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Migliori la gestione delle modifiche

Guida in 6 passaggi per ottimizzare la gestione delle modifiche in Jira.

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Ottimizzi la gestione delle modifiche in Jira Service Management

Molte organizzazioni devono fare i conti con distribuzioni lente e rischi maggiori, dovuti ai ritardi nelle approvazioni e alle difficoltà nel garantire la conformità durante la gestione delle modifiche. La nostra piattaforma consente di individuare con precisione questi colli di bottiglia e di verificare il rispetto delle politiche interne. Grazie a queste indicazioni, può aumentare sensibilmente l’efficienza e rendere più snella la gestione delle modifiche in tutta l’organizzazione.

Scarichi il nostro template dei dati preconfigurato e affronti le sfide più comuni per raggiungere i Suoi obiettivi di efficienza. Segua il nostro piano di miglioramento in sei fasi e consulti la guida al template dei dati per trasformare le Sue attività.

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Perché è fondamentale ottimizzare la gestione delle modifiche

Una gestione efficace delle modifiche non è una semplice attività procedurale: è un pilastro della stabilità IT e dell’agilità aziendale. In un contesto in rapida evoluzione, le organizzazioni distribuiscono spesso aggiornamenti, introducono nuovi servizi e modificano i sistemi esistenti. Ogni modifica, anche la più piccola, comporta rischi intrinseci. Una gestione inadeguata può causare interruzioni dei servizi, vulnerabilità di sicurezza, violazioni dei requisiti di conformità e costi operativi significativi. Jira Service Management registra con precisione ogni fase del processo di modifica, dalla richiesta iniziale alla chiusura. Tuttavia, ricavare dai dati grezzi informazioni sull’efficienza effettiva e sul rispetto delle procedure può essere difficile. Ottimizzare il processo di gestione delle modifiche è essenziale per mantenere l’affidabilità dei servizi, accelerare l’innovazione e garantire che ogni aggiornamento dei sistemi contribuisca agli obiettivi aziendali.

Scopra come si svolge davvero il processo con il Process Mining

Il Process Mining consente di analizzare le modalità di gestione delle modifiche in Jira Service Management. Trasforma gli Event Log delle richieste di modifica, con attività come «Richiesta di modifica creata», «Valutazione del rischio eseguita» o «Modifica implementata», in mappe visive complete dei processi. A differenza dei modelli teorici, il Process Mining mostra il flusso effettivo delle modifiche e individua ogni deviazione, ciclo di rilavorazione e collo di bottiglia che incide sull’efficienza del team. Utilizzando l’ID della richiesta di modifica come identificativo del caso, può seguire ogni modifica dall’inizio alla fine. In questo modo vede con precisione dove le modifiche si bloccano, quali fasi di approvazione causano ritardi e se i team seguono con regolarità le procedure stabilite. Si passa così dalle supposizioni a informazioni basate sui dati, per comprendere non solo che cosa è successo, ma anche come e perché.

Individui le aree in cui migliorare la gestione delle modifiche

Applicando il Process Mining ai dati di gestione delle modifiche di Jira Service Management, può individuare aree specifiche su cui intervenire:

Individuazione dei colli di bottiglia: individui facilmente i punti in cui le richieste di modifica restano in attesa troppo a lungo, ad esempio durante approvazioni prolungate, fasi di test estese o ritardi nell’allocazione delle risorse. Comprendere questi punti critici è il primo passo per ridurre il tempo di ciclo della gestione delle modifiche.
Verifica della conformità: rilevi automaticamente le deviazioni dalle politiche di modifica definite, come valutazioni dei rischi omesse, modifiche non autorizzate o interventi implementati senza la dovuta approvazione. Individuarle tempestivamente aiuta a rispettare i requisiti normativi e a ridurre i rischi legati agli audit.
Riduzione del tempo di ciclo: analizzi l’intero percorso delle richieste di modifica per individuare ed eliminare ritardi non necessari e attività di rilavorazione. In questo modo può ridurre direttamente il tempo di ciclo e distribuire più rapidamente aggiornamenti utili.
Analisi della rilavorazione: individui gli schemi ricorrenti delle modifiche rinviate per revisione o nuova valutazione. Comprendere le cause profonde della rilavorazione consente di intervenire all’origine dei problemi, migliorando la qualità e l’efficienza del processo.
Ottimizzazione delle risorse: comprenda come vengono utilizzate le risorse nelle diverse fasi del processo di modifica. Individui i team o le persone costantemente sovraccarichi e quelli con capacità inutilizzata, così da distribuire meglio il carico di lavoro.

Ottenga risultati concreti semplificando le modifiche

Migliorando sistematicamente il processo di gestione delle modifiche con il Process Mining, può ottenere benefici significativi e misurabili:

Erogazione più rapida dei servizi: riduca sensibilmente il tempo necessario per passare dalla richiesta all’implementazione, accelerando l’introduzione di nuove funzionalità e correzioni di bug.
Maggiore stabilità dei servizi: riduca le interruzioni e gli incidenti legati alle modifiche, assicurandosi che siano valutate, approvate e implementate correttamente, con conseguente maggiore disponibilità dei sistemi.
Conformità più solida: rispetti con regolarità le politiche interne e le normative esterne, riducendo il rischio di sanzioni e mantenendo l’organizzazione sempre pronta per gli audit.
Maggiore efficienza operativa: ottimizzi l’allocazione delle risorse, elimini gli sprechi e riduca il costo complessivo della gestione delle modifiche, consentendo ai team di concentrarsi sulle iniziative strategiche.
Maggiore soddisfazione degli stakeholder: distribuisca le modifiche in modo prevedibile e affidabile, rafforzando la fiducia di utenti e stakeholder aziendali.

Inizi a migliorare la gestione delle modifiche

È pronto a trasformare la gestione delle modifiche in Jira Service Management? Questo approccio basato sul Process Mining offre la chiarezza e le informazioni utili per intervenire. Visualizzando i flussi effettivi del processo e individuando le aree da migliorare, può introdurre modifiche mirate e ottenere risultati misurabili in termini di efficienza, conformità e qualità dei servizi. Scopra oggi come sfruttare appieno il potenziale delle operazioni di gestione delle modifiche.

Gestione delle modifiche Richiesta di modifica Gestione dei servizi IT ITSM Approvazioni Compliance Gestione dei rischi Miglioramento dei processi Efficienza delle distribuzioni Gestione dei ticket Gestione dei ticket Comitato consultivo per le modifiche CAB Pianificazione delle release Richieste di modifica Infrastruttura IT

Problemi e sfide comuni

Individui le sfide che La riguardano

I cicli di approvazione prolungati spesso bloccano le iniziative di modifica più importanti, causando scadenze mancate e ritardi nella distribuzione delle funzionalità. Questi colli di bottiglia possono compromettere l’agilità operativa e allungare i tempi di introduzione sul mercato degli aggiornamenti essenziali, aumentando i rischi aziendali. ProcessMind analizza l’attività «Richiesta di modifica approvata», individua i gruppi di approvazione o le fasi che causano ritardi e mette in evidenza l’impatto sugli obiettivi SLA, aiutandoLa a semplificare la gestione delle modifiche in Jira Service Management.

A volte le modifiche vengono implementate senza completare tutte le fasi di revisione e approvazione previste, con notevoli rischi per la conformità e la stabilità dei sistemi. Queste deviazioni possono causare esiti negativi negli audit e interruzioni impreviste dei servizi, compromettendo la governance. ProcessMind rileva automaticamente ogni caso in cui una modifica passa da «Richiesta di modifica inviata» a «Modifica implementata» senza la fase essenziale «Richiesta di modifica approvata». In questo modo individua i percorsi non conformi nel processo di gestione delle modifiche di Jira Service Management.

Un numero elevato di richieste di modifica rifiutate comporta spesso un’intensa attività di rilavorazione, con spreco di tempo e risorse preziosi. Questo ciclo iterativo ritarda le distribuzioni, crea frustrazione nei team e aumenta il costo di ogni iniziativa di modifica. ProcessMind ricostruisce tutti i cicli di rilavorazione nel processo di gestione delle modifiche e mostra con quale frequenza le modifiche vengono «Esaminate» o «Approvate» per poi essere rinviate per ulteriori interventi. Individua le cause profonde e i fattori ricorrenti alla base dei rifiuti in Jira Service Management.

Alcune fasi del ciclo di vita delle modifiche, come la valutazione dei rischi o l’analisi dell’impatto, diventano regolarmente punti critici. Questi colli di bottiglia rallentano l’intero processo, ritardano le implementazioni e riducono l’efficienza complessiva. ProcessMind misura con precisione la durata di ogni attività, come «Valutazione del rischio eseguita» o «Analisi dell’impatto condotta», e individua le fasi specifiche del processo di gestione delle modifiche in Jira Service Management che causano ritardi significativi.

Il mancato rispetto costante degli accordi sui livelli di servizio (SLA) per il completamento delle modifiche compromette la fiducia degli stakeholder e può causare sanzioni o interruzioni operative. Il mancato raggiungimento di questi obiettivi segnala inefficienze che richiedono un intervento tempestivo. ProcessMind confronta i tempi effettivi di completamento delle richieste di modifica con i valori «Obiettivo SLA» e «Data di completamento prevista», evidenzia i casi di violazione degli SLA e individua le inefficienze del processo in Jira Service Management che ne sono all’origine.

Alcuni team o singole persone sono spesso sovraccarichi di attività legate alle modifiche, causando colli di bottiglia e ritardi nel processo di gestione delle modifiche. Una distribuzione disomogenea del lavoro può esaurire le risorse chiave e allungare i tempi. ProcessMind analizza l’utilizzo delle risorse in attività come «Piano di implementazione elaborato» o «Modifica implementata» e individua i gruppi di approvazione o i team di implementazione che devono affrontare carichi di lavoro eccessivi, rallentando così le modifiche in Jira Service Management.

Le modifiche seguono spesso percorsi molto diversi o non strutturati, con conseguente imprevedibilità e minore efficienza. Questa mancanza di standardizzazione rende difficile mantenere la qualità e semplificare le operazioni. ProcessMind ricostruisce visivamente tutti i percorsi effettivi delle richieste di modifica e mette in evidenza le deviazioni più frequenti dal flusso previsto nella gestione delle modifiche di Jira Service Management. In questo modo emergono i passaggi superflui e le sequenze di attività incoerenti.

Anche le modifiche per cui è stata eseguita l’attività «Test eseguito» causano spesso problemi o malfunzionamenti durante la «Revisione post-implementazione». Questo segnala una debolezza nella fase di test, che può compromettere la stabilità. ProcessMind mette in relazione l’attività «Test eseguito» con gli esiti rilevati durante la «Revisione post-implementazione» o la «Modifica verificata». Aiuta a individuare gli schemi in cui determinate procedure di test non impediscono comunque il verificarsi di problemi nel processo di Jira Service Management.

Le modifiche con un «Livello di rischio» o un «Impatto» elevato procedono spesso senza una «Valutazione del rischio eseguita» approfondita, aumentando la probabilità di malfunzionamenti dopo l’implementazione. Ciò espone l’organizzazione a rischi operativi evitabili. ProcessMind analizza la relazione tra gli attributi «Livello di rischio» e «Impatto» di una modifica e l’accuratezza dell’attività «Valutazione del rischio eseguita». Evidenzia i casi in cui le modifiche ad alto rischio in Jira Service Management potrebbero non essere sottoposte a controlli adeguati, con conseguente aumento dei malfunzionamenti.

A volte le modifiche vengono avviate e completate in modo estemporaneo, aggirando del tutto il processo formale di richiesta. Questi interventi non pianificati possono causare interruzioni operative, conflitti e mancanza di tracciabilità storica. ProcessMind rileva le modifiche che si discostano in modo significativo dalla sequenza prevista «Richiesta di modifica creata» e «Modifica chiusa», individuando i casi in cui vengono omesse fasi essenziali come «Modifica pianificata» o «Modifica approvata». In questo modo fa emergere i processi ad hoc nascosti in Jira Service Management.

Spesso gli stakeholder non dispongono di una visione completa e aggiornata dello stato e dell’avanzamento delle richieste di modifica in corso. Questa visibilità limitata genera incertezza, aumenta le richieste di informazioni e rende difficile pianificare le attività dipendenti. ProcessMind offre una visione completa di ogni richiesta di modifica, da «Richiesta di modifica creata» a «Modifica chiusa». Mostra la fase corrente esatta e il percorso seguito, garantendo piena trasparenza sul processo di gestione delle modifiche in Jira Service Management.

L’attività «Revisione post-implementazione» subisce spesso ritardi significativi dopo l’implementazione di una modifica. Questo ciclo di feedback lento ostacola il miglioramento continuo e impedisce ai team di imparare rapidamente dai successi e dagli insuccessi. ProcessMind misura il tempo che intercorre tra «Modifica implementata» e «Revisione post-implementazione», individuando i casi e gli schemi ricorrenti di revisioni in ritardo. Mostra dove si verificano i ritardi nel processo di gestione delle modifiche di Jira Service Management e come incidono sui preziosi cicli di feedback.

Obiettivi tipici

Definisca i criteri di successo

Questo obiettivo mira a ridurre il tempo necessario per approvare le richieste di modifica, così che gli interventi critici possano avanzare più rapidamente. Approvazioni più rapide consentono di distribuire prima nuove funzionalità, correzioni di bug e aggiornamenti dell’infrastruttura, migliorando l’agilità dei servizi e riducendo l’impatto dei ritardi sulle operazioni aziendali. Si interviene così su un punto critico della gestione delle modifiche. ProcessMind individua le fasi di approvazione o i gruppi di approvazione che causano ritardi significativi in Jira Service Management. Evidenzia i percorsi di approvazione non standard e i punti in cui le modifiche si bloccano, consentendo di riconfigurare i flussi di lavoro, automatizzare le approvazioni di routine o ridistribuire le responsabilità di approvazione, con una possibile riduzione del tempo di ciclo del 20-30%.

Questo obiettivo consiste nel garantire che tutte le modifiche rispettino le politiche di governance prestabilite e i requisiti normativi. Impedire che modifiche non autorizzate aggirino i controlli è fondamentale per mantenere la stabilità dei sistemi, la sicurezza dei dati e la preparazione agli audit, riducendo i rischi legati alle modifiche non conformi in Jira Service Management. ProcessMind individua automaticamente tutti i percorsi effettivi delle modifiche e li confronta con i modelli previsti per rilevare le deviazioni, come controlli omessi o attività non autorizzate. Fornisce tracce verificabili di ogni modifica, aiuta a individuare le cause profonde delle non conformità e consente alle organizzazioni di rafforzare il rispetto delle procedure, con un possibile aumento dei tassi di conformità del 15-25%.

Questo obiettivo mira a ridurre sensibilmente il numero di modifiche rifiutate o che richiedono una rilavorazione sostanziale, migliorando la qualità delle richieste iniziali e delle fasi successive. Meno rifiuti significano meno lavoro sprecato, progressi più rapidi e costi operativi inferiori nella gestione delle modifiche in Jira Service Management. ProcessMind individua le fasi e gli attributi, come valutazioni dei rischi inadeguate o analisi dell’impatto incomplete, che causano spesso il rifiuto delle modifiche o rendono necessarie rilavorazioni. Identificando questi schemi, consente di pianificare interventi formativi mirati, modifiche al processo o miglioramenti dei template, con una possibile riduzione delle rilavorazioni del 10-20% e un aumento delle richieste approvate al primo tentativo.

Questo obiettivo si concentra sull’individuazione e la risoluzione dei punti del processo di modifica in cui il lavoro si accumula o rallenta sensibilmente. Eliminare questi colli di bottiglia rende il flusso delle modifiche più regolare e continuo, previene i ritardi e aumenta la capacità di elaborazione, aspetti essenziali per una gestione efficiente delle modifiche in Jira Service Management. ProcessMind mappa visivamente l’intero percorso delle modifiche e mette in evidenza le fasi o i passaggi di consegne caratterizzati da tempi di attesa insolitamente lunghi o code consistenti. Quantificando l’impatto di questi colli di bottiglia, consente di ridistribuire strategicamente le risorse, riprogettare il processo o avviare iniziative di automazione, con un possibile aumento complessivo della velocità del processo del 15-25%.

L’obiettivo è rispettare o superare con regolarità gli accordi sui livelli di servizio per la consegna e la risoluzione delle modifiche. Un maggiore rispetto degli SLA è fondamentale per la soddisfazione dei clienti, la qualità dei servizi e una gestione affidabile dei servizi IT in Jira Service Management. ProcessMind confronta la durata delle modifiche con gli obiettivi SLA definiti per i diversi tipi di modifica o livelli di priorità. Individua le attività o i percorsi che causano violazioni degli SLA, ad esempio tempi di attesa prolungati per determinate approvazioni o fasi di implementazione, consentendo interventi tempestivi e modifiche al processo che possono aumentare il rispetto degli SLA del 10-20%.

Questo obiettivo mira a garantire che le risorse, siano esse persone o sistemi, vengano utilizzate in modo efficiente per tutte le iniziative di modifica, evitando sovraccarichi e tempi di inattività. Una gestione efficace delle risorse riduce i ritardi e i costi operativi e favorisce l’esecuzione regolare delle attività di gestione delle modifiche in Jira Service Management. ProcessMind analizza la durata delle attività e l’assegnazione delle risorse, individuando i casi di sovrautilizzo che creano code e quelli di utilizzo insufficiente. Fornisce informazioni basate sui dati sulla domanda e sulla capacità delle risorse, consentendo di bilanciare il carico di lavoro e di ottenere possibili risparmi del 5-10% sui costi legati alle risorse.

Questo obiettivo mira a ridurre le differenze nel modo in cui vengono gestite le modifiche, favorendo il rispetto delle migliori pratiche e dei flussi di lavoro prestabiliti. Un’esecuzione standardizzata rende i risultati più prevedibili, riduce gli errori, semplifica la formazione e migliora l’efficienza operativa complessiva della gestione delle modifiche in Jira Service Management. ProcessMind individua automaticamente tutte le varianti effettive del processo e mette in evidenza le deviazioni dal percorso ideale o più efficiente. Quantifica l’impatto della mancata standardizzazione sui tempi di ciclo e sui costi, consentendo alle organizzazioni di favorire i percorsi preferiti e ridurre le varianti del processo del 20-30%, con un conseguente aumento dell’efficienza.

L’obiettivo è garantire che le fasi di test nel ciclo di vita delle modifiche siano approfondite e individuino i potenziali problemi prima della distribuzione. Test efficaci riducono i problemi successivi all’implementazione, limitano le interruzioni dei servizi e riducono la necessità di costosi ripristini in Jira Service Management. ProcessMind può analizzare la correlazione tra durata e ambito dell’attività «Test eseguito» e il verificarsi di problemi durante la «Revisione post-implementazione» o di incidenti successivi legati alla modifica. Aiuta a individuare schemi di test insufficienti e a perfezionare i protocolli, con una possibile riduzione del 10-15% dei problemi successivi alla distribuzione.

Questo obiettivo mira a migliorare l’affidabilità e la precisione delle valutazioni dei rischi per ogni modifica, così da individuare e mitigare correttamente i potenziali problemi. Valutazioni più accurate favoriscono decisioni migliori, riducono gli imprevisti e aumentano la stabilità dei servizi gestiti tramite Jira Service Management. ProcessMind può collegare l’attività «Valutazione del rischio eseguita» agli esiti successivi «Modifica verificata» o «Modifica chiusa», individuando in particolare le modifiche che, pur presentando un rischio iniziale elevato, causano comunque errori o rilavorazioni. Analizzando gli attributi e i percorsi che portano a valutazioni imprecise, aiuta a perfezionare i criteri di valutazione del rischio e a ridurre gli errori imprevisti del 5-10%.

L’obiettivo è ridurre al minimo le modifiche improvvisate o urgenti che aggirano i processi standard e spesso causano interruzioni operative e un aumento dei rischi. Ridurre le modifiche non pianificate contribuisce a creare un ambiente IT più stabile e prevedibile, migliorando l’affidabilità dei servizi e l’efficienza della pianificazione. ProcessMind individua le modifiche che seguono percorsi insoliti o abbreviati, spesso indicativi di interventi non pianificati o urgenti. Mettendole in relazione con gli incidenti successivi o con i cali delle prestazioni, aiuta a comprendere le cause profonde delle modifiche improvvisate, consentendo alle organizzazioni di ridurne la frequenza del 10-15% e di gestire le modifiche in modo più controllato.

Questo obiettivo mira a offrire alle parti interessate una visione chiara e aggiornata dello stato e dell’avanzamento di tutte le richieste di modifica. Una maggiore trasparenza migliora la comunicazione, consente di gestire le aspettative in modo proattivo e favorisce decisioni più efficaci durante l’intero ciclo di gestione delle modifiche in Jira Service Management. ProcessMind crea visualizzazioni complete basate sui dati per ogni modifica in corso, mostrando la fase attuale, la cronologia e la data di completamento prevista sulla base dei dati storici. Questo monitoraggio in tempo reale dei processi offre una visibilità approfondita e aiuta i team a individuare le modifiche bloccate e a comunicare aggiornamenti precisi alle parti interessate.

L’obiettivo è ridurre il tempo necessario per svolgere le revisioni successive all’implementazione (PIR) dopo il rilascio di una modifica. Svolgerle tempestivamente è fondamentale per raccogliere gli insegnamenti, verificare l’esito della modifica e individuare rapidamente eventuali effetti imprevisti, favorendo il miglioramento continuo della gestione delle modifiche in Jira Service Management. ProcessMind evidenzia le modifiche per cui l’attività «Revisione successiva all’implementazione» viene ritardata o omessa dopo «Modifica implementata» e «Modifica verificata». Può individuare le cause dei ritardi, come la disponibilità delle risorse o l’assenza di un chiaro evento di avvio, consentendo di adeguare il processo, completare le PIR con il 20-30% di anticipo e garantire un riscontro tempestivo.

Il percorso di miglioramento in 6 passaggi per la gestione delle modifiche

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Scarichi il template Excel preconfigurato per i processi di gestione delle modifiche. La struttura del template consente di organizzare correttamente i dati e di analizzarli al meglio.

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Perché è importante

Una struttura standardizzata dei dati è fondamentale per analizzare correttamente il processo, prevenire problemi e acquisire tutte le informazioni utili al miglioramento.

Risultato atteso

Un template Excel pronto all’uso, strutturato per i dati di gestione delle modifiche provenienti da Jira Service Management.

INFORMAZIONI PRINCIPALI

Scopra come si svolge davvero il processo di gestione delle modifiche

ProcessMind offre visualizzazioni interattive del processo di gestione delle modifiche. Potrà vedere chiaramente ogni passaggio e individuare le aree in cui è possibile migliorare sensibilmente l’efficienza.

Individui i ritardi nelle approvazioni e i colli di bottiglia nascosti
Verifichi la conformità alle politiche di gestione delle modifiche
Semplifichi i flussi di lavoro delle modifiche per accelerare le distribuzioni
Ottimizzi l’intero processo di gestione delle modifiche

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

RISULTATI TIPICI

Eccellenza nella gestione delle modifiche

Questi risultati illustrano i miglioramenti misurabili che le organizzazioni ottengono in genere utilizzando il Process Mining per ottimizzare i flussi di lavoro di gestione delle modifiche in Jira Service Management. Individuando i colli di bottiglia e le inefficienze, le aziende possono snellire le approvazioni, accelerare i rilasci e ridurre gli errori.

0 %

Cicli di approvazione più rapidi

Riduzione media dei tempi di approvazione

Individui e rimuova i colli di bottiglia nel flusso di lavoro di approvazione, così che le modifiche critiche procedano senza ritardi evitabili. In questo modo si accelera l’intero processo di rilascio delle modifiche.

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Meno rilavorazioni e rifiuti

Riduzione delle modifiche da ripresentare

Individui le cause profonde dei rifiuti e delle rilavorazioni, come informazioni incomplete o criteri poco chiari. In questo modo migliora la qualità delle richieste iniziali e riduce gli sforzi sprecati.

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Maggiore conformità

Meno modifiche non autorizzate

Rilevi automaticamente e segnali gli scostamenti dai processi standard o le implementazioni di modifiche non autorizzate. In questo modo rafforza le tracce di audit e il rispetto dei controlli.

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Migliore rispetto degli SLA

Più modifiche completate nei tempi previsti

Individui con chiarezza le modifiche a rischio di non rispettare le date di completamento previste. Intervenga tempestivamente sui problemi per aumentare il numero di modifiche che rispettano gli accordi sui livelli di servizio.

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Meno problemi dopo l’implementazione

Riduzione degli incidenti successivi alle modifiche

Analizzi l’efficacia dei test e delle fasi di implementazione per ridurre le interruzioni dei servizi. In questo modo i sistemi risultano più stabili dopo le modifiche e diminuiscono i costi di risoluzione degli incidenti.

I risultati variano in base alla complessità del processo e alla qualità dei dati. Le cifre indicano i miglioramenti tipici osservati nelle implementazioni.

Dati consigliati

Inizi dagli attributi e dalle attività più importanti, poi aggiunga altri elementi secondo necessità.

Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

Attributi

Dati chiave da acquisire per l’analisi

Identificativo univoco di una singola richiesta di modifica, che raggruppa tutte le attività correlate dalla creazione alla chiusura.

Perché è importante

È l’identificativo fondamentale del caso, che consente di seguire l’intero percorso di una richiesta di modifica e analizzarne i risultati.

Nome di uno specifico evento aziendale o di un’attività che si è verificata nel processo di gestione delle modifiche.

Perché è importante

Definisce i passaggi del processo ed è essenziale per ricostruire le mappe dei processi, analizzare le varianti e individuare i colli di bottiglia.

Timestamp esatto che indica quando si è verificata una specifica attività o un evento.

Perché è importante

Questo timestamp è la base per tutte le analisi dei risultati e della durata: consente di calcolare i tempi di ciclo e individuare i ritardi.

Stato attuale o storico della richiesta di modifica al momento dell’evento.

Perché è importante

Consente di seguire con chiarezza l’avanzamento e l’esito finale di una richiesta di modifica, aspetti fondamentali per analizzare i volumi gestiti e le rilavorazioni.

La classificazione della modifica, ad esempio Standard, Normale o Emergenza.

Perché è importante

Consente di segmentare il processo e analizzare flussi di lavoro diversi, ad esempio le modifiche standard e quelle di emergenza, che presentano aspettative di prestazione e rischi specifici.

L’utente attualmente responsabile di intervenire sulla richiesta di modifica.

Perché è importante

Consente di analizzare le prestazioni delle risorse e la distribuzione del carico di lavoro, individuando i colli di bottiglia a livello individuale o di team.

Il livello di rischio stimato per la modifica, ad esempio Basso, Medio o Alto.

Perché è importante

Consente di verificare l’efficacia dei controlli di processo e dei flussi di lavoro di approvazione per i diversi profili di rischio e di mettere in relazione il rischio con il tasso di modifiche non riuscite.

Il livello di priorità assegnato alla richiesta di modifica, che ne indica l’importanza per l’azienda.

Perché è importante

Consente di analizzare le prestazioni del processo in base alle priorità aziendali e di verificare che le modifiche critiche vengano accelerate come previsto.

La data prevista o la scadenza stabilita dall’accordo sul livello del servizio (SLA) per completare la richiesta di modifica.

Perché è importante

È il dato principale per calcolare il rispetto degli SLA e individuare le modifiche a rischio di superare la scadenza.

Indica se la richiesta di modifica è stata completata entro la data prevista.

Perché è importante

Fornisce un esito chiaro e binario delle prestazioni SLA per ogni caso, semplificando la reportistica e l’analisi del rispetto degli SLA.

Attività

Fasi del processo da monitorare e ottimizzare

Indica la creazione iniziale di una richiesta di modifica in Jira Service Management. L’evento viene registrato esplicitamente con un timestamp di creazione quando una nuova segnalazione di tipo «Change» viene salvata per la prima volta.

Perché è importante

È il punto di partenza di tutte le richieste di modifica, fondamentale per misurare il tempo di attraversamento complessivo e analizzare nel tempo il volume delle modifiche in ingresso.

Indica che la richiesta di modifica ha superato la revisione iniziale e attende una decisione formale del Change Advisory Board (CAB) o degli approvatori designati. Si rileva da un cambio di stato nel flusso di lavoro, ad esempio il passaggio a «In attesa di approvazione» o «In attesa del CAB».

Perché è importante

Questa attività è fondamentale per misurare i tempi di attesa dell’approvazione e individuare i colli di bottiglia nella fase decisionale, che incidono direttamente sul KPI relativo al tempo di ciclo di approvazione delle modifiche.

È una tappa fondamentale: la modifica è stata formalmente approvata per l’implementazione. In quasi tutti i casi si ricava dal passaggio a uno stato come «Approvato» o «Pronta per l’implementazione» nel flusso di lavoro Jira.

Perché è importante

Questo evento segna la fine del ciclo di approvazione e l’inizio della fase di implementazione. È essenziale per misurare i tempi di approvazione e monitorare le modifiche non autorizzate.

È una tappa fondamentale che indica il completamento del lavoro relativo alla modifica. Si rileva dal passaggio a uno stato come «Implementata» o «In attesa di verifica» nel flusso di lavoro Jira.

Perché è importante

Segna la fine della fase di implementazione ed è fondamentale per calcolare il relativo tempo di attraversamento. Avvia inoltre le attività di revisione e verifica successive all’implementazione.

Indica la chiusura definitiva della richiesta di modifica, una volta completate tutte le attività correlate. Si rileva quando lo stato della segnalazione Jira passa a uno stato finale di risoluzione, come «Chiusa» o «Completata».

Perché è importante

È il principale punto finale del processo. Serve a calcolare il tempo di ciclo complessivo e a verificare il rispetto degli SLA.

Domande frequenti

In che modo il Process Mining aiuta concretamente a migliorare la gestione delle modifiche in Jira Service Management?

Il Process Mining analizza i log delle richieste di modifica in Jira Service Management per visualizzare il flusso effettivo delle modifiche. Individua i colli di bottiglia, rileva gli scostamenti dai processi standard e mette in evidenza problemi come approvazioni lente o rilavorazioni frequenti. Questa visibilità consente di intervenire su inefficienze specifiche e ottenere miglioramenti misurabili.

Quali dati servono da Jira Service Management per il Process Mining?

Servono principalmente gli Event Log delle richieste di modifica, in particolare l’ID della richiesta, le descrizioni delle attività o gli stati e i relativi timestamp. Altri attributi, come l’assegnatario, il tipo di modifica o il progetto, possono arricchire l’analisi. Questi dati consentono di ricostruire l’intero percorso di ogni modifica.

Come si estraggono da Jira Service Management i dati necessari?

In genere, i dati si possono estrarre con le funzioni di reportistica integrate in Jira, tramite l’API REST oppure accedendo direttamente al database sottostante, se autorizzati. L’obiettivo è ottenere un set di dati strutturato che contenga l’identificativo del caso, l’attività e il timestamp di ogni evento. Molti strumenti di Process Mining offrono anche connettori per sistemi diffusi come Jira.

Quali miglioramenti ci si può aspettare nella gestione delle modifiche dopo aver adottato il Process Mining?

È possibile accelerare i cicli di approvazione individuando e rimuovendo i colli di bottiglia, migliorare la conformità rilevando le modifiche non autorizzate e ridurre le rilavorazioni individuando le cause profonde dei rifiuti. In definitiva, si ottengono risultati migliori rispetto agli accordi sui livelli di servizio, un’allocazione più efficiente delle risorse e un processo di rilascio delle modifiche più efficace.

Quanto tempo occorre in genere per ottenere risultati dal Process Mining applicato alla gestione delle modifiche?

Le prime informazioni utili si possono spesso ottenere entro poche settimane dall’estrazione e dall’analisi dei dati, a seconda della loro qualità e della complessità del processo. Una volta individuati e attuati, i miglioramenti significativi possono richiedere alcuni mesi prima di produrre effetti pienamente visibili e misurabili. Si tratta di un processo iterativo di analisi e ottimizzazione.

Il Process Mining può contribuire a ridurre i rifiuti delle modifiche e le rilavorazioni?

Sì. Il Process Mining individua con precisione le fasi della gestione delle modifiche in cui si verificano spesso rifiuti o rilavorazioni e rileva le attività o le condizioni precedenti che contribuiscono a questi problemi. Comprendendone le cause profonde, è possibile attuare interventi mirati per snellire i processi e ridurre le inefficienze costose.

Per applicare il Process Mining alla gestione delle modifiche servono competenze IT specialistiche?

Una conoscenza tecnica iniziale può essere utile per estrarre e preparare i dati, ma le moderne piattaforme di Process Mining sono progettate anche per gli utenti aziendali. Molti strumenti offrono interfacce intuitive e connettori automatici per i dati. La presenza nel team di un analista dei dati o di un esperto di processi può tuttavia aumentare notevolmente la profondità e la rapidità dell’analisi.

In che modo il Process Mining aiuta a gestire problemi come il mancato rispetto degli accordi sui livelli di servizio (SLA) nella gestione delle modifiche?

Il Process Mining visualizza la durata effettiva di ogni passaggio e dei cicli complessivi delle modifiche, consentendo di individuare con precisione i ritardi e le modifiche a rischio di mancato rispetto degli SLA. Può mettere in evidenza i gruppi di approvazione o le fasi che causano ritardi con regolarità. Queste informazioni basate sui dati consentono di intervenire in modo proattivo e riprogettare il processo per raggiungere gli obiettivi degli SLA con maggiore affidabilità.

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