Il Suo Template dei dati per Hire to Retire, Gestione delle posizioni

L'ID posizione è una chiave univoca assegnata a ogni posizione per distinguerla da tutte le altre. Rappresenta il filo conduttore che collega tutte le attività e gli eventi relativi al ciclo di vita di una singola posizione, dalla richiesta iniziale fino alla chiusura.

Nel Process Mining, ogni Event Log deve contenere un identificativo del caso per raggruppare le attività correlate in una singola istanza di processo. Utilizzando l'ID posizione come ID caso, gli analisti possono ricostruire il percorso completo di ogni posizione, dall'inizio alla fine. Questo consente di visualizzare i flussi di processo, calcolare i tempi di ciclo delle singole posizioni e identificare i percorsi ricorrenti o le deviazioni.

È essenziale per raggruppare tutte le attività correlate in una singola istanza di processo e consentire l'analisi end-to-end del ciclo di vita di ogni posizione.

In genere si trova nell'intestazione o nel record principale di un modulo di gestione delle posizioni o di un sistema informativo delle Risorse umane (HRIS).

Il Nome attività descrive un singolo passaggio o un'azione eseguita durante il ciclo di vita della gestione delle posizioni. Queste attività costituiscono gli elementi fondamentali della mappa di processo e rappresentano eventi chiave come «Richiesta di posizione avviata», «Approvazione del budget ricevuta» o «Posizione chiusa».

Ai fini dell'analisi, il monitoraggio di queste attività consente di visualizzare l'intero flusso di processo. Aiuta a identificare la sequenza degli eventi, individuare le varianti di processo e localizzare colli di bottiglia o cicli di rilavorazione, ad esempio attività ripetute di «Richiesta di posizione inviata per la rilavorazione». La chiarezza e la coerenza dei nomi delle attività sono fondamentali per costruire un modello di processo accurato e comprensibile.

Questo attributo è fondamentale per costruire la mappa di processo, identificare i colli di bottiglia e comprendere la sequenza degli eventi nel ciclo di vita della posizione.

Generato dagli Event Log, dalle tabelle delle modifiche di stato o dai codici transazione del sistema HR o di gestione delle posizioni.

L'Ora dell'evento è il timestamp che registra il momento esatto in cui si è svolta un'attività. Fornisce il contesto cronologico dell'intero processo e consente di ordinare correttamente gli eventi per ricostruire il flusso di processo così come si è verificato.

Questo timestamp costituisce la base di tutte le analisi basate sul tempo. Viene utilizzato per calcolare i tempi di ciclo tra le attività, determinare la durata delle fasi di approvazione e misurare il tempo di attraversamento complessivo, dalla creazione della posizione alla sua copertura. Timestamp accurati sono fondamentali per Dashboard come «Tempo di ciclo della gestione delle posizioni» e KPI quali «Tempo medio del ciclo di approvazione della posizione».

È essenziale per ordinare cronologicamente gli eventi e calcolare tutte le metriche basate sulla durata, come i tempi di ciclo e i tempi di attraversamento.

Di norma si trova nei log di sistema, nei record delle transazioni o nei campi relativi alla data di creazione e modifica dei documenti nel sistema di origine.

L'attributo Sistema di origine identifica la provenienza dei dati di processo. In molte organizzazioni, il processo hire-to-retire si estende su più applicazioni, ad esempio un sistema HR principale per la gestione delle posizioni e un sistema separato di gestione dei candidati (ATS) per la selezione.

Specificare il sistema di origine è fondamentale quando si combinano dati provenienti da fonti diverse per creare una vista unificata del processo. Aiuta a convalidare i dati, risolvere i problemi di integrazione e comprendere il contributo dei diversi sistemi al processo complessivo. In questo modo è possibile individuare ritardi o discrepanze nei dati che si verificano durante i passaggi tra sistemi.

Fornisce il contesto sull'origine dei dati, fondamentale per la convalida dei dati e per analizzare processi che si estendono su più sistemi integrati.

Queste informazioni sono generalmente disponibili nei metadati dell'estrazione dei dati oppure possono essere aggiunte come valore statico durante la trasformazione dei dati.

Questo attributo registra quando il dataset è stato aggiornato l'ultima volta dal sistema di origine. È un campo di metadati che fornisce un contesto importante sull'attualità e sull'aggiornamento dei dati analizzati.

Gli analisti utilizzano queste informazioni per comprendere l'intervallo temporale coperto dall'analisi e verificare di lavorare con i dati più recenti disponibili. Nel monitoraggio continuo dei processi, conoscere l'ora dell'ultimo aggiornamento è essenziale per garantire che Dashboard e KPI riflettano lo stato attuale delle operazioni e che le conclusioni si basino su informazioni aggiornate.

Informa gli analisti sull'aggiornamento dei dati, garantendo che l'analisi sia pertinente e basata sulle informazioni più recenti disponibili.

Questo timestamp viene generalmente generato e memorizzato durante il processo di estrazione e trasformazione dei dati (ETL).

Il Centro di costo è una dimensione finanziaria che collega una posizione a una specifica entità di budget nel piano dei conti dell'organizzazione. Viene utilizzato per la pianificazione finanziaria, la definizione del budget e la reportistica relative all'organico e alle spese per il personale.

Dal punto di vista del Process Mining, il Centro di costo consente di analizzare il processo di gestione delle posizioni attraverso una prospettiva finanziaria. Può aiutare a individuare se determinati centri di costo registrano più frequentemente modifiche alle posizioni, tempi di approvazione più lunghi o costi di selezione più elevati. È particolarmente utile per analizzare il rispetto del budget e comprendere l'impatto finanziario delle decisioni relative alla gestione delle posizioni.

Collega la posizione a un'entità finanziaria e consente di analizzare le prestazioni e i costi del processo per area di budget.

Si trova nei dettagli dell'assegnazione finanziaria o organizzativa del record della posizione nel sistema HR o ERP.

Il Nome del manager identifica la persona che supervisionerà il dipendente nella nuova posizione. Spesso si tratta della persona che avvia la richiesta e che svolge un ruolo fondamentale nel processo di approvazione e selezione.

Questo attributo è centrale per la Dashboard «Analisi dei colli di bottiglia nelle approvazioni». Raggruppando le attività per manager, è possibile individuare le persone che potrebbero costituire colli di bottiglia del processo, a causa del carico di lavoro o della necessità di ulteriore formazione. Aiuta inoltre a comprendere il coinvolgimento dei manager e i modelli decisionali all'interno del processo.

Identifica il principale stakeholder della posizione e consente di analizzare i ritardi nelle approvazioni e i modelli di processo specifici dei manager.

Si trova nei dettagli della posizione, spesso nell'ambito della struttura gerarchica o dell'assegnazione organizzativa.

Il Nome utente identifica il dipendente, ad esempio un manager, un HR Business Partner o il responsabile del budget, che ha eseguito una determinata attività del processo. Può trattarsi della persona che ha richiesto una posizione, approvato un passaggio o modificato i dettagli della posizione.

Questo attributo è fondamentale per qualsiasi analisi relativa alle prestazioni delle risorse, alla distribuzione del carico di lavoro e alla conformità. Aiuta a rispondere a domande come «Quali utenti gestiscono il maggior numero di richieste?» o «Si verificano ritardi associati a specifici approvatori?». Viene inoltre utilizzato nell'analisi della segregazione dei compiti per verificare che le attività critiche non siano eseguite dalla stessa persona.

Consente di analizzare la distribuzione del carico di lavoro, le prestazioni degli utenti e la conformità, aiutando a individuare esigenze formative o vincoli di risorse.

È generalmente disponibile nei dettagli delle transazioni, nei log delle modifiche o nelle tracce di audit, spesso collegato tramite un ID utente.

Mentre l'Ora dell'evento indica l'inizio di un'attività, l'Ora di fine ne indica il completamento. La differenza tra le due rappresenta il tempo di elaborazione o la durata di quella specifica attività. Per gli eventi istantanei, l'Ora di fine può coincidere con l'Ora di inizio.

Nell'analisi, questo attributo è fondamentale per individuare le attività che richiedono più tempo all'interno del processo. Aiuta a identificare i passaggi inefficienti e supporta un'analisi dettagliata dei colli di bottiglia. Ad esempio, analizzando l'Ora di fine delle fasi di approvazione, le organizzazioni possono determinare quali approvazioni richiedono più tempo e concentrare di conseguenza gli interventi di miglioramento.

Consente di calcolare il tempo di elaborazione delle singole attività e aiuta a identificare i Task che richiedono più tempo.

Spesso si trova insieme all'ora di inizio nei log degli eventi di sistema o nei dati delle transazioni. Può anche essere ricavata come ora di inizio dell'evento successivo.

L'attributo Reparto fornisce il contesto organizzativo assegnando ogni posizione a una specifica area dell'azienda, come «Finanza», «Ingegneria» o «Vendite». Consente di segmentare e confrontare il processo di gestione delle posizioni tra le diverse aree aziendali.

Nell'analisi, filtrare o raggruppare per reparto è una tecnica efficace. Aiuta a individuare differenze nelle prestazioni del processo, come tempi di approvazione più lunghi o tassi di rilavorazione più elevati in determinati reparti. Queste informazioni possono guidare iniziative mirate di miglioramento dei processi e mettere in evidenza le best practice dei reparti più efficienti, da condividere in tutta l'organizzazione.

Consente di confrontare i processi tra diverse unità aziendali e aiuta a individuare variazioni in termini di efficienza, conformità e costi.

Si trova nei dati anagrafici della posizione o nel modulo di gestione organizzativa del sistema HR.

Lo Stato della posizione indica la condizione della posizione nel suo ciclo di vita. Questo attributo è dinamico e cambia man mano che la posizione attraversa il processo. Ad esempio, una posizione può iniziare come «In attesa di approvazione», passare a «Aperta, selezione in corso», quindi a «Coperta» e infine a «Chiusa».

Questo attributo è essenziale per le analisi basate sullo stato e per Dashboard come «Analisi delle posizioni inattive e non aggiornate». Analizzando il tempo trascorso in ciascuno stato, le organizzazioni possono identificare colli di bottiglia, ad esempio posizioni rimaste troppo a lungo nello stato «Aperta». Aiuta inoltre nella pianificazione della capacità e nella comprensione dello stato complessivo del bacino di forza lavoro.

Consente di analizzare per quanto tempo le posizioni rimangono in ciascuno stato, un elemento fondamentale per identificare le posizioni non aggiornate e gestire la pianificazione della forza lavoro.

È generalmente memorizzato nel record principale della posizione e aggiornato quando si verificano attività che modificano lo stato.

Il Titolo professionale descrive il ruolo o la funzione della posizione. Sebbene possano esistere più posizioni con lo stesso titolo, questo attributo fornisce un contesto importante sulla natura del ruolo gestito.

Analizzare il processo per Titolo professionale o per famiglie professionali più ampie può rivelare schemi specifici per determinati tipi di ruolo. Ad esempio, i ruoli senior o altamente specializzati potrebbero avere cicli di approvazione più lunghi o processi di selezione più complessi rispetto alle posizioni entry-level. Queste informazioni sono utili per definire strategie di selezione adeguate e stabilire tempistiche realistiche.

Fornisce il contesto sul ruolo e consente di analizzare le differenze di processo tra diversi tipi, livelli o funzioni professionali.

È memorizzato nei dati anagrafici della posizione, spesso collegato a un catalogo centrale delle mansioni o a un profilo professionale nel sistema HR.

Una Famiglia professionale è una classificazione che raggruppa titoli professionali correlati. Ad esempio, «Software Engineer», «QA Tester» e «DevOps Engineer» potrebbero appartenere tutti alla famiglia professionale «Ingegneria». Offre un modo per categorizzare e analizzare le posizioni a un livello più ampio rispetto al singolo titolo professionale.

Utilizzare la Famiglia professionale nell'analisi consente di adottare una prospettiva strategica sulle tendenze della forza lavoro e sull'efficienza dei processi. Aiuta le organizzazioni a confrontare il ciclo di vita della gestione delle posizioni tra funzioni diverse, come «Finanza» e «IT». In questo modo è possibile individuare colli di bottiglia o best practice specifici di una funzione e supportare la pianificazione strategica della forza lavoro.

Consente un'analisi di alto livello raggruppando mansioni simili e aiuta a comprendere le tendenze dei processi tra diverse funzioni aziendali.

È definita nel catalogo o nell'architettura delle mansioni dell'organizzazione e memorizzata come attributo nel profilo professionale o nel record della posizione.

L'ID richiesta di assunzione funge da collegamento tra il processo di gestione delle posizioni e il processo di selezione. Una volta approvata una posizione e pronta per essere coperta, viene generalmente creata una richiesta di assunzione per avviare formalmente le attività di selezione.

Includere questo identificativo è fondamentale per ottenere una vera vista end-to-end del ciclo hire-to-retire. Consente di collegare i dati relativi alla creazione e all'approvazione della posizione con i dati successivi della selezione, come ricerca dei candidati, colloqui e offerte. Questo collegamento permette di analizzare in modo completo il tempo totale di copertura, dalla richiesta iniziale alla data di inizio del candidato.

Collega la posizione al processo di selezione e consente un'analisi end-to-end più ampia dell'intero ciclo di vita dell'acquisizione dei talenti.

Viene generalmente generato dall'Applicant Tracking System (ATS) o dal modulo di selezione e collegato al record della posizione nell'HRIS principale.

Il Motivo della modifica registra la spiegazione di eventi specifici, spesso non standard, che si verificano nel processo. Include i motivi del rifiuto di una richiesta, la motivazione di una riclassificazione o i commenti forniti quando una richiesta viene restituita al richiedente per essere modificata.

Questi dati qualitativi sono estremamente utili per l'analisi delle cause principali. Forniscono il «perché» alla base delle deviazioni del processo. Ad esempio, l'analisi dei motivi di rifiuto può evidenziare problemi ricorrenti nelle richieste di posizione, come informazioni di budget mancanti o descrizioni del ruolo poco chiare. Queste informazioni sono fondamentali per migliorare il «tasso di esito positivo al primo passaggio» e ridurre il «tasso di rilavorazione delle posizioni».

Fornisce il contesto essenziale per comprendere rilavorazioni, rifiuti e altre deviazioni, consentendo un'analisi mirata delle cause principali e il miglioramento del processo.

Di solito si trova nei campi dei commenti, nelle note o nei campi specifici dei codici motivo associati a transazioni di rifiuto, rilavorazione o modifica.

L'attributo Sede specifica l'ufficio, la città, lo Stato o il Paese associato a una posizione. Queste informazioni geografiche sono fondamentali per comprendere le differenze regionali nei processi di assunzione e nella distribuzione della forza lavoro.

Analizzare il processo per sede può far emergere informazioni importanti. Ad esempio, può rivelare differenze nei tempi di ciclo dovute alle condizioni del mercato del lavoro locale, gerarchie di approvazione diverse nei vari Paesi o requisiti di conformità che aggiungono passaggi al processo in determinate regioni. Questa analisi supporta gli sforzi di standardizzazione globale dei processi, tenendo conto delle necessarie variazioni locali.

Consente un'analisi geografica per individuare differenze regionali nell'efficienza dei processi, nella domanda di personale e nei requisiti di conformità.

È memorizzato nei dati anagrafici della posizione come parte dei dettagli organizzativi.