl-string">"""Transforms raw API data into a structured event log."""
    event_log = []
    last_data_update = datetime.datetime.now().isoformat()

    for bill in bills:
        case_id = bill.get(class="hl-string">'BILLNO')
        if not case_id:
            continue

        vendor_name = vendors_map.get(bill.get(class="hl-string">'VENDORID'), class="hl-string">'')
        common_attrs = {
            class="hl-string">'InvoiceNumber': case_id,
            class="hl-string">'SourceSystem': class="hl-string">'Sage Intacct',
            class="hl-string">'LastDataUpdate': last_data_update,
            class="hl-string">'VendorName': vendor_name,
            class="hl-string">'InvoiceAmount': bill.get(class="hl-string">'TOTALAMOUNT'),
            class="hl-string">'DueDate': bill.get(class="hl-string">'DUEDATE'),
            class="hl-string">'PostingDate': bill.get(class="hl-string">'POSTINGDATE'),
            class="hl-string">'PurchaseOrderNumber': bill.get(class="hl-string">'REFERENCENO'),
            class="hl-string">'CostCenter': bill.get(class="hl-string">'DEPARTMENTID'), class=class="hl-string">"hl-comment"># Header-level department
            class="hl-string">'InvoiceStatus': bill.get(class="hl-string">'STATE'),
            class="hl-string">'PaymentStatus': None class=class="hl-string">"hl-comment"># Will be populated later
        }

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Event: Invoice Received
        if bill.get(class="hl-string">'WHENCREATED'):
            event_log.append({
                **common_attrs,
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Received',
                class="hl-string">'EventTime': bill.get(class="hl-string">'WHENCREATED'),
                class="hl-string">'UserName': bill.get(class="hl-string">'CREATEDBY')
            })

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Event: Invoice Data Validated (inferred from creation)
        if bill.get(class="hl-string">'WHENCREATED'):
            event_log.append({
                **common_attrs,
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Data Validated',
                class="hl-string">'EventTime': bill.get(class="hl-string">'WHENCREATED'),
                class="hl-string">'UserName': bill.get(class="hl-string">'CREATEDBY')
            })

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Event: Purchase Order Matched (inferred)
        if bill.get(class="hl-string">'REFERENCENO') and bill.get(class="hl-string">'WHENMODIFIED'):
             event_log.append({
                **common_attrs,
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Purchase Order Matched',
                class="hl-string">'EventTime': bill.get(class="hl-string">'WHENMODIFIED'),
                class="hl-string">'UserName': bill.get(class="hl-string">'MODIFIEDBY')
            })

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Events from Status: Discrepancy, Routed, Rejected, Approved, Posted, Cancelled
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Note: This simplified model uses final state fields. A full audit trail query is needed for intermediate states.
        if bill.get(class="hl-string">'STATE') == class="hl-string">'On Hold' and bill.get(class="hl-string">'WHENMODIFIED'):
             event_log.append({**common_attrs, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Discrepancy Found', class="hl-string">'EventTime': bill.get(class="hl-string">'WHENMODIFIED'), class="hl-string">'UserName': bill.get(class="hl-string">'MODIFIEDBY')})
        if bill.get(class="hl-string">'STATE') == class="hl-string">'Submitted' and bill.get(class="hl-string">'WHENMODIFIED'):
             event_log.append({**common_attrs, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Routed For Approval', class="hl-string">'EventTime': bill.get(class="hl-string">'WHENMODIFIED'), class="hl-string">'UserName': bill.get(class="hl-string">'MODIFIEDBY')})
        if bill.get(class="hl-string">'STATE') == class="hl-string">'Declined' and bill.get(class="hl-string">'WHENMODIFIED'):
             event_log.append({**common_attrs, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Rejected', class="hl-string">'EventTime': bill.get(class="hl-string">'WHENMODIFIED'), class="hl-string">'UserName': bill.get(class="hl-string">'MODIFIEDBY')})
        if bill.get(class="hl-string">'WHENAPPROVED'):
            event_log.append({**common_attrs, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Approved', class="hl-string">'EventTime': bill.get(class="hl-string">'WHENAPPROVED'), class="hl-string">'UserName': bill.get(class="hl-string">'APPROVEDBY')})
        if bill.get(class="hl-string">'STATE') == class="hl-string">'Posted' and bill.get(class="hl-string">'WHENPOSTED'):
            event_log.append({**common_attrs, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Posted To GL', class="hl-string">'EventTime': bill.get(class="hl-string">'WHENPOSTED'), class="hl-string">'UserName': bill.get(class="hl-string">'MODIFIEDBY')})
        if bill.get(class="hl-string">'STATE') == class="hl-string">'Voided' and bill.get(class="hl-string">'WHENVOIDED'):
            event_log.append({**common_attrs, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Cancelled', class="hl-string">'EventTime': bill.get(class="hl-string">'WHENVOIDED'), class="hl-string">'UserName': bill.get(class="hl-string">'MODIFIEDBY')})

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Process Payments for related events
    bill_map = {b[class="hl-string">'RECORDNO']: b for b in bills if class="hl-string">'RECORDNO' in b}
    for payment in payments:
        for item in payment.get(class="hl-string">'PAYMENTITEMS', {}).get(class="hl-string">'paymentitem', []):
            bill_key = item.get(class="hl-string">'key')
            if bill_key and bill_key in bill_map:
                bill = bill_map[bill_key]
                case_id = bill.get(class="hl-string">'BILLNO')
                vendor_name = vendors_map.get(bill.get(class="hl-string">'VENDORID'), class="hl-string">'')
                common_attrs = {
                    class="hl-string">'InvoiceNumber': case_id,
                    class="hl-string">'SourceSystem': class="hl-string">'Sage Intacct',
                    class="hl-string">'LastDataUpdate': last_data_update,
                    class="hl-string">'VendorName': vendor_name,
                    class="hl-string">'InvoiceAmount': bill.get(class="hl-string">'TOTALAMOUNT'),
                    class="hl-string">'DueDate': bill.get(class="hl-string">'DUEDATE'),
                    class="hl-string">'PostingDate': bill.get(class="hl-string">'POSTINGDATE'),
                    class="hl-string">'PurchaseOrderNumber': bill.get(class="hl-string">'REFERENCENO'),
                    class="hl-string">'CostCenter': bill.get(class="hl-string">'DEPARTMENTID'),
                    class="hl-string">'InvoiceStatus': bill.get(class="hl-string">'STATE'),
                    class="hl-string">'PaymentStatus': payment.get(class="hl-string">'STATE')
                }

                class=class="hl-string">"hl-comment"># Event: Payment Scheduled (inferred from payment creation)
                if payment.get(class="hl-string">'WHENCREATED'):
                    event_log.append({**common_attrs, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Payment Scheduled', class="hl-string">'EventTime': payment.get(class="hl-string">'WHENCREATED'), class="hl-string">'UserName': payment.get(class="hl-string">'CREATEDBY')})

                class=class="hl-string">"hl-comment"># Event: Payment Executed
                if payment.get(class="hl-string">'PAYMENTDATE'):
                    event_log.append({**common_attrs, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Payment Executed', class="hl-string">'EventTime': payment.get(class="hl-string">'PAYMENTDATE'), class="hl-string">'UserName': payment.get(class="hl-string">'CREATEDBY')})

                class=class="hl-string">"hl-comment"># Event: Early Payment Taken (calculated)
                discount_date_str = bill.get(class="hl-string">'DISCOUNTDATE')
                payment_date_str = payment.get(class="hl-string">'PAYMENTDATE')
                if discount_date_str and payment_date_str:
                    try:
                        discount_date = datetime.datetime.strptime(discount_date_str, class="hl-string">'%m/%d/%Y').date()
                        payment_date = datetime.datetime.strptime(payment_date_str, class="hl-string">'%m/%d/%Y').date()
                        if payment_date <= discount_date:
                            event_log.append({**common_attrs, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Early Payment Taken', class="hl-string">'EventTime': payment.get(class="hl-string">'PAYMENTDATE'), class="hl-string">'UserName': payment.get(class="hl-string">'CREATEDBY')})
                    except ValueError:
                        pass class=class="hl-string">"hl-comment"># Ignore parsing errors
                
                class=class="hl-string">"hl-comment"># Event: Payment Cleared
                if payment.get(class="hl-string">'WHENCLEARED'):
                     event_log.append({**common_attrs, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Payment Cleared', class="hl-string">'EventTime': payment.get(class="hl-string">'WHENCLEARED'), class="hl-string">'UserName': payment.get(class="hl-string">'CREATEDBY')})

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Add Discrepancy Resolved (placeholder logic)
    class=class="hl-string">"hl-comment"># A robust implementation requires analyzing audit trail for state changes from class="hl-string">'On Hold'.
    class=class="hl-string">"hl-comment"># This simplified version does not generate this event.

    return pd.DataFrame(event_log)


class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Main Execution ---
if __name__ == class="hl-string">"__main__":
    start_date = class="hl-string">"01/01/2023"
    end_date = class="hl-string">"12/31/2023"
    
    print(class="hl-string">"Starting Sage Intacct AP Data Extraction...")
    session_id = get_session_id()
    
    if session_id:
        class=class="hl-string">"hl-comment"># 1. Fetch AP Bills
        print(class="hl-string">"\n--- Fetching AP Bills ---")
        bill_query = fclass="hl-string">"WHENCREATED &gt;= '{start_date}' AND WHENCREATED &lt;= '{end_date}'"
        bill_fields = [class="hl-string">'RECORDNO', class="hl-string">'BILLNO', class="hl-string">'STATE', class="hl-string">'VENDORID', class="hl-string">'WHENCREATED', class="hl-string">'WHENMODIFIED', class="hl-string">'WHENPOSTED', class="hl-string">'WHENAPPROVED', class="hl-string">'WHENVOIDED', class="hl-string">'APPROVEDBY', class="hl-string">'CREATEDBY', class="hl-string">'MODIFIEDBY', class="hl-string">'DUEDATE', class="hl-string">'POSTINGDATE', class="hl-string">'TOTALAMOUNT', class="hl-string">'REFERENCENO', class="hl-string">'DEPARTMENTID', class="hl-string">'PAYMENTTERMS', class="hl-string">'DISCOUNTDATE']
        bills = fetch_all_records(session_id, class="hl-string">'APBILL', bill_query, bill_fields)

        if bills:
            class=class="hl-string">"hl-comment"># 2. Fetch related AP Payments
            print(class="hl-string">"\n--- Fetching AP Payments ---")
            bill_keys = class="hl-string">"','".join([b[class="hl-string">'RECORDNO'] for b in bills if class="hl-string">'RECORDNO' in b])
            payment_query = fclass="hl-string">"PAYMENTITEMS.paymentitem.key IN ('{bill_keys}')"
            class=class="hl-string">"hl-comment"># Note: The class="hl-string">'PAYMENTITEMS' field is complex and must be explicitly requested.
            payment_fields = [class="hl-string">'RECORDNO', class="hl-string">'STATE', class="hl-string">'PAYMENTDATE', class="hl-string">'WHENCLEARED', class="hl-string">'WHENCREATED', class="hl-string">'CREATEDBY', class="hl-string">'PAYMENTITEMS']
            payments = fetch_all_records(session_id, class="hl-string">'APPYMT', payment_query, payment_fields)

            class=class="hl-string">"hl-comment"># 3. Fetch Vendors for enrichment
            print(class="hl-string">"\n--- Fetching Vendors ---")
            vendor_ids = class="hl-string">"','".join(list(set([b[class="hl-string">'VENDORID'] for b in bills if class="hl-string">'VENDORID' in b])))
            vendor_query = fclass="hl-string">"VENDORID IN ('{vendor_ids}')"
            vendor_fields = [class="hl-string">'VENDORID', class="hl-string">'NAME']
            vendors = fetch_all_records(session_id, class="hl-string">'VENDOR', vendor_query, vendor_fields)
            vendors_map = {v[class="hl-string">'VENDORID']: v[class="hl-string">'NAME'] for v in vendors}

            class=class="hl-string">"hl-comment"># 4. Transform data into event log
            print(class="hl-string">"\n--- Transforming data into event log ---")
            event_log_df = transform_to_event_log(bills, payments, vendors_map)
            
            class=class="hl-string">"hl-comment"># 5. Sort and save to CSV
            if not event_log_df.empty:
                event_log_df = event_log_df.sort_values(by=[class="hl-string">'InvoiceNumber', class="hl-string">'EventTime'])
                output_filename = class="hl-string">'sage_intacct_ap_event_log.csv'
                event_log_df.to_csv(output_filename, index=False)
                print(fclass="hl-string">"\nExtraction complete. Event log saved to {output_filename}")
                print(fclass="hl-string">"Total events extracted: {len(event_log_df)}")
            else:
                print(class="hl-string">"\nNo events were generated from the fetched data.")

        else:
            print(class="hl-string">"\nNo AP Bills found in the specified date range.")

Passaggi

Attivi e configuri Data Delivery Service (DDS): Acceda all’ambiente Sage Intacct con privilegi amministrativi. Apra Company > Admin > Subscriptions e verifichi che Data Delivery Service sia abilitato per il Suo account. In caso contrario, contatti il referente Sage Intacct.
Definisca il processo di replica: In Sage Intacct, apra l’area di configurazione di Data Delivery Service e crei un nuovo processo di replica dei dati. Selezioni gli oggetti dati (tabelle) da includere. Includa tutti gli oggetti pertinenti alla contabilità fornitori, ad esempio APBILL, APBILLITEM, APPAYMENT, APPAYMENTDETAIL, VENDOR, POINVOICE, HISTORY_APBILL, USERS, GLDETAIL e BANKTXNS.
Configuri la destinazione di archiviazione cloud: Imposti il processo DDS affinché invii i dati replicati al Suo data warehouse cloud, ad esempio Amazon S3, Azure Blob Storage, Snowflake o Google BigQuery. Inserisca le stringhe di connessione, le credenziali e i dettagli della destinazione necessari. Sage Intacct utilizzerà queste informazioni per inviare i file di dati.
Imposti la pianificazione della replica: Definisca la frequenza di replica dei dati. È comune pianificarla ogni giorno, di notte, per ridurre al minimo l’impatto sui sistemi di produzione e aggiornare regolarmente i dati nel warehouse.
Carichi i dati nel data warehouse: Dopo la consegna dei file all’archiviazione cloud, configuri un processo di acquisizione per caricare i dati dai file, spesso in formato CSV o Parquet, in tabelle strutturate nel data warehouse. La maggior parte dei data warehouse cloud offre strumenti per automatizzare questo passaggio, ad esempio Snowpipe di Snowflake o Load Jobs di BigQuery.
Si colleghi al data warehouse: Utilizzi un client SQL o uno strumento di business intelligence in grado di collegarsi al data warehouse cloud. Configuri la connessione con le credenziali e i dettagli appropriati.
Esegua la query dell’Event Log: Apra un nuovo editor di query e incolli lo script SQL fornito. Modifichi i valori segnaposto, ad esempio l’intervallo di date ('YYYY-MM-DD') nella clausola WHERE, in base al periodo da analizzare.
Esegua la query e riveda i risultati: Esegua l’intera query SQL. Il risultato sarà un’unica tabella Event Log con tutte le attività e gli attributi specificati per il processo delle fatture fornitori.
Esporti i dati per ProcessMind: Esporti il risultato finale dal client SQL in un file CSV. Verifichi che la codifica sia UTF-8 e che i formati di data e ora siano coerenti. Il file è pronto per essere caricato su ProcessMind per l’analisi.

Configurazione

Prerequisiti: È necessario un abbonamento a Sage Intacct Data Delivery Service (DDS). Occorrono inoltre un account attivo e uno spazio di archiviazione configurato in un data warehouse cloud supportato, ad esempio Snowflake, Google BigQuery o Amazon Redshift. Per la configurazione è necessario disporre dell’accesso amministrativo sia a Sage Intacct sia al data warehouse.
Tabelle principali da replicare: Per creare un Event Log completo della contabilità fornitori, includa nel processo DDS i seguenti oggetti Sage Intacct: APBILL, APBILLITEM, APPAYMENT, APPAYMENTDETAIL, GLDETAIL, VENDOR, POINVOICE, HISTORY_APBILL, USERS, BANKTXNS.
Filtro per intervallo di date: Per gestire le prestazioni, è fortemente consigliato filtrare i dati in base a un intervallo di date specifico nella query SQL. Inizi da un periodo recente, ad esempio gli ultimi 3-6 mesi. La query fornita utilizza ab.WHENCREATED come data di riferimento per il filtro.
Granularità dei dati: DDS replica intere tabelle. La query SQL fornita è essenziale per trasformare questi dati relazionali grezzi nel formato Event Log richiesto da ProcessMind, in cui ogni riga rappresenta una singola attività aziendale.
Frequenza di replica: Configuri il processo DDS con una frequenza che bilanci l’aggiornamento dei dati e le prestazioni del sistema. Per i casi d’uso di Process Mining, la replica giornaliera è una scelta comune. Tenga presente che tra il verificarsi di un evento in Sage Intacct e la sua comparsa nel data warehouse può esserci un ritardo.

Query di esempio sql

WITH BaseInvoices AS (
    SELECT
        ab.RECORDNO AS BillRecordNo,
        ab.BILLNO AS InvoiceNumber,
        ab.STATE AS InvoiceStatus,
        ab.TOTALENTERED AS InvoiceAmount,
        ab.WHENCREATED AS CreationTime,
        ab.WHENPOSTED AS PostingDate,
        ab.DUEDATE AS DueDate,
        ab.DISCOUNTDATE AS DiscountDate,
        v.NAME AS VendorName,
        u.LOGINID AS UserName, -- User associated with creation/last modification
        po.PONUMBER AS PurchaseOrderNumber,
        STRING_AGG(DISTINCT abi.DEPARTMENTID, ', ') AS CostCenter, -- Aggregates cost centers from line items
        p.STATE AS PaymentStatus,
        p.PAYMENTDATE AS PaymentDate,
        bt.CLEARDATE AS PaymentClearedDate
    FROM
        APBILL AS ab
    LEFT JOIN VENDOR AS v ON ab.VENDORID = v.RECORDNO
    LEFT JOIN USERS AS u ON ab.MODIFIEDBY = u.USERID
    LEFT JOIN APBILLITEM AS abi ON ab.RECORDNO = abi.APBILLKEY
    LEFT JOIN POINVOICE AS pi ON ab.RECORDNO = pi.BILLKEY
    LEFT JOIN PODOCUMENT AS po ON pi.POKEY = po.RECORDNO
    LEFT JOIN APPAYMENTDETAIL AS pd ON ab.RECORDNO = pd.BILLKEY
    LEFT JOIN APPAYMENT AS p ON pd.PAYMENTKEY = p.RECORDNO
    LEFT JOIN BANKTXNS AS bt ON p.RECORDNO = bt.DOC_RECORDKEY AND bt.DOCTYPE = 'APPAYMENT'
    WHERE
        ab.WHENCREATED BETWEEN '[YYYY-MM-DD]' AND '[YYYY-MM-DD]'
    GROUP BY
        ab.RECORDNO,
        ab.BILLNO,
        ab.STATE,
        ab.TOTALENTERED,
        ab.WHENCREATED,
        ab.WHENPOSTED,
        ab.DUEDATE,
        ab.DISCOUNTDATE,
        v.NAME,
        u.LOGINID,
        po.PONUMBER,
        p.STATE,
        p.PAYMENTDATE,
        bt.CLEARDATE
)
-- 1. Invoice Received
SELECT 
    bi.InvoiceNumber AS "InvoiceNumber",
    'Invoice Received' AS "ActivityName",
    bi.CreationTime AS "EventTime",
    'Sage Intacct DDS' AS "SourceSystem",
    CURRENT_TIMESTAMP AS "LastDataUpdate",
    bi.VendorName AS "VendorName",
    bi.InvoiceAmount AS "InvoiceAmount",
    bi.DueDate AS "DueDate",
    bi.PostingDate AS "PostingDate",
    bi.PurchaseOrderNumber AS "PurchaseOrderNumber",
    bi.CostCenter AS "CostCenter",
    bi.UserName AS "UserName",
    bi.InvoiceStatus AS "InvoiceStatus",
    bi.PaymentStatus AS "PaymentStatus"
FROM BaseInvoices bi

UNION ALL

-- 2. Invoice Data Validated (Inferred from initial creation if not in a DRAFT state)
SELECT 
    bi.InvoiceNumber,
    'Invoice Data Validated',
    bi.CreationTime, -- Assuming validation happens at time of creation/submission
    'Sage Intacct DDS',
    CURRENT_TIMESTAMP,
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.DueDate,
    bi.PostingDate,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.CostCenter,
    bi.UserName,
    bi.InvoiceStatus,
    bi.PaymentStatus
FROM BaseInvoices bi
WHERE bi.InvoiceStatus != 'Draft'

UNION ALL

-- 3. Purchase Order Matched
SELECT
    bi.InvoiceNumber,
    'Purchase Order Matched',
    pi.WHENCREATED, -- Time the PO was linked to the invoice
    'Sage Intacct DDS',
    CURRENT_TIMESTAMP,
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.DueDate,
    bi.PostingDate,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.CostCenter,
    (SELECT LOGINID FROM USERS WHERE USERID = pi.CREATEDBY) AS "UserName",
    bi.InvoiceStatus,
    bi.PaymentStatus
FROM BaseInvoices bi
JOIN POINVOICE pi ON bi.BillRecordNo = pi.BILLKEY
WHERE bi.PurchaseOrderNumber IS NOT NULL

UNION ALL

-- 4 & 5. Discrepancy Found & Resolved (from history table)
SELECT 
    bi.InvoiceNumber,
    CASE 
        WHEN h.NEW_VALUE = 'On Hold' THEN 'Discrepancy Found'
        WHEN h.OLD_VALUE = 'On Hold' AND h.NEW_VALUE != 'On Hold' THEN 'Discrepancy Resolved'
    END AS "ActivityName",
    h.WHEN_CHANGED AS "EventTime",
    'Sage Intacct DDS',
    CURRENT_TIMESTAMP,
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.DueDate,
    bi.PostingDate,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.CostCenter,
    (SELECT LOGINID FROM USERS WHERE USERID = h.WHO_CHANGED_ID) AS "UserName",
    h.NEW_VALUE AS "InvoiceStatus",
    bi.PaymentStatus
FROM BaseInvoices bi
JOIN HISTORY_APBILL h ON bi.BillRecordNo = h.RECORDNO
WHERE h.FIELD_NAME = 'STATE' AND (h.NEW_VALUE = 'On Hold' OR h.OLD_VALUE = 'On Hold')

UNION ALL

-- 6, 7 & 8. Routed For Approval, Invoice Rejected, Invoice Approved (from history table)
SELECT 
    bi.InvoiceNumber,
    CASE 
        WHEN h.NEW_VALUE = 'Submitted' THEN 'Routed For Approval'
        WHEN h.NEW_VALUE = 'Declined' THEN 'Invoice Rejected'
        WHEN h.NEW_VALUE = 'Approved' THEN 'Invoice Approved'
    END AS "ActivityName",
    h.WHEN_CHANGED AS "EventTime",
    'Sage Intacct DDS',
    CURRENT_TIMESTAMP,
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.DueDate,
    bi.PostingDate,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.CostCenter,
    (SELECT LOGINID FROM USERS WHERE USERID = h.WHO_CHANGED_ID) AS "UserName",
    h.NEW_VALUE AS "InvoiceStatus",
    bi.PaymentStatus
FROM BaseInvoices bi
JOIN HISTORY_APBILL h ON bi.BillRecordNo = h.RECORDNO
WHERE h.FIELD_NAME = 'STATE' AND h.NEW_VALUE IN ('Submitted', 'Declined', 'Approved')

UNION ALL

-- 9. Invoice Posted To GL
SELECT 
    bi.InvoiceNumber,
    'Invoice Posted To GL',
    bi.PostingDate,
    'Sage Intacct DDS',
    CURRENT_TIMESTAMP,
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.DueDate,
    bi.PostingDate,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.CostCenter,
    bi.UserName,
    bi.InvoiceStatus,
    bi.PaymentStatus
FROM BaseInvoices bi
WHERE bi.PostingDate IS NOT NULL AND bi.InvoiceStatus = 'Posted'

UNION ALL

-- 10. Payment Scheduled
SELECT 
    bi.InvoiceNumber,
    'Payment Scheduled',
    p.WHENCREATED,
    'Sage Intacct DDS',
    CURRENT_TIMESTAMP,
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.DueDate,
    bi.PostingDate,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.CostCenter,
    (SELECT LOGINID FROM USERS WHERE USERID = p.CREATEDBY) AS "UserName",
    bi.InvoiceStatus,
    p.STATE AS "PaymentStatus"
FROM BaseInvoices bi
JOIN APPAYMENTDETAIL pd ON bi.BillRecordNo = pd.BILLKEY
JOIN APPAYMENT p ON pd.PAYMENTKEY = p.RECORDNO

UNION ALL

-- 11. Payment Executed
SELECT 
    bi.InvoiceNumber,
    'Payment Executed',
    bi.PaymentDate,
    'Sage Intacct DDS',
    CURRENT_TIMESTAMP,
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.DueDate,
    bi.PostingDate,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.CostCenter,
    bi.UserName,
    bi.InvoiceStatus,
    bi.PaymentStatus
FROM BaseInvoices bi
WHERE bi.PaymentDate IS NOT NULL

UNION ALL

-- 12. Early Payment Taken
SELECT 
    bi.InvoiceNumber,
    'Early Payment Taken',
    bi.PaymentDate,
    'Sage Intacct DDS',
    CURRENT_TIMESTAMP,
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.DueDate,
    bi.PostingDate,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.CostCenter,
    bi.UserName,
    bi.InvoiceStatus,
    bi.PaymentStatus
FROM BaseInvoices bi
WHERE bi.PaymentDate IS NOT NULL AND bi.DiscountDate IS NOT NULL AND bi.PaymentDate <= bi.DiscountDate

UNION ALL

-- 13. Payment Cleared
SELECT 
    bi.InvoiceNumber,
    'Payment Cleared',
    bi.PaymentClearedDate,
    'Sage Intacct DDS',
    CURRENT_TIMESTAMP,
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.DueDate,
    bi.PostingDate,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.CostCenter,
    bi.UserName,
    bi.InvoiceStatus,
    bi.PaymentStatus
FROM BaseInvoices bi
WHERE bi.PaymentClearedDate IS NOT NULL

UNION ALL

-- 14. Invoice Cancelled
SELECT 
    bi.InvoiceNumber,
    'Invoice Cancelled',
    h.WHEN_CHANGED,
    'Sage Intacct DDS',
    CURRENT_TIMESTAMP,
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.DueDate,
    bi.PostingDate,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.CostCenter,
    (SELECT LOGINID FROM USERS WHERE USERID = h.WHO_CHANGED_ID) AS "UserName",
    h.NEW_VALUE AS "InvoiceStatus",
    bi.PaymentStatus
FROM BaseInvoices bi
JOIN HISTORY_APBILL h ON bi.BillRecordNo = h.RECORDNO
WHERE h.FIELD_NAME = 'STATE' AND h.NEW_VALUE = 'Voided';

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