Il Suo template di dati per l’elaborazione delle fatture fornitori

SAP S/4HANA
Il Suo template di dati per l’elaborazione delle fatture fornitori

Il Suo template di dati per l’elaborazione delle fatture fornitori

Questo template fornisce indicazioni complete per raccogliere i dati necessari ad analizzare il processo di elaborazione delle fatture fornitori. Descrive gli attributi e le attività essenziali per creare un Event Log affidabile. Include inoltre indicazioni pratiche su come estrarre questi dati dai sistemi di origine, per avviare senza difficoltà l’analisi del processo con Process Mining.
  • Attributi consigliati per un’analisi completa
  • Attività chiave del processo da monitorare
  • Istruzioni dettagliate per l’estrazione dei dati
Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

Attributi per l’elaborazione delle fatture fornitori

Questi sono i campi dati essenziali da includere nell’Event Log per analizzare in modo approfondito il processo di contabilità fornitori.
5 Obbligatorio 6 Consigliato 9 Facoltativo
Nome Descrizione
Attività
ActivityName
Nome di uno specifico evento o passaggio aziendale avvenuto durante il ciclo di elaborazione della fattura.
Descrizione

L’attività rappresenta una fase o un’azione distinta nel processo di gestione dei debiti verso fornitori, come 'Fattura ricevuta', 'Fattura registrata' o 'Pagamento eseguito'. Le attività costituiscono gli elementi fondamentali della mappa del processo.

L’analisi delle attività è alla base del Process Mining: consente di visualizzare il flusso del processo, individuare i percorsi più comuni, rilevare le deviazioni dal processo standard e misurare la frequenza e la durata di ogni passaggio. La sequenza delle attività associate a una fattura ne descrive il percorso nel processo.

Perché è importante

Definisce i passaggi del processo e consente di visualizzarne e analizzarne il flusso, individuare i colli di bottiglia e rilevare i cicli di rilavorazione.

Dove reperirli

Ricavata da diverse fonti, tra cui le modifiche allo stato del documento (ad esempio, BKPF-BSTAT), i documenti di modifica (tabelle CDHDR/CDPOS) o i registri del flusso di lavoro. In genere è necessaria una logica di estrazione personalizzata.

Esempi
Fattura ricevutaFattura approvataPagamento eseguitoFattura bloccata per il pagamento
Data e ora dell’evento
EventTime
Data e ora esatte in cui si è verificata l’attività.
Descrizione

La data e ora dell’evento è il riferimento temporale associato a ogni attività e definisce la sequenza cronologica degli eventi di una fattura. Questi dati sono essenziali per comprendere il flusso del processo e svolgere analisi basate sul tempo.

Nell’analisi, la data e ora dell’evento serve a ordinare correttamente le attività, calcolare i tempi di attraversamento tra i diversi passaggi, individuare i tempi di attesa e analizzare le prestazioni del processo in periodi diversi, ad esempio mese per mese. È alla base di tutti i KPI basati sulla durata.

Perché è importante

Questo riferimento temporale è fondamentale per ordinare gli eventi cronologicamente e calcolare tutte le metriche basate sul tempo, come i tempi di ciclo e le durate, essenziali per il Process Mining.

Dove reperirli

Ricavata da diversi campi di data e ora nelle tabelle SAP, come la data di creazione (BKPF-CPUDT), la data di registrazione (BKPF-BUDAT), la data di compensazione (BSAK-AUGDT) o i riferimenti temporali del registro delle modifiche (CDHDR-UDATE/UTIME).

Esempi
2023-10-01T09:00:00Z2023-10-05T14:30:15Z2023-10-15T11:21:05Z
Fattura
Invoice
Identificativo univoco del documento fattura, utilizzato come ID caso principale per il processo di gestione dei debiti verso fornitori.
Descrizione

La fattura è l’oggetto centrale che collega tutte le attività correlate, dalla ricezione al pagamento. In SAP S/4HANA, è in genere identificata da una chiave composta formata dal codice società (BUKRS), da un numero di documento univoco (BELNR) e dall’esercizio (GJAHR).

L’analisi per fattura offre una visione completa del suo ciclo di vita. È fondamentale per calcolare metriche chiave come il tempo di attraversamento totale, individuare i colli di bottiglia delle singole fatture e comprendere i diversi percorsi che una fattura può seguire nel processo.

Perché è importante

Identifica in modo univoco il percorso di ogni fattura, consentendo di ricostruirne l’intero ciclo di vita e analizzare le prestazioni del processo caso per caso.

Dove reperirli

Chiave composta ricavata dalle tabelle BKPF (intestazione del documento contabile) o RBKP (intestazione del documento: ricezione fattura), utilizzando i campi BUKRS, BELNR e GJAHR.

Esempi
1000-1900000001-20231710-1900000002-20232000-5100000003-2024
Sistema di origine
SourceSystem
Sistema da cui sono stati estratti i dati.
Descrizione

Questo attributo identifica l’origine dei dati del processo. In questa vista, il valore sarà in genere 'SAP S/4HANA'.

Negli ambienti con più sistemi ERP o sistemi integrati, questo campo è fondamentale per la tracciabilità dei dati e la loro separazione. Garantisce che l’analisi venga eseguita sul set di dati corretto e aiuta a diagnosticare i problemi di qualità dei dati risalendo alla fonte.

Perché è importante

Identifica l’origine dei dati, un’informazione fondamentale per la governance dei dati, la risoluzione dei problemi e gli ambienti con più sistemi.

Dove reperirli

In genere è un valore statico aggiunto durante l’estrazione dei dati per indicare l’origine del set di dati.

Esempi
SAP S/4HANASAP ECC 6.0S4H_PROD_100
Ultimo aggiornamento dei dati
LastDataUpdate
Data e ora dell’ultimo aggiornamento dei dati di questo record dal sistema di origine.
Descrizione

Questo attributo indica la data e l’ora dell’estrazione o dell’aggiornamento più recente dei dati da SAP S/4HANA. È un campo di metadati fondamentale per capire quanto siano aggiornati i dati analizzati.

Questa informazione consente agli utenti di sapere quanto è aggiornata l’analisi del processo. Aiuta a definire le aspettative sui ritardi di aggiornamento dei dati ed è importante per pianificare gli aggiornamenti e mantenere l’integrità dei dati.

Perché è importante

Indica quanto sono aggiornati i dati, così gli utenti possono sapere a quando risale l’analisi del processo.

Dove reperirli

Questo valore viene generato e registrato in ogni record al momento dell’estrazione dei dati dal sistema di origine.

Esempi
2024-05-20T04:00:00Z2024-05-21T04:00:00Z
Codice società
CompanyCode
Unità organizzativa per cui viene elaborata la fattura.
Descrizione

Il codice società è la più piccola unità organizzativa per cui è possibile redigere un insieme completo e autonomo di conti ai fini della rendicontazione esterna. Nel processo di gestione dei debiti verso fornitori, rappresenta l’entità giuridica che deve pagare il fornitore.

L’analisi per codice società consente di confrontare le prestazioni del processo tra le diverse entità giuridiche dell’organizzazione. Aiuta a individuare quali parti dell’azienda seguono i processi standard e quali presentano maggiore efficienza, tempi di attraversamento più lunghi o più rilavorazioni.

Perché è importante

Consente di confrontare le prestazioni del processo tra diverse entità giuridiche e di individuare problemi e buone pratiche specifici di un’area geografica o di un’unità aziendale.

Dove reperirli

Si trova nelle tabelle di intestazione del documento, principalmente in BKPF-BUKRS per le fatture FI e in RBKP-BUKRS per le fatture MM.

Esempi
10001710US01DE01
Data di scadenza della fattura
InvoiceDueDate
Data entro cui la fattura deve essere pagata al fornitore.
Descrizione

La data di scadenza della fattura è il termine entro cui pagare il fornitore per evitare penali per ritardi e mantenere un buon rapporto commerciale. Si calcola a partire dalla data di riferimento della fattura e dalle condizioni di pagamento concordate con il fornitore.

Questa data è essenziale per la Dashboard 'Conformità e anzianità dei pagamenti' e per il KPI 'Percentuale di pagamenti puntuali'. Confrontando la scadenza con la data effettiva del pagamento, l’analisi mostra se i pagamenti sono puntuali, anticipati o in ritardo, con conseguenze dirette sul piano finanziario e sui rapporti con i fornitori.

Perché è importante

È il riferimento principale per analizzare la puntualità dei pagamenti e misurarne le prestazioni e l’impatto sui rapporti con i fornitori e sulle penali per ritardi.

Dove reperirli

Questa data è spesso calcolata. La data di scadenza netta si trova nel campo BSEG-NETDT. Può anche essere ricavata dalla data di riferimento per il pagamento (BSEG-ZFBDT) e dalle condizioni di pagamento (BSEG-ZTERM).

Esempi
2023-10-312023-11-152024-01-10
Importo della fattura
InvoiceAmount
Importo lordo totale della fattura nella valuta originale del documento.
Descrizione

È il valore totale della fattura inviata dal fornitore. Comprende il costo di beni o servizi, le imposte e gli altri oneri, prima di eventuali detrazioni o sconti.

L’importo della fattura è un attributo finanziario fondamentale per numerose analisi. Aiuta a stabilire la priorità delle fatture di importo elevato, comprendere l’impatto finanziario dei ritardi nel processo, ad esempio le penali su fatture di importo consistente, e segmentare il processo, per esempio per verificare se le fatture di importo elevato seguono un percorso di approvazione diverso. È inoltre essenziale per individuare potenziali pagamenti duplicati.

Perché è importante

Fornisce il contesto finanziario del processo e consente analisi basate sul valore, di dare priorità alle fatture di importo elevato e di quantificare gli impatti finanziari.

Dove reperirli

Si trova in tabelle come RBKP-RMWWR (importo lordo della fattura) per le fatture MM oppure si calcola dalle righe della tabella BSEG (campo WRBTR) per le fatture FI.

Esempi
1500.00250.7512345.50
Nome del fornitore
VendorName
Nome del fornitore che ha inviato la fattura.
Descrizione

Questo attributo contiene la ragione sociale ufficiale del fornitore. È collegato tramite il numero fornitore memorizzato nel documento fattura.

L’analisi dei fornitori è fondamentale per gestire i rapporti con loro e individuare problemi di processo specifici. Può aiutare a rispondere a domande come 'Quali fornitori inviano più fatture con discrepanze?' oppure 'Paghiamo sempre puntualmente alcuni fornitori strategici?'. Insieme al numero e all’importo della fattura, è inoltre un campo chiave per individuare potenziali pagamenti duplicati.

Perché è importante

Consente di analizzare le prestazioni del processo per fornitore, individuare quelli che creano problemi e gestire efficacemente i rapporti con i fornitori strategici.

Dove reperirli

Ricavato dalla tabella dei dati anagrafici dei fornitori LFA1 (campo NAME1), tramite il numero fornitore (LIFNR) presente in BKPF o RBKP.

Esempi
Office Supplies Inc.Global Consulting GroupMachine Parts GmbH
Nome utente
UserName
ID utente della persona che ha eseguito l’attività.
Descrizione

Questo attributo registra l’ID utente SAP della persona responsabile dell’esecuzione di una specifica attività, come la registrazione, l’approvazione o la compensazione di una fattura. Collega i passaggi del processo ai singoli utenti.

L’analisi per nome utente è essenziale per comprendere la distribuzione del carico di lavoro, individuare gli utenti con i migliori risultati e identificare chi potrebbe aver bisogno di ulteriore formazione. È inoltre fondamentale per analizzare i colli di bottiglia nelle Dashboard di approvazione, perché permette di individuare gli approvatori che causano ritardi nel processo.

Perché è importante

Associa le attività a persone specifiche, consentendo di analizzare le prestazioni degli utenti, il carico di lavoro e la conformità alle policy di separazione delle mansioni.

Dove reperirli

Si trova in genere nelle tabelle di intestazione, come BKPF-USNAM (inserito da), o nelle tabelle dei documenti di modifica, come CDHDR-USERNAME (modificato da).

Esempi
ABROWNJSMITHAP_AUTOMATION
Numero dell’ordine di acquisto
PurchaseOrderNumber
Identificativo univoco dell’ordine di acquisto associato alla fattura, se applicabile.
Descrizione

Questo attributo collega una fattura a un ordine di acquisto (PO) approvato in precedenza. La presenza del numero dell’ordine di acquisto è alla base della riconciliazione a tre vie (ordine di acquisto, fattura, entrata merci).

È un attributo essenziale per le analisi di conformità ed efficienza. Serve a calcolare il KPI 'Percentuale di fatture senza ordine di acquisto', che misura il rispetto delle policy di approvvigionamento. È inoltre fondamentale per la Dashboard 'Prestazioni della riconciliazione a tre vie', che consente di analizzare il processo di abbinamento delle fatture associate a un ordine di acquisto.

Perché è importante

È fondamentale per analizzare l’efficienza della riconciliazione a tre vie e misurare la conformità alle policy di approvvigionamento, individuando le fatture elaborate senza un ordine di acquisto.

Dove reperirli

Si trova nelle tabelle delle righe della fattura, ad esempio RSEG-EBELN per le fatture MM o BSEG-EBELN per le fatture FI.

Esempi
45000012344500005678
Condizioni di pagamento
PaymentTerms
Le condizioni concordate con il fornitore per il pagamento di una fattura, che spesso includono la possibilità di ottenere uno sconto.
Descrizione

Le condizioni di pagamento definiscono le scadenze e gli eventuali sconti per il pagamento anticipato. Per esempio, una condizione come 'Z001' può indicare 'Pagamento entro 30 giorni, sconto del 2% se si paga entro 10 giorni'.

Questo attributo è alla base della Dashboard 'Tasso di acquisizione degli sconti per pagamento anticipato'. Analizzando le condizioni di pagamento, è possibile individuare tutte le fatture per cui era previsto uno sconto. Il confronto con gli sconti effettivamente ottenuti mette in luce le opportunità di risparmio perse e consente di misurare l’efficienza del processo di pagamento.

Perché è importante

È essenziale per analizzare le opportunità di sconto per pagamento anticipato, misurare i risultati finanziari del processo di pagamento e individuare i risparmi mancati.

Dove reperirli

Si trova nelle righe fornitore, nella tabella BSEG-ZTERM, oppure nell’intestazione della fattura in RBKP-ZTERM.

Esempi
Z0010001NT30
Data di compensazione
ClearingDate
La data in cui è stato effettuato il pagamento e la fattura è stata compensata tra le partite aperte.
Descrizione

La data di compensazione indica il saldo finanziario della fattura. Corrisponde alla data in cui si verifica l’attività 'Pagamento compensato' e segna la fase finale della maggior parte dei percorsi di fatturazione completati correttamente.

Questa data serve a calcolare la data effettiva del pagamento e a confrontarla con la data di scadenza della fattura. È quindi essenziale per calcolare il KPI 'Tasso di pagamenti puntuali' e per tutte le analisi relative ai risultati dei pagamenti. Inoltre, segna il termine del calcolo del tempo di ciclo complessivo della fattura.

Perché è importante

Segna il saldo finale di una fattura, costituisce il termine per il calcolo del tempo di ciclo e fornisce la base per analizzare i pagamenti puntuali.

Dove reperirli

Si trova nelle tabelle delle partite compensate, per esempio BSAK-AUGDT per i fornitori.

Esempi
2023-10-282023-11-142024-01-09
È automatizzata
IsAutomated
Indicatore che specifica se l’attività è stata eseguita automaticamente dal sistema anziché da una persona.
Descrizione

Questo attributo booleano distingue le attività avviate da una persona da quelle eseguite da processi pianificati, flussi di lavoro o bot. Per esempio, un’esecuzione automatizzata dei pagamenti o la registrazione di una fattura generata dal sistema viene contrassegnata come automatica.

L’analisi di questo attributo aiuta a comprendere il livello di automazione del processo di gestione dei debiti verso fornitori. Può servire a misurare i risultati delle iniziative di automazione, confrontare l’efficienza dei passaggi automatizzati e manuali e individuare ulteriori opportunità di automazione.

Perché è importante

Aiuta a misurare il grado di automazione del processo, analizzarne l’efficacia e individuare opportunità di ulteriore miglioramento.

Dove reperirli

Deducibile dal nome utente, ad esempio dagli ID utente di sistema come 'SAP_SYSTEM' o 'BATCHUSER', oppure dai codici di transazione specifici associati ai processi automatizzati.

Esempi
truefalse
Motivo del blocco
BlockingReason
Il motivo per cui una fattura è bloccata per il pagamento, che segnala una discrepanza.
Descrizione

Quando una fattura non supera un controllo di convalida durante la verifica a tre vie o altre fasi di controllo, viene bloccata per il pagamento. Il motivo del blocco specifica la natura del problema, per esempio una discrepanza nelle quantità, una differenza di prezzo o una ricezione merci mancante.

Questo attributo è fondamentale per la Dashboard 'Analisi delle rilavorazioni dovute a discrepanze nelle fatture'. Analizzare la frequenza dei diversi motivi di blocco aiuta a individuare le cause profonde delle inefficienze del processo. Per esempio, se la 'Differenza di prezzo' è un motivo ricorrente, potrebbero esserci problemi con i dati anagrafici nel sistema di acquisto.

Perché è importante

Fornisce indicazioni dirette sulle cause profonde delle discrepanze nelle fatture e delle rilavorazioni, consentendo di intervenire sul processo in modo mirato.

Dove reperirli

È memorizzato nelle tabelle delle righe fattura, come RSEG, nei campi che iniziano con SPGR* (per esempio SPGRP, SPGRQ, SPGRT). Può trovarsi anche in RBKP_BLOCKED.

Esempi
Discrepanza di prezzoDiscrepanza nelle quantitàRicezione merci mancante
Numero fattura del fornitore
VendorInvoiceNumber
Il numero della fattura riportato dal fornitore sul documento.
Descrizione

È il numero di riferimento del sistema contabile del fornitore, riportato sulla fattura cartacea o elettronica. Viene inserito manualmente o acquisito tramite OCR al momento della ricezione della fattura.

Questo campo è molto importante per le attività operative e per le analisi, in particolare per la Dashboard 'Possibili pagamenti di fatture duplicate'. Un metodo comune per rilevare i duplicati consiste nel cercare più documenti di fattura interni che condividono lo stesso nome del fornitore, numero fattura del fornitore e importo della fattura. È il principale riferimento esterno per una fattura.

Perché è importante

È un campo chiave per individuare possibili pagamenti duplicati e costituisce il principale riferimento esterno per comunicare con i fornitori.

Dove reperirli

È memorizzato nel campo 'Riferimento' dell’intestazione del documento, in genere BKPF-XBLNR.

Esempi
INV-2023-9876733401120231015-001
Pagamento in ritardo
IsLatePayment
Indicatore booleano che segnala se la fattura è stata pagata dopo la data di scadenza.
Descrizione

Questo attributo calcolato è un semplice indicatore vero/falso che segnala se il pagamento di una fattura è stato effettuato dopo la data di scadenza ufficiale. Si ottiene confrontando la 'Data di compensazione' con la 'Data di scadenza della fattura'.

L’indicatore semplifica le analisi nella Dashboard 'Conformità dei pagamenti e anzianità delle partite' e il calcolo del KPI 'Tasso di pagamenti puntuali'. Consente di filtrare e aggregare facilmente i dati per contare i pagamenti in ritardo, calcolare la percentuale di pagamenti puntuali e individuare i fornitori o i codici società con un’elevata incidenza di ritardi.

Perché è importante

Misura direttamente il rispetto delle condizioni di pagamento, semplifica il calcolo del KPI sui pagamenti puntuali e aiuta a individuare le aree in cui i risultati dei pagamenti sono insoddisfacenti.

Dove reperirli

Attributo calcolato. La logica è: IF ClearingDate > InvoiceDueDate THEN true ELSE false.

Esempi
truefalse
Sconto ottenuto
DiscountTaken
Indicatore booleano che segnala se è stato applicato correttamente uno sconto per pagamento anticipato.
Descrizione

Questo attributo indica se, al momento del pagamento della fattura, è stato effettivamente ottenuto uno sconto in contanti. È un elemento fondamentale per misurare l’efficienza finanziaria del processo di contabilità fornitori.

Questo indicatore è alla base del KPI 'Tasso di acquisizione degli sconti per pagamento anticipato'. Filtrando le fatture per cui era possibile ottenere uno sconto, in base alle condizioni di pagamento, e analizzando questo indicatore, un’azienda può calcolare con precisione quanto ha risparmiato e quante opportunità di risparmio ha perso. Si ottiene così una misura chiara e quantificabile dei risultati della contabilità fornitori.

Perché è importante

Misura direttamente il successo nell’ottenere gli sconti disponibili per i pagamenti anticipati, con un impatto diretto sui risultati economici dell’azienda.

Dove reperirli

Si ricava verificando se il campo dell’importo dello sconto (BSEG-SKNTO) è maggiore di zero nel documento di pagamento.

Esempi
truefalse
Tipo di documento fattura
InvoiceDocumentType
Classificazione del documento fattura che determina le modalità di elaborazione in SAP.
Descrizione

Il tipo di documento è un elemento di configurazione chiave in SAP che classifica i documenti contabili. Per esempio, 'KR' viene in genere utilizzato per le fatture fornitori, 'RE' per le fatture MM e 'KG' per le note di credito dei fornitori. Il tipo determina, tra le altre cose, l’intervallo di numerazione e i campi obbligatori.

Nell’analisi del processo, filtrare per tipo di documento consente di confrontare i flussi di lavoro dei diversi tipi di fattura. Per esempio, il processo di approvazione di una nota di credito può essere diverso da quello di una fattura standard. Questa analisi è utile per la Dashboard 'Varianti del flusso di approvazione delle fatture'.

Perché è importante

Consente di segmentare il processo in base alle modalità di gestione dei diversi tipi di fattura, mettendo in luce le variazioni nei percorsi di elaborazione e nei tempi di attraversamento.

Dove reperirli

Direttamente dalla tabella dell’intestazione del documento, campo BKPF-BLART.

Esempi
KRREKG
Valuta della fattura
InvoiceCurrency
Il codice della valuta in cui è espresso l’importo della fattura (per esempio USD, EUR).
Descrizione

Questo attributo specifica la valuta in cui è espresso l’importo della fattura e fornisce un contesto essenziale per tutti i valori finanziari.

In un’organizzazione multinazionale, analizzare le fatture senza considerare la valuta può portare a conclusioni fuorvianti. Questo campo consente di gestire correttamente i dati finanziari, convertendo tutti gli importi in un’unica valuta di rendicontazione oppure segmentando l’analisi per valuta, così da comprendere le attività finanziarie nelle diverse aree geografiche.

Perché è importante

Fornisce il contesto necessario per interpretare l’importo della fattura e consente analisi e rendicontazioni finanziarie accurate, soprattutto in contesti multinazionali.

Dove reperirli

Si trova principalmente nelle tabelle dell’intestazione del documento, in BKPF-WAERS o RBKP-WAERS.

Esempi
USDEURGBPJPY
Obbligatorio Consigliato Facoltativo

Attività di elaborazione delle fatture fornitori

Queste sono le fasi e le tappe fondamentali del processo da acquisire nell’Event Log per individuare e ottimizzare il processo con precisione.
7 Consigliato 8 Facoltativo
Attività Descrizione
Fattura approvata
La fattura ha ricevuto tutte le approvazioni necessarie nel sistema di flusso di lavoro. Spesso è l’ultimo passaggio prima che la fattura possa essere registrata o sbloccata per il pagamento.
Perché è importante

Questa tappa fondamentale segna la fine del ciclo di approvazione. Il tempo che intercorre tra l’invio per l’approvazione e l’approvazione è una metrica essenziale per misurare l’efficienza.

Dove reperirli

Rilevato nei registri di SAP Business Workflow come completamento o rilascio finale. In alternativa, può essere dedotto dalla rimozione di un blocco del pagamento dopo l’invio per l’approvazione.

Acquisizione

Estrarre gli eventi di completamento del flusso di lavoro dai registri SAP Workflow oppure individuare l’evento finale di 'rilascio'.

Tipo di evento explicit
Fattura bloccata per il pagamento
Il sistema ha bloccato la fattura, automaticamente o manualmente, impedendone il pagamento. In genere il blocco è dovuto a discrepanze di prezzo o quantità oppure alla mancanza di approvazioni.
Perché è importante

È un indicatore importante di problemi e rilavorazioni. Analizzare i motivi e la durata dei blocchi aiuta a individuare le cause profonde dei ritardi nei pagamenti e delle inefficienze del processo.

Dove reperirli

Si tratta di uno stato esplicito registrato nel campo chiave di blocco pagamento (ZLSPR) della riga fornitore del documento contabile (tabella BSEG).

Acquisizione

Registrato tramite documenti di modifica quando il campo BSEG-ZLSPR contiene un motivo di blocco.

Tipo di evento explicit
Fattura registrata
La fattura viene registrata formalmente nel libro mastro, generando una passività finanziaria. Un documento parcheggiato diventa un documento registrato oppure viene effettuata una registrazione diretta.
Perché è importante

È una tappa fondamentale dal punto di vista finanziario: conferma l’obbligo dell’azienda di pagare ed è spesso un prerequisito per pianificare il pagamento.

Dove reperirli

L’evento viene identificato tramite la data di registrazione (BUDAT) nell’intestazione del documento (BKPF). Per un documento registrato, il campo di stato del documento (BKPF-BSTAT) è vuoto.

Acquisizione

Utilizzare la data di registrazione (BKPF-BUDAT) per i documenti non parcheggiati (BKPF-BSTAT vuoto).

Tipo di evento explicit
Fattura ricevuta
Questa attività corrisponde alla creazione di un documento fattura in SAP, manualmente o tramite un’interfaccia automatizzata come OCR/VIM. L’evento viene in genere rilevato dalla data e dall’ora di creazione dell’intestazione del documento contabile.
Perché è importante

Essendo il punto di partenza del processo, questa attività è essenziale per calcolare il tempo di attraversamento complessivo della fattura e misurare il volume di attività dell’intero processo di gestione dei debiti verso fornitori.

Dove reperirli

L’evento viene rilevato nella tabella dell’intestazione del documento contabile (BKPF), utilizzando la data di creazione del documento (CPUDT) e l’ora (CPUTM).

Acquisizione

Utilizzare la data e l’ora di creazione (BKPF-CPUDT, BKPF-CPUTM) del documento fattura.

Tipo di evento explicit
Fattura stornata
Il documento fattura è stato stornato, annullandone di fatto l’impatto finanziario. È uno stato finale alternativo del processo, spesso dovuto a inserimenti errati o a contestazioni del fornitore.
Perché è importante

Monitorare gli storni aiuta a individuare le cause dei problemi nel processo, come invii duplicati o dati errati nelle fatture, che possono segnalare problemi nelle fasi precedenti.

Dove reperirli

L’evento viene registrato esplicitamente quando viene creato un documento di storno. Nell’intestazione del documento originale (BKPF) vengono compilati il numero del documento di storno (STBLG) e il motivo dello storno.

Acquisizione

Individuare la data di registrazione del documento di storno, collegata nell’intestazione del documento originale (BKPF-STBLG).

Tipo di evento explicit
Pagamento compensato
Questa attività segna la chiusura definitiva della fattura: il pagamento e la fattura vengono compensati tra loro nel sottoconto. Indica che il processo è completato.
Perché è importante

Essendo la conclusione definitiva del processo, questa attività è essenziale per calcolare con precisione il tempo di attraversamento complessivo. Conferma che la passività è stata saldata.

Dove reperirli

È un evento esplicito, registrato quando viene compilato il campo della data di compensazione (AUGDT) nella riga fornitore del documento fattura (tabella BSEG).

Acquisizione

Utilizzare la data di compensazione (BSEG-AUGDT) della riga della fattura.

Tipo di evento explicit
Pagamento eseguito
La fattura è stata pagata. L’evento viene rilevato al completamento dell’esecuzione dei pagamenti, quando viene creato e registrato un documento di pagamento.
Perché è importante

Questa attività è fondamentale per l’analisi dei flussi di cassa e per misurare il KPI 'Percentuale di pagamenti puntuali', confrontando la data del pagamento con la scadenza della fattura.

Dove reperirli

L’evento viene rilevato dalla data di registrazione del documento di pagamento che compensa la fattura. Il numero del documento di pagamento è collegato nel campo del documento di compensazione (AUGBL) della riga della fattura (BSEG).

Acquisizione

Individuare la data di registrazione (BUDAT) del documento di pagamento che compensa la riga della fattura.

Tipo di evento explicit
Discrepanza risolta
Questa attività indica che un problema individuato in precedenza, che probabilmente aveva causato un blocco del pagamento, è stato analizzato e risolto. Viene rilevata quando il blocco del pagamento viene rimosso dalla fattura.
Perché è importante

Monitorare questo ciclo di rilavorazione è fondamentale per la Dashboard 'Analisi delle rilavorazioni dovute a discrepanze nelle fatture'. Consente di quantificare il tempo e l’impegno necessari per correggere gli errori.

Dove reperirli

L’evento viene dedotto dai documenti di modifica che mostrano la rimozione di un blocco del pagamento. Il registro delle modifiche del campo BSEG-ZLSPR è la fonte principale.

Acquisizione

Individuare i documenti di modifica della tabella BSEG in cui il campo ZLSPR passa da un valore a vuoto.

Tipo di evento inferred
Entrata merci abbinata
Questa attività indica che le quantità e gli importi della fattura sono stati abbinati correttamente al relativo documento di entrata merci. È la convalida finale nella riconciliazione a tre vie.
Perché è importante

Monitorare questa attività aiuta a individuare le inefficienze nella riconciliazione a tre vie e le discrepanze tra le merci ricevute e quelle fatturate dal fornitore.

Dove reperirli

L’evento viene dedotto dalla presenza di un riferimento al documento materiale (entrata merci) nella riga della fattura, spesso collegato tramite lo storico della posizione dell’ordine di acquisto.

Acquisizione

Deducibile dalla presenza di un riferimento al documento di entrata merci nella riga della fattura (ad esempio, in RSEG per le fatture MIRO).

Tipo di evento inferred
Fattura inviata per l’approvazione
La fattura è stata inserita in un flusso di lavoro per le approvazioni richieste, in base alle regole aziendali. Questo segna l’inizio del sottoprocesso di approvazione.
Perché è importante

Questa attività è il punto di partenza per misurare il KPI 'Tempo medio di approvazione delle fatture' e analizzare i colli di bottiglia nelle approvazioni.

Dove reperirli

Può essere rilevata dai registri di SAP Business Workflow (tabelle SWW*), che registrano l’avvio di un’istanza del flusso di lavoro collegata all’oggetto fattura (ad esempio, BUS2081).

Acquisizione

Estrarre gli eventi di avvio del flusso di lavoro dai registri SAP Workflow (ad esempio, dalla tabella SWW_WIHEAD) collegati al documento fattura.

Tipo di evento explicit
Fattura parcheggiata
Indica che la fattura è stata inserita nel sistema, ma non è ancora stata registrata nel libro mastro. Spesso si tratta di un passaggio intenzionale, che consente di salvare un documento incompleto per elaborarlo o approvarlo in un secondo momento.
Perché è importante

Monitorare le fatture parcheggiate aiuta a individuare i ritardi prima dell’avvio della registrazione formale e può far emergere problemi di completezza dei dati o di convalida iniziale.

Dove reperirli

Lo stato viene dedotto dal campo di stato del documento nell’intestazione del documento contabile (BKPF-BSTAT = 'V' per Parked). L’evento si verifica quando viene impostato questo stato.

Acquisizione

Individuare i documenti di modifica della tabella BKPF in cui il campo BSTAT è impostato su 'V' (Vor-erfasst/Pre-entered).

Tipo di evento inferred
Fattura rifiutata
Durante il flusso di lavoro di approvazione, un approvatore ha rifiutato la fattura. In genere, la fattura viene quindi rinviata all’addetto all’elaborazione per correggerla o fornire chiarimenti.
Perché è importante

Monitorare i rifiuti permette di individuare i cicli di rilavorazione nel processo di approvazione e può segnalare problemi di conformità alle policy o una codifica errata della fattura.

Dove reperirli

L’evento viene registrato come esito specifico nei registri di SAP Business Workflow associati alla fattura.

Acquisizione

Estrarre dai registri SAP Workflow gli eventi con stato 'rifiutata' del flusso di lavoro.

Tipo di evento explicit
Ordine di acquisto abbinato
Questa attività indica che la fattura è stata abbinata correttamente al relativo ordine di acquisto. È un passaggio fondamentale nella riconciliazione a tre vie delle fatture legate agli acquisti.
Perché è importante

Analizzare questa attività permette di misurare l’efficienza del processo di abbinamento ed è fondamentale per i KPI 'Prestazioni della riconciliazione a tre vie' e 'Percentuale di fatture senza ordine di acquisto'.

Dove reperirli

L’evento viene dedotto quando una riga della fattura nella tabella BSEG o ACDOCA contiene un numero di ordine di acquisto valido (EBELN) e una posizione (EBELP).

Acquisizione

Deducibile dalla presenza di un riferimento all’ordine di acquisto (BSEG-EBELN) nel documento fattura al momento della creazione.

Tipo di evento inferred
Proposta di pagamento creata
La fattura è stata inclusa in una proposta di pagamento nell’ambito di un’esecuzione dei pagamenti (ad esempio, F110). È quindi prevista per il pagamento, in attesa dell’esecuzione definitiva.
Perché è importante

Questa attività mostra il passaggio da una passività aperta a una voce in preparazione per il pagamento e aiuta ad analizzare l’efficienza delle operazioni di pagamento.

Dove reperirli

L’evento è registrato esplicitamente nelle tabelle dei dati di esecuzione dei pagamenti, in particolare REGUP (voci elaborate dal programma di pagamento) e REGUH (intestazione).

Acquisizione

Individuare quando una fattura compare nella tabella REGUP per un’esecuzione dei pagamenti identificata in REGUH.

Tipo di evento explicit
Scadenza della fattura superata
Evento calcolato che indica che la data di scadenza netta della fattura è trascorsa senza che sia stato registrato un pagamento a compensazione. Segnala un pagamento in ritardo o scaduto.
Perché è importante

Essenziale per la Dashboard 'Conformità e anzianità dei pagamenti', questa attività aiuta a individuare e gestire in modo proattivo le fatture scadute e ad analizzare le cause profonde dei ritardi nei pagamenti.

Dove reperirli

Non è un evento esplicito in SAP. Si calcola confrontando la data corrente del sistema con la data di scadenza netta, determinata a partire da BSEG-ZFBDT o dalla data di riferimento e dalle condizioni di pagamento.

Acquisizione

Evento calcolato che si attiva quando la data e l’ora dell’evento sono successive alla data di scadenza netta della fattura.

Tipo di evento calculated
Consigliato Facoltativo

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