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Migliori il processo di acquisto e pagamento: elaborazione delle fatture

Migliori l’efficienza dell’elaborazione delle fatture in SAP ECC con la nostra guida in 6 passaggi.

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Ottimizzi l’elaborazione delle fatture in SAP ECC per aumentare l’efficienza

L’elaborazione delle fatture può causare ritardi e problemi di conformità. La nostra piattaforma La aiuta a individuare le inefficienze, dall’inserimento iniziale dei dati fino all’esecuzione del pagamento. Individui le opportunità per semplificare i flussi di lavoro, ridurre le attività manuali e pagare i fornitori puntualmente.

Scarichi il nostro template dei dati preconfigurato e affronti le sfide più comuni per raggiungere i Suoi obiettivi di efficienza. Segua il nostro piano di miglioramento in sei fasi e consulti la guida al template dei dati per trasformare le Sue attività.

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Perché ottimizzare il processo di elaborazione delle fatture dall’acquisto al pagamento in SAP ECC?

Un processo efficiente di elaborazione delle fatture dall’acquisto al pagamento è fondamentale per una gestione finanziaria solida e rapporti affidabili con i fornitori. In ambienti ERP complessi come SAP ECC, l’elaborazione delle fatture prevede spesso numerosi passaggi manuali, diversi livelli di approvazione e l’integrazione con vari moduli, come FI-GL. Questa complessità può causare colli di bottiglia significativi, tempi di ciclo più lunghi e un aumento dei costi operativi. Le organizzazioni devono spesso affrontare problemi quali ritardi nell’approvazione delle fatture, discrepanze tra fatture, ordini di acquisto e ricevute merci, nonché il mancato rispetto delle procedure interne o dei requisiti normativi.

I costi di un’elaborazione inefficiente delle fatture non si limitano alla manodopera. Comprendono gli sconti per pagamento anticipato non sfruttati, le penali per ritardato pagamento, l’aumento delle richieste di chiarimento da parte dei fornitori e persino rapporti più difficili con questi ultimi, con effetti negativi sul capitale circolante e sui flussi di cassa. Ottimizzare questo processo fondamentale in SAP ECC non significa soltanto accelerarlo, ma anche migliorarne l’accuratezza, la conformità e il controllo finanziario. Comprendendo il percorso effettivo di ogni fattura, può ottenere risparmi significativi e migliorare le prestazioni complessive del processo dall’acquisto al pagamento.

Come il Process Mining fa luce sui flussi di lavoro delle fatture in SAP ECC

Il Process Mining offre un approccio basato sui dati per comprendere davvero come si svolge in SAP ECC il processo di elaborazione delle fatture dall’acquisto al pagamento. Invece di affidarsi a supposizioni o testimonianze, il Process Mining estrae i dati dell’Event Log direttamente dal sistema SAP ECC, utilizzando in particolare tabelle come BKPF, BSEG, GLT0, FAGLFLEXA, SKA1 e SKB1. Questi dati vengono quindi utilizzati per ricostruire e visualizzare automaticamente il flusso effettivo del processo, mostrando ogni passaggio compiuto da una fattura, dalla ricezione al pagamento finale.

Questa prospettiva consente di andare oltre la reportistica standard e di ottenere informazioni approfondite sulle varianti del processo, sui cicli di rilavorazione e sui colli di bottiglia che potrebbero essere nascosti nel sistema. Può individuare con precisione dove si bloccano le fatture, chi è coinvolto nei ritardi e quali varianti del processo comportano i tempi di ciclo più lunghi. Il Process Mining offre una visione oggettiva e completa, dall’inizio alla fine, che permette di individuare inefficienze e scostamenti dai requisiti di conformità con una chiarezza senza precedenti e di definire come migliorare il processo di elaborazione delle fatture dall’acquisto al pagamento.

Principali aree di miglioramento nell’elaborazione delle fatture dall’acquisto al pagamento

L’analisi dell’elaborazione delle fatture in SAP ECC con il Process Mining porta in genere alla luce diverse aree in cui è possibile intervenire:

Acquisizione e inserimento dei dati delle fatture: individui ritardi o errori che si verificano durante l’acquisizione iniziale dei dati. Capire dove si concentra il lavoro manuale può mettere in evidenza opportunità di automazione o di migliore integrazione.
Abbinamento e risoluzione delle discrepanze: individui le cause più frequenti delle differenze tra fatture, ordini di acquisto e ricevute merci. Analizzi i tempi di ciclo necessari per risolvere queste discrepanze e individui come semplificare questo passaggio fondamentale.
Colli di bottiglia nel flusso di approvazione: visualizzi l’intera gerarchia delle approvazioni e individui le persone, i reparti o i passaggi di approvazione che causano ritardi con regolarità. Queste informazioni aiutano a rivedere i limiti di approvazione, le regole di instradamento o le esigenze di formazione.
Gestione dei blocchi di pagamento: comprenda con quale frequenza vengono applicati i blocchi di pagamento e quanto durano. Analizzi le cause profonde dei blocchi e l’efficienza del processo di rilascio, così da garantire pagamenti puntuali.
Individuazione di problemi di conformità e rilavorazioni: rilevi gli scostamenti dalle procedure operative standard o dalle regole di conformità. Individui le rilavorazioni, gli interventi manuali o i passaggi non autorizzati che aumentano i costi e introducono rischi.

Risultati misurabili attesi

Gli interventi individuati con il Process Mining per il processo di elaborazione delle fatture dall’acquisto al pagamento in SAP ECC possono generare benefici significativi e misurabili:

Riduzione dei tempi di ciclo di elaborazione delle fatture: riduca sensibilmente il tempo che intercorre tra la ricezione della fattura e il pagamento finale, spesso del 30% o più, accelerando così i cicli di chiusura.
Riduzione dei costi di elaborazione: limiti il lavoro manuale, riduca le rilavorazioni ed elimini le inefficienze, ottenendo risparmi significativi per ogni fattura elaborata.
Maggiore conformità e mitigazione dei rischi: garantisca un maggiore rispetto dei controlli interni e dei requisiti normativi, riducendo i rischi legati agli audit e le sanzioni finanziarie.
Rapporti migliori con i fornitori: rafforzi i rapporti garantendo pagamenti puntuali e riducendo le controversie, con la possibilità di ottenere condizioni più vantaggiose.
Ottimizzazione del capitale circolante: sfrutti al meglio gli sconti per pagamento anticipato e migliori la gestione dei flussi di cassa, con effetti diretti sulla solidità finanziaria dell’organizzazione.
Maggiore trasparenza del processo: ottenga una visione completa delle prestazioni dell’elaborazione delle fatture, così da monitorarle e migliorarle con continuità.

Come iniziare a ottimizzare l’elaborazione delle fatture P2P

Ottimizzare in SAP ECC il processo di elaborazione delle fatture dall’acquisto al pagamento non deve essere necessariamente complesso. Grazie alla prospettiva offerta dal Process Mining, avrà a disposizione gli strumenti e le informazioni necessari per condurre un’analisi approfondita. Può iniziare collegando i dati di SAP ECC e applicando questo template di Process Mining specifico, per visualizzare rapidamente lo stato attuale, individuare i colli di bottiglia più critici e scoprire interventi concreti per ridurre i tempi di ciclo dell’elaborazione delle fatture dall’acquisto al pagamento. Inizi oggi a trasformare i flussi di lavoro delle fatture, migliorando efficienza e conformità nell’intero processo dall’acquisto al pagamento.

Purchase to Pay - Elaborazione delle fatture verifica delle fatture team della contabilità fornitori abbinamento a tre vie approvazione delle fatture condizioni di pagamento pagamenti ai fornitori contabilità fornitori gestione della conformità Procure to Pay P2P Gestione dei fornitori Abbinamento delle fatture

Problemi e sfide comuni

Individui le sfide che La riguardano

I ritardi nei flussi di lavoro di approvazione delle fatture spesso causano pagamenti tardivi, danneggiando i rapporti con i fornitori e comportando potenziali penali. Questi colli di bottiglia immobilizzano il capitale circolante e creano inefficienze nell’intero processo dall’acquisto al pagamento. ProcessMind analizza le attività di approvazione e individua gli approvatori o i passaggi che causano ritardi, consentendo di ottimizzare in modo mirato il flusso di lavoro in SAP ECC.

Le discrepanze tra fatture e ordini di acquisto, ad esempio nelle quantità o nei prezzi, richiedono interventi manuali e rilavorazioni. Questo assorbe molto tempo del team di contabilità fornitori, allunga i cicli di elaborazione e aumenta il rischio di pagamenti errati in SAP ECC. ProcessMind visualizza dove e perché si verificano discrepanze nell’abbinamento durante l’elaborazione delle fatture dall’acquisto al pagamento, mettendo in evidenza cause profonde come la creazione errata degli ordini di acquisto o problemi con le ricevute merci.

L’inserimento manuale dei dati delle fatture aumenta la probabilità di errori umani, che possono causare registrazioni errate, problemi di riconciliazione e successive correzioni manuali. In SAP ECC, questi errori compromettono l’accuratezza finanziaria e richiedono al team di contabilità fornitori rilavorazioni che richiedono molto tempo. ProcessMind individua dove si verificano gli errori di acquisizione dei dati e con quale frequenza, mettendo in evidenza i punti di inserimento o i gruppi di utenti che necessitano di formazione o automazione nel processo dall’acquisto al pagamento.

Gli scostamenti dalle procedure aziendali definite o dai requisiti normativi durante l’elaborazione delle fatture possono esporre l’organizzazione a sanzioni finanziarie, audit e danni alla reputazione. Negli ambienti SAP ECC è fondamentale che ogni passaggio, dalla ricezione al pagamento, rispetti gli standard. ProcessMind rileva i passaggi che aggirano le fasi di approvazione o violano la separazione dei compiti, offrendo una traccia di audit chiara e informazioni utili per garantire la conformità nel processo di elaborazione delle fatture dall’acquisto al pagamento.

Le fatture soggette a blocchi di pagamento, dovuti a discrepanze o ad altri motivi, spesso restano in sospeso a lungo. Ne conseguono scadenze di pagamento mancate, rapporti più difficili con i fornitori e possibili penali per ritardato pagamento, con ripercussioni sulla gestione dei flussi di cassa in SAP ECC. ProcessMind monitora l’intero ciclo di vita dei blocchi di pagamento, individuando le cause più frequenti, i responsabili del rilascio e il tempo medio necessario, così da accelerarne la risoluzione nel processo dall’acquisto al pagamento.

Senza una visione chiara e completa dell’intero percorso di elaborazione delle fatture, è difficile individuare i veri colli di bottiglia, comprendere come vengono distribuite le risorse o misurare l’efficienza complessiva. Questa mancanza di trasparenza ostacola le decisioni basate sui dati e gli interventi di ottimizzazione in SAP ECC. ProcessMind ricostruisce il flusso effettivo completo di elaborazione delle fatture dall’acquisto al pagamento, mostrando tutte le varianti e gli scostamenti e offrendo informazioni dettagliate su ogni passaggio, dalla ricezione al pagamento.

L’eccessivo lavoro manuale, i numerosi cicli di rilavorazione e i tempi di ciclo prolungati incidono in modo significativo sul costo di elaborazione di ogni fattura. Questi costi nascosti riducono la redditività e segnalano inefficienze nella funzione di contabilità fornitori in SAP ECC. ProcessMind quantifica l’impatto economico dei diversi scostamenti dal processo e dei passaggi manuali nell’elaborazione delle fatture dall’acquisto al pagamento, individuando le aree in cui automatizzare e semplificare per ridurre le spese operative.

Quando le fatture non vengono elaborate tempestivamente, le organizzazioni spesso perdono gli sconti offerti dai fornitori per i pagamenti anticipati. Si tratta di una perdita diretta di risparmi potenziali, che incide negativamente sulla gestione del capitale circolante, soprattutto negli ambienti SAP ECC. ProcessMind mette in evidenza le fatture che non rispettano le condizioni per il pagamento anticipato e individua i ritardi specifici del processo, come i colli di bottiglia nelle approvazioni o i problemi di abbinamento, che ne impediscono il pagamento puntuale nel processo dall’acquisto al pagamento.

Le differenze nell’applicazione o nel rispetto delle condizioni di pagamento tra fornitori o transazioni possono causare comportamenti di pagamento non uniformi, mettendo a rischio i rapporti con i fornitori o una gestione ottimale dei flussi di cassa. In SAP ECC, la standardizzazione è fondamentale per gestire le operazioni finanziarie in modo efficiente. ProcessMind evidenzia le discrepanze nella pianificazione dei pagamenti rispetto alle condizioni definite, individuando i casi in cui i pagamenti vengono effettuati troppo presto o troppo tardi e le ragioni di questi scostamenti nel processo dall’acquisto al pagamento.

Una distribuzione disomogenea delle attività o i colli di bottiglia in specifiche fasi di elaborazione possono sovraccaricare alcuni membri del team e lasciare altri con un carico insufficiente. Questo squilibrio incide sulla produttività dei dipendenti e sull’efficienza complessiva del team di contabilità fornitori che lavora con SAP ECC. ProcessMind analizza la durata delle attività e l’assegnazione delle risorse, individuando gli squilibri nel carico di lavoro e le opportunità per ottimizzare la distribuzione delle risorse nell’elaborazione delle fatture dall’acquisto al pagamento.

Le fatture richiedono spesso numerosi interventi manuali, dalla convalida iniziale dei dati ai diversi cicli di approvazione e alla correzione degli errori. Ogni intervento manuale aumenta tempi e costi di elaborazione, accresce il rischio di errori e limita le possibilità di automazione in SAP ECC. ProcessMind mappa tutte le attività manuali e i cicli di rilavorazione, quantificandone frequenza e impatto per individuare le opportunità più adatte all’automazione e alla semplificazione del processo di elaborazione delle fatture dall’acquisto al pagamento.

Quando si verificano ritardi nell’elaborazione delle fatture, spesso è difficile individuarne la causa esatta o il responsabile senza svolgere indagini manuali approfondite tra sistemi e registri diversi. Questa mancanza di un’analisi chiara delle cause profonde impedisce di risolvere efficacemente i problemi e di migliorare con continuità il processo in SAP ECC. ProcessMind individua con precisione le attività e gli attributi che precedono un ritardo, fornendo dati a supporto delle cause alla base della lentezza nel ciclo dall’acquisto al pagamento.

Obiettivi tipici

Definisca i criteri di successo

Questo obiettivo mira a ridurre il tempo che intercorre tra la ricezione di una fattura e la sua approvazione finale, con effetti diretti sulla puntualità dei pagamenti ai fornitori e sul capitale circolante. Le approvazioni lente possono far perdere sconti per pagamento anticipato e compromettere i rapporti con i fornitori, aumentando i costi operativi. Raggiungere questo obiettivo significa far avanzare le fatture molto più rapidamente nel flusso di lavoro di elaborazione delle fatture dall’acquisto al pagamento in SAP ECC, riducendo i tempi di ciclo complessivi e migliorando l’efficienza. Ridurre del 30% i tempi di ciclo delle approvazioni potrebbe migliorare sensibilmente i flussi di cassa e la soddisfazione dei fornitori. ProcessMind individua i colli di bottiglia e i tempi di attesa prolungati nel processo di approvazione, visualizzando ogni passaggio compiuto da una fattura. Mette in evidenza gli approvatori o le fasi che causano ritardi, consentendo di intervenire in modo mirato sui processi, riconfigurare i flussi di lavoro o valutare opportunità di automazione. Confrontando i percorsi effettivi di approvazione con i modelli ideali, ProcessMind aiuta ad applicare le migliori pratiche e a monitorare l’impatto delle modifiche, ottenendo miglioramenti misurabili.

L’inserimento manuale dei dati è una delle principali cause di errori, che comportano rilavorazioni, ritardi nei pagamenti e maggiori costi di elaborazione nel processo di elaborazione delle fatture dall’acquisto al pagamento. Raggiungere questo obiettivo significa elaborare le fatture con maggiore accuratezza fin dall’inizio, riducendo al minimo le correzioni e le riconciliazioni. In questo modo il processo diventa più rapido e migliora anche la qualità dei dati in SAP ECC, con vantaggi per la reportistica finanziaria e la conformità. Ridurre dell’80% gli errori manuali consente al team di contabilità fornitori di dedicare più tempo ad attività strategiche. ProcessMind visualizza tutti i cicli di rilavorazione e le attività di correzione degli errori causati da dati delle fatture acquisiti in modo errato. Individua con precisione dove si originano gli errori nel flusso del processo e rileva schemi ricorrenti, ad esempio fornitori o tipi di fattura che causano spesso questi problemi. Sulla base di queste informazioni, le organizzazioni possono adottare misure preventive, come strumenti automatizzati per l’estrazione dei dati, regole di convalida più rigorose o formazione mirata, semplificando il processo e migliorandone l’accuratezza.

Perdere occasioni di sconto per pagamento anticipato rappresenta una perdita finanziaria diretta per l’organizzazione. Questo obiettivo mira a garantire che le fatture idonee vengano pagate entro il periodo previsto per lo sconto, massimizzando così i risparmi. Una percentuale più alta di sconti ottenuti consente di gestire meglio il capitale circolante e produce un effetto positivo immediato sui risultati economici. Portare al 95% la percentuale di sconti per pagamento anticipato ottenuti su tutte le fatture idonee elaborate in SAP ECC si traduce direttamente in risparmi annuali significativi. ProcessMind monitora con precisione l’intero ciclo di vita di ogni fattura, dalla ricezione al pagamento, individuando i casi in cui il pagamento è stato effettuato dopo la scadenza dello sconto. Mette in evidenza i ritardi specifici nel flusso di lavoro di elaborazione delle fatture dall’acquisto al pagamento che causano queste occasioni perse, come i colli di bottiglia nelle approvazioni o i blocchi di pagamento che restano attivi a lungo. Visualizzando questi schemi, ProcessMind aiuta a ottimizzare i flussi di lavoro e la pianificazione dei pagamenti, così da garantire pagamenti puntuali e sfruttare gli sconti disponibili.

Il rispetto delle procedure interne e delle normative esterne è fondamentale nell’elaborazione delle fatture, per evitare sanzioni finanziarie, audit e danni alla reputazione. Questo obiettivo garantisce che ogni fattura elaborata in SAP ECC rispetti rigorosamente le regole definite e i requisiti di legge, dall’acquisizione dei dati fino all’esecuzione del pagamento. La piena conformità offre maggiore tranquillità, rafforza la governance e protegge l’organizzazione dai rischi potenziali. Il rispetto del 100% delle linee guida normative e interne riduce i rischi finanziari e operativi. ProcessMind offre funzionalità avanzate di controllo di conformità, che consentono alle organizzazioni di confrontare il flusso effettivo di elaborazione delle fatture dall’acquisto al pagamento con modelli e regole di conformità predefiniti. Segnala automaticamente gli scostamenti, i passaggi non autorizzati e le approvazioni mancanti, mostrando chiaramente dove e come si verificano le lacune di conformità. Questa analisi dettagliata consente di intervenire tempestivamente e di monitorare il processo con continuità, mantenendolo pienamente conforme.

Le frequenti discrepanze tra fatture e ordini di acquisto (PO) sono una delle principali cause di rilavorazioni, interventi manuali e ritardi nei pagamenti nel processo di elaborazione delle fatture dall’acquisto al pagamento. Questo obiettivo mira a ridurre tali discrepanze e a rendere più fluido e rapido l’abbinamento a tre vie. Raggiungerlo migliora l’efficienza delle operazioni di contabilità fornitori e rafforza l’integrità dei dati in SAP ECC. Ridurre del 50% le discrepanze nell’abbinamento tra fatture e ordini di acquisto limita sensibilmente gli interventi manuali e le rilavorazioni. ProcessMind analizza il flusso di elaborazione delle fatture per individuare dove e perché si verificano spesso discrepanze nell’abbinamento, ad esempio a causa di problemi con le ricevute merci, modifiche agli ordini di acquisto o errori di inserimento dei dati. Visualizza la frequenza e l’impatto di queste discrepanze sul processo complessivo, mettendo in evidenza schemi ricorrenti e cause profonde. Queste informazioni consentono di intervenire in modo mirato sulla creazione degli ordini di acquisto, sui processi di ricezione merci o sulla logica di abbinamento automatizzato, semplificando l’intera fase di verifica.

I blocchi di pagamento possono ritardare sensibilmente i pagamenti ai fornitori, compromettere i rapporti con questi ultimi e comportare penali per ritardato pagamento. Questo obiettivo mira a individuare e risolvere rapidamente le cause profonde dei blocchi. Una risoluzione più rapida consente di effettuare pagamenti puntuali, prevedere meglio i flussi di cassa e migliorare i rapporti con i fornitori. Ridurre del 40% il tempo medio durante il quale un blocco di pagamento resta attivo migliora la fiducia dei fornitori e l’efficienza operativa. ProcessMind monitora con precisione la durata e la frequenza dei blocchi di pagamento nel ciclo di elaborazione delle fatture dall’acquisto al pagamento in SAP ECC. Individua le fatture bloccate e fornisce informazioni sulle cause dei blocchi e sui tempi abituali di risoluzione. Analizzando i percorsi che portano ai blocchi di pagamento e quelli che ne seguono, ProcessMind aiuta a individuare flussi di lavoro di risoluzione inefficienti e colli di bottiglia, consentendo interventi più rapidi e l’ottimizzazione del processo.

Gli elevati costi di elaborazione per fattura riducono la redditività e segnalano inefficienze nel reparto di contabilità fornitori. Questo obiettivo mira a individuare ed eliminare i fattori che generano costi, come l’eccessivo lavoro manuale, le rilavorazioni e i tempi di ciclo prolungati. Ridurre il costo per fattura significa rendere più snello ed efficiente il processo di elaborazione delle fatture dall’acquisto al pagamento. Ridurre del 20% il costo di elaborazione di ogni fattura incide direttamente sul budget operativo dell’organizzazione e ne migliora la solidità finanziaria. ProcessMind offre una visione completa delle attività, delle risorse e dei ritardi associati a ogni fattura, consentendo di calcolare con precisione i costi di elaborazione. Mette in evidenza le varianti del processo più costose, i passaggi superflui e i cicli di rilavorazione frequenti che fanno aumentare le spese. Individuando queste inefficienze in SAP ECC, ProcessMind supporta decisioni basate sui dati per automatizzare le attività, eliminare quelle ridondanti e ottimizzare l’allocazione delle risorse, riducendo sensibilmente i costi.

L’applicazione non uniforme delle condizioni di pagamento tra fornitori o fatture può causare incertezza finanziaria, occasioni perse di sconto e controversie con i fornitori. Questo obiettivo mira ad applicare politiche uniformi, garantendo un trattamento equo e coerente a tutti i fornitori. La standardizzazione migliora le previsioni finanziarie, rafforza i rapporti con i fornitori e ottimizza la gestione del capitale circolante. Garantire un’applicazione uniforme delle condizioni di pagamento nel 98% dei casi rende più chiare ed efficienti le operazioni finanziarie. ProcessMind analizza ogni evento di pagamento nel ciclo di elaborazione delle fatture dall’acquisto al pagamento, confrontando le date effettive dei pagamenti e l’utilizzo degli sconti con le condizioni previste. Individua gli scostamenti nell’applicazione delle condizioni e rileva schemi ricorrenti di eccezioni o modifiche manuali. Questa visibilità consente alle organizzazioni di applicare procedure operative standard in SAP ECC, ottenendo maggiore coerenza e prevedibilità e rafforzando la fiducia dei fornitori.

Un carico di lavoro squilibrato tra i membri del team di contabilità fornitori (AP) può causare colli di bottiglia, esaurimento del personale e inefficienze nell’elaborazione delle fatture. Questo obiettivo mira a distribuire le attività in modo più uniforme, utilizzando le risorse in maniera efficace ed evitando di sovraccaricare singole persone o team. Una distribuzione ottimale del carico di lavoro aumenta la produttività del team, riduce i ritardi di elaborazione e migliora la soddisfazione sul lavoro. Mantenere entro il 10% gli scostamenti nel carico di lavoro del team AP migliora la produttività e riduce lo stress. ProcessMind offre funzionalità di analisi delle risorse e visualizza come vengono distribuite ed elaborate le attività tra i diversi membri del team AP. Individua le persone o i gruppi costantemente sovraccarichi o sottoutilizzati, nonché quelli che contribuiscono spesso ai ritardi di elaborazione. Collegando queste informazioni al flusso di elaborazione delle fatture dall’acquisto al pagamento, ProcessMind consente alle organizzazioni di riassegnare le attività, semplificare i flussi di lavoro e distribuire il lavoro in modo più equo ed efficiente in SAP ECC.

Molte attività di elaborazione delle fatture sono ripetitive e manuali, assorbono tempo e risorse preziosi e sono soggette a errori umani. Questo obiettivo mira a individuarle e ad automatizzarle con la robotic process automation (RPA) o altri strumenti digitali. Un maggiore livello di automazione permette al personale della contabilità fornitori di dedicarsi ad attività più complesse e a maggior valore aggiunto, aumentando sensibilmente efficienza e accuratezza. Automatizzare il 30% delle attività ripetitive ad alto volume riduce il lavoro manuale e accelera il ciclo di elaborazione delle fatture dall’acquisto al pagamento. ProcessMind mappa ogni singolo passaggio del percorso di elaborazione delle fatture dall’acquisto al pagamento, mettendo in evidenza le attività manuali frequenti, di scarso valore e basate su regole in SAP ECC. Individua le attività più adatte all’automazione analizzandone la frequenza, la durata e i costi associati. Le informazioni di ProcessMind consentono alle organizzazioni di individuare con precisione dove l’automazione può offrire i maggiori vantaggi, sostituendo il lavoro manuale con processi automatizzati ed efficienti.

I ritardi nell’elaborazione delle fatture spesso derivano da problemi complessi e interconnessi, difficili da individuare e risolvere senza una visione chiara. Questo obiettivo mira a scoprire sistematicamente le ragioni precise dei tempi di elaborazione prolungati, così da consentire interventi mirati ed efficaci. In questo modo si va oltre la gestione dei sintomi e si affrontano i problemi alla radice, ottenendo miglioramenti duraturi in termini di efficienza e rapidità. Individuare e risolvere sistematicamente le tre principali cause profonde dei ritardi migliora la prevedibilità complessiva del processo. ProcessMind offre una visione completa del processo, mappando con precisione ogni evento e attività nel flusso di elaborazione delle fatture dall’acquisto al pagamento. Non si limita a mostrare dove si verificano i ritardi, ma consente anche di analizzare in profondità gli attributi e le condizioni specifiche a essi associati, come determinati approvatori, tipi di fattura o problemi di sistema in SAP ECC. Queste informazioni dettagliate consentono alle organizzazioni di passare dalle supposizioni a conclusioni basate sui dati sulle vere cause profonde delle inefficienze.

Il percorso di miglioramento in 6 passaggi per l’elaborazione delle fatture P2P in SAP ECC

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Cosa fare

Scarichi il template Excel progettato per i dati del processo di elaborazione delle fatture dall’acquisto al pagamento. Il template garantisce che i dati siano strutturati correttamente per un’analisi ottimale.

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Perché è importante

Una struttura dati standardizzata è fondamentale per mappare correttamente il processo e individuare opportunità di miglioramento senza incongruenze nei dati.

Risultato atteso

Un template Excel vuoto, predisposto per i dati di elaborazione delle fatture in SAP ECC.

COSA OTTERRÀ

Scopra come vengono davvero elaborate le fatture nel processo P2P

ProcessMind ricostruisce l’intero percorso di ogni fattura, dalla creazione al pagamento. Visualizzi i ritardi nascosti, i rischi di conformità e le opportunità per semplificare il ciclo dal pagamento all’elaborazione delle fatture e renderlo più efficiente.

Individui i colli di bottiglia nell’elaborazione delle fatture
Individui i rischi di conformità e le deviazioni
Riduca il lavoro manuale nella gestione delle fatture
Si assicuri che i fornitori vengano pagati sempre nei tempi previsti

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

RISULTATI TIPICI

Risultati concreti nell’elaborazione delle fatture

Questi risultati illustrano i miglioramenti tangibili in termini di efficienza e riduzione dei costi che si osservano ottimizzando i flussi di lavoro per l’elaborazione delle fatture da acquisto a pagamento. Con il Process Mining, le organizzazioni individuano ed eliminano i colli di bottiglia, riducendo i tempi di elaborazione e migliorando la conformità in sistemi come SAP ECC.

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Approvazioni delle fatture più rapide

Riduzione media dei tempi di approvazione

Semplifichi i flussi di lavoro di approvazione individuando ed eliminando i colli di bottiglia, così da approvare le fatture molto più rapidamente. In questo modo i pagamenti vengono effettuati prima e migliorano i rapporti con i fornitori.

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Più sconti per pagamento anticipato

Miglioramento nell’utilizzo degli sconti

Aumenti la percentuale di sconti per pagamento anticipato ottenuti ottimizzando le tempistiche dei pagamenti e intervenendo tempestivamente sui ritardi di elaborazione. Questo contribuisce direttamente a generare risparmi significativi.

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Meno rilavorazioni

Riduzione della gestione manuale delle discrepanze

Riduca gli interventi manuali dovuti a discrepanze di abbinamento o errori nei dati. Il Process Mining individua le cause profonde e consente di automatizzare le correzioni, migliorando sensibilmente l’efficienza.

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Meno lacune di conformità

Riduzione delle deviazioni dalle policy

Individui ed elimini i casi in cui l’elaborazione delle fatture non rispetta le policy aziendali o i requisiti normativi. In questo modo rafforza i controlli interni e riduce i rischi in sede di audit.

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Risoluzione più rapida dei blocchi

Risoluzione più rapida dei blocchi di pagamento

Accelera la risoluzione dei blocchi di pagamento individuando le cause più comuni e semplificando i flussi di lavoro per risolverli. In questo modo i pagamenti vengono effettuati puntualmente e aumenta la soddisfazione dei fornitori.

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Elaborazione automatizzata

Riduzione delle attività manuali per fattura

Individui e automatizzi le attività manuali ripetitive e ad alto volume nell’elaborazione delle fatture, così che il personale della contabilità fornitori possa dedicarsi ad attività più strategiche. Questo migliora sensibilmente efficienza e precisione.

I risultati variano in base alla complessità del processo e alla qualità dei dati. Queste cifre rappresentano i miglioramenti tipici osservati nelle diverse implementazioni.

Dati consigliati

Inizi dagli attributi e dalle attività più importanti, poi aggiunga altri elementi secondo necessità.

Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

Attributi

Dati chiave da acquisire per l’analisi

Identificativo univoco del documento della fattura fornitore.

Perché è importante

È la chiave primaria che collega tutti gli eventi relativi a una singola fattura e costituisce quindi la base essenziale per l’analisi del processo e l’esplorazione delle varianti.

Nome di una specifica fase o di un evento aziendale verificatosi durante il ciclo di elaborazione della fattura.

Perché è importante

Definisce le fasi nella mappa del processo e consente di visualizzare i flussi, individuare i colli di bottiglia e rilevare le rilavorazioni.

Data e ora esatte in cui si è verificata un’attività.

Perché è importante

Questo dato è essenziale per ordinare correttamente gli eventi e calcolare tutte le metriche di prestazione, come i tempi di ciclo e la durata dei colli di bottiglia.

ID utente SAP della persona che ha eseguito l’attività.

Perché è importante

Consente di analizzare le prestazioni e il carico di lavoro di singoli utenti o team, aiutando a individuare le persone con i migliori risultati, le opportunità di formazione e gli squilibri nell’allocazione delle risorse.

Identificativo univoco del fornitore che ha inviato la fattura.

Perché è importante

Consente di analizzare i singoli fornitori e individuare schemi ricorrenti, problemi o opportunità di efficienza a loro associati.

Identificativo dell’ordine di acquisto (PO) a cui viene abbinata la fattura.

Perché è importante

Collega la fattura al processo di approvvigionamento, consentendo di analizzare le fatture associate a un ordine di acquisto e quelle che non lo sono, e di individuare le discrepanze di abbinamento.

Importo lordo totale della fattura nella valuta originale del documento.

Perché è importante

Consente di svolgere analisi basate sul valore, dando priorità alle fatture di importo elevato e aiutando a capire come l’importo influisce sul flusso del processo e sulla conformità.

La data in cui la fattura è stata registrata ufficialmente nei registri contabili.

Perché è importante

Segna una tappa importante del processo, determina il periodo finanziario della transazione ed è un elemento essenziale per calcolare il tempo di ciclo.

La data entro cui, in base alle condizioni di pagamento, la fattura deve essere pagata al fornitore.

Perché è importante

Costituisce il riferimento per misurare la puntualità dei pagamenti e individuare le opportunità di ottenere sconti per pagamento anticipato.

Codice che indica il motivo per cui una fattura è bloccata per il pagamento.

Perché è importante

Spiega perché i pagamenti delle fatture subiscono ritardi, consente di analizzare le cause profonde dei blocchi e aiuta a stabilire le priorità degli interventi di miglioramento del processo.

La data in cui è stato effettuato il pagamento e la fattura è stata compensata nella contabilità fornitori.

Perché è importante

Segna il completamento del processo e costituisce la base per calcolare il tempo di ciclo totale, la puntualità dei pagamenti e gli sconti effettivamente ottenuti.

Attività

Fasi del processo da monitorare e ottimizzare

Indica la creazione iniziale del documento della fattura in SAP, come documento preliminare o registrato definitivamente. Di solito è il primo evento della fattura registrato nel sistema e costituisce l’ora di inizio del processo.

Perché è importante

Questa attività è il punto di partenza principale per misurare il tempo di ciclo complessivo dell’elaborazione della fattura. Analizzare il tempo trascorso da questo momento aiuta a individuare i ritardi nella fase iniziale di inserimento dei dati e creazione del documento.

Questa attività si verifica quando viene applicato un blocco a una riga della fattura, impedendone il pagamento. I blocchi possono essere impostati automaticamente in caso di discrepanze nell’abbinamento a tre vie oppure manualmente per vari motivi.

Perché è importante

Questo evento è fondamentale per misurare la durata della risoluzione dei blocchi di pagamento e individuare le cause profonde dei ritardi nei pagamenti. Mette in evidenza problemi relativi a prezzi, quantità o approvazioni necessarie.

È un evento finanziario fondamentale: la fattura viene registrata ufficialmente nella contabilità generale e genera una passività. Il documento passa così da uno stato temporaneo, preliminare, a una registrazione contabile definitiva.

Perché è importante

La registrazione è una tappa importante che conferma la validità della fattura. È un prerequisito per il pagamento e un indicatore chiave della capacità di elaborazione.

Questa attività segna la fase finale del ciclo di vita di una fattura elaborata correttamente: la passività aperta viene compensata da un documento di pagamento. Indica che il pagamento è stato eseguito.

Perché è importante

In quanto evento finale principale, è fondamentale per calcolare il tempo di ciclo complessivo. Conferma il completamento corretto del processo e serve a misurare le prestazioni dei pagamenti puntuali.

Indica l’annullamento di un documento di fattura registrato. Viene creato un documento di storno per annullare l’effetto finanziario della fattura originale.

Perché è importante

Questa attività evidenzia un’eccezione significativa e un percorso di rilavorazione. Analizzare la frequenza e le cause degli storni può far emergere problemi sistemici nella convalida e nella registrazione delle fatture.

Domande frequenti

In che modo il Process Mining aiuta a ottimizzare l’elaborazione delle fatture da acquisto a pagamento?

Il Process Mining visualizza il flusso effettivo delle fatture in SAP ECC e mette in evidenza colli di bottiglia, cicli di rilavorazione e deviazioni dai requisiti di conformità. Individua i punti in cui le approvazioni rallentano, le cause dei blocchi di pagamento e le opportunità per semplificare l’intero processo. Offre così una visione chiara e basata sui dati delle inefficienze operative e aiuta a comprendere le prestazioni effettive del ciclo P2P delle fatture.

Quali dati specifici occorrono da SAP ECC per il Process Mining del processo di elaborazione delle fatture?

In genere servono gli Event Log relativi alle fatture, con il numero della fattura, la descrizione dell’attività, la data e l’ora e l’utente che ha eseguito ciascuna attività. Questi dati si trovano solitamente in tabelle come BKPF, BSEG, RBKP e RSEG, oltre che nelle tabelle dei documenti di modifica, come CDHDR e CDPOS. Le informazioni contenute in queste tabelle permettono di ricostruire il percorso di elaborazione delle fatture.

Quali problemi comuni nell’elaborazione delle fatture può individuare il Process Mining in SAP ECC?

Il Process Mining può mettere in luce cicli di approvazione lenti, frequenti discrepanze tra fatture e ordini di acquisto ed errori di inserimento manuale dei dati che causano rilavorazioni. Evidenzia inoltre le opportunità mancate di ottenere sconti per pagamento anticipato, l’applicazione incoerente delle condizioni di pagamento e una distribuzione squilibrata del carico di lavoro nel team di contabilità fornitori. Aiuta anche a individuare le cause profonde dei blocchi e dei ritardi nei pagamenti.

Quali risultati o miglioramenti possiamo aspettarci usando il Process Mining per le fatture P2P?

Può aspettarsi una riduzione significativa dei tempi del ciclo di approvazione delle fatture, meno errori manuali e un aumento degli sconti per pagamento anticipato ottenuti. Il Process Mining aiuta ad accelerare la risoluzione dei blocchi di pagamento e a ridurre i costi di elaborazione per fattura, individuando ed eliminando le inefficienze. Ne risulta un flusso di lavoro per l’elaborazione delle fatture più conforme e conveniente.

Quanto è difficile estrarre da SAP ECC i dati degli eventi necessari?

Per estrarre i dati da SAP ECC occorre conoscere le tabelle pertinenti e le relative strutture, specifiche del processo P2P. L’operazione si può svolgere con gli strumenti SAP standard, ma l’uso di connettori già pronti o il supporto di un ingegnere dei dati esperto possono semplificarla e accelerarla. Questo approccio aiuta a garantire la qualità e la completezza dei dati necessarie per un’analisi accurata.

Il Process Mining è solo un altro strumento di reportistica per i dati delle fatture in SAP ECC?

No. Il Process Mining va ben oltre la reportistica standard: visualizza il flusso effettivo del processo da un’estremità all’altra, anziché limitarsi a mostrare metriche aggregate. Individua variazioni nascoste, cicli di rilavorazione e mancanze di conformità che i report tradizionali non riescono a rilevare. Offre un modello dinamico e interattivo delle operazioni, con informazioni approfondite sulle cause profonde delle inefficienze.

Quali requisiti tecnici servono per iniziare a usare il Process Mining nell’elaborazione delle fatture P2P?

I requisiti principali comprendono l’accesso sicuro al sistema SAP ECC, la conoscenza del relativo modello dati per le tabelle P2P pertinenti e una piattaforma software di Process Mining. In genere non occorre apportare modifiche dirette al sistema SAP, poiché il processo prevede principalmente l’estrazione dei dati in sola lettura. Potrebbe inoltre essere necessaria un’infrastruttura IT di base per l’elaborazione dei dati.

Quanto tempo occorre per ottenere informazioni utili dopo aver implementato il Process Mining?

L’estrazione iniziale dei dati e la creazione del modello di processo richiedono in genere alcune settimane, a seconda della disponibilità e della complessità dei dati. Una volta completata la configurazione, è possibile ottenere rapidamente informazioni utili, spesso entro pochi giorni dalla prima analisi. Questo consente di individuare in tempi brevi le aree da migliorare e le opportunità immediate per ottimizzare l’elaborazione delle fatture.

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