Il Suo Template dei dati per l'elaborazione delle paghe
Il Suo Template dei dati per l'elaborazione delle paghe
- Attributi consigliati per i record delle paghe
- Principali tappe del processo, dall'invio al pagamento
- Indicazioni per l'estrazione specifiche per Workday Payroll
Attributi dell’elaborazione delle paghe
| Nome | Descrizione | ||
|---|---|---|---|
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Attività
ActivityName
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Il nome dello step o dell'evento di processo eseguito. | ||
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Descrizione
Questo attributo acquisisce l'azione specifica o la modifica di stato che si verifica durante il ciclo payroll. I valori corrispondono agli step standard dei Business Process in Workday, come 'Time Sheet Submitted', 'Payroll Record Created' o 'Payment Executed'. Questo campo è il componente principale per la process discovery e l'analisi delle varianti.
Perché è importante
Definisce la sequenza degli eventi ed è obbligatorio per ricostruire la process map.
Dove reperirlo
'Business Process Transactions' di Workday o log di audit.
Esempi
Timesheet inviatoRetribuzione lorda calcolataFile di bonifico bancario generatoEccezione di audit rilevata
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Ora di inizio
EventTimestamp
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La data e l'ora esatte in cui si è verificata l'attività. | ||
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Descrizione
Questo attributo registra il timestamp di avvio o completamento di una specifica attività. Fornisce la dimensione temporale necessaria per calcolare i tempi di ciclo e le durate e per identificare i colli di bottiglia. In Workday, corrisponde al 'Completed Moment' o all''Effective Moment' dello step del Business Process.
Perché è importante
È necessario per ordinare cronologicamente gli eventi e calcolare tutti i KPI basati sul tempo.
Dove reperirlo
Workday Business Process History: 'Completed Date/Time'.
Esempi
2023-10-01T09:15:00Z2023-10-05T14:30:22Z2023-10-25T11:00:00Z
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Record payroll
PayrollRecordId
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L'identificativo univoco del record payroll specifico, che combina dipendente e periodo di paga. | ||
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Descrizione
Questo attributo funge da identificativo centrale del caso per il processo. Identifica in modo univoco una singola istanza payroll per uno specifico dipendente all'interno di uno specifico Pay Period. In Workday, corrisponde concettualmente all'intersezione tra Worker, Period e Pay Group. Tutte le attività, dall'invio del Time Sheet all'esecuzione del pagamento finale, vengono raggruppate sotto questo ID per consentire l'analisi end-to-end del processo.
Perché è importante
È il CaseId obbligatorio che riunisce tutti gli eventi disgiunti in una traccia di processo coerente.
Dove reperirlo
Workday Report Writer: estratto dall'oggetto business 'Payroll Result', in genere come chiave composta da Employee_ID e Period_Reference.
Esempi
PAY-2023-10-US-E10045PAY-2023-10-UK-E99231PAY-2023-11-FR-E44122
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Sistema di origine
SourceSystem
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Il sistema di riferimento da cui hanno avuto origine i dati. | ||
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Descrizione
Questo attributo identifica il sistema software in cui è stato registrato l'evento. Per questo processo, il valore sarà prevalentemente 'Workday Payroll'. È essenziale negli ambienti multisistema per tracciare la provenienza dei dati e applicare il contesto corretto durante l'analisi.
Perché è importante
Consente di tracciare la provenienza dei dati nelle configurazioni di process mining multisistema.
Dove reperirlo
Codificato durante l'estrazione o configurato nella pipeline ETL.
Esempi
Workday PayrollWorkday HCM
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Ultimo aggiornamento dei dati
LastDataUpdate
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Il timestamp dell'estrazione o dell'ultimo aggiornamento dei dati. | ||
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Descrizione
Questo attributo indica quando il record è stato aggiornato l'ultima volta nel modello di dati di process mining. Viene utilizzato per gestire l'aggiornamento dei dati e identificare potenziali latenze di sincronizzazione tra il sistema di origine e l'ambiente di analisi.
Perché è importante
Aiuta gli analisti a comprendere quanto siano aggiornati i dati.
Dove reperirlo
Ora del sistema al momento dell'esecuzione dell'ETL.
Esempi
2023-11-01T00:00:00Z2023-11-02T12:00:00Z
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Centro di costo
CostCenter
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Il reparto o centro di costo associato al record payroll. | ||
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Descrizione
Questo attributo associa il record payroll a una specifica unità organizzativa. Consente di confrontare le prestazioni tra reparti diversi, identificando le aree che causano frequentemente ritardi, ad esempio nell'approvazione del Time Sheet, o che presentano tassi di errore elevati.
Perché è importante
Essenziale per le Dashboard 'Time Sheet Approval Performance' e 'Audit Exception'.
Dove reperirlo
Workday Worker Object: 'Cost Center' o 'Supervisory Organization'.
Esempi
CC-501 FinanzaCC-202 IngegneriaCC-101 Risorse umane
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È automatizzato
IsAutomated
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Indicatore che segnala se l'attività è stata eseguita dal sistema. | ||
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Descrizione
Questo attributo booleano determina se uno specifico step è stato eseguito dal sistema Workday, ad esempio un calcolo pianificato, o da un utente. È essenziale per calcolare 'ActivityAutomationCost' e identificare le opportunità di aumentare l'elaborazione senza intervento manuale.
Perché è importante
Fondamentale per l'analisi dell'automazione e la stima dei costi.
Dove reperirlo
Workday Audit: verificare se Actor è 'System' o diverso da 'Worker'.
Esempi
truefalse
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Gruppo paghe
PayGroup
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Raggruppamento dei dipendenti ai fini dell'elaborazione delle paghe. | ||
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Descrizione
Questo attributo identifica il raggruppamento logico dei dipendenti che condividono lo stesso periodo di paga e le stesse regole di elaborazione, ad esempio 'US Monthly Salaried'. È un concetto fondamentale di Workday, utilizzato per segmentare l'analisi di 'Payroll Preview Iteration Tracker' e 'Tax Calculation Efficiency Monitor'.
Perché è importante
Dimensione primaria per la segmentazione operativa in Workday.
Dove reperirlo
Workday Worker/Payroll Result: 'Pay Group'.
Esempi
Stipendiati mensili negli Stati UnitiRetribuzione oraria settimanale nel Regno UnitoDirigenti in Francia
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Motivo della correzione
CorrectionReason
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Il codice motivo selezionato quando viene eseguita una correzione dei dati. | ||
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Descrizione
Questo attributo acquisisce il motivo selezionato dall'utente per l'attività 'Data Correction Performed'. Fornisce il livello di dettaglio necessario alla Dashboard 'Manual Correction and Rework Analysis' per comprendere le cause principali, come 'Retroactive Change' o 'Input Error'.
Perché è importante
Fondamentale per la Root Cause Analysis della rilavorazione.
Dove reperirlo
Workday: campo 'Reason' del Business Process Rescind/Correct.
Esempi
Modifica retroattiva della retribuzioneRettifica del foglio presenzeAggiornamento della scelta dei benefit
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Paese
Country
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Il Paese o la giurisdizione fiscale del record payroll. | ||
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Descrizione
Questo attributo indica la principale area geografica di riferimento per il calcolo payroll. È fondamentale per la Dashboard 'Global Cycle Time Standardization', che consente alle organizzazioni di confrontare le prestazioni in diversi contesti normativi e isolare i problemi specifici di una regione.
Perché è importante
Supporta l'analisi 'Regional Cycle Time Variance' e la standardizzazione globale.
Dove reperirlo
Workday Worker Object: 'Primary Work Location' -> Country.
Esempi
Stati UnitiRegno UnitoFranciaGermania
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Periodo di paga
PayPeriod
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Lo specifico intervallo temporale coperto dal record payroll. | ||
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Descrizione
Questo attributo identifica il ciclo payroll, ad esempio 'October 2023 - Semi-Monthly'. Viene utilizzato per raggruppare i record nell'analisi periodo su periodo ed è essenziale per la logica dell'identificativo del caso 'Payroll Record'.
Perché è importante
Fondamentale per raggruppare i casi e svolgere analisi temporali.
Dove reperirlo
Workday Payroll Result: 'Period'.
Esempi
2023-10 Mensile2023-W42 Settimanale2023-11 Due volte al mese
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Specialista payroll
PayrollSpecialist
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L'utente o il lavoratore che ha eseguito l'attività. | ||
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Descrizione
Questo attributo identifica la persona o l'account di sistema responsabile dell'esecuzione dell'attività. In Workday, corrisponde all''Actor' associato allo step del Business Process. È fondamentale per analizzare la produttività delle risorse, la segregazione dei compiti e la distribuzione del carico di lavoro.
Perché è importante
Consente di analizzare la produttività degli specialisti e i colli di bottiglia delle risorse.
Dove reperirlo
Workday Business Process History: campo 'Actor'.
Esempi
John SmithAccount di sistemaMaria GarciaPayrollBatchBot
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Tipo di esecuzione payroll
PayrollRunType
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La categoria dell'esecuzione payroll, ad esempio Regular, Off-Cycle o Bonus. | ||
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Descrizione
Questo attributo classifica la natura dell'esecuzione payroll. Distinguere tra esecuzioni 'Regular', 'Correction' e 'On-Demand' è fondamentale per l'analisi, poiché le esecuzioni off-cycle rappresentano in genere rilavorazioni o eccezioni che alterano le metriche standard delle prestazioni.
Perché è importante
Supporta la segmentazione tra processi standard e processi di eccezione.
Dove reperirlo
Workday Payroll: 'Run Category' o 'Result Type'.
Esempi
OrdinarioFuori cicloSu richiestaRettifica di fine anno
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Importo della retribuzione lorda
GrossPayAmount
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La retribuzione lorda totale calcolata per il record. | ||
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Descrizione
Questo attributo contiene il valore monetario lordo calcolato prima delle detrazioni. Sebbene sia spesso sensibile, funge da indicatore indiretto della complessità e del rischio. Nel process mining può essere utilizzato per analizzare se i record di valore più elevato sono sottoposti a controlli di audit più rigorosi o richiedono più tempo per l'approvazione.
Perché è importante
Utilizzato come attributo dimensionale per l'analisi della complessità, se consentito dalle policy di sicurezza.
Dove reperirlo
Workday Payroll Result Lines: somma dei componenti della retribuzione lorda.
Esempi
5000.002500.5010000.00
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Numero di iterazioni dell'anteprima
PreviewIterationCount
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Il numero cumulativo di step di anteprima per questo record. | ||
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Descrizione
Questa metrica calcolata tiene traccia del numero di volte in cui l'attività 'Payroll Result Previewed' si è verificata per uno specifico caso. Un numero elevato indica difficoltà nel stabilizzare i dati ed è l'input principale per il 'Payroll Preview Iteration Tracker'.
Perché è importante
Misura l'efficienza del processo e la stabilità della qualità dei dati.
Dove reperirlo
Calcolato: conteggio delle attività 'Payroll Result Previewed' per CaseId.
Esempi
1312
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Regione
Region
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La regione geografica più ampia, ad esempio EMEA, APAC o NA. | ||
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Descrizione
Questo attributo raggruppa i Paesi in regioni operative più ampie. Supporta il KPI 'Regional Cycle Time Variance', consentendo un confronto di alto livello delle operazioni payroll nei principali mercati, come Nord America, EMEA e APAC.
Perché è importante
Agevola il confronto delle prestazioni geografiche a livello generale.
Dove reperirlo
Derivato da Country o dal campo 'Region' di Worker.
Esempi
Nord AmericaEMEAAPACLATAM
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Scadenza di elaborazione SLA
SLAProcessingDeadline
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La scadenza prevista per la generazione del file di bonifico bancario. | ||
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Descrizione
Questo attributo definisce la scadenza contrattuale o interna entro la quale deve verificarsi l'attività 'Bank Transfer File Generated'. Viene utilizzato per calcolare il 'Bank Transfer SLA Adherence Rate' e visualizzare la conformità nella Dashboard.
Perché è importante
Base di riferimento per il calcolo della conformità allo SLA.
Dove reperirlo
Derivato da Pay Period End Date + offset configurabile, ad esempio 2 giorni.
Esempi
2023-10-28T17:00:00Z2023-11-28T17:00:00Z
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Stato della dichiarazione fiscale
TaxFilingStatus
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Stato della dichiarazione fiscale successiva all'elaborazione delle paghe. | ||
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Descrizione
Questo attributo monitora lo stato di completamento della reportistica obbligatoria. Viene utilizzato insieme all'attività 'Tax Filing Completed' per alimentare la Dashboard 'Post-Cycle Tax Filing Velocity' e garantire la conformità normativa.
Perché è importante
Essenziale per il monitoraggio della conformità e dei rischi.
Dove reperirlo
Workday Payroll: cronologia delle dichiarazioni fiscali o stato dell'integrazione.
Esempi
In sospesoCompletatoRifiutato
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Stato di conformità allo SLA
SLAComplianceStatus
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Indica se il bonifico bancario è stato generato nei tempi previsti. | ||
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Descrizione
Questo attributo calcolato confronta l'orario effettivo di 'Bank Transfer File Generated' con 'SLA Processing Deadline'. Valori come 'Met' o 'Breached' consentono di visualizzare immediatamente i problemi di prestazione nella Dashboard 'Bank Transfer and SLA Compliance'.
Perché è importante
Alimenta direttamente il KPI di conformità allo SLA.
Dove reperirlo
Calcolato: se EventTime <= SLAProcessingDeadline allora 'Met', altrimenti 'Breached'.
Esempi
RispettatoViolatoA rischio
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Tipo di eccezione di audit
AuditExceptionType
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La categoria dell'errore di audit rilevato durante il ciclo. | ||
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Descrizione
Questo attributo classifica la regola specifica che ha attivato un evento 'Audit Exception Flagged'. Gli esempi includono 'Net Pay Negative', 'Variance > 10%' o 'Missing Tax ID'. Alimenta la vista 'Audit Exception and Quality Control'.
Perché è importante
Identifica specifici problemi di qualità dei dati su cui intervenire.
Dove reperirlo
Report di audit Workday o output delle regole di validazione.
Esempi
Retribuzione netta negativaVarianza elevataSSN mancante
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Attività di elaborazione delle paghe
| Attività | Descrizione | ||
|---|---|---|---|
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Correzione dei dati eseguita
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Un intervento manuale in cui uno specialista payroll modifica i dati di input o sovrascrive i valori calcolati in un risultato payroll. Indica che il calcolo iniziale non era corretto. | ||
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Perché è importante
Misura direttamente la rilavorazione. Ridurre questa attività è uno degli obiettivi principali delle iniziative di automazione e qualità dei dati.
Dove reperirlo
Audit Trail Workday per l'oggetto Pay Result. Cercare gli eventi 'Field Edit' eseguiti dagli utenti, e non dal sistema, dopo il calcolo iniziale.
Acquisizione
Registrato quando l'utente conferma le modifiche al Pay Result
Tipo di evento
explicit
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Eccezione di audit rilevata
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Il sistema rileva un errore di validazione o un avviso di smart audit sul risultato payroll. In questo modo lo stato del risultato passa a 'Error' o 'Requires Action'. | ||
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Perché è importante
È fondamentale per misurare la conformità e la qualità dei dati. Le eccezioni frequenti aumentano il costo per cedolino e ritardano la finalizzazione.
Dove reperirlo
Campo Workday Pay Result Status. Identificare i passaggi allo stato 'Error' o la creazione di voci di avviso 'Smart Audit'.
Acquisizione
Confrontare il campo di stato prima e dopo il calcolo
Tipo di evento
inferred
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File di bonifico bancario generato
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La creazione del file di trasmissione bancaria, ad esempio NACHA o SEPA, contenente le istruzioni per i pagamenti netti. Avviene durante il 'Settlement Run'. | ||
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Perché è importante
Misura la conformità allo SLA per l'invio dei pagamenti. I ritardi in questa fase mettono a rischio la data effettiva di pagamento.
Dove reperirlo
Log del processo Workday 'Run Settlement'. Cercare la generazione del 'Payment File' o il completamento dell'evento di settlement run.
Acquisizione
Registrato quando il Settlement Run produce l'output
Tipo di evento
explicit
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Pagamento eseguito
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La conferma che i fondi sono stati trasferiti o che l'assegno è stato stampato. Rappresenta la realizzazione finanziaria finale del record payroll. | ||
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Perché è importante
La conclusione effettiva del processo dal punto di vista del dipendente. Il confronto con l'orario di generazione del Bank Transfer File evidenzia le latenze di elaborazione bancaria.
Dove reperirlo
Workday Settlement Status. Cercare i cambiamenti di stato a 'Completed' o le conferme di ricezione dell'integrazione da parte della banca.
Acquisizione
Registrato quando Settlement Status viene aggiornato a Complete
Tipo di evento
explicit
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Record payroll approvato
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La finalizzazione del calcolo payroll per un lavoratore. Avviene durante il processo 'Run Pay Completion', che impedisce ulteriori modifiche al risultato tramite il calcolo. | ||
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Perché è importante
La milestone decisiva che segna la fine della fase di calcolo e l'inizio della fase di regolamento. È essenziale per misurare il tempo di ciclo.
Dove reperirlo
Log dell'attività Workday 'Run Pay Completion'. Identificare il momento in cui lo stato del Pay Result passa a 'Complete' o 'Final'.
Acquisizione
Registrato quando viene eseguito 'Run Pay Completion'
Tipo di evento
explicit
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Record payroll creato
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L'inizializzazione del risultato payroll di un lavoratore all'interno di un periodo specifico. In genere avviene quando il processo Pay Calculation identifica il lavoratore come idoneo all'esecuzione. | ||
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Perché è importante
Segna l'inizio ufficiale dell'elaborazione payroll all'interno del motore payroll. È utile per distinguere la preparazione dei dati HR dall'effettiva elaborazione payroll.
Dove reperirlo
Timestamp della creazione dell'oggetto Workday Payroll 'Pay Result' oppure dell'avvio del processo 'Run Pay Calculation' per il lavoratore.
Acquisizione
Registrato quando viene istanziato l'oggetto Pay Result
Tipo di evento
explicit
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Retribuzione lorda calcolata
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L'esecuzione del motore di calcolo che determina la retribuzione lorda sulla base di ore, tariffe e piani retributivi. Questa attività può ripetersi più volte se i dati vengono corretti. | ||
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Perché è importante
Un numero elevato di iterazioni indica problemi di qualità dei dati. Questo è lo step di elaborazione principale, che consuma la maggior parte delle risorse e del tempo del sistema.
Dove reperirlo
Log dell'attività Workday 'Run Pay Calculation'. Acquisire il timestamp di completamento del job di calcolo per il lavoratore o il pay group specifico.
Acquisizione
Registrato quando il job 'Run Pay Calculation' viene completato
Tipo di evento
explicit
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Time Sheet approvato
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L'approvazione formale delle registrazioni delle ore da parte di un manager o di un referente HR. Questa modifica di stato rende disponibili le ore per l'acquisizione da parte dell'interfaccia payroll o del motore di calcolo. | ||
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Perché è importante
Calcola il tempo di attesa per l'approvazione. Le ore non approvate sono una delle principali cause di rettifiche retroattive e rilavorazioni nei periodi payroll successivi.
Dove reperirlo
Cronologia del Business Process Workday Time Tracking. Cercare l'evento 'Step Completed' in cui il tipo di step è 'Approval'.
Acquisizione
Registrato quando lo stato dello step di approvazione passa a Completed
Tipo di evento
explicit
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Timesheet inviato
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L'invio iniziale dei dati relativi alle ore lavorate da parte di un dipendente o di un responsabile della rilevazione delle ore all'interno del modulo Time Tracking. Questo evento segna l'inserimento delle ore grezze nel flusso di sistema, prima della revisione da parte del manager. | ||
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Perché è importante
I ritardi nell'invio attivano colli di bottiglia nelle fasi successive della finestra di calcolo payroll. Monitorare questo passaggio stabilisce il punto di riferimento per la durata dell'intero ciclo retributivo.
Dove reperirlo
Log di audit del Business Process Workday Time Tracking. Identificare il timestamp dell'evento 'Submit' per il Pay Period pertinente.
Acquisizione
Registrato quando viene eseguita l'azione 'Submit Time'
Tipo di evento
explicit
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Cedolino pubblicato
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La disponibilità del cedolino definitivo affinché il dipendente possa visualizzarlo. Di norma viene attivata dopo il completamento del settlement o in una data pianificata. | ||
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Perché è importante
Influisce sulla soddisfazione dei dipendenti. Il monitoraggio garantisce trasparenza e conformità alle leggi locali sul lavoro relative alla consegna dei prospetti retributivi.
Dove reperirlo
Dedotto dal 'Payslip Available Date' configurato nel Pay Group o dal timestamp del completamento del processo 'Generate Payslip'.
Acquisizione
Derivato dalla configurazione di Payslip Available Date
Tipo di evento
inferred
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Dati degli incentivi importati
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L'acquisizione di dati retributivi esterni, come commissioni, bonus o pagamenti una tantum, tramite Enterprise Interface Builder (EIB) o connettore. Questa operazione crea o aggiorna gli oggetti Input/One-Time Payment. | ||
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Perché è importante
Identifica la latenza dell'integrazione. Verificare che i dati esterni arrivino prima del termine previsto per il calcolo è fondamentale per l'accuratezza del payroll.
Dove reperirlo
Log dell'Integration System Event o Audit Trail per i Business Process 'Request One-Time Payment' o 'Input'.
Acquisizione
Registrato durante il caricamento EIB o la chiamata Web Service
Tipo di evento
explicit
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Detrazioni dei benefit applicate
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L'applicazione dei piani benefit e delle regole sulle detrazioni alla retribuzione lorda per determinare gli imponibili. Sebbene faccia generalmente parte del calcolo principale, questa attività isola la fase di elaborazione delle detrazioni. | ||
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Perché è importante
I ritardi di sincronizzazione tra HCM Benefits e Payroll causano spesso errori in questa fase. Isolarla aiuta a individuare con precisione problemi di configurazione o di flusso dei dati.
Dove reperirlo
Dedotto dai dettagli del log 'Run Pay Calculation', se vengono registrati sottoprocessi distinti per le detrazioni, oppure ricavato dagli aggiornamenti della sezione 'Deductions' del Pay Result.
Acquisizione
Confrontare i campi delle detrazioni del Pay Result prima e dopo il calcolo
Tipo di evento
inferred
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Dichiarazione fiscale completata
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La generazione e l'invio corretti delle dichiarazioni fiscali obbligatorie agli enti pubblici. Avviene dopo il pagamento. | ||
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Perché è importante
Garantisce la conformità normativa. I ritardi in questa attività successiva al ciclo possono comportare sanzioni significative.
Dove reperirlo
Log di integrazione dei provider Third Party Payroll o completamento delle attività manuali 'Tax Filing' nella checklist di chiusura del periodo.
Acquisizione
Registrato quando l'evento Tax Integration viene completato
Tipo di evento
explicit
|
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Risultato payroll visualizzato in anteprima
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Un utente visualizza il risultato payroll calcolato o la 'Payslip Preview'. Questa attività precede generalmente l'approvazione e indica la fase di verifica. | ||
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Perché è importante
Più anteprime senza approvazione suggeriscono incertezza o la necessità di una validazione esterna al sistema. L'analisi aiuta a comprendere il comportamento degli utenti durante il ciclo di revisione.
Dove reperirlo
Log degli accessi degli utenti o cronologia delle esecuzioni dei report. Cercare gli eventi 'View' sull'istanza 'Pay Result' o l'esecuzione dei report 'View Payslip'.
Acquisizione
Registrato nei System Access Logs (evento View)
Tipo di evento
explicit
|
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Guide all'estrazione
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