Come analizzare un processo e individuare i colli di bottiglia

Questa guida di ProcessMind è pensata per chi analizza i processi con ProcessMind. Il metodo si può applicare anche con altri strumenti, ma ogni passaggio indica la schermata da aprire nell’area di lavoro, così può seguire le istruzioni usando i Suoi dati, senza dover interpretare una lista di controllo astratta. I dati, da soli, non bastano a capire quali risultati contano. I sei passaggi La guidano dalle Dashboard che già utilizza fino all’individuazione di un collo di bottiglia, con evidenze a sostegno.

La guida si rivolge perciò a due tipi di lettori. Alcuni sanno già interpretare un processo e vogliono soltanto trovare in ProcessMind l’equivalente di ogni passaggio: quale vista, quale metrica, quale filtro. Altri si avvicinano per la prima volta all’analisi dei processi aziendali e hanno bisogno di capire prima il ragionamento, così da poter spiegare ogni operazione svolta nello strumento. La guida accompagna entrambi, seguendo lo stesso ordine.

Per iniziare non serve un progetto di ingegneria dei dati. È sufficiente un’esportazione già disponibile: una riga per evento, con un identificativo del caso, il nome dell’attività e una marca temporale. Tutti i passaggi descritti si basano su un dataset in ProcessMind e nessuno richiede di collegare subito un sistema in tempo reale.

Il resto della guida segue questa domanda. Osservare significa consultare le Dashboard e il Grafo del processo. Capire significa analizzare i tempi, le varianti e i casi sottostanti. Migliorare significa decidere che cosa fare e verificare in seguito se la decisione ha prodotto i risultati attesi.

Che cosa serve prima di iniziare

L’analisi comincia prima del primo grafico. ProcessMind può rispondere solo alle domande a cui i dati consentono di rispondere, quindi dedichi due minuti a controllare gli input.

Se il dataset non è ancora nell’area di lavoro, carichi l’event log e poi configuri il dataset, affinché ProcessMind legga correttamente l’identificativo del caso, il nome dell’attività e la marca temporale. Gli attributi come costo, risorsa e stato di rilavorazione sono facoltativi, ma le colonne escluse corrispondono alle domande a cui non potrà rispondere in seguito: controlli quindi gli attributi del dataset prima di iniziare. Se nell’esportazione manca un campo necessario, gli attributi calcolati possono ricavarlo dalle colonne disponibili.

Dalle Dashboard a risultati supportati da evidenze

ProcessMind ricostruisce un processo a partire dai dati degli eventi e calcola le metriche. Può mostrare che un’attività ha il tempo di attesa più lungo, che una singola variante comprende un terzo dei casi o che si verificano rilavorazioni in un caso su cinque. Non stabilisce quale risultato sia importante, non spiega perché si verifichi uno schema e non indica che cosa modificare. È proprio questo il lavoro descritto nella guida.

La maggior parte dei team dispone già di Dashboard. La difficoltà consiste nel trasformarle in una spiegazione di come si svolge davvero il lavoro. Un processo documentato descrive il percorso previsto, mentre i dati degli eventi mostrano i percorsi effettivamente seguiti dai casi. ProcessMind riunisce entrambi: il modello disegnato o generato e il dataset che lo descrive. È dal confronto tra i due che inizia l’individuazione dei colli di bottiglia.

Consideri le differenze tra i dati e le aspettative come domande, non come verdetti. Il lavoro cambia, le eccezioni si accumulano e nessun sistema registra ogni dettaglio. Il confronto indica dove vale la pena approfondire un possibile collo di bottiglia e, a volte, rivela che la Sua rappresentazione del processo non è più aggiornata.

I sei passaggi per analizzare un processo in ProcessMind

Ogni passaggio risponde a una domanda e ne affida una più specifica al successivo. I nomi delle viste corrispondono a quelli che troverà nell’area di lavoro. Seguiti nell’ordine indicato, i sei passaggi costituiscono un metodo per individuare i colli di bottiglia, riutilizzabile con il dataset successivo.

1. Comprenda le Dashboard

   Verifichi che cosa misura ogni grafico di ProcessMind, quindi apra il Grafo del processo mantenendo lo stesso periodo e gli stessi filtri.

2. Esplori il processo

   Osservi il flusso nell’Animazione del processo, applichi un filtro alla volta e confronti le varianti di processo.

3. Definisca le priorità dell’analisi

   Trasformi ciò che ha osservato in tre o cinque domande a cui i dati possono rispondere.

4. Approfondisca con la vista più adatta

   Verifichi ogni domanda nel Grafo del processo, nelle varianti di processo e in Esplora casi, salvando le evidenze.

5. Riassuma i risultati

   Colleghi ogni risultato a una vista, a un filtro e a un valore numerico, distinguendo le osservazioni dalle interpretazioni.

6. Decida come procedere

   Assegni le attività successive, simuli la modifica e definisca come monitorarla.

Passaggio 1: comprenda le Dashboard

Prima di approfondire uno schema, verifichi che cosa misura ciascun grafico. Una Dashboard apparentemente chiara può comunque nascondere il periodo considerato, la popolazione analizzata o il metodo di calcolo. Quando apre il Grafo del processo, vengono applicati gli stessi filtri.

Interpreti ogni grafico in base a ciò che misura

ProcessMind raggruppa i grafici in base alle domande a cui rispondono: tempi e volumi, rilavorazioni, conformità e salute del processo. Apra la Dashboard più adatta alla domanda da cui è partito, quindi legga ogni grafico come leggerebbe un rapporto:

• Che cosa misura? Il tempo di attraversamento, il tempo di elaborazione, il tempo di attesa, il numero di casi o un’altra metrica?
• Che cosa rappresentano i valori? Ore, giorni, percentuali o conteggi?
• Quali casi sono inclusi? Controlli i filtri e il dataset alla base del grafico.
• Quale periodo copre? Un mese, un trimestre o l’intero dataset?
• Come viene riepilogato il valore? Una media può nascondere casi molto più rapidi o molto più lenti.

Controlli le impostazioni del grafico invece di affidarsi alla memoria. Se il valore è una media, lo confronti con la distribuzione sottostante: un caso insolitamente lungo può far aumentare la media e far apparire lento un processo che funziona bene.

Controlli le definizioni delle metriche che utilizzerà

ProcessMind distingue le tre metriche temporali per un motivo: tempo di attraversamento, tempo di elaborazione e tempo di attesa misurano aspetti diversi, sia per caso sia per attività. Se le considera equivalenti, il collo di bottiglia individuato potrebbe dipendere da una definizione errata. Prima di confrontarle, legga che cosa misura ciascuna metrica temporale.

Per una prima analisi dell’intero processo, apra la Dashboard Salute del processo. Valuta il processo secondo le cinque dimensioni CURES: Conformità, Uniformità, Rilavorazioni, Efficienza e Fluidità, indicando per prima la dimensione più debole. Così, la domanda «da dove comincio?» diventa una priorità da approfondire.

Il punteggio di salute del processo si basa su CURES e mette in evidenza per prima la dimensione più debole. Source: ProcessMind

Interpreti i numeri alla luce del processo che conosce

Si chieda se riesce a spiegare un risultato alla luce di ciò che sa sul lavoro. Se la Dashboard indica un tempo medio di attraversamento di cinque giorni per l’elaborazione degli ordini, il dato corrisponde a come viene svolto il lavoro? Se il Grafo del processo mostra molti casi che seguono un percorso inatteso, sa che cosa li porta a farlo?

Una discrepanza è un utile punto di partenza. Potrebbe trattarsi di un problema reale del processo, di differenze nel modo di lavorare dei team, di un Event Log incompleto oppure di una metrica interpretata male. Annoti ciò che sa e ciò che deve ancora verificare.

Esamini i casi alla base di un dato

Quando un grafico solleva una domanda, apra Esplora casi ed esamini i singoli casi. Scelga quelli che illustrano il modello osservato, quindi ne legga gli eventi dall’inizio alla fine.

Cerchi:

• Le attività registrate per ciascun caso
• L’ordine in cui si sono verificate
• Gli intervalli prolungati tra un evento e l’altro
• Le attività ripetute o i percorsi inattesi
• Le differenze tra casi che nella Dashboard sembrano simili

Confronti la sequenza registrata con ciò che sa del processo. Potrebbe mancare un passaggio nel sistema oppure il nome di un’attività potrebbe avere, nella pratica, un significato diverso. Un singolo caso può aiutare a spiegare un modello, ma prima di trarre conclusioni ne verifichi più di uno.

Annoti ciò che sa

Tenga traccia di:

• Che cosa misurano le Dashboard e i grafici
• Quali filtri e quale periodo sono attivi
• I limiti dei dati già noti
• La Sua interpretazione delle metriche principali
• Le domande da approfondire

Queste note Le serviranno per confrontare l’analisi successiva e permetteranno a un collega di verificare il Suo ragionamento.

Passaggio 2: esplori il processo

Una volta chiarito che cosa misurano le Dashboard, esplori il processo senza cercare di dimostrare una spiegazione prestabilita. Individui i modelli che meritano un esame più attento, quindi utilizzi i filtri e le varianti di processo per verificare se si ritrovano in gruppi diversi di casi.

Inizi con Animazione del processo

Animazione del processo riproduce nel tempo i casi sul Grafo del processo. Imposti prima il periodo e i filtri, poi osservi il flusso: i casi passano da un’attività all’altra e si accumulano nei punti in cui restano in attesa.

Cerchi:

• Le attività in cui i casi si accumulano
• I cicli in cui i casi tornano a un’attività precedente
• I percorsi seguiti da molti casi e quelli scelti da pochi
• Le differenze di flusso tra gruppi di casi

L’animazione mostra un modello, ma non lo spiega. La utilizzi per decidere che cosa approfondire, quindi verifichi ciò che ha osservato confrontandolo con le metriche e i casi.

Applichi un filtro alla volta

Utilizzi i filtri per restringere il set di dati e confrontare gruppi, ad esempio:

• Il mese corrente rispetto al trimestre precedente
• Un cliente o una tipologia di caso rispetto a un’altra
• I casi conclusi con successo rispetto a quelli che hanno subito ritardi
• I casi che seguono il percorso standard rispetto a quelli che se ne discostano

Quando possibile, modifichi un filtro alla volta. In questo modo la differenza osservata è riconducibile alla modifica effettuata e il confronto può essere ripetuto se qualcuno Le chiede come ha ottenuto quel dato.

Analizzi il processo per dimensione

ProcessMind suddivide il processo in base agli attributi presenti nel set di dati:

• Reparto, team o risorsa
• Regione o sede
• Categoria di prodotto o servizio
• Segmento di clientela

Un processo che nel complesso sembra uniforme può comportarsi in modo diverso da un team all’altro o tra diverse tipologie di casi. Una differenza tra gruppi è un indizio, non la prova che un team lavori peggio: verifichi che i gruppi gestiscano attività comparabili e che i dati registrino le loro attività nello stesso modo.

Confronti le varianti, non la media

Le varianti di processo elencano i diversi percorsi seguiti dai casi e la frequenza di ciascuno. Si chieda:

• Qual è il percorso seguito dalla maggior parte dei casi?
• Quali deviazioni sono frequenti, anziché eccezionali?
• Come cambiano il tempo di attraversamento e le altre metriche da un percorso all’altro?
• I percorsi rari sono vere eccezioni o rappresentano una soluzione alternativa ricorrente?

Di solito, poche varianti comprendono la maggior parte dei casi, mentre una coda lunga raccoglie le eccezioni. Inizi dai percorsi che interessano più casi, ma verifichi anche quelli rari se i relativi casi sono costosi o lenti: la frequenza, da sola, non determina la priorità.

Formuli le spiegazioni come ipotesi

Durante l’analisi, esprima le possibili spiegazioni in modo semplice e diretto:

• “I casi di questa regione richiedono più tempo perché serve un’ulteriore approvazione.”
• “I casi con questo attributo restano in attesa prima dell’attività successiva.”
• “Quando questo passaggio si ripete, il caso richiede più tempo per concludersi.”

Ognuna di queste frasi è un’ipotesi. Si chieda quali prove potrebbero confermarla e quali smentirla, poi la verifichi con i filtri, le varianti di processo e Esplora casi. Una spiegazione plausibile non è un risultato finché i dati non la confermano.

Passaggio 3: concentri l’analisi

L’esplorazione fa emergere più domande di quante se ne possano affrontare in una sola analisi. Scelga quelle più importanti per il responsabile del processo e a cui il set di dati può effettivamente rispondere.

Individui i temi ricorrenti

Rilegga gli appunti dei primi due passaggi:

• Quali modelli sono comparsi più di una volta?
• Che cosa l’ha sorpresa?
• Quali risultati richiedono ancora una spiegazione?
• Quali domande sono importanti per chi è responsabile del processo?
• Dove gli esperti di processo individuano già un problema o un’opportunità?

Metta insieme ciò che mostrano i dati e ciò che le persone sanno del lavoro. Nessuna delle due fonti è sufficiente da sola: i dati indicano frequenza e tempi, mentre il responsabile del processo può spiegare le regole, le eccezioni e i cambiamenti che non compaiono nell’Event Log.

Dia priorità a tre-cinque domande

Scelga da tre a cinque domande da approfondire per prime. Per ciascuna, verifichi:

1. È specifica e consente di agire? Indichi l’area del processo, il gruppo di casi o la misura.
2. Il set di dati può fornire una risposta? Elenchi i campi e le viste necessari.
3. La risposta è rilevante? Valuti quanti casi sono interessati e quali decisioni potrebbero cambiare.
4. Può verificare l’interpretazione? Indichi il responsabile o l’esperto di processo che può controllarla.

Un’analisi mirata è più facile da completare e da spiegare. Le altre domande potranno essere affrontate in un secondo momento.

Definisca le aspettative

L’analisi è un processo iterativo. Gli stakeholder potrebbero dire che conoscevano già un certo modello, ma anche questo costituisce un elemento utile per decidere. Potrebbero inoltre chiederLe che cosa lo ha causato. Se non è ancora in grado di rispondere, indichi la domanda successiva invece di attribuire al risultato una portata eccessiva.

Si concentri sulle domande prioritarie e annoti le osservazioni secondarie interessanti in un elenco da riprendere in seguito, così non distolgono l’attenzione dall’analisi. Potrà avviare un altro ciclo più avanti; rispondere prima alle domande più importanti offre agli stakeholder elementi su cui decidere.

Passaggio 4: approfondisca con la vista più adatta

Per ogni domanda prioritaria, scelga la vista più adatta. Parta dall’intero processo, restringa il set di dati ai casi necessari, confronti i gruppi individuati e apra i singoli casi quando occorre spiegare il modello osservato.

Scelga la vista in base alla domanda

Esamini le prove passo dopo passo

Per ciascuna domanda:

1. Parta dall’intero processo

   Verifichi il modello su tutti i casi prima di restringere l’analisi.

2. Applichi i filtri

   Isoli il periodo, la tipologia di caso o il risultato che vuole comprendere.

3. Confronti i gruppi

   Individui la differenza tra i casi indicati nella domanda.

4. Esamini alcuni casi

   Apra in Esplora casi quelli alla base del modello osservato.

5. Verifichi la coerenza

   Verifichi che il modello si ritrovi in un numero sufficiente di casi da sostenere la conclusione.

Tenga presente la domanda durante l’analisi. Un grafico può rivelare un modello interessante che non risponde alla domanda iniziale: lo annoti nell’elenco delle verifiche successive.

Annoti i risultati man mano che procede

Per ogni risultato utile, annoti:

• La domanda oggetto dell’analisi
• La vista e la metrica utilizzate
• I filtri e il periodo
• Che cosa mostrano i dati
• Che cosa ritiene significhi
• Che cosa deve ancora essere verificato

Salvi la vista con Segnalibri di processo. Un segnalibro ripristina gli stessi filtri e le stesse impostazioni, così durante la revisione può rispondere a una domanda successiva senza ricostruire l’analisi.

Risolva o circoscriva i problemi dei dati che bloccano l’analisi

Se un problema relativo ai dati Le impedisce di rispondere a una domanda prioritaria, decida se può risolverlo o se è preferibile restringere la domanda. Se mancano gli orari, il confronto dei tempi non è affidabile e nessuna analisi può correggere questa lacuna. ProcessMind elenca i problemi alla base dei dati nella Dashboard Qualità dei dati.

Se il problema non incide sulla domanda, lo annoti e prosegua. Correggere ogni limite dei dati prima di completare qualsiasi analisi ritarda il risultato senza migliorare la risposta di cui ha bisogno ora.

Individuare un collo di bottiglia del processo: sei tecniche

Un collo di bottiglia del processo è un vincolo che limita la velocità con cui il lavoro può avanzare. L’analisi dei colli di bottiglia individua dove i casi restano in attesa, quali modelli si accompagnano al ritardo e che cosa deve ancora essere verificato. Sei tecniche coprono la maggior parte delle esigenze, ciascuna con una vista di ProcessMind adatta a rispondere alla domanda.

Un tempo elevato per un’attività, da solo, non dimostra che sia quella attività a costituire il vincolo. Prima di definirla tale, verifichi la coda che la precede, il flusso in entrata e in uscita e i casi interessati. Il Grafo del processo offre anche una rappresentazione visiva del collo di bottiglia da condividere con il responsabile del processo, perché mostra nello stesso grafico sia i dati sia il percorso.

Tempo di ciclo: dove si concentra il tempo?

Domanda: quanto tempo richiedono i casi e dove viene impiegato?

Dove in ProcessMind: nel Grafo del processo, selezionando una metrica temporale, e nella distribuzione dei tempi corrispondente.

1. Selezioni Tempo medio di attraversamento o Tempo medio di elaborazione nel Grafo del processo, mantenendo lo stesso periodo e gli stessi filtri della Dashboard da cui proviene.
2. Legga i valori relativi alle attività e ai collegamenti: il tempo di lavoro è indicato sull’attività, quello di attesa sul collegamento tra due attività.
3. Confronti i collegamenti più lunghi con il tempo di attraversamento complessivo. Di solito, pochi collegamenti rappresentano la maggior parte del tempo totale.
4. Passi dalla media alla distribuzione e viceversa. Un piccolo gruppo di casi molto lunghi può influire da solo sulla media.
5. Apra in Esplora casi quelli che si trovano dietro il collegamento più lungo.

Cerchi:

• Collegamenti con tempi di attesa insolitamente elevati
• Intervalli prolungati tra un’attività e l’altra
• Differenze nel tempo di attraversamento per tipologia di caso, regione o altra dimensione
• Una forte differenza tra la media e la distribuzione

Attenzione: un tempo di attraversamento elevato non dimostra che il lavoro sia lento. Un caso può restare fermo per giorni in attesa del passaggio successivo. Prima di indicare un’attività come vincolo, individui dove si concentra il tempo.

Rilavorazioni: dove i casi ripetono un passaggio?

Domanda: in quali punti i casi ripetono le attività e con quale frequenza?

Dove in ProcessMind: nel Grafo del processo, nella Dashboard delle rilavorazioni, in Animazione del processo e nelle varianti di processo.

1. Cerchi i collegamenti all’indietro nel Grafo del processo: indicano i cicli di ripetizione.
2. Consulti i grafici delle rilavorazioni per individuare le attività più spesso ripetute e la quota di casi interessata.
3. Riproduca il flusso in Animazione del processo per osservare i casi che tornano a un’attività precedente.
4. Filtri i casi che includono un’attività ripetuta, quindi ne confronti il tempo di attraversamento con quello dei casi senza ripetizioni.

La Dashboard delle rilavorazioni mostra a quali attività tornano i casi e con quale frequenza. Source: ProcessMind

Cerchi:

• Attività visitate più di una volta dai casi
• Sequenze ripetute, come Revisione, Correzione, Revisione
• La quota di casi che include rilavorazioni
• La differenza nel tempo di attraversamento tra i casi con e senza ripetizioni

Attenzione: alcune ripetizioni sono controlli previsti. Rilavorazioni frequenti possono indicare requisiti poco chiari, problemi di qualità o difficoltà nei passaggi di consegne, ma i dati degli eventi mostrano il modello, non la causa. Verifichi con chi svolge il lavoro.

Conformità: dove il flusso si discosta dal modello?

Domanda: con quale frequenza il flusso effettivo differisce dal processo modellato?

Dove in ProcessMind: nella Dashboard di conformità, nel Grafo del processo e nei filtri di conformità.

1. Concordi con il responsabile del processo quali attività sono obbligatorie e quale percorso è previsto, poiché il controllo confronta i dati con il modello.
2. Apra la Dashboard di conformità e legga le deviazioni segnalate.
3. Applichi i Filtri di conformità per individuare le attività saltate, aggiunte o ripetute.
4. Confronti i percorsi che si discostano dal modello nelle varianti di processo e verifichi la frequenza di ciascuno.
5. Verifichi se ogni deviazione è un’eccezione consentita o una soluzione alternativa che nessuno ha documentato.

La Dashboard di controllo di conformità confronta il processo modellato con i percorsi effettivamente seguiti dai casi. Source: ProcessMind

Cerchi:

• Attività previste ma mancanti
• Attività che compaiono inaspettatamente
• Percorsi diversi da quelli previsti dal modello
• Casi che terminano prima dell’evento finale previsto

Attenzione: una deviazione non è necessariamente un problema. Potrebbe trattarsi di un’eccezione approvata o di una soluzione pratica che sarebbe opportuno documentare. Prima di definire una variazione come non conforme, verifichi il processo previsto con il responsabile.

Risorse: come si distribuisce il lavoro tra i team?

Domanda: come si distribuisce il lavoro tra risorse, team o reparti?

Dove in ProcessMind: nei selettori organizzativi, nel grafico delle risorse e nei filtri.

1. Suddivida il processo per risorsa, team o reparto utilizzando gli attributi organizzativi presenti nel set di dati.
2. Confronti il volume dei casi e i tempi di attraversamento tra i gruppi.
3. Esamini i passaggi di consegne tra i gruppi: ognuno può introdurre tempi di attesa nel processo.
4. Verifichi che i gruppi gestiscano casi comparabili e che i dati registrino il loro lavoro nello stesso modo.

Cerchi:

• Un carico di lavoro distribuito in modo disomogeneo tra team o risorse
• Differenze nei tempi di attraversamento tra i team
• Passaggi di consegne ripetuti tra reparti
• Attività che dipendono da poche persone

Attenzione: una differenza tra risorse non dimostra che una persona o un team lavori meglio. Il lavoro può variare per complessità, formazione, strumenti o modalità di registrazione. Utilizzi il confronto per formulare domande più precise da rivolgere al responsabile del processo, non per giudicare le singole persone.

Volumi e tendenze: quando cambia il processo?

Domanda: come varia nel tempo il volume dei casi e cambiano anche le prestazioni?

Dove in ProcessMind: nei filtri per periodo e nei grafici delle tendenze.

1. Confronti periodi definiti utilizzando gli stessi filtri e la stessa metrica.
2. Verifichi se il volume aumenta, diminuisce o rimane stabile nel set di dati.
3. Se i dati coprono un periodo sufficientemente lungo, confronti ciascun periodo con lo stesso periodo dell’anno precedente.
4. Verifichi se le variazioni di volume coincidono con cambiamenti nel tempo di attraversamento o in un altro KPI.

Cerchi:

• Andamenti stagionali dei volumi
• Tendenze che coincidono con un evento aziendale noto
• Variazioni del tempo di attraversamento in corrispondenza dei cambiamenti di volume
• Differenze tra periodi che ci si aspettava fossero comparabili

Attenzione: una variazione delle prestazioni che coincide con una variazione dei volumi non dimostra che la seconda abbia causato la prima. Cerchi altri cambiamenti e verifichi le tempistiche con chi ha gestito l’operatività.

Percorsi e varianti: quale percorso segue il lavoro?

Domanda: quali percorsi seguono i casi e in che cosa differiscono?

Dove in ProcessMind: nel Grafo del processo, nelle varianti di processo e nei filtri per percorso.

1. Utilizzi il Grafo del processo per individuare i punti decisionali e i percorsi alternativi che ne derivano.
2. Verifichi nelle varianti di processo quanti casi seguono ciascun percorso.
3. Filtri una variante e ne confronti il tempo di attraversamento e l’esito con quelli delle altre.
4. Verifichi quali percorsi sono previsti dal responsabile del processo e quali no.

Cerchi:

• Il percorso più comune e le relative eccezioni
• Differenze nel tempo di attraversamento tra le varianti
• Percorsi con passaggi aggiuntivi o ripetizioni
• Un percorso che il responsabile del processo desidera rivedere

Attenzione: inizi dalle varianti che comprendono più casi, poi valuti i percorsi rari in base ai costi dei casi interessati. La frequenza, da sola, non determina la priorità: conta anche l’impatto del percorso.

Passaggio 5: riassuma i risultati

L’analisi è utile quando chi è responsabile del processo riesce a seguire il Suo ragionamento e a decidere come procedere. Presenti, nell’ordine, la domanda, le prove e i limiti della conclusione.

Strutturi ogni risultato

Per ogni domanda prioritaria, scriva le stesse cinque righe:

1. Domanda: Che cosa ha analizzato?
2. Ricerca: Che cosa mostrano i dati?
3. Prove: Quali viste, metriche, filtri e casi la sostengono?
4. Implicazioni: Che cosa potrebbe significare per il processo?
5. Passo successivo: Che cosa dovrebbe verificare o decidere il responsabile del processo?

Distingua ciò che mostrano i dati dalla Sua interpretazione. “I casi di questo gruppo hanno un tempo medio di attraversamento più lungo” è un’osservazione. “Il passaggio di approvazione causa il ritardo” è un’affermazione causale che richiede ulteriori prove e, di solito, una simulazione o una modifica per essere verificata.

Prepari una presentazione chiara per gli stakeholder

Organizzi la revisione in modo che il ragionamento sia chiaro:

1. Riepilogo: I risultati principali e le decisioni richieste
2. Metodo: Il set di dati, il periodo e l’approccio adottato
3. Risultati: Una sezione per ogni domanda prioritaria
4. Implicazioni: Che cosa potrebbero significare i risultati per il processo
5. Passi successivi: Che cosa verificare, che cosa valutare e chi ne è responsabile
6. Dettagli di supporto: Grafici, filtri ed esempi di casi

Quando possibile, presenti direttamente da ProcessMind, così il pubblico può vedere i filtri accanto ai dati e chiedere di visualizzare un altro confronto durante la riunione. Se esporta i grafici in una presentazione, indichi nella didascalia il periodo e il filtro utilizzati: senza queste informazioni non è possibile verificarli. Grafici di processo illustra le opzioni di esportazione, mentre Dashboard personalizzate Le consente di creare la vista adatta a una riunione specifica.

Valuti con attenzione l’impatto

Quando i dati lo consentono, esprima i risultati in termini aziendali: un gruppo di casi con tempi di attraversamento più lunghi, una quota definita di casi con rilavorazioni o una variante che rappresenta un terzo del volume.

Indichi con precisione che cosa ha misurato. Non presenti un possibile miglioramento come un risultato garantito. Se stima l’effetto di una modifica, espliciti l’ipotesi e specifichi che si tratta di una stima. La simulazione è il modo più trasparente per mostrare quale effetto potrebbe avere una modifica, perché la applica al modello del processo invece di estrapolare i dati da un singolo grafico.

Raccolga riscontri prima della presentazione

Riveda i risultati con:

• Un collega che conosce i dati
• Un esperto di processo che sa come viene svolto il lavoro
• Uno stakeholder in grado di verificare se la Sua interpretazione corrisponde alla realtà operativa

Chieda loro di mettere in discussione le ipotesi e di fornire il contesto mancante. La revisione permette di individuare problemi nei dati ed è il momento più semplice per evitare che una correlazione venga presentata come una causa.

Passaggio 6: che cosa fare dopo

Dopo aver condiviso i risultati, concordi i passi successivi. Alcuni porteranno a modifiche del processo, altri richiederanno ulteriori verifiche o un set di dati migliore. Annoti la decisione e chi dovrà occuparsene.

Tenga traccia delle azioni da intraprendere

Una revisione può generare richieste di ulteriori analisi, decisioni su possibili miglioramenti o incarichi per i responsabili del processo. Registri ogni attività indicando un responsabile e il passo successivo, altrimenti rischia di perdersi nel lavoro quotidiano.

Simuli la modifica prima di impegnarsi

L’analisi supporta una decisione, ma non attua la modifica. In ProcessMind, il passo successivo più naturale è verificare la modifica sul modello: L’analisi «what if» confronta uno scenario attuale e uno futuro utilizzando gli stessi dati, così può valutarne l’effetto sul tempo di attraversamento prima che qualcuno riprogetti il processo. La pagina dedicata alla simulazione descrive le funzioni del motore. Per approfondire il passaggio dall’individuazione di un problema al miglioramento aziendale, legga come implementare l’ottimizzazione dei processi.

Verifichi se la modifica ha funzionato

Se il processo cambia, confronti i periodi precedenti e successivi utilizzando le stesse definizioni e gli stessi filtri. Verifichi se la metrica prevista è cambiata e se sono cambiate anche altre. Salute del processo è pensato per questo confronto; come monitorare continuamente il processo illustra il metodo.

Documenti l’analisi

Tenga traccia di:

• Le domande analizzate
• Il set di dati e il periodo utilizzati
• I limiti dei dati rilevanti
• I risultati e le prove a sostegno
• Le decisioni, i responsabili e le verifiche successive

Queste note renderanno più rapida l’analisi successiva e permetteranno ad altri di verificare il Suo ragionamento.

Ripeta il ciclo

L’analisi dei processi non si esaurisce in una sola volta. Nuovi dati, cambiamenti nel lavoro e nuove domande avviano un altro ciclo; ogni ciclo offre l’opportunità di trasformare un risultato in un miglioramento o in un’ottimizzazione aziendale. Mantenga breve l’elenco delle domande e conservi le prove insieme ai risultati: ogni volta il metodo sarà più rapido.

Inizi con ProcessMind

Può applicare questo metodo a un’esportazione che ha già a disposizione. ProcessMind importa i dati in un dataset, ricostruisce il processo e mette a disposizione le Dashboard, il Grafo del processo e Esplora casi su cui si basano i passaggi descritti sopra; può poi salvare le viste con i segnalibri e condividerle con le persone responsabili del processo.

Per configurare tutto la prima volta, segua la guida introduttiva. Per i passaggi descritti qui non è necessario alcun connettore.

Se desidera approfondire gli elementi essenziali del flusso, legga Che cos’è il Process Mining? per scoprire come i dati degli eventi diventano un processo. Una guida strategica al miglioramento dei processi basato sui dati illustra il programma più ampio a cui contribuisce questa analisi, mentre Tecniche di miglioramento dei processi: l’elenco completo mette a confronto i metodi correlati.