Il Suo template di dati per la gestione delle note spese

L’ID del report spese è una chiave univoca assegnata a ogni report inviato da un dipendente. È il riferimento centrale che collega tutte le fasi del processo, dalla creazione e dall’invio alle approvazioni, agli eventuali rifiuti e al rimborso finale.

Nel Process Mining, questo attributo è fondamentale per ricostruire i casi. Ogni ID del report spese univoco rappresenta una singola istanza del processo di gestione delle spese. Analizzare il percorso di ciascun ID consente di visualizzare i flussi del processo, calcolare i tempi di ciclo dei singoli report e individuare le differenze nella loro gestione.

È l’identificativo essenziale del caso, che collega tutti gli eventi del ciclo di vita di un report spese e permette di ricostruire il processo dall’inizio alla fine.

In genere si trova nei dati di intestazione del report spese o nella tabella principale delle transazioni relative alle spese.

Il nome dell’attività descrive una singola fase o un cambio di stato nel processo di gestione delle spese. Alcuni esempi sono «Report spese creato», «Approvato dal responsabile», «Violazione della policy segnalata» e «Rimborso erogato». La sequenza di queste attività costituisce il flusso del processo per ciascun report spese.

Nell’analisi di Process Mining, questo attributo è fondamentale per individuare il modello di processo effettivo. Consente agli analisti di visualizzare la mappa del processo, individuare i colli di bottiglia in cui le attività richiedono troppo tempo, rilevare i cicli di rilavorazione, come «Report inviato per revisione», e identificare le varianti non standard del processo. La chiarezza e il livello di dettaglio dei nomi delle attività influiscono direttamente sulla qualità delle informazioni ricavate dal processo.

Questo attributo definisce le fasi del processo e consente di visualizzarne la mappa e di analizzare i modelli del flusso di lavoro e le relative deviazioni.

Ricavato dai registri degli eventi, dalle tabelle dei cambi di stato o dai record delle transazioni associati al report spese.

L’ora dell’evento, o timestamp, registra il momento in cui si è verificata un’attività. Fornisce l’ordine cronologico degli eventi per ciascun report spese, indispensabile per ricostruire con precisione la sequenza temporale del processo.

Nel Process Mining, i timestamp sono alla base di tutte le analisi temporali. Servono a calcolare indicatori chiave, come i tempi di ciclo tra le attività, il tempo totale di elaborazione dall’inizio alla fine e i tempi di attesa. Analizzando i timestamp, le organizzazioni possono individuare i ritardi nel processo di approvazione, misurare l’efficienza dell’erogazione dei rimborsi e monitorare i risultati rispetto agli accordi sui livelli di servizio.

Questo timestamp è fondamentale per ordinare gli eventi cronologicamente e calcolare tutte le metriche basate sulla durata, come i tempi di ciclo e i colli di bottiglia.

Si trova nei registri degli eventi o nei dati delle transazioni, spesso con etichette come «Creation Date», «Timestamp» o «Event Date».

L’attributo Sistema di origine identifica la provenienza dei dati del processo. Nelle aziende moderne, la gestione delle spese può coinvolgere diversi sistemi integrati: per esempio, un sistema HR per i dati dei dipendenti, uno strumento dedicato per l’invio delle spese e un sistema ERP per le registrazioni contabili. Questo campo permette di distinguere i dati provenienti dalle diverse fonti.

Queste informazioni sono utili per convalidare i dati e comprendere l’architettura tecnologica del processo. Se i problemi si concentrano nei dati provenienti da un sistema specifico, potrebbero indicare difficoltà di integrazione o problemi dell’applicazione. Inoltre, forniscono il contesto necessario per capire quale sia la fonte attendibile per le diverse fasi del processo.

Identifica la provenienza dei dati, un’informazione fondamentale per la governance dei dati, la risoluzione dei problemi e la comprensione delle differenze tra i processi eseguiti su piattaforme diverse.

Queste informazioni fanno spesso parte del processo di estrazione dei dati o dei metadati e possono essere aggiunte durante la preparazione dei dati.

Il timestamp dell’ultimo aggiornamento dei dati indica l’ultima estrazione o sincronizzazione dei dati dal sistema di origine. Definisce con chiarezza il limite temporale dei dati inclusi nell’analisi, così che tutti gli interessati sappiano quanto sono aggiornati.

Nel Process Mining, questo attributo è essenziale per l’integrità dei dati e la reportistica. Aiuta a capire se si stanno consultando informazioni in tempo reale o un’istantanea storica. È particolarmente importante per le Dashboard di monitoraggio continuo, in cui l’aggiornamento tempestivo è fondamentale. Inoltre, facilita la risoluzione dei problemi nelle pipeline di dati, perché permette di verificare che gli aggiornamenti avvengano secondo la pianificazione.

Garantisce trasparenza sull’aggiornamento dei dati, fondamentale per l’accuratezza e la pertinenza di qualsiasi analisi del processo o Dashboard di monitoraggio.

In genere viene generato e memorizzato dallo strumento di integrazione dei dati o di ETL (Extract, Transform, Load) durante il caricamento dei dati.

L’importo totale corrisponde alla somma di tutte le singole voci di spesa incluse in un report. È il valore complessivo soggetto ad approvazione e rimborso.

Questo attributo è essenziale per l’analisi finanziaria nell’ambito del Process Mining. Consente di suddividere i report per fasce di importo, per esempio tra importi elevati e ridotti, che spesso seguono percorsi di approvazione diversi. Gli analisti possono usarlo per calcolare il costo medio per report, valutare l’impatto finanziario delle rilavorazioni e dei rifiuti e individuare le tendenze di spesa. Correlando l’importo totale con i tempi di ciclo, è possibile verificare se i report di importo più elevato richiedono più tempo per essere approvati.

Consente di analizzare l’impatto finanziario, individuare le tendenze di spesa e segmentare il processo in base all’importo del report.

Disponibile nell’intestazione dei dati del report spese; spesso è calcolato sommando gli importi di tutte le voci.

L’indicatore di violazione della policy è un valore vero o falso che segnala se un report spese è stato identificato, automaticamente o manualmente, come non conforme alle policy aziendali sulle spese. Le violazioni possono includere il superamento dei limiti di spesa, l’uso di fornitori non approvati o la mancanza della documentazione richiesta.

Questo indicatore è un elemento chiave per l’analisi della conformità. Consente alle organizzazioni di calcolare il tasso complessivo di violazione delle policy e di scendere di livello per individuare i reparti, le categorie di spesa o i dipendenti con il maggior numero di violazioni. Comprendere la frequenza e la natura delle violazioni aiuta a perfezionare le policy, migliorare i controlli automatizzati e offrire formazione mirata, riducendo le spese non conformi e le eccezioni al processo.

Supporta direttamente il monitoraggio della conformità segnalando i report non conformi e aiutando a misurare e ridurre le violazioni delle policy.

Indicatore o campo nei dati di intestazione o delle singole voci del report spese, spesso impostato dal motore di regole del sistema.

Il mittente è il dipendente che ha sostenuto le spese e avviato il processo di rimborso creando il report spese. Questo attributo è in genere lo stesso per tutti gli eventi relativi a un singolo caso di report spese.

Mentre l’attributo generale «Utente» identifica chi ha eseguito ciascuna fase, il «Mittente» fornisce un attributo coerente a livello di caso per analizzare il comportamento del titolare del report. Consente di concentrarsi sull’esperienza del dipendente, per esempio individuando chi riceve spesso il rifiuto dei report o viola ripetutamente le policy. Queste informazioni possono orientare iniziative mirate di comunicazione o formazione, migliorando l’efficienza complessiva del processo e la conformità fin dall’inizio.

Identifica il titolare del report spese e consente di analizzare i comportamenti dei dipendenti, per esempio individuando chi viola spesso le policy o genera rilavorazioni.

Si trova nei dati di intestazione del report spese ed è collegato al dipendente che ha creato il record.

Il motivo del rifiuto è un campo di testo o un codice predefinito che spiega perché un report spese non ha superato una fase di approvazione. Tra i motivi più comuni figurano «Ricevuta mancante», «Categoria errata» e «Spesa non conforme alla policy».

Questo attributo è prezioso per analizzare le cause profonde delle rilavorazioni. Esaminando i motivi di rifiuto più frequenti, un’azienda può individuare problemi sistemici. Per esempio, se il motivo più comune è «Ricevuta mancante», potrebbe essere necessario comunicare meglio i requisiti di documentazione o semplificare l’allegato delle ricevute. Queste informazioni permettono di introdurre miglioramenti mirati che aumentano il tasso di approvazione al primo tentativo, riducono le rilavorazioni e abbreviano il tempo complessivo del ciclo.

Spiega le cause delle rilavorazioni e consente di introdurre miglioramenti mirati per ridurre i rifiuti e aumentare il tasso di approvazione al primo tentativo.

Registrato in un campo per i commenti o in un elenco di opzioni quando un approvatore esegue un’azione «Reject» o «Send Back».

Questo attributo identifica l’unità organizzativa, per esempio «Vendite», «Ingegneria» o «Marketing», a cui appartiene il dipendente che ha inviato il report. Spesso è collegato al centro di costo responsabile delle spese.

Il reparto del dipendente è una dimensione fondamentale per l’analisi comparativa. Consente di filtrare il processo per reparto e mettere in luce differenze significative nei comportamenti. Per esempio, un reparto potrebbe avere un tasso di violazione delle policy molto più alto o tempi di ciclo di approvazione più lunghi rispetto a un altro. Queste informazioni possono aiutare la direzione a individuare la necessità di formazione mirata, modifiche al processo o chiarimenti sulle policy per specifici team.

Consente di confrontare le unità aziendali e individuare comportamenti specifici dei reparti, colli di bottiglia o problemi di conformità.

In genere proviene dall’anagrafica del dipendente, collegata al report spese.

Lo stato del report indica a che punto del processo si trova in un determinato momento o quale sia l’esito finale. In genere cambia man mano che il report attraversa le fasi di invio, approvazione, elaborazione e pagamento.

Questo attributo è utile per filtrare i casi e analizzare gruppi specifici, per esempio concentrandosi sui report «Respinti» per comprenderne i motivi o su quelli «In attesa di approvazione» per individuare i colli di bottiglia attuali. Nelle Dashboard offre una panoramica generale del carico di lavoro corrente e dello stato di tutti i report spese in corso. Può inoltre essere usato per convalidare la sequenza di attività generata per il Process Mining.

Fornisce una panoramica dello stato del report, utile per filtrare i casi e creare Dashboard operative sul carico di lavoro corrente.

Campo della tabella principale di intestazione del report spese, aggiornato man mano che il report avanza nel flusso di lavoro.

L’attributo Utente identifica la persona o l’agente automatizzato responsabile dell’esecuzione di una specifica fase del processo. Può trattarsi del dipendente che invia il report, del responsabile che lo approva o di un membro del team finanziario che elabora il rimborso.

Analizzare il processo per utente è essenziale per comprendere la distribuzione del carico di lavoro e le prestazioni individuali, nonché per individuare gli attori che potrebbero causare ritardi. Per esempio, può rivelare se un determinato responsabile costituisce un collo di bottiglia nella catena di approvazione. Supporta inoltre l’analisi dell’allocazione delle risorse e contribuisce a garantire responsabilità chiare e tracciabilità durante tutto il processo.

Identifica chi ha eseguito ogni fase e consente di analizzare il carico di lavoro, confrontare le prestazioni e individuare i colli di bottiglia legati a singole persone o team.

Disponibile nel registro degli eventi o nella cronologia delle transazioni, spesso collegato a un ID utente o a un ID dipendente.

L’attributo Valuta specifica l’unità monetaria dell’importo totale. Nelle organizzazioni internazionali, i dipendenti inviano spese in valute diverse e questo campo fornisce il contesto necessario per interpretare tutti i valori monetari.

Questo attributo è fondamentale per un’analisi finanziaria accurata, soprattutto in un contesto multinazionale. Permette di interpretare correttamente i valori monetari e di convertirli in una valuta comune per la reportistica aggregata. Senza questa informazione, confrontare l’importo totale di un report in JPY con quello di un report in USD non avrebbe senso. È indispensabile per le Dashboard che mostrano la spesa totale, i costi medi e gli indicatori finanziari chiave nelle diverse aree geografiche.

Fornisce il contesto necessario per interpretare tutti i valori monetari e consente di creare report finanziari accurati e confronti tra aree geografiche o paesi diversi.

Di solito è memorizzata insieme ai campi relativi agli importi nei dati di intestazione del report spese.

L’attributo Approvatore identifica la persona che approva o rifiuta una richiesta nel flusso di lavoro. In molti processi sono previsti più livelli di approvazione, ad esempio prima il responsabile diretto e poi il responsabile di reparto o un addetto all’amministrazione.

Come l’attributo «Utente», «Approvatore» è particolarmente utile per analizzare la fase di approvazione, che spesso è una delle principali cause di ritardo. Consente di misurare i tempi di approvazione per singolo approvatore e di individuare i colli di bottiglia. È possibile creare Dashboard che mostrano i carichi di lavoro e le prestazioni dei diversi approvatori, fornendo indicazioni utili per la gestione delle risorse e mettendo in evidenza l’eventuale necessità di ulteriore formazione sulle policy relative alle spese.

Individua la persona responsabile delle approvazioni e consente di analizzare i ritardi, i carichi di lavoro e la coerenza delle decisioni.

Registrato nell’event log o nella cronologia delle transazioni per le attività relative alle approvazioni.

La categoria di spesa è una dimensione utilizzata per classificare il tipo di spesa indicato in una nota spese. Una nota spese può includere più categorie se contiene diverse voci.

Analizzare il processo per categoria di spesa aiuta le organizzazioni a comprendere le abitudini di spesa e a individuare comportamenti specifici per ciascuna categoria. Per esempio, le spese per «Viaggi internazionali» potrebbero richiedere un processo di approvazione più complesso e lungo rispetto a quelle per «Materiale per ufficio». Questo attributo consente un’analisi più dettagliata della conformità e permette di verificare se alcune categorie sono più soggette a violazioni delle policy. È un campo essenziale per la pianificazione finanziaria e la definizione del budget.

Consente di analizzare le abitudini di spesa e di verificare se le diverse tipologie di spesa seguono percorsi di processo differenti o presentano livelli di conformità diversi.

In genere si trova a livello di singola voce della nota spese. Per l’analisi a livello di caso, può essere aggregata oppure si può utilizzare la categoria prevalente.

L’esito dell’audit registra i risultati di una fase di controllo all’interno del processo. Può trattarsi di un controllo automatizzato del sistema sulle regole di conformità oppure di una revisione manuale da parte del team amministrativo o di audit. Gli esiti includono in genere «Superato», «Non superato» o «Superato con eccezioni».

Questo attributo fornisce una misura diretta dell’efficacia dei controlli interni. Analizzando gli esiti degli audit, un’azienda può valutare la propria esposizione al rischio e la qualità delle richieste presentate. Aiuta inoltre a individuare le aree in cui i controlli non funzionano o le policy vengono interpretate in modo sistematicamente errato. Il Process Mining può mettere in relazione gli esiti degli audit con altri attributi per scoprire, ad esempio, se alcune categorie di spesa o alcuni reparti presentano una percentuale più elevata di audit non superati.

Fornisce una misura diretta della conformità e dei controlli interni, aiutando a valutare il rischio e l’efficacia delle regole di audit.

Un campo aggiornato da un motore di regole automatizzato oppure da un utente del team di audit o amministrativo al termine della revisione.

Il metodo di pagamento indica come il dipendente ha pagato la spesa originaria. In genere si tratta di una carta aziendale oppure di fondi personali, indicati come «Anticipo personale», che richiedono un rimborso diretto.

Questo attributo consente di distinguere due importanti varianti del processo. Le transazioni con carta aziendale spesso prevedono verifiche più snelle, poiché i dati provengono direttamente dall’emittente della carta. Le spese anticipate dal dipendente, invece, richiedono controlli più approfonditi e un pagamento diretto al dipendente. Analizzare il processo in base al metodo di pagamento può mettere in luce differenze nei tempi di ciclo, nei livelli di conformità e nei costi di gestione dei due percorsi, evidenziando eventuali opportunità per promuovere l’uso delle carte aziendali e migliorare l’efficienza.

Distingue le principali varianti del processo, ovvero carta aziendale e fondi personali, che spesso comportano livelli diversi di rischio, efficienza e controllo.

Di solito è specificato a livello di singola voce di spesa e indica la provenienza dei fondi utilizzati per la transazione.