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Migliori il processo Purchase to Pay - Requisition

La Sua guida in 6 passaggi per ottimizzare Purchase to Pay - Requisition in SAP ECC
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Ottimizzi il processo delle richieste d’acquisto SAP ECC

Questa piattaforma La aiuta a individuare con precisione le inefficienze critiche e i colli di bottiglia nei Suoi processi. Può far emergere facilmente ritardi, rilavorazioni e deviazioni dalle procedure standard. Identificando queste aree, può semplificare i Workflow, ridurre i tempi di attraversamento e garantire una migliore Conformità operativa.

Scarichi il nostro template dei dati preconfigurato e affronti le sfide comuni per raggiungere i Suoi obiettivi di efficienza. Segua il nostro piano di miglioramento in sei passaggi e consulti la Guida al template dei dati per trasformare le Sue operazioni.

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Perché ottimizzare il processo Procure to Pay - Richiesta di acquisto?

Il processo Procure to Pay (P2P) è il pilastro degli approvvigionamenti di un’organizzazione e la fase della richiesta di acquisto, in particolare in SAP ECC, ne rappresenta l’avvio decisivo. Un processo delle richieste inefficiente o soggetto a ritardi non incide soltanto sugli acquisti, ma si ripercuote sull’intera organizzazione, influenzando le tempistiche dei progetti, la continuità operativa e, in ultima analisi, i risultati economici. In assenza di una visibilità chiara, le organizzazioni si trovano spesso a gestire tempi di ciclo eccessivi, spese non conformi e costi amministrativi elevati, direttamente riconducibili a un ciclo di vita della richiesta gestito in modo inadeguato. I ritardi nella trasformazione di un’esigenza aziendale in una richiesta approvata possono comportare opportunità perse, costi di spedizione urgenti e frustrazione tra gli stakeholder. Comprendere come migliorare il processo Procure to Pay - Richiesta di acquisto è quindi essenziale per garantire una funzione acquisti solida ed efficiente sotto il profilo dei costi.

Ottimizzare il processo delle richieste di acquisto in SAP ECC non significa semplicemente aumentare la velocità: significa garantire che ogni richiesta di beni o servizi segua il percorso corretto, ottenga tempestivamente le approvazioni necessarie e sia conforme alle policy aziendali. Che si tratti di individuare i punti in cui le richieste si bloccano, comprendere perché alcune vengano modificate frequentemente o verificare il rispetto dei limiti di spesa, un’analisi dettagliata di questa fase iniziale del P2P è fondamentale per la salute complessiva del processo.

Come il Process Mining migliora l’efficienza delle richieste

Il Process Mining offre una prospettiva senza precedenti sull’esecuzione effettiva del processo Procure to Pay - Richiesta di acquisto in SAP ECC. Anziché basarsi su ipotesi o osservazioni aneddotiche, il Process Mining utilizza i dati grezzi degli eventi presenti nel sistema SAP ECC, in particolare nelle tabelle EBAN, EBKN, CDHDR e CDPOS e nelle transazioni ME51N, ME52N e ME54N. Ricostruendo ogni passaggio compiuto da un Purchase Requisition ID, dalla creazione all’approvazione o al rifiuto, il Process Mining rivela il flusso reale del processo, comprese tutte le deviazioni e i cicli di rilavorazione.

Questa tecnologia evidenzia come si svolgano concretamente attività quali "Requisition Created", "Requisition Submitted", "Approval Step 1 Started", "Requisition Amended" e "Purchase Order Created from Requisition". Individua automaticamente i colli di bottiglia, mostrando con precisione dove le richieste rimangono in attesa troppo a lungo, quali fasi di approvazione causano ritardi o quali reparti faticano a inviare tempestivamente le richieste. Può analizzare i percorsi del Workflow di approvazione, comprendere l’impatto dei diversi tipi di richiesta e valutare l’efficienza delle policy di approvvigionamento sulla base dei dati di esecuzione effettivi, non di modelli teorici. Questa visibilità approfondita Le consente di ridurre efficacemente il tempo di ciclo del processo Procure to Pay - Richiesta di acquisto e aumentare la trasparenza operativa.

Principali aree di miglioramento nella gestione delle richieste

L’utilizzo del Process Mining per il processo Procure to Pay - Richiesta di acquisto in SAP ECC consente di realizzare miglioramenti mirati in diverse dimensioni critiche:

  • Risoluzione dei colli di bottiglia: individui utenti, ruoli o fasi di approvazione specifici che causano sistematicamente ritardi. Può, ad esempio, verificare se un determinato approvatore rallenta frequentemente le richieste o se un tipo specifico di richiesta richiede regolarmente più cicli di modifica prima dell’approvazione.
  • Semplificazione del Workflow: individui passaggi ridondanti, livelli di approvazione non necessari o attività prive di valore aggiunto. Il Process Mining può evidenziare i casi in cui le richieste vengono instradate in modo errato o in cui sarebbe possibile introdurre approvazioni parallele per accelerare il processo.
  • Applicazione della conformità: rilevi deviazioni dalle policy, come richieste che aggirano i limiti di approvazione standard, la creazione diretta di ordini di acquisto senza una richiesta approvata o casi di acquisti non autorizzati. In questo modo può garantire che tutte le attività di approvvigionamento rispettino i controlli interni e le normative esterne.
  • Riduzione del tempo di ciclo: misuri con precisione il tempo trascorso in ogni fase del ciclo di vita della richiesta. Individui le cause alla radice dei tempi di ciclo prolungati, così da introdurre modifiche mirate che accelerino l’elaborazione e l’approvazione delle richieste.
  • Opportunità di automazione: individui le richieste ripetitive e ad alto volume che seguono un percorso standard e che potrebbero essere candidate all’automazione, liberando il Suo team per attività più strategiche.

Risultati attesi dall’ottimizzazione del processo delle richieste

Applicando il Process Mining al processo Procure to Pay - Richiesta di acquisto in SAP ECC, può ottenere vantaggi significativi e misurabili:

  • Riduzione dei tempi di attraversamento: semplifichi i processi di creazione e approvazione delle richieste, riducendo drasticamente il tempo che intercorre tra l’emergere di un’esigenza aziendale e la disponibilità di una richiesta approvata per l’approvvigionamento. Questo consente di consegnare più rapidamente beni e servizi.
  • Riduzione dei costi di approvvigionamento: minimizzi il carico amministrativo associato alla gestione di Workflow delle richieste complessi e inefficienti. Riduca i costi di spedizione urgente garantendo tempestività nelle attività di approvvigionamento e migliori il potere negoziale con i fornitori grazie a una domanda più prevedibile.
  • Maggiore conformità: garantisca che tutte le richieste rispettino le policy di acquisto e le matrici di approvazione dell’organizzazione. In questo modo riduce i rischi associati alla spesa non conforme e rafforza il sistema dei controlli interni.
  • Migliore utilizzo delle risorse: riallochi le risorse dalla gestione delle eccezioni di processo e dei solleciti manuali ad attività di approvvigionamento più strategiche, aumentando la produttività e la soddisfazione del team.
  • Decisioni basate sui dati: superi l’intuizione e prenda decisioni informate sulla riprogettazione del processo, basandosi su dati reali e oggettivi provenienti dal sistema SAP ECC. In questo modo garantisce il miglioramento continuo e un processo di approvvigionamento capace di evolvere insieme alle esigenze aziendali.

Come iniziare a migliorare il processo delle richieste

Comprendere e migliorare il processo Procure to Pay - Richiesta di acquisto in SAP ECC non deve essere un’attività complessa. Con il Process Mining ottiene la chiarezza e gli insight basati sui dati necessari per individuare con precisione le inefficienze e capire come affrontarle. Che il Suo obiettivo sia ridurre il tempo di ciclo, aumentare la conformità o semplicemente comprendere meglio il processo effettivo, il Process Mining offre le basi per un percorso di approvvigionamento più efficiente ed efficace. Inizi oggi il percorso verso l’eccellenza dei processi sfruttando la potenza della process intelligence. I dati sono già disponibili: lasci che il Process Mining illumini la strada verso l’ottimizzazione.

Purchase to Pay - Requisition P2P Requisition Gestione delle richieste d’acquisto Ottimizzazione degli acquisti Workflow delle approvazioni Conformità degli acquisti Ufficio acquisti Riduzione dei tempi di attraversamento Procure to Pay Gestione della spesa Controllo del budget

Problemi e sfide comuni

Individui le sfide che La riguardano

Le richieste di acquisto rimangono spesso bloccate nelle code di approvazione, con conseguente aumento dei tempi di attraversamento per gli acquisti critici. Questi ritardi possono influire sulle tempistiche dei progetti, causare interruzioni nella supply chain e comportare costi più elevati a causa di spedizioni urgenti o della perdita di sconti per pagamenti anticipati. Senza una visione chiara dei punti in cui le richieste si bloccano, è difficile intervenire sulle cause alla radice.
ProcessMind analizza il percorso completo di ogni Purchase Requisition in SAP ECC, individuando le specifiche fasi di approvazione e le persone che causano colli di bottiglia. Visualizzando il tempo trascorso in ogni fase di approvazione, identifichiamo gli schemi ricorrenti e suggeriamo miglioramenti per semplificare il Workflow Procure to Pay - Richiesta di acquisto, ridurre i tempi di ciclo complessivi e aumentare l’efficienza.

Dopo l’invio, le richieste di acquisto sono spesso soggette a numerose modifiche, che generano rilavorazioni e prolungano il tempo necessario per creare un ordine di acquisto. Questo indica spesso richieste iniziali incomplete, specifiche poco chiare o una revisione insufficiente prima dell’invio, con conseguenti inefficienze nel sistema SAP ECC e un maggiore impegno manuale.
ProcessMind traccia ogni modifica apportata a una Purchase Requisition, identificando quando e da chi è stata effettuata utilizzando i dati dei documenti di modifica SAP ECC. Evidenziamo le fasi in cui le richieste vengono modificate più frequentemente, aiutandoLa a comprendere le cause alla radice, come l’inserimento insufficiente dei dati o moduli poco chiari, e a migliorare l’accuratezza del processo Procure to Pay - Richiesta di acquisto riducendo le rilavorazioni.

Le richieste di acquisto critiche si discostano talvolta dai Workflow di approvazione definiti, con rischi di non conformità alle policy e potenziali esposizioni finanziarie. Senza una visibilità chiara su queste deviazioni, le organizzazioni faticano ad applicare la governance e a garantire che tutti gli acquisti rispettino i regolamenti interni e i requisiti di audit esterni in SAP ECC, con il rischio di spese non autorizzate.
ProcessMind confronta i percorsi di approvazione effettivamente seguiti da ogni Purchase Requisition con il Workflow previsto e configurato in SAP ECC. La nostra analisi evidenzia tutte le deviazioni, inclusi i casi di approvazione "skip-level" o i passaggi non autorizzati nel processo Procure to Pay - Richiesta di acquisto, consentendoLe di rafforzare la conformità e i controlli interni.

Un numero significativo di richieste di acquisto viene rifiutato o ritirato dopo che richiedenti e approvatori hanno già investito tempo e risorse, con conseguenti sprechi per entrambe le categorie. Questo indica spesso problemi nella verifica iniziale, vincoli di budget o una disconnessione tra esigenze aziendali e policy di acquisto in SAP ECC, con un impatto sulla produttività complessiva.
ProcessMind analizza le Purchase Requisition rifiutate e ritirate per individuare schemi, motivi e fasi di rifiuto ricorrenti. Collegando i rifiuti ad Attributi specifici, come reparto, centro di costo o importo richiesto, portiamo alla luce i problemi sistemici nel processo Procure to Pay - Richiesta di acquisto e forniamo indicazioni per miglioramenti mirati che riducano gli sprechi.

Le richieste di acquisto vengono spesso create con informazioni mancanti o errate, costringendo approvatori o team acquisti a richiedere chiarimenti e causando ritardi. Questa incoerenza dei dati genera rilavorazioni manuali, prolunga i tempi di ciclo e può provocare errori nei documenti di acquisto successivi in SAP ECC, con ripercussioni sul flusso Procure to Pay complessivo e sulla qualità dei dati.
ProcessMind utilizza Attributi come Requested Item Category, Quantity ed Estimated Amount per individuare le richieste con profili dati incompleti al momento dell’invio. Mostriamo dove e con quale frequenza i dati vengono corretti in una fase successiva del processo Procure to Pay - Richiesta di acquisto, aiutandoLa a definire standard di qualità dei dati e a semplificare l’inserimento iniziale.

Sebbene alcune richieste siano contrassegnate come urgenti, non sempre seguono un percorso più rapido o ricevono la priorità necessaria, con il rischio di non rispettare le scadenze per forniture critiche. La mancanza di una visibilità chiara sui tempi effettivi di elaborazione delle richieste urgenti fa sì che esigenze aziendali critiche possano rimanere insoddisfatte nonostante la loro priorità dichiarata, causando interruzioni operative.
ProcessMind confronta i tempi di attraversamento effettivi delle Purchase Requisition contrassegnate con "Urgency Level" con quelli delle richieste standard in SAP ECC. Verifichiamo se gli articoli urgenti avanzano davvero più rapidamente nel Workflow Procure to Pay - Richiesta di acquisto, evidenziando i colli di bottiglia specifici degli articoli ad alta priorità e suggerendo come garantire loro l’attenzione necessaria.

Anche dopo l’approvazione completa di una richiesta di acquisto, in SAP ECC possono verificarsi ritardi significativi prima della generazione del relativo ordine di acquisto. Questo intervallo segnala possibili inefficienze nei processi di passaggio di consegne o nell’allocazione delle risorse all’interno dell’ufficio acquisti, rallentando l’approvvigionamento effettivo e causando ulteriori ritardi nelle fasi successive.
ProcessMind misura con precisione il tempo trascorso tra l’evento "Approved" di una Purchase Requisition e l’evento "Purchase Order Created from Requisition". La nostra analisi evidenzia questi ritardi nascosti nel processo Procure to Pay - Richiesta di acquisto, individuando inefficienze operative successive all’approvazione e opportunità per accelerare il passaggio all’approvvigionamento.

Alcune richieste di acquisto attraversano più fasi di approvazione del necessario, spesso a causa di configurazioni del Workflow complesse o obsolete in SAP ECC. Questi passaggi ridondanti aggiungono attività amministrative non necessarie, aumentano i tempi di ciclo e assorbono tempo prezioso di più approvatori senza offrire un valore o un controllo proporzionato, generando frustrazione.
ProcessMind visualizza il percorso completo di approvazione di ogni Purchase Requisition, individuando i casi in cui le richieste attraversano livelli di approvazione ridondanti o eccessivi. La aiutiamo a ottimizzare il Workflow Procure to Pay - Richiesta di acquisto evidenziando le opportunità di consolidare o eliminare i passaggi non necessari e aumentare l’efficienza.

I richiedenti possono percepire il processo di creazione delle richieste in SAP ECC come complesso o poco intuitivo, con conseguenti elevati tassi di modifica, invii incompleti o ricorso a procedure offline. Questa esperienza utente insoddisfacente può ridurre la produttività, aumentare le esigenze formative e rallentare la fase iniziale del ciclo Procure to Pay, incidendo sul morale del personale.
ProcessMind può analizzare attività come "Requisition Created" e "Requisition Amended" insieme ad Attributi quali "Requester" e "Department" per individuare gli schemi che segnalano le difficoltà degli utenti. Correlando questi elementi con i problemi successivi nel flusso Procure to Pay - Richiesta di acquisto, individuiamo le aree in cui la formazione degli utenti o la semplificazione del sistema possono produrre vantaggi significativi.

Gli stakeholder, inclusi i richiedenti e i responsabili di reparto, spesso non dispongono di una visibilità in tempo reale sullo stato corrente delle richieste di acquisto in SAP ECC. Questa incertezza genera richieste frequenti di informazioni, verifiche manuali dello stato e una generale mancanza di trasparenza, causando frustrazione, riducendo la fiducia nel processo di approvvigionamento e richiedendo un impegno aggiuntivo.
ProcessMind offre trasparenza end-to-end sul ciclo di vita di ogni Purchase Requisition. Tracciando ogni attività e il relativo timestamp, forniamo una visione chiara e aggiornata dello stato di ciascuna richiesta nel processo Procure to Pay - Richiesta di acquisto, riducendo le richieste manuali di informazioni e migliorando la comunicazione tra i reparti.

Reparti o centri di costo diversi registrano tempi di approvazione delle richieste estremamente variabili, a indicare incoerenze nella distribuzione dei carichi di lavoro, nella tempestività degli approvatori o nel rispetto degli accordi interni sui livelli di servizio. Questa disparità può generare tensioni interne e velocità di esecuzione non uniformi tra i progetti dell’organizzazione, con ripercussioni su equità ed efficienza.
ProcessMind suddivide i tempi medi del ciclo di approvazione per "Department" e "Cost Center" delle Purchase Requisition in SAP ECC. Individuiamo le unità organizzative che registrano sistematicamente tempi di attesa più lunghi nel processo Procure to Pay - Richiesta di acquisto, aiutandoLa a definire interventi mirati, uniformare le prestazioni e riequilibrare le risorse.

L'attributo "Livello di urgenza" viene spesso applicato indiscriminatamente alle Richieste di acquisto, perdendo così il proprio significato e senza riuscire ad accelerare realmente gli articoli critici. L'uso eccessivo di questo contrassegno può creare una situazione simile a quella della "favola del pastorello e del lupo": le richieste effettivamente urgenti finiscono per perdere la priorità, generando inefficienze e potenziali ritardi per gli approvvigionamenti essenziali.
ProcessMind analizza la correlazione tra l'attributo "Livello di urgenza" e il tempo effettivo di elaborazione delle Richieste di acquisto. Identifichiamo se e quando i contrassegni di urgenza determinano realmente un'elaborazione più rapida nel Suo flusso SAP ECC Purchase to Pay - Requisition, portando alla luce i modelli di utilizzo improprio e aiutandoLa a ridefinire o applicare criteri di urgenza più efficaci.

Obiettivi tipici

Definisca come si presenta il successo

Questo obiettivo mira a ridurre significativamente il tempo che intercorre tra l'invio di una richiesta e la sua approvazione finale. Cicli di approvazione lunghi ritardano direttamente le successive attività di approvvigionamento, con ripercussioni sulle tempistiche dei progetti, sui livelli delle scorte e sull'efficienza operativa. Il risultato è un accesso più rapido ai beni e ai servizi necessari, con una maggiore reattività complessiva dell'azienda.
ProcessMind individua i punti in cui si verificano ritardi nel Workflow di approvazione Purchase to Pay - Requisition in SAP ECC, identificando colli di bottiglia, attività prive di valore aggiunto e specifici approvatori o reparti responsabili dei rallentamenti. Analizzando gli Event Log, quantifica i tempi effettivi di approvazione, evidenzia le variazioni e fornisce dati utili a riprogettare i Workflow per ottenere velocità ed efficienza ottimali.

Ridurre il numero di modifiche apportate a una Richiesta di acquisto dopo il suo invio iniziale è fondamentale per l'efficienza. Le modifiche frequenti, soprattutto nelle fasi avanzate del processo, aumentano significativamente il carico amministrativo, allungano i tempi di elaborazione e possono causare errori nel processo Purchase to Pay - Requisition. Ridurre al minimo le rilavorazioni garantisce che le richieste siano corrette fin dall'inizio.
ProcessMind visualizza l'intero ciclo di vita di ogni Richiesta di acquisto in SAP ECC, evidenziando con quale frequenza, in quali fasi e da parte di chi vengono apportate modifiche. Identifica le cause alla radice di questi cambiamenti, come requisiti poco chiari o dati iniziali inseriti in modo errato, fornendo indicazioni per migliorare l'accuratezza iniziale e ridurre le costose revisioni avanti e indietro.

Questo obiettivo si concentra sulla garanzia che tutte le Richieste di acquisto seguano rigorosamente i percorsi e le policy di approvazione predefiniti all'interno del processo Purchase to Pay - Requisition. La mancata Conformità può comportare spese non autorizzate, maggiori rischi e fallimenti in sede di audit. Garantire la Conformità assicura il controllo finanziario e il rispetto degli standard di governance interna.
ProcessMind offre una chiara funzionalità di conformance checking per confrontare i flussi effettivi delle richieste in SAP ECC con modelli target o regole aziendali definiti. Evidenzia automaticamente ogni caso di mancata Conformità, come passaggi di approvazione saltati o deviazioni dai percorsi standard, consentendo di adottare azioni correttive mirate e migliorare l'aderenza al processo.

Ridurre la percentuale di Richieste di acquisto rifiutate o ritirate migliora l'utilizzo delle risorse e accelera l'approvvigionamento. Tassi di rifiuto elevati indicano problemi sottostanti, come informazioni incomplete, violazioni delle policy o una disconnessione tra richiedenti e approvatori nel processo Purchase to Pay - Requisition. Ridurre questo tasso consente a tutti gli stakeholder di risparmiare tempo e impegno.
ProcessMind analizza i percorsi delle richieste rifiutate o ritirate in SAP ECC, identificando i modelli ricorrenti, le ragioni del rifiuto e i punti specifici del Workflow in cui emergono i problemi. Individua le cause alla radice, come reparti, tipi di richiesta o approvatori specifici, consentendo di predisporre formazione mirata o modifiche al processo per migliorare la probabilità di approvazione al primo invio.

Questo obiettivo mira a migliorare l'accuratezza e la completezza dei dati inseriti nelle Richieste di acquisto. Una scarsa qualità dei dati causa errori, rilavorazioni e ritardi nel processo Purchase to Pay - Requisition, con ripercussioni sulle successive attività di acquisto e sulla reportistica. Una migliore qualità dei dati rende più fluido l'intero flusso di approvvigionamento e garantisce decisioni affidabili.
Analizzando gli Attributi delle attività nei dati delle Richieste di acquisto SAP ECC, ProcessMind può identificare dati mancanti o incoerenti nelle diverse fasi. Può evidenziare i casi in cui le richieste vengono modificate frequentemente a causa di problemi nei dati, consentendo alle organizzazioni di introdurre misure quali campi obbligatori, una formazione più efficace degli utenti o regole di convalida automatizzate per migliorare l'integrità dei dati.

Garantire che le richieste contrassegnate come urgenti vengano elaborate e approvate molto più rapidamente rispetto alle richieste standard è fondamentale per soddisfare esigenze aziendali immediate. Una prioritizzazione inefficace può causare scadenze mancate, interruzioni operative e costi maggiori nel processo Purchase to Pay - Requisition. Questo obiettivo garantisce che le richieste critiche ricevano l'attenzione necessaria.
ProcessMind consente un'analisi dettagliata dei percorsi delle richieste urgenti e non urgenti in SAP ECC, confrontandone i tempi di ciclo e identificando i colli di bottiglia specifici che ostacolano le richieste urgenti. Può mostrare se i contrassegni di urgenza vengono utilizzati correttamente e se i Workflow accelerati associati sono realmente efficaci, fornendo dati per ottimizzare i meccanismi di prioritizzazione e garantire un'elaborazione rapida degli articoli critici.

Questo obiettivo si concentra sulla riduzione dell'intervallo di tempo tra l'approvazione finale di una Richiesta di acquisto e la successiva creazione di un ordine di acquisto. I ritardi in questo passaggio possono annullare i vantaggi di un processo di approvazione efficiente, rallentando l'approvvigionamento effettivo di beni e servizi nel percorso Purchase to Pay - Requisition. La creazione più rapida degli ordini di acquisto si traduce in consegne più rapide e tempi di attraversamento ridotti.
ProcessMind può monitorare in modo specifico il passaggio dall'evento "Requisition Approved" all'evento "Purchase Order Created from Requisition" in SAP ECC. Identifica i ritardi medi e individua eventuali passaggi manuali, problemi di integrazione tra sistemi o vincoli di risorse che prolungano questa fase critica, fornendo indicazioni per rendere più fluida la creazione degli ordini di acquisto.

Questo obiettivo mira a identificare ed eliminare i passaggi di approvazione ridondanti o non necessari all'interno del processo Purchase to Pay - Requisition. Workflow di approvazione eccessivamente complessi o lunghi introducono ritardi, aumentano il carico amministrativo e possono generare frustrazione senza aggiungere un valore o un controllo significativo. Semplificare il Workflow rende il processo più agile ed efficiente.
ProcessMind rileva il flusso effettivo del processo in SAP ECC, visualizzando tutti i passaggi di approvazione eseguiti per i diversi tipi di richiesta. Può rilevare deviazioni dai percorsi standard e identificare i passaggi che aggiungono costantemente tempo senza una giustificazione chiara, consentendo alle organizzazioni di valutare e riprogettare le matrici di approvazione, eliminare le fasi superflue e migliorare il tempo di ciclo complessivo.

Questo obiettivo si concentra sul rendere più semplice e intuitiva per gli utenti la creazione iniziale delle Richieste di acquisto. Processi di creazione difficili o poco chiari causano errori, tassi elevati di modifica e insoddisfazione degli utenti, rallentando in ultima analisi l'avvio del ciclo di vita Purchase to Pay - Requisition. Un processo di creazione semplificato migliora l'adozione da parte degli utenti e la qualità iniziale dei dati.
ProcessMind analizza la frequenza con cui attività specifiche come "Requisition Amended" si verificano poco dopo "Requisition Created" in SAP ECC. Può inoltre correlare specifici gruppi di utenti o tipi di richiesta a tassi più elevati di rilavorazione o rifiuto, indicando le aree in cui miglioramenti dell'interfaccia, una formazione più efficace o moduli guidati potrebbero semplificare l'inserimento iniziale.

Questo obiettivo mira a fornire a tutti gli stakeholder una visione chiara e aggiornata in tempo reale dello stato e dell'avanzamento di qualsiasi Richiesta di acquisto. Una visibilità limitata genera incertezza, richieste di informazioni non necessarie e ritardi nel processo decisionale all'interno del processo Purchase to Pay - Requisition. Una maggiore visibilità rafforza l'autonomia degli utenti e migliora la comunicazione tra i reparti.
ProcessMind offre una visione completa e basata sui dati del percorso di ogni Richiesta di acquisto attraverso SAP ECC, dalla creazione all'approvazione e oltre. Visualizza lo stato attuale, le attività passate e i passaggi successivi, consentendo alle organizzazioni di creare Dashboard e strumenti di reportistica che offrono un monitoraggio trasparente in tempo reale, riducendo le verifiche manuali dello stato e migliorando la consapevolezza degli stakeholder.

Questo obiettivo mira a ridurre le significative variazioni nei tempi di approvazione delle richieste osservate tra i diversi reparti. Velocità di approvazione incoerenti possono creare disparità, frustrare i richiedenti e introdurre imprevedibilità nel processo complessivo Purchase to Pay - Requisition. Standardizzare questi tempi garantisce equità e un'efficienza operativa costante.
ProcessMind consente di confrontare direttamente i tempi di ciclo di approvazione delle richieste che passano attraverso reparti o centri di costo diversi in SAP ECC. Identifica i reparti che registrano costantemente durate di approvazione più lunghe o tassi di rifiuto più elevati, fornendo i dati necessari per analizzare le cause alla radice e applicare best practice o formazione, così da ottenere prestazioni più uniformi in tutta l'organizzazione.

Questo obiettivo si concentra sulla verifica che l'attributo "Livello di urgenza" delle Richieste di acquisto si traduca realmente in un'elaborazione e un'approvazione più rapide. Se i contrassegni di urgenza vengono utilizzati ma le richieste non avanzano più rapidamente nel sistema, il meccanismo è inefficace e genera aspettative infondate e potenziali interruzioni operative nel processo Purchase to Pay - Requisition.
ProcessMind confronta direttamente i tempi medi di ciclo delle richieste contrassegnate con diversi livelli di urgenza in SAP ECC. Identifica se gli articoli realmente urgenti vengono elaborati più rapidamente rispetto a quelli standard e, in caso contrario, individua il punto in cui si verifica il problema. Questa analisi aiuta a formare nuovamente gli utenti sull'uso appropriato del contrassegno di urgenza oppure a riconfigurare i Workflow, per garantire che i percorsi accelerati siano realmente implementati ed efficaci.

Il percorso di miglioramento in 6 fasi per Purchase to Pay - Requisition

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Cosa fare

Ottenga il Template Excel preconfigurato, progettato specificamente per l’analisi di Purchase to Pay Requisition in SAP ECC. Questo Template fornisce la struttura corretta per i dati storici del processo.

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Perché è importante

L’utilizzo del Template corretto assicura una struttura uniforme dei dati, consentendo un’acquisizione accurata e rapida in ProcessMind per l’analisi.

Risultato previsto

Un Template Excel standardizzato, pronto per essere compilato con i dati di Purchase Requisition di SAP ECC.

LE SUE SCOPERTE

Individui subito le criticità di P2P Requisition in SAP ECC

ProcessMind offre una mappa visiva chiara del Suo processo P2P Requisition. Scopra dove si verificano ritardi, dove le approvazioni rallentano e dove esistono lacune di Conformità nel Suo ambiente SAP ECC.
  • Visualizzi il flusso completo delle richieste
  • Individui i colli di bottiglia e i ritardi nelle approvazioni
  • Identifichi subito le non conformità alle policy
  • Ottimizzi i tempi di attraversamento e riduca i costi
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
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RISULTATI TIPICI

Impatto misurabile sull'efficienza delle Richieste di acquisto

La nostra soluzione di Process Mining aiuta le organizzazioni a identificare ed eliminare i colli di bottiglia nel processo Purchase to Pay - Requisition, generando miglioramenti significativi nei tempi di ciclo, nella Conformità e nell'efficienza dei costi. Analizzando i dati SAP ECC a livello di ID della Richiesta di acquisto, portiamo alla luce inefficienze nascoste e forniamo insight attuabili.

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Cicli di approvazione più rapidi

Riduzione media del tempo di approvazione delle Richieste di acquisto

Identificando ed eliminando i colli di bottiglia, le organizzazioni riducono significativamente il tempo necessario per approvare una Richiesta di acquisto. Questo migliora l'efficienza e accelera l'intero processo di approvvigionamento.
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Riduzione delle rilavorazioni

Riduzione delle modifiche alle Richieste di acquisto

Individuare le cause alla radice delle modifiche alle Richieste di acquisto, come problemi di qualità dei dati o requisiti poco chiari, consente di migliorare il processo, ridurre le rilavorazioni e contenere i costi associati.
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Conformità migliorata

Miglioramento della conformità al Workflow di approvazione

Il Process Mining rivela le deviazioni dalle policy di approvazione standard, consentendo alle organizzazioni di applicare la Conformità, ridurre i rischi di audit e garantire il rispetto dei controlli interni.
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Generazione più rapida degli ordini di acquisto

Riduzione del tempo necessario per la creazione dell'ordine di acquisto

Accelerare il passaggio da una Richiesta di acquisto approvata a un ordine di acquisto migliora i tempi di attraversamento complessivi dell'approvvigionamento, garantendo l'acquisizione più rapida di beni e servizi.
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Tassi di rifiuto più bassi

Riduzione percentuale delle Richieste di acquisto rifiutate

Comprendere perché le Richieste di acquisto vengono rifiutate, ad esempio per mancata Conformità alle policy o per richieste di articoli errate, consente di adottare interventi mirati per migliorare la qualità degli invii e ridurre l'impegno sprecato.

I risultati variano in base alla complessità del processo, alla qualità dei dati e al contesto organizzativo. Questi valori rappresentano miglioramenti tipici osservati in diverse implementazioni.

Dati consigliati

Inizi dagli Attributi e dalle attività più importanti, quindi ampli l'analisi secondo necessità.
Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

Attributi

Punti dati fondamentali da acquisire per l’analisi

L’identificativo univoco di un documento di richiesta di acquisto.

Perché è importante

È l’identificativo principale che collega tutti gli eventi di processo correlati in un unico caso, rendendo possibile l’analisi end-to-end del processo.

Il nome dell’attività aziendale che si è verificata in un determinato momento.

Perché è importante

Definisce le fasi del processo, consentendo di visualizzare le mappe di processo e analizzare le variazioni del flusso.

Il timestamp che indica quando si è verificata l’attività.

Perché è importante

Questo timestamp è essenziale per calcolare tutte le durate, analizzare le prestazioni del processo e individuare i colli di bottiglia legati ai tempi.

L’ID dell’utente che ha eseguito l’attività.

Perché è importante

Attribuisce le attività a persone specifiche, consentendo di analizzare prestazioni, carico di lavoro, Conformità ed esigenze formative degli utenti.

Il reparto del richiedente o il centro di costo associato alla richiesta di acquisto.

Perché è importante

Consente di confrontare le prestazioni tra le unità aziendali, evidenziando i colli di bottiglia e le incoerenze di processo a livello di reparto.

Lo stato di elaborazione corrente della richiesta di acquisto.

Perché è importante

Definisce l’esito di una richiesta di acquisto, un elemento fondamentale per analizzare i tassi di successo, le motivazioni dei rifiuti e i punti finali del processo.

Una classificazione che determina il tipo e le caratteristiche della richiesta di acquisto.

Perché è importante

Consente di segmentare le richieste di acquisto in diverse categorie di processo, rendendo l’analisi più precisa e pertinente.

Il valore monetario complessivo di tutte le posizioni della richiesta di acquisto.

Perché è importante

Aiuta a correlare il comportamento del processo con l’impatto finanziario, un elemento essenziale per l’analisi dei rischi e la comprensione della complessità delle approvazioni.

Attività

Passaggi del processo da monitorare e ottimizzare

Questa attività indica la creazione e il salvataggio iniziali di una Richiesta di acquisto da parte di un utente. L'evento viene acquisito esplicitamente quando nella tabella EBAN viene generato un nuovo record, registrando la data e l'ora di creazione.

Perché è importante

In quanto punto di partenza del processo, questa attività è essenziale per calcolare la durata complessiva del ciclo di vita della richiesta e analizzare il volume di creazione. Aiuta a identificare chi crea le richieste e quando.

Questa attività indica che la richiesta è entrata nel Workflow formale di approvazione. In genere viene dedotta quando lo stato della richiesta cambia e richiede un'azione di rilascio o approvazione iniziale sulla base della strategia di rilascio configurata.

Perché è importante

Questo evento segna l'inizio del tempo di ciclo di approvazione, un KPI fondamentale per misurare l'efficienza del processo. Comprendere questo punto aiuta a isolare i ritardi tra la creazione e l'avvio delle approvazioni formali.

Questa attività rappresenta la tappa fondamentale in cui la Richiesta di acquisto ha superato correttamente tutti i passaggi di approvazione richiesti. L'evento viene dedotto quando viene applicato il release code finale e l'indicatore di rilascio complessivo (FRGZU) nella tabella EBAN viene impostato su uno stato approvato.

Perché è importante

Questa è una tappa critica, che segna la fine del ciclo di approvazione e l'inizio della fase di approvvigionamento. È essenziale per calcolare il KPI del tempo totale di approvazione e misurare i ritardi nel passaggio alla creazione dell'ordine di acquisto.

Questa è un'attività terminale, in cui la Richiesta di acquisto viene rifiutata definitivamente e non può proseguire. L'evento viene dedotto quando l'indicatore di rilascio nella tabella EBAN viene impostato da un approvatore sullo stato finale di rifiuto.

Perché è importante

Questa attività rappresenta un punto finale chiave del processo ed è fondamentale per calcolare il KPI del tasso di rifiuto delle Richieste di acquisto. Analizzare questi casi aiuta a comprendere le ragioni del mancato approvvigionamento e degli sprechi.

Si tratta di un’attività terminale nella quale il creatore o un utente autorizzato annulla la posizione della richiesta di acquisto impostando un indicatore di cancellazione. L’azione viene registrata esplicitamente e indica che la necessità aziendale non è più valida oppure che la richiesta è stata creata per errore.

Perché è importante

Si tratta di un punto di chiusura critico del processo, essenziale per calcolare il tasso di ritiro. Valori elevati possono indicare tempi di approvazione troppo lunghi, che inducono gli utenti ad abbandonare le richieste, oppure problemi sistemici nella pianificazione della domanda.

Questa attività indica la conversione completata con successo di una richiesta di acquisto approvata in un documento d’ordine di acquisto. L’evento viene dedotto per la richiesta individuando una posizione d’ordine di acquisto corrispondente che vi fa riferimento.

Perché è importante

In quanto principale esito positivo, questa attività conclude il processo della richiesta di acquisto e avvia la fase di approvvigionamento. Il tempo compreso tra «Richiesta di acquisto approvata» e questo evento è un KPI fondamentale per misurare l’efficienza del passaggio di consegne.

Domande frequenti

Domande frequenti

Il Process Mining analizza gli Event Log per visualizzare il flusso effettivo del processo di Purchase Requisition in SAP ECC. Individua le deviazioni dai percorsi standard, scopre colli di bottiglia come cicli di approvazione lunghi ed evidenzia le aree in cui è possibile aumentare l’efficienza. In questo modo consente di ottimizzare i Workflow, ridurre le rilavorazioni e garantire la conformità.

Per mappare con precisione il processo di Purchase Requisition, servono generalmente dati sugli eventi provenienti dalle tabelle SAP ECC pertinenti. Le informazioni fondamentali includono il Purchase Requisition ID come identificativo del caso, i nomi delle attività, i Timestamp di ciascuna attività e l’utente responsabile. Attributi aggiuntivi, come il tipo di richiesta o il reparto, possono arricchire l’analisi.

L’estrazione dei dati da SAP ECC per il Process Mining prevede spesso l’utilizzo degli strumenti SAP standard, di report personalizzati o di connettori progettati specificamente per recuperare gli Event Log. L’obiettivo è ottenere un file piatto, generalmente in formato CSV, che contenga tutti gli eventi di processo rilevanti in una struttura organizzata. In questo modo è possibile ricostruire correttamente la sequenza cronologica delle attività.

Portando alla luce le inefficienze, può ridurre i tempi del ciclo di approvazione delle richieste e limitare le rilavorazioni dovute alle modifiche. Il Process Mining contribuisce a garantire una maggiore conformità alle politiche di approvazione e a ridurre il tasso di rifiuto. In definitiva, consente di rendere il processo di Purchase to Pay Requisition più lineare e trasparente.

I primi insight possono spesso essere ottenuti entro poche settimane dall’estrazione corretta dei dati e dalla loro acquisizione in uno strumento di Process Mining. Un’analisi completa e l’individuazione delle aree di miglioramento su cui intervenire richiedono generalmente più tempo, in funzione della complessità del processo e delle risorse disponibili per l’analisi. Anche la velocità dipende dalla qualità dei dati.

No, il Process Mining va oltre il reporting tradizionale, perché ricostruisce l’effettivo flusso end-to-end del processo sulla base dei dati degli eventi. Mentre il reporting mostra "che cosa è accaduto", il Process Mining rivela "come e perché è accaduto", visualizzando le varianti di processo e individuando le cause profonde delle deviazioni. Offre una visione dinamica del processo, non soltanto metriche statiche.

La presenza di esperti dedicati può accelerare l’ottenimento degli insight, ma molti strumenti di Process Mining sono progettati per analisti aziendali che abbiano ricevuto una formazione di base. La configurazione iniziale e le analisi complesse possono trarre vantaggio da competenze specialistiche, mentre il monitoraggio quotidiano e i drill-down di base possono spesso essere gestiti dai responsabili di processo. La formazione è fondamentale per un utilizzo efficace.

Il principale prerequisito tecnico è l’accesso al sistema SAP ECC per estrarre i dati necessari degli Event Log. In genere sono necessari meccanismi sicuri di trasferimento dei dati e spazio di archiviazione sufficiente per i file estratti. Per l’analisi e la visualizzazione è inoltre richiesta una piattaforma software di Process Mining, in cloud oppure on-premise.

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