Template Dati: Elaborazione Fatture Contabilità Fornitori

SAP S/4HANA
Template Dati: Elaborazione Fatture Contabilità Fornitori

Il tuo Modello Dati per l'Elaborazione delle Fatture di Contabilità Fornitori

Questo modello fornisce una guida completa per la raccolta dei dati necessari ad analizzare la Gestione Fatture Fornitori. Delinea gli attributi e le attività essenziali richiesti per creare un robusto log di eventi. Troverai inoltre indicazioni pratiche sull'estrazione di questi dati dai tuoi sistemi sorgente, garantendo un avvio agevole del tuo percorso di Process Mining.
  • Attributi consigliati per un'analisi completa
  • Attività di processo chiave da monitorare efficacemente
  • Guida all'estrazione dei dati passo dopo passo
È nuovo agli event log? Impari come creare un event log di Process Mining.

Attributi di Elaborazione Fatture Fornitori

Questi sono i campi dati essenziali da includere nel tuo event log per un'analisi approfondita e significativa del tuo processo di Contabilità Fornitori.
5 Obbligatorio 6 Consigliato 10 Facoltativo
NomeDescrizione
Attività
ActivityName
Il nome di uno specifico evento o passaggio aziendale che si è verificato nel ciclo di vita dell'elaborazione della fattura.
Descrizione

L'attività rappresenta una fase o un'azione distinta all'interno del processo di contabilità fornitori, come 'Fattura Ricevuta', 'Fattura Registrata' o 'Pagamento Eseguito'. Questi sono i blocchi costitutivi della mappa di processo.

L'analisi delle attività è fondamentale per il Process Mining. Aiuta a visualizzare il flusso di processo, identificare i percorsi comuni, rilevare le deviazioni dal processo standard e misurare la frequenza e la durata di ogni passaggio. La sequenza di queste attività per una data fattura forma il suo percorso di processo.

Perché è importante

Definisce i passaggi del processo, consentendo la visualizzazione e l'analisi del flusso di processo, l'identificazione dei colli di bottiglia e il rilievo dei cicli di rilavorazione.

Dove trovare

Derivato da varie fonti, inclusi i cambiamenti di stato del documento (es. BKPF-BSTAT), i documenti di modifica (tabelle CDHDR/CDPOS) o i log di workflow. Ciò richiede tipicamente una logica di estrazione personalizzata.

Esempi
Fattura RicevutaFattura ApprovataPagamento EseguitoFattura Bloccata per Pagamento
Fattura
Invoice
L'identificatore univoco per un documento di fattura, che serve come ID del case primario per il processo di Contabilità Fornitori.
Descrizione

La Fattura è l'oggetto centrale che connette tutte le attività correlate, dalla ricezione al pagamento. In SAP S/4HANA, questa è tipicamente una chiave composita formata dal Codice Società (BUKRS), un Numero Documento univoco (BELNR) e l'Anno Fiscale (GJAHR).

L'analisi per fattura consente una visione completa end-to-end del ciclo di vita della fattura. Questo è fondamentale per il calcolo di metriche chiave come il tempo di ciclo totale, l'identificazione dei colli di bottiglia per le singole fatture e la comprensione dei diversi percorsi che una fattura può intraprendere attraverso il processo.

Perché è importante

Identifica in modo univoco il percorso di ogni fattura, rendendo possibile tracciare il suo intero ciclo di vita e analizzare le performance del processo caso per caso.

Dove trovare

Questa è una chiave composita derivata dalle tabelle BKPF (Intestazione Documento Contabile) o RBKP (Intestazione Documento: Ricevimento Fattura) usando i campi BUKRS, BELNR e GJAHR.

Esempi
1000-1900000001-20231710-1900000002-20232000-5100000003-2024
Ora Evento
EventTime
La data e l'ora esatte in cui si è verificata l'attività.
Descrizione

Event Time è il timestamp associato a ogni attività, che fornisce la sequenza cronologica degli eventi per una fattura. Questo dato è fondamentale per comprendere il flusso di processo ed eseguire qualsiasi analisi basata sul tempo.

Nell'analisi, Event Time viene utilizzato per ordinare correttamente le attività, calcolare i tempi di ciclo tra i diversi passaggi, identificare i tempi di attesa e analizzare le prestazioni di processo su diversi periodi di tempo (ad es. mese su mese). È la base di tutti i KPI basati sulla durata.

Perché è importante

Questo timestamp è fondamentale per ordinare gli eventi cronologicamente e calcolare tutte le metriche basate sul tempo, come i tempi di ciclo e le durate, che sono essenziali per il Process Mining.

Dove trovare

Ricavato da vari campi data/ora nelle tabelle SAP, come Data di Creazione (BKPF-CPUDT), Data di Registrazione (BKPF-BUDAT), Data di Compensazione (BSAK-AUGDT) o timestamp dei log di modifica (CDHDR-UDATE/UTIME).

Esempi
2023-10-01T09:00:00Z2023-10-05T14:30:15Z2023-10-15T11:21:05Z
Sistema di Origine
SourceSystem
Il sistema da cui sono stati estratti i dati.
Descrizione

Questo attributo identifica l'origine dei dati di processo. Per questa visualizzazione, il valore sarà tipicamente 'SAP S/4HANA'.

In ambienti con più ERP o sistemi integrati, questo campo è cruciale per la data lineage e la segregazione. Assicura che l'analisi sia eseguita sul dataset corretto e aiuta a diagnosticare i problemi di qualità dei dati risalendo alla loro origine.

Perché è importante

Identifica l'origine dei dati, che è cruciale per la governance dei dati, la risoluzione dei problemi e negli ambienti multi-sistema.

Dove trovare

Questo è tipicamente un valore statico aggiunto durante il processo di estrazione dei dati per etichettare l'origine del set di dati.

Esempi
SAP S/4HANASAP ECC 6.0S4H_PROD_100
Ultimo Aggiornamento Dati
LastDataUpdate
Il timestamp che indica l'ultimo aggiornamento dei dati per questo record dal sistema sorgente.
Descrizione

Questo attributo fornisce la data e l'ora dell'estrazione o dell'aggiornamento più recente dei dati da SAP S/4HANA. È un campo metadata critico per comprendere la 'freschezza' dei dati in analisi.

Questa informazione è importante affinché gli utenti sappiano quanto sia attuale l'analisi del processo. Aiuta a gestire le aspettative sulla latenza dei dati ed è vitale per la pianificazione dei data refresh e per il mantenimento dell'integrità dei dati.

Perché è importante

Indica la freschezza dei dati, assicurando che gli utenti siano consapevoli dell'attualità della loro analisi del processo.

Dove trovare

Questo valore viene generato e associato a ogni record al momento dell'estrazione dei dati dal sistema sorgente.

Esempi
2024-05-20T04:00:00Z2024-05-21T04:00:00Z
Codice Società
CompanyCode
L'unità organizzativa per la quale la fattura viene elaborata.
Descrizione

Il Codice Società è la più piccola unità organizzativa per la quale può essere predisposto un set completo e autonomo di conti per la rendicontazione esterna. Nel contesto della gestione delle fatture fornitori (AP), rappresenta l'entità legale che deve denaro al fornitore.

L'analisi per Codice Società consente di confrontare le performance del processo tra diverse entità legali all'interno dell'organizzazione. Ciò aiuta a identificare quali parti dell'azienda seguono processi standard e quali presentano una maggiore efficienza, cicli più lunghi o tassi di rilavorazione più elevati.

Perché è importante

Consente il confronto delle performance di processo tra diverse entità legali, aiutando a identificare problemi specifici per regione o business unit e le migliori pratiche.

Dove trovare

Presente nelle tabelle di intestazione del documento, principalmente BKPF-BUKRS per le fatture FI e RBKP-BUKRS per le fatture MM.

Esempi
10001710US01DE01
Data Scadenza Fattura
InvoiceDueDate
La data entro la quale il pagamento della fattura è dovuto al fornitore.
Descrizione

La Data di Scadenza Fattura rappresenta il termine ultimo per saldare il fornitore ed evitare penali per ritardo, mantenendo al contempo un'ottima relazione commerciale. Questa data è calcolata in base alla data di base della fattura e ai termini di pagamento concordati con il fornitore.

Questa data è fondamentale per la dashboard 'Conformità Pagamenti e Scadenze' e per il KPI 'Tasso di Pagamento Puntuale'. Confrontando la data di scadenza con la data di pagamento effettiva, l'analisi può rivelare se i pagamenti vengono effettuati in tempo, in anticipo o in ritardo, con dirette conseguenze finanziarie e relazionali.

Perché è importante

Questo è il fattore trainante principale per l'analisi dei pagamenti puntuali, consentendo la misurazione delle prestazioni di pagamento e del loro impatto sulle relazioni con i fornitori e sulle penali di mora.

Dove trovare

Questa data è spesso calcolata. La data di scadenza netta si trova nel campo BSEG-NETDT. Può anche essere derivata dalla data base per il pagamento (BSEG-ZFBDT) e dai termini di pagamento (BSEG-ZTERM).

Esempi
2023-10-312023-11-152024-01-10
Importo Fattura
InvoiceAmount
L'importo lordo totale della fattura nella valuta originale del documento.
Descrizione

Questo è il valore totale della fattura così come presentata dal fornitore. Include il costo di beni o servizi, tasse e qualsiasi altro onere, al netto di detrazioni o sconti.

L'Importo Fattura è un attributo finanziario cruciale utilizzato per un'ampia gamma di analisi. Aiuta a dare priorità alle fatture di valore elevato, a comprendere l'impatto finanziario dei ritardi di processo (ad esempio, penali di mora su fatture di valore elevato) e a segmentare il processo (ad esempio, 'Le fatture di alto valore seguono un percorso di approvazione diverso?'). È anche essenziale per identificare potenziali pagamenti duplicati.

Perché è importante

Fornisce un contesto finanziario al processo, consentendo analisi basate sul valore, la prioritizzazione delle fatture di alto valore e la quantificazione degli impatti finanziari.

Dove trovare

Rintracciabile in tabelle come RBKP-RMWWR (Gross invoice amount) per le fatture MM o calcolato dalle voci di riga in BSEG (campo WRBTR) per le fatture FI.

Esempi
1500.00250.7512345.50
Nome Fornitore
VendorName
Il nome del fornitore che ha presentato la fattura.
Descrizione

Questo attributo contiene il nome ufficiale del fornitore. È collegato tramite il Numero Fornitore memorizzato sul documento di fattura.

L'analisi dei fornitori è cruciale per gestire le relazioni e identificare problemi di processo specifici per determinati fornitori. Può aiutare a rispondere a domande come: 'Quali fornitori presentano il maggior numero di fatture con discrepanze?' o 'Stiamo pagando costantemente i nostri fornitori strategici in tempo?'. È anche un campo chiave, insieme al numero di fattura e all'importo, per rilevare potenziali pagamenti duplicati.

Perché è importante

Consente l'analisi delle performance di processo per fornitore, contribuendo a identificare i fornitori problematici e a gestire efficacemente le relazioni strategiche con essi.

Dove trovare

Recuperato dalla tabella dati anagrafici fornitori LFA1 (campo NAME1), tramite collegamento con il numero fornitore (LIFNR) presente in BKPF o RBKP.

Esempi
Office Supplies Inc.Global Consulting GroupMachine Parts GmbH
Nome Utente
UserName
L'user ID della persona che ha eseguito l'attività.
Descrizione

Questo attributo registra l'SAP user ID responsabile dell'esecuzione di una specifica attività, come la registrazione, l'approvazione o la compensazione di una fattura. Collega i passi di processo agli utenti individuali.

L'analisi per User Name è essenziale per comprendere la distribuzione del carico di lavoro, identificare i top performer e individuare gli utenti che potrebbero richiedere formazione aggiuntiva. È anche fondamentale per analizzare i colli di bottiglia nelle approvazioni all'interno dei dashboard, poiché aiuta a identificare quali approvatori specifici stanno causando ritardi nel processo.

Perché è importante

Attribuisce le attività a individui specifici, permettendo l'analisi delle performance degli utenti, del carico di lavoro e della conformità alle politiche di segregazione delle mansioni.

Dove trovare

Tipicamente trovato nelle tabelle di intestazione come BKPF-USNAM (Inserito da) o nelle tabelle dei documenti di modifica CDHDR-USERNAME (Modificato da).

Esempi
ABROWNJSMITHAUTOMAZIONE_CONTABILITA_FORNITORI
Numero Ordine d'Acquisto
PurchaseOrderNumber
L'identificatore univoco dell'ordine di acquisto associato alla fattura, se applicabile.
Descrizione

Questo attributo collega una fattura a un ordine di acquisto (PO) pre-approvato. La presenza di un numero di PO è la base per il processo di riconciliazione a 3 vie (PO-Fattura-Ricevimento Merci).

Questo è un attributo vitale per l'analisi della conformità e dell'efficienza. Viene utilizzato per calcolare il KPI 'PO-Less Invoice Percentage', che misura l'aderenza alle politiche di approvvigionamento. È anche fondamentale per il dashboard '3-Way Matching Performance', consentendo l'analisi del processo di matching per le fatture basate su PO.

Perché è importante

Cruciale per analizzare l'efficienza del matching a 3 vie e misurare la conformità alle politiche di approvvigionamento, identificando le fatture elaborate senza un ordine di acquisto.

Dove trovare

Rintracciabile nelle tabelle delle voci di riga della fattura, ad esempio RSEG-EBELN (per le fatture MM) o BSEG-EBELN (per le fatture FI).

Esempi
45000012344500005678
Data di Compensazione
ClearingDate
La data in cui è stato effettuato un pagamento e la fattura è stata compensata dalle partite aperte.
Descrizione

La Data di Compensazione indica il saldo finanziario della fattura. È la data in cui si verifica l'attività 'Pagamento Compensato', che segna il passaggio finale per la maggior parte delle fatture elaborate con successo. Questa data viene utilizzata per calcolare la data di pagamento effettiva da confrontare con la Data di Scadenza della Fattura. È quindi essenziale per calcolare il KPI 'Tasso di Pagamento Puntuale' e per qualsiasi analisi relativa alla performance dei pagamenti. Segna anche il punto finale per il calcolo del tempo di ciclo end-to-end della fattura.

Perché è importante

Contrassegna la liquidazione finale di una fattura, fungendo da punto finale per i calcoli del tempo di ciclo e la base per l'analisi dei pagamenti puntuali.

Dove trovare

Trovato nelle tabelle relative agli elementi liquidati, come BSAK-AUGDT per i fornitori.

Esempi
2023-10-282023-11-142024-01-09
È Automatizzato
IsAutomated
Un flag che indica se l'attività è stata eseguita automaticamente dal sistema anziché da un utente umano.
Descrizione

Questo attributo booleano distingue tra attività avviate manualmente e quelle eseguite da processi di sistema, workflow o bot. Ad esempio, un ciclo di pagamento automatico o una registrazione di fattura generata dal sistema verrebbero contrassegnati come automatizzati.

L'analisi di questo attributo aiuta a comprendere il livello di automazione nel processo di Contabilità Fornitori. Può essere utilizzata per misurare il successo delle iniziative di automazione, confrontare l'efficienza dei passi automatizzati rispetto a quelli manuali e identificare ulteriori opportunità di automazione.

Perché è importante

Aiuta a misurare il grado di automazione nel processo, consentendo l'analisi dell'efficacia dell'automazione e identificando opportunità di ulteriore miglioramento.

Dove trovare

Derivato in base al Nome Utente (es. ID utente di sistema come 'SAP_SYSTEM' o 'BATCHUSER') o a specifici codici di transazione associati a processi automatizzati.

Esempi
truefalse
È un Pagamento in Ritardo
IsLatePayment
Un flag booleano che indica se la fattura è stata pagata dopo la sua data di scadenza.
Descrizione

Questo attributo calcolato è un semplice indicatore vero/falso che indica se il pagamento di una fattura è stato effettuato dopo la sua data di scadenza ufficiale. È derivato confrontando la 'Clearing Date' con la 'Invoice Due Date'.

Questo indicatore semplifica l'analisi per il dashboard 'Payment Compliance & Aging' e il KPI 'On-Time Payment Rate'. Consente un facile filtraggio e un'aggregazione per contare il numero di pagamenti in ritardo, calcolare la percentuale di pagamenti puntuali e identificare fornitori o codici società con alti tassi di pagamenti in ritardo.

Perché è importante

Misura direttamente la conformità ai termini di pagamento, semplifica il calcolo dei KPI di pagamento puntuale e aiuta a identificare le aree con scarse performance di pagamento.

Dove trovare

Attributo calcolato. La logica è: SE ClearingDate > InvoiceDueDate ALLORA vero ALTRIMENTI falso.

Esempi
truefalse
Motivo di Blocco
BlockingReason
La ragione per cui una fattura è bloccata per il pagamento, indicando una discrepanza.
Descrizione

Quando una fattura non supera un controllo di validazione durante il 3-way match o altre fasi di verifica, viene bloccata per il pagamento. La Causa di Blocco specifica la natura del problema, come una discrepanza di quantità, una variazione di prezzo o il mancato ricevimento della merce.

Questo attributo è fondamentale per la dashboard 'Analisi delle Rilavorazioni per Discrepanze di Fattura'. L'analisi della frequenza delle diverse cause di blocco aiuta a identificare le cause profonde delle inefficienze di processo. Ad esempio, se la 'Variazione di prezzo' è una causa comune, potrebbe indicare problemi con i dati anagrafici nel sistema di acquisto.

Perché è importante

Fornisce insight diretti sulle cause alla radice delle discrepanze delle fatture e delle rilavorazioni, consentendo sforzi mirati di miglioramento del processo.

Dove trovare

Memorizzato nelle tabelle delle posizioni delle fatture come RSEG, in campi che iniziano con SPGR* (es. SPGRP, SPGRQ, SPGRT). Può essere trovato anche in RBKP_BLOCKED.

Esempi
Discrepanza di PrezzoDiscrepanza di QuantitàMancato Ricevimento Merce
Numero Fattura Fornitore
VendorInvoiceNumber
Il numero di fattura fornito dal fornitore sul proprio documento.
Descrizione

Questo è il numero di riferimento del sistema contabile del fornitore, come riportato sulla fattura fisica o elettronica. Viene inserito manualmente o acquisito tramite OCR al momento del ricevimento della fattura.

Questo campo è estremamente importante per scopi operativi e di analisi, in particolare per la dashboard 'Pagamenti di Fatture Potenzialmente Duplicati'. Un metodo comune per rilevare i duplicati è la ricerca di più documenti di fattura interni che condividono lo stesso Nome Fornitore, Numero Fattura Fornitore e Importo Fattura. È il riferimento esterno primario per una fattura.

Perché è importante

È un campo chiave per rilevare potenziali pagamenti duplicati e funge da riferimento esterno primario per la comunicazione con i fornitori.

Dove trovare

Memorizzato nel campo 'Riferimento' sull'intestazione del documento, tipicamente BKPF-XBLNR.

Esempi
INV-2023-9876733401120231015-001
Sconto Usufruito
DiscountTaken
Un flag booleano che indica se uno sconto per pagamento anticipato è stato applicato con successo.
Descrizione

Questo attributo indica se uno sconto cassa è stato effettivamente applicato al momento del pagamento della fattura. È un componente critico per misurare l'efficienza finanziaria nel processo di Contabilità Fornitori.

Questo indicatore è il nucleo del KPI 'Early Payment Discount Capture Rate'. Filtrando le fatture per cui era possibile uno sconto (in base ai Termini di Pagamento) e analizzando successivamente questo indicatore, un'azienda può calcolare con precisione quanti soldi sono stati risparmiati e quante opportunità di risparmio sono state perse. Ciò fornisce una misura chiara e quantificabile delle prestazioni della Contabilità Fornitori.

Perché è importante

Misura direttamente il successo nel cogliere gli sconti per pagamento anticipato disponibili, che ha un impatto diretto sul risultato economico dell'azienda.

Dove trovare

Derivato verificando se il campo dell'importo dello sconto (BSEG-SKNTO) è maggiore di zero nel documento di pagamento.

Esempi
truefalse
Tempo di Elaborazione
ProcessingTime
La durata di una singola attività.
Descrizione

Il Tempo di Elaborazione, o durata dell'attività, è il tempo trascorso tra l'inizio e la fine di un'attività. Questa metrica è calcolata dai dati del log degli eventi.

Questa misura calcolata è cruciale per la dashboard 'Heatmap Durata Attività e Rilavorazioni'. Aiuta a individuare quali passaggi specifici del processo richiedono più tempo. L'analisi dei tempi di elaborazione può evidenziare inefficienze, come lunghi passaggi di approvazione o attività prolungate di risoluzione delle discrepanze, guidando sforzi di miglioramento mirati.

Perché è importante

Quantifica il tempo trascorso sulle singole attività, aiutando a identificare i passaggi più lunghi e i colli di bottiglia nel processo.

Dove trovare

Calcolato trovando la differenza tra l'EventTime dell'attività corrente e l'EventTime dell'attività successiva per la stessa fattura.

Esempi
P2DT3H4MPT5HP7D
Termini di Pagamento
PaymentTerms
Le condizioni concordate con il fornitore per il pagamento di una fattura, con opportunità di sconto incluse.
Descrizione

I Termini di Pagamento definiscono le regole per le date di scadenza e i potenziali sconti per pagamento anticipato. Ad esempio, un termine come 'Z001' potrebbe corrispondere a 'Pagabile entro 30 giorni, sconto del 2% se pagato in 10 giorni'.

Questo attributo è la base per la dashboard 'Tasso di Cattura degli Sconti per Pagamento Anticipato'. Analizzando i termini di pagamento, è possibile identificare tutte le fatture idonee per uno sconto. Confrontando questo dato con gli sconti effettivamente ottenuti si rivelano le opportunità di risparmio perse e si misura l'efficienza del processo di pagamento.

Perché è importante

È essenziale per analizzare le opportunità di sconto per pagamenti anticipati, misurare le performance finanziarie del processo di pagamento e identificare i mancati risparmi.

Dove trovare

Rintracciabile nelle voci di riga dei fornitori, tabella BSEG-ZTERM, o sull'intestazione della fattura in RBKP-ZTERM.

Esempi
Z0010001NT30
Tipo Documento Fattura
InvoiceDocumentType
Una classificazione del documento di fattura, che controlla come viene elaborato in SAP.
Descrizione

Il Tipo Documento è un elemento di configurazione chiave in SAP che classifica i documenti contabili. Ad esempio, 'KR' è tipicamente utilizzato per le fatture fornitori, 'RE' per le fatture MM e 'KG' per le note di credito fornitori. Questo tipo determina elementi come l'intervallo di numerazione e quali campi sono obbligatori.

Nell'analisi dei processi, il filtro per Tipo Documento consente di confrontare i flussi di processo per diversi tipi di fatture. Ad esempio, il processo di approvazione per una nota di credito potrebbe essere diverso da quello di una fattura standard. Questo è utile per la dashboard 'Varianti di Routing Approvazione Fatture'.

Perché è importante

Permette la segmentazione del processo in base alla gestione dei diversi tipi di fattura, rivelando variazioni nei percorsi di elaborazione e nei tempi di ciclo.

Dove trovare

Direttamente dalla tabella dell'intestazione del documento, campo BKPF-BLART.

Esempi
KRREKG
Valuta Fattura
InvoiceCurrency
Il codice valuta per l'importo della fattura (es. USD, EUR).
Descrizione

Questo attributo specifica la valuta in cui è denominato l'Importo della Fattura. Fornisce un contesto essenziale per qualsiasi valore finanziario.

In un'organizzazione multinazionale, analizzare le fatture senza considerare la loro valuta può essere fuorviante. Questo campo consente una gestione corretta dei dati finanziari, sia convertendo tutti gli importi in un'unica valuta di reporting, sia segmentando l'analisi per valuta per comprendere le attività finanziarie regionali.

Perché è importante

Fornisce il contesto necessario per l'Importo della Fattura, consentendo un'analisi finanziaria e una reportistica accurate, specialmente in contesti multinazionali.

Dove trovare

Presente nelle tabelle di intestazione del documento, principalmente BKPF-WAERS o RBKP-WAERS.

Esempi
USDEURGBPJPY
Obbligatorio Consigliato Facoltativo

Attività di Elaborazione Fatture Fornitori

Questi sono i passi di processo e le milestone cruciali che dovresti acquisire nel tuo event log per un'accurata scoperta e ottimizzazione dei processi.
7 Consigliato 8 Facoltativo
ActivityDescrizione
Fattura Annullata
Il documento di fattura è stato stornato, annullandone di fatto l'impatto finanziario. Questo è uno stato finale alternativo per il processo, spesso dovuto a registrazioni errate o controversie con i fornitori.
Perché è importante

Il monitoraggio degli annullamenti aiuta a identificare le cause dei fallimenti di processo, come invii duplicati o dati di fattura errati, che possono indicare problemi a monte.

Dove trovare

Questo viene registrato esplicitamente quando viene creato un documento di storno. L'intestazione del documento originale (BKPF) conterrà il numero del documento di storno (STBLG) e la relativa causale.

Acquisisci

Identifica la data di registrazione del documento di storno, che è collegato nell'intestazione del documento originale (BKPF-STBLG).

Tipo di evento explicit
Fattura Approvata
La fattura ha ricevuto tutte le approvazioni necessarie all'interno del sistema di workflow. Questo è spesso il passaggio finale prima che una fattura possa essere registrata o sbloccata per il pagamento.
Perché è importante

Questo traguardo chiave segna la fine del ciclo di approvazione. Il tempo tra l'inoltro e l'approvazione è una metrica cruciale per l'efficienza.

Dove trovare

Acquisito dai log di SAP Business Workflow come fase di completamento o rilascio finale. In alternativa, può essere dedotto dalla rimozione di un blocco di pagamento dopo l'instradamento.

Acquisisci

Estrai gli eventi di completamento del workflow dai log del workflow SAP o identifica l'evento finale di 'release'.

Tipo di evento explicit
Fattura Bloccata per Pagamento
Il sistema ha applicato automaticamente o manualmente un blocco sulla fattura, impedendone il pagamento. Ciò è tipicamente dovuto a discrepanze nel prezzo, nella quantità o alla mancanza di approvazioni.
Perché è importante

È un indicatore chiave di problemi e rilavorazioni. Analizzare le motivazioni e le durate dei blocchi aiuta a identificare le cause profonde dei ritardi nei pagamenti e delle inefficienze di processo.

Dove trovare

Questo è uno stato esplicito registrato nel campo Chiave di Blocco Pagamento (ZLSPR) nella voce del fornitore del documento contabile (tabella BSEG).

Acquisisci

Registrato tramite documenti di modifica quando il campo BSEG-ZLSPR viene compilato con un motivo di blocco.

Tipo di evento explicit
Fattura Registrata
La fattura è formalmente registrata nel Libro Mastro Generale, creando una passività finanziaria. Un documento parcheggiato diventa un documento registrato, oppure viene effettuata una registrazione diretta.
Perché è importante

Questo è un traguardo finanziario cruciale. Conferma l'obbligo di pagamento dell'azienda ed è spesso un prerequisito per la pianificazione del pagamento.

Dove trovare

Questo evento è identificato dalla Data di Registrazione (BUDAT) nell'intestazione del documento (BKPF). Un documento registrato ha uno stato del documento (BKPF-BSTAT) vuoto.

Acquisisci

Utilizza il timestamp di registrazione (BKPF-BUDAT) per i documenti che non sono 'parcheggiati' (BKPF-BSTAT è vuoto).

Tipo di evento explicit
Fattura Ricevuta
Questa attività segna la creazione di un documento di fattura in SAP, sia manualmente che tramite un'interfaccia automatizzata come OCR/VIM. Questo evento è tipicamente acquisito dalla data e ora di creazione dell'intestazione del documento contabile.
Perché è importante

Come punto di partenza del processo, questa attività è essenziale per calcolare il tempo di ciclo end-to-end della fattura e misurare il throughput dell'intero processo di Contabilità Fornitori.

Dove trovare

Questo evento è acquisito dalla tabella dell'intestazione del documento contabile (BKPF), utilizzando la data (CPUDT) e l'ora (CPUTM) di creazione del documento.

Acquisisci

Utilizza il timestamp di creazione (BKPF-CPUDT, BKPF-CPUTM) per il documento di fattura.

Tipo di evento explicit
Pagamento Eseguito
È stato effettuato un pagamento per la fattura. Questo viene registrato quando la sessione di pagamento è completata e un documento di pagamento viene creato e contabilizzato.
Perché è importante

Questa attività è cruciale per l'analisi del cash flow e per misurare il KPI 'On-Time Payment Rate' confrontando questa data con la data di scadenza della fattura.

Dove trovare

Viene acquisito dalla data di registrazione del documento di pagamento che compensa la fattura. Il numero del documento di pagamento è indicato nel campo del documento di compensazione (AUGBL) della voce di fattura (BSEG).

Acquisisci

Identifica la data di registrazione (BUDAT) del documento di pagamento che compensa la voce di riga della fattura.

Tipo di evento explicit
Pagamento Liquidato
Questa attività segna la chiusura finale della fattura, dove il pagamento e la fattura vengono riconciliati tra loro nel sottoconto. Ciò significa che il processo è completo.
Perché è importante

Essendo la fase finale del processo, questa attività è essenziale per un calcolo accurato del tempo di ciclo end-to-end. Conferma che il debito è stato saldato.

Dove trovare

Si tratta di un evento esplicito, segnalato dalla presenza della data di compensazione (campo AUGDT) nella voce del fornitore del documento di fattura (tabella BSEG).

Acquisisci

Utilizza la data di compensazione (BSEG-AUGDT) della voce di fattura.

Tipo di evento explicit
Data Scadenza Fattura Superata
Un evento calcolato che indica che la data di scadenza netta della fattura è trascorsa senza che un pagamento sia stato saldato. Questo segnala una situazione di pagamento in ritardo o scaduto.
Perché è importante

Essenziale per la dashboard 'Conformità e Scadenze Pagamenti', questa attività aiuta a identificare e gestire proattivamente le fatture scadute e ad analizzare le cause profonde dei ritardi nei pagamenti.

Dove trovare

Questo non è un evento esplicito in SAP. Viene calcolato confrontando la data corrente del sistema con la Data di Scadenza Netta (calcolata da BSEG-ZFBDT o dalla data di base e dai termini di pagamento).

Acquisisci

Evento calcolato che si attiva quando il timestamp dell'evento è maggiore della data di scadenza netta della fattura.

Tipo di evento calculated
Discrepanza Risolta
Questa attività indica che un problema precedentemente identificato, che probabilmente aveva causato un blocco di pagamento, è stato analizzato e risolto. Viene registrata quando un blocco di pagamento viene rimosso da una fattura.
Perché è importante

Il monitoraggio di questo ciclo di rilavorazione è fondamentale per la dashboard 'Analisi delle Rilavorazioni per Discrepanze nelle Fatture'. Aiuta a quantificare il tempo e lo sforzo impiegati per correggere gli errori.

Dove trovare

Questo è desunto dai documenti di modifica che indicano la rimozione di un blocco di pagamento. Il log delle modifiche per il campo BSEG-ZLSPR è la fonte primaria.

Acquisisci

Identifica i documenti di modifica per la tabella BSEG dove il campo ZLSPR passa da un valore a vuoto.

Tipo di evento inferred
Fattura Inviata per Approvazione
La fattura è stata inoltrata in un workflow per le approvazioni richieste basate su regole aziendali. Questo segna l'inizio del sotto-processo di approvazione.
Perché è importante

Questa attività è il punto di partenza per misurare il KPI 'Average Invoice Approval Time' e analizzare i colli di bottiglia nel processo di approvazione.

Dove trovare

Può essere acquisito dai log di SAP Business Workflow (tabelle SWW*) che registrano l'avvio di un'istanza di workflow collegata all'oggetto fattura (es. BUS2081).

Acquisisci

Estrai gli eventi di avvio del workflow dai log del workflow SAP (ad es., tabella SWW_WIHEAD) collegati al documento di fattura.

Tipo di evento explicit
Fattura Parcheggiata
Rappresenta una fattura che è stata inserita nel sistema ma non ancora registrata nel libro mastro generale. Questo è spesso un passaggio intenzionale per salvare un documento incompleto in vista di elaborazioni o approvazioni future.
Perché è importante

Il monitoraggio delle fatture 'parcheggiate' aiuta a identificare i ritardi prima dell'inizio del processo di registrazione formale e può evidenziare problemi di completezza dei dati o di validazione iniziale.

Dove trovare

Questo stato è desunto dal campo dello stato del documento nell'intestazione del documento contabile (BKPF-BSTAT = 'V' per Parcheggiato). L'evento si verifica quando lo stato viene impostato.

Acquisisci

Identifica i documenti di modifica per la tabella BKPF dove il campo BSTAT è impostato su 'V' (Vor-erfasst/Pre-entered).

Tipo di evento inferred
Fattura Rifiutata
Un approvatore ha rifiutato la fattura durante il workflow di approvazione. Questa azione di solito rimanda la fattura al responsabile dell'elaborazione per correzioni o chiarimenti.
Perché è importante

Il monitoraggio dei rifiuti evidenzia i cicli di rilavorazione all'interno del processo di approvazione e può indicare problemi di conformità alle politiche o di codifica errata delle fatture.

Dove trovare

Questo viene acquisito come uno specifico evento di risultato nei log di SAP Business Workflow associati alla fattura.

Acquisisci

Estrai gli eventi con stato 'rejected' del workflow dai log del workflow SAP.

Tipo di evento explicit
Ordine d'Acquisto Corrispondente
Questa attività indica che la fattura è stata abbinata con successo a un ordine di acquisto corrispondente. Questo è un passo critico nel processo di riconciliazione a 3 vie (3-way matching) per le fatture legate agli acquisti.
Perché è importante

Analizzare questa attività è fondamentale per misurare l'efficienza del processo di riconciliazione e per i KPI 'Performance del Matching a 3 vie' e 'Percentuale di fatture senza Ordine di Acquisto'.

Dove trovare

Questo è desunto quando una voce di fattura nella tabella BSEG o ACDOCA contiene un numero d'ordine d'acquisto (EBELN) e una posizione (EBELP) validi.

Acquisisci

Deducibile dalla presenza di un riferimento all'Ordine d'Acquisto (BSEG-EBELN) sul documento di fattura al momento della creazione.

Tipo di evento inferred
Proposta di Pagamento Creata
La fattura è stata inclusa in una proposta di pagamento come parte di un ciclo di pagamento (es. F110). È ora prevista per il pagamento in attesa dell'esecuzione finale del ciclo.
Perché è importante

Questa attività mostra la transizione da una passività aperta a un elemento attivamente in fase di preparazione per il pagamento, contribuendo ad analizzare l'efficienza delle operazioni di pagamento.

Dove trovare

Questo evento è esplicitamente registrato nelle tabelle dati delle esecuzioni di pagamento, specificamente REGUP (Voci Elaborate dal Programma di Pagamento) e REGUH (Intestazione).

Acquisisci

Identifica quando una fattura appare nella tabella REGUP per un ciclo di pagamento identificato in REGUH.

Tipo di evento explicit
Riscontro Ricevimento Merci
Questa attività indica che le quantità e i valori della fattura sono stati abbinati con successo a un corrispondente documento di entrata merci. Questa è la convalida finale in uno scenario di riconciliazione a 3 vie.
Perché è importante

Il monitoraggio di ciò aiuta a individuare le inefficienze nel processo di matching a tre vie e a identificare le discrepanze tra i beni ricevuti e ciò che viene fatturato dal fornitore.

Dove trovare

Questo è desunto dalla presenza di un riferimento al documento materiale (ricevimento merci) nella voce di fattura, spesso collegato tramite la cronologia della posizione dell'ordine d'acquisto.

Acquisisci

Deducibile dalla presenza di un riferimento al documento di Ricevimento Merci sulla voce di riga della fattura (ad es., in RSEG per le fatture MIRO).

Tipo di evento inferred
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