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Migliori il processo Hire to Retire - Gestione delle posizioni

La Sua guida in 6 passaggi per ottimizzare la Gestione delle posizioni in SAP SF EC
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Ottimizzi la gestione delle posizioni Hire to Retire in SAP SuccessFactors EC

Le inefficienze nella gestione delle posizioni possono causare ritardi nelle approvazioni, rischi per la conformità e dati sull'organico non accurati. La nostra piattaforma La aiuta a individuare i colli di bottiglia nascosti e le aree di miglioramento nei Suoi processi. Analizzando i Suoi Workflow, può identificare con precisione dove intervenire per aumentare l'efficienza e mantenere strutture organizzative accurate. Scopra come semplificare efficacemente le Sue operazioni.

Scarichi il nostro template dei dati preconfigurato e affronti le sfide comuni per raggiungere i Suoi obiettivi di efficienza. Segua il nostro piano di miglioramento in sei passaggi e consulti la Guida al template dei dati per trasformare le Sue operazioni.

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Perché ottimizzare Hire to Retire, gestione delle posizioni in SAP SuccessFactors Employee Central

Gestire efficacemente le posizioni organizzative è un elemento fondamentale per un processo Hire to Retire ben funzionante. Nel complesso ecosistema di SAP SuccessFactors Employee Central, una gestione efficiente delle posizioni incide direttamente sulla pianificazione della forza lavoro, sul rispetto del budget e sull’agilità organizzativa. I processi inefficienti generano problemi critici, come ritardi prolungati nella copertura delle posizioni aperte, la creazione di «posizioni fantasma» che consumano budget senza essere assegnate, difficoltà nel mantenere una struttura organizzativa accurata e rischi legati alla mancata conformità alle policy interne o alle normative esterne. Queste inefficienze non solo aumentano i costi operativi e ostacolano le iniziative strategiche sulla forza lavoro, ma compromettono anche l’esperienza dei dipendenti, rallentando i cambiamenti organizzativi e le promozioni. Ottimizzare il processo Hire to Retire di gestione delle posizioni consente alla Sua organizzazione di adattarsi rapidamente alle esigenze aziendali in evoluzione, allocare le risorse con precisione e mantenere l’integrità dei dati, tutti elementi essenziali per operazioni HR efficaci e per il successo dell’azienda.

Come il Process Mining rende visibili i Workflow di gestione delle posizioni

Il Process Mining offre una prospettiva potente per analizzare e migliorare Hire to Retire, gestione delle posizioni, trasformando gli Event Log grezzi di SAP SuccessFactors Employee Central in mappe di processo trasparenti e basate sui dati. Anziché affidarsi a ipotesi o testimonianze aneddotiche, il Process Mining visualizza con precisione ogni passaggio compiuto da una posizione, dalla richiesta iniziale fino alla chiusura, utilizzando l’ID posizione come identificativo univoco del caso. Questo approccio consente di:

  • Scoprire il processo reale: ricostruire automaticamente il percorso end-to-end effettivo della gestione delle posizioni, mettendo in evidenza tutte le varianti, i percorsi più comuni e le deviazioni inattese rispetto al flusso previsto in SAP SuccessFactors EC.
  • Individuare colli di bottiglia e ritardi: identificare con precisione il punto in cui le richieste di posizione si bloccano, che si tratti della fase di approvazione del manager, della revisione HR, dell’allocazione del budget o dell’inserimento dei dati nel sistema HR. In questo modo è possibile comprendere le cause alla radice dei tempi di ciclo prolungati.
  • Verificare la conformità: controllare automaticamente che ogni modifica alla posizione rispetti le regole aziendali predefinite, le matrici di approvazione e i requisiti normativi, segnalando le attività o le modifiche ai dati non conformi in SAP SuccessFactors Employee Central.
  • Analizzare le prestazioni: quantificare metriche chiave come il tempo medio del ciclo di approvazione, il tempo trascorso in ogni attività e i tempi di passaggio tra reparti o utenti diversi, così da consentire confronti oggettivi delle prestazioni e definire interventi di miglioramento mirati.

Principali aree di miglioramento individuate tramite il Process Mining

L’utilizzo del Process Mining per il processo Hire to Retire di gestione delle posizioni in SAP SuccessFactors Employee Central permette di ottimizzare diverse aree critiche:

  • Ridurre il tempo di ciclo delle posizioni: ridurre drasticamente il tempo che intercorre tra l’avvio della richiesta e la creazione o l’attivazione della posizione, individuando ed eliminando i ritardi nelle approvazioni e nei passaggi di consegne.
  • Rafforzare la conformità e la preparazione agli audit: assicurarsi che tutte le modifiche alle posizioni seguano le procedure e le policy richieste, rafforzando le tracce di audit e riducendo i rischi di conformità, soprattutto per i ruoli nei settori regolamentati.
  • Ottimizzare l’allocazione delle risorse e il budget: eliminare le posizioni ridondanti o fantasma e semplificare il processo di creazione e disattivazione delle posizioni, così da garantire che il piano della forza lavoro rifletta accuratamente le esigenze di organico e il budget.
  • Semplificare i Workflow di approvazione: individuare le inefficienze nei processi di approvazione multilivello e progettare interventi che accelerino il processo decisionale senza ridurre il livello di controllo.
  • Ridurre rilavorazioni e interventi manuali: identificare i passaggi che generano frequentemente rilavorazioni o errori, oppure che richiedono correzioni manuali, creando le condizioni per automatizzare le attività e standardizzare le procedure in SAP SuccessFactors EC.

Risultati e vantaggi attesi

Applicando il Process Mining al processo Hire to Retire di gestione delle posizioni, la Sua organizzazione può ottenere vantaggi significativi e misurabili:

  • Riduzione del tempo di copertura: ridurre il tempo complessivo necessario per creare e approvare nuove posizioni, consentendo un’acquisizione e un inserimento più rapidi dei talenti.
  • Risparmi significativi: eliminare i costi non necessari associati a ritardi nelle approvazioni, posizioni fantasma e allocazione inefficiente delle risorse.
  • Maggiore accuratezza e integrità dei dati: assicurarsi che i dati in SAP SuccessFactors Employee Central riflettano accuratamente la struttura organizzativa attuale, favorendo report più affidabili e una pianificazione strategica della forza lavoro.
  • Riduzione del rischio di non conformità: individuare e correggere proattivamente i flussi di processo non conformi, proteggendo l’organizzazione da potenziali sanzioni e danni reputazionali.
  • Maggiore efficienza operativa: semplificare la gestione del ciclo di vita delle posizioni, liberando le risorse HR e manageriali affinché si concentrino su attività a maggior valore anziché su solleciti manuali e correzioni degli errori.
  • Migliore esperienza per dipendenti e manager: offrire un’esperienza più fluida e prevedibile ai manager che richiedono posizioni e ai dipendenti interessati dai cambiamenti organizzativi.

Come iniziare a ottimizzare il processo

Comprendere le complessità del processo Hire to Retire di gestione delle posizioni in SAP SuccessFactors Employee Central è il primo passo verso la trasformazione. Il Process Mining offre gli insight chiari e basati sui dati necessari per prendere decisioni informate e attuare miglioramenti mirati. Adotti questo potente strumento analitico non solo per risolvere le criticità esistenti, ma anche per monitorare e migliorare continuamente la gestione delle posizioni, assicurandosi che rimanga un asset strategico per la crescita e la stabilità della Sua organizzazione.

Hire to Retire - Gestione delle posizioni Ciclo di vita della posizione Gestione dell’organico Organigramma Operazioni delle risorse umane Conformità delle risorse umane Workflow di approvazione Pianificazione della forza lavoro H2R Gestione del capitale umano HCM Progettazione organizzativa

Problemi e sfide comuni

Individui le sfide che La riguardano

I ritardi nell'approvazione delle richieste di posizione, da parte dei manager, delle Risorse Umane o dei responsabili del budget, incidono direttamente sul time-to-hire e possono causare carenze critiche di personale. L'allungamento dei tempi di attraversamento ostacola la pianificazione della forza lavoro e comporta spesso la perdita di opportunità di acquisizione di talenti.
ProcessMind visualizza la durata esatta di ogni fase di approvazione per ciascun Position ID, evidenziando i colli di bottiglia e mostrando in quale punto le richieste si bloccano all'interno di SAP SuccessFactors Employee Central. In questo modo è possibile intervenire in modo mirato sul Workflow e sulle responsabilità associate ai ruoli.

La mancata revisione o riclassificazione periodica delle posizioni può causare problemi di equità interna, conformità normativa e disallineamento delle strutture retributive. Le posizioni non sottoposte a controllo possono portare a rilievi di audit e a un aumento del rischio operativo.
ProcessMind monitora l'attività 'Position Reviewed for Compliance' per ciascun Position ID, individuando i casi in cui le revisioni vengono omesse o effettuate in ritardo. La soluzione aiuta a garantire il rispetto delle policy definite in SAP SuccessFactors Employee Central, prevenendo potenziali violazioni della conformità.

La creazione di nuove posizioni comporta spesso passaggi ridondanti, approvazioni non necessarie o frequenti rielaborazioni, che assorbono risorse preziose delle Risorse Umane e ritardano la possibilità di coprire ruoli critici. Questa inefficienza aumenta i costi amministrativi.
ProcessMind mappa il flusso effettivo di 'Position Created in HR System' e delle attività correlate, evidenziando le deviazioni dal percorso ottimale e mostrando dove si verificano rielaborazioni o passaggi superflui per ciascun Position ID in SAP SuccessFactors Employee Central.

Mantenere accurati i dati delle posizioni, inclusi titolo, dipartimento e centro di costo, è fondamentale per garantire report affidabili, una corretta pianificazione del budget e un'efficace pianificazione organizzativa. Le incoerenze generano report errati e decisioni strategiche inadeguate.
ProcessMind analizza gli eventi 'Position Attributes Modified', individuando le posizioni soggette a modifiche frequenti o a discrepanze negli attributi chiave nel tempo. In questo modo contribuisce a garantire l'integrità dei dati per Hire to Retire Position Management in SAP SuccessFactors Employee Central.

Un'elevata frequenza di eventi 'Position Reclassified' può indicare problemi nella classificazione iniziale del ruolo, convenzioni di denominazione incoerenti o esigenze organizzative in rapido cambiamento. Questo può generare instabilità e un aumento del carico amministrativo.
ProcessMind quantifica il numero di eventi 'Position Reclassified' per ciascun Position ID, aiutando a individuare le cause principali, come definizioni iniziali inadeguate o problemi sistemici all'interno del processo Hire to Retire in SAP SuccessFactors Employee Central.

Le posizioni che rimangono nello stato 'Activated' o 'Frozen/Suspended' molto tempo dopo che non sono più necessarie possono causare imprecisioni nel budget, costi indiretti non necessari e confusione sulla struttura organizzativa. Questo incide sull'allocazione delle risorse.
ProcessMind monitora il tempo che intercorre tra lo stato 'Position Activated' o 'Frozen/Suspended' e 'Position Deactivated' o 'Position Closed'. La soluzione evidenzia i ritardi nella gestione del ciclo di vita delle posizioni in SAP SuccessFactors Employee Central, migliorando il controllo dei costi.

Quando si verificano eventi 'Position Attributes Modified' senza un'attribuzione o una sequenza chiara, diventa difficile stabilire chi sia responsabile delle singole modifiche; di conseguenza, le tracce di audit sono difficili da seguire e l'accountability risulta compromessa.
ProcessMind utilizza l'attributo 'Action User' per offrire una visione trasparente di tutte le modifiche apportate a un Position ID. In questo modo chiarisce la responsabilità di ogni passaggio, rafforzando accountability e auditabilità in SAP SuccessFactors Employee Central.

Alcuni dipartimenti o sedi possono registrare sistematicamente tempi di approvazione più lunghi per le richieste di posizione, segnalando inefficienze locali, vincoli di risorse o requisiti specifici di conformità. Ne deriva una performance operativa disomogenea.
ProcessMind consente di filtrare e analizzare i tempi del ciclo di approvazione in base agli attributi 'Department' e 'Location' dei Position ID, individuando le unità organizzative in ritardo che richiedono un'ottimizzazione del processo in SAP SuccessFactors Employee Central.

L'applicazione impropria o incoerente di 'Position Status' o 'Position Type' all'interno dell'organizzazione porta a report imprecisi sulla pianificazione della forza lavoro, sul budget e sulla struttura organizzativa complessiva. Questo compromette l'affidabilità dei dati.
ProcessMind visualizza le transizioni tra i diversi valori di 'Position Status', individuando le deviazioni dai cicli di vita attesi ed evidenziando l'uso improprio dei flag di stato per i Position ID in SAP SuccessFactors Employee Central.

I ritardi nell'ottenimento dell'approvazione 'Position Budget Approved' incidono direttamente sulla capacità dell'organizzazione di creare e coprire tempestivamente ruoli critici, ostacolando la crescita strategica e le iniziative di espansione della forza lavoro. Questo può comportare la perdita di opportunità.
ProcessMind monitora in modo specifico il tempo necessario per l'attività 'Position Budget Approved' a partire dall'avvio, consentendo di individuare i colli di bottiglia nella fase di approvazione finanziaria del processo Hire to Retire per SAP SuccessFactors Employee Central.

Se una singola posizione è interessata da numerosi eventi 'Position Attributes Modified' poco dopo la creazione o durante il suo ciclo di vita, ciò può indicare una definizione iniziale inadeguata, frequenti riorganizzazioni o requisiti poco chiari.
ProcessMind può contare il numero totale di eventi 'Position Attributes Modified' per ciascun Position ID, evidenziando le posizioni instabili o definite in modo insufficiente all'interno del processo Hire to Retire Position Management in SAP SuccessFactors Employee Central.

Obiettivi tipici

Definisca come si presenta il successo

Questo obiettivo mira a ridurre in modo significativo il tempo necessario per approvare completamente nuove posizioni o modifiche alle posizioni all'interno del processo Hire to Retire - Position Management in SAP SuccessFactors Employee Central. Approvazioni più rapide consentono di coprire prima le posizioni, riducendo il time-to-hire e garantendo il tempestivo aggiornamento delle strutture organizzative, con effetti positivi sulla pianificazione della forza lavoro e sull'efficienza operativa.ProcessMind individua i colli di bottiglia e i percorsi non conformi nei Workflow di approvazione, identificando con precisione le fasi e i ruoli responsabili dei ritardi. Analizzando i tempi di ciclo di ogni fase di approvazione, fornisce indicazioni operative per semplificare il processo, con una possibile riduzione dei tempi del 30-50% attraverso Workflow riprogettati o notifiche automatizzate.

Raggiungere il 100% di conformità alle policy di revisione delle posizioni è fondamentale per mantenere strutture organizzative accurate, aggiornate e conformi alla normativa nell'ambito di Hire to Retire - Position Management. Ciò garantisce che tutte le posizioni siano sottoposte periodicamente a verifica in termini di necessità, classificazione e rispetto del budget, riducendo i rischi e assicurando una governance efficace in SAP SuccessFactors Employee Central.ProcessMind rileva automaticamente le deviazioni dai calendari e dalle policy di revisione definiti, monitorando le attività "Position Reviewed for Compliance". Evidenzia le posizioni per le quali le scadenze di revisione non vengono rispettate, consentendo interventi proattivi e garantendo un'aderenza costante agli standard di governance durante l'intero ciclo di vita della gestione delle posizioni.

Questo obiettivo si concentra sull'ottimizzazione end-to-end del processo di creazione di nuove posizioni, dall'avvio all'attivazione in SAP SuccessFactors Employee Central. Un Workflow efficiente riduce il carico amministrativo, accelera la disponibilità dei nuovi ruoli e supporta direttamente l'acquisizione tempestiva dei talenti nell'ambito di Hire to Retire - Position Management.ProcessMind visualizza il flusso effettivo di creazione delle posizioni, individuando passaggi non necessari, cicli di rielaborazione e trasferimenti manuali. Analizzando le sequenze e le varianti delle attività, fornisce raccomandazioni basate sui dati per standardizzare e automatizzare parti del Workflow, con una possibile riduzione del 20% dei tempi di creazione e un miglioramento dell'accuratezza dei dati.

Migliorare l'accuratezza e la coerenza dei dati delle posizioni è essenziale per garantire report affidabili, una pianificazione strategica della forza lavoro e la conformità nell'ambito di Hire to Retire - Position Management. I dati obsoleti o incoerenti in SAP SuccessFactors Employee Central causano errori nei budget, negli organigrammi e nelle attività di acquisizione dei talenti.ProcessMind contribuisce individuando le varianti di processo che portano a frequenti attività "Position Attributes Modified" o a incoerenze dei dati dopo la creazione. Evidenzia i casi in cui gli aggiornamenti dei dati vengono ritardati o omessi, consentendo alle organizzazioni di introdurre una governance dei dati più rigorosa e controlli automatizzati, migliorando così l'integrità complessiva dei dati.

Ridurre la frequenza delle attività "Position Reclassified" indica una struttura organizzativa più stabile e progettata con maggiore accuratezza. Riclassificazioni eccessive nell'ambito di Hire to Retire - Position Management possono segnalare imprecisioni iniziali nella definizione dei ruoli, generando un carico amministrativo aggiuntivo e confusione per dipendenti e manager in SAP SuccessFactors Employee Central.ProcessMind individua i fattori scatenanti e i dipartimenti più soggetti alle riclassificazioni, analizzando le attività e gli attributi precedenti. Rendendo visibili i pattern ricorrenti e le ragioni di queste modifiche, consente alle organizzazioni di perfezionare i processi di definizione iniziale delle posizioni, con una possibile riduzione del 15-20% degli eventi di riclassificazione.

Accelerare la disattivazione o la chiusura delle posizioni ridondanti o vacanti è essenziale per il controllo dei costi e per mantenere una struttura organizzativa snella e accurata nell'ambito di Hire to Retire - Position Management. Processi lenti possono vincolare stanziamenti di budget e appesantire il sistema in SAP SuccessFactors Employee Central.ProcessMind monitora l'intero ciclo di vita, individuando i ritardi nelle attività "Position Deactivated" o "Position Closed". Rivela le cause principali di tali ritardi, come approvazioni mancanti o problemi nei passaggi di consegne tra dipartimenti, consentendo ai responsabili del processo di introdurre procedure di chiusura più rapide e conformi.

Definire responsabilità chiare per gli aggiornamenti delle posizioni previene la confusione, riduce gli errori e accelera il processo di modifica nell'ambito di Hire to Retire - Position Management. L'ambiguità dei ruoli può causare modifiche ritardate o errate agli attributi critici delle posizioni in SAP SuccessFactors Employee Central.ProcessMind analizza gli Event Log per individuare le attività correlate a "Position Attributes Modified" e all'"Action User". Evidenzia i casi in cui più utenti modificano gli stessi attributi o in cui vi sono lacune nell'accountability, fornendo indicazioni per definire e applicare ruoli e responsabilità chiari.

Eliminare i colli di bottiglia dipartimentali specifici nel Workflow di approvazione delle posizioni è fondamentale per migliorare l'efficienza complessiva del processo Hire to Retire - Position Management. I ritardi in un dipartimento possono propagarsi, incidendo sull'intero processo di gestione del personale e di aggiornamento organizzativo in SAP SuccessFactors Employee Central.ProcessMind mappa il percorso di approvazione, evidenziando i dipartimenti o i ruoli che causano sistematicamente ritardi nelle attività "Position Request Approved by Manager" o "Position Request Approved by HR". Quantifica l'impatto di questi colli di bottiglia, consentendo interventi mirati per riallocare le responsabilità o semplificare i passaggi di consegne.

Standardizzare l'utilizzo degli stati delle posizioni nell'intero processo Hire to Retire - Position Management garantisce coerenza, accuratezza e una comunicazione chiara sulla fase del ciclo di vita di una posizione. Un utilizzo incoerente in SAP SuccessFactors Employee Central può causare interpretazioni errate e inefficienze operative.ProcessMind analizza la sequenza delle modifiche a "Position Status" e individua le deviazioni dalle transizioni di stato ideali o previste. Rivela i casi in cui gli stati vengono saltati, utilizzati in modo errato o mantenuti troppo a lungo in uno stato intermedio, consentendo di introdurre formazione o controlli di sistema per migliorare la coerenza.

Accelerare la fase di approvazione del budget per le posizioni nuove o modificate è fondamentale per garantire un'allocazione tempestiva delle risorse e una corretta pianificazione della forza lavoro nell'ambito di Hire to Retire - Position Management. Approvazioni del budget prolungate in SAP SuccessFactors Employee Central possono ritardare iniziative di assunzione critiche e compromettere la preparazione dei dipartimenti.ProcessMind monitora in modo specifico l'attività "Position Budget Approved", individuando la durata che intercorre tra la richiesta e l'approvazione. Identifica con precisione le fasi e le persone responsabili dei ritardi nella catena di approvazione finanziaria, fornendo dati utili per ottimizzare le revisioni del budget e migliorare il controllo finanziario.

Ridurre al minimo le modifiche frequenti agli attributi delle posizioni dopo la creazione migliora la stabilità dei dati e riduce le rielaborazioni amministrative nell'ambito di Hire to Retire - Position Management. Ogni modifica associata a "Position Attributes Modified" in SAP SuccessFactors Employee Central assorbe risorse e aumenta il rischio di errore.ProcessMind individua le posizioni che, dopo la creazione iniziale, sono interessate da un numero insolitamente elevato di modifiche agli attributi. Aiuta ad analizzare le cause principali di tali modifiche, come l'inserimento iniziale di dati incompleti o processi di change management inadeguati, consentendo di adottare misure preventive e migliorare i processi.

Il percorso di miglioramento in 6 fasi per Hire to Retire - Position Management

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Cosa fare

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L’utilizzo di un Template strutturato garantisce la raccolta dei dati corretti nel formato appropriato, semplificando l’analisi e rendendo più affidabili le informazioni ottenute.

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LE SUE SCOPERTE

Scopra informazioni nascoste nella gestione Hire to Retire

ProcessMind rende trasparente l'intero percorso di gestione delle posizioni Hire to Retire. Visualizzi con precisione i processi e utilizzi informazioni basate sui dati per individuare inefficienze e opportunità di miglioramento.
  • Visualizzi la gestione delle posizioni end-to-end
  • Individui i ritardi nelle approvazioni e i colli di bottiglia
  • Individui le lacune nella conformità e nei dati
  • Ottimizzi l'accuratezza della struttura dell'organico
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
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Design your optimized process
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RISULTATI TIPICI

Risultati migliori nella gestione delle posizioni

Questi risultati mostrano le efficienze misurabili e i vantaggi strategici che le organizzazioni ottengono ottimizzando i processi Hire to Retire Position Management. Analizzando il ciclo di vita completo delle posizioni, identificate dal Position ID in SAP SuccessFactors Employee Central, le aziende possono individuare le inefficienze e promuovere miglioramenti mirati.

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Approvazioni delle posizioni più rapide

Riduzione media dei tempi di approvazione

Il Process Mining individua ed elimina i colli di bottiglia, accelerando in modo significativo il processo end-to-end di approvazione delle posizioni. Questo porta a decisioni più rapide sulla copertura dei ruoli e a tempi di attesa ridotti.
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Maggiore rispetto della conformità

Aumento delle posizioni conformi agli standard di revisione

Garantire che tutte le posizioni siano sottoposte alle necessarie revisioni di conformità entro i tempi previsti riduce i rischi di audit e assicura il rispetto dei requisiti normativi. In questo modo si prevengono costosi problemi di mancata conformità.
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Configurazione delle posizioni più efficiente

Riduzione dei tempi del ciclo di creazione delle posizioni

Ottimizzando i Workflow, le organizzazioni possono ridurre drasticamente il tempo necessario per creare nuove posizioni, dall'avvio fino alla loro attivazione nel sistema HR. Questo migliora l'efficienza operativa.
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Maggiore accuratezza dei dati delle posizioni

Riduzione delle modifiche agli attributi dopo la creazione

Ridurre rielaborazioni ed errori nell'inserimento dei dati delle posizioni porta a una qualità dei dati più elevata fin dall'inizio. In questo modo si garantiscono dati HR affidabili per il reporting e le decisioni strategiche.
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Struttura organizzativa stabile

Riduzione delle riclassificazioni non necessarie delle posizioni

Ridurre la frequenza delle riclassificazioni delle posizioni individuando le cause principali dell'instabilità e garantendo che le posizioni siano definite correttamente fin dall'inizio. Questo favorisce una maggiore chiarezza organizzativa.

I risultati individuali possono variare in base alla complessità specifica del processo, alla qualità dei dati e al contesto organizzativo. I miglioramenti evidenziati rappresentano risultati tipici osservati nelle implementazioni di Process Mining.

Dati consigliati

Inizi dagli attributi e dalle attività più importanti, quindi ampli l'analisi secondo necessità.
Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

Attributi

Punti dati fondamentali da acquisire per l’analisi

L'identificativo univoco di una posizione organizzativa, utilizzato come identificativo principale del caso per il processo di gestione delle posizioni.

Perché è importante

È l'identificativo essenziale del caso che collega tutti gli eventi correlati, rendendo possibile tracciare l'intero ciclo di vita di una posizione e analizzarne il flusso di processo.

Il nome dell'evento aziendale verificatosi in un determinato momento per una posizione.

Perché è importante

Definisce i passaggi del processo, consentendo di visualizzare la process map e analizzare il Workflow, i colli di bottiglia e le deviazioni.

Il timestamp che indica quando si è verificata una specifica attività.

Perché è importante

Questo attributo fornisce la sequenza cronologica degli eventi, essenziale per calcolare i tempi di ciclo, individuare i colli di bottiglia e comprendere le prestazioni del processo.

Il timestamp che indica quando una specifica attività è stata completata.

Perché è importante

Consente di calcolare il tempo di elaborazione delle attività, aiutando a distinguere il tempo dedicato al lavoro su un Task da quello trascorso in attesa del passaggio successivo.

L'identificativo dell'utente che ha eseguito l'attività.

Perché è importante

Consente di attribuire le attività del processo a utenti specifici, rendendo possibile l'analisi dei carichi di lavoro, la misurazione delle prestazioni e l'identificazione dell'automazione.

Il nome del reparto a cui appartiene la posizione.

Perché è importante

Consente di confrontare le prestazioni e analizzare i colli di bottiglia tra diversi reparti aziendali, aiutando a individuare i problemi specifici di ciascuna area.

Lo stato della posizione al momento dell'evento.

Perché è importante

Monitorare le modifiche di stato è fondamentale per analizzare il ciclo di vita della posizione, garantire la conformità del processo e comprendere quanto a lungo le posizioni rimangono in ciascuno stato.

L'identificativo del manager o dell'approvatore coinvolto in un'attività di approvazione.

Perché è importante

Consente un'analisi granulare dei passaggi di approvazione e aiuta a individuare colli di bottiglia o performer eccellenti a livello del singolo approvatore.

Attività

Passaggi del processo da monitorare e ottimizzare

Questo evento segna l'inizio del processo di gestione delle posizioni, quando un utente invia formalmente una richiesta per creare una nuova posizione. Viene acquisito esplicitamente quando in SAP SuccessFactors viene attivato un Workflow di creazione della posizione.

Perché è importante

Questo è l'evento iniziale principale del processo. Analizzare il tempo che intercorre tra questa attività e altre, come l'approvazione o la creazione della posizione, è fondamentale per misurare l'efficienza complessiva del processo.

Questa attività indica che il dipartimento delle Risorse Umane ha approvato la richiesta di posizione. È una milestone critica, registrata come fase esplicita completata nel Workflow di approvazione.

Perché è importante

L'approvazione finale delle Risorse Umane conclude spesso la fase principale di approvazione, prima dell'allocazione del budget o della creazione nel sistema. Misurare il tempo necessario per raggiungere questa fase è fondamentale per il KPI 'Avg Position Approval Time'.

Questa attività segna la creazione ufficiale del record della posizione in SAP SuccessFactors Employee Central. Viene acquisita esplicitamente dalla traccia di audit o dalla cronologia dell'oggetto Position MDF, utilizzando il timestamp di creazione.

Perché è importante

Si tratta di una milestone fondamentale, che conferma l'esistenza ufficiale della posizione. Il KPI «Position Creation Cycle Time» misura la durata che intercorre dall'avvio della richiesta fino a questo evento e riflette l'efficienza complessiva.

Questo evento indica che la posizione appena creata è stata attivata ed è disponibile per l'assegnazione o il recruiting. In genere viene dedotto dalla modifica del campo di stato della posizione al valore «Active».

Perché è importante

L'attivazione è l'ultimo passaggio prima dell'avvio dell'assunzione. Monitorare il tempo che intercorre tra creazione e attivazione aiuta a individuare i ritardi nel rendere le posizioni pronte per essere ricoperte.

Questo evento indica il rifiuto di una richiesta di posizione in qualsiasi fase del Workflow di approvazione. È un evento esplicito registrato dal motore del Workflow quando un approvatore seleziona l'opzione «reject» o «send back».

Perché è importante

I rifiuti sono deviazioni critiche dal processo e possono indicare problemi nei dati della richiesta, nel budget o nella motivazione. Analizzare le ragioni del rifiuto aiuta a migliorare la qualità delle richieste future.

È l'evento finale del ciclo di vita di una posizione e indica che questa è stata chiusa o eliminata definitivamente. In genere viene dedotto dalla modifica dello stato della posizione a un valore terminale come «Closed» o «Eliminated».

Perché è importante

Questa attività rappresenta il punto conclusivo del processo e consente un'analisi accurata del tempo di ciclo end-to-end. Conferma che la posizione è stata dismessa correttamente.

Domande frequenti

Domande frequenti

Il Process Mining analizza i dati esistenti del Position Management in SuccessFactors per visualizzare i flussi effettivi del processo. Fa emergere colli di bottiglia, lacune di conformità e inefficienze, ad esempio nella creazione delle posizioni o nei cicli di approvazione. Questo consente di ottimizzare il processo sulla base dei dati, accelerare le approvazioni e migliorare l’accuratezza dei dati.

Per analizzare il Position Management, sono generalmente necessari gli Event Log relativi al Position ID. Tra i dati rientrano le date di creazione, le fasi di approvazione, le modifiche di stato, le modifiche agli attributi e le date di disattivazione, insieme ai timestamp e agli ID utente di ogni evento. Queste informazioni aiutano a ricostruire il percorso completo di ciascuna posizione.

L’estrazione dei dati da SuccessFactors avviene generalmente tramite strumenti di reporting standard, API o query dirette al database, in base alla configurazione del sistema e ai protocolli di sicurezza. Collaboriamo con il Suo team IT o HRIS per garantire un’estrazione sicura ed efficiente dei dati necessari dell’Event Log. L’obiettivo è ottenere un registro completo, con timestamp, di tutte le attività relative alle posizioni.

Può aspettarsi miglioramenti significativi, come la riduzione dei tempi di ciclo delle approvazioni delle posizioni, una maggiore conformità alle politiche di revisione e Workflow di creazione delle posizioni più efficienti. Il Process Mining fornisce informazioni utili per ridurre al minimo le riclassificazioni e standardizzare l’utilizzo degli stati delle posizioni. Queste ottimizzazioni portano a una maggiore efficienza operativa e integrità dei dati.

Le tempistiche per ottenere le prime informazioni possono variare, ma in genere, dopo l’estrazione e la preparazione dei dati, è possibile visualizzare i primi processi e individuare i colli di bottiglia entro 4-6 settimane. L’analisi completa e le raccomandazioni utili per intervenire seguono generalmente nelle settimane successive. Questo rapido ciclo di feedback consente di iterare e migliorare velocemente.

No, il Process Mining è una tecnica analitica non invasiva. Opera sui dati storici estratti dal sistema SAP SuccessFactors, senza interagire direttamente con l’ambiente di produzione in uso durante la fase di analisi. Le operazioni HR quotidiane e le prestazioni del sistema rimangono inalterate.

Sebbene una certa conoscenza della struttura dei dati SuccessFactors sia utile per l’estrazione, gli strumenti di Process Mining sono spesso semplici da utilizzare. Il nostro team La guida nella configurazione tecnica, nella preparazione dei dati e nell’analisi, riducendo al minimo la necessità di competenze tecniche interne approfondite oltre al coinvolgimento del team HRIS per l’accesso ai dati.

Sì, certamente. Il Process Mining può mappare visivamente i percorsi effettivi e le deviazioni rispetto alle politiche previste per la revisione delle posizioni. Evidenzia i casi in cui le revisioni sono state omesse, ritardate o eseguite con procedure errate, fornendo prove concrete della non conformità. Questo consente di garantire la conformità completa alle revisioni delle posizioni.

Il Process Mining monitora indicatori fondamentali, come i tempi di ciclo per la creazione e l’approvazione delle posizioni, il numero di riclassificazioni, la frequenza delle modifiche agli attributi e il rispetto dei Workflow di approvazione dipartimentali. Monitora inoltre i tassi di conformità rispetto alle politiche definite e individua le deviazioni nei percorsi di processo. Questi indicatori offrono una visione completa della salute del processo.

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