Il Suo template di dati per l’elaborazione delle fatture dal pagamento all’acquisto

Il nome dell’attività descrive un singolo passaggio o una tappa del percorso di elaborazione della fattura. Alcuni esempi sono «Fattura ricevuta», «Fattura inviata per l’approvazione», «Blocco del pagamento applicato» e «Pagamento eseguito». Questo attributo racconta il processo, descrivendo che cosa è accaduto alla fattura nel tempo.

Nel Process Mining, questo attributo viene utilizzato per generare la mappa del processo, che rappresenta visivamente il flusso di lavoro. Analizzare la sequenza, la frequenza e i percorsi di queste attività aiuta a individuare i flussi di processo più comuni, gli scostamenti, i colli di bottiglia e i cicli di rilavorazione. La qualità e il livello di dettaglio dei nomi delle attività sono fondamentali per ottenere un’analisi del processo significativa e utile per intervenire.

Questo attributo definisce i passaggi del processo, costituisce la struttura portante della mappa del processo e consente tutte le analisi relative ai flussi.

Queste informazioni derivano spesso dai registri delle modifiche di stato, dalle tabelle degli eventi o dai codici di transazione del sistema di origine.

Il numero della fattura è il codice alfanumerico univoco assegnato dal fornitore. Nel Process Mining, questo attributo è fondamentale perché in genere funge da ID del caso e identifica in modo univoco il percorso di ogni fattura, dalla ricezione al pagamento.

Utilizzando il numero della fattura come ID del caso, è possibile collegare tutte le attività correlate, come «Fattura ricevuta», «Fattura approvata» e «Pagamento eseguito», per ricostruire il processo completo di quella specifica fattura. In questo modo è possibile analizzare nel dettaglio i tempi di ciclo, i percorsi e gli scostamenti di ogni singolo caso, ponendo le basi per l’intera analisi del processo.

È l’identificativo essenziale del caso che collega tutti gli eventi correlati e consente di ricostruire il ciclo di vita completo di una singola fattura.

È un campo principale, generalmente presente nell’intestazione della tabella delle transazioni delle fatture.

L’ora dell’evento, o ora di inizio, registra la data e l’ora esatte in cui si è svolta un’attività aziendale. A ogni attività del processo, da «Fattura ricevuta» a «Pagamento eseguito», è associato un timestamp. Queste informazioni cronologiche sono essenziali per ordinare gli eventi e calcolare le durate.

Questo attributo serve a ordinare cronologicamente gli eventi e a ricostruire il flusso del processo per ogni caso. È la base di tutte le analisi temporali, compreso il calcolo dei tempi di ciclo tra le attività, l’individuazione dei colli di bottiglia in cui si perde tempo e il monitoraggio dei risultati rispetto agli accordi sui livelli di servizio. Timestamp accurati e precisi sono fondamentali per l’affidabilità di qualsiasi analisi di Process Mining.

Definisce l’ordine cronologico degli eventi ed è alla base di tutti i calcoli relativi ai risultati e alle durate, come il tempo di ciclo.

In genere si trova nei registri degli eventi o in un campo «Data di creazione» o «Data di inserimento» associato a ogni transazione o modifica di stato.

L’attributo del sistema di origine identifica l’applicazione o la piattaforma in cui è stato registrato l’evento di elaborazione della fattura. In ambienti IT complessi, il percorso di una fattura può coinvolgere più sistemi, ad esempio una soluzione di scansione, uno strumento per i flussi di lavoro e un sistema ERP.

Conoscere il sistema di origine fornisce contesto ai dati e aiuta a risolvere i problemi di qualità dei dati. Consente inoltre di analizzare i processi che attraversano più sistemi, mettendo in luce possibili difficoltà di integrazione o ritardi dovuti ai passaggi tra applicazioni diverse. È particolarmente utile quando si consolidano dati provenienti da sistemi legacy e moderni.

Fornisce informazioni sulla provenienza dei dati, fondamentali per convalidarli e analizzare i processi che coinvolgono più sistemi IT.

Spesso è un valore statico aggiunto durante l’estrazione dei dati oppure un campo disponibile nei registri di sistema che indica il nome o l’ID dell’applicazione.

Questo attributo registra la data e l’ora dell’ultima estrazione o dell’ultimo aggiornamento dei dati. È un campo di metadati che indica quanto sono aggiornati i dati analizzati.

Pur non essendo utilizzate direttamente per disegnare la mappa del processo, queste informazioni sono fondamentali per capire quanto è attuale l’analisi. Aiutano a stabilire se si stanno consultando dati in tempo reale o un’istantanea riferita a un momento specifico, aspetto essenziale per prendere decisioni operative consapevoli. Sono inoltre importanti per monitorare lo stato e la frequenza della pipeline dei dati.

Indica quanto sono aggiornati i dati e permette di capire quanto è attuale l’analisi del processo.

Questo timestamp viene in genere generato e aggiunto al set di dati durante il processo di estrazione, trasformazione e caricamento (ETL).

La data di scadenza del pagamento è una data fondamentale, calcolata in base alla data della fattura e ai termini di pagamento concordati. Rappresenta il termine entro cui effettuare il pagamento al fornitore, così da mantenere un rapporto regolare ed evitare penali per ritardato pagamento.

Questo attributo è essenziale per monitorare le prestazioni relative ai pagamenti puntuali. Viene utilizzato per calcolare indicatori chiave di prestazione come il tasso di pagamenti puntuali e per individuare le fatture che rischiano di scadere. Analizzare l’intervallo tra la data di approvazione della fattura e la data di scadenza del pagamento aiuta a valutare l’efficienza delle fasi finali di pianificazione ed esecuzione del pagamento.

È essenziale per misurare la puntualità dei pagamenti e analizzare le cause dei ritardi.

Questa data si trova in genere nei dettagli della transazione della fattura. Può essere inserita direttamente oppure ricavata dalla data della fattura e dai termini di pagamento.

L’importo della fattura rappresenta il suo valore totale, comprensivo di tutte le voci, delle imposte e delle commissioni. È un attributo finanziario fondamentale, che determina il valore monetario di ciascun caso. Spesso viene analizzato insieme ad altri attributi per comprenderne l’impatto sul processo.

Questo attributo è essenziale per le analisi finanziarie e per definire le priorità. Filtrando le fatture in base all’importo, gli analisti possono verificare se quelle di valore elevato seguono un iter di approvazione diverso e più rigoroso o se sono più soggette a ritardi. È inoltre indispensabile per le Dashboard che monitorano il valore totale delle fatture elaborate e per gli indicatori chiave di prestazione relativi agli sconti ottenuti, il cui risparmio potenziale è calcolato come percentuale dell’importo della fattura.

Consente di analizzare l’impatto finanziario e di dare priorità alle fatture di valore elevato, oltre a individuare se l’importo influisce sui tempi o sull’iter di elaborazione.

È un campo standard presente nell’intestazione della tabella delle transazioni delle fatture.

Questo attributo registra il motivo specifico per cui l’avanzamento di una fattura è stato interrotto, a seguito di un rifiuto durante il flusso di lavoro di approvazione oppure di un blocco del pagamento dopo l’approvazione. I motivi possono essere, ad esempio, 'Quantità errata', 'Prezzo non corrispondente', 'Numero PO mancante' o 'Fattura duplicata'.

È uno degli attributi più importanti per l’analisi delle cause profonde. Analizzando la frequenza dei diversi motivi, le organizzazioni possono individuare le fonti più comuni di attrito e inefficienza nel processo di gestione delle fatture. Queste evidenze basate sui dati consentono di intervenire sui problemi alla radice, ad esempio migliorando la comunicazione con i fornitori, rafforzando il rispetto delle procedure relative ai PO o offrendo al personale una formazione più adeguata.

È fondamentale per l’analisi delle cause profonde e aiuta a individuare i motivi più frequenti di ritardi, rilavorazioni e inefficienze nell’elaborazione.

Queste informazioni si trovano in campi specifici come 'Codice motivo' o 'Motivo sospensione' nei dati della transazione della fattura o nei registri di approvazione associati.

Questo attributo registra il nome della controparte esterna che ha emesso la fattura. Fornisce un contesto essenziale, collegando la transazione finanziaria a uno specifico rapporto con il fornitore. Disporre di dati sui fornitori coerenti e accurati è fondamentale per ottenere report e analisi affidabili.

Nel Process Mining, il nome del fornitore è una dimensione chiave per segmentare i dati. Gli analisti possono filtrare il processo per esaminare la gestione delle fatture dei fornitori con volumi elevati o ricorrenti criticità. In questo modo è possibile individuare i fornitori che inviano spesso fatture errate, causando ritardi e rilavorazioni. L’analisi supporta inoltre iniziative strategiche come la gestione delle prestazioni dei fornitori e l’individuazione di opportunità per programmi dedicati ai fornitori preferenziali.

Consente di segmentare il processo e analizzare le prestazioni per fornitore, un aspetto fondamentale per la gestione dei fornitori e per individuare le cause delle fatture problematiche.

Di solito si trova nei dati di intestazione della fattura ed è collegato alla tabella dei dati anagrafici dei fornitori tramite un ID fornitore.

L’attributo dell’ora di fine registra il momento esatto in cui si conclude un passaggio del processo. È fondamentale per calcolare con precisione la durata delle attività, una metrica essenziale nel Process Mining. Confrontando l’ora di inizio e l’ora di fine, gli analisti possono misurare la durata di ogni passaggio e individuare i colli di bottiglia e le opportunità per migliorare l’efficienza.

Nell’analisi, l’ora di fine serve a calcolare i tempi di ciclo delle singole attività e delle intere fasi del processo. Per esempio, la durata del passaggio «Approvazione della fattura» si calcola sottraendo l’ora di inizio dall’ora di fine dell’attività «Fattura approvata». Questi dati aiutano a creare Dashboard sulle prestazioni, definire valori di riferimento e monitorare l’impatto delle modifiche al processo.

Consente di calcolare con precisione la durata delle attività, un dato essenziale per individuare i colli di bottiglia e misurare l’efficienza dell’elaborazione.

Si trova nei registri di sistema o nei dati delle transazioni, spesso in un campo «Data di completamento», «Data di modifica» o in un campo timestamp separato che indica il completamento dell’attività.

L’attributo Utente identifica la persona o il sistema automatizzato responsabile dell’esecuzione di una specifica fase del flusso di lavoro di elaborazione delle fatture. Può trattarsi di un addetto alla contabilità fornitori che ha inserito la fattura, di un responsabile che l’ha approvata o di un bot automatizzato che ha eseguito un’attività di abbinamento.

Analizzare i dati per utente è essenziale per comprendere la distribuzione dei carichi di lavoro e le prestazioni individuali, oltre che per individuare le esigenze di formazione. Consente di filtrare la mappa del processo e osservare come team o singole persone gestiscono le fatture, mettendo in luce le differenze nei flussi di lavoro. Questa analisi può evidenziare chi ottiene i risultati migliori, far emergere problemi di instradamento o individuare gli utenti che potrebbero aver bisogno di ulteriore supporto o formazione sulle procedure aziendali.

Consente di analizzare la distribuzione dei carichi di lavoro, le prestazioni degli utenti e le differenze di processo tra team o singole persone.

Queste informazioni sono in genere disponibili nei dettagli della transazione, spesso con etichette come 'Nome utente', 'Inserito da', 'Modificato da' o 'Approvatore'.

Questo attributo specifica la valuta in cui è espresso l’importo della fattura. È essenziale per le organizzazioni che operano a livello internazionale e si avvalgono di fornitori in diversi Paesi. Il codice valuta, generalmente conforme allo standard ISO 4217, garantisce la corretta interpretazione dei dati finanziari.

Nelle analisi, la valuta della fattura viene utilizzata per segmentare i dati e ottenere viste per area geografica o Paese. È fondamentale per la rendicontazione finanziaria, affinché gli importi vengano aggregati correttamente, spesso previa conversione in una valuta di rendicontazione comune. Analizzare le differenze di processo in base alla valuta può inoltre far emergere le complessità legate ai pagamenti internazionali o alla gestione dei cambi.

Fornisce il contesto necessario per interpretare gli importi delle fatture e consente analisi finanziarie accurate e la segmentazione dei dati nelle attività globali.

È un campo standard presente nell’intestazione della tabella delle transazioni delle fatture.

Il codice società identifica una specifica persona giuridica o filiale all’interno di un gruppo più ampio. In molti sistemi finanziari, le transazioni sono separate per codice società a fini contabili e di rendicontazione.

Questo attributo consente di confrontare diverse unità aziendali. Segmentando la mappa del processo per codice società, gli analisti possono confrontare le prestazioni, individuare le buone pratiche adottate da una società e far emergere problemi sistemici in un’altra. Per le organizzazioni con più persone giuridiche, è un attributo fondamentale per comprendere le differenze di processo e garantire la conformità a livello aziendale.

Consente di confrontare i processi e valutarne le prestazioni tra diverse persone giuridiche o unità aziendali dell’organizzazione.

È un campo organizzativo fondamentale, presente in genere nell’intestazione di tutte le tabelle delle transazioni finanziarie.

La data della fattura è quella indicata dal fornitore sul documento stesso. Segna l’inizio ufficiale del ciclo di pagamento dal punto di vista del fornitore ed è spesso utilizzata per calcolare la data di scadenza in base ai termini di pagamento concordati.

Analizzare l’intervallo tra la data della fattura e l’attività 'Fattura ricevuta' o 'Fattura inserita' è fondamentale per individuare ritardi nell’invio o nell’acquisizione delle fatture. Questo intervallo tra emissione e ricezione può rappresentare una componente significativa, ma poco visibile, del tempo di ciclo totale. Ridurlo può migliorare la puntualità dei pagamenti e aumentare le opportunità di ottenere sconti per pagamento anticipato.

Aiuta a misurare l’intervallo tra l’emissione della fattura da parte del fornitore e il suo inserimento nel sistema.

È un campo data standard nei dati dell’intestazione della fattura, spesso denominato 'Data documento' o 'Data fattura'.

Il numero dell’ordine di acquisto collega la fattura a un documento di approvvigionamento approvato in precedenza. Questo collegamento è centrale nel processo di abbinamento, durante il quale il sistema verifica che i dettagli della fattura, come quantità e prezzi, corrispondano a quanto ordinato nel PO.

Questo attributo è fondamentale per analizzare l’efficienza del processo di abbinamento. Un’elevata percentuale di fatture associate a un PO elaborate senza intervento manuale indica un processo di approvvigionamento efficace. Al contrario, l’analisi delle fatture senza PO può far emergere acquisti non autorizzati o ambiti in cui le politiche di approvvigionamento non vengono rispettate. La presenza o l’assenza di un PO è un criterio comune per segmentare il processo e confrontarne l’efficienza.

Consente di distinguere le fatture associate a un PO da quelle che ne sono prive, che spesso seguono processi diversi e presentano livelli di efficienza differenti.

Questo identificativo si trova in genere nei dettagli delle righe o dell’intestazione della transazione della fattura e la collega al documento di acquisto.

Lo stato della fattura offre una fotografia della fase del ciclo di vita in cui si trova al momento dell’estrazione dei dati. Tra gli stati più comuni figurano 'In elaborazione', 'Approvato', 'Pagato', 'Rifiutato' o 'Bloccato'. Questo attributo fornisce una panoramica delle condizioni correnti della fattura.

Il Process Mining ricostruisce l’intero percorso della fattura, mentre lo stato corrente è utile nelle Dashboard operative che monitorano il carico di lavoro in corso. Aiuta i responsabili a comprendere il volume di fatture in ciascuna fase, ad esempio quante sono in attesa di approvazione o bloccate. In questo modo è possibile gestire in modo proattivo il flusso delle fatture e prevenire colli di bottiglia e ritardi.

Fornisce una fotografia del carico di lavoro corrente e aiuta a monitorare il volume delle fatture nelle diverse fasi, ad esempio 'In attesa di approvazione' o 'Bloccato'.

Di solito è un campo di stato nella tabella dell’intestazione della fattura, aggiornato man mano che questa avanza nel proprio ciclo di vita.

I termini di pagamento sono le condizioni concordate con un fornitore per saldare una fattura. Di solito sono espressi in un formato standard, ad esempio 'Net 30' (pagamento entro 30 giorni) o '2% 10, Net 30' (sconto del 2% se il pagamento avviene entro 10 giorni; in caso contrario, l’intero importo è dovuto entro 30 giorni).

Questo attributo è essenziale per la strategia finanziaria e l’analisi delle prestazioni. Costituisce la base per calcolare la data di scadenza del pagamento e individuare le opportunità di ottenere sconti per pagamento anticipato. Analizzare il processo in base ai diversi termini di pagamento può rivelare se determinate condizioni sono associate a ritardi nell’elaborazione o se l’organizzazione sfrutta efficacemente le opportunità di sconto.

È fondamentale per analizzare la puntualità dei pagamenti e individuare le opportunità di ottenere sconti per pagamento anticipato.

Queste informazioni provengono di solito dai dati anagrafici del fornitore e sono specificate nell’intestazione della fattura.