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Migliori il processo Record to Report - Chiusura del periodo e riconciliazione

Aumenti l'efficienza della chiusura in BlackLine con la nostra guida in 6 passaggi.
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Ottimizzi la chiusura del periodo Record to Report in BlackLine

I processi finanziari complessi nascondono spesso inefficienze che causano ritardi e rischi per la conformità. La nostra piattaforma offre un percorso chiaro per portare alla luce questi colli di bottiglia nascosti, aiutandoLa ad analizzare le aree specifiche in cui si verificano rallentamenti e a garantire una reportistica accurata. Scopra come semplificare le operazioni e accelerare la chiusura finanziaria.

Scarichi il nostro template dei dati preconfigurato e affronti le sfide comuni per raggiungere i Suoi obiettivi di efficienza. Segua il nostro piano di miglioramento in sei passaggi e consulti la Guida al template dei dati per trasformare le Sue operazioni.

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Perché ottimizzare il processo Record to Report - Chiusura del periodo e riconciliazione?

Il processo Record to Report, ovvero Chiusura del periodo e riconciliazione, costituisce la spina dorsale della rendicontazione finanziaria di qualsiasi organizzazione. Comprende una serie di attività essenziali, dall'avvio della chiusura fino alla generazione e all'approvazione del bilancio. Anche con sistemi avanzati come BlackLine, che automatizza numerosi aspetti della chiusura finanziaria, le organizzazioni si trovano spesso ad affrontare difficoltà che compromettono efficienza, accuratezza e conformità.

Le inefficienze in questo processo possono avere conseguenze rilevanti sul business, tra cui ritardi nella predisposizione del bilancio, dati finanziari inesatti e maggiori rischi di non conformità. Un ciclo di chiusura prolungato ritarda la disponibilità delle informazioni necessarie per le decisioni strategiche, mentre gli interventi manuali e le rilavorazioni aumentano i costi operativi, spesso comportando più ore di lavoro straordinario e possibili sanzioni per il mancato rispetto delle scadenze. Il costo di una chiusura finanziaria inefficiente va oltre il semplice impatto economico: incide sulla fiducia degli stakeholder e sull'agilità complessiva della funzione Finance. Comprendere come migliorare il processo Record to Report - Chiusura del periodo e riconciliazione è fondamentale per preservare la solidità finanziaria e l'eccellenza operativa.

Come il Process Mining migliora l'analisi del processo R2R di chiusura del periodo

Il Process Mining offre un approccio potente e basato sui dati per analizzare e comprendere l'effettiva esecuzione del processo Record to Report - Chiusura del periodo e riconciliazione all'interno di BlackLine. A differenza dei metodi tradizionali, che si basano su interviste o ipotesi, il Process Mining utilizza gli Event Log dei moduli BlackLine, come Account Reconciliation, Journal Entry e Close Management, per ricostruire il flusso di processo end-to-end effettivamente seguito per ciascun periodo finanziario.

Questa prospettiva, che utilizza il Periodo finanziario come identificativo del caso, consente di monitorare ogni attività, da "Period Close Initiated" a "Period Close Completed". Lei può rappresentare visivamente la sequenza esatta delle attività, individuare le deviazioni rispetto al processo ideale e identificare con precisione i punti in cui si verificano ritardi o rilavorazioni. Il Process Mining permette di analizzare i tempi di ciclo di ogni fase, da "Balance Sheet Account Reconciliation Started" a "Reconciliation Reviewed & Approved", fornendo informazioni dettagliate sui colli di bottiglia. Analizzando questi dati, Lei può portare alla luce inefficienze nascoste, verificare la conformità ai controlli interni e ottenere una visione trasparente delle operazioni di chiusura finanziaria, riducendo in definitiva il tempo di ciclo del processo Record to Report - Chiusura del periodo e riconciliazione.

Principali aree di miglioramento individuate con il Process Mining

L'applicazione del Process Mining al processo Record to Report di BlackLine può mettere in evidenza diverse aree critiche di miglioramento:

  • Colli di bottiglia nella riconciliazione e nell'approvazione: individui gli account, i reparti o le categorie di riconciliazione che causano sistematicamente ritardi nella fase "Reconciliation Reviewed & Approved". Questo può evidenziare esigenze formative, problemi di allocazione delle risorse o complessità di processo da semplificare.
  • Cicli di rilavorazione e rettifica: porti alla luce i casi in cui "Adjusting Journal Entries Posted" segue frequentemente una riconciliazione oppure in cui "Balance Sheet Account Reconciliation Started" viene ripetuto per lo stesso periodo. Questi cicli indicano spesso problemi di qualità dei dati, raccolta incoerente dei dati di origine o criticità nella registrazione iniziale delle transazioni, che il Process Mining può ricondurre alla loro origine.
  • Lacune e deviazioni di conformità: verifichi che tutti i passaggi richiesti, come specifiche approvazioni o riconciliazioni intercompany, vengano eseguiti nella sequenza corretta e nel rispetto delle policy. Il Process Mining può segnalare percorsi non conformi o attività che aggirano controlli essenziali.
  • Ottimizzazione dell'allocazione delle risorse: comprendendo l'impegno effettivo e il tempo dedicato alle diverse attività, Lei può riallocare le risorse in modo più efficace, assicurando che le riconciliazioni ad alto volume o più complesse ricevano l'attenzione necessaria senza generare ritardi altrove.

Risultati attesi: vantaggi misurabili per il team Finance

Gli insight ottenuti applicando il Process Mining al processo Record to Report - Chiusura del periodo e riconciliazione in BlackLine si traducono in vantaggi concreti e misurabili:

  • Riduzione del tempo di ciclo della chiusura del periodo: acceleri significativamente la chiusura finanziaria, così da rendere disponibili più rapidamente il bilancio e le informazioni strategiche.
  • Maggiore accuratezza e qualità dei dati: riduca gli errori e la necessità di rettifiche successive alla chiusura, ottenendo report finanziari più affidabili e diminuendo il lavoro di audit.
  • Maggiore conformità e mitigazione dei rischi: rafforzi i controlli interni, assicuri il rispetto dei requisiti normativi e riduca il rischio di inesattezze nei dati finanziari.
  • Riduzione dei costi e maggiore efficienza: ottimizzi l'utilizzo delle risorse, riduca i costi dello straordinario e liberi i professionisti Finance, consentendo loro di concentrarsi su attività a maggiore valore aggiunto.
  • Massimizzazione del ROI di BlackLine: si assicuri di sfruttare pienamente l'investimento in BlackLine, ottimizzando i processi che dipendono dalle sue avanzate funzionalità di automazione della chiusura.

Come iniziare a ottimizzare il processo R2R

Avviare il percorso di ottimizzazione del processo Record to Report - Chiusura del periodo e riconciliazione con il Process Mining può sembrare complesso, ma la strada verso una maggiore efficienza è chiara. Analizzando il flusso completo del processo, dalla raccolta dei dati di origine fino all'approvazione definitiva del bilancio, Lei può individuare ed eliminare le inefficienze, assicurando una chiusura finanziaria non solo più rapida, ma anche più accurata e conforme. Sfrutti la potenza dei dati BlackLine per raggiungere una reale eccellenza di processo e trasformare le operazioni finanziarie.

Record to Report - Chiusura del periodo e riconciliazione Chiusura finanziaria Riconciliazione dei conti Fine del periodo Reportistica finanziaria Compliance Preparazione agli audit Responsabile del controllo di gestione Operazioni finanziarie R2R Chiusura di fine mese Riconciliazione finanziaria Contabilità

Problemi e sfide comuni

Individui le sfide che La riguardano

I ritardi nel completamento delle attività di chiusura del periodo prolungano i cicli di reporting finanziario, compromettendo la tempestività delle decisioni e la fiducia degli stakeholder. Aumentano inoltre il rischio di non conformità alle scadenze di reporting. ProcessMind individua i colli di bottiglia specifici nel processo Record to Report - Chiusura del periodo e riconciliazione all'interno di BlackLine. Identifica con precisione dove le attività si sono bloccate, chi ne è responsabile e quali sono le cause alla radice dei ritardi, consentendo interventi di miglioramento mirati.

Un numero elevato di scritture contabili e rettifiche manuali durante la chiusura indica spesso problemi nei sistemi a monte o nella qualità delle riconciliazioni. Questo aumenta il rischio di errori, richiede un notevole impegno manuale e rallenta l'intero ciclo Record to Report. ProcessMind mappa il flusso delle rettifiche, evidenziando schemi ricorrenti e gli account o gli utenti che generano più frequentemente queste registrazioni nel processo BlackLine Record to Report - Chiusura del periodo e riconciliazione. In questo modo è possibile individuare le cause alla radice, identificare opportunità di automazione e ridurre gli interventi manuali.

Una riconciliazione inefficiente o tardiva degli account di stato patrimoniale e di conto economico prolunga la chiusura finanziaria, causando il mancato rispetto delle scadenze e possibili inesattezze nel bilancio. Questa inefficienza deriva spesso da passaggi di consegne poco chiari, risorse insufficienti o strutture contabili complesse. ProcessMind visualizza l'intero Workflow di riconciliazione nel processo BlackLine Record to Report - Chiusura del periodo e riconciliazione, identificando le fasi, gli account o i reparti che causano ritardi. Evidenzia le deviazioni dal percorso standard e le aree in cui è possibile intervenire con automazione o semplificazione.

Senza una visibilità chiara e in tempo reale sull'avanzamento di ogni attività di chiusura del periodo, i team Finance faticano a gestire proattivamente le attività, allocare le risorse e individuare i potenziali ritardi prima che incidano sulla scadenza finale del reporting. Questo porta spesso a una gestione reattiva dei problemi. ProcessMind offre una visione obiettiva e basata sui dati dell'intero processo Record to Report - Chiusura del periodo e riconciliazione in BlackLine. Mostra lo stato attuale di tutte le attività, evidenzia gli elementi del percorso critico e prevede i potenziali ritardi, fornendo al management insight utili per intervenire.

Il mancato rispetto delle scadenze interne o esterne per il reporting finanziario può comportare sanzioni, danni reputazionali e perdita di fiducia da parte degli investitori. Il rispetto non uniforme dei requisiti normativi durante il processo di chiusura comporta rischi significativi in sede di audit. ProcessMind porta alla luce le deviazioni dai Workflow di conformità definiti e individua i casi di mancato rispetto delle regole nel processo BlackLine Record to Report - Chiusura del periodo e riconciliazione. Fornisce una traccia verificabile di tutte le attività, assicurando la conformità alle policy interne e alle normative esterne.

Il personale Finance più importante può essere sovraccaricato da determinate attività di chiusura, mentre altre risorse rimangono sottoutilizzate, generando colli di bottiglia, sovraccarico e un'allocazione inefficiente delle risorse. Questo squilibrio può compromettere gravemente la rapidità e l'accuratezza della chiusura del periodo. ProcessMind analizza l'allocazione delle risorse e i modelli di carico di lavoro nel processo Record to Report - Chiusura del periodo e riconciliazione in BlackLine, individuando gli utenti o i reparti che costituiscono sistematicamente colli di bottiglia. Questo insight consente una migliore pianificazione delle risorse e un riequilibrio del carico di lavoro nelle chiusure successive.

I ritardi e la complessità della riconciliazione intercompany prolungano significativamente la chiusura del periodo, soprattutto nelle organizzazioni con più entità. Disallineamenti e contestazioni richiedono un notevole impegno manuale per essere risolti, aumentando i costi operativi e ritardando il reporting consolidato. ProcessMind mappa il flusso della riconciliazione intercompany all'interno del processo BlackLine Record to Report - Chiusura del periodo e riconciliazione, evidenziando le entità o gli account che generano frequentemente ritardi o richiedono rettifiche eccessive. Porta alla luce le cause alla radice delle discrepanze, consentendo una risoluzione più rapida.

Cicli prolungati di revisione e approvazione delle riconciliazioni degli account e dei bilanci possono introdurre ritardi significativi nella chiusura del periodo. Spesso ciò è dovuto a Workflow inefficienti, responsabilità poco chiare o arretrati nelle approvazioni, che rallentano la finalizzazione dei report. ProcessMind analizza la durata e le variazioni delle fasi di revisione e approvazione nel processo BlackLine Record to Report - Chiusura del periodo e riconciliazione, individuando i colli di bottiglia e gli utenti o i gruppi specifici che causano ritardi. Questo consente di semplificare i Workflow e definire gerarchie di approvazione chiare.

Le variazioni nell'esecuzione delle attività di chiusura da un periodo finanziario all'altro possono causare tempi di chiusura imprevedibili, errori e difficoltà durante gli audit. L'assenza di procedure standardizzate ostacola la ripetibilità e l'efficienza del processo. ProcessMind confronta i flussi effettivi del processo Record to Report - Chiusura del periodo e riconciliazione in BlackLine tra diversi periodi finanziari. Evidenzia le deviazioni dal percorso ideale, identifica le attività non standard e supporta l'applicazione delle best practice per garantire coerenza e prevedibilità.

Il processo di chiusura del periodo può essere fortemente ostacolato dai ritardi nella raccolta e nella convalida dei dati di origine provenienti da diversi sotto-libri contabili e sistemi esterni. Questo collo di bottiglia a monte può ripercuotersi sull'intero ciclo Record to Report, ritardando le successive attività di riconciliazione e reporting. ProcessMind analizza la tempistica dell'attività "Source Data Collected" all'interno del processo BlackLine Record to Report - Chiusura del periodo e riconciliazione. Identifica gli schemi di arrivo tardivo dei dati o le relative problematiche, consentendo di coinvolgere proattivamente i fornitori dei dati per migliorarne la tempestività e la qualità.

L'eccessiva dipendenza dalle attività manuali per la raccolta dei dati, la riconciliazione e le rettifiche contribuisce in modo significativo ai costi operativi della chiusura finanziaria. Questo non solo aumenta le spese, ma distoglie anche il personale qualificato da attività più strategiche. ProcessMind quantifica l'impegno manuale dedicato alle diverse fasi del processo BlackLine Record to Report - Chiusura del periodo e riconciliazione, analizzando la durata e la frequenza delle attività. Evidenzia le aree più adatte all'automazione o alla riprogettazione del processo, favorendo la riduzione dei costi e un migliore utilizzo delle risorse.

Le organizzazioni spesso sanno che la chiusura del periodo è lenta, ma faticano a identificare le ragioni precise dei ritardi, rendendo difficile attuare azioni correttive efficaci. Questo porta al ripetersi dei problemi e alla frustrazione dei team Finance. ProcessMind offre un'analisi granulare, a livello di evento, del processo BlackLine Record to Report - Chiusura del periodo e riconciliazione. Non si limita a identificare dove si verificano i ritardi, ma li correla anche ad Attributi specifici, come conto GL, reparto o categoria di riconciliazione, portando alla luce le vere cause alla radice per interventi mirati.

Obiettivi tipici

Definisca come si presenta il successo

Questo obiettivo mira a ridurre significativamente il tempo complessivo necessario per completare il processo Record to Report di chiusura del periodo e riconciliazione. Un ciclo di chiusura più rapido significa reporting finanziario più tempestivo, decisioni migliori e un vantaggio competitivo, riducendo la pressione sui team Finance e consentendo loro di concentrarsi sulle attività a valore aggiunto. ProcessMind porta alla luce tutte le attività e le dipendenze del Suo processo BlackLine R2R, evidenziando i percorsi critici e i colli di bottiglia che prolungano la chiusura. Analizzando la durata effettiva delle attività e individuando rilavorazioni o ritardi non necessari, può identificare opportunità per ridurre il ciclo del 15-25%.

Questo obiettivo si concentra sulla riduzione del numero e della frequenza delle rettifiche delle scritture contabili registrate manualmente durante la chiusura del periodo. Un volume elevato di rettifiche manuali indica spesso problemi di qualità dei dati o interruzioni del processo, con conseguente aumento del rischio di errori, problemi di conformità e costi operativi più elevati. ProcessMind individua i punti esatti del processo Record to Report in cui le rettifiche manuali sono più frequenti e ne identifica le cause alla radice, come flussi di dati tardivi o registrazioni iniziali errate. Visualizzando questi schemi, le organizzazioni possono adottare misure preventive, riducendo potenzialmente le rettifiche manuali del 20-40% e migliorando l'accuratezza dei dati in BlackLine.

L'obiettivo è individuare ed eliminare i ritardi nelle diverse fasi di riconciliazione del processo Record to Report. I ritardi nelle riconciliazioni incidono direttamente sulla tempistica complessiva della chiusura e possono compromettere l'accuratezza e la tempestività del bilancio, creando arretrati per le attività successive. ProcessMind offre una visione dettagliata di tutte le attività di riconciliazione eseguite in BlackLine, mostrando dove si verificano i colli di bottiglia, chi è coinvolto e quali tipi di riconciliazione causano sistematicamente ritardi. Analizzando i tempi di ciclo per specifiche categorie di riconciliazione, aiuta a ottimizzare i Workflow e a ridurre del 10-30% i ritardi legati alle riconciliazioni.

Questo obiettivo mira a fornire informazioni chiare e in tempo reale sull'avanzamento e sullo stato di tutte le attività del processo Record to Report di chiusura del periodo. Una visibilità limitata genera spesso incertezza, scadenze non rispettate e un approccio reattivo alla gestione della chiusura, rendendo difficile anticipare i problemi. ProcessMind costruisce un digital twin accurato e aggiornato della chiusura R2R in BlackLine, offrendo una Dashboard completa con lo stato attuale delle attività, le attività ancora da completare e i potenziali ritardi. Questa maggiore trasparenza consente ai team Finance di gestire proattivamente le eccezioni e assicura che gli stakeholder siano sempre informati, riducendo il carico di comunicazione e gli imprevisti.

Raggiungere questo obiettivo significa rispettare con continuità le scadenze interne ed esterne del reporting finanziario, senza attività affrettate o problemi dell'ultimo minuto. Il mancato rispetto delle scadenze può comportare sanzioni normative, danni reputazionali e perdita di fiducia da parte degli investitori, sottolineando l'importanza cruciale di una chiusura prevedibile. ProcessMind individua tutte le deviazioni dal processo standard Record to Report che contribuiscono a ritardi e non conformità, come scorciatoie non approvate o cicli di rilavorazione in BlackLine. Analizzando le prestazioni storiche rispetto alle date obiettivo di completamento, aiuta a identificare tempestivamente i processi a rischio, assicurando la generazione puntuale del bilancio in oltre il 95% dei casi.

L'obiettivo è bilanciare il carico di lavoro tra i team e le persone coinvolte nella chiusura del periodo Record to Report, prevenendo il sovraccarico e migliorando l'efficienza complessiva. Una distribuzione non uniforme genera colli di bottiglia, ritardi in aree specifiche e un utilizzo non ottimale delle risorse, con ripercussioni sul morale e sulla produttività del team. ProcessMind mappa l'effettiva allocazione delle risorse per ogni attività BlackLine, individuando le persone o i team sovraccarichi o sottoutilizzati. Mostra gli schemi di passaggio delle attività e delle responsabilità, consentendo ai responsabili Finance di riallocare efficacemente le risorse e migliorare del 10-20% l'efficienza della chiusura grazie a una migliore distribuzione delle attività.

Questo obiettivo mira a ridurre il tempo e l'impegno necessari per i processi di riconciliazione intercompany durante la chiusura del periodo. Una riconciliazione intercompany prolungata causa spesso ritardi significativi nel consolidamento del bilancio, aumentando la complessità e il rischio di discrepanze che richiedono una risoluzione manuale. ProcessMind offre informazioni chiare sulle attività e sulle dipendenze specifiche del processo di riconciliazione intercompany in BlackLine, individuando i punti in cui gli elementi di riconciliazione rimangono bloccati o richiedono più iterazioni. Analizzando il flusso, può contribuire a ridurre del 15-30% i cicli di riconciliazione intercompany, evidenziando le aree in cui intervenire con automazione o una comunicazione più efficace.

Questo obiettivo si concentra sull'accelerazione significativa delle fasi di revisione e approvazione delle riconciliazioni degli account. Le approvazioni lente creano colli di bottiglia, ritardano la finalizzazione dei saldi e possono bloccare le successive attività di reporting finanziario, contribuendo a prolungare la chiusura del periodo. ProcessMind traccia in modo dettagliato il Workflow di approvazione di ogni riconciliazione in BlackLine, individuando le fasi che superano sistematicamente le durate obiettivo o richiedono più rilavorazioni. Può evidenziare instradamenti inefficienti o approvatori che non rispondono, contribuendo a semplificare i processi di approvazione e a ridurre del 20-35% i tempi di ciclo delle approvazioni.

L'obiettivo è garantire un approccio coerente e uniforme all'esecuzione di tutte le fasi della chiusura del periodo Record to Report, tra periodi, entità o team diversi. Un'esecuzione incoerente porta a risultati imprevedibili, maggiori errori e difficoltà durante gli audit, compromettendo l'affidabilità del reporting finanziario. ProcessMind rileva il modello di processo "as-is" della chiusura R2R in BlackLine e lo confronta con il processo "to-be" o standard desiderato, identificando tutte le deviazioni e variazioni. Evidenziando i punti di divergenza, consente alle organizzazioni di applicare le best practice e raggiungere una conformità del processo fino al 90%, ottenendo risultati più affidabili e prevedibili.

Questo obiettivo mira a ridurre il tempo necessario per raccogliere e preparare tutti i dati di origine richiesti per la chiusura del periodo Record to Report. I ritardi nella raccolta dei dati si ripercuotono sull'intero processo di chiusura, posticipando le attività successive e aumentando la pressione sui team Finance affinché rispettino le scadenze. ProcessMind visualizza il flusso completo dei dati che confluisce in BlackLine, identificando i sistemi a monte o i punti di raccolta manuale dei dati che causano sistematicamente ritardi. Analizzando i tempi necessari per rendere disponibili i dati, aiuta a individuare le inefficienze e a migliorare la tempestività della raccolta, accelerando potenzialmente del 10-20% la disponibilità dei dati.

L'obiettivo è ridurre i costi operativi associati alle attività manuali e all'intervento umano nella chiusura del periodo Record to Report. Una forte dipendenza dalle attività manuali si traduce spesso in costi del lavoro più elevati, maggiore rischio di errori e un processo di chiusura finanziaria meno scalabile. ProcessMind offre una visione granulare di tutte le attività manuali eseguite in BlackLine e nei processi R2R correlati, quantificandone frequenza e durata. Evidenzia le opportunità di automazione o riprogettazione del processo, contribuendo a ridurre il costo complessivo della chiusura mediante l'individuazione delle fasi manuali più onerose che possono essere ottimizzate o eliminate, con un risparmio sui costi operativi del 15-25%.

Questo obiettivo si concentra sull'individuazione sistematica delle ragioni alla base dei ritardi e delle inefficienze nell'intero processo di chiusura del periodo Record to Report. Senza comprendere le cause alla radice, gli interventi di miglioramento possono limitarsi ad affrontare i sintomi, lasciando irrisolti i problemi ricorrenti e producendo risultati limitati nel lungo periodo. ProcessMind utilizza analisi avanzate per esaminare in profondità le variazioni di processo e i colli di bottiglia nel Suo R2R BlackLine, rivelandone i fattori causali, come vincoli sulle risorse, specifici problemi dei dati o dipendenze sequenziali. Questa funzionalità consente ai team Finance di andare oltre la gestione dei sintomi e di attuare soluzioni mirate e basate sui dati per i ritardi ricorrenti, migliorando la stabilità del processo.

Il percorso di miglioramento in 6 passaggi per Record to Report - Chiusura del periodo e riconciliazione

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Cosa fare

Ottenga il Template Excel di ProcessMind progettato per i processi Record to Report. In questo modo i dati BlackLine saranno strutturati correttamente per l’analisi.

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Perché è importante

Un Template standardizzato semplifica la preparazione dei dati e facilita l’estrazione e l’organizzazione efficace delle informazioni da BlackLine per un’analisi accurata.

Risultato previsto

Un Template Excel pronto all’uso per guidarLa nell’estrazione dei dati da BlackLine.

COSA OTTERRÀ

Scopra i colli di bottiglia della chiusura R2R in BlackLine

ProcessMind rivela il flusso effettivo del processo di chiusura del periodo Record to Report. Ottenga una visione chiara di ogni passaggio della riconciliazione, individuando le aree critiche da migliorare subito per accelerare la chiusura finanziaria.
  • Visualizzi il Workflow di chiusura R2R in BlackLine
  • Individui i colli di bottiglia nelle riconciliazioni
  • Analizzi i ritardi nelle rettifiche e nelle registrazioni contabili
  • Ottenga una chiusura finanziaria più rapida e conforme
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
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Design your optimized process
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RISULTATI TIPICI

Raggiungere l’eccellenza nel processo Record to Report

Questi risultati rappresentano i miglioramenti misurabili che le organizzazioni ottengono generalmente applicando il Process Mining ai processi Record to Report, di chiusura del periodo e di riconciliazione in BlackLine. Identificando i colli di bottiglia, standardizzando le attività e potenziando l’automazione, le aziende migliorano significativamente efficienza e accuratezza.

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Chiusura del periodo più rapida

Riduzione media del tempo di chiusura end-to-end

Il Process Mining identifica ed elimina i colli di bottiglia, riducendo significativamente il tempo complessivo necessario per completare la chiusura finanziaria. Questo accelera i cicli di reporting e aumenta l’agilità aziendale.
0 %
Meno rettifiche manuali

Riduzione delle scritture contabili manuali

Individuando le cause alla radice delle rettifiche manuali, le organizzazioni possono ridurre la necessità di interventi manuali, migliorando la qualità dei dati e diminuendo l’impegno e i costi operativi.
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Chiusura puntuale migliorata

Aumento dei periodi chiusi entro le scadenze

Ottenga una visibilità chiara sulle attività di chiusura, intervenga in modo proattivo sui ritardi e garantisca che una percentuale maggiore dei periodi finanziari venga completata entro le scadenze previste, rafforzando la Conformità normativa.
0 %
Approvazioni più rapide

Riduzione media del tempo di approvazione delle riconciliazioni

Il Process Mining evidenzia i colli di bottiglia nel Workflow di approvazione delle riconciliazioni, consentendo miglioramenti mirati che accelerano i processi di revisione e approvazione, riducendo la durata complessiva della chiusura.
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Maggiore conformità del processo

Aumento dell’aderenza al processo standard

Comprenda le deviazioni rispetto al processo ideale di chiusura, così da favorire iniziative di standardizzazione che migliorano la prevedibilità del processo, riducono gli errori e garantiscono un’esecuzione coerente in tutti i periodi finanziari.

I risultati variano in base alla complessità del processo e alla qualità dei dati. Questi valori rappresentano i miglioramenti tipicamente osservati nelle implementazioni.

Dati consigliati

Inizi dagli attributi e dalle attività più importanti, quindi ampli l'analisi secondo necessità.
Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

Attributi

Punti dati fondamentali da acquisire per l’analisi

L’identificativo univoco di uno specifico ciclo di reporting finanziario, ad esempio un mese o un trimestre. Funge da identificativo principale del caso.

Perché è importante

È l’identificativo principale che collega tutte le attività di chiusura e riconciliazione correlate, consentendo una visione completa del flusso e delle prestazioni del processo di ciascun periodo.

Il nome di uno specifico evento aziendale o di un’attività che si è verificata durante il processo di chiusura del periodo.

Perché è importante

Costituisce la struttura portante della mappa di processo e consente di visualizzare e analizzare il flusso del processo, le varianti e le eccezioni.

Il timestamp che indica quando è iniziata un’attività o un evento.

Perché è importante

Questo timestamp è essenziale per ordinare gli eventi, individuare il flusso del processo e calcolare tutte le metriche di performance basate sulla durata.

Il timestamp che indica quando un’attività o un evento è stato completato.

Perché è importante

Consente di calcolare i tempi di elaborazione delle attività, un elemento fondamentale per individuare i colli di bottiglia e misurare l’efficienza operativa.

L’ID utente o il nome della persona che ha eseguito o a cui è stata assegnata l’attività.

Perché è importante

È essenziale per analizzare la distribuzione del carico di lavoro, individuare i colli di bottiglia causati da specifici gruppi di utenti e valutare le prestazioni del team.

Il reparto funzionale o il team associato all’attività o all’utente.

Perché è importante

Consente di confrontare le prestazioni tra diverse unità aziendali ed è fondamentale per analizzare il carico di lavoro e i colli di bottiglia a livello di reparto.

Lo stato attuale o finale di un’attività di riconciliazione.

Perché è importante

Fornisce una visione chiara dell’avanzamento e dei risultati delle riconciliazioni, aiutando a individuare gli arretrati e a monitorare la Conformità alle procedure.

L’identificativo dell’entità giuridica per la quale viene svolta l’attività finanziaria.

Perché è importante

Consente di segmentare l’analisi del processo per entità giuridica, un elemento fondamentale per individuare i colli di bottiglia e i problemi di performance specifici di ciascuna entità.

Il numero del conto del libro mastro generale associato alla riconciliazione o alla scrittura contabile.

Perché è importante

Fornisce un contesto finanziario e aiuta a individuare i conti soggetti a errori, che richiedono rettifiche frequenti o causano ritardi nella chiusura.

Attività

Passaggi del processo da monitorare e ottimizzare

Questa attività segna l’avvio ufficiale del processo di chiusura finanziaria per uno specifico periodo. In genere si tratta di un evento pianificato nel modulo Close Management di BlackLine, nel quale le attività diventano attive e il periodo viene designato come «aperto».

Perché è importante

Questo è l’evento iniziale principale del processo. Da questo momento iniziano tutti i calcoli dei tempi di ciclo, come Overall Period Close Cycle Time e Source Data Collection Lead Time.

Indica il momento in cui il preparatore ha completato il lavoro sulla riconciliazione di un conto e l’ha formalmente inviata per la revisione. In genere viene acquisito tramite una variazione di stato dell’oggetto riconciliazione nel modulo BlackLine Account Reconciliation.

Perché è importante

Questo è un punto di passaggio critico nel processo. Analizzare il tempo tra certificazione e approvazione evidenzia i colli di bottiglia nel Workflow di revisione delle riconciliazioni e supporta il KPI Reconciliation Approval Time.

Rappresenta l’approvazione finale di una riconciliazione contabile e indica che tutti i livelli di revisione sono stati completati. L’evento viene acquisito quando la riconciliazione raggiunge lo stato finale di approvazione.

Perché è importante

È una tappa fondamentale, che indica il completamento di un’unità di lavoro significativa. È essenziale per misurare il tempo di ciclo end-to-end della riconciliazione e individuare i colli di bottiglia nelle approvazioni.

Una scrittura di rettifica creata in BlackLine è stata registrata correttamente nel libro mastro generale del sistema ERP di origine. Questo indica che la correzione è stata formalmente contabilizzata.

Perché è importante

Questa attività supporta direttamente il KPI Manual Adjustment Journal Count ed è fondamentale per individuare le aree caratterizzate da scarsa qualità dei dati o debolezze nei controlli, che rendono necessarie frequenti correzioni manuali.

I bilanci d’esercizio ufficiali, come lo stato patrimoniale e il conto economico, sono stati preparati. È una tappa importante, che indica che il pacchetto di reporting principale è stato assemblato.

Perché è importante

Segna il passaggio dai processi contabili al reporting e all’analisi finanziaria. Il monitoraggio di questa fase aiuta a misurare l’efficienza della fase finale del reporting di chiusura.

È l’attività finale e indica che tutte le attività relative alla chiusura sono state completate e che il periodo finanziario è ufficialmente chiuso. Non è possibile registrare ulteriori transazioni per questo periodo.

Perché è importante

È l’evento finale principale del processo. Viene utilizzato per calcolare l’Overall Period Close Cycle Time e determinare l’On-Time Period Close Rate.

Domande frequenti

Domande frequenti

Il Process Mining visualizza il flusso effettivo del processo R2R, individuando deviazioni, colli di bottiglia e inefficienze manuali. Mostra con precisione dove si verificano i ritardi nella chiusura del periodo, nelle riconciliazioni e nelle rettifiche contabili, consentendo miglioramenti mirati. Il risultato sono cicli di chiusura più rapidi e una conformità migliore.

Per mappare con accuratezza il processo Record to Report, sono generalmente necessari Event Log contenenti gli ID dei casi, i nomi delle attività e i timestamp di ogni fase. Per BlackLine, ciò comprende dati relativi al completamento dei task, alle variazioni dello stato delle riconciliazioni e alle contabilizzazioni delle registrazioni contabili. Quanto più dettagliati sono i dati degli eventi, tanto più ricchi saranno gli insight.

Dopo l’estrazione dei dati e la configurazione iniziale, che possono richiedere alcune settimane in base alla disponibilità dei dati, le prime mappe del processo e le analisi dei colli di bottiglia possono spesso essere generate nel giro di poche settimane. Insight significativi sulle deviazioni del processo e sulle cause profonde dei ritardi sono generalmente visibili entro i primi uno-due mesi. Ciò consente di individuare rapidamente le aree di miglioramento.

Può aspettarsi di ridurre i tempi del ciclo di chiusura del periodo, diminuire le rettifiche contabili manuali e semplificare i processi di riconciliazione. Il Process Mining aumenta la visibilità in tempo reale sullo stato della chiusura e aiuta a garantire la conformità alle scadenze di reporting. Riduce inoltre in modo significativo i costi operativi, individuando e automatizzando le attività manuali.

Sebbene un supporto IT iniziale possa essere utile per estrarre i dati da BlackLine, la maggior parte degli strumenti moderni di Process Mining è progettata per gli utenti aziendali. La piattaforma gestisce la modellazione e la visualizzazione dei dati complessi, consentendo ai team Finance di analizzare autonomamente i propri processi senza una dipendenza significativa dall’IT nell’utilizzo quotidiano. Forniamo indicazioni sui requisiti dei dati.

L’estrazione dei dati degli eventi da BlackLine prevede generalmente l’utilizzo delle funzionalità di reporting o delle API per raccogliere i log delle attività. La complessità dipende dai punti dati necessari e dalla configurazione del sistema. Possiamo fornire Template e valori di riferimento per semplificare il processo di estrazione.

Sì, il Process Mining identifica con precisione i punti in cui le fasi di riconciliazione intercompany causano ritardi e analizza il tempo effettivamente dedicato a tali attività. Può inoltre visualizzare la distribuzione del carico di lavoro tra team o singole persone, evidenziando squilibri e opportunità per ottimizzare l’allocazione delle risorse. Ne deriva una maggiore efficienza dei team.

No, il Process Mining integra il reporting e le analisi BlackLine esistenti, offrendo una prospettiva diversa e più approfondita. BlackLine fornisce insight preziosi sulla conformità e sulla riconciliazione dei conti, mentre il Process Mining si concentra sul flusso end-to-end effettivo delle attività, facendo emergere inefficienze nascoste e cause profonde dei ritardi che i report tradizionali potrebbero non rilevare. La soluzione fornisce insight operativi per la trasformazione del processo.

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