Il Suo template dei dati per la gestione delle posizioni, dall’assunzione alla cessazione

L’ID posizione è una chiave univoca assegnata a ogni posizione per distinguerla da tutte le altre. Collega tutte le attività e gli eventi relativi al ciclo di vita di una singola posizione, dalla richiesta iniziale fino alla chiusura.

Nel Process Mining, ogni Event Log deve includere un identificativo del caso che consenta di raggruppare le attività correlate in una singola istanza di processo. Utilizzando l’ID posizione come ID del caso, gli analisti possono ricostruire l’intero percorso di ogni posizione. In questo modo è possibile visualizzare i flussi di processo, calcolare i tempi di ciclo delle singole posizioni e individuare i percorsi ricorrenti o le deviazioni.

È essenziale per raggruppare tutte le attività correlate in una singola istanza di processo e analizzare il ciclo di vita di ogni posizione dall’inizio alla fine.

Di norma si trova nell’intestazione o nel record principale del modulo di gestione delle posizioni o del sistema informativo delle risorse umane (HRIS).

Il nome dell’attività descrive un singolo passaggio o un’azione del ciclo di vita della posizione. Queste attività costituiscono gli elementi fondamentali della mappa del processo e rappresentano eventi chiave come «Richiesta di posizione avviata», «Approvazione del budget ricevuta» o «Posizione chiusa».

Ai fini dell’analisi, monitorare queste attività consente di visualizzare l’intero flusso di processo. Aiuta a ricostruire la sequenza degli eventi, individuare le varianti del processo e rilevare colli di bottiglia o cicli di rilavorazione, ad esempio quando l’attività «Richiesta di posizione restituita per la revisione» si ripete. Nomi delle attività chiari e coerenti sono fondamentali per creare un modello di processo accurato e comprensibile.

Questo attributo è fondamentale per costruire la mappa del processo, individuare i colli di bottiglia e comprendere la sequenza degli eventi nel ciclo di vita della posizione.

Ricavato dai log degli eventi, dalle tabelle delle modifiche di stato o dai codici di transazione del sistema delle risorse umane o di gestione delle posizioni.

L’ora dell’evento è la data e l’ora che registrano il momento esatto in cui si è svolta un’attività. Fornisce il contesto cronologico dell’intero processo e permette di ordinare correttamente gli eventi per ricostruire il flusso così come si è svolto.

Questo dato è alla base di tutte le analisi temporali. Serve a calcolare i tempi di ciclo tra le attività, individuare la durata delle fasi di approvazione e misurare il tempo di attraversamento complessivo, dalla creazione della posizione alla sua copertura. Le date e le ore registrate con precisione sono fondamentali per Dashboard come «Tempo di ciclo della gestione delle posizioni» e per indicatori chiave di prestazione come «Tempo medio di ciclo per l’approvazione delle posizioni».

È essenziale per ordinare cronologicamente gli eventi e calcolare tutte le metriche basate sulla durata, come i tempi di ciclo e i tempi di attraversamento.

Di solito si trova nei log di sistema, nei record delle transazioni o nei campi relativi alla data di creazione e modifica dei documenti nel sistema di origine.

L’attributo Sistema di origine identifica la provenienza dei dati del processo. In molte organizzazioni, il processo dall’assunzione alla cessazione del rapporto di lavoro coinvolge più applicazioni, ad esempio un sistema HR centrale per la gestione delle posizioni e un sistema separato di tracciamento dei candidati (ATS) per la selezione del personale.

Indicare il sistema di origine è fondamentale per combinare dati provenienti da fonti diverse e ottenere una visione unificata del processo. Aiuta a convalidare i dati, risolvere i problemi di integrazione e comprendere il contributo dei diversi sistemi al processo complessivo. Può inoltre far emergere ritardi o discrepanze nei dati nei passaggi da un sistema all’altro.

Fornisce informazioni sulla provenienza dei dati, fondamentali per convalidarli e analizzare processi che coinvolgono più sistemi integrati.

Queste informazioni sono in genere disponibili nei metadati dell’estrazione dei dati oppure possono essere aggiunte come valore statico durante la trasformazione dei dati.

Questo attributo registra l’ultimo aggiornamento del dataset a partire dal sistema di origine. È un campo di metadati che fornisce informazioni importanti sull’attualità dei dati analizzati.

Gli analisti utilizzano questo dato per capire il periodo coperto dall’analisi e verificare di lavorare con le informazioni più recenti disponibili. Nel monitoraggio continuo dei processi, conoscere l’ora dell’ultimo aggiornamento è essenziale per assicurarsi che le Dashboard e gli indicatori chiave di prestazione riflettano lo stato attuale delle attività e che le conclusioni si basino su dati aggiornati.

Indica agli analisti quanto sono aggiornati i dati, affinché l’analisi sia pertinente e basata sulle informazioni più recenti disponibili.

Questa data e ora vengono in genere generate e memorizzate durante il processo di estrazione e trasformazione dei dati (ETL).

Il centro di costo è una dimensione finanziaria che collega una posizione a una specifica voce di budget nel piano dei conti dell’organizzazione. Viene utilizzato per la pianificazione finanziaria, la definizione del budget e la rendicontazione relative all’organico e alle spese per il personale.

Nel Process Mining, il centro di costo consente di analizzare il processo di gestione delle posizioni da una prospettiva finanziaria. Può aiutare a individuare i centri di costo in cui si verificano più spesso modifiche alle posizioni, i tempi di approvazione sono più lunghi o i costi di selezione sono maggiori. È particolarmente utile per verificare il rispetto del budget e comprendere l’impatto finanziario delle decisioni sulla gestione delle posizioni.

Collega la posizione a una voce finanziaria e consente di analizzare le prestazioni e i costi del processo per area di budget.

Si trova nei dettagli dell’assegnazione finanziaria o organizzativa del record della posizione nel sistema delle risorse umane o ERP.

L’attributo Dipartimento fornisce il contesto organizzativo associando ogni posizione a una specifica area aziendale, come «Finanza», «Ingegneria» o «Vendite». Consente di segmentare e confrontare il processo di gestione delle posizioni tra le diverse aree dell’azienda.

Nell’analisi, filtrare o raggruppare i dati per dipartimento è una tecnica utile per individuare differenze nelle prestazioni del processo, come tempi di approvazione più lunghi o un maggior numero di rilavorazioni in alcuni dipartimenti. Queste informazioni possono orientare interventi mirati di miglioramento e mettere in luce le buone pratiche dei dipartimenti con i risultati migliori, da condividere in tutta l’organizzazione.

Consente di confrontare i processi tra diverse unità aziendali e individuare differenze in termini di efficienza, conformità e costi.

Si trova nei dati anagrafici della posizione o nel modulo di gestione organizzativa del sistema delle risorse umane.

Il nome del responsabile identifica la persona che supervisionerà il dipendente nella nuova posizione. Spesso è la persona che avvia la richiesta e svolge un ruolo importante nel processo di approvazione e selezione.

Questo attributo è centrale nella Dashboard «Analisi dei colli di bottiglia nelle approvazioni». Raggruppando le attività per responsabile, è possibile individuare chi potrebbe rallentare il processo a causa del carico di lavoro o della necessità di ulteriore formazione. Aiuta inoltre a comprendere il coinvolgimento dei responsabili e gli schemi decisionali nel processo.

Identifica il principale referente per la posizione e consente di analizzare i ritardi nelle approvazioni e gli schemi di processo legati ai singoli responsabili.

Si trova nei dettagli della posizione, spesso nella struttura gerarchica o nell’assegnazione organizzativa.

Il nome utente identifica la persona, ad esempio un responsabile, un partner aziendale delle risorse umane o un responsabile del budget, che ha eseguito un determinato task nel processo. Può trattarsi della persona che ha richiesto una posizione, approvato un passaggio o modificato i dettagli della posizione.

Questo attributo è fondamentale per analizzare le prestazioni delle risorse, la distribuzione del carico di lavoro e la conformità. Aiuta a rispondere a domande come «Quali utenti gestiscono il maggior numero di richieste?» o «Ci sono ritardi legati a specifici approvatori?». Viene inoltre utilizzato nell’analisi della separazione dei compiti per verificare che le attività critiche non siano svolte dalla stessa persona.

Consente di analizzare la distribuzione del carico di lavoro, le prestazioni degli utenti e la conformità, aiutando a individuare esigenze di formazione o carenze di risorse.

Di norma è disponibile nei dettagli delle transazioni, nei log delle modifiche o nelle tracce di audit, spesso tramite un ID utente.

Mentre l’ora dell’evento indica l’inizio di un’attività, l’ora di fine ne indica il completamento. La differenza tra le due corrisponde al tempo di elaborazione o alla durata di quel task. Per gli eventi istantanei, l’ora di fine può coincidere con l’ora di inizio.

Nell’analisi, questo attributo è fondamentale per individuare le attività che richiedono più tempo nel processo. Aiuta a rilevare i passaggi inefficienti e supporta un’analisi dettagliata dei colli di bottiglia. Ad esempio, analizzando l’ora di fine delle fasi di approvazione, le organizzazioni possono capire quali richiedono più tempo e concentrare di conseguenza gli interventi di miglioramento.

Consente di calcolare il tempo di elaborazione delle singole attività e di individuare i task che richiedono più tempo.

Spesso è registrata insieme all’ora di inizio nei log degli eventi di sistema o nei dati delle transazioni. Può anche essere ricavata dall’ora di inizio dell’evento successivo.

Lo stato della posizione indica la fase del suo ciclo di vita. Questo attributo varia man mano che la posizione avanza nel processo. Ad esempio, una posizione può iniziare come «In attesa di approvazione», passare a «Aperta, selezione in corso», poi a «Coperta» e infine a «Chiusa».

Questo attributo è essenziale per le analisi basate sullo stato e per Dashboard come «Analisi delle posizioni inattive e senza aggiornamenti». Analizzando il tempo trascorso in ciascuno stato, le organizzazioni possono individuare colli di bottiglia, ad esempio posizioni che restano «Aperte» troppo a lungo. Il dato aiuta anche a pianificare la capacità e a comprendere lo stato complessivo del bacino di posizioni da coprire.

Consente di analizzare quanto a lungo le posizioni restano in ciascuno stato, un dato fondamentale per individuare quelle inattive e pianificare la gestione del personale.

Di norma è memorizzato nel record principale della posizione e viene aggiornato quando si verificano attività che ne modificano lo stato.

Il titolo professionale descrive il ruolo o la funzione della posizione. Anche se più posizioni possono avere lo stesso titolo, questo attributo fornisce informazioni importanti sulla natura del ruolo gestito.

Analizzare il processo in base al titolo professionale o a famiglie professionali più ampie può rivelare schemi ricorrenti per determinati ruoli. Ad esempio, i ruoli senior o altamente specializzati possono avere cicli di approvazione più lunghi o processi di selezione più complessi rispetto alle posizioni iniziali. Queste informazioni sono utili per definire strategie di selezione adeguate e stabilire tempistiche realistiche.

Fornisce informazioni sul ruolo e consente di analizzare le differenze di processo tra mansioni, livelli o funzioni.

È memorizzato nei dati anagrafici della posizione, spesso collegato a un catalogo delle mansioni o a un profilo professionale centrale nel sistema delle risorse umane.

Una famiglia professionale raggruppa titoli professionali correlati. Ad esempio, «Ingegnere software», «Collaudatore software» e «Ingegnere DevOps» possono appartenere tutti alla famiglia professionale «Ingegneria». Consente di classificare e analizzare le posizioni a un livello più ampio rispetto al singolo titolo professionale.

Includere la famiglia professionale nell’analisi permette di osservare in modo strategico le tendenze del personale e l’efficienza dei processi. Le organizzazioni possono confrontare il ciclo di vita delle posizioni tra diverse funzioni, ad esempio «Finanza» e «Informatica». In questo modo possono individuare colli di bottiglia specifici di una funzione o buone pratiche, utili per la pianificazione strategica del personale.

Consente analisi di alto livello raggruppando mansioni simili e aiuta a comprendere le tendenze dei processi nelle diverse funzioni aziendali.

È definita nel catalogo delle mansioni o nell’architettura dei ruoli dell’organizzazione e memorizzata come attributo nel profilo professionale o nel record della posizione.

L’ID della richiesta di assunzione collega il processo di gestione delle posizioni a quello di selezione. Una volta approvata e pronta per essere coperta, la posizione dà in genere origine a una richiesta di assunzione che avvia formalmente le attività di selezione.

Includere questo identificativo è fondamentale per ottenere una visione completa del ciclo dall’assunzione alla cessazione del rapporto di lavoro. Consente di collegare i dati relativi alla creazione e all’approvazione della posizione con quelli delle successive attività di selezione, come la ricerca dei candidati, i colloqui e le offerte. Questo collegamento permette di analizzare in modo completo il tempo necessario per coprire la posizione, dalla richiesta iniziale alla data di inizio del candidato.

Collega la posizione al processo di selezione e consente un’analisi più ampia dell’intero ciclo di acquisizione dei talenti, dall’inizio alla fine.

Di norma viene generato dal sistema di tracciamento dei candidati (ATS) o dal modulo di selezione e collegato al record della posizione nell’HRIS principale.

Il motivo della modifica registra la spiegazione di eventi specifici, spesso non standard, che si verificano nel processo. Può indicare perché una richiesta è stata rifiutata, la ragione di una riclassificazione o i commenti forniti quando una richiesta viene restituita al richiedente per apportare modifiche.

Questi dati qualitativi sono molto utili per l’analisi delle cause profonde, perché spiegano le ragioni delle deviazioni dal processo. Ad esempio, analizzare i motivi dei rifiuti può mettere in luce problemi ricorrenti nelle richieste di posizione, come informazioni di budget mancanti o descrizioni della mansione poco chiare. Queste informazioni sono fondamentali per migliorare il «tasso di completamento al primo tentativo» e ridurre il «tasso di rilavorazione delle posizioni».

Fornisce un contesto essenziale per comprendere le rilavorazioni, i rifiuti e le altre deviazioni, consentendo di analizzarne le cause profonde e migliorare il processo con interventi mirati.

Di solito si trova nei campi dei commenti, nelle note o nei campi dedicati ai codici motivo associati a transazioni di rifiuto, rilavorazione o modifica.

L’attributo Sede specifica l’ufficio, la città, lo stato o il paese associato a una posizione. Queste informazioni geografiche sono importanti per comprendere le differenze regionali nei processi di assunzione e nella distribuzione del personale.

Analizzare il processo per sede può far emergere informazioni utili. Ad esempio, può rivelare differenze nei tempi di ciclo dovute alle condizioni del mercato del lavoro locale, gerarchie di approvazione diverse da un paese all’altro o requisiti di conformità che aggiungono passaggi al processo in alcune regioni. Questa analisi favorisce la standardizzazione globale dei processi, tenendo conto delle necessarie differenze locali.

Consente di analizzare i dati per area geografica e individuare differenze regionali nell’efficienza dei processi, nella domanda di personale e nei requisiti di conformità.

È memorizzata nei dati anagrafici della posizione, tra i dettagli organizzativi.