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Migliori l’elaborazione delle paghe

Una guida in 6 passaggi per ottimizzare le operazioni di elaborazione delle paghe.

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Elaborazione delle paghe

SAP SuccessFactors Employee Central

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Ottimizzi l’elaborazione delle paghe in SAP SuccessFactors Employee Central Payroll

La nostra piattaforma individua i colli di bottiglia nascosti e le rilavorazioni manuali che rallentano i cicli di elaborazione interni. Analizzando le tracce digitali, può scoprire con precisione dove si verificano i ritardi e stabilire quali fasi richiedono un intervento immediato. Questa visibilità consente al Suo team di semplificare le operazioni e mantenere prestazioni costanti in tutti i reparti.

Scarichi il nostro template dei dati preconfigurato e affronti le sfide più comuni per raggiungere i Suoi obiettivi di efficienza. Segua il nostro piano di miglioramento in sei fasi e consulti la guida al template dei dati per trasformare le Sue attività.

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Il valore strategico dell’ottimizzazione delle paghe

L’elaborazione delle paghe è spesso considerata una normale attività amministrativa, a cui si presta particolare attenzione solo quando qualcosa va storto. Tuttavia, in un contesto globale basato su SAP SuccessFactors Employee Central Payroll, è un fattore essenziale per la fiducia dei dipendenti e l’efficienza operativa. Quando i cicli paghe sono lenti o imprecisi, i costi vanno ben oltre il semplice carico amministrativo: l’organizzazione rischia sanzioni legali, un calo della motivazione dei dipendenti e spese elevate per le correzioni manuali e i pagamenti straordinari. Ottimizzare il processo non significa solo accelerarlo, ma creare un sistema finanziario resiliente, conforme e prevedibile. Concentrandosi su come migliorare l’elaborazione delle paghe, si passa dalla gestione reattiva dei problemi a una gestione strategica e proattiva.

Ottenere visibilità con il Process Mining

Il Process Mining offre una radiografia digitale dell’intero ciclo delle paghe, mostrando come si svolgono realmente le operazioni, anziché limitarsi alla versione ideale descritta nei manuali. Invece di basarsi su impressioni per capire perché alcuni gruppi paghe richiedono più tempo, è possibile visualizzare il flusso effettivo dei dati in SAP SuccessFactors Employee Central Payroll. La tecnologia mostra ogni passaggio, dall’invio del foglio presenze alla pubblicazione finale del cedolino. Individuando le deviazioni dei record dal percorso previsto, ad esempio quando il risultato delle paghe viene visualizzato più volte in anteprima o le eccezioni di audit richiedono verifiche manuali, si ottengono gli elementi necessari per prendere decisioni basate sui dati. Questa trasparenza è fondamentale per ridurre il tempo di ciclo delle paghe senza compromettere l’integrità dei dati.

Aree di miglioramento mirate in SAP SuccessFactors

Una delle principali opportunità di miglioramento consiste nel ridurre gli interventi manuali e le rilavorazioni. Spesso i cicli di correzione dei dati diventano colli di bottiglia nascosti: gli specialisti delle paghe devono correggere ripetutamente errori nelle registrazioni orarie o nelle detrazioni per i benefit prima dell’elaborazione finale. Il Process Mining aiuta a individuare le cause profonde di queste correzioni, che possono dipendere da reparti specifici, da determinate frequenze di pagamento o da problemi ricorrenti nell’importazione dei dati sugli incentivi. Un altro ambito importante è la semplificazione dei flussi di approvazione. Analizzando il tempo che intercorre tra l’invio e l’approvazione di un foglio presenze, è possibile individuare con precisione i colli di bottiglia e introdurre interventi formativi mirati o modifiche al flusso di lavoro per accelerare il ciclo. Questo livello di dettaglio consente di concentrare gli interventi di ottimizzazione sulle aree con il maggiore impatto potenziale.

Risultati misurabili per l’organizzazione

L’adozione del Process Mining nelle operazioni di elaborazione delle paghe produce vantaggi concreti e misurabili in diversi reparti. È possibile ridurre in modo significativo il tempo di ciclo complessivo, consentendo al team paghe di rispettare più facilmente le scadenze SLA e di affrontare con meno pressione gli ultimi giorni del periodo. Inoltre, intervenendo sui problemi di qualità dei dati individuati con l’analisi dei processi, in genere diminuiscono i pagamenti straordinari e le rettifiche manuali. Ne conseguono costi di elaborazione inferiori per dipendente e una maggiore accuratezza delle dichiarazioni fiscali e delle attività di conformità, anche quando si gestiscono le complessità delle normative locali in decine di paesi. Per i dipendenti questo significa poter contare su pagamenti corretti e cedolini pubblicati puntualmente, ogni volta.

Avviare il percorso di ottimizzazione

Per ottimizzare l’elaborazione delle paghe occorre passare dalla risoluzione reattiva dei problemi a una gestione proattiva. Utilizzando le informazioni ottenute con il Process Mining in SAP SuccessFactors Employee Central Payroll, si passa dal chiedersi perché si verificano i ritardi al sapere con precisione come intervenire. Il primo passo consiste nel confrontare i processi esistenti con lo stato desiderato, individuando gli ostacoli che impediscono di raggiungere la massima efficienza. Una volta ottenuta una visione chiara delle operazioni attuali, è possibile introdurre cambiamenti graduali che portano a risultati duraturi e a una funzione paghe di eccellenza. Questa trasformazione non solo riduce i costi, ma consolida il ruolo del reparto paghe come partner affidabile nella strategia complessiva dell’organizzazione.

Elaborazione delle paghe gestione delle retribuzioni specialista delle paghe conformità fiscale riduzione del tempo di ciclo audit delle paghe Operazioni delle risorse umane erogazione dei pagamenti Elaborazione degli stipendi Gestione delle retribuzioni Retribuzione dei dipendenti Finanza e risorse umane

Problemi e sfide comuni

Individui le sfide che La riguardano

Dopo il calcolo iniziale delle paghe sono spesso necessarie rettifiche manuali a causa di dati errati sui dipendenti o di fogli presenze mancanti. Queste rilavorazioni aumentano il carico amministrativo degli specialisti delle paghe e il rischio di errori nei pagamenti, con conseguente insoddisfazione dei dipendenti e minore fiducia nel sistema retributivo. ProcessMind analizza l’intero flusso in SAP SuccessFactors Employee Central Payroll per individuare dove sono più frequenti le correzioni dei dati. Identificando i reparti o i gruppi paghe che causano queste interruzioni, le organizzazioni possono introdurre formazione mirata o automazione per rendere più fluido il ciclo.

Le approvazioni tardive dei fogli presenze spesso posticipano l’inizio della fase di calcolo delle paghe. Quando i responsabili non rispettano le scadenze, l’intera finestra di elaborazione si riduce, costringendo i team paghe a fare straordinari e aumentando il rischio di errori nelle fasi finali dei pagamenti, quando gli specialisti devono affrettarsi a concludere. Con il Process Mining visualizziamo i ritardi tra l’invio e l’approvazione dei fogli presenze nei diversi centri di costo. ProcessMind mette in evidenza i colli di bottiglia specifici nel flusso di approvazione, consentendo ai responsabili delle risorse umane di applicare scadenze più rigorose e mantenere un calendario delle paghe prevedibile.

Un numero elevato di eccezioni di audit durante la fase di anteprima segnala incongruenze nell’inserimento dei dati o nella logica di calcolo. Queste eccezioni richiedono verifiche manuali, che assorbono molto tempo e possono ritardare la generazione dei file di bonifico bancario per interi gruppi paghe, riducendo l’efficienza complessiva dell’elaborazione. ProcessMind monitora le segnalazioni di audit in SAP SuccessFactors Employee Central Payroll per individuare schemi ricorrenti. Risalendo alle cause profonde delle eccezioni, le aziende possono perfezionare le regole di convalida e ridurre il lavoro manuale necessario per completare i record retributivi.

Gestire le paghe in oltre 48 paesi comporta rischi significativi per quanto riguarda la conformità fiscale locale e le scadenze di presentazione delle dichiarazioni. Le differenze nell’esecuzione dei processi tra le varie giurisdizioni fiscali possono causare dichiarazioni mancanti o calcoli fiscali errati, con conseguenti sanzioni onerose e complicazioni legali per l’organizzazione. Monitoriamo le attività dalla fase di calcolo delle imposte fino all’invio della dichiarazione in ogni giurisdizione supportata dal Suo ambiente. ProcessMind individua le deviazioni dai percorsi di conformità previsti, verificando che ogni record retributivo segua il flusso di lavoro locale corretto per la relativa giurisdizione fiscale.

L’importazione e la convalida dei dati sugli incentivi spesso rallentano in modo significativo l’intero ciclo delle paghe. Se i dati sugli incentivi arrivano in ritardo o richiedono una pulizia approfondita, il calcolo della retribuzione lorda e le successive fasi di detrazione vengono posticipati, mettendo a rischio il rispetto delle scadenze finali di pagamento. ProcessMind mappa il tempo dedicato all’importazione dei dati sugli incentivi e lo confronta con quello delle altre attività relative alle paghe. Individuando questi ritardi, le organizzazioni possono integrare meglio i sistemi di gestione degli incentivi con SAP SuccessFactors Employee Central Payroll, così da avere i dati pronti all’apertura della finestra di elaborazione.

Affidarsi a interventi manuali per generare e trasmettere i file dei bonifici bancari aumenta notevolmente il rischio di ritardi nei pagamenti. Se il passaggio dall’approvazione delle paghe all’esecuzione dei pagamenti non è fluido, i dipendenti potrebbero non ricevere puntualmente la retribuzione, con effetti negativi sulla motivazione e possibili violazioni delle normative locali sul lavoro. La nostra analisi si concentra sul passaggio dall’approvazione del record retributivo alla generazione del file di bonifico bancario. ProcessMind rileva le attese dovute ad attività manuali e i passaggi superflui in questa fase cruciale, consentendo ai team di automatizzare l’erogazione dei pagamenti per renderla più rapida e affidabile.

Un volume elevato di pagamenti fuori ciclo indica spesso problemi nell’elaborazione principale delle retribuzioni, come dati mancanti o errori di calcolo. Queste richieste una tantum sono molto più costose da gestire e interrompono il flusso di lavoro standard dell’ufficio paghe, mettendo sotto pressione le risorse. ProcessMind individua la frequenza e le cause dei pagamenti fuori ciclo analizzando le registrazioni delle retribuzioni che non rientrano nel ciclo standard. Intervenendo sulle cause profonde individuate nel processo principale di elaborazione delle retribuzioni, le organizzazioni possono ridurre sensibilmente la necessità di interventi fuori ciclo, costosi e dispendiosi in termini di tempo.

L’applicazione non uniforme delle trattenute per i benefit tra reparti o categorie di dipendenti può causare errori complessi nel calcolo dal lordo al netto. Per risolvere queste discrepanze sono spesso necessarie verifiche manuali, che rallentano la finalizzazione dell’anteprima dei risultati delle retribuzioni e aumentano il rischio di pagamenti in eccesso o in difetto. Analizziamo la sequenza e la correttezza delle attività di trattenuta per ogni registrazione delle retribuzioni. ProcessMind evidenzia i casi in cui le trattenute per i benefit non rispettano le politiche standard, consentendo di configurare meglio il motore di calcolo e applicare le regole retributive in modo uniforme.

Quando alcuni specialisti delle retribuzioni devono gestire un volume elevato di gruppi retributivi complessi, mentre altri hanno un carico più leggero, si creano colli di bottiglia nell’elaborazione. Questo squilibrio porta spesso a lavorare in fretta, aumenta il tasso di errore e può causare il mancato rispetto degli accordi interni sui livelli di servizio, con ripercussioni sull’intero reparto. ProcessMind mostra il volume di registrazioni delle retribuzioni gestite da ciascuno specialista e il tempo impiegato per ogni attività. Questi dati consentono ai responsabili di ridistribuire il carico di lavoro in modo più efficace, evitando che un singolo specialista diventi un collo di bottiglia per l’intero ciclo.

I dipendenti si aspettano di poter consultare il cedolino subito dopo l’esecuzione del pagamento. Ritardi tecnici o lacune nel processo tra il pagamento e la pubblicazione del cedolino possono generare numerose richieste all’helpdesk delle risorse umane, sottraendo tempo e risorse preziose all’assistenza. Monitoriamo il tempo che intercorre tra l’esecuzione del pagamento e la pubblicazione del cedolino in SAP SuccessFactors Employee Central Payroll. ProcessMind individua i passaggi che causano i ritardi, aiutandoLe a rendere più efficiente la comunicazione dei dettagli retributivi ai dipendenti e a migliorare la loro esperienza.

Obiettivi tipici

Definisca i criteri di successo

Ridurre le correzioni successive al calcolo permette di rispettare le scadenze dei cicli retributivi e di limitare gli errori umani. Diminuendo la necessità di interventi manuali, le organizzazioni possono contenere i costi amministrativi ed evitare discrepanze nei pagamenti che compromettono la fiducia dei dipendenti e l’accuratezza finanziaria. L’obiettivo è inserire e calcolare i dati retributivi correttamente fin dal primo tentativo.

ProcessMind analizza ogni passaggio di SAP SuccessFactors Employee Central Payroll per individuare le cause profonde delle rilavorazioni dei dati. Visualizzando i punti in cui si concentrano le correzioni, è possibile introdurre regole di convalida mirate e controlli automatici che intercettano gli errori prima del calcolo finale, migliorando sensibilmente la capacità complessiva dell’ufficio paghe.

Approvare più rapidamente i fogli presenze è essenziale per rispettare le scadenze delle retribuzioni e calcolare correttamente gli incentivi. Eliminando i colli di bottiglia nelle approvazioni, l’intero ufficio paghe può lavorare con maggiore prevedibilità e ridurre le corse dell’ultimo minuto, che spesso causano errori. L’obiettivo è rendere più efficiente la fase iniziale del processo retributivo, lasciando più tempo per le verifiche finali.

Applicando il Process Mining ai dati di SAP SuccessFactors Employee Central Payroll, è possibile individuare i reparti o i responsabili che causano ritardi nella catena di approvazione. È possibile definire valori di riferimento e ricevere avvisi quando i tempi di approvazione superano quelli previsti, così da gestire in modo proattivo il flusso end-to-end e assicurarsi che tutti i dati relativi alle ore lavorate siano pronti per l’elaborazione principale delle retribuzioni.

Ridurre il numero di eccezioni segnalate durante la fase di anteprima delle retribuzioni evita costose rilavorazioni e ritardi nel ciclo. Un processo di audit più lineare consente di rispettare gli standard di conformità senza sottoporre il team delle retribuzioni a verifiche manuali ripetute. È un risultato essenziale per le organizzazioni con una forza lavoro complessa o numerosi gruppi retributivi, che richiedono spesso controlli manuali.

ProcessMind evidenzia le attività che generano eccezioni in SAP SuccessFactors Employee Central Payroll. Comprendendo questi schemi, è possibile perfezionare la configurazione e le regole aziendali affinché la maggior parte delle registrazioni superi i controlli di audit al primo tentativo, riducendo il carico di lavoro degli specialisti e accelerando l’approvazione finale.

Per le organizzazioni globali, uniformare la presentazione delle dichiarazioni fiscali nelle diverse giurisdizioni è essenziale per evitare sanzioni e complicazioni legali. Una conformità costante permette di soddisfare in modo sistematico tutti i requisiti locali e regionali nell’ambiente cloud per l’elaborazione delle retribuzioni. L’obiettivo è eliminare le variazioni nei passaggi di elaborazione fiscale, ottenendo registrazioni più affidabili e pronte per gli audit.

ProcessMind offre una visione completa della sequenza di calcolo e presentazione delle dichiarazioni fiscali nei diversi Paesi gestiti in SAP SuccessFactors Employee Central Payroll. È così possibile individuare percorsi non standard o passaggi mancanti che potrebbero compromettere la conformità, assicurando un processo uniforme a livello globale e conforme ai requisiti legali specifici di ogni giurisdizione in cui opera l’organizzazione.

Elaborare tempestivamente bonus, commissioni e altri incentivi è fondamentale per la soddisfazione e la fidelizzazione dei dipendenti. Rendere più efficiente il percorso dall’importazione dei dati al calcolo finale consente alle organizzazioni di premiare i risultati senza complicare il ciclo retributivo standard. L’obiettivo è ridurre il tempo che intercorre tra il periodo di riferimento delle prestazioni e l’effettivo pagamento degli importi.

Mappando il percorso dei dati sugli incentivi in SAP SuccessFactors Employee Central Payroll, ProcessMind individua i ritardi tra la disponibilità dei dati e la loro elaborazione. Queste informazioni aiutano a ottimizzare i tempi di importazione e calcolo, riducendo la durata complessiva del ciclo di retribuzione variabile e consentendo ai dipendenti di ricevere quanto spetta loro nel più breve tempo possibile.

Eliminare i passaggi manuali nel processo di pagamento riduce il rischio di ritardi e aumenta la sicurezza operativa. L’automazione assicura che i file per i bonifici bancari siano generati ed elaborati in modo uniforme, offrendo un’esperienza affidabile a tutta la forza lavoro. L’obiettivo riguarda la fase finale del processo retributivo, in cui la gestione manuale introduce spesso rischi evitabili.

ProcessMind monitora l’esecuzione delle attività di pagamento in SAP SuccessFactors Employee Central Payroll per individuare procedure manuali alternative o dipendenze da fogli di calcolo esterni. Queste informazioni possono essere utilizzate per sostituire la gestione manuale dei file con integrazioni bancarie dirette e automatizzate, così da eseguire i pagamenti correttamente e nei tempi previsti, riducendo al minimo la supervisione umana.

I pagamenti fuori ciclo sono molto più costosi da elaborare rispetto a quelli ordinari e spesso segnalano problemi nel flusso retributivo standard. Ridurne la frequenza abbassa i costi di elaborazione e rende più efficienti le operazioni dell’ufficio paghe. L’obiettivo è includere il maggior numero possibile di transazioni nella finestra di elaborazione principale, migliorando l’efficienza.

ProcessMind individua le cause principali dei pagamenti fuori ciclo in SAP SuccessFactors Employee Central Payroll, come le assunzioni tardive o gli aggiornamenti mancanti dei dati. Intervenendo su queste cause profonde con una migliore pianificazione dell’inserimento dei dati e una maggiore disciplina di processo, è possibile includere più pagamenti nel ciclo standard e migliorare l’efficienza complessiva delle operazioni retributive e delle risorse umane.

Applicare le trattenute per i benefit in modo uniforme a tutti i gruppi di dipendenti evita discrepanze finanziarie e riduce la necessità di rettifiche retroattive. La correttezza delle trattenute è fondamentale per l’integrità sia delle retribuzioni sia dell’amministrazione dei benefit, e assicura che i contributi dei dipendenti e del datore di lavoro siano calcolati correttamente. L’obiettivo è allineare i diversi segmenti della forza lavoro.

Grazie all’analisi dettagliata di SAP SuccessFactors Employee Central Payroll, ProcessMind individua le differenze nell’applicazione delle trattenute tra reparti e gruppi retributivi. Questa visibilità consente di allineare tutti i gruppi a un unico modello di processo conforme, riducendo la complessità della configurazione delle retribuzioni e semplificando la gestione delle modifiche ai piani di benefit.

Distribuire il lavoro in modo equilibrato tra gli specialisti delle retribuzioni aiuta a prevenire il sovraccarico e a evitare che il processo dipenda da una sola persona. Un team ben organizzato gestisce meglio i picchi di volume e mantiene elevati standard di accuratezza anche nei complessi cicli di fine anno. L’obiettivo è migliorare l’efficienza e la salute del reparto retribuzioni.

ProcessMind visualizza la distribuzione del carico di lavoro tra gli specialisti in SAP SuccessFactors Employee Central Payroll. Analizzando i tempi di elaborazione e i volumi per utente, è possibile riallocare le risorse per risolvere i colli di bottiglia e rispettare gli SLA in tutti i gruppi retributivi, creando un’organizzazione più resiliente ed efficiente.

Rendere disponibili i cedolini subito dopo l’esecuzione dei pagamenti migliora l’esperienza dei dipendenti e riduce le richieste all’helpdesk delle risorse umane. Accedere tempestivamente ai dettagli retributivi è un’aspettativa fondamentale della forza lavoro moderna e riflette la professionalità dell’ufficio paghe. L’obiettivo riguarda il risultato più visibile del ciclo retributivo.

ProcessMind individua il tempo che intercorre tra l’esecuzione del pagamento e la pubblicazione del cedolino in SAP SuccessFactors Employee Central Payroll. Rendendo più efficienti gli ultimi passaggi del ciclo e rimuovendo le fasi manuali di autorizzazione, è possibile consegnare ai dipendenti i documenti digitali senza ritardi evitabili, migliorando la trasparenza e la fiducia.

Ridurre il costo per ogni registrazione delle retribuzioni è un obiettivo prioritario per le organizzazioni che vogliono migliorare l’efficienza operativa. Eliminando gli sprechi e le rilavorazioni e aumentando l’automazione, l’azienda può destinare risorse ad attività strategiche nell’ambito delle risorse umane. Questo obiettivo offre un indicatore finanziario chiaro per valutare i risultati delle iniziative di Process Mining.

ProcessMind calcola l’impatto economico delle inefficienze, come le correzioni manuali e le elaborazioni fuori ciclo, in SAP SuccessFactors Employee Central Payroll. Questi dati consentono di dare priorità ai miglioramenti più incisivi e ridurre il costo totale di gestione dell’elaborazione delle retribuzioni, mantenendo al contempo elevati livelli di servizio.

Rispettare gli accordi sui livelli di servizio relativi alle scadenze delle retribuzioni è imprescindibile per mantenere la fiducia dei dipendenti e la stabilità operativa. Una conformità costante agli SLA dimostra che il processo retributivo è affidabile e maturo, e può adattarsi alla crescita dell’organizzazione. L’obiettivo è garantire la massima puntualità dei pagamenti.

ProcessMind monitora ogni registrazione delle retribuzioni rispetto alle scadenze definite in SAP SuccessFactors Employee Central Payroll. La visibilità in tempo reale sullo stato del ciclo consente di intervenire prima che una scadenza venga mancata, assicurando che ogni dipendente riceva il pagamento puntualmente, indipendentemente dalla complessità o dal volume della singola elaborazione.

Il percorso di miglioramento in 6 passaggi per l’elaborazione delle retribuzioni

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Esportare i dati

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Analizzare il processo

Attuare i miglioramenti

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Cosa fare

Acceda al template Excel standardizzato, progettato per le strutture dei dati e i requisiti di formattazione delle retribuzioni di SuccessFactors.

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Perché è importante

Un template predefinito assicura che tutti i campi retributivi obbligatori, dai timestamp ai gruppi retributivi, siano acquisiti correttamente per l’analisi.

Risultato atteso

Un foglio di raccolta dati pronto all’uso e compatibile con la piattaforma ProcessMind.

LE INFORMAZIONI SULLE PAGHE

Gestisca al meglio il processo paghe di SAP SuccessFactors

ProcessMind offre una visione trasparente dell’intero ciclo delle paghe, mostrando ogni correzione manuale e ritardo nelle approvazioni in tempo reale. Potrà così individuare come semplificare i cicli e garantire la conformità a livello globale in tutte le entità.

Visualizzi l’intero ciclo delle paghe
Individui i punti in cui si concentrano le correzioni manuali dei dati
Faccia emergere i colli di bottiglia nascosti nei cicli di approvazione
Monitori la conformità e le metriche relative ai tempi di ciclo

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

RISULTATI DIMOSTRATI

Migliorare l’efficienza e l’accuratezza delle retribuzioni

Le organizzazioni che utilizzano il Process Mining per SAP SuccessFactors Employee Central Payroll individuano con regolarità inefficienze nascoste nei cicli retributivi. Queste metriche illustrano i possibili miglioramenti operativi e mostrano come elaborare ogni registrazione delle retribuzioni con precisione.

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Ridurre le rilavorazioni manuali

Riduzione dei passaggi di correzione

Individuando i punti in cui vengono corretti i dati in SAP SuccessFactors, i team possono eliminare le cause profonde delle rilavorazioni e ridurre i costi complessivi di elaborazione.

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Cicli di approvazione più rapidi

Velocità di approvazione dei fogli presenze

Ridurre il tempo che intercorre tra l’invio e l’approvazione rende più prevedibili le scadenze retributive e limita la pressione dell’ultimo minuto.

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Meno eccezioni di audit

Riduzione degli errori segnalati

Individuare tempestivamente i problemi sistemici nella logica di calcolo permette di ridurre sensibilmente le segnalazioni di audit e mantenere la conformità normativa.

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Consegna delle retribuzioni più efficiente

Riduzione del ritardo di pubblicazione

Ridurre il tempo tra l’esecuzione del pagamento e la pubblicazione dei documenti migliora l’esperienza digitale di tutti i dipendenti dell’organizzazione.

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Ridurre i pagamenti fuori ciclo

Riduzione delle elaborazioni urgenti

Migliorare la qualità dei dati e rispettare le scadenze di invio nella finestra principale di elaborazione delle retribuzioni riduce la necessità di costose elaborazioni fuori ciclo.

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Automazione dei bonifici bancari

Aumento dei passaggi senza intervento manuale

Aumentare il livello di automazione dei pagamenti eliminando le verifiche manuali successive alla generazione del file per i bonifici bancari nel sistema.

I risultati variano in base alla complessità del processo e alla qualità dei dati. Questi valori rappresentano i miglioramenti tipici osservati nelle diverse implementazioni.

Dati consigliati

Per iniziare a ottimizzare il processo, parta da questi attributi e attività fondamentali.

Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

Attributi

Dati chiave da acquisire per l’analisi

Identificativo univoco che combina dipendente e periodo di paga.

Perché è importante

Funge da ID del caso e raggruppa tutti gli eventi pertinenti per ricostruire il percorso completo del processo per ogni stipendio erogato.

L’attività o l’evento specifico che si verifica nel processo di elaborazione delle retribuzioni.

Perché è importante

Definisce i nodi del grafo del processo e permette di visualizzare i flussi, i cicli e le varianti del processo.

La data e l’ora esatte in cui si è verificata l’attività.

Perché è importante

Consente di calcolare la durata tra gli eventi, un dato essenziale per individuare i colli di bottiglia e le violazioni degli SLA.

Definisce il gruppo retributivo a cui appartiene un dipendente.

Perché è importante

Consente di confrontare le prestazioni del ciclo retributivo tra gruppi diversi, ad esempio dipendenti pagati a ore e dipendenti con stipendio fisso.

Classificazione del dipendente, ad esempio a tempo indeterminato o collaboratore esterno.

Perché è importante

Aiuta a individuare se le varianti o i ritardi del processo riguardano categorie specifiche di dipendenti.

Il numero del periodo specifico all’interno dell’anno fiscale.

Perché è importante

Consente di analizzare l’andamento e individuare i colli di bottiglia stagionali in determinati periodi dell’anno.

Indica se l’esecuzione è regolare o fuori ciclo.

Perché è importante

È fondamentale per misurare il KPI 'Rapporto dei pagamenti fuori ciclo' e ridurre le elaborazioni non standard.

Importo lordo totale calcolato per il record.

Perché è importante

Consente di analizzare il comportamento del processo in base all’importo del pagamento, ad esempio per verificare se i pagamenti più elevati richiedono più tempo per essere approvati.

L’ID utente o il nome della persona che elabora il record.

Perché è importante

È essenziale per bilanciare il carico di lavoro e individuare i colli di bottiglia legati alle risorse umane nel processo.

Il centro di costo associato al dipendente.

Perché è importante

Consente di scendere di livello nell’analisi organizzativa per individuare i reparti specifici che causano ritardi o rilavorazioni.

Indicatore che specifica se l’attività è stata eseguita da un utente di sistema.

Perché è importante

Aiuta a misurare il livello di automazione e a individuare le opportunità per ridurre il lavoro manuale.

Attività

Fasi del processo da monitorare e ottimizzare

Evento in cui un dipendente o un responsabile invia i dati relativi alle ore lavorate nel periodo retributivo. Viene registrato nei log delle richieste del flusso di lavoro del modulo Employee Central collegato a ECP.

Perché è importante

Segna l’inizio della fase di raccolta dei dati. I ritardi in questo punto si ripercuotono sulle fasi successive e riducono la finestra disponibile per l’elaborazione delle retribuzioni.

Approvazione formale dei dati relativi alle ore lavorate da parte di un responsabile o di un amministratore. Questa variazione di stato convalida i dati per il trasferimento al motore di elaborazione delle retribuzioni.

Perché è importante

Calcola il KPI del tempo di attraversamento per l’approvazione dei fogli presenze. I colli di bottiglia in questa fase indicano ritardi da parte dei responsabili o gerarchie di approvazione complesse.

Creazione di un’istanza del processo retributivo nel Payroll Control Center (PCC). Segna l’inizio ufficiale del ciclo retributivo per una specifica area retributiva.

Perché è importante

Definisce la base di riferimento per la durata complessiva del ciclo retributivo end-to-end e stabilisce l’insieme dei dipendenti da elaborare.

Esecuzione di prova del programma di calcolo delle retribuzioni per individuare gli errori senza salvare i risultati nel database. È un passaggio fondamentale della fase di convalida del PCC.

Perché è importante

È essenziale per calcolare il tasso di calcolo corretto al primo tentativo. Simulazioni ripetute indicano problemi nella qualità dei dati.

Esecuzione corretta del calcolo dello schema retributivo lordo. Nell’elaborazione standard, si verifica quando il programma di calcolo delle retribuzioni scrive nel cluster PCL2.

Perché è importante

È una tappa fondamentale, che indica che i dati relativi alle ore lavorate e alle tariffe sono stati combinati correttamente. I ritardi in questa fase incidono sull’efficienza dell’elaborazione dal lordo al netto.

Approvazione formale dei risultati retributivi di un dipendente o di un gruppo retributivo. Avviene nel passaggio 'Monitoring' o 'Sign Off' del PCC.

Perché è importante

Segna la fine della fase di calcolo e convalida e l’autorizzazione al pagamento. È fondamentale per analizzare la capacità di elaborazione degli specialisti.

Creazione del file Preliminary Data Medium Exchange (pre-DME) o del file DME finale. Il file contiene le istruzioni di pagamento per la banca.

Perché è importante

Monitora l’automazione dei bonifici bancari. La generazione non riuscita di un file interrompe in modo critico il processo.

Finalizzazione del processo di pagamento, spesso confermata dalla banca o dal completamento dell’elaborazione dei pagamenti F110.

Perché è importante

Timestamp finale di riferimento per il tasso di conformità agli SLA. Determina se il dipendente è stato pagato puntualmente.

Generazione dei file per la rendicontazione fiscale (ad es. PU19 negli Stati Uniti) o trasferimento a un fornitore esterno di servizi per la presentazione delle dichiarazioni fiscali.

Perché è importante

Assicura la conformità normativa e monitora il passaggio finale della sequenza di conformità.

Domande frequenti

In che modo il Process Mining migliora il ciclo di elaborazione delle retribuzioni in SAP SuccessFactors?

Il Process Mining utilizza gli Event Log di SuccessFactors per mappare il flusso retributivo effettivo end-to-end e mostrare con precisione dove si verificano ritardi e procedure manuali alternative. Visualizzando l’intero processo, i team possono individuare i motivi per cui alcune registrazioni delle retribuzioni richiedono correzioni fuori ciclo o rettifiche manuali prima della finalizzazione dell’elaborazione.

Quali passaggi tecnici sono necessari per estrarre i dati retributivi da analizzare?

In genere, i dati vengono estratti da SAP SuccessFactors tramite API standard o servizi OData, per recuperare i registri delle modifiche e la cronologia degli stati della registrazione delle retribuzioni. Questi dati forniscono i timestamp e le etichette delle attività necessari per ricostruire la cronologia del processo senza interferire con il motore principale di elaborazione delle retribuzioni.

Il Process Mining può contribuire a ridurre le correzioni manuali successive al calcolo delle retribuzioni?

Sì. La tecnologia individua gli schemi ricorrenti nelle registrazioni che richiedono modifiche dopo il calcolo e spesso ne riconduce le cause a errori nei dati anagrafici o ad approvazioni tardive dei fogli presenze. Questa visibilità consente ai responsabili delle retribuzioni di intervenire sulle cause profonde a monte, con l’obiettivo di ridurre sensibilmente gli interventi manuali.

In che modo il Process Mining aiuta nella presentazione delle dichiarazioni fiscali e nella conformità agli audit?

Fornisce una traccia di audit digitale completa di ogni operazione retributiva e mette in evidenza eventuali scostamenti dalle procedure operative standard o dai requisiti delle singole giurisdizioni. Questa trasparenza facilita la verifica della coerenza delle dichiarazioni fiscali e della gestione di tutte le eccezioni di audit secondo le procedure documentate.

Quanto tempo occorre per ottenere i primi risultati da un progetto di Process Mining sulle retribuzioni?

In genere, le prime informazioni sono disponibili entro quattro-sei settimane dall’attivazione della connessione ai dati di SAP SuccessFactors. Questo periodo comprende la pulizia dei dati, la mappatura del processo e l’individuazione dei colli di bottiglia più critici per il ciclo retributivo.

Come vengono tutelati la privacy dei dati dei dipendenti e i dati retributivi sensibili?

I campi sensibili, come gli importi degli stipendi e gli identificativi personali, vengono in genere anonimizzati o esclusi durante l’estrazione dei dati. Il Process Mining si concentra sui timestamp e sulle variazioni di stato delle registrazioni retributive, non sui dati finanziari riservati.

Il Process Mining può aiutare a ottimizzare la distribuzione del carico di lavoro tra gli specialisti delle retribuzioni?

Analizzando il volume e la complessità delle registrazioni gestite dai diversi team, il sistema individua gli squilibri nei carichi di lavoro e i picchi di elaborazione. Queste informazioni aiutano i responsabili a ridistribuire le attività in modo più efficace, prevenendo il sovraccarico e assicurando che i cedolini siano disponibili puntualmente per tutti i dipendenti.

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