Il template dei dati per l’elaborazione delle paghe
Il template dei dati per l’elaborazione delle paghe
- Attributi consigliati per i record delle paghe
- Tappe fondamentali del processo, dall’invio al pagamento
- Indicazioni per l’estrazione specifiche per Workday Payroll
Attributi dell’elaborazione delle paghe
| Nome | Descrizione | ||
|---|---|---|---|
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Attività
ActivityName
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Nome del passaggio o dell’evento di processo eseguito. | ||
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Descrizione
Questo attributo registra l’azione specifica o il cambiamento di stato che si verifica durante il ciclo paghe. I valori corrispondono ai passaggi standard dei processi aziendali in Workday, come 'Time Sheet Submitted', 'Payroll Record Created' o 'Payment Executed'. Questo campo è essenziale per l’individuazione dei processi e l’analisi delle varianti.
Perché è importante
Definisce la sequenza degli eventi ed è indispensabile per ricostruire la mappa del processo.
Dove reperirli
'Business Process Transactions' o registri di audit di Workday.
Esempi
Foglio presenze inviatoRetribuzione lorda calcolataFile per il bonifico bancario generatoEccezione di audit segnalata
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Ora di inizio
EventTimestamp
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Data e ora esatte in cui si è verificata l’attività. | ||
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Descrizione
Questo attributo registra la data e l’ora di avvio o completamento di una specifica attività. Fornisce la dimensione temporale necessaria per calcolare i tempi di ciclo e le durate e individuare i colli di bottiglia. In Workday corrisponde al 'Completed Moment' o all’'Effective Moment' del passaggio del processo aziendale.
Perché è importante
È necessario per ordinare gli eventi cronologicamente e calcolare tutti i KPI basati sul tempo.
Dove reperirli
Cronologia dei processi aziendali Workday: 'Completed Date/Time'.
Esempi
2023-10-01T09:15:00Z2023-10-05T14:30:22Z2023-10-25T11:00:00Z
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Record paghe
PayrollRecordId
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Identificativo univoco del record paghe, composto dal dipendente e dal periodo di paga. | ||
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Descrizione
Questo attributo funge da identificativo centrale del caso per il processo. Identifica in modo univoco una singola elaborazione paghe per uno specifico dipendente e periodo di paga. In Workday corrisponde concettualmente all’intersezione tra Worker, Period e Pay Group. Tutte le attività, dall’invio del foglio presenze all’esecuzione del pagamento finale, vengono raggruppate sotto questo ID per consentire l’analisi del processo end-to-end.
Perché è importante
È il CaseId obbligatorio che riunisce tutti gli eventi scollegati in una traccia di processo coerente.
Dove reperirli
Workday Report Writer: estrarre dall’oggetto aziendale 'Payroll Result', in genere usando una chiave composta da Employee_ID e Period_Reference.
Esempi
PAY-2023-10-US-E10045PAY-2023-10-UK-E99231PAY-2023-11-FR-E44122
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Sistema di origine
SourceSystem
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Sistema di registrazione da cui provengono i dati. | ||
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Descrizione
Questo attributo identifica il sistema software in cui è stato registrato l’evento. Per questo processo, il valore sarà prevalentemente 'Workday Payroll'. È essenziale negli ambienti con più sistemi per tracciare la provenienza dei dati e garantire che l’analisi utilizzi il contesto corretto.
Perché è importante
Consente di tracciare la provenienza dei dati nelle configurazioni di Process Mining che coinvolgono più sistemi.
Dove reperirli
Impostato durante l’estrazione o configurato nella pipeline ETL.
Esempi
Paghe WorkdayWorkday HCM
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Ultimo aggiornamento dei dati
LastDataUpdate
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Data e ora dell’estrazione o dell’ultimo aggiornamento dei dati. | ||
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Descrizione
Questo attributo indica quando il record è stato aggiornato l’ultima volta nel modello di dati di Process Mining. Serve a monitorare l’aggiornamento dei dati e a individuare eventuali ritardi di sincronizzazione tra il sistema di origine e l’ambiente di analisi.
Perché è importante
Aiuta gli analisti a capire quanto siano aggiornati i dati.
Dove reperirli
Ora di sistema al momento dell’esecuzione ETL.
Esempi
2023-11-01T00:00:00Z2023-11-02T12:00:00Z
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Automatizzata
IsAutomated
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Indicatore che specifica se l’attività è stata eseguita dal sistema. | ||
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Descrizione
Questo attributo booleano indica se un passaggio specifico è stato eseguito dal sistema Workday, ad esempio un calcolo programmato, o da un utente. È essenziale per calcolare 'ActivityAutomationCost' e individuare opportunità per aumentare l’elaborazione senza interventi manuali.
Perché è importante
Fondamentale per l’analisi dell’automazione e la stima dei costi.
Dove reperirli
Verifica Workday: controllare se Actor è «System» o è diverso da «Worker».
Esempi
truefalse
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Centro di costo
CostCenter
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Reparto o centro di costo associato al record paghe. | ||
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Descrizione
Questo attributo associa il record paghe a una specifica unità organizzativa. Consente di confrontare i risultati tra reparti diversi e di individuare quelli che causano spesso ritardi, ad esempio nell’approvazione dei fogli presenze, o presentano tassi di errore elevati.
Perché è importante
Essenziale per le Dashboard 'Prestazioni di approvazione dei fogli presenze' ed 'Eccezioni di audit'.
Dove reperirli
Oggetto Worker di Workday: 'Cost Center' o 'Supervisory Organization'.
Esempi
CC-501 FinanzaCC-202 IngegneriaCC-101 Risorse umane
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Gruppo retributivo
PayGroup
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Il raggruppamento dei dipendenti ai fini dell’elaborazione delle retribuzioni. | ||
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Descrizione
Questo attributo identifica il raggruppamento logico dei dipendenti che condividono lo stesso periodo di paga e le stesse regole di elaborazione (ad esempio, «Stipendiati mensili USA»). È un concetto fondamentale di Workday, utilizzato per segmentare l’analisi nel «Payroll Preview Iteration Tracker» e nel «Tax Calculation Efficiency Monitor».
Perché è importante
Dimensione principale per la segmentazione operativa in Workday.
Dove reperirli
Workday Worker/Payroll Result: «Pay Group».
Esempi
Stipendiati mensili USARetribuzione oraria settimanale Regno UnitoDirigenti Francia
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Motivo della correzione
CorrectionReason
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Il codice del motivo selezionato durante la correzione dei dati. | ||
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Descrizione
Questo attributo registra il motivo selezionato dall’utente per l’attività «Data Correction Performed». Fornisce il dettaglio necessario alla Dashboard «Manual Correction and Rework Analysis» per individuare le cause profonde, ad esempio «Modifica retroattiva» o «Errore di inserimento».
Perché è importante
Elemento chiave per l’analisi delle cause profonde delle rilavorazioni.
Dove reperirli
Workday: campo «Reason» nel processo aziendale Rescind/Correct.
Esempi
Modifica retroattiva della retribuzioneRettifica del foglio presenzeAggiornamento della scelta dei benefit
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Paese
Country
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Paese o giurisdizione fiscale del record paghe. | ||
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Descrizione
Questo attributo indica la principale area geografica a cui si riferisce il calcolo delle paghe. È fondamentale per la Dashboard 'Standardizzazione globale del tempo di ciclo', che consente alle organizzazioni di confrontare i risultati in contesti normativi diversi e isolare i problemi specifici di una regione.
Perché è importante
Supporta l’analisi della 'Variabilità regionale del tempo di ciclo' e della standardizzazione globale.
Dove reperirli
Oggetto Worker di Workday: 'Primary Work Location' -> Paese.
Esempi
Stati UnitiRegno UnitoFranciaGermania
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Periodo di paga
PayPeriod
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Intervallo di tempo a cui si riferisce il record paghe. | ||
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Descrizione
Questo attributo identifica il ciclo paghe, ad esempio 'Ottobre 2023 - due volte al mese'. Viene usato per raggruppare i record e confrontare periodi diversi ed è essenziale per la logica dell’identificativo del caso 'Payroll Record'.
Perché è importante
Fondamentale per raggruppare i casi e svolgere analisi temporali.
Dove reperirli
Risultato paghe Workday: 'Period'.
Esempi
2023-10 Mensile2023-W42 Settimanale2023-11 Due volte al mese
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Specialista paghe
PayrollSpecialist
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Utente o lavoratore che ha eseguito l’attività. | ||
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Descrizione
Questo attributo identifica la persona o l’account di sistema responsabile dell’esecuzione dell’attività. In Workday corrisponde all’'Actor' associato al passaggio del processo aziendale. È fondamentale per analizzare la produttività delle risorse, la separazione dei compiti e la distribuzione del carico di lavoro.
Perché è importante
Consente di analizzare la produttività degli specialisti e i colli di bottiglia legati alle risorse.
Dove reperirli
Cronologia dei processi aziendali Workday: campo 'Actor'.
Esempi
John SmithAccount di sistemaMaria GarciaPayrollBatchBot
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Tipo di elaborazione paghe
PayrollRunType
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Categoria dell’elaborazione paghe, ad esempio ordinaria, fuori ciclo o bonus. | ||
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Descrizione
Questo attributo classifica la natura dell’elaborazione paghe. Distinguere tra elaborazioni 'Regular', 'Correction' e 'On-Demand' è fondamentale per l’analisi, poiché quelle fuori ciclo rappresentano spesso rilavorazioni o eccezioni che alterano gli indicatori standard.
Perché è importante
Consente di segmentare i processi standard e quelli in deroga.
Dove reperirli
Workday Payroll: 'Run Category' o 'Result Type'.
Esempi
OrdinariaFuori cicloSu richiestaRettifica di fine anno
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Area geografica
Region
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Area geografica più ampia, ad esempio EMEA, APAC o NA. | ||
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Descrizione
Questo attributo raggruppa i paesi in aree operative più ampie. Supporta il KPI 'Variabilità regionale del tempo di ciclo', consentendo di confrontare a livello generale le operazioni paghe nei principali mercati, come Nord America, EMEA e APAC.
Perché è importante
Agevola il confronto generale dei risultati tra aree geografiche.
Dove reperirli
Ricavato dal paese o dal campo 'Region' di Worker.
Esempi
Nord AmericaEMEAAPACAmerica Latina
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Importo della retribuzione lorda
GrossPayAmount
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Importo totale della retribuzione lorda calcolata per il record. | ||
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Descrizione
Questo attributo contiene il valore monetario lordo calcolato prima delle trattenute. Pur essendo spesso un dato sensibile, può fungere da indicatore della complessità e del rischio. Nel Process Mining, consente di analizzare se i record di importo più elevato sono sottoposti a controlli di audit più rigorosi o richiedono più tempo per l’approvazione.
Perché è importante
Utilizzato come attributo dimensionale per l’analisi della complessità, se le autorizzazioni lo consentono.
Dove reperirli
Righe del risultato paghe Workday: somma delle componenti della retribuzione lorda.
Esempi
5000.002500.5010000.00
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Numero di iterazioni dell’anteprima
PreviewIterationCount
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Il numero complessivo di passaggi di anteprima per questo record. | ||
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Descrizione
Questa metrica calcolata conta quante volte è stata eseguita l’attività «Payroll Result Previewed» per un caso specifico. Un valore elevato indica difficoltà nel stabilizzare i dati ed è il dato principale utilizzato dal «Payroll Preview Iteration Tracker».
Perché è importante
Misura l’efficienza del processo e la stabilità della qualità dei dati.
Dove reperirli
Calcolato: numero di attività «Payroll Result Previewed» per CaseId.
Esempi
1312
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Scadenza di elaborazione SLA
SLAProcessingDeadline
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La scadenza prevista per generare il file dei bonifici. | ||
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Descrizione
Questo attributo definisce la scadenza contrattuale o interna entro cui deve essere eseguita l’attività «Bank Transfer File Generated». Viene utilizzato per calcolare il «Bank Transfer SLA Adherence Rate» e visualizzare la conformità nella Dashboard.
Perché è importante
Base di riferimento per il calcolo della conformità agli SLA.
Dove reperirli
Derivato dalla data di fine del periodo di paga più uno scostamento configurabile (ad esempio, 2 giorni).
Esempi
2023-10-28T17:00:00Z2023-11-28T17:00:00Z
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Stato della dichiarazione fiscale
TaxFilingStatus
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Lo stato della dichiarazione fiscale successiva all’elaborazione delle retribuzioni. | ||
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Descrizione
Questo attributo tiene traccia dello stato di completamento della rendicontazione prevista dalla legge. Viene utilizzato insieme all’attività «Tax Filing Completed» per alimentare la Dashboard «Post-Cycle Tax Filing Velocity» e garantire la conformità normativa.
Perché è importante
Fondamentale per il monitoraggio della conformità e dei rischi.
Dove reperirli
Workday Payroll: cronologia delle dichiarazioni fiscali o stato dell’integrazione.
Esempi
In sospesoCompletataRifiutata
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Stato di conformità agli SLA
SLAComplianceStatus
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Indica se il bonifico è stato generato nei tempi previsti. | ||
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Descrizione
Questo attributo calcolato confronta l’ora effettiva dell’attività «Bank Transfer File Generated» con la «SLA Processing Deadline». Valori come «Rispettata» o «Non rispettata» consentono di individuare subito i problemi di prestazioni nella Dashboard «Bank Transfer and SLA Compliance».
Perché è importante
Alimenta direttamente il KPI di conformità agli SLA.
Dove reperirli
Calcolato: se EventTime <= SLAProcessingDeadline, allora «Rispettata», altrimenti «Non rispettata».
Esempi
RispettataNon rispettataA rischio
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Tipo di eccezione di audit
AuditExceptionType
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La categoria dell’errore di audit rilevato durante il ciclo. | ||
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Descrizione
Questo attributo classifica la regola specifica che ha generato l’evento «Audit Exception Flagged». Tra gli esempi figurano «Retribuzione netta negativa», «Scostamento > 10%» o «Codice fiscale mancante». Alimenta la vista «Audit Exception and Quality Control».
Perché è importante
Individua specifici problemi di qualità dei dati su cui intervenire.
Dove reperirli
Report di audit Workday o risultati delle regole di convalida.
Esempi
Retribuzione netta negativaScostamento elevatoCodice fiscale mancante
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Attività di elaborazione delle paghe
| Attività | Descrizione | ||
|---|---|---|---|
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Correzione dei dati eseguita
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Intervento manuale con cui uno specialista paghe modifica i dati di input o sovrascrive i valori calcolati in un risultato paghe. Indica che il calcolo iniziale non era corretto. | ||
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Perché è importante
Misura direttamente le rilavorazioni. Ridurre questa attività è uno degli obiettivi principali delle iniziative di automazione e di miglioramento della qualità dei dati.
Dove reperirli
Audit Trail di Workday per l’oggetto Pay Result. Cercare gli eventi 'Field Edit' eseguiti dagli utenti, non dal sistema, dopo il calcolo iniziale.
Acquisizione
Registrato quando l’utente conferma le modifiche a Pay Result
Tipo di evento
explicit
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Eccezione di audit segnalata
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Il sistema rileva un errore di convalida o un avviso di audit intelligente sul risultato paghe. Lo stato del risultato diventa 'Error' o 'Requires Action'. | ||
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Perché è importante
È fondamentale per misurare la conformità e la qualità dei dati. Le eccezioni frequenti aumentano il costo per cedolino e ritardano la finalizzazione.
Dove reperirli
Campo Pay Result Status di Workday. Individuare i passaggi allo stato 'Error' o la creazione di avvisi 'Smart Audit'.
Acquisizione
Confrontare il campo di stato prima e dopo il calcolo
Tipo di evento
inferred
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File per il bonifico bancario generato
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Creazione del file di trasmissione bancaria (ad esempio, NACHA o SEPA) contenente le istruzioni per il pagamento netto. Avviene durante il processo 'Settlement Run'. | ||
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Perché è importante
Misura il rispetto degli SLA per l’invio dei pagamenti. Eventuali ritardi in questa fase mettono a rischio la data effettiva di pagamento.
Dove reperirli
Registri del processo Workday 'Run Settlement'. Cercare la generazione del 'Payment File' o il completamento dell’evento di liquidazione.
Acquisizione
Registrato quando Settlement Run genera l’output
Tipo di evento
explicit
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Foglio presenze approvato
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Approvazione formale delle ore registrate da parte di un responsabile o di un referente HR. Questa modifica di stato rende disponibili le ore per l’elaborazione tramite l’interfaccia paghe o il motore di calcolo. | ||
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Perché è importante
Calcola il ritardo nell’approvazione. Le ore non approvate sono una delle cause principali delle rettifiche retroattive e delle rilavorazioni nei periodi di paga successivi.
Dove reperirli
Cronologia del processo aziendale Workday Time Tracking. Cercare l’evento 'Step Completed' con tipo di passaggio 'Approval'.
Acquisizione
Registrato quando lo stato del passaggio di approvazione diventa Completed
Tipo di evento
explicit
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Foglio presenze inviato
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Invio iniziale dei dati sulle presenze da parte di un dipendente o di chi le registra nel modulo Time Tracking. Questo evento segna l’inserimento delle ore grezze nel flusso di sistema, prima della revisione da parte del responsabile. | ||
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Perché è importante
I ritardi nell’invio causano colli di bottiglia nelle fasi successive della finestra di calcolo delle retribuzioni. Monitorare questo passaggio consente di stabilire la base di riferimento per la durata dell’intero ciclo retributivo.
Dove reperirli
Registri di audit del processo aziendale Workday Time Tracking. Individuare la data e l’ora dell’evento 'Submit' per il periodo di paga pertinente.
Acquisizione
Registrato all’esecuzione dell’azione 'Submit Time'
Tipo di evento
explicit
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Pagamento eseguito
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Conferma che i fondi sono stati trasferiti o che l’assegno è stato stampato. È il completamento finanziario del record paghe. | ||
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Perché è importante
È la conclusione effettiva del processo dal punto di vista del dipendente. Confrontandola con l’ora di generazione del file per il bonifico bancario si individuano i ritardi nell’elaborazione bancaria.
Dove reperirli
Stato di liquidazione Workday. Cercare i cambiamenti di stato in 'Completed' o le conferme di ricezione dalla banca.
Acquisizione
Registrato quando lo stato di Settlement diventa Complete
Tipo di evento
explicit
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Record paghe approvato
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Finalizzazione del calcolo delle paghe di un lavoratore. Avviene durante il processo 'Run Pay Completion', che blocca il risultato impedendo ulteriori modifiche al calcolo. | ||
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Perché è importante
È una tappa fondamentale: segna la fine della fase di calcolo e l’inizio di quella di liquidazione. È essenziale per misurare il tempo di ciclo.
Dove reperirli
Registri dell’attività Workday 'Run Pay Completion'. Individuare il momento in cui lo stato di Pay Result diventa 'Complete' o 'Final'.
Acquisizione
Registrato all’esecuzione di 'Run Pay Completion'
Tipo di evento
explicit
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Record paghe creato
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Inizializzazione del risultato paghe di un lavoratore per un periodo specifico. Avviene spesso quando il processo Pay Calculation individua il lavoratore come idoneo all’elaborazione. | ||
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Perché è importante
Segna l’avvio ufficiale dell’elaborazione delle paghe nel motore paghe. È utile per distinguere la preparazione dei dati HR dall’effettiva elaborazione delle paghe.
Dove reperirli
Data e ora di creazione dell’oggetto 'Pay Result' di Workday Payroll oppure avvio del processo 'Run Pay Calculation' per il lavoratore.
Acquisizione
Registrato all’inizializzazione dell’oggetto Pay Result
Tipo di evento
explicit
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Retribuzione lorda calcolata
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Esecuzione del motore di calcolo che determina la retribuzione lorda in base alle ore, alle tariffe e ai piani retributivi. L’attività può ripetersi più volte in caso di correzione dei dati. | ||
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Perché è importante
Un numero elevato di iterazioni in questa fase indica problemi di qualità dei dati. È il passaggio centrale dell’elaborazione e quello che richiede più risorse di sistema e tempo.
Dove reperirli
Registri dell’attività Workday 'Run Pay Calculation'. Acquisire la data e l’ora di completamento del processo di calcolo per il lavoratore o il gruppo paghe interessato.
Acquisizione
Registrato al completamento del processo 'Run Pay Calculation'
Tipo di evento
explicit
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Anteprima del risultato paghe visualizzata
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Un utente visualizza il risultato paghe calcolato o l’anteprima del cedolino ('Payslip Preview'). Questa attività precede in genere l’approvazione e segna la fase di verifica. | ||
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Perché è importante
Più anteprime senza approvazione possono indicare incertezza o la necessità di verifiche al di fuori del sistema. L’attività aiuta ad analizzare il comportamento degli utenti durante il ciclo di revisione.
Dove reperirli
Registri degli accessi utente o cronologia delle esecuzioni dei report. Cercare gli eventi 'View' sull’istanza 'Pay Result' o l’esecuzione dei report 'View Payslip'.
Acquisizione
Registrato nei registri degli accessi al sistema (evento View)
Tipo di evento
explicit
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Cedolino pubblicato
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Disponibilità del cedolino definitivo affinché il dipendente possa visualizzarlo. In genere viene attivata al termine della liquidazione o in una data programmata. | ||
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Perché è importante
Influisce sulla soddisfazione dei dipendenti. Monitorare questa attività garantisce trasparenza e conformità alle leggi locali sul lavoro in materia di consegna dei prospetti retributivi.
Dove reperirli
Dedotto dal campo 'Payslip Available Date' configurato per il gruppo paghe oppure dalla data e ora di completamento del processo 'Generate Payslip'.
Acquisizione
Ricavare dalla configurazione di Payslip Available Date
Tipo di evento
inferred
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Dati sugli incentivi importati
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Importazione di dati retributivi esterni, come provvigioni, bonus o pagamenti una tantum, tramite Enterprise Interface Builder (EIB) o un connettore. L’operazione crea o aggiorna gli oggetti Input/One-Time Payment. | ||
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Perché è importante
Individua la latenza dell’integrazione. Verificare che i dati esterni arrivino prima della scadenza per il calcolo è fondamentale per l’accuratezza delle paghe.
Dove reperirli
Registri degli eventi del sistema di integrazione o Audit Trail per i processi aziendali 'Request One-Time Payment' o 'Input'.
Acquisizione
Registrato durante il caricamento EIB o la chiamata Web Service
Tipo di evento
explicit
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Dichiarazione fiscale completata
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Generazione e invio corretti delle dichiarazioni fiscali obbligatorie agli enti pubblici. Avviene dopo il pagamento. | ||
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Perché è importante
Garantisce la conformità normativa. I ritardi nelle attività successive al ciclo possono comportare sanzioni significative.
Dove reperirli
Registri di integrazione dei fornitori di servizi paghe di terze parti oppure completamento delle attività manuali 'Tax Filing' nella lista di controllo di chiusura del periodo.
Acquisizione
Registrato al completamento dell’evento Tax Integration
Tipo di evento
explicit
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Trattenute per benefit applicate
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Applicazione dei piani benefit e delle regole di trattenuta alla retribuzione lorda per determinare gli imponibili. Sebbene faccia in genere parte del calcolo principale, questa attività consente di isolare la fase di elaborazione delle trattenute. | ||
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Perché è importante
I ritardi di sincronizzazione tra HCM Benefits e Payroll causano spesso errori in questa fase. Isolarla aiuta a individuare problemi di configurazione o di flusso dei dati.
Dove reperirli
Dedotto dai dettagli del registro 'Run Pay Calculation' se vengono registrati sottoprocessi distinti per le trattenute, oppure ricavato dagli aggiornamenti della sezione 'Deductions' di Pay Result.
Acquisizione
Confrontare i campi delle trattenute di Pay Result prima e dopo il calcolo
Tipo di evento
inferred
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Guide all’estrazione
È pronto a iniziare?
Trasformi oggi stesso le operazioni relative alle paghe applicando questo template dei dati alla Sua istanza Workday. Il nostro team è a Sua disposizione per aiutarLa a gestire l’estrazione e l’analisi dei dati.
Ottimizzi oggi l’elaborazione delle paghe
Riduca del 30% il tempo di ciclo ed elimini le correzioni manuali in Workday
Non è richiesta la carta di credito... Configurazione in 5 minuti