> Miglioramento Continuo dei Processi > Gestione dei Contratti > Agiloft

Migliorare la Sua Gestione dei Contratti

Ottimizzare i cicli contrattuali Agiloft con la nostra guida in 6 passaggi.
Scarica Template Dati
Migliorare la Sua Gestione dei Contratti
Sfide (11) Obiettivi (10) 6 Fasi Anteprima Risultati Dati FAQ (5)

Ottimizzare la Gestione Contratti in Agiloft per Cicli Più Veloci

I processi di gestione dei contratti spesso nascondono inefficienze come ritardi nelle revisioni, nelle approvazioni e nella compliance. La nostra piattaforma La aiuta a individuare gli esatti bottleneck lungo l'intero ciclo di vita del Suo contratto, dalla stesura iniziale al rinnovo finale. Scopra come ottimizzare le operazioni, ridurre i tempi di ciclo e migliorare la governance identificando le principali opportunità di ottimizzazione.

Scarichi il nostro template dati preconfigurato e affronti le sfide comuni per raggiungere i suoi obiettivi di efficienza. Segua il nostro piano di miglioramento in sei fasi e consulti la Guida al Template Dati per trasformare le sue operazioni.

Mostra descrizione dettagliata

Perché Ottimizzare la Gestione dei Contratti con Agiloft è Cruciale

La gestione dei contratti è la spina dorsale delle relazioni commerciali di ogni organizzazione, eppure è spesso afflitta da inefficienze nascoste. In una piattaforma sofisticata come Agiloft, sebbene gli strumenti di automazione siano numerosi, il processo end-to-end può ancora celare bottleneck, cicli di rilavorazione e rischi di compliance che erodono il valore e rallentano le operazioni aziendali. Ritardi nella stesura dei contratti, cicli di negoziazione prolungati o opportunità di rinnovo mancate hanno un impatto diretto sui ricavi, aumentano i costi operativi ed espongono la Sua organizzazione a vulnerabilità legali e finanziarie non necessarie. Comprendere il vero flusso dei Suoi contratti, al di là del design previsto, è essenziale per mantenere agilità e vantaggio competitivo. Ottimizzare il Suo processo di Gestione dei Contratti Agiloft non riguarda solo l'efficienza, ma anche la salvaguardia dei Suoi interessi aziendali, il miglioramento delle relazioni con gli stakeholder e la garanzia di una compliance costante in un panorama normativo dinamico.

Come il Process Mining Illumina il Suo Ciclo di Vita dei Contratti Agiloft

Il Process Mining offre una lente senza precedenti, basata sui dati, sul percorso effettivo di ogni contratto all'interno del Suo sistema Agiloft. Invece di basarsi su supposizioni o prove aneddotiche, ricostruisce il ciclo di vita completo del contratto dai log eventi di sistema, rivelando come i contratti si muovono realmente all'interno della Sua organizzazione. Per la Gestione dei Contratti Agiloft, questo significa mappare con precisione ogni fase, dalla richiesta iniziale del contratto all'esecuzione, al monitoraggio degli obblighi e all'eventuale rinnovo o risoluzione. Lei ottiene una mappa di processo visiva e interattiva che evidenzia i percorsi comuni, identifica le deviazioni dalle procedure standard e scopre rilavorazioni inaspettate. Questa visione obiettiva Le permette di individuare esattamente dove i contratti si bloccano, chi è coinvolto nei ritardi e quali attività specifiche contribuiscono maggiormente ai tempi di ciclo prolungati. Comprendendo queste variazioni di processo reali, Lei può prendere decisioni informate per ottimizzare le operazioni, ridurre l'errore umano e assicurarsi che la Sua piattaforma Agiloft sia utilizzata al massimo del suo potenziale.

Individuare le Aree Chiave di Miglioramento nella Gestione dei Contratti

Con il Process Mining, Lei può mirare specificamente a migliorare aree critiche del Suo processo di Gestione dei Contratti Agiloft. Otterrà chiarezza su:

  • Bottleneck (Colli di Bottiglia) di Revisione e Approvazione: Identifichi le fasi esatte, i dipartimenti o gli individui che causano costantemente ritardi nelle revisioni interne o legali, consentendoLe di riallocare le risorse o affinare i workflow di approvazione.
  • Inefficienze nella Negoziazione: Visualizzi i cicli di negoziazione, inclusi il numero di modifiche e revisioni, per comprendere dove le negoziazioni si prolungano e come accelerarle.
  • Lacune di Compliance: Rilevi i casi in cui passaggi obbligatori, come specifici controlli di compliance o divulgazioni, vengono ignorati o ritardati, garantendo una più rigorosa aderenza ai requisiti normativi e alle politiche interne.
  • Attività Automatizzate vs. Manuali: Distingua tra le attività che sono efficientemente automatizzate all'interno di Agiloft e quelle che si basano ancora sull'intervento manuale, scoprendo opportunità per ulteriore automazione al fine di ridurre lo sforzo umano e gli errori.
  • Processo Post-Esecuzione: Analizzi l'efficienza delle attività post-esecuzione come il monitoraggio degli obblighi, le richieste di modifica e i processi di rinnovo per garantire la continua realizzazione del valore del contratto.

Realizzare Risultati Misurabili per i Suoi Contratti Agiloft

Le intuizioni ottenute dal Process Mining si traducono in miglioramenti tangibili e misurabili per la Sua Gestione dei Contratti Agiloft. Lei può aspettarsi di:

  • Ridurre i Tempi del Ciclo Contrattuale: Ridurre significativamente il tempo dalla richiesta all'esecuzione, portando a una più rapida generazione di entrate e a partnership commerciali più solide.
  • Ridurre i Costi Operativi: Minimizzare il tempo e le risorse spese per la gestione dei contratti, liberando i Suoi team legali, di approvvigionamento e di vendita per lavori più strategici.
  • Migliorare la Compliance e Ridurre i Rischi: Assicurarsi che tutti gli obblighi contrattuali siano soddisfatti e i requisiti normativi siano rispettati, mitigando l'esposizione legale e finanziaria.
  • Migliorare il Valore del Contratto: Ottimizzare le strategie di negoziazione e garantire rinnovi o modifiche tempestive, massimizzando il valore derivato da ogni accordo.
  • Aumentare la Soddisfazione degli Stakeholder: Offrire tempi di risposta più rapidi e maggiore trasparenza, migliorando le relazioni con i dipartimenti interni e le controparti esterne.

Iniziare con l'Ottimizzazione del Processo Contrattuale Agiloft

Intraprendere il Suo percorso per ottimizzare la Gestione dei Contratti in Agiloft con il Process Mining non richiede competenze specialistiche in data science. Sfruttando la potenza delle intuizioni basate sui dati, Lei può trasformare il Suo ciclo di vita contrattuale da una potenziale fonte di attrito in un'operazione snella, efficiente e conforme. Inizi a scoprire le vere prestazioni dei Suoi contratti oggi stesso e prenda decisioni basate sui dati che spingono la Sua attività in avanti.

Gestione dei Contratti CLM Ciclo di Vita del Contratto Dipartimento Legale Acquisti Negoziazione Contratto Compliance Rinnovi Contrattuali Workflow di approvazione

Problemi e Sfide Comuni

Identifichi le sfide che la stanno influenzando

I ritardi nelle revisioni interne e legali spesso prolungano il ciclo di vita del contratto, portando a scadenze mancate e problemi di riconoscimento dei ricavi. Ciò influisce direttamente sull'agilità aziendale e può mettere a dura prova le relazioni con fornitori o clienti. ProcessMind analizza i Suoi log eventi di Agiloft per individuare le fasi di revisione esatte o i dipartimenti che causano i bottleneck, identificando le deviazioni di processo e le lacune di compliance, e rivelando le cause profonde delle lente approvazioni.

La mancata adesione alle politiche interne o ai requisiti normativi esterni durante il ciclo di vita del contratto espone l'organizzazione a significativi rischi legali e finanziari. Le incongruenze possono derivare da controlli manuali o passaggi trascurati in workflow complessi. ProcessMind mappa il flusso effettivo di ogni contratto in Agiloft, confrontandolo con le regole di compliance definite per segnalare le deviazioni e imporre l'aderenza alle procedure operative standard, minimizzando l'esposizione al rischio.

Spesso i team non dispongono di una visione completa e in tempo reale dello stato di ogni contratto nel suo ciclo di vita, il che porta a richieste ridondanti, mancate azioni proattive e un aumento del carico amministrativo. Ciò ostacola un'efficace allocazione delle risorse e la previsione. ProcessMind ricostruisce l'intero percorso di ogni contratto all'interno di Agiloft, fornendo una visibilità end-to-end sullo stato attuale, le attività eseguite e identificando dove il processo è bloccato o devia dal percorso standard.

Fasi di negoziazione prolungate, caratterizzate da più cicli di modifiche e revisioni, consumano tempo e risorse preziose, ritardando l'esecuzione del contratto e potenzialmente influenzando la chiusura degli affari. Ciò può anche portare a costi legali più elevati. ProcessMind analizza le attività di negoziazione e le versioni dei documenti in Agiloft, identificando schemi di modifiche eccessive, punti critici comuni e l'impatto di diverse strategie di negoziazione sui tempi di ciclo per ottimizzare le discussioni future.

Variazioni nelle pratiche di redazione contrattuale e l'uso incoerente di template approvati possono introdurre errori, aumentare il tempo di revisione legale e indebolire l'applicabilità legale. Ciò complica anche gli sforzi di standardizzazione e conformità. ProcessMind identifica le istanze in cui la redazione contrattuale o l'uso del template devia dalle migliori pratiche stabilite all'interno di Agiloft, evidenziando la frequenza e l'impatto di tali incongruenze sui successivi passaggi del processo e sulle revisioni legali.

La mancata attivazione tempestiva dei rinnovi o l'elaborazione delle risoluzioni può portare a rinnovi automatici di termini sfavorevoli, interruzioni impreviste del servizio o passività e costi continui. Ciò influisce direttamente sulle prestazioni finanziarie e sulla gestione dei fornitori. ProcessMind monitora le date di scadenza e le attività associate pre-rinnovo o di risoluzione in Agiloft, identificando i contratti a rischio di perdere scadenze critiche e scoprendo le ragioni dei ritardi nel workflow di rinnovo o risoluzione.

Compiti manuali eccessivi, immissione di dati e comunicazioni ad-hoc lungo il ciclo di vita del contratto aumentano i costi operativi e deviano le risorse da attività strategiche. Ciò spesso deriva da lacune di processo non completamente supportate dal sistema. ProcessMind quantifica la frequenza e la durata degli interventi manuali osservati nei Suoi processi contrattuali Agiloft, rivelando aree specifiche in cui l'automazione o la standardizzazione dei processi possono ridurre significativamente la spesa operativa e migliorare l'efficienza.

Senza chiari insight sulle performance di processo, è difficile tracciare e applicare gli accordi sul livello di servizio (SLA) per le revisioni e le approvazioni interne, portando a attriti interni e insoddisfazione esterna. ProcessMind analizza i tempi di elaborazione effettivi per ogni attività in Agiloft rispetto agli SLA definiti, identificando dipartimenti o individui che violano costantemente gli obiettivi e fornendo insight basati sui dati per migliorare la responsabilità e le performance.

Carichi di lavoro sbilanciati e un'allocazione inefficiente delle risorse legali, di approvvigionamento o commerciali tra i vari tipi o fasi contrattuali possono portare a bottleneck, burnout e un uso subottimale delle competenze specialistiche. ProcessMind fornisce insight sull'utilizzo delle risorse analizzando i volumi e le durate delle attività per utente o dipartimento in Agiloft, contribuendo a ottimizzare l'organico e la distribuzione del carico di lavoro per migliorare il flusso complessivo del processo.

Post-esecuzione, la mancanza di un monitoraggio sistematico degli obblighi contrattuali può portare a milestone mancate, deliverable non consegnati o violazioni inosservate, con conseguenti sanzioni finanziarie o relazioni danneggiate. ProcessMind visualizza le attività di 'obblighi monitorati' e 'revisione di compliance' all'interno di Agiloft, identificando schemi di negligenza o ritardi nelle fasi post-esecuzione e assicurando che gli obblighi critici siano tracciati efficacemente.

Fluttuazioni significative nel tempo necessario per completare tipi di contratti simili, senza ragioni evidenti, indicano inefficienze o incongruenze di processo latenti difficili da diagnosticare manualmente. Questa incertezza rende complesse le previsioni e la pianificazione. ProcessMind identifica e visualizza le varianti di processo in Agiloft, evidenziando i percorsi che portano a cycle time più lunghi o più brevi per specifici tipi di contratto, consentendo sforzi di ottimizzazione e standardizzazione mirati.

Obiettivi Tipici

Definisca il significato di successo

Questo obiettivo mira a ridurre significativamente il tempo che i contratti trascorrono nelle fasi di revisione e approvazione. Raggiungere questo significa che i contratti vengono eseguiti più rapidamente, migliorando la velocità aziendale e consentendo una più rapida generazione di ricavi o l'instaurazione di partnership. I ritardi nel ciclo di vita dei contratti di Agiloft possono influire sulle tempistiche dei progetti e creare arretrati legali. ProcessMind analizza il tempo effettivo trascorso in ogni passaggio di approvazione, evidenziando specifici bottleneck, singoli approvatori o passaggi di consegne dipartimentali che causano ritardi. Identificando queste inefficienze, può implementare aggiustamenti mirati al workflow in Agiloft, come approvazioni parallele o promemoria automatizzati, e misurare la riduzione del tempo medio di approvazione.

Questo obiettivo si concentra sulla garanzia che ogni contratto aderisca rigorosamente alle politiche interne, ai regolamenti legali e agli standard di settore. Una migliore conformità minimizza i rischi legali, evita sanzioni e sostiene la reputazione dell'organizzazione, particolarmente critica nell'ambiente strutturato di Agiloft. Significa un'applicazione coerente delle regole su tutti i tipi di contratto. ProcessMind rileva automaticamente le deviazioni dal percorso di conformità ideale all'interno del processo di gestione dei contratti Agiloft. Può identificare istanze in cui passaggi richiesti sono stati saltati, template errati sono stati utilizzati o specifiche revisioni legali non sono state eseguite, consentendole di imporre controlli più rigorosi e tracciare la riduzione dei case non conformi.

Raggiungere questo obiettivo significa ottenere una visibilità completa e in tempo reale sullo stato e sull'avanzamento di ogni contratto, dall'inizio alla chiusura. Una maggiore trasparenza consente agli stakeholder di monitorare la progressione dei contratti, anticipare potenziali ritardi e prendere decisioni informate, evitando che i contratti diventino

Questo obiettivo mira ad accorciare la durata e a ridurre il numero di iterazioni richieste durante le negoziazioni contrattuali. Un processo di negoziazione ottimizzato accelera la chiusura degli accordi, riduce i costi legali e libera tempo prezioso per i team legali e commerciali. Negoziati prolungati in Agiloft possono ritardare progetti critici e ricavi. ProcessMind analizza l'intero processo di negoziazione, identificando modelli di revisioni eccessive, punti di contesa comuni o percorsi di negoziazione specifici che portano a cicli più lunghi all'interno di Agiloft. Comprendendo queste dinamiche, può affinare le strategie di negoziazione, standardizzare le clausole e misurare la riduzione del cycle time di negoziazione e delle versioni revisionate.

Questo obiettivo si concentra sulla garanzia di un uso coerente di template, clausole e linguaggio approvati in tutti i contratti. La redazione standardizzata riduce gli errori, accelera la creazione del contratto e garantisce coerenza legale, minimizzando i rischi associati a un linguaggio contrattuale vario. La redazione incoerente in Agiloft può portare a esposizione legale e rilavorazione. ProcessMind può identificare variazioni nelle attività di redazione contrattuale e l'uso di template o clausole non standard all'interno di Agiloft. Mappando i percorsi di redazione effettivi, evidenzia dove si verificano le deviazioni, consentendo una migliore applicazione della standardizzazione e un aumento misurabile dei tassi di adesione al template.

Questo obiettivo mira a prevenire qualsiasi svista nella gestione delle data critiche dei contratti, come rinnovi, scadenze o risoluzioni. Evitare scadenze mancate garantisce un servizio continuo, previene rinnovi automatici indesiderati e protegge da perdite di ricavi o passività impreviste. Questo è vitale per un'efficace governance contrattuale in Agiloft. ProcessMind fornisce una visione completa dei cicli di vita dei contratti, permettendole di identificare i contratti vicini a data critiche e di segnalare i processi in cui i passaggi di notifica o rinnovo vengono frequentemente persi in Agiloft. Aiuta a stabilire avvisi proattivi e workflow per garantire un'azione tempestiva, misurando la riduzione dei contratti in ritardo.

Questo obiettivo si concentra sulla minimizzazione della necessità di intervento umano nelle task di gestione contrattuale di routine, come l'inserimento manuale di data, la revisione e la verifica. Ridurre lo sforzo manuale diminuisce i costi operativi, riduce la probabilità di errori umani e libera risorse per lavori più strategici. Questo è fondamentale per ottimizzare i processi di Agiloft. ProcessMind identifica specifiche attività o eccezioni di processo in Agiloft che richiedono frequentemente intervento manuale, evidenziando opportunità di automazione. Comprendendo dove si verificano le task manuali, può implementare automazioni del workflow o miglioramenti di processo, misurando la riduzione delle ore-persona spese per queste task.

Questo obiettivo riguarda il rispetto costante degli accordi sul livello di servizio (SLA) predefiniti per varie attività di gestione dei contratti, in particolare per i tempi di revisione e approvazione. Una migliore adesione agli SLA porta a una maggiore soddisfazione degli stakeholder interni ed esterni, migliora la prevedibilità e rafforza la responsabilità lungo il ciclo di vita del contratto. ProcessMind monitora le performance effettive rispetto agli SLA stabiliti per ogni fase del processo contrattuale in Agiloft. Individua esattamente dove e perché gli SLA non vengono rispettati, sia a causa di vincoli di risorse che di inefficienze del workflow, consentendole di implementare azioni correttive e di tracciare la percentuale di conformità SLA.

Questo obiettivo mira a distribuire il carico di lavoro in modo più efficiente tra i team legali, di approvvigionamento e amministrativi coinvolti nella gestione dei contratti. Un'allocazione ottimale delle risorse assicura che nessun team sia sovraccaricato o sottoutilizzato, portando a maggiore produttività, riduzione del burnout e un'elaborazione più rapida dei contratti. Questo obiettivo garantisce che i processi contrattuali di Agiloft non siano bloccati da bottleneck di risorse. ProcessMind fornisce insight sui modelli di utilizzo delle risorse e identifica individui o team specifici che diventano costantemente bottleneck nel ciclo di vita dei contratti Agiloft. Analizzando la disponibilità delle risorse e la distribuzione dei task, le organizzazioni possono riallocare le risorse in modo più efficace e misurare il miglioramento dell'efficienza delle risorse.

Questo obiettivo mira a minimizzare le fluttuazioni imprevedibili nel tempo di elaborazione end-to-end per i contratti. Ridurre la variabilità porta a tempi di completamento dei contratti più prevedibili, consentendo una migliore pianificazione, previsioni più affidabili e una maggiore stabilità operativa tra i diversi tipi di contratto in Agiloft. ProcessMind scopre le cause profonde delle variazioni del cycle time, come diversi percorsi di esecuzione, cicli di rilavorazione o durate delle attività incoerenti all'interno di Agiloft. Visualizzando queste variazioni nascoste, può standardizzare i processi, eliminare le incongruenze e tracciare la riduzione della deviazione standard dei cycle time dei contratti.

Il Percorso di Miglioramento in 6 Fasi per la Gestione dei Contratti

1

Scarica il Modello
2

Esportare i Suoi `Dati` Agiloft
3

Carica il Tuo Dataset
4

Analizzi il Suo Processo Contrattuale
5

Implementa Miglioramenti
6

Monitorare i Suoi Progressi
1

Scarica il Modello

Cosa fare

Ottenga il template Excel specificamente progettato per i dati del processo di Gestione dei Contratti. Questo template fornisce la struttura necessaria per organizzare efficacemente i Suoi dati contrattuali Agiloft.

Visualizza Guida al Template Dati Scarica Template
Perché è importante

L'utilizzo del template corretto garantisce che i suoi dati siano strutturati in modo uniforme, consentendo un'analisi accurata e coerente, cruciale per identificare insight azionabili.

Risultato atteso

Un template Excel pre-formattato, adattato per i dati di gestione dei contratti Agiloft, pronto per essere popolato.

COSA OTTERRAI

Visualizzi i Suoi Cicli Contrattuali Agiloft, Trovi Risparmi

ProcessMind mappa l'intero percorso di gestione dei Suoi contratti Agiloft, rivelando i flussi di processo effettivi e i ritardi nascosti. Ottenga visualizzazioni chiare per individuare le inefficienze e comprendere i rischi di compliance.
  • Visualizzi il flusso contrattuale end-to-end di Agiloft
  • Identificare specifici `bottleneck` di revisione e approvazione
  • Individuare rischi di `compliance` e deviazioni
  • Ottimizzare i tempi di ciclo dalla redazione al rinnovo
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RISULTATI TIPICI

Migliorare le Prestazioni della Gestione Contrattuale

La nostra soluzione di `Process Mining` per la Gestione dei Contratti Agiloft individua inefficienze e lacune di `compliance`, rivelando opportunità per ottimizzare i `workflow` e mitigare i rischi. I risultati qui presentati illustrano i miglioramenti comuni realizzati dalle organizzazioni che sfruttano le intuizioni basate sui `dati`.

0 %
Approvazioni Contrattuali Più Veloci

Tempo di approvazione ridotto

Ottimizzi i workflow di revisione e approvazione per ridurre il tempo totale necessario all'approvazione di un contratto, accelerando la chiusura degli accordi.
0 %
Conformità Migliorata

Migliorata aderenza alle politiche

Assicurarsi che i contratti aderiscano a tutti i passaggi di compliance predefiniti e ai requisiti normativi, minimizzando i rischi ed evitando potenziali penali.
0 %
Meno Rilavorazioni di Redazione

Frequenza ridotta delle modifiche

Identificare le cause profonde di modifiche contrattuali e rilavorazioni eccessive, portando a una redazione più standardizzata e approvazioni più rapide al primo passaggio.
0 %
Negoziati Più Veloci

Durata della fase di negoziazione ottimizzata

Individuare i bottleneck nella fase di negoziazione e implementare miglioramenti basati sui dati per ridurre significativamente il tempo trascorso in discussioni avanti e indietro.
0 %
Meno Scadenze Mancate

Aumento del tasso di azioni tempestive

Gestire in modo proattivo le date di scadenza e rinnovo dei contratti, assicurando che le azioni critiche siano intraprese in tempo ed evitando costosi scadimenti o rinnovi.

I risultati variano in base alle specificità del Suo processo di gestione dei contratti, alla configurazione Agiloft esistente e alla qualità dei `dati`. Queste cifre rappresentano miglioramenti tipici osservati in varie implementazioni.

Dati Consigliati

Inizia con gli attributi e le attività più importanti, poi espandi secondo necessità.
È nuovo agli event log? Impari come creare un event log di Process Mining.

Attributi

Punti dati chiave da acquisire per l'analisi

L'identificatore univoco per ogni contratto gestito all'interno del sistema. Questo ID collega tutte le attività e gli event correlati durante il ciclo di vita del contratto.

Perché è importante

Questa è la chiave essenziale per tracciare il percorso completo di un contratto. Senza di essa, non è possibile analizzare il flusso di processo end-to-end o calcolare i KPI a livello di case.

Il timestamp che indica quando una specifica attività o un evento è stato completato.

Perché è importante

Consente il calcolo del tempo di elaborazione effettivo di un'attività, separando il tempo di lavoro attivo dal tempo di attesa per un'analisi dei bottleneck più precisa.

Il nome dell'utente o della risorsa che ha eseguito l'attività.

Perché è importante

Consente l'analisi del carico di lavoro, il confronto delle prestazioni e l'identificazione di bottleneck o best practice specifici delle risorse.

Il dipartimento aziendale a cui appartiene l'utente o il proprietario del contratto.

Perché è importante

Consente il confronto delle prestazioni tra le unità aziendali, aiutando a identificare problemi di processo specifici del dipartimento o best practice.

La classificazione del contratto, come Master Service Agreement (MSA), Non-Disclosure Agreement (NDA) o Statement of Work (SOW).

Perché è importante

Spiega significative variazioni nella complessità, durata e rischio del processo. È un attributo fondamentale per una segmentazione significativa del processo.

Il valore monetario totale del contratto.

Perché è importante

Fornisce un contesto finanziario al processo, consentendo un'analisi basata sul valore, la prioritizzazione e la comprensione dell'impatto aziendale dei ritardi.

Lo status o lo stato attuale del contratto nel suo ciclo di vita.

Perché è importante

Fornisce una rapida panoramica dello stato attuale di un contratto, consentendo il filtraggio e la segmentazione per l'analisi dei case in corso rispetto a quelli completati.

Il nome della parte esterna, cliente, fornitore o partner coinvolto nel contratto.

Perché è importante

Aiuta a identificare come diversi partner esterni influenzano i tempi e la complessità della negoziazione contrattuale, consentendo una migliore previsione e strategia.

La data in cui il contratto è destinato a scadere se non rinnovato o risolto.

Perché è importante

Cruciale per una gestione proattiva dei contratti, consentendo all'azienda di evitare scadenze mancate per rinnovi o risoluzioni.

Attività

Fasi del processo da tracciare e ottimizzare

Questo è il primo event nel ciclo di vita del contratto, che rappresenta la richiesta formale di un nuovo contratto. In Agiloft, ciò è tipicamente catturato come la creazione di un nuovo record nella tabella Contratto, che è un event esplicito registrato nella cronologia o nel log di audit del sistema.

Perché è importante

Questa attività segna l'inizio del processo, rendendola essenziale per il calcolo del cycle time complessivo del contratto. L'analisi di questo punto di partenza aiuta a comprendere il volume e le fonti della domanda di contratti all'interno dell'organizzazione.

Indica che il dipartimento legale ha completato la revisione del contratto. Questo evento è spesso catturato quando il team legale aggiorna lo stato del contratto, ad esempio a 'Legal Approvato', o completa un'attività di approvazione specifica.

Perché è importante

La revisione legale è un passaggio critico e spesso lungo. Individuare la durata di questa attività aiuta a identificare i bottleneck all'interno del team legale e supporta il monitoraggio della conformità agli SLA.

Questo milestone indica che tutti gli stakeholder interni richiesti hanno approvato la versione finale del contratto. È solitamente dedotto quando lo stato del contratto passa a uno stato di approvazione terminale come 'Completamente Approvato' o 'Pronto per la Firma'.

Perché è importante

Questo è un milestone critico che significa la fine delle revisioni interne e la prontezza per l'esecuzione. È un punto chiave per misurare il tempo totale di elaborazione interna prima che il contratto venga inviato per la firma.

Questo è un milestone importante in cui tutte le parti hanno firmato il contratto, rendendolo legalmente vincolante. Ciò è tipicamente catturato esplicitamente tramite un'integrazione con una piattaforma di firma elettronica o quando un utente aggiorna manualmente lo stato a 'Eseguito'.

Perché è importante

Questo event segna la conclusione di successo della fase pre-aggiudicazione ed è il punto finale per il calcolo del cycle time complessivo del contratto. Innesca l'inizio della fase di gestione post-aggiudicazione.

Rappresenta il rinnovo riuscito di un contratto al completamento del suo termine. Questo è un risultato aziendale critico, spesso catturato da un'azione utente esplicita che aggiorna lo stato del contratto o crea una nuova versione del contratto per il termine di rinnovo.

Perché è importante

Questa attività è una metrica di successo chiave per molte aziende, significando una partnership continuativa. Il tracciamento dei rinnovi è vitale per la previsione dei ricavi e l'analisi delle performance di fidelizzazione dei contratti.

Rappresenta la risoluzione anticipata di un contratto attivo prima della sua data di scadenza programmata. Questo è un evento esplicito, tipicamente registrato cambiando lo stato del contratto a 'Terminato' e fornendo una motivazione.

Perché è importante

Come punto finale chiave, l'analisi delle risoluzioni aiuta a comprendere le ragioni della dissoluzione contrattuale, come l'inadempienza o il cambiamento delle strategie aziendali. È fondamentale per la gestione del rischio e per comprendere le relazioni con le controparti.

Questo event significa che un contratto ha raggiunto la sua data di fine senza essere stato rinnovato o risolto anticipatamente. Questo event è tipicamente calcolato confrontando la data di scadenza del contratto con la data attuale.

Perché è importante

Questo è un punto finale primario per il ciclo di vita del contratto. L'analisi delle scadenze è critica per prevenire rinnovi automatici indesiderati o per garantire che i rinnovi necessari non vengano persi.

FAQ

Domande frequenti

Il Process Mining visualizza il ciclo di vita effettivo del contratto, rivelando bottleneck nelle revisioni e nelle approvazioni, pratiche di compliance incoerenti e variazioni nei tempi di ciclo. Aiuta a identificare le cause profonde dei ritardi, come modifiche eccessive o allocazione inefficiente delle risorse. Questa intuizione basata sui dati consente alle organizzazioni di individuare le aree esatte per l'ottimizzazione del processo.

Il Process Mining fornisce una visione trasparente di ogni passaggio che un contratto compie, consentendoLe di confrontare l'esecuzione effettiva del processo con le regole di compliance definite. Evidenzia le deviazioni dalle procedure operative standard e identifica i casi in cui i passaggi di compliance sono stati saltati o elusi. Ciò consente misure proattive per garantire un'aderenza coerente alle politiche normative e interne.

Sì, mappando il flusso preciso delle approvazioni contrattuali, il Process Mining identifica passaggi specifici o punti decisionali che causano ritardi. Può evidenziare cicli di rilavorazione ricorrenti, identificare approvatori sovraccarichi e quantificare l'impatto di diversi percorsi di negoziazione. Queste informazioni consentono ai team di riprogettare i workflow e allocare le risorse in modo più efficace, riducendo significativamente i cycle time complessivi.

Per un Process Mining efficace, Lei ha principalmente bisogno di log eventi da Agiloft. Questo include l'ID Contratto come identificatore del case, nomi di attività come "Contratto Redatto", "Revisione Avviata", "Approvato", e timestamp per ogni attività. Inoltre, attributi pertinenti come dipartimento, tipo di contratto o approvatore possono arricchire l'analisi.

Le intuizioni iniziali possono spesso essere ottenute entro poche settimane dall'estrazione e ingestione dei dati in uno strumento di Process Mining. La fase iniziale si concentra sulla scoperta del processo "as-is", identificando le deviazioni maggiori e quantificando i bottleneck più evidenti. Un'analisi più approfondita e raccomandazioni attuabili seguono tipicamente entro 1-3 mesi.

I dati possono essere tipicamente estratti da Agiloft utilizzando le sue funzionalità di reporting, query personalizzate o accesso diretto al database se consentito. L'obiettivo è ottenere una tabella piatta in cui ogni riga rappresenta un evento, inclusi l'ID Contratto, il nome dell'attività e il timestamp. A seconda della Sua configurazione Agiloft, ciò potrebbe comportare la combinazione di dati da diverse tabelle.

Assolutamente no. Il Process Mining offre valore a qualsiasi organizzazione che cerchi di ottimizzare la propria gestione dei contratti, indipendentemente dalle dimensioni o dalla complessità. Mentre le grandi organizzazioni potrebbero avere più dati, anche team più piccoli possono ottenere intuizioni significative sui bottleneck e sulle inefficienze nei loro workflow contrattuali. Il beneficio principale è la comprensione dell'esecuzione effettiva del processo, che si applica universalmente.

Può aspettarsi miglioramenti tangibili come una riduzione dei cycle time di approvazione dei contratti, una migliore aderenza agli standard di conformità e una maggiore visibilità sullo stato del contratto. Il Process Mining aiuta a ridurre lo sforzo manuale, minimizzare gli errori e ottimizzare l'allocazione delle risorse. In definitiva, ciò porta a una gestione del ciclo di vita dei contratti più efficiente e affidabile.

Oltre alla capacità di estrarre i dati del log eventi, il principale requisito tecnico è l'accesso a una piattaforma di Process Mining, cloud-based o on-premise. Non sono tipicamente necessarie integrazioni tecniche specifiche lato Agiloft, poiché gli strumenti di Process Mining funzionano ingerendo i dati estratti. Dovrebbe essere in atto un'infrastruttura IT standard per la gestione e la sicurezza dei dati.

Ottimizzare la Gestione Contratti Agiloft, Ridurre Subito i Tempi di Ciclo

Individui le inefficienze e riduca il Suo tempo di ciclo contrattuale del 30%.

Inizia la tua prova gratuita

Nessuna carta di credito richiesta. Inizi la Sua prova gratuita oggi stesso.