> Miglioramento continuo dei processi > Hire to Retire Gestione delle posizioni > SAP SuccessFactors Employee Central

Migliori la gestione delle posizioni Hire to Retire

Guida in 6 passaggi per ottimizzare la gestione delle posizioni in SAP SF EC

Scarichi il template dei dati

Migliori la gestione delle posizioni Hire to Retire

Hire to Retire - Gestione delle posizioni

SAP SuccessFactors Employee Central

Selezioni un processo

Scelga un processo per continuare a lavorare nell’area di lavoro collegata.

Processi disponibili

Sistemi disponibili

Sfide(11)Obiettivi(11)6 passaggi Anteprima Risultati Dati Domande frequenti(5)

Ottimizzi la gestione delle posizioni nel processo Hire to Retire in SAP SuccessFactors EC

Le inefficienze nella gestione delle posizioni possono causare ritardi nelle approvazioni, rischi di conformità e dati sul personale inesatti. La nostra piattaforma aiuta a individuare i colli di bottiglia nascosti e le aree dei processi che possono essere migliorate. Analizzando i flussi di lavoro, è possibile identificare con precisione dove intervenire per aumentare l’efficienza e mantenere accurate le strutture organizzative. Scopra come rendere più fluidi i processi operativi.

Scarichi il nostro template dei dati preconfigurato e affronti le sfide più comuni per raggiungere i Suoi obiettivi di efficienza. Segua il nostro piano di miglioramento in sei fasi e consulti la guida al template dei dati per trasformare le Sue attività.

Mostra la descrizione dettagliata

Perché ottimizzare la gestione delle posizioni nel processo Hire to Retire in SAP SuccessFactors Employee Central

Gestire efficacemente le posizioni organizzative è fondamentale per il buon funzionamento del processo Hire to Retire. Nel complesso contesto di SAP SuccessFactors Employee Central, una gestione efficiente delle posizioni incide direttamente sulla pianificazione della forza lavoro, sul rispetto del budget e sulla capacità dell’organizzazione di adattarsi ai cambiamenti. Processi inefficienti possono causare ritardi prolungati nella copertura delle posizioni vacanti, la creazione di «posizioni fantasma» che assorbono budget senza essere assegnate, difficoltà nel mantenere aggiornata la struttura organizzativa e rischi legati al mancato rispetto delle politiche interne o delle normative esterne. Queste inefficienze aumentano i costi operativi e ostacolano le iniziative strategiche per la gestione della forza lavoro; inoltre, rallentando i cambiamenti organizzativi e le promozioni, peggiorano l’esperienza dei dipendenti. Ottimizzare la gestione delle posizioni nel processo Hire to Retire consente all’organizzazione di rispondere rapidamente alle nuove esigenze aziendali, allocare le risorse con precisione e mantenere integri i dati, aspetti essenziali per una gestione efficace delle risorse umane e per il successo dell’azienda.

Come il Process Mining fa luce sui flussi di lavoro di gestione delle posizioni

Il Process Mining consente di analizzare e migliorare la gestione delle posizioni nel processo Hire to Retire, trasformando i dati grezzi degli Event Log di SAP SuccessFactors Employee Central in mappe di processo trasparenti e basate sui dati. Anziché affidarsi a supposizioni o testimonianze, il Process Mining rappresenta con precisione ogni fase del ciclo di vita di una posizione, dalla richiesta iniziale alla chiusura, utilizzando l’ID posizione come identificativo univoco del caso. Questo approccio consente di:

Individuare il processo effettivo: ricostruire automaticamente l’intero percorso della gestione delle posizioni, mettendo in evidenza tutte le varianti, i percorsi più frequenti e gli scostamenti imprevisti dal flusso previsto in SAP SuccessFactors EC.
Individuare colli di bottiglia e ritardi: capire esattamente dove si bloccano le richieste di posizione, che sia durante l’approvazione del responsabile, la revisione delle risorse umane, l’allocazione del budget o l’inserimento dei dati nel sistema HR. In questo modo è possibile comprendere le cause profonde dei tempi di ciclo prolungati.
Verificare la conformità: controllare automaticamente che ogni modifica alle posizioni rispetti le regole aziendali, le matrici di approvazione e i requisiti normativi definiti, segnalando le attività o le modifiche ai dati non conformi in SAP SuccessFactors Employee Central.
Analizzare le prestazioni: quantificare metriche chiave, come il tempo medio del ciclo di approvazione, il tempo trascorso in ciascuna attività e i tempi di passaggio tra reparti o utenti, per confrontare oggettivamente i risultati e individuare le aree da migliorare.

Principali aree di miglioramento individuate con il Process Mining

Applicare il Process Mining alla gestione delle posizioni nel processo Hire to Retire in SAP SuccessFactors Employee Central permette di individuare diverse aree prioritarie di ottimizzazione:

Ridurre il tempo di ciclo delle posizioni: abbreviare sensibilmente il tempo che intercorre tra l’avvio della richiesta e la creazione o l’attivazione della posizione, individuando ed eliminando i ritardi nelle approvazioni e nei passaggi di consegne.
Rafforzare la conformità e la preparazione agli audit: assicurarsi che tutte le modifiche alle posizioni rispettino le procedure e le politiche previste, migliorando la tracciabilità delle attività e riducendo i rischi di non conformità, soprattutto nei settori regolamentati.
Ottimizzare l’allocazione delle risorse e la pianificazione del budget: eliminare le posizioni ridondanti o fantasma e semplificare i processi di creazione e disattivazione, affinché il piano della forza lavoro rispecchi con precisione le esigenze di personale e il budget.
Semplificare i flussi di approvazione: individuare le inefficienze nei processi di approvazione multilivello e riprogettarli per accelerare le decisioni senza ridurre i controlli.
Ridurre le rilavorazioni e gli interventi manuali: individuare le fasi che causano spesso rilavorazioni o errori, o che richiedono correzioni manuali, per valutare opportunità di automazione e procedure standardizzate in SAP SuccessFactors EC.

Risultati e vantaggi attesi

Applicando il Process Mining alla gestione delle posizioni nel processo Hire to Retire, l’organizzazione può ottenere vantaggi significativi e misurabili:

Riduzione del tempo necessario per coprire le posizioni: abbreviare il tempo complessivo necessario per creare e approvare nuove posizioni, accelerando l’acquisizione e l’inserimento dei talenti.
Risparmi significativi: eliminare i costi superflui dovuti a ritardi nelle approvazioni, posizioni fantasma e allocazione inefficiente delle risorse.
Maggiore accuratezza e integrità dei dati: assicurarsi che i dati in SAP SuccessFactors Employee Central rispecchino fedelmente la struttura organizzativa corrente, migliorando la reportistica e la pianificazione strategica della forza lavoro.
Riduzione dei rischi di non conformità: individuare e correggere in modo proattivo i flussi di processo non conformi, proteggendo l’organizzazione da possibili sanzioni e danni reputazionali.
Maggiore efficienza operativa: semplificare la gestione del ciclo di vita delle posizioni, consentendo ai team HR e ai responsabili di concentrarsi su attività a maggior valore anziché sui solleciti manuali e sulla correzione degli errori.
Esperienza migliore per dipendenti e responsabili: offrire un’esperienza più fluida e prevedibile ai responsabili che richiedono nuove posizioni e ai dipendenti interessati dai cambiamenti organizzativi.

Come iniziare a ottimizzare i processi

Comprendere nel dettaglio la gestione delle posizioni nel processo Hire to Retire in SAP SuccessFactors Employee Central è il primo passo verso il cambiamento. Il Process Mining fornisce informazioni chiare e basate sui dati, utili per prendere decisioni consapevoli e introdurre miglioramenti mirati. Questo strumento di analisi consente non solo di affrontare le criticità esistenti, ma anche di monitorare e migliorare costantemente la gestione delle posizioni, affinché continui a sostenere la crescita e la stabilità dell’organizzazione.

Hire to Retire - Gestione delle posizioni Ciclo di vita della posizione Gestione del personale Organigramma Operazioni HR Conformità HR Flussi di lavoro di approvazione Pianificazione della forza lavoro H2R Gestione del capitale umano HCM Progettazione organizzativa

Problemi e sfide comuni

Individui le sfide che La riguardano

I ritardi nell’approvazione delle richieste di posizione da parte dei responsabili, delle risorse umane o dei responsabili del budget incidono direttamente sui tempi di assunzione e possono causare gravi carenze di personale. Tempi di ciclo prolungati ostacolano la pianificazione della forza lavoro e spesso fanno perdere opportunità di acquisire talenti.
ProcessMind mostra la durata esatta di ogni fase di approvazione per ciascun ID posizione, evidenziando i colli di bottiglia e i punti in cui le richieste si bloccano in SAP SuccessFactors Employee Central. Queste informazioni consentono di apportare miglioramenti mirati ai flussi di lavoro e alle responsabilità dei ruoli.

La mancata revisione o riclassificazione periodica delle posizioni può compromettere l’equità interna e la conformità normativa, oltre a creare strutture retributive non coerenti. Le posizioni non sottoposte a controlli possono comportare rilievi di audit e maggiori rischi operativi.
ProcessMind monitora l’attività «Posizione revisionata per la conformità» per ciascun ID posizione e individua le revisioni mancate o in ritardo. In questo modo aiuta a rispettare le politiche definite in SAP SuccessFactors Employee Central e a prevenire possibili violazioni dei requisiti di conformità.

La creazione di nuove posizioni comporta spesso passaggi ridondanti, approvazioni superflue o rilavorazioni frequenti, che assorbono risorse preziose del team HR e ritardano la copertura dei ruoli essenziali. Queste inefficienze aumentano i costi amministrativi.
ProcessMind mappa il flusso effettivo dell’attività «Posizione creata nel sistema HR» e delle attività correlate, mostrando gli scostamenti dal percorso ottimale e i punti in cui si verificano rilavorazioni o passaggi non necessari per ciascun ID posizione in SAP SuccessFactors Employee Central.

Mantenere accurati i dati delle posizioni, inclusi titolo, reparto e centro di costo, è fondamentale per una reportistica, una pianificazione del budget e una pianificazione organizzativa affidabili. Le incoerenze generano report errati e decisioni strategiche poco efficaci.
ProcessMind analizza gli eventi «Attributi della posizione modificati» e individua le posizioni che presentano frequenti modifiche o discrepanze negli attributi chiave nel tempo. In questo modo contribuisce a garantire l’integrità dei dati per la gestione delle posizioni nel processo Hire to Retire in SAP SuccessFactors Employee Central.

Un numero elevato di eventi «Posizione riclassificata» può indicare problemi nella classificazione iniziale dei ruoli, convenzioni di denominazione incoerenti o esigenze organizzative in rapido cambiamento. Ne possono derivare instabilità e un aumento del carico amministrativo.
ProcessMind quantifica il numero di eventi «Posizione riclassificata» per ciascun ID posizione, aiutando a individuare le cause profonde, come definizioni iniziali inadeguate o problemi sistemici nel processo Hire to Retire in SAP SuccessFactors Employee Central.

Le posizioni che restano «Attivate» o «Congelate/Sospese» molto tempo dopo che non sono più necessarie possono causare imprecisioni nel budget, costi superflui e confusione sulla struttura organizzativa, oltre a compromettere l’allocazione delle risorse.
ProcessMind misura il tempo che intercorre tra lo stato «Posizione attivata» o «Congelata/Sospesa» e lo stato «Posizione disattivata» o «Posizione chiusa». In questo modo evidenzia i ritardi nella gestione del ciclo di vita delle posizioni in SAP SuccessFactors Employee Central e aiuta a controllare i costi.

Quando gli eventi «Attributi della posizione modificati» non riportano chiaramente chi ha effettuato le modifiche o in quale sequenza, diventa difficile stabilire chi è responsabile di ciascun cambiamento, seguire le tracce di audit e attribuire le responsabilità.
ProcessMind utilizza l’attributo «Utente che ha eseguito l’azione» per mostrare in modo trasparente tutte le modifiche apportate a un ID posizione. In questo modo chiarisce chi è responsabile di ogni passaggio e migliora la tracciabilità e la verificabilità in SAP SuccessFactors Employee Central.

Alcuni reparti o sedi possono registrare sistematicamente tempi di approvazione più lunghi per le richieste di posizione, segnalando inefficienze locali, risorse insufficienti o requisiti specifici di conformità. Ne derivano prestazioni operative disomogenee.
ProcessMind consente di filtrare e analizzare i tempi di ciclo delle approvazioni per reparto e sede, utilizzando gli attributi degli ID posizione. In questo modo individua le unità organizzative in ritardo che necessitano di ottimizzare i processi in SAP SuccessFactors Employee Central.

L’uso improprio o incoerente dello «Stato posizione» o del «Tipo di posizione» nell’organizzazione rende imprecisi i dati sulla pianificazione della forza lavoro, sul budget e sulla struttura organizzativa complessiva, compromettendo l’affidabilità dei dati.
ProcessMind rappresenta i passaggi tra i diversi valori di «Stato posizione», individua gli scostamenti dal ciclo di vita previsto e mette in evidenza l’uso improprio degli stati per gli ID posizione in SAP SuccessFactors Employee Central.

I ritardi nell’approvazione del budget della posizione incidono direttamente sulla capacità dell’organizzazione di creare e coprire tempestivamente i ruoli essenziali, ostacolando la crescita strategica e le iniziative di ampliamento della forza lavoro. Possono inoltre far perdere opportunità.
ProcessMind misura il tempo necessario per completare l’attività «Budget della posizione approvato», a partire dal suo avvio, e individua i colli di bottiglia nella fase di approvazione finanziaria del processo Hire to Retire in SAP SuccessFactors Employee Central.

Se una singola posizione registra numerosi eventi «Attributi della posizione modificati» poco dopo la creazione o durante il suo ciclo di vita, ciò può indicare una definizione iniziale inadeguata, frequenti riorganizzazioni o requisiti poco chiari.
ProcessMind conta il numero totale di eventi «Attributi della posizione modificati» per ciascun ID posizione, aiutando a individuare le posizioni instabili o definite in modo poco preciso nella gestione delle posizioni del processo Hire to Retire in SAP SuccessFactors Employee Central.

Obiettivi tipici

Definisca i criteri di successo

L’obiettivo è ridurre sensibilmente il tempo necessario per approvare completamente nuove posizioni o modifiche alle posizioni nella gestione delle posizioni del processo Hire to Retire in SAP SuccessFactors Employee Central. Approvazioni più rapide consentono di coprire prima le posizioni, ridurre i tempi di assunzione e aggiornare tempestivamente la struttura organizzativa, con effetti sulla pianificazione della forza lavoro e sull’efficienza operativa. ProcessMind individua i colli di bottiglia e i percorsi non conformi nei flussi di approvazione, indicando le fasi e i ruoli che causano i ritardi. Analizzando i tempi di ciclo di ogni fase di approvazione, fornisce indicazioni concrete per semplificare il processo e ridurre potenzialmente i tempi del 30-50% riprogettando i flussi di lavoro o introducendo notifiche automatiche.

Rispettare al 100% le politiche di revisione delle posizioni è fondamentale per mantenere strutture organizzative accurate, aggiornate e conformi alla legge nella gestione delle posizioni del processo Hire to Retire. In questo modo tutte le posizioni vengono sottoposte periodicamente a verifiche di necessità, classificazione e rispetto del budget, riducendo i rischi e garantendo una governance efficace in SAP SuccessFactors Employee Central. ProcessMind rileva automaticamente gli scostamenti dai calendari e dalle politiche di revisione definiti, monitorando le attività «Posizione revisionata per la conformità». Segnala le posizioni per cui non sono state rispettate le scadenze di revisione, consentendo di intervenire tempestivamente e garantendo il rispetto costante degli standard di governance durante l’intero ciclo di vita delle posizioni.

L’obiettivo è ottimizzare l’intero processo di creazione delle posizioni, dall’avvio all’attivazione in SAP SuccessFactors Employee Central. Un flusso di lavoro efficiente riduce il carico amministrativo, rende disponibili prima i nuovi ruoli e favorisce l’acquisizione tempestiva di talenti nella gestione delle posizioni del processo Hire to Retire. ProcessMind rappresenta il flusso effettivo di creazione delle posizioni e individua passaggi superflui, cicli di rilavorazione e passaggi manuali. Analizzando le sequenze e le varianti delle attività, fornisce indicazioni basate sui dati per standardizzare e automatizzare alcune fasi del flusso di lavoro, con la possibilità di ridurre del 20% i tempi di creazione e migliorare l’accuratezza dei dati.

Migliorare l’accuratezza e la coerenza dei dati delle posizioni è essenziale per garantire report affidabili, pianificare strategicamente la forza lavoro e rispettare i requisiti di conformità nella gestione delle posizioni del processo Hire to Retire. In SAP SuccessFactors Employee Central, dati non aggiornati o incoerenti causano errori nella pianificazione del budget, negli organigrammi e nelle attività di acquisizione dei talenti. ProcessMind individua le varianti di processo che portano a frequenti attività «Attributi della posizione modificati» o a incoerenze nei dati dopo la creazione. Evidenzia i casi in cui gli aggiornamenti dei dati vengono ritardati o omessi, consentendo alle organizzazioni di introdurre regole di governance dei dati più rigorose e controlli automatici, migliorando così l’integrità complessiva dei dati.

Ridurre la frequenza delle attività «Posizione riclassificata» è indice di una struttura organizzativa più stabile e definita con maggiore precisione. Nella gestione delle posizioni del processo Hire to Retire, un numero eccessivo di riclassificazioni può segnalare imprecisioni nella progettazione iniziale dei ruoli, aumentando il carico amministrativo e creando confusione tra dipendenti e responsabili in SAP SuccessFactors Employee Central. ProcessMind individua le cause specifiche e i reparti più soggetti alle riclassificazioni, analizzando le attività precedenti e gli attributi. Facendo emergere schemi ricorrenti e motivi alla base delle modifiche, aiuta le organizzazioni a perfezionare i processi di definizione iniziale delle posizioni e a ridurre potenzialmente le riclassificazioni del 15-20%.

Disattivare o chiudere rapidamente le posizioni ridondanti o vacanti è essenziale per controllare i costi e mantenere una struttura organizzativa snella e accurata nella gestione delle posizioni del processo Hire to Retire. Processi lenti possono vincolare le risorse di budget e appesantire il sistema in SAP SuccessFactors Employee Central. ProcessMind monitora l’intero ciclo di vita e individua i ritardi nelle attività «Posizione disattivata» o «Posizione chiusa». Ne chiarisce le cause profonde, come approvazioni mancanti o problemi nei passaggi tra reparti, consentendo ai responsabili dei processi di introdurre procedure di chiusura più rapide e conformi.

Definire chiaramente chi è responsabile degli aggiornamenti delle posizioni evita confusione, riduce gli errori e accelera le modifiche nella gestione delle posizioni del processo Hire to Retire. In SAP SuccessFactors Employee Central, l’ambiguità dei ruoli può causare modifiche tardive o errate ad attributi essenziali delle posizioni. ProcessMind analizza gli Event Log per individuare le attività «Attributi della posizione modificati» e l’«Utente che ha eseguito l’azione». Evidenzia i casi in cui più utenti modificano gli stessi attributi o in cui le responsabilità non sono chiare, fornendo indicazioni utili per definire e assegnare ruoli e responsabilità in modo inequivocabile.

Eliminare i colli di bottiglia specifici dei reparti nel flusso di approvazione delle posizioni è fondamentale per migliorare l’efficienza complessiva della gestione delle posizioni nel processo Hire to Retire. In SAP SuccessFactors Employee Central, i ritardi di un reparto possono ripercuotersi sull’intero processo di assegnazione del personale e aggiornamento dell’organizzazione. ProcessMind mappa il percorso di approvazione e mette in evidenza i reparti o i ruoli che causano sistematicamente ritardi nelle attività «Richiesta di posizione approvata dal responsabile» o «Richiesta di posizione approvata dalle risorse umane». Quantifica l’impatto di questi colli di bottiglia, consentendo interventi mirati per ridistribuire le responsabilità o semplificare i passaggi di consegne.

Standardizzare l’utilizzo degli stati delle posizioni durante il processo di gestione delle posizioni Hire to Retire garantisce coerenza, accuratezza e chiarezza sullo stato del ciclo di vita di ciascuna posizione. In SAP SuccessFactors Employee Central, un utilizzo incoerente può causare interpretazioni errate e inefficienze operative. ProcessMind analizza la sequenza delle modifiche allo «Stato posizione» e individua gli scostamenti dalle transizioni previste o ideali. Mostra i casi in cui gli stati vengono omessi, utilizzati in modo errato o mantenuti troppo a lungo in una fase intermedia, consentendo di intervenire con formazione o controlli di sistema per migliorare la coerenza.

Accelerare la fase di approvazione del budget per le posizioni nuove o modificate è fondamentale per allocare tempestivamente le risorse e pianificare la forza lavoro nella gestione delle posizioni del processo Hire to Retire. In SAP SuccessFactors Employee Central, approvazioni del budget prolungate possono ritardare assunzioni essenziali e compromettere la preparazione dei reparti. ProcessMind monitora l’attività «Budget della posizione approvato» e misura il tempo che intercorre tra la richiesta e l’approvazione. Individua le fasi e le persone responsabili dei ritardi nella catena di approvazione finanziaria, fornendo dati utili per ottimizzare le revisioni del budget e migliorare il controllo finanziario.

Ridurre le modifiche frequenti agli attributi delle posizioni dopo la creazione migliora la stabilità dei dati e limita le rilavorazioni amministrative nella gestione delle posizioni del processo Hire to Retire. In SAP SuccessFactors Employee Central, ogni modifica registrata come «Attributi della posizione modificati» assorbe risorse e aumenta il rischio di errore. ProcessMind individua le posizioni che, dopo la creazione, registrano un numero insolitamente elevato di modifiche agli attributi. Aiuta ad analizzarne le cause profonde, come l’inserimento iniziale di dati incompleti o una gestione inadeguata delle modifiche, così da adottare misure preventive e migliorare i processi.

Il percorso di miglioramento in 6 passaggi per la gestione delle posizioni nel processo Hire to Retire

Scarichi il template

Esporti i dati del processo

Carichi il Suo insieme di dati

Analizzi il processo

Introduca i miglioramenti

Monitori il processo

Scarichi il template

Cosa fare

Ottenga il template Excel preconfigurato per la gestione delle posizioni, progettato per raccogliere tutti i dati degli eventi pertinenti da SAP SuccessFactors Employee Central.

Consulta la guida al template dei dati Scarica il template

Perché è importante

Un template strutturato consente di raccogliere i dati corretti nel formato giusto, semplificando l’analisi e rendendo più affidabili i risultati.

Risultato atteso

Un template strutturato, pronto per essere compilato con i dati del processo di gestione delle posizioni.

LE SUE SCOPERTE

Faccia emergere informazioni utili sulla gestione delle posizioni Hire to Retire

ProcessMind offre una visione completa dell’intero percorso di gestione delle posizioni Hire to Retire. Consente di visualizzare i dati con precisione e ottenere informazioni basate sui dati per individuare inefficienze e opportunità di miglioramento.

Visualizzi la gestione delle posizioni dall’inizio alla fine
Individui i ritardi nelle approvazioni e i colli di bottiglia
Individui lacune nei dati e problemi di conformità
Migliori la precisione della struttura del personale

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

RISULTATI TIPICI

Risultati migliori nella gestione delle posizioni

Questi risultati illustrano i miglioramenti misurabili in termini di efficienza e i vantaggi strategici ottenuti dalle organizzazioni ottimizzando i processi di gestione delle posizioni, dall’assunzione alla cessazione del rapporto di lavoro. Analizzando l’intero ciclo di vita delle posizioni, identificate tramite il Position ID in SAP SuccessFactors Employee Central, le aziende possono individuare le inefficienze e attuare miglioramenti mirati.

0 %

Approvazione più rapida delle posizioni

Riduzione media dei tempi di approvazione

Il Process Mining individua ed elimina i colli di bottiglia, accelerando sensibilmente l’intero processo di approvazione delle posizioni. Ne conseguono decisioni più rapide sul personale e tempi di attesa ridotti.

0 %

Maggiore rispetto della conformità

Aumento delle posizioni conformi agli standard di revisione

Garantire che tutte le posizioni siano sottoposte alle revisioni di conformità necessarie entro i tempi previsti riduce i rischi legati agli audit e assicura il rispetto delle normative, prevenendo costose mancate conformità.

0 %

Creazione delle posizioni più efficiente

Riduzione del tempo di ciclo per la creazione delle posizioni

Ottimizzando i flussi di lavoro, le organizzazioni possono ridurre drasticamente il tempo necessario per creare nuove posizioni, dall’avvio della richiesta alla loro attivazione nel sistema HR. Questo migliora l’efficienza operativa.

0 %

Maggiore accuratezza dei dati delle posizioni

Riduzione delle modifiche agli attributi dopo la creazione

Ridurre le rilavorazioni e gli errori nell’inserimento dei dati delle posizioni migliora la qualità dei dati fin dall’inizio. In questo modo si ottengono dati HR affidabili per la reportistica e le decisioni strategiche.

0 %

Struttura organizzativa stabile

Riduzione delle riclassificazioni non necessarie delle posizioni

Riduca la frequenza delle riclassificazioni individuando le cause profonde dell’instabilità e assicurandosi che le posizioni siano definite correttamente fin dall’inizio. Questo favorisce una maggiore chiarezza organizzativa.

I risultati possono variare in base alla complessità del processo, alla qualità dei dati e al contesto organizzativo. I miglioramenti indicati rappresentano risultati tipici osservati nelle implementazioni di Process Mining.

Dati consigliati

Inizi dagli attributi e dalle attività più importanti, poi aggiunga gli altri in base alle necessità.

Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

Attributi

Dati chiave da acquisire per l’analisi

Identificativo univoco di una posizione organizzativa, utilizzato come identificativo principale del caso nel processo di gestione delle posizioni.

Perché è importante

È l’identificativo essenziale del caso, che collega tutti gli eventi correlati e permette di ricostruire l’intero ciclo di vita della posizione e analizzarne il flusso di processo.

Nome dell’evento aziendale che si è verificato in un determinato momento per una posizione.

Perché è importante

Definisce i passaggi del processo e consente di visualizzarne la mappa e analizzare il flusso di lavoro, i colli di bottiglia e gli scostamenti.

Data e ora in cui si è verificata una specifica attività.

Perché è importante

Questo attributo definisce la sequenza cronologica degli eventi, essenziale per calcolare i tempi di ciclo, individuare i colli di bottiglia e comprendere le prestazioni del processo.

Data e ora in cui è stata completata una specifica attività.

Perché è importante

Consente di calcolare il tempo di elaborazione delle attività e di distinguere il tempo dedicato a un task da quello trascorso in attesa del passaggio successivo.

Identificativo dell’utente che ha eseguito l’attività.

Perché è importante

Consente di associare le attività del processo a utenti specifici, rendendo possibile analizzare il carico di lavoro, misurare le prestazioni e individuare le attività automatizzate.

Nome del reparto a cui appartiene la posizione.

Perché è importante

Consente di confrontare le prestazioni e analizzare i colli di bottiglia nei diversi reparti aziendali, aiutando a individuare i problemi specifici di ciascuna area.

Stato della posizione al momento dell’evento.

Perché è importante

Monitorare le modifiche di stato è essenziale per analizzare il ciclo di vita delle posizioni, verificare la conformità del processo e capire quanto a lungo le posizioni rimangono in ciascuno stato.

Identificativo del responsabile o dell’approvatore coinvolto in un’attività di approvazione.

Perché è importante

Consente di analizzare nel dettaglio le fasi di approvazione e di individuare eventuali colli di bottiglia o approvatori particolarmente efficienti.

Attività

Fasi del processo da monitorare e ottimizzare

Questo evento segna l’inizio del processo di gestione delle posizioni, quando un utente invia formalmente una richiesta per crearne una nuova. Viene registrato esplicitamente quando si avvia un flusso di lavoro per la creazione di una posizione in SAP SuccessFactors.

Perché è importante

È l’evento di inizio principale del processo. Analizzare il tempo che intercorre tra questa attività e altre, come l’approvazione o la creazione della posizione, è fondamentale per misurare l’efficienza complessiva del processo.

Questa attività indica che il reparto Risorse umane ha approvato la richiesta di posizione. È una tappa fondamentale, registrata esplicitamente come passaggio completato nel flusso di approvazione.

Perché è importante

L’approvazione finale delle risorse umane conclude spesso la fase principale di approvazione, prima dell’assegnazione del budget o della creazione nel sistema. Misurare il tempo necessario per raggiungere questo passaggio è essenziale per il KPI «Tempo medio di approvazione delle posizioni».

Questa attività segna la creazione ufficiale del record della posizione in SAP SuccessFactors Employee Central. Viene acquisita esplicitamente dalla traccia di controllo o dalla cronologia dell’oggetto Position MDF, utilizzando la data e l’ora di creazione.

Perché è importante

È una tappa fondamentale che conferma l’esistenza ufficiale della posizione. Il KPI «Tempo di ciclo per la creazione della posizione» misura il tempo che intercorre dall’avvio della richiesta a questo evento e riflette l’efficienza complessiva.

Questo evento indica che la posizione appena creata è attiva e disponibile per l’assegnazione del personale o il reclutamento. In genere si deduce dalla modifica del campo di stato della posizione al valore «Active».

Perché è importante

L’attivazione è l’ultimo passaggio prima dell’avvio delle assunzioni. Monitorare il tempo che intercorre tra la creazione e l’attivazione aiuta a individuare i ritardi nel rendere disponibili le posizioni.

Questo evento segna il rifiuto di una richiesta di posizione in qualsiasi fase del flusso di approvazione. È registrato esplicitamente dal motore del flusso di lavoro quando un approvatore seleziona l’opzione «reject» o «send back».

Perché è importante

I rifiuti sono scostamenti critici dal processo e possono indicare problemi nei dati della richiesta, nel budget o nella motivazione. Analizzare le ragioni del rifiuto aiuta a migliorare la qualità delle richieste future.

È l’evento finale del ciclo di vita di una posizione e indica che è stata chiusa o eliminata in modo definitivo. In genere si deduce dalla modifica dello stato della posizione a un valore terminale come «Closed» o «Eliminated».

Perché è importante

Questa attività costituisce il punto finale del processo e consente di analizzare con precisione il tempo di ciclo complessivo. Conferma che la posizione è stata dismessa.

Domande frequenti

In che modo il Process Mining migliora la gestione delle posizioni nel processo Hire to Retire in SAP SuccessFactors?

Il Process Mining analizza i dati esistenti sulla gestione delle posizioni in SuccessFactors e rappresenta i flussi di processo effettivi. Individua colli di bottiglia, lacune di conformità e inefficienze, per esempio nella creazione delle posizioni o nei cicli di approvazione. Queste informazioni consentono di ottimizzare i processi sulla base dei dati, accelerare le approvazioni e migliorare l’accuratezza dei dati.

Quali dati specifici sono necessari da SAP SuccessFactors Employee Central?

Per analizzare la gestione delle posizioni, in genere servono gli Event Log associati all’ID posizione. Tra i dati necessari rientrano le date di creazione, le fasi di approvazione, le modifiche di stato, le modifiche agli attributi e le date di disattivazione, oltre alle date e agli orari e agli ID utente di ciascun evento. Queste informazioni consentono di ricostruire il percorso completo di ogni posizione.

Come vengono estratti i dati da SAP SuccessFactors Employee Central?

A seconda della configurazione del sistema e dei protocolli di sicurezza, i dati vengono generalmente estratti da SuccessFactors tramite strumenti di reportistica standard, API o query dirette al database. Collaboriamo con il team IT o HRIS per garantire un’estrazione sicura ed efficiente dei dati necessari dagli Event Log. L’obiettivo è ottenere un registro completo, con data e ora, di tutte le attività relative alle posizioni.

Quali miglioramenti possiamo aspettarci nella gestione delle posizioni dopo un’analisi di Process Mining?

Può aspettarsi miglioramenti significativi, per esempio una riduzione dei tempi di ciclo delle approvazioni delle posizioni, una maggiore conformità alle politiche di revisione e flussi di lavoro più semplici per la creazione delle posizioni. Il Process Mining fornisce indicazioni concrete per ridurre le riclassificazioni e standardizzare l’utilizzo degli stati delle posizioni. Queste ottimizzazioni aumentano l’efficienza operativa e migliorano l’integrità dei dati.

Quanto tempo occorre in genere per ottenere i primi risultati da un progetto di Process Mining sulla gestione delle posizioni?

I tempi per ottenere le prime informazioni possono variare, ma in genere, dopo l’estrazione e la preparazione dei dati, entro 4-6 settimane è possibile visualizzare i primi processi e individuare i colli di bottiglia. L’analisi completa e le raccomandazioni concrete arrivano solitamente nelle settimane successive. Questo rapido ciclo di riscontro consente di apportare e verificare miglioramenti in tempi brevi.

Il Process Mining interferisce con il sistema SAP SuccessFactors in uso o con le attività HR?

No. Il Process Mining è una tecnica di analisi non invasiva che utilizza dati storici estratti dal sistema SAP SuccessFactors. Durante l’analisi non interagisce direttamente con l’ambiente di produzione in uso, quindi le attività quotidiane del team HR e le prestazioni del sistema non subiscono conseguenze.

È necessario disporre internamente di competenze tecniche avanzate per implementare il Process Mining?

Una certa familiarità con la struttura dei dati di SuccessFactors può essere utile per estrarli, ma gli strumenti di Process Mining sono spesso intuitivi. Il nostro team La guida nella configurazione tecnica, nella preparazione dei dati e nell’analisi, riducendo al minimo la necessità di competenze tecniche interne approfondite, oltre al coinvolgimento del team HRIS per l’accesso ai dati.

Il Process Mining può aiutare a garantire la conformità alle politiche di revisione delle posizioni?

Sì. Il Process Mining consente di visualizzare i percorsi effettivi e gli scostamenti rispetto alle politiche previste per la revisione delle posizioni. Evidenzia i casi in cui le revisioni sono state omesse, ritardate o svolte secondo procedure non corrette, fornendo riscontri concreti sulle mancate conformità. In questo modo può garantire la conformità di tutte le revisioni delle posizioni.

Quali sono i principali indicatori monitorati dal Process Mining per la gestione delle posizioni?

Il Process Mining monitora indicatori chiave come i tempi di ciclo per la creazione e l’approvazione delle posizioni, il numero di riclassificazioni, la frequenza delle modifiche agli attributi e il rispetto dei flussi di lavoro di approvazione dei reparti. Tiene inoltre sotto controllo i livelli di conformità alle politiche definite e individua gli scostamenti nei percorsi del processo. Questi indicatori offrono una visione complessiva della salute del processo.

Aumenti subito l’efficienza nella gestione delle posizioni Hire to Retire!

Individui i colli di bottiglia e riduca rapidamente del 30% il tempo di ciclo di Hire to Retire.

Inizi la prova gratuita

Non è richiesta la carta di credito. La configurazione richiede solo pochi minuti.