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Migliori il processo Purchase to Pay - Requisition

Ottimizzi il processo P2P Requisition in SAP S/4HANA con una guida in 6 passaggi.
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Ottimizzi le richieste d’acquisto in SAP S/4HANA

Ritardi e lacune di conformità ostacolano spesso i processi di richiesta d'acquisto. La nostra piattaforma consente di identificare con precisione i colli di bottiglia nelle fasi di creazione e approvazione. La guida accompagna Lei verso miglioramenti concreti, rendendo più efficienti gli acquisti e riducendo i tempi di attraversamento.

Scarichi il nostro template dei dati preconfigurato e affronti le sfide comuni per raggiungere i Suoi obiettivi di efficienza. Segua il nostro piano di miglioramento in sei passaggi e consulti la Guida al template dei dati per trasformare le Sue operazioni.

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Perché ottimizzare il processo di richiesta d’acquisto?

Ottimizzare il processo Purchase to Pay, in particolare la fase Requisition, all’interno del Suo ambiente SAP S/4HANA è fondamentale per migliorare l’efficienza complessiva degli approvvigionamenti e la solidità finanziaria dell’organizzazione. Processi di richiesta inefficienti generano costi significativi, spesso nascosti in tempi di ciclo prolungati, rilavorazioni manuali e lacune di conformità. Immagini una situazione in cui un’esigenza aziendale critica subisce un ritardo perché una richiesta d’acquisto rimane bloccata in una coda di approvazione per giorni o persino settimane. Questo non incide soltanto sulle tempistiche dei progetti e sulla continuità operativa, ma comporta anche la perdita di opportunità di risparmio, maggiori costi di spedizione urgente e insoddisfazione tra gli stakeholder interni.

Il processo di richiesta d’acquisto costituisce il punto di partenza in cui le esigenze aziendali si trasformano in richieste formali. Qualsiasi attrito in questa fase si ripercuote sull’intero ciclo Purchase to Pay, influenzando la creazione degli ordini d’acquisto, la ricezione delle merci e l’elaborazione delle fatture. Affrontare direttamente queste inefficienze rafforza la capacità della Sua organizzazione di acquistare beni e servizi in modo efficace, assicurando che l’investimento in SAP S/4HANA produca il massimo valore strategico.

Come il Process Mining rende visibili i Workflow delle richieste

Il Process Mining offre un approccio senza precedenti per comprendere e migliorare il processo Purchase to Pay - Requisition in SAP S/4HANA. Anziché basarsi su supposizioni o testimonianze aneddotiche, il Process Mining utilizza gli Event Log del Suo sistema SAP, in particolare i dati di tabelle come EBAN (Purchase Requisition) ed EBKN (Purchase Requisition Account Assignment), per ricostruire il percorso effettivo, dall’inizio alla fine, di ogni richiesta d’acquisto. In questo modo crea una mappa visiva del processo basata sui dati, mostrando come le richieste avanzano realmente, quali passaggi vengono eseguiti e dove si verificano i ritardi.

Questa tecnologia Le consente di analizzare con precisione indicatori chiave di performance quali il tempo di ciclo della richiesta, dalla creazione all’approvazione finale o alla conversione in un ordine d’acquisto. Può identificare le varianti, scoprire colli di bottiglia nascosti e individuare le deviazioni rispetto al flusso di processo previsto. Il Process Mining può, ad esempio, evidenziare se determinati reparti o tipi di richiesta registrano sistematicamente tempi di approvazione più lunghi oppure se un numero significativo di richieste viene rifiutato e reinviato più volte, segnalando problemi nella qualità della richiesta iniziale o nei criteri di approvazione.

Individuare le principali aree di miglioramento

Un’analisi dettagliata tramite Process Mining dei dati Purchase to Pay - Requisition fa generalmente emergere diverse aree di miglioramento critiche:

  • Identificazione dei colli di bottiglia: individui i passaggi di approvazione o le persone che causano sistematicamente ritardi. Si tratta di un determinato manager, di una specifica soglia di valore o di un Workflow di approvazione complesso che rallenta le richieste? Comprendere questi punti consente di intervenire in modo mirato, ad esempio modificando le matrici di approvazione o fornendo formazione aggiuntiva.
  • Rilavorazioni e riassegnazioni: scopra i casi in cui le richieste vengono frequentemente rifiutate, modificate e reinviate. Queste rilavorazioni indicano spesso requisiti poco chiari, dati iniziali insufficienti o una gerarchia di approvazione complessa. Ridurre le rilavorazioni accorcia direttamente il tempo complessivo del ciclo di richiesta e migliora l’efficienza.
  • Lacune di conformità: verifichi il rispetto delle politiche interne di acquisto e dei requisiti normativi. Il Process Mining può rilevare modifiche non autorizzate alle richieste, approvazioni che bypassano le procedure standard o deviazioni nella gestione delle richieste urgenti, assicurando che il processo sia conforme e verificabile.
  • Opportunità di automazione: individui i passaggi manuali o le attività ripetitive nel ciclo di vita della richiesta che potrebbero essere automatizzati, soprattutto nelle app SAP Fiori per la gestione delle richieste. Questo riduce gli errori umani, libera risorse e accelera l’elaborazione.
  • Ottimizzazione delle varianti di processo: analizzi i diversi percorsi seguiti da richieste simili. Confrontando i percorsi efficienti con quelli meno efficienti, può individuare le best practice e standardizzare il Workflow più efficace in tutta l’organizzazione, sfruttando le opzioni di configurazione flessibili di SAP S/4HANA.

Ottenere risultati concreti per la Sua organizzazione

L’implementazione di miglioramenti basati sugli insight del Process Mining per il processo Purchase to Pay - Requisition produce vantaggi significativi e misurabili:

  • Riduzione del tempo di ciclo: acceleri il passaggio dalla creazione della richiesta all’approvazione e alla successiva creazione dell’ordine d’acquisto, garantendo un soddisfacimento più rapido delle esigenze aziendali. Questo contribuisce direttamente a ridurre il tempo complessivo del ciclo Purchase to Pay.
  • Risparmio sui costi: riduca le spese di spedizione urgente, i costi di elaborazione manuale e i livelli di inventario, assicurando che le attività di approvvigionamento vengano eseguite tempestivamente. Un’elaborazione efficiente delle richieste aiuta inoltre a ottenere gli sconti per pagamento anticipato.
  • Maggiore conformità: rafforzi il rispetto dei controlli interni e delle normative esterne, riducendo i rischi di audit e migliorando la governance nel Suo ambiente SAP S/4HANA.
  • Maggiore efficienza: semplifichi le operazioni, riduca il carico amministrativo e permetta ai team procurement di concentrarsi sul sourcing strategico anziché inseguire approvazioni o correggere errori. Ne derivano una produttività più elevata e una migliore allocazione delle risorse.
  • Decisioni strategiche più solide: ottenga insight più approfonditi sui modelli di approvvigionamento, sulle previsioni della domanda e sulle performance dei fornitori, così da definire strategie d’acquisto più consapevoli.

Come iniziare a ottimizzare le richieste d’acquisto

Per ottenere questi vantaggi dal processo Purchase to Pay - Requisition in SAP S/4HANA, è necessario innanzitutto comprendere lo stato attuale. Applicando il Process Mining, supera le ipotesi e ottiene una visione oggettiva delle operazioni, basata sui dati. Questo Le permette di introdurre cambiamenti mirati ed efficaci, capaci di trasformare concretamente il processo di approvvigionamento. Scopra come il nostro Template e le nostre indicazioni possano aiutarLa a configurare rapidamente l’analisi, individuare gli insight più importanti e avviare il percorso verso un processo di richiesta altamente ottimizzato e conforme. Adotti l’ottimizzazione dei processi per ridurre il tempo di ciclo e valorizzare al massimo il Suo investimento in SAP S/4HANA.

Purchase to Pay - Requisition Gestione delle richieste d’acquisto Richiesta di approvvigionamento Workflow di approvazione Gestione della conformità Riduzione dei tempi di attraversamento Team di approvvigionamento Richiedente Gestione dei centri di costo Ottimizzazione del Workflow Procure to Pay Gestione della spesa Controllo del budget

Problemi e sfide comuni

Individui le sfide che La riguardano

Le richieste d’acquisto rimangono bloccate nelle code di approvazione, causando ritardi negli approvvigionamenti e possibili interruzioni operative. Questo incide sulle tempistiche degli acquisti critici e sui rapporti con i fornitori. ProcessMind visualizza l’intero flusso di approvazione del processo Purchase to Pay - Requisition in SAP S/4HANA, evidenziando dove e perché le richieste subiscono ritardi e individuando i colli di bottiglia e gli approvatori coinvolti.

Le richieste d’acquisto vengono frequentemente modificate dopo l’invio o durante l’approvazione, segnalando errori nella creazione o requisiti poco chiari. Questo genera rilavorazioni, allunga i tempi di attraversamento e crea frustrazione tra richiedenti e approvatori. ProcessMind analizza il tasso di modifica e individua le cause alla radice, dall’inserimento incompleto dei dati in SAP S/4HANA alla scarsa chiarezza nella creazione iniziale del processo Purchase to Pay - Requisition.

Le richieste d’acquisto si discostano spesso dai Workflow di approvazione definiti, dando luogo ad acquisti non conformi e a un aumento dei rischi. Percorsi di approvazione non autorizzati o errati compromettono il controllo e la governance. ProcessMind rileva automaticamente tutti i percorsi di approvazione effettivamente seguiti per il processo Purchase to Pay - Requisition in SAP S/4HANA e li confronta con i Workflow previsti, così da individuare le deviazioni e la loro frequenza.

Il tempo che intercorre tra la creazione della richiesta d’acquisto e la creazione dell’ordine d’acquisto è eccessivamente lungo, con ritardi negli acquisti critici e ripercussioni sulle tempistiche dei progetti. Questa inefficienza incide direttamente sulla continuità operativa e sull’utilizzo del budget. ProcessMind individua con precisione dove si verificano i ritardi nel processo Purchase to Pay - Requisition in SAP S/4HANA, mostrando la durata media e i valori anomali per ogni attività.

Un’elevata percentuale di richieste d’acquisto viene rifiutata, costringendo i richiedenti a reinviare le richieste o a rinunciare alle proprie esigenze. Questo spreca tempo e risorse, genera frustrazione e segnala problemi nella qualità della richiesta iniziale o nei criteri di approvazione. ProcessMind individua i modelli ricorrenti nelle richieste Purchase to Pay - Requisition rifiutate in SAP S/4HANA, mostrando le cause più frequenti dei rifiuti e le fasi in cui si verificano.

È difficile verificare se tutte le richieste d’acquisto rispettino in modo coerente le politiche interne di acquisto e i controlli di budget. La scarsa visibilità sui rischi di conformità espone a sanzioni finanziarie e audit. ProcessMind offre una visione chiara del livello di allineamento del processo Purchase to Pay - Requisition in SAP S/4HANA alle regole predefinite, evidenziando eventuali comportamenti non conformi.

Alcune richieste d’acquisto seguono percorsi di approvazione inutilmente complessi o tortuosi, consumando tempo e risorse senza generare valore. Questo aumenta i costi di elaborazione e prolunga i tempi complessivi di ciclo. ProcessMind visualizza tutti i percorsi di approvazione effettivamente seguiti per il processo Purchase to Pay - Requisition in SAP S/4HANA, aiutando a individuare e ottimizzare le sequenze inefficienti di passaggi approvativi.

Esistono differenze significative nell’efficienza di elaborazione e nella conformità delle richieste d’acquisto tra reparti o centri di costo diversi. Questa performance disomogenea può generare attriti interni e livelli di servizio incoerenti. ProcessMind consente di confrontare le metriche del processo Purchase to Pay - Requisition tra diverse unità organizzative in SAP S/4HANA, individuando le best practice e le aree di miglioramento.

Talvolta le richieste d’acquisto rimangono bloccate nel processo, aperte per periodi prolungati senza avanzamenti né una risoluzione chiara. Queste richieste “dormienti” possono causare il mancato rispetto delle scadenze di approvvigionamento e rendere obsolete le esigenze iniziali. ProcessMind segnala le istanze Purchase to Pay - Requisition di lunga durata o inattive in SAP S/4HANA, individuando con precisione il punto in cui si arrestano.

Il processo di approvazione delle richieste d’acquisto dipende fortemente da interventi manuali o da approvazioni sequenziali che potrebbero essere automatizzate o semplificate. Questo comporta costi operativi più elevati e un maggiore rischio di errore umano. ProcessMind quantifica l’entità degli interventi manuali nel Workflow Purchase to Pay - Requisition in SAP S/4HANA, evidenziando le opportunità di automazione.

I richiedenti devono spesso affrontare tempi di attesa lunghi, rifiuti o una scarsa trasparenza sullo stato delle proprie richieste d’acquisto, con conseguente insoddisfazione e possibile ricorso ad acquisti tramite shadow IT. Questo indebolisce la fiducia nel processo ufficiale di approvvigionamento. ProcessMind offre insight sull’intero percorso Purchase to Pay - Requisition in SAP S/4HANA, consentendo di individuare i punti critici che incidono direttamente sui richiedenti.

Obiettivi tipici

Definisca come si presenta il successo

Questo obiettivo mira a ridurre significativamente il tempo necessario per approvare una richiesta d’acquisto, dall’invio all’approvazione finale. Ridurre i ritardi nelle approvazioni incide direttamente sui tempi di approvvigionamento, consentendo di acquistare più rapidamente beni e servizi e limitando le interruzioni operative. Migliora inoltre l’efficienza complessiva e la soddisfazione degli stakeholder nel processo Purchase to Pay. ProcessMind aiuta visualizzando i percorsi dei Workflow di approvazione e individuando i colli di bottiglia nei singoli passaggi o presso specifici approvatori. Può identificare le richieste con tempi di attesa eccessivamente lunghi, analizzare le cause alla radice dei ritardi in SAP S/4HANA e suggerire opportunità di riprogettazione del processo per semplificare il flusso di approvazione delle richieste d’acquisto, riducendo potenzialmente i tempi di ciclo del 20-30%.

Questo obiettivo si concentra sulla riduzione della frequenza con cui le richieste d’acquisto devono essere riviste o corrette dopo l’invio iniziale. Un elevato tasso di modifica indica spesso requisiti poco chiari, errori nella creazione o processi di revisione iniziale inefficienti, con conseguente spreco di tempo e ritardi nel processo Purchase to Pay. ProcessMind offre insight sui motivi e sui punti in cui le richieste vengono modificate più frequentemente in SAP S/4HANA. Analizzando le sequenze di attività e i dati degli attributi, può individuare modelli di errore ricorrenti o informazioni mancanti che causano rilavorazioni, consentendo di definire interventi formativi mirati o modifiche ai moduli e di ridurre le modifiche fino al 40%.

Il raggiungimento di questo obiettivo garantisce che tutte le richieste d’acquisto e le relative approvazioni rispettino rigorosamente le politiche interne di acquisto, i requisiti normativi e i controlli di budget predefiniti. La non conformità può comportare rischi finanziari, audit e potenziali problemi legali, rendendo il rispetto delle regole essenziale per approvvigionamenti responsabili nel processo Purchase to Pay. ProcessMind rileva automaticamente il flusso effettivo delle richieste d’acquisto in SAP S/4HANA e lo confronta con modelli di conformità predefiniti. Evidenzia deviazioni quali passaggi di approvazione non autorizzati o il mancato svolgimento dei controlli obbligatori, fornendo una traccia di audit chiara e consentendo interventi correttivi per aumentare la conformità del 15-25%.

Questo obiettivo riguarda l’intero ciclo di vita, dalla creazione di una richiesta d’acquisto alla generazione del relativo ordine d’acquisto. Un tempo di attraversamento più breve significa approvvigionamenti più rapidi, minori costi di mantenimento delle scorte e una maggiore capacità di risposta alle esigenze aziendali, con un impatto significativo sull’efficienza complessiva del processo Purchase to Pay. ProcessMind mappa l’intero percorso di una richiesta d’acquisto in SAP S/4HANA, individuando con precisione dove si verificano i ritardi tra l’approvazione della richiesta e la creazione dell’ordine d’acquisto. Rileva passaggi di consegne inefficienti o lacune nell’integrazione dei sistemi, offrendo insight per ridurre questo tempo di attraversamento critico del 10-20% attraverso l’ottimizzazione del processo.

Questo obiettivo mira a ridurre il numero di richieste d’acquisto rifiutate durante il processo di approvazione. Un elevato tasso di rifiuto indica problemi nella pianificazione iniziale, linee guida poco chiare o aspettative non allineate, con conseguente spreco di tempo, ritardi e frustrazione per i richiedenti nel ciclo Purchase to Pay. ProcessMind analizza le cause e i modelli alla base dei rifiuti delle richieste d’acquisto in SAP S/4HANA. Individua gli attributi, i reparti o le fasi di approvazione più frequentemente associati ai rifiuti, fornendo insight basati sui dati per affrontare le cause alla radice, migliorare la qualità delle richieste iniziali e ridurre potenzialmente il tasso di rifiuto di oltre il 15%.

Questo obiettivo mira a garantire che le richieste d’acquisto seguano percorsi di approvazione coerenti e predefiniti, eliminando deviazioni ad hoc o inefficienti. Percorsi standardizzati assicurano tempi di attraversamento prevedibili, una migliore allocazione delle risorse e una gestione del processo più semplice, contribuendo a rendere il processo Purchase to Pay più solido. ProcessMind ricostruisce visivamente tutti i percorsi di approvazione effettivamente seguiti dalle richieste d’acquisto in SAP S/4HANA, mostrando le variazioni rispetto al Workflow previsto. Può individuare i percorsi non standard e il loro impatto sull’efficienza, consentendo alle organizzazioni di applicare un unico percorso ottimizzato e ridurre la variabilità del processo del 20-30%.

Questo obiettivo consiste nell’individuare in modo proattivo le richieste d’acquisto che rimangono bloccate o senza seguito per periodi prolungati durante le fasi di approvazione o di elaborazione. Le richieste bloccate causano ritardi significativi negli approvvigionamenti, incidono sulle tempistiche dei progetti e generano frustrazione, compromettendo il flusso complessivo Purchase to Pay. ProcessMind monitora lo stato attivo delle richieste d’acquisto in SAP S/4HANA e segnala quelle che superano le soglie predefinite di inattività in qualsiasi fase. Fornisce avvisi e insight in tempo reale sul punto e sulle cause del blocco, consentendo un intervento immediato e assicurando la continuità del processo.

Questo obiettivo mira a ridurre al minimo l’intervento manuale necessario per elaborare e approvare le richieste d’acquisto. Un impegno manuale eccessivo non rallenta soltanto il processo Purchase to Pay, ma aumenta anche il rischio di errore umano e sottrae risorse ad attività a maggior valore, incidendo sull’efficienza operativa. ProcessMind individua le attività del processo di approvazione delle richieste d’acquisto in SAP S/4HANA che vengono svolte frequentemente in modo manuale o ripetitivo. Quantifica il tempo dedicato a queste attività e identifica le opportunità di automazione o di miglioramento del sistema, con una possibile riduzione del carico di lavoro manuale pari o superiore al 25%.

Raggiungere questo obiettivo significa ottimizzare le performance e la collaborazione dei diversi reparti coinvolti nel processo di richiesta d’acquisto, dalla creazione all’approvazione finale. Performance disomogenee tra i reparti possono creare colli di bottiglia e generare tempi di attraversamento differenti, incidendo sull’intero processo Purchase to Pay. ProcessMind confronta le performance dei diversi reparti coinvolti nell’elaborazione delle richieste d’acquisto in SAP S/4HANA. Evidenzia le differenze nei tempi di ciclo, nei tassi di approvazione o nel rispetto delle politiche, fornendo dati utili per individuare le best practice e le aree di miglioramento e aumentare l’efficienza complessiva dell’organizzazione.

Questo obiettivo si concentra sul miglioramento dell’esperienza complessiva dei dipendenti che avviano richieste d’acquisto, affrontando le frustrazioni causate da ritardi, scarsa trasparenza o processi complessi. Un’esperienza positiva per i richiedenti favorisce tassi di adozione più elevati, una migliore qualità dei dati e un avvio più efficiente del ciclo Purchase to Pay. ProcessMind individua i punti critici nel processo Purchase Requisition in SAP S/4HANA, come tempi di attesa prolungati, rifiuti frequenti o percorsi di approvazione poco trasparenti. Analizzando le variazioni del processo e i colli di bottiglia dal punto di vista del richiedente, aiuta a semplificare il processo e migliorare la comunicazione, aumentando in definitiva la soddisfazione degli utenti.

Il percorso di miglioramento in 6 fasi per Purchase to Pay - Requisition

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Cosa fare

Acceda al Template Excel preconfigurato, progettato specificamente per i dati di Purchase to Pay Requisition provenienti da SAP S/4HANA, e lo scarichi per garantire una struttura dati corretta.

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Perché è importante

L’utilizzo del Template corretto garantisce una formattazione adeguata dei dati per l’analisi, fa risparmiare tempo e previene gli errori durante il caricamento.

Risultato previsto

Un Template Excel pronto per essere compilato, allineato ai requisiti di ProcessMind per i dati di Purchase Requisition.

COSA OTTERRÀ

Porti alla luce gli ostacoli nascosti nel processo di richiesta d'acquisto

ProcessMind rivela il percorso effettivo delle Sue richieste d'acquisto, mostrando dove si verificano i ritardi e come rafforzare la conformità. Ottenga visualizzazioni chiare per orientare le attività di ottimizzazione.
  • Visualizzi i percorsi effettivi delle richieste d'acquisto in SAP S/4HANA
  • Identifichi i ritardi e i colli di bottiglia nelle approvazioni
  • Individui le lacune di conformità nella creazione delle richieste d'acquisto
  • Quantifichi l'impatto delle inefficienze del processo
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
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Design your optimized process
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RISULTATI TIPICI

Ottenere maggiore efficienza e ridurre i costi nelle richieste di acquisto

Questi risultati rappresentano i miglioramenti concreti che le organizzazioni sperimentano generalmente analizzando e ottimizzando con rigore il processo Purchase to Pay, Requisition in SAP S/4HANA. Individuando i colli di bottiglia e semplificando i Workflow, le aziende possono ottenere vantaggi operativi significativi.

0 %
Ciclo di approvazione più rapido

Riduzione media del tempo di approvazione

Semplifichi il processo di approvazione delle richieste d’acquisto, eliminando i colli di bottiglia e riducendo gli interventi manuali. In questo modo ottiene approvazioni più rapide e avvia prima le attività di acquisto.
0 %
Meno modifiche alle richieste d’acquisto

Riduzione delle rilavorazioni dovute agli errori

Individui le cause alla radice delle modifiche alle richieste d’acquisto, come dati incompleti o requisiti poco chiari. Ridurre le modifiche consente di risparmiare tempo significativo nelle rilavorazioni e di accelerare il ciclo P2P complessivo.
0 %
Maggiore conformità alle politiche

Riduzione dei percorsi non standard

Ottenga una visibilità chiara sulle deviazioni rispetto alle politiche e ai Workflow di approvazione standard. In questo modo assicura il rispetto delle regole interne da parte delle richieste d’acquisto, riducendo al minimo i rischi di audit e i tassi di rifiuto.
0 %
Tempi più brevi per la creazione dell’ordine d’acquisto

Tempo di attraversamento dalla richiesta alla creazione dell’ordine d’acquisto

Ottimizzi il percorso completo, dalla creazione della richiesta d’acquisto alla generazione dell’ordine d’acquisto. Acceleri il processo di approvvigionamento per soddisfare più rapidamente la domanda e migliorare i rapporti con i fornitori.
0 %
Tasso di automazione aumentato

Più richieste di acquisto automatizzate

Individui con precisione le opportunità per automatizzare le fasi di approvazione di routine, riducendo il lavoro manuale e i costi di elaborazione. In questo modo il personale può dedicarsi ad attività più strategiche e il flusso di elaborazione può accelerare.

I risultati variano in base al livello di maturità del processo esistente, alla qualità dei dati e al contesto specifico dell'organizzazione. Le cifre indicate riflettono i miglioramenti comunemente osservati in diverse implementazioni.

Dati consigliati

Inizi con gli attributi e le attività più importanti, quindi ampli l'analisi secondo necessità.
Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

Attributi

Punti dati fondamentali da acquisire per l’analisi

L'identificatore univoco di un documento di richiesta di acquisto.

Perché è importante

È l'identificatore essenziale del caso che collega tutte le fasi correlate del processo, consentendo una visione completa e coerente del ciclo di vita della richiesta.

Il nome dell'attività aziendale che si è verificata in uno specifico momento del processo della richiesta.

Perché è importante

Definisce le fasi del processo, costituendo la struttura portante della mappa del processo e consentendo di analizzare il flusso, le varianti e i colli di bottiglia.

La data e l'ora precise in cui si è verificata una specifica attività.

Perché è importante

Questo timestamp è essenziale per ordinare gli eventi, calcolare i tempi di ciclo e analizzare le prestazioni del processo e i colli di bottiglia.

L'identificatore dell'utente che ha creato la richiesta o eseguito una specifica attività.

Perché è importante

Consente di analizzare le prestazioni degli utenti, la distribuzione del carico di lavoro e la conformità del processo. È fondamentale per individuare opportunità di formazione e colli di bottiglia nelle risorse.

L'identificatore dell'utente che ha eseguito una fase di approvazione o rifiuto.

Perché è importante

Individua il responsabile della decisione in una specifica fase di approvazione, consentendo un'analisi dettagliata dei tempi di ciclo e dei colli di bottiglia per persona o ruolo.

Un codice che classifica la richiesta di acquisto, ad esempio per articoli standard, servizi o investimenti.

Perché è importante

Categorizza le richieste per consentire analisi comparative e comprendere se tipi diversi di richiesta presentano flussi di processo, colli di bottiglia o tempi di ciclo differenti.

Il reparto o centro di costo a cui vengono addebitati i costi della richiesta.

Perché è importante

Consente di confrontare le prestazioni tra unità aziendali, evidenziando variazioni nei tempi di ciclo o nei tassi di rifiuto per individuare best practice e aree di miglioramento.

Il valore monetario totale della richiesta di acquisto.

Perché è importante

Aiuta a segmentare il processo in base all'impatto finanziario, spesso correlato alla complessità dell'approvazione e al tempo di ciclo. È fondamentale per l'analisi del processo basata sul valore.

Lo stato attuale di elaborazione o approvazione della richiesta di acquisto.

Perché è importante

Indica lo stato attuale di una richiesta, fondamentale per monitorare l'avanzamento, individuare i colli di bottiglia e analizzare il flusso del processo.

Attività

Passaggi del processo da monitorare e ottimizzare

Indica la creazione iniziale del documento di richiesta di acquisto nel sistema. Questo evento viene acquisito esplicitamente quando un utente salva per la prima volta una nuova richiesta, registrandone il timestamp di creazione.

Perché è importante

Questa attività costituisce il principale punto di avvio per l'analisi del ciclo di vita della richiesta. È essenziale per misurare il tempo di ciclo end-to-end, dall'identificazione iniziale della necessità fino all'approvazione finale o alla conversione in un ordine di acquisto.

Si verifica quando un approvatore esprime un parere positivo su una richiesta, completando una fase del Workflow di approvazione multilivello. Viene dedotto da una modifica dello stato di rilascio della richiesta.

Perché è importante

Questa attività consente un'analisi dettagliata del Workflow di approvazione, misurando il tempo impiegato per ogni singola fase. Aiuta a distinguere gli approvatori efficienti dai colli di bottiglia del processo.

Indica l'approvazione finale e completa della richiesta di acquisto, che diventa così idonea alla conversione in un ordine di acquisto. Questa tappa viene dedotta quando lo stato complessivo di rilascio raggiunge lo stato finale di approvazione.

Perché è importante

Si tratta di una tappa fondamentale per il buon esito del processo e di un punto finale comune per l'analisi dei tempi di ciclo. Indica che la richiesta ha superato tutti i controlli ed è pronta per essere gestita dall'ufficio acquisti.

Rappresenta il rifiuto finale della richiesta di acquisto da parte di un approvatore, che interrompe il processo. Viene acquisito tramite uno specifico aggiornamento dello stato che indica il rifiuto.

Perché è importante

Questa attività rappresenta un punto finale critico in caso di esito negativo. Analizzare la frequenza e le motivazioni dei rifiuti, nonché i punti del processo in cui si verificano, aiuta a individuare problemi di conformità alle policy, di budget o di qualità della richiesta.

Indica che è stato generato un ordine di acquisto con riferimento alla posizione della richiesta. Si tratta di un evento esplicito del sistema che collega la richiesta a un successivo documento di approvvigionamento.

Perché è importante

È una tappa importante e un esito positivo del processo di richiesta. Il tempo trascorso tra l'approvazione della richiesta e la creazione dell'ordine di acquisto è un KPI fondamentale per misurare l'efficienza dell'approvvigionamento.

Indica che la posizione della richiesta è considerata completamente elaborata e che non è più possibile creare ordini di acquisto a partire da essa. In genere questo stato viene impostato automaticamente quando è stata ordinata l'intera quantità.

Perché è importante

Questa attività rappresenta il completamento finale e positivo del ciclo di vita della posizione della richiesta. Conferma che la necessità aziendale è stata interamente trasformata in un ordine di approvvigionamento.

Domande frequenti

Domande frequenti

Il Process Mining visualizza i Workflow effettivi delle richieste in SAP S/4HANA, rivelando colli di bottiglia come approvazioni lente o rilavorazioni ricorrenti. Individua le deviazioni dai percorsi standard e le aree in cui le richieste si bloccano. Questo livello di dettaglio La aiuta a comprendere le prestazioni reali e i punti critici del processo di approvvigionamento.

Individuando percorsi inefficienti e ritardi, il Process Mining contribuisce ad accelerare i cicli di approvazione delle richieste e a ridurre i tempi che intercorrono tra la richiesta e l’ordine di acquisto. Evidenzia le opportunità per ridurre il lavoro manuale, limitare il tasso di modifica e diminuire il tasso di rifiuto delle richieste. Il risultato è un processo di approvvigionamento più lineare e reattivo.

Sono necessari principalmente i dati degli Event Log del sistema SAP S/4HANA, incluso l’ID della Purchase Requisition come identificativo del caso. I campi principali comprendono generalmente il nome dell’attività, il timestamp e un identificativo univoco per ogni evento. Questi dati vengono estratti dalle tabelle pertinenti per ricostruire il flusso completo del processo.

L’estrazione iniziale dei dati e la connessione a uno strumento di Process Mining possono spesso essere completate entro poche settimane, in funzione dell’accesso al sistema e della disponibilità dei dati. I primi insight e le prime visualizzazioni possono generalmente essere generati poco dopo l’acquisizione dei dati. L’analisi successiva è iterativa e si sviluppa a partire dalle scoperte iniziali.

Sebbene sia utile comprendere la struttura dei dati SAP S/4HANA, gli strumenti moderni di Process Mining sono progettati per gli utenti aziendali. Offrono interfacce intuitive per visualizzare e analizzare i processi senza richiedere competenze avanzate di programmazione. Alcune competenze tecniche possono essere utili per la configurazione iniziale del connettore dati.

Sì, il Process Mining è particolarmente efficace nel garantire il rispetto delle politiche di acquisto. Può rilevare automaticamente i casi in cui le approvazioni aggirano le regole standard o vengono seguiti percorsi non conformi, fornendo prove chiare delle deviazioni. In questo modo può applicare le politiche con maggiore efficacia e ridurre i rischi.

Può aspettarsi miglioramenti significativi nella velocità del processo, nella conformità e nell’efficienza dei costi. Tra questi rientrano approvazioni più rapide delle richieste, una riduzione delle rilavorazioni e una maggiore aderenza alle politiche. In definitiva, il risultato è una migliore esperienza per chi presenta le richieste e risultati di approvvigionamento più prevedibili.

Gli strumenti di Process Mining sono in grado di mappare tutte le varianti di processo eseguite, indipendentemente dal numero di Workflow di approvazione presenti. Consolidano tutti i dati degli eventi, consentendo di vedere quali percorsi sono più frequenti, quali sono più lenti e dove si verificano le variazioni. Questo aiuta a standardizzare i percorsi o a ottimizzare quelli specifici.

Fermi i ritardi nelle richieste P2P: ottimizzi subito il Suo Workflow.

Renda più efficienti i processi, riduca i tempi di attraversamento e diminuisca del 30% il tempo di ciclo.

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