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Migliori il processo Hire to Retire - Gestione delle posizioni

La guida in 6 passaggi per ottimizzare la gestione delle posizioni in D365 HR.

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Migliori il processo Hire to Retire - Gestione delle posizioni

Gestione delle posizioni, dall’assunzione alla cessazione

Microsoft Dynamics 365 Human Resources

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Ottimizzi la gestione delle posizioni in Dynamics 365 HR

I processi di gestione delle posizioni presentano spesso inefficienze e criticità di conformità. La nostra piattaforma La aiuta a individuare i colli di bottiglia che rallentano i processi, così da ottimizzare l’allocazione delle risorse. In questo modo, le strutture del personale rimangono accurate e l’efficienza operativa migliora.

Scarichi il nostro template dei dati preconfigurato e affronti le sfide più comuni per raggiungere i Suoi obiettivi di efficienza. Segua il nostro piano di miglioramento in sei fasi e consulti la guida al template dei dati per trasformare le Sue attività.

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Perché ottimizzare la gestione delle posizioni, dall’assunzione alla cessazione?

Una gestione efficace delle posizioni è fondamentale per il buon funzionamento delle risorse umane, soprattutto in sistemi completi come Microsoft Dynamics 365 Human Resources. Non si tratta soltanto di attività amministrative: incide direttamente sulla capacità dell’organizzazione di attrarre e trattenere talenti, gestire i budget e mantenere una struttura organizzativa accurata. Se il processo di gestione delle posizioni, dall’assunzione alla cessazione, è inefficiente, possono emergere problemi significativi. I ritardi nell’approvazione e nella creazione di nuove posizioni possono rallentare iniziative di assunzione importanti, lasciare vacanti ruoli essenziali e ridurre la produttività. Se le posizioni non sono gestite in modo trasparente, si possono verificare sforamenti di budget; inoltre, il mancato rispetto di procedure chiare può esporre l’organizzazione a rischi di conformità. Per raggiungere l’eccellenza operativa e pianificare strategicamente la forza lavoro, è fondamentale comprendere l’intero ciclo di vita di una posizione, dalla richiesta iniziale alla chiusura.

Come il Process Mining fa luce sulla gestione delle posizioni

Il Process Mining offre un approccio basato sui dati per analizzare a fondo il processo di gestione delle posizioni, dall’assunzione alla cessazione. Anziché basarsi su verifiche manuali o testimonianze, utilizza gli Event Log effettivi di Microsoft Dynamics 365 Human Resources per ricostruire l’intero flusso del processo. In questo modo è possibile visualizzare ogni passaggio relativo a una posizione, individuare con precisione le deviazioni dal percorso previsto e misurare il tempo di ciclo effettivo di ciascuna attività. Per esempio, può misurare esattamente quanto tempo occorre perché una “Position Request Approved by Manager” passi a “Position Request Approved by HR” oppure analizzare l’efficienza dell’attività “Position Created in HR System”. Facendo emergere colli di bottiglia e inefficienze nascosti, il Process Mining fornisce indicazioni utili per comprendere le cause profonde dei ritardi, delle lacune di conformità e dello spreco di risorse nel ciclo di vita delle posizioni. È uno strumento efficace per capire come migliorare la gestione delle posizioni, dall’assunzione alla cessazione.

Aree chiave di miglioramento nella gestione delle posizioni

Applicando il Process Mining al processo di gestione delle posizioni, dall’assunzione alla cessazione, in Microsoft Dynamics 365 Human Resources, è possibile individuare diverse aree critiche da migliorare:

Semplificare i flussi di approvazione: può individuare catene di approvazione inutilmente lunghe, identificare gli approvatori o i reparti che causano ritardi e scoprire i casi in cui le approvazioni parallele potrebbero sostituire quelle sequenziali. Questo incide direttamente sul tempo di ciclo necessario per creare nuove posizioni.
Migliorare l’accuratezza e la tempestività dei dati: individui le discrepanze che emergono quando si modificano gli attributi delle posizioni e i casi in cui le posizioni vengono attivate o disattivate senza un controllo adeguato. Inserire dati accurati e aggiornati per attività come “Position Created in HR System” è essenziale per mantenere aggiornato l’organigramma.
Rafforzare la conformità e la governance: il Process Mining aiuta a individuare i casi in cui passaggi fondamentali per la conformità, come “Position Reviewed for Compliance”, vengono saltati o ritardati. In questo modo è possibile verificare il rispetto costante dei requisiti normativi e delle politiche interne.
Ottimizzare l’allocazione delle risorse: comprendendo il tempo effettivo trascorso dalle posizioni nei diversi stati, come “Position Frozen/Suspended” o “Position Deactivated”, può ottenere indicazioni sull’utilizzo delle risorse e prendere decisioni più consapevoli sul personale.
Ridurre le rilavorazioni: individui gli schemi ricorrenti di rilavorazione, per esempio le frequenti attività “Position Attributes Modified” subito dopo la creazione iniziale, che possono indicare richieste iniziali poco chiare o dati inseriti in modo impreciso.

Queste informazioni dettagliate consentono di apportare miglioramenti mirati e trasformare il processo di gestione delle posizioni, dall’assunzione alla cessazione, da potenziale collo di bottiglia a leva strategica.

Risultati attesi e vantaggi misurabili

Ottimizzare con il Process Mining il processo di gestione delle posizioni, dall’assunzione alla cessazione, porta vantaggi significativi e misurabili in tutta l’organizzazione:

Maggiore efficienza: si può prevedere una riduzione significativa del tempo di ciclo complessivo necessario per creare, modificare e chiudere le posizioni. Ne conseguono assunzioni più rapide, risposte più tempestive ai cambiamenti organizzativi e un minore carico amministrativo.
Risparmio sui costi: semplificando i flussi di lavoro e automatizzando le attività manuali, è possibile ridurre sensibilmente i costi operativi legati alla gestione delle posizioni. Una migliore allocazione delle risorse contribuisce inoltre a utilizzare il budget in modo più efficiente.
Maggiore conformità: si ottiene un rispetto costante delle politiche interne e delle normative esterne, riducendo il rischio di sanzioni e mantenendosi sempre pronti per gli audit. Ogni passaggio “Position Reviewed for Compliance” diventa trasparente e verificabile.
Migliore qualità dei dati: si mantiene una rappresentazione accurata e affidabile della struttura organizzativa in Microsoft Dynamics 365 Human Resources, fondamentale per tutte le altre funzioni HR e per le decisioni strategiche.
Maggiore agilità organizzativa: con un processo di gestione delle posizioni più efficiente e reattivo, l’organizzazione può adattarsi più rapidamente alle esigenze del mercato e ai cambiamenti strategici, assicurando che la struttura del personale sostenga sempre gli obiettivi aziendali. Questi risultati mostrano come ridurre efficacemente il tempo di ciclo della gestione delle posizioni, dall’assunzione alla cessazione.

Come iniziare ad analizzare il processo di gestione delle posizioni

Con gli strumenti giusti, ottimizzare il processo di gestione delle posizioni, dall’assunzione alla cessazione, in Microsoft Dynamics 365 Human Resources è semplice. Grazie al Process Mining, può passare rapidamente dalle ipotesi a indicazioni basate sui dati. Inizi analizzando i flussi del processo attuale per individuare inefficienze e opportunità di miglioramento. I dati disponibili nel sistema HR sono una risorsa preziosa da esplorare e possono offrirLe la chiarezza necessaria per introdurre cambiamenti efficaci e ottenere risultati operativi migliori.

Gestione delle posizioni, dall’assunzione alla cessazione Gestione delle posizioni HR Pianificazione della forza lavoro Gestione organizzativa Conformità HR Efficienza nella gestione del personale Ottimizzazione dei processi HR Allocazione delle risorse Risorse umane Riduzione del tempo di ciclo H2R Gestione del capitale umano HCM Progettazione organizzativa

Problemi e sfide comuni

Individui le sfide che La riguardano

I ritardi nelle approvazioni di responsabili, risorse umane e budget per le posizioni nuove o modificate allungano notevolmente il processo di assunzione. Aumentano il tempo necessario per assumere e possono ritardare l’avvio di progetti importanti, con conseguenti perdite di produttività e possibili ripercussioni sui ricavi. ProcessMind individua i punti in cui i flussi di approvazione si bloccano nella gestione delle posizioni, dall’assunzione alla cessazione, in Microsoft Dynamics 365 Human Resources. Visualizzando i percorsi effettivi e i colli di bottiglia, le organizzazioni possono identificare le fasi e gli utenti che causano i ritardi e intervenire in modo mirato per migliorare il processo.

Dopo la creazione iniziale, gli attributi delle posizioni vengono spesso modificati più volte: può trattarsi di requisiti iniziali poco chiari o di cambiamenti organizzativi reattivi. Queste continue modifiche aumentano il carico amministrativo, generano incoerenze nei dati e rendono meno affidabile la pianificazione della forza lavoro. ProcessMind analizza la sequenza e la frequenza delle attività Position Attributes Modified nella gestione delle posizioni, dall’assunzione alla cessazione. Fa emergere gli schemi di rilavorazione e ne individua le cause profonde, come una definizione iniziale insufficiente o l’assenza di linee guida chiare in Microsoft Dynamics 365 Human Resources.

Le posizioni possono essere create, modificate o riclassificate senza i controlli di conformità o tutte le approvazioni necessarie, esponendo l’organizzazione al rischio di violare le normative o le politiche interne. Queste mancanze possono comportare audit, sanzioni o danni alla reputazione. ProcessMind individua le deviazioni dai flussi standard di controllo della conformità nella gestione delle posizioni in Microsoft Dynamics 365 Human Resources. Evidenzia i casi in cui le attività Position Reviewed for Compliance vengono saltate o completate solo in parte, aiutando a rispettare le procedure previste per la gestione delle posizioni, dall’assunzione alla cessazione.

Tra l’approvazione del budget per una posizione e la sua effettiva creazione nel sistema HR possono verificarsi ritardi significativi, che ostacolano le assunzioni. Questo intervallo limita la capacità dell’organizzazione di rispondere rapidamente alle esigenze di personale e coprire i ruoli essenziali. ProcessMind visualizza il flusso da Position Budget Approved a Position Created in HR System nella gestione delle posizioni, dall’assunzione alla cessazione. Individua i passaggi di consegne e le attività in Microsoft Dynamics 365 Human Resources che causano attese, consentendo di snellire il processo.

Le posizioni restano congelate, sospese o inattive a lungo, senza motivazioni chiare né azioni successive. Questo immobilizza il budget, altera i dati di pianificazione della forza lavoro e comporta un’allocazione inefficiente delle risorse, con ripercussioni sui risultati economici. ProcessMind segue il ciclo di vita delle posizioni e mette in evidenza quelle che rimangono a lungo nello stato Position Frozen/Suspended o Position Deactivated nella gestione delle posizioni, dall’assunzione alla cessazione. Mostra dove persistono inutilmente posizioni inattive, consentendo di utilizzare meglio le risorse in Microsoft Dynamics 365 Human Resources.

Senza una visione chiara dell’intero percorso di gestione delle posizioni, è difficile comprendere i flussi effettivi del processo, individuare ritardi nascosti o valutarne l’efficienza complessiva. Questa mancanza di trasparenza porta a una gestione reattiva e fa perdere opportunità di ottimizzazione. ProcessMind offre una visualizzazione completa, dall’inizio alla fine, di ogni evento associato a un ID posizione nella gestione delle posizioni, dall’assunzione alla cessazione. Mappa i percorsi effettivi del processo, mostrando i tempi di ciclo reali e le varianti, e offre una visione approfondita delle attività in Microsoft Dynamics 365 Human Resources.

Discrepanze o imprecisioni negli attributi delle posizioni, come reparto, centro di costo o sede, possono causare errori nei report, nella gestione del budget e nella pianificazione della forza lavoro. Questi problemi di qualità dei dati possono propagarsi nei sistemi HR collegati e nei processi successivi. ProcessMind analizza le modifiche agli attributi e le incoerenze lungo il processo di gestione delle posizioni, dall’assunzione alla cessazione, in Microsoft Dynamics 365 Human Resources. Individua dove e perché si verificano problemi di qualità dei dati, consentendo di intervenire in modo proattivo per garantirne l’integrità fin dall’origine.

Le riclassificazioni frequenti delle posizioni possono indicare problemi nella definizione iniziale dei ruoli, instabilità della struttura organizzativa o cambiamenti reattivi. Ogni riclassificazione comporta costi amministrativi e può creare confusione su ruoli e responsabilità. ProcessMind mappa la frequenza e i fattori che attivano le attività Position Reclassified nella gestione delle posizioni, dall’assunzione alla cessazione. Aiuta a individuare schemi che possono indicare la necessità di definire con maggiore chiarezza le famiglie professionali o di pianificare una struttura organizzativa più stabile in Microsoft Dynamics 365 Human Resources.

Anche dopo aver ottenuto tutte le approvazioni, può trascorrere del tempo prima che le posizioni vengano attivate ufficialmente e rese disponibili per le assunzioni. Questo ritardo incide direttamente sui tempi di copertura delle posizioni e può far perdere candidati qualificati ai team di selezione. ProcessMind misura il tempo tra gli eventi Position Budget Approved o Position Created in HR System e Position Activated nella gestione delle posizioni, dall’assunzione alla cessazione. L’analisi mette in evidenza i colli di bottiglia nelle fasi finali di attivazione in Microsoft Dynamics 365 Human Resources.

Gli errori nella richiesta iniziale di una posizione o nelle successive fasi di approvazione spesso richiedono correzioni manuali, nuovi invii o modifiche ripetute agli attributi. Queste rilavorazioni sottraggono tempo e risorse preziose al team HR e aumentano i costi operativi. ProcessMind individua i cicli di rilavorazione e le deviazioni nel processo di gestione delle posizioni, dall’assunzione alla cessazione, in Microsoft Dynamics 365 Human Resources. Visualizza i casi in cui le attività Position Attributes Modified si verificano prima del previsto o si ripetono, segnalando errori e inefficienze nelle fasi precedenti.

Senza informazioni chiare e aggiornate sullo stato effettivo e sull’utilizzo delle posizioni, le organizzazioni faticano a prendere decisioni consapevoli sulla pianificazione della forza lavoro e sull’allocazione delle risorse. Ne possono derivare una gestione del personale inefficiente e spese eccessive. ProcessMind offre informazioni aggiornate sullo stato e sull’evoluzione effettivi delle posizioni lungo il processo di gestione, dall’assunzione alla cessazione. Mostrando i modelli di utilizzo reali, aiuta a prendere decisioni sull’allocazione delle risorse più consapevoli e basate sui dati in Microsoft Dynamics 365 Human Resources.

Obiettivi tipici

Definisca i criteri di successo

L’obiettivo è ridurre sensibilmente il tempo necessario per approvare le posizioni nuove o modificate con il coinvolgimento di tutte le parti interessate. In questo modo si velocizzano le assunzioni, si riducono i tempi di copertura delle posizioni e si risponde con maggiore agilità alle esigenze organizzative nella gestione delle posizioni, dall’assunzione alla cessazione. Ne beneficiano direttamente la produttività e l’efficienza operativa in Microsoft Dynamics 365 Human Resources, con un notevole risparmio sui costi grazie a periodi di vacanza più brevi e all’avvio più rapido dei progetti.
ProcessMind analizza i flussi effettivi delle approvazioni delle posizioni e individua i colli di bottiglia, i passaggi ridondanti e i ritardi nei passaggi di consegne. Visualizzando ogni fase del processo di approvazione e confrontandola con i tempi previsti, consente di prendere decisioni basate sui dati per snellire il processo, ottimizzare l’allocazione delle risorse e misurare l’impatto delle modifiche sulla riduzione del tempo di ciclo.

L’obiettivo è rimuovere gli ostacoli che ritardano la creazione iniziale delle nuove posizioni, assicurando un avvio fluido ed efficiente del ciclo di vita della gestione delle posizioni, dall’assunzione alla cessazione. Questo favorisce una crescita più rapida della forza lavoro e permette di istituire ruoli essenziali senza attese inutili, rendendo più reattive le attività HR in Microsoft Dynamics 365 Human Resources e aumentando l’agilità organizzativa.
ProcessMind offre una visione completa del processo di creazione delle posizioni, dall’avvio al completamento, e mostra con precisione dove si verificano i ritardi. Fa emergere le varianti del processo che generano colli di bottiglia, individua i percorsi non standard e quantifica l’impatto di ciascun collo di bottiglia, consentendo interventi mirati per ottimizzare il flusso di lavoro di creazione delle posizioni.

L’obiettivo è garantire che tutti i dati relativi alle posizioni, come titolo, reparto, centro di costo e stato, siano accurati, uniformi e aggiornati in Microsoft Dynamics 365 Human Resources. Dati coerenti sono essenziali per produrre report affidabili, pianificare accuratamente la forza lavoro e rispettare le politiche interne e le normative esterne, evitando errori e rilavorazioni nella gestione delle posizioni, dall’assunzione alla cessazione.
ProcessMind può individuare le incoerenze nei dati analizzando gli Event Log relativi alle attività Position Attributes Modified e facendo emergere schemi nelle modifiche e nelle relative cause profonde. Mappando il processo di inserimento e aggiornamento dei dati, evidenzia i punti in cui gli errori manuali o le integrazioni tra sistemi generano discrepanze, offrendo indicazioni per standardizzare la governance dei dati e migliorarne la qualità.

L’obiettivo è ottenere una visione completa e trasparente di tutte le fasi attraversate da una posizione, dalla richiesta e creazione all’attivazione, alle modifiche e alla chiusura, nell’ambito del processo di gestione delle posizioni, dall’assunzione alla cessazione. Una maggiore visibilità consente ai team HR e ai responsabili di monitorare proattivamente lo stato delle posizioni, prevedere le esigenze di personale e prendere decisioni consapevoli, migliorando in modo significativo la pianificazione strategica della forza lavoro in Microsoft Dynamics 365 Human Resources.
ProcessMind ricostruisce automaticamente il percorso completo di ogni posizione a partire dai dati degli eventi e fornisce una mappa visiva interattiva del processo. Consente di seguire gli stati correnti, individuare le posizioni ferme e comprendere i percorsi più frequenti, facendo emergere le deviazioni dal flusso previsto e offrendo una visione chiara dell’intero ciclo di vita, basata sui dati.

L’obiettivo è ridurre sensibilmente il tempo che intercorre tra l’approvazione di una posizione e la sua attivazione ufficiale, che la rende disponibile per le assunzioni. Un’attivazione più rapida accelera le assunzioni, limita l’impatto delle posizioni vacanti e consente all’organizzazione di impiegare la forza lavoro in modo efficiente, riducendo i costi operativi e migliorando l’efficacia della gestione delle posizioni, dall’assunzione alla cessazione, in Microsoft Dynamics 365 Human Resources.
ProcessMind analizza le attività in sequenza che portano all’attivazione delle posizioni e individua ritardi e dipendenze che allungano il processo. Aiuta a capire perché alcune posizioni richiedono più tempo per essere attivate, per esempio a causa di approvazioni in sospeso, problemi nell’inserimento dei dati o altri ostacoli amministrativi, così che l’organizzazione possa snellire queste fasi e accelerare l’attivazione.

L’obiettivo è ridurre il tempo e le risorse impiegati per correggere errori o ripetere attività nel processo di gestione delle posizioni, dall’assunzione alla cessazione. Meno rilavorazioni significano risparmi significativi, maggiore efficienza operativa e dati e attività di gestione delle posizioni più accurati e di qualità superiore in Microsoft Dynamics 365 Human Resources. Il personale HR può così dedicarsi a iniziative più strategiche.
ProcessMind mappa tutti i flussi del processo, comprese le deviazioni e i cicli che indicano rilavorazioni. Può individuare le attività o i punti decisionali in cui si verificano spesso errori, quantificarne l’impatto e identificarne le cause profonde, come dati inseriti in modo errato o approvazioni insufficienti, consentendo miglioramenti mirati per eliminare le rilavorazioni.

Questo obiettivo mira a garantire che tutte le attività di gestione delle posizioni, dalla creazione alla disattivazione, rispettino rigorosamente le politiche organizzative e i requisiti normativi stabiliti. Assicurare la conformità riduce i rischi legali e finanziari, tutela l’integrità dell’organizzazione e rafforza la fiducia, elementi essenziali per gestire efficacemente il processo di assunzione e cessazione del rapporto di lavoro, nell’ambito della gestione delle posizioni in Microsoft Dynamics 365 Human Resources. Inoltre, aiuta a evitare sanzioni e danni alla reputazione.
ProcessMind confronta i percorsi effettivamente seguiti dalle posizioni con i modelli di conformità predefiniti o con i processi ideali. Evidenzia eventuali deviazioni, passaggi non autorizzati o approvazioni mancanti che potrebbero indicare una violazione, consentendo alle risorse umane di individuare e affrontare in modo proattivo comportamenti non conformi o lacune nel processo, così da garantire il rispetto delle politiche.

L’obiettivo è individuare e gestire le posizioni obsolete, inattive o sottoutilizzate, affinché la struttura organizzativa sia efficiente, aggiornata e coerente con gli obiettivi strategici. Ottimizzare l’utilizzo delle posizioni libera risorse di bilancio, chiarisce le linee di riporto e consente di allocare le risorse in modo più efficace nell’ambito della gestione delle posizioni, contribuendo a rendere l’organizzazione più snella e reattiva in Microsoft Dynamics 365 Human Resources.
ProcessMind può individuare le posizioni che rimangono a lungo negli stati «Congelata/Sospesa» o «Disattivata», oppure che registrano attività molto sporadiche. Analizzando l’intero ciclo di vita, rileva schemi di inattività o sottoutilizzo e fornisce i dati necessari per decidere con cognizione di causa se accorpare, aggiornare o eliminare queste posizioni.

Questo obiettivo punta a ridurre la frequenza e il numero di modifiche apportate agli attributi fondamentali di una posizione dopo la sua creazione. Modifiche frequenti possono indicare instabilità nella progettazione organizzativa, aumentare il carico amministrativo e generare discrepanze nei dati. Ridurle favorisce la stabilità, alleggerisce il lavoro amministrativo e migliora l’affidabilità dei dati nella gestione delle posizioni in Microsoft Dynamics 365 Human Resources.
ProcessMind registra tutti gli eventi relativi alla «Modifica degli attributi della posizione» e individua quali attributi vengono modificati più spesso, da chi e in quale fase del ciclo di vita. L’analisi aiuta a risalire alle cause profonde delle modifiche frequenti, come definizioni iniziali poco chiare o procedure inefficienti per le richieste di modifica, e permette di intervenire in modo mirato per stabilizzare i dati delle posizioni.

Questo obiettivo mira a rendere il processo di riclassificazione delle posizioni più efficiente e trasparente, riducendo il rischio di ritardi ed errori. Semplificare la riclassificazione consente di aggiornare tempestivamente le posizioni affinché rispecchino le responsabilità attuali e le esigenze organizzative, riducendo il carico amministrativo e migliorando l’accuratezza dei dati sul personale nell’ambito della gestione delle posizioni in Microsoft Dynamics 365 Human Resources.
ProcessMind ricostruisce l’intero percorso di riclassificazione di una posizione, dalla richiesta iniziale all’approvazione finale e all’aggiornamento. Aiuta a individuare code di approvazione lunghe, colli di bottiglia e passaggi non standard che complicano il processo. Visualizzando questi flussi, ProcessMind offre indicazioni per semplificare il flusso di lavoro di riclassificazione e ridurre il tempo di ciclo complessivo.

Questo obiettivo consiste nell’utilizzare i dati di processo per capire meglio come vengono gestite le posizioni e dove sono allocate le risorse, così da pianificare il personale in modo più strategico ed efficace. Informazioni più complete consentono di impiegare al meglio il capitale umano, individuare carenze o sovrapposizioni di personale e prendere decisioni più consapevoli in tutte le fasi del ciclo di vita della gestione delle posizioni in Microsoft Dynamics 365 Human Resources.
ProcessMind analizza l’intero processo di gestione delle posizioni e offre una visione basata sui dati degli schemi di creazione, attivazione e disattivazione. Aiuta a individuare tendenze nell’organico dei reparti, nelle assegnazioni ai centri di costo e nelle tipologie di posizione, fornendo indicazioni utili sui movimenti delle risorse e sulle possibili aree in cui intervenire con una riallocazione o un’ottimizzazione, sulla base dell’esecuzione effettiva del processo.

Il percorso di miglioramento in 6 passaggi per la gestione delle posizioni

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Esportare i dati

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Analizzare il processo

Attuare i miglioramenti

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Cosa fare

Acceda e scarichi il template Excel già predisposto, progettato appositamente per i dati relativi alla gestione delle posizioni in Microsoft Dynamics 365 Human Resources.

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Perché è importante

Un template standardizzato consente di raccogliere tutti i dati necessari sulle posizioni nel formato corretto, semplificando il processo di analisi.

Risultato atteso

Un template Excel pronto all’uso, con la struttura più adatta ai dati sulla gestione delle posizioni.

COSA OTTERRÀ

Individui i ritardi nascosti nella gestione delle posizioni di D365 HR

ProcessMind visualizza i flussi di lavoro effettivi della gestione delle posizioni in D365 HR. Potrà individuare con chiarezza inefficienze e rischi per la conformità, così da orientare le ottimizzazioni sulla base dei dati.

Visualizzi il flusso di gestione delle posizioni in D365 HR
Individui i colli di bottiglia e i ritardi nei flussi di lavoro
Garantisca la conformità nella creazione delle posizioni
Ottimizzi le decisioni sull’allocazione delle risorse

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

RISULTATI TIPICI

Migliorare l’efficienza nella gestione delle posizioni

Questi risultati illustrano i miglioramenti misurabili che le organizzazioni ottengono in genere ottimizzando il processo di gestione delle posizioni nell’ambito dell’assunzione e della cessazione del rapporto di lavoro in Microsoft Dynamics 365 Human Resources. Il Process Mining fa emergere inefficienze e colli di bottiglia, consentendo interventi mirati che semplificano le operazioni e migliorano la pianificazione strategica del personale.

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Approvazioni delle posizioni più rapide

Riduzione del tempo medio di approvazione

Il Process Mining individua i colli di bottiglia nei flussi di lavoro di approvazione delle posizioni, contribuendo a ridurre sensibilmente il tempo di ciclo. Questo permette di prendere più rapidamente decisioni sul personale e di reagire con maggiore agilità alle esigenze dell’organico.

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Maggiore coerenza dei dati

Migliore qualità dei dati al primo inserimento

Individuando gli errori di inserimento più comuni e le informazioni mancanti, le organizzazioni possono migliorare la qualità dei dati al primo inserimento per le nuove posizioni. Si riducono così i problemi nelle fasi successive e aumenta l’accuratezza della reportistica.

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Riduzione dei costi di rilavorazione

Meno errori nella creazione delle posizioni

Individui le cause profonde delle rilavorazioni nella creazione e nella modifica delle posizioni, riducendo nettamente il tempo e le risorse impiegati per correggere gli errori. In questo modo aumenta l’efficienza operativa e diminuiscono i costi.

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Maggiore rispetto delle regole

Maggiore conformità alle politiche

Verifichi che tutti i processi di gestione delle posizioni rispettino rigorosamente le politiche interne e le normative esterne, monitorando in tempo reale il livello di conformità. Questo riduce al minimo i rischi e consente di essere sempre pronti per gli audit.

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Attivazione più rapida delle posizioni

Riduzione del tempo necessario per avviare il reclutamento

Riduca il tempo che intercorre tra la creazione e l’attivazione di una posizione, rendendo prima disponibili i ruoli per il reclutamento. Questo favorisce l’acquisizione di talenti e riduce il tempo necessario per coprire i ruoli critici.

I risultati variano in base alla complessità del processo, alla struttura organizzativa e alla qualità dei dati. Questi valori rappresentano i miglioramenti tipici osservati in diverse implementazioni del Process Mining per la gestione delle posizioni.

Dati consigliati

Inizi dagli attributi e dalle attività più importanti, quindi ampli l’analisi secondo necessità.

Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

Attributi

Dati chiave da acquisire per l’analisi

Identificativo univoco di una specifica posizione lavorativa all’interno dell’organizzazione.

Perché è importante

È l’identificativo fondamentale che collega tutti gli eventi correlati in un unico caso di processo e rende possibile analizzare l’intero ciclo di vita della posizione.

Nome dello specifico evento o dell’attività che si è verificato nel processo di gestione delle posizioni.

Perché è importante

Definisce le fasi del processo e consente di visualizzare le mappe del processo e analizzarne i flussi e le varianti.

Data e ora che indicano quando si è verificata l’attività.

Perché è importante

Questa data e ora sono essenziali per ordinare gli eventi, calcolare tutte le metriche basate sul tempo e individuare i colli di bottiglia del processo.

Data e ora in cui l’attività è stata completata.

Perché è importante

Consente di calcolare i tempi di elaborazione delle attività, un dato fondamentale per analizzare nel dettaglio le prestazioni e i colli di bottiglia.

Nome o ID dell’utente che ha eseguito l’attività.

Perché è importante

Consente di attribuire le responsabilità e analizzare le prestazioni di singoli utenti o team, aspetti fondamentali per la gestione delle risorse e la formazione.

Il dipartimento a cui appartiene la posizione.

Perché è importante

Consente di segmentare l’analisi del processo per unità aziendale, così da individuare problemi specifici dei singoli dipartimenti e confrontarne le prestazioni.

Stato attuale o storico della posizione.

Perché è importante

Indica chiaramente lo stato di ogni posizione, un dato essenziale per filtrare i casi e comprenderne gli esiti.

Titolo del ruolo associato alla posizione, ad esempio «Senior Accountant».

Perché è importante

Aggiunge un contesto aziendale essenziale e consente di analizzare i dati in base al ruolo, al livello o alla funzione.

Centro di costo a cui vengono imputate le spese della posizione.

Perché è importante

Collega la posizione ai dati finanziari, consentendo di analizzare i costi del processo e monitorare la coerenza dei dati.

Attività

Fasi del processo da monitorare e ottimizzare

Segna l’avvio formale del ciclo di vita della gestione di una posizione. In genere, l’evento viene registrato quando un utente invia una nuova richiesta tramite un modulo dedicato o un flusso di lavoro in Dynamics 365 HR.

Perché è importante

È il punto di partenza per misurare l’intero ciclo di vita della posizione, compresi KPI importanti come il tempo di ciclo di approvazione della posizione e il tempo di attraversamento per la sua creazione.

Indica l’approvazione finale da parte delle risorse umane prima della creazione formale della posizione. L’evento viene registrato esplicitamente nel sistema del flusso di lavoro al completamento dell’attività di approvazione delle risorse umane.

Perché è importante

Segna la fine della fase di approvazione ed è una tappa fondamentale per misurare il tempo medio complessivo di approvazione della posizione.

Questo evento segna la creazione ufficiale del record della posizione in Dynamics 365 HR. Si ricava dalla data e dall’ora di creazione del record principale della posizione.

Perché è importante

È una tappa fondamentale che segna il passaggio dalla richiesta a una posizione effettiva nell’organizzazione. Costituisce il punto finale del KPI relativo al tempo di attraversamento per la creazione della posizione.

Segna il momento in cui la posizione diventa ufficialmente disponibile e può iniziare il reclutamento. L’evento si deduce dalla modifica di un campo di stato nel record della posizione al valore «Attiva» o a uno stato equivalente.

Perché è importante

È una tappa fondamentale per misurare la disponibilità della posizione per il reclutamento e l’efficienza delle fasi finali di configurazione. È essenziale per il KPI relativo al tempo medio di attivazione della posizione.

La posizione non è più attiva ed è rimossa dalla struttura organizzativa attiva, spesso dopo essere stata coperta. L’evento si deduce da una modifica dello stato a «Inattiva» o a uno stato equivalente.

Perché è importante

Segna una tappa importante al termine della fase attiva della posizione. È fondamentale per analizzare il tempo medio di disattivazione e gestire con precisione l’organico.

Rappresenta l’archiviazione definitiva del record della posizione e segna la conclusione del suo ciclo di vita. L’evento si deduce da una modifica dello stato a «Chiusa» o a un altro stato terminale.

Perché è importante

È l’evento conclusivo del processo e consente di analizzare l’intero ciclo di vita da un’estremità all’altra, oltre ad aiutare a individuare le posizioni obsolete da chiudere.

Domande frequenti

In che modo il Process Mining può migliorare la gestione delle posizioni nel processo di assunzione e cessazione del rapporto di lavoro?

Il Process Mining analizza gli Event Log di Microsoft Dynamics 365 Human Resources per visualizzare il flusso effettivo dei processi di gestione delle posizioni. Aiuta a individuare colli di bottiglia nelle approvazioni, incongruenze nei dati e attività da ripetere. Facendo emergere queste inefficienze nascoste, consente di semplificare le operazioni, ridurre i tempi di ciclo e migliorare la conformità.

Quali dati specifici servono da Microsoft Dynamics 365 Human Resources per analizzare la gestione delle posizioni?

Servono i dati degli Event Log relativi alla creazione, alla modifica, all’approvazione e all’attivazione delle posizioni. Tra i dati principali figurano l’ID della posizione, le date e gli orari delle attività, i nomi delle attività e l’utente responsabile di ciascuna azione. Per ricostruire correttamente il processo è fondamentale disporre di un identificativo univoco del caso, ovvero l’ID della posizione.

Quali informazioni e miglioramenti possiamo aspettarci nel processo di gestione delle posizioni?

Potrà individuare le cause profonde dei ritardi nelle approvazioni, rilevare varianti del processo non conformi e ottenere una visione completa del ciclo di vita delle posizioni. Da qui possono derivare miglioramenti quantificabili, come la riduzione dei tempi di approvazione delle posizioni, un minor numero di colli di bottiglia nella loro creazione e una maggiore coerenza dei dati. In definitiva, il Process Mining aiuta a ottimizzare l’allocazione delle risorse e ad accelerare l’attivazione delle posizioni.

Quali sono i requisiti tecnici tipici per iniziare a utilizzare il Process Mining nella gestione delle posizioni?

I requisiti tecnici di base comprendono l’accesso al database di Microsoft Dynamics 365 Human Resources o al relativo archivio analitico dei dati, in genere tramite una connessione sicura. Serve inoltre una piattaforma di Process Mining, disponibile in cloud o installabile nei sistemi aziendali. Di norma, il team delle risorse umane non deve possedere competenze tecniche approfondite, perché la piattaforma gestisce l’elaborazione complessa dei dati.

Come si estraggono i dati necessari da Dynamics 365 HR senza interrompere le operazioni?

In genere, i dati vengono estratti tramite metodi di integrazione standard o replica del database, riducendo al minimo l’impatto sulle prestazioni del sistema in uso. Spesso si accede al data lake sottostante oppure si utilizzano API per recuperare gli Event Log storici. Il processo è progettato per essere di sola lettura e non interferire con le attività quotidiane delle risorse umane.

Quanto tempo occorre in genere per passare dalla connessione ai dati alle prime informazioni utili?

I tempi variano in base al volume e alla complessità dei dati, ma la configurazione iniziale e l’acquisizione dei dati richiedono in genere da alcuni giorni a qualche settimana. Entro 4-6 settimane, la maggior parte delle organizzazioni può generare i primi modelli di processo e individuare i principali colli di bottiglia. L’analisi più approfondita e i miglioramenti iterativi proseguono man mano che il progetto avanza.

Il Process Mining può aiutare a ridurre le modifiche frequenti agli attributi delle posizioni e le riclassificazioni?

Sì. Il Process Mining può ricostruire con precisione tutte le modifiche agli attributi delle posizioni e i relativi percorsi di riclassificazione. Mostra dove, quando e da chi vengono apportate, facendo emergere cause profonde come requisiti iniziali poco chiari o fasi di revisione inefficienti. Questa visibilità consente di attuare interventi mirati per ridurre le rilavorazioni e stabilizzare i dati delle posizioni.

Il Process Mining individua i rischi di conformità nei flussi di lavoro per la gestione delle posizioni?

Sì. Il Process Mining confronta l’esecuzione effettiva del processo con le regole di conformità e i modelli di processo ideali definiti in precedenza. Può rilevare automaticamente deviazioni, passaggi non autorizzati o approvazioni mancanti che potrebbero comportare violazioni. Individuare tempestivamente questi problemi aiuta a ridurre i rischi prima che diventino rilevanti.

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