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Mejore el procesamiento de pagos de cuentas por pagar

Guía de 6 pasos para optimizar Microsoft Dynamics 365
Mejore el procesamiento de pagos de cuentas por pagar
Procesamiento de pagos de cuentas por pagar
Microsoft Dynamics 365

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Optimice el procesamiento de pagos de cuentas por pagar en Microsoft Dynamics 365

Los retrasos en las aprobaciones y los errores manuales suelen afectar al procesamiento de pagos y aumentar los costes. Nuestra solución permite ver con claridad dónde se producen estos problemas y localizar los puntos en los que se atascan los flujos de trabajo. Al abordar estos cuellos de botella, puede acelerar el procesamiento y mantener un mayor control de sus obligaciones financieras.

Descargue nuestro Template de datos preconfigurado y aborde los desafíos habituales para alcanzar sus objetivos de eficiencia. Siga nuestro plan de mejora de seis pasos y consulte la guía del Template de datos para transformar sus operaciones.

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La importancia estratégica de mejorar las cuentas por pagar

El procesamiento de pagos de cuentas por pagar suele considerarse una función meramente administrativa, pero es una palanca clave para gestionar la liquidez de la organización y mantener la confianza de los proveedores. Cuando el proceso se vuelve lento o poco transparente, las consecuencias van mucho más allá del departamento de finanzas. Los pagos atrasados pueden dañar la reputación de su organización ante proveedores clave y dar lugar a condiciones de crédito menos favorables o incluso a interrupciones en la cadena de suministro. Además, un procesamiento ineficiente aumenta el coste por factura y reduce los márgenes de toda la empresa. Al optimizar el proceso en Microsoft Dynamics 365, puede convertir las cuentas por pagar, de un centro de costes, en una función estratégica que proteja el flujo de caja y permita aprovechar todos los descuentos por pronto pago disponibles.

Descubra la realidad del proceso con Process Mining

Microsoft Dynamics 365 ofrece una sólida plataforma para la gestión financiera, pero en la práctica, la forma en que las personas utilizan el sistema suele diferir del procedimiento operativo estándar. Process Mining funciona como una radiografía digital del procesamiento de pagos de cuentas por pagar: extrae Registros de eventos de entidades como GeneralJournal y LedgerEntry para reconstruir el recorrido real de cada factura. En lugar de basarse en impresiones sobre las causas de los retrasos, puede ver exactamente dónde se produce un cuello de botella. Este enfoque basado en datos permite detectar ciclos de aprobación en los que una factura pasa de un departamento a otro, así como casos que requieren intervención manual por errores de entrada de datos. Al visualizar estas rutas, puede pasar de resolver problemas a medida que surgen a gestionarlos de forma proactiva, y comprobar si el funcionamiento real coincide con la lógica prevista para el negocio.

Aborde las principales ineficiencias de Microsoft Dynamics 365

Para optimizar el flujo de trabajo de cuentas por pagar, es necesario analizar en detalle las actividades que más tiempo consumen. Una de las principales oportunidades de mejora está en la conciliación. Las discrepancias entre facturas, órdenes de compra y recepciones de mercancías suelen dar lugar a investigaciones manuales que pueden retrasar un pago durante días. Process Mining permite identificar qué proveedores o categorías de productos generan estas diferencias con mayor frecuencia, para que pueda abordar las causas de fondo, como datos maestros inexactos o prácticas de recepción inconsistentes. Otra fuente habitual de fricción es el flujo de aprobación. Al analizar los tiempos de ciclo de los distintos niveles de aprobación, puede determinar si algunos umbrales son demasiado bajos y hacen que las facturas de bajo riesgo y alto volumen esperen innecesariamente la aprobación de la dirección. Eliminar estos retrasos estructurales permite mantener un calendario de pagos previsible y alineado con su estrategia de gestión de efectivo.

Mida el éxito con más cumplimiento y rapidez

El objetivo final de optimizar el proceso es lograr un ciclo de pagos ágil, transparente y con un alto nivel de cumplimiento. Reducir el tiempo de ciclo total es el indicador de éxito más inmediato. Un intervalo más corto entre la recepción de la factura y la ejecución del pago ofrece flexibilidad para decidir cuándo liberar los fondos. Así, el equipo de tesorería puede gestionar mejor el capital de trabajo y decidir si conviene pagar antes para obtener un descuento o conservar el efectivo hasta la fecha de vencimiento. Además de acelerar el proceso, Process Mining refuerza el cumplimiento. Puede detectar con facilidad desviaciones de los protocolos estándar, como pagos sin una orden de compra asociada o bloqueos de pago anulados manualmente sin documentación suficiente. Esta información resulta muy valiosa para las auditorías internas y para comprobar que los controles financieros se aplican de manera uniforme en todos los códigos de sociedad y unidades de negocio.

Mantenga la excelencia operativa a largo plazo

Mejorar el procesamiento de pagos de cuentas por pagar no es un proyecto puntual, sino un proceso de mejora continua. A medida que su negocio crece y evolucionan las relaciones con los proveedores, los procesos deben adaptarse para gestionar un mayor volumen y complejidad. La información obtenida de los datos de Microsoft Dynamics 365 le permite establecer una referencia de rendimiento y fijar objetivos de mejora realistas. Tanto si busca aumentar el porcentaje de facturas procesadas sin intervención manual como si quiere eliminar el riesgo de pagos duplicados, Process Mining le ayuda a centrar sus esfuerzos donde tendrán mayor impacto. Comience por examinar el flujo actual, identificar los principales obstáculos y utilizar los datos para impulsar cambios concretos que contribuyan a la salud financiera general de su organización.

Procesamiento de pagos de cuentas por pagar Flujo de trabajo de facturas Pagos a proveedores Aprobación de facturas Optimización del flujo de caja Cumplimiento de pagos Departamento de cuentas por pagar Gestión de facturas Automatización de cuentas por pagar Ciclo de pago Del aprovisionamiento al pago

Problemas y desafíos frecuentes

Identifique los desafíos que le afectan

Los largos ciclos de aprobación de facturas son una de las principales causas de los pagos atrasados y del deterioro de las relaciones con los proveedores. Cuando las facturas quedan en espera de la aprobación de responsables con poco tiempo, el departamento pierde capacidad para gestionar el flujo de caja de forma previsible y se expone a cargos por demora que afectan directamente a los resultados. Esta fricción suele generar un entorno reactivo, en el que el personal debe priorizar las solicitudes urgentes frente a los flujos de trabajo habituales.

ProcessMind analiza de principio a fin el flujo de trabajo de procesamiento de pagos de cuentas por pagar en Microsoft Dynamics 365 para localizar exactamente dónde se producen las demoras. Al visualizar el tiempo que transcurre en cada nivel de aprobación, puede identificar los departamentos o roles concretos que generan cuellos de botella. Este enfoque basado en datos le permite ajustar los límites de aprobación o automatizar las aprobaciones habituales para acelerar todo el ciclo de pago.

La intervención manual en la conciliación de facturas indica que las áreas de compras y finanzas no están bien coordinadas. Cuando la conciliación automatizada del sistema falla por diferencias de precio o cantidad, el personal debe resolverlas manualmente. Esto consume mucho tiempo y aumenta la probabilidad de errores humanos. Estas intervenciones suelen ocultar problemas más profundos relacionados con los datos de proveedores o las prácticas de compra.

Process Mining aplicado a los datos de Microsoft Dynamics 365 revela la frecuencia y las causas de fondo de las anulaciones manuales. ProcessMind identifica los proveedores o las categorías de productos que requieren conciliaciones manuales de forma recurrente. Al comprender estos patrones, puede abordar el origen de las discrepancias y avanzar hacia un modelo de procesamiento de pagos de cuentas por pagar más eficiente y sin intervención manual.

No aprovechar los descuentos por pronto pago supone perder una oportunidad importante de reducir costes. Un procesamiento ineficiente puede hacer que el plazo del descuento venza antes de que la factura se valide y apruebe. En la práctica, es dinero que se deja de ahorrar y que aumenta el coste total de los bienes y servicios que adquiere la organización.

ProcessMind compara la velocidad del procesamiento de pagos de cuentas por pagar con las condiciones de descuento registradas en Microsoft Dynamics 365. Señala las etapas en las que se pierde tiempo y que impiden que las facturas lleguen a la fase de pago a tiempo. Con esta información, puede priorizar las facturas con descuentos de mayor valor y agilizar el recorrido desde la recepción hasta el inicio del pago.

Cuando una factura no coincide con la orden de compra o la recepción de mercancías, su resolución puede convertirse en un agujero negro de productividad. Las facturas pasan de un departamento a otro sin que quede claro quién debe hacerse cargo, lo que provoca largos períodos de inactividad. Este estancamiento en el flujo de procesamiento de pagos de cuentas por pagar retrasa los pagos a proveedores y genera un atraso difícil de gestionar durante el cierre de mes.

Al trazar el recorrido de las facturas en disputa, ProcessMind muestra cómo se resuelven en Microsoft Dynamics 365. Puede ver cuánto tiempo permanecen las facturas con una discrepancia y qué actividades contribuyen más a la demora. Así podrá establecer vías de escalamiento más claras y resolver antes las diferencias de precio o cantidad.

Los bloqueos de pago suelen aplicarse como medida de seguridad, pero si no se retiran pronto una vez resuelto el problema, provocan demoras innecesarias. Pueden acumularse en el sistema y fragmentar las ejecuciones de pago, de modo que muchas facturas ya aprobadas quedan retenidas sin un motivo claro. Esta falta de transparencia dificulta que los equipos de cuentas por pagar informen a los proveedores sobre el estado de sus pagos con precisión.

ProcessMind analiza la aplicación y la retirada de bloqueos de pago en Microsoft Dynamics 365. Identifica los casos en los que los bloqueos siguen activos mucho después de haberse resuelto el problema que los originó. Al optimizar esta parte del flujo de trabajo de procesamiento de pagos de cuentas por pagar, puede asegurarse de que los pagos avancen a la fase de ejecución en cuanto se cumplan todos los requisitos de cumplimiento.

Las facturas duplicadas representan un riesgo financiero importante y obligan a dedicar mucho tiempo a recuperar los pagos. A menudo, entran en el sistema por distintos canales o se registran con pequeñas variaciones, por lo que las validaciones estándar no siempre las detectan. Procesar y pagar dos veces la misma factura afecta directamente a las reservas de efectivo y exige un esfuerzo manual considerable para resolver el problema con el proveedor.

ProcessMind analiza los Registros de eventos de Microsoft Dynamics 365 para detectar patrones que indiquen un posible procesamiento duplicado en el ciclo de pagos de cuentas por pagar. El sistema señala posibles duplicados al identificar facturas con atributos similares que siguen rutas de proceso idénticas, antes de que se ejecute el pago final. Este análisis proactivo protege el capital de trabajo y reduce la necesidad de auditorías posteriores al pago.

Los errores de codificación financiera al inicio del proceso generan mucho retrabajo más adelante. Si una factura se asigna a una cuenta contable o dimensión financiera incorrecta, hay que revertirla y volver a registrarla, lo que duplica la carga de trabajo del equipo de cuentas por pagar. Esta ineficiencia retrasa el registro final y puede provocar imprecisiones en los informes financieros de cada departamento.

ProcessMind identifica la frecuencia de los cambios de codificación y de los nuevos registros en Microsoft Dynamics 365. Al analizar qué proveedores o tipos de factura requieren más correcciones, puede centrarse en las causas de fondo de los errores. Mejorar la precisión de la entrada inicial de datos agiliza el procesamiento de pagos de cuentas por pagar y proporciona datos financieros más fiables a la organización.

La frecuencia y el momento de las ejecuciones de pago no siempre son óptimos, lo que puede generar variaciones en el flujo de caja o incumplimientos de plazos. Si los pagos se ejecutan solo una vez por semana, las facturas aprobadas justo después de una ejecución pueden quedar inactivas durante varios días. Esta programación rígida puede provocar pagos atrasados incluso cuando las facturas se aprobaron con suficiente antelación a su vencimiento.

ProcessMind analiza el intervalo entre la aprobación del pago y su ejecución en Microsoft Dynamics 365. Le ayuda a determinar si la frecuencia actual de las ejecuciones de pago se ajusta a la velocidad media de procesamiento. Optimizar estos calendarios dentro del proceso de cuentas por pagar permite utilizar el efectivo de forma más uniforme y cumplir mejor las condiciones acordadas con los proveedores.

Para acelerar los pagos, el personal puede saltarse los flujos de aprobación estándar, lo que genera riesgos importantes de cumplimiento y auditoría. Estos procesos no autorizados suelen carecer de la supervisión necesaria y pueden dar lugar a gastos no autorizados. Sin una visión clara de cómo se realizan realmente las aprobaciones, la dirección no puede garantizar que se respeten los controles internos.

ProcessMind visualiza las rutas que siguen realmente las facturas en Microsoft Dynamics 365 y las compara con las políticas internas establecidas. Señala cualquier desviación de la ruta estándar de procesamiento de pagos de cuentas por pagar, como pasos de aprobación omitidos o aprobaciones no autorizadas. Esta transparencia le ayuda a reforzar el cumplimiento y a prepararse para las auditorías con confianza.

El tiempo que transcurre entre la recepción de una factura y la entrada de sus datos suele ser la parte más desatendida del proceso. Si las facturas permanecen varios días en una bandeja de entrada o sobre un escritorio antes de registrarse en el sistema, todo el ciclo de pago parte con desventaja. Esta falta de visibilidad temprana impide que la dirección financiera prevea con precisión las necesidades de efectivo futuras.

Al medir el tiempo entre la recepción inicial y la extracción de los datos en Microsoft Dynamics 365, ProcessMind pone al descubierto estas demoras ocultas. Reducir el retraso al inicio del flujo de trabajo de procesamiento de pagos de cuentas por pagar deja más tiempo para las aprobaciones y la conciliación, y reduce considerablemente la presión sobre el resto del equipo.

Incluso después de que una factura se apruebe por completo y quede lista para el pago, a menudo transcurre un tiempo inesperado antes de que se transfieran los fondos. La demora puede deberse a pasos manuales para iniciar el pago, problemas técnicos con las interfaces bancarias o cuellos de botella administrativos. Para un proveedor, el pago solo llega a tiempo cuando recibe los fondos, no cuando se concede la aprobación interna.

ProcessMind supervisa las etapas finales del ciclo de procesamiento de pagos de cuentas por pagar en Microsoft Dynamics 365 y mide el tiempo entre la aprobación final y la ejecución del pago. Identificar esta demora concreta le ayuda a agilizar la comunicación entre el sistema financiero y sus entidades bancarias. Reducirla permite cumplir las obligaciones contractuales y mantener una buena calificación crediticia ante los proveedores.

Procesar pagos en varias monedas añade complejidad y puede provocar errores y demoras. Las diferencias en los tipos de cambio o los ajustes manuales necesarios para las facturas en moneda extranjera pueden ralentizar considerablemente el flujo de pagos. Estos casos suelen requerir conocimientos específicos y, cuando su disponibilidad se convierte en un cuello de botella, los pagos internacionales pueden quedar detenidos durante días.

ProcessMind clasifica el rendimiento del procesamiento de pagos de cuentas por pagar por moneda y ubicación del proveedor en Microsoft Dynamics 365. Así puede comprobar si las facturas en moneda extranjera siguen rutas mucho más lentas o propensas a errores que las facturas locales. Esta información le permite estandarizar la gestión de las variaciones cambiarias y evitar que las ineficiencias del proceso pongan en riesgo las relaciones con proveedores internacionales.

Objetivos habituales

Defina cómo se ve el éxito

Agilizar las aprobaciones es fundamental para mantener la confianza de los proveedores y evitar cargos por demora. Los retrasos suelen deberse a que no está claro quién debe aprobar o a jerarquías con demasiados niveles que ralentizan el flujo de trabajo. Acortar estos ciclos permite liquidar las obligaciones a tiempo, mejora la calificación crediticia de la organización y facilita la gestión general del flujo de caja.

ProcessMind identifica las etapas en las que las facturas quedan inactivas en Microsoft Dynamics 365 y señala a los usuarios o departamentos que generan fricciones. Al visualizar el recorrido desde la recepción hasta la aprobación de la factura para el pago, puede ofrecer formación específica o ajustar el flujo de trabajo para reducir los tiempos de aprobación hasta en un 40 %. Esta transparencia facilita el seguimiento de los resultados frente a los acuerdos internos de nivel de servicio.

Una proporción alta de conciliaciones sin intervención manual significa que las facturas pasan de la recepción al pago sin intervención del personal. Esto reduce la carga administrativa del equipo de finanzas y el coste por factura procesada. La automatización de esta etapa permite ampliar el procesamiento de pagos de cuentas por pagar a medida que crece el volumen de transacciones y libera al personal para tareas más estratégicas.

Process Mining permite identificar por qué algunas facturas no superan la conciliación automatizada en Microsoft Dynamics 365. Ya se trate de precios unitarios inconsistentes o de recepciones de mercancías faltantes, ProcessMind revela las causas de fondo para que pueda ajustar las reglas de conciliación y aumentar considerablemente la proporción de procesos completados automáticamente, que a menudo supera el 85 % del volumen total.

Aprovechar todos los descuentos disponibles contribuye directamente a mejorar los resultados y las relaciones con los proveedores. Muchas organizaciones pierden miles de dólares al mes porque sus procesos internos no son lo bastante rápidos para cumplir los plazos de los proveedores. Agilizar el proceso permite que el departamento de cuentas por pagar contribuya a generar valor, en lugar de ser solo un centro de costes.

ProcessMind mide el tiempo que queda hasta el vencimiento del descuento para cada factura procesada. Al analizar los datos históricos de Microsoft Dynamics 365, la plataforma identifica qué proveedores ofrecen las mejores condiciones y en qué etapas suele incumplirse el plazo. Así puede priorizar las facturas de mayor valor, evitar que se pierdan descuentos y maximizar el rendimiento del capital de trabajo.

Las discrepancias entre facturas y órdenes de compra pueden detener todo el flujo de pagos y generar atrasos. Resolverlas con eficiencia es fundamental para reducir las fricciones administrativas y evitar que las disputas prolongadas deterioren las relaciones con los proveedores. Una resolución más rápida permite prever mejor las salidas de efectivo y mantener la integridad de los datos en toda la organización.

Mediante un análisis detallado de las rutas, ProcessMind descubre los ciclos en los que las facturas van y vuelven entre compras y cuentas por pagar. Al identificar las causas más frecuentes de estas discrepancias en Microsoft Dynamics 365, como diferencias de precio o cantidad, puede establecer protocolos más claros para resolverlas en la mitad de tiempo y reducir la necesidad de anulaciones manuales.

Los bloqueos de pago suelen aplicarse como medida de seguridad, pero si se convierten en la opción predeterminada o se aplican por error, generan cuellos de botella importantes. Retirar los bloqueos injustificados mantiene la fluidez del calendario de pagos y evita que los obstáculos burocráticos retrasen facturas válidas. Esta mejora reduce la intervención manual y evita frustraciones a los proveedores.

ProcessMind ofrece una visión transparente de cada actividad de aplicación de bloqueos de pago en Microsoft Dynamics 365. Al analizar los atributos asociados a estos bloqueos, puede distinguir entre las medidas necesarias para mitigar riesgos y las anulaciones manuales ineficientes. Así podrá automatizar la retirada de los bloqueos cuando se cumplan determinados criterios y agilizar la ejecución final de los pagos.

Pagar dos veces la misma factura supone un riesgo financiero importante y un problema administrativo difícil de resolver. Mantener una única ruta clara para cada número de factura es esencial para preservar el control financiero y el cumplimiento. Eliminar los duplicados protege el capital de trabajo, evita comunicaciones innecesarias con los proveedores y mejora el registro de auditoría.

ProcessMind detecta patrones en los que se procesan varios identificadores de caso o importes de factura similares para un mismo proveedor en Microsoft Dynamics 365. Al señalar estas anomalías mediante el análisis de datos históricos, puede identificar fallos en el proceso, como varios puntos de entrada, que permiten que se registren duplicados. Así reduce este riesgo financiero y mejora la rendición de cuentas del departamento.

Una codificación financiera correcta garantiza que los gastos se asignen a los departamentos y proyectos adecuados para generar informes precisos. Una tasa elevada de retrabajo en la codificación no solo hace perder tiempo, sino que también puede generar estados financieros incorrectos que deben ajustarse al cierre de mes. Mejorar la precisión desde el inicio del proceso evita correcciones posteriores y simplifica todo el flujo de trabajo contable.

Al analizar la actividad Invoice Coded, ProcessMind identifica qué proveedores o tipos de factura suelen requerir correcciones manuales en Microsoft Dynamics 365. Puede aprovechar esta información para definir mejores reglas de codificación predeterminadas o impartir formación específica al personal, reducir considerablemente el retrabajo y mejorar la fiabilidad de los datos de los registros GeneralJournal y LedgerEntry.

Gestionar cuándo y con qué frecuencia se ejecutan las tandas de pago es clave para equilibrar el flujo de caja y la eficiencia operativa. Las tandas irregulares o demasiado frecuentes pueden aumentar los costes de transacción y dificultar la gestión de tesorería. Un calendario estandarizado facilita la planificación de la liquidez y permite al equipo financiero gestionar mejor su carga de trabajo.

ProcessMind analiza cómo se agrupan las actividades Payment Processed en Microsoft Dynamics 365. Le ayuda a determinar si las tandas de pago actuales se ajustan a las fechas de vencimiento de los proveedores y a la disponibilidad de recursos internos. Esta visibilidad permite consolidar los pagos en ciclos más eficientes, reducir el trabajo manual necesario para ejecutarlos y disminuir las comisiones bancarias.

Las diferencias entre las rutas de aprobación de distintas regiones o departamentos generan riesgos de incumplimiento y tiempos de ciclo impredecibles. Estandarizar el flujo de trabajo garantiza que todas las facturas sigan una ruta definida y conforme a los requisitos, lo que simplifica las auditorías y mejora la gobernanza. Esta uniformidad facilita la gestión a gran escala del procesamiento de pagos de cuentas por pagar.

Mediante la comprobación de conformidad, ProcessMind compara las rutas reales que siguen las facturas en Microsoft Dynamics 365 con el modelo de proceso previsto. Señala las rutas de aprobación no estándar que eluden los controles, para que pueda aplicar un proceso uniforme que cumpla los requisitos normativos sin perder la agilidad que exigen las operaciones actuales.

Mientras una factura espera a que se registre en el sistema, la organización no tiene visibilidad de sus obligaciones pendientes. Reducir este intervalo es fundamental para elaborar previsiones financieras precisas y poner en marcha el proceso de aprobación cuanto antes. Una mayor visibilidad en esta etapa ayuda a la dirección a conocer en tiempo real los compromisos de pago reales.

ProcessMind mide el tiempo transcurrido entre Invoice Received e Invoice Data Extracted mediante el seguimiento de la cronología del identificador del número de factura. Al detectar cuellos de botella en las primeras etapas del procesamiento de pagos de cuentas por pagar en Microsoft Dynamics 365, puede determinar si los retrasos se deben a acumulaciones de correo o a colas de registro manual y tomar medidas correctivas para reducirlos.

Una vez aprobada por completo una factura, cualquier demora en la ejecución del pago final es trabajo administrativo innecesario que puede provocar pagos atrasados. Para mantener un alto rendimiento, es fundamental que la transición de la aprobación a la liquidación del pago sea fluida. Esta es la última etapa del proceso y conviene completarla cuanto antes para ofrecer una mejor experiencia a los proveedores.

ProcessMind supervisa el tiempo transcurrido entre Invoice Approved for Payment y Payment Executed en Microsoft Dynamics 365. Muestra si las facturas quedan atascadas en una cola final o si la transferencia depende demasiado de tareas manuales. Agilizar este último paso puede reducir varios días el tiempo total de entrega y ayudar a cumplir las obligaciones financieras en las fechas previstas.

En las organizaciones globales, gestionar de forma desigual las fluctuaciones cambiarias puede generar discrepancias en el libro mayor y retrasos en los pagos. Estandarizar el cálculo y la aprobación de estas diferencias mejora la precisión financiera y reduce el trabajo manual de conciliación. Esta armonización es esencial para mantener registros financieros fiables en todas las entidades.

Al examinar los datos de FinancialDimension y LedgerEntry asociados a las facturas en moneda extranjera, ProcessMind identifica dónde las diferencias provocan desviaciones del proceso. Puede aprovechar esta información para automatizar la gestión de diferencias menores en Microsoft Dynamics 365, de modo que solo las discrepancias importantes requieran una revisión manual y se agilice el flujo global de pagos.

La ruta de mejora de cuentas por pagar en 6 pasos

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Qué hacer

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Por qué es importante

Una estructura con los campos ya asignados garantiza que los datos financieros tengan el formato correcto para descubrir el proceso de inmediato.

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SU INFORMACIÓN

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ProcessMind muestra el rendimiento real de las actividades de cuentas por pagar y cada paso, desde el registro de la factura hasta la liquidación final. Podrá descubrir las causas de los retrasos en los pagos y encontrar formas claras de optimizar su flujo de caja.
  • Visualice el ciclo completo de los pagos
  • Identifique los cuellos de botella en las aprobaciones
  • Detecte oportunidades para aprovechar descuentos por pronto pago
  • Garantice el cumplimiento normativo en todos los pagos
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
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RESULTADOS DEMOSTRADOS

Mejoras de eficiencia en cuentas por pagar

Al aplicar Process Mining en Microsoft Dynamics 365, las organizaciones detectan cuellos de botella en los ciclos de aprobación de facturas y en la ejecución de pagos. Estas métricas reflejan la transformación de los flujos de trabajo manuales de cuentas por pagar en operaciones más ágiles y basadas en datos.

~ 0 %
Ciclos más rápidos

Reducción del tiempo de principio a fin

Optimizar los flujos de aprobación y automatizar el registro de datos reduce el tiempo desde la recepción de la factura hasta la liquidación del pago final.
~ 0 %
Más descuentos por pronto pago

Mejora de la tasa de aprovechamiento

Detectar demoras en la cadena de aprobación permite a los equipos de tesorería aprovechar más descuentos por pronto pago, con beneficios financieros directos.
0 %
Eliminar duplicados

Reducción de errores de pago

Detectar números de factura y referencias de proveedor duplicados antes de ejecutar el pago evita pérdidas financieras y protege el proceso de cuentas por pagar.
0 % increase
Procesamiento sin intervención manual

Tasa de conciliación correcta al primer intento

Perfeccionar la sincronización de las órdenes de compra aumenta el número de facturas procesadas sin intervención manual.
0 %
Mejores relaciones con los proveedores

Tasa de pagos puntuales

Cumplir sistemáticamente los plazos de pago ayuda a evitar cargos por demora y bloqueos de crédito, y mejora la satisfacción general de los socios de compras.

Los resultados varían según la complejidad del proceso y la calidad de los datos. Estas cifras representan mejoras habituales observadas en distintas implementaciones de Process Mining para el procesamiento de facturas.

Datos recomendados

Empiece con estos atributos clave para obtener visibilidad inmediata de su proceso.
¿Es nuevo en los registros de eventos? Aprenda a crear un Registro de eventos para Process Mining.

Atributos

Datos clave que debe recopilar para el análisis

Identificador único asignado a la factura del proveedor.

Por qué es importante

Es la clave fundamental para vincular actividades de cuentas por pagar que, de otro modo, quedarían separadas, en una sola instancia del proceso.

La tarea concreta o el cambio de estado que se produjo.

Por qué es importante

Define el flujo del proceso y la secuencia de eventos del mapa de procesos.

La marca de tiempo en que se produjo la actividad.

Por qué es importante

Esencial para calcular los tiempos de ciclo y de entrega, e identificar cuellos de botella.

Número de cuenta único del proveedor.

Por qué es importante

Permite segmentar el rendimiento del proceso por proveedor.

Identificador de la entidad jurídica o filial.

Por qué es importante

Permite comparar distintas unidades de negocio o países.

Valor monetario total de la factura.

Por qué es importante

Es fundamental para analizar el volumen de gasto y el riesgo financiero.

Fecha límite en la que debe pagarse la factura.

Por qué es importante

La referencia para medir el rendimiento de los pagos puntuales.

El número de referencia de la orden de compra asociada.

Por qué es importante

Esencial para analizar el porcentaje de coincidencias en el proceso de compra a pago.

El identificador del usuario que realizó la actividad.

Por qué es importante

Permite analizar el comportamiento de los recursos y la segregación de funciones.

El nombre de la organización proveedora.

Por qué es importante

Aporta contexto al número de cuenta del proveedor.

La fecha del documento que figura en la factura.

Por qué es importante

Determina el inicio del período de antigüedad de la factura.

El departamento responsable del coste.

Por qué es importante

Permite analizar la organización con más detalle y determinar responsabilidades.

Actividades

Pasos del proceso que debe supervisar y optimizar

Creación inicial en el sistema de un registro de factura de proveedor pendiente. Este evento marca la entrada de la factura en el flujo de trabajo de Dynamics 365, ya sea mediante registro manual o importación de una entidad de datos.

Por qué es importante

Establece la hora de inicio para calcular el tiempo de entrega del proceso. Permite a las organizaciones medir cuánto tiempo permanecen las facturas en el sistema antes de procesarse o contabilizarse.

El sistema vincula correctamente la línea de factura con una orden de compra o una recepción de productos. Esta actividad indica que la factura se ha validado frente a la orden de compra.

Por qué es importante

Es fundamental para el KPI de tasa de conciliación de órdenes de compra al primer intento. Permite distinguir entre el procesamiento sin intervención manual y las facturas que requieren intervención manual.

La instancia del flujo de trabajo de la factura pendiente alcanza el estado completado o aprobado. La factura ya está lista para contabilizarse en el libro mayor.

Por qué es importante

Calcula el tiempo medio de aprobación. Las demoras en esta etapa afectan directamente a la posibilidad de aprovechar descuentos por pronto pago.

La factura se contabiliza en el libro mayor general y genera una obligación en el sistema. El registro pasa de las tablas de pendientes a las tablas de transacciones contabilizadas.

Por qué es importante

Hito importante que indica el reconocimiento financiero de la deuda. Esta actividad permite seleccionar la factura para el pago.

La factura se selecciona y se añade a una línea del diario de pagos. Esto indica la intención de pagar y suele iniciar el flujo de revisión del pago.

Por qué es importante

Marca la transición de la obligación al procesamiento del desembolso. Se utiliza para medir los tiempos de ejecución del pago.

El sistema genera el archivo de pago (EFT, ISO20022) o imprime los cheques. El estado del pago en la línea del diario se actualiza a Sent o Generated.

Por qué es importante

Sirve de apoyo al KPI del tiempo transcurrido entre la aprobación y la ejecución. Confirma que se ha generado la instrucción de pago.

El diario de pagos se contabiliza en el libro mayor general, liquida la factura y salda el saldo del proveedor. Así concluye el proceso financiero.

Por qué es importante

Actividad final para calcular el tiempo medio del ciclo desde la factura hasta el pago. Confirma que se han finalizado los asientos contables de la reducción de efectivo.

Preguntas frecuentes

Preguntas frecuentes

Process Mining ofrece una visión transparente de todo el ciclo de pago, desde la recepción de la factura hasta su liquidación final. Detecta cuellos de botella concretos, como demoras en las aprobaciones o anulaciones manuales frecuentes, que alargan el ciclo. Al visualizar estas ineficiencias, los equipos pueden aplicar medidas específicas para mejorar la productividad general.

Por lo general, la extracción de datos requiere conectarse a la base de datos SQL subyacente o utilizar servicios OData para obtener los registros de eventos. Deberá exportar las tablas relacionadas con las transacciones de proveedores, las órdenes de compra y los diarios del libro mayor, y usar el número de factura como identificador principal del caso. La mayoría de las herramientas modernas de Process Mining ofrecen conectores prediseñados para Dynamics 365 que simplifican esta integración.

Sí. La tecnología muestra exactamente dónde se atascan las facturas en la cadena de aprobación antes de que venza el plazo para obtener el descuento. Puede analizar el tiempo de entrega entre el registro de la factura y su aprobación final para programar las tandas de pago de forma óptima. Esta visibilidad permite a la dirección dar prioridad a las facturas de mayor valor que ofrecen mejores beneficios financieros.

La mayoría de las organizaciones pueden ver sus primeros mapas de procesos entre dos y cuatro semanas después de completar la extracción inicial de datos. Una vez que los datos de Dynamics 365 se asignan al formato del registro de eventos, el software genera visualizaciones automáticamente. Este plazo breve permite a los equipos empezar casi de inmediato a abordar cuellos de botella y problemas de cumplimiento.

Process Mining permite descubrir procesos que se apartan de los controles organizativos estándar y en los que las aprobaciones los eluden. Al comparar el flujo real del proceso con el diseño previsto, puede identificar cada caso en que se produjo una anulación manual. Esta visibilidad, lista para auditorías, es fundamental para garantizar el cumplimiento normativo y reducir el riesgo de fraude.

No. Process Mining es una herramienta de diagnóstico que funciona junto con los sistemas de automatización y ERP que ya utiliza. Mientras el software de automatización ejecuta las tareas, Process Mining evalúa cómo se realizan. Le ayuda a identificar qué partes de la automatización fallan y dónde sería más eficaz incorporar nuevas automatizaciones.

Para crear un mapa de procesos preciso, necesita el número de factura como ID del caso, nombres de actividades como Invoice Received o Payment Executed y marcas de tiempo precisas para cada evento. También puede incluir datos adicionales, como nombres de proveedores, importes de facturas y códigos de departamento. Este contexto permite aplicar filtros más específicos y analizar las causas raíz con mayor detalle.

Process Mining permite seguir el historial de cada número de factura y señalar las secuencias que aparecen más de una vez. Al analizar los pasos de registro y validación de datos en Dynamics 365, puede determinar si los duplicados se deben a errores del sistema o a equivocaciones en el registro manual. Esta información le ayuda a ajustar las reglas de validación para evitar pérdidas financieras en el futuro.

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