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Mejore el procesamiento de pagos de sus cuentas por pagar

Guía de 6 pasos para optimizar Microsoft Dynamics 365
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Procesamiento de pagos de cuentas por pagar
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Optimice el procesamiento de pagos de cuentas por pagar en Microsoft Dynamics 365

El procesamiento de pagos suele verse afectado por retrasos en las aprobaciones y errores manuales que aumentan los costes. Nuestra solución ofrece una visibilidad clara de estos puntos de fricción y le ayuda a identificar exactamente dónde se estancan los flujos de trabajo. Al abordar estos cuellos de botella ocultos, puede acelerar el procesamiento y mantener un mayor control sobre sus obligaciones financieras.

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La importancia estratégica de perfeccionar las cuentas por pagar

El ciclo de procesamiento de pagos de cuentas por pagar suele considerarse una función puramente administrativa, pero constituye una palanca fundamental para gestionar la liquidez de la organización y mantener la confianza de los proveedores. Cuando este proceso se vuelve lento u opaco, las consecuencias van mucho más allá del departamento financiero. Los pagos atrasados pueden dañar su reputación con proveedores clave, lo que puede traducirse en condiciones de crédito menos favorables o incluso en interrupciones de la cadena de suministro. Además, un procesamiento ineficiente aumenta el coste por factura y reduce los márgenes de toda la empresa. Al centrarse en la optimización del proceso dentro de Microsoft Dynamics 365, puede transformar las cuentas por pagar de un centro de costes en una función estratégica que proteja el flujo de caja y aproveche todos los descuentos por pronto pago disponibles.

Descubra la realidad oculta mediante Process Mining

Aunque Microsoft Dynamics 365 ofrece un marco sólido para la gestión financiera, la forma en que los usuarios interactúan con el sistema en la práctica diaria suele desviarse del procedimiento operativo estándar. Process Mining actúa como una radiografía digital del procesamiento de pagos de cuentas por pagar: extrae registros de eventos de entidades como GeneralJournal y LedgerEntry para representar el recorrido real de cada factura. En lugar de basarse en suposiciones sobre las causas de los retrasos, puede ver el punto exacto en el que aparece un cuello de botella. Este enfoque basado en datos permite identificar ciclos de aprobación repetitivos, en los que una factura pasa de un departamento a otro, o situaciones que requieren intervención manual debido a errores de introducción de datos. La visualización de estas rutas le ayuda a pasar de la resolución reactiva de problemas a una gestión proactiva y garantiza que su huella digital refleje la lógica empresarial prevista.

Aborde las ineficiencias principales en Microsoft Dynamics 365

Optimizar su Workflow de cuentas por pagar requiere analizar en profundidad las actividades que consumen más tiempo. Un área prioritaria de mejora es el proceso de conciliación. Las discrepancias entre facturas, órdenes de compra y recepciones de mercancías suelen desencadenar investigaciones manuales que pueden paralizar un pago durante días. Con Process Mining, puede identificar qué proveedores o categorías de productos provocan estas discrepancias con mayor frecuencia y abordar causas raíz como datos maestros incorrectos o prácticas de recepción incoherentes. Otra fuente habitual de fricción es el Workflow de aprobación. Al analizar los tiempos de ciclo de los distintos niveles de aprobación, puede determinar si ciertos umbrales son demasiado bajos y hacen que las facturas de gran volumen y bajo riesgo esperen innecesariamente la aprobación de la dirección. Eliminar estos retrasos estructurales garantiza que el calendario de pagos sea predecible y esté alineado con su estrategia de gestión de efectivo.

Mida el éxito mediante un mayor cumplimiento y velocidad

El objetivo final de optimizar el proceso es lograr un ciclo de pagos ágil, transparente y con un alto nivel de cumplimiento. Reducir el tiempo total del ciclo es el indicador más inmediato del éxito. Un periodo más corto entre la recepción de la factura y la ejecución del pago proporciona flexibilidad para decidir exactamente cuándo liberar los fondos. Esto permite al equipo de tesorería optimizar el capital circulante con mayor eficacia y decidir si conviene pagar antes para obtener un descuento o conservar el efectivo hasta la fecha de vencimiento. Además de mejorar la velocidad, Process Mining refuerza significativamente su nivel de cumplimiento. Puede detectar con facilidad desviaciones respecto a los protocolos estándar, como pagos realizados sin una orden de compra asociada o casos en los que se anuló manualmente un bloqueo de pago sin documentación suficiente. Esta información resulta muy valiosa para las auditorías internas y para garantizar que los controles financieros se apliquen de forma coherente en todos los códigos de empresa y unidades de negocio.

Mantenga la excelencia operativa a largo plazo

Mejorar el procesamiento de pagos de cuentas por pagar no es un proyecto puntual, sino un proceso continuo de perfeccionamiento. A medida que su empresa crece y evolucionan las relaciones con los proveedores, sus procesos deben adaptarse para gestionar un mayor volumen y complejidad. Al utilizar la información obtenida de los datos de Microsoft Dynamics 365, puede establecer una línea base de rendimiento y fijar objetivos de mejora realistas. Tanto si busca aumentar el porcentaje de facturas procesadas sin intervención manual como si intenta eliminar el riesgo de pagos duplicados, la claridad que proporciona Process Mining garantiza que sus esfuerzos se concentren donde tendrán mayor impacto. Le recomendamos comenzar examinando su flujo actual, identificando los obstáculos más importantes y utilizando los datos para impulsar cambios significativos que respalden la salud financiera general de su organización.

Procesamiento de pagos de cuentas por pagar Workflow de facturas Pagos a proveedores Aprobación de facturas Optimización del flujo de caja Cumplimiento de pagos Departamento de cuentas por pagar Gestión de facturas Automatización de cuentas por pagar Ciclo de pago Del aprovisionamiento al pago

Problemas y desafíos habituales

Identifique los desafíos que le afectan

Los largos ciclos de aprobación de facturas son una de las principales causas de los pagos atrasados y del deterioro de las relaciones con los proveedores. Cuando las facturas permanecen en una cola a la espera de la aprobación de responsables con poco tiempo disponible, el departamento pierde capacidad para gestionar el flujo de caja de forma predecible y se arriesga a incurrir en recargos por demora que afectan directamente a los resultados. Esta fricción suele generar un entorno reactivo en el que el personal debe priorizar las solicitudes urgentes frente a los flujos de trabajo habituales.

ProcessMind analiza el Workflow completo del procesamiento de pagos de cuentas por pagar en Microsoft Dynamics 365 para identificar exactamente dónde se producen estos retrasos. Al visualizar el tiempo empleado en cada nivel de aprobación, puede detectar los departamentos o roles concretos que actúan como cuellos de botella. Este enfoque basado en datos le permite ajustar los límites de aprobación o automatizar las aprobaciones estándar para acelerar todo el ciclo de pagos.

La intervención manual en el proceso de conciliación de facturas indica una falta de sincronización entre compras y finanzas. Cuando la conciliación automatizada del sistema falla debido a diferencias de precio o cantidad, el personal debe resolver estos problemas manualmente, lo que consume mucho tiempo y aumenta la probabilidad de errores humanos. Estas intervenciones suelen ocultar problemas sistémicos más profundos relacionados con los datos de los proveedores o las prácticas de compra.

El uso de Process Mining sobre sus datos de Microsoft Dynamics 365 revela la frecuencia y las causas raíz de las anulaciones manuales. ProcessMind identifica qué proveedores o categorías de productos requieren sistemáticamente esfuerzos manuales de conciliación. Al comprender estos patrones, puede abordar el origen de las discrepancias y avanzar hacia un modelo de procesamiento de pagos de cuentas por pagar más eficiente y sin intervención manual.

No aprovechar los descuentos por pronto pago supone perder una oportunidad importante de ahorro. Un procesamiento ineficiente suele hacer que, cuando una factura ya ha sido validada y aprobada, el plazo del descuento haya vencido. En la práctica, esto equivale a dejar dinero sobre la mesa y aumenta el coste total de los bienes y servicios adquiridos por la organización.

ProcessMind compara la velocidad de su procesamiento de pagos de cuentas por pagar con las condiciones de descuento almacenadas en Microsoft Dynamics 365. Destaca las etapas concretas del proceso en las que se pierde tiempo y que impiden que las facturas lleguen a tiempo a la fase de pago. Con esta información, puede priorizar las facturas con descuentos de mayor valor y agilizar el recorrido desde la recepción hasta el inicio del pago.

Cuando una factura no coincide con la orden de compra o la recepción de mercancías, el proceso de resolución puede convertirse en un agujero negro para la productividad. Las facturas suelen pasar de un departamento a otro sin una responsabilidad clara, lo que provoca largos periodos de inactividad. Este estancamiento en el flujo de procesamiento de pagos de cuentas por pagar retrasa los pagos a proveedores y genera un volumen pendiente difícil de gestionar durante el cierre mensual.

Al representar el flujo de las facturas en disputa, ProcessMind proporciona visibilidad sobre el ciclo de resolución dentro de Microsoft Dynamics 365. Puede ver cuánto tiempo permanecen las facturas en estado de discrepancia y qué actividades contribuyen más al retraso. Esto permite establecer rutas de escalamiento más claras y resolver con mayor rapidez las diferencias de precio o cantidad.

Los bloqueos de pago suelen aplicarse como medida de seguridad, pero si no se eliminan rápidamente una vez resueltos los problemas, provocan retrasos innecesarios. Estos bloqueos pueden acumularse en el sistema y generar una ejecución de pagos fragmentada, en la que muchas facturas liberadas quedan retenidas sin un motivo claro. Esta falta de transparencia dificulta que los equipos de cuentas por pagar proporcionen a los proveedores información precisa sobre el estado de sus pagos.

ProcessMind analiza la aplicación y eliminación de bloqueos de pago en Microsoft Dynamics 365. Identifica los casos en los que los bloqueos permanecen activos mucho después de que se haya resuelto el problema que los originó. Al optimizar esta parte del Workflow de procesamiento de pagos de cuentas por pagar, puede garantizar que los pagos avancen sin problemas hasta la fase de ejecución una vez cumplidos todos los requisitos de cumplimiento.

Las facturas duplicadas representan un riesgo financiero importante y dan lugar a proyectos de recuperación que consumen mucho tiempo. Estas duplicidades suelen entrar en el sistema a través de distintos canales o registrarse con pequeñas variaciones, lo que dificulta su detección mediante las validaciones estándar. Procesar y pagar dos veces la misma factura afecta directamente a las reservas de efectivo y requiere un esfuerzo manual considerable para resolver la situación con el proveedor.

ProcessMind analiza sus registros de eventos de Microsoft Dynamics 365 para detectar patrones indicativos de procesamiento duplicado en el ciclo de pagos de cuentas por pagar. Al identificar facturas con atributos similares que siguen rutas de proceso idénticas, el sistema señala posibles duplicidades antes de ejecutar el pago final. Este análisis proactivo protege su capital circulante y reduce la necesidad de auditorías posteriores al pago.

Una codificación financiera incorrecta al inicio del proceso provoca un reprocesamiento considerable más adelante en el ciclo. Cuando una factura se asigna a la cuenta contable o dimensión financiera equivocada, debe revertirse y registrarse de nuevo, lo que duplica la carga de trabajo del equipo de cuentas por pagar. Esta ineficiencia retrasa el registro final y puede generar imprecisiones en los informes financieros departamentales.

ProcessMind identifica la frecuencia de los cambios de codificación y los nuevos registros en Microsoft Dynamics 365. Al analizar qué proveedores o tipos de factura requieren más correcciones, puede abordar las causas raíz de los errores de codificación. Mejorar la precisión de la introducción inicial de datos agiliza el flujo de procesamiento de pagos de cuentas por pagar y garantiza datos financieros más fiables para la organización.

El momento y la frecuencia de las ejecuciones de pagos suelen no ser óptimos, lo que provoca volatilidad en el flujo de caja o incumplimiento de plazos. Si la ejecución de pagos solo se realiza semanalmente, las facturas aprobadas justo después de una ejecución pueden permanecer inactivas durante varios días. Esta programación rígida puede provocar pagos atrasados incluso en facturas aprobadas con suficiente antelación respecto a su fecha de vencimiento.

ProcessMind examina el intervalo entre la aprobación del pago y su ejecución real en Microsoft Dynamics 365. Le ayuda a comprender si la frecuencia actual de sus ejecuciones de pagos está alineada con su velocidad media de procesamiento. Optimizar estas programaciones dentro del marco de procesamiento de pagos de cuentas por pagar garantiza un uso más constante del efectivo y un mejor cumplimiento de las condiciones de los proveedores.

En un intento por acelerar los pagos, el personal puede eludir ocasionalmente los flujos de trabajo de aprobación estándar, lo que crea riesgos importantes de cumplimiento y auditoría. Estos procesos no autorizados suelen carecer de la supervisión necesaria y pueden dar lugar a gastos no autorizados. Sin una visión clara de cómo se realizan realmente las aprobaciones, la dirección no puede garantizar que se sigan los controles internos.

ProcessMind visualiza las rutas reales que siguen las facturas en Microsoft Dynamics 365 y las compara con sus políticas internas establecidas. Destaca cualquier desviación respecto a la ruta estándar del procesamiento de pagos de cuentas por pagar, como pasos de aprobación omitidos o aprobaciones no autorizadas. Esta transparencia le ayuda a hacer cumplir el cumplimiento y a prepararse para las auditorías con confianza.

El tiempo necesario para pasar de la recepción de una factura a la introducción de sus datos suele ser la parte más desatendida del proceso. Si las facturas permanecen varios días en una bandeja de entrada o sobre un escritorio antes de registrarse en el sistema, todo el ciclo de pagos parte inmediatamente con desventaja. Esta falta de visibilidad temprana impide que la dirección financiera prevea con precisión las necesidades futuras de efectivo.

Al realizar un seguimiento del tiempo entre la actividad de recepción inicial y la extracción de datos en Microsoft Dynamics 365, ProcessMind pone al descubierto estos retrasos ocultos. Reducir la demora en la fase inicial del Workflow de procesamiento de pagos de cuentas por pagar proporciona más tiempo para las aprobaciones y conciliaciones y reduce considerablemente la presión sobre el resto del equipo.

Incluso después de que una factura se haya aprobado por completo y esté autorizada para el pago, suele producirse un retraso sorprendente antes de transferir realmente los fondos. Este retraso puede deberse a pasos manuales para iniciar el pago, problemas técnicos con las interfaces bancarias o cuellos de botella administrativos. Para un proveedor, el pago solo se considera puntual cuando recibe los fondos, no cuando se concede la aprobación interna.

ProcessMind supervisa las etapas finales del ciclo de procesamiento de pagos de cuentas por pagar en Microsoft Dynamics 365 para medir el tiempo entre la aprobación final y la ejecución del pago. Identificar este retraso específico le ayuda a agilizar la comunicación entre su sistema financiero y sus socios bancarios. Minimizarlo garantiza el cumplimiento de sus obligaciones contractuales y mantiene una buena solvencia crediticia ante sus proveedores.

Procesar pagos en varias divisas introduce una complejidad que suele provocar errores y retrasos. Las diferencias en los tipos de cambio o los ajustes manuales necesarios para las facturas en moneda extranjera pueden ralentizar considerablemente el flujo de pagos. Estos problemas suelen requerir conocimientos especializados y, cuando esos conocimientos se convierten en un cuello de botella, los pagos internacionales pueden quedar paralizados durante días.

ProcessMind clasifica el rendimiento del procesamiento de pagos de cuentas por pagar por divisa y ubicación del proveedor dentro de Microsoft Dynamics 365. Esto le permite comprobar si las facturas en moneda extranjera siguen una ruta significativamente más lenta o propensa a errores que las facturas locales. Con esta información, puede estandarizar la gestión de las diferencias de divisas y garantizar que las relaciones con proveedores internacionales no se vean perjudicadas por ineficiencias del proceso.

Objetivos habituales

Defina cómo es el éxito

Acelerar las aprobaciones es fundamental para mantener la confianza de los proveedores y evitar recargos por demora. Los retrasos suelen deberse a una responsabilidad poco clara o a jerarquías con demasiados niveles que ralentizan el Workflow. Reducir estos ciclos garantiza que las obligaciones se liquiden con rapidez, lo que mejora directamente la solvencia de la organización y la gestión general del flujo de caja.

ProcessMind identifica las etapas concretas en las que las facturas permanecen inactivas dentro de Microsoft Dynamics 365 y destaca los usuarios o departamentos exactos que generan fricción. Al visualizar la ruta desde Invoice Received hasta Invoice Approved for Payment, puede aplicar formación específica o ajustar el Workflow para reducir los tiempos de aprobación hasta en un 40 %. Esta transparencia facilita el seguimiento de los resultados frente a sus acuerdos internos de nivel de servicio.

Lograr un alto porcentaje de conciliaciones sin intervención manual significa que las facturas pasan de la recepción al pago sin intervención humana. Esto reduce la carga administrativa del equipo financiero y disminuye el coste por factura procesada. La automatización garantiza que el procesamiento de pagos de cuentas por pagar pueda crecer al ritmo del volumen de transacciones y libera al personal para tareas más estratégicas.

Con Process Mining, puede identificar por qué determinadas facturas no superan la conciliación automatizada en Microsoft Dynamics 365. Ya se trate de precios unitarios incoherentes o de recepciones de mercancías ausentes, ProcessMind revela las causas raíz, lo que le permite perfeccionar sus reglas de conciliación y alcanzar un porcentaje mucho mayor de finalizaciones automatizadas, a menudo superior al 85 % del volumen total.

Aprovechar todos los descuentos disponibles es una forma directa de mejorar los resultados y fortalecer las relaciones con los proveedores. Muchas organizaciones pierden miles de dólares al mes simplemente porque sus procesos internos son demasiado lentos para cumplir los plazos de los proveedores. Agilizar este proceso permite convertir el departamento de cuentas por pagar en un centro que genera valor, en lugar de limitarlo a un centro de costes.

ProcessMind realiza un seguimiento del tiempo restante hasta el vencimiento del descuento para cada factura procesada. Al analizar los datos históricos de Microsoft Dynamics 365, la plataforma identifica qué proveedores ofrecen las mejores condiciones y en qué puntos el proceso suele incumplir esos plazos. Así puede priorizar las facturas de mayor valor, evitar que se pierda cualquier descuento y maximizar el rendimiento del capital circulante.

Las discrepancias entre facturas y órdenes de compra pueden detener todo el flujo de pagos y generar acumulaciones. Resolver estos problemas con eficiencia es fundamental para evitar fricciones administrativas y proteger las relaciones con los proveedores frente a disputas prolongadas. Los ciclos de resolución más rápidos generan salidas de efectivo más predecibles y una mayor integridad de los datos en toda la organización.

Mediante un análisis detallado de las rutas, ProcessMind descubre los ciclos en los que las facturas van y vuelven entre compras y cuentas por pagar. Al identificar las causas más frecuentes de estas discrepancias en Microsoft Dynamics 365, como diferencias de precio o cantidad, puede establecer protocolos más claros, resolver los problemas en la mitad de tiempo y reducir la necesidad de anulaciones manuales.

Los bloqueos de pago suelen aplicarse como medida de seguridad, pero cuando se convierten en la norma o se aplican incorrectamente, generan cuellos de botella importantes. Eliminar los bloqueos injustificados garantiza que el calendario de pagos siga siendo fluido y que las facturas válidas no se retrasen por obstáculos burocráticos. Esta mejora reduce la intervención manual y evita la frustración de los proveedores.

ProcessMind ofrece una visión transparente de cada actividad Payment Block Applied en Microsoft Dynamics 365. Al analizar los atributos asociados a estos bloqueos, puede distinguir entre la mitigación de riesgos necesaria y las anulaciones manuales ineficientes. Esto le permite automatizar la eliminación de los bloqueos cuando se cumplen determinados criterios y acelerar la ejecución final del pago.

Pagar dos veces la misma factura supone un riesgo financiero importante y convierte su recuperación en una pesadilla administrativa. Garantizar una única ruta limpia para cada número de factura es esencial para mantener el control financiero y el cumplimiento. Eliminar las duplicidades protege el capital circulante, evita comunicaciones innecesarias con los proveedores y mejora el registro de auditoría general.

ProcessMind detecta patrones en los que se procesan varios identificadores de caso o importes de factura similares para el mismo proveedor dentro de Microsoft Dynamics 365. Al destacar estas anomalías mediante auditorías históricas, puede identificar deficiencias del proceso, como múltiples puntos de entrada, que permiten que las duplicidades pasen inadvertidas. De este modo, reduce eficazmente el riesgo financiero y mejora la responsabilidad del departamento.

Una codificación financiera correcta garantiza que los gastos se asignen a los departamentos y proyectos adecuados para elaborar informes precisos. Un alto índice de reprocesamiento en la codificación no solo desperdicia tiempo, sino que también genera estados financieros incorrectos que requieren ajustes al cierre mensual. Mejorar la precisión al inicio del proceso evita correcciones posteriores y simplifica todo el Workflow contable.

Al analizar la actividad Invoice Coded, ProcessMind identifica qué proveedores o tipos de factura requieren correcciones manuales con frecuencia en Microsoft Dynamics 365. Puede utilizar esta información para crear mejores reglas de codificación predeterminadas o proporcionar formación específica al personal, reducir considerablemente el índice de reprocesamiento y mejorar la fiabilidad de los datos de los registros GeneralJournal y LedgerEntry.

Gestionar cuándo y con qué frecuencia se ejecutan los pagos es clave para equilibrar el flujo de caja y la eficiencia operativa. Las ejecuciones de pagos irregulares o demasiado frecuentes pueden aumentar los costes de transacción y fragmentar la gestión de tesorería. Un calendario estandarizado permite planificar mejor la liquidez y garantiza que el equipo financiero gestione su carga de trabajo con mayor eficacia.

ProcessMind analiza el comportamiento de agrupación de las actividades Payment Processed en Microsoft Dynamics 365. Le ayuda a comprender si sus ejecuciones de pagos están alineadas con las fechas de vencimiento de los proveedores y la disponibilidad de los recursos internos. Esta visibilidad permite consolidar los pagos en ciclos más eficientes, reducir el esfuerzo manual necesario para ejecutarlos y disminuir las comisiones bancarias.

Las rutas de aprobación incoherentes entre distintas regiones o departamentos generan riesgos de cumplimiento y tiempos de ciclo impredecibles. Establecer un Workflow estandarizado garantiza que cada factura siga una ruta predefinida y conforme, lo que simplifica las auditorías y mejora la gobernanza. Esta uniformidad facilita la gestión de Accounts Payable Payment Processing a gran escala.

Mediante la comprobación de conformidad, ProcessMind compara las rutas reales que siguen las facturas en Microsoft Dynamics 365 con su modelo de proceso previsto. Destaca las rutas de aprobación no estándar que omiten controles, lo que permite aplicar un proceso uniforme que cumpla los requisitos normativos sin perder la velocidad necesaria para las operaciones empresariales actuales.

El tiempo que una factura permanece a la espera de ser registrada en el sistema es un periodo opaco en el que la organización carece de visibilidad sobre sus obligaciones. Reducir este intervalo es fundamental para realizar previsiones financieras precisas y garantizar que el proceso de aprobación comience cuanto antes. Una mayor visibilidad en esta etapa ayuda a la dirección a comprender sus compromisos de efectivo reales en tiempo real.

ProcessMind mide el retraso entre Invoice Received e Invoice Data Extracted mediante el seguimiento de la cronología del identificador del número de factura. Al identificar cuellos de botella en las primeras etapas de Accounts Payable Payment Processing en Microsoft Dynamics 365, puede determinar si el retraso se debe a acumulaciones en el correo o a colas de registro manual, y tomar medidas correctivas para cerrar la brecha.

Una vez aprobada por completo una factura, cualquier retraso en la ejecución final del pago representa un desperdicio administrativo que puede provocar pagos atrasados. Garantizar una transición fluida de la aprobación a la compensación del pago es esencial para mantener un alto rendimiento. Esta etapa es el último obstáculo del proceso y debe completarse lo más rápido posible para optimizar la experiencia del proveedor.

ProcessMind supervisa la duración entre Invoice Approved for Payment y Payment Executed en Microsoft Dynamics 365. Muestra si las facturas quedan atascadas en una cola final o si el proceso de transferencia es demasiado manual. Agilizar este último paso puede reducir varios días el tiempo total del proceso y garantizar que sus obligaciones financieras se cumplan exactamente cuando están programadas.

En las organizaciones globales, gestionar de forma incoherente las fluctuaciones de divisas puede generar discrepancias en el libro mayor y retrasar los pagos. Estandarizar el cálculo y la aprobación de estas variaciones garantiza la precisión financiera y reduce el esfuerzo manual dedicado a las conciliaciones. Esta armonización es esencial para mantener registros financieros fiables en varias entidades.

Al examinar los datos de FinancialDimension y LedgerEntry asociados a facturas en moneda extranjera, ProcessMind identifica dónde provocan desviaciones las variaciones. Puede utilizar estos datos para automatizar la gestión de variaciones menores en Microsoft Dynamics 365, de modo que solo las discrepancias significativas requieran una revisión manual y se acelere el flujo global de pagos.

La ruta de mejora en 6 pasos para Cuentas por pagar

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Qué hacer

Acceda a la plantilla de Excel diseñada específicamente para las entidades de libro mayor y diario de Microsoft Dynamics 365 Finance.

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Por qué es importante

Utilizar una estructura previamente mapeada garantiza que sus datos financieros tengan el formato correcto para descubrir el proceso de inmediato.

Resultado esperado

Una plantilla de datos estandarizada, lista para sus registros de facturas.

SUS INSIGHTS

Obtenga una visión completa de sus flujos de trabajo de cuentas por pagar

ProcessMind muestra el rendimiento real de sus actividades de cuentas por pagar y le permite ver cada paso, desde el registro de la factura hasta la liquidación final. Descubrirá las causas principales de los retrasos en los pagos y encontrará formas claras de optimizar su flujo de caja.
  • Visualice los ciclos de pago de principio a fin
  • Identifique cuellos de botella específicos en las aprobaciones
  • Detecte oportunidades de descuentos por pronto pago
  • Garantice el cumplimiento normativo en todos los pagos
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Design your optimized process
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RESULTADOS DEMOSTRADOS

Mejoras de eficiencia en cuentas por pagar

Al aplicar Process Mining a su entorno de Microsoft Dynamics 365, las organizaciones identifican cuellos de botella en los ciclos de aprobación de facturas y en la ejecución de pagos. Estas métricas reflejan la transformación de Workflow manuales de cuentas por pagar en operaciones optimizadas y basadas en datos.

~ 0 %
Tiempos de ciclo más rápidos

Reducción del tiempo de principio a fin

Optimizar los Workflow de aprobación y automatizar el registro de datos reduce la duración desde la recepción de la factura hasta la compensación del pago final.
~ 0 %
Más descuentos por pronto pago

Mejora de la tasa de aprovechamiento

Identificar retrasos en la cadena de aprobación permite a los equipos de tesorería aprovechar más descuentos por pronto pago, lo que genera beneficios financieros directos.
0 %
Eliminar duplicados

Reducción de errores de pago

Detectar números de factura y referencias de proveedores duplicados antes de ejecutar el pago evita pérdidas financieras y protege el proceso de cuentas por pagar.
0 % increase
Procesamiento sin intervención manual

Tasa de conciliación en el primer intento

Perfeccionar el proceso de sincronización de órdenes de compra aumenta el número de facturas procesadas sin intervención manual.
0 %
Mejores relaciones con los proveedores

Tasa de pagos puntuales

Cumplir sistemáticamente los plazos de pago ayuda a evitar recargos por demora y bloqueos de crédito, lo que mejora la satisfacción general de los socios de compras.

Los resultados individuales varían según la complejidad del proceso y la calidad de los datos. Estas cifras representan mejoras habituales observadas en diversas implementaciones de Process Mining para el procesamiento de facturas.

Datos recomendados

Comience con estos atributos esenciales para obtener visibilidad inmediata de su proceso.
¿Es nuevo en los registros de eventos? Aprenda a crear un registro de eventos de Process Mining.

Atributos

Datos clave que debe recopilar para el análisis

El identificador único asignado a la factura del proveedor.

Por qué es importante

Es la clave fundamental para vincular actividades de cuentas por pagar desconectadas en una única instancia del proceso.

La tarea específica o el cambio de estado que se produjo.

Por qué es importante

Define el flujo del proceso y la secuencia de eventos del mapa de procesos.

La marca de tiempo en la que se produjo la actividad.

Por qué es importante

Esencial para calcular tiempos de ciclo y de proceso, así como para identificar cuellos de botella.

El número de cuenta único del proveedor.

Por qué es importante

Permite segmentar el rendimiento del proceso por proveedor.

El identificador de la entidad jurídica o filial.

Por qué es importante

Permite realizar análisis comparativos entre distintas unidades de negocio o países.

El valor monetario total de la factura.

Por qué es importante

Esencial para analizar el volumen de gasto y el riesgo financiero.

La fecha límite en la que debe pagarse la factura.

Por qué es importante

La referencia para medir el rendimiento de los pagos puntuales.

El número de referencia de la orden de compra asociada.

Por qué es importante

Esencial para analizar la tasa de conciliación del proceso de compra a pago.

El identificador del usuario que realizó la actividad.

Por qué es importante

Permite analizar el comportamiento de los recursos y la segregación de funciones.

El nombre de la organización proveedora.

Por qué es importante

Proporciona contexto para el número de cuenta del proveedor.

La fecha del documento indicada en la factura.

Por qué es importante

Define el inicio del periodo de antigüedad de la factura.

El departamento responsable del costo.

Por qué es importante

Permite analizar la organización con mayor detalle y determinar responsabilidades.

Actividades

Pasos del proceso que debe supervisar y optimizar

Creación inicial de un registro de factura de proveedor pendiente en el sistema. Esto marca la entrada de la factura en el Workflow de Dynamics 365, ya sea manualmente o mediante la importación de una entidad de datos.

Por qué es importante

Establece la hora de inicio para calcular el tiempo de proceso. Permite a las organizaciones medir cuánto tiempo permanecen las facturas en el sistema antes de procesarse o contabilizarse.

El sistema vincula correctamente la línea de factura con una orden de compra o un recibo de producto. Esta actividad indica la validación de la factura frente a la orden de compra.

Por qué es importante

Es fundamental para el KPI de tasa de conciliación de órdenes de compra en el primer intento. Distingue entre el procesamiento sin intervención manual y las facturas que requieren intervención manual.

La instancia de Workflow de la factura pendiente alcanza el estado completado o aprobado. La factura ya está lista para contabilizarse en el libro mayor.

Por qué es importante

Calcula el tiempo medio de proceso de aprobación. Los retrasos en esta etapa afectan directamente a la posibilidad de aprovechar descuentos por pronto pago.

La factura se contabiliza en el libro mayor, lo que crea una obligación en el sistema. El registro pasa de las tablas de pendientes a las tablas de transacciones contabilizadas.

Por qué es importante

Un hito importante que indica el reconocimiento financiero de la deuda. Esta actividad permite seleccionar la factura para el pago.

La factura se selecciona y se añade a una línea del diario de pagos. Esto indica la intención de pagar y normalmente inicia el Workflow de revisión del pago.

Por qué es importante

Marca la transición de la obligación al procesamiento del desembolso de efectivo. Se utiliza para medir los tiempos de ejecución de pagos.

El sistema genera el archivo de pago (EFT, ISO20022) o imprime los cheques. El estado del pago en la línea del diario se actualiza a Sent o Generated.

Por qué es importante

Respalda el KPI de tiempo de retraso entre aprobación y ejecución. Confirma que se ha generado la instrucción de pago.

El diario de pagos se contabiliza en el libro mayor, liquida la factura y salda el balance del proveedor. Esto completa el proceso financiero.

Por qué es importante

La actividad final para calcular el tiempo medio de ciclo entre factura y pago. Confirma que se han finalizado los asientos contables correspondientes a la reducción de efectivo.

Preguntas frecuentes

Preguntas frecuentes

Process Mining ofrece una visión transparente de todo el ciclo de pagos, desde la recepción de la factura hasta la liquidación final. Identifica cuellos de botella concretos, como retrasos en las aprobaciones o anulaciones manuales frecuentes que ralentizan el ciclo. Al visualizar estas ineficiencias, los equipos pueden aplicar correcciones específicas para mejorar la productividad general.

La extracción de datos suele implicar conectarse a la base de datos SQL subyacente o utilizar servicios OData para obtener registros de eventos. Deberá exportar las tablas relacionadas con las transacciones de proveedores, las órdenes de compra y los diarios contables, utilizando el Invoice Number como identificador principal del caso. La mayoría de las herramientas modernas de Process Mining ofrecen conectores prediseñados para Dynamics 365 que simplifican esta integración.

Sí. La tecnología muestra exactamente dónde se atascan las facturas en la cadena de aprobación antes de que venzan los plazos para obtener descuentos. Puede analizar el plazo entre la introducción de la factura y su aprobación final para garantizar que sus ciclos de pago se programen de forma óptima. Esta visibilidad permite a la dirección priorizar las facturas de mayor valor y con mejores beneficios financieros.

La mayoría de las organizaciones puede ver sus primeros mapas de procesos entre dos y cuatro semanas después de completar la extracción inicial de datos. Una vez que los datos de Dynamics 365 se asignan al formato del registro de eventos, el software genera automáticamente las visualizaciones. Esta rápida puesta en marcha permite a los equipos empezar a abordar los cuellos de botella y los problemas de cumplimiento casi de inmediato.

Process Mining permite descubrir procesos atípicos en los que las aprobaciones eluden los controles organizativos estándar. Al comparar el flujo real de su proceso con el diseño previsto, puede identificar cada caso en el que se produjo una anulación manual. Esta visibilidad, preparada para auditorías, es fundamental para garantizar el cumplimiento normativo y reducir el riesgo de fraude.

No. Process Mining es una herramienta de diagnóstico que funciona junto con sus sistemas actuales de automatización y ERP. Mientras el software de automatización ejecuta las tareas, Process Mining evalúa qué tan bien se realizan. Le ayuda a identificar qué partes de la automatización fallan o dónde sería más eficaz incorporar nuevas automatizaciones.

Para crear un mapa de procesos preciso, necesita el Invoice Number como ID del caso, nombres de actividades como Invoice Received o Payment Executed y marcas de tiempo exactas para cada evento. También puede incluir datos complementarios, como nombres de proveedores, importes de facturas y códigos de departamento. Este contexto adicional permite aplicar filtros más detallados y realizar un análisis más preciso de las causas raíz.

Process Mining permite seguir el historial de cada número de factura y marcar las secuencias que aparecen más de una vez. Al analizar los pasos de introducción y validación de datos en Dynamics 365, puede determinar si los duplicados se deben a errores del sistema o a equivocaciones de introducción manual. Esta información le ayuda a perfeccionar sus reglas de validación para evitar pérdidas financieras en el futuro.

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