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Migliora la Tua Gestione Spese

La sua guida in 6 passaggi per ottimizzare i processi di gestione delle spese in Brex
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Migliora la Tua Gestione Spese
Sfide (11) Obiettivi (11) 6 Fasi Anteprima Risultati Dati FAQ (4)

Ottimizza la Gestione delle Spese in Brex per Rimborsi più Rapidi

La gestione delle spese può nascondere inefficienze che portano a ritardi e rischi di conformità. La aiutiamo a individuare con precisione i bottleneck nei Suoi workflow di approvazione delle spese e La guidiamo verso miglioramenti pratici. Scopra come snellire le operazioni, ridurre i costi e aumentare la soddisfazione dei dipendenti.

Scarichi il nostro template dati preconfigurato e affronti le sfide comuni per raggiungere i suoi obiettivi di efficienza. Segua il nostro piano di miglioramento in sei fasi e consulti la Guida al Template Dati per trasformare le sue operazioni.

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Perché Ottimizzare il Processo di Gestione Spese Brex è Importante

La gestione delle spese è una funzione aziendale critica che incide direttamente sulla salute finanziaria, sulla soddisfazione dei dipendenti e sulla conformità. Anche con piattaforme avanzate come Brex, che snelliscono le carte aziendali, le spese e i pagamenti delle fatture, possono emergere inefficienze nascoste nei vostri workflow di gestione delle spese. Controlli manuali, ritardi nelle approvazioni e frequenti rilavorazioni possono portare a costi operativi significativi, frustrare i dipendenti in attesa di rimborsi ed esporre la vostra organizzazione a rischi di non conformità. Comprendere il flusso effettivo dei vostri resoconti spese, dalla creazione alla contabilità finale, è essenziale per identificare questi problemi costosi.

Senza una visione chiara e basata sui dati, le organizzazioni spesso si affidano a prove aneddotiche o a rapporti statici, che mostrano solo frammenti del processo complessivo. Questo rende difficile individuare le cause profonde dei ritardi o delle violazioni delle policy. Un processo di Gestione delle Spese inefficiente in Brex non solo sovraccarica i team finanziari con lavoro extra, ma incide anche sul flusso di cassa e può diminuire la fiducia tra i dipendenti. Ottimizzare il modo in cui gestite le spese non riguarda solo il taglio dei costi, ma il miglioramento dell'intera esperienza dei dipendenti e la garanzia dell'accuratezza finanziaria.

Come il Process Mining Sblocca l'Efficienza della Gestione Spese Brex

Il Process Mining offre un approccio rivoluzionario per migliorare la vostra Gestione delle Spese in Brex. Invece di affidarsi a supposizioni, il Process Mining utilizza i dati del log eventi, come i record delle attività eseguite all'interno di Brex, per ricostruire il processo effettivo end-to-end. Analizzando la sequenza e la tempistica degli eventi, come "Resoconto Spese Creato", "Revisione Manageriale in Sospeso" e "Rimborso Eseguito", si ottiene una visibilità ineguagliabile sulle vostre operazioni.

Questa potente capacità analitica consente di identificare con precisione i bottleneck nei vostri workflow di approvazione delle spese. Potete vedere esattamente dove il percorso di un resoconto spese si blocca costantemente, che si tratti di un manager specifico, di una particolare categoria di spesa, o di una fase come "Controllo Policy Eseguito". Il Process Mining vi aiuta a scoprire variazioni di processo inaspettate, cicli comuni di rilavorazione in cui i resoconti vengono ripetutamente rimandati per revisione, e lacune di conformità. Fornisce una risposta basata sui dati alla domanda, "come migliorare la Gestione delle Spese?" mostrandovi le prestazioni e le variazioni del mondo reale, consentendo sforzi mirati di ottimizzazione del processo.

Aree Chiave per Migliorare il Tempo di Ciclo della Gestione Spese

L'applicazione del Process Mining ai vostri dati sulle spese Brex rivela numerose opportunità di miglioramento. Un focus primario è la riduzione del tempo di ciclo complessivo del resoconto spese, dalla presentazione al rimborso. Visualizzando i percorsi effettivi che i resoconti spese intraprendono, potete scoprire inefficienze comuni, come:

  • Bottleneck di Approvazione: Identificate individui o dipartimenti specifici che causano costantemente ritardi nelle fasi di approvazione manageriale o finanziaria. Comprendere questi bottleneck è fondamentale per ridurre il tempo di ciclo complessivo.
  • Rilavorazioni e Revisioni: Analizzate i casi in cui i resoconti spese vengono frequentemente rimandati per revisione, ad esempio da "Finanza Rifiutata" a "Resoconto Spese Rimandato per Revisione". Questo aiuta a individuare errori comuni, informazioni mancanti o problemi di aderenza alla policy.
  • Conformità alle Policy: Rilevate le deviazioni dai percorsi di approvazione standard o i casi in cui i controlli delle policy vengono ignorati o ritardati, garantendo una migliore aderenza e prontezza per gli audit.
  • Opportunità di Automazione: Identificate i passaggi manuali che sono candidati per l'automazione all'interno o all'esterno di Brex, snellendo ulteriormente il processo e riducendo l'errore umano.

Concentrandosi su queste aree, potete influenzare direttamente come ridurre il tempo di ciclo della Gestione delle Spese, rendendo il processo più fluido e prevedibile per tutti i soggetti coinvolti.

Risultati Attesi dai Vostri Sforzi di Ottimizzazione del Processo

L'ottimizzazione del vostro processo di Gestione Spese in Brex tramite il Process Mining produce benefici significativi e misurabili. Potete aspettarvi di vedere:

  • Riduzione del Tempo di Ciclo del Rimborso: Accelerate i tempi in cui i dipendenti ottengono il rimborso, migliorando la soddisfazione e riducendo le richieste al reparto finanziario.
  • Costi Operativi Inferiori: Riducete al minimo il tempo e le risorse spese per la gestione, l'approvazione e la revisione dei resoconti spese, permettendo ai team finanziari di concentrarsi su attività a maggior valore aggiunto.
  • Maggiore Conformità: Garantite una costante aderenza alle policy aziendali sulle spese e ai requisiti normativi, riducendo i rischi finanziari e migliorando i risultati degli audit.
  • Aumento della Soddisfazione dei Dipendenti: Un processo di gestione delle spese più rapido, trasparente e prevedibile migliora significativamente l'esperienza dei dipendenti, favorendo maggiore fiducia e morale.
  • Migliore Gestione del Flusso di Cassa: Una migliore visibilità sui rimborsi futuri e una gestione più snella possono portare a una pianificazione del flusso di cassa più prevedibile.

Questi risultati tangibili dimostrano il valore aziendale diretto della comprensione e del miglioramento dei vostri workflow di spesa, andando oltre la semplice tracciabilità delle spese per ottimizzare proattivamente l'intero processo.

Come Iniziare con l'Ottimizzazione della Gestione Spese Brex

Intraprendere il percorso per ottimizzare la vostra Gestione delle Spese in Brex è più accessibile di quanto pensiate. Sfruttando il Process Mining, trasformate i dati grezzi in insight utilizzabili, fornendo una chiara roadmap per i miglioramenti. Questo approccio basato sui dati elimina le congetture, permettendovi di prendere decisioni informate che portano a risultati tangibili, a beneficio dei vostri dipendenti, del vostro team finanziario e del vostro risultato finale. Fate il primo passo verso un sistema di gestione delle spese più efficiente, conforme e favorevole ai dipendenti oggi stesso.

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Problemi e Sfide Comuni

Identifichi le sfide che la stanno influenzando

I processi di gestione delle spese spesso soffrono di tempi di approvazione prolungati, causando ritardi significativi nei rimborsi ai dipendenti. Ciò non solo incide sulla soddisfazione e sul morale dei dipendenti, ma può anche bloccare il flusso di cassa più a lungo del necessario. In Brex, questi bottleneck possono sorgere in varie fasi, dalla revisione del manager all'approvazione finale del reparto finanziario. ProcessMind scopre precisamente dove si verificano questi ritardi, identificando i passaggi specifici o gli individui che causano i blocchi. Visualizzando il vero flusso dei resoconti spese, La aiutiamo a individuare code inefficienti e La guidiamo verso lo snellimento dei Suoi percorsi di approvazione per garantire rimborsi più rapidi e prevedibili per gli utenti Brex.

Un numero significativo di resoconti spese viene frequentemente rifiutato o rimandato per revisione, portando a frustranti rilavorazioni per dipendenti e team finanziari. Questo continuo avanti e indietro non solo aumenta i costi operativi, ma prolunga anche il tempo complessivo di elaborazione all'interno di Brex. Spesso segnala problemi sottostanti con la chiarezza delle policy o le pratiche di invio. ProcessMind La aiuta a identificare le cause profonde di questi rifiuti, siano esse dovute a violazioni comuni delle policy, informazioni mancanti o istruzioni poco chiare. Analizzando i modelli di rifiuto, Le consentiamo di implementare formazione mirata o aggiustamenti di processo che riducono le rilavorazioni e migliorano i tassi di approvazione al primo passaggio.

Nonostante linee guida chiare, le policy sulle spese sono spesso applicate in modo incoerente tra i diversi dipartimenti o approvatori all'interno di Brex. Ciò può portare a trattamenti iniqui, rischi di non conformità e all'incapacità di controllare accuratamente la spesa. Tali incoerenze rendono difficile mantenere la governance finanziaria e possono esporre l'organizzazione a potenziali audit. ProcessMind fornisce una visione oggettiva di come le policy vengono effettivamente applicate, evidenziando le deviazioni dal processo previsto. Identifichiamo dove sorgono le incoerenze e perché, permettendole di standardizzare i controlli delle policy, ridurre i rischi e garantire un trattamento equo per tutte le presentazioni di resoconti spese.

I dipendenti e i team finanziari spesso faticano con una mancanza di trasparenza riguardo allo stato in tempo reale dei resoconti spese inviati in Brex. Questo porta a frequenti richieste, frustrazione e incertezza su quando avverranno i rimborsi. Senza una chiara visibilità, gestire le aspettative e prevedere il flusso di cassa diventa una sfida. ProcessMind crea una mappa visiva end-to-end del percorso di ogni resoconto spese, rendendo immediatamente chiari il suo stato attuale e i prossimi passaggi. Eliminiamo le congetture, fornendo completa trasparenza nel processo e riducendo l'onere amministrativo delle richieste di stato.

Anche dopo che un resoconto spese è stato completamente approvato in Brex, possono verificarsi ritardi inaspettati prima che il rimborso effettivo venga eseguito e contabilizzato. Questo divario crea frustrazione per i dipendenti che si aspettano pagamenti tempestivi e può complicare la riconciliazione finanziaria. Tali ritardi possono indicare passaggi manuali o fasi post-approvazione inefficienti. ProcessMind misura con precisione il tempo trascorso tra le diverse fasi, in particolare tra l'approvazione finale e l'esecuzione del rimborso. Identificando queste lacune critiche, La aiutiamo a snellire i workflow post-approvazione, garantendo una transizione più fluida dall'approvazione al pagamento.

Col tempo, i workflow di gestione delle spese possono accumulare passaggi ridondanti o subire frequenti, e spesso evitabili, reindirizzamenti dei report in Brex. Queste inefficienze aggiungono tempo e sforzo al processo senza creare valore, aumentando i costi operativi e rallentando i rimborsi. Ciò deriva spesso dall'evoluzione del processo senza una sua rivalutazione. ProcessMind rivela i percorsi reali intrapresi dai report spese, evidenziando qualsiasi deviazione dal processo progettato, inclusi cicli o passaggi superflui. Mappando questi flussi reali, La aiutiamo a identificare ed eliminare le attività superflue, ottimizzando il Suo percorso di approvazione per la massima efficienza.

L'impatto cumulativo dello sforzo manuale, del rilavoro dovuto a rifiuti e dell'elaborazione ritardata aumenta significativamente i costi operativi associati alla gestione delle spese in Brex. Questi costi nascosti possono prosciugare le risorse finanziarie e deviare il tempo del personale da attività più strategiche, influenzando l'efficienza dipartimentale complessiva e la redditività. ProcessMind quantifica l'impatto delle inefficienze sulle Sue risorse e identifica attività specifiche che sono sproporzionatamente costose o dispendiose in termini di tempo. Forniamo approfondimenti basati sui dati per aiutarLa a ridurre gli interventi manuali e ottimizzare l'allocazione delle risorse, portando a risparmi significativi sui costi.

Quando si verificano gli audit, le organizzazioni spesso faticano a dimostrare rapidamente e in modo completo la conformità a tutte le policy sulle spese e ai requisiti normativi. Ricostruire la storia completa di un report spese, specialmente le sue approvazioni e i controlli di policy all'interno di Brex, può essere un compito manuale dispendioso in termini di tempo e impegnativo, che potrebbe portare a rilievi di audit. ProcessMind fornisce un record immutabile e cronologico di ogni azione intrapresa su un report spese, dall'invio al rimborso. Questo audit trail trasparente rende agevole dimostrare la conformità, mostrando quando i controlli di policy sono stati eseguiti e da chi, semplificando così le preparazioni e gli esiti degli audit.

L'analisi spesso rivela che specifici individui, dipartimenti o livelli di approvazione causano costantemente ritardi nel processo di gestione delle spese all'interno di Brex. Questi bottleneck specifici possono rallentare l'intero sistema, portando a arretrati e influenzando in modo sproporzionato la velocità di rimborso per alcuni dipendenti o categorie di spesa. ProcessMind individua esattamente dove si verificano questi bottleneck, identificando specifici approvatori o team che hanno tempi di elaborazione insolitamente lunghi o alti tassi di rifiuto. Questi dati consentono una formazione mirata, un riequilibrio del carico di lavoro o aggiustamenti del processo per alleviare i punti di strozzatura.

Una sfida comune nella gestione delle spese è la frequente presentazione di resoconti con ricevute mancanti, incomplete o illeggibili in Brex. Ciò richiede follow-up manuali, porta al rifiuto dei resoconti e prolunga significativamente il processo di approvazione, contribuendo a inefficienze e aumentando il rischio di non conformità. ProcessMind può tracciare l'occorrenza dell'attività 'Ricevute Allegato' in relazione a 'Resoconto Spese Inviato' e successive reiezioni o revisioni. Comprendendo i modelli relativi ai problemi delle ricevute, La aiutiamo a implementare misure preventive come linee guida di presentazione più chiare o promemoria automatici, migliorando la qualità dei dati fin dall'inizio.

Una categorizzazione e codifica imprecise o incoerenti delle spese in Brex possono portare a errori nella rendicontazione finanziaria, difficoltà nell'analisi dei costi e un aumento del tempo necessario per le correzioni da parte dei team finanziari. Ciò influisce sull'accuratezza del budgeting e sulle decisioni di spesa strategiche, poiché i dati non riflettono veramente la natura della spesa. ProcessMind può analizzare i percorsi e le revisioni relative agli attributi 'Expense Category' e 'Cost Center', identificando dove si verificano frequentemente errori di categorizzazione. Rivelando questi modelli, La aiutiamo a snellire le linee guida di codifica e potenzialmente ad automatizzare la categorizzazione, migliorando l'integrità dei dati e la chiarezza finanziaria.

Obiettivi Tipici

Definisca il significato di successo

Questo obiettivo mira a ridurre significativamente il tempo necessario per l'approvazione dei report spese, dall'invio all'approvazione finale del manager e della finanza. Approvazioni più rapide portano direttamente a rimborsi più veloci per i dipendenti, migliorando la soddisfazione e riducendo l'onere amministrativo sui team. Libera capitale più rapidamente e migliora la liquidità finanziaria complessiva. ProcessMind identifica specifici bottleneck nel Suo processo di approvazione Brex, evidenziando dove si verificano i ritardi e chi è coinvolto. Analizzando i tempi di ciclo per ogni attività come "Revisione Manager in Sospeso" o "Revisione Finanza in Sospeso", Lei può individuare i passaggi inefficienti e implementare miglioramenti mirati, potenzialmente riducendo i tempi di approvazione del 20-30%.

Ridurre il numero di report spese rifiutati minimizza il rilavoro per dipendenti e approvatori, risparmiando tempo e sforzo amministrativi significativi. Un alto tasso di rifiuto spesso segnala policy poco chiare, mancanza di formazione o problemi con la qualità della presentazione iniziale, influenzando il morale dei dipendenti e ritardando rimborsi legittimi. ProcessMind aiuta a scoprire le cause profonde dei rifiuti collegandoli a specifiche attività, come "Controllo Policy Effettuato" o "Report Spese Inviato Indietro per Revisione". Evidenzia le comuni ragioni di rifiuto, come ricevute mancanti o violazioni di policy, consentendoLe di affinare le linee guida, migliorare la formazione o ottimizzare l'esperienza di invio su Brex.

Garantire un'applicazione coerente delle policy sulle spese in tutti i dipartimenti e tra tutti i dipendenti è cruciale per la conformità finanziaria e l'equità. Un'applicazione incoerente può portare a rischi di audit, trattamenti ineguali e una percezione di favoritismo, minando la fiducia e l'integrità operativa all'interno della Sua gestione delle spese Brex. ProcessMind mappa visivamente i flussi di spesa effettivi rispetto alle Sue regole di policy definite. Identifica le deviazioni in cui un "Flag Violazione Policy" viene sollevato ma approvato, o dove specifici approvatori bypassano costantemente i controlli. Questa chiarezza Le consente di rafforzare i controlli, fornire formazione mirata e automatizzare l'aderenza alla policy, garantendo una conformità uniforme.

Una maggiore visibilità sullo stato in tempo reale di ogni resoconto spese riduce le richieste al reparto finanziario, fornisce ai dipendenti informazioni self-service e consente ai manager di affrontare proattivamente i ritardi. Questa trasparenza favorisce una migliore comunicazione e riduce la frustrazione legata al processo di rimborso spese in Brex. ProcessMind fornisce una visione oggettiva e end-to-end del percorso di ogni "ID Resoconto Spese", da "Resoconto Spese Creato" a "Rimborso Eseguito". Visualizzando gli stati attuali e i percorsi storici, è possibile identificare dove gli aggiornamenti di stato sono lenti o poco chiari, consentendo miglioramenti negli strumenti di comunicazione o nell'integrazione di sistema all'interno del Suo ambiente Brex.

Accelerare l'esecuzione effettiva dei rimborsi dopo l'approvazione aumenta significativamente la soddisfazione dei dipendenti e la gestione del flusso di cassa. Ritardi in questa fase, anche dopo l'approvazione, possono erodere la fiducia e causare inconvenienti finanziari ai dipendenti, nonostante i passaggi precedenti siano efficienti in Brex. ProcessMind analizza il divario di tempo tra "Approvato dalla Finanza" e "Rimborso Eseguito". Può scoprire inefficienze operative nelle fasi di passaggio o elaborazione, identificando ritardi manuali o punti di integrazione del sistema che causano rallentamenti. Questa insight consente l'automazione o la riprogettazione del processo per ridurre i tempi di pagamento fino al 40%.

Semplificare i workflow di approvazione eliminando passaggi non necessari, reindirizzamenti o approvazioni ridondanti riduce direttamente il tempo di elaborazione e i costi amministrativi. Un workflow ottimizzato garantisce che i report spese si muovano efficientemente attraverso Brex, coinvolgendo solo le parti necessarie, il che riduce i costi operativi e accelera l'intero ciclo. ProcessMind mappa visivamente tutte le varianti di processo reali, identificando le deviazioni comuni dal percorso ideale, come i cicli non necessari di "Report Spese Inviato Indietro per Revisione". Quantifica l'impatto di queste deviazioni, consentendoLe di semplificare percorsi complessi, consolidare i ruoli di approvazione o introdurre l'automazione per un'elaborazione "straight-through".

Ridurre il costo totale associato all'elaborazione di ogni resoconto spese, inclusi manodopera, utilizzo del sistema e sforzi di correzione, incide direttamente sul risultato finale dell'azienda. Una gestione efficiente delle spese in Brex significa che meno risorse sono impegnate in compiti amministrativi, liberandole per attività più strategiche. ProcessMind quantifica il tempo e il consumo di risorse per ogni attività, da "Resoconto Spese Creato" a "Contabilità Registrata". Identificando le attività con elevato sforzo manuale, frequenti rilavorazioni o lunghi tempi di inattività, La aiuta a individuare le aree per l'automazione o la riprogettazione dei processi, portando a significativi risparmi sui costi per ogni resoconto spese.

Rafforzare la capacità di dimostrare la piena conformità con le normative finanziarie interne ed esterne è vitale per evitare sanzioni, mantenere la reputazione e garantire l'integrità finanziaria. Un robusto audit trail in Brex semplifica gli audit e fornisce fiducia nelle pratiche di gestione delle spese. ProcessMind crea un audit trail immutabile di ogni singolo passaggio e decisione all'interno del processo "ID Report Spese". Evidenzia qualsiasi violazione di policy o deviazione dalle procedure standard, rendendo facile generare report di conformità e dimostrare l'aderenza ai regolamenti mostrando sequenze esatte e parti responsabili.

Distribuire i compiti di approvazione dei resoconti spese in modo più equo tra gli approvatori disponibili previene i bottleneck causati da individui o team sovraccarichi, garantendo un ritmo di approvazione coerente. Ciò previene ritardi e migliora l'efficienza dell'intera catena di approvazione delle spese Brex, promuovendo un carico di lavoro più sostenibile per il personale. ProcessMind identifica specifiche entità "Approver" che frequentemente causano ritardi o hanno volumi sproporzionatamente alti di compiti "Revisione Manageriale in Sospeso" o "Revisione Finanziaria in Sospeso". Visualizzando la distribuzione del carico di lavoro e le prestazioni individuali, è possibile riallocare le risorse, fornire formazione aggiuntiva o modificare le gerarchie di approvazione per ottimizzare il flusso.

Ridurre i casi di ricevute mancanti o incomplete riduce significativamente il rilavoro, evita problemi di conformità e assicura una rendicontazione accurata delle spese. Questo migliora la qualità dei dati all'interno di Brex e riduce l'onere amministrativo di inseguire i dipendenti per la documentazione, accelerando l'elaborazione complessiva. ProcessMind può identificare dove gli eventi "Ricevute Allegato" sono mancanti o in ritardo rispetto a "Report Spese Inviato" o dove i report vengono frequentemente "Inviati Indietro per Revisione" a causa di problemi di documentazione. Analizzando questi schemi, è possibile implementare controlli front-end migliori, promemoria per i dipendenti o formazione per migliorare la qualità della presentazione iniziale.

Un'accurata categorizzazione e codifica delle spese sono fondamentali per una rendicontazione finanziaria, una pianificazione del budget e una conformità fiscale precise. Errori in quest'area possono portare a fondi mal allocati, bilanci finanziari errati e problemi durante gli audit, influenzando direttamente le decisioni finanziarie strategiche prese dai dati Brex. ProcessMind aiuta ad analizzare i modelli negli attributi "Expense Category" e "Cost Center", correlandoli con i percorsi di approvazione e i risultati degli audit. Può evidenziare pratiche di codifica incoerenti o aree in cui la ricategorizzazione manuale è frequente, consentendoLe di affinare le regole di categorizzazione, fornire linee guida più chiare o automatizzare i suggerimenti di codifica.

Il Percorso di Miglioramento in 6 Fasi per la Gestione delle Spese

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Esporti i Suoi Dati Brex
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Cosa fare

Scarichi il template Excel pre-formattato progettato per i dati di gestione delle spese. Questo assicura che i Suoi dati da Brex siano strutturati correttamente per l'analisi.

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Perché è importante

Una struttura dati standardizzata è cruciale per un'analisi di processo accurata ed efficiente, ponendo le basi per insight affidabili.

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Un template Excel pronto per essere compilato con i Suoi dati di spesa Brex.

LE SUE SCOPERTE

Scopri i Segreti del Flusso Spese Brex per Rimborsi Rapidi

ProcessMind rivela il vero flusso della Sua gestione spese Brex, visualizzando ogni passaggio ed esponendo le inefficienze. Ottenga approfondimenti chiari su ritardi e rischi di conformità, permettendo un'ottimizzazione informata.
  • Visualizzi i percorsi reali di approvazione delle spese Brex
  • Identificare i bottleneck e i ritardi esatti del workflow
  • Identifichi le richieste di rimborso non conformi
  • Ottimizza per rimborsi più rapidi e costi inferiori
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
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Design your optimized process
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RISULTATI TIPICI

Cosa le Organizzazioni Ottengono nella Gestione delle Spese

Sfruttando il Process Mining sui Suoi dati di spesa Brex, le organizzazioni ottengono insight chiari sui modelli di spesa, identificano i bottleneck e individuano opportunità per snellire i workflow. Questi insight portano a miglioramenti significativi in efficienza, controllo dei costi e conformità alle policy.

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Rimborsi più Veloci

Riduzione del tempo di elaborazione end-to-end

I dipendenti ricevono i rimborsi molto più rapidamente, migliorando la soddisfazione e riducendo lo stress finanziario. Ciò si ottiene identificando ed eliminando i bottleneck nelle fasi di approvazione e pagamento.
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Tasso di Rifiuto Ridotto

Diminuzione dei resoconti non conformi o errati

Meno resoconti spese vengono rifiutati, risparmiando tempo sia per i dipendenti che per gli approvatori, riducendo le rilavorazioni e garantendo che le presentazioni rispettino le linee guida delle policy fin dall'inizio.
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Maggiore Aderenza alle Policy

Meno violazioni delle policy rilevate

La proporzione di report spese che violano la policy aziendale diminuisce significativamente, rafforzando i controlli interni e garantendo una migliore governance finanziaria. Questo migliora la conformità complessiva e riduce il rischio.
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Approvazioni Semplificate

Workflow di approvazione semplificati

I processi di approvazione diventano meno complessi, eliminando passaggi non necessari e riducendo il tempo medio che i manager dedicano alla revisione dei resoconti. Questo rende il processo più efficiente per tutti i soggetti coinvolti.
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Costi di rilavorazione inferiori

Diminuzione dei resoconti rimandati per revisione

Meno resoconti spese richiedono revisioni, portando a notevoli risparmi nei costi operativi e nel tempo precedentemente dedicato alla correzione di errori e alle nuove presentazioni.

I risultati variano in base alla complessità del Suo processo di gestione delle spese, ai livelli di automazione attuali e alla qualità dei dati. Queste cifre rappresentano miglioramenti tipici osservati in diverse implementazioni.

Dati Consigliati

Inizia con gli attributi e le attività più importanti, poi espandi secondo necessità.
È nuovo agli event log? Impari come creare un event log di Process Mining.

Attributi

Punti dati chiave da acquisire per l'analisi

L'identificatore unico per un report spese, che funge da identificatore primario del caso per tracciarne il ciclo di vita.

Perché è importante

Questo ID è essenziale per tracciare l'intero ciclo di vita di un report spese, consentendo l'analisi dei tempi di ciclo, dei bottleneck e delle deviazioni di processo.

Il nome di uno specifico evento o attività avvenuta all'interno del ciclo di vita del report spese.

Perché è importante

Questo attributo è critico per la costruzione della mappa di processo e per comprendere la sequenza di eventi che ogni report spese attraversa.

Il timestamp che indica quando una specifica attività o un evento si è verificato.

Perché è importante

Il timestamp è essenziale per il calcolo di tutte le metriche basate sul tempo, come i tempi di ciclo e i tempi di attesa, cruciali per identificare i ritardi.

Il valore monetario totale del report spese.

Perché è importante

Questo attributo consente l'analisi finanziaria, come l'identificazione di report spese di alto valore che potrebbero richiedere maggiore controllo o avere tempi di approvazione più lunghi.

Il dipartimento del dipendente che ha inviato il report spese.

Perché è importante

Consente di filtrare e confrontare le prestazioni del processo tra diverse unità aziendali, aiutando a identificare problemi o tendenze specifiche dei dipartimenti.

L'utente che ha eseguito l'attività, come il manager che ha approvato il report.

Perché è importante

Identifica la persona specifica responsabile di un'azione, consentendo l'analisi del carico di lavoro, il monitoraggio delle prestazioni e l'identificazione dei bottleneck a livello individuale.

Lo stato attuale del report spese nel suo ciclo di vita.

Perché è importante

Fornisce un'istantanea attuale della posizione di un report spese nel workflow, essenziale per i dashboard operativi e il monitoraggio dello stato.

Un flag booleano che indica se il resoconto spese è stato contrassegnato per una violazione della policy.

Perché è importante

Supporta direttamente il monitoraggio della conformità e aiuta a quantificare l'impatto delle violazioni delle policy sull'efficienza del processo e sulle rilavorazioni.

Attività

Fasi del processo da tracciare e ottimizzare

Questa attività segna l'inizio di un report spese da parte di un dipendente. Il sistema cattura questo evento quando viene generato un nuovo record di report spese, sia come bozza che con le voci di spesa iniziali aggiunte.

Perché è importante

Questo è l'evento di inizio primario per il processo. Analizzare il tempo da questo punto all'invio aiuta a comprendere il comportamento dei dipendenti e potenziali ritardi nella segnalazione delle spese.

Questa attività si verifica quando il dipendente invia formalmente il report spese completato per l'approvazione. È un'azione chiave guidata dall'utente che cambia lo stato del report da 'Bozza' o 'Aperto' a 'In Attesa di Approvazione'.

Perché è importante

Questa è una milestone importante che avvia ufficialmente il workflow di approvazione. Il tempo tra l'invio e l'approvazione finale è una componente critica del tempo di ciclo complessivo.

Il manager di primo livello ha revisionato il report spese e lo ha approvato per l'ulteriore elaborazione. Questo è un punto decisionale chiave che sposta il report alla fase successiva, tipicamente revisione finanziaria o approvazione automatica.

Perché è importante

Questa milestone completa il passaggio di approvazione iniziale. È essenziale per tracciare i tempi del ciclo di approvazione, il carico di lavoro del manager e il 'Tasso di Approvazione al Primo Passaggio'.

Un approvatore, manager o reparto finanziario, rimanda il resoconto al dipendente per la correzione. Questo si differenzia da un rifiuto definitivo e avvia un ciclo di rilavorazione.

Perché è importante

Questa attività è il principale indicatore di rilavoro. Tracciarne la frequenza è essenziale per il KPI 'Tasso di Rilavorazione Report Spese' e per il dashboard 'Analisi Violazioni Policy e Rilavorazioni'.

Il dipartimento finanziario ha completato la sua revisione e ha dato l'approvazione finale per il report spese. Questo è l'ultimo passaggio di approvazione prima che il rimborso venga elaborato.

Perché è importante

Questa è una milestone critica che autorizza il pagamento. È il punto finale per misurare l'intero ciclo di approvazione e il punto di partenza per misurare il KPI 'Ritardo nell'Esecuzione del Rimborso'.

Questa attività segna il momento in cui il pagamento viene effettivamente erogato al dipendente. Questo è il passaggio finale dal punto di vista del dipendente e una conclusione di successo del processo.

Perché è importante

Questo è il punto finale di successo primario del processo. È richiesto per calcolare i KPI 'Tempo Medio di Ciclo End-to-End' e 'Ritardo nell'Esecuzione del Rimborso', influenzando direttamente la soddisfazione dei dipendenti.

Rappresenta il passaggio finale in cui i dati delle spese vengono registrati con successo nel libro mastro generale o nel sistema ERP dell'azienda. Questo conclude la riconciliazione finanziaria del report spese.

Perché è importante

Questa attività conferma che il processo è completo da una prospettiva contabile finanziaria. I ritardi tra rimborso e registrazione possono indicare problemi di integrazione del sistema o di workflow contabili.

FAQ

Domande frequenti

Il Process Mining analizza i Suoi log delle transazioni Brex per visualizzare il flusso effettivo dei report spese. Identifica i bottleneck, scopre le deviazioni dalle policy e individua aree come cicli di approvazione lunghi o rifiuti frequenti. Questo approfondimento Le consente di ottimizzare i workflow e ridurre i costi di elaborazione.

Il Process Mining può rivelare i passaggi esatti che causano ritardi nelle approvazioni e nei rimborsi, identificare gli approvatori con carichi di lavoro elevati ed evidenziare un'applicazione inconsistente delle policy. Aiuta anche a individuare le cause profonde di alti tassi di rifiuto e reindirizzamenti non necessari, migliorando l'efficienza complessiva e la conformità.

Ha bisogno principalmente di dati di Event Log che includano un identificatore di caso, di solito l'ID della nota spese, un nome di attività per ogni passaggio e un timestamp per quando ogni attività è avvenuta. Questi dati consentono allo strumento di Process Mining di ricostruire il percorso completo di ogni nota spese.

Può aspettarsi approvazioni delle note spese più rapide, un tasso di rifiuto inferiore e un'applicazione più coerente delle politiche. Il Process Mining aiuta a ottimizzare i workflow, riducendo i costi di elaborazione e rafforzando la preparazione alla conformità degli audit. In definitiva, offre un processo di gestione delle spese più efficiente e trasparente.

L'estrazione dei dati da Brex implica tipicamente l'utilizzo delle sue funzionalità di reporting o l'accesso API per ottenere log dettagliati delle attività dei resoconti spese. Sarà necessario identificare i campi corrispondenti all'ID del resoconto spese, al nome dell'attività e al timestamp per ogni evento. La consultazione della documentazione o del supporto Brex può fornire metodi di estrazione specifici.

Gli insight iniziali possono spesso essere generati in pochi giorni o settimane, a seconda della disponibilità e della complessità dei dati. Il tempo coinvolge principalmente l'estrazione, la pulizia e il caricamento dei dati in uno strumento di Process Mining. Seguiranno poi l'analisi successiva e l'identificazione di raccomandazioni actionable.

Sebbene sia richiesto un software specializzato per il Process Mining, di solito non sono necessarie competenze di programmazione approfondite per l'analisi una volta che i dati sono preparati. La familiarità con i concetti di analisi dei dati e la comprensione del Suo processo di gestione spese Brex sono vantaggiose. Alcuni strumenti offrono interfacce intuitive per gli utenti aziendali.

No, il Process Mining è una tecnica analitica non invasiva. Funziona analizzando le esportazioni di dati storici da Brex, quindi non interferisce con il Suo sistema di gestione delle spese attivo o con le attività degli utenti in corso. L'analisi avviene in modo indipendente, fornendo approfondimenti senza interruzioni operative.

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