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Migliori la gestione delle note spese

Guida in 6 passaggi per ottimizzare i processi di gestione delle note spese in Brex
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Ottimizzi la gestione delle spese in Brex per rimborsi più rapidi

La gestione delle note spese può nascondere inefficienze che causano ritardi e rischi di non conformità. La aiutiamo a individuare con precisione i colli di bottiglia nei flussi di approvazione delle note spese e a definire interventi pratici. Scopra come semplificare le operazioni, ridurre i costi e migliorare la soddisfazione dei dipendenti.

Scarichi il nostro template dei dati preconfigurato e affronti le sfide più comuni per raggiungere i Suoi obiettivi di efficienza. Segua il nostro piano di miglioramento in sei fasi e consulti la guida al template dei dati per trasformare le Sue attività.

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Perché è importante ottimizzare il processo di gestione delle spese in Brex

La gestione delle spese è una funzione aziendale fondamentale, che incide direttamente sulla solidità finanziaria, sulla soddisfazione dei dipendenti e sulla conformità. Anche con piattaforme avanzate come Brex, che semplificano la gestione delle carte aziendali, delle spese e dei pagamenti delle fatture, nei flussi di lavoro di gestione delle spese possono emergere inefficienze difficili da individuare. Controlli manuali, ritardi nelle approvazioni e frequenti rilavorazioni possono generare costi operativi significativi, creare disagi ai dipendenti in attesa dei rimborsi ed esporre l’organizzazione a rischi di conformità. Per individuare questi problemi onerosi è essenziale capire come si svolge davvero il processo, dalla creazione della nota spese alla registrazione contabile finale.

Senza una visione chiara basata sui dati, le organizzazioni si affidano spesso a testimonianze aneddotiche o a report statici, che mostrano solo singoli frammenti del processo complessivo. Diventa così difficile individuare le cause profonde dei ritardi o delle violazioni delle policy. Un processo di gestione delle spese inefficiente in Brex non grava soltanto sui team finanziari, costretti a svolgere attività aggiuntive, ma incide anche sul flusso di cassa e può ridurre la fiducia dei dipendenti. Ottimizzare la gestione delle spese non significa solo contenere i costi: significa migliorare l’intera esperienza dei dipendenti e garantire l’accuratezza dei dati finanziari.

Come il Process Mining migliora l’efficienza della gestione delle spese in Brex

Il Process Mining offre un nuovo approccio per migliorare la gestione delle spese in Brex. Invece di basarsi su supposizioni, utilizza i dati dell’Event Log, come le registrazioni delle attività svolte in Brex, per ricostruire il processo effettivo da un’estremità all’altra. Analizzando la sequenza e la tempistica degli eventi, ad esempio «Nota spese creata», «In attesa della revisione del responsabile» e «Rimborso eseguito», può ottenere una visione dettagliata delle operazioni.

Questa capacità di analisi consente di individuare con precisione i colli di bottiglia nei flussi di approvazione delle spese. Può vedere esattamente in quale punto il percorso di una nota spese tende a bloccarsi, che si tratti di un responsabile specifico, di una determinata categoria di spesa o di una fase come «Controllo della policy eseguito». Il Process Mining aiuta a individuare variazioni inattese del processo, cicli di rilavorazione ricorrenti in cui le note spese vengono rimandate più volte per una revisione e lacune di conformità. Offre una risposta basata sui dati alla domanda «come migliorare la gestione delle spese?», mostrando le prestazioni effettive e le variazioni del processo, così da orientare gli interventi di ottimizzazione.

Aree prioritarie per ridurre il tempo di ciclo della gestione delle spese

Applicando il Process Mining ai dati delle spese in Brex, emergono numerose opportunità di miglioramento. Un obiettivo prioritario è ridurre il tempo complessivo necessario per completare una nota spese, dall’invio al rimborso. Visualizzando i percorsi effettivi delle note spese, è possibile individuare inefficienze ricorrenti, come:

  • Colli di bottiglia nelle approvazioni: individui o reparti specifici che causano regolarmente ritardi nelle fasi di approvazione da parte dei responsabili o del team finanziario. Capire dove si formano questi colli di bottiglia è fondamentale per ridurre il tempo di ciclo complessivo.
  • Rilavorazioni e revisioni: casi in cui le note spese vengono spesso rimandate per una revisione, ad esempio passando da «Rifiutata dal team finanziario» a «Nota spese rinviata per revisione». L’analisi aiuta a individuare errori ricorrenti, informazioni mancanti o problemi di rispetto delle policy.
  • Conformità alle policy: scostamenti dai percorsi di approvazione standard e casi in cui i controlli delle policy vengono saltati o ritardati, per garantire un rispetto più rigoroso delle regole e una maggiore preparazione agli audit.
  • Opportunità di automazione: passaggi manuali che potrebbero essere automatizzati all’interno o all’esterno di Brex, per semplificare ulteriormente il processo e ridurre gli errori umani.

Concentrandosi su queste aree, è possibile ridurre direttamente il tempo di ciclo della gestione delle spese e rendere il processo più fluido e prevedibile per tutte le persone coinvolte.

Risultati attesi dagli interventi di ottimizzazione dei processi

Ottimizzare con il Process Mining il processo di gestione delle spese in Brex porta benefici significativi e misurabili. È possibile ottenere:

  • Riduzione dei tempi di rimborso: i dipendenti ricevono i rimborsi più rapidamente, con un aumento della soddisfazione e meno richieste di aggiornamento rivolte al team finanziario.
  • Costi operativi inferiori: si riducono il tempo e le risorse dedicati alla gestione, all’approvazione e alla verifica delle note spese, consentendo ai team finanziari di concentrarsi su attività di maggior valore.
  • Maggiore conformità: si garantisce un rispetto più costante delle policy aziendali sulle spese e dei requisiti normativi, riducendo i rischi finanziari e migliorando gli esiti degli audit.
  • Maggiore soddisfazione dei dipendenti: un processo di gestione delle spese più rapido, trasparente e prevedibile migliora sensibilmente l’esperienza dei dipendenti e rafforza fiducia e motivazione.
  • Gestione più efficace del flusso di cassa: una migliore visibilità sui rimborsi in arrivo e una gestione più snella consentono di pianificare il flusso di cassa con maggiore prevedibilità.

Questi risultati concreti dimostrano il valore aziendale di comprendere e migliorare i flussi di lavoro relativi alle spese: non si tratta soltanto di monitorarle, ma di ottimizzare proattivamente l’intero processo.

Come iniziare a ottimizzare la gestione delle spese in Brex

Avviare un percorso di ottimizzazione della gestione delle spese in Brex è più semplice di quanto possa sembrare. Con il Process Mining, i dati grezzi diventano indicazioni utili per intervenire e una guida chiara ai miglioramenti da apportare. Questo approccio basato sui dati elimina le supposizioni e consente di prendere decisioni informate, capaci di produrre risultati concreti a vantaggio dei dipendenti, del team finanziario e dei risultati aziendali. Faccia oggi il primo passo verso un sistema di gestione delle spese più efficiente, conforme e attento alle esigenze dei dipendenti.

Gestione delle spese Approvazione delle spese Processo di rimborso Operazioni finanziarie Verifica della conformità Controllo dei costi Rimborso ai dipendenti Gestione delle spese Spese di viaggio Spese dei dipendenti Rendicontazione delle spese T&E

Problemi e sfide comuni

Individui le sfide che La riguardano

Nei processi di gestione delle spese, i tempi di approvazione spesso si allungano, ritardando sensibilmente i rimborsi ai dipendenti. Questo non incide soltanto sulla loro soddisfazione e motivazione, ma può anche immobilizzare liquidità più a lungo del necessario. In Brex, i colli di bottiglia possono presentarsi in diverse fasi, dalla revisione del responsabile all’approvazione finale del team finanziario. ProcessMind individua con precisione i punti in cui si verificano i ritardi e i passaggi o le persone che li causano. Visualizzando il percorso effettivo delle note spese, aiuta a individuare le code inefficienti e a semplificare i percorsi di approvazione, per garantire rimborsi più rapidi e prevedibili agli utenti di Brex.

Un numero significativo di note spese viene spesso rifiutato o rinviato per una revisione, costringendo dipendenti e team finanziari a ripetere attività e controlli. Questo continuo scambio aumenta i costi operativi e allunga i tempi complessivi di elaborazione in Brex. Spesso è il segnale di policy poco chiare o di problemi nelle modalità di invio. ProcessMind aiuta a individuare le cause profonde dei rifiuti, che possono dipendere da violazioni ricorrenti delle policy, informazioni mancanti o istruzioni poco chiare. Analizzando gli schemi dei rifiuti, consente di introdurre formazione mirata o modifiche al processo, riducendo le rilavorazioni e aumentando la percentuale di approvazioni al primo tentativo.

Anche in presenza di linee guida chiare, in Brex le policy sulle spese vengono spesso applicate in modo diverso da un reparto o da un responsabile all’altro. Questo può tradursi in trattamenti iniqui, rischi di conformità e difficoltà nel controllare con precisione le spese. Le incoerenze rendono più difficile mantenere una governance finanziaria efficace e possono esporre l’organizzazione a verifiche. ProcessMind mostra in modo oggettivo come vengono applicate le policy nella pratica e mette in evidenza gli scostamenti dal processo previsto. Individua dove e perché si verificano le differenze, consentendo di uniformare i controlli, ridurre i rischi e garantire un trattamento equo di tutte le note spese.

Dipendenti e team finanziari spesso non riescono a conoscere in tempo reale lo stato delle note spese inviate in Brex. Ne derivano richieste frequenti di aggiornamento, frustrazione e incertezza sui tempi dei rimborsi. Senza una visione chiara, diventa difficile gestire le aspettative e prevedere il flusso di cassa. ProcessMind crea una mappa visiva completa del percorso di ogni nota spese, rendendo subito chiari lo stato attuale e i passaggi successivi. Elimina le supposizioni, offre piena trasparenza sul processo e riduce il carico amministrativo legato alle richieste di aggiornamento.

Anche dopo l’approvazione completa di una nota spese in Brex, possono verificarsi ritardi imprevisti prima che il rimborso venga effettivamente eseguito e registrato. Questa attesa crea frustrazione nei dipendenti, che si aspettano di ricevere il pagamento in tempi brevi, e può complicare la riconciliazione finanziaria. I ritardi possono dipendere da passaggi manuali o da attività inefficienti successive all’approvazione. ProcessMind misura con precisione il tempo che intercorre tra le diverse fasi, in particolare tra l’approvazione finale e l’esecuzione del rimborso. Individuando queste lacune, aiuta a semplificare i flussi di lavoro successivi all’approvazione e a rendere più fluido il passaggio dall’approvazione al pagamento.

Con il tempo, nei flussi di lavoro per la gestione delle spese possono accumularsi passaggi ridondanti o verificarsi frequenti reindirizzamenti evitabili delle note spese in Brex. Queste inefficienze allungano il processo e richiedono più lavoro senza aggiungere valore, aumentando i costi operativi e ritardando i rimborsi. Spesso sono il risultato dell’evoluzione del processo senza una successiva revisione. ProcessMind mostra i percorsi effettivi delle note spese e mette in evidenza gli scostamenti dal processo previsto, inclusi cicli o passaggi non necessari. Mappando i flussi reali, aiuta a individuare ed eliminare le attività superflue e a rendere più efficiente l’instradamento delle approvazioni.

Il lavoro manuale, le rilavorazioni dovute ai rifiuti e i ritardi nell’elaborazione fanno aumentare sensibilmente i costi operativi della gestione delle spese in Brex. Questi costi nascosti assorbono risorse finanziarie e sottraggono tempo al personale, che potrebbe dedicarlo ad attività più strategiche, riducendo l’efficienza e la redditività complessive del reparto. ProcessMind quantifica l’impatto delle inefficienze sulle risorse e individua le attività che richiedono costi o tempi sproporzionati. Fornisce indicazioni basate sui dati per ridurre gli interventi manuali e ottimizzare l’allocazione delle risorse, ottenendo risparmi significativi.

Quando si svolgono gli audit, spesso le organizzazioni faticano a dimostrare in modo rapido e completo il rispetto di tutte le policy sulle spese e dei requisiti normativi. Ricostruire l’intera cronologia di una nota spese, in particolare le approvazioni e i controlli delle policy in Brex, può richiedere molto tempo e un lavoro manuale complesso, con il rischio di rilievi durante l’audit. ProcessMind fornisce una registrazione cronologica e non modificabile di ogni azione relativa a una nota spese, dall’invio al rimborso. Questa traccia di audit trasparente semplifica la dimostrazione della conformità, indicando quando sono stati eseguiti i controlli delle policy e da chi, e agevolando la preparazione e lo svolgimento degli audit.

L’analisi spesso rivela che determinate persone, reparti o livelli di approvazione causano regolarmente ritardi nel processo di gestione delle note spese in Brex. Questi colli di bottiglia possono rallentare l’intero processo, creare arretrati e incidere in modo sproporzionato sui tempi di rimborso di alcuni dipendenti o di determinate categorie di spesa. ProcessMind individua con precisione i punti in cui si formano i colli di bottiglia e i responsabili o i team con tempi di elaborazione insolitamente lunghi o tassi di rifiuto elevati. Questi dati consentono di intervenire con formazione mirata, una migliore distribuzione del carico di lavoro o modifiche al processo.

Nella gestione delle spese è frequente che le note spese inviate in Brex siano prive di ricevute, le riportino in modo incompleto o includano documenti illeggibili. Questo richiede verifiche manuali, può portare al rifiuto delle note spese e prolunga sensibilmente le approvazioni, creando inefficienze e aumentando il rischio di non conformità. ProcessMind può monitorare l’attività «Ricevute allegate» in relazione a «Nota spese inviata» e ai successivi rifiuti o alle revisioni. Comprendendo gli schemi ricorrenti dei problemi relativi alle ricevute, è possibile introdurre misure preventive, come istruzioni più chiare per l’invio o promemoria automatici, migliorando la qualità dei dati fin dall’inizio.

Una classificazione o codifica imprecisa e incoerente delle spese in Brex può causare errori nei report finanziari, rendere più difficile l’analisi dei costi e richiedere al team finanziario più tempo per le correzioni. Ne risentono l’accuratezza del budget e le decisioni strategiche sulle spese, perché i dati non rappresentano fedelmente la natura dei costi. ProcessMind può analizzare i percorsi e le revisioni associati agli attributi «Categoria di spesa» e «Centro di costo», individuando i casi ricorrenti di classificazione errata. Questi schemi aiutano a semplificare le linee guida per la codifica e, se opportuno, ad automatizzare la classificazione, migliorando l’integrità dei dati e la chiarezza finanziaria.

Obiettivi tipici

Definisca i criteri di successo

L’obiettivo è ridurre sensibilmente il tempo necessario per approvare le note spese, dall’invio all’approvazione finale del responsabile e del team finanziario. Approvazioni più rapide consentono di rimborsare prima i dipendenti, aumentandone la soddisfazione e riducendo il carico amministrativo dei team. Inoltre, rendono disponibili prima le risorse e migliorano la liquidità complessiva. ProcessMind individua i colli di bottiglia nel processo di approvazione in Brex, mostrando dove si verificano i ritardi e chi è coinvolto. Analizzando i tempi di ciclo di ogni attività, come «In attesa della revisione del responsabile» o «In attesa della revisione del team finanziario», è possibile individuare i passaggi inefficienti e introdurre miglioramenti mirati, riducendo potenzialmente i tempi di approvazione del 20-30%.

Ridurre il numero di note spese rifiutate significa limitare le rilavorazioni per dipendenti e responsabili e risparmiare tempo e lavoro amministrativo. Un tasso di rifiuto elevato spesso segnala policy poco chiare, formazione insufficiente o problemi nella qualità delle informazioni inviate, con effetti sulla motivazione dei dipendenti e sui tempi dei rimborsi dovuti. ProcessMind aiuta a individuare le cause profonde dei rifiuti collegandoli ad attività specifiche, come «Controllo della policy eseguito» o «Nota spese rinviata per revisione». Mette in evidenza i motivi ricorrenti, ad esempio ricevute mancanti o violazioni delle policy, consentendo di aggiornare le linee guida, migliorare la formazione o semplificare l’invio delle note spese in Brex.

Applicare le policy sulle spese in modo uniforme a tutti i reparti e dipendenti è fondamentale per garantire la conformità finanziaria e un trattamento equo. Un’applicazione incoerente può comportare rischi durante gli audit, disparità di trattamento e la percezione di favoritismi, minando la fiducia e l’integrità operativa nella gestione delle spese in Brex. ProcessMind mappa visivamente i flussi effettivi delle spese e li confronta con le regole definite nelle policy. Individua gli scostamenti, ad esempio quando viene segnalata una «Violazione della policy» ma la nota spese viene comunque approvata, o quando determinati responsabili saltano regolarmente i controlli. Questa visibilità consente di rafforzare i controlli, offrire formazione mirata e automatizzare il rispetto delle policy, garantendo un’applicazione uniforme.

Una maggiore visibilità in tempo reale sullo stato di ogni nota spese riduce le richieste di aggiornamento rivolte al team finanziario, consente ai dipendenti di consultare autonomamente le informazioni e permette ai responsabili di intervenire in anticipo sui ritardi. Questa trasparenza migliora la comunicazione e riduce la frustrazione legata ai rimborsi in Brex. ProcessMind offre una visione oggettiva e completa del percorso di ogni «ID nota spese», da «Nota spese creata» a «Rimborso eseguito». Visualizzando gli stati attuali e i percorsi storici, è possibile individuare gli aggiornamenti di stato lenti o poco chiari e migliorare gli strumenti di comunicazione o l’integrazione dei sistemi nell’ambiente Brex.

Eseguire i rimborsi più rapidamente dopo l’approvazione aumenta sensibilmente la soddisfazione dei dipendenti e migliora la gestione del flusso di cassa. Anche dopo l’approvazione, i ritardi possono compromettere la fiducia e creare difficoltà finanziarie ai dipendenti, nonostante le fasi precedenti in Brex siano state efficienti. ProcessMind analizza il tempo che intercorre tra «Approvato dal team finanziario» e «Rimborso eseguito». Può individuare inefficienze operative nei passaggi di consegna o nelle fasi di elaborazione, oltre a ritardi manuali o punti critici nell’integrazione dei sistemi. Queste informazioni consentono di valutare l’automazione o una riprogettazione del processo, con una possibile riduzione dei tempi di pagamento fino al 40%.

Semplificare i flussi di approvazione eliminando passaggi non necessari, reindirizzamenti o approvazioni ridondanti riduce direttamente i tempi di elaborazione e il carico amministrativo. Un flusso di lavoro ottimizzato fa sì che le note spese avanzino in Brex in modo efficiente e coinvolge solo le persone necessarie, riducendo i costi operativi e accelerando l’intero processo. ProcessMind mappa visivamente tutte le varianti effettive del processo e individua gli scostamenti ricorrenti dal percorso ideale, come i cicli non necessari in cui una «Nota spese viene rinviata per revisione». Quantifica l’impatto di questi scostamenti, consentendo di semplificare i percorsi complessi, accorpare i ruoli di approvazione o introdurre l’automazione per l’elaborazione diretta.

Ridurre il costo totale di elaborazione di ogni nota spese, compresi il lavoro, l’utilizzo dei sistemi e le attività di correzione, incide direttamente sui risultati aziendali. Una gestione efficiente delle spese in Brex richiede meno risorse per le attività amministrative e le rende disponibili per iniziative più strategiche. ProcessMind quantifica il tempo e le risorse impiegati in ogni attività, da «Nota spese creata» a «Registrazione contabile effettuata». Individuando le attività che richiedono molto lavoro manuale, comportano rilavorazioni frequenti o presentano lunghi tempi di inattività, aiuta a definire gli interventi di automazione o riprogettazione del processo, riducendo sensibilmente il costo per nota spese.

Dimostrare il pieno rispetto delle normative finanziarie interne ed esterne è fondamentale per evitare sanzioni, tutelare la reputazione e garantire l’integrità finanziaria. Una traccia di audit completa in Brex semplifica le verifiche e offre maggiori garanzie sulle modalità di gestione delle spese. ProcessMind crea una traccia di audit non modificabile di ogni passaggio e decisione nel processo relativo all’«ID nota spese». Evidenzia le violazioni delle policy e gli scostamenti dalle procedure standard, semplificando la creazione di report sulla conformità e la dimostrazione del rispetto delle norme attraverso la sequenza esatta degli eventi e l’indicazione dei responsabili.

Distribuire in modo più uniforme le attività di approvazione delle note spese tra i responsabili disponibili evita i colli di bottiglia causati da persone o team sovraccarichi e mantiene costanti i tempi di approvazione. In questo modo si riducono i ritardi e migliora l’efficienza dell’intera catena di approvazione delle spese in Brex, rendendo più sostenibile il carico di lavoro del personale. ProcessMind individua i responsabili delle approvazioni che causano spesso ritardi o gestiscono volumi sproporzionati di attività «In attesa della revisione del responsabile» o «In attesa della revisione del team finanziario». Visualizzando la distribuzione del carico di lavoro e i risultati individuali, è possibile riallocare le risorse, offrire ulteriore formazione o modificare i livelli di approvazione per rendere più fluido il processo.

Ridurre i casi di ricevute mancanti o incomplete limita sensibilmente le rilavorazioni, evita problemi di conformità e garantisce una rendicontazione accurata delle spese. Migliora inoltre la qualità dei dati in Brex e riduce il lavoro amministrativo necessario per sollecitare i dipendenti a fornire la documentazione, accelerando l’elaborazione complessiva. ProcessMind può individuare gli eventi «Ricevute allegate» mancanti o in ritardo rispetto a «Nota spese inviata» e i casi in cui le note spese vengono spesso «Rinviate per revisione» a causa di problemi con la documentazione. Analizzando questi schemi, è possibile introdurre controlli iniziali più efficaci, promemoria per i dipendenti o attività di formazione, migliorando la qualità delle informazioni inviate fin dal primo tentativo.

Classificare e codificare correttamente le spese è fondamentale per garantire l’accuratezza dei report finanziari, del budget e degli adempimenti fiscali. Gli errori possono comportare un’allocazione errata dei fondi, rendiconti finanziari imprecisi e problemi durante gli audit, incidendo direttamente sulle decisioni finanziarie strategiche basate sui dati di Brex. ProcessMind analizza gli schemi degli attributi «Categoria di spesa» e «Centro di costo» e li mette in relazione con i percorsi di approvazione e gli esiti degli audit. Può evidenziare pratiche di codifica incoerenti o casi frequenti di riclassificazione manuale, consentendo di perfezionare le regole di classificazione, fornire indicazioni più chiare o automatizzare i suggerimenti di codifica.

Il percorso di miglioramento della gestione delle spese in 6 passaggi

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Esporti i dati di Brex
3

Carichi il set di dati
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Analizzi il processo di gestione delle spese
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Monitori il processo in Brex
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Cosa fare

Ottenga il template Excel già formattato per i dati di gestione delle spese, così da strutturare correttamente i dati di Brex per l’analisi.

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Perché è importante

Una struttura standardizzata dei dati è fondamentale per analizzare i processi in modo accurato ed efficiente e costituisce la base per ottenere indicazioni affidabili.

Risultato atteso

Un template Excel pronto per inserire i dati delle spese in Brex.

LE SUE SCOPERTE

Scopra come accelerare i rimborsi analizzando il flusso delle note spese in Brex

ProcessMind mostra come si svolge davvero la gestione delle note spese in Brex, visualizzando ogni passaggio e mettendo in luce le inefficienze. Ottenga informazioni chiare su ritardi e rischi di non conformità per prendere decisioni consapevoli e ottimizzare il processo.
  • Visualizzi i percorsi effettivi di approvazione delle note spese in Brex
  • Individui con precisione i colli di bottiglia e i ritardi nei flussi di lavoro
  • Individui le note spese non conformi
  • Ottimizzi il processo per accelerare i rimborsi e ridurre i costi
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
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RISULTATI TIPICI

I risultati ottenuti nella gestione delle note spese

Applicando il Process Mining ai dati delle note spese di Brex, le organizzazioni ottengono una visione chiara delle abitudini di spesa, individuano i colli di bottiglia e identificano le opportunità per semplificare i flussi di lavoro. Queste informazioni contribuiscono a migliorare sensibilmente l’efficienza, il controllo dei costi e il rispetto delle regole aziendali.

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Rimborsi più rapidi

Riduzione del tempo di elaborazione end-to-end

I dipendenti ricevono i rimborsi molto più rapidamente, con un conseguente aumento della soddisfazione e una minore pressione finanziaria. Il risultato si ottiene individuando ed eliminando i colli di bottiglia nelle fasi di approvazione e pagamento.
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Riduzione dei rifiuti

Meno note spese non conformi o errate

Si riduce il numero di note spese respinte, facendo risparmiare tempo sia ai dipendenti sia agli approvatori: diminuiscono le rilavorazioni e le richieste vengono presentate correttamente fin dall’inizio, nel rispetto delle regole aziendali.
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Maggiore rispetto delle regole

Meno violazioni delle regole rilevate

Diminuisce sensibilmente la percentuale di note spese che violano le regole aziendali, rafforzando i controlli interni e migliorando la gestione finanziaria. Ne derivano una maggiore conformità e una riduzione dei rischi.
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Approvazioni più snelle

Flussi di lavoro di approvazione semplificati

I processi di approvazione diventano meno complessi: si eliminano i passaggi superflui e si riduce il tempo medio che i responsabili dedicano alla revisione delle note spese. Il processo risulta così più efficiente per tutte le persone coinvolte.
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Riduzione dei costi di rilavorazione

Meno note spese restituite per la revisione

Diminuisce il numero di note spese da correggere, con un risparmio significativo sui costi operativi e sul tempo prima dedicato alla correzione degli errori e ai nuovi invii.

I risultati variano in base alla complessità del processo di gestione delle note spese, al livello di automazione attuale e alla qualità dei dati. Questi valori rappresentano i miglioramenti tipici osservati in diverse implementazioni.

Dati consigliati

Parta dagli attributi e dalle attività più importanti, poi aggiunga altri elementi secondo necessità.
Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

Attributi

Dati chiave da acquisire per l’analisi

Identificativo univoco della nota spese, utilizzato come identificativo principale del caso per tracciarne l’intero ciclo di vita.

Perché è importante

Questo ID è essenziale per tracciare l’intero ciclo di vita di una nota spese e analizzare i tempi di ciclo, i colli di bottiglia e le deviazioni del processo.

Nome di un evento o di un’attività specifica verificatasi durante il ciclo di vita della nota spese.

Perché è importante

Questo attributo è fondamentale per creare la mappa del processo e comprendere la sequenza di eventi che caratterizza ogni nota spese.

Data e ora che indicano quando si è verificata una specifica attività o un evento.

Perché è importante

La data e ora sono essenziali per calcolare tutte le metriche basate sul tempo, come i tempi di ciclo e di attesa, fondamentali per individuare i ritardi.

Valore monetario complessivo della nota spese.

Perché è importante

Questo attributo consente di svolgere analisi finanziarie, ad esempio individuando le note spese di importo elevato che potrebbero richiedere controlli più approfonditi o tempi di approvazione più lunghi.

Reparto del dipendente che ha inviato la nota spese.

Perché è importante

Consente di filtrare e confrontare le prestazioni del processo tra diverse unità aziendali, aiutando a individuare problemi o tendenze specifici di un reparto.

L’utente che ha svolto l’attività, ad esempio il responsabile che ha approvato la nota spese.

Perché è importante

Identifica la persona responsabile di un’azione e consente di analizzare il carico di lavoro, monitorare le prestazioni e individuare i colli di bottiglia a livello individuale.

Stato corrente della nota spese nel suo ciclo di vita.

Perché è importante

Fornisce una fotografia aggiornata della posizione della nota spese nel flusso di lavoro, essenziale per le Dashboard operative e il monitoraggio degli stati.

Indicatore booleano che segnala se la nota spese è stata contrassegnata per una violazione delle regole.

Perché è importante

Supporta direttamente il monitoraggio della conformità e aiuta a quantificare l’impatto delle violazioni delle policy sull’efficienza del processo e sulle rilavorazioni.

Attività

Fasi del processo da monitorare e ottimizzare

Questa attività segna l’avvio di una nota spese da parte di un dipendente. Il sistema registra l’evento quando viene creato un nuovo record, come bozza oppure dopo l’aggiunta delle prime voci di spesa.

Perché è importante

È il principale evento di inizio del processo. Analizzare il tempo che intercorre tra questo momento e l’invio consente di comprendere il comportamento dei dipendenti e gli eventuali ritardi nella rendicontazione delle spese.

L’attività si verifica quando il dipendente invia formalmente la nota spese completata per l’approvazione. È un’azione chiave avviata dall’utente, che porta lo stato della nota da “Bozza” o “Aperta” a “In attesa di approvazione”.

Perché è importante

È una tappa fondamentale che dà ufficialmente inizio al flusso di lavoro di approvazione. Il tempo tra l’invio e l’approvazione finale è una componente essenziale del tempo di ciclo complessivo.

Il responsabile di primo livello ha esaminato e approvato la nota spese, che può così proseguire nell’elaborazione. È un punto decisionale importante che porta la nota alla fase successiva, in genere la revisione dell’ufficio finanziario o l’approvazione automatica.

Perché è importante

Questa tappa conclude la fase iniziale di approvazione. È essenziale per monitorare i tempi del ciclo di approvazione, il carico di lavoro dei responsabili e il “Tasso di approvazione al primo invio”.

Un approvatore, responsabile o addetto dell’ufficio finanziario, restituisce la nota spese al dipendente perché la corregga. A differenza di un rifiuto definitivo, questa azione avvia un ciclo di rilavorazione.

Perché è importante

Questa attività è il principale indicatore di rilavorazione. Monitorarne la frequenza è essenziale per il KPI “Tasso di rilavorazione delle note spese” e per la Dashboard “Analisi delle violazioni delle regole e delle rilavorazioni”.

L’ufficio finanziario ha completato la revisione e concesso l’approvazione finale della nota spese. È l’ultimo passaggio di approvazione prima dell’elaborazione del rimborso.

Perché è importante

È una tappa fondamentale che autorizza il pagamento. Segna la fine del ciclo completo di approvazione e l’inizio della misurazione del KPI “Ritardo nell’erogazione del rimborso”.

Questa attività segna il momento in cui il pagamento viene effettivamente versato al dipendente. Dal suo punto di vista è l’ultimo passaggio e rappresenta la conclusione positiva del processo.

Perché è importante

È il principale evento di conclusione positiva del processo. È necessario per calcolare i KPI “Tempo medio di ciclo end-to-end” e “Ritardo nell’erogazione del rimborso”, che incidono direttamente sulla soddisfazione dei dipendenti.

Rappresenta il passaggio finale, in cui i dati della nota spese vengono registrati correttamente nel libro mastro generale o nel sistema ERP aziendale. Conclude la riconciliazione finanziaria della nota spese.

Perché è importante

Questa attività conferma che il processo è concluso dal punto di vista contabile. Eventuali ritardi tra il rimborso e la registrazione possono indicare problemi di integrazione tra sistemi o nei flussi di lavoro contabili.

Domande frequenti

Domande frequenti

Il Process Mining analizza i log delle transazioni di Brex per visualizzare il percorso effettivo delle note spese. Individua i colli di bottiglia, fa emergere gli scostamenti dalle policy e mette in evidenza problemi come cicli di approvazione lunghi o rifiuti frequenti. Queste informazioni consentono di ottimizzare i flussi di lavoro e ridurre i costi di elaborazione.

Il Process Mining può individuare i passaggi esatti che causano ritardi nelle approvazioni e nei rimborsi, i responsabili con un carico di lavoro elevato e i casi di applicazione incoerente delle policy. Aiuta inoltre a individuare le cause profonde degli elevati tassi di rifiuto e dei reindirizzamenti non necessari, migliorando l’efficienza complessiva e la conformità.

Servono principalmente i dati dell’Event Log, che includono un identificativo del caso, in genere l’ID della nota spese, il nome dell’attività per ogni passaggio e la data e l’ora in cui si è verificata ciascuna attività. Questi dati consentono allo strumento di Process Mining di ricostruire il percorso completo di ogni nota spese.

Può aspettarsi approvazioni più rapide delle note spese, un tasso di rifiuto inferiore e un’applicazione più uniforme delle policy. Il Process Mining aiuta a ottimizzare i flussi di lavoro, riducendo i costi di elaborazione e migliorando la preparazione agli audit sulla conformità. Il risultato è un processo di gestione delle spese più efficiente e trasparente.

L’estrazione dei dati da Brex avviene in genere utilizzando le funzioni di reportistica o l’accesso API per ottenere registri dettagliati delle attività relative alle note spese. Occorre individuare i campi corrispondenti all’ID della nota spese, al nome dell’attività e alla data e ora di ciascun evento. La documentazione o il supporto di Brex possono fornire indicazioni sui metodi di estrazione specifici.

Spesso è possibile ottenere i primi risultati nell’arco di alcuni giorni o settimane, a seconda della disponibilità e della complessità dei dati. La maggior parte del tempo è dedicata all’estrazione, alla pulizia e al caricamento dei dati in uno strumento di Process Mining. In seguito si procede con l’analisi e l’individuazione di raccomandazioni concrete.

È necessario un software specializzato di Process Mining, ma in genere non servono competenze avanzate di programmazione per svolgere l’analisi una volta preparati i dati. Sono utili una conoscenza di base dei concetti di analisi dei dati e una buona comprensione del processo di gestione delle note spese in Brex. Alcuni strumenti offrono interfacce intuitive, adatte anche agli utenti aziendali.

No. Il Process Mining è una tecnica di analisi non invasiva: utilizza le esportazioni dei dati storici di Brex e non interferisce con il sistema di gestione delle note spese in uso né con le attività degli utenti. L’analisi viene svolta separatamente e fornisce informazioni utili senza interrompere le operazioni.

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