Il Suo Template dei dati per Purchase to Pay - Elaborazione delle fatture

SAP S/4HANA
Il Suo Template dei dati per Purchase to Pay - Elaborazione delle fatture

Il Suo Template dei dati per Purchase to Pay - Elaborazione delle fatture

Questo Template dei dati è stato progettato per guidarLa nella configurazione dell'analisi Purchase to Pay - Elaborazione delle fatture. Descrive gli attributi essenziali da raccogliere, le attività principali da monitorare e fornisce indicazioni utili per l'estrazione. Utilizzi questo Template per preparare i dati in modo semplice ed efficace per le Sue iniziative di Process Mining.
  • Attributi consigliati da raccogliere
  • Attività principali da monitorare
  • Indicazioni per l'estrazione da SAP S/4HANA
Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

Purchase to Pay - Attributi dell’elaborazione delle fatture

Questi sono i campi dati consigliati da includere nel Suo Event Log per un’analisi completa del processo Purchase to Pay - elaborazione delle fatture.
3 Obbligatorio 8 Consigliato 10 Facoltativo
Nome Descrizione
Numero fattura
InvoiceNumber
L'identificativo univoco del documento di fattura del fornitore, che funge da identificativo principale della pratica nel processo.
Descrizione

Il numero fattura è l'identificativo univoco assegnato a ciascuna fattura del fornitore in SAP S/4HANA. Collega tutte le attività correlate, come creazione, parcheggio, approvazione e pagamento, in un'unica istanza di processo coerente.

Nel Process Mining, questo attributo è fondamentale per monitorare il percorso end-to-end di ogni fattura. Consente di ricostruire l'intero flusso di processo, dalla ricezione al pagamento finale, permettendo di analizzare i tempi di ciclo, i colli di bottiglia e le variazioni del processo a livello di singola fattura.

Perché è importante

È la chiave essenziale per collegare tutti gli eventi correlati e ottenere una traccia completa del ciclo di vita della fattura nel sistema.

Dove reperirlo

Si tratta del numero del documento contabile, disponibile nella tabella BKPF, campo BELNR.

Esempi
190000000119000000451900000132
Nome attività
ActivityName
Il nome dell'attività aziendale o dell'evento che si è verificato in un momento specifico per una fattura.
Descrizione

Il nome attività descrive un passaggio specifico o una modifica di stato nel ciclo di elaborazione della fattura. Tra gli esempi figurano 'Documento fattura creato', 'Fattura inviata per approvazione', 'Blocco del pagamento impostato' e 'Pagamento eseguito'.

Questo attributo è fondamentale per costruire la mappa del processo, che rappresenta visivamente il flusso delle attività. L'analisi della sequenza, della frequenza e della durata tra queste attività aiuta a identificare colli di bottiglia, cicli di rilavorazione e variazioni del processo non conformi. Costituisce la base di qualsiasi analisi di Process Mining.

Perché è importante

Definisce i passaggi del processo, consentendo di visualizzare le mappe di processo e analizzare i flussi e le variazioni del processo.

Dove reperirlo

Derivato dalla combinazione dei codici transazione SAP (SY-TCODE), degli stati degli oggetti dei documenti di modifica (CDHDR/CDPOS) e di specifici valori dei campi che indicano modifiche di stato.

Esempi
Fattura parcheggiataFattura approvataPagamento eseguito
Ora dell'evento
EventTime
La data e l'ora precise in cui si è verificata l'attività.
Descrizione

L'ora dell'evento è il timestamp che registra con precisione il momento in cui si è verificata una specifica attività. Questi dati sono essenziali per calcolare durate, tempi di ciclo e tempi di attesa tra le diverse fasi del processo.

Nell'analisi di Process Mining, timestamp accurati vengono utilizzati per misurare KPI di performance come 'Tempo medio del ciclo della fattura' e 'Tempo del ciclo di approvazione della fattura'. Analizzando il tempo trascorso tra le attività, le organizzazioni possono individuare i colli di bottiglia in cui le fatture subiscono ritardi e identificare opportunità per accelerare il processo.

Perché è importante

Questo timestamp costituisce la base di tutte le analisi basate sul tempo, inclusi il monitoraggio delle performance, l'identificazione dei colli di bottiglia e il monitoraggio degli SLA.

Dove reperirlo

Proviene generalmente dalle tabelle dei documenti di modifica CDHDR (intestazione) e CDPOS (posizione), utilizzando i campi UDATE e UTIME. Per alcuni eventi può provenire dalle date di creazione o inserimento nelle tabelle come BKPF (CPUDT, CPUTM).

Esempi
2023-04-15T10:30:00Z2023-04-18T14:05:21Z2023-05-02T09:00:00Z
Data di scadenza del pagamento
PaymentDueDate
La data entro la quale la fattura deve essere pagata per evitare che il pagamento risulti in ritardo.
Descrizione

La data di scadenza del pagamento è la data calcolata entro la quale deve essere effettuato il pagamento al fornitore, sulla base della data della fattura e dei termini di pagamento concordati. Rappresenta una scadenza fondamentale del processo.

Questo attributo è essenziale per il KPI 'Tasso di puntualità dei pagamenti' e per il Dashboard 'Performance dei pagamenti ai fornitori'. Confrontando la data effettiva del pagamento con la data di scadenza, un'azienda può misurare la propria capacità di rispettare gli obblighi di pagamento, con effetti sui rapporti con i fornitori e sulla reputazione finanziaria.

Perché è importante

È il principale riferimento per misurare la puntualità dei pagamenti, un aspetto fondamentale per mantenere buoni rapporti con i fornitori ed evitare penali per ritardi.

Dove reperirlo

Questa data è spesso disponibile direttamente nella posizione del fornitore nella tabella BSEG, campo ZFBDT (data di riferimento per il calcolo della scadenza). La data di scadenza netta viene calcolata a partire da questa data di riferimento e dai termini di pagamento.

Esempi
2023-05-302023-06-152023-07-01
Importo fattura
AmountInCompanyCodeCurrency
L'importo lordo totale della fattura nella valuta locale della società.
Descrizione

Questo attributo rappresenta il valore totale della fattura. È una metrica fondamentale per comprendere l'impatto finanziario e la portata delle attività di elaborazione delle fatture.

L'analisi degli importi delle fatture aiuta a dare priorità alle fatture di valore elevato per un'elaborazione più rapida, identificare le tendenze di spesa e correlare i problemi di processo al valore finanziario. Ad esempio, può essere utilizzata per verificare se le fatture di importo elevato hanno maggiori probabilità di essere bloccate o di richiedere tempi di approvazione più lunghi.

Perché è importante

Fornisce un contesto finanziario al processo, consentendo analisi basate sul valore monetario, ad esempio per identificare se le fatture di importo elevato vengono elaborate in modo diverso.

Dove reperirlo

Questo valore deriva generalmente dalla somma delle posizioni pertinenti nella tabella BSEG, campo WRBTR (importo nella valuta locale).

Esempi
1500.75125000.00850.20
Motivo del blocco del pagamento
PaymentBlockReason
Un codice che indica il motivo per cui una fattura è bloccata e non può essere pagata.
Descrizione

Quando una fattura viene bloccata per il pagamento, questo attributo indica il motivo specifico del blocco, ad esempio 'Discrepanza nella quantità' o 'Prezzo non corrispondente'. Questi motivi sono configurati in SAP per standardizzare la gestione delle eccezioni.

Questo attributo è fondamentale per il Dashboard 'Frequenza e durata dei blocchi di pagamento'. L'analisi della frequenza dei diversi motivi di blocco aiuta a identificare le cause principali dei ritardi nei pagamenti, come problemi legati a specifici fornitori, materiali o processi interni, consentendo di adottare azioni correttive mirate.

Perché è importante

Fornisce la causa principale specifica dei blocchi di pagamento, consentendo analisi mirate per ridurre i ritardi e migliorare l'elaborazione corretta al primo tentativo.

Dove reperirlo

Si trova nella posizione del fornitore della tabella BSEG, campo ZLSPR (Payment Block Key).

Esempi
RIA
Nome utente
UserName
L'ID utente SAP della persona o del sistema che ha eseguito l'attività.
Descrizione

Questo attributo identifica l'utente che ha eseguito una specifica transazione o creato un documento. Può trattarsi dell'ID utente di una persona o dell'ID di sistema utilizzato per i processi batch automatizzati.

L'analisi per utente aiuta a comprendere la distribuzione del carico di lavoro, individuare le esigenze formative e rilevare comportamenti anomali. Ad esempio, può evidenziare quali utenti gestiscono più frequentemente le eccezioni o quali fatture vengono elaborate automaticamente, come quelle gestite dall'utente 'BATCHUSER', un elemento fondamentale per calcolare il KPI 'Tasso di automazione delle fatture'.

Perché è importante

Attribuisce le attività del processo a utenti o account di sistema specifici, consentendo di analizzare il carico di lavoro e le performance e di rilevare le attività automatizzate.

Dove reperirlo

Proviene da campi come BKPF-USNAM (Inserito da) o CDHDR-USERNAME (Modificato da).

Esempi
SMITHJMUELLERTWF-BATCH
Numero fornitore
VendorNumber
L'identificativo univoco del fornitore che ha emesso la fattura.
Descrizione

Il numero fornitore identifica il fornitore o creditore associato alla fattura. Collega la transazione della fattura ai dati anagrafici del fornitore.

Questo attributo è fondamentale per le analisi incentrate sui fornitori, ad esempio per valutare le 'Performance dei pagamenti ai fornitori' o identificare i fornitori che inviano frequentemente fatture problematiche, causa di eccezioni o blocchi dei pagamenti. Aiuta a gestire i rapporti con i fornitori e a valutarne l'affidabilità.

Perché è importante

Consente di analizzare le performance del processo per fornitore, aiutando a identificare schemi ricorrenti, gestire i rapporti e valutare i problemi legati ai fornitori.

Dove reperirlo

Si trova generalmente nella tabella delle posizioni del documento contabile BSEG, campo LIFNR.

Esempi
100345700012V9832
Ordine di acquisto
PurchasingDocument
Il numero dell'ordine di acquisto a cui è associata la fattura.
Descrizione

Il numero del documento di acquisto collega la fattura del fornitore all'ordine di acquisto originale (PO). Questo collegamento è fondamentale per il processo di three-way match, che verifica la fattura rispetto all'ordine di acquisto e alla ricezione della merce.

L'analisi per questo attributo aiuta a comprendere i problemi relativi alle fatture associate a un ordine di acquisto rispetto a quelle non associate. È fondamentale per analizzare le discrepanze di matching e comprendere l'efficienza della componente di approvvigionamento del processo.

Perché è importante

Collega la fattura al processo di approvvigionamento, essenziale per analizzare le discrepanze di matching e la conformità agli ordini di acquisto.

Dove reperirlo

Questa informazione si trova generalmente nella tabella delle posizioni del documento BSEG, campo EBELN (numero del documento di acquisto).

Esempi
450000123445000056784500009012
Società
CompanyCode
L'unità organizzativa che rappresenta una società legalmente indipendente per la quale vengono redatti i bilanci.
Descrizione

La società è un'unità organizzativa fondamentale in SAP Finance. A ogni fattura viene assegnata una società specifica, che determina l'entità giuridica responsabile della transazione.

Nel Process Mining, filtrare o confrontare i dati per società è essenziale per analizzare le performance del processo tra diverse unità aziendali, entità giuridiche o Paesi. Aiuta a identificare differenze regionali in termini di efficienza, conformità e livelli di automazione, supportando iniziative di miglioramento mirate.

Perché è importante

Consente di segmentare e confrontare le performance dell'elaborazione delle fatture tra diverse entità giuridiche o aree geografiche dell'organizzazione.

Dove reperirlo

È un campo standard nella tabella di intestazione dei documenti BKPF, campo BUKRS.

Esempi
1000US01DE01
Tipo di documento
DocumentType
Un codice che classifica diversi tipi di documenti contabili, come fatture dei fornitori o note di credito.
Descrizione

Il tipo di documento viene utilizzato in SAP per distinguere tra diverse transazioni aziendali. Ad esempio, 'KR' rappresenta generalmente una fattura standard del fornitore, mentre 'KG' può indicare una nota di credito del fornitore.

L'analisi per tipo di documento consente di segmentare il processo per comprendere come vengono gestiti i diversi tipi di transazione. Ad esempio, il processo relativo a una nota di credito può differire significativamente da quello di una fattura standard. Questa segmentazione fornisce insight di processo più accurati e pertinenti.

Perché è importante

Aiuta a distinguere tra diversi tipi di transazioni finanziarie, come fatture standard e note di credito, che spesso seguono percorsi di processo differenti.

Dove reperirlo

Si trova nella tabella di intestazione dei documenti BKPF, campo BLART.

Esempi
KRREKG
Data fattura
InvoiceDate
La data in cui il fornitore ha emesso il documento di fattura.
Descrizione

La data fattura, nota anche come data del documento, è la data indicata dal fornitore sulla fattura. Viene utilizzata come punto di partenza per calcolare la data di scadenza del pagamento in base ai termini di pagamento concordati.

Nell'analisi, questa data è fondamentale per i calcoli finanziari, ad esempio per determinare l'anzianità delle fatture e l'idoneità agli sconti per pagamento anticipato. È un input essenziale per il KPI 'Tasso di acquisizione degli sconti per pagamento anticipato'.

Perché è importante

Funge da riferimento per il calcolo dei termini di pagamento e delle date di scadenza, essenziale per la gestione del capitale circolante e l'acquisizione degli sconti.

Dove reperirlo

Si trova nella tabella di intestazione dei documenti BKPF, campo BLDAT (data del documento).

Esempi
2023-04-122023-05-152023-06-20
È automatizzata
IsAutomated
Un indicatore che segnala se un'attività è stata eseguita da un utente di sistema automatizzato.
Descrizione

Questo attributo booleano è impostato su true se l'utente associato a un'attività è un account di sistema o batch noto, come 'WF-BATCH' o 'SAP_SYSTEM'. Aiuta a distinguere tra fasi del processo manuali e automatizzate.

Questo attributo è essenziale per calcolare il KPI 'Tasso di automazione delle fatture'. Analizzando quali parti del processo sono automatizzate, le organizzazioni possono misurare il successo delle iniziative di automazione e identificare ulteriori opportunità per ridurre il lavoro manuale e migliorare l'efficienza.

Perché è importante

Distingue tra attività manuali e attività gestite dal sistema, un elemento fondamentale per misurare i tassi di automazione e identificare ulteriori opportunità di automazione.

Dove reperirlo

Derivato dall'attributo UserName. Viene creata una mappatura o una regola per classificare specifici ID utente come 'automatizzati'.

Esempi
truefalse
È rilavorata
IsRework
Un indicatore che segnala se una fattura è stata sottoposta ad attività di rilavorazione, come un'approvazione rifiutata o la rimozione di un blocco del pagamento.
Descrizione

Questo attributo contrassegna le fatture che hanno attraversato uno o più cicli di rilavorazione. La rilavorazione viene identificata da specifiche sequenze di attività, ad esempio 'Fattura approvata' dopo 'Fattura rifiutata' oppure 'Blocco del pagamento rimosso' dopo 'Blocco del pagamento impostato'.

Questo attributo semplifica il calcolo del KPI 'Tasso di rilavorazione delle fatture'. Consente agli analisti di isolare e analizzare facilmente i casi con rilavorazione, per comprenderne le cause principali di inefficienza e il ripetersi delle attività manuali.

Perché è importante

Identifica i flussi di processo inefficienti in cui il lavoro deve essere ripetuto, aiutando a quantificare gli sprechi e individuare le cause principali delle eccezioni di processo.

Dove reperirlo

Calcolato in base alla sequenza delle attività nell'event log. Ad esempio, se nel trace di una fattura compare 'Fattura rifiutata', questo indicatore viene impostato su true.

Esempi
truefalse
ID del sistema di origine
SourceSystemId
L'identificativo del sistema SAP S/4HANA di origine dal quale sono stati estratti i dati.
Descrizione

Questo attributo specifica il sistema di origine, ad esempio 'S4H_PROD' o 'ERP_EU'. È particolarmente importante negli ambienti con più istanze ERP o con una combinazione di sistemi legacy e moderni.

Ai fini dell'analisi, consente di confrontare le performance dei processi tra sistemi o regioni diversi. Garantisce la provenienza dei dati ed è fondamentale per la governance dei dati e la risoluzione dei problemi quando i dati provenienti da più fonti vengono combinati in una piattaforma centrale di Process Mining.

Perché è importante

Fornisce il contesto sull'origine dei dati, essenziale per la governance dei dati e per confrontare i processi tra sistemi o sedi aziendali diversi.

Dove reperirlo

Questo valore deriva generalmente dall'ID del sistema SAP (sy-sysid) durante l'estrazione dei dati oppure viene configurato come valore statico nella pipeline ETL.

Esempi
S4PS4H_PROD_100ECC_EU
Motivo dello storno
ReversalReason
Un codice che indica il motivo per cui un documento di fattura è stato stornato.
Descrizione

Se una fattura viene registrata in modo errato, spesso viene stornata. Il codice del motivo dello storno spiega perché è stata eseguita questa operazione, ad esempio 'Data di registrazione errata' o 'Errore di inserimento dati'.

L'analisi dei motivi degli storni aiuta a identificare gli schemi ricorrenti di errore nel processo di registrazione delle fatture. Questi insight possono essere utilizzati per migliorare la formazione, potenziare i controlli di sistema o affrontare i problemi ricorrenti che generano rilavorazioni finanziarie e oneri amministrativi.

Perché è importante

Spiega perché le fatture sono state annullate, fornendo insight diretti sulle fonti di errore e rilavorazione nel processo di registrazione.

Dove reperirlo

Si trova nell'intestazione del documento originale nella tabella BKPF, campo STGRD (motivo dello storno).

Esempi
010205
N. documento di compensazione.
ClearingDocumentNumber
Il numero del documento che compensa la fattura, generalmente il documento di pagamento.
Descrizione

Il numero del documento di compensazione collega una posizione di fattura aperta alla transazione che la compensa, quasi sempre il documento di pagamento. Ciò conferma che la fattura è stata pagata.

Questo attributo costituisce il collegamento definitivo tra una fattura e il relativo pagamento. Viene utilizzato per identificare l'attività 'Pagamento eseguito' e il relativo timestamp, essenziali per calcolare il tempo di ciclo end-to-end e il tasso di puntualità dei pagamenti.

Perché è importante

Conferma che una fattura è stata pagata e la collega alla specifica transazione di pagamento, un elemento fondamentale per l'analisi dei tempi di ciclo e delle performance dei pagamenti.

Dove reperirlo

Si trova nella tabella delle posizioni del documento BSEG, campo AUGBL (numero del documento di compensazione).

Esempi
150000000115000000231500000088
Numero di cicli di approvazione
ApprovalCycleCount
Il numero di volte in cui una fattura è stata inviata per l'approvazione.
Descrizione

Questa metrica conta il numero di volte in cui l'attività 'Fattura inviata per approvazione' si verifica per una singola fattura. Un valore superiore a uno indica che la fattura è stata rifiutata o restituita almeno una volta, rendendo necessario un nuovo ciclo di approvazione.

Questo attributo supporta direttamente il KPI 'Tasso di approvazione al primo passaggio'. Analizzando le fatture con un numero elevato di cicli di approvazione, le organizzazioni possono identificare le cause delle approvazioni non riuscite, come informazioni insufficienti o codifiche errate, e adottare misure per migliorare il processo.

Perché è importante

Quantifica la rilavorazione nel sottoprocesso di approvazione, aiutando a misurare il tasso di correttezza al primo tentativo e identificare i motivi dei rifiuti in fase di approvazione.

Dove reperirlo

Calcolato contando le occorrenze dell'attività 'Fattura inviata per approvazione' per ogni InvoiceNumber univoco.

Esempi
123
Pagata puntualmente
IsPaidOnTime
Un indicatore impostato su true se la fattura è stata pagata entro o prima della data di scadenza del pagamento.
Descrizione

Questo attributo booleano deriva dal confronto tra la data effettiva del pagamento, ovvero il timestamp dell'attività 'Pagamento eseguito', e la 'Data di scadenza del pagamento'. Fornisce un risultato chiaro e binario per lo stato del pagamento di ogni fattura.

Costituisce il calcolo principale del KPI 'Tasso di puntualità dei pagamenti'. Consente di filtrare e analizzare facilmente le caratteristiche dei pagamenti in ritardo, come i fornitori, le società o gli importi delle fatture più frequentemente associati ai ritardi.

Perché è importante

Misura direttamente il rispetto dei termini di pagamento, un KPI fondamentale per la gestione dei rapporti con i fornitori e delle attività finanziarie.

Dove reperirlo

Calcolato confrontando l'EventTime dell'attività 'Pagamento eseguito' con l'attributo PaymentDueDate. (Payment Date <= PaymentDueDate).

Esempi
truefalse
Termini di pagamento
PaymentTerms
Il codice che definisce le condizioni di pagamento concordate con il fornitore, come date di scadenza e periodi di sconto.
Descrizione

I termini di pagamento definiscono le regole per il pagamento di una fattura, inclusi eventuali sconti disponibili per il pagamento anticipato. Ad esempio, 'Z030' può significare 'Pagabile entro 30 giorni netti'.

Questo attributo è essenziale per la pianificazione finanziaria e l'ottimizzazione del capitale circolante. Nel Process Mining, viene utilizzato per calcolare la 'Data di scadenza del pagamento' e determinare l'idoneità agli sconti per pagamento anticipato, supportando direttamente il KPI 'Tasso di acquisizione degli sconti per pagamento anticipato'.

Perché è importante

Definisce le regole per le date di scadenza dei pagamenti e gli sconti, influenzando direttamente i KPI sulla puntualità dei pagamenti e la gestione del capitale circolante.

Dove reperirlo

Si trova nella posizione del fornitore nella tabella BSEG, campo ZTERM (chiave dei termini di pagamento).

Esempi
0001Z030NT60
Timestamp di estrazione
ExtractionTimestamp
La data e l'ora in cui i dati sono stati estratti dal sistema di origine.
Descrizione

Questo attributo registra il timestamp dell'estrazione dei dati. Riflette l'aggiornamento dei dati analizzati nello strumento di Process Mining.

Nell'analisi, viene utilizzato per comprendere quanto siano recenti gli insight generati. È fondamentale per i Dashboard di monitoraggio operativo, così da garantire che le decisioni si basino su informazioni aggiornate e gestire in modo efficace i cicli di aggiornamento dei dati.

Perché è importante

Indica l'aggiornamento dei dati, garantendo che analisi e report si basino sulle informazioni più recenti disponibili.

Dove reperirlo

Non si tratta di un campo SAP. Viene generato e aggiunto dallo strumento di estrazione dei dati o dal processo ETL al momento dell'estrazione.

Esempi
2023-10-27T02:00:00Z2023-10-28T02:00:00Z2023-10-29T02:00:00Z
Obbligatorio Consigliato Facoltativo

Purchase to Pay - Attività di elaborazione delle fatture

Questi sono i passaggi chiave e le tappe fondamentali del processo da acquisire nel Suo Event Log per individuare con precisione il processo.
5 Consigliato 8 Facoltativo
Attività Descrizione
Documento di fattura creato
Questo è il primo evento e indica la creazione di un documento di fattura in SAP. Può essere acquisito quando un utente salva un nuovo documento di fattura, che potrebbe trovarsi nello stato parcheggiato o pre-registrato.
Perché è importante

Questa attività segna l’inizio del ciclo di vita dell’elaborazione della fattura. Analizzare il tempo che intercorre tra questo evento e gli altri è fondamentale per misurare il tempo di attraversamento complessivo dell’elaborazione.

Dove reperirlo

Questo evento viene acquisito dalla data e dall’ora di creazione (CPUDT, CPUTM) nella tabella di testata del documento, generalmente BKPF o RBKP per le fatture logistiche. Il codice transazione (BKPF-TCODE), ad esempio FB60, MIRO o MIR7, indica il metodo di creazione.

Acquisizione

Utilizzi il timestamp di creazione BKPF-CPUDT e BKPF-CPUTM per il documento di fattura.

Tipo di evento explicit
Fattura approvata
Questa attività indica che la fattura è stata approvata dall’autorità designata. Viene acquisita quando il Workflow di approvazione si conclude correttamente o quando viene impostato un indicatore di rilascio.
Perché è importante

Si tratta di una milestone fondamentale, che sblocca la fattura per il pagamento. I ritardi nelle approvazioni sono un collo di bottiglia frequente e il monitoraggio di questa attività aiuta a individuare gli approvatori o i passaggi più lenti.

Dove reperirlo

Può essere dedotto dal passaggio finale di rilascio in un Workflow SAP oppure monitorando le modifiche ai campi dello stato di rilascio nelle tabelle associate alla fattura o al relativo documento di acquisto.

Acquisizione

Lo deduca dagli eventi di completamento del Workflow o dalle modifiche al campo dello stato di rilascio del documento.

Tipo di evento inferred
Fattura registrata
Si tratta di un evento finanziario fondamentale, durante il quale la fattura parcheggiata o approvata viene registrata formalmente nella contabilità generale. Questa operazione rileva la passività nei confronti del fornitore.
Perché è importante

La registrazione costituisce una tappa fondamentale, che separa l'inserimento e l'approvazione dei dati dalla fase di regolamento finanziario. Il tempo che intercorre tra la creazione della fattura e la registrazione è un indicatore essenziale dell'efficienza di elaborazione interna.

Dove reperirlo

Questo evento viene identificato dalla data di registrazione (BKPF-BUDAT) nell'intestazione del documento. Per i documenti parcheggiati inizialmente, il passaggio allo stato registrato fornisce il timestamp dell'evento.

Acquisizione

Utilizzare la data di registrazione (BKPF-BUDAT) come timestamp dell'evento.

Tipo di evento explicit
Fattura stornata
Attività che rappresenta lo storno di un documento di fattura registrato in precedenza. Si tratta di un evento terminale per una fattura errata, che viene spesso reinserita correttamente.
Perché è importante

Gli storni indicano errori critici che non sono stati rilevati nelle fasi precedenti del processo. Monitorarne la frequenza e le cause principali è essenziale per migliorare il processo e ridurre le inesattezze finanziarie.

Dove reperirlo

Uno storno viene identificato quando viene creato un documento di storno. L'intestazione del documento originale (BKPF) conterrà il numero del documento di storno (BKPF-STBLG) e viceversa. La data di registrazione del documento di storno rappresenta l'ora dell'evento.

Acquisizione

Identificare i documenti che contengono un valore nel campo BKPF-STBLG e utilizzare la data di registrazione del documento di storno.

Tipo di evento explicit
Pagamento eseguito
Questa è l'attività finale del processo standard, durante la quale il pagamento viene effettuato e la fattura viene compensata. Ciò indica che i fondi sono stati trasferiti al fornitore.
Perché è importante

Questo evento segna la conclusione del ciclo di vita della fattura P2P. È essenziale per calcolare il tempo totale del ciclo end-to-end e misurare la puntualità dei pagamenti rispetto alla data di scadenza.

Dove reperirlo

Questo evento viene acquisito dalle informazioni sul documento di compensazione nella posizione del fornitore. La Clearing Date (BSEG-AUGDT) e il Clearing Document (BSEG-AUGBL) indicano che il pagamento è stato effettuato.

Acquisizione

Utilizzare la data di compensazione (BSEG-AUGDT) della posizione del fornitore compensata.

Tipo di evento explicit
Blocco di pagamento impostato
Un’attività con cui viene applicato intenzionalmente un blocco a una fattura per impedirne il pagamento. Spesso ciò avviene a causa di discrepanze nel prezzo o nella quantità oppure in attesa di una nota di credito.
Perché è importante

I blocchi di pagamento sono una delle principali cause di pagamenti tardivi e controversie con i fornitori. Analizzare frequenza, durata e cause dei blocchi è fondamentale per migliorare il tasso di pagamenti puntuali.

Dove reperirlo

Questo evento viene acquisito monitorando le modifiche al campo Payment Block Key (BSEG-ZLSPR) nella posizione della fattura. I log delle modifiche in CDHDR e CDPOS forniscono il timestamp e l’utente relativi al momento in cui il blocco è stato impostato.

Acquisizione

Individui il momento in cui il campo BSEG-ZLSPR viene valorizzato tramite i documenti di modifica (CDHDR/CDPOS).

Tipo di evento explicit
Blocco di pagamento rimosso
Rappresenta la risoluzione di un problema: un blocco di pagamento precedentemente impostato viene rimosso. In questo modo, la fattura torna a essere idonea al pagamento.
Perché è importante

Il tempo che intercorre tra l'impostazione e la rimozione di un blocco rappresenta il tempo di risoluzione di un'eccezione di processo. Ridurre questa durata è fondamentale per migliorare l'efficienza e i rapporti con i fornitori.

Dove reperirlo

Questo evento viene acquisito quando il campo Payment Block Key (BSEG-ZLSPR) viene cancellato. La modifica viene registrata nelle tabelle CDHDR e CDPOS, che forniscono un timestamp per la rimozione.

Acquisizione

Identificare il momento in cui il campo BSEG-ZLSPR viene cancellato tramite i documenti di modifica (CDHDR/CDPOS).

Tipo di evento explicit
Dati della fattura aggiornati
Questa attività riflette una modifica apportata al documento di fattura dopo la sua creazione iniziale. È frequente durante i cicli di rilavorazione successivi a un rifiuto o per correggere errori.
Perché è importante

Aggiornamenti frequenti segnalano rilavorazioni e possibili problemi di qualità dei dati al momento dell’inserimento. Monitorare queste modifiche aiuta a quantificare l’impegno dedicato alle correzioni e a individuare gli errori ricorrenti.

Dove reperirlo

Le modifiche ai campi principali vengono registrate nelle tabelle SAP dei documenti di modifica, CDHDR, la testata, e CDPOS, la posizione. Gli eventi possono essere generati filtrando le modifiche relative all’oggetto fattura.

Acquisizione

Estragga gli eventi di modifica dalle tabelle CDHDR e CDPOS per l’oggetto fattura.

Tipo di evento explicit
Fattura inviata per l’approvazione
Questa attività indica l’avvio di un Workflow formale di approvazione della fattura. Spesso viene dedotta quando lo stato della fattura passa a “in attesa di approvazione” o quando viene generato un elemento di Workflow.
Perché è importante

Questo è il punto di partenza per misurare il tempo di ciclo dell’approvazione. Comprendere quando iniziano le approvazioni è essenziale per individuare i colli di bottiglia all’interno del Workflow di approvazione.

Dove reperirlo

In genere viene dedotto dall’avvio di un SAP Business Workflow, nella tabella SWW_WI2OBJ, collegato all’oggetto fattura, ad esempio BUS2081, oppure da una modifica a un campo di stato personalizzato nella testata del documento.

Acquisizione

Lo deduca dalla creazione di un elemento di Workflow relativo al documento di fattura.

Tipo di evento inferred
Fattura parcheggiata
Rappresenta una fattura inserita nel sistema ma non ancora registrata nella contabilità generale. Il parcheggio viene utilizzato per salvare fatture incomplete o sottoporle a una revisione successiva prima della registrazione.
Perché è importante

Il parcheggio indica una pausa deliberata nel processo. Monitorare la durata e la frequenza delle fatture parcheggiate aiuta a individuare le cause dei ritardi prima dell’avvio del ciclo formale di registrazione e approvazione.

Dove reperirlo

Può essere identificato tramite documenti creati con transazioni di parcheggio, ad esempio MIR7 o FV60, oppure verificando specifici campi di stato nella tabella BKPF o in tabelle dedicate ai documenti parcheggiati, come VBKPF.

Acquisizione

Individui i documenti creati tramite transazioni di parcheggio oppure verifichi la presenza dello stato di documento parcheggiato.

Tipo di evento explicit
Fattura rifiutata
Rappresenta il rifiuto di una fattura durante il processo di approvazione. Questo evento attiva una rilavorazione, che richiede la correzione e il nuovo invio della fattura.
Perché è importante

I rifiuti delle fatture sono un indicatore importante di inefficienza del processo e di problemi nella qualità dei dati. Analizzare la frequenza e le cause dei rifiuti aiuta a individuare opportunità di miglioramento e formazione.

Dove reperirlo

Viene dedotto da specifici aggiornamenti di stato in un Workflow SAP, come lo stato “rifiutata”, oppure da eventi che annullano il Workflow di approvazione corrente e lo rimandano al responsabile dell’elaborazione.

Acquisizione

Lo deduca dalle modifiche dello stato del Workflow che indicano un rifiuto.

Tipo di evento inferred
Pagamento eseguito in ritardo
Si tratta di un evento calcolato che si verifica quando il pagamento di una fattura viene eseguito dopo la relativa data di scadenza calcolata. L'evento deriva dal confronto tra due campi data.
Perché è importante

Questa attività supporta direttamente i KPI relativi alla puntualità dei pagamenti e aiuta a identificare i fornitori o le unità aziendali caratterizzati da frequenti ritardi, che possono compromettere i rapporti con i fornitori e comportare penali.

Dove reperirlo

Il calcolo viene effettuato confrontando la data di compensazione (BSEG-AUGDT) con la data di scadenza netta. La data di scadenza viene a sua volta calcolata a partire dalla data di riferimento (BSEG-ZFBDT) e dalle condizioni di pagamento (BSEG-ZTERM).

Acquisizione

Derivare confrontando BSEG-AUGDT > (BSEG-ZFBDT + giorni previsti dai termini di pagamento).

Tipo di evento calculated
Proposta di pagamento creata
La fattura viene selezionata e inclusa in una proposta di pagamento nell'ambito di un payment run. Questo è il primo passaggio del processo di pagamento automatizzato.
Perché è importante

Questa attività indica l'intenzione di effettuare il pagamento. I ritardi tra questo passaggio e l'esecuzione definitiva del pagamento possono evidenziare problemi nel processo di payment run, nelle approvazioni o nelle comunicazioni con la banca.

Dove reperirlo

Questa informazione è disponibile nelle tabelle del payment run, in particolare nella tabella REGUP, che contiene gli elementi inclusi in una proposta di pagamento. La data del run nella tabella REGUH corrispondente fornisce il timestamp.

Acquisizione

Identificare il momento in cui una fattura compare nella tabella REGUP a seguito di un payment proposal run.

Tipo di evento explicit
Consigliato Facoltativo

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