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Migliori il processo Purchase to Pay - Requisition

Guida in 6 passaggi per ottimizzare le richieste d’acquisto P2P in SAP ECC

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Migliori il processo Purchase to Pay - Requisition

Dall’acquisto al pagamento: richiesta d’acquisto

SAP ECC

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Ottimizzare il processo di richiesta d’acquisto in SAP ECC

Questa piattaforma La aiuta a individuare inefficienze e colli di bottiglia critici nei processi. Può rilevare facilmente ritardi, rilavorazioni e scostamenti dalle procedure standard. Una volta individuate queste aree, può semplificare i flussi di lavoro, ridurre i tempi di attraversamento e migliorare la conformità operativa.

Scarichi il nostro template dei dati preconfigurato e affronti le sfide più comuni per raggiungere i Suoi obiettivi di efficienza. Segua il nostro piano di miglioramento in sei fasi e consulti la guida al template dei dati per trasformare le Sue attività.

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Perché ottimizzare il processo dall’acquisto al pagamento, dalla richiesta d’acquisto?

Il processo dall’acquisto al pagamento (P2P) è alla base degli approvvigionamenti di un’organizzazione e la fase della richiesta, in particolare in SAP ECC, ne costituisce il punto di partenza fondamentale. Un processo di richiesta inefficiente o lento non incide soltanto sugli acquisti: le sue conseguenze si ripercuotono su tutta l’organizzazione, influenzando le tempistiche dei progetti, la continuità operativa e, in ultima analisi, i risultati economici. Senza una visione chiara, le organizzazioni faticano spesso a gestire tempi di ciclo eccessivi, spese non conformi e costi amministrativi elevati, direttamente riconducibili a un ciclo di vita delle richieste gestito male. I ritardi nel trasformare un’esigenza aziendale in una richiesta approvata possono comportare opportunità perse, costi di spedizione urgente e insoddisfazione tra le parti interessate. Capire come migliorare il processo dall’acquisto al pagamento, dalla richiesta d’acquisto, è essenziale per garantire una funzione acquisti solida ed efficiente sotto il profilo dei costi.

Ottimizzare il processo di richiesta d’acquisto in SAP ECC non significa soltanto accelerarlo: significa assicurarsi che ogni richiesta di beni o servizi segua il percorso corretto, ottenga tempestivamente le approvazioni necessarie e rispetti le politiche aziendali. Che si tratti di individuare i punti in cui le richieste si bloccano, capire perché alcune vengono modificate spesso o verificare il rispetto dei limiti di spesa, un’analisi approfondita di questa fase iniziale del processo P2P è essenziale per la salute complessiva del processo.

Come il Process Mining migliora l’efficienza delle richieste d’acquisto

Il Process Mining offre una visione diretta dell’esecuzione effettiva del processo dall’acquisto al pagamento, dalla richiesta d’acquisto, in SAP ECC. Invece di basarsi su supposizioni o testimonianze aneddotiche, utilizza i dati grezzi degli eventi del sistema SAP ECC, in particolare delle tabelle EBAN, EBKN, CDHDR e CDPOS e delle transazioni ME51N, ME52N e ME54N. Ricostruendo ogni passaggio di un ID richiesta d’acquisto, dalla creazione all’approvazione o al rifiuto, il Process Mining rivela il flusso di processo reale, comprese tutte le deviazioni e le ripetizioni del lavoro.

Questa tecnologia mostra come si svolgono effettivamente attività quali «Richiesta d’acquisto creata», «Richiesta d’acquisto inviata», «Avvio del passaggio di approvazione 1», «Richiesta d’acquisto modificata» e «Ordine d’acquisto creato dalla richiesta». Individua automaticamente i colli di bottiglia, indicando con precisione dove le richieste rimangono in attesa troppo a lungo, quali passaggi di approvazione causano ritardi e quali reparti faticano a inviare le richieste tempestivamente. È possibile analizzare i percorsi di approvazione, comprendere l’impatto dei diversi tipi di richiesta e valutare l’efficacia delle politiche di approvvigionamento sulla base dei dati di esecuzione effettivi, anziché di modelli teorici. Queste informazioni dettagliate consentono di ridurre efficacemente i tempi di ciclo del processo dall’acquisto al pagamento, dalla richiesta d’acquisto, e di aumentare la trasparenza operativa.

Principali aree di miglioramento nella gestione delle richieste d’acquisto

L’applicazione del Process Mining al processo dall’acquisto al pagamento, dalla richiesta d’acquisto, in SAP ECC consente di intervenire in modo mirato su diverse dimensioni fondamentali:

Risoluzione dei colli di bottiglia: individui gli utenti, i ruoli o le fasi di approvazione che causano ritardi con regolarità. Ad esempio, verifichi se un determinato approvatore rallenta spesso le richieste o se un tipo specifico di richiesta richiede sistematicamente più cicli di modifica prima dell’approvazione.
Semplificazione dei flussi di lavoro: individui passaggi ridondanti, livelli di approvazione non necessari o attività che non apportano valore. Il Process Mining può rivelare casi in cui le richieste seguono un percorso errato o in cui approvazioni parallele potrebbero accelerare il processo.
Rispetto della conformità: rilevi le deviazioni dalle politiche, ad esempio richieste che non rispettano i limiti di approvazione standard, ordini d’acquisto creati direttamente senza una richiesta approvata o casi di acquisti non autorizzati. In questo modo può verificare che tutte le attività di approvvigionamento rispettino i controlli interni e le normative esterne.
Riduzione dei tempi di ciclo: misuri con precisione il tempo trascorso in ogni fase del ciclo di vita della richiesta. Individui le cause profonde dei tempi di ciclo prolungati, così da introdurre modifiche mirate che accelerino l’elaborazione e l’approvazione delle richieste.
Opportunità di automazione: individui le richieste ripetitive e ad alto volume che seguono un percorso standard e potrebbero essere candidate all’automazione, liberando tempo per attività più strategiche.

Risultati attesi dall’ottimizzazione del processo di richiesta d’acquisto

Applicando il Process Mining al processo dall’acquisto al pagamento, dalla richiesta d’acquisto, in SAP ECC, può ottenere vantaggi significativi e misurabili:

Riduzione dei tempi di attraversamento: semplifichi la creazione e l’approvazione delle richieste, riducendo nettamente il tempo che intercorre tra l’emergere di un’esigenza aziendale e l’approvazione della richiesta, pronta per l’approvvigionamento. Ciò consente di ricevere beni e servizi più rapidamente.
Riduzione dei costi di approvvigionamento: limiti i costi amministrativi legati alla gestione di flussi di lavoro complessi e inefficienti. Riduca i costi di spedizione urgente garantendo interventi di approvvigionamento tempestivi e migliori il potere negoziale con i fornitori grazie a una domanda più prevedibile.
Maggiore conformità: garantisca che tutte le richieste rispettino le politiche di acquisto e le matrici di approvazione dell’organizzazione. In questo modo riduce i rischi legati a spese non conformi e rafforza il sistema dei controlli interni.
Migliore utilizzo delle risorse: riallochi le risorse dalla gestione delle eccezioni di processo e dai solleciti manuali ad attività di approvvigionamento più strategiche, aumentando la produttività e la soddisfazione del team.
Decisioni basate sui dati: superi le valutazioni intuitive e prenda decisioni informate sulla riprogettazione del processo, basandosi su dati reali e oggettivi del sistema SAP ECC. In questo modo favorisce il miglioramento continuo e un processo di approvvigionamento che si evolve con le esigenze aziendali.

Come iniziare a migliorare il processo delle richieste d’acquisto

Capire e migliorare il processo dall’acquisto al pagamento, dalla richiesta d’acquisto, in SAP ECC, non deve essere un’impresa complessa. Con il Process Mining ottiene la chiarezza e le informazioni basate sui dati necessarie per individuare con precisione le inefficienze e capire come intervenire. Che il Suo obiettivo sia ridurre i tempi di ciclo, aumentare la conformità o semplicemente comprendere meglio il processo effettivo, il Process Mining offre le basi per un percorso di approvvigionamento più efficiente ed efficace. Inizi oggi il percorso verso l’eccellenza dei processi sfruttando le potenzialità della Process Intelligence. I dati sono già disponibili: lasci che il Process Mining indichi la strada verso l’ottimizzazione.

Dall’acquisto al pagamento: richiesta d’acquisto Richiesta d’acquisto P2P Gestione delle richieste d’acquisto Ottimizzazione degli approvvigionamenti Flusso di lavoro di approvazione Conformità degli acquisti Ufficio acquisti Riduzione dei tempi di attraversamento Dall’approvvigionamento al pagamento Gestione della spesa Controllo del budget

Problemi e sfide comuni

Individui le sfide che La riguardano

Le richieste d’acquisto rimangono spesso bloccate nelle code di approvazione, allungando i tempi di attraversamento degli acquisti più importanti. Questi ritardi possono influire sulle tempistiche dei progetti, interrompere la catena di fornitura e comportare costi più elevati per le spedizioni urgenti o la perdita di sconti per pagamenti anticipati. Senza una visione chiara dei punti in cui le richieste si fermano, è difficile intervenire sulle cause profonde.
ProcessMind analizza l’intero percorso di ogni richiesta d’acquisto in SAP ECC e individua i passaggi di approvazione e le persone che causano colli di bottiglia. Visualizzando il tempo trascorso in ogni fase di approvazione, individuiamo gli schemi ricorrenti e suggeriamo come semplificare il flusso di lavoro del processo dall’acquisto al pagamento, dalla richiesta d’acquisto, riducendo i tempi di ciclo complessivi e migliorando l’efficienza.

Dopo l’invio, le richieste d’acquisto vengono spesso modificate più volte, generando rilavorazioni e allungando i tempi necessari per creare un ordine d’acquisto. Questo può indicare richieste iniziali incomplete, specifiche poco chiare o una revisione insufficiente prima dell’invio, con conseguenti inefficienze in SAP ECC e un maggiore carico di lavoro manuale.
ProcessMind traccia ogni modifica apportata a una richiesta d’acquisto e individua quando e da chi è stata effettuata, utilizzando i dati dei documenti di modifica di SAP ECC. Mostriamo le fasi in cui le richieste vengono modificate più spesso, aiutando a comprendere cause profonde come l’inserimento di dati insufficienti o moduli poco chiari, migliorare l’accuratezza del processo dall’acquisto al pagamento, dalla richiesta d’acquisto, e ridurre le rilavorazioni.

A volte le richieste d’acquisto più importanti non seguono i flussi di lavoro di approvazione definiti, con il rischio di violare le politiche e di esporsi a perdite finanziarie. Senza una visione chiara di queste deviazioni, le organizzazioni faticano a garantire la governance e a verificare che tutti gli acquisti rispettino le regole interne e i requisiti degli audit esterni in SAP ECC, con il rischio di spese non autorizzate.
ProcessMind confronta i percorsi di approvazione effettivi di ogni richiesta d’acquisto con il flusso di lavoro previsto e configurato in SAP ECC. L’analisi evidenzia tutte le deviazioni, compresi i passaggi di approvazione saltati o non autorizzati nel processo dall’acquisto al pagamento, dalla richiesta d’acquisto, consentendo di garantire la conformità e rafforzare i controlli interni.

Un numero significativo di richieste d’acquisto viene rifiutato o ritirato dopo che sono già state investite molte risorse, con uno spreco di tempo e lavoro per richiedenti e approvatori. Spesso ciò segnala problemi nella verifica iniziale, vincoli di budget o una discrepanza tra le esigenze aziendali e le politiche di acquisto in SAP ECC, con ripercussioni sulla produttività complessiva.
ProcessMind analizza le richieste d’acquisto rifiutate o ritirate per individuare schemi ricorrenti, motivi e fasi in cui avviene il rifiuto. Collegando i rifiuti ad attributi specifici, come reparto, centro di costo o importo richiesto, facciamo emergere problemi sistemici nel processo dall’acquisto al pagamento, dalla richiesta d’acquisto, fornendo indicazioni per interventi mirati che riducano gli sprechi.

Spesso le richieste d’acquisto vengono create con informazioni mancanti o errate, causando ritardi quando gli approvatori o i team acquisti devono chiedere chiarimenti. Queste incoerenze nei dati comportano rilavorazioni manuali, allungano i tempi di ciclo e possono generare errori nei documenti di acquisto successivi in SAP ECC, con ripercussioni sul flusso complessivo dall’acquisto al pagamento e sulla qualità dei dati.
ProcessMind utilizza attributi come Categoria dell’articolo richiesto, Quantità e Importo stimato per individuare le richieste con dati incompleti al momento dell’invio. Mostriamo dove e con quale frequenza i dati vengono corretti in seguito nel processo dall’acquisto al pagamento, dalla richiesta d’acquisto, aiutando a definire standard di qualità dei dati e a semplificare l’inserimento iniziale.

Anche se alcune richieste sono contrassegnate come urgenti, non sempre seguono un percorso più rapido né ricevono la priorità necessaria, con il rischio di non rispettare le scadenze per le forniture essenziali. Senza una visione chiara dei tempi effettivi di elaborazione delle richieste urgenti, esigenze aziendali critiche potrebbero restare insoddisfatte nonostante la priorità assegnata, causando interruzioni operative.
ProcessMind confronta i tempi di attraversamento effettivi delle richieste d’acquisto in SAP ECC contrassegnate con il valore «Livello di urgenza» con quelli delle richieste standard. Verifichiamo se le richieste urgenti avanzano davvero più rapidamente nel flusso di lavoro del processo dall’acquisto al pagamento, dalla richiesta d’acquisto, individuiamo i colli di bottiglia specifici per gli articoli prioritari e suggeriamo come garantire loro la dovuta attenzione.

Anche dopo l’approvazione completa di una richiesta d’acquisto, in SAP ECC possono verificarsi ritardi significativi prima che venga creato il relativo ordine d’acquisto. Questo intervallo può indicare inefficienze nei passaggi di consegne o nell’allocazione delle risorse dell’ufficio acquisti, rallentando l’approvvigionamento effettivo e causando ulteriori ritardi nelle fasi successive.
ProcessMind misura con precisione il tempo che intercorre tra l’evento «Richiesta d’acquisto approvata» e l’evento «Ordine d’acquisto creato dalla richiesta». L’analisi evidenzia questi ritardi nascosti nel processo dall’acquisto al pagamento, dalla richiesta d’acquisto, individuando inefficienze operative successive all’approvazione e opportunità per accelerare il passaggio agli acquisti.

Alcune richieste d’acquisto attraversano più passaggi di approvazione del necessario, spesso a causa di configurazioni complesse o non aggiornate dei flussi di lavoro in SAP ECC. Questi passaggi ridondanti aggiungono attività amministrative, allungano i tempi di ciclo e sottraggono tempo prezioso a più approvatori senza apportare un valore o un controllo proporzionato, generando frustrazione.
ProcessMind visualizza l’intero percorso di approvazione di ogni richiesta d’acquisto e individua i casi in cui le richieste attraversano livelli di approvazione ridondanti o eccessivi. Aiutiamo a ottimizzare il flusso di lavoro del processo dall’acquisto al pagamento, dalla richiesta d’acquisto, evidenziando le opportunità per accorpare o eliminare passaggi non necessari e migliorare l’efficienza.

Il processo di creazione delle richieste in SAP ECC può risultare complesso o poco intuitivo per i richiedenti, con un conseguente aumento delle modifiche, invii incompleti o ricorso a procedure non digitali. Questa esperienza d’uso poco soddisfacente può ridurre la produttività, aumentare le esigenze di formazione e rallentare la fase iniziale del ciclo dall’acquisto al pagamento, incidendo sul morale.
ProcessMind può analizzare attività come «Richiesta d’acquisto creata» e «Richiesta d’acquisto modificata» insieme ad attributi come «Richiedente» e «Reparto» per individuare gli schemi ricorrenti nelle difficoltà degli utenti. Correlando questi dati con i problemi che si verificano nelle fasi successive del flusso dall’acquisto al pagamento, individuiamo gli ambiti in cui la formazione degli utenti o la semplificazione del sistema potrebbero apportare benefici significativi.

Le parti interessate, tra cui richiedenti e responsabili di reparto, spesso non dispongono in SAP ECC di una visione aggiornata in tempo reale dello stato delle proprie richieste d’acquisto. Questa incertezza genera frequenti richieste di informazioni, verifiche manuali dello stato e una generale mancanza di trasparenza, alimentando la frustrazione e riducendo la fiducia nel processo di approvvigionamento, oltre a richiedere ulteriore lavoro.
ProcessMind offre una visione trasparente dell’intero ciclo di vita di ogni richiesta d’acquisto. Tracciando ogni attività e il relativo timestamp, forniamo una visione chiara e aggiornata dello stato di ciascuna richiesta nel processo dall’acquisto al pagamento, dalla richiesta d’acquisto, riducendo le richieste di informazioni manuali e migliorando la comunicazione tra i reparti.

I tempi di approvazione delle richieste variano notevolmente tra reparti e centri di costo, segnalando possibili squilibri nella distribuzione del carico di lavoro, nella tempestività degli approvatori o nel rispetto degli accordi interni sui livelli di servizio. Queste differenze possono creare tensioni interne e rallentare in modo disomogeneo l’esecuzione dei progetti nell’organizzazione, con ripercussioni sull’equità e sull’efficienza.
ProcessMind suddivide i tempi medi di ciclo delle approvazioni per «Reparto» e «Centro di costo» per le richieste d’acquisto in SAP ECC. Individuiamo le unità organizzative che registrano con regolarità tempi di attesa più lunghi nel processo dall’acquisto al pagamento, dalla richiesta d’acquisto, aiutando a pianificare interventi mirati per uniformare i risultati e correggere gli squilibri nell’allocazione delle risorse.

L’attributo «Livello di urgenza» viene spesso assegnato senza criteri alle richieste d’acquisto, perdendo così significato e senza accelerare davvero gli acquisti critici. L’uso eccessivo del contrassegno può generare l’effetto «al lupo, al lupo»: le richieste realmente urgenti perdono priorità, con inefficienze e possibili ritardi negli approvvigionamenti essenziali.
ProcessMind analizza la correlazione tra l’attributo «Livello di urgenza» e i tempi effettivi di elaborazione delle richieste d’acquisto. Verifichiamo se e quando i contrassegni di urgenza accelerano davvero il processo dall’acquisto al pagamento, dalla richiesta d’acquisto, in SAP ECC, facendo emergere gli usi impropri e aiutando a ridefinire o applicare criteri di urgenza più efficaci.

Obiettivi tipici

Definisca i criteri di successo

L’obiettivo è ridurre sensibilmente il tempo che intercorre tra l’invio di una richiesta e la sua approvazione definitiva. Cicli di approvazione lunghi ritardano direttamente le successive attività di approvvigionamento, incidendo sulle tempistiche dei progetti, sui livelli delle scorte e sull’efficienza operativa. Raggiungere questo obiettivo significa avere più rapidamente accesso ai beni e ai servizi necessari e migliorare la capacità di risposta dell’organizzazione.
ProcessMind individua i ritardi nel flusso di lavoro di approvazione del processo dall’acquisto al pagamento, dalla richiesta d’acquisto, in SAP ECC, facendo emergere colli di bottiglia, passaggi che non apportano valore e approvatori o reparti che causano attese. Analizzando gli Event Log, quantifica i tempi effettivi di approvazione, evidenzia le variazioni e fornisce dati utili a riprogettare i flussi di lavoro per ottenere maggiore rapidità ed efficienza.

Ridurre il numero di modifiche apportate a una richiesta d’acquisto dopo il primo invio è fondamentale per migliorare l’efficienza. Le modifiche frequenti, soprattutto nelle fasi avanzate del processo, aumentano notevolmente il carico amministrativo, allungano i tempi di elaborazione e possono causare errori nel processo dall’acquisto al pagamento, dalla richiesta d’acquisto. Ridurre le rilavorazioni aiuta a garantire che le richieste siano corrette fin dall’inizio.
ProcessMind visualizza l’intero ciclo di vita di ogni richiesta d’acquisto in SAP ECC, mostrando quante volte viene modificata, in quali fasi e da chi. Individua le cause profonde di queste modifiche, come requisiti poco chiari o dati iniziali inseriti in modo errato, fornendo indicazioni per migliorare l’accuratezza iniziale e ridurre le revisioni ripetute, che comportano costi.

L’obiettivo è garantire che tutte le richieste d’acquisto seguano rigorosamente i percorsi e le politiche di approvazione definiti per il processo dall’acquisto al pagamento, dalla richiesta d’acquisto. La mancata conformità può comportare spese non autorizzate, rischi maggiori e problemi durante gli audit. Rispettare le politiche di conformità garantisce il controllo finanziario e l’aderenza agli standard di governance interna.
ProcessMind consente di confrontare in modo chiaro i flussi effettivi delle richieste in SAP ECC con i modelli di riferimento o le regole aziendali definiti, grazie al controllo di conformità. Evidenzia automaticamente ogni caso di mancata conformità, ad esempio passaggi di approvazione saltati o deviazioni dai percorsi standard, consentendo di intervenire in modo mirato e migliorare il rispetto del processo.

Ridurre la percentuale di richieste d’acquisto rifiutate o ritirate migliora l’utilizzo delle risorse e accelera gli approvvigionamenti. Un tasso elevato di rifiuto segnala problemi di fondo, come informazioni incomplete, violazioni delle politiche o una discrepanza tra richiedenti e approvatori nel processo dall’acquisto al pagamento, dalla richiesta d’acquisto. Ridurre questi casi fa risparmiare tempo e lavoro a tutte le parti coinvolte.
ProcessMind analizza i percorsi delle richieste rifiutate o ritirate in SAP ECC, individuando schemi ricorrenti, motivi di rifiuto e punti del flusso di lavoro in cui si verificano i problemi. Individua le cause profonde, ad esempio reparti, tipi di richiesta o approvatori specifici, consentendo di pianificare formazione mirata o modifiche al processo per aumentare la percentuale di approvazioni al primo invio.

L’obiettivo è migliorare l’accuratezza e la completezza dei dati inseriti nelle richieste d’acquisto. Una qualità dei dati insufficiente causa errori, rilavorazioni e ritardi nel processo dall’acquisto al pagamento, dalla richiesta d’acquisto, con ripercussioni sulle successive attività di acquisto e sulla reportistica. Dati di qualità migliore semplificano l’intero flusso di approvvigionamento e consentono di prendere decisioni affidabili.
Analizzando gli attributi delle attività nei dati delle richieste d’acquisto di SAP ECC, ProcessMind individua dati mancanti o incoerenti nelle diverse fasi. Può evidenziare i casi in cui le richieste vengono modificate spesso a causa di problemi nei dati, consentendo alle organizzazioni di introdurre misure come campi obbligatori, una formazione più efficace degli utenti o regole di convalida automatica per migliorare l’integrità dei dati.

È fondamentale che le richieste contrassegnate come urgenti vengano elaborate e approvate molto più rapidamente di quelle standard, così da soddisfare le esigenze aziendali immediate. Una definizione inefficace delle priorità può comportare scadenze non rispettate, interruzioni operative e costi maggiori nel processo dall’acquisto al pagamento, dalla richiesta d’acquisto. L’obiettivo è garantire che le richieste critiche ricevano l’attenzione necessaria.
ProcessMind consente di analizzare nel dettaglio i percorsi delle richieste urgenti e non urgenti in SAP ECC, confrontandone i tempi di ciclo e individuando i colli di bottiglia che rallentano le richieste urgenti. Può mostrare se i contrassegni di urgenza vengono utilizzati correttamente e se i relativi flussi di lavoro accelerati sono davvero efficaci, fornendo dati utili a ottimizzare i meccanismi di definizione delle priorità e garantire un’elaborazione rapida degli articoli critici.

Questo obiettivo mira a ridurre il tempo che intercorre tra l’approvazione finale di una richiesta d’acquisto e la successiva creazione dell’ordine d’acquisto. I ritardi in questa fase possono annullare i vantaggi di un processo di approvazione efficiente, rallentando l’effettivo approvvigionamento di beni e servizi nel processo Purchase to Pay - Requisition. Creare gli ordini più rapidamente consente di accelerare le consegne e ridurre i tempi di attraversamento.
In SAP ECC, ProcessMind può monitorare in modo specifico il passaggio dall’evento «Richiesta d’acquisto approvata» all’evento «Ordine d’acquisto creato da richiesta». Individua i ritardi medi e mette in evidenza eventuali passaggi manuali, problemi di integrazione tra sistemi o vincoli di risorse che prolungano questa fase critica, fornendo indicazioni utili per semplificare la creazione degli ordini d’acquisto.

Questo obiettivo mira a individuare ed eliminare i passaggi di approvazione ridondanti o non necessari nel processo Purchase to Pay - Requisition. Flussi di lavoro di approvazione troppo complessi o lunghi causano ritardi, aumentano il carico amministrativo e possono generare frustrazione senza apportare un valore o un controllo significativo. Semplificare il flusso di lavoro rende il processo più agile ed efficiente.
ProcessMind individua il flusso effettivo del processo in SAP ECC e visualizza tutti i passaggi di approvazione previsti per i diversi tipi di richiesta. Rileva gli scostamenti dai percorsi standard e individua i passaggi che allungano regolarmente i tempi senza una motivazione chiara, consentendo alle organizzazioni di valutare e riprogettare le matrici di approvazione, eliminare le fasi superflue e ridurre il tempo di ciclo complessivo.

Questo obiettivo mira a rendere più semplice e intuitiva per gli utenti la creazione iniziale delle richieste d’acquisto. Procedure di creazione difficili o poco chiare causano errori, frequenti modifiche e insoddisfazione degli utenti, rallentando l’avvio del ciclo di vita Purchase to Pay - Requisition. Semplificare la creazione favorisce l’adozione da parte degli utenti e migliora la qualità dei dati inseriti inizialmente.
In SAP ECC, ProcessMind analizza la frequenza di attività specifiche, come «Richiesta d’acquisto modificata», che si verificano poco dopo «Richiesta d’acquisto creata». Può inoltre aiutare a correlare determinati gruppi di utenti o tipi di richiesta con un maggior numero di rilavorazioni o rifiuti, indicando dove interfacce più intuitive, una formazione migliore o moduli guidati potrebbero semplificare l’inserimento iniziale.

Questo obiettivo mira a offrire a tutte le parti interessate informazioni chiare e aggiornate sullo stato e sull’avanzamento di ogni richiesta d’acquisto. La scarsa visibilità genera incertezza, richieste di informazioni non necessarie e ritardi nelle decisioni all’interno del processo Purchase to Pay - Requisition. Una maggiore visibilità aiuta gli utenti e migliora la comunicazione tra i reparti.
ProcessMind offre una visione completa, basata sui dati, del percorso di ogni richiesta d’acquisto in SAP ECC, dalla creazione all’approvazione e oltre. Visualizza lo stato corrente, le attività svolte e i passaggi successivi, consentendo alle organizzazioni di creare Dashboard e strumenti di reportistica per monitorare il processo in modo trasparente e aggiornato, ridurre le verifiche manuali sullo stato e migliorare la consapevolezza delle parti interessate.

Questo obiettivo mira a ridurre le notevoli differenze nei tempi di approvazione delle richieste tra i vari reparti. Tempi di approvazione disomogenei possono creare disparità, frustrare chi presenta le richieste e rendere imprevedibile il processo Purchase to Pay - Requisition nel suo complesso. Uniformare questi tempi favorisce l’equità e un’efficienza operativa costante.
In SAP ECC, ProcessMind consente di confrontare direttamente i tempi di ciclo delle approvazioni per le richieste che passano da reparti o centri di costo diversi. Individua i reparti in cui le approvazioni richiedono regolarmente più tempo o i rifiuti sono più frequenti, fornendo i dati necessari per indagare sulle cause profonde e adottare buone pratiche o interventi formativi, così da ottenere risultati più uniformi in tutta l’organizzazione.

Questo obiettivo mira a verificare che l’attributo «Livello di urgenza» delle richieste d’acquisto si traduca davvero in un’elaborazione e un’approvazione più rapide. Se le richieste vengono contrassegnate come urgenti ma non avanzano più velocemente nel sistema, il meccanismo non è efficace: si creano aspettative disattese e possibili ripercussioni sull’attività aziendale nel processo Purchase to Pay - Requisition.
In SAP ECC, ProcessMind confronta direttamente i tempi di ciclo medi delle richieste contrassegnate con diversi livelli di urgenza. Verifica se le richieste effettivamente urgenti vengono elaborate più rapidamente di quelle standard e, in caso contrario, individua dove si verifica il problema. L’analisi aiuta a chiarire agli utenti quando utilizzare il livello di urgenza oppure a riconfigurare i flussi di lavoro, affinché i percorsi accelerati siano davvero attivi ed efficaci.

Il percorso di miglioramento in 6 passaggi per Purchase to Pay - Requisition

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Esportare i dati

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Attuare i miglioramenti

Monitorare il processo

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Cosa fare

Scarichi il template Excel preconfigurato per l’analisi delle richieste d’acquisto in SAP ECC. Il template fornisce la struttura corretta per i dati storici del processo.

Consulta la guida al template dei dati Scarica il template

Perché è importante

Utilizzare il template corretto garantisce una struttura uniforme dei dati e ne consente il caricamento rapido e accurato in ProcessMind per l’analisi.

Risultato atteso

Un template Excel standardizzato, pronto per essere compilato con i dati delle richieste d’acquisto di SAP ECC.

LE SUE SCOPERTE

Individui subito le criticità delle richieste d’acquisto P2P in SAP ECC

ProcessMind offre una rappresentazione visiva chiara del processo P2P Requisition. Individui dove si verificano ritardi, si accumulano le approvazioni e si creano lacune di conformità nel Suo ambiente SAP ECC.

Visualizzi il flusso completo delle richieste d’acquisto
Individui colli di bottiglia e ritardi nelle approvazioni
Rilevi subito le violazioni delle policy
Riduca i tempi di attraversamento e i costi

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

RISULTATI TIPICI

Miglioramenti misurabili nell’efficienza delle richieste d’acquisto

La nostra soluzione di Process Mining aiuta le organizzazioni a individuare ed eliminare i colli di bottiglia nel processo Purchase to Pay - Requisition, migliorando sensibilmente i tempi di ciclo, la conformità e l’efficienza dei costi. Analizzando i dati di SAP ECC a livello di ID della richiesta d’acquisto, facciamo emergere inefficienze nascoste e forniamo indicazioni utili per intervenire.

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Cicli di approvazione più rapidi

Riduzione media dei tempi di approvazione delle richieste

Individuando ed eliminando i colli di bottiglia, le organizzazioni riducono sensibilmente il tempo necessario per approvare una richiesta. Questo migliora l’efficienza e accelera l’intero processo di approvvigionamento.

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Meno rilavorazioni

Riduzione delle modifiche alle richieste

Individuare le cause profonde delle modifiche alle richieste, come problemi di qualità dei dati o requisiti poco chiari, consente di migliorare il processo, ridurre le rilavorazioni e contenere i costi associati.

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Maggiore conformità

Miglioramento della conformità al flusso di lavoro di approvazione

Il Process Mining rivela gli scostamenti dalle politiche di approvazione standard, consentendo alle organizzazioni di garantire la conformità, ridurre i rischi legati agli audit e rispettare i controlli interni.

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Creazione più rapida degli ordini d’acquisto

Riduzione del tempo necessario per creare un ordine d’acquisto

Accelerare il passaggio da una richiesta approvata a un ordine d’acquisto riduce i tempi di attraversamento complessivi dell’approvvigionamento e consente di acquisire beni e servizi più rapidamente.

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Meno rifiuti

Riduzione percentuale delle richieste rifiutate

Capire perché le richieste vengono rifiutate, ad esempio per mancato rispetto delle politiche o per articoli richiesti in modo errato, consente di intervenire in modo mirato per migliorare la qualità delle richieste e ridurre gli sforzi sprecati.

I risultati variano in base alla complessità del processo, alla qualità dei dati e al contesto organizzativo. Queste cifre rappresentano i miglioramenti tipici osservati in diverse implementazioni.

Dati consigliati

Inizi dagli attributi e dalle attività più importanti, quindi aggiunga altri elementi secondo necessità.

Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

Attributi

Dati chiave da acquisire per l’analisi

Identificativo univoco di un documento di richiesta d’acquisto.

Perché è importante

È l’identificativo principale che collega tutti gli eventi di processo correlati in un unico caso e rende possibile l’analisi del processo da un capo all’altro.

Nome dell’attività aziendale che si è verificata in un momento specifico.

Perché è importante

Definisce i passaggi del processo e consente di visualizzare le mappe di processo e analizzare le variazioni del flusso.

Data e ora in cui si è verificata l’attività.

Perché è importante

Questo timestamp è indispensabile per calcolare tutte le durate, analizzare le prestazioni del processo e individuare i colli di bottiglia legati ai tempi.

L’ID dell’utente che ha svolto l’attività.

Perché è importante

Associa le attività a singole persone, consentendo di analizzare le prestazioni degli utenti, il carico di lavoro, la conformità e le esigenze formative.

Il reparto del richiedente o il centro di costo associato alla richiesta di acquisto.

Perché è importante

Consente di confrontare le prestazioni tra unità aziendali, mettendo in evidenza i colli di bottiglia e le incoerenze nei processi dei singoli reparti.

Lo stato corrente di elaborazione della richiesta di acquisto.

Perché è importante

Definisce l’esito di una richiesta, un dato fondamentale per analizzare i tassi di successo, le ragioni dei rifiuti e le fasi conclusive del processo.

Classificazione che determina il tipo e le caratteristiche della richiesta di acquisto.

Perché è importante

Consente di suddividere le richieste in diverse categorie di processo, per ottenere analisi più precise e pertinenti.

Valore monetario complessivo di tutte le voci della richiesta di acquisto.

Perché è importante

Aiuta a mettere in relazione il comportamento del processo con l’impatto finanziario, un aspetto essenziale per l’analisi del rischio e per comprendere la complessità delle approvazioni.

Attività

Fasi del processo da monitorare e ottimizzare

Questa attività indica la creazione iniziale e il salvataggio di una richiesta d’acquisto da parte di un utente. L’evento viene registrato esplicitamente quando viene creato un nuovo record nella tabella EBAN, con la data e l’ora di creazione.

Perché è importante

Essendo il punto di partenza del processo, questa attività è essenziale per calcolare la durata complessiva del ciclo di vita della richiesta e analizzare il volume delle richieste create. Aiuta a individuare chi crea le richieste e quando.

Questa attività indica che la richiesta è entrata nel flusso di lavoro formale di approvazione. In genere viene dedotta quando lo stato della richiesta cambia e richiede un primo rilascio o un’azione di approvazione in base alla strategia di rilascio configurata.

Perché è importante

Questo evento segna l’inizio del tempo di ciclo dell’approvazione, un KPI fondamentale per misurare l’efficienza del processo. Individuare questo momento aiuta a isolare i ritardi tra la creazione della richiesta e l’avvio delle approvazioni formali.

Questa attività indica che la richiesta d’acquisto ha superato correttamente tutti i passaggi di approvazione previsti. L’evento viene dedotto quando viene applicato il codice di rilascio finale e l’indicatore di rilascio complessivo (FRGZU) nella tabella EBAN assume uno stato approvato.

Perché è importante

È una tappa fondamentale, che segna la fine del ciclo di approvazione e l’inizio della fase di approvvigionamento. È essenziale per calcolare il KPI del tempo totale di approvazione e misurare i ritardi nel passaggio alla creazione dell’ordine d’acquisto.

Questa è un’attività terminale: la richiesta d’acquisto viene rifiutata in via definitiva e non può proseguire. L’evento viene dedotto quando l’indicatore di rilascio nella tabella EBAN assume uno stato finale di rifiuto per decisione di un approvatore.

Perché è importante

Questa attività è un punto finale importante del processo ed è fondamentale per calcolare il KPI del tasso di rifiuto delle richieste. Analizzare questi casi aiuta a comprendere le cause degli insuccessi e degli sprechi nell’approvvigionamento.

Questa è un’attività terminale: il creatore o un utente autorizzato annulla la posizione della richiesta impostando un indicatore di cancellazione. L’azione viene registrata esplicitamente e indica che l’esigenza aziendale non è più valida o che la richiesta è stata creata per errore.

Perché è importante

È un punto finale che segnala un insuccesso del processo ed è essenziale per calcolare il tasso di ritiro. Valori elevati possono indicare che i lunghi tempi di approvazione inducono gli utenti ad abbandonare le richieste oppure che esistono problemi sistemici nella pianificazione della domanda.

Questa attività indica la conversione corretta di una richiesta d’acquisto approvata in un documento d’ordine d’acquisto. L’evento viene dedotto per la richiesta individuando una posizione dell’ordine d’acquisto corrispondente che la richiama.

Perché è importante

Essendo il principale esito positivo, questa attività conclude il processo della richiesta e avvia la fase di approvvigionamento. Il tempo che intercorre tra «Richiesta d’acquisto approvata» e questo evento è un KPI fondamentale per misurare l’efficienza del passaggio di consegne.

Domande frequenti

In che modo il Process Mining può migliorare il processo Purchase to Pay - Requisition?

Il Process Mining analizza gli Event Log per visualizzare il flusso effettivo del processo delle richieste d’acquisto in SAP ECC. Individua gli scostamenti dai percorsi standard, rileva i colli di bottiglia, come i lunghi cicli di approvazione, e mette in evidenza le opportunità per aumentare l’efficienza. Questo consente di ottimizzare i flussi di lavoro, ridurre le rilavorazioni e garantire la conformità.

Quali dati specifici servono da SAP ECC per il Process Mining delle richieste d’acquisto?

Per ricostruire con precisione il processo delle richieste d’acquisto, in genere servono i dati degli Event Log estratti dalle tabelle pertinenti di SAP ECC. Le informazioni principali comprendono l’ID della richiesta d’acquisto come identificativo del caso, i nomi delle attività, le date e gli orari di ciascuna attività e l’utente responsabile. Attributi aggiuntivi, come il tipo di richiesta o il reparto, possono arricchire l’analisi.

Come si estraggono i dati da SAP ECC per l’analisi di Process Mining?

L’estrazione dei dati da SAP ECC per il Process Mining avviene spesso tramite strumenti SAP standard, report personalizzati o connettori progettati appositamente per recuperare gli Event Log. L’obiettivo è ottenere un file semplice, di solito in formato CSV, che contenga tutti gli eventi pertinenti del processo in una struttura organizzata. In questo modo è possibile ricostruire correttamente la sequenza cronologica delle attività.

Quali miglioramenti possiamo aspettarci nel processo delle richieste d’acquisto?

Individuando le inefficienze, è possibile ridurre i tempi di ciclo delle approvazioni delle richieste e limitare le rilavorazioni dovute alle modifiche. Il Process Mining aiuta a garantire una maggiore conformità alle politiche di approvazione e a ridurre i rifiuti. Il risultato è un processo Purchase to Pay - Requisition più semplice e trasparente.

Quanto tempo occorre per ottenere risultati dal Process Mining del processo delle richieste?

Le prime analisi possono essere disponibili nel giro di poche settimane dall’estrazione e dal caricamento corretti dei dati in uno strumento di Process Mining. Un’analisi completa e l’individuazione di opportunità di miglioramento concrete richiedono in genere più tempo, a seconda della complessità del processo e delle risorse disponibili per l’indagine. Anche la qualità dei dati incide sui tempi.

Il Process Mining è solo un altro strumento di reportistica per le nostre richieste?

No. Il Process Mining va oltre la reportistica tradizionale, perché ricostruisce il flusso effettivo del processo da un capo all’altro sulla base dei dati degli eventi. La reportistica mostra «che cosa è successo», mentre il Process Mining rivela «come e perché è successo», visualizzando le varianti del processo e individuando le cause profonde degli scostamenti. Offre una visione dinamica del processo, non soltanto metriche statiche.

Serve un team dedicato al Process Mining per analizzare i dati delle richieste d’acquisto?

La presenza di esperti dedicati può accelerare l’ottenimento di risultati, ma molti strumenti di Process Mining sono pensati per gli analisti aziendali e richiedono solo una formazione iniziale. La configurazione iniziale e le analisi complesse possono trarre vantaggio da competenze specialistiche, mentre il monitoraggio quotidiano e le analisi di dettaglio di base possono spesso essere gestiti dai responsabili di processo. La formazione è fondamentale per utilizzare lo strumento in modo efficace.

Quali sono i prerequisiti tecnici per introdurre il Process Mining nelle richieste di SAP ECC?

Il principale prerequisito tecnico è poter accedere al sistema SAP ECC per estrarre i dati necessari degli Event Log. In genere servono meccanismi sicuri per il trasferimento dei dati e spazio di archiviazione sufficiente per i file estratti. Per l’analisi e la visualizzazione è inoltre necessaria una piattaforma software di Process Mining, in cloud o installata in sede.

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