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Migliori la gestione dei contratti

Ottimizzi i cicli contrattuali in Agiloft con la nostra guida in 6 passaggi.

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Ottimizzi la gestione dei contratti in Agiloft per ridurre i tempi di ciclo

Nei processi di gestione dei contratti si nascondono spesso inefficienze, come ritardi nelle revisioni, nelle approvazioni e nelle attività di conformità. La nostra piattaforma aiuta a individuare con precisione i colli di bottiglia lungo l’intero ciclo di vita del contratto, dalla prima stesura al rinnovo finale. Scopra come semplificare le attività, ridurre i tempi di ciclo e rafforzare la governance individuando le principali opportunità di miglioramento.

Scarichi il nostro template dei dati preconfigurato e affronti le sfide più comuni per raggiungere i Suoi obiettivi di efficienza. Segua il nostro piano di miglioramento in sei fasi e consulti la guida al template dei dati per trasformare le Sue attività.

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Perché è fondamentale ottimizzare la gestione dei contratti in Agiloft

La gestione dei contratti è alla base delle relazioni commerciali di ogni organizzazione, ma spesso nasconde inefficienze difficili da individuare. Anche in una piattaforma articolata come Agiloft, che offre numerosi strumenti di automazione, il processo effettivo da un’estremità all’altra può presentare colli di bottiglia, cicli di rilavorazione e rischi di conformità che riducono il valore e rallentano le attività aziendali. Ritardi nella stesura dei contratti, negoziazioni prolungate o rinnovi mancati incidono direttamente sui ricavi, aumentano i costi operativi ed espongono l’organizzazione a rischi legali e finanziari evitabili. Per mantenere agilità e vantaggio competitivo è essenziale capire come si svolgono davvero i processi contrattuali, al di là di come sono stati progettati. Ottimizzare la gestione dei contratti in Agiloft non significa soltanto migliorare l’efficienza: significa tutelare gli interessi aziendali, rafforzare i rapporti con le parti coinvolte e garantire una conformità costante in un contesto normativo in continua evoluzione.

Come il Process Mining fa luce sul ciclo di vita dei contratti in Agiloft

Il Process Mining offre una prospettiva basata sui dati sul percorso effettivo di ogni contratto nel sistema Agiloft. Invece di affidarsi a supposizioni o testimonianze isolate, ricostruisce l’intero ciclo di vita dei contratti a partire dai log degli eventi del sistema, mostrando come si svolgono realmente i processi nell’organizzazione. Per la gestione dei contratti in Agiloft, questo significa mappare con precisione ogni passaggio, dalla richiesta iniziale fino alla firma, al monitoraggio degli obblighi e al successivo rinnovo o alla risoluzione. Ottiene una mappa visiva e interattiva del processo, che mette in evidenza i percorsi più frequenti, individua le deviazioni dalle procedure standard e porta alla luce cicli di rilavorazione imprevisti. Questa visione oggettiva consente di individuare con precisione dove si bloccano i contratti, chi è coinvolto nei ritardi e quali attività contribuiscono maggiormente ad allungare i tempi di ciclo. Comprendendo queste variazioni nei processi reali, può prendere decisioni informate per semplificare le attività, ridurre gli errori umani e sfruttare appieno la piattaforma Agiloft.

Individuare le principali aree di miglioramento nella gestione dei contratti

Con il Process Mining può intervenire in modo mirato sulle aree critiche del processo di gestione dei contratti in Agiloft. Potrà capire meglio:

Colli di bottiglia nelle revisioni e nelle approvazioni: individua le fasi, i reparti o le persone che causano ripetutamente ritardi nelle revisioni interne o legali, così da poter riassegnare le risorse o perfezionare i flussi di lavoro di approvazione.
Inefficienze nelle negoziazioni: visualizza i cicli di negoziazione, compreso il numero di modifiche e revisioni, per capire dove le trattative si prolungano e come accelerarle.
Lacune di conformità: rileva i casi in cui passaggi obbligatori, come specifici controlli di conformità o informative, vengono saltati o ritardati, favorendo il rispetto dei requisiti normativi e delle politiche interne.
Attività automatizzate e manuali: distingue le attività automatizzate in modo efficiente in Agiloft da quelle che richiedono ancora un intervento manuale, individuando ulteriori opportunità di automazione per ridurre il lavoro e gli errori.
Attività successive alla firma: analizza l’efficienza delle attività successive alla firma, come il monitoraggio degli obblighi, le richieste di modifica e i rinnovi, per garantire che il contratto continui a generare valore.

Ottenere risultati misurabili dai contratti gestiti con Agiloft

Le informazioni ricavate dal Process Mining si traducono in miglioramenti concreti e misurabili nella gestione dei contratti in Agiloft. Può puntare a:

Ridurre i tempi di ciclo dei contratti: abbreviare sensibilmente il tempo che intercorre tra la richiesta e la firma, accelerando la generazione di ricavi e rafforzando le relazioni commerciali.
Ridurre i costi operativi: limitare il tempo e le risorse dedicati alla gestione dei contratti, lasciando ai team legale, acquisti e vendite più spazio per attività strategiche.
Migliorare la conformità e ridurre i rischi: assicurarsi che tutti gli obblighi contrattuali siano rispettati e che i requisiti normativi siano osservati, limitando l’esposizione legale e finanziaria.
Aumentare il valore dei contratti: ottimizzare le strategie di negoziazione e garantire rinnovi o modifiche tempestivi, massimizzando il valore di ogni accordo.
Migliorare la soddisfazione delle parti coinvolte: offrire tempi di risposta più rapidi e maggiore trasparenza, rafforzando i rapporti con i reparti interni e le controparti esterne.

Come iniziare a ottimizzare i processi contrattuali in Agiloft

Per iniziare a ottimizzare la gestione dei contratti in Agiloft con il Process Mining non servono competenze specialistiche di data science. Grazie alle informazioni basate sui dati, può trasformare il ciclo di vita dei contratti da possibile fonte di attriti in un processo più lineare, efficiente e conforme. Inizi oggi a scoprire come si svolgono davvero i processi contrattuali e prenda decisioni basate sui dati per far progredire l’attività aziendale.

Gestione dei contratti CLM Ciclo di vita del contratto Ufficio legale Approvvigionamenti Negoziazione dei contratti Compliance Rinnovi dei contratti Flussi di lavoro di approvazione Gestione del ciclo di vita dei contratti Attività legali Automazione dei contratti

Problemi e sfide comuni

Individui le sfide che La riguardano

I ritardi nelle revisioni interne e legali spesso allungano il ciclo di vita dei contratti, causando scadenze mancate e problemi di rilevazione dei ricavi. Questo incide direttamente sull’agilità aziendale e può compromettere i rapporti con fornitori o clienti. ProcessMind analizza gli Event Log di Agiloft per individuare con precisione le fasi di revisione o i reparti che causano colli di bottiglia, rilevare deviazioni dal processo e lacune di conformità e far emergere le cause profonde delle approvazioni lente.

Il mancato rispetto delle politiche interne o dei requisiti normativi esterni durante il ciclo di vita dei contratti espone l’organizzazione a rischi legali e finanziari significativi. Le verifiche manuali o i passaggi trascurati nei flussi di lavoro complessi possono generare incoerenze. ProcessMind mappa il flusso effettivo di ogni contratto in Agiloft e lo confronta con le regole di conformità definite, segnalando le deviazioni e favorendo il rispetto delle procedure operative standard per ridurre l’esposizione ai rischi.

Spesso i team non dispongono di una visione completa e aggiornata dello stato di ciascun contratto, con conseguenti richieste di informazioni ripetute, mancati interventi preventivi e maggiori oneri amministrativi. Questo rende più difficile assegnare le risorse in modo efficace e formulare previsioni. ProcessMind ricostruisce l’intero percorso di ogni contratto in Agiloft, offrendo visibilità dall’inizio alla fine sullo stato attuale e sulle attività svolte e indicando dove il processo si è bloccato o si discosta dal percorso standard.

Le lunghe fasi di negoziazione, caratterizzate da numerosi cicli di revisione delle clausole e modifiche, assorbono tempo e risorse preziosi, ritardano la firma dei contratti e possono compromettere la conclusione degli accordi. Possono inoltre aumentare i costi legali. ProcessMind analizza le attività di negoziazione e le versioni dei documenti in Agiloft, individuando schemi ricorrenti di revisioni eccessive, punti di disaccordo frequenti e l’impatto delle diverse strategie di negoziazione sui tempi di ciclo, così da ottimizzare le trattative future.

Le differenze nelle modalità di redazione dei contratti e l’uso non uniforme dei template approvati possono introdurre errori, allungare i tempi di revisione legale e ridurre la validità giuridica dei contratti. Rendono inoltre più difficile standardizzare le procedure e garantire la conformità. ProcessMind individua i casi in cui la redazione dei contratti o l’uso dei template in Agiloft si discostano dalle best practice definite, mostrando quanto spesso si verificano queste differenze e quale impatto hanno sulle fasi successive del processo e sulle revisioni legali.

Il mancato avvio tempestivo dei rinnovi o la mancata gestione delle cessazioni possono comportare il rinnovo automatico di condizioni sfavorevoli, interruzioni impreviste dei servizi o il protrarsi di costi e responsabilità. Ne risentono direttamente i risultati finanziari e la gestione dei fornitori. ProcessMind monitora le date di scadenza e le attività di rinnovo o cessazione che le precedono in Agiloft, individuando i contratti a rischio di superare scadenze importanti e le cause dei ritardi nel flusso di lavoro di rinnovo o cessazione.

L’eccessivo ricorso ad attività manuali, all’inserimento dei dati e a comunicazioni occasionali durante il ciclo di vita dei contratti fa aumentare i costi operativi e sottrae risorse alle attività strategiche. Spesso la causa è la presenza di lacune nel processo che il sistema non supporta pienamente. ProcessMind quantifica la frequenza e la durata degli interventi manuali rilevati nei processi contrattuali in Agiloft, mettendo in luce le aree in cui l’automazione o la standardizzazione dei processi possono ridurre in modo significativo i costi operativi e migliorare l’efficienza.

Senza una visione chiara delle prestazioni del processo, è difficile monitorare e far rispettare gli accordi sui livelli di servizio (SLA) per le revisioni e le approvazioni interne, con possibili tensioni tra i team e insoddisfazione da parte degli interlocutori esterni. ProcessMind confronta i tempi effettivi di elaborazione di ogni attività in Agiloft con gli SLA definiti, individuando i reparti o le persone che superano regolarmente i tempi previsti e fornendo dati utili per migliorare responsabilità e prestazioni.

Una distribuzione squilibrata del carico di lavoro e un’allocazione inefficiente delle risorse legali, di approvvigionamento o aziendali tra le diverse tipologie e fasi contrattuali possono creare colli di bottiglia, sovraccaricare i team e impedire di valorizzare competenze specialistiche. ProcessMind analizza i volumi e la durata delle attività per utente o reparto in Agiloft, offrendo una visione dell’utilizzo delle risorse che aiuta a ottimizzare il personale e la distribuzione del carico di lavoro, migliorando il flusso complessivo del processo.

Dopo la firma, l’assenza di un monitoraggio sistematico degli obblighi contrattuali può portare al mancato rispetto delle tappe previste, a prestazioni non erogate o a violazioni non rilevate, con conseguenti penali o rapporti compromessi. ProcessMind visualizza in Agiloft le attività di monitoraggio degli obblighi e di verifica della conformità, individuando omissioni o ritardi nelle fasi successive alla firma e aiutando a tenere sotto controllo gli obblighi più importanti.

Differenze significative e senza una causa evidente nei tempi necessari per completare contratti simili possono indicare inefficienze o incoerenze del processo, difficili da diagnosticare manualmente. Questa incertezza complica le previsioni e la pianificazione. ProcessMind individua e visualizza le varianti del processo in Agiloft, mettendo in evidenza i percorsi che allungano o accorciano i tempi di ciclo per specifiche tipologie di contratto e consentendo di intervenire in modo mirato per ottimizzare e standardizzare il processo.

Obiettivi tipici

Definisca i criteri di successo

L’obiettivo è ridurre in modo significativo il tempo che i contratti trascorrono nelle fasi di revisione e approvazione. In questo modo, i contratti vengono firmati prima, le attività aziendali procedono più rapidamente e si possono generare ricavi o avviare collaborazioni in tempi più brevi. I ritardi nel ciclo di vita dei contratti in Agiloft possono ripercuotersi sulle tempistiche dei progetti e creare arretrati nelle revisioni legali. ProcessMind analizza il tempo effettivamente impiegato in ogni fase di approvazione e individua i colli di bottiglia, gli approvatori o i passaggi tra reparti che causano ritardi. Una volta individuate le inefficienze, è possibile apportare modifiche mirate al flusso di lavoro in Agiloft, ad esempio introducendo approvazioni parallele o promemoria automatici, e misurare la riduzione del tempo medio di approvazione.

L’obiettivo è garantire che ogni contratto rispetti le politiche interne, le disposizioni di legge e gli standard di settore. Una maggiore conformità riduce i rischi legali, evita sanzioni e tutela la reputazione dell’organizzazione, un aspetto particolarmente importante in un ambiente strutturato come Agiloft. Significa applicare le regole in modo uniforme a tutte le tipologie di contratto. ProcessMind rileva automaticamente gli scostamenti dal percorso previsto per la conformità nel processo di gestione dei contratti in Agiloft. Individua i casi in cui sono stati saltati passaggi obbligatori, sono stati usati template errati o non sono state effettuate specifiche revisioni legali, consentendo di rafforzare i controlli e monitorare la riduzione dei casi non conformi.

Raggiungere questo obiettivo significa avere una visione completa e aggiornata in tempo reale dello stato e dell’avanzamento di ogni contratto, dall’avvio alla chiusura. Una maggiore trasparenza consente agli interlocutori coinvolti di seguire l’avanzamento dei contratti, prevedere possibili ritardi e prendere decisioni informate, evitando che i contratti diventino

L’obiettivo è ridurre la durata delle negoziazioni e il numero di revisioni necessarie per concludere un contratto. Un processo di negoziazione più snello accelera la conclusione degli accordi, riduce i costi legali e libera tempo prezioso per i team legali e aziendali. Negoziazioni prolungate in Agiloft possono ritardare progetti importanti e la generazione di ricavi. ProcessMind analizza l’intero processo di negoziazione e individua schemi ricorrenti di modifiche eccessive, punti di disaccordo frequenti o percorsi negoziali che allungano i tempi in Agiloft. Comprendere queste dinamiche permette di perfezionare le strategie di negoziazione, standardizzare le clausole e misurare la riduzione dei tempi di negoziazione e del numero di versioni con modifiche.

L’obiettivo è garantire che tutti i contratti utilizzino in modo uniforme i template, le clausole e il linguaggio approvati. Una redazione standardizzata riduce gli errori, accelera la creazione dei contratti e assicura coerenza giuridica, limitando i rischi legati a formulazioni diverse. In Agiloft, una redazione non uniforme può esporre l’organizzazione a rischi legali e richiedere rilavorazioni. ProcessMind individua le differenze nelle attività di redazione e l’uso di template o clausole non standard in Agiloft. Mappando i percorsi effettivi di redazione, mostra dove si verificano gli scostamenti e consente di applicare meglio gli standard e misurare l’aumento del tasso di utilizzo dei template approvati.

L’obiettivo è evitare dimenticanze nella gestione delle date importanti dei contratti, come rinnovi, scadenze o cessazioni. Rispettare le scadenze garantisce la continuità dei servizi, evita rinnovi automatici indesiderati e protegge da perdite di ricavi o responsabilità impreviste. È un aspetto essenziale per una gestione efficace dei contratti in Agiloft. ProcessMind offre una visione completa del ciclo di vita dei contratti, consentendo di individuare quelli prossimi a date importanti e i processi in cui le notifiche o le attività di rinnovo vengono spesso trascurate in Agiloft. Aiuta a definire avvisi e flussi di lavoro proattivi per intervenire nei tempi previsti e misurare la riduzione dei contratti scaduti.

L’obiettivo è ridurre al minimo gli interventi manuali nelle attività ordinarie di gestione dei contratti, come l’inserimento dei dati, la revisione e la verifica. Ridurre il lavoro manuale abbassa i costi operativi, limita il rischio di errore umano e libera risorse da dedicare ad attività più strategiche. È un passaggio importante per ottimizzare i processi in Agiloft. ProcessMind individua in Agiloft le attività e le eccezioni di processo che richiedono spesso un intervento manuale, mettendo in luce le opportunità di automazione. Sapere dove si concentrano le attività manuali consente di introdurre automazioni nei flussi di lavoro o miglioramenti di processo e misurare la riduzione delle ore di lavoro dedicate a queste attività.

L’obiettivo è rispettare con regolarità gli accordi sui livelli di servizio definiti per le diverse attività di gestione dei contratti, in particolare per i tempi di revisione e approvazione. Un maggiore rispetto degli SLA migliora la soddisfazione degli interlocutori interni ed esterni, rende i risultati più prevedibili e rafforza le responsabilità lungo tutto il ciclo di vita del contratto. ProcessMind monitora in Agiloft le prestazioni effettive rispetto agli SLA definiti per ogni fase del processo contrattuale. Individua con precisione dove e perché gli SLA non vengono rispettati, che si tratti di risorse insufficienti o di inefficienze nel flusso di lavoro, consentendo di adottare misure correttive e monitorare la percentuale di rispetto degli SLA.

L’obiettivo è distribuire il carico di lavoro in modo più efficiente tra i team legali, di approvvigionamento e amministrativi che si occupano della gestione dei contratti. Un’allocazione ottimale evita di sovraccaricare o sottoutilizzare i team, aumentando la produttività, riducendo il rischio di esaurimento e accelerando l’elaborazione dei contratti. Consente inoltre di evitare che i processi contrattuali in Agiloft si blocchino a causa di colli di bottiglia legati alle risorse. ProcessMind offre una visione delle modalità di utilizzo delle risorse e individua le persone o i team che diventano regolarmente colli di bottiglia nel ciclo di vita dei contratti in Agiloft. Analizzando la disponibilità delle risorse e la distribuzione delle attività, le organizzazioni possono riallocarle in modo più efficace e misurare il miglioramento dell’efficienza.

L’obiettivo è ridurre le oscillazioni imprevedibili nei tempi complessivi di elaborazione dei contratti. Una minore variabilità rende più prevedibili i tempi di completamento e consente di pianificare meglio, formulare previsioni più affidabili e migliorare la stabilità operativa tra le diverse tipologie di contratto in Agiloft. ProcessMind individua le cause profonde delle variazioni nei tempi di ciclo, come percorsi di esecuzione diversi, cicli di rilavorazione o durate non uniformi delle attività in Agiloft. Visualizzando queste differenze, è possibile standardizzare i processi, eliminare le incoerenze e monitorare la riduzione della deviazione standard dei tempi di ciclo dei contratti.

Il percorso di miglioramento in 6 passaggi per la gestione dei contratti

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Cosa fare

Scarichi il template Excel progettato appositamente per i dati del processo di gestione dei contratti. Il template fornisce la struttura necessaria per organizzare in modo efficace i dati contrattuali di Agiloft.

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Perché è importante

L’uso del template corretto garantisce una struttura uniforme dei dati e consente di svolgere analisi accurate e coerenti, indispensabili per individuare opportunità di miglioramento concrete.

Risultato atteso

Un template Excel già formattato per i dati di gestione dei contratti in Agiloft, pronto per essere compilato.

COSA OTTERRÀ

Visualizzi i cicli contrattuali in Agiloft e individui i risparmi

ProcessMind mappa l’intero percorso di gestione dei contratti in Agiloft, mostrando i flussi effettivi del processo e i ritardi nascosti. Le visualizzazioni consentono di individuare le inefficienze e comprendere i rischi per la conformità.

Visualizzi il flusso dei contratti in Agiloft da un’estremità all’altra
Individui i colli di bottiglia nelle revisioni e nelle approvazioni
Individui i rischi per la conformità e le deviazioni
Ottimizzi i tempi di ciclo, dalla stesura al rinnovo

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

RISULTATI TIPICI

Migliorare le prestazioni nella gestione dei contratti

La nostra soluzione di Process Mining per la gestione dei contratti in Agiloft individua inefficienze e lacune di conformità, mostrando come semplificare i flussi di lavoro e ridurre i rischi. I risultati presentati illustrano i miglioramenti più comuni ottenuti dalle organizzazioni che utilizzano informazioni basate sui dati.

0 %

Approvazioni dei contratti più rapide

Riduzione dei tempi di approvazione

Semplifichi i flussi di lavoro di revisione e approvazione per ridurre il tempo complessivo necessario ad approvare un contratto e concludere gli accordi più rapidamente.

0 %

Maggiore conformità

Maggiore rispetto delle politiche

Si assicuri che i contratti rispettino tutti i passaggi di conformità definiti e i requisiti normativi, riducendo al minimo i rischi ed evitando possibili sanzioni.

0 %

Meno rilavorazioni in fase di redazione

Riduzione delle modifiche ai contratti

Individui le cause profonde delle modifiche e delle rilavorazioni eccessive dei contratti per standardizzare la redazione e ottenere più rapidamente le approvazioni al primo invio.

0 %

Negoziazioni più rapide

Riduzione della durata della fase di negoziazione

Individui i colli di bottiglia nella fase di negoziazione e applichi miglioramenti basati sui dati per ridurre sensibilmente il tempo dedicato alle trattative.

0 %

Meno scadenze non rispettate

Aumento delle attività completate nei tempi previsti

Gestisca in modo proattivo le date di scadenza e rinnovo dei contratti, assicurando che le azioni importanti vengano intraprese nei tempi previsti ed evitando interruzioni o rinnovi costosi.

I risultati variano in base alle caratteristiche del processo di gestione dei contratti, alla configurazione di Agiloft e alla qualità dei dati. Le cifre riportate rappresentano i miglioramenti tipici osservati in diverse implementazioni.

Dati consigliati

Inizi dagli attributi e dalle attività più importanti, poi ampli l’analisi secondo necessità.

Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

Attributi

Dati chiave da acquisire per l’analisi

Identificativo univoco di ciascun contratto gestito nel sistema. Questo ID collega tutte le attività e gli eventi relativi al contratto durante il suo ciclo di vita.

Perché è importante

È la chiave essenziale per seguire l’intero percorso di un contratto. Senza di essa, non è possibile analizzare il flusso di processo end-to-end né calcolare i KPI a livello di caso.

Data e ora che indicano quando è stata completata una specifica attività o un determinato evento.

Perché è importante

Consente di calcolare il tempo effettivo di elaborazione di un’attività, distinguendo il lavoro attivo dall’attesa e rendendo più precisa l’analisi dei colli di bottiglia.

Nome dell’utente o della risorsa che ha svolto l’attività.

Perché è importante

Consente di analizzare il carico di lavoro, confrontare le prestazioni e individuare i colli di bottiglia o le buone pratiche legati a specifiche risorse.

Reparto aziendale a cui appartiene l’utente o il responsabile del contratto.

Perché è importante

Consente di confrontare le prestazioni tra unità aziendali e di individuare problemi di processo o buone pratiche specifici di ciascun reparto.

Classificazione del contratto, ad esempio accordo quadro per servizi (MSA), accordo di riservatezza (NDA) o dichiarazione di lavoro (SOW).

Perché è importante

Aiuta a spiegare le differenze significative nella complessità, nella durata e nel rischio dei processi. È un attributo fondamentale per segmentare i processi in modo significativo.

Valore monetario complessivo del contratto.

Perché è importante

Fornisce un contesto finanziario per il processo e consente analisi basate sul valore, la definizione delle priorità e la valutazione dell’impatto aziendale dei ritardi.

Stato corrente del contratto nel suo ciclo di vita.

Perché è importante

Fornisce una rapida panoramica della fase corrente del contratto e consente di filtrare e segmentare l’analisi distinguendo i casi in corso da quelli completati.

Nome della parte esterna coinvolta nel contratto, ad esempio un cliente, un fornitore o un partner.

Perché è importante

Aiuta a capire come i diversi partner esterni influiscono sui tempi e sulla complessità delle negoziazioni, migliorando le previsioni e la definizione delle strategie.

Data in cui il contratto scade, se non viene rinnovato o risolto.

Perché è importante

È fondamentale per gestire i contratti in modo proattivo e aiutare l’azienda a non mancare le scadenze di rinnovi o risoluzioni.

Attività

Fasi del processo da monitorare e ottimizzare

È il primo evento del ciclo di vita del contratto e corrisponde alla richiesta formale di un nuovo contratto. In Agiloft, di solito coincide con la creazione di un nuovo record nella tabella Contract, un evento esplicito registrato nella cronologia o nel registro di audit del sistema.

Perché è importante

Questa attività segna l’avvio del processo ed è quindi essenziale per calcolare il tempo complessivo di ciclo del contratto. Analizzare questo punto di partenza aiuta a comprendere il volume e le fonti della domanda di contratti nell’organizzazione.

Indica che l’ufficio legale ha completato la revisione del contratto. Spesso l’evento viene registrato quando il team legale aggiorna lo stato del contratto, ad esempio impostandolo su «Approvato dall’ufficio legale», o completa una specifica attività di approvazione.

Perché è importante

La revisione legale è una fase importante e spesso lunga. Misurarne la durata aiuta a individuare i colli di bottiglia all’interno del team legale e a monitorare il rispetto degli SLA.

Questa tappa indica che tutti gli interlocutori interni richiesti hanno approvato la versione finale del contratto. In genere si deduce dal passaggio dello stato del contratto a uno stato di approvazione finale, come «Approvato da tutti» o «Pronto per la firma».

Perché è importante

È una tappa fondamentale, che segna la conclusione delle revisioni interne e la disponibilità del contratto per la firma. È un riferimento importante per misurare il tempo totale di elaborazione interna prima dell’invio per la firma.

Si tratta di una tappa fondamentale: tutte le parti hanno firmato il contratto, che diventa così giuridicamente vincolante. In genere, l’evento viene registrato esplicitamente tramite l’integrazione con una piattaforma di firma elettronica oppure quando un utente aggiorna manualmente lo stato a «Eseguito».

Perché è importante

Questo evento segna la conclusione della fase precedente all’aggiudicazione e costituisce il punto finale per calcolare il tempo di ciclo complessivo del contratto. Dà inizio alla fase di gestione successiva all’aggiudicazione.

Indica il rinnovo del contratto alla scadenza del periodo previsto. È un risultato aziendale importante, spesso registrato tramite un’azione esplicita dell’utente che aggiorna lo stato del contratto o crea una nuova versione per il periodo di rinnovo.

Perché è importante

Per molte aziende, questa attività è un indicatore chiave di successo e segnala la continuità della collaborazione. Monitorare i rinnovi è fondamentale per prevedere i ricavi e analizzare la capacità di mantenere i contratti.

Indica la risoluzione anticipata di un contratto attivo, prima della data di scadenza prevista. È un evento esplicito, in genere registrato modificando lo stato del contratto in «Risolto» e specificandone il motivo.

Perché è importante

In quanto punto finale importante, l’analisi delle risoluzioni aiuta a comprendere i motivi della cessazione dei contratti, come l’inadempimento o il cambiamento delle strategie aziendali. È fondamentale per la gestione dei rischi e per comprendere i rapporti con le controparti.

Questo evento indica che il contratto ha raggiunto la data di scadenza senza essere rinnovato né risolto anticipatamente. In genere, si calcola confrontando la data di scadenza del contratto con la data corrente.

Perché è importante

È uno dei principali punti finali del ciclo di vita del contratto. Analizzare le scadenze è fondamentale per evitare rinnovi automatici indesiderati e assicurarsi che i rinnovi necessari non vengano trascurati.

Domande frequenti

Quali problemi specifici della gestione dei contratti può risolvere il Process Mining?

Il Process Mining visualizza il ciclo di vita effettivo dei contratti e fa emergere i colli di bottiglia nelle revisioni e nelle approvazioni, le pratiche di conformità non uniformi e le variazioni nei tempi di ciclo. Aiuta a individuare le cause profonde dei ritardi, come un numero eccessivo di modifiche o un’allocazione inefficiente delle risorse. Queste informazioni basate sui dati consentono alle organizzazioni di individuare con precisione le aree in cui ottimizzare il processo.

In che modo il Process Mining migliora la conformità dei contratti?

Il Process Mining offre una visione trasparente di ogni passaggio del percorso di un contratto e consente di confrontare l’esecuzione effettiva del processo con le regole di conformità definite. Mette in evidenza gli scostamenti dalle procedure operative standard e individua i casi in cui i passaggi previsti per la conformità sono stati omessi o aggirati. In questo modo è possibile intervenire in modo proattivo per garantire il rispetto costante delle disposizioni normative e delle politiche interne.

Il Process Mining può ridurre i tempi di approvazione dei contratti?

Sì. Mappando con precisione il flusso delle approvazioni contrattuali, il Process Mining individua i passaggi o i punti decisionali che causano ritardi. Può mettere in evidenza cicli di rilavorazione ricorrenti, individuare approvatori sovraccarichi e quantificare l’impatto dei diversi percorsi negoziali. Queste informazioni aiutano i team a riprogettare i flussi di lavoro e a distribuire le risorse in modo più efficace, riducendo sensibilmente i tempi complessivi di ciclo.

Quali dati devo estrarre da Agiloft per il Process Mining?

Per svolgere un’analisi efficace con il Process Mining, servono principalmente gli Event Log di Agiloft. Devono includere l’ID del contratto come identificativo del caso, i nomi delle attività, ad esempio «Contratto redatto», «Revisione avviata» e «Approvato», e le date e gli orari di ciascuna attività. L’analisi può essere arricchita aggiungendo attributi pertinenti, come il reparto, la tipologia di contratto o l’approvatore.

Quanto tempo occorre per ottenere i primi risultati dal Process Mining nella gestione dei contratti?

Spesso è possibile ottenere le prime informazioni nel giro di poche settimane dall’estrazione corretta dei dati e dal loro caricamento in uno strumento di Process Mining. La fase iniziale serve a ricostruire il processo effettivo, individuare gli scostamenti principali e quantificare i colli di bottiglia più evidenti. Un’analisi più approfondita e raccomandazioni concrete arrivano in genere entro 1-3 mesi.

Come posso estrarre i dati necessari da Agiloft?

In genere, i dati si possono estrarre da Agiloft tramite le funzioni di reportistica, query personalizzate o accesso diretto al database, se consentito. L’obiettivo è ottenere una tabella semplice in cui ogni riga rappresenti un evento e includa l’ID del contratto, il nome dell’attività e la data e l’ora. A seconda della configurazione di Agiloft, potrebbe essere necessario combinare i dati di più tabelle.

Il Process Mining è adatto solo alle grandi organizzazioni con processi contrattuali complessi?

Assolutamente no. Il Process Mining è utile a qualsiasi organizzazione che voglia ottimizzare la gestione dei contratti, indipendentemente dalle dimensioni o dalla complessità. Le grandi organizzazioni possono disporre di più dati, ma anche i team più piccoli possono ottenere informazioni importanti sui colli di bottiglia e sulle inefficienze nei flussi di lavoro contrattuali. Il vantaggio fondamentale consiste nel comprendere come si svolge davvero il processo, un’esigenza comune a tutte le organizzazioni.

Quali miglioramenti possiamo aspettarci nella gestione dei contratti dopo aver adottato il Process Mining?

Può aspettarsi miglioramenti concreti, come la riduzione dei tempi di approvazione dei contratti, un maggiore rispetto degli standard di conformità e una migliore visibilità sullo stato dei contratti. Il Process Mining aiuta a ridurre il lavoro manuale e gli errori e a ottimizzare l’allocazione delle risorse. Il risultato è una gestione del ciclo di vita dei contratti più efficiente e affidabile.

Per adottare il Process Mining con Agiloft sono necessari requisiti tecnici specifici?

Oltre alla possibilità di estrarre i dati degli Event Log, il requisito tecnico principale è l’accesso a una piattaforma di Process Mining, in cloud o installata in sede. In genere non servono integrazioni tecniche specifiche con Agiloft, perché gli strumenti di Process Mining elaborano i dati estratti. È comunque necessario disporre di un’infrastruttura IT standard per la gestione e la sicurezza dei dati.

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