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Il template dei dati per il processo di pagamento dei debiti verso fornitori

Sage Intacct

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Attributi del processo di pagamento dei debiti verso fornitori (19) Attività del processo di pagamento dei debiti verso fornitori (13) Guide all’estrazione (2)

Il template dei dati per il processo di pagamento dei debiti verso fornitori

Questo template offre un quadro completo per mappare in Sage Intacct il processo di gestione dei debiti verso fornitori. Indica i dati specifici e le tappe del processo necessari per individuare i colli di bottiglia e ottimizzare i cicli di pagamento. Seguendo questa guida, potrà verificare che l’Event Log contenga tutte le informazioni necessarie per un’analisi approfondita di Process Mining.

Campi dati essenziali per Sage Intacct
Tappe standard del processo
Istruzioni specifiche per l’estrazione

Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

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Attributi del processo di pagamento dei debiti verso fornitori

Questa tabella descrive i campi dati consigliati da includere nell’Event Log per analizzare in modo completo il processo di pagamento.

5 Obbligatorio 9 Consigliato 5 Facoltativo

	Nome	Descrizione
	Data e ora dell’evento EventTime	La data e l’ora esatte in cui si è verificata un’attività.
Descrizione Questo attributo registra il momento esatto in cui si è verificato un evento. È alla base di tutti i calcoli temporali, compresi il tempo medio di ciclo della fattura e la durata media dell’approvazione. La precisione delle date e degli orari è fondamentale per individuare i colli di bottiglia nella Dashboard Prestazioni del flusso di approvazione. Perché è importante È necessario per ordinare gli eventi e calcolare la durata tra i passaggi del processo. Dove reperirli Date e orari di creazione o modifica delle transazioni nelle tabelle di origine Esempi 2023-10-12T08:30:00Z2023-10-12T14:45:12Z2023-10-15T09:15:00Z
	Nome dell’attività ActivityName	L’azione o l’evento specifico che si verifica nel ciclo di vita della fattura.
Descrizione Questo attributo registra il nome del passaggio in corso, ad esempio 'Fattura creata', 'Fattura approvata' o 'Pagamento registrato'. È essenziale per ricostruire il flusso del processo e visualizzare la sequenza degli eventi nella Dashboard Distribuzione del tempo di ciclo end-to-end. Perché è importante Definisce i passaggi nella mappa del processo ed è indispensabile per qualsiasi analisi di Process Mining. Dove reperirli Registri di audit o tabelle della cronologia delle transazioni di sistema Esempi Bozza della fattura creataFattura approvataPagamento generato
	Numero fattura InvoiceNumber	Identificativo univoco del documento di fattura del fornitore.
Descrizione Il numero fattura è l’identificativo univoco del caso per questo processo. Consente di raggruppare tutti gli eventi relativi a una singola fattura del fornitore e di analizzarne l’intero percorso, dalla ricezione al pagamento. In Sage Intacct corrisponde in genere al numero documento o al numero record dell’oggetto AP Bill. Perché è importante È la chiave fondamentale per collegare tutte le attività del processo a una singola istanza del caso. Dove reperirli Oggetto AP Bill di Sage Intacct, campo DOCNUMBER o RECORDNO Esempi INV-2023-001988722-AFEB-23-991
	Sistema di origine SourceSystem	Il nome del sistema da cui proviene l’evento.
Descrizione Questo attributo identifica l’origine dei dati, che per questo processo è in genere 'Sage Intacct'. Se le fatture vengono acquisite tramite strumenti OCR o piattaforme di approvvigionamento esterne, il campo consente di distinguere le origini dei dati nella Dashboard Panoramica di conformità e rischi. Perché è importante Consente di tracciare la provenienza dei dati, soprattutto negli ambienti con più sistemi. Dove reperirli Valore impostato durante l’estrazione o ricavato dalle impostazioni di connessione Esempi Sage IntacctBill.comExpensify
	Ultimo aggiornamento dei dati LastDataUpdate	Data e ora dell’ultima estrazione o aggiornamento del record.
Descrizione Questo attributo indica quando i dati sono stati sincronizzati l’ultima volta con la piattaforma di Process Mining. Aiuta a valutare quanto siano aggiornati i dati mostrati in Dashboard come Ottimizzazione dei lotti di pagamento e assicura che l’analisi rifletta lo stato più recente del registro dei debiti verso fornitori. Perché è importante Campo tecnico necessario per i caricamenti incrementali e per verificare l’aggiornamento dei dati. Dove reperirli Ora di sistema al momento dell’estrazione dei dati Esempi 2023-11-01T12:00:00Z2023-11-02T01:00:00Z
	Data della fattura InvoiceDate	La data di emissione della fattura da parte del fornitore.
Descrizione Questo attributo riporta la data del documento indicata sulla fattura cartacea. Insieme alla data di pagamento, viene utilizzato per calcolare il tempo di ciclo end-to-end. Intervalli significativi tra la data della fattura e la data di registrazione possono indicare ritardi nella gestione della posta o nella scansione. Perché è importante Punto di partenza per l’analisi dell’anzianità e il calcolo dei termini di pagamento. Dove reperirli Oggetto AP Bill di Sage Intacct, campo WHENTOCREATE o DATECREATED Esempi 2023-10-012023-10-05
	Data di pagamento PaymentDate	La data in cui è stato eseguito il pagamento.
Descrizione Questo attributo registra la data e l’ora del regolamento finanziario finale. Viene utilizzato per calcolare il tempo di ciclo e confrontato con la data di scadenza per il KPI Percentuale di pagamenti puntuali. Perché è importante Segna il completamento del ciclo principale del processo. Dove reperirli Dettaglio AP Payment di Sage Intacct, campo WHENPAID Esempi 2023-11-052023-11-10
	Data di scadenza DueDate	Il termine contrattuale entro cui effettuare il pagamento.
Descrizione Questo attributo indica entro quando deve essere effettuato il pagamento per evitare penali. È il riferimento per il KPI Percentuale di pagamenti puntuali. Analizzare i pagamenti eseguiti dopo questa data permette di individuare lacune di conformità e possibili ripercussioni sui rapporti con i fornitori. Perché è importante Base di riferimento per valutare la puntualità dei pagamenti e il rispetto degli SLA. Dove reperirli Oggetto AP Bill di Sage Intacct, campo WHENDUE Esempi 2023-11-012023-11-15
	Importo della fattura InvoiceAmount	Il valore monetario totale della fattura.
Descrizione Questo attributo rappresenta la passività finanziaria totale relativa al caso specifico. La Dashboard Rilevamento di invii duplicati lo utilizza per individuare fatture con lo stesso importo e lo stesso ID fornitore. Consente inoltre di filtrare l’analisi in base al valore delle transazioni. Perché è importante Essenziale per analizzare l’impatto finanziario e valutare i rischi. Dove reperirli Oggetto AP Bill di Sage Intacct, campo TOTALENTERED o TOTALDUE Esempi 1500.00250.5010000.00
	Nome del fornitore VendorName	Il nome del fornitore o del prestatore di servizi che emette la fattura.
Descrizione Questo attributo identifica il soggetto esterno a cui è dovuto il pagamento. È una dimensione fondamentale per la Dashboard Prevedibilità dei pagamenti ai fornitori, perché consente agli analisti di raggruppare le metriche per fornitore e individuare rapporti ad alto rischio o frequenti interventi manuali. Perché è importante Fondamentale per segmentare l’analisi in base alle prestazioni e ai comportamenti dei fornitori. Dove reperirli Oggetto AP Bill di Sage Intacct, campo VENDORNAME Esempi Acme CorpGlobal Services IncOffice Depot
	Numero dell’ordine di acquisto PurchaseOrderNumber	Il numero di riferimento dell’ordine di acquisto associato.
Descrizione Questo attributo collega la fattura al documento di approvvigionamento a monte. È determinante per la Dashboard Efficienza della corrispondenza a tre vie e per l’analisi Conformità degli ordini di acquisto e spese senza ordine di acquisto. I casi in cui il campo è vuoto indicano spese senza ordine di acquisto. Perché è importante Consente di distinguere le fatture associate a un ordine di acquisto da quelle che non lo sono, ai fini dell’analisi della conformità. Dove reperirli Oggetto AP Bill di Sage Intacct, campo PONUMBER o collegamento al documento correlato Esempi PO-9912PO-1002null
	Reparto Department	Il reparto interno responsabile della spesa.
Descrizione Questo attributo classifica la fattura in base al centro di costo o alla funzione aziendale. La Dashboard Analisi delle variazioni del processo lo utilizza per evidenziare i reparti che registrano ritardi nelle approvazioni o frequenti rilavorazioni rispetto alla media dell’organizzazione. Perché è importante Consente di analizzare i dati per unità organizzativa e individuare le cause profonde. Dove reperirli Oggetto AP Bill di Sage Intacct, campo DEPTID o DEPTNAME Esempi Servizi ITMarketingOperazioni
	Stato della fattura InvoiceStatus	Lo stato corrente della fattura nel sistema.
Descrizione Questo attributo riporta lo stato corrente nel sistema (ad esempio, registrata, pagata, bozza). Consente di filtrare i casi attivi e quelli completati nella Dashboard Distribuzione del tempo di ciclo end-to-end. Perché è importante Permette di identificare rapidamente lo stato del caso. Dove reperirli Oggetto AP Bill di Sage Intacct, campo STATE Esempi RegistrataPagataBozzaParzialmente pagata
	Utente che ha creato il record CreatedBy	L’ID dell’utente che ha inserito la fattura.
Descrizione Questo attributo identifica chi ha avviato il caso nel processo. Nell’analisi degli interventi manuali e dei punti di contatto, permette di individuare le esigenze di formazione degli utenti che richiedono spesso correzioni dei dati o generano duplicati. Perché è importante Consente di analizzare le prestazioni delle risorse e individuare opportunità di formazione. Dove reperirli Oggetto AP Bill di Sage Intacct, campo CREATEDBY Esempi jsmithap_automation_botmdoe
	Associata a un ordine di acquisto IsPOBacked	Indicatore che segnala se la fattura è associata a un ordine di acquisto.
Descrizione Questo attributo indica se la fattura ha seguito le procedure di approvvigionamento standard. È il filtro principale per il KPI Tasso di conformità degli ordini di acquisto e consente di distinguere le spese occasionali da quelle gestite secondo le procedure. Perché è importante Elemento chiave per distinguere i percorsi del processo. Dove reperirli Calcolato: PurchaseOrderNumber non è null Esempi truefalse
	Pagamento in ritardo IsPaidLate	Indicatore che segnala se la data di pagamento è successiva alla data di scadenza.
Descrizione Questo attributo booleano viene calcolato confrontando la data di pagamento con la data di scadenza. È un filtro diretto per il KPI Percentuale di pagamenti puntuali e aiuta a isolare i casi problematici nella Dashboard Prevedibilità dei pagamenti ai fornitori. Perché è importante Semplifica il filtraggio delle violazioni degli SLA. Dove reperirli Calcolato: PaymentDate > DueDate Esempi truefalse
	Stato di sospensione HoldStatus	Indica se la fattura è attualmente sospesa dal pagamento.
Descrizione Questo attributo segnala i casi sospesi durante l’elaborazione dei pagamenti. La Dashboard Monitoraggio dell’impatto dei blocchi di pagamento lo utilizza per individuare i casi bloccati. Perché è importante Individua i colli di bottiglia che richiedono un intervento immediato. Dove reperirli Oggetto AP Bill di Sage Intacct, campo ONHOLD Esempi truefalse
	Termini di pagamento PaymentTerms	Le condizioni concordate per le scadenze di pagamento e gli sconti.
Descrizione Questo attributo descrive la regola utilizzata per calcolare la data di scadenza e quella entro cui ottenere uno sconto (ad esempio, 30 giorni netti, 2/10 30 giorni netti). È fondamentale per la Dashboard Analisi degli sconti per pagamento anticipato, che permette di individuare le fatture per cui era possibile ottenere risparmi non sfruttati. Perché è importante Contesto utile per analizzare le strategie di flusso di cassa e le opportunità di sconto perse. Dove reperirli Oggetto AP Bill di Sage Intacct, campo TERMNAME Esempi 30 giorni nettiPagamento alla ricezione2/10, 30 giorni netti
	Unità aziendale BusinessUnit	La persona giuridica o la sede associata alla fattura.
Descrizione Questo attributo distingue le diverse società controllate o sedi. È fondamentale per la Dashboard Panoramica di conformità e rischi, che confronta il rispetto delle procedure tra le diverse unità geografiche o giuridiche dell’organizzazione. Perché è importante Essenziale per confronti tra più entità. Dove reperirli Oggetto AP Bill di Sage Intacct, campo LOCATIONID o ENTITY Esempi USA-Sede centraleEMEA-LondraAPAC-Singapore

Obbligatorio Consigliato Facoltativo

Attività del processo di pagamento dei debiti verso fornitori

Questi sono i passaggi e le tappe fondamentali da monitorare per ricostruire correttamente il processo e individuare i ritardi nei pagamenti.

6 Consigliato 7 Facoltativo

	Attività	Descrizione
	Bozza della fattura creata	Creazione iniziale della registrazione AP Bill in Sage Intacct, di solito nello stato Bozza. Questo evento registra il momento in cui i dati della fattura entrano nel processo, prima dell’avvio dei flussi di approvazione o registrazione contabile.
Perché è importante Definisce il primo timestamp per il tempo di ciclo del processo e individua l’inizio della registrazione della passività. Dove reperirli Interroghi il registro di controllo dell’oggetto APBILL per l’azione 'Create' o per il timestamp iniziale di creazione della registrazione. Acquisizione Registrato al momento della prima creazione della registrazione APBILL Tipo di evento explicit
	Fattura abbinata all’ordine di acquisto	Indica quando una fattura del fornitore viene creata convertendo o collegando un ordine di acquisto o una ricevuta. Questa attività consente di valutare l’efficienza dell’abbinamento a tre vie.
Perché è importante Essenziale per il KPI 'First-Pass Match Rate' e per determinare la conformità agli ordini di acquisto rispetto alle spese senza ordine di acquisto. Dove reperirli Verifichi che nell’oggetto APBILL i campi 'createdfrom' o 'source_id' contengano un valore non nullo che indichi il collegamento a una transazione di acquisto. Acquisizione Confrontare l’ID della registrazione con l’ID della transazione di origine Tipo di evento inferred
	Fattura approvata	Azione di approvazione registrata nel flusso di approvazione designato. Indica che un utente con l’autorità necessaria ha autorizzato il pagamento della fattura.
Perché è importante Essenziale per il KPI 'Average Approval Duration' e per individuare i colli di bottiglia nelle approvazioni dei responsabili. Dove reperirli Interroghi il registro 'Examine Approval History' associato alla fattura fornitori per individuare le azioni 'Approved'. Acquisizione Registrato quando viene eseguita l’azione di approvazione Tipo di evento explicit
	Fattura inviata	Passaggio della fattura dallo stato Bozza allo stato Inviata, che avvia il flusso di approvazione. Segna la fine dell’inserimento dei dati e l’inizio del ciclo di approvazione.
Perché è importante Essenziale per separare la durata dell’inserimento dei dati da quella dell’approvazione nell’analisi dei tempi di ciclo. Dove reperirli Dedurre l’evento dal registro di controllo di APBILL, quando il campo State passa da 'Draft' a 'Submitted' o 'Pending Approval'. Acquisizione Confrontare il campo di stato prima e dopo la modifica Tipo di evento inferred
	Fattura registrata	Momento in cui la fattura viene registrata nel libro mastro generale. Nei sistemi senza flussi di approvazione, può coincidere con l’invio.
Perché è importante Indica che la passività finanziaria è stata ufficialmente rilevata nei libri contabili. Dove reperirli Interroghi il registro di controllo di APBILL per individuare il cambiamento di stato in 'Posted'. Acquisizione Registrato quando la transazione viene contabilizzata nel libro mastro generale Tipo di evento explicit
	Pagamento generato	Creazione della registrazione Payment (Check, ACH, EFT) collegata alla fattura. È il momento in cui il sistema avvia il trasferimento dei fondi.
Perché è importante Timestamp principale per il calcolo di 'Average Invoice Cycle Time' e 'On-Time Payment Percentage'. Dove reperirli Individuare la creazione di una registrazione APPYMT collegata ad APBILL. Utilizzare la data di creazione dell’oggetto di pagamento. Acquisizione Registrato al momento della creazione della registrazione APPYMT Tipo di evento explicit
	Fattura aggiornata	Registra le modifiche all’intestazione della fattura o alle righe dopo la creazione iniziale. Una frequenza elevata di questa attività indica rilavorazioni manuali o errori nell’estrazione dei dati.
Perché è importante Essenziale per calcolare il KPI 'Touchless Processing Rate' e individuare cicli inefficienti di correzione manuale dei dati. Dove reperirli Interroghi lo storico di controllo di APBILL per individuare le azioni 'Update' eseguite da un utente prima della registrazione contabile. Acquisizione Registrato quando la transazione viene modificata Tipo di evento explicit
	Fattura respinta	Registra il rifiuto della fattura da parte di un approvatore, che la riporta allo stato Bozza o a uno stato di approvazione parziale. Indica un ciclo nel processo o un problema di qualità dei dati.
Perché è importante Evidenzia gli ostacoli nel flusso di lavoro e contribuisce alle metriche di rilavorazione. Dove reperirli Interroghi il registro 'Examine Approval History' associato alla fattura fornitori per individuare le azioni 'Declined' o 'Rejected'. Acquisizione Registrato quando viene eseguita l’azione di rifiuto Tipo di evento explicit
	Fattura sbloccata	Rimozione del blocco di pagamento, che consente alla fattura di essere selezionata per il pagamento. Segna la risoluzione della controversia o del problema.
Perché è importante Segna la fine di un periodo di blocco e la ripresa del flusso di processo standard. Dove reperirli Dedurre l’evento dal registro di controllo di APBILL, quando il valore booleano o il campo di stato 'On Hold' passa a false. Acquisizione Confrontare il campo di stato prima e dopo la modifica Tipo di evento inferred
	Fattura selezionata per il pagamento	Inserimento della fattura in un batch di pagamento o in un ciclo di selezione. In genere, lo stato passa a 'Selected', impedendo che la fattura venga inclusa in altri cicli di pagamento.
Perché è importante Consente di analizzare l’ottimizzazione dei batch di pagamento e il tempo che intercorre tra la decisione di pagare e l’emissione effettiva dell’assegno. Dove reperirli Dedurre l’evento dal cambiamento di stato di APBILL in 'Selected' o equivalente, tramite l’azione nella schermata 'Pay Bills'. Acquisizione Confrontare il campo di stato prima e dopo la modifica Tipo di evento inferred
	Fattura sospesa	Applicazione di un blocco di pagamento o dello stato 'On Hold' alla fattura. In questo modo la fattura non può essere selezionata per l’elaborazione del pagamento.
Perché è importante Incide direttamente sul 'Payment Block Resolution Time' e rende visibili i ritardi nel processo di pagamento. Dove reperirli Dedurre l’evento dal registro di controllo di APBILL, quando il valore booleano o il campo di stato 'On Hold' passa a true. Acquisizione Confrontare il campo di stato prima e dopo la modifica Tipo di evento inferred
	Pagamento annullato	Annullamento di un pagamento generato in precedenza. La passività della fattura viene riaperta e il processo di pagamento deve ricominciare.
Perché è importante Consente di individuare gravi problemi nelle fasi successive del processo, quando i pagamenti vengono generati e poi revocati. Dove reperirli Interroghi l’oggetto APPYMT per individuare lo stato 'Void' o 'Voided' e il timestamp associato. Acquisizione Registrato quando viene annullata la transazione Tipo di evento explicit
	Pagamento riconciliato	Conferma che il pagamento è stato incassato dalla banca, registrata durante la riconciliazione bancaria in Cash Management.
Perché è importante Fornisce il tempo di ciclo complessivo dal punto di vista del flusso di cassa e conferma che i fondi sono effettivamente usciti dal conto. Dove reperirli Verifichi lo stato di riconciliazione o il campo 'Cleared Date' nell’oggetto APPYMT o nella transazione collegata di Cash Management. Acquisizione Confrontare lo stato di riconciliazione Tipo di evento inferred

Consigliato Facoltativo

Guide all’estrazione

Come estrarre i dati da Sage Intacct

Passaggi

Preparare la vista delle fatture fornitori Acceda a Sage Intacct e selezioni Accounts Payable > scheda All > Bills. Selezioni 'Create New View'. Assegni alla vista il nome 'Process Mining - Bills Extraction'. Selezioni le seguenti colonne nell’ordine indicato: Invoice Number (Doc Number), Vendor Name, Date Created, Date Posted, Due Date, Total Amount, State, Currency, PO Number, Department, Created By, On Hold, Description, Record No (System ID). Imposti i filtri per escludere le fatture 'Draft' se desidera acquisire solo i dati contabilizzati, oppure lasci la selezione aperta per acquisire l’intero ciclo. Verifichi che l’intervallo di date copra il periodo di analisi (ad esempio, Date Created = Last 365 Days). Salvi la vista.
Esportare i dati delle fatture fornitori Apra la vista 'Process Mining - Bills Extraction'. Faccia clic sul pulsante 'Export' e selezioni il formato 'CSV'. Salvi il file con il nome 'AP_Bills.csv'.
Preparare la vista dei pagamenti contabilizzati Selezioni Accounts Payable > scheda All > Posted Payments. Crei una nuova vista denominata 'Process Mining - Payments'. Selezioni le colonne: Check/Payment Number, Payment Date, Vendor Name, Transaction Amount, Payment Method, State (Void/Cleared), Date Reconciled, Bill Number (Reference), Record No. Salvi la vista.
Esportare i dati dei pagamenti Apra la vista 'Process Mining - Payments'. Faccia clic su 'Export' e selezioni 'CSV'. Salvi il file con il nome 'AP_Payments.csv'.
Facoltativo: cronologia di audit del flusso di lavoro Le viste personalizzate standard di Intacct mostrano solo lo stato attuale e la data dell’ultima modifica. Per acquisire eventi storici come 'Invoice Declined' o date e ore specifiche delle approvazioni, deve esportare la cronologia di audit. Selezioni Reports > Setup > Audit Trail. Configuri la cronologia di audit in modo che includa l’oggetto 'AP Bill'. Selezioni i tipi di azione: Add, Modify, Approve, Decline. Esporti il report con il nome 'AP_Audit_History.csv'.
Eseguire lo script di trasformazione Utilizzi lo script Python fornito nella sezione Query per unire questi file. Lo script importa 'AP_Bills.csv', 'AP_Payments.csv' e, facoltativamente, 'AP_Audit_History.csv' per generare la struttura richiesta per l’Event Log.
Verificare e formattare i dati Apra il file risultante 'Event_Log_Output.csv'. Verifichi che 'EventTime' sia nel formato ISO 8601 (YYYY-MM-DD HH:MM:SS). Verifichi che 'InvoiceNumber' sia valorizzato per tutte le righe. Carichi il file CSV finale in ProcessMind.

Configurazione

Configurazione della vista: verifichi che l’impostazione 'Number of records' della vista sia sufficientemente alta da includere tutte le transazioni oppure utilizzi la funzione di esportazione 'Next Page' se sono previsti limiti.
Gestione delle date: Intacct esporta le date nel formato locale dell’utente (ad esempio, MM/DD/YYYY). Lo script di trasformazione presuppone il formato standard statunitense; lo modifichi se il profilo utente utilizza DD/MM/YYYY.
Autorizzazioni sui campi: verifichi che l’utente che crea la vista disponga delle autorizzazioni 'List' e 'View' per Accounts Payable Bills e Posted Payments.
Dettaglio storico: senza l’esportazione della cronologia di audit, attività come 'Invoice Approved' si baseranno sul valore sostitutivo 'Date Posted', mentre 'Invoice Updated' rifletterà solo l’ora dell’ultima modifica.
Filtri: applichi un filtro su 'Date Created' >= [Start Date] per limitare il volume dei dati. Eviti di filtrare per 'State', a meno che non desideri escludere specificamente record annullati o storici.

a Query di esempio python

import pandas as pd
import numpy as np
from datetime import datetime

class=class="hl-string">"hl-comment"># CONFIGURATION
class=class="hl-string">"hl-comment"># Update these filenames to match your exported files
FILE_BILLS = class="hl-string">'AP_Bills.csv'
FILE_PAYMENTS = class="hl-string">'AP_Payments.csv'
class=class="hl-string">"hl-comment"># Set to None if Audit History is unavailable
FILE_AUDIT = class="hl-string">'AP_Audit_History.csv' 

class=class="hl-string">"hl-comment"># COLUMNS MAPPING (Adjust based on your View column headers)
COL_BILL_NUM = class="hl-string">'Invoice Number'
COL_VENDOR = class="hl-string">'Vendor Name'
COL_AMOUNT = class="hl-string">'Total Amount'
COL_CREATED = class="hl-string">'Date Created'
COL_POSTED = class="hl-string">'Date Posted'
COL_DUE = class="hl-string">'Due Date'
COL_STATE = class="hl-string">'State'
COL_PO = class="hl-string">'PO Number'
COL_HOLD = class="hl-string">'On Hold'

COL_PAY_DATE = class="hl-string">'Payment Date'
COL_PAY_REF = class="hl-string">'Check/Payment Number'
COL_PAY_BILL_REF = class="hl-string">'Bill Number'
COL_PAY_STATE = class="hl-string">'State'

class=class="hl-string">"hl-comment"># OUTPUT STRUCTURE
event_log_columns = [
    class="hl-string">'InvoiceNumber', class="hl-string">'ActivityName', class="hl-string">'EventTime', class="hl-string">'SourceSystem', 
    class="hl-string">'LastDataUpdate', class="hl-string">'VendorName', class="hl-string">'InvoiceAmount', class="hl-string">'PurchaseOrderNumber', 
    class="hl-string">'InvoiceDate', class="hl-string">'DueDate', class="hl-string">'InvoiceStatus'
]

def run_extraction():
    events = []
    current_time = datetime.now().isoformat()

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 1. LOAD BILLS
    try:
        df_bills = pd.read_csv(FILE_BILLS)
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Clean formatting (remove currency symbols if present)
        df_bills[COL_AMOUNT] = df_bills[COL_AMOUNT].replace(class="hl-string">'[\\$,]', class="hl-string">'', regex=True).astype(float)
    except FileNotFoundError:
        print(class="hl-string">'Bills file not found.')
        return

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 2. LOAD PAYMENTS
    try:
        df_pay = pd.read_csv(FILE_PAYMENTS)
    except FileNotFoundError:
        print(class="hl-string">'Payments file not found.')
        df_pay = pd.DataFrame()

    class=class="hl-string">"hl-comment"># PROCESSING BILLS
    for index, row in df_bills.iterrows():
        invoice_num = str(row[COL_BILL_NUM])
        vendor = row[COL_VENDOR]
        amount = row[COL_AMOUNT]
        po_num = str(row[COL_PO]) if pd.notna(row[COL_PO]) else None
        due_date = row[COL_DUE]
        status = row[COL_STATE]

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Common attributes for this invoice
        base_attr = {
            class="hl-string">'InvoiceNumber': invoice_num,
            class="hl-string">'SourceSystem': class="hl-string">'Sage Intacct',
            class="hl-string">'LastDataUpdate': current_time,
            class="hl-string">'VendorName': vendor,
            class="hl-string">'InvoiceAmount': amount,
            class="hl-string">'PurchaseOrderNumber': po_num,
            class="hl-string">'DueDate': due_date,
            class="hl-string">'InvoiceStatus': status
        }

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Invoice Draft Created
        if pd.notna(row[COL_CREATED]):
            events.append({**base_attr, 
                           class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Draft Created', 
                           class="hl-string">'EventTime': row[COL_CREATED], 
                           class="hl-string">'InvoiceDate': row[COL_CREATED]})

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Invoice Matched to PO
        if po_num and pd.notna(row[COL_CREATED]):
            events.append({**base_attr, 
                           class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Matched to PO', 
                           class="hl-string">'EventTime': row[COL_CREATED], 
                           class="hl-string">'InvoiceDate': row[COL_CREATED]})

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Invoice Posted
        if pd.notna(row[COL_POSTED]):
            events.append({**base_attr, 
                           class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Posted', 
                           class="hl-string">'EventTime': row[COL_POSTED]})
            class=class="hl-string">"hl-comment"># In standard views, Posted often implies Submission and Approval if no audit trail
            class=class="hl-string">"hl-comment"># We generate proxy events if Audit Trail is missing
            if not FILE_AUDIT:
                events.append({**base_attr, 
                               class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Submitted', 
                               class="hl-string">'EventTime': row[COL_POSTED]})
                events.append({**base_attr, 
                               class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Approved', 
                               class="hl-string">'EventTime': row[COL_POSTED]})

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Invoice Placed on Hold
        if str(row[COL_HOLD]).lower() in [class="hl-string">'true', class="hl-string">'yes', class="hl-string">'on hold']:
             class=class="hl-string">"hl-comment"># Time is approximate (Last Modified) as View doesn't track hold time
             events.append({**base_attr, 
                            class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Placed on Hold', 
                            class="hl-string">'EventTime': row.get(class="hl-string">'Date Modified', row[COL_CREATED])})

    class=class="hl-string">"hl-comment"># PROCESSING PAYMENTS
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Intacct payment export might list multiple bills per check line or require join logic
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Assuming direct link via Bill Number
    if not df_pay.empty:
        for index, row in df_pay.iterrows():
            bill_ref = str(row[COL_PAY_BILL_REF])
            class=class="hl-string">"hl-comment"># Only process if this payment links to a bill we know
            class=class="hl-string">"hl-comment"># (In a real scenario, merge on Bill Number)
            
            pay_attr = {
                class="hl-string">'InvoiceNumber': bill_ref,
                class="hl-string">'SourceSystem': class="hl-string">'Sage Intacct',
                class="hl-string">'LastDataUpdate': current_time,
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Payment Generated',
                class="hl-string">'EventTime': row[COL_PAY_DATE]
            }
            events.append(pay_attr)
            
            if str(row[COL_PAY_STATE]).lower() == class="hl-string">'void':
                events.append({**pay_attr, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Payment Voided', class="hl-string">'EventTime': row[COL_PAY_DATE]})
                
            if class="hl-string">'Date Reconciled' in row and pd.notna(row[class="hl-string">'Date Reconciled']):
                events.append({**pay_attr, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Payment Reconciled', class="hl-string">'EventTime': row[class="hl-string">'Date Reconciled']})

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 3. OUTPUT
    df_events = pd.DataFrame(events)
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Ensure dates are ISO format
    df_events[class="hl-string">'EventTime'] = pd.to_datetime(df_events[class="hl-string">'EventTime']).dt.strftime(class="hl-string">'%Y-%m-%d %H:%M:%S')
    
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Final Select
    df_final = df_events[event_log_columns]
    df_final.to_csv(class="hl-string">'Event_Log_Output.csv', index=False)
    print(fclass="hl-string">'Successfully exported {len(df_final)} events.')

if __name__ == class="hl-string">'__main__':
    run_extraction()

Passaggi

Avviare una sessione Web Services: si autentichi all’endpoint Sage Intacct Web Services 3.0 con Sender ID, Password, Company ID, User ID e User Password per ottenere un ID di sessione.
Individuare gli oggetti necessari: per acquisire l’intero ciclo, deve estrarre i dati da tre oggetti principali: APBILL (intestazioni delle fatture), APPYMTDETAIL (dettagli dei pagamenti collegati alle fatture) e AUDITTRAIL (cronologia del flusso di lavoro).
Estrarre i dati delle intestazioni delle fatture: utilizzi il metodo readByQuery sull’oggetto APBILL. Selezioni i campi RECORDNO, DOCNUMBER, WHENCREATED, WHENPOSTED, STATE, VENDORNAME, TOTALENTERED, PONUMBER, DUE_DATE. Applichi un filtro per intervallo di date usando WHENCREATED.
Estrarre i dati dei pagamenti: utilizzi readByQuery su APPYMTDETAIL. Selezioni RECORDNO, WHENCREATED, PAYMENTDATE, TRX_AMOUNT, DOCNUMBER (riferimento del pagamento) e BILLRECORDNO (chiave esterna per APBILL). Verifichi di acquisire lo stato o la data CLEARED, se disponibili, per la riconciliazione.
Estrarre la cronologia di audit: utilizzi readByQuery sull’oggetto AUDITTRAIL. Applichi il filtro OBJECTTYPE = 'APBILL'. Questo passaggio è essenziale per acquisire gli eventi di approvazione, rifiuto, sospensione e annullamento, che non vengono salvati come date e ore nella tabella delle intestazioni. Selezioni OBJECTKEY, LOGTYPE, MESSAGE, WHENDOCCURRED e USERID.
Preparare i dati: carichi le risposte XML/JSON delle tre chiamate API in un database di staging (SQL Server, Snowflake, Postgres e così via). L’API non supporta join o unioni complesse in una singola chiamata, quindi la trasformazione deve avvenire dopo l’estrazione.
Eseguire lo script di trasformazione: esegua lo script SQL fornito nella sezione Query sulle tabelle di staging. Lo script combina i dati statici delle intestazioni con il registro delle transazioni di audit per creare un unico Event Log.
Convalidare i tipi di attività: controlli nell’output la presenza di parole chiave specifiche nei messaggi della cronologia di audit, come Approved e Declined, e verifichi che la logica di corrispondenza delle stringhe includa le formulazioni specifiche della configurazione Intacct.
Formattare le date: verifichi che la colonna EventTime sia formattata secondo lo standard ISO 8601 (YYYY-MM-DD THH:MM:SS) nell’esportazione finale.
Esportare l’Event Log: esporti il risultato della query SQL in un file CSV o Parquet da caricare in ProcessMind.

Configurazione

Endpoint API: https://api.intacct.com/ia/xml/xmlgw.phtml
Metodo: readByQuery (Web Services 3.0)
Dimensione della pagina: imposti pagesize su 1000 (massimo consigliato) per ridurre al minimo il traffico HTTP. Implementi un ciclo che utilizzi resultId per recuperare le pagine successive.
Filtro per data: utilizzi gli operatori SQL standard (>=, <, AND) nella stringa di query per le colonne WHENCREATED e limitare l’intervallo di estrazione (ad esempio, Last 365 Days).
Autorizzazioni: l’utente incaricato dell’estrazione deve disporre delle autorizzazioni 'List' e 'View' per Accounts Payable e dell’autorizzazione 'Audit Trail', disponibile spesso nelle impostazioni Platform Services o Company Admin.
Collegamento degli oggetti: APBILL.RECORDNO è la chiave primaria da utilizzare per collegare APPYMTDETAIL.BILLRECORDNO e AUDITTRAIL.OBJECTKEY.

a Query di esempio sql

/* 
  PROCESSMIND TRANSFORMATION SCRIPT
  Prerequisite: Data from APBILL, APPYMTDETAIL, and AUDITTRAIL 
  must be extracted via API and staged in tables with those names.
*/

/* 1. Invoice Draft Created */
SELECT
    H.DOCNUMBER AS InvoiceNumber,
    'Invoice Draft Created' AS ActivityName,
    H.WHENCREATED AS EventTime,
    'Sage Intacct' AS SourceSystem,
    GETDATE() AS LastDataUpdate,
    H.VENDORNAME AS VendorName,
    H.TOTALENTERED AS InvoiceAmount,
    H.PONUMBER AS PurchaseOrderNumber,
    H.WHENCREATED AS InvoiceDate,
    H.DUE_DATE AS DueDate,
    NULL AS Department,
    H.CREATEDBY AS CreatedBy,
    H.STATE AS InvoiceStatus,
    NULL AS PaymentDate
FROM APBILL H

UNION ALL

/* 2. Invoice Matched to PO (Derived from existence of PO Number at creation) */
SELECT
    H.DOCNUMBER,
    'Invoice Matched to PO',
    H.WHENCREATED, -- Occurs effectively at creation if PO links
    'Sage Intacct',
    GETDATE(),
    H.VENDORNAME,
    H.TOTALENTERED,
    H.PONUMBER,
    H.WHENCREATED,
    H.DUE_DATE,
    NULL,
    H.CREATEDBY,
    H.STATE,
    NULL
FROM APBILL H
WHERE H.PONUMBER IS NOT NULL AND H.PONUMBER <> ''

UNION ALL

/* 3. Invoice Posted (Header Timestamp) */
SELECT
    H.DOCNUMBER,
    'Invoice Posted',
    H.WHENPOSTED,
    'Sage Intacct',
    GETDATE(),
    H.VENDORNAME,
    H.TOTALENTERED,
    H.PONUMBER,
    H.WHENCREATED,
    H.DUE_DATE,
    NULL,
    H.CREATEDBY,
    H.STATE,
    NULL
FROM APBILL H
WHERE H.WHENPOSTED IS NOT NULL

UNION ALL

/* 4. Payment Generated */
SELECT
    H.DOCNUMBER,
    'Payment Generated',
    P.WHENCREATED,
    'Sage Intacct',
    GETDATE(),
    H.VENDORNAME,
    P.TRX_AMOUNT,
    H.PONUMBER,
    H.WHENCREATED,
    H.DUE_DATE,
    NULL,
    P.CREATEDBY,
    H.STATE,
    P.PAYMENTDATE
FROM APPYMTDETAIL P
JOIN APBILL H ON P.BILLRECORDNO = H.RECORDNO

UNION ALL

/* 5. Payment Reconciled */
SELECT
    H.DOCNUMBER,
    'Payment Reconciled',
    P.WHENCLEARED,
    'Sage Intacct',
    GETDATE(),
    H.VENDORNAME,
    P.TRX_AMOUNT,
    H.PONUMBER,
    H.WHENCREATED,
    H.DUE_DATE,
    NULL,
    P.CREATEDBY,
    H.STATE,
    P.PAYMENTDATE
FROM APPYMTDETAIL P
JOIN APBILL H ON P.BILLRECORDNO = H.RECORDNO
WHERE P.WHENCLEARED IS NOT NULL

UNION ALL

/* 6. Workflow Activities from Audit Trail */
/* Covers: Updated, Submitted, Approved, Declined, Hold, Released, Voided, Selected */
SELECT
    H.DOCNUMBER,
    CASE 
        WHEN A.MESSAGE LIKE '%Submitted%' THEN 'Invoice Submitted'
        WHEN A.MESSAGE LIKE '%Approved%' THEN 'Invoice Approved'
        WHEN A.MESSAGE LIKE '%Declined%' THEN 'Invoice Declined'
        WHEN A.MESSAGE LIKE '%Hold%' AND A.LOGTYPE = 'Add' THEN 'Invoice Placed on Hold'
        WHEN A.MESSAGE LIKE '%Hold%' AND A.LOGTYPE = 'Remove' THEN 'Invoice Released from Hold'
        WHEN A.MESSAGE LIKE '%Voided%' THEN 'Payment Voided'
        WHEN A.MESSAGE LIKE '%Selected for payment%' THEN 'Invoice Selected for Payment'
        WHEN A.MESSAGE LIKE '%Modified%' THEN 'Invoice Updated'
        ELSE 'System Activity'
    END AS ActivityName,
    A.WHENDOCCURRED AS EventTime,
    'Sage Intacct' AS SourceSystem,
    GETDATE() AS LastDataUpdate,
    H.VENDORNAME,
    H.TOTALENTERED,
    H.PONUMBER,
    H.WHENCREATED,
    H.DUE_DATE,
    NULL,
    A.USERID AS CreatedBy,
    H.STATE,
    NULL
FROM AUDITTRAIL A
JOIN APBILL H ON A.OBJECTKEY = CAST(H.RECORDNO AS VARCHAR(50))
WHERE A.OBJECTTYPE = 'APBILL'
  AND (
       A.MESSAGE LIKE '%Submitted%'
    OR A.MESSAGE LIKE '%Approved%'
    OR A.MESSAGE LIKE '%Declined%'
    OR A.MESSAGE LIKE '%Hold%'
    OR A.MESSAGE LIKE '%Voided%'
    OR A.MESSAGE LIKE '%Selected for payment%'
    OR A.MESSAGE LIKE '%Modified%'
  )
  /* Exclude creation updates to avoid duplication with Invoice Draft Created */
  AND NOT (A.MESSAGE LIKE '%Modified%' AND ABS(DATEDIFF(second, A.WHENDOCCURRED, H.WHENCREATED)) < 60)

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