Il template dei dati per l’elaborazione delle fatture fornitori

SAP ECC
Il template dei dati per l’elaborazione delle fatture fornitori

Il template dei dati per l’elaborazione delle fatture fornitori

Questo template completo raccoglie le informazioni essenziali per analizzare efficacemente l’elaborazione delle fatture fornitori. Indica gli attributi dei dati da raccogliere, le attività principali da monitorare e fornisce istruzioni pratiche per estrarre i dati direttamente dal sistema SAP ECC. Utilizzi questo template per acquisire tutti i dettagli necessari a un’analisi approfondita e completa del processo.
  • Attributi consigliati da raccogliere
  • Attività principali da monitorare
  • Istruzioni per l’estrazione
Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

Attributi per l’elaborazione delle fatture fornitori

Questi sono i campi dati consigliati da includere nell’event log per analizzare in modo completo il processo di elaborazione delle fatture fornitori.
3 Obbligatorio 9 Consigliato 9 Facoltativo
Nome Descrizione
Attività
Activity
Nome di una specifica fase aziendale o di un evento verificatosi durante il ciclo di elaborazione della fattura.
Descrizione

Questo attributo descrive una singola attività o modifica di stato nel processo di contabilità fornitori, come «Fattura salvata come preliminare», «Fattura inoltrata per l’approvazione» o «Fattura compensata con il pagamento». Queste attività costituiscono gli elementi fondamentali della mappa del processo e vengono in genere estratte dai registri delle modifiche, dai campi di stato o dai registri del flusso di lavoro in SAP.

Analizzare la sequenza e la durata di queste attività è il fulcro del Process Mining. Consente di visualizzare il flusso del processo, individuare i colli di bottiglia tra i passaggi, misurare la frequenza dei cicli di rilavorazione e confrontare l’esecuzione effettiva con le procedure operative standard. Il livello di dettaglio delle attività definite incide direttamente sulla profondità delle analisi possibili.

Perché è importante

Le attività costituiscono la struttura portante della mappa del processo e consentono di visualizzare il flusso, individuare i colli di bottiglia e analizzare le deviazioni.

Dove reperirli

Ricavata dai codici transazione (BKPF-TCODE), dai registri del flusso di lavoro (SWW_WI2OBJ) o dai registri delle modifiche (tabelle CDHDR/CDPOS), in base alle modifiche apportate ai documenti della fattura.

Esempi
Documento fattura creatoFattura approvataFattura compensata con il pagamentoBlocco pagamento impostato
Data e ora dell’evento
EventTime
Data e ora esatte in cui si è verificata una specifica attività o un evento.
Descrizione

La data e ora dell’evento è il riferimento temporale associato a ciascuna attività del processo. Questi dati sono fondamentali per ordinare cronologicamente gli eventi e per tutte le analisi basate sul tempo. In SAP, queste informazioni sono spesso memorizzate nei campi di creazione (ad esempio, BKPF-CPUDT) o nelle tabelle dei registri delle modifiche (CDHDR-UDATE e CDHDR-UTIME).

Questo attributo è essenziale per calcolare indicatori chiave come i tempi di ciclo, i tempi di elaborazione e i tempi di attesa tra le attività. Consente di analizzare nel tempo le prestazioni del processo, aiuta a individuare quando si verificano i colli di bottiglia e permette di verificare il rispetto degli accordi sul livello di servizio (SLA) o delle condizioni di pagamento.

Perché è importante

Questo riferimento temporale è fondamentale per calcolare tutte le metriche basate sulla durata, compresi i tempi di ciclo e i colli di bottiglia, e costituisce la base per l’analisi delle prestazioni.

Dove reperirli

Dalle tabelle SAP, ad esempio BKPF (CPUDT/CPUTM per la creazione) o CDHDR (UDATE/UTIME per le modifiche).

Esempi
2023-10-01T10:00:00Z2023-10-02T14:35:10Z2023-10-15T09:12:00Z
Fattura
InvoiceNumber
Identificativo univoco di ciascun documento di fattura, utilizzato come ID del caso principale per seguirne il percorso dalla ricezione al pagamento.
Descrizione

Il numero della fattura è una chiave composta, generalmente formata in SAP dal codice società (BUKRS), dal numero del documento (BELNR) e dall’esercizio fiscale (GJAHR). Questa combinazione univoca consente di identificare ogni fattura in modo distinto nell’intero sistema.

Nel Process Mining, questo attributo è fondamentale: collega tutti gli eventi e le attività correlati, come creazione, registrazione, approvazione e pagamento, in un’unica istanza di processo coerente. Analizzare il processo per fattura offre una visione completa del ciclo di vita, indispensabile per calcolare i tempi di ciclo, individuare le varianti e comprendere i cicli di rilavorazione.

Perché è importante

È l’ID del caso essenziale che collega tutte le attività relative alla fattura e consente un’analisi completa, dall’inizio alla fine, del processo di contabilità fornitori per ciascuna fattura.

Dove reperirli

Composto dai campi BUKRS, BELNR e GJAHR della tabella SAP BKPF (testata del documento contabile).

Esempi
1000-1900000001-20232000-5100000055-20231000-1900000042-2024
Approvatore
Approver
Utente o ruolo responsabile dell’approvazione della fattura per il pagamento.
Descrizione

Questo attributo identifica la persona che ha eseguito l’attività «Fattura approvata». In SAP, l’approvazione è spesso gestita tramite il sistema di flusso di lavoro e l’ID dell’approvatore viene registrato nella cronologia del flusso.

L’analisi per approvatore è centrale per la Dashboard «Analisi dei colli di bottiglia nell’approvazione delle fatture». Consente di misurare i tempi di approvazione per singola persona o gruppo, individuare gli approvatori che accumulano regolarmente ritardi e comprendere come si distribuisce il carico di lavoro nella gerarchia di approvazione. Questi dati sono fondamentali per ottimizzare il flusso di lavoro di approvazione, che spesso rappresenta un importante collo di bottiglia.

Perché è importante

Identifica chi è responsabile delle approvazioni e consente di analizzare i tempi di ciclo e i colli di bottiglia per persona o team.

Dove reperirli

In genere si trova nelle tabelle SAP Business Workflow (ad esempio, SWW_WI2OBJ e SWWLOG), collegando la voce del flusso di lavoro all’oggetto fattura e identificando l’utente del passaggio di approvazione.

Esempi
DMARTINLCHENRUOLO_RESPONSABILE_FINANZIARIO
Codice società
CompanyCode
Chiave univoca che rappresenta un’entità giuridica o una società nell’organizzazione SAP.
Descrizione

Il codice società è un’unità organizzativa fondamentale in SAP Financials e rappresenta un’unità contabile indipendente. Tutte le transazioni finanziarie, comprese le fatture, vengono registrate in uno specifico codice società.

Questo attributo è essenziale per segmentare l’analisi del processo per entità giuridica. Consente di confrontare le prestazioni del processo, i tassi di conformità e l’efficienza tra le diverse aree dell’azienda. È particolarmente importante per le grandi multinazionali con più società controllate.

Perché è importante

Consente di segmentare l’analisi del processo per entità giuridica e di confrontare le prestazioni tra diverse unità aziendali.

Dove reperirli

Dal campo BUKRS della tabella SAP BKPF (testata del documento contabile).

Esempi
10002100US01
Condizioni di pagamento
PaymentTerms
Codice che definisce le condizioni di pagamento, come le date di scadenza e gli eventuali sconti.
Descrizione

Le condizioni di pagamento sono regole predefinite in SAP che determinano il calcolo delle date di scadenza delle fatture e degli sconti per pagamento in contanti. Sono assegnate alle anagrafiche dei fornitori e possono essere specificate nelle singole fatture.

Questo attributo è essenziale per la Dashboard «Conformità dei pagamenti e sconti» e per il KPI «Tasso di acquisizione degli sconti per pagamento anticipato». Analizzare le condizioni di pagamento consente all’azienda di individuare opportunità per ottenere sconti, comprendere le implicazioni finanziarie delle scadenze e garantire la conformità.

Perché è importante

Definisce le regole per le scadenze dei pagamenti e gli sconti, fondamentali per ottimizzare la gestione finanziaria e monitorare la conformità.

Dove reperirli

Dal campo ZTERM della tabella SAP BSEG (segmento del documento contabile).

Esempi
Z0010001NT30
Data di scadenza della fattura
InvoiceDueDate
Data calcolata entro la quale deve essere pagata la fattura, in base alle condizioni di pagamento.
Descrizione

La data di scadenza della fattura indica il termine entro il quale pagare il fornitore per rispettare le condizioni concordate. In SAP spesso non è memorizzata in un unico campo, ma viene calcolata in base alla data di riferimento (BSEG-ZFBDT) e alle condizioni di pagamento (BSEG-ZTERM) associate alla fattura.

Questa data è fondamentale per la Dashboard «Conformità dei pagamenti e sconti». Serve a calcolare indicatori come il tasso di pagamenti scaduti e a individuare le fatture a rischio di ritardo. Analizzare i dati rispetto a questa data aiuta a stabilire le priorità di lavoro e a migliorare i rapporti con i fornitori.

Perché è importante

È una data fondamentale per monitorare la conformità dei pagamenti, calcolare gli indicatori relativi alle scadenze e ottenere sconti per pagamento anticipato.

Dove reperirli

Ricavata dalla data di riferimento per il calcolo della scadenza (BSEG-ZFBDT) e dal codice delle condizioni di pagamento (BSEG-ZTERM).

Esempi
2023-10-312023-11-152024-01-10
Importo lordo della fattura
InvoiceGrossAmount
Valore lordo totale della fattura, comprensivo di imposte e altri oneri, nella valuta originale del documento.
Descrizione

Questo attributo rappresenta il valore finanziario totale di una fattura. È un dato fondamentale per comprendere l’impatto finanziario e le caratteristiche delle fatture elaborate. In SAP, l’importo può trovarsi in diverse tabelle a seconda del tipo di documento, ad esempio in BSEG per i documenti finanziari.

Nell’analisi, l’importo della fattura serve a dare priorità alle fatture di valore elevato, comprendere il volume finanziario del processo di contabilità fornitori e segmentare i risultati. Per esempio, è possibile verificare se le fatture di importo elevato hanno tempi di ciclo più lunghi o seguono percorsi di approvazione diversi. È inoltre un dato fondamentale per gli indicatori finanziari.

Perché è importante

Fornisce il contesto finanziario del processo e consente analisi basate sul valore, di dare priorità alle fatture di importo elevato e di calcolare gli indicatori finanziari.

Dove reperirli

Dalle tabelle SAP delle singole voci, ad esempio dal campo WRBTR della tabella BSEG (importo nella valuta del documento). Potrebbe essere necessario aggregare le singole voci a livello di testata.

Esempi
1500.0012550.75980.50
Motivo del blocco di pagamento
PaymentBlockReason
Codice che indica perché una fattura è bloccata e non può essere pagata.
Descrizione

In presenza di una discrepanza o durante la revisione di una fattura, è possibile applicare un blocco di pagamento per impedirne l’inclusione in un’esecuzione di pagamento. Questo attributo indica il motivo del blocco, ad esempio una quantità non corrispondente o una differenza di prezzo.

Queste informazioni sono fondamentali per analizzare le eccezioni. Aiutano a classificare le cause profonde dei ritardi nei pagamenti e delle rilavorazioni e supportano la Dashboard «Analisi di eccezioni e discrepanze». Conoscere i motivi di blocco più frequenti consente di intervenire in modo mirato per ridurre le eccezioni.

Perché è importante

Indica la causa profonda dei ritardi nei pagamenti e consente di intervenire in modo mirato per ridurre le eccezioni, le rilavorazioni e i tempi di elaborazione delle fatture.

Dove reperirli

Dal campo ZLSPR della tabella SAP BSEG (segmento del documento contabile).

Esempi
RIA
Nome del fornitore
VendorName
Nome del fornitore che ha presentato la fattura.
Descrizione

Questo attributo contiene la ragione sociale ufficiale del fornitore. In SAP, i dati anagrafici dei fornitori (tabella LFA1) sono collegati al documento della fattura tramite il numero del fornitore (LIFNR), memorizzato nella testata o nelle singole voci del documento.

L’analisi per fornitore è fondamentale per la Dashboard «Prestazioni di pagamento dei fornitori». Consente di monitorare i tempi di elaborazione delle fatture, la puntualità dei pagamenti e il tasso di eccezioni per ciascun fornitore. Queste informazioni aiutano a gestire i rapporti con i fornitori, a individuare quelli che presentano con regolarità fatture di scarsa qualità e a negoziare condizioni migliori.

Perché è importante

Consente di analizzare le prestazioni dei singoli fornitori, gestire i rapporti con loro e individuare i problemi legati a fornitori specifici.

Dove reperirli

Dal campo NAME1 della tabella SAP LFA1, collegato tramite il numero del fornitore (LIFNR) presente in BKPF o BSEG.

Esempi
Global Office Supplies Inc.Tech Solutions LLCReliable Logistics Corp.
Numero dell’ordine di acquisto
PurchaseOrderNumber
Identificativo dell’ordine di acquisto a cui viene addebitata la fattura.
Descrizione

Il numero dell’ordine di acquisto (PO) collega la fattura al processo di approvvigionamento. Per le fatture associate a un ordine di acquisto, questo collegamento è fondamentale per l’abbinamento a tre vie tra ordine, entrata merci e fattura.

Questo attributo è essenziale per la Dashboard «Prestazioni di abbinamento tra ordini di acquisto ed entrate merci». Verificare la presenza e l’abbinamento di un ordine di acquisto aiuta a distinguere i diversi tipi di fattura (con o senza ordine) e a misurare l’efficienza del processo di abbinamento. I ritardi in quest’area sono una causa frequente di colli di bottiglia.

Perché è importante

Collega la fattura al processo di approvvigionamento e consente di analizzare le fatture con o senza ordine di acquisto e l’efficienza dell’abbinamento a tre vie.

Dove reperirli

Dal campo EBELN della tabella SAP BSEG (per le fatture FI) o RSEG (per le fatture MM).

Esempi
450001712345000175894500018330
Utente che ha elaborato la fattura
ProcessorUser
Nome utente SAP del dipendente che ha eseguito l’attività, ad esempio la registrazione o la modifica della fattura.
Descrizione

Questo attributo identifica l’utente responsabile dell’esecuzione di una specifica fase del processo. In SAP può trattarsi dell’utente che ha creato il documento (ad esempio, BKPF-USNAM) o di quello che ha apportato una modifica specifica (ad esempio, CDHDR-USERNAME).

Analizzare i dati per utente che ha elaborato la fattura è fondamentale per comprendere le prestazioni del team e la distribuzione del carico di lavoro. Consente di creare la Dashboard «Distribuzione del carico di lavoro degli addetti alla contabilità fornitori», monitorando il volume delle fatture e i tempi medi delle attività per utente. Può far emergere esigenze di formazione, individuare chi ottiene i risultati migliori e favorire un’equa assegnazione delle attività.

Perché è importante

Consente di analizzare il carico di lavoro, confrontare le prestazioni degli utenti e individuare opportunità di formazione o squilibri nell’allocazione delle risorse.

Dove reperirli

Dal campo USERNAME della tabella SAP CDHDR (per le modifiche) o dal campo USNAM della tabella BKPF (per l’inserimento del documento).

Esempi
AJONESSMITHBCWILLIAMS
Automatizzata
IsAutomated
Indicatore che segnala se un’attività è stata eseguita da un sistema o da un utente batch anziché da una persona.
Descrizione

Questo attributo booleano distingue le attività eseguite automaticamente, ad esempio da un processo batch, da EDI o da un sistema OCR, da quelle svolte manualmente da un utente. In genere, la distinzione si basa sull’analisi del nome utente associato all’attività.

È fondamentale per la Dashboard «Elaborazione manuale e automatizzata». Aiuta a misurare i risultati delle iniziative di automazione, a calcolare il KPI Tasso di intervento manuale e a individuare ulteriori opportunità per ridurre il lavoro manuale. Comprendere i punti di contatto tra persone e sistemi è essenziale per migliorare l’efficienza.

Perché è importante

Aiuta a misurare il livello di automazione del processo, individuare i colli di bottiglia legati alle attività manuali e monitorare l’impatto delle iniziative di automazione.

Dove reperirli

Ricavato verificando se l’ID utente (ad esempio, CDHDR-USERNAME) appartiene a un elenco predefinito di account di sistema, batch o servizio.

Esempi
truefalse
Numero del documento di entrata merci
GoodsReceiptNumber
Identificativo del documento di entrata merci relativo a una fattura associata a un ordine di acquisto.
Descrizione

Per le fatture relative a beni fisici, il documento di entrata merci (GR) conferma la consegna degli articoli da parte del fornitore. Questo numero collega la fattura allo specifico evento di consegna.

L’attributo viene utilizzato nella Dashboard «Prestazioni di abbinamento tra ordini di acquisto ed entrate merci». Il tempo che intercorre tra la registrazione dell’entrata merci e quella della fattura è una metrica importante. Analizzare questo collegamento aiuta a comprendere l’intero processo di abbinamento a tre vie e a individuare i ritardi tra la consegna fisica e il saldo finanziario.

Perché è importante

Completa il quadro dell’abbinamento a tre vie (ordine di acquisto, entrata merci e fattura) e consente di analizzare i ritardi tra la consegna dei beni e l’elaborazione della fattura.

Dove reperirli

Dal campo LFBNR della tabella SAP RSEG (voce del documento, fattura in entrata), che contiene il numero del documento di riferimento.

Esempi
500000123450000015675000002100
Scaduta
IsOverdue
Indicatore calcolato che assume valore vero se la fattura è stata pagata dopo la data di scadenza prevista.
Descrizione

Questo attributo booleano si ottiene confrontando la data dell’attività «Fattura compensata con il pagamento» con la data di scadenza della fattura. Se il pagamento è successivo alla scadenza, l’indicatore assume valore vero.

Questo attributo supporta direttamente il KPI Tasso di pagamenti scaduti e la Dashboard «Conformità dei pagamenti e sconti». Consente di filtrare e conteggiare facilmente i pagamenti in ritardo, quantificando l’entità del problema. Analizzare le caratteristiche delle fatture scadute, ad esempio per fornitore o codice società, può far emergere le cause profonde.

Perché è importante

Misura direttamente il rispetto dei termini di pagamento e costituisce la base per il KPI relativo alla percentuale di pagamenti in ritardo, contribuendo a migliorare i rapporti con i fornitori e a evitare penali.

Dove reperirli

Campo calcolato: TRUE se (Payment Date > Invoice Due Date), altrimenti FALSE.

Esempi
truefalse
Sconto perso
DiscountLost
Indicatore calcolato, impostato su true se non è stato applicato uno sconto disponibile per il pagamento anticipato.
Descrizione

Questo attributo identifica le fatture per le quali i termini di pagamento prevedevano uno sconto per il pagamento anticipato, ma il pagamento è stato effettuato dopo la scadenza del periodo utile per usufruirne. Il calcolo confronta la data di pagamento con la data di scadenza dello sconto, ricavata dai 'Payment Terms'.

Si tratta di un KPI finanziario fondamentale per il tasso di utilizzo degli sconti per pagamento anticipato. Evidenzia le opportunità mancate di ridurre i costi. Analizzare le ragioni per cui gli sconti non vengono applicati, ad esempio cicli di approvazione lunghi o blocchi di pagamento, può giustificare progetti di miglioramento dei processi con un chiaro ritorno sull’investimento.

Perché è importante

Evidenzia le opportunità finanziarie mancate, supporta direttamente il KPI relativo al tasso di utilizzo degli sconti per pagamento anticipato e offre un chiaro incentivo economico a migliorare il processo.

Dove reperirli

Campo calcolato: TRUE se (Payment Terms prevedeva uno sconto) AND (Payment Date > Discount Due Date), altrimenti FALSE.

Esempi
truefalse
Sistema di origine
SourceSystem
Identifica il sistema SAP ECC di origine da cui sono stati estratti i dati.
Descrizione

Questo attributo specifica il sistema di registrazione, ad esempio l’ID del sistema SAP (SID), da cui provengono i dati di elaborazione delle fatture. È particolarmente importante nelle organizzazioni che utilizzano più istanze ERP o una combinazione di sistemi.

Nell’analisi di Process Mining, consente di distinguere i dati provenienti da sistemi diversi, che possono avere configurazioni o varianti di processo specifiche. Permette così di confrontare i sistemi e garantisce la tracciabilità dei dati, fondamentale per la governance e la convalida dei dati.

Perché è importante

Garantisce la tracciabilità dei dati e consente di analizzare i processi in ambienti con più istanze SAP o altri sistemi di origine.

Dove reperirli

In genere è un valore statico che rappresenta l’ID del sistema SAP (SID) dell’istanza ECC di origine, aggiunto durante l’estrazione dei dati.

Esempi
ECC_PROD_EUSAP_US_01E5P
Stornata
IsReversed
Indicatore booleano che segnala se il documento della fattura è stato stornato.
Descrizione

Questo attributo segnala le fatture annullate o stornate, un evento significativo che può indicare un errore grave o un problema nel processo. In SAP, un documento stornato è collegato al relativo documento di storno.

Individuare le fatture stornate è importante per comprendere la qualità del processo e il tasso di errori. Consente di isolare queste eccezioni finali dal flusso principale e di analizzarne le cause profonde, per capire perché si verificano gli storni e come prevenirli.

Perché è importante

Segnala le fatture annullate, un indicatore importante di problemi nel processo, e aiuta ad analizzare le cause profonde degli errori più gravi.

Dove reperirli

Verificare se il numero del documento (BKPF-BELNR) è presente nel campo BKPF-STBLG (documento di storno) di un altro documento.

Esempi
truefalse
Tipo di documento
DocumentType
Codice SAP che classifica i documenti contabili e determina le modalità di elaborazione.
Descrizione

Il tipo di documento distingue le diverse transazioni aziendali, come le fatture dei fornitori (KR), le note di credito (KG) o le fatture MM (RE). Questa classificazione determina aspetti quali l’intervallo di numerazione e i tipi di conto a cui è possibile effettuare registrazioni.

Nel Process Mining, filtrare per tipo di documento consente un’analisi più omogenea. Per esempio, il processo di una normale fattura di un fornitore (KR) può differire notevolmente da quello di una nota di credito (KG). Analizzarli separatamente evita aggregazioni fuorvianti e offre risultati più accurati sui singoli sottoprocessi.

Perché è importante

Consente di segmentare l’analisi per tipo di transazione, ad esempio fattura o nota di credito, ottenendo risultati più accurati e pertinenti sul processo.

Dove reperirli

Dal campo BLART della tabella SAP BKPF (testata del documento contabile).

Esempi
KRREKG
Ultimo aggiornamento dei dati
LastDataUpdate
Data e ora dell’ultimo aggiornamento dei dati di questo record dal sistema di origine.
Descrizione

Questo attributo indica la data e l’ora dell’estrazione o dell’aggiornamento più recente da SAP ECC. Non fa parte dei dati transazionali, ma è un metadato aggiunto durante l’acquisizione dei dati.

Nell’analisi serve principalmente a indicare quanto sono aggiornati i dati visualizzati. È un’informazione fondamentale per le Dashboard e i report, perché permette di capire quanto siano recenti i risultati dell’analisi e di gestire le aspettative sull’inclusione delle transazioni più recenti.

Perché è importante

Indica quanto è aggiornato il set di dati, un’informazione fondamentale per valutare l’attualità delle analisi di processo e delle Dashboard.

Dove reperirli

Si tratta di metadati generati e aggiunti durante il processo di estrazione, trasformazione e caricamento dei dati (ETL).

Esempi
2024-05-21T02:00:00Z2024-05-22T02:00:00Z2024-05-23T02:00:00Z
Valuta del documento
DocumentCurrency
Codice della valuta (ad esempio, USD o EUR) in cui è stata emessa la fattura.
Descrizione

Questo attributo specifica la valuta dell’importo della fattura. In SAP è memorizzato a livello di testata del documento.

La valuta del documento è essenziale per interpretare correttamente gli importi in qualsiasi analisi finanziaria. Consente di filtrare l’analisi del processo per valuta ed è necessaria per convertire gli importi in una valuta locale comune, così da ottenere report e aggregazioni standardizzati.

Perché è importante

Fornisce il contesto necessario per interpretare gli importi finanziari e consente analisi specifiche per valuta o la conversione in una valuta standard.

Dove reperirli

Dal campo WAERS della tabella SAP BKPF (testata del documento contabile).

Esempi
USDEURGBP
Obbligatorio Consigliato Facoltativo

Attività di elaborazione delle fatture fornitori

Questi sono i passaggi e le tappe principali da registrare nell’event log per individuare e analizzare con precisione il flusso di lavoro di elaborazione delle fatture.
6 Consigliato 7 Facoltativo
Attività Descrizione
Documento fattura creato
Indica la creazione iniziale di un documento fattura in SAP, come documento preliminare o registrato definitivamente. In genere è il primo evento con timestamp associato alla fattura e costituisce il punto di partenza dell’analisi del processo. Viene rilevato dalla data e dall’ora di inserimento del documento nella tabella BKPF.
Perché è importante

Questa attività costituisce l’evento di inizio principale del percorso di elaborazione della fattura. Analizzare il tempo trascorso da questo momento permette di misurare il tempo di ciclo end-to-end totale e individuare i ritardi iniziali nell’inserimento dei dati.

Dove reperirli

L’evento viene dedotto dal timestamp di creazione del record di intestazione del documento contabile. In particolare, la combinazione di Data di inserimento (BKPF-CPUDT) e Ora di inserimento (BKPF-CPUTM) fornisce il timestamp.

Acquisizione

Utilizzare il timestamp di creazione della tabella di intestazione del documento BKPF (CPUDT, CPUTM).

Tipo di evento inferred
Fattura approvata
L’approvatore designato ha confermato che la fattura è valida e pronta per il pagamento. L’evento può essere registrato esplicitamente da un sistema di flusso di lavoro oppure dedotto dalla rimozione di un blocco di pagamento. È una tappa fondamentale prima del pagamento.
Perché è importante

Questa tappa fondamentale sblocca la fattura per il pagamento. I ritardi prima o dopo questo passaggio indicano problemi di natura diversa, come la disponibilità degli approvatori o la pianificazione delle esecuzioni di pagamento.

Dove reperirli

In un sistema di flusso di lavoro, l’evento è registrato esplicitamente. In caso contrario, viene comunemente dedotto dalla rimozione di un blocco di pagamento, rilevata tramite i registri delle modifiche (CDHDR/CDPOS) del campo BSEG-ZLSPR.

Acquisizione

Evento registrato dal sistema di flusso di lavoro oppure registro delle modifiche relativo alla rimozione del blocco di pagamento.

Tipo di evento explicit
Fattura compensata con il pagamento
La fattura è stata pagata interamente e la voce aperta è stata compensata con un documento di pagamento. Questo segna il completamento del processo di contabilità fornitori per la fattura. L’evento viene rilevato dalle informazioni sul documento di compensazione.
Perché è importante

È l’evento finale del percorso di esito positivo. Il tempo necessario per raggiungere questa attività è una misura importante dell’efficienza complessiva del processo. È inoltre essenziale per calcolare la puntualità dei pagamenti e gli sconti ottenuti.

Dove reperirli

L’evento viene identificato quando il numero del documento di compensazione (BSEG-AUGBL) e la data di compensazione (BSEG-AUGDT) sono compilati per la voce del fornitore. La data di compensazione corrisponde alla data dell’evento.

Acquisizione

Utilizzare la data di compensazione (BSEG.AUGDT) quando il documento di compensazione (BSEG.AUGBL) è compilato.

Tipo di evento explicit
Fattura registrata
La fattura viene registrata formalmente nella contabilità generale, creando una passività finanziaria. Un documento preliminare viene convertito in un documento registrato oppure viene creato direttamente come documento registrato. È un passaggio fondamentale della contabilità finanziaria.
Perché è importante

La registrazione è una tappa fondamentale che trasforma la fattura in una passività ufficiale. Segna il passaggio dalla fase di inserimento dei dati alla gestione attiva dei pagamenti.

Dove reperirli

L’evento viene identificato nella tabella di testata dei documenti BKPF. Un documento registrato presenta uno stato documento vuoto (BKPF-BSTAT) e una data di registrazione valida (BKPF-BUDAT). La data dell’evento corrisponde alla data di registrazione.

Acquisizione

Utilizzare BKPF.BUDAT per i documenti in cui BKPF.BSTAT non è «V» (preliminare) oppure in cui il valore «V» è stato modificato.

Tipo di evento explicit
Fattura stornata
Il documento della fattura registrata è stato annullato creando un documento di storno. Questa operazione annulla l’impatto finanziario della fattura originale e rappresenta un esito alternativo, spesso negativo, del processo.
Perché è importante

Gli storni indicano errori, come dati inseriti in modo errato o fatture duplicate. Monitorare la frequenza e i motivi degli storni aiuta a individuare opportunità per migliorare la qualità dei dati e la correttezza al primo tentativo.

Dove reperirli

L’evento viene identificato nella tabella di testata dei documenti (BKPF). Nel documento originale è compilato il numero del documento di storno (BKPF-STBLG). La data dell’evento corrisponde alla data di registrazione del documento di storno.

Acquisizione

Individuare il documento di storno in BKPF.STBLG e ricavare la data dell’evento dalla data di registrazione del documento di storno.

Tipo di evento explicit
Proposta di pagamento creata
La fattura è stata inclusa nell’elenco delle proposte di pagamento nell’ambito di un’esecuzione di pagamento (codice transazione F110). Pur non corrispondendo a un pagamento definitivo, indica l’intenzione di pagare. La fattura viene selezionata in base alla data di scadenza e alle condizioni di pagamento.
Perché è importante

È il primo passaggio del processo di pagamento automatizzato. I ritardi tra la proposta e l’esecuzione del pagamento possono indicare problemi di approvazione o pianificazione dell’esecuzione.

Dove reperirli

L’evento viene identificato individuando il documento della fattura nelle tabelle delle proposte di pagamento, come REGUP (voci elaborate dal programma di pagamento). La data di esecuzione (REGUP-LAUFD) può essere utilizzata come data dell’evento.

Acquisizione

Individuare la fattura nella tabella REGUP e utilizzare la data di esecuzione del pagamento (LAUFD).

Tipo di evento explicit
Blocco di pagamento rimosso
Il blocco di pagamento precedentemente impostato è stato rimosso dalla fattura, che ora può essere pagata. Spesso significa che una discrepanza è stata risolta o che l’approvazione è stata concessa. L’evento viene rilevato dalle tabelle dei documenti di modifica.
Perché è importante

Questa attività segna la risoluzione di un’eccezione o il completamento di un’approvazione. Il tempo durante il quale il blocco resta attivo corrisponde a rilavorazioni o attese, un ambito importante per il miglioramento del processo.

Dove reperirli

L’evento viene rilevato monitorando le modifiche al campo Payment Block Key (BSEG-ZLSPR). I registri delle modifiche nelle tabelle CDHDR e CDPOS indicano quando il campo viene svuotato.

Acquisizione

Monitorare le voci di aggiornamento in CDHDR/CDPOS in cui il campo BSEG-ZLSPR viene impostato su vuoto.

Tipo di evento explicit
Blocco pagamento impostato
La fattura è stata bloccata per impedirne il pagamento, in genere a causa di una discrepanza, di un’approvazione in sospeso o di un altro problema. Si tratta di uno stato esplicito impostato sulla singola riga della fattura. L’evento può essere rilevato dalle tabelle dei documenti di modifica.
Perché è importante

Questa attività individua l’inizio di un’eccezione o di un periodo di approvazione. Analizzare la frequenza e la durata dei blocchi di pagamento è fondamentale per individuare e risolvere i colli di bottiglia e le contestazioni nel processo.

Dove reperirli

L’evento viene rilevato monitorando le modifiche al campo Payment Block Key (BSEG-ZLSPR). I registri delle modifiche nelle tabelle CDHDR e CDPOS indicano quando questo campo viene compilato.

Acquisizione

Monitorare la creazione di voci in CDHDR/CDPOS per il campo BSEG-ZLSPR.

Tipo di evento explicit
Fattura inoltrata per l’approvazione
La fattura è stata formalmente inserita in un flusso di lavoro di approvazione. Questa attività si basa spesso su un sistema di flusso di lavoro esterno o su una modifica specifica dello stato in SAP. Spesso segna l’inizio del sottoprocesso di approvazione.
Perché è importante

Segna l’inizio del ciclo di approvazione. Misurare il tempo che intercorre tra questo evento e «Fattura approvata» è fondamentale per il KPI Tempo di ciclo di approvazione delle fatture e per individuare i colli di bottiglia legati agli approvatori.

Dove reperirli

Se si utilizza SAP Business Workflow, l’evento può essere estratto dai registri del flusso di lavoro (ad esempio, SWWLOG). In caso contrario, si tratta di un passaggio concettuale, spesso dedotto dall’impostazione di un blocco di pagamento per motivi di approvazione.

Acquisizione

Estrarre l’evento dai registri del flusso di lavoro oppure dedurlo dall’impostazione di uno specifico blocco di pagamento.

Tipo di evento explicit
Fattura salvata in sospeso
Indica una fattura inserita in SAP ma non ancora registrata nel libro mastro. Si tratta di un’azione esplicita che consente di completare o approvare il documento in un secondo momento. Il campo dello stato del documento nella tabella di intestazione indica se una fattura è in sospeso.
Perché è importante

Il salvataggio in sospeso indica un’interruzione intenzionale del processo, spesso dovuta a una revisione o a informazioni mancanti. Monitorare questa fase aiuta a individuare le cause dei ritardi prima della registrazione ufficiale della fattura.

Dove reperirli

Individuato nella tabella di intestazione del documento BKPF quando lo Stato del documento (BKPF-BSTAT) è 'V' (in sospeso). L’ora dell’evento corrisponde all’ora di creazione del documento (BKPF-CPUDT, BKPF-CPUTM).

Acquisizione

Filtrare i documenti per cui BKPF.BSTAT = 'V'.

Tipo di evento explicit
Ordine di acquisto abbinato
Questa attività indica che la riga della fattura è stata collegata correttamente a un ordine di acquisto. È una fase di convalida essenziale nell’abbinamento a tre vie. L’evento viene dedotto dalla presenza del numero dell’ordine di acquisto nei dettagli della riga della fattura.
Perché è importante

I ritardi nell’abbinamento agli ordini di acquisto possono costituire un collo di bottiglia significativo. Analizzare questa attività aiuta a misurare l’efficienza dell’abbinamento e a individuare le fatture che si discostano dal flusso di lavoro standard basato sugli ordini di acquisto.

Dove reperirli

L’evento viene dedotto dalla riga del fornitore nella tabella BSEG. Se il campo Numero ordine di acquisto (BSEG-EBELN) è compilato, si considera che l’abbinamento sia avvenuto al momento della creazione del documento.

Acquisizione

Verificare che BSEG.EBELN della fattura contenga un valore.

Tipo di evento inferred
Ricevimento merci abbinato
Indica la verifica che i beni o i servizi riportati in fattura siano stati ricevuti, collegando la fattura al documento di ricevimento merci. È il terzo elemento dell’abbinamento a tre vie. L’evento viene dedotto dai riferimenti presenti nella riga della fattura.
Perché è importante

L’abbinamento a un ricevimento merci conferma che l’azienda ha ricevuto ciò per cui sta pagando. Monitorare questa attività aiuta ad analizzare il KPI relativo ai tempi di abbinamento tra ordine di acquisto, ricevimento merci e fattura e a semplificare la convalida.

Dove reperirli

L’evento viene dedotto dalla riga del fornitore nella tabella BSEG verificando che sia compilato il numero del documento di ricevimento merci (BSEG-LFBNR), oppure ricostruendo la cronologia dell’ordine di acquisto collegato (tabella EKBE).

Acquisizione

Verificare il riferimento al ricevimento merci in BSEG.LFBNR oppure consultare la cronologia dell’ordine di acquisto in EKBE.

Tipo di evento inferred
Scadenza superata senza pagamento
Questo evento calcolato si verifica quando la data corrente supera la data di scadenza netta della fattura, che non è ancora stata compensata. Evidenzia le fatture a rischio di scadenza o già scadute. Non corrisponde a un evento registrato direttamente dal sistema.
Perché è importante

Questa attività è fondamentale per monitorare il KPI Tasso di pagamenti scaduti. Segnala in modo proattivo le fatture che richiedono un intervento immediato, così da evitare penali per ritardi e compromettere i rapporti con i fornitori.

Dove reperirli

Si tratta di un evento calcolato, ottenuto confrontando la data corrente con la data di scadenza netta (BSEG-ZFBDT) di tutte le singole voci aperte, cioè non compensate. La data dell’evento corrisponde alla data di scadenza.

Acquisizione

Ricavare l’evento confrontando la data corrente con BSEG.ZFBDT per le voci aperte.

Tipo di evento calculated
Consigliato Facoltativo

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