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Migliori il processo Purchase to Pay, elaborazione delle fatture

Sblocchi l'efficienza nell'elaborazione delle fatture in SAP ECC con la nostra guida in 6 passaggi.
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Purchase to Pay - Elaborazione delle fatture
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Ottimizzi l’elaborazione delle fatture in SAP ECC per una maggiore efficienza

L'elaborazione delle fatture può spesso causare ritardi e problemi di conformità. La nostra piattaforma La aiuta a individuare le inefficienze esatte, dall'inserimento iniziale dei dati fino all'esecuzione del pagamento finale. Scopra le opportunità per semplificare i Suoi Workflow, ridurre il lavoro manuale e garantire pagamenti puntuali ai fornitori.

Scarichi il nostro template dei dati preconfigurato e affronti le sfide comuni per raggiungere i Suoi obiettivi di efficienza. Segua il nostro piano di miglioramento in sei passaggi e consulti la Guida al template dei dati per trasformare le Sue operazioni.

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Perché ottimizzare Procure to Pay - Elaborazione delle fatture in SAP ECC?

Un processo Procure to Pay - Elaborazione delle fatture efficiente è un elemento fondamentale per una gestione finanziaria solida e per rapporti affidabili con i fornitori. In ambienti ERP complessi come SAP ECC, l'elaborazione delle fatture comprende spesso numerose attività manuali, gerarchie di approvazione articolate e integrazioni con diversi moduli, come FI-GL. Questa complessità può causare involontariamente colli di bottiglia significativi, tempi di ciclo più lunghi e costi operativi elevati. Le organizzazioni devono spesso affrontare problemi quali approvazioni tardive delle fatture, discrepanze nel matching tra fatture, ordini di acquisto e ricevute merci, nonché la mancata conformità alle policy interne o ai requisiti normativi.

Il costo di un'elaborazione inefficiente delle fatture va oltre la manodopera direttamente impiegata. Comprende gli sconti per pagamento anticipato non sfruttati, le penali per pagamenti tardivi, l'aumento delle richieste di chiarimento da parte dei fornitori e persino il deterioramento dei rapporti con questi ultimi, con effetti negativi sul capitale circolante e sul flusso di cassa. Ottimizzare questo processo critico in SAP ECC non significa soltanto aumentare la velocità, ma anche garantire accuratezza, conformità e controllo finanziario strategico. Comprendendo il percorso effettivo di ogni fattura, è possibile ottenere risparmi significativi e migliorare le prestazioni complessive di Procure to Pay.

Come il Process Mining rende trasparenti i Workflow delle fatture in SAP ECC

Il Process Mining offre un approccio potente e basato sui dati per comprendere realmente come si svolge Procure to Pay - Elaborazione delle fatture in SAP ECC. Anziché basarsi su supposizioni o evidenze aneddotiche, il Process Mining estrae i dati dell'event log direttamente dal sistema SAP ECC, sfruttando in particolare tabelle come BKPF, BSEG, GLT0, FAGLFLEXA, SKA1 e SKB1. Questi dati vengono quindi utilizzati per ricostruire e visualizzare automaticamente il flusso effettivo del processo, mostrando ogni passaggio compiuto da una fattura, dalla ricezione al pagamento finale.

Questa prospettiva consente di andare oltre la reportistica standard e di ottenere informazioni approfondite sulle varianti di processo, sui cicli di rilavorazione e sui colli di bottiglia critici che potrebbero rimanere nascosti nel sistema. È possibile individuare con precisione dove si bloccano le fatture, chi è coinvolto nei ritardi e quali varianti di processo determinano i tempi di ciclo più lunghi. Il Process Mining offre una visione obiettiva e completa dall'inizio alla fine, permettendo di individuare inefficienze e deviazioni di conformità con una chiarezza senza precedenti e indicando con precisione come migliorare Procure to Pay - Elaborazione delle fatture.

Principali aree di miglioramento in Procure to Pay - Elaborazione delle fatture

L'analisi dell'elaborazione delle fatture in SAP ECC tramite Process Mining porta generalmente alla luce diverse aree prioritarie per l'ottimizzazione:

  • Acquisizione e inserimento dei dati delle fatture: individui ritardi o errori originati dall'acquisizione iniziale dei dati delle fatture. Comprendere dove si concentra il lavoro manuale può evidenziare opportunità di automazione o di migliore integrazione.
  • Matching e risoluzione delle discrepanze: individui le cause più frequenti delle differenze tra fatture, ordini di acquisto e ricevute merci. Analizzi il tempo di ciclo necessario per risolvere tali discrepanze e individui modalità per semplificare questa fase fondamentale.
  • Colli di bottiglia nel Workflow di approvazione: visualizzi l'intera gerarchia di approvazione e individui le persone, i reparti o le fasi di approvazione che causano sistematicamente ritardi. Questo consente di rivalutare i limiti di approvazione, le regole di instradamento o le esigenze formative.
  • Gestione dei blocchi di pagamento: comprenda la frequenza e la durata dei blocchi di pagamento. Analizzi le cause principali dei blocchi e l'efficienza del processo di rilascio, così da garantire pagamenti puntuali.
  • Individuazione della conformità e delle rilavorazioni: rilevi le deviazioni dalle procedure operative standard o dalle regole di conformità. Individui casi di rilavorazione, interventi manuali o fasi di processo non autorizzate che aumentano i costi e introducono rischi.

Risultati misurabili attesi

L'implementazione dei miglioramenti individuati tramite il Process Mining nel processo Procure to Pay - Elaborazione delle fatture di SAP ECC può produrre vantaggi significativi e misurabili:

  • Riduzione del tempo di ciclo di elaborazione delle fatture: riduca drasticamente il tempo che intercorre tra la ricezione della fattura e il pagamento finale, spesso del 30% o più, accelerando i cicli di chiusura.
  • Riduzione dei costi di elaborazione: minimizzi il lavoro manuale, riduca le rilavorazioni ed elimini le inefficienze, ottenendo risparmi sostanziali per ogni fattura elaborata.
  • Maggiore conformità e mitigazione dei rischi: garantisca una maggiore aderenza ai controlli interni e ai requisiti normativi, riducendo i rischi di audit e le sanzioni finanziarie.
  • Migliori rapporti con i fornitori: rafforzi le relazioni garantendo pagamenti puntuali e riducendo le controversie, con la possibilità di ottenere condizioni più favorevoli.
  • Ottimizzazione del capitale circolante: massimizzi gli sconti per pagamento anticipato e migliori la gestione del flusso di cassa, con un impatto diretto sulla solidità finanziaria dell'organizzazione.
  • Maggiore trasparenza del processo: ottenga una visibilità completa sulle prestazioni dell'elaborazione delle fatture, favorendo il monitoraggio e il miglioramento continui.

Come iniziare a ottimizzare l'elaborazione delle fatture P2P

Avviare l'ottimizzazione di Procure to Pay - Elaborazione delle fatture in SAP ECC non deve essere complesso. Grazie alla prospettiva del Process Mining, può disporre degli strumenti e delle informazioni necessari per condurre un'analisi approfondita. Può iniziare collegando i dati SAP ECC e applicando questo Template specializzato di Process Mining per visualizzare rapidamente lo stato attuale, individuare i colli di bottiglia critici e scoprire opportunità concrete per ridurre il tempo di ciclo di Procure to Pay - Elaborazione delle fatture. Inizi oggi stesso a trasformare i Workflow delle fatture, aumentando efficienza e conformità nell'intero processo Procure to Pay.

Purchase to Pay - Elaborazione delle fatture Verifica delle fatture Team dei debiti verso fornitori Riconciliazione a tre vie Approvazione delle fatture Condizioni di pagamento Pagamenti ai fornitori Debiti verso fornitori Gestione della conformità Procure to Pay P2P Gestione dei fornitori Riconciliazione delle fatture

Problemi e sfide comuni

Individui le sfide che La riguardano

I ritardi nei Workflow di approvazione delle fatture causano spesso pagamenti tardivi, danneggiando i rapporti con i fornitori e comportando potenzialmente penali per ritardato pagamento. Questi colli di bottiglia immobilizzano il capitale circolante e generano inefficienze lungo l'intero processo Procure to Pay. ProcessMind analizza le attività di approvazione e individua gli approvatori o le fasi specifiche che causano i ritardi, consentendo di ottimizzare in modo mirato il Workflow in SAP ECC.

Le discrepanze tra fatture e ordini di acquisto, ad esempio variazioni nelle quantità o nei prezzi, richiedono interventi manuali e rilavorazioni. Questo assorbe una parte significativa del tempo del team AP, prolunga i cicli di elaborazione e introduce il rischio di pagamenti errati nel sistema SAP ECC. ProcessMind visualizza dove e perché si verificano le discrepanze di matching in Procure to Pay - Elaborazione delle fatture, evidenziando cause principali come la creazione errata degli ordini di acquisto o problemi relativi alla ricezione delle merci.

Affidarsi all'inserimento manuale dei dati delle fatture aumenta la probabilità di errori umani, con conseguenti registrazioni errate, problemi di riconciliazione e successive correzioni manuali. Questi errori compromettono l'accuratezza finanziaria e richiedono attività di rilavorazione dispendiose per il team dei debiti verso fornitori in SAP ECC. ProcessMind individua dove e con quale frequenza si verificano gli errori di acquisizione dei dati, identificando i punti di inserimento o i gruppi di utenti che necessitano di formazione o automazione nel processo Procure to Pay.

Le deviazioni dalle policy aziendali definite o dai requisiti normativi nell'elaborazione delle fatture possono esporre l'organizzazione a sanzioni finanziarie, audit e danni reputazionali. In ambienti SAP ECC è fondamentale garantire che ogni fase, dalla ricezione al pagamento, rispetti gli standard previsti. ProcessMind rileva le fasi che aggirano i passaggi di approvazione o violano la segregazione dei compiti, fornendo una traccia di audit chiara e informazioni utili per garantire la conformità in Procure to Pay - Elaborazione delle fatture.

Le fatture soggette a blocchi di pagamento, dovuti a discrepanze o ad altre cause, spesso restano irrisolte per periodi prolungati. Ne conseguono scadenze di pagamento non rispettate, rapporti con i fornitori compromessi e potenziali penali per ritardato pagamento, con ripercussioni sulla gestione del flusso di cassa in SAP ECC. ProcessMind monitora il ciclo di vita dei blocchi di pagamento, individuando le cause più frequenti, i responsabili del rilascio e il tempo medio necessario, così da consentire una risoluzione più rapida nel processo Procure to Pay.

Senza una visione chiara e completa dell'intero percorso di elaborazione delle fatture, è difficile individuare i veri colli di bottiglia, comprendere l'allocazione delle risorse o misurare l'efficienza complessiva. Questa mancanza di trasparenza ostacola le decisioni basate sui dati e le iniziative di ottimizzazione in SAP ECC. ProcessMind ricostruisce il flusso effettivo e completo di Procure to Pay - Elaborazione delle fatture, mostrando tutte le varianti e le deviazioni e offrendo informazioni dettagliate su ogni fase attraversata da una fattura, dalla ricezione al pagamento.

L'eccessiva gestione manuale, i numerosi cicli di rilavorazione e i tempi di ciclo prolungati contribuiscono in modo significativo al costo di elaborazione di ogni fattura. Questi costi nascosti riducono la redditività e indicano inefficienze strutturali nella funzione dei debiti verso fornitori in SAP ECC. ProcessMind quantifica l'impatto economico delle diverse deviazioni di processo e delle attività manuali in Procure to Pay - Elaborazione delle fatture, individuando le aree da automatizzare e semplificare per ridurre le spese operative.

Quando le fatture non vengono elaborate tempestivamente, le organizzazioni perdono spesso gli sconti di cassa offerti dai fornitori per i pagamenti anticipati. Si tratta di una perdita diretta di risparmi potenziali, con effetti negativi sulla gestione del capitale circolante, in particolare negli ambienti SAP ECC. ProcessMind evidenzia le fatture che non rispettano i termini per il pagamento anticipato e individua i ritardi specifici, come i colli di bottiglia nelle approvazioni o i problemi di matching, che ne impediscono il pagamento puntuale in Procure to Pay.

Le differenze nell'applicazione o nel rispetto dei termini di pagamento tra fornitori o transazioni diverse possono determinare comportamenti di pagamento incoerenti, mettendo a rischio i rapporti con i fornitori o una gestione ottimale del flusso di cassa. Garantire la standardizzazione è fondamentale per operazioni finanziarie efficienti in SAP ECC. ProcessMind evidenzia le discrepanze nella pianificazione dei pagamenti rispetto ai termini definiti, individuando i casi in cui i pagamenti vengono effettuati troppo presto o troppo tardi e le ragioni di tali deviazioni in Procure to Pay.

Una distribuzione non uniforme delle attività o la presenza di colli di bottiglia in specifiche fasi di elaborazione possono sovraccaricare alcuni membri del team, lasciando altri sottoutilizzati. Questo squilibrio incide sulla produttività dei dipendenti e sull'efficienza complessiva del team dei debiti verso fornitori in SAP ECC. ProcessMind analizza la durata delle attività e l'assegnazione delle risorse, individuando gli squilibri nel carico di lavoro e suggerendo opportunità per ottimizzare l'allocazione delle risorse in Procure to Pay - Elaborazione delle fatture.

Le fatture sono spesso soggette a numerosi interventi manuali, dalla convalida iniziale dei dati ai diversi cicli di approvazione o alle correzioni degli errori. Ogni intervento manuale aumenta i tempi e i costi di elaborazione, accresce il rischio di errori e riduce il potenziale di automazione in SAP ECC. ProcessMind mappa tutte le attività manuali e i cicli di rilavorazione, quantificandone frequenza e impatto e individuando così i candidati prioritari per l'automazione e la semplificazione del processo Procure to Pay - Elaborazione delle fatture.

Quando si verificano ritardi nell'elaborazione delle fatture, spesso è difficile individuare il motivo esatto o il responsabile senza un'indagine manuale approfondita tra diversi sistemi e log. Questa mancanza di un'analisi chiara delle cause principali ostacola la risoluzione efficace dei problemi e il miglioramento continuo in SAP ECC. ProcessMind isola con precisione le attività e gli attributi che precedono un ritardo, fornendo evidenze basate sui dati delle cause alla base della lentezza nell'elaborazione delle fatture durante il ciclo Procure to Pay.

Obiettivi tipici

Definisca come si presenta il successo

Questo obiettivo mira a ridurre il tempo che intercorre tra la ricezione di una fattura e la sua approvazione finale, con un impatto diretto sulla puntualità dei pagamenti ai fornitori e sul capitale circolante. Le approvazioni lente possono causare la perdita di sconti di cassa e compromettere i rapporti con i fornitori, aumentando i costi operativi. Raggiungere questo obiettivo significa far avanzare molto più rapidamente le fatture nel Workflow Procure to Pay - Elaborazione delle fatture in SAP ECC, riducendo il tempo di ciclo complessivo e migliorando l'efficienza. Una riduzione del 30% del tempo di ciclo delle approvazioni potrebbe incrementare significativamente il flusso di cassa e la soddisfazione dei fornitori. ProcessMind individua i colli di bottiglia e i tempi di attesa prolungati nel processo di approvazione, visualizzando ogni fase attraversata da una fattura. Evidenzia gli approvatori o le fasi specifiche che causano ritardi, consentendo interventi mirati sul processo, la riconfigurazione del Workflow o opportunità di automazione. Confrontando i percorsi di approvazione effettivi con i modelli ideali, ProcessMind aiuta ad applicare le best practice e a monitorare l'impatto delle modifiche, ottenendo miglioramenti misurabili.

L'inserimento manuale dei dati è una fonte significativa di errori, che causano rilavorazioni, ritardi nei pagamenti e un aumento dei costi di elaborazione in Procure to Pay - Elaborazione delle fatture. Raggiungere questo obiettivo significa elaborare le fatture con maggiore accuratezza fin dall'inizio, riducendo al minimo la necessità di correzioni e riconciliazioni. Questo non solo accelera il processo, ma migliora anche la qualità dei dati in SAP ECC, rafforzando la reportistica finanziaria e la conformità. Ridurre gli errori manuali dell'80% libera risorse del team AP, che possono dedicarsi ad attività più strategiche. ProcessMind visualizza tutti i cicli di rilavorazione e le attività di correzione degli errori causati da un'acquisizione errata dei dati delle fatture. Individua con precisione il punto di origine degli errori nel flusso del processo e identifica schemi ricorrenti, come specifici fornitori o tipologie di fattura che generano frequentemente questi problemi. Grazie a queste informazioni, le organizzazioni possono introdurre misure preventive quali strumenti automatizzati di estrazione dei dati, regole di convalida più rigorose o formazione mirata, semplificando il processo e aumentando l'accuratezza.

La perdita di opportunità di sconto di cassa rappresenta una perdita finanziaria diretta per l'organizzazione. Questo obiettivo mira a garantire che le fatture idonee vengano pagate entro il periodo utile per lo sconto, massimizzando così i risparmi. Un tasso di acquisizione più elevato significa una gestione migliore del capitale circolante e un impatto positivo immediato sui risultati economici. Portare al 95% il tasso di acquisizione degli sconti di cassa per tutte le fatture idonee elaborate in SAP ECC si traduce direttamente in risparmi annuali significativi. ProcessMind monitora con precisione l'intero ciclo di vita di ogni fattura, dalla ricezione al pagamento, individuando i casi in cui il pagamento è stato effettuato dopo la scadenza dello sconto di cassa. Evidenzia i ritardi specifici nel Workflow Procure to Pay - Elaborazione delle fatture che contribuiscono alla perdita di queste opportunità, come i colli di bottiglia nelle approvazioni o la permanenza dei blocchi di pagamento. Visualizzando questi schemi, ProcessMind aiuta a ottimizzare i Workflow e la pianificazione dei pagamenti, così da garantire pagamenti puntuali e sfruttare gli sconti disponibili.

La conformità alle policy interne e alle normative esterne è fondamentale nell'elaborazione delle fatture, per evitare sanzioni finanziarie, audit e danni reputazionali. Questo obiettivo garantisce che ogni fattura elaborata in SAP ECC rispetti rigorosamente le regole definite e i requisiti di legge, dall'acquisizione dei dati all'esecuzione del pagamento. Raggiungere la piena conformità offre maggiore sicurezza, rafforza la governance e protegge l'organizzazione dai rischi potenziali. Mantenere un'aderenza del 100% a tutte le linee guida normative e interne riduce i rischi finanziari e operativi. ProcessMind offre solide funzionalità di conformance checking, che consentono alle organizzazioni di confrontare il flusso effettivo di Procure to Pay - Elaborazione delle fatture con modelli e regole di conformità predefiniti. Il sistema segnala automaticamente eventuali deviazioni, fasi non autorizzate o approvazioni mancanti, fornendo una visione chiara di dove e come si verificano le lacune di conformità. Questa analisi dettagliata consente di adottare azioni correttive proattive e di monitorare continuamente il processo, mantenendolo pienamente conforme.

Le frequenti discrepanze tra fatture e ordini di acquisto (PO) sono una delle principali cause di rilavorazioni, interventi manuali e ritardi nei pagamenti nel processo Purchase to Pay - Invoice Processing. Questo obiettivo mira a ridurre il verificarsi di tali disallineamenti, favorendo un processo di 3-way matching più fluido e rapido. Il suo raggiungimento migliora l’efficienza delle attività di contabilità fornitori e rafforza l’integrità dei dati in SAP ECC. Ridurre del 50% le discrepanze nel matching tra fatture e ordini di acquisto consente di diminuire significativamente gli interventi manuali e le rilavorazioni. ProcessMind analizza il flusso di elaborazione delle fatture per identificare dove e perché si verificano più frequentemente le discrepanze nel matching, ad esempio a causa di problemi con le entrate merci, modifiche agli ordini di acquisto o errori di inserimento dati. Visualizza la frequenza e l’impatto di questi disallineamenti sul processo complessivo, facendo emergere schemi ricorrenti e cause principali. Queste informazioni consentono di apportare miglioramenti mirati alla creazione degli ordini di acquisto, ai processi di entrata merci o alla logica di matching automatizzato, rendendo più efficiente l’intera fase di verifica.

I blocchi di pagamento possono ritardare significativamente i pagamenti ai fornitori, compromettendo i rapporti con questi ultimi e causando potenzialmente penali per ritardato pagamento. Questo obiettivo si concentra sull’identificazione e sulla risoluzione rapida delle cause alla base di tali blocchi. Una risoluzione più tempestiva consente di effettuare pagamenti puntuali, migliorare la prevedibilità dei flussi di cassa e rafforzare i rapporti con i fornitori. Ridurre del 40% il tempo medio durante il quale un blocco di pagamento rimane attivo migliora la fiducia dei fornitori e l’efficienza operativa. ProcessMind monitora con precisione la durata e la frequenza dei blocchi di pagamento all’interno del ciclo Purchase to Pay - Invoice Processing in SAP ECC. Non identifica soltanto le fatture bloccate, ma fornisce anche informazioni sulle ragioni dei blocchi e sul tempo normalmente necessario per risolverli. Analizzando i percorsi che conducono ai blocchi e quelli successivi alla loro applicazione, ProcessMind aiuta a individuare Workflow di risoluzione inefficienti e colli di bottiglia, consentendo interventi più rapidi e l’ottimizzazione del processo.

Costi elevati di elaborazione per fattura riducono la redditività e segnalano inefficienze all’interno della contabilità fornitori. Questo obiettivo mira a identificare ed eliminare i fattori di costo, come l’eccessivo lavoro manuale, le rilavorazioni e i tempi di ciclo prolungati. Ridurre il costo per fattura significa rendere più snella ed efficiente l’operatività Purchase to Pay - Invoice Processing. Diminuire del 20% il costo di elaborazione di ogni fattura incide direttamente sul budget operativo dell’organizzazione e ne migliora la solidità finanziaria. ProcessMind offre una visione completa di tutte le attività, delle risorse e dei ritardi associati a ciascuna fattura, consentendo di calcolare con precisione i costi di elaborazione. Evidenzia le varianti di processo più onerose, i passaggi non necessari e i frequenti cicli di rilavorazione che fanno aumentare le spese. Individuando queste aree inefficienti in SAP ECC, ProcessMind supporta decisioni basate sui dati per automatizzare le attività, eliminare quelle ridondanti e ottimizzare l’allocazione delle risorse, ottenendo riduzioni significative dei costi.

Un’applicazione incoerente dei termini di pagamento tra fornitori o fatture può causare imprevedibilità finanziaria, perdita di opportunità di sconto e controversie con i fornitori. Questo obiettivo si concentra sull’applicazione uniforme delle politiche relative ai termini di pagamento, garantendo un trattamento equo e coerente per tutti i fornitori. La standardizzazione migliora le previsioni finanziarie, rafforza i rapporti con i fornitori e ottimizza la gestione del capitale circolante. Garantire un’applicazione coerente dei termini di pagamento nel 98% dei casi porta maggiore chiarezza ed efficienza nelle operazioni finanziarie. ProcessMind analizza ogni evento di pagamento nel ciclo Purchase to Pay - Invoice Processing, confrontando le date effettive dei pagamenti e l’utilizzo degli sconti con i termini di pagamento stabiliti. Identifica le deviazioni nei casi in cui i termini non vengono applicati in modo coerente, facendo emergere schemi di eccezioni o override manuali. Questa visibilità consente alle organizzazioni di applicare procedure operative standard in SAP ECC, ottenendo maggiore coerenza e prevedibilità e rafforzando la fiducia dei fornitori.

Un carico di lavoro sbilanciato tra i membri del team Accounts Payable (AP) può causare colli di bottiglia, esaurimento professionale e inefficienze nell’elaborazione delle fatture. Questo obiettivo mira a distribuire le attività in modo più equilibrato, assicurando un utilizzo efficace delle risorse ed evitando di sovraccaricare una singola persona o un intero team. Una distribuzione ottimizzata del carico di lavoro aumenta la produttività del team, riduce i ritardi di elaborazione e migliora la soddisfazione professionale complessiva. Mantenere il carico di lavoro del team AP entro una deviazione del 10% migliora la capacità di elaborazione e riduce lo stress. ProcessMind offre funzionalità di analisi delle risorse e visualizza come le attività vengono distribuite ed elaborate tra i diversi membri del team AP. Identifica le persone o i gruppi costantemente sovraccarichi o sottoutilizzati, nonché quelli che contribuiscono frequentemente ai ritardi di elaborazione. Collegando queste informazioni al flusso Purchase to Pay - Invoice Processing, ProcessMind consente alle organizzazioni di riallocare le attività, semplificare i Workflow e garantire una distribuzione del lavoro più equa ed efficiente in SAP ECC.

Molte attività di elaborazione delle fatture sono ripetitive e manuali, consumano tempo e risorse preziosi e sono inoltre soggette a errori umani. Questo obiettivo si concentra sull’identificazione di tali attività e sulla loro automazione mediante robotic process automation (RPA) o altri strumenti digitali. Un livello di automazione più elevato libera il personale AP, che può dedicarsi ad attività più complesse e a maggior valore aggiunto, aumentando significativamente efficienza e accuratezza. Automatizzare il 30% delle attività ripetitive ad alto volume riduce il lavoro manuale e accelera il ciclo Purchase to Pay - Invoice Processing. ProcessMind eccelle nella mappatura di ogni singolo passaggio del percorso Purchase to Pay - Invoice Processing, evidenziando le attività frequenti, a basso valore aggiunto e basate su regole che vengono eseguite manualmente in SAP ECC. Identifica i candidati ideali per l’automazione analizzando frequenza, durata e costi associati alle attività. Grazie alle informazioni fornite da ProcessMind, le organizzazioni possono individuare con precisione i punti in cui l’automazione produrrà il maggiore ritorno, passando dal lavoro manuale a processi efficienti e automatizzati.

I ritardi nell’elaborazione delle fatture derivano spesso da problemi complessi e interconnessi, difficili da identificare e risolvere senza una visibilità adeguata. Questo obiettivo si concentra sull’individuazione sistematica delle ragioni precise alla base dei tempi di elaborazione prolungati, consentendo interventi mirati ed efficaci. Raggiungerlo significa andare oltre la gestione dei sintomi e intervenire sui problemi fondamentali, ottenendo miglioramenti sostenibili in termini di efficienza e velocità. Identificare e risolvere sistematicamente le 3 principali cause dei ritardi migliora la prevedibilità complessiva del processo. ProcessMind garantisce una trasparenza completa sul processo, mappando con precisione ogni evento e attività nel flusso Purchase to Pay - Invoice Processing. Non mostra soltanto dove si verificano i ritardi, ma consente anche un’analisi approfondita degli Attributi e delle condizioni specifiche a essi associati, come determinati approvatori, tipi di fattura o problemi di sistema in SAP ECC. Questo livello di dettaglio permette alle organizzazioni di passare dalle ipotesi a conclusioni basate sui dati sulle vere cause principali delle inefficienze.

Il percorso di miglioramento in 6 fasi per l’elaborazione delle fatture P2P in SAP ECC

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Cosa fare

Ottenga il Template Excel progettato per i dati di elaborazione delle fatture Purchase to Pay. Questo Template assicura che i dati siano strutturati correttamente per un’analisi ottimale.

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Perché è importante

Una struttura dati standardizzata è fondamentale per mappare accuratamente il processo e individuare opportunità di miglioramento senza incoerenze nei dati.

Risultato previsto

Un Template Excel vuoto, personalizzato per i dati di elaborazione delle fatture in SAP ECC.

COSA OTTERRÀ

Scopra la realtà del processo P2P di elaborazione delle fatture

ProcessMind mostra il percorso completo di ogni fattura, dalla creazione al pagamento. Visualizzi i ritardi nascosti, i rischi di conformità e le opportunità per semplificare il ciclo Purchase to Pay e ottenere la massima efficienza.
  • Individui i colli di bottiglia nell'elaborazione delle fatture
  • Individui i rischi e le deviazioni di conformità
  • Riduca il lavoro manuale nella gestione delle fatture
  • Garantisca con continuità pagamenti puntuali ai fornitori
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
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Design your optimized process
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RISULTATI TIPICI

Ottenere risultati concreti nell’elaborazione delle fatture

Questi risultati illustrano i miglioramenti tangibili in termini di efficienza e riduzione dei costi osservati ottimizzando i Workflow di elaborazione delle fatture Purchase to Pay. Grazie al process mining, le organizzazioni identificano ed eliminano i colli di bottiglia, ottenendo tempi di elaborazione più rapidi e una migliore Conformità in sistemi come SAP ECC.

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Approvazioni delle fatture più rapide

Riduzione media dei tempi di approvazione

Semplifichi i Workflow di approvazione identificando ed eliminando i colli di bottiglia, così da garantire un’approvazione molto più rapida delle fatture. Questo porta a pagamenti più tempestivi e a rapporti migliori con i fornitori.
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Tasso più elevato di sconti di cassa

Miglioramento nell’utilizzo degli sconti

Migliori il tasso di acquisizione degli sconti di cassa disponibili ottimizzando i tempi di pagamento e risolvendo proattivamente i ritardi di elaborazione. Questo contribuisce direttamente a ottenere risparmi finanziari significativi.
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Riduzione delle rilavorazioni

Diminuzione della gestione manuale delle discrepanze

Riduca la necessità di interventi manuali dovuti a discrepanze nel matching o a errori nei dati. Il process mining rivela le cause principali, consentendo correzioni automatizzate e significativi aumenti di efficienza.
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Riduzione delle lacune di Conformità

Diminuzione delle deviazioni dalle policy

Identifichi ed elimini i casi in cui l’elaborazione delle fatture si discosta dalle policy aziendali o dagli standard normativi. Questo rafforza i controlli interni e riduce i rischi di audit.
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Risoluzione più rapida dei blocchi

Risoluzione più tempestiva dei blocchi di pagamento

Acceleri la risoluzione dei blocchi di pagamento identificando le cause ricorrenti e semplificando i Workflow di risoluzione. Questo garantisce pagamenti puntuali e aumenta la soddisfazione dei fornitori.
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Elaborazione automatizzata

Riduzione delle attività manuali per fattura

Identifichi e automatizzi le attività manuali ripetitive e ad alto volume nell’elaborazione delle fatture, liberando il personale AP per attività più strategiche. Questo aumenta significativamente efficienza e accuratezza.

I risultati variano in base alla complessità del processo e alla qualità dei dati. Queste cifre rappresentano miglioramenti tipici osservati nelle diverse implementazioni.

Dati consigliati

Inizi dagli attributi e dalle attività più importanti, quindi ampli l'analisi secondo necessità.
Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

Attributi

Punti dati fondamentali da acquisire per l’analisi

L’identificativo univoco del documento della fattura del fornitore.

Perché è importante

Questa è la chiave primaria che collega tutti gli eventi relativi a una singola fattura, costituendo la base essenziale per l’analisi del processo e l’esplorazione delle varianti.

Il nome di una specifica fase aziendale o di un evento che si è verificato durante il ciclo di elaborazione della fattura.

Perché è importante

Definisce i passaggi della mappa di processo, consentendo di visualizzare i flussi di processo, individuare i colli di bottiglia e identificare le rilavorazioni.

Il timestamp preciso, comprensivo di data e ora, in cui si è verificata un'attività.

Perché è importante

Questo timestamp è essenziale per ordinare correttamente gli eventi e calcolare tutte le metriche di prestazione, come i tempi di ciclo e la durata dei colli di bottiglia.

L'ID utente SAP della persona che ha eseguito l'attività.

Perché è importante

Consente di analizzare prestazioni e carico di lavoro per singolo utente o team, aiutando a individuare i migliori performer, le opportunità formative e gli squilibri nell'impiego delle risorse.

Un identificativo univoco del fornitore che ha presentato la fattura.

Perché è importante

Consente analisi specifiche per fornitore, aiutando a individuare schemi, problemi o efficienze associati a determinati fornitori.

L'identificativo dell'ordine di acquisto (PO) con il quale viene confrontata la fattura.

Perché è importante

Collega la fattura al processo di approvvigionamento, consentendo di analizzare le fatture con e senza PO e di identificare le discrepanze nel matching.

L'importo lordo totale della fattura nella valuta originale del documento.

Perché è importante

Consente analisi basate sul valore, aiutando a dare priorità alle fatture di importo elevato e a comprendere l'impatto dell'importo della fattura sul flusso di processo e sulla conformità.

La data in cui la fattura è stata registrata ufficialmente nei libri contabili.

Perché è importante

Segna una tappa fondamentale del processo, determina il periodo finanziario della transazione ed è una componente essenziale del calcolo del tempo di ciclo.

La data entro la quale il pagamento della fattura deve essere effettuato al fornitore, in base alle condizioni di pagamento.

Perché è importante

Costituisce il riferimento per misurare la puntualità dei pagamenti e individuare le opportunità di usufruire degli sconti per pagamento anticipato.

Un codice che indica il motivo per cui una fattura è bloccata per il pagamento.

Perché è importante

Spiega perché le fatture subiscono ritardi, consentendo l'analisi delle cause alla radice dei blocchi di pagamento e aiutando a definire le priorità per il miglioramento del processo.

La data in cui è stato effettuato il pagamento e la fattura è stata compensata nella contabilità fornitori.

Perché è importante

Segna il completamento del processo e costituisce la base per calcolare il tempo di ciclo totale, i tassi di puntualità dei pagamenti e la realizzazione degli sconti finanziari.

Attività

Passaggi del processo da monitorare e ottimizzare

Indica la creazione iniziale del documento della fattura in SAP, come documento parcheggiato o registrato integralmente. Questo è generalmente il primo evento registrato nel sistema durante il ciclo di vita della fattura e costituisce l’ora di avvio del processo.

Perché è importante

Questa attività rappresenta il principale punto di partenza per misurare il tempo di ciclo end-to-end dell’elaborazione delle fatture. Analizzare la durata a partire da questo momento aiuta a identificare i ritardi nella fase iniziale di inserimento dati e creazione del documento.

Questa attività si verifica quando viene applicato un blocco a una posizione della fattura, impedendone il pagamento. I blocchi possono essere impostati automaticamente a causa di discrepanze nel 3-way matching oppure manualmente per diverse ragioni.

Perché è importante

Questo evento è fondamentale per misurare la durata della risoluzione dei blocchi di pagamento e identificare le cause principali dei ritardi nei pagamenti. Evidenzia problemi relativi a prezzi, quantità o approvazioni necessarie.

Si tratta di un evento finanziario fondamentale, durante il quale la fattura viene registrata ufficialmente nella contabilità generale, creando una passività. Il documento passa così da uno stato temporaneo, parcheggiato, a una registrazione contabile definitiva.

Perché è importante

La registrazione è una milestone importante che conferma la validità della fattura. È un prerequisito per il pagamento e un indicatore chiave della capacità di elaborazione.

Questa attività rappresenta la fase finale di un ciclo di vita della fattura completato con successo, durante la quale la passività aperta viene compensata da un documento di pagamento. Indica che il pagamento è stato eseguito.

Perché è importante

In quanto principale evento finale, è fondamentale per calcolare il tempo di ciclo totale end-to-end. Conferma il completamento positivo del processo e viene utilizzata per misurare le prestazioni dei pagamenti puntuali.

Rappresenta l’annullamento di un documento di fattura registrato. Viene creato un documento di storno per neutralizzare l’impatto finanziario della fattura originale.

Perché è importante

Questa attività evidenzia un’eccezione significativa e un percorso di rilavorazione. Analizzare la frequenza e le ragioni degli storni può far emergere problemi sistemici nel processo di convalida e registrazione delle fatture.

Domande frequenti

Domande frequenti

Il Process Mining visualizza il flusso effettivo delle fatture in SAP ECC, facendo emergere colli di bottiglia, cicli di rilavorazione e deviazioni di conformità. Individua i punti in cui le approvazioni rallentano, i motivi dei blocchi di pagamento e le opportunità per semplificare l’intero processo. Offre così una visione chiara e basata sui dati delle inefficienze operative. In definitiva, aiuta a comprendere le prestazioni effettive del ciclo delle fatture P2P.

In genere sono necessari Event Log relativi alle fatture, inclusi il numero della fattura, la descrizione dell’attività, il timestamp e l’utente che ha eseguito ogni attività. Questi dati si trovano generalmente in tabelle come BKPF, BSEG, RBKP e RSEG, oltre che in tabelle dei documenti di modifica come CDHDR e CDPOS. Tali tabelle forniscono le informazioni necessarie per ricostruire il percorso di elaborazione delle fatture.

Il Process Mining può far emergere cicli di approvazione lenti, frequenti discrepanze tra fatture e ordini di acquisto ed errori di inserimento manuale dei dati che causano rilavorazioni. Inoltre, evidenzia le opportunità mancate di sconto di cassa, l’applicazione incoerente dei termini di pagamento e una distribuzione squilibrata del carico di lavoro all’interno del Suo team AP. Infine, aiuta a individuare le cause profonde dei blocchi e dei ritardi nei pagamenti.

Può aspettarsi una significativa riduzione dei tempi dei cicli di approvazione delle fatture, una diminuzione degli errori manuali e un aumento del tasso di acquisizione degli sconti di cassa. Il Process Mining accelera la risoluzione dei blocchi di pagamento e riduce i costi di elaborazione per fattura, individuando ed eliminando le inefficienze. Il risultato è un Workflow di elaborazione delle fatture più conforme e conveniente.

L’estrazione dei dati da SAP ECC richiede la conoscenza delle tabelle pertinenti e delle relative strutture dati, specifiche del Suo processo P2P. Sebbene sia possibile utilizzare gli strumenti SAP standard, l’impiego di connettori preconfigurati o il coinvolgimento di un ingegnere dei dati esperto possono semplificare e accelerare il processo. Questo approccio contribuisce a garantire qualità e completezza dei dati per un’analisi accurata.

No, il Process Mining va ben oltre il reporting standard, perché visualizza il flusso effettivo del processo end-to-end, non soltanto metriche aggregate. Individua varianti nascoste, cicli di rilavorazione e non conformità che i report tradizionali non riescono a rilevare. In questo modo offre un modello dinamico e interattivo delle operazioni, con una visione approfondita delle cause profonde delle inefficienze.

I requisiti principali includono un accesso sicuro al Suo sistema SAP ECC, la conoscenza del relativo modello dati per le tabelle P2P pertinenti e una piattaforma software di Process Mining. In genere non sono necessarie modifiche dirette al sistema SAP, poiché il processo consiste principalmente nell’estrazione di dati in sola lettura. Potrebbe essere necessaria anche un’infrastruttura IT di base per l’elaborazione dei dati.

L’estrazione iniziale dei dati e la creazione del modello di processo richiedono in genere alcune settimane, a seconda della disponibilità e della complessità dei dati. Una volta completata la configurazione, è possibile ottenere rapidamente informazioni utili, spesso già entro pochi giorni dalla prima analisi. Questo consente di individuare velocemente le aree di miglioramento e le opportunità immediate per ottimizzare l’elaborazione delle fatture.

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