Il Suo Template dati per Purchase to Pay - Elaborazione delle fatture

Il nome dell’attività descrive un singolo passaggio o una tappa del percorso di elaborazione della fattura. Tra gli esempi rientrano “Fattura ricevuta”, “Fattura inviata per approvazione”, “Blocco di pagamento applicato” e “Pagamento eseguito”. Questo attributo fornisce la descrizione del processo, illustrando ciò che è accaduto alla fattura nel tempo.

Nel Process Mining, questo attributo viene utilizzato per generare la process map, che rappresenta visivamente il Workflow. Analizzare la sequenza, la frequenza e i percorsi di queste attività aiuta a individuare i flussi di processo più comuni, le deviazioni, i colli di bottiglia e i cicli di rilavorazione. La qualità e il livello di dettaglio dei nomi delle attività sono fondamentali per creare un’analisi di processo significativa e utile all’azione.

Questo attributo definisce i passaggi del processo, costituendo la struttura portante della process map e consentendo tutte le analisi relative ai flussi.

Queste informazioni derivano spesso dai log delle modifiche di stato, dalle tabelle degli eventi o dai codici transazione del sistema sorgente.

Il numero della fattura è il codice alfanumerico univoco assegnato a una fattura dal fornitore. Nel Process Mining, questo attributo è fondamentale perché funge generalmente da Case ID e identifica in modo univoco il percorso di ogni fattura, dalla ricezione al pagamento.

Utilizzando il numero della fattura come Case ID, tutte le attività correlate, come “Fattura ricevuta”, “Fattura approvata” e “Pagamento eseguito”, possono essere collegate per ricostruire il processo end-to-end relativo a quella specifica fattura. Ciò consente un’analisi dettagliata dei tempi di ciclo, dei percorsi e delle deviazioni per ogni singolo caso, costituendo la base dell’intera analisi di processo.

È l’identificativo essenziale del caso che collega tutti gli eventi correlati, rendendo possibile tracciare il ciclo di vita end-to-end di una singola fattura.

È un campo principale, generalmente presente nell’intestazione di una tabella delle transazioni relative alle fatture.

L’ora dell’evento, o ora di inizio, registra la data e l’ora esatte in cui si è svolta un’attività aziendale. Ogni attività del processo, da “Fattura ricevuta” a “Pagamento eseguito”, ha un timestamp associato. Queste informazioni cronologiche sono essenziali per ordinare gli eventi e calcolare le durate.

Questo attributo viene utilizzato per ordinare cronologicamente gli eventi e costruire il flusso di processo per ogni caso. Costituisce la base di tutte le analisi temporali, inclusi il calcolo dei tempi di ciclo tra le attività, l’identificazione dei colli di bottiglia in cui si perde tempo e il monitoraggio delle prestazioni rispetto agli accordi sui livelli di servizio. Timestamp accurati e precisi sono fondamentali per l’affidabilità di qualsiasi analisi di Process Mining.

Fornisce l’ordine cronologico degli eventi ed è la base di tutti i calcoli relativi alle prestazioni e alle durate, come il tempo di ciclo.

Si trova generalmente negli Event Log oppure in un campo “Creation Date” o “Entry Date” associato a ogni transazione o modifica di stato.

L’attributo Sistema sorgente identifica l’applicazione o la piattaforma in cui è stato registrato l’evento di elaborazione della fattura. In ecosistemi IT complessi, il percorso di una fattura può estendersi su più sistemi, come una soluzione di scansione, uno strumento Workflow e un sistema ERP.

Comprendere il sistema sorgente fornisce contesto ai dati e aiuta a risolvere i problemi di qualità dei dati. Consente inoltre di analizzare processi che attraversano i confini tra sistemi, mettendo in evidenza potenziali difficoltà di integrazione o ritardi causati dai passaggi tra applicazioni diverse. Questo può essere particolarmente utile quando si consolidano dati provenienti da sistemi legacy e moderni.

Fornisce il contesto sull’origine dei dati, fondamentale per la validazione dei dati e per analizzare processi che si estendono su più sistemi IT.

Si tratta spesso di un valore statico aggiunto durante l’estrazione dei dati oppure di un campo disponibile nei log di sistema che indica il nome o l’ID dell’applicazione.

Questo attributo registra la data e l’ora dell’ultima estrazione o dell’ultimo aggiornamento dei dati. Funge da campo di metadati che indica il livello di aggiornamento del dataset analizzato.

Sebbene non venga utilizzato direttamente per disegnare la process map, è fondamentale per comprendere la tempestività dell’analisi. Aiuta a capire se si stanno esaminando dati in tempo reale o una fotografia riferita a uno specifico momento, aspetto essenziale per prendere decisioni operative informate. È inoltre importante per monitorare lo stato e la frequenza della pipeline dati.

Indica il livello di aggiornamento dei dati e consente di comprendere quanto sia attuale l’analisi del processo.

Questo timestamp viene generalmente generato e aggiunto al dataset durante il processo di estrazione, trasformazione e caricamento (ETL) dei dati.

La Payment Due Date è una data fondamentale, calcolata in base alla data della fattura e alle condizioni di pagamento concordate. Rappresenta il termine entro il quale effettuare il pagamento al fornitore, così da mantenere un rapporto corretto ed evitare penali per i ritardi.

Questo attributo è essenziale per monitorare le prestazioni relative ai pagamenti puntuali. Viene utilizzato per calcolare KPI come l'On-Time Payment Rate e per identificare le fatture a rischio di scadenza. Analizzare l'intervallo tra la data di approvazione della fattura e la data di scadenza del pagamento aiuta a valutare l'efficienza delle fasi finali di pianificazione ed esecuzione del pagamento.

È essenziale per misurare le prestazioni dei pagamenti puntuali e analizzare le cause dei pagamenti effettuati in ritardo.

Questa data si trova generalmente nei dettagli della transazione relativa alla fattura. Può essere inserita direttamente oppure ricavata dalla data della fattura e dalle condizioni di pagamento.

Invoice Amount rappresenta il valore totale della fattura, inclusi tutti gli elementi, le imposte e le commissioni. Si tratta di un attributo finanziario fondamentale, che definisce la rilevanza monetaria di ogni caso. Viene spesso analizzato insieme ad altri attributi per comprenderne l'impatto sul processo.

Questo attributo è essenziale per l'analisi finanziaria e la definizione delle priorità. Filtrando le fatture in base all'importo, gli analisti possono verificare se quelle di valore elevato seguono un percorso di approvazione diverso e più rigoroso oppure se sono maggiormente soggette a ritardi. È inoltre indispensabile per le Dashboard che monitorano il valore totale delle fatture elaborate e per i KPI relativi all'acquisizione degli sconti, nei quali il risparmio potenziale è espresso come percentuale dell'importo della fattura.

Consente di analizzare l'impatto finanziario, stabilire la priorità delle fatture di valore elevato e verificare se il valore della fattura influisce sui tempi o sul percorso di elaborazione.

Si tratta di un campo standard, generalmente presente nell'intestazione di una tabella delle transazioni relative alle fatture.

Questo attributo acquisisce il motivo specifico per cui l'avanzamento di una fattura è stato interrotto, a seguito di un rifiuto durante il Workflow di approvazione oppure di un blocco del pagamento dopo l'approvazione. I motivi possono variare da 'Quantità errata' e 'Discrepanza di prezzo' a 'Numero PO mancante' o 'Fattura duplicata'.

Si tratta di uno degli attributi più importanti per l'analisi delle cause principali. Analizzando la frequenza dei diversi motivi, le organizzazioni possono individuare le fonti più comuni di attrito e inefficienza nel processo di gestione delle fatture. Queste informazioni basate sui dati consentono di intervenire sui problemi sottostanti, ad esempio migliorando la comunicazione con i fornitori, rafforzando la conformità ai PO o offrendo una formazione più efficace al personale.

È fondamentale per l'analisi delle cause principali e aiuta a identificare i motivi più frequenti di ritardi, rilavorazioni e inefficienze.

Queste informazioni si trovano in campi specifici come 'Reason Code' o 'Hold Reason' nei dati delle transazioni relative alle fatture o nei log di approvazione associati.

Questo attributo acquisisce il nome della controparte esterna che ha emesso la fattura. Fornisce un contesto essenziale, collegando la transazione finanziaria a uno specifico rapporto con un fornitore. Disporre di dati coerenti e corretti sui fornitori è fondamentale per ottenere report e analisi accurati.

Nel Process Mining, Vendor Name è una dimensione chiave per la segmentazione. Gli analisti possono filtrare il processo per esaminare la gestione delle fatture relative a fornitori con volumi elevati o problematici. In questo modo è possibile identificare i fornitori che inviano frequentemente fatture con errori, causando ritardi e rilavorazioni. Il dato supporta inoltre iniziative strategiche come la gestione delle prestazioni dei fornitori e l'individuazione di opportunità per programmi dedicati ai fornitori preferenziali.

Consente di segmentare il processo per analizzare le prestazioni per fornitore, un'attività fondamentale per la gestione dei fornitori e l'identificazione delle cause delle fatture problematiche.

Questo dato si trova generalmente nelle informazioni di intestazione della fattura, collegate a una tabella anagrafica dei fornitori tramite un ID fornitore.

L’attributo Ora di fine registra il momento preciso in cui si conclude un passaggio del processo. È fondamentale per calcolare con accuratezza la durata delle attività, una metrica essenziale nel Process Mining. Confrontando l’ora di inizio e l’ora di fine, gli analisti possono misurare la durata di ogni passaggio, individuando i colli di bottiglia e le aree in cui migliorare l’efficienza.

Nell’analisi, l’ora di fine viene utilizzata per calcolare i tempi di ciclo delle singole attività e di interi segmenti di processo. Ad esempio, la durata del passaggio “Approvazione della fattura” può essere determinata sottraendo l’ora di inizio dall’ora di fine dell’attività “Fattura approvata”. Questi dati aiutano a creare Dashboard sulle prestazioni, definire benchmark e monitorare l’impatto delle modifiche al processo.

Consente di calcolare con precisione la durata delle attività, un elemento essenziale per individuare i colli di bottiglia e misurare l’efficienza dell’elaborazione.

Si trova nei log di sistema o nei dati delle transazioni, spesso in un campo “Completion Date”, “Change Date” o in un campo timestamp separato relativo al completamento dell’attività.

L’attributo Utente identifica la persona o il sistema automatizzato responsabile dell’esecuzione di uno specifico passaggio del Workflow di elaborazione delle fatture. Può trattarsi di un addetto alla contabilità fornitori che ha inserito la fattura, di un responsabile che l’ha approvata o di un bot automatizzato che ha eseguito un Task di matching.

Analizzare i dati per utente è essenziale per comprendere la distribuzione del carico di lavoro, le prestazioni individuali e le esigenze formative. Consente di filtrare la process map per vedere come team o singole persone gestiscono le fatture, mettendo in evidenza le variazioni nei Workflow. Questa analisi può far emergere i profili con le migliori prestazioni, evidenziare problemi di instradamento o individuare gli utenti che necessitano di ulteriore supporto o formazione sulle procedure aziendali.

Aiuta ad analizzare la distribuzione del carico di lavoro, le prestazioni degli utenti e le variazioni del processo tra team o singole persone.

Queste informazioni sono generalmente disponibili nei dettagli della transazione, spesso con etichette come “User Name”, “Entered By”, “Changed By” o “Approver”.

Questo attributo specifica la valuta in cui è espresso l'Invoice Amount. È essenziale per le organizzazioni che operano a livello internazionale e collaborano con fornitori di Paesi diversi. Il codice valuta, generalmente conforme allo standard ISO 4217, garantisce la corretta interpretazione dei dati finanziari.

Nell'analisi, Invoice Currency viene utilizzato per segmentare i dati e ottenere viste regionali o specifiche per Paese. È fondamentale per la reportistica finanziaria, che deve aggregare correttamente gli importi e spesso richiede la conversione in una valuta di riferimento. L'analisi delle variazioni del processo per valuta può inoltre evidenziare complessità legate ai pagamenti internazionali o alla gestione dei cambi.

Fornisce il contesto necessario per interpretare gli importi delle fatture, consentendo analisi finanziarie accurate e una segmentazione efficace delle attività internazionali.

Si tratta di un campo standard, generalmente presente nell'intestazione di una tabella delle transazioni relative alle fatture.

Il Company Code rappresenta una specifica entità giuridica o società controllata all'interno di un gruppo più ampio. In molti sistemi finanziari, le transazioni sono separate per codice società ai fini contabili e di reportistica.

Questo attributo consente di effettuare analisi comparative tra diverse unità aziendali. Segmentando la mappa del processo per Company Code, gli analisti possono confrontare le prestazioni, individuare le best practice di una determinata entità e scoprire problemi sistemici in un'altra. È un attributo fondamentale per qualsiasi organizzazione con più di un'entità giuridica, poiché permette di comprendere le variazioni del processo e garantire la conformità a livello aziendale.

Consente di confrontare e valutare le prestazioni dei processi tra diverse entità giuridiche o unità aziendali all'interno dell'organizzazione.

È un campo organizzativo fondamentale, generalmente presente nell'intestazione di tutte le tabelle delle transazioni finanziarie.

Payment Terms indica le condizioni concordate con un fornitore per il pagamento di una fattura. Queste condizioni sono generalmente espresse in un formato standardizzato, come 'Net 30' (pagamento dovuto entro 30 giorni) oppure '2% 10, Net 30' (sconto del 2% se il pagamento viene effettuato entro 10 giorni; in caso contrario, l'intero importo è dovuto entro 30 giorni).

Questo attributo è essenziale per la strategia finanziaria e l'analisi delle prestazioni. Costituisce la base per calcolare la Payment Due Date e identificare le opportunità di acquisire sconti per il pagamento anticipato. Analizzare il processo in base alle diverse condizioni di pagamento può rivelare se determinate condizioni sono correlate a ritardi di elaborazione o se l'organizzazione sta sfruttando efficacemente le opportunità di sconto più favorevoli.

È fondamentale per analizzare le prestazioni dei pagamenti puntuali e identificare le opportunità di acquisire sconti per il pagamento anticipato.

Queste informazioni provengono generalmente dai dati anagrafici del fornitore e sono specificate nell'intestazione della fattura.

La Invoice Date è la data indicata dal fornitore sul documento della fattura. Segna l'inizio ufficiale del ciclo di vita del pagamento dal punto di vista del fornitore e costituisce spesso la base per calcolare la data di scadenza del pagamento in base alle condizioni concordate.

Analizzare l'intervallo tra la Invoice Date e l'attività 'Fattura ricevuta' o 'Fattura inserita' è fondamentale per identificare i ritardi nell'invio o nell'acquisizione delle fatture. Questo 'ritardo nella ricezione della fattura' può rappresentare una componente significativa e nascosta del tempo totale di ciclo; ridurlo può migliorare le prestazioni dei pagamenti puntuali e aumentare le opportunità di acquisire sconti per il pagamento anticipato.

Aiuta a misurare il 'ritardo nella ricezione della fattura' tra il momento in cui il fornitore emette una fattura e quello in cui la fattura viene inserita nel sistema.

È un campo data standard nei dati di intestazione della fattura, spesso denominato 'Data documento' o 'Data fattura'.

Il Purchase Order Number collega una fattura a un documento di approvvigionamento pre-approvato. Questo collegamento è centrale nel processo di matching, durante il quale il sistema verifica che i dettagli della fattura, come quantità e prezzi, corrispondano a quanto ordinato nel PO.

Questo attributo è fondamentale per analizzare l'efficienza del processo di matching. Un'elevata percentuale di fatture associate a un PO ed elaborate straight-through indica un processo di approvvigionamento efficace. Al contrario, l'analisi delle fatture prive di PO può rivelare acquisti non conformi alle procedure o aree in cui le policy di approvvigionamento non vengono rispettate. La presenza o l'assenza di un PO è un criterio comune per segmentare il processo e confrontarne l'efficienza.

Aiuta a distinguere tra fatture con PO e senza PO, che spesso seguono processi diversi e presentano livelli di efficienza differenti.

Questo identificativo si trova generalmente nei dettagli dell'intestazione o delle righe della fattura e la collega al documento di acquisto.

Invoice Status fornisce un'istantanea della posizione della fattura nel suo ciclo di vita al momento dell'estrazione dei dati. Gli stati più comuni includono 'In elaborazione', 'Approvata', 'Pagata', 'Rifiutata' o 'Bloccata'. Questo attributo offre una panoramica di alto livello della condizione corrente della fattura.

Sebbene il Process Mining ricostruisca l'intero percorso, lo stato corrente è prezioso per le Dashboard operative che monitorano il carico di lavoro attivo. Aiuta i responsabili a comprendere il volume di fatture presente in ogni fase, ad esempio quante sono in attesa di approvazione o bloccate. In questo modo è possibile gestire proattivamente la pipeline delle fatture e prevenire colli di bottiglia e ritardi.

Fornisce un'istantanea del carico di lavoro corrente e consente di monitorare i volumi delle fatture nelle diverse fasi, ad esempio 'In attesa di approvazione' o 'Bloccata'.

Si tratta generalmente di un campo di stato nella tabella di intestazione della fattura, aggiornato man mano che la fattura procede nel suo ciclo di vita.