Il template dei dati per i crediti verso clienti

SAP ECC
Il template dei dati per i crediti verso clienti

Il template dei dati per i crediti verso clienti

Questo template offre un metodo strutturato per mappare i flussi di lavoro finanziari in SAP ECC, individuando i componenti essenziali dei dati. Include un elenco completo delle fasi del processo da monitorare e dei campi specifici necessari per avere piena visibilità sul ciclo di recupero crediti. Seguendo questa guida, può assicurarsi che l’Event Log acquisisca i dettagli necessari per aumentare l’efficienza e migliorare il flusso di cassa.
  • Attributi specifici del processo per l’analisi finanziaria
  • Tappe fondamentali per individuare correttamente il processo
  • Guida passo passo all’estrazione dei dati da SAP ECC
Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

Attributi dei crediti verso clienti

Questi sono i campi dati consigliati da includere nell’Event Log per analizzare in modo completo il processo di gestione dei crediti verso clienti.
5 Obbligatorio 9 Consigliato 8 Facoltativo
Nome Descrizione
Nome dell’attività
ActivityName
Evento o azione specifica eseguita nel processo.
Descrizione

Questo attributo registra il nome della fase del processo eseguita, ad esempio «Fattura creata», «Pagamento ricevuto» o «Contestazione registrata». Il dato è ricavato dai codici di transazione, dai tipi di documento o da specifiche modifiche dello stato del documento contabile. Consente di ricostruire il flusso del processo e analizzare le varianti dei percorsi.

Perché è importante

Definisce la struttura dell’event log necessaria per visualizzare la mappa del processo e individuare i colli di bottiglia.

Dove reperirli

Ricavato da TCODE in BKPF, dal tipo di documento in BLART o dai documenti di modifica (CDHDR/CDPOS)

Esempi
Fattura creataPagamento ricevutoNota di credito registrataContestazione aperta
Numero fattura
InvoiceNumber
Identificativo univoco della fattura o del documento contabile.
Descrizione

Questo attributo rappresenta la chiave primaria del processo di gestione dei crediti verso clienti. In SAP ECC, in genere è ottenuto concatenando il numero del documento contabile (BELNR), il codice società (BUKRS) e l’esercizio (GJAHR), così da garantire l’univocità nell’intero sistema. Costituisce il riferimento centrale per collegare all’obbligazione finanziaria originaria tutte le attività successive, come pagamenti, contestazioni e compensazioni.

Perché è importante

È l’ID del caso necessario per seguire l’intero ciclo di vita di un credito, dalla creazione alla compensazione finale.

Dove reperirli

Tabella BKPF, campo BELNR (spesso concatenato con BUKRS e GJAHR)

Esempi
140000023420231800003991202351000008822022
Ora dell’evento
EventTime
Data e ora esatte in cui si è verificata l’attività.
Descrizione

Questo attributo registra la data e l’ora esatte in cui un’attività è stata eseguita nel sistema. Per i dati transazionali in SAP ECC, di solito si combinano la data di inserimento (CPUDT) e l’ora di inserimento (CPUTM). Fornisce la dimensione temporale necessaria per calcolare i tempi di ciclo, i tempi di attraversamento e la durata tra le fasi del processo.

Perché è importante

È essenziale per tutte le analisi basate sul tempo, compresi i giorni medi di incasso e la velocità del processo.

Dove reperirli

Tabella BKPF, campi CPUDT (data) e CPUTM (ora)

Esempi
2023-10-12T08:30:00Z2023-10-15T14:22:10Z2023-11-01T09:15:00Z
Sistema di origine
SourceSystem
Nome del sistema da cui provengono i dati.
Descrizione

Identifica la specifica istanza o il client SAP ECC da cui è stato estratto il record. In architetture con più sistemi, questo attributo è fondamentale per separare i dati e individuare le varianti di processo specifiche di ciascun sistema. Garantisce la tracciabilità dei dati e aiuta a risolvere i problemi di integrazione.

Perché è importante

Necessario per la governance dei dati e per identificare l’origine dei record in ambienti con più sistemi ERP.

Dove reperirli

Configurazione del sistema o valore codificato durante l’estrazione

Esempi
SAP_ECC_P01SAP_ECC_QAERP_NA_01
Ultimo aggiornamento dei dati
LastDataUpdate
Data e ora dell’estrazione o dell’aggiornamento più recente.
Descrizione

Indica quando i dati sono stati sincronizzati l’ultima volta dal sistema SAP ECC di origine alla piattaforma di Process Mining. Aiuta a valutare quanto siano aggiornate le analisi e a individuare eventuali ritardi nelle Dashboard. È fondamentale per verificare che i KPI riflettano la situazione attuale dell’azienda.

Perché è importante

Consente di sapere quanto sono aggiornati i dati nelle Dashboard.

Dove reperirli

Generato dallo strumento di estrazione (data e ora ETL)

Esempi
2023-11-25T00:00:00Z2023-11-25T06:00:00Z
Automatizzato
IsAutomated
Indicatore che segnala se l’attività è stata eseguita automaticamente.
Descrizione

Indicatore booleano ricavato dal codice di transazione e dal nome utente. Ad esempio, viene impostato su true se il TCODE è «F110» (esecuzione automatica dei pagamenti) o se l’utente è un account di sistema noto per l’elaborazione in batch. Questo attributo è necessario per il KPI «Tasso di compensazione automatizzata».

Perché è importante

Fondamentale per misurare l’efficienza del processo e il livello di automazione.

Dove reperirli

Ricavato da TCODE e USNAM

Esempi
truefalse
Codice società
CompanyCode
Unità organizzativa per la quale viene redatto il bilancio.
Descrizione

Rappresenta la specifica entità giuridica o società controllata all’interno della struttura aziendale. In SAP corrisponde al campo «BUKRS». L’analisi per codice società consente di confrontare i risultati delle diverse unità aziendali e di individuare quelle che gestiscono i crediti verso clienti con maggiore efficienza.

Perché è importante

Fondamentale per filtrare le Dashboard per unità aziendale e separare i conti finanziari.

Dove reperirli

Tabella BKPF, campo BUKRS

Esempi
1000US01DE99
Data di compensazione
ClearingDate
Data in cui la fattura è stata compensata, tramite pagamento o compensazione con un’altra partita.
Descrizione

Data (AUGDT) in cui la partita aperta è stata compensata nel sistema. È il riferimento temporale conclusivo del processo di recupero per una specifica fattura. È il dato principale per calcolare i «Giorni medi di incasso» e determinare se un pagamento è stato effettuato in ritardo.

Perché è importante

Riferimento temporale fondamentale per calcolare i giorni medi di incasso e la rapidità dei pagamenti.

Dove reperirli

Tabella BSAD (partite compensate), campo AUGDT

Esempi
2023-12-012023-11-15
Data di scadenza netta
NetDueDate
Data entro la quale deve essere effettuato il pagamento, calcolata dal sistema.
Descrizione

È la scadenza definitiva del pagamento. In SAP si ricava spesso aggiungendo i giorni previsti dalle condizioni di pagamento (ZTERM) alla data di riferimento (ZFBDT). Questo attributo è fondamentale per il KPI «Tasso di rispetto delle condizioni di pagamento» e permette di individuare le fatture scadute.

Perché è importante

Il riferimento per stabilire se i pagamenti sono puntuali o in ritardo.

Dove reperirli

Ricavata da BSEG-ZFBDT e dalle condizioni di pagamento (logica della tabella T052)

Esempi
2023-12-302024-01-15
Gruppo conto cliente
CustomerAccountGroup
Classifica i clienti in segmenti diversi.
Descrizione

Il gruppo conto SAP (KTOKD) classifica i clienti, ad esempio come destinatari della fattura, destinatari della merce o società del gruppo. Costituisce la mappatura principale dei segmenti di clientela. È essenziale per la Dashboard «Tendenze di pagamento per segmento di clientela», che consente di confrontare il rispetto delle condizioni di pagamento tra le diverse tipologie di clienti.

Perché è importante

È il metodo standard per segmentare i clienti in SAP.

Dove reperirli

Tabella KNA1, campo KTOKD

Esempi
KUNA0001DEBI
Importo in valuta locale
AmountInLocalCurrency
Valore della voce nella valuta del codice società.
Descrizione

Rappresenta il valore finanziario dell’attività o del documento nella valuta del libro mastro locale (DMBTR). Questo attributo serve a calcolare «ActivityAmount» ed è essenziale per stabilire le priorità delle attività di recupero in base al valore. Consente di concentrare l’analisi sulle partite aperte di importo elevato.

Perché è importante

Essenziale per analizzare l’impatto finanziario e dare priorità ai casi di importo elevato.

Dove reperirli

Tabella BSEG, campo DMBTR

Esempi
1500.00230.5010000.00
Nome utente
UserName
ID dell’utente che ha eseguito la transazione.
Descrizione

Registra l’ID utente SAP (USNAM) associato alla creazione o alla modifica del documento. Questo attributo corrisponde a «User» ed è utilizzato nella Dashboard «Efficienza nella risoluzione delle contestazioni» per monitorare i risultati degli addetti. Aiuta inoltre a distinguere gli utenti che operano manualmente dagli account di sistema.

Perché è importante

Consente di analizzare i risultati per membro del team e di rilevare le attività automatizzate.

Dove reperirli

Tabella BKPF, campo USNAM

Esempi
JSMITHBATCH_USERFIN_AP_01
Numero cliente
CustomerNumber
Identificativo univoco del conto cliente.
Descrizione

Identificativo univoco assegnato al cliente nel sistema SAP (KUNNR). Questo attributo consente alle Dashboard «Risultati delle attività di recupero crediti» e «Tendenze di pagamento per segmento di clientela» di aggregare le metriche del processo per cliente. È essenziale per individuare i clienti ad alto rischio.

Perché è importante

Consente di scendere di livello nell’analisi dei comportamenti dei singoli clienti e delle tendenze di pagamento.

Dove reperirli

Tabella BSEG o BSID/BSAD, campo KUNNR

Esempi
000100293CUST-9921000550021
Tipo di documento
DocumentType
Classifica il documento contabile (ad esempio, fattura, pagamento o nota di credito).
Descrizione

Il tipo di documento SAP (BLART) distingue le diverse transazioni aziendali, come una fattura cliente (DR), un pagamento cliente (DZ) o una nota di credito (DG). Questo attributo è fondamentale per definire «CaseType» e filtrare flussi di processo specifici, ad esempio per analizzare il «Tasso di rilavorazione delle note di credito».

Perché è importante

Permette di distinguere nei dati fatture, pagamenti e rettifiche.

Dove reperirli

Tabella BKPF, campo BLART

Esempi
RVDZDGDR
Area di controllo del credito
CreditControlArea
Unità organizzativa per la gestione del credito.
Descrizione

L’area di controllo del credito (KKBER) serve a definire e monitorare i limiti di credito dei clienti. Questo attributo supporta l’analisi «Impatto dei limiti e del rating di credito», raggruppando i clienti in base alle rispettive politiche creditizie. Aiuta a mettere in relazione i criteri di valutazione del rischio di credito con i ritardi di pagamento.

Perché è importante

Elemento chiave per analizzare il rischio di credito e l’efficacia delle politiche adottate.

Dove reperirli

Tabella KNB1 o KNKK, campo KKBER

Esempi
US01GLBLEU00
Città di fatturazione
BillingCity
Città associata all’indirizzo di fatturazione del cliente.
Descrizione

Nome della città (ORT01) ricavato dai dati anagrafici del cliente. Questo dato permette alla Dashboard di individuare quali segmenti di clientela o città di fatturazione contribuiscono maggiormente all’aumento dei giorni medi di incasso. Consente un’analisi geografica dettagliata dei comportamenti di pagamento.

Perché è importante

Necessario in particolare per la Dashboard «Analisi del tempo di ciclo delle fatture».

Dove reperirli

Tabella KNA1, campo ORT01

Esempi
New YorkBerlinoLondra
Codice di transazione
TransactionCode
Codice di transazione SAP utilizzato per eseguire l’attività.
Descrizione

Codice di transazione specifico (TCODE) utilizzato per registrare il documento, ad esempio «FB01» (Registra documento) o «F110» (Pagamento automatico). Questo attributo è alla base del calcolo di «IsAutomated» e della Dashboard «Monitoraggio dell’automazione dell’abbinamento degli incassi». Indica il metodo di inserimento.

Perché è importante

Codici di transazione diversi indicano modalità di elaborazione diverse, manuali o automatiche.

Dove reperirli

Tabella BKPF, campo TCODE

Esempi
VF01F110FB70FEB_BSPROC
Condizioni di pagamento
PaymentTerms
Codice che rappresenta le condizioni di pagamento concordate.
Descrizione

La chiave delle condizioni di pagamento (ZTERM) determina la data di scadenza e gli eventuali sconti applicabili. L’analisi di questo attributo aiuta a capire se i problemi relativi all’applicazione degli sconti per pagamento anticipato dipendono da condizioni troppo restrittive o da inefficienze del processo. È una dimensione fondamentale per la conformità finanziaria.

Perché è importante

Definisce il comportamento previsto e le scadenze del caso.

Dove reperirli

Tabella BSEG o KNB1, campo ZTERM

Esempi
NT30ZB010001
ID della contestazione
DisputeCaseId
Identificativo della contestazione collegata alla fattura.
Descrizione

Identificativo univoco (CASE_GUID o ID esterno) del modulo SAP FSCM Dispute Management. Questo attributo è indispensabile per la Dashboard «Efficienza nella risoluzione delle contestazioni». Collega il documento finanziario al flusso di lavoro di gestione delle contestazioni e consente di calcolare i tempi di risoluzione.

Perché è importante

Collega il processo di gestione dei crediti verso clienti al sottoprocesso di gestione delle contestazioni.

Dove reperirli

Tabella FDM_DCPROC o SCMG_T_CASE_ATTR (se FSCM è attivo)

Esempi
DISP-000123100029384
Paese del cliente
CustomerCountry
Codice del paese associato al cliente.
Descrizione

Posizione geografica del cliente (LAND1), ricavata dai dati anagrafici del cliente. Questo attributo supporta l’«Analisi del tempo di ciclo delle fatture», consentendo di confrontare i risultati per area geografica. Aiuta a individuare i paesi in cui i cicli di pagamento sono più lunghi a causa delle consuetudini locali o dei ritardi bancari.

Perché è importante

Supporta l’analisi dei risultati per area geografica e la rendicontazione normativa.

Dove reperirli

Tabella KNA1, campo LAND1

Esempi
USDEFR
Pagamento in ritardo
IsLatePayment
Indicatore che segnala se il pagamento è stato ricevuto dopo la data di scadenza.
Descrizione

Indicatore booleano calcolato confrontando la data di compensazione con la data di scadenza netta. Semplifica il calcolo del KPI «Tasso di rispetto delle condizioni di pagamento» e consente di filtrare rapidamente nella Dashboard i casi non conformi.

Perché è importante

Individua rapidamente le violazioni delle condizioni di pagamento nel processo.

Dove reperirli

Calcolato: ClearingDate > NetDueDate

Esempi
truefalse
Rating di credito
CreditRating
Valutazione dell’affidabilità creditizia del cliente.
Descrizione

Rating di credito del cliente (CTLPC o campo equivalente in KNKK/FSCM). Questo attributo è necessario per la Dashboard «Impatto dei limiti e del rating di credito». Consente agli analisti di mettere in relazione la probabilità di contestazioni o ritardi di pagamento con il profilo di rischio del cliente.

Perché è importante

Collega i dati sulla gestione del rischio ai risultati operativi.

Dove reperirli

Tabella KNKK (gestione del credito) o tabelle FSCM

Esempi
A+Rischio elevato500
Obbligatorio Consigliato Facoltativo

Attività relative ai crediti verso clienti

Queste fasi e tappe del processo rappresentano le attività essenziali da acquisire nell’Event Log per individuare con precisione i flussi di lavoro finanziari.
7 Consigliato 7 Facoltativo
Attività Descrizione
Contestazione registrata
Assegnazione a una voce della fattura di un codice causale che indica un disaccordo o una richiesta di chiarimento da parte del cliente. In genere, questo blocca il pagamento della fattura.
Perché è importante

Fondamentale per l’indicatore 'Efficienza nella risoluzione delle contestazioni'. Consente di individuare i motivi per cui gli incassi sono bloccati e di misurare il tempo di risoluzione.

Dove reperirli

Modifiche a BSEG-RSTGR (codice causale) o integrazione con le tabelle SAP FSCM per la gestione delle contestazioni (UDM_CASE).

Acquisizione

Confrontare il campo di stato prima e dopo la modifica oppure consultare il registro FSCM

Tipo di evento inferred
Documento contabile creato
Registrazione iniziale della fattura del cliente nel libro mastro della contabilità generale. In questo modo viene creata la partita aperta nel partitario della contabilità clienti.
Perché è importante

Segna l’inizio ufficiale della passività finanziaria e del conteggio dell’anzianità della fattura del cliente.

Dove reperirli

Tabelle BKPF (intestazione) e BSEG (segmento). Individuare i documenti in cui il tipo di conto (KOART) è 'D' (cliente). Utilizzare la data di inserimento (CPUDT) e l’ora (CPUTM).

Acquisizione

Registrato quando la transazione crea una voce in BKPF

Tipo di evento explicit
Fattura compensata
Fase finale della riconciliazione, in cui la fattura aperta viene collegata al pagamento e la partita aperta viene chiusa. Il processo è completo.
Perché è importante

Evento finale essenziale. Utilizzato per calcolare il 'Tasso di compensazione automatica' e completare il ciclo di vita.

Dove reperirli

Tabella BSEG. Per la voce della fattura vengono valorizzati i campi 'AUGBL' (documento di compensazione) e 'AUGDT' (data di compensazione).

Acquisizione

Registrato quando la partita aperta viene compensata

Tipo di evento explicit
Fattura inviata
Invio della fattura al cliente tramite stampa, e-mail o EDI. Questa attività indica quando il cliente riceve effettivamente la richiesta di pagamento.
Perché è importante

Essenziale per calcolare il KPI 'Tempo di invio della fattura'. I ritardi in questa fase aumentano direttamente i giorni medi di incasso.

Dove reperirli

Probabilmente richiede l’unione del documento FI con il documento di fatturazione SD (VBRK) e la verifica dello stato di elaborazione nella tabella di controllo degli output (NAST).

Acquisizione

Correlare VBRK-VBNUM con i registri degli output in NAST

Tipo di evento inferred
Pagamento parziale registrato
Ricezione di un pagamento che copre solo una parte dell’importo totale della fattura. La fattura resta aperta con un saldo residuo.
Perché è importante

Fondamentale per l’analisi dell’impatto dei pagamenti parziali. Aumenta la complessità delle riconciliazioni e i tempi del ciclo.

Dove reperirli

Tabella BSEG. Individuare i documenti di pagamento (tipo DZ/KZ) che fanno riferimento alla fattura (REBZG) senza compensarla interamente.

Acquisizione

Registrato quando viene contabilizzato il documento di pagamento

Tipo di evento explicit
Pagamento ricevuto
Registrazione di un documento di pagamento in entrata destinato a saldare la fattura. Registra l’afflusso di liquidità nel libro mastro.
Perché è importante

Evento centrale per il calcolo dei 'Giorni medi di incasso'. Rappresenta l’effettivo incasso della vendita.

Dove reperirli

Tabelle BKPF/BSEG. Tipo di documento 'DZ' (pagamento cliente) o 'KZ' (pagamento fornitore per i clienti).

Acquisizione

Registrato quando viene eseguita la transazione di pagamento

Tipo di evento explicit
Sollecito di pagamento inviato
Invio al cliente di una lettera di sollecito o di un promemoria di pagamento a causa di un saldo scaduto. Rappresenta l’intervento proattivo del team di recupero crediti.
Perché è importante

Essenziale per la Dashboard 'Risultati delle attività di recupero crediti'. Una frequenza elevata può indicare comportamenti di pagamento inadeguati da parte dei clienti.

Dove reperirli

Tabelle MHND (dati dei solleciti) e MHNK (intestazione dei solleciti). Registrano la data e il livello del sollecito.

Acquisizione

Registrato quando viene eseguita la procedura di sollecito (F150)

Tipo di evento explicit
Compensazione stornata
Annullamento di una compensazione precedentemente completata, che riapre la fattura. Indica un errore nella contabilizzazione iniziale dell’incasso.
Perché è importante

Indica una rilavorazione. Gli storni frequenti segnalano problemi nelle regole di contabilizzazione automatica degli incassi o nella formazione sulla riconciliazione manuale.

Dove reperirli

Tabella BKPF. Individuare i documenti in cui la compensazione è stata annullata, utilizzando la logica della transazione FBRA o i registri delle modifiche.

Acquisizione

Registrato quando viene eseguita la transazione FBRA

Tipo di evento explicit
Condizioni di pagamento modificate
Aggiornamento delle condizioni di pagamento concordate, ad esempio della data di scadenza o dei requisiti per ottenere uno sconto, dopo la registrazione della fattura. Spesso indica una rinegoziazione o una correzione.
Perché è importante

Le modifiche alle condizioni di pagamento alterano l’analisi dell’anzianità dei crediti e possono indicare errori nei dati anagrafici o concessioni occasionali.

Dove reperirli

Tabelle dei documenti di modifica (CDHDR/CDPOS) collegate al documento contabile (BSEG-ZTERM o BSEG-ZFBDT).

Acquisizione

Registrato quando il documento di modifica viene scritto in CDHDR

Tipo di evento explicit
Estratto conto bancario abbinato
Abbinamento automatico di una voce dell’estratto conto bancario elettronico a un conto cliente. Rappresenta la prima rilevazione dell’incasso in banca.
Perché è importante

Supporta il 'Monitoraggio dell’automazione della contabilizzazione degli incassi'. Indica l’efficienza dell’elaborazione degli estratti conto bancari elettronici (EBS).

Dove reperirli

Tabelle FEBEP (voci degli estratti conto bancari elettronici) e FEBA (elaborazione degli estratti conto bancari).

Acquisizione

Registrato quando l’EBS viene caricato ed elaborato

Tipo di evento explicit
Impegno di pagamento registrato
Impegno del cliente a pagare un importo specifico entro una data stabilita. Aggiorna le previsioni di cassa.
Perché è importante

Utilizzato in 'Risultati delle attività di recupero crediti'. Il tasso di rispetto degli impegni consente di prevedere l’accuratezza dei flussi di cassa a breve termine.

Dove reperirli

Tabelle SAP FSCM per la gestione del recupero crediti (UDM_P2P) oppure informazioni dedotte dalle note di testo create dagli addetti al recupero crediti.

Acquisizione

Registrato in FSCM o nella tabella di testo STXH

Tipo di evento explicit
Nota di credito registrata
Emissione di una nota di credito al cliente, che riduce il saldo dei crediti in essere. In genere, serve a correggere errori di fatturazione o a gestire resi.
Perché è importante

Alimenta il KPI 'Tasso di rilavorazione delle note di credito'. Un volume elevato indica problemi di qualità a monte nei processi di vendita o di evasione degli ordini.

Dove reperirli

Tabelle BKPF/BSEG, in cui il tipo di documento è 'DG' (o un tipo di nota di credito personalizzato) e fa riferimento alla fattura originale.

Acquisizione

Registrato quando la transazione crea un documento di credito in BKPF

Tipo di evento explicit
Sconto per pagamento anticipato applicato
Applicazione di uno sconto previsto dalle condizioni di pagamento, che riduce l’importo finale da versare. Si verifica quando il pagamento viene effettuato entro il periodo previsto per lo sconto.
Perché è importante

Monitora l’indicatore 'Sconti per pagamento anticipato applicati'. Aiuta a verificare se gli sconti vengono applicati correttamente o concessi per errore.

Dove reperirli

Tabella BSEG. Il campo 'SKNTO' (importo dello sconto per pagamento anticipato) viene valorizzato nella voce di compensazione.

Acquisizione

Registrato come valore del campo nel documento di compensazione

Tipo di evento explicit
Stralcio registrato
Classificazione del saldo della fattura come inesigibile, con rimozione dai crediti e registrazione tra le perdite su crediti. Si applica quando il recupero non va a buon fine.
Perché è importante

Esito negativo del processo. È importante per analizzare le cause profonde delle perdite di ricavi.

Dove reperirli

Tabella BSEG. Documento di compensazione con un tipo di documento specifico, ad esempio 'AB', o un codice causale che indica uno stralcio.

Acquisizione

Dedurre dal tipo di documento e dalla mappatura dei conti di contabilità generale

Tipo di evento inferred
Consigliato Facoltativo

Guide all’estrazione

Come estrarre i dati da SAP ECC

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