Il template dei dati per l’elaborazione delle paghe

Paghe Workday
Il template dei dati per l’elaborazione delle paghe

Il template dei dati per l’elaborazione delle paghe

Questo template offre un quadro completo per acquisire i dati delle paghe da Workday Payroll e individuare colli di bottiglia e problemi di conformità. Indica gli attributi specifici necessari per l’analisi e le attività essenziali da monitorare durante il ciclo delle paghe. Seguendo questa guida, potrà strutturare gli Event Log in modo da ottenere la massima visibilità sulle operazioni di pagamento.
  • Attributi consigliati per i record delle paghe
  • Tappe fondamentali del processo, dall’invio al pagamento
  • Indicazioni per l’estrazione specifiche per Workday Payroll
Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

Attributi dell’elaborazione delle paghe

Questi sono i campi dati consigliati da includere nell’Event Log per analizzare nel dettaglio le prestazioni del ciclo delle paghe.
5 Obbligatorio 8 Consigliato 7 Facoltativo
Nome Descrizione
Attività
ActivityName
Nome del passaggio o dell’evento di processo eseguito.
Descrizione

Questo attributo registra l’azione specifica o il cambiamento di stato che si verifica durante il ciclo paghe. I valori corrispondono ai passaggi standard dei processi aziendali in Workday, come 'Time Sheet Submitted', 'Payroll Record Created' o 'Payment Executed'. Questo campo è essenziale per l’individuazione dei processi e l’analisi delle varianti.

Perché è importante

Definisce la sequenza degli eventi ed è indispensabile per ricostruire la mappa del processo.

Dove reperirli

'Business Process Transactions' o registri di audit di Workday.

Esempi
Foglio presenze inviatoRetribuzione lorda calcolataFile per il bonifico bancario generatoEccezione di audit segnalata
Ora di inizio
EventTimestamp
Data e ora esatte in cui si è verificata l’attività.
Descrizione

Questo attributo registra la data e l’ora di avvio o completamento di una specifica attività. Fornisce la dimensione temporale necessaria per calcolare i tempi di ciclo e le durate e individuare i colli di bottiglia. In Workday corrisponde al 'Completed Moment' o all’'Effective Moment' del passaggio del processo aziendale.

Perché è importante

È necessario per ordinare gli eventi cronologicamente e calcolare tutti i KPI basati sul tempo.

Dove reperirli

Cronologia dei processi aziendali Workday: 'Completed Date/Time'.

Esempi
2023-10-01T09:15:00Z2023-10-05T14:30:22Z2023-10-25T11:00:00Z
Record paghe
PayrollRecordId
Identificativo univoco del record paghe, composto dal dipendente e dal periodo di paga.
Descrizione

Questo attributo funge da identificativo centrale del caso per il processo. Identifica in modo univoco una singola elaborazione paghe per uno specifico dipendente e periodo di paga. In Workday corrisponde concettualmente all’intersezione tra Worker, Period e Pay Group. Tutte le attività, dall’invio del foglio presenze all’esecuzione del pagamento finale, vengono raggruppate sotto questo ID per consentire l’analisi del processo end-to-end.

Perché è importante

È il CaseId obbligatorio che riunisce tutti gli eventi scollegati in una traccia di processo coerente.

Dove reperirli

Workday Report Writer: estrarre dall’oggetto aziendale 'Payroll Result', in genere usando una chiave composta da Employee_ID e Period_Reference.

Esempi
PAY-2023-10-US-E10045PAY-2023-10-UK-E99231PAY-2023-11-FR-E44122
Sistema di origine
SourceSystem
Sistema di registrazione da cui provengono i dati.
Descrizione

Questo attributo identifica il sistema software in cui è stato registrato l’evento. Per questo processo, il valore sarà prevalentemente 'Workday Payroll'. È essenziale negli ambienti con più sistemi per tracciare la provenienza dei dati e garantire che l’analisi utilizzi il contesto corretto.

Perché è importante

Consente di tracciare la provenienza dei dati nelle configurazioni di Process Mining che coinvolgono più sistemi.

Dove reperirli

Impostato durante l’estrazione o configurato nella pipeline ETL.

Esempi
Paghe WorkdayWorkday HCM
Ultimo aggiornamento dei dati
LastDataUpdate
Data e ora dell’estrazione o dell’ultimo aggiornamento dei dati.
Descrizione

Questo attributo indica quando il record è stato aggiornato l’ultima volta nel modello di dati di Process Mining. Serve a monitorare l’aggiornamento dei dati e a individuare eventuali ritardi di sincronizzazione tra il sistema di origine e l’ambiente di analisi.

Perché è importante

Aiuta gli analisti a capire quanto siano aggiornati i dati.

Dove reperirli

Ora di sistema al momento dell’esecuzione ETL.

Esempi
2023-11-01T00:00:00Z2023-11-02T12:00:00Z
Automatizzata
IsAutomated
Indicatore che specifica se l’attività è stata eseguita dal sistema.
Descrizione

Questo attributo booleano indica se un passaggio specifico è stato eseguito dal sistema Workday, ad esempio un calcolo programmato, o da un utente. È essenziale per calcolare 'ActivityAutomationCost' e individuare opportunità per aumentare l’elaborazione senza interventi manuali.

Perché è importante

Fondamentale per l’analisi dell’automazione e la stima dei costi.

Dove reperirli

Verifica Workday: controllare se Actor è «System» o è diverso da «Worker».

Esempi
truefalse
Centro di costo
CostCenter
Reparto o centro di costo associato al record paghe.
Descrizione

Questo attributo associa il record paghe a una specifica unità organizzativa. Consente di confrontare i risultati tra reparti diversi e di individuare quelli che causano spesso ritardi, ad esempio nell’approvazione dei fogli presenze, o presentano tassi di errore elevati.

Perché è importante

Essenziale per le Dashboard 'Prestazioni di approvazione dei fogli presenze' ed 'Eccezioni di audit'.

Dove reperirli

Oggetto Worker di Workday: 'Cost Center' o 'Supervisory Organization'.

Esempi
CC-501 FinanzaCC-202 IngegneriaCC-101 Risorse umane
Gruppo retributivo
PayGroup
Il raggruppamento dei dipendenti ai fini dell’elaborazione delle retribuzioni.
Descrizione

Questo attributo identifica il raggruppamento logico dei dipendenti che condividono lo stesso periodo di paga e le stesse regole di elaborazione (ad esempio, «Stipendiati mensili USA»). È un concetto fondamentale di Workday, utilizzato per segmentare l’analisi nel «Payroll Preview Iteration Tracker» e nel «Tax Calculation Efficiency Monitor».

Perché è importante

Dimensione principale per la segmentazione operativa in Workday.

Dove reperirli

Workday Worker/Payroll Result: «Pay Group».

Esempi
Stipendiati mensili USARetribuzione oraria settimanale Regno UnitoDirigenti Francia
Motivo della correzione
CorrectionReason
Il codice del motivo selezionato durante la correzione dei dati.
Descrizione

Questo attributo registra il motivo selezionato dall’utente per l’attività «Data Correction Performed». Fornisce il dettaglio necessario alla Dashboard «Manual Correction and Rework Analysis» per individuare le cause profonde, ad esempio «Modifica retroattiva» o «Errore di inserimento».

Perché è importante

Elemento chiave per l’analisi delle cause profonde delle rilavorazioni.

Dove reperirli

Workday: campo «Reason» nel processo aziendale Rescind/Correct.

Esempi
Modifica retroattiva della retribuzioneRettifica del foglio presenzeAggiornamento della scelta dei benefit
Paese
Country
Paese o giurisdizione fiscale del record paghe.
Descrizione

Questo attributo indica la principale area geografica a cui si riferisce il calcolo delle paghe. È fondamentale per la Dashboard 'Standardizzazione globale del tempo di ciclo', che consente alle organizzazioni di confrontare i risultati in contesti normativi diversi e isolare i problemi specifici di una regione.

Perché è importante

Supporta l’analisi della 'Variabilità regionale del tempo di ciclo' e della standardizzazione globale.

Dove reperirli

Oggetto Worker di Workday: 'Primary Work Location' -> Paese.

Esempi
Stati UnitiRegno UnitoFranciaGermania
Periodo di paga
PayPeriod
Intervallo di tempo a cui si riferisce il record paghe.
Descrizione

Questo attributo identifica il ciclo paghe, ad esempio 'Ottobre 2023 - due volte al mese'. Viene usato per raggruppare i record e confrontare periodi diversi ed è essenziale per la logica dell’identificativo del caso 'Payroll Record'.

Perché è importante

Fondamentale per raggruppare i casi e svolgere analisi temporali.

Dove reperirli

Risultato paghe Workday: 'Period'.

Esempi
2023-10 Mensile2023-W42 Settimanale2023-11 Due volte al mese
Specialista paghe
PayrollSpecialist
Utente o lavoratore che ha eseguito l’attività.
Descrizione

Questo attributo identifica la persona o l’account di sistema responsabile dell’esecuzione dell’attività. In Workday corrisponde all’'Actor' associato al passaggio del processo aziendale. È fondamentale per analizzare la produttività delle risorse, la separazione dei compiti e la distribuzione del carico di lavoro.

Perché è importante

Consente di analizzare la produttività degli specialisti e i colli di bottiglia legati alle risorse.

Dove reperirli

Cronologia dei processi aziendali Workday: campo 'Actor'.

Esempi
John SmithAccount di sistemaMaria GarciaPayrollBatchBot
Tipo di elaborazione paghe
PayrollRunType
Categoria dell’elaborazione paghe, ad esempio ordinaria, fuori ciclo o bonus.
Descrizione

Questo attributo classifica la natura dell’elaborazione paghe. Distinguere tra elaborazioni 'Regular', 'Correction' e 'On-Demand' è fondamentale per l’analisi, poiché quelle fuori ciclo rappresentano spesso rilavorazioni o eccezioni che alterano gli indicatori standard.

Perché è importante

Consente di segmentare i processi standard e quelli in deroga.

Dove reperirli

Workday Payroll: 'Run Category' o 'Result Type'.

Esempi
OrdinariaFuori cicloSu richiestaRettifica di fine anno
Area geografica
Region
Area geografica più ampia, ad esempio EMEA, APAC o NA.
Descrizione

Questo attributo raggruppa i paesi in aree operative più ampie. Supporta il KPI 'Variabilità regionale del tempo di ciclo', consentendo di confrontare a livello generale le operazioni paghe nei principali mercati, come Nord America, EMEA e APAC.

Perché è importante

Agevola il confronto generale dei risultati tra aree geografiche.

Dove reperirli

Ricavato dal paese o dal campo 'Region' di Worker.

Esempi
Nord AmericaEMEAAPACAmerica Latina
Importo della retribuzione lorda
GrossPayAmount
Importo totale della retribuzione lorda calcolata per il record.
Descrizione

Questo attributo contiene il valore monetario lordo calcolato prima delle trattenute. Pur essendo spesso un dato sensibile, può fungere da indicatore della complessità e del rischio. Nel Process Mining, consente di analizzare se i record di importo più elevato sono sottoposti a controlli di audit più rigorosi o richiedono più tempo per l’approvazione.

Perché è importante

Utilizzato come attributo dimensionale per l’analisi della complessità, se le autorizzazioni lo consentono.

Dove reperirli

Righe del risultato paghe Workday: somma delle componenti della retribuzione lorda.

Esempi
5000.002500.5010000.00
Numero di iterazioni dell’anteprima
PreviewIterationCount
Il numero complessivo di passaggi di anteprima per questo record.
Descrizione

Questa metrica calcolata conta quante volte è stata eseguita l’attività «Payroll Result Previewed» per un caso specifico. Un valore elevato indica difficoltà nel stabilizzare i dati ed è il dato principale utilizzato dal «Payroll Preview Iteration Tracker».

Perché è importante

Misura l’efficienza del processo e la stabilità della qualità dei dati.

Dove reperirli

Calcolato: numero di attività «Payroll Result Previewed» per CaseId.

Esempi
1312
Scadenza di elaborazione SLA
SLAProcessingDeadline
La scadenza prevista per generare il file dei bonifici.
Descrizione

Questo attributo definisce la scadenza contrattuale o interna entro cui deve essere eseguita l’attività «Bank Transfer File Generated». Viene utilizzato per calcolare il «Bank Transfer SLA Adherence Rate» e visualizzare la conformità nella Dashboard.

Perché è importante

Base di riferimento per il calcolo della conformità agli SLA.

Dove reperirli

Derivato dalla data di fine del periodo di paga più uno scostamento configurabile (ad esempio, 2 giorni).

Esempi
2023-10-28T17:00:00Z2023-11-28T17:00:00Z
Stato della dichiarazione fiscale
TaxFilingStatus
Lo stato della dichiarazione fiscale successiva all’elaborazione delle retribuzioni.
Descrizione

Questo attributo tiene traccia dello stato di completamento della rendicontazione prevista dalla legge. Viene utilizzato insieme all’attività «Tax Filing Completed» per alimentare la Dashboard «Post-Cycle Tax Filing Velocity» e garantire la conformità normativa.

Perché è importante

Fondamentale per il monitoraggio della conformità e dei rischi.

Dove reperirli

Workday Payroll: cronologia delle dichiarazioni fiscali o stato dell’integrazione.

Esempi
In sospesoCompletataRifiutata
Stato di conformità agli SLA
SLAComplianceStatus
Indica se il bonifico è stato generato nei tempi previsti.
Descrizione

Questo attributo calcolato confronta l’ora effettiva dell’attività «Bank Transfer File Generated» con la «SLA Processing Deadline». Valori come «Rispettata» o «Non rispettata» consentono di individuare subito i problemi di prestazioni nella Dashboard «Bank Transfer and SLA Compliance».

Perché è importante

Alimenta direttamente il KPI di conformità agli SLA.

Dove reperirli

Calcolato: se EventTime <= SLAProcessingDeadline, allora «Rispettata», altrimenti «Non rispettata».

Esempi
RispettataNon rispettataA rischio
Tipo di eccezione di audit
AuditExceptionType
La categoria dell’errore di audit rilevato durante il ciclo.
Descrizione

Questo attributo classifica la regola specifica che ha generato l’evento «Audit Exception Flagged». Tra gli esempi figurano «Retribuzione netta negativa», «Scostamento > 10%» o «Codice fiscale mancante». Alimenta la vista «Audit Exception and Quality Control».

Perché è importante

Individua specifici problemi di qualità dei dati su cui intervenire.

Dove reperirli

Report di audit Workday o risultati delle regole di convalida.

Esempi
Retribuzione netta negativaScostamento elevatoCodice fiscale mancante
Obbligatorio Consigliato Facoltativo

Attività di elaborazione delle paghe

Acquisisca questi passaggi e queste tappe essenziali nell’Event Log per ottenere una visione completa dell’esecuzione e dell’individuazione del processo delle paghe.
9 Consigliato 5 Facoltativo
Attività Descrizione
Correzione dei dati eseguita
Intervento manuale con cui uno specialista paghe modifica i dati di input o sovrascrive i valori calcolati in un risultato paghe. Indica che il calcolo iniziale non era corretto.
Perché è importante

Misura direttamente le rilavorazioni. Ridurre questa attività è uno degli obiettivi principali delle iniziative di automazione e di miglioramento della qualità dei dati.

Dove reperirli

Audit Trail di Workday per l’oggetto Pay Result. Cercare gli eventi 'Field Edit' eseguiti dagli utenti, non dal sistema, dopo il calcolo iniziale.

Acquisizione

Registrato quando l’utente conferma le modifiche a Pay Result

Tipo di evento explicit
Eccezione di audit segnalata
Il sistema rileva un errore di convalida o un avviso di audit intelligente sul risultato paghe. Lo stato del risultato diventa 'Error' o 'Requires Action'.
Perché è importante

È fondamentale per misurare la conformità e la qualità dei dati. Le eccezioni frequenti aumentano il costo per cedolino e ritardano la finalizzazione.

Dove reperirli

Campo Pay Result Status di Workday. Individuare i passaggi allo stato 'Error' o la creazione di avvisi 'Smart Audit'.

Acquisizione

Confrontare il campo di stato prima e dopo il calcolo

Tipo di evento inferred
File per il bonifico bancario generato
Creazione del file di trasmissione bancaria (ad esempio, NACHA o SEPA) contenente le istruzioni per il pagamento netto. Avviene durante il processo 'Settlement Run'.
Perché è importante

Misura il rispetto degli SLA per l’invio dei pagamenti. Eventuali ritardi in questa fase mettono a rischio la data effettiva di pagamento.

Dove reperirli

Registri del processo Workday 'Run Settlement'. Cercare la generazione del 'Payment File' o il completamento dell’evento di liquidazione.

Acquisizione

Registrato quando Settlement Run genera l’output

Tipo di evento explicit
Foglio presenze approvato
Approvazione formale delle ore registrate da parte di un responsabile o di un referente HR. Questa modifica di stato rende disponibili le ore per l’elaborazione tramite l’interfaccia paghe o il motore di calcolo.
Perché è importante

Calcola il ritardo nell’approvazione. Le ore non approvate sono una delle cause principali delle rettifiche retroattive e delle rilavorazioni nei periodi di paga successivi.

Dove reperirli

Cronologia del processo aziendale Workday Time Tracking. Cercare l’evento 'Step Completed' con tipo di passaggio 'Approval'.

Acquisizione

Registrato quando lo stato del passaggio di approvazione diventa Completed

Tipo di evento explicit
Foglio presenze inviato
Invio iniziale dei dati sulle presenze da parte di un dipendente o di chi le registra nel modulo Time Tracking. Questo evento segna l’inserimento delle ore grezze nel flusso di sistema, prima della revisione da parte del responsabile.
Perché è importante

I ritardi nell’invio causano colli di bottiglia nelle fasi successive della finestra di calcolo delle retribuzioni. Monitorare questo passaggio consente di stabilire la base di riferimento per la durata dell’intero ciclo retributivo.

Dove reperirli

Registri di audit del processo aziendale Workday Time Tracking. Individuare la data e l’ora dell’evento 'Submit' per il periodo di paga pertinente.

Acquisizione

Registrato all’esecuzione dell’azione 'Submit Time'

Tipo di evento explicit
Pagamento eseguito
Conferma che i fondi sono stati trasferiti o che l’assegno è stato stampato. È il completamento finanziario del record paghe.
Perché è importante

È la conclusione effettiva del processo dal punto di vista del dipendente. Confrontandola con l’ora di generazione del file per il bonifico bancario si individuano i ritardi nell’elaborazione bancaria.

Dove reperirli

Stato di liquidazione Workday. Cercare i cambiamenti di stato in 'Completed' o le conferme di ricezione dalla banca.

Acquisizione

Registrato quando lo stato di Settlement diventa Complete

Tipo di evento explicit
Record paghe approvato
Finalizzazione del calcolo delle paghe di un lavoratore. Avviene durante il processo 'Run Pay Completion', che blocca il risultato impedendo ulteriori modifiche al calcolo.
Perché è importante

È una tappa fondamentale: segna la fine della fase di calcolo e l’inizio di quella di liquidazione. È essenziale per misurare il tempo di ciclo.

Dove reperirli

Registri dell’attività Workday 'Run Pay Completion'. Individuare il momento in cui lo stato di Pay Result diventa 'Complete' o 'Final'.

Acquisizione

Registrato all’esecuzione di 'Run Pay Completion'

Tipo di evento explicit
Record paghe creato
Inizializzazione del risultato paghe di un lavoratore per un periodo specifico. Avviene spesso quando il processo Pay Calculation individua il lavoratore come idoneo all’elaborazione.
Perché è importante

Segna l’avvio ufficiale dell’elaborazione delle paghe nel motore paghe. È utile per distinguere la preparazione dei dati HR dall’effettiva elaborazione delle paghe.

Dove reperirli

Data e ora di creazione dell’oggetto 'Pay Result' di Workday Payroll oppure avvio del processo 'Run Pay Calculation' per il lavoratore.

Acquisizione

Registrato all’inizializzazione dell’oggetto Pay Result

Tipo di evento explicit
Retribuzione lorda calcolata
Esecuzione del motore di calcolo che determina la retribuzione lorda in base alle ore, alle tariffe e ai piani retributivi. L’attività può ripetersi più volte in caso di correzione dei dati.
Perché è importante

Un numero elevato di iterazioni in questa fase indica problemi di qualità dei dati. È il passaggio centrale dell’elaborazione e quello che richiede più risorse di sistema e tempo.

Dove reperirli

Registri dell’attività Workday 'Run Pay Calculation'. Acquisire la data e l’ora di completamento del processo di calcolo per il lavoratore o il gruppo paghe interessato.

Acquisizione

Registrato al completamento del processo 'Run Pay Calculation'

Tipo di evento explicit
Anteprima del risultato paghe visualizzata
Un utente visualizza il risultato paghe calcolato o l’anteprima del cedolino ('Payslip Preview'). Questa attività precede in genere l’approvazione e segna la fase di verifica.
Perché è importante

Più anteprime senza approvazione possono indicare incertezza o la necessità di verifiche al di fuori del sistema. L’attività aiuta ad analizzare il comportamento degli utenti durante il ciclo di revisione.

Dove reperirli

Registri degli accessi utente o cronologia delle esecuzioni dei report. Cercare gli eventi 'View' sull’istanza 'Pay Result' o l’esecuzione dei report 'View Payslip'.

Acquisizione

Registrato nei registri degli accessi al sistema (evento View)

Tipo di evento explicit
Cedolino pubblicato
Disponibilità del cedolino definitivo affinché il dipendente possa visualizzarlo. In genere viene attivata al termine della liquidazione o in una data programmata.
Perché è importante

Influisce sulla soddisfazione dei dipendenti. Monitorare questa attività garantisce trasparenza e conformità alle leggi locali sul lavoro in materia di consegna dei prospetti retributivi.

Dove reperirli

Dedotto dal campo 'Payslip Available Date' configurato per il gruppo paghe oppure dalla data e ora di completamento del processo 'Generate Payslip'.

Acquisizione

Ricavare dalla configurazione di Payslip Available Date

Tipo di evento inferred
Dati sugli incentivi importati
Importazione di dati retributivi esterni, come provvigioni, bonus o pagamenti una tantum, tramite Enterprise Interface Builder (EIB) o un connettore. L’operazione crea o aggiorna gli oggetti Input/One-Time Payment.
Perché è importante

Individua la latenza dell’integrazione. Verificare che i dati esterni arrivino prima della scadenza per il calcolo è fondamentale per l’accuratezza delle paghe.

Dove reperirli

Registri degli eventi del sistema di integrazione o Audit Trail per i processi aziendali 'Request One-Time Payment' o 'Input'.

Acquisizione

Registrato durante il caricamento EIB o la chiamata Web Service

Tipo di evento explicit
Dichiarazione fiscale completata
Generazione e invio corretti delle dichiarazioni fiscali obbligatorie agli enti pubblici. Avviene dopo il pagamento.
Perché è importante

Garantisce la conformità normativa. I ritardi nelle attività successive al ciclo possono comportare sanzioni significative.

Dove reperirli

Registri di integrazione dei fornitori di servizi paghe di terze parti oppure completamento delle attività manuali 'Tax Filing' nella lista di controllo di chiusura del periodo.

Acquisizione

Registrato al completamento dell’evento Tax Integration

Tipo di evento explicit
Trattenute per benefit applicate
Applicazione dei piani benefit e delle regole di trattenuta alla retribuzione lorda per determinare gli imponibili. Sebbene faccia in genere parte del calcolo principale, questa attività consente di isolare la fase di elaborazione delle trattenute.
Perché è importante

I ritardi di sincronizzazione tra HCM Benefits e Payroll causano spesso errori in questa fase. Isolarla aiuta a individuare problemi di configurazione o di flusso dei dati.

Dove reperirli

Dedotto dai dettagli del registro 'Run Pay Calculation' se vengono registrati sottoprocessi distinti per le trattenute, oppure ricavato dagli aggiornamenti della sezione 'Deductions' di Pay Result.

Acquisizione

Confrontare i campi delle trattenute di Pay Result prima e dopo il calcolo

Tipo di evento inferred
Consigliato Facoltativo

Guide all’estrazione

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