Il Suo Template dei dati per l'elaborazione delle paghe

Workday Payroll
Il Suo Template dei dati per l'elaborazione delle paghe

Il Suo Template dei dati per l'elaborazione delle paghe

Questo Template offre un quadro completo per acquisire i dati delle paghe da Workday Payroll e identificare colli di bottiglia e problemi di conformità. Specifica gli attributi necessari per l'analisi e le attività essenziali da monitorare durante l'intero ciclo delle paghe. Seguendo questa guida, può assicurarsi che i Suoi Event Log siano strutturati per offrire la massima visibilità sulle operazioni di pagamento.
  • Attributi consigliati per i record delle paghe
  • Principali tappe del processo, dall'invio al pagamento
  • Indicazioni per l'estrazione specifiche per Workday Payroll
Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

Attributi dell’elaborazione delle paghe

Questi sono i campi dati consigliati da includere nel Suo Event Log per consentire un’analisi dettagliata delle prestazioni del ciclo paghe.
5 Obbligatorio 8 Consigliato 7 Facoltativo
Nome Descrizione
Attività
ActivityName
Il nome dello step o dell'evento di processo eseguito.
Descrizione

Questo attributo acquisisce l'azione specifica o la modifica di stato che si verifica durante il ciclo payroll. I valori corrispondono agli step standard dei Business Process in Workday, come 'Time Sheet Submitted', 'Payroll Record Created' o 'Payment Executed'. Questo campo è il componente principale per la process discovery e l'analisi delle varianti.

Perché è importante

Definisce la sequenza degli eventi ed è obbligatorio per ricostruire la process map.

Dove reperirlo

'Business Process Transactions' di Workday o log di audit.

Esempi
Timesheet inviatoRetribuzione lorda calcolataFile di bonifico bancario generatoEccezione di audit rilevata
Ora di inizio
EventTimestamp
La data e l'ora esatte in cui si è verificata l'attività.
Descrizione

Questo attributo registra il timestamp di avvio o completamento di una specifica attività. Fornisce la dimensione temporale necessaria per calcolare i tempi di ciclo e le durate e per identificare i colli di bottiglia. In Workday, corrisponde al 'Completed Moment' o all''Effective Moment' dello step del Business Process.

Perché è importante

È necessario per ordinare cronologicamente gli eventi e calcolare tutti i KPI basati sul tempo.

Dove reperirlo

Workday Business Process History: 'Completed Date/Time'.

Esempi
2023-10-01T09:15:00Z2023-10-05T14:30:22Z2023-10-25T11:00:00Z
Record payroll
PayrollRecordId
L'identificativo univoco del record payroll specifico, che combina dipendente e periodo di paga.
Descrizione

Questo attributo funge da identificativo centrale del caso per il processo. Identifica in modo univoco una singola istanza payroll per uno specifico dipendente all'interno di uno specifico Pay Period. In Workday, corrisponde concettualmente all'intersezione tra Worker, Period e Pay Group. Tutte le attività, dall'invio del Time Sheet all'esecuzione del pagamento finale, vengono raggruppate sotto questo ID per consentire l'analisi end-to-end del processo.

Perché è importante

È il CaseId obbligatorio che riunisce tutti gli eventi disgiunti in una traccia di processo coerente.

Dove reperirlo

Workday Report Writer: estratto dall'oggetto business 'Payroll Result', in genere come chiave composta da Employee_ID e Period_Reference.

Esempi
PAY-2023-10-US-E10045PAY-2023-10-UK-E99231PAY-2023-11-FR-E44122
Sistema di origine
SourceSystem
Il sistema di riferimento da cui hanno avuto origine i dati.
Descrizione

Questo attributo identifica il sistema software in cui è stato registrato l'evento. Per questo processo, il valore sarà prevalentemente 'Workday Payroll'. È essenziale negli ambienti multisistema per tracciare la provenienza dei dati e applicare il contesto corretto durante l'analisi.

Perché è importante

Consente di tracciare la provenienza dei dati nelle configurazioni di process mining multisistema.

Dove reperirlo

Codificato durante l'estrazione o configurato nella pipeline ETL.

Esempi
Workday PayrollWorkday HCM
Ultimo aggiornamento dei dati
LastDataUpdate
Il timestamp dell'estrazione o dell'ultimo aggiornamento dei dati.
Descrizione

Questo attributo indica quando il record è stato aggiornato l'ultima volta nel modello di dati di process mining. Viene utilizzato per gestire l'aggiornamento dei dati e identificare potenziali latenze di sincronizzazione tra il sistema di origine e l'ambiente di analisi.

Perché è importante

Aiuta gli analisti a comprendere quanto siano aggiornati i dati.

Dove reperirlo

Ora del sistema al momento dell'esecuzione dell'ETL.

Esempi
2023-11-01T00:00:00Z2023-11-02T12:00:00Z
Centro di costo
CostCenter
Il reparto o centro di costo associato al record payroll.
Descrizione

Questo attributo associa il record payroll a una specifica unità organizzativa. Consente di confrontare le prestazioni tra reparti diversi, identificando le aree che causano frequentemente ritardi, ad esempio nell'approvazione del Time Sheet, o che presentano tassi di errore elevati.

Perché è importante

Essenziale per le Dashboard 'Time Sheet Approval Performance' e 'Audit Exception'.

Dove reperirlo

Workday Worker Object: 'Cost Center' o 'Supervisory Organization'.

Esempi
CC-501 FinanzaCC-202 IngegneriaCC-101 Risorse umane
È automatizzato
IsAutomated
Indicatore che segnala se l'attività è stata eseguita dal sistema.
Descrizione

Questo attributo booleano determina se uno specifico step è stato eseguito dal sistema Workday, ad esempio un calcolo pianificato, o da un utente. È essenziale per calcolare 'ActivityAutomationCost' e identificare le opportunità di aumentare l'elaborazione senza intervento manuale.

Perché è importante

Fondamentale per l'analisi dell'automazione e la stima dei costi.

Dove reperirlo

Workday Audit: verificare se Actor è 'System' o diverso da 'Worker'.

Esempi
truefalse
Gruppo paghe
PayGroup
Raggruppamento dei dipendenti ai fini dell'elaborazione delle paghe.
Descrizione

Questo attributo identifica il raggruppamento logico dei dipendenti che condividono lo stesso periodo di paga e le stesse regole di elaborazione, ad esempio 'US Monthly Salaried'. È un concetto fondamentale di Workday, utilizzato per segmentare l'analisi di 'Payroll Preview Iteration Tracker' e 'Tax Calculation Efficiency Monitor'.

Perché è importante

Dimensione primaria per la segmentazione operativa in Workday.

Dove reperirlo

Workday Worker/Payroll Result: 'Pay Group'.

Esempi
Stipendiati mensili negli Stati UnitiRetribuzione oraria settimanale nel Regno UnitoDirigenti in Francia
Motivo della correzione
CorrectionReason
Il codice motivo selezionato quando viene eseguita una correzione dei dati.
Descrizione

Questo attributo acquisisce il motivo selezionato dall'utente per l'attività 'Data Correction Performed'. Fornisce il livello di dettaglio necessario alla Dashboard 'Manual Correction and Rework Analysis' per comprendere le cause principali, come 'Retroactive Change' o 'Input Error'.

Perché è importante

Fondamentale per la Root Cause Analysis della rilavorazione.

Dove reperirlo

Workday: campo 'Reason' del Business Process Rescind/Correct.

Esempi
Modifica retroattiva della retribuzioneRettifica del foglio presenzeAggiornamento della scelta dei benefit
Paese
Country
Il Paese o la giurisdizione fiscale del record payroll.
Descrizione

Questo attributo indica la principale area geografica di riferimento per il calcolo payroll. È fondamentale per la Dashboard 'Global Cycle Time Standardization', che consente alle organizzazioni di confrontare le prestazioni in diversi contesti normativi e isolare i problemi specifici di una regione.

Perché è importante

Supporta l'analisi 'Regional Cycle Time Variance' e la standardizzazione globale.

Dove reperirlo

Workday Worker Object: 'Primary Work Location' -> Country.

Esempi
Stati UnitiRegno UnitoFranciaGermania
Periodo di paga
PayPeriod
Lo specifico intervallo temporale coperto dal record payroll.
Descrizione

Questo attributo identifica il ciclo payroll, ad esempio 'October 2023 - Semi-Monthly'. Viene utilizzato per raggruppare i record nell'analisi periodo su periodo ed è essenziale per la logica dell'identificativo del caso 'Payroll Record'.

Perché è importante

Fondamentale per raggruppare i casi e svolgere analisi temporali.

Dove reperirlo

Workday Payroll Result: 'Period'.

Esempi
2023-10 Mensile2023-W42 Settimanale2023-11 Due volte al mese
Specialista payroll
PayrollSpecialist
L'utente o il lavoratore che ha eseguito l'attività.
Descrizione

Questo attributo identifica la persona o l'account di sistema responsabile dell'esecuzione dell'attività. In Workday, corrisponde all''Actor' associato allo step del Business Process. È fondamentale per analizzare la produttività delle risorse, la segregazione dei compiti e la distribuzione del carico di lavoro.

Perché è importante

Consente di analizzare la produttività degli specialisti e i colli di bottiglia delle risorse.

Dove reperirlo

Workday Business Process History: campo 'Actor'.

Esempi
John SmithAccount di sistemaMaria GarciaPayrollBatchBot
Tipo di esecuzione payroll
PayrollRunType
La categoria dell'esecuzione payroll, ad esempio Regular, Off-Cycle o Bonus.
Descrizione

Questo attributo classifica la natura dell'esecuzione payroll. Distinguere tra esecuzioni 'Regular', 'Correction' e 'On-Demand' è fondamentale per l'analisi, poiché le esecuzioni off-cycle rappresentano in genere rilavorazioni o eccezioni che alterano le metriche standard delle prestazioni.

Perché è importante

Supporta la segmentazione tra processi standard e processi di eccezione.

Dove reperirlo

Workday Payroll: 'Run Category' o 'Result Type'.

Esempi
OrdinarioFuori cicloSu richiestaRettifica di fine anno
Importo della retribuzione lorda
GrossPayAmount
La retribuzione lorda totale calcolata per il record.
Descrizione

Questo attributo contiene il valore monetario lordo calcolato prima delle detrazioni. Sebbene sia spesso sensibile, funge da indicatore indiretto della complessità e del rischio. Nel process mining può essere utilizzato per analizzare se i record di valore più elevato sono sottoposti a controlli di audit più rigorosi o richiedono più tempo per l'approvazione.

Perché è importante

Utilizzato come attributo dimensionale per l'analisi della complessità, se consentito dalle policy di sicurezza.

Dove reperirlo

Workday Payroll Result Lines: somma dei componenti della retribuzione lorda.

Esempi
5000.002500.5010000.00
Numero di iterazioni dell'anteprima
PreviewIterationCount
Il numero cumulativo di step di anteprima per questo record.
Descrizione

Questa metrica calcolata tiene traccia del numero di volte in cui l'attività 'Payroll Result Previewed' si è verificata per uno specifico caso. Un numero elevato indica difficoltà nel stabilizzare i dati ed è l'input principale per il 'Payroll Preview Iteration Tracker'.

Perché è importante

Misura l'efficienza del processo e la stabilità della qualità dei dati.

Dove reperirlo

Calcolato: conteggio delle attività 'Payroll Result Previewed' per CaseId.

Esempi
1312
Regione
Region
La regione geografica più ampia, ad esempio EMEA, APAC o NA.
Descrizione

Questo attributo raggruppa i Paesi in regioni operative più ampie. Supporta il KPI 'Regional Cycle Time Variance', consentendo un confronto di alto livello delle operazioni payroll nei principali mercati, come Nord America, EMEA e APAC.

Perché è importante

Agevola il confronto delle prestazioni geografiche a livello generale.

Dove reperirlo

Derivato da Country o dal campo 'Region' di Worker.

Esempi
Nord AmericaEMEAAPACLATAM
Scadenza di elaborazione SLA
SLAProcessingDeadline
La scadenza prevista per la generazione del file di bonifico bancario.
Descrizione

Questo attributo definisce la scadenza contrattuale o interna entro la quale deve verificarsi l'attività 'Bank Transfer File Generated'. Viene utilizzato per calcolare il 'Bank Transfer SLA Adherence Rate' e visualizzare la conformità nella Dashboard.

Perché è importante

Base di riferimento per il calcolo della conformità allo SLA.

Dove reperirlo

Derivato da Pay Period End Date + offset configurabile, ad esempio 2 giorni.

Esempi
2023-10-28T17:00:00Z2023-11-28T17:00:00Z
Stato della dichiarazione fiscale
TaxFilingStatus
Stato della dichiarazione fiscale successiva all'elaborazione delle paghe.
Descrizione

Questo attributo monitora lo stato di completamento della reportistica obbligatoria. Viene utilizzato insieme all'attività 'Tax Filing Completed' per alimentare la Dashboard 'Post-Cycle Tax Filing Velocity' e garantire la conformità normativa.

Perché è importante

Essenziale per il monitoraggio della conformità e dei rischi.

Dove reperirlo

Workday Payroll: cronologia delle dichiarazioni fiscali o stato dell'integrazione.

Esempi
In sospesoCompletatoRifiutato
Stato di conformità allo SLA
SLAComplianceStatus
Indica se il bonifico bancario è stato generato nei tempi previsti.
Descrizione

Questo attributo calcolato confronta l'orario effettivo di 'Bank Transfer File Generated' con 'SLA Processing Deadline'. Valori come 'Met' o 'Breached' consentono di visualizzare immediatamente i problemi di prestazione nella Dashboard 'Bank Transfer and SLA Compliance'.

Perché è importante

Alimenta direttamente il KPI di conformità allo SLA.

Dove reperirlo

Calcolato: se EventTime <= SLAProcessingDeadline allora 'Met', altrimenti 'Breached'.

Esempi
RispettatoViolatoA rischio
Tipo di eccezione di audit
AuditExceptionType
La categoria dell'errore di audit rilevato durante il ciclo.
Descrizione

Questo attributo classifica la regola specifica che ha attivato un evento 'Audit Exception Flagged'. Gli esempi includono 'Net Pay Negative', 'Variance > 10%' o 'Missing Tax ID'. Alimenta la vista 'Audit Exception and Quality Control'.

Perché è importante

Identifica specifici problemi di qualità dei dati su cui intervenire.

Dove reperirlo

Report di audit Workday o output delle regole di validazione.

Esempi
Retribuzione netta negativaVarianza elevataSSN mancante
Obbligatorio Consigliato Facoltativo

Attività di elaborazione delle paghe

Acquisisca queste fasi essenziali del processo e queste tappe fondamentali nel Suo Event Log per ottenere piena visibilità sull’esecuzione e sull’individuazione del processo paghe.
9 Consigliato 5 Facoltativo
Attività Descrizione
Correzione dei dati eseguita
Un intervento manuale in cui uno specialista payroll modifica i dati di input o sovrascrive i valori calcolati in un risultato payroll. Indica che il calcolo iniziale non era corretto.
Perché è importante

Misura direttamente la rilavorazione. Ridurre questa attività è uno degli obiettivi principali delle iniziative di automazione e qualità dei dati.

Dove reperirlo

Audit Trail Workday per l'oggetto Pay Result. Cercare gli eventi 'Field Edit' eseguiti dagli utenti, e non dal sistema, dopo il calcolo iniziale.

Acquisizione

Registrato quando l'utente conferma le modifiche al Pay Result

Tipo di evento explicit
Eccezione di audit rilevata
Il sistema rileva un errore di validazione o un avviso di smart audit sul risultato payroll. In questo modo lo stato del risultato passa a 'Error' o 'Requires Action'.
Perché è importante

È fondamentale per misurare la conformità e la qualità dei dati. Le eccezioni frequenti aumentano il costo per cedolino e ritardano la finalizzazione.

Dove reperirlo

Campo Workday Pay Result Status. Identificare i passaggi allo stato 'Error' o la creazione di voci di avviso 'Smart Audit'.

Acquisizione

Confrontare il campo di stato prima e dopo il calcolo

Tipo di evento inferred
File di bonifico bancario generato
La creazione del file di trasmissione bancaria, ad esempio NACHA o SEPA, contenente le istruzioni per i pagamenti netti. Avviene durante il 'Settlement Run'.
Perché è importante

Misura la conformità allo SLA per l'invio dei pagamenti. I ritardi in questa fase mettono a rischio la data effettiva di pagamento.

Dove reperirlo

Log del processo Workday 'Run Settlement'. Cercare la generazione del 'Payment File' o il completamento dell'evento di settlement run.

Acquisizione

Registrato quando il Settlement Run produce l'output

Tipo di evento explicit
Pagamento eseguito
La conferma che i fondi sono stati trasferiti o che l'assegno è stato stampato. Rappresenta la realizzazione finanziaria finale del record payroll.
Perché è importante

La conclusione effettiva del processo dal punto di vista del dipendente. Il confronto con l'orario di generazione del Bank Transfer File evidenzia le latenze di elaborazione bancaria.

Dove reperirlo

Workday Settlement Status. Cercare i cambiamenti di stato a 'Completed' o le conferme di ricezione dell'integrazione da parte della banca.

Acquisizione

Registrato quando Settlement Status viene aggiornato a Complete

Tipo di evento explicit
Record payroll approvato
La finalizzazione del calcolo payroll per un lavoratore. Avviene durante il processo 'Run Pay Completion', che impedisce ulteriori modifiche al risultato tramite il calcolo.
Perché è importante

La milestone decisiva che segna la fine della fase di calcolo e l'inizio della fase di regolamento. È essenziale per misurare il tempo di ciclo.

Dove reperirlo

Log dell'attività Workday 'Run Pay Completion'. Identificare il momento in cui lo stato del Pay Result passa a 'Complete' o 'Final'.

Acquisizione

Registrato quando viene eseguito 'Run Pay Completion'

Tipo di evento explicit
Record payroll creato
L'inizializzazione del risultato payroll di un lavoratore all'interno di un periodo specifico. In genere avviene quando il processo Pay Calculation identifica il lavoratore come idoneo all'esecuzione.
Perché è importante

Segna l'inizio ufficiale dell'elaborazione payroll all'interno del motore payroll. È utile per distinguere la preparazione dei dati HR dall'effettiva elaborazione payroll.

Dove reperirlo

Timestamp della creazione dell'oggetto Workday Payroll 'Pay Result' oppure dell'avvio del processo 'Run Pay Calculation' per il lavoratore.

Acquisizione

Registrato quando viene istanziato l'oggetto Pay Result

Tipo di evento explicit
Retribuzione lorda calcolata
L'esecuzione del motore di calcolo che determina la retribuzione lorda sulla base di ore, tariffe e piani retributivi. Questa attività può ripetersi più volte se i dati vengono corretti.
Perché è importante

Un numero elevato di iterazioni indica problemi di qualità dei dati. Questo è lo step di elaborazione principale, che consuma la maggior parte delle risorse e del tempo del sistema.

Dove reperirlo

Log dell'attività Workday 'Run Pay Calculation'. Acquisire il timestamp di completamento del job di calcolo per il lavoratore o il pay group specifico.

Acquisizione

Registrato quando il job 'Run Pay Calculation' viene completato

Tipo di evento explicit
Time Sheet approvato
L'approvazione formale delle registrazioni delle ore da parte di un manager o di un referente HR. Questa modifica di stato rende disponibili le ore per l'acquisizione da parte dell'interfaccia payroll o del motore di calcolo.
Perché è importante

Calcola il tempo di attesa per l'approvazione. Le ore non approvate sono una delle principali cause di rettifiche retroattive e rilavorazioni nei periodi payroll successivi.

Dove reperirlo

Cronologia del Business Process Workday Time Tracking. Cercare l'evento 'Step Completed' in cui il tipo di step è 'Approval'.

Acquisizione

Registrato quando lo stato dello step di approvazione passa a Completed

Tipo di evento explicit
Timesheet inviato
L'invio iniziale dei dati relativi alle ore lavorate da parte di un dipendente o di un responsabile della rilevazione delle ore all'interno del modulo Time Tracking. Questo evento segna l'inserimento delle ore grezze nel flusso di sistema, prima della revisione da parte del manager.
Perché è importante

I ritardi nell'invio attivano colli di bottiglia nelle fasi successive della finestra di calcolo payroll. Monitorare questo passaggio stabilisce il punto di riferimento per la durata dell'intero ciclo retributivo.

Dove reperirlo

Log di audit del Business Process Workday Time Tracking. Identificare il timestamp dell'evento 'Submit' per il Pay Period pertinente.

Acquisizione

Registrato quando viene eseguita l'azione 'Submit Time'

Tipo di evento explicit
Cedolino pubblicato
La disponibilità del cedolino definitivo affinché il dipendente possa visualizzarlo. Di norma viene attivata dopo il completamento del settlement o in una data pianificata.
Perché è importante

Influisce sulla soddisfazione dei dipendenti. Il monitoraggio garantisce trasparenza e conformità alle leggi locali sul lavoro relative alla consegna dei prospetti retributivi.

Dove reperirlo

Dedotto dal 'Payslip Available Date' configurato nel Pay Group o dal timestamp del completamento del processo 'Generate Payslip'.

Acquisizione

Derivato dalla configurazione di Payslip Available Date

Tipo di evento inferred
Dati degli incentivi importati
L'acquisizione di dati retributivi esterni, come commissioni, bonus o pagamenti una tantum, tramite Enterprise Interface Builder (EIB) o connettore. Questa operazione crea o aggiorna gli oggetti Input/One-Time Payment.
Perché è importante

Identifica la latenza dell'integrazione. Verificare che i dati esterni arrivino prima del termine previsto per il calcolo è fondamentale per l'accuratezza del payroll.

Dove reperirlo

Log dell'Integration System Event o Audit Trail per i Business Process 'Request One-Time Payment' o 'Input'.

Acquisizione

Registrato durante il caricamento EIB o la chiamata Web Service

Tipo di evento explicit
Detrazioni dei benefit applicate
L'applicazione dei piani benefit e delle regole sulle detrazioni alla retribuzione lorda per determinare gli imponibili. Sebbene faccia generalmente parte del calcolo principale, questa attività isola la fase di elaborazione delle detrazioni.
Perché è importante

I ritardi di sincronizzazione tra HCM Benefits e Payroll causano spesso errori in questa fase. Isolarla aiuta a individuare con precisione problemi di configurazione o di flusso dei dati.

Dove reperirlo

Dedotto dai dettagli del log 'Run Pay Calculation', se vengono registrati sottoprocessi distinti per le detrazioni, oppure ricavato dagli aggiornamenti della sezione 'Deductions' del Pay Result.

Acquisizione

Confrontare i campi delle detrazioni del Pay Result prima e dopo il calcolo

Tipo di evento inferred
Dichiarazione fiscale completata
La generazione e l'invio corretti delle dichiarazioni fiscali obbligatorie agli enti pubblici. Avviene dopo il pagamento.
Perché è importante

Garantisce la conformità normativa. I ritardi in questa attività successiva al ciclo possono comportare sanzioni significative.

Dove reperirlo

Log di integrazione dei provider Third Party Payroll o completamento delle attività manuali 'Tax Filing' nella checklist di chiusura del periodo.

Acquisizione

Registrato quando l'evento Tax Integration viene completato

Tipo di evento explicit
Risultato payroll visualizzato in anteprima
Un utente visualizza il risultato payroll calcolato o la 'Payslip Preview'. Questa attività precede generalmente l'approvazione e indica la fase di verifica.
Perché è importante

Più anteprime senza approvazione suggeriscono incertezza o la necessità di una validazione esterna al sistema. L'analisi aiuta a comprendere il comportamento degli utenti durante il ciclo di revisione.

Dove reperirlo

Log degli accessi degli utenti o cronologia delle esecuzioni dei report. Cercare gli eventi 'View' sull'istanza 'Pay Result' o l'esecuzione dei report 'View Payslip'.

Acquisizione

Registrato nei System Access Logs (evento View)

Tipo di evento explicit
Consigliato Facoltativo

Guide all'estrazione

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