Analisi dei colli di bottiglia dei processi: guida pratica

Il divario tra dati e insight

«Basta usare il Process Mining e otterrà gli insight!» È ciò che si sente dire spesso. Ma la verità è un’altra: gli insight non nascono dal nulla. Gli strumenti moderni di Process Mining, come ProcessMind, possono individuare automaticamente i processi e calcolare le metriche. Trasformare quei numeri in miglioramenti aziendali richiede però impegno e competenze.

Sì, le raccomandazioni basate sull’AI possono offrirLe gratuitamente alcuni insight che in passato richiedevano ore di lavoro manuale. Le raccomandazioni AI di ProcessMind fanno emergere automaticamente potenziali colli di bottiglia e opportunità di miglioramento. Tuttavia, anche con il supporto dell’AI, deve comunque orientare l’analisi nella direzione corretta.

Alcune persone analizzano i dati con naturalezza, mentre altre non sanno da dove iniziare. Che Lei appartenga al primo o al secondo gruppo, questa guida La aiuterà a ottenere insight migliori dai Suoi dati di Process Mining. Ci concentreremo in particolare sulla fase di analisi: ha a disposizione le Dashboard, ma come può utilizzarle?

Questo articolo fa parte della nostra serie sul miglioramento dei processi. Consulti anche le nostre guide su come implementare i miglioramenti e sul monitoraggio continuo per completare il ciclo di miglioramento.

Passaggio 2: esplori i dati

Ora che comprende le Sue Dashboard, è il momento di esplorare i dati. In questa fase non sta cercando qualcosa di specifico: sta acquisendo familiarità con i dati e individuando ciò che merita un esame più approfondito.

Inizi dalle animazioni del processo

Le animazioni del processo sono il modo più rapido per comprendere come fluisca realmente il Suo processo:

• Osservi come i casi avanzano nel processo
• Noti dove si verificano i colli di bottiglia e si accumulano i casi
• Individui i loop in cui i casi procedono avanti e indietro, generando rilavorazioni
• Veda quali percorsi sono autostrade e quali strade secondarie

Lasci eseguire l’animazione per alcuni minuti. Farà emergere pattern che potrebbero sfuggire nei grafici statici.

Utilizzi i filtri

Utilizzi i filtri per suddividere i dati in modi diversi:

• Periodi di tempo: come si confronta questo mese con l’ultimo trimestre?
• Attributi dei casi: i diversi tipi di cliente si comportano in modo differente?
• Risultati: che cosa distingue i casi conclusi con successo da quelli problematici?

Ogni modifica al filtro rivela qualcosa di nuovo sul Suo processo.

Esplori le dimensioni

Utilizzi i selettori per analizzare dimensioni diverse:

• Reparti o team
• Regioni o sedi
• Tipi di prodotto o categorie di servizio
• Segmenti di clientela

Potrebbe scoprire che quello che sembra un unico processo è in realtà costituito da diversi processi che operano con lo stesso nome.

Esamini le varianti di processo

Ogni caso segue un percorso nel Suo processo. Le varianti di processo mostrano tutti i percorsi unici e la frequenza con cui si verificano:

• Qual è il «percorso ideale» seguito dalla maggior parte dei casi?
• Quali sono le deviazioni più comuni?
• Come si confrontano le metriche di prestazione tra le diverse varianti?

Spesso, un numero ridotto di varianti rappresenta la maggior parte dei casi, mentre decine di varianti rare costituiscono eccezioni e casi limite.

Si racconti delle storie

Durante l’esplorazione, cerchi di spiegare ciò che vede. Costruisca narrazioni per comprendere perché esistano determinati pattern:

• «Gli ordini di questa regione richiedono più tempo perché necessitano di un’approvazione aggiuntiva»
• «I casi con questa caratteristica spesso rimangono bloccati in questa coda»
• «Quando accade questo, osserviamo questa conseguenza»

Queste storie rendono i pattern più facili da ricordare e La aiutano a formulare ipotesi per analisi più approfondite.

Passaggio 4: analisi approfondita

Ora inizia il lavoro dettagliato. Per ogni domanda prioritaria, svolga un’indagine sistematica con i Suoi strumenti di Process Mining.

Abbini le domande alle Dashboard

Domande diverse richiedono strumenti analitici diversi:

Esegua il drill-down in modo sistematico

Per ogni domanda:

1. Inizi da una visione d’insieme: osservi il quadro generale nella Dashboard pertinente
2. Applichi i filtri: isoli i casi di Suo interesse
3. Confronti i segmenti: che cosa distingue le prestazioni migliori da quelle peggiori?
4. Esamini gli outlier: utilizzi il case explorer per gli esempi estremi
5. Convalidi i pattern: verifichi che ciò che osserva sia coerente

Documenti i risultati

Man mano che individua gli insight:

• Acquisisca screenshot delle visualizzazioni principali
• Annoti i filtri e le impostazioni utilizzati
• Annoti la Sua interpretazione
• Rilevi il potenziale impatto aziendale

Può esportare i grafici direttamente da ProcessMind per utilizzarli nelle presentazioni.

Risolva i problemi critici dei dati

In questa fase, se la qualità dei dati sta bloccando la Sua analisi anziché essere semplicemente imperfetta, intervenga. Sia però selettivo: corregga solo ciò che Le impedisce di rispondere alle domande prioritarie.

Tecniche di analisi comuni

Ecco alcune tecniche di analisi specifiche che può utilizzare per rispondere alle domande più comuni sui processi. Ogni tecnica sfrutta funzionalità diverse di ProcessMind per portare alla luce insight.

Analisi del tempo di ciclo

Obiettivo: comprendere quanto tempo richiedono i casi e dove viene impiegato il tempo.

Strumenti: Process Graph con metriche temporali, grafici della distribuzione dei tempi

Come procedere:

1. Imposti la metrica del Process Graph su Average Throughput Time o Average Processing Time
2. Legga i numeri su ogni collegamento per capire dove i casi trascorrono più tempo
3. Individui le transizioni più lunghe, visualizzate come frecce più spesse o più scure quando viene mostrato il tempo
4. Distingua tra tempo di elaborazione, ossia il lavoro attivo, e tempo di attesa, ossia il tempo di inattività tra un passaggio e l’altro

Che cosa osservare:

• Collegamenti con valori temporali inaspettatamente elevati
• Attività in cui i casi «riposano» prima di proseguire
• Differenze tra mediana e media, che indicano la presenza di outlier
• Pattern temporali per tipo di caso, regione o altre dimensioni

Insight principale: tempi di ciclo lunghi sono spesso dovuti al tempo di attesa, non al tempo di elaborazione. Un processo di 5 giorni potrebbe comprendere soltanto 2 ore di lavoro effettivo.

Analisi dei colli di bottiglia

Obiettivo: identificare i colli di bottiglia e individuare dove i casi si bloccano o subiscono ritardi nel processo.

Strumenti: animazione del processo, Process Graph, grafici del tempo per attività

Come procedere:

1. Animazione del processo: Guardi l’animazione e cerchi le attività in cui i punti si accumulano. Questi ingorghi indicano colli di bottiglia in corrispondenza dei quali i casi rimangono in attesa.

2. Grafo del processo: Passi alle metriche temporali e individui i collegamenti con le durate più lunghe. Un tempo elevato su un collegamento in ingresso indica spesso che i casi si accodano prima di quell’attività.

3. Grafici a barre: Osservi il grafico “Tempo per attività” per capire quali attività assorbono complessivamente più tempo.

Che cosa osservare:

• Gruppi di casi che si accumulano in corrispondenza di attività specifiche
• Attività con tempo medio elevato ma tempo di elaborazione ridotto, a indicare un tempo di attesa
• Passaggi che alimentano i colli di bottiglia nei processi aziendali e che possono concludersi rapidamente, lasciando però i casi in attesa in seguito
• Variabilità dei tempi: alcuni casi sono rapidi, mentre altri sono estremamente lenti

Insight principale: i colli di bottiglia si verificano spesso prima dell’attività lenta, non in corrispondenza di essa. I casi possono completare rapidamente un passaggio e poi attendere in coda quello successivo. Eliminare i colli di bottiglia richiede di comprendere questa dinamica e migliorare il processo intorno al vincolo.

Analisi delle rilavorazioni

Obiettivo: individuare dove i casi tornano indietro per ripetere passaggi non necessari.

Strumenti: Process Graph, animazione del processo, analisi delle varianti

Come procedere:

1. Cerchi le frecce all’indietro nel Process Graph, ossia collegamenti che vanno da attività successive ad attività precedenti
2. Osservi l’animazione del processo con Show Tail attivato, per vedere i casi che si muovono in direzione opposta al flusso normale
3. Filtri i casi che includono attività ripetute utilizzando il pannello dei filtri
4. Verifichi nell’analisi delle varianti quali percorsi includono più volte la stessa attività

Che cosa osservare:

• Attività visitate dai casi più di una volta
• Loop tra attività specifiche, come «Review» → «Correct» → «Review»
• La percentuale di casi soggetti a rilavorazione
• Quanto tempo aggiuntivo le rilavorazioni apportano al processo

Insight principale: una certa quantità di rilavorazione è prevista, per esempio per i controlli di qualità e le correzioni, ma una rilavorazione eccessiva indica spesso requisiti poco chiari, problemi di qualità o difficoltà di comunicazione.

Analisi di conformità

Obiettivo: confrontare ciò che accade realmente con ciò che dovrebbe accadere.

Strumenti: Process Graph, analisi delle varianti, filtri

Come procedere:

1. Definisca il percorso «previsto» del processo, ossia il percorso ideale
2. Utilizzi il Process Graph per vedere quale percentuale di casi segue quel percorso
3. Filtri i casi che deviano e analizzi il motivo
4. Utilizzi l’analisi delle varianti per vedere tutti i diversi percorsi seguiti dai casi

Che cosa osservare:

• Attività che dovrebbero verificarsi sempre, ma che talvolta vengono saltate
• Attività che si verificano, ma non dovrebbero, come soluzioni alternative e correzioni manuali
• Percorsi imprevisti tra le attività
• Casi che terminano prematuramente e non raggiungono l’evento di fine

Insight principale: le deviazioni non sono sempre negative. Talvolta le soluzioni alternative indicano un modo migliore di lavorare che dovrebbe diventare il nuovo standard.

Analisi delle risorse

Obiettivo: comprendere chi fa che cosa e come viene distribuito il carico di lavoro.

Strumenti: selettori, filtri, grafici delle risorse

Come procedere:

1. Utilizzi i selettori per suddividere il processo per risorsa, team o reparto
2. Confronti i tempi di ciclo e il throughput tra risorse diverse
3. Individui gli squilibri nella distribuzione del carico di lavoro
4. Identifichi le attività che coinvolgono risorse o team specifici

Che cosa osservare:

• Distribuzione non uniforme del lavoro tra le risorse
• Risorse costantemente più lente o più rapide delle altre
• Pattern di passaggio di consegne tra team o reparti
• Attività che richiedono competenze specifiche e creano potenziali punti singoli di vulnerabilità

Insight principale: le differenze di prestazione tra le risorse possono indicare esigenze formative, problemi degli strumenti o criticità nella progettazione del processo, anziché riflettere le capacità individuali.

Analisi dei volumi e delle tendenze

Obiettivo: comprendere i pattern relativi al volume dei casi nel tempo.

Strumenti: filtri temporali, grafici delle tendenze, confronto tra periodi

Come procedere:

1. Utilizzi i filtri temporali per confrontare intervalli diversi
2. Osservi le tendenze dei volumi: il numero di casi aumenta, diminuisce o rimane stabile?
3. Confronti lo stesso periodo in anni o trimestri diversi
4. Metta in relazione le variazioni dei volumi con i cambiamenti nelle prestazioni del processo

Che cosa osservare:

• Pattern stagionali, inclusi i periodi di maggiore e minore attività
• Tendenze correlate a eventi o cambiamenti aziendali
• In che modo le variazioni dei volumi incidono sul tempo di ciclo e sulla qualità
• Indicatori anticipatori che prevedono i volumi futuri

Insight principale: i problemi di prestazione possono essere causati da picchi di volume, non da criticità del processo. Comprendere i pattern dei volumi La aiuta a pianificare la capacità.

Analisi dei percorsi

Obiettivo: comprendere i diversi percorsi seguiti dai casi nel processo.

Strumenti: Process Graph, analisi delle varianti, filtri dei percorsi

Come procedere:

1. Esamini il grafo del processo per individuare i principali punti decisionali, ovvero le diramazioni
2. Verifichi le percentuali su ciascun collegamento in uscita per comprendere il percorso seguito
3. Utilizzi l’analisi delle varianti per visualizzare tutti i percorsi distinti e la relativa frequenza
4. Filtri i percorsi specifici per confrontarne le prestazioni

Cosa cercare:

• Percorsi predominanti rispetto ai casi limite
• Differenze di prestazioni tra i percorsi
• Percorsi insolitamente lunghi o complessi
• Opportunità per instradare i casi in modo più efficiente

Insight chiave: spesso l’80% dei casi segue solo pochi percorsi, mentre decine di varianti rappresentano il restante 20%. Concentri innanzitutto gli interventi di miglioramento sui percorsi ad alto volume.

Passaggio 6: cosa succede dopo

L’analisi è completata e ha presentato i risultati. E ora?

Dia seguito alle attività da svolgere

Dopo la presentazione, è probabile che abbia:

• Richieste di ulteriori analisi
• Decisioni su quali miglioramenti intraprendere
• Assegnazioni delle responsabilità per portare avanti i cambiamenti

Tenga traccia di queste attività e si assicuri che non vadano perse nella gestione quotidiana.

Colleghi l’analisi all’implementazione

Gli insight dell’analisi devono tradursi in cambiamenti concreti del processo. Consulti la nostra guida sull’implementazione dell’ottimizzazione dei processi per scoprire come trasformare in pratica gli insight in miglioramenti.

Imposti il monitoraggio

Dopo aver implementato i cambiamenti, deve verificarne l’efficacia. La nostra guida sul monitoraggio continuo dei processi spiega come monitorare i miglioramenti nel tempo.

Documenti per il futuro

Crei una documentazione che Le consenta di valorizzare il lavoro svolto:

• Quali domande sono state esaminate
• Quali dati sono stati utilizzati, comprese le relative limitazioni
• Quali risultati sono emersi
• Quali decisioni sono state prese

Questa conoscenza istituzionale è preziosa per le future attività di analisi.

Celebri i progressi

Ottenere insight concreti dai dati di processo è un risultato importante. Che abbia confermato ipotesi, scoperto sorprese o individuato opportunità di miglioramento, ha creato valore per la Sua organizzazione.

Ora ricominci il ciclo. Il miglioramento dei processi è continuo e dai Suoi dati c’è sempre qualcosa di nuovo da imparare.

Inizi con ProcessMind

È pronto ad analizzare i Suoi processi? ProcessMind rende accessibile l’analisi dei processi aziendali (BPA) grazie a:

• Dashboard intuitive che fanno emergere rapidamente gli insight
• Raccomandazioni dell’AI che evidenziano automaticamente i potenziali problemi
• Esploratore interattivo dei casi per analisi approfondite
• Importazione semplice dei dati da Excel, CSV o database

Inizi la prova gratuita e scopra che cosa accade realmente nei Suoi processi.

Risorse correlate:

• Che cos’è il Process Mining?: guida ai fondamenti
• Guida strategica al miglioramento dei processi basato sui dati: framework DMAIC
• Sfide e best practice del Process Mining: come evitare gli errori più comuni
• Come individuare le opportunità di automazione: Process Mining e RPA
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