Il suo Template per i Dati di Gestione delle Spese

L''ID Nota Spese' è una chiave unica assegnata a ogni nota spese inviata da un dipendente. Agisce come il filo conduttore centrale che collega tutti i passaggi del processo, dalla creazione e invio attraverso le approvazioni, i potenziali rifiuti e il rimborso finale.

Nel Process Mining, questo attributo è fondamentale per la ricostruzione del case. Ogni ID Nota Spese unico rappresenta una singola istanza del processo di gestione delle spese. Analizzare il percorso di ogni ID permette la visualizzazione dei flussi di processo, il calcolo dei tempi di ciclo per le singole note spese e l'identificazione delle variazioni nel modo in cui vengono gestite le diverse note.

Questo è l'identificatore essenziale del case che collega tutti gli eventi nel ciclo di vita di una nota spese, rendendo possibile tracciare il processo end-to-end.

Tipicamente si trova nei dati a livello di intestazione di una nota spese o nella tabella delle transazioni principale per il processo di spesa.

Il Nome Attività descrive un singolo passaggio o cambiamento di stato all'interno del processo di gestione delle spese. Esempi includono 'Nota Spese Creata', 'Approvato dal Manager', 'Violazione Policy Segnalata' e 'Rimborso Eseguito'. Questa sequenza di attività forma il flusso di processo per ogni nota spese.

Per l'analisi di Process Mining, questo attributo è fondamentale per scoprire il modello di processo reale. Permette agli analisti di visualizzare la mappa di processo, identificare i bottleneck dove le attività richiedono troppo tempo, scoprire cicli di rilavorazione come 'Report Inviato per Revisione' e individuare variazioni di processo non standard. La chiarezza e la granularità dei nomi delle attività influiscono direttamente sulla qualità delle intuizioni sul processo.

Questo attributo definisce i passaggi del processo, consentendo la visualizzazione della mappa di processo e l'analisi dei workflow pattern e delle deviazioni.

Derivato dagli event log, tabelle di cambio di stato o registri delle transazioni associati alla nota spese.

L''Event Time', o timestamp, registra il momento in cui un'attività è avvenuta. Fornisce l'ordine cronologico degli eventi per ogni nota spese, essenziale per ricostruire accuratamente la timeline del processo.

Nel Process Mining, i timestamp sono la base per tutte le analisi basate sul tempo. Vengono utilizzati per calcolare indicatori chiave di prestazione come i tempi di ciclo tra le attività, il tempo totale di elaborazione end-to-end e i tempi di attesa. Analizzando i timestamp, le organizzazioni possono identificare i ritardi nel processo di approvazione, misurare l'efficienza dell'esecuzione dei rimborsi e monitorare le prestazioni rispetto agli accordi sui livelli di servizio.

Questo timestamp è cruciale per ordinare gli eventi cronologicamente e calcolare tutte le metriche basate sulla durata, come i tempi di ciclo e i bottleneck.

Trovato negli event log o nei dati delle transazioni, spesso etichettato come 'Data di Creazione', 'Timestamp' o 'Data Evento'.

L'attributo Sistema Sorgente identifica l'origine dei dati del processo. Nelle moderne imprese, la gestione delle spese potrebbe coinvolgere più sistemi integrati, ad esempio, un sistema HR per i dati dei dipendenti, uno strumento dedicato alle spese per le sottomissioni e un ERP per la registrazione finanziaria. Questo campo aiuta a distinguere i dati provenienti da queste diverse fonti.

Questa informazione è preziosa per la convalida dei dati e per comprendere il panorama tecnologico del processo. Se i problemi di processo sono concentrati nei dati provenienti da un sistema specifico, può indicare problemi di integrazione o problemi all'interno di quell'applicazione. Fornisce inoltre contesto per i dati, assicurando che gli analisti comprendano la fonte di verità per i diversi passaggi del processo.

Identifica l'origine dei dati, cruciale per la data governance, la risoluzione dei problemi e la comprensione delle variazioni di processo su diverse piattaforme.

Queste informazioni fanno spesso parte del processo di estrazione dei dati o dei metadati, e possono essere aggiunte durante la preparazione dei dati.

Il timestamp dell'Ultimo Aggiornamento Data specifica l'ultima volta che i dati sono stati estratti o sincronizzati dal sistema sorgente. Questo fornisce un chiaro punto di interruzione per i dati inclusi in qualsiasi analisi, assicurando che tutti gli stakeholder siano consapevoli della freschezza dei dati.

In un contesto di Process Mining, questo attributo è vitale per l'integrità dei dati e la reportistica. Aiuta gli utenti a capire se stanno visualizzando informazioni in tempo reale o uno snapshot storico. Questo è particolarmente importante per le Dashboard di monitoraggio continuo dove la tempestività è critica. Aiuta anche nella risoluzione dei problemi delle pipeline di dati confermando che gli aggiornamenti dei dati avvengono come previsto.

Garantisce trasparenza sulla freschezza dei dati, fondamentale per l'accuratezza e la rilevanza di qualsiasi analisi di processo o dashboard di monitoraggio.

Tipicamente generato e archiviato dallo strumento di integrazione dei dati o ETL (Extract, Transform, Load) durante il processo di caricamento dei dati.

Questo attributo identifica l'unità organizzativa, come 'Vendite', 'Ingegneria' o 'Marketing', a cui appartiene il dipendente che invia la nota. È spesso collegato al centro di costo responsabile delle spese.

Il Dipartimento del Dipendente è una dimensione primaria per l'analisi comparativa. Permette una visualizzazione del processo filtrata per dipartimento, che può evidenziare differenze significative nel comportamento. Ad esempio, un dipartimento potrebbe avere un tasso di violazione delle politiche molto più elevato o un tempo di ciclo di approvazione più lungo rispetto a un altro. Queste intuizioni possono aiutare la direzione a identificare la necessità di formazione mirata, aggiustamenti di processo o chiarimenti delle politiche per team specifici.

Consente una potente analisi comparativa tra le unità aziendali, aiutando a identificare comportamenti specifici dei dipartimenti, bottleneck o problemi di conformità.

Tipicamente ricavato dal record master data del dipendente, che è collegato alla nota spese.

Il Flag di Violazione della Politica è un semplice valore vero o falso che indica se una nota spese è stata automaticamente o manualmente identificata come non conforme alle politiche di spesa aziendali. Le violazioni potrebbero includere il superamento dei limiti di spesa, l'utilizzo di fornitori non approvati o la mancanza di documentazione adeguata.

Questo flag è un fattore chiave per l'analisi della Conformità. Permette alle organizzazioni di calcolare il tasso complessivo di violazione delle politiche e di approfondire per vedere quali dipartimenti, categorie di spesa o dipendenti presentano il maggior numero di violazioni. Comprendere la frequenza e la natura delle violazioni delle politiche aiuta a perfezionare le politiche, migliorare i controlli automatizzati e fornire formazione mirata per ridurre le spese non conformi e le eccezioni di processo.

Supporta direttamente il monitoraggio della Conformità segnalando i report non conformi, aiutando a misurare e ridurre le violazioni delle policy.

Un flag o campo nell'intestazione della nota spese o nei dati delle voci, spesso impostato dal motore di regole del sistema.

L'Importo Totale rappresenta la somma di tutte le singole voci di spesa incluse in una singola nota spese. Questo è il valore totale soggetto ad approvazione e rimborso.

Questo attributo è essenziale per l'analisi finanziaria all'interno del Process Mining. Permette la segmentazione delle note spese in fasce di valore, come alto valore rispetto a basso valore, che spesso seguono percorsi di approvazione diversi. Gli analisti possono utilizzare questo attributo per calcolare il costo medio per nota, investigare l'impatto finanziario del rifacimento e dei rifiuti e identificare le tendenze di spesa. La correlazione dell'importo totale con i tempi di ciclo può rivelare se le note di valore più elevato impiegano più tempo per essere approvate.

Consente l'analisi dell'impatto finanziario, aiuta a identificare i modelli di spesa e permette di segmentare il processo in base al valore del report.

Disponibile a livello di intestazione dei dati della nota spese, spesso calcolato come somma di tutti gli importi delle voci.

Il Submitter è il dipendente che ha sostenuto le spese e ha avviato il processo di rimborso creando la nota spese. Questo attributo è tipicamente coerente per tutti gli eventi relativi a un singolo case di nota spese.

Sebbene l'attributo User generale identifichi l'attore per ogni passaggio, il Submitter fornisce un attributo coerente a livello di case per analizzare il comportamento del proprietario della nota. Consente un'analisi focalizzata sull'esperienza del dipendente, come l'identificazione dei dipendenti che vedono spesso le loro note rifiutate o che violano costantemente le politiche. Ciò può informare comunicazioni mirate o iniziative di formazione per migliorare l'efficienza complessiva del processo e la Conformità fin dall'inizio.

Identifica il proprietario della nota spese, consentendo un'analisi basata sul comportamento dei dipendenti, come l'identificazione di frequenti violatori delle policy o fonti di rilavorazione.

Trovato nei dati di intestazione della nota spese, collegato al dipendente che ha creato il record.

Il Motivo del Rifiuto è un campo di testo o un codice predefinito che spiega perché una nota spese non ha superato un passaggio di approvazione. Le ragioni comuni includono 'Ricevuta Mancante', 'Categoria Errata' o 'Spesa Fuori Politica'.

Questo attributo è inestimabile per l'analisi delle cause radice del rifacimento del processo. Analizzando i motivi di rifiuto più comuni, un'azienda può identificare problemi sistemici. Ad esempio, se 'Ricevuta Mancante' è la ragione principale, l'azienda potrebbe aver bisogno di migliorare la comunicazione sui requisiti di documentazione o rendere più semplice il processo di allegato delle ricevute. Queste intuizioni portano a miglioramenti mirati del processo che aumentano il tasso di approvazione al primo passaggio, riducono il rifacimento e accorciano il tempo di ciclo complessivo.

Spiega il 'perché' dietro la rilavorazione del processo, consentendo miglioramenti mirati per ridurre i tassi di rifiuto e migliorare la resa al primo passaggio.

Catturato in un campo commento o in una lista di selezione quando un approvatore esegue un'azione di 'Rifiuta' o 'Rinvia'.

Lo Stato del rapporto offre un'istantanea della fase in cui si trova una nota spese in un dato momento o del suo esito finale. Solitamente, gli stati cambiano man mano che il rapporto avanza tra le diverse fasi, come invio, approvazione, elaborazione e pagamento.

Questo attributo è utile per filtrare i casi e analizzare gruppi specifici: ad esempio, concentrandosi solo sui rapporti "Rifiutati" per comprenderne i motivi, o su quelli "In attesa di approvazione" per indagare su eventuali colli di bottiglia. Nelle dashboard, fornisce una panoramica generale del carico di lavoro attuale e dello stato di tutte le note spese in corso. Può inoltre essere utilizzato per validare la sequenza di attività generata per il Process Mining.

Fornisce una sintesi di alto livello dello stato di un report, utile per filtrare i case e per creare dashboard operativi sul carico di lavoro attuale.

Un campo nella tabella dell'intestazione principale della nota spese che viene aggiornato man mano che il report avanza nel suo workflow.

L'attributo User identifica la persona o l'agente automatizzato responsabile dell'esecuzione di uno specifico passaggio di processo. Questo potrebbe essere il dipendente che invia la nota, il manager che la approva, o un membro del team finanziario che elabora il rimborso.

Analizzare il processo per user è essenziale per comprendere la distribuzione del carico di lavoro, le prestazioni individuali e identificare gli attori specifici che potrebbero causare ritardi. Ad esempio, può rivelare se un particolare manager è un bottleneck nella catena di approvazione. Supporta anche l'analisi dell'allocazione delle risorse e aiuta a garantire responsabilità e auditabilità lungo tutto il processo.

Identifica l'attore per ogni fase, consentendo l'analisi del carico di lavoro, il confronto delle prestazioni e l'individuazione di bottleneck legati a individui o team specifici.

Disponibile nell'event log o nella cronologia delle transazioni, spesso collegato a un ID utente o ID dipendente.

L'attributo Valuta specifica l'unità di denaro per l'Importo Totale. Nelle organizzazioni globali, i dipendenti presentano spese in varie valute, e questo campo fornisce il contesto necessario per tutti i valori monetari.

Per un'analisi finanziaria accurata, specialmente in un contesto multinazionale, questo attributo è critico. Assicura che i valori monetari possano essere correttamente interpretati e convertiti in una valuta comune per la rendicontazione aggregata. Senza di esso, confrontare l''Importo Totale' di una nota spese in JPY con una in USD sarebbe privo di significato. È fondamentale per le Dashboard che mostrano la spesa totale, i costi medi e i KPI finanziari in diverse regioni.

Fornisce il contesto essenziale per tutti i valori monetari, consentendo una rendicontazione finanziaria accurata e un confronto tra diverse regioni o paesi.

Solitamente archiviato insieme ai campi amount nei dati di intestazione della nota spese.

L'attributo Approver identifica l'individuo che esegue un passaggio di approvazione o rifiuto nel workflow. In molti processi, possono esserci più livelli di approvazione, come un responsabile diretto seguito da un capo dipartimento o un membro del team finanziario.

Simile all'attributo 'User', l''Approver' è particolarmente utile per analizzare la fase di approvazione del processo, che spesso è una fonte importante di ritardi. Permette di misurare i tempi di approvazione per ogni singolo approvatore, aiutando a identificare i bottleneck. È possibile creare Dashboard per mostrare i carichi di lavoro e le prestazioni dei diversi approvatori, il che può informare la gestione delle risorse ed evidenziare le esigenze di formazione aggiuntiva sulle politiche di spesa.

Individua la persona specifica responsabile delle approvazioni, consentendo l'analisi dei ritardi di approvazione, dei carichi di lavoro e della coerenza delle decisioni.

Catturato nell'event log o nella cronologia delle transazioni per attività relative all'approvazione.

La Categoria di Spesa è una dimensione utilizzata per classificare il tipo di spesa su una nota spese. Una nota spese può spesso contenere più categorie se include diverse voci.

Analizzare il processo per Categoria di Spesa aiuta le organizzazioni a comprendere i modelli di spesa e a identificare comportamenti di processo specifici per categoria. Ad esempio, le spese di 'Viaggi Internazionali' potrebbero avere un processo di approvazione più complesso e lungo rispetto alle 'Forniture d'ufficio'. Questo attributo consente un'analisi più granulare della Conformità, mostrando se determinate categorie sono più soggette a violazioni delle politiche. È un campo chiave per la pianificazione finanziaria e la definizione del budget.

Consente l'analisi dei modelli di spesa e aiuta a identificare se diversi tipi di spese seguono percorsi di processo differenti o hanno tassi di conformità diversi.

Tipicamente si trova a livello di voce di dettaglio di una nota spese. Per l'analisi a livello di case, può essere aggregato o può essere utilizzata la categoria dominante.

L'Esito dell'Audit registra i risultati di un passaggio di audit all'interno del processo. Questo può essere un audit di sistema automatizzato che verifica le regole di Conformità o una revisione manuale da parte di un team finanziario o di audit. Gli esiti tipicamente includono 'Superato', 'Non Superato' o 'Superato con Eccezioni'.

Questo attributo fornisce una misura diretta dell'efficacia del controllo interno. Analizzando gli esiti degli audit, un'azienda può valutare la propria esposizione al rischio e la qualità delle sottomissioni. Aiuta a identificare le aree in cui i controlli falliscono o dove le politiche vengono costantemente male interpretate. Il Process Mining può correlare gli esiti degli audit con altri attributi per scoprire, ad esempio, se determinate categorie di spesa o dipartimenti hanno un tasso di fallimento dell'audit più elevato.

Fornisce una misura diretta della Conformità e dei controlli interni, aiutando a valutare il rischio e l'efficacia delle regole di audit.

Un campo aggiornato da un motore di regole automatico o da un utente del team di audit o finanziario dopo il completamento della loro revisione.

Il Metodo di Pagamento indica come la spesa originale è stata pagata dal dipendente. Questo avviene tipicamente con una carta aziendale emessa dall'azienda o con fondi personali, noti come 'Anticipo di tasca propria', che richiede il rimborso diretto.

Questo attributo aiuta a differenziare tra due principali varianti di processo. Le transazioni con carta aziendale spesso hanno un processo di verifica più snello poiché i dati provengono direttamente dal fornitore della carta. Le spese anticipate di tasca propria, tuttavia, richiedono maggiore scrutinio e un pagamento diretto al dipendente. Analizzare il processo per metodo di pagamento può rivelare differenze nei tempi di ciclo, nei tassi di Conformità e nei costi di elaborazione tra questi due percorsi, evidenziando potenzialmente opportunità per incoraggiare l'uso della carta aziendale al fine di migliorare l'efficienza.

Distinguere tra le principali varianti di processo (carta aziendale vs. fondi personali), che spesso presentano diversi livelli di rischio, efficienza e controllo.

Solitamente specificato a livello di voce di spesa e indica la fonte dei fondi per la transazione.