> Cải tiến quy trình liên tục > Xử lý thanh toán khoản phải trả > Microsoft Dynamics 365

Cải thiện quy trình xử lý thanh toán khoản phải trả

Hướng dẫn 6 bước tối ưu hóa Microsoft Dynamics 365

Tải mẫu dữ liệu

Xử lý thanh toán khoản phải trả

Microsoft Dynamics 365

Chọn quy trình

Chọn quy trình để tiếp tục làm việc trong không gian làm việc đã kết nối.

Quy trình hiện có

Hệ thống hiện có

Thách thức(12)Mục tiêu(12)6 bước Xem trước Kết quả Dữ liệu Câu hỏi thường gặp(4)

Cải thiện xử lý thanh toán khoản phải trả trong Microsoft Dynamics 365

Quy trình xử lý thanh toán thường bị chậm do khâu phê duyệt kéo dài và lỗi thao tác thủ công, làm tăng chi phí. Giải pháp của chúng tôi giúp bạn thấy rõ những khâu gây trở ngại và xác định chính xác nơi quy trình làm việc bị đình trệ. Khi xử lý được các điểm nghẽn khó nhận ra này, bạn có thể rút ngắn thời gian xử lý và kiểm soát tốt hơn các nghĩa vụ tài chính.

Tải xuống mẫu dữ liệu đã cấu hình sẵn để xử lý các thách thức thường gặp và đạt mục tiêu về hiệu quả. Làm theo kế hoạch cải tiến 6 bước và xem hướng dẫn mẫu dữ liệu để cải thiện hoạt động vận hành.

Hiện mô tả chi tiết

Vì sao cần cải thiện quy trình khoản phải trả

Quy trình xử lý thanh toán khoản phải trả thường được xem là công việc hành chính đơn thuần. Nhưng đây là đòn bẩy quan trọng để quản lý thanh khoản và giữ vững niềm tin của nhà cung cấp. Khi quy trình chậm hoặc thiếu minh bạch, ảnh hưởng không chỉ giới hạn ở bộ phận tài chính. Thanh toán trễ có thể làm tổn hại uy tín với các nhà cung cấp chủ chốt, khiến điều khoản tín dụng kém thuận lợi hơn hoặc thậm chí gây gián đoạn chuỗi cung ứng. Xử lý kém hiệu quả cũng làm tăng chi phí trên mỗi hóa đơn, bào mòn biên lợi nhuận của cả doanh nghiệp. Bằng cách cải thiện quy trình trong Microsoft Dynamics 365, bạn có thể biến khoản phải trả từ một trung tâm chi phí thành chức năng chiến lược, giúp bảo vệ dòng tiền và tận dụng mọi chiết khấu thanh toán sớm.

Khám phá thực tế vận hành bằng process mining

Microsoft Dynamics 365 cung cấp nền tảng vững chắc để quản lý tài chính, nhưng cách người dùng thao tác hằng ngày thường khác với quy trình vận hành tiêu chuẩn. Process mining hoạt động như một công cụ chụp X-quang kỹ thuật số cho quy trình xử lý thanh toán khoản phải trả. Công cụ trích xuất nhật ký sự kiện từ các thực thể như GeneralJournal và LedgerEntry để lập bản đồ hành trình thực tế của từng hóa đơn. Thay vì dựa vào lời kể để tìm hiểu lý do thanh toán chậm, bạn có thể thấy chính xác điểm nghẽn xuất hiện ở đâu. Cách tiếp cận dựa trên dữ liệu này giúp phát hiện vòng lặp phê duyệt, khi hóa đơn bị chuyển qua lại giữa các bộ phận, hoặc những trường hợp cần can thiệp thủ công do lỗi nhập liệu. Trực quan hóa các luồng này giúp bạn chuyển từ xử lý sự cố sau khi xảy ra sang chủ động quản lý, đồng thời kiểm tra xem quy trình thực tế có đúng với logic kinh doanh dự kiến hay không.

Xử lý các điểm kém hiệu quả chính trong Microsoft Dynamics 365

Để cải thiện quy trình làm việc về khoản phải trả, bạn cần xem kỹ những hoạt động tốn nhiều thời gian nhất. Một lĩnh vực cần ưu tiên là đối chiếu. Sai lệch giữa hóa đơn, đơn đặt hàng và phiếu nhận hàng thường dẫn đến việc kiểm tra thủ công, khiến thanh toán có thể bị đình trệ nhiều ngày. Process mining giúp xác định nhà cung cấp hoặc nhóm sản phẩm nào thường gây ra sai lệch, từ đó bạn có thể xử lý nguyên nhân gốc rễ như dữ liệu chủ không chính xác hoặc quy trình nhận hàng thiếu nhất quán. Một điểm vướng phổ biến khác là quy trình phê duyệt. Phân tích thời gian xử lý ở từng cấp phê duyệt giúp bạn xác định liệu các ngưỡng có được đặt quá thấp hay không, khiến hóa đơn giá trị thấp, rủi ro thấp nhưng số lượng lớn phải chờ lãnh đạo ký duyệt không cần thiết. Loại bỏ những chậm trễ mang tính hệ thống giúp lịch thanh toán ổn định và phù hợp với chiến lược quản lý tiền mặt.

Đo lường kết quả qua việc tăng cường tuân thủ và tốc độ

Mục tiêu cuối cùng của cải tiến quy trình là xây dựng chu kỳ thanh toán tinh gọn, minh bạch và tuân thủ tốt. Rút ngắn tổng thời gian xử lý là dấu hiệu thành công dễ thấy nhất. Khoảng thời gian ngắn hơn từ lúc nhận hóa đơn đến khi thanh toán giúp bạn linh hoạt chọn thời điểm giải ngân. Nhờ đó, đội ngũ quản lý ngân quỹ có thể sử dụng vốn lưu động hiệu quả hơn, cân nhắc trả sớm để nhận chiết khấu hay giữ tiền đến hạn thanh toán. Ngoài tốc độ, process mining còn giúp tăng cường tuân thủ. Bạn có thể dễ dàng phát hiện điểm khác với quy trình chuẩn, chẳng hạn thanh toán không có đơn đặt hàng tương ứng hoặc tự ý gỡ chặn thanh toán mà không có đủ hồ sơ. Những thông tin này rất hữu ích cho kiểm toán nội bộ và giúp bảo đảm các biện pháp kiểm soát tài chính được áp dụng nhất quán ở mọi mã công ty và đơn vị kinh doanh.

Duy trì hiệu quả vận hành lâu dài

Cải thiện quy trình xử lý thanh toán khoản phải trả không phải dự án làm một lần, mà là quá trình liên tục điều chỉnh. Khi doanh nghiệp phát triển và quan hệ với nhà cung cấp thay đổi, quy trình cần thích ứng để xử lý khối lượng và mức độ phức tạp ngày càng tăng. Dựa trên thông tin từ dữ liệu Microsoft Dynamics 365, bạn có thể thiết lập mức hiệu suất cơ sở và đặt mục tiêu cải thiện thực tế. Dù muốn tăng tỷ lệ hóa đơn được xử lý không cần thao tác thủ công hay loại bỏ nguy cơ thanh toán trùng, process mining giúp bạn tập trung nỗ lực vào những điểm có tác động lớn nhất. Hãy bắt đầu bằng cách xem xét luồng hiện tại, xác định trở ngại đáng kể nhất và dùng dữ liệu để tạo ra thay đổi thiết thực, góp phần cải thiện sức khỏe tài chính chung của doanh nghiệp.

Xử lý thanh toán khoản phải trả Quy trình làm việc xử lý hóa đơn Thanh toán nhà cung cấp Phê duyệt hóa đơn Tối ưu dòng tiền Tuân thủ quy định thanh toán Bộ phận khoản phải trả Quản lý hóa đơn Tự động hóa khoản phải trả Chu kỳ thanh toán Từ mua hàng đến thanh toán

Vấn đề và thách thức thường gặp

Xác định những thách thức đang ảnh hưởng đến bạn

Chu kỳ phê duyệt hóa đơn kéo dài là nguyên nhân chính dẫn đến thanh toán trễ và quan hệ với nhà cung cấp căng thẳng. Khi hóa đơn nằm chờ trong hàng đợi để các quản lý bận rộn ký duyệt, bộ phận mất khả năng quản lý dòng tiền ổn định và có nguy cơ phát sinh phí trả chậm, ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận. Tình trạng này thường khiến nhân viên phải ưu tiên xử lý yêu cầu khẩn cấp thay vì làm theo quy trình thông thường.

ProcessMind phân tích quy trình xử lý thanh toán khoản phải trả từ đầu đến cuối trong Microsoft Dynamics 365 để xác định chính xác nơi xảy ra chậm trễ. Bằng cách trực quan hóa thời gian ở từng cấp phê duyệt, bạn có thể tìm ra bộ phận hoặc vai trò cụ thể đang tạo điểm nghẽn. Dựa trên dữ liệu này, bạn có thể điều chỉnh hạn mức phê duyệt hoặc tự động hóa các bước ký duyệt thông thường để rút ngắn toàn bộ chu kỳ thanh toán.

Can thiệp thủ công vào quy trình đối chiếu hóa đơn cho thấy hoạt động mua hàng và tài chính chưa đồng bộ. Khi hệ thống không thể tự động đối chiếu do chênh lệch giá hoặc số lượng, nhân viên phải tự xử lý, tốn nhiều thời gian và tăng nguy cơ sai sót. Những thao tác thủ công này thường che khuất các vấn đề sâu hơn về dữ liệu nhà cung cấp hoặc hoạt động mua hàng.

Dùng process mining để phân tích dữ liệu Microsoft Dynamics 365 sẽ cho thấy tần suất và nguyên nhân gốc rễ của các lần ghi đè thủ công. ProcessMind xác định nhà cung cấp hoặc nhóm sản phẩm nào thường cần đối chiếu thủ công. Khi hiểu rõ các mẫu này, bạn có thể xử lý nguồn gốc sai lệch và tiến tới mô hình xử lý thanh toán khoản phải trả hiệu quả hơn, không cần thao tác thủ công.

Bỏ lỡ chiết khấu thanh toán sớm đồng nghĩa với việc mất đi cơ hội tiết kiệm đáng kể. Quy trình kém hiệu quả thường khiến thời hạn chiết khấu đã qua trước khi hóa đơn được xác thực và phê duyệt. Điều này chẳng khác nào để tiền vuột khỏi tay, đồng thời làm tăng tổng chi phí hàng hóa và dịch vụ mà doanh nghiệp mua.

ProcessMind theo dõi tốc độ xử lý thanh toán khoản phải trả và đối chiếu với điều khoản chiết khấu lưu trong Microsoft Dynamics 365. Công cụ chỉ ra những giai đoạn làm mất thời gian, khiến hóa đơn không đến được bước thanh toán kịp hạn. Dựa vào thông tin này, bạn có thể ưu tiên hóa đơn có chiết khấu giá trị cao và tinh gọn quy trình từ lúc nhận đến khi khởi tạo thanh toán.

Khi hóa đơn không khớp với đơn đặt hàng hoặc phiếu nhận hàng, quá trình xử lý sai lệch có thể làm đình trệ công việc. Hóa đơn thường bị chuyển qua lại giữa các bộ phận mà không có người chịu trách nhiệm rõ ràng, dẫn đến thời gian chờ kéo dài. Tình trạng đình trệ này làm chậm thanh toán cho nhà cung cấp và tạo tồn đọng khó xử lý vào thời điểm chốt sổ cuối tháng.

ProcessMind lập bản đồ luồng xử lý hóa đơn có tranh chấp, giúp bạn theo dõi toàn bộ quá trình giải quyết trong Microsoft Dynamics 365. Bạn có thể xem hóa đơn ở trạng thái sai lệch trong bao lâu và hoạt động nào gây chậm trễ nhiều nhất. Từ đó, bạn có thể thiết lập quy trình chuyển cấp rõ ràng hơn và xử lý nhanh hơn các sai lệch về giá hoặc số lượng.

Chặn thanh toán thường là biện pháp phòng ngừa rủi ro. Nhưng nếu không gỡ chặn kịp thời sau khi vấn đề được giải quyết, việc này sẽ làm chậm thanh toán không cần thiết. Các lệnh chặn có thể tích tụ trong hệ thống, khiến nhiều hóa đơn đã được xử lý xong vẫn bị giữ lại mà không rõ lý do. Thiếu minh bạch khiến đội ngũ khoản phải trả khó cập nhật chính xác tình trạng cho nhà cung cấp.

ProcessMind phân tích việc áp dụng và gỡ chặn thanh toán trong Microsoft Dynamics 365. Công cụ xác định những trường hợp lệnh chặn vẫn còn hiệu lực lâu sau khi vấn đề phát sinh đã được giải quyết. Cải thiện khâu này trong quy trình xử lý thanh toán khoản phải trả giúp bạn bảo đảm thanh toán được chuyển sang bước thực hiện ngay khi đáp ứng đủ yêu cầu tuân thủ.

Hóa đơn bị ghi nhận trùng gây rủi ro tài chính nghiêm trọng và khiến việc thu hồi tiền tốn nhiều công sức. Hóa đơn trùng thường vào hệ thống qua nhiều kênh hoặc được nhập với một vài khác biệt nhỏ, nên khó phát hiện bằng các bước kiểm tra tiêu chuẩn. Xử lý và thanh toán cùng một hóa đơn hai lần ảnh hưởng trực tiếp đến tiền mặt dự trữ, đồng thời đòi hỏi nhiều công sức thủ công để giải quyết với nhà cung cấp.

ProcessMind quét nhật ký sự kiện trong Microsoft Dynamics 365 để phát hiện các mẫu cho thấy hóa đơn có thể bị xử lý trùng trong chu kỳ thanh toán khoản phải trả. Hệ thống đánh dấu các hóa đơn có thuộc tính tương tự và đi theo cùng một luồng quy trình trước khi thanh toán cuối cùng được thực hiện. Phân tích chủ động này giúp bảo vệ vốn lưu động và giảm nhu cầu kiểm toán sau thanh toán.

Mã hóa tài chính sai ngay từ đầu dẫn đến phải làm lại nhiều ở các bước sau. Nếu hóa đơn được mã hóa vào sai tài khoản sổ cái hoặc sai chiều tài chính, hóa đơn phải được đảo lại rồi nhập lại, khiến khối lượng công việc của đội ngũ khoản phải trả tăng gấp đôi. Tình trạng này làm chậm bước ghi sổ cuối cùng và có thể khiến báo cáo tài chính của các bộ phận thiếu chính xác.

ProcessMind xác định tần suất thay đổi mã hóa và ghi sổ lại trong Microsoft Dynamics 365. Bằng cách phân tích nhà cung cấp hoặc loại hóa đơn nào cần chỉnh sửa nhiều nhất, bạn có thể tập trung xử lý nguyên nhân gốc rễ của lỗi mã hóa. Cải thiện độ chính xác của dữ liệu nhập ban đầu giúp tinh gọn quy trình xử lý thanh toán khoản phải trả và bảo đảm dữ liệu tài chính đáng tin cậy hơn cho doanh nghiệp.

Thời điểm và tần suất chạy thanh toán thường chưa tối ưu, dẫn đến dòng tiền biến động hoặc lỡ hạn thanh toán. Nếu chỉ thực hiện thanh toán hằng tuần, hóa đơn được duyệt ngay sau một đợt có thể phải chờ thêm vài ngày. Lịch cứng nhắc này có thể khiến hóa đơn bị thanh toán trễ dù đã được duyệt từ lâu trước ngày đến hạn.

ProcessMind xem xét khoảng thời gian từ lúc phê duyệt đến khi thực hiện thanh toán trong Microsoft Dynamics 365. Công cụ giúp bạn đánh giá tần suất chạy thanh toán hiện tại có phù hợp với tốc độ xử lý trung bình hay không. Tối ưu lịch thanh toán trong quy trình xử lý khoản phải trả giúp sử dụng tiền mặt ổn định hơn và tuân thủ tốt hơn các điều khoản của nhà cung cấp.

Để đẩy nhanh thanh toán, đôi khi nhân viên bỏ qua quy trình phê duyệt tiêu chuẩn, tạo ra rủi ro đáng kể về tuân thủ và kiểm toán. Những quy trình tự phát này thường thiếu giám sát cần thiết và có thể dẫn đến chi tiêu không được phép. Nếu không biết chính xác việc phê duyệt đang diễn ra thế nào, ban quản lý không thể bảo đảm các biện pháp kiểm soát nội bộ được tuân thủ.

ProcessMind trực quan hóa các luồng xử lý hóa đơn thực tế trong Microsoft Dynamics 365 và đối chiếu với chính sách nội bộ đã thiết lập. Công cụ làm nổi bật mọi điểm khác với quy trình xử lý thanh toán khoản phải trả tiêu chuẩn, chẳng hạn bỏ qua bước phê duyệt hoặc ký duyệt không được phép. Sự minh bạch này giúp bạn duy trì tuân thủ và tự tin chuẩn bị cho các đợt kiểm toán.

Khoảng thời gian từ lúc nhận hóa đơn đến khi nhập dữ liệu thường là khâu bị bỏ qua nhiều nhất trong quy trình. Nếu hóa đơn nằm trong hộp thư đến hoặc trên bàn làm việc vài ngày trước khi được nhập vào hệ thống, toàn bộ chu kỳ thanh toán đã bị chậm ngay từ đầu. Thiếu thông tin kịp thời khiến lãnh đạo tài chính không thể dự báo chính xác nhu cầu tiền mặt sắp tới.

Bằng cách theo dõi thời gian từ hoạt động nhận hóa đơn ban đầu đến khi dữ liệu được trích xuất vào Microsoft Dynamics 365, ProcessMind làm rõ những chậm trễ khó nhận thấy này. Rút ngắn thời gian ở đầu quy trình xử lý thanh toán khoản phải trả giúp có thêm thời gian phê duyệt và đối chiếu, giảm đáng kể áp lực cho phần còn lại của đội ngũ.

Ngay cả khi hóa đơn đã được phê duyệt đầy đủ và sẵn sàng thanh toán, tiền vẫn có thể được chuyển đi chậm hơn dự kiến. Nguyên nhân có thể là các bước khởi tạo thanh toán thủ công, sự cố kỹ thuật với kết nối ngân hàng hoặc điểm nghẽn hành chính. Với nhà cung cấp, khoản thanh toán chỉ được xem là đúng hạn khi họ nhận được tiền, chứ không phải khi nội bộ phê duyệt.

ProcessMind theo dõi các bước cuối của chu kỳ xử lý thanh toán khoản phải trả trong Microsoft Dynamics 365 để đo thời gian từ lúc phê duyệt cuối cùng đến khi thực hiện thanh toán. Xác định khoảng chậm trễ này giúp bạn tinh gọn việc trao đổi dữ liệu giữa hệ thống tài chính và ngân hàng. Giảm thời gian chờ bảo đảm bạn thực hiện đúng cam kết và duy trì uy tín tín dụng tốt với nhà cung cấp.

Thanh toán bằng nhiều loại tiền tệ làm quy trình phức tạp hơn, dễ dẫn đến sai sót và chậm trễ. Chênh lệch tỷ giá hoặc việc phải điều chỉnh thủ công hóa đơn ngoại tệ có thể làm chậm đáng kể luồng thanh toán. Những vấn đề này thường cần kiến thức chuyên môn. Nếu thiếu kiến thức trở thành điểm nghẽn, thanh toán quốc tế có thể bị đình trệ nhiều ngày.

ProcessMind phân loại hiệu suất xử lý thanh toán khoản phải trả theo loại tiền tệ và địa điểm nhà cung cấp trong Microsoft Dynamics 365. Nhờ đó, bạn có thể xem hóa đơn ngoại tệ có đi theo luồng chậm hơn hoặc dễ sai sót hơn đáng kể so với hóa đơn nội địa hay không. Dựa trên thông tin này, bạn có thể chuẩn hóa cách xử lý chênh lệch tỷ giá và tránh để quan hệ với nhà cung cấp quốc tế bị ảnh hưởng bởi quy trình kém hiệu quả.

Mục tiêu thường gặp

Xác định thế nào là thành công

Đẩy nhanh phê duyệt là điều cần thiết để duy trì niềm tin của nhà cung cấp và tránh phí trả chậm. Chậm trễ thường bắt nguồn từ việc không rõ ai chịu trách nhiệm hoặc hệ thống cấp bậc nhiều tầng khiến quy trình làm việc bị đình trệ. Rút ngắn chu kỳ giúp thanh toán các khoản phải trả kịp thời, trực tiếp cải thiện uy tín tín dụng và khả năng quản lý dòng tiền của doanh nghiệp.

ProcessMind xác định các bước hóa đơn bị chờ trong Microsoft Dynamics 365, đồng thời chỉ ra người dùng hoặc bộ phận cụ thể gây cản trở. Bằng cách trực quan hóa luồng từ Invoice Received đến Invoice Approved for Payment, bạn có thể tổ chức đào tạo phù hợp hoặc điều chỉnh quy trình làm việc để rút ngắn thời gian phê duyệt tới 40%. Sự minh bạch này giúp bạn dễ dàng theo dõi kết quả so với các thỏa thuận mức dịch vụ nội bộ.

Tỷ lệ đối chiếu không cần thao tác thủ công cao nghĩa là hóa đơn đi từ lúc nhận đến khi thanh toán mà không cần can thiệp thủ công. Điều này giảm khối lượng công việc hành chính cho đội ngũ tài chính và hạ chi phí xử lý mỗi hóa đơn. Tự động hóa khâu này giúp quy trình xử lý thanh toán khoản phải trả đáp ứng được khối lượng giao dịch tăng lên, đồng thời để nhân viên tập trung vào công việc chiến lược hơn.

Process mining giúp bạn xác định lý do một số hóa đơn không vượt qua bước đối chiếu tự động trong Microsoft Dynamics 365. Dù nguyên nhân là đơn giá không nhất quán hay thiếu phiếu nhận hàng, ProcessMind đều làm rõ nguyên nhân gốc rễ để bạn điều chỉnh quy tắc đối chiếu và tăng đáng kể tỷ lệ xử lý tự động, thường vượt 85% tổng khối lượng.

Tận dụng mọi khoản chiết khấu hiện có giúp cải thiện lợi nhuận và quan hệ với nhà cung cấp. Nhiều doanh nghiệp mất hàng nghìn đô la mỗi tháng chỉ vì quy trình nội bộ quá chậm, không đáp ứng được hạn thanh toán của nhà cung cấp. Tinh gọn quy trình giúp doanh nghiệp biến bộ phận khoản phải trả từ trung tâm chi phí thành nơi đóng góp lợi nhuận.

ProcessMind theo dõi thời gian còn lại trước khi hết hạn chiết khấu cho từng hóa đơn được xử lý. Bằng cách phân tích dữ liệu lịch sử trong Microsoft Dynamics 365, nền tảng xác định nhà cung cấp nào đưa ra điều khoản tốt nhất và quy trình thường không đáp ứng hạn ở đâu. Nhờ đó, bạn có thể ưu tiên hóa đơn có giá trị cao, không bỏ lỡ chiết khấu và tối đa hóa lợi ích từ vốn lưu động.

Sai lệch giữa hóa đơn và đơn đặt hàng có thể làm đình trệ toàn bộ luồng thanh toán và tạo tồn đọng. Xử lý nhanh các vấn đề này là điều cần thiết để giảm trở ngại hành chính và tránh làm ảnh hưởng quan hệ với nhà cung cấp vì tranh chấp kéo dài. Giải quyết nhanh hơn giúp dòng tiền ra dễ dự đoán hơn và dữ liệu trong doanh nghiệp chính xác hơn.

Qua phân tích chi tiết các luồng, ProcessMind phát hiện những vòng lặp khiến hóa đơn bị chuyển qua lại giữa bộ phận mua hàng và khoản phải trả. Bằng cách xác định các nguyên nhân sai lệch phổ biến nhất trong Microsoft Dynamics 365, chẳng hạn chênh lệch giá hoặc số lượng, bạn có thể thiết lập quy trình xử lý rõ ràng hơn, giải quyết vấn đề nhanh gấp đôi và giảm nhu cầu ghi đè thủ công.

Chặn thanh toán thường là biện pháp phòng ngừa rủi ro. Nhưng nếu trở thành mặc định hoặc được áp dụng sai, việc này sẽ tạo ra những điểm nghẽn đáng kể. Gỡ các lệnh chặn không có lý do chính đáng giúp lịch thanh toán thông suốt và tránh làm chậm hóa đơn hợp lệ vì thủ tục rườm rà. Cải thiện khâu này giúp giảm can thiệp thủ công và tránh gây khó chịu cho nhà cung cấp.

ProcessMind cho bạn thấy rõ mọi hoạt động Payment Block Applied trong Microsoft Dynamics 365. Phân tích các thuộc tính liên quan đến lệnh chặn giúp bạn phân biệt biện pháp giảm thiểu rủi ro cần thiết với những lần ghi đè thủ công kém hiệu quả. Từ đó, bạn có thể tự động gỡ chặn khi đáp ứng các tiêu chí cụ thể và đẩy nhanh bước thực hiện thanh toán cuối cùng.

Thanh toán cùng một hóa đơn hai lần gây rủi ro tài chính lớn và khiến việc thu hồi tiền trở thành gánh nặng hành chính. Bảo đảm mỗi số hóa đơn chỉ đi theo một luồng xử lý là điều cần thiết để duy trì kiểm soát tài chính và tuân thủ. Loại bỏ hóa đơn trùng giúp bảo toàn vốn lưu động, giảm trao đổi không cần thiết với nhà cung cấp và cải thiện dấu vết kiểm toán.

ProcessMind phát hiện các mẫu trong đó nhiều mã hồ sơ hoặc số tiền hóa đơn tương tự được xử lý cho cùng một nhà cung cấp trong Microsoft Dynamics 365. Bằng cách làm nổi bật những điểm bất thường qua việc kiểm tra dữ liệu lịch sử, bạn có thể tìm ra lỗ hổng quy trình, chẳng hạn nhiều điểm nhập liệu, khiến hóa đơn trùng lọt qua. Nhờ đó, bạn giảm rủi ro tài chính và nâng cao trách nhiệm giải trình của bộ phận.

Mã hóa tài chính chính xác giúp phân bổ chi phí đúng phòng ban và dự án, từ đó lập báo cáo đáng tin cậy. Tỷ lệ phải làm lại cao không chỉ tốn thời gian mà còn dẫn đến sai lệch trong báo cáo tài chính, cần điều chỉnh vào cuối tháng. Cải thiện độ chính xác ngay từ đầu giúp tránh các bước sửa sai về sau và đơn giản hóa quy trình kế toán.

Khi phân tích hoạt động Invoice Coded, ProcessMind xác định nhà cung cấp hoặc loại hóa đơn nào thường cần chỉnh sửa thủ công trong Microsoft Dynamics 365. Bạn có thể dùng thông tin này để xây dựng quy tắc mã hóa mặc định phù hợp hơn hoặc đào tạo đúng nhóm nhân viên, qua đó giảm đáng kể tỷ lệ làm lại và tăng độ tin cậy của dữ liệu trong các bản ghi GeneralJournal và LedgerEntry.

Quản lý thời điểm và tần suất chạy thanh toán giúp cân bằng dòng tiền với hiệu quả vận hành. Chạy thanh toán thất thường hoặc quá thường xuyên có thể làm tăng phí giao dịch và khiến việc quản lý ngân quỹ bị phân tán. Lịch thanh toán thống nhất giúp lập kế hoạch thanh khoản tốt hơn và giúp đội ngũ tài chính quản lý khối lượng công việc hiệu quả hơn.

ProcessMind phân tích cách các hoạt động Payment Processed được gom thành đợt trong Microsoft Dynamics 365. Công cụ giúp bạn biết lịch thanh toán hiện tại có phù hợp với hạn thanh toán của nhà cung cấp và khả năng sẵn có của nhân sự hay không. Nhờ đó, bạn có thể gộp các khoản thanh toán thành những đợt hiệu quả hơn, giảm công sức xử lý thủ công và phí ngân hàng.

Quy trình phê duyệt khác nhau giữa các khu vực hoặc phòng ban làm tăng rủi ro không tuân thủ và khiến thời gian xử lý khó dự đoán. Thống nhất quy trình làm việc giúp mọi hóa đơn đi theo luồng đã định và đáp ứng yêu cầu tuân thủ, nhờ đó việc kiểm toán và quản trị cũng đơn giản hơn. Cách làm nhất quán giúp quản lý quy trình xử lý thanh toán công nợ phải trả ở quy mô lớn dễ dàng hơn.

ProcessMind dùng tính năng kiểm tra mức độ tuân thủ để so sánh các luồng xử lý hóa đơn thực tế trong Microsoft Dynamics 365 với mô hình quy trình dự kiến. Công cụ chỉ ra những luồng phê duyệt không theo chuẩn và bỏ qua các bước kiểm soát. Nhờ đó, bạn có thể áp dụng quy trình thống nhất, đáp ứng yêu cầu pháp lý mà vẫn giữ được tốc độ cần thiết cho hoạt động kinh doanh hiện đại.

Thời gian hóa đơn chờ được nhập vào hệ thống là khoảng mù, khi tổ chức chưa nắm rõ các khoản phải trả của mình. Rút ngắn khoảng thời gian này rất quan trọng để dự báo tài chính chính xác và bắt đầu quy trình phê duyệt sớm nhất có thể. Có thêm thông tin ở giai đoạn này giúp ban quản lý hiểu rõ các khoản tiền thực sự cần chi theo thời gian thực.

ProcessMind đo độ trễ giữa Invoice Received và Invoice Data Extracted bằng cách theo dõi diễn tiến của mã số hóa đơn. Khi xác định điểm nghẽn ở giai đoạn đầu của quy trình xử lý thanh toán công nợ phải trả trong Microsoft Dynamics 365, bạn có thể tìm ra nguyên nhân là hồ sơ tồn đọng ở bộ phận tiếp nhận thư từ hay hàng chờ nhập liệu thủ công, rồi có biện pháp khắc phục.

Khi hóa đơn đã được phê duyệt đầy đủ, mọi chậm trễ trong khâu thanh toán cuối cùng đều là thời gian hành chính lãng phí và có thể dẫn đến thanh toán trễ hạn. Chuyển tiếp suôn sẻ từ phê duyệt sang thanh toán là điều cần thiết để duy trì hiệu suất cao. Đây là chặng cuối của quy trình và cần diễn ra nhanh nhất có thể để cải thiện trải nghiệm của nhà cung cấp.

ProcessMind theo dõi thời gian từ Invoice Approved for Payment đến Payment Executed trong Microsoft Dynamics 365. Công cụ cho biết hóa đơn có bị mắc kẹt ở hàng chờ cuối cùng hay quy trình chuyển tiền còn quá nhiều thao tác thủ công. Tinh gọn bước cuối này có thể rút ngắn tổng thời gian xử lý vài ngày, giúp bạn thanh toán đúng lịch.

Với các tổ chức hoạt động toàn cầu, cách xử lý biến động tỷ giá không nhất quán có thể gây sai lệch trong sổ cái và làm chậm thanh toán. Thống nhất cách tính và phê duyệt chênh lệch giúp đảm bảo độ chính xác tài chính, đồng thời giảm công sức đối chiếu thủ công. Cách làm đồng bộ này rất cần thiết để duy trì hồ sơ tài chính chính xác giữa nhiều pháp nhân.

Bằng cách kiểm tra dữ liệu FinancialDimension và LedgerEntry liên quan đến hóa đơn ngoại tệ, ProcessMind xác định những điểm chênh lệch làm quy trình đi lệch hướng. Bạn có thể dùng thông tin này để tự động xử lý các chênh lệch nhỏ trong Microsoft Dynamics 365, chỉ chuyển những sai lệch đáng kể sang bước kiểm tra thủ công và đẩy nhanh luồng thanh toán toàn cầu.

Lộ trình cải tiến công nợ phải trả gồm 6 bước

Tải mẫu xuống

Việc cần làm

Dùng mẫu Excel được thiết kế riêng cho sổ cái và nhật ký trong Microsoft Dynamics 365 Finance.

Xem hướng dẫn mẫu dữ liệu Tải mẫu xuống

Vì sao điều này quan trọng

Cấu trúc được ánh xạ sẵn giúp định dạng dữ liệu tài chính chính xác để nhanh chóng khám phá quy trình.

Kết quả dự kiến

Mẫu dữ liệu theo chuẩn, sẵn sàng cho hồ sơ hóa đơn của bạn.

THÔNG TIN CHI TIẾT CỦA BẠN

Nắm rõ quy trình làm việc khoản phải trả

ProcessMind cho thấy hiệu suất thực tế của các hoạt động khoản phải trả, từ lúc nhập hóa đơn đến khi thanh toán xong. Bạn sẽ tìm ra nguyên nhân gốc rễ gây chậm thanh toán và xác định cách cải thiện dòng tiền.

Trực quan hóa toàn bộ vòng đời thanh toán
Xác định chính xác các điểm nghẽn trong khâu phê duyệt
Tìm cơ hội hưởng chiết khấu khi thanh toán sớm
Đảm bảo mọi khoản thanh toán đều tuân thủ quy định

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

KẾT QUẢ ĐÃ ĐƯỢC GHI NHẬN

Nâng cao hiệu quả xử lý công nợ phải trả

Khi áp dụng process mining cho môi trường Microsoft Dynamics 365, các tổ chức xác định được điểm nghẽn trong chu kỳ phê duyệt hóa đơn và khâu thanh toán. Các chỉ số này phản ánh quá trình chuyển đổi từ quy trình làm việc công nợ phải trả thủ công sang hoạt động tinh gọn, dựa trên dữ liệu.

~ 0 %

Rút ngắn thời gian xử lý

Giảm tổng thời gian từ đầu đến cuối

Tối ưu quy trình làm việc phê duyệt và tự động hóa nhập liệu giúp rút ngắn thời gian từ lúc nhận hóa đơn đến khi hoàn tất thanh toán.

~ 0 %

Tận dụng thêm chiết khấu thanh toán sớm

Tăng tỷ lệ tận dụng chiết khấu

Xác định độ trễ trong chuỗi phê duyệt giúp đội ngũ ngân quỹ tận dụng thêm chiết khấu thanh toán sớm, mang lại lợi ích tài chính trực tiếp.

0 %

Loại bỏ khoản thanh toán trùng lặp

Giảm lỗi thanh toán

Phát hiện số hóa đơn và thông tin nhà cung cấp trùng lặp trước khi thanh toán giúp ngăn thất thoát tài chính và bảo vệ quy trình công nợ phải trả.

0 % increase

Xử lý không cần thao tác thủ công

Tỷ lệ đối chiếu thành công ngay lần đầu

Tinh chỉnh quy trình đồng bộ đơn đặt hàng giúp tăng số hóa đơn được xử lý mà không cần can thiệp thủ công.

0 %

Cải thiện quan hệ với nhà cung cấp

Tỷ lệ thanh toán đúng hạn

Thanh toán đúng hạn đều đặn giúp tránh phí trả chậm và hạn chế tín dụng, đồng thời nâng cao mức độ hài lòng của các đối tác mua hàng.

Kết quả thực tế tùy thuộc vào độ phức tạp của quy trình và chất lượng dữ liệu. Các số liệu này thể hiện mức cải thiện thường thấy qua nhiều dự án process mining trong xử lý hóa đơn.

Dữ liệu nên dùng

Bắt đầu với những thuộc tính cốt lõi này để nhanh chóng nắm rõ quy trình.

Chưa quen với nhật ký sự kiện? Tìm hiểu cách tạo nhật ký sự kiện cho process mining.

Thuộc tính

Các dữ liệu chính cần thu thập để phân tích

Mã định danh duy nhất được gán cho hóa đơn của nhà cung cấp.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là khóa cơ bản để liên kết các hoạt động công nợ phải trả rời rạc thành một phiên bản quy trình duy nhất.

Tác vụ cụ thể hoặc thay đổi trạng thái đã diễn ra.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này xác định luồng quy trình và trình tự sự kiện trên sơ đồ quy trình.

Dấu thời gian ghi nhận lúc hoạt động diễn ra.

Vì sao điều này quan trọng

Cần thiết để tính thời gian chu kỳ, thời gian xử lý và xác định điểm nghẽn.

Số tài khoản duy nhất của nhà cung cấp.

Vì sao điều này quan trọng

Cho phép phân nhóm hiệu suất quy trình theo nhà cung cấp.

Mã định danh pháp nhân hoặc công ty con.

Vì sao điều này quan trọng

Cho phép so sánh giữa các đơn vị kinh doanh hoặc quốc gia.

Tổng giá trị tiền tệ của hóa đơn.

Vì sao điều này quan trọng

Rất quan trọng để phân tích khối lượng chi tiêu và rủi ro tài chính.

Ngày cần thanh toán hóa đơn.

Vì sao điều này quan trọng

Mốc chuẩn để đo lường hiệu quả thanh toán đúng hạn.

Mã tham chiếu của đơn đặt hàng liên quan.

Vì sao điều này quan trọng

Cần thiết để phân tích tỷ lệ đối chiếu từ mua hàng đến thanh toán.

Mã định danh của người dùng thực hiện hoạt động.

Vì sao điều này quan trọng

Cho phép phân tích hành vi của người thực hiện và phân tách nhiệm vụ.

Tên tổ chức cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ.

Vì sao điều này quan trọng

Bổ sung thông tin cho số tài khoản nhà cung cấp.

Ngày ghi trên hóa đơn.

Vì sao điều này quan trọng

Xác định thời điểm bắt đầu tính tuổi hóa đơn.

Phòng ban chịu trách nhiệm về khoản chi phí.

Vì sao điều này quan trọng

Cho phép đi sâu xuống dữ liệu theo cơ cấu tổ chức và phân tích trách nhiệm.

Các hoạt động

Các bước quy trình cần theo dõi và tối ưu

Tạo bản ghi hóa đơn nhà cung cấp đang chờ xử lý trong hệ thống. Đây là thời điểm hóa đơn được đưa vào quy trình làm việc của Dynamics 365, bằng cách nhập thủ công hoặc qua nhập dữ liệu từ thực thể.

Vì sao điều này quan trọng

Xác định thời điểm bắt đầu để tính tổng thời gian xử lý quy trình. Nhờ đó, tổ chức có thể đo thời gian hóa đơn nằm trong hệ thống trước khi được xử lý hoặc ghi sổ.

Hệ thống liên kết thành công dòng hóa đơn với Purchase Order hoặc Product Receipt. Hoạt động này cho biết hóa đơn đã được xác thực với đơn đặt hàng.

Vì sao điều này quan trọng

Chỉ số này rất quan trọng để tính KPI tỷ lệ đối chiếu PO thành công ngay lần đầu. Nó giúp phân biệt hóa đơn được xử lý không cần thao tác thủ công với hóa đơn cần can thiệp thủ công.

Phiên bản workflow của hóa đơn đang chờ xử lý chuyển sang trạng thái hoàn tất hoặc đã phê duyệt. Hóa đơn đã sẵn sàng để ghi vào sổ cái.

Vì sao điều này quan trọng

Dùng để tính thời gian phê duyệt trung bình. Chậm trễ ở bước này ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng tận dụng chiết khấu thanh toán sớm.

Hóa đơn được ghi vào sổ cái, tạo khoản phải trả trong hệ thống. Bản ghi được chuyển từ các bảng đang chờ xử lý sang bảng giao dịch đã ghi sổ.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là mốc quan trọng, ghi nhận khoản nợ về mặt tài chính. Sau bước này, hóa đơn có thể được chọn để thanh toán.

Hóa đơn được chọn và thêm vào một dòng trong Payment Journal. Điều này cho biết dự định thanh toán và thường khởi động workflow rà soát thanh toán.

Vì sao điều này quan trọng

Đánh dấu bước chuyển từ ghi nhận khoản phải trả sang xử lý chi tiền. Dùng để đo thời gian thực hiện thanh toán.

Hệ thống tạo tệp thanh toán (EFT, ISO20022) hoặc in séc. Trạng thái thanh toán trên dòng nhật ký được cập nhật thành Sent hoặc Generated.

Vì sao điều này quan trọng

Hỗ trợ KPI về độ trễ từ phê duyệt đến thực hiện. Xác nhận chỉ thị thanh toán đã được tạo.

Payment Journal được ghi vào sổ cái, tất toán hóa đơn và xóa số dư nhà cung cấp. Đây là bước hoàn tất quy trình tài chính.

Vì sao điều này quan trọng

Hoạt động cuối cùng để tính thời gian trung bình từ hóa đơn đến thanh toán. Xác nhận các bút toán giảm tiền mặt đã được hoàn tất.

Câu hỏi thường gặp

Các câu hỏi thường gặp

Process mining cải thiện quy trình công nợ phải trả trong Microsoft Dynamics 365 như thế nào?

Process mining cho thấy rõ toàn bộ vòng đời thanh toán, từ lúc nhận hóa đơn đến khi thanh toán xong. Công cụ xác định các điểm nghẽn cụ thể như chậm phê duyệt hoặc thường xuyên phải ghi đè thủ công, khiến quy trình kéo dài. Khi thấy rõ những điểm kém hiệu quả này, các nhóm có thể khắc phục đúng chỗ để nâng cao năng suất chung.

Cần thực hiện những bước kỹ thuật nào để trích xuất dữ liệu từ Dynamics 365?

Thông thường, bạn kết nối với cơ sở dữ liệu SQL bên dưới hoặc dùng dịch vụ OData để lấy nhật ký sự kiện. Cần xuất các bảng liên quan đến giao dịch với nhà cung cấp, đơn đặt hàng và nhật ký sổ cái, đồng thời dùng Invoice Number làm mã định danh trường hợp chính. Hầu hết công cụ process mining hiện đại đều có sẵn trình kết nối Dynamics 365 để đơn giản hóa việc tích hợp.

Process mining có giúp chúng tôi tận dụng thêm chiết khấu thanh toán sớm không?

Có. Công nghệ này chỉ rõ hóa đơn bị mắc ở đâu trong chuỗi phê duyệt trước khi lỡ hạn nhận chiết khấu. Bạn có thể phân tích thời gian từ lúc nhập hóa đơn đến khi phê duyệt cuối cùng để sắp xếp lịch thanh toán hợp lý. Nhờ đó, ban quản lý có thể ưu tiên các hóa đơn giá trị cao mang lại lợi ích tài chính tốt nhất.

Thông thường mất bao lâu để có thông tin hữu ích?

Hầu hết tổ chức có thể xem sơ đồ quy trình đầu tiên trong vòng 2 đến 4 tuần sau khi hoàn tất trích xuất dữ liệu ban đầu. Khi dữ liệu từ Dynamics 365 được ánh xạ sang định dạng nhật ký sự kiện, phần mềm sẽ tự động tạo hình ảnh trực quan. Nhờ vậy, các nhóm có thể bắt đầu xử lý điểm nghẽn và vấn đề tuân thủ gần như ngay lập tức.

Có thể phát hiện luồng phê duyệt không theo chuẩn và rủi ro tuân thủ không?

Process mining giúp phát hiện các quy trình tự phát, trong đó việc phê duyệt bỏ qua các bước kiểm soát tiêu chuẩn của tổ chức. Bằng cách so sánh luồng quy trình thực tế với thiết kế dự kiến, bạn có thể xác định mọi trường hợp ghi đè thủ công. Thông tin rõ ràng, sẵn sàng phục vụ kiểm toán này rất quan trọng để đảm bảo tuân thủ quy định và giảm nguy cơ gian lận.

Process mining có thay thế phần mềm tự động hóa công nợ phải trả hiện có không?

Không. Process mining là công cụ chẩn đoán, hoạt động cùng với các hệ thống ERP và tự động hóa hiện có. Phần mềm tự động hóa thực hiện các tác vụ, còn process mining đánh giá mức độ hiệu quả của chúng. Công cụ giúp bạn xác định khâu nào trong quy trình tự động hóa đang gặp lỗi hoặc có thể hưởng lợi nhiều nhất từ việc tự động hóa thêm.

Cần những dữ liệu cụ thể nào để phân tích hiệu quả?

Để tạo sơ đồ quy trình chính xác, bạn cần Invoice Number làm mã ID trường hợp, tên hoạt động như Invoice Received hoặc Payment Executed, cùng dấu thời gian chính xác cho từng sự kiện. Bạn cũng có thể bổ sung dữ liệu như tên nhà cung cấp, số tiền hóa đơn và mã phòng ban. Thông tin bổ sung này cho phép lọc sâu hơn và phân tích nguyên nhân gốc rễ chi tiết hơn.

Có thể xác định nguyên nhân gốc rễ của các khoản thanh toán hóa đơn trùng lặp không?

Process mining giúp bạn theo dõi lịch sử của từng số hóa đơn và đánh dấu những số xuất hiện nhiều lần. Bằng cách phân tích các bước nhập và xác thực dữ liệu trong Dynamics 365, bạn có thể xác định khoản trùng lặp bắt nguồn từ lỗi hệ thống hay sai sót khi nhập thủ công. Thông tin này giúp bạn điều chỉnh quy tắc xác thực để ngăn thất thoát tài chính trong tương lai.

Tối ưu hóa quy trình xử lý thanh toán khoản phải trả ngay hôm nay

Rút ngắn 30% thời gian xử lý và loại bỏ tình trạng chậm trễ trên D365.

Bắt đầu dùng thử miễn phí

Không cần thẻ tín dụng. Thiết lập trong 5 phút.