Migliori il processo Record to Report - Chiusura periodica e riconciliazione

Perché ottimizzare la chiusura periodica del processo Record to Report è fondamentale

Il processo Record to Report (R2R), che comprende la chiusura periodica e le riconciliazioni, è essenziale per la solidità finanziaria e le decisioni strategiche di qualsiasi organizzazione. In Oracle Fusion Financials, questo processo articolato include numerose attività: dalla raccolta dei dati di origine e dalla registrazione delle transazioni fino alle riconciliazioni intercompany, alle riconciliazioni dei conti dello stato patrimoniale e alla produzione dei bilanci. Una chiusura periodica inefficiente o prolungata non ritarda soltanto informazioni finanziarie fondamentali, con ripercussioni sulla strategia aziendale e sui rapporti con gli investitori, ma assorbe anche risorse preziose, aumenta i costi operativi e accresce il rischio di non conformità ai requisiti normativi. I ritardi possono costringere a effettuare rettifiche in fretta, aumentare gli errori e alimentare un ciclo continuo di interventi reattivi, impedendo al team finanziario di concentrarsi su attività strategiche a maggior valore aggiunto.

Come il Process Mining individua i colli di bottiglia nell’R2R

Il Process Mining consente di comprendere e migliorare il processo di chiusura periodica e riconciliazione Record to Report in Oracle Fusion Financials sulla base dei dati. Invece di affidarsi a supposizioni o testimonianze isolate, estrae i dati dell’Event Log direttamente dal sistema Oracle Fusion Financials. Li utilizza quindi per ricostruire automaticamente una rappresentazione visiva, oggettiva e completa del processo di chiusura effettivamente seguito. Può così osservare la sequenza reale delle attività, individuare dipendenze non evidenti e visualizzare i percorsi seguiti dalle transazioni, rilevando gli scostamenti dal modello di processo previsto.

Nel caso specifico della chiusura periodica R2R, il Process Mining consente di:

• Visualizzare il tempo di ciclo end-to-end: misurare con precisione la durata complessiva di ogni chiusura periodica e individuare le attività o le fasi che incidono maggiormente sui tempi. In questo modo è possibile rispondere direttamente alla domanda «come ridurre il tempo di ciclo della chiusura periodica e delle riconciliazioni Record to Report».
• Individuare i colli di bottiglia: rilevare facilmente dove si accumula il lavoro e quali fasi di riconciliazione, processi di rettifica o cicli di revisione causano i ritardi più significativi in Oracle Fusion Financials.
• Analizzare le varianti del processo: scoprire gli scostamenti più frequenti dalla procedura standard di chiusura e capire perché alcune attività vengono ripetute, saltate o svolte fuori sequenza.
• Individuare le cause profonde dei ritardi: scendere di livello fino alle singole istanze per comprendere le ragioni delle inefficienze, che si tratti della riconciliazione di un conto GL, di una discrepanza intercompany o dell’intervento di un utente o reparto specifico.
• Rilevare le opportunità di automazione: mettere in evidenza le attività manuali e ripetitive che si prestano all’automazione, liberando tempo per il team finanziario.

Principali aree di miglioramento nella chiusura periodica e nelle riconciliazioni

Con il Process Mining, le organizzazioni possono concentrare gli interventi sulle aree in cui il miglioramento produce i maggiori benefici per il processo Record to Report:

• Semplificare le riconciliazioni: individuare i conti dello stato patrimoniale o del conto economico che ritardano regolarmente le riconciliazioni, così da verificare eventuali problemi di qualità dei dati o passaggi manuali inefficienti. Gli interventi possono riguardare anche la gestione delle riconciliazioni intercompany, spesso problematica nelle organizzazioni complesse.
• Ottimizzare le scritture di assestamento: capire perché sono necessarie determinate scritture di rettifica, se derivano da interventi reattivi o se segnalano problemi nelle fasi precedenti del ciclo di elaborazione delle transazioni. Ridurre il numero e la complessità delle rettifiche dell’ultimo minuto accelera sensibilmente la chiusura.
• Migliorare i flussi di lavoro di approvazione: analizzare i tempi di approvazione e individuare i colli di bottiglia nei processi di revisione e approvazione delle riconciliazioni e dei bilanci. In questo modo è possibile ottenere le approvazioni nei tempi previsti senza rinunciare alla dovuta accuratezza.
• Ridurre gli interventi manuali: individuare le attività eccessivamente manuali, soggette a errori umani e adatte all’automazione o alla standardizzazione in Oracle Fusion Financials.
• Garantire la conformità e la preparazione agli audit: rilevare i percorsi non conformi o le approvazioni mancanti, verificando che ogni chiusura periodica rispetti rigorosamente i controlli interni e le normative esterne e migliorando la preparazione agli audit.

Benefici e risultati concreti

L’adozione del Process Mining per la chiusura periodica e le riconciliazioni Record to Report in Oracle Fusion Financials offre numerosi benefici misurabili:

• Chiusura finanziaria più rapida: ridurre sensibilmente il tempo necessario per completare la chiusura, accelerando la rendicontazione e rendendo più tempestive le decisioni. In questo modo si risponde direttamente alla domanda «come migliorare la chiusura periodica e le riconciliazioni Record to Report».
• Maggiore accuratezza e affidabilità: limitare gli errori e le rilavorazioni e migliorare l’accuratezza complessiva dei bilanci, rafforzando la fiducia nei dati finanziari.
• Maggiore conformità e riduzione dei rischi: assicurare il rispetto costante degli standard di rendicontazione finanziaria e dei controlli interni, individuando e mitigando in modo proattivo i rischi di non conformità.
• Allocazione ottimale delle risorse: liberare i professionisti dell’area finanziaria dalle attività manuali e ripetitive, consentendo loro di dedicarsi ad analisi di maggior valore e iniziative strategiche.
• Riduzione dei costi: contenere i costi operativi dovuti a cicli di chiusura prolungati, straordinari e ripetuti interventi manuali.
• Maggiore trasparenza: ottenere una visione chiara e basata sui dati dell’intero processo di chiusura periodica, favorendo il miglioramento continuo e responsabilità chiare in tutta la funzione finanziaria.

Come iniziare a ottimizzare la chiusura periodica R2R

Ottimizzare la chiusura periodica e le riconciliazioni Record to Report in Oracle Fusion Financials è un obiettivo raggiungibile, che parte dalla comprensione chiara di come si svolge oggi il processo. Il Process Mining fornisce le informazioni oggettive necessarie per individuare le inefficienze, introdurre miglioramenti mirati e ottenere una chiusura finanziaria più rapida, accurata e conforme. Avvii il percorso verso una gestione finanziaria basata sui dati e valorizzi appieno l’investimento in Oracle Fusion Financials.