Il Suo template dei dati per la gestione dei contratti

L’ID del contratto è l’identificativo univoco del caso, che collega tutti gli eventi e le attività relativi a uno specifico contratto. Consente di analizzare in modo completo l’intero percorso di ogni contratto, dalla creazione alla conclusione.

Nel Process Mining, questo attributo è fondamentale per ricostruire il ciclo di vita di ogni contratto. Assicura che tutte le attività correlate, come la redazione, le revisioni, le approvazioni e il perfezionamento, siano associate al contratto corretto, permettendo di misurare con precisione i tempi di ciclo e individuare le variazioni del processo.

È la chiave primaria per l’analisi del processo: consente di seguire l’intero percorso di un contratto e garantisce l’integrità dei dati.

È un attributo fondamentale dell’oggetto Contract Agreement in Icertis.

Questo attributo registra la data e l’ora esatte di avvio o completamento di un’attività. Costituisce la base temporale del Process Mining, fornendo l’ordine cronologico degli eventi per ogni caso contrattuale.

La data e ora dell’evento sono fondamentali per tutte le analisi basate sul tempo. Servono a calcolare i tempi di ciclo tra le attività, individuare i periodi di attesa, misurare la durata di fasi specifiche come la negoziazione o l’approvazione e localizzare i colli di bottiglia in cui i contratti restano bloccati a lungo.

Questa data e ora sono fondamentali per calcolare tutte le metriche di prestazione, come i tempi di ciclo e le durate, e per comprendere la sequenza degli eventi.

È un campo standard nei registri di controllo o nei log della cronologia dei flussi di lavoro di Icertis, associato a ogni evento registrato.

Il nome dell’attività descrive una fase o una tappa specifica del processo di gestione dei contratti. Gli eventi vengono ordinati in base alla data e ora per ricostruire il flusso del processo di ogni contratto.

L’analisi di questo attributo mostra la sequenza delle operazioni, la frequenza delle diverse attività e la struttura complessiva del processo. Serve a individuare i percorsi più comuni, gli scostamenti dalla procedura standard e le attività che causano rilavorazioni o ritardi, come i cicli di revisione ripetuti.

Definisce le fasi del processo, indispensabili per visualizzare la mappa del processo, analizzarne il flusso e individuare i colli di bottiglia.

Queste informazioni provengono in genere dagli Event Log o dalle tabelle della cronologia dei flussi di lavoro in Icertis, che registrano i cambi di stato e le attività svolte su un contratto.

Questo attributo registra l’ora di completamento di un’attività. Se StartTime ne indica l’inizio, EndTime ne segna la conclusione e ne definisce l’intervallo temporale.

Disporre sia dell’ora di inizio sia di quella di fine è essenziale per calcolare con precisione il tempo di elaborazione o la durata di ogni singola attività. In questo modo è possibile individuare i passaggi che richiedono più tempo e distinguere il tempo di elaborazione effettivo dalle attese tra un passaggio e l’altro. È un dato fondamentale per Dashboard come «Colli di bottiglia nel processo di approvazione» ed «Efficienza della redazione e revisione».

Consente di calcolare con precisione la durata delle attività e di distinguere il tempo di elaborazione dalle attese.

Come StartTime, questo dato si trova nei registri di controllo o nei log della cronologia del flusso di lavoro di Icertis. Alcuni eventi possono essere istantanei, con StartTime ed EndTime coincidenti.

Questo attributo specifica il reparto aziendale, ad esempio Legale, Vendite o Acquisti, a cui appartiene l’utente che ha svolto l’attività. Offre una visione aggregata del coinvolgimento delle risorse nel processo.

L’analisi per reparto è fondamentale per comprendere la collaborazione e i passaggi di consegne tra reparti. Aiuta a individuare ritardi sistematici, come le lunghe attese per la revisione legale dopo l’invio da parte del reparto vendite, oggetto della Dashboard «Ritardi nei passaggi tra reparti».

Agevola l’analisi delle prestazioni dei reparti e dell’efficienza dei passaggi di consegne, mettendo in evidenza i colli di bottiglia tra le diverse funzioni.

Potrebbe essere necessario arricchire questi dati collegandoli a un sistema HR o a una directory degli utenti, utilizzando il responsabile dell’attività come chiave. Le informazioni potrebbero anche essere già presenti nei profili utente di Icertis.

Questo attributo identifica la persona, il team o l’utente automatizzato che ha svolto una determinata attività. Può corrispondere al nome di un utente, a un ID dipendente o a un account di sistema.

Analizzare il responsabile dell’attività è fondamentale per comprendere l’allocazione delle risorse, la distribuzione del carico di lavoro e le prestazioni. Aiuta a capire quali utenti o team costituiscono colli di bottiglia, chi sono i revisori più efficienti e come viene distribuito il lavoro. Supporta direttamente la Dashboard «Distribuzione del carico di lavoro dei revisori».

Consente di analizzare le prestazioni per utente o team, individuando squilibri nel carico di lavoro e opportunità di formazione.

Queste informazioni sono in genere disponibili nella cronologia del flusso di lavoro o nei dati dei registri di controllo di Icertis, associate a ciascun evento.

Questo attributo indica lo stato complessivo del caso contrattuale, ad esempio «Bozza», «In revisione», «In attesa di firma» o «Eseguito». In genere è un attributo a livello di caso che riflette l’ultima tappa importante raggiunta.

È essenziale per Dashboard operative come «Stato e volume dei contratti», che offrono una fotografia in tempo reale dei contratti in corso. Aiuta i responsabili a capire quanti contratti si trovano in ciascuna fase e dove si accumula il lavoro, consentendo una gestione proattiva del portafoglio contratti.

Offre una visione d’insieme dei contratti in corso, essenziale per il monitoraggio operativo e la gestione dei volumi.

È un campo di stato principale dell’oggetto Contract Agreement in Icertis.

Il tipo di contratto classifica gli accordi in base alla loro finalità legale o aziendale. È un attributo fondamentale per segmentare e confrontare il ciclo di vita dei contratti.

I diversi tipi di contratto seguono spesso percorsi distinti e presentano livelli di complessità e SLA differenti. Analizzare il processo in base al tipo di contratto consente di definire interventi mirati, ad esempio ottimizzando i flussi di lavoro per gli accordi frequenti e a basso rischio, come gli NDA, rispetto agli MSA complessi e di alto valore. Questo attributo è essenziale per l’analisi delle varianti contrattuali e per il KPI «Punteggio di conformità alle policy».

Consente di segmentare i processi e confrontare il ciclo di vita e la conformità dei diversi tipi di accordo.

È un attributo standard configurato sull’oggetto Contract Agreement in Icertis.

Questo attributo rappresenta il valore economico del contratto, ad esempio l’importo totale o il valore annualizzato. È una metrica aziendale fondamentale per stabilire le priorità e comprendere l’impatto finanziario.

Nel Process Mining, il valore del contratto consente di segmentare l’analisi e concentrarsi sugli accordi di maggior valore. Per esempio, si può verificare se i contratti di alto valore richiedono più tempo per essere approvati o negoziati. È utile anche per la valutazione dei rischi, poiché i ritardi nei contratti di alto valore possono avere conseguenze significative sui ricavi.

Consente di stabilire le priorità e svolgere analisi basate sul valore, concentrando gli interventi di miglioramento sui contratti con il maggiore impatto finanziario.

In genere è un campo valuta standard dell’oggetto Contract Agreement in Icertis.

Questo attributo registra la data di fine del periodo contrattuale. È una data fondamentale per gestire il ciclo di vita del contratto dopo la stipula e avviare le attività di rinnovo o risoluzione.

È essenziale per monitorare l’efficacia della gestione dei contratti in scadenza. Costituisce la base di riferimento per il KPI «Tasso di rinnovi e risoluzioni puntuali», che misura se le procedure di rinnovo o risoluzione vengono avviate e completate nei tempi previsti, evitando rinnovi automatici indesiderati o interruzioni del servizio.

È fondamentale per gestire rinnovi e risoluzioni dei contratti e intervenire per tempo alla fine del periodo contrattuale.

È un campo data standard dell’oggetto Contract Agreement in Icertis.

Questo attributo registra le scadenze degli obblighi, degli impegni e delle prestazioni principali previsti dal contratto dopo la stipula. Un singolo contratto può includere più obblighi, ciascuno con la propria scadenza.

Monitorare queste date è fondamentale per la conformità e la gestione dei rischi dopo la stipula. Questo attributo è alla base del KPI «Tasso di adempimento degli obblighi» e consente all’organizzazione di verificare se gli impegni vengono rispettati nei tempi previsti e di intervenire in anticipo per prevenire eventuali inadempienze.

Consente di monitorare la conformità dopo la stipula, aspetto fondamentale per evitare sanzioni e mantenere buoni rapporti commerciali.

Icertis offre moduli per la gestione degli obblighi. Questi dati provengono dagli obblighi associati al contratto.

Questo attributo identifica l’altra parte coinvolta nell’accordo e fornisce un contesto essenziale per analizzare le interazioni e le negoziazioni.

L’analisi del processo per controparte può rivelare schemi ricorrenti nei cicli di negoziazione. Per esempio, può mostrare se i contratti con determinati fornitori richiedono sistematicamente più tempo per essere negoziati o più revisioni. Queste informazioni sono utili per la gestione strategica dei rapporti e per adattare le strategie di negoziazione; supportano direttamente la Dashboard «Durata del ciclo di negoziazione e rilavorazioni».

Consente di analizzare gli schemi di negoziazione e l’andamento dei rapporti con specifiche controparti esterne.

Queste informazioni sono memorizzate nei metadati del contratto e in genere rimandano a un oggetto anagrafico della controparte o del fornitore in Icertis.

Questa metrica calcolata conta, per ogni caso contrattuale, le attività legate alle revisioni, come «Contratto con modifiche o revisioni». È un indicatore semplice ed efficace degli attriti nel processo.

Un numero elevato di revisioni può segnalare problemi nelle fasi di redazione o negoziazione, come requisiti poco chiari, bozze iniziali inadeguate o negoziazioni difficili. Questa metrica alimenta direttamente il KPI «Tasso di revisione dei contratti» e viene utilizzata nelle Dashboard per individuare i contratti e le varianti di processo con un numero eccessivo di rilavorazioni.

Quantifica le rilavorazioni nel ciclo di vita del contratto e misura direttamente l’efficienza delle fasi di redazione e negoziazione.

Si calcola contando le occorrenze di specifiche attività di revisione per ogni «ContractId» nell’Event Log.

Questo attributo specifica l’area geografica a cui si applica il contratto, ad esempio EMEA, APAC o Nord America. È importante per le organizzazioni globali, i cui processi possono variare da una regione all’altra.

L’analisi per regione può far emergere differenze nelle prestazioni dei processi, nei requisiti di conformità o nelle strategie di negoziazione dovute alle leggi e alle prassi commerciali locali. Consente di confrontare i risultati tra regioni e individuare le buone pratiche da condividere a livello globale.

Aiuta a individuare le differenze regionali nelle prestazioni e nella conformità dei processi, un aspetto fondamentale per le organizzazioni globali.

In genere è un campo dei metadati dell’oggetto contratto in Icertis, spesso incluso nella configurazione standard.

Questo attributo identifica l’origine dei dati, che per questo processo è «Icertis». È utile per la governance e la tracciabilità dei dati, soprattutto negli ambienti in cui i dati possono provenire da più sistemi.

In fase di analisi, consente di filtrare i dati in base al sistema di origine o, se pertinente, di confrontare i processi tra sistemi diversi. In questa vista funge da identificativo costante per tutti gli eventi.

Garantisce la tracciabilità della provenienza dei dati, fondamentale per convalidarli e gestire quelli provenienti da più fonti.

In genere è un valore statico aggiunto durante l’estrazione e la trasformazione dei dati per indicarne la provenienza.

Questo attributo si ricava confrontando la durata di determinate fasi del processo con gli obiettivi SLA predefiniti. Per esempio, una revisione legale può essere segnalata come «In ritardo» se supera il tempo standard di 48 ore.

Lo stato SLA è essenziale per monitorare la conformità e gestire le prestazioni. Consente di creare avvisi e Dashboard, come «Panoramica della conformità contrattuale», che evidenziano subito le violazioni. Aiuta i team a dare priorità alle attività scadute e i responsabili a monitorare i risultati rispetto agli obiettivi principali.

Offre una visione immediata del rispetto degli obiettivi relativi ai livelli di servizio, aiutando a stabilire le priorità e a gestire le prestazioni.

Si calcola definendo regole aziendali nello strumento di Process Mining, che confrontano i timestamp con le soglie SLA predefinite (ad esempio, durata della revisione legale > 2 giorni).

Questo attributo indica quanto sono aggiornati i dati analizzati. Registra la data e l’ora dell’ultima estrazione dal sistema di origine.

Questa informazione è fondamentale per capire quanto siano recenti i dati presentati nelle Dashboard e interpretare correttamente le analisi. Consente di sapere se si stanno consultando informazioni in tempo reale o dati risalenti a qualche ora o giorno prima, fornendo il contesto necessario per prendere decisioni.

Fornisce informazioni sull’aggiornamento dei dati, così da chiarire quanto siano recenti quelli utilizzati per l’analisi del processo.

Questo timestamp viene generato dalla pipeline dei dati o dallo strumento ETL al termine di ogni aggiornamento completato correttamente.

Questo attributo identifica la divisione o l’unità aziendale interna titolare del contratto o che ne ha richiesto la stipula, ad esempio «Vendite aziendali Nord America» o «Acquisti globali».

Come l’attributo Reparto, consente di aggregare i dati di processo a un livello più ampio. Aiuta a confrontare l’efficienza e la conformità dei processi tra le diverse aree dell’organizzazione, fornendo informazioni utili alla direzione e supportando le decisioni strategiche sull’allocazione delle risorse.

Consente di confrontare a livello generale le prestazioni dei processi tra diverse unità organizzative.

Spesso è un campo chiave nei metadati dell’accordo contrattuale, che lo collega alla struttura organizzativa.

Questo attributo booleano indica se il contratto deriva da un template standard approvato in precedenza o se è stato redatto come accordo personalizzato non standard. È un fattore importante per valutare i rischi e la conformità.

I contratti basati su template standard hanno in genere tempi di ciclo più brevi e rischi minori. Questo attributo costituisce la base del KPI «Tasso di utilizzo dei template contrattuali» e aiuta ad analizzare l’impatto dei documenti non standard sul processo. Può mettere in evidenza i reparti o i tipi di contratto che si discostano spesso dagli standard, orientando gli interventi volti a migliorare l’utilizzo dei template.

Misura il rispetto degli standard aziendali, direttamente correlato all’efficienza dei processi e alla riduzione dei rischi.

Potrebbe essere un campo casella di controllo del contratto oppure essere ricavato dall’origine o dai metadati del documento in Icertis.

Questo attributo tiene traccia delle versioni del documento contrattuale durante la redazione, la revisione con modifiche e le successive revisioni. In genere è un numero intero o un numero di versione nel formato principale.secondario.

La versione del documento è un indicatore diretto delle rilavorazioni. Un numero elevato di versioni può segnalare che il contratto ha subito numerosi cicli di modifica e richiede un’analisi delle cause profonde. È un dato essenziale per calcolare il KPI «Tasso di revisione dei contratti» e per la Dashboard «Efficienza della redazione e revisione».

Misura direttamente le rilavorazioni e le revisioni di un contratto, mettendo in luce le inefficienze nella redazione e nella negoziazione.

Icertis conserva la cronologia delle versioni di tutti i documenti contrattuali. Questo attributo può essere estratto dai metadati del documento o dall’Event Log.