Il Suo Template dei dati per l’elaborazione delle fatture fornitori

La data e ora dell’evento registra il momento esatto in cui si è verificata una specifica attività nel ciclo di vita della fattura. Ogni attività, da «Fattura ricevuta» a «Fattura chiusa», è associata a una data e ora.

Questo attributo è essenziale per analizzare le prestazioni. Consente di calcolare i tempi di ciclo tra le attività, per esempio il tempo di approvazione o di pagamento, e il tempo totale di elaborazione di ogni fattura da un capo all’altro. Analizzando queste durate, le organizzazioni possono individuare colli di bottiglia, misurare le prestazioni rispetto agli accordi sui livelli di servizio (SLA) e identificare opportunità per accelerare il processo. Inoltre, permette di ordinare cronologicamente gli eventi e ricostruire con precisione il flusso del processo.

È essenziale per calcolare i tempi di ciclo, individuare i colli di bottiglia e analizzare la sequenza cronologica degli eventi del processo.

Si trova nei registri di sistema, nei campi con la data di creazione o modifica delle transazioni oppure nei record con la data e ora degli eventi associati ai documenti della fattura.

L’ID fattura è un codice alfanumerico univoco assegnato a ogni fattura ricevuta da un fornitore. È il riferimento centrale per tutte le attività e i dati relativi a quella specifica fattura, dalla ricezione iniziale fino al pagamento e alla chiusura.

Nel Process Mining, l’ID fattura è fondamentale: funge da ID del caso e consente al software di collegare la sequenza di eventi, come «Fattura ricevuta», «Approvata» e «Pagata», in un flusso coerente per una singola fattura. Questo permette di analizzare le varianti del processo, i tempi di ciclo e i colli di bottiglia per ogni fattura, offrendo una visione chiara di come viene gestita ciascuna.

È l’attributo più importante, perché collega tutti i passaggi correlati in un unico caso e consente di analizzare e visualizzare il processo da un capo all’altro.

In genere si trova nei dati di intestazione della fattura o nelle tabelle delle transazioni di contabilità fornitori del sistema di origine.

Il nome dell’attività descrive un’azione specifica, una modifica di stato o una tappa del ciclo di elaborazione della fattura. Ogni evento registrato per una fattura, come «Fattura convalidata», «Inviata per l’approvazione» o «Pagamento eseguito», è rappresentato da un nome di attività distinto.

Questo attributo costituisce la struttura portante della mappa del processo, in cui ogni valore univoco diventa un nodo del flusso visualizzato. Analizzare la sequenza, la frequenza e la durata tra queste attività è il fulcro del Process Mining e aiuta a individuare i percorsi più comuni, le deviazioni e i cicli di rilavorazione. È essenziale per capire che cosa accade realmente nel processo.

Definisce i passaggi della mappa del processo e consente di visualizzare e analizzare il flusso, i colli di bottiglia e le varianti.

In genere deriva dai codici delle transazioni, dagli Event Log, dai campi di modifica dello stato o dai record delle azioni specifiche degli utenti nel sistema di origine.

Questo attributo identifica il sistema IT di origine in cui i dati dell’evento sono stati generati o registrati, per esempio un ERP, un sistema di gestione documentale o uno strumento per i flussi di lavoro. Negli ambienti in cui il processo di contabilità fornitori coinvolge più sistemi, questo campo aiuta a distinguere l’origine delle diverse attività.

Analizzare i dati per sistema di origine è utile per comprendere la frammentazione del processo e le difficoltà di integrazione dei dati. Può mettere in evidenza ritardi o problemi legati ai passaggi tra sistemi diversi. È inoltre fondamentale per la governance e la convalida dei dati, perché consente di verificare che la rappresentazione del processo rifletta correttamente il contributo di ciascun sistema.

Fornisce informazioni sull’origine dei dati, essenziali per convalidarli, risolvere i problemi e analizzare le varianti del processo tra sistemi diversi.

In genere è un valore statico aggiunto durante l’estrazione dei dati o disponibile nelle intestazioni dei registri di sistema.

La data e ora dell’ultimo aggiornamento dei dati indica il momento più recente in cui i dati sono stati estratti dal sistema di origine e caricati nell’ambiente di Process Mining. Non indica quando si è verificato l’evento aziendale, ma quanto sono aggiornati i dati analizzati.

Questo attributo è importante per la governance dei dati e aiuta gli utenti a capire quanto siano recenti le informazioni. Consente di verificare che l’analisi si basi su dati aggiornati e di monitorare lo stato e la frequenza della pipeline dei dati. Inoltre, permette alle parti interessate di sapere quanto sono recenti i dati quando prendono decisioni basate sulle Dashboard e sulle analisi del processo.

È fondamentale per la governance dei dati e per informare gli utenti sull’aggiornamento dei dati analizzati, rafforzando così la fiducia nelle informazioni ottenute.

Questa data e ora viene in genere generata e aggiunta durante il processo di estrazione, trasformazione e caricamento dei dati (ETL).

Il codice società è una chiave univoca che rappresenta una persona giuridica o una società distinta all’interno di un’organizzazione. Le fatture vengono elaborate e registrate per conto di uno specifico codice società.

Questo attributo è una dimensione fondamentale per le analisi comparative nelle organizzazioni con più entità. Consente di confrontare le prestazioni del processo di contabilità fornitori tra società, filiali o unità aziendali diverse. L’analisi può mostrare se alcune entità sono più efficienti, hanno tassi di automazione più elevati o registrano più blocchi di pagamento. Queste informazioni aiutano a uniformare le buone pratiche e a individuare problemi specifici di una regione o di una singola entità.

Consente di confrontare i processi tra diverse persone giuridiche o unità aziendali, contribuendo a uniformare le pratiche e a individuare problemi locali.

Si trova nell’intestazione dei documenti finanziari o delle transazioni delle fatture e identifica l’entità che registra l’operazione.

La data di scadenza della fattura è la data calcolata entro cui il pagamento deve essere effettuato al fornitore per risultare puntuale ed evitare eventuali penali o interessi di mora. In genere viene determinata a partire dalla data della fattura e dalle condizioni di pagamento concordate, ad esempio pagamento a 30 giorni.

Questo attributo è essenziale per misurare le prestazioni dei pagamenti. È la base per calcolare il KPI del tasso di pagamenti puntuali e individuare i ritardi. Confrontando la data di scadenza con la data effettiva del pagamento è possibile analizzare la puntualità dei pagamenti, migliorare i rapporti con i fornitori, evitare penali e gestire strategicamente i flussi di cassa.

È fondamentale per misurare la puntualità dei pagamenti, gestire i flussi di cassa ed evitare penali per i ritardi.

Spesso il sistema di origine calcola questa data in base alla data della fattura e alle condizioni di pagamento, quindi la memorizza nell’intestazione della fattura.

L’importo della fattura rappresenta il valore lordo totale indicato dal fornitore. È una metrica finanziaria fondamentale per ogni caso.

Questo attributo è ampiamente utilizzato nelle analisi finanziarie e delle prestazioni. Consente di filtrare i processi in base alla rilevanza economica, ad esempio analizzando separatamente le fatture di importo elevato, individuare i colli di bottiglia nelle approvazioni delle fatture che superano una determinata soglia e calcolare l’impatto finanziario delle inefficienze del processo. Può essere usato, per esempio, per quantificare il valore delle fatture bloccate o per dare priorità agli interventi di automazione sulle fatture numerose ma di importo ridotto. È una dimensione fondamentale per quasi tutte le Dashboard della contabilità fornitori.

Consente di analizzare l’impatto finanziario, ad esempio quantificando il valore dei pagamenti bloccati, e aiuta a stabilire le priorità tra le fatture in base alla loro rilevanza economica.

In genere si trova nelle tabelle di intestazione o di dettaglio delle righe dei dati delle transazioni delle fatture.

Il nome del fornitore identifica la ragione sociale o il nome commerciale del soggetto che fornisce beni o servizi. Questo attributo offre un contesto aziendale essenziale per ogni fattura.

Nell’analisi, segmentare il processo per nome del fornitore consente di valutare le prestazioni e i rapporti con fornitori specifici. Può aiutare a rispondere a domande come: 'Quali fornitori hanno i tempi di approvazione più lunghi?', 'Si verificano spesso discrepanze nelle fatture di alcuni fornitori?' oppure 'Stiamo sfruttando efficacemente gli sconti per pagamento anticipato offerti dai nostri fornitori principali?'. Questa prospettiva è fondamentale per gli acquisti e la gestione dei rapporti con i fornitori.

Consente di analizzare le prestazioni per fornitore e di individuare rapporti problematici, verificare il rispetto delle condizioni di pagamento e rilevare variazioni del processo da un fornitore all’altro.

Si trova nelle tabelle anagrafiche dei fornitori ed è collegato ai dati delle transazioni delle fatture tramite un ID fornitore.

Il nome utente identifica la persona o l’utente di sistema responsabile di una determinata fase del processo, ad esempio l’inserimento, l’approvazione o la registrazione della fattura. Per le fasi automatizzate, può trattarsi dell’ID di un utente di sistema o di un processo batch.

Questo attributo permette di analizzare il processo dal punto di vista delle persone coinvolte. Serve a valutare la distribuzione del carico di lavoro e le prestazioni individuali o del team, nonché a individuare esigenze di formazione. Tracciando le attività per utente, le organizzazioni possono rilevare cicli di rilavorazione riconducibili a persone specifiche, capire dove si bloccano le approvazioni e verificare la corretta separazione dei compiti. È un attributo essenziale per comprendere il ruolo delle persone nel processo di contabilità fornitori.

Consente di analizzare le prestazioni dei team e dei singoli, la distribuzione del carico di lavoro e di individuare opportunità di formazione o problemi di conformità.

In genere si trova negli Event Log o nei campi 'Modificato da' e 'Creato da' delle tabelle delle transazioni.

Il numero dell’ordine di acquisto è l’ID di riferimento del documento che ha autorizzato inizialmente l’acquisto di beni o servizi dal fornitore. Le fatture possono essere associate a un PO oppure non esserlo.

Questo attributo è fondamentale per analizzare il processo di abbinamento delle fatture. Consente di distinguere le fatture associate a un PO da quelle non associate, che spesso seguono percorsi di processo molto diversi. L’analisi può concentrarsi sull’efficienza dell’abbinamento a tre vie (PO, ricezione della merce e fattura), individuare le cause degli abbinamenti non riusciti e misurare il KPI del tasso di abbinamento al primo tentativo. Se una fattura dovrebbe avere un numero di PO ma ne è priva, spesso è un segnale di un problema di conformità del processo.

È fondamentale per analizzare l’efficienza dell’abbinamento delle fatture, distinguere i processi relativi alle fatture con e senza PO e individuare problemi di conformità.

Si trova nei dati delle transazioni delle fatture, spesso in un campo di riferimento che la collega al modulo acquisti.

Questo attributo booleano indica se una specifica fase del processo è stata eseguita da un utente di sistema, ad esempio tramite automazione, flusso di lavoro o processo batch, oppure da una persona. Consente di distinguere le attività manuali da quelle automatizzate.

Analizzare questo attributo è fondamentale per comprendere il livello di automazione del processo di contabilità fornitori e misurare i risultati delle iniziative di trasformazione digitale. Permette di calcolare il tasso di elaborazione senza interventi manuali (STP), individuando le fatture gestite senza intervento umano. Il confronto tra le prestazioni dei percorsi automatizzati e di quelli manuali può fornire elementi a sostegno di ulteriori investimenti nell’automazione, quantificando il risparmio di tempo e di costi.

Consente di misurare il livello di automazione, ad esempio tramite il tasso di elaborazione senza interventi manuali, e di quantificare l’impatto dell’automazione sull’efficienza del processo.

Spesso si determina verificando se il campo 'UserName' di un’attività corrisponde a un ID noto di un utente di sistema o di un processo batch.

Le condizioni di pagamento definiscono i termini entro cui deve essere saldata una fattura. In genere comprendono il numero di giorni entro cui effettuare il pagamento, ad esempio 30 giorni, e gli eventuali sconti per il pagamento anticipato, ad esempio uno sconto del 2% se il pagamento avviene entro 10 giorni.

Questo attributo fornisce un contesto essenziale per l’analisi delle prestazioni finanziarie. Serve a calcolare la data di scadenza della fattura e a individuare le opportunità di ottenere sconti per pagamento anticipato. Analizzando le prestazioni del processo in base alle condizioni di pagamento, le organizzazioni possono capire se i tempi interni di elaborazione fanno perdere sistematicamente occasioni di sconto. Questa analisi collega direttamente l’efficienza del processo al risparmio sui costi.

Determina il calcolo della data di scadenza della fattura ed è fondamentale per analizzare gli sconti ottenuti per pagamento anticipato, collegando l’efficienza del processo al risparmio sui costi.

In genere proviene dai dati anagrafici del fornitore e viene copiato nell’intestazione della transazione della fattura al momento della creazione.

La data di pagamento è il timestamp che indica quando i fondi sono stati versati al fornitore per una specifica fattura. È una tappa fondamentale che spesso segna la conclusione del flusso di elaborazione principale.

Nell’analisi di Process Mining, questa data viene confrontata con la data di scadenza della fattura per stabilire se il pagamento è stato effettuato in anticipo, puntualmente o in ritardo. È un elemento essenziale per calcolare KPI importanti, come il tasso di pagamenti puntuali, e analizzare le opportunità di ottenere sconti per pagamento anticipato. Comprendere il tempo che intercorre tra l’approvazione della fattura e il pagamento può inoltre rivelare inefficienze nell’esecuzione dei pagamenti o nelle attività di tesoreria.

È essenziale per calcolare il tasso di pagamenti puntuali, analizzare le modalità di pagamento e individuare opportunità per ottenere sconti per pagamento anticipato.

Si trova nei dati dei pagamenti o dei documenti di compensazione, collegati alla transazione della fattura originale.

Il motivo del blocco è un codice o un testo che spiega perché una fattura è stata fermata intenzionalmente prima della fase di pagamento. Tra i motivi più comuni figurano discrepanze nelle quantità o nei prezzi, la mancata registrazione della ricezione della merce o la necessità di un controllo qualità.

Questo attributo è fondamentale per analizzare le cause profonde delle eccezioni e delle rilavorazioni. Analizzando la frequenza e l’impatto dei diversi motivi di blocco, le organizzazioni possono individuare le principali fonti di inefficienza nel processo di contabilità fornitori. È quindi possibile definire interventi mirati, ad esempio migliorare l’accuratezza dei PO con i fornitori o semplificare la registrazione della ricezione della merce. Ridurre i blocchi dei pagamenti è essenziale per aumentare il tasso di elaborazione senza interventi manuali (STP).

È essenziale per analizzare le cause profonde dei blocchi dei pagamenti e individuare i principali fattori di inefficienza e rilavorazione nel processo.

Si trova nel documento della fattura o in una tabella di stato correlata e spesso viene compilato quando si verifica l’attività 'Bloccata'.

La valuta della fattura indica l’unità monetaria in cui è espresso il relativo importo. È particolarmente importante per le organizzazioni multinazionali che trattano con fornitori di paesi diversi.

Nell’analisi, questo attributo è indispensabile per interpretare correttamente l’importo della fattura e svolgere calcoli finanziari accurati. Consente di filtrare il processo per valuta, così da comprendere le differenze regionali o le criticità specifiche di ciascuna valuta. Se combinato con i dati sui tassi di cambio, permette di convertire i valori finanziari in un’unica valuta di rendicontazione e condurre analisi globali coerenti.

Fornisce il contesto necessario per interpretare l’importo della fattura e consente analisi finanziarie accurate e la segmentazione dei processi nelle organizzazioni globali.

In genere si trova nell’intestazione della tabella delle transazioni delle fatture, accanto all’importo della fattura.