Template Dati: Elaborazione Fatture Contabilità Fornitori

L'ID Fattura è un codice alfanumerico unico assegnato a ogni fattura ricevuta da un fornitore. Agisce come punto di riferimento centrale per tutte le attività e i dati relativi a quella specifica fattura, dalla sua ricezione iniziale al pagamento finale e alla compensazione.

Nel Process Mining, l'ID Fattura è fondamentale. Funziona come Case ID, consentendo al software di unire la sequenza di eventi (come 'Fattura Ricevuta', 'Approvata', 'Pagata') in un flusso di processo coerente per una singola fattura. Ciò permette l'analisi delle varianti di processo, dei tempi di ciclo e dei bottleneck su base per-fattura, fornendo una visione chiara di come viene gestita ogni fattura.

Questo è l'attributo più critico in quanto collega tutti i passaggi di processo correlati in un singolo caso, consentendo l'analisi e la visualizzazione del processo end-to-end.

Tipicamente presente nei dati di intestazione della fattura o nelle tabelle delle transazioni di contabilità fornitori nel sistema di origine.

Il Nome dell'Attività descrive un'azione specifica, un cambio di stato o una milestone nel ciclo di vita dell'elaborazione della fattura. Ogni evento registrato per una fattura, come 'Fattura Validata', 'Inviata per Approvazione' o 'Pagamento Eseguito', è rappresentato da un nome di attività distinto.

Questo attributo costituisce la spina dorsale della mappa di processo, dove ogni valore unico diventa un nodo nel flusso di processo visualizzato. Analizzare la sequenza, la frequenza e la durata tra queste attività è il cuore del Process Mining, aiutando a identificare percorsi comuni, deviazioni e cicli di rilavorazione. È essenziale per comprendere cosa sta realmente accadendo nel processo.

Definisce i passaggi nella mappa di processo, consentendo la visualizzazione e l'analisi del flusso di processo, dei colli di bottiglia e delle variazioni.

Tipicamente derivato da codici di transazione, Event Log, campi di modifica dello stato o record di azioni utente specifici del sistema di origine.

L'Event Time cattura il momento esatto in cui una specifica attività ha avuto luogo nel ciclo di vita della fattura. Ogni attività, da 'Fattura Ricevuta' a 'Fattura Liquidata', ha un timestamp associato.

Questo attributo è cruciale per l'analisi delle prestazioni. Consente il calcolo dei tempi di ciclo tra le attività (ad esempio, tempo di approvazione, tempo di pagamento) e del tempo totale di elaborazione end-to-end per ogni fattura. Analizzando queste durate, le organizzazioni possono identificare i colli di bottiglia, misurare le prestazioni rispetto agli accordi sul livello di servizio (SLA) e individuare opportunità di accelerazione. Permette inoltre l'ordinamento cronologico degli eventi per ricostruire accuratamente il flusso di processo.

Questo è essenziale per il calcolo dei tempi di ciclo, l'identificazione dei bottleneck e l'analisi della sequenza cronologica degli eventi di processo.

Trovato negli event log di sistema, nei campi data di creazione/modifica della transazione o nei record di timestamp degli eventi associati ai documenti di fattura.

Questo attributo identifica il sistema IT originale dove i dati degli eventi sono stati generati o registrati, come un ERP, un sistema di gestione documentale o uno strumento di workflow. In ambienti con più sistemi coinvolti nel processo di Contabilità Fornitori (AP), questo campo aiuta a distinguere l'origine delle diverse attività.

L'analisi dei dati per Sistema Sorgente è utile per comprendere la frammentazione del processo e le sfide di integrazione dei dati. Può evidenziare se ritardi o problemi sono associati ai passaggi di consegne tra sistemi diversi. È anche critico per la governance e la validazione dei dati, garantendo che la visione del processo rifletta accuratamente i contributi di ogni sistema.

Fornisce il contesto sull'origine dei dati, fondamentale per la validazione dei dati, la risoluzione dei problemi e l'analisi delle variazioni di processo tra sistemi diversi.

Tipicamente un valore statico aggiunto durante il processo di estrazione dei dati o disponibile nelle intestazioni dei log di sistema.

Il timestamp dell'ultimo aggiornamento dei dati indica l'ora più recente in cui i dati sono stati estratti dal sistema sorgente e caricati nell'ambiente di Process Mining. Non rappresenta il momento in cui si è verificato l'evento aziendale, ma piuttosto la freschezza dei dati analizzati.

Questo attributo è fondamentale per la governance dei dati e per consentire agli utenti di comprendere la tempestività degli insight. Aiuta a confermare che l'analisi si basa su informazioni aggiornate e può essere utilizzato per monitorare lo stato e la frequenza della pipeline di dati. Assicura che gli stakeholder siano consapevoli dell'attualità dei dati quando prendono decisioni basate sulle dashboard di processo e sulle analisi.

Cruciale per la governance dei dati e per garantire che gli utenti siano consapevoli dell'attualità dei dati che stanno analizzando, il che crea fiducia nelle intuizioni.

Questo timestamp è tipicamente generato e aggiunto durante il processo di estrazione, trasformazione e caricamento dei dati (ETL).

Il Codice Azienda è una chiave unica che rappresenta un'entità legale o un'azienda distinta all'interno di un'organizzazione. Le fatture vengono elaborate e registrate per conto di uno specifico codice azienda.

Questo attributo è una dimensione fondamentale per l'analisi comparativa in organizzazioni multi-entità. Permette di confrontare (benchmarking) le performance del processo di contabilità fornitori tra diverse aziende, filiali o unità di business. L'analisi può rivelare se determinate entità sono più efficienti, hanno tassi di automazione più elevati o soffrono di più blocchi di pagamento. Ciò aiuta a standardizzare le best practice e a identificare problemi specifici per regione o entità.

Consente il benchmarking dei processi tra diverse entità legali o unità aziendali, contribuendo a standardizzare le pratiche e a identificare problemi localizzati.

Situato nell'intestazione dei documenti di transazione finanziaria o di fattura, rappresenta l'entità che effettua la registrazione.

La Data di Scadenza della Fattura è la data calcolata entro la quale il pagamento deve essere effettuato al fornitore per essere considerato puntuale ed evitare potenziali penali o sanzioni per ritardato pagamento. Di solito è derivata dalla data della fattura e dalle condizioni di pagamento concordate (ad es. Net 30).

Questo attributo è essenziale per misurare le performance di pagamento. È la base per calcolare l'indicatore KPI del Tasso di Pagamento Puntuale e per identificare i pagamenti in ritardo. Confrontare la data di scadenza con la data di pagamento effettiva consente l'analisi della tempestività dei pagamenti, aiutando le organizzazioni a migliorare le relazioni con i fornitori, evitare penali e gestire strategicamente il flusso di cassa.

Questo è fondamentale per misurare le prestazioni dei pagamenti puntuali, gestire il flusso di cassa ed evitare penali per ritardato pagamento.

Questa data viene spesso calcolata dal sistema di origine in base alla data della fattura e ai termini di pagamento, e viene memorizzata nell'intestazione della fattura.

L'Importo Fattura rappresenta il valore lordo totale della fattura presentata dal fornitore. È una metrica finanziaria chiave per ogni pratica.

Questo attributo è ampiamente utilizzato nell'analisi finanziaria e delle prestazioni. Permette di filtrare i processi in base alla materialità (ad esempio, analizzando separatamente le fatture di alto valore), di identificare i colli di bottiglia nell'approvazione per le fatture che superano una certa soglia e di calcolare l'impatto finanziario delle inefficienze di processo. Ad esempio, può essere usato per quantificare il valore delle fatture bloccate o per dare priorità agli sforzi di automazione su fatture ad alto volume e basso valore. È una dimensione fondamentale per quasi tutte le dashboard di Contabilità Fornitori.

Consente l'analisi dell'impatto finanziario, come la quantificazione del valore dei pagamenti bloccati, e aiuta a prioritizzare le fatture in base alla materialità.

Tipicamente presente nelle tabelle di intestazione o di riga dei dati di transazione della fattura.

Il Nome Fornitore identifica la ragione sociale o il nome commerciale del fornitore che fornisce beni o servizi. Questo attributo fornisce un contesto aziendale essenziale per ogni fattura.

Nell'analisi, segmentare il processo per Nome Fornitore consente di valutare le prestazioni e le relazioni con specifici fornitori. Può aiutare a rispondere a domande come: 'Quali fornitori hanno i tempi di approvazione più lunghi?', 'Rileviamo frequentemente discrepanze nelle fatture con determinati fornitori?' o 'Stiamo cogliendo efficacemente gli sconti per pagamento anticipato offerti dai nostri fornitori chiave?'. Questa prospettiva è cruciale per la gestione degli approvvigionamenti e delle relazioni con i fornitori.

Consente l'analisi delle prestazioni per fornitore, aiutando a identificare relazioni problematiche con i fornitori, la conformità ai termini di pagamento e le variazioni di processo per fornitore.

Situato nelle tabelle anagrafiche dei fornitori e collegato ai dati delle transazioni di fattura tramite un ID fornitore.

Il Nome Utente identifica il singolo dipendente o utente di sistema responsabile dell'esecuzione di una determinata fase del processo, come l'inserimento, l'approvazione o la contabilizzazione di una fattura. Per le fasi automatizzate, può trattarsi di un ID utente di sistema o di batch.

Questo attributo consente una visione del processo incentrata sull'essere umano. Viene utilizzato per analizzare la distribuzione del carico di lavoro, le prestazioni individuali o del team e per identificare le esigenze di formazione. Tracciando le attività per utente, le organizzazioni possono scoprire cicli di rilavorazione causati da individui specifici, individuare dove le approvazioni si bloccano e garantire una corretta segregazione delle mansioni. È un attributo chiave per comprendere l'elemento umano del processo di Contabilità Fornitori (AP).

Consente l'analisi delle prestazioni del team e individuali, della distribuzione del carico di lavoro e aiuta a identificare opportunità di formazione o problemi di conformità.

Tipicamente presente negli Event Log o nei campi 'Modificato da' / 'Creato da' nelle tabelle delle transazioni.

Il Numero dell'Ordine di Acquisto è l'ID di riferimento per il documento che ha inizialmente autorizzato l'acquisto di beni o servizi dal fornitore. Le fatture possono essere basate su PO o non basate su PO.

Questo attributo è fondamentale per l'analisi del processo di abbinamento delle fatture. Consente di distinguere tra fatture basate su PO e non basate su PO, che spesso seguono percorsi di processo molto diversi. L'analisi può concentrarsi sull'efficienza dell'abbinamento a tre vie (PO vs. ricevuta merci vs. fattura), identificare le ragioni degli errori di abbinamento e misurare il KPI del Tasso di Abbinamento al Primo Passaggio. Un numero PO mancante per una fattura che dovrebbe averne uno è spesso un indicatore di un problema di conformità del processo.

Cruciale per analizzare l'efficienza dell'abbinamento delle fatture, differenziare i processi di fatturazione con e senza ordine di acquisto (PO) e identificare i problemi di conformità.

Trovato nei dati della transazione di fattura, spesso in un campo di riferimento che lo collega al modulo acquisti.

La Data di Pagamento è il timestamp che indica il momento in cui i fondi sono stati erogati al fornitore per una specifica fattura. Si tratta di una tappa fondamentale che spesso segna la fine del flusso di elaborazione principale.

Nell'analisi di Process Mining, questa data viene confrontata con la Data di Scadenza della Fattura per determinare se un pagamento è stato puntuale, anticipato o in ritardo. È un componente centrale per il calcolo di KPI critici come il Tasso di Pagamento Puntuale e per l'analisi delle opportunità di sconto per pagamento anticipato. Comprendere il divario tra l'approvazione della fattura e la data di pagamento può anche rivelare inefficienze nell'esecuzione dei pagamenti o nelle funzioni di tesoreria.

Essenziale per il calcolo dei tassi di pagamento puntuale, l'analisi del comportamento di pagamento e l'identificazione di opportunità per acquisire sconti per pagamento anticipato.

Trovato nei dati del documento di pagamento o di liquidazione, che è collegato alla transazione di fattura originale.

Questo attributo booleano indica se una specifica fase del processo è stata eseguita da un utente di sistema (automazione, workflow, batch job) o da un utente umano. Questo aiuta a differenziare tra attività manuali e automatizzate.

L'analisi di questo attributo è fondamentale per comprendere il livello di automazione nel processo di Contabilità Fornitori (AP) e per misurare il successo delle iniziative di trasformazione digitale. Aiuta a calcolare il tasso di Straight-Through Processing (STP) identificando le fatture gestite senza intervento manuale. Confrontare le prestazioni dei percorsi automatizzati rispetto a quelli manuali può costruire un business case per ulteriori investimenti in automazione quantificando i risparmi di tempo e costi.

Consente la misurazione dei livelli di automazione (ad esempio, il tasso di Straight-Through Processing) e aiuta a quantificare l'impatto dell'automazione sull'efficienza dei processi.

Spesso derivato controllando se lo 'UserName' di un'attività corrisponde a un ID utente di sistema o batch conosciuto.

Un motivo di blocco è un codice o un testo che spiega perché una fattura è stata intenzionalmente fermata prima della fase di pagamento. Tra le ragioni comuni vi sono discrepanze di quantità o prezzo, una ricezione di merce mancante o la necessità di un'ispezione di qualità.

Questo attributo è fondamentale per l'analisi delle cause profonde di eccezioni e rilavorazioni. Analizzando la frequenza e l'impatto dei diversi motivi di blocco, le organizzazioni possono identificare le fonti più comuni di inefficienza nel loro processo di Contabilità Fornitori (AP). Ciò consente iniziative di miglioramento mirate, come il miglioramento dell'accuratezza degli ordini di acquisto (PO) con i fornitori o la semplificazione del processo di ricezione della merce. La riduzione dei blocchi di pagamento è un fattore chiave per migliorare il tasso di Straight-Through Processing (STP).

Essenziale per l'analisi delle cause profonde dei blocchi di pagamento, aiutando a identificare i maggiori fattori di inefficienza e rilavorazione nel processo.

Trovato sul documento di fattura o in una tabella di stato correlata, spesso popolato quando si verifica un'attività 'Bloccata'.

I Termini di Pagamento definiscono le condizioni alle quali una fattura deve essere pagata. Ciò include spesso i giorni netti di scadenza (ad esempio, 30 giorni) ed eventuali sconti per pagamento anticipato (ad esempio, 2% di sconto se pagato in 10 giorni).

Questo attributo fornisce un contesto critico per l'analisi delle prestazioni finanziarie. Viene utilizzato per calcolare la Data di Scadenza della Fattura e per identificare opportunità per cogliere gli sconti per pagamenti anticipati. Analizzando le prestazioni del processo in base ai termini di pagamento, le organizzazioni possono capire se stanno perdendo sistematicamente opportunità di sconto a causa di lunghi tempi di ciclo interni. Questa analisi collega direttamente l'efficienza del processo ai risparmi finanziari.

Determina il calcolo della data di scadenza della fattura ed è fondamentale per analizzare i tassi di acquisizione degli sconti per pagamento anticipato, collegando l'efficienza del processo ai risparmi sui costi.

Tipicamente derivato dai dati anagrafici del fornitore e copiato nell'intestazione della transazione della fattura al momento della creazione.

La Valuta della Fattura specifica l'unità di denaro in cui è denominato l'importo della fattura. Questo è particolarmente importante per le organizzazioni multinazionali che operano con fornitori in diversi paesi.

In fase di analisi, questo attributo è essenziale per interpretare correttamente l'Importo della Fattura e per eseguire calcoli finanziari accurati. Permette di filtrare il processo per valuta per comprendere le differenze regionali o le sfide specifiche della valuta. Se combinato con i dati sui tassi di cambio, può essere utilizzato per normalizzare i valori finanziari in un'unica valuta di reporting per un'analisi globale coerente.

Fornisce il contesto necessario per l'importo della fattura, consentendo un'analisi finanziaria accurata e la segmentazione dei processi per le organizzazioni globali.

Tipicamente situato nell'intestazione della tabella delle transazioni della fattura insieme all'importo della fattura.