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Migliori la gestione del ciclo dei ricavi

La guida in 6 passaggi per ottimizzare RCM in Epic Resolute.

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Migliori la gestione del ciclo dei ricavi

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Ottimizzi la gestione del ciclo attivo in Epic Resolute

Molti processi aziendali critici nascondono inefficienze che incidono sul flusso di cassa e sulla conformità. La nostra piattaforma aiuta a individuare i colli di bottiglia in tutte le fasi operative, dall’avvio alla chiusura. Identifichi con precisione i punti in cui il processo si inceppa e scopra strategie concrete per migliorare l’efficienza e i risultati finanziari.

Scarichi il nostro template dei dati preconfigurato e affronti le sfide più comuni per raggiungere i Suoi obiettivi di efficienza. Segua il nostro piano di miglioramento in sei fasi e consulti la guida al template dei dati per trasformare le Sue attività.

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Perché ottimizzare la gestione del ciclo attivo?

La gestione del ciclo attivo (Revenue Cycle Management, RCM) è il cuore finanziario di qualsiasi organizzazione sanitaria. Un processo RCM efficiente garantisce pagamenti puntuali, un flusso di cassa sano e la sostenibilità delle attività nel tempo. Tuttavia, nei sistemi completi di cartella clinica elettronica (Electronic Health Record, EHR) come Epic Resolute, l’elevato volume e la complessità delle transazioni possono nascondere inefficienze. I colli di bottiglia in attività come la registrazione degli addebiti, l’invio delle richieste di rimborso, la contabilizzazione dei pagamenti o la gestione dei dinieghi possono ritardare i rimborsi, aumentare i costi operativi e persino comportare rischi di conformità. Senza una visione chiara dell’intero processo, dall’inizio alla fine, individuare questi ostacoli nascosti diventa difficile e incide direttamente sulla salute finanziaria dell’organizzazione e sulla sua capacità di offrire un’assistenza di qualità ai pazienti.

Ottimizzare la gestione del ciclo attivo non significa soltanto ridurre i costi, ma anche valorizzare al massimo il potenziale finanziario dell’organizzazione. Significa fare in modo che ogni prestazione erogata si traduca in un pagamento puntuale e corretto, ridurre le rilavorazioni e liberare risorse preziose. Per ottenere risultati duraturi è fondamentale comprendere il percorso effettivo di ogni «Billing Event», dall’erogazione iniziale della prestazione alla chiusura definitiva del conto.

Come il Process Mining fa luce sul ciclo attivo in Epic Resolute

Il Process Mining offre una visibilità senza precedenti sulle attività di gestione del ciclo attivo in Epic Resolute. Grazie ai dati dettagliati dell’Event Log, la nostra piattaforma ricostruisce i percorsi effettivi di ogni «Billing Event» e crea una mappa visiva completa del processo. Non si limita a mostrare le singole attività: consente di comprendere l’intera sequenza, individuare le deviazioni dai percorsi previsti e stabilire con precisione in quali punti il processo RCM si inceppa.

Da «Service Ordered/Initiated» e «Charges Captured/Recorded» in Epic Resolute, passando per «Invoice Generated» e «Payment Received», fino a «Invoice Disputed» o «Account Closed», ogni passaggio viene tracciato con precisione. È così possibile osservare i tempi di ciclo effettivi di ogni fase, rilevare percorsi ripetuti imprevisti e individuare procedure manuali che aggirano i protocolli stabiliti. Può inoltre analizzare l’impatto dei diversi tipi di prestazione o reparti di fatturazione sull’efficienza del processo e comprendere le cause effettive dei lunghi cicli di pagamento o dei frequenti rifiuti delle richieste, nel contesto specifico di Epic Resolute.

Principali aree di miglioramento dei processi

Nel ciclo attivo gestito con Epic Resolute, il Process Mining fa spesso emergere diverse aree critiche che offrono ampie possibilità di ottimizzazione:

Precisione e tempestività nella registrazione degli addebiti: individui i ritardi tra «Service Provided/Completed» e «Charges Captured/Recorded» oppure rilevi schemi ricorrenti di registrazioni errate che portano al rifiuto delle richieste.
Generazione e invio delle fatture: individui i colli di bottiglia che rallentano la generazione e l’invio delle fatture a clienti o pagatori, con effetti diretti sui tempi di pagamento.
Efficienza nella contabilizzazione dei pagamenti: analizzi il tempo che intercorre tra «Payment Received» e «Payment Posted» e individui i ritardi che incidono sulla rendicontazione dei saldi insoluti e sulle attività di sollecito.
Flusso di lavoro per la risoluzione delle contestazioni: mappi l’intero processo da «Invoice Disputed» a «Dispute Resolved/Invoice Re-issued» e individui percorsi complessi o passaggi di consegne superflui che allungano i tempi di risoluzione e immobilizzano i crediti verso clienti.
Efficacia delle attività di recupero crediti: valuti l’efficienza delle attività avviate con «Collection Activity Started» e il loro impatto sulla chiusura dei conti, individuando dove gli interventi risultano più o meno efficaci.
Rispetto delle procedure da parte di sistemi e utenti: individui i casi in cui gli utenti si discostano dai flussi di lavoro standard di Epic Resolute, rilevando eventuali lacune nella formazione o configurazioni del sistema da migliorare per favorire l’adozione delle procedure consigliate.

Risultati attesi dall’ottimizzazione del ciclo attivo

Ottimizzare i processi di gestione del ciclo attivo in Epic Resolute può generare vantaggi significativi e misurabili:

Riduzione dei tempi del ciclo attivo: acceleri il percorso dall’erogazione della prestazione al pagamento finale, migliorando sensibilmente il flusso di cassa e il capitale circolante.
Aumento del flusso di cassa e dei ricavi: riduca i dinieghi, i rifiuti e i pagamenti insufficienti intervenendo sulle cause profonde, per migliorare la redditività.
Maggiore efficienza operativa: semplifichi i flussi di lavoro, riduca le attività manuali e destini le risorse ad attività a maggior valore aggiunto, anziché alla gestione continua delle emergenze.
Maggiore conformità e minori rischi: garantisca il rispetto costante delle norme di fatturazione e delle politiche interne, riducendo i rischi finanziari e reputazionali.
Migliore utilizzo delle risorse: comprenda dove il personale impiega il proprio tempo in modo inefficiente e riallochi le risorse verso attività più urgenti o che richiedono competenze specifiche.
Decisioni basate sui dati: superi le valutazioni aneddotiche e introduca cambiamenti informati e incisivi, basati sui dati effettivi dei processi in Epic Resolute.

Come iniziare a ottimizzare i processi RCM

Avviare un percorso di ottimizzazione della gestione del ciclo attivo in Epic Resolute è una scelta strategica che può offrire ritorni significativi. Applicando il Process Mining, ottiene una visibilità senza precedenti sulle attività e trasforma dati complessi in indicazioni concrete. Il Suo team può così non solo reagire ai problemi, ma anche individuare ed eliminare le inefficienze in modo proattivo, favorendo risultati finanziari sostenibili. Scopra come iniziare oggi a trasformare il processo RCM e a sfruttare al meglio le potenzialità di Epic Resolute.

Gestione del ciclo attivo Fatturazione sanitaria Finanza sanitaria Elaborazione delle richieste di rimborso Riscossione dei pagamenti Crediti verso clienti Ottimizzazione RCM Gestione della conformità Precisione della fatturazione RCM Ricavi del settore sanitario Fatturazione ai pazienti Gestione delle richieste di rimborso

Problemi e sfide comuni

Individui le sfide che La riguardano

La registrazione tardiva degli addebiti dopo l’erogazione delle prestazioni incide direttamente sul flusso di cassa e può far perdere opportunità di ricavo. Se non viene affrontata tempestivamente, questa inefficienza nella fase iniziale della gestione del ciclo attivo in Epic Resolute può causare perdite finanziarie significative e problemi di conformità. ProcessMind individua i colli di bottiglia tra il completamento della prestazione e la registrazione degli addebiti, mostrando dove si verificano i ritardi nei diversi reparti o tipi di prestazione. Visualizzando queste lacune, le organizzazioni possono semplificare la registrazione degli addebiti e ottimizzare la riscossione dei ricavi in Epic Resolute.

Un numero elevato di richieste respinte o fatture contestate allunga i tempi di pagamento e aumenta notevolmente il carico amministrativo dei team che gestiscono il ciclo attivo. Ogni diniego richiede un intervento manuale, genera rilavorazioni e maggiori costi operativi e, in definitiva, danneggia la salute finanziaria dell’organizzazione in Epic Resolute. ProcessMind mappa i percorsi che portano al rifiuto delle richieste e analizza le attività «Invoice Disputed» e i «Dispute Reason Codes» per individuare le cause più comuni, come documentazione incompleta o errori di codifica. Questa analisi consente di intervenire in modo mirato, ridurre i dinieghi e accelerare il flusso di cassa.

I ritardi o gli errori nella contabilizzazione dei pagamenti ricevuti sui conti dei pazienti possono causare saldi insoluti inesatti, estratti conto errati e, di conseguenza, insoddisfazione. In Epic Resolute, questa inefficienza nella gestione del ciclo attivo può inoltre innescare attività di recupero crediti o telefonate non necessarie, aumentando ulteriormente i costi operativi. ProcessMind misura con precisione il tempo che intercorre tra «Payment Received» e «Payment Posted» e mostra dove i processi manuali o le inefficienze del sistema causano ritardi. Visualizzando questi passaggi, le organizzazioni possono ottimizzare la contabilizzazione dei pagamenti, garantire la correttezza dei conti e migliorare la soddisfazione dei pazienti.

I tempi prolungati per risolvere le contestazioni delle fatture o i ricorsi relativi alle richieste di rimborso allungano il ciclo dei ricavi e immobilizzano risorse preziose. Nella gestione del ciclo attivo, soprattutto in Epic Resolute, ogni giorno in cui una contestazione resta aperta ritarda gli incassi e aumenta il carico amministrativo. ProcessMind visualizza l’intero ciclo di vita delle fatture contestate, da «Invoice Disputed» a «Dispute Resolved/Invoice Re-issued», individuando i colli di bottiglia e i cicli di rilavorazione. In questo modo è possibile comprendere le cause profonde dei ritardi e ottimizzare il flusso di lavoro per risolvere le contestazioni più rapidamente.

Attività di recupero crediti inefficaci o avviate nel momento sbagliato aumentano i ricavi non riscossi e le perdite su crediti. Senza una visione chiara dei risultati delle attività di recupero crediti nella gestione del ciclo attivo di Epic Resolute, le organizzazioni faticano a massimizzare gli incassi e a mantenere la stabilità finanziaria. ProcessMind analizza la tempistica e la sequenza di «Collection Activity Started» rispetto a «Payment Due Date» e «Outstanding Balance», individuando gli schemi associati agli esiti positivi o negativi delle attività di recupero. Queste informazioni consentono di ottimizzare i flussi di lavoro sulla base dei dati e di migliorare i tassi di recupero.

Le deviazioni dalle procedure operative standard nella gestione del ciclo attivo, soprattutto in sistemi complessi come Epic Resolute, possono comportare rischi di conformità e portare a costosi audit o sanzioni. Le variazioni non controllate rendono difficile mantenere una qualità costante e rispettare i requisiti normativi. ProcessMind individua automaticamente tutti i percorsi effettivi dei processi e mette in evidenza variazioni ed eccezioni impreviste che potrebbero segnalare lacune di conformità. Confrontandoli con i flussi di lavoro previsti, le organizzazioni possono individuare e ridurre i rischi in modo proattivo, garantendo il rispetto costante delle norme.

Rettifiche frequenti o di importo elevato sui conti dei pazienti spesso segnalano problemi nella registrazione degli addebiti, nella codifica o nella fatturazione. Queste «perdite» nel processo di gestione del ciclo attivo in Epic Resolute possono ridurre sensibilmente i ricavi e richiedere un notevole lavoro di riconciliazione. ProcessMind individua dove e perché si verificano le attività «Account Adjusted» e le mette in relazione con gli eventi precedenti e con attributi quali «Billed Amount» e «Adjusted Amount». Questa analisi approfondita aiuta a individuare le cause profonde delle rettifiche e a introdurre miglioramenti mirati per ridurre le perdite di ricavi.

I ritardi nella generazione e nell’invio delle fatture incidono direttamente sui tempi di incasso e si ripercuotono sull’intero processo di gestione del ciclo attivo. In Epic Resolute, i colli di bottiglia in questa fase cruciale possono interrompere il flusso di cassa e prolungare i tempi di permanenza dei crediti verso clienti. ProcessMind traccia l’intero percorso da «Charges Captured» a «Invoice Generated» e «Invoice Sent to Customer/Payer», mettendo in evidenza eventuali ritardi imprevisti. Questa visibilità consente alle organizzazioni di ottimizzare i passaggi di consegne cruciali, inviare le fatture tempestivamente e accelerare gli incassi.

Molte organizzazioni hanno una visione frammentata del processo di gestione del ciclo attivo e faticano a comprendere il percorso completo, dall’avvio della prestazione alla chiusura del conto, in Epic Resolute. Questa mancanza di visibilità complessiva ostacola la risoluzione efficace dei problemi e gli interventi di ottimizzazione strategica. ProcessMind crea un’unica mappa completa del processo a partire da tutte le attività «Billing Event», offrendo una visione dell’intero ciclo RCM dall’inizio alla fine. Questa prospettiva unificata aiuta le parti interessate a individuare i problemi sistemici e a ottimizzare il processo nel suo complesso, non soltanto singole fasi.

Le risorse impiegate per recuperare i ricavi, tra cui il tempo dedicato dal personale ai solleciti, alla risoluzione delle contestazioni e alla gestione dei dinieghi, possono far aumentare notevolmente i costi operativi. Senza conoscere l’impegno effettivo richiesto da ogni Billing Event nella gestione del ciclo attivo in Epic Resolute, è difficile ridurre questi costi in modo efficace. ProcessMind quantifica la complessità e le rilavorazioni associate ai diversi percorsi dei Billing Event e le mette in relazione con il «Paid Amount», facendo emergere le inefficienze che aumentano i costi di recupero. In questo modo è possibile individuare le aree in cui semplificare i processi può generare risparmi significativi.

Differenze di efficienza e di efficacia tra i reparti di fatturazione o le categorie di prestazioni possono rendere irregolare il flusso di cassa e aumentare i rischi nella gestione del ciclo attivo. Le differenze nell’utilizzo di Epic Resolute possono nascondere le procedure più efficaci e amplificare quelle meno efficienti. ProcessMind confronta i dati dei diversi «Billing Departments» e «Service Type/Category», mettendo in evidenza le differenze nei tempi di ciclo, nei tassi di diniego e nei risultati delle attività di recupero. Le organizzazioni possono così individuare le unità con i risultati migliori e condividere le procedure più efficaci per migliorare l’efficienza complessiva.

Le prestazioni erogate ma non fatturate correttamente rappresentano una perdita diretta di ricavi e un notevole onere finanziario per le strutture sanitarie. Individuare queste opportunità mancate nei complessi flussi di lavoro della gestione del ciclo attivo in Epic Resolute è spesso un’attività manuale, reattiva e incompleta. ProcessMind analizza il percorso da «Service Provided/Completed» a «Charges Captured/Recorded» e «Invoice Generated», individuando i casi in cui le prestazioni vengono erogate ma non passano alla fase di fatturazione. Questa individuazione proattiva aiuta a prevenire le perdite di ricavi e a garantire che tutte le prestazioni siano fatturate correttamente.

Obiettivi tipici

Definisca i criteri di successo

La registrazione tempestiva e corretta degli addebiti è fondamentale per un ciclo dei ricavi sano. In Epic Resolute, i ritardi in questa fase incidono direttamente sul flusso di cassa e possono comportare la perdita di ricavi. Per evitarli, le prestazioni erogate devono essere fatturate rapidamente e correttamente, riducendo al minimo il tempo tra l’erogazione e la generazione della fattura. ProcessMind individua i colli di bottiglia nelle fasi iniziali della registrazione degli addebiti, dall’avvio della prestazione alla registrazione degli addebiti. Analizzando le date e gli orari e il coinvolgimento delle risorse nei casi Billing Event, la piattaforma mostra le attività o i reparti che causano ritardi, consentendo di riprogettare i processi in modo mirato e ridurre in misura misurabile i tempi di attraversamento della registrazione degli addebiti.

In Epic Resolute, un tasso elevato di dinieghi delle richieste ostacola notevolmente la riscossione dei ricavi e aumenta il carico amministrativo. Questo obiettivo mira a individuare le cause profonde dei dinieghi, come la documentazione incompleta o gli errori di codifica, per prevenirli. Ridurre i dinieghi accelera l’elaborazione dei pagamenti e migliora il flusso di cassa. ProcessMind offre una visione dettagliata delle attività di generazione e invio delle richieste nella prospettiva Billing Event. Può mettere in evidenza le variazioni dei processi che portano ai dinieghi e individuare i punti in cui si verificano errori nei dati o vengono omessi i controlli di conformità. Analizzando i motivi dei dinieghi e i relativi percorsi di processo, le organizzazioni possono introdurre misure correttive e monitorare nel tempo la riduzione dei dinieghi.

In Epic Resolute, una contabilizzazione dei pagamenti inesatta o tardiva può causare estratti conto errati, problemi di riconciliazione e un aumento delle rilavorazioni manuali. Questo obiettivo mira a semplificare il processo di contabilizzazione, affinché ogni pagamento venga attribuito e registrato correttamente e tempestivamente, migliorando l’integrità dei dati finanziari e riducendo gli errori di fatturazione. ProcessMind mappa il percorso dalle attività «Payment Received» a «Payment Posted» nei casi Billing Event, facendo emergere inefficienze e possibili cause di errore. Può individuare schemi ricorrenti di interventi manuali o rettifiche ripetute, che segnalano problemi nel processo. Un’analisi dettagliata consente alle organizzazioni di ottimizzare i flussi di lavoro, ridurre le discrepanze e misurare i miglioramenti nella precisione della contabilizzazione.

I lunghi tempi di risoluzione delle contestazioni immobilizzano risorse finanziarie e possono causare insoddisfazione nei clienti. Questo obiettivo mira a ridurre sensibilmente il tempo che intercorre tra la contestazione di una fattura e la sua risoluzione definitiva o la riemissione in Epic Resolute. Una risoluzione più rapida rende più prevedibile il flusso di cassa e migliora i rapporti con pazienti e pagatori. ProcessMind visualizza chiaramente il processo da «Invoice Disputed» a «Dispute Resolved/Invoice Re-issued» nel ciclo di vita di Billing Event. Può mostrare dove le contestazioni si bloccano, individuare passaggi di consegne inefficienti o mettere in luce le cause specifiche dei ritardi. Questa analisi consente alle organizzazioni di introdurre interventi mirati e ridurre in misura misurabile i tempi medi di risoluzione.

Per le organizzazioni sanitarie che utilizzano Epic Resolute, strategie di recupero crediti inefficaci aumentano i crediti inesigibili e riducono i ricavi. Questo obiettivo mira a perfezionare le attività di recupero per incassare il più possibile i saldi insoluti, contenere i costi e mantenere rapporti positivi con i pazienti. ProcessMind analizza l’intera sequenza, da «Collection Activity Started» ad «Account Adjusted» o «Account Closed», nei casi Billing Event. Mostra quali strategie di recupero sono più efficaci, individua i passaggi non necessari e fa emergere i ritardi. Comprendendo le variazioni dei processi, le organizzazioni possono ottimizzare i flussi di lavoro per il recupero crediti, migliorare i tassi di recupero e ridurre il numero medio di giorni di permanenza dei crediti verso clienti.

In Epic Resolute, processi non uniformi tra reparti o Billing Event possono comportare rischi di conformità, errori e inefficienze nella gestione del ciclo attivo. Questo obiettivo mira a definire e applicare flussi di lavoro uniformi e basati sulle procedure più efficaci per le attività RCM fondamentali, garantendo il rispetto dei requisiti normativi e delle politiche interne. ProcessMind individua automaticamente il flusso effettivo di tutti i casi Billing Event e mette in evidenza le deviazioni dal percorso previsto. Può confrontare i processi dei diversi reparti di fatturazione o tipi di prestazione per individuare dove si verificano variazioni. Questa visibilità consente alle organizzazioni di definire procedure operative standard, monitorarne il rispetto e misurare la riduzione delle varianti di processo, rafforzando la conformità.

In Epic Resolute, rettifiche frequenti o non necessarie dei conti possono ridurre i ricavi, segnalare problemi nei processi e complicare le riconciliazioni. Questo obiettivo mira a ridurre il numero di rettifiche intervenendo sulle cause profonde, così da fatturare correttamente fin dall’inizio e migliorare l’integrità finanziaria. ProcessMind consente di analizzare in dettaglio le attività «Account Adjusted» nei casi Billing Event. Può mettere in relazione le rettifiche con le fasi precedenti del processo e individuare l’origine degli errori, ad esempio una registrazione errata degli addebiti o errori nella fatturazione iniziale. Comprendendo questi nessi causali, le organizzazioni possono introdurre misure preventive e misurare la riduzione delle rettifiche.

I ritardi nella generazione e nell’invio delle fatture incidono direttamente sul flusso di cassa e sui tempi di pagamento. Questo obiettivo mira a semplificare il processo che va da «Charges Captured» a «Invoice Sent to Customer/Payer» in Epic Resolute, affinché le fatture raggiungano pazienti o pagatori il prima possibile e il ciclo di pagamento possa iniziare tempestivamente. ProcessMind mappa il tempo che intercorre tra le attività «Charges Captured/Recorded», «Invoice Generated» e «Invoice Sent to Customer/Payer» nei casi Billing Event. Fa emergere i colli di bottiglia in questa sequenza cruciale, dovuti a controlli manuali, ritardi del sistema o disponibilità delle risorse. Individuando questi ritardi, le organizzazioni possono ottimizzare i flussi di lavoro e ridurre in misura misurabile i tempi di invio delle fatture.

Dati isolati e informazioni frammentate impediscono di comprendere a fondo l’intero processo di gestione del ciclo attivo in Epic Resolute e ostacolano le decisioni strategiche. Questo obiettivo mira a riunire i dati e offrire una visione completa di tutte le attività RCM, dall’avvio della prestazione alla chiusura del conto. ProcessMind crea una mappa completa del processo a partire da tutte le attività Billing Event e offre una visione dell’intero ciclo RCM dall’inizio alla fine. Integra i dati delle diverse fasi e mette in luce dipendenze e impatti finora invisibili. Questa prospettiva complessiva aiuta a individuare le inefficienze che coinvolgono più funzioni e costituisce la base per ottimizzare il ciclo RCM sulla base dei dati.

I costi operativi elevati della gestione del ciclo attivo, dovuti a rilavorazioni, processi manuali e cicli prolungati, incidono direttamente sulla redditività. Questo obiettivo mira a individuare ed eliminare le attività che non generano valore, ottimizzare l’allocazione delle risorse e semplificare i flussi di lavoro, riducendo sensibilmente i costi di recupero dei ricavi in Epic Resolute. ProcessMind fa emergere inefficienze nascoste, attività duplicate e passaggi non necessari in tutti i processi Billing Event. Analizzando l’utilizzo delle risorse e la durata delle attività, quantifica l’impatto sui costi dei diversi percorsi di processo. Le organizzazioni possono così intervenire su aree specifiche con l’automazione o la riprogettazione dei processi e ridurre in misura misurabile i costi operativi RCM.

In Epic Resolute, prestazioni disomogenee tra reparti o team di fatturazione possono comportare livelli di efficienza diversi, rischi di conformità e una riscossione dei ricavi irregolare. Questo obiettivo mira a individuare le procedure più efficaci adottate dalle unità con i risultati migliori e a condividerle in tutta l’organizzazione, migliorando i risultati complessivi del ciclo RCM. ProcessMind consente di confrontare i processi Billing Event dei diversi reparti di fatturazione e mette in evidenza le differenze nei tempi di ciclo, nei tassi di errore e nell’utilizzo delle risorse. Individua i percorsi più efficienti e i team che si discostano dai risultati attesi. Queste informazioni consentono di pianificare interventi formativi mirati e uniformare i processi, ottenendo prestazioni costanti e di alto livello in tutto il ciclo RCM.

I ricavi persi a causa di prestazioni erogate ma non fatturate correttamente rappresentano una perdita diretta. Questo obiettivo mira a individuare e colmare in modo proattivo le lacune nella registrazione degli addebiti e nella fatturazione in Epic Resolute, assicurando che tutte le prestazioni erogate siano fatturate in modo completo e corretto e massimizzando i ricavi maturati. ProcessMind individua i percorsi in cui gli eventi «Service Provided/Completed» non portano regolarmente a «Charges Captured/Recorded» o «Invoice Generated». Mappando questi passaggi interrotti o i ritardi significativi nei casi Billing Event, la piattaforma fa emergere i punti in cui potrebbero verificarsi perdite di ricavi. Le organizzazioni possono così introdurre controlli e misure per garantire la registrazione completa dei ricavi e monitorare i progressi.

Il percorso di miglioramento in 6 fasi per la gestione del ciclo attivo

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Cosa fare

Ottenga il template Excel progettato per i dati dei processi di gestione del ciclo attivo. Il template offre la struttura corretta per organizzare i dati dei Billing Event di Epic Resolute.

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Perché è importante

Una struttura dati standardizzata garantisce analisi accurate e coerenti, creando basi solide per ottenere informazioni utili sui processi e individuare le aree da migliorare.

Risultato atteso

Un template Excel pronto all’uso, conforme alla struttura dati richiesta per l’analisi RCM.

COSA OTTERRÀ

Ottimizzi l’efficienza RCM in Epic Resolute

ProcessMind mostra come viene effettivamente gestita la gestione del ciclo dei ricavi in Epic Resolute, visualizzando ogni evento di fatturazione e il percorso del paziente. Ottenga una visione chiara delle inefficienze per promuovere miglioramenti significativi.

Visualizzi il flusso effettivo del processo RCM in Epic Resolute
Individui i colli di bottiglia e i ritardi nella fatturazione
Individui le cause profonde dei rifiuti di pagamento
Migliori efficacemente il flusso di cassa e la conformità

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

RISULTATI TIPICI

Miglioramenti concreti nella gestione del ciclo dei ricavi

Questi risultati mostrano i significativi guadagni di efficienza e i benefici finanziari che le organizzazioni ottengono applicando il Process Mining alla gestione del ciclo dei ricavi. Le informazioni ricavate dai dati degli eventi di fatturazione di Epic Resolute permettono di ottimizzare le attività.

0 % reduction

Registrazione più rapida degli addebiti

Riduzione media del tempo di registrazione

Individui ed elimini i ritardi nella registrazione degli addebiti, così che i servizi vengano fatturati tempestivamente e con precisione. In questo modo si avvia prima il ciclo dei ricavi.

0 % fewer

Meno richieste di rimborso rifiutate

Riduzione dei rifiuti al primo invio

Individui le cause profonde dei rifiuti delle richieste di rimborso, come informazioni mancanti o errori di codifica, per prevenire i rigetti e accelerare l’incasso dei pagamenti. In questo modo si riducono le rilavorazioni e le perdite di ricavi.

0 % reduction

Maggiore precisione nei pagamenti

Riduzione delle rilavorazioni nella registrazione dei pagamenti

Semplifichi i flussi di lavoro per la registrazione dei pagamenti, riducendo gli errori e la necessità di rettifiche manuali. In questo modo i pagamenti vengono attribuiti correttamente e si riducono i costi operativi.

~ 0 days reduced

Risoluzione più rapida delle contestazioni

Riduzione media dei tempi di risoluzione

Acceleri la risoluzione delle richieste di rimborso e delle fatture contestate individuando i colli di bottiglia nella gestione delle contestazioni. Migliorerà così il flusso di cassa e ridurrà i crediti scaduti.

0 % increase

Maggiore aderenza del processo

Aumento degli eventi di fatturazione conformi

Verifichi che i processi di fatturazione rispettino rigorosamente gli standard definiti e i requisiti normativi. In questo modo si riducono i rischi di non conformità, si migliora la preparazione agli audit e si uniforma la qualità operativa.

I risultati variano in base alla complessità del processo, alla configurazione dei sistemi esistenti e alla qualità dei dati. I valori riportati illustrano i miglioramenti tipici osservati nelle diverse implementazioni.

Dati consigliati

Inizi dagli attributi e dalle attività più importanti, quindi ampli l’analisi secondo necessità.

Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

Attributi

Dati chiave da acquisire per l’analisi

Identificativo univoco di una singola prestazione o fornitura di un prodotto che genera un addebito e funge da identificativo principale del caso.

Perché è importante

È l’ID del caso fondamentale, necessario per collegare tutti i passaggi correlati e analizzare l’intero ciclo di generazione e riscossione dei ricavi per ogni servizio.

Nome dell’evento o dell’attività specifica svolta nell’ambito del processo di gestione del ciclo dei ricavi.

Perché è importante

Definisce i passaggi della mappa del processo e permette di visualizzare, analizzare e ottimizzare il flusso di lavoro nel ciclo dei ricavi.

Data e ora esatte in cui si è verificata una specifica attività o un evento.

Perché è importante

Questo attributo è essenziale per calcolare tutte le metriche temporali, compresi i tempi di ciclo e le durate, fondamentali per individuare ritardi e inefficienze.

Identificativo dell’utente o del dipendente che ha svolto l’attività.

Perché è importante

Consente di analizzare le prestazioni per persona o ruolo e di individuare opportunità di formazione, squilibri nei carichi di lavoro e colli di bottiglia legati alle risorse.

Reparto o team funzionale responsabile dell’evento o dell’attività di fatturazione.

Perché è importante

Permette di confrontare le prestazioni dei diversi reparti, individuare le buone pratiche e identificare le aree che necessitano di miglioramenti o risorse aggiuntive.

Codice standard che indica il motivo per cui un pagatore ha rifiutato una richiesta di rimborso inviata.

Perché è importante

Spiega direttamente perché le richieste vengono respinte e fornisce informazioni utili per ridurre i rifiuti, prevenire perdite di ricavi e accelerare i pagamenti.

Motivo di una rettifica manuale o automatica del saldo del conto di un paziente.

Perché è importante

Aiuta a comprendere le perdite di ricavi e la precisione della fatturazione, spiegando le modifiche ai saldi dei conti e contribuendo a ridurre gli stralci non necessari.

Importo ancora dovuto dal pagatore o dal paziente per l’evento di fatturazione.

Perché è importante

Misura direttamente l’impatto finanziario dei ritardi del processo ed è essenziale per stabilire le priorità di riscossione, gestire il flusso di cassa e comprendere i crediti verso clienti.

Categoria o tipo di prestazione medica erogata.

Perché è importante

Fornisce un contesto clinico ai dati finanziari e consente di analizzare in che modo i diversi tipi di prestazioni mediche incidono sul processo del ciclo dei ricavi e sulla sua efficienza.

Attività

Fasi del processo da monitorare e ottimizzare

Questa attività indica il momento in cui viene erogato un servizio clinico al paziente e si avvia l’evento di fatturazione. Spesso viene registrata nell’EHR Epic (EpicCare) quando un medico convalida una visita o una procedura.

Perché è importante

È il principale evento di inizio del ciclo dei ricavi. Analizzare il tempo che intercorre tra questo momento e la registrazione degli addebiti è fondamentale per individuare i ritardi nell’avvio della fatturazione e le potenziali perdite di ricavi.

Indica la registrazione formale degli addebiti fatturabili per i servizi erogati. In Epic si tratta in genere di una transazione esplicita registrata sul conto del paziente, spesso generata automaticamente dalle attività cliniche o inserita manualmente.

Perché è importante

È una prima tappa fondamentale. Misurare la rapidità e la precisione con cui vengono registrati gli addebiti aiuta ad accelerare la fatturazione e a verificare che tutti i servizi erogati siano fatturati.

Indica il momento in cui la richiesta di rimborso viene inviata ufficialmente al pagatore assicurativo per la valutazione. In Epic, l’evento viene registrato quando il file elettronico della richiesta è trasmesso alla stanza di compensazione o al pagatore.

Perché è importante

Questa tappa è fondamentale perché avvia il conteggio dei tempi di pagamento del pagatore. Analizzarla aiuta a misurare l’efficienza della trasmissione delle richieste e contribuisce al KPI Tempo di consegna della fattura al pagatore.

Indica la ricezione della notifica con cui il pagatore comunica il rifiuto della richiesta. L’evento viene registrato quando Epic elabora un avviso elettronico di rimessa (file 835) o quando un utente registra manualmente il rifiuto.

Perché è importante

Questa attività avvia un ciclo di rilavorazione importante. Analizzare i motivi e il numero dei rifiuti è essenziale per individuarne le cause profonde, migliorare la percentuale di pagamenti al primo invio e ridurre i ritardi negli incassi.

Indica la ricezione di un pagamento da parte del pagatore o del paziente. In genere l’evento viene registrato quando viene caricato un avviso elettronico di rimessa (ERA) o inserito nel sistema un assegno ricevuto.

Perché è importante

Questa attività è una tappa importante, perché indica l’arrivo di ricavi. Il tempo tra l’invio della richiesta e la ricezione del pagamento è una misura fondamentale delle prestazioni dei crediti verso clienti.

È l’evento in cui un pagamento ricevuto viene applicato o attribuito a specifici addebiti sul conto del paziente. Questa operazione riduce il saldo residuo dell’evento di fatturazione.

Perché è importante

Registrare tempestivamente i pagamenti è fondamentale per mantenere saldi corretti e chiudere gli eventi di fatturazione. Consente di individuare con precisione gli importi residui da fatturare a un pagatore secondario o da riscuotere.

È l’attività finale: indica che il saldo residuo dell’evento di fatturazione è pari a zero e che non sono previste altre attività. Può essere dovuto al pagamento integrale, a rettifiche o a uno stralcio.

Perché è importante

Questo evento segna il completamento del ciclo dei ricavi per un evento di fatturazione. La durata complessiva, dall’erogazione del servizio alla chiusura, è un KPI fondamentale per valutare l’efficienza del processo.

Domande frequenti

In che modo il Process Mining può migliorare la gestione del ciclo dei ricavi?

Il Process Mining aiuta a individuare colli di bottiglia, variazioni del processo e rischi di conformità nell’RCM. Consente di ottimizzare la registrazione degli addebiti, ridurre i rifiuti delle richieste di rimborso e aumentare la precisione nella registrazione dei pagamenti, migliorando così i risultati finanziari e l’efficienza operativa lungo tutto il ciclo dei ricavi. Ne derivano un flusso di ricavi più rapido e una riduzione dei crediti inesigibili.

Quali dati di Epic Resolute servono per applicare il Process Mining all’RCM?

In genere servono gli Event Log relativi agli eventi di fatturazione, come la registrazione degli addebiti, l’invio delle richieste di rimborso, la registrazione dei pagamenti e le attività di rettifica. L’identificativo del caso è l’evento di fatturazione; per ricostruire il flusso del processo occorrono le date e gli orari e le descrizioni delle attività di ogni passaggio del ciclo dei ricavi.

Quali risultati possiamo aspettarci applicando il Process Mining al nostro RCM?

Potrà quantificare le inefficienze, ad esempio i ritardi nella registrazione degli addebiti, i frequenti rifiuti delle richieste di rimborso e i tempi lunghi per risolvere le contestazioni. Le informazioni ottenute consentono di accelerare il flusso dei ricavi, ridurre i costi operativi e uniformare le prestazioni della fatturazione, con miglioramenti finanziari misurabili e minori perdite di ricavi.

Applicare il Process Mining al nostro RCM è un progetto complesso e impegnativo in termini di risorse?

L’estrazione iniziale dei dati da Epic Resolute richiede un certo impegno, ma gli strumenti moderni di Process Mining semplificano le fasi di analisi e visualizzazione. I risultati ottenuti spesso superano di gran lunga l’investimento iniziale, facendo emergere opportunità significative di riduzione dei costi e ottimizzazione dei ricavi che i metodi tradizionali difficilmente permettono di individuare.

Quanto tempo occorre in genere per ottenere i primi risultati dal Process Mining applicato all’RCM?

Dopo l’estrazione dei dati e la modellazione iniziale, spesso è possibile ottenere entro poche settimane una prima visione dei processi RCM. Analisi più approfondite e raccomandazioni specifiche per il miglioramento emergono di solito entro 1-3 mesi, a seconda dell’ambito del progetto e della qualità dei dati forniti.

Quali infrastrutture tecniche o strumenti servono per applicare il Process Mining all’RCM?

Occorre poter accedere ai dati di Epic Resolute, spesso tramite query SQL o esportazioni dal data warehouse. I dati vengono quindi caricati in una piattaforma software dedicata al Process Mining, disponibile in cloud o installabile in locale, che riduce al minimo i requisiti infrastrutturali locali e offre flessibilità di distribuzione.

In che modo il Process Mining aiuta a ridurre i rifiuti delle richieste di rimborso nell’RCM?

Il Process Mining visualizza i percorsi esatti seguiti dalle richieste di rimborso prima del rifiuto, mettendo in evidenza le attività, i ritardi o le variazioni del processo che portano al rigetto. In questo modo è possibile intervenire in modo mirato, ad esempio migliorando la documentazione, formando il personale o modificando i sistemi, per prevenire nuovi rifiuti e accelerare i pagamenti.

Il Process Mining può aiutare a garantire la conformità dell’RCM e a ridurre i rischi?

Sì, il Process Mining può individuare le deviazioni dalle procedure operative standard e dalle linee guida normative nei processi RCM. Visualizzando queste variazioni, le organizzazioni possono intervenire in modo proattivo sui passaggi non conformi, ridurre i rischi finanziari e reputazionali e uniformare i processi per rispettare meglio i requisiti.

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