Migliori il processo Purchase to Pay - Requisition

Perché ottimizzare il processo di richiesta d’acquisto?

Ottimizzare il processo Purchase to Pay, in particolare la fase di richiesta d’acquisto, nell’ambiente SAP S/4HANA è fondamentale per migliorare l’efficienza degli acquisti e la solidità finanziaria dell’organizzazione. Un processo di richiesta inefficiente genera costi considerevoli, spesso nascosti in tempi di ciclo lunghi, rilavorazioni manuali e lacune di conformità. Può capitare, per esempio, che un’esigenza aziendale urgente subisca ritardi perché una richiesta d’acquisto resta in attesa di approvazione per giorni o persino settimane. Oltre a incidere sulle tempistiche dei progetti e sulla continuità operativa, questo comporta occasioni di risparmio mancate, maggiori costi di spedizione urgente e insoddisfazione tra le persone coinvolte.

Il processo di richiesta d’acquisto è il passaggio iniziale in cui le esigenze aziendali si traducono in richieste formali. Qualsiasi ostacolo in questa fase si ripercuote sull’intero ciclo Purchase to Pay, dalla creazione degli ordini d’acquisto alla ricezione delle merci e all’elaborazione delle fatture. Risolvere queste inefficienze consente all’organizzazione di acquistare beni e servizi in modo più efficace e di ottenere il massimo valore strategico dall’investimento in SAP S/4HANA.

Come il Process Mining fa luce sui flussi di lavoro delle richieste

Il Process Mining offre un metodo efficace per comprendere e migliorare il processo Purchase to Pay - Requisition in SAP S/4HANA. Anziché basarsi su supposizioni o testimonianze isolate, utilizza gli Event Log del sistema SAP, in particolare i dati di tabelle come EBAN (Purchase Requisition) ed EBKN (Purchase Requisition Account Assignment), per ricostruire il percorso effettivo di ogni richiesta d’acquisto, dall’inizio alla fine. Ne risulta una rappresentazione visiva del processo basata sui dati, che mostra come vengono gestite davvero le richieste, quali passaggi vengono eseguiti e dove si verificano i ritardi.

Questa tecnologia permette di analizzare con precisione indicatori chiave, come il tempo di ciclo della richiesta, dalla creazione all’approvazione finale o alla conversione in ordine d’acquisto. È possibile individuare le varianti, far emergere colli di bottiglia nascosti e rilevare gli scostamenti dal flusso di lavoro previsto. Per esempio, il Process Mining può mostrare se determinati reparti o tipi di richiesta registrano sistematicamente tempi di approvazione più lunghi, oppure se molte richieste vengono respinte e inviate di nuovo, segnalando problemi nella qualità dei dati iniziali o nei criteri di approvazione.

Individuare le principali aree di miglioramento

Un’analisi dettagliata dei dati Purchase to Pay - Requisition tramite Process Mining fa spesso emergere diverse aree di miglioramento:

• Individuazione dei colli di bottiglia: individua i passaggi di approvazione o le persone che causano ritardi con regolarità. Il rallentamento dipende da un responsabile specifico, da una determinata soglia di valore o da un flusso di approvazione complesso? Capire dove si verificano questi problemi permette di intervenire in modo mirato, per esempio modificando le matrici di approvazione o offrendo formazione aggiuntiva.
• Rilavorazioni e riassegnazioni: individua i casi in cui le richieste vengono spesso respinte, modificate e inviate di nuovo. Queste rilavorazioni possono indicare requisiti poco chiari, dati iniziali insufficienti o una gerarchia di approvazione difficile da comprendere. Ridurle abbrevia direttamente il tempo di ciclo complessivo e migliora l’efficienza.
• Lacune di conformità: verifica il rispetto delle politiche interne sugli acquisti e dei requisiti normativi. Il Process Mining può rilevare modifiche non autorizzate alle richieste, approvazioni che aggirano le procedure standard o scostamenti nella gestione delle richieste urgenti, contribuendo a mantenere il processo conforme e verificabile.
• Opportunità di automazione: individua i passaggi manuali o le attività ripetitive nel ciclo di vita delle richieste che potrebbero essere automatizzati, in particolare nelle app SAP Fiori per la gestione delle richieste. In questo modo si riducono gli errori umani, si liberano risorse e si accelerano le attività.
• Ottimizzazione delle varianti di processo: analizza i diversi percorsi seguiti da richieste simili. Confrontando quelli più efficienti con quelli meno efficienti, è possibile individuare le pratiche migliori e uniformare il flusso di lavoro più efficace in tutta l’organizzazione, sfruttando le opzioni di configurazione flessibili di SAP S/4HANA.

Risultati concreti per l’organizzazione

Gli interventi basati sulle informazioni ricavate dal Process Mining per il processo Purchase to Pay - Requisition possono produrre vantaggi significativi e misurabili:

• Riduzione del tempo di ciclo: accelera il passaggio dalla creazione della richiesta all’approvazione e alla successiva creazione dell’ordine d’acquisto, così da soddisfare più rapidamente le esigenze aziendali. Ciò contribuisce direttamente a ridurre il tempo di ciclo complessivo del processo Purchase to Pay.
• Risparmio sui costi: limita le spese di spedizione urgente, riduce i costi di gestione manuale e ottimizza i livelli di inventario grazie a interventi di acquisto tempestivi. Una gestione efficiente delle richieste aiuta inoltre a usufruire degli sconti per pagamento anticipato.
• Maggiore conformità: rafforza il rispetto dei controlli interni e delle normative esterne, riducendo i rischi di audit e migliorando la governance nell’ambiente SAP S/4HANA.
• Maggiore efficienza: semplifica le attività, riduce il carico amministrativo e permette ai team acquisti di concentrarsi sull’approvvigionamento strategico, anziché rincorrere le approvazioni o correggere errori. Ne derivano una maggiore produttività e un impiego più efficace delle risorse.
• Decisioni strategiche più efficaci: offre informazioni più approfondite sulle tendenze degli acquisti, sulle previsioni della domanda e sulle prestazioni dei fornitori, per definire strategie di acquisto più consapevoli.

Come iniziare a ottimizzare le richieste d’acquisto

Per ottenere questi vantaggi nel processo Purchase to Pay - Requisition in SAP S/4HANA, occorre innanzitutto comprendere la situazione attuale. Con il Process Mining si va oltre le supposizioni e si ottiene una visione oggettiva delle attività, basata sui dati. Questo permette di apportare modifiche mirate ed efficaci, capaci di trasformare concretamente il modo in cui vengono gestiti gli acquisti. Scopra come il nostro template e le indicazioni disponibili possono aiutarLa a configurare rapidamente l’analisi, individuare informazioni utili e avviare il percorso verso un processo di richiesta più efficiente e conforme. Ottimizzi i processi per ridurre i tempi di ciclo e valorizzare al meglio l’investimento in SAP S/4HANA.