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Migliori il processo Record to Report: chiusura del periodo e riconciliazione

Renda più efficiente la chiusura in BlackLine con la nostra guida in 6 passaggi.

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Migliori il processo Record to Report: chiusura del periodo e riconciliazione

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Ottimizzi la chiusura di periodo Record to Report in BlackLine

I processi finanziari complessi spesso nascondono inefficienze che causano ritardi e rischi per la conformità. La nostra piattaforma aiuta a far emergere questi colli di bottiglia e ad analizzare le aree in cui si verificano rallentamenti, così da favorire una rendicontazione accurata. Scopra come semplificare le attività e accelerare la chiusura finanziaria.

Scarichi il nostro template dei dati preconfigurato e affronti le sfide più comuni per raggiungere i Suoi obiettivi di efficienza. Segua il nostro piano di miglioramento in sei fasi e consulti la guida al template dei dati per trasformare le Sue attività.

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Perché ottimizzare il processo Record to Report - chiusura del periodo e riconciliazione?

Il processo Record to Report, o R2R, di chiusura del periodo e riconciliazione è alla base della rendicontazione finanziaria di qualsiasi organizzazione. Comprende una serie di attività fondamentali, dall’avvio della chiusura fino alla generazione e all’approvazione dei rendiconti finanziari. Anche con sistemi avanzati come BlackLine, che automatizzano molti aspetti della chiusura finanziaria, le organizzazioni devono spesso affrontare difficoltà che compromettono efficienza, accuratezza e conformità.

Le inefficienze in questo processo possono avere conseguenze significative per l’azienda, tra cui ritardi nella pubblicazione dei rendiconti finanziari, dati inesatti e maggiori rischi di non conformità. Un ciclo di chiusura prolungato ritarda le informazioni necessarie per le decisioni strategiche, mentre gli interventi manuali e le rilavorazioni aumentano i costi operativi, spesso comportando straordinari e possibili sanzioni per il mancato rispetto delle scadenze. Il costo di una chiusura finanziaria inefficiente non si limita agli importi contabilizzati: incide anche sulla fiducia degli stakeholder e sulla capacità della funzione finanziaria di reagire con agilità. Capire come migliorare il processo Record to Report di chiusura del periodo e riconciliazione è essenziale per preservare la solidità finanziaria e l’eccellenza operativa.

Come il Process Mining migliora l’analisi della chiusura R2R

Il Process Mining offre un approccio basato sui dati per analizzare e comprendere come viene effettivamente eseguito in BlackLine il processo Record to Report di chiusura del periodo e riconciliazione. A differenza dei metodi tradizionali, basati su interviste o supposizioni, il Process Mining utilizza gli Event Log dei moduli BlackLine, come Account Reconciliation, Journal Entry e Close Management, per ricostruire il flusso effettivo del processo end-to-end per ogni periodo finanziario.

Considerando il periodo finanziario come identificativo del caso, è possibile seguire ogni attività da «Period Close Initiated» a «Period Close Completed». Può visualizzare la sequenza esatta delle attività, individuare gli scostamenti rispetto al processo previsto e identificare con precisione i punti in cui si verificano ritardi o rilavorazioni. Il Process Mining consente di analizzare i tempi di ciclo di ogni passaggio, da «Balance Sheet Account Reconciliation Started» a «Reconciliation Reviewed & Approved», offrendo informazioni dettagliate sui colli di bottiglia. L’analisi di questi dati permette di far emergere inefficienze nascoste, verificare la conformità ai controlli interni e ottenere una visione trasparente delle operazioni di chiusura finanziaria, contribuendo così a ridurre i tempi di ciclo del processo Record to Report di chiusura del periodo e riconciliazione.

Principali aree di miglioramento individuate con il Process Mining

Applicare il Process Mining al processo Record to Report in BlackLine può far emergere diverse aree fondamentali su cui intervenire:

Colli di bottiglia nella riconciliazione e nell’approvazione: individui i conti, i reparti o le categorie di riconciliazione che causano regolarmente ritardi nella fase «Reconciliation Reviewed & Approved». Potrebbero emergere esigenze di formazione, problemi nell’allocazione delle risorse o complessità del processo da semplificare.
Rilavorazioni e cicli di rettifica: individui i casi in cui «Adjusting Journal Entries Posted» segue spesso una riconciliazione o in cui «Balance Sheet Account Reconciliation Started» viene ripetuta per lo stesso periodo. Questi cicli possono indicare problemi di qualità dei dati, raccolta non uniforme dei dati di origine o errori nella registrazione iniziale delle transazioni, che il Process Mining può ricondurre alla loro origine.
Lacune di conformità e scostamenti: verifichi che tutti i passaggi richiesti, come determinate approvazioni o riconciliazioni intercompany, siano eseguiti nella sequenza corretta e nel rispetto delle procedure. Il Process Mining può segnalare percorsi non conformi o attività che aggirano controlli fondamentali.
Ottimizzazione dell’allocazione delle risorse: comprendendo l’impegno e il tempo effettivamente dedicati alle diverse attività, può riallocare le risorse in modo più efficace, assicurando la giusta attenzione alle riconciliazioni più complesse o con volumi elevati senza causare ritardi in altre aree.

Risultati attesi: vantaggi misurabili per il team finanziario

Le informazioni ottenute applicando il Process Mining al processo Record to Report di chiusura del periodo e riconciliazione in BlackLine si traducono in vantaggi concreti e misurabili:

Riduzione dei tempi di ciclo della chiusura del periodo: accelera sensibilmente la chiusura finanziaria, consentendo di pubblicare prima i rendiconti finanziari e di disporre più rapidamente delle informazioni strategiche.
Maggiore accuratezza e qualità dei dati: riduce al minimo gli errori e la necessità di rettifiche successive alla chiusura, migliorando l’affidabilità dei rendiconti finanziari e riducendo il lavoro necessario per gli audit.
Maggiore conformità e riduzione dei rischi: rafforza i controlli interni, favorisce il rispetto dei requisiti normativi e riduce il rischio di errori nei rendiconti finanziari.
Risparmio sui costi e maggiore efficienza: ottimizza l’impiego delle risorse, riduce i costi degli straordinari e consente ai professionisti della finanza di concentrarsi su attività a maggior valore.
Massimizzazione del ROI di BlackLine: valorizza appieno l’investimento in BlackLine semplificando i processi che si basano sulle sue funzionalità di automazione della chiusura.

Come iniziare a ottimizzare il processo R2R

Ottimizzare con il Process Mining il processo Record to Report di chiusura del periodo e riconciliazione può sembrare complesso, ma il percorso verso una maggiore efficienza è chiaro. Analizzando il flusso completo del processo, dalla raccolta dei dati di origine all’approvazione finale dei rendiconti finanziari, può individuare ed eliminare le inefficienze, rendendo la chiusura finanziaria non solo più rapida, ma anche più accurata e conforme. Sfrutti i dati BlackLine per migliorare concretamente i processi e trasformare le operazioni finanziarie.

Record to Report - Chiusura di periodo e riconciliazione Chiusura contabile Riconciliazione dei conti Fine periodo Rendicontazione finanziaria Compliance Pronti per gli audit Responsabile del controllo di gestione Operazioni finanziarie R2R Chiusura di fine mese Riconciliazione finanziaria Contabilità

Problemi e sfide comuni

Individui le sfide che La riguardano

I ritardi nel completamento delle attività di chiusura del periodo prolungano i cicli di rendicontazione finanziaria, ostacolando le decisioni tempestive e minando la fiducia degli stakeholder. Aumenta inoltre il rischio di non rispettare le scadenze di rendicontazione. ProcessMind individua i colli di bottiglia specifici nel processo Record to Report di chiusura del periodo e riconciliazione in BlackLine. Mostra con precisione dove le attività si bloccano, chi ne è responsabile e quali sono le cause profonde dei ritardi, consentendo di intervenire in modo mirato sul processo.

Un numero elevato di scritture contabili e rettifiche manuali durante la chiusura spesso segnala problemi nei sistemi a monte o nella qualità delle riconciliazioni. Aumenta il rischio di errori, richiede un notevole impegno manuale e rallenta l’intero ciclo Record to Report. ProcessMind mappa il flusso delle rettifiche e mostra gli schemi ricorrenti, nonché i conti o gli utenti che generano più spesso queste registrazioni nel processo BlackLine Record to Report di chiusura del periodo e riconciliazione. In questo modo è possibile individuarne le cause profonde, valutare opportunità di automazione e ridurre gli interventi manuali.

Riconciliazioni inefficienti o tardive dei conti patrimoniali e dei conti economici prolungano la chiusura finanziaria, causando il mancato rispetto delle scadenze e possibili inesattezze nei rendiconti finanziari. Spesso il problema dipende da passaggi di consegne poco chiari, risorse insufficienti o strutture contabili complesse. ProcessMind visualizza l’intero flusso di lavoro di riconciliazione nel processo BlackLine Record to Report di chiusura del periodo e riconciliazione, individuando le fasi, i conti o i reparti che causano ritardi. Evidenzia inoltre gli scostamenti dal percorso standard e le aree in cui è possibile automatizzare o semplificare il lavoro.

Senza una visione chiara e aggiornata dell’avanzamento di ogni attività di chiusura del periodo, i team finanziari faticano a gestire le attività in modo proattivo, allocare le risorse e individuare i possibili ritardi prima che incidano sulla scadenza finale della rendicontazione. Spesso si finisce così per intervenire solo quando il problema si è già presentato. ProcessMind offre una visione oggettiva e basata sui dati dell’intero processo BlackLine Record to Report di chiusura del periodo e riconciliazione. Mostra lo stato corrente di tutte le attività, evidenzia quelle sul percorso critico e segnala i possibili ritardi, fornendo alla direzione informazioni utili per intervenire.

Il mancato rispetto delle scadenze interne o esterne per la rendicontazione finanziaria può comportare sanzioni, danni alla reputazione e perdita di fiducia da parte degli investitori. Il rispetto discontinuo dei requisiti normativi durante la chiusura comporta inoltre rischi significativi in sede di audit. ProcessMind individua gli scostamenti dai flussi di lavoro definiti per la conformità e i casi di mancato rispetto delle procedure nel processo BlackLine Record to Report di chiusura del periodo e riconciliazione. Fornisce una traccia verificabile di tutte le attività, a supporto del rispetto delle procedure interne e delle normative esterne.

Alcuni professionisti della finanza possono essere sovraccarichi di attività di chiusura, mentre altri sono sottoutilizzati. Ne derivano colli di bottiglia, esaurimento delle risorse e un’allocazione inefficiente, con possibili ripercussioni sulla rapidità e sull’accuratezza della chiusura del periodo. ProcessMind analizza l’allocazione delle risorse e i carichi di lavoro nel processo BlackLine Record to Report di chiusura del periodo e riconciliazione, individuando gli utenti o i reparti che diventano regolarmente colli di bottiglia. Queste informazioni consentono di pianificare meglio le risorse e riequilibrare i carichi di lavoro nelle chiusure successive.

Ritardi e complessità nella riconciliazione intercompany prolungano notevolmente la chiusura del periodo, soprattutto nelle organizzazioni con più entità. Discrepanze e contestazioni richiedono un notevole lavoro manuale per essere risolte, aumentando i costi operativi e ritardando la rendicontazione consolidata. ProcessMind mappa il flusso di riconciliazione intercompany nel processo BlackLine Record to Report di chiusura del periodo e riconciliazione, evidenziando le entità o i conti che causano spesso ritardi o richiedono rettifiche eccessive. Fa emergere le cause profonde delle discrepanze, così da risolverle più rapidamente.

Cicli di revisione e approvazione prolungati per le riconciliazioni dei conti e i rendiconti finanziari possono ritardare sensibilmente la chiusura del periodo. Spesso il problema dipende da flussi di lavoro inefficienti, responsabilità poco chiare o arretrati nelle approvazioni, che rallentano la finalizzazione dei rendiconti. ProcessMind analizza la durata e le variazioni delle fasi di revisione e approvazione nel processo BlackLine Record to Report di chiusura del periodo e riconciliazione, individuando i colli di bottiglia e gli utenti o i gruppi che causano ritardi. Queste informazioni consentono di semplificare i flussi di lavoro e definire gerarchie di approvazione chiare.

Le variazioni nell’esecuzione delle attività di chiusura da un periodo finanziario al successivo possono rendere imprevedibili i tempi, causare errori e complicare gli audit. La mancanza di procedure standardizzate ostacola la ripetibilità e l’efficienza del processo. ProcessMind confronta i flussi effettivi del processo BlackLine Record to Report di chiusura del periodo e riconciliazione nei diversi periodi finanziari. Evidenzia gli scostamenti dal percorso previsto, individua le attività non standard e aiuta ad applicare le migliori pratiche per ottenere risultati uniformi e prevedibili.

La chiusura del periodo può subire forti rallentamenti quando la raccolta e la convalida dei dati di origine provenienti da diversi sottosistemi contabili e sistemi esterni tardano. Questo collo di bottiglia a monte può ripercuotersi sull’intero ciclo Record to Report, ritardando le successive attività di riconciliazione e rendicontazione. ProcessMind analizza i tempi dell’attività «Source Data Collected» nel processo BlackLine Record to Report di chiusura del periodo e riconciliazione. Individua gli schemi ricorrenti di ritardo nella ricezione dei dati e i relativi problemi, consentendo di coinvolgere tempestivamente i fornitori dei dati per migliorarne la puntualità e la qualità.

L’eccessivo ricorso ad attività manuali per la raccolta dei dati, le riconciliazioni e le rettifiche incide notevolmente sui costi operativi della chiusura finanziaria. Oltre ad aumentare le spese, distoglie il personale qualificato da attività più strategiche. ProcessMind quantifica il lavoro manuale richiesto nelle diverse fasi del processo BlackLine Record to Report di chiusura del periodo e riconciliazione, analizzando la durata e la frequenza delle attività. Evidenzia le aree in cui è possibile automatizzare o riprogettare il processo, riducendo i costi e migliorando l’impiego delle risorse.

Spesso le organizzazioni sanno che la chiusura del periodo è lenta, ma faticano a individuarne le ragioni precise e, di conseguenza, a definire interventi correttivi efficaci. I problemi si ripresentano e i team finanziari si trovano a dover affrontare le stesse difficoltà. ProcessMind analizza nel dettaglio, a livello di singolo evento, il processo BlackLine Record to Report di chiusura del periodo e riconciliazione. Oltre a individuare i punti in cui si verificano i ritardi, li mette in relazione con attributi specifici, come il conto GL, il reparto o la categoria di riconciliazione, facendo emergere le cause profonde su cui intervenire.

Obiettivi tipici

Definisca i criteri di successo

L’obiettivo è ridurre sensibilmente il tempo complessivo necessario per completare il processo Record to Report di chiusura del periodo e riconciliazione. Un ciclo di chiusura più rapido consente di rendicontare prima i dati finanziari, prendere decisioni migliori e rafforzare la competitività; riduce inoltre il carico di lavoro dei team finanziari, che possono così concentrarsi su attività a maggior valore. ProcessMind individua tutte le attività e le dipendenze nel processo R2R in BlackLine, mettendo in evidenza i percorsi critici e i colli di bottiglia che prolungano la chiusura. Analizzando la durata effettiva delle attività e individuando rilavorazioni o ritardi evitabili, può far emergere opportunità per ridurre il ciclo del 15-25%.

L’obiettivo è ridurre il numero e la frequenza delle rettifiche manuali alle scritture contabili durante la chiusura del periodo. Un volume elevato di rettifiche manuali spesso segnala problemi di qualità dei dati o interruzioni del processo, aumentando il rischio di errori e di problemi di conformità, oltre ai costi operativi. ProcessMind individua i punti esatti del processo Record to Report in cui le rettifiche manuali sono più frequenti e ne identifica le cause profonde, come flussi di dati tardivi o registrazioni iniziali errate. Visualizzando questi schemi, le organizzazioni possono adottare misure preventive, ridurre potenzialmente le rettifiche manuali del 20-40% e migliorare l’accuratezza dei dati in BlackLine.

L’obiettivo è individuare ed eliminare i ritardi nelle diverse fasi di riconciliazione del processo Record to Report. I ritardi nelle riconciliazioni incidono direttamente sui tempi complessivi di chiusura e possono compromettere l’accuratezza e la tempestività dei rendiconti finanziari, creando arretrati nelle attività successive. ProcessMind offre una visione dettagliata di tutte le attività di riconciliazione svolte in BlackLine e mostra dove si verificano i colli di bottiglia, chi è coinvolto e quali tipi di riconciliazione causano regolarmente ritardi. Analizzando i tempi di ciclo delle singole categorie di riconciliazione, aiuta a ottimizzare i flussi di lavoro e a ridurre i ritardi legati alle riconciliazioni del 10-30%.

L’obiettivo è offrire informazioni chiare e aggiornate sull’avanzamento e sullo stato di tutte le attività di chiusura del periodo nel processo Record to Report. Una visibilità limitata genera incertezza, scadenze mancate e un approccio reattivo alla gestione della chiusura, rendendo difficile anticipare i problemi. ProcessMind crea un gemello digitale accurato e aggiornato della chiusura R2R in BlackLine, con una Dashboard completa che mostra lo stato delle attività, quelle ancora da svolgere e i possibili ritardi. Questa maggiore trasparenza consente ai team finanziari di gestire le eccezioni in modo proattivo e mantiene gli stakeholder informati, riducendo il tempo dedicato alle comunicazioni e le sorprese.

Raggiungere questo obiettivo significa rispettare con regolarità le scadenze interne ed esterne per la rendicontazione finanziaria, senza attività affrettate o problemi dell’ultimo minuto. Il mancato rispetto delle scadenze può comportare sanzioni normative, danni alla reputazione e perdita di fiducia da parte degli investitori, a conferma dell’importanza di una chiusura prevedibile. ProcessMind individua tutti gli scostamenti dal processo Record to Report standard che causano ritardi e mancata conformità, come scorciatoie non approvate o cicli di rilavorazione in BlackLine. Confrontando i risultati storici con le date di completamento previste, aiuta a individuare tempestivamente i processi a rischio e a generare puntualmente oltre il 95% dei rendiconti finanziari.

L’obiettivo è distribuire in modo equilibrato il carico di lavoro tra i team e le persone coinvolte nella chiusura del periodo Record to Report, prevenendo l’esaurimento delle risorse e migliorando l’efficienza complessiva. Una distribuzione disomogenea crea colli di bottiglia, ritardi in aree specifiche e un impiego non ottimale delle risorse, con ripercussioni sul morale e sulla produttività del team. ProcessMind mappa l’allocazione effettiva delle risorse per ogni attività in BlackLine, individuando le persone o i team sovraccarichi o sottoutilizzati. Mostra gli schemi di passaggio del lavoro e le responsabilità, consentendo ai responsabili finanziari di riallocare le risorse in modo efficace e migliorare del 10-20% l’efficienza della chiusura grazie a una migliore distribuzione delle attività.

L’obiettivo è ridurre il tempo e l’impegno necessari per le riconciliazioni intercompany durante la chiusura del periodo. Riconciliazioni intercompany prolungate ritardano spesso in modo significativo il consolidamento dei rendiconti finanziari e aumentano la complessità e il rischio di discrepanze da risolvere manualmente. ProcessMind offre informazioni chiare sulle attività e sulle dipendenze specifiche del processo di riconciliazione intercompany in BlackLine, individuando i punti in cui le partite si bloccano o richiedono più iterazioni. Analizzando il flusso, può contribuire a ridurre del 15-30% i tempi di ciclo delle riconciliazioni intercompany, mettendo in evidenza le aree in cui intervenire con l’automazione o una comunicazione più efficace.

L’obiettivo è velocizzare sensibilmente le fasi di revisione e approvazione delle riconciliazioni dei conti. Le approvazioni lente creano colli di bottiglia, ritardano la finalizzazione dei saldi e possono bloccare le successive attività di rendicontazione finanziaria, prolungando la chiusura del periodo. ProcessMind ricostruisce con precisione il flusso di lavoro di approvazione di ogni riconciliazione in BlackLine, individuando le fasi che superano regolarmente i tempi previsti o richiedono più rilavorazioni. Può mettere in evidenza instradamenti inefficienti o approvatori che non rispondono tempestivamente, aiutando a semplificare le approvazioni e a ridurne i tempi di ciclo del 20-35%.

L’obiettivo è garantire un approccio uniforme e coerente nell’esecuzione di tutte le fasi della chiusura del periodo Record to Report, nei diversi periodi, nelle diverse entità e tra i vari team. Un’esecuzione disomogenea produce risultati imprevedibili, aumenta gli errori e complica gli audit, compromettendo l’affidabilità della rendicontazione finanziaria. ProcessMind ricostruisce il modello effettivo del processo di chiusura R2R in BlackLine e lo confronta con il processo previsto o standard, individuando tutti gli scostamenti e le variazioni. Mostrando i punti in cui i processi divergono, consente alle organizzazioni di applicare le migliori pratiche e raggiungere una conformità al processo fino al 90%, ottenendo risultati più affidabili e prevedibili.

L’obiettivo è ridurre il tempo necessario per raccogliere e preparare tutti i dati di origine richiesti per la chiusura del periodo Record to Report. I ritardi nella raccolta dei dati si ripercuotono sull’intero processo di chiusura, posticipando le attività successive e aumentando la pressione sui team finanziari, chiamati a rispettare le scadenze. ProcessMind visualizza l’intero flusso dei dati in ingresso in BlackLine, individuando i sistemi a monte o i punti di raccolta manuale che causano regolarmente ritardi. Analizzando i tempi necessari per rendere disponibili i dati, aiuta a individuare le inefficienze e a migliorare la puntualità della raccolta, accelerando potenzialmente la disponibilità dei dati del 10-20%.

L’obiettivo è ridurre i costi operativi associati alle attività manuali e agli interventi umani nella chiusura del periodo Record to Report. Il ricorso frequente alle attività manuali comporta spesso costi del personale più elevati, un maggior rischio di errori e un processo di chiusura finanziaria meno scalabile. ProcessMind offre una visione dettagliata di tutte le attività manuali svolte in BlackLine e nei processi R2R correlati, quantificandone la frequenza e la durata. Evidenzia le opportunità di automazione o riprogettazione del processo e aiuta a ridurre il costo complessivo della chiusura individuando le attività manuali onerose che possono essere ottimizzate o eliminate, con un risparmio del 15-25% sui costi operativi.

L’obiettivo è individuare in modo sistematico le ragioni alla base dei ritardi e delle inefficienze nel processo di chiusura del periodo Record to Report. Senza comprenderne le cause profonde, gli interventi di miglioramento rischiano di limitarsi ai sintomi, con il ripetersi dei problemi e risultati poco duraturi. ProcessMind utilizza analisi avanzate per approfondire le variazioni del processo e i colli di bottiglia nel processo R2R in BlackLine, facendo emergere i fattori che li causano, come risorse insufficienti, problemi specifici dei dati o dipendenze tra le attività. In questo modo i team finanziari possono andare oltre la gestione dei sintomi e adottare soluzioni mirate e basate sui dati per risolvere i ritardi ricorrenti e rendere il processo più stabile.

Il percorso di miglioramento in 6 fasi per il processo Record to Report di chiusura del periodo e riconciliazione

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Cosa fare

Ottenga il template Excel di ProcessMind, predisposto per i processi Record to Report. In questo modo i dati BlackLine saranno strutturati correttamente per l’analisi.

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Perché è importante

Un template standardizzato semplifica la preparazione dei dati e facilita l’estrazione e l’organizzazione delle informazioni da BlackLine per un’analisi accurata.

Risultato atteso

Un template Excel pronto all’uso per guidare l’estrazione dei dati da BlackLine.

COSA OTTERRÀ

Individui i colli di bottiglia nella chiusura R2R in BlackLine

ProcessMind mostra il flusso effettivo del processo di chiusura del periodo Record to Report. Ottenga una visione chiara di ogni passaggio di riconciliazione e individui le aree prioritarie su cui intervenire per migliorare e accelerare la chiusura finanziaria.

Visualizzare il flusso di lavoro di chiusura R2R in BlackLine
Individuare i colli di bottiglia nelle riconciliazioni
Analizzare i ritardi nelle rettifiche e nelle registrazioni contabili
Chiudere i conti più rapidamente e nel rispetto delle norme

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

RISULTATI TIPICI

Eccellenza nel processo Record to Report

Questi risultati rappresentano i miglioramenti misurabili che le organizzazioni ottengono in genere applicando il Process Mining ai processi Record to Report, di chiusura di periodo e di riconciliazione in BlackLine. Individuando i colli di bottiglia, standardizzando le attività e aumentando l’automazione, le aziende migliorano sensibilmente l’efficienza e la precisione.

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Chiusura di periodo più rapida

Riduzione media del tempo complessivo di chiusura

Il Process Mining individua ed elimina i colli di bottiglia, riducendo sensibilmente il tempo complessivo necessario per completare la chiusura contabile. In questo modo accelera i cicli di rendicontazione e aumenta l’agilità aziendale.

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Meno rettifiche manuali

Riduzione delle scritture contabili manuali

Individuando le cause profonde delle rettifiche manuali, le organizzazioni possono ridurre gli interventi manuali, migliorando la qualità dei dati e contenendo l’impegno e i costi operativi.

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Chiusure puntuali più frequenti

Aumento dei periodi chiusi entro la scadenza

Ottenga una visione chiara delle attività di chiusura, intervenga in anticipo sui ritardi e aumenti la percentuale di periodi contabili completati entro le scadenze previste, rafforzando la conformità normativa.

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Approvazioni più rapide

Riduzione media dei tempi di approvazione delle riconciliazioni

Il Process Mining mette in luce i colli di bottiglia nel flusso di lavoro di approvazione delle riconciliazioni, consentendo di intervenire in modo mirato per accelerare la revisione e l’approvazione finale e ridurre la durata complessiva della chiusura.

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Maggiore conformità del processo

Aumento del rispetto del processo standard

Comprenda le deviazioni dal processo di chiusura previsto e avvii iniziative di standardizzazione che rendano il processo più prevedibile, riducano gli errori e garantiscano un’esecuzione coerente in tutti i periodi contabili.

I risultati variano in base alla complessità del processo e alla qualità dei dati. Le cifre indicano i miglioramenti tipici osservati nelle diverse implementazioni.

Dati consigliati

Inizi dagli attributi e dalle attività più importanti, poi aggiunga gli altri in base alle necessità.

Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

Attributi

Dati chiave da acquisire per l’analisi

Identificativo univoco di uno specifico ciclo di rendicontazione finanziaria, ad esempio un mese o un trimestre. Funge da identificativo principale del caso.

Perché è importante

È l’identificativo principale che collega tutte le attività di chiusura e riconciliazione correlate, offrendo una visione completa del flusso e delle prestazioni del processo per ciascun periodo.

Nome di uno specifico evento aziendale o di un’attività che si è verificata durante il processo di chiusura del periodo.

Perché è importante

Costituisce la struttura portante della mappa del processo e consente di visualizzare e analizzare il flusso, le varianti e le eccezioni.

Timestamp che indica quando è iniziata un’attività o si è verificato un evento.

Perché è importante

Questo timestamp è essenziale per ordinare gli eventi, ricostruire il flusso del processo e calcolare tutte le metriche di prestazione basate sulla durata.

Timestamp che indica quando è stata completata un’attività o si è concluso un evento.

Perché è importante

Consente di calcolare i tempi di elaborazione delle attività, un passaggio fondamentale per individuare i colli di bottiglia e misurare l’efficienza operativa.

ID utente o nome della persona che ha eseguito o a cui è stata assegnata l’attività.

Perché è importante

È essenziale per analizzare la distribuzione del carico di lavoro, individuare i colli di bottiglia causati da specifici gruppi di utenti e valutare le prestazioni del team.

Reparto funzionale o team associato all’attività o all’utente.

Perché è importante

Consente di confrontare le prestazioni tra diverse unità aziendali ed è fondamentale per analizzare il carico di lavoro e i colli di bottiglia a livello di reparto.

Stato attuale o finale di un’attività di riconciliazione.

Perché è importante

Offre una visione chiara dei progressi e dei risultati delle riconciliazioni, aiutando a individuare gli arretrati e a monitorare il rispetto delle procedure.

Identificativo della persona giuridica per la quale viene svolta l’attività finanziaria.

Perché è importante

Consente di segmentare l’analisi del processo per persona giuridica, un aspetto essenziale per individuare i colli di bottiglia e i problemi di prestazioni specifici di ciascuna entità.

Numero del conto di contabilità generale associato alla riconciliazione o alla registrazione contabile.

Perché è importante

Fornisce il contesto finanziario necessario per individuare i conti soggetti a errori, che richiedono rettifiche frequenti o causano ritardi nella chiusura.

Attività

Fasi del processo da monitorare e ottimizzare

Questa attività segna l’avvio ufficiale del processo di chiusura contabile per un determinato periodo. In genere è un evento pianificato nel modulo Close Management di BlackLine, che attiva le attività e imposta il periodo come «aperto».

Perché è importante

È l’evento iniziale principale del processo. Da questo momento si calcolano tutti i tempi di ciclo, come il tempo complessivo di chiusura del periodo e il tempo di attraversamento per la raccolta dei dati di origine.

Indica che il preparatore ha completato il lavoro sulla riconciliazione di un conto e l’ha inviata formalmente per la revisione. In genere, l’evento viene registrato tramite una modifica dello stato dell’oggetto di riconciliazione nel modulo Account Reconciliation di BlackLine.

Perché è importante

È un passaggio di consegne fondamentale nel processo. Analizzare il tempo tra la certificazione e l’approvazione permette di individuare i colli di bottiglia nel flusso di lavoro di revisione delle riconciliazioni e supporta il KPI relativo ai tempi di approvazione.

Rappresenta l’approvazione finale della riconciliazione di un conto e indica che tutti i livelli di revisione sono stati completati. L’evento viene registrato quando la riconciliazione raggiunge lo stato finale di approvazione.

Perché è importante

È una tappa fondamentale, che indica il completamento di un’unità di lavoro significativa. È essenziale per misurare il tempo di ciclo complessivo della riconciliazione e individuare i colli di bottiglia nelle approvazioni.

Una scrittura contabile di rettifica creata in BlackLine è stata registrata correttamente nel libro mastro generale dell’ERP di origine. Ciò indica che la correzione è stata formalmente contabilizzata.

Perché è importante

Questa attività alimenta direttamente il KPI sul numero di scritture contabili di rettifica manuali ed è fondamentale per individuare aree con scarsa qualità dei dati o controlli carenti, che richiedono frequenti correzioni manuali.

Sono stati preparati i prospetti finanziari ufficiali, come lo stato patrimoniale e il conto economico. È una tappa importante, che indica che il pacchetto di rendicontazione principale è stato predisposto.

Perché è importante

Segna il passaggio dai processi contabili alla rendicontazione e all’analisi finanziaria. Monitorare questa fase aiuta a misurare l’efficienza della fase finale di rendicontazione della chiusura.

È l’attività finale: indica che tutte le attività relative alla chiusura sono state completate e che il periodo contabile è ufficialmente chiuso. Non è più possibile registrare transazioni per questo periodo.

Perché è importante

È l’evento finale principale del processo. Viene utilizzato per calcolare il tempo di ciclo complessivo di chiusura del periodo e determinare il tasso di chiusura puntuale.

Domande frequenti

In che modo il Process Mining migliora il processo Record to Report di chiusura del periodo e riconciliazione?

Il Process Mining visualizza il flusso effettivo del processo R2R e individua scostamenti, colli di bottiglia e inefficienze legate alle attività manuali. Mostra con precisione dove si verificano ritardi nella chiusura del periodo, nelle riconciliazioni e nelle rettifiche alle scritture contabili, consentendo interventi mirati. Ne derivano cicli di chiusura più rapidi e una maggiore conformità.

Quali dati specifici di BlackLine servono per il Process Mining?

Per mappare accuratamente il processo Record to Report, in genere servono Event Log con gli ID dei casi, i nomi delle attività e le relative date e ore. Per BlackLine, si tratta dei dati sul completamento delle attività, sulle variazioni dello stato delle riconciliazioni e sulla registrazione delle scritture contabili. Più dettagliati sono i dati degli eventi, più approfondite saranno le informazioni ottenute.

Quanto tempo occorre in genere per ottenere i primi risultati dal Process Mining del processo di chiusura del periodo?

Dopo l’estrazione dei dati e la configurazione iniziale, che possono richiedere alcune settimane a seconda della disponibilità dei dati, è spesso possibile generare le prime mappe di processo e analisi dei colli di bottiglia nel giro di poche settimane. Entro i primi 1-2 mesi emergono in genere informazioni significative sulle deviazioni del processo e sulle cause profonde dei ritardi, consentendo di individuare rapidamente le aree di miglioramento.

Quali sono i principali vantaggi del Process Mining per le attività di Record to Report (R2R) e chiusura di periodo?

Può aspettarsi una riduzione dei tempi di chiusura del periodo, un minor numero di rettifiche manuali alle scritture contabili e processi di riconciliazione più snelli. Il Process Mining offre una visione aggiornata dello stato della chiusura e aiuta a rispettare le scadenze di rendicontazione. Inoltre, riduce sensibilmente i costi operativi, individuando le attività manuali che possono essere automatizzate.

Per implementare il Process Mining per il processo R2R in BlackLine sono necessarie competenze IT specialistiche?

Un supporto iniziale dell’IT può essere utile per estrarre i dati da BlackLine, ma la maggior parte degli strumenti moderni di Process Mining è progettata per gli utenti aziendali. La piattaforma gestisce la modellazione e la visualizzazione di dati complessi, consentendo ai team Finance di analizzare i propri processi senza dipendere in modo continuativo dall’IT. Forniamo indicazioni sui requisiti dei dati.

Quanto è complesso estrarre da BlackLine i dati degli eventi necessari?

In genere, per estrarre i dati degli eventi da BlackLine si utilizzano le funzioni di reportistica o le API, così da raccogliere i log delle attività. La complessità dipende dai dati specifici necessari e dalla configurazione del sistema. Possiamo fornire template e buone pratiche per semplificare l’estrazione.

Il Process Mining può aiutare a ridurre i ritardi nelle riconciliazioni intercompany e a distribuire meglio il carico di lavoro?

Sì. Il Process Mining individua con precisione i passaggi delle riconciliazioni intercompany che causano ritardi e analizza il tempo effettivamente dedicato a queste attività. Può inoltre visualizzare la distribuzione del carico di lavoro tra team o singole persone, mettendo in evidenza gli squilibri e le opportunità per allocare meglio le risorse. In questo modo, i team possono lavorare con maggiore efficienza.

Il Process Mining sostituirà gli attuali report o strumenti di analisi di BlackLine?

No. Il Process Mining integra i report e gli strumenti di analisi di BlackLine, offrendo una prospettiva diversa e più approfondita. BlackLine fornisce informazioni utili sulla conformità e sulla riconciliazione dei conti; il Process Mining, invece, si concentra sul flusso effettivo delle attività da un’estremità all’altra del processo, facendo emergere inefficienze nascoste e cause profonde dei ritardi che potrebbero sfuggire ai report tradizionali. Offre così indicazioni concrete per trasformare i processi.

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