Il Suo template dei dati per la gestione del ciclo dei ricavi

La data e ora dell’evento registra il momento esatto in cui si è svolta un’attività. Questo dato è fondamentale per ordinare gli eventi cronologicamente e calcolare la durata tra i diversi passaggi del processo.

Nell’analisi dei processi, le date e ore degli eventi servono a calcolare indicatori chiave, come i tempi di ciclo, di attesa e di elaborazione. Per esempio, la differenza tra la data e ora di «Richiesta inviata» e quella di «Pagamento registrato» determina il tempo complessivo del ciclo di pagamento. Dati temporali accurati sono essenziali per l’analisi dei colli di bottiglia e il monitoraggio delle prestazioni.

Le date e ore degli eventi sono necessarie per ordinarli, calcolare i tempi di ciclo e analizzare le prestazioni del processo: costituiscono la base temporale dell’analisi.

È un campo standard associato a quasi tutte le transazioni o ai record delle modifiche di stato in Waystar, spesso denominato «Data di creazione», «Data della transazione» o in modo simile.

L’evento di fatturazione funge da identificativo principale del caso e collega tutte le attività, dall’acquisizione degli addebiti alla chiusura del conto, per una specifica prestazione fatturabile. Rappresenta l’intero ciclo di vita di una singola richiesta o fattura del paziente.

Nel Process Mining, analizzare il percorso di ogni evento di fatturazione offre una visione completa del ciclo dei ricavi. Aiuta a individuare i percorsi più frequenti, le deviazioni e i colli di bottiglia che interessano le singole richieste. Questo livello di dettaglio è essenziale per comprendere le prestazioni del processo e individuare gli ambiti specifici da migliorare, ad esempio i ritardi nell’invio delle richieste o nella registrazione dei pagamenti.

È l’ID del caso fondamentale che collega tutte le attività correlate al ciclo dei ricavi e consente di ricostruire il processo completo per ogni voce fatturabile.

In genere è la chiave primaria della tabella principale delle transazioni di fatturazione o delle richieste in Waystar. Per conoscere la tabella e il nome del campo specifici, consulti la documentazione di Waystar.

Questo attributo descrive le singole attività che compongono il processo completo del ciclo dei ricavi. Ogni valore rappresenta un passaggio, una tappa o un’attività distinta svolta nell’ambito di un evento di fatturazione, come la creazione di una richiesta, la ricezione di un rifiuto o la registrazione di un pagamento.

Analizzare la sequenza e la frequenza di queste attività è alla base del Process Mining. Consente di visualizzare la mappa del processo, individuare i cicli di correzione, ad esempio «Richiesta respinta» seguita da «Richiesta corretta», e misurare i tempi di transizione tra i passaggi. È fondamentale per comprendere l’efficienza del processo e la conformità.

Questo attributo definisce i passaggi della mappa del processo, elemento fondamentale per visualizzare e analizzare il flusso di lavoro del ciclo dei ricavi.

Generato dai log degli eventi, dai record delle modifiche di stato o dai tipi di transazione nei moduli di gestione delle richieste e di fatturazione di Waystar.

Questo attributo identifica il sistema di origine che ha generato i dati dell’evento. In un ambiente IT complesso, gli eventi del ciclo dei ricavi possono provenire da diversi moduli di Waystar o anche da sistemi esterni integrati, come una cartella clinica elettronica (EHR).

Conoscere il sistema di origine è importante per convalidare i dati, risolvere i problemi e comprendere le variazioni del processo che possono dipendere dal comportamento dei diversi sistemi. Aiuta ad attribuire i problemi del processo all’applicazione o all’interfaccia corretta.

Identifica la provenienza dei dati, un aspetto fondamentale per la governance dei dati, il controllo della qualità e la comprensione delle variazioni del processo tra sistemi diversi.

Spesso è un valore statico («Waystar») aggiunto durante l’estrazione dei dati oppure ricavato da moduli o tabelle specifici del sistema.

Questo attributo indica la data e ora dell’ultima estrazione dei dati dal sistema di origine. Non corrisponde al momento in cui si è verificato l’evento aziendale, ma a quello in cui il record è stato acquisito per l’analisi.

Questa informazione è fondamentale per la governance dei dati e per capire quanto siano aggiornati i dati utilizzati nell’analisi di Process Mining. Consente di verificare se le informazioni sono aggiornate ed è essenziale per gestire i caricamenti incrementali dei dati.

Garantisce la trasparenza dei dati indicandone il livello di aggiornamento, essenziale per produrre report e analisi accurati e tempestivi.

In genere, durante l’acquisizione dei dati, il processo ETL (estrazione, trasformazione e caricamento) genera questa data e ora e la aggiunge a ogni riga.

Quando un pagatore respinge una richiesta, fornisce un codice che spiega il motivo del rifiuto. Il codice può indicare, ad esempio, informazioni mancanti, prestazioni non coperte o errori di codifica. Questo attributo registra il codice specifico.

Analizzare i codici dei motivi di rifiuto è fondamentale per migliorare il ciclo dei ricavi. Consente all’organizzazione di individuare le cause profonde dei rifiuti, ad esempio errori frequenti in un reparto specifico o problemi legati ai requisiti di un determinato pagatore. Questi dati alimentano direttamente la Dashboard «Tasso e motivi di rifiuto delle richieste» e sono essenziali per definire strategie che prevengano nuovi rifiuti e aumentino la percentuale di pagamenti al primo invio.

Questo attributo è essenziale per analizzare le cause profonde dei rifiuti delle richieste e definire interventi mirati per ridurre le perdite di ricavi e le rilavorazioni.

Viene compilato nel record della richiesta quando si verifica un rifiuto. L’informazione è trasmessa dal pagatore nel rendiconto di pagamento.

L’importo fatturato rappresenta l’addebito lordo per le prestazioni fornite al paziente, prima di applicare rettifiche, adeguamenti contrattuali o pagamenti. È il valore iniziale della richiesta inviata al pagatore.

Questo attributo è fondamentale per l’analisi finanziaria e per comprendere il valore monetario che attraversa il processo. Può essere utilizzato per segmentare l’analisi in base al valore delle richieste, individuare tendenze negli addebiti per le diverse prestazioni e calcolare l’impatto finanziario complessivo delle inefficienze, come i rifiuti o i ritardi nei pagamenti. È un indicatore di base per la maggior parte delle Dashboard finanziarie.

Rappresenta il valore totale di una richiesta e consente di analizzare l’impatto finanziario dei ritardi, dei rifiuti e delle rettifiche nel processo.

È un campo finanziario standard nella schermata di inserimento della richiesta o dell’addebito in Waystar.

Questo attributo identifica il pagatore specifico, ad esempio una compagnia assicurativa, un programma governativo come Medicare o un altro ente, responsabile della valutazione e del pagamento della richiesta. Ogni pagatore può avere requisiti di invio, scadenze di pagamento e motivi di rifiuto diversi.

Analizzare il processo in base al nome del pagatore è essenziale per individuare quelli con i cicli di pagamento più lunghi, i tassi di rifiuto più elevati o le procedure più complesse. In questo modo, le organizzazioni possono adattare le proprie strategie, dare priorità ai solleciti verso i pagatori problematici e negoziare contratti più vantaggiosi.

Segmentare il processo in base al pagatore è fondamentale per individuare i colli di bottiglia specifici, le cause dei rifiuti e i ritardi nei pagamenti.

Si trova nelle informazioni sulla richiesta o sulla fatturazione ed è collegato ai dati assicurativi del paziente in Waystar.

Il saldo residuo rappresenta l’importo attualmente dovuto per un determinato evento di fatturazione. Si calcola sottraendo dall’importo fatturato i pagamenti e le rettifiche applicati fino a quel momento.

È un indicatore finanziario fondamentale per gestire il flusso di cassa e i crediti verso clienti. È l’attributo principale della Dashboard «Saldi residui e anzianità dei crediti» e consente all’organizzazione di monitorare il totale dei crediti, individuare i conti con i saldi più elevati e stabilire le priorità delle attività di recupero. Monitorarne l’andamento nel tempo permette di valutare l’efficacia del processo di recupero crediti.

Misura direttamente i crediti verso clienti, un dato essenziale per gestire il flusso di cassa, stabilire le priorità nel recupero crediti e valutare la salute finanziaria.

In genere è un campo calcolato nei moduli di reportistica di Waystar (importo fatturato - importo pagato - rettifiche). Se non è disponibile un campo diretto, potrebbe essere necessario calcolarlo durante l’estrazione dei dati.

Lo stato della richiesta mostra a che punto si trova uno specifico evento di fatturazione nel ciclo dei ricavi. Indica l’ultima tappa raggiunta, ad esempio se la richiesta è stata inviata, è in revisione presso il pagatore, è stata pagata o è stata respinta.

Questo attributo è fondamentale per la rendicontazione finanziaria e la gestione operativa. Nel Process Mining aiuta a comprendere lo stato attuale di tutti i casi aperti e permette di analizzare quanto tempo trascorrono in determinati stati, come «In attesa della valutazione del pagatore». Supporta direttamente la Dashboard «Saldi residui e anzianità dei crediti».

Offre una visione aggiornata di tutte le richieste in corso, consentendo di analizzare i colli di bottiglia e stabilire le priorità di lavoro.

È un campo standard del record della richiesta o di fatturazione in Waystar, aggiornato man mano che la richiesta avanza nel ciclo.

Il tipo di prestazione classifica la natura della prestazione fatturabile fornita al paziente. Prestazioni diverse hanno spesso codici di fatturazione, tariffe di rimborso e livelli di complessità del processo distinti.

Questo attributo consente un’analisi dettagliata del ciclo dei ricavi in base al reparto clinico o alla linea di servizio. Aiuta a rispondere a domande come «Quali linee di servizio registrano i maggiori ritardi di fatturazione?» o «I tassi di rifiuto sono più elevati per gli interventi chirurgici rispetto alle visite?». È fondamentale per analizzare le prestazioni dei reparti e definire interventi mirati di miglioramento dei processi.

Consente di analizzare le prestazioni del processo per reparto clinico o linea di servizio, mettendo in luce le differenze di efficienza e redditività.

In genere si ricava dai codici delle procedure (CPT/HCPCS) oppure si collega al reparto che ha fornito la prestazione in Waystar.

La classe del paziente categorizza il tipo di episodio di cura e spesso determina le regole di fatturazione e le tariffe di rimborso. Tra le classi più comuni figurano ricovero, prestazione ambulatoriale e pronto soccorso.

Analizzare il ciclo dei ricavi in base alla classe del paziente può rivelare differenze significative nel processo. Per esempio, le richieste relative ai ricoveri sono spesso più complesse e hanno cicli di pagamento più lunghi rispetto a quelle ambulatoriali. Questa segmentazione è importante per definire obiettivi di prestazione realistici e adattare gli interventi di miglioramento alle esigenze specifiche di ciascuna classe.

Consente di segmentare il processo in base alla complessità dell’episodio di cura, ad esempio ricovero o prestazione ambulatoriale, spesso correlata a regole di fatturazione e tempi di ciclo diversi.

È un campo standard nei dati di registrazione del paziente o dell’episodio di cura in Waystar o nell’EHR di origine.

Quando il saldo di un conto cambia per motivi diversi da un pagamento, ad esempio per un adeguamento contrattuale o uno stralcio, si utilizza un codice del motivo della rettifica per documentarne la causa. Questo attributo registra tale codice.

Analizzare questi codici è essenziale per la Dashboard «Tasso e impatto delle rettifiche dei conti». Aiuta a individuare le cause profonde delle perdite di ricavi, come le frequenti rettifiche contrattuali con determinati pagatori o gli stralci dovuti a errori di fatturazione. Comprendere questi motivi è il primo passo per ridurre le perdite di ricavi evitabili.

Spiega perché i ricavi sono stati rettificati o stornati e offre informazioni fondamentali sulle perdite di ricavi e sulle prestazioni dei contratti con i pagatori.

Associato alle transazioni di rettifica nel modulo di registrazione dei pagamenti o di gestione dei crediti di Waystar.

La data di scadenza del pagamento è la data stabilita dal fornitore o prevista dai contratti con i pagatori entro cui il pagamento dovrebbe essere ricevuto. Costituisce un riferimento per misurare la puntualità dei pagamenti.

Questo attributo è essenziale per la Dashboard «Saldi insoluti e anzianità». Viene utilizzato per calcolare da quanto tempo i crediti sono insoluti e suddividerli in fasce, ad esempio «0-30 giorni», «31-60 giorni» e così via. Questa analisi dell’anzianità è una prassi finanziaria standard per gestire i crediti e dare priorità alle attività di recupero degli importi scaduti.

Fornisce il riferimento per calcolare l’anzianità dei crediti, un dato fondamentale per gestire le attività di recupero e valutare la puntualità dei flussi di cassa.

È riportata nella fattura o nella richiesta di rimborso. Può essere calcolata in base alla data della fattura e ai termini di pagamento.

Questo attributo è l’identificativo univoco del paziente associato all’evento di fatturazione. Collega la transazione finanziaria alla persona che ha ricevuto la prestazione.

L’evento di fatturazione costituisce il caso, mentre l’ID del paziente consente un’analisi incentrata sul paziente. Può aiutare a individuare i pazienti che tornano più volte, comprendere il loro percorso finanziario completo attraverso più visite e analizzare se determinate caratteristiche demografiche sono associate a problemi di pagamento o a tassi di rifiuto più elevati. Permette inoltre di aggregare tutte le attività di fatturazione relative a una singola persona.

Consente un’analisi incentrata sul paziente e offre una visione dell’intero percorso finanziario di una persona attraverso più eventi di fatturazione.

È un campo standard del record della richiesta o di registrazione del paziente in Waystar, oppure è collegato a un EHR.

Questo attributo registra l’importo cumulativo riscosso per un evento di fatturazione. Include i pagamenti dei pagatori assicurativi primari e secondari, oltre a quelli del paziente.

L’importo pagato è un indicatore chiave dei risultati del ciclo dei ricavi. Serve a calcolare il ricavo finale sugli addebiti fatturati e a misurare l’efficacia dell’intero processo. Confrontare l’importo fatturato con quello pagato permette di valutare i risultati finanziari e individuare le perdite di ricavi. È essenziale per le Dashboard dedicate all’efficacia delle riscossioni e alla salute finanziaria complessiva.

Misura gli incassi effettivi, un indicatore chiave per valutare il successo complessivo del processo del ciclo dei ricavi.

Si ricava dalle transazioni di registrazione dei pagamenti collegate alla richiesta in Waystar. Potrebbe essere necessario sommare più record di pagamento.

L’importo rettificato rappresenta la somma di tutte le rettifiche finanziarie apportate al saldo di un evento di fatturazione. Comprende gli abbuoni contrattuali previsti dagli accordi con i pagatori, oltre ad altri stralci o correzioni.

È una metrica chiave per la Dashboard «Tasso e impatto delle rettifiche dei conti». La somma di questo importo per diversi codici causale o pagatori mostra l’impatto finanziario delle perdite di ricavi. Aiuta a quantificare le perdite e a motivare gli interventi sulle cause profonde delle rettifiche.

Quantifica i ricavi persi a causa di stralci e rettifiche, evidenziando l’impatto finanziario dei problemi di fatturazione e dei termini contrattuali.

Proviene dalle transazioni di rettifica finanziaria in Waystar. Potrebbe essere necessario sommare più voci di rettifica relative a un singolo evento di fatturazione.

Questo attributo booleano calcolato indica se una richiesta di rimborso è stata pagata senza eventi negativi intermedi, come un diniego, un rifiuto o una richiesta di ulteriori informazioni. Il valore «true» indica che la gestione della richiesta è avvenuta senza problemi e in modo efficiente.

Questo attributo contribuisce direttamente al KPI «Tasso di pagamento al primo invio», una misura fondamentale dell’efficienza complessiva del ciclo dei ricavi. Analizzare le caratteristiche delle richieste non pagate al primo invio, ad esempio per pagatore o tipo di servizio, aiuta a individuare i principali fattori che causano rilavorazioni e ritardi nei pagamenti. Un tasso più elevato accelera i flussi di cassa e riduce i costi operativi.

Misura direttamente la qualità della fatturazione e della gestione delle richieste di rimborso. Un tasso elevato di pagamento al primo invio indica un processo efficiente, con rilavorazioni minime.

È un attributo derivato, calcolato durante la trasformazione dei dati. La logica verifica che l’evento «Pagamento registrato» non sia preceduto da eventi come «Richiesta di rimborso respinta» o «Conto rettificato».

Questa metrica, nota anche come «ritardo nella registrazione degli addebiti», misura l’efficienza della fase iniziale del processo di fatturazione. Si calcola come differenza tra l’evento «Servizio erogato/completato» e l’evento «Addebiti registrati» o «Richiesta di rimborso creata».

Questo attributo contribuisce direttamente alla Dashboard «Tempo di ciclo dal servizio alla fattura». I ritardi in questa fase, noti come ritardi nella registrazione degli addebiti, posticipano l’avvio del ciclo di pagamento e rallentano i flussi di cassa. Monitorare questo intervallo aiuta a garantire che tutti i servizi siano fatturati tempestivamente e con precisione, evitando perdite di ricavi e accelerando l’intero ciclo dei ricavi.

Misura l’efficienza della fase iniziale della fatturazione. Ridurre il ritardo nella registrazione degli addebiti è fondamentale per accelerare l’intero ciclo dei ricavi ed evitare che alcuni addebiti vadano persi.

Calcolato durante la trasformazione dei dati sottraendo il timestamp dell’evento del servizio da quello della registrazione degli addebiti o della creazione della richiesta di rimborso.

Il tipo di pagatore raggruppa i singoli pagatori in categorie più ampie in base alla loro natura. Offre una visione di livello superiore rispetto al nome specifico del pagatore.

Questo attributo è utile per l’analisi strategica e la reportistica. Consente ai responsabili di comprendere le tendenze delle prestazioni tra le principali categorie di pagatori, ad esempio confrontando i risultati complessivi dei pagatori pubblici con quelli delle assicurazioni commerciali. Queste informazioni possono orientare le decisioni strategiche sui contratti con i pagatori e sull’allocazione delle risorse.

Consente un’analisi di alto livello raggruppando i pagatori in categorie, come commerciale o pubblico, che spesso presentano modalità di pagamento e regole diverse.

In genere si ricava associando il nome del pagatore a un elenco di categorie predefinite. Questa logica può essere già presente in Waystar oppure va implementata durante la trasformazione dei dati.

Questo attributo identifica il dipendente o l’utente del sistema che ha svolto una determinata attività nel processo. Per esempio, può indicare quale addetto ha inviato una richiesta o quale operatore ha avviato una telefonata di sollecito.

Analizzare il processo per utente aiuta a comprendere la distribuzione del carico di lavoro, le prestazioni individuali e le esigenze di formazione. Può mettere in evidenza utenti con tassi di errore più elevati o più efficaci nella risoluzione dei rifiuti. È un’informazione utile per la gestione del team e il controllo della qualità nel reparto del ciclo dei ricavi.

Attribuisce la responsabilità dei passaggi del processo, consentendo di analizzare le prestazioni individuali o del team e individuare le opportunità di formazione.

Si trova nella traccia di controllo o nei log delle transazioni degli eventi in Waystar, spesso con nomi come «UserID», «ProcessedBy» o simili.