Il Suo template dei dati per Purchase to Pay - Elaborazione delle fatture

SAP S/4HANA
Il Suo template dei dati per Purchase to Pay - Elaborazione delle fatture

Il Suo template dei dati per Purchase to Pay - Elaborazione delle fatture

Questo template dei dati La guida nella configurazione dell’analisi di Purchase to Pay - Elaborazione delle fatture. Illustra gli attributi essenziali da raccogliere e le attività principali da monitorare, oltre a fornire indicazioni utili per l’estrazione. Utilizzi questo template per preparare i dati in modo efficace e senza intoppi per le iniziative di Process Mining.
  • Attributi consigliati da raccogliere
  • Attività principali da monitorare
  • Indicazioni per l’estrazione da SAP S/4HANA
Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

Attributi di Purchase to Pay - Elaborazione delle fatture

Questi sono i campi dati consigliati da includere nell’Event Log per un’analisi completa di Purchase to Pay - Elaborazione delle fatture.
3 Obbligatorio 8 Consigliato 10 Facoltativo
Nome Descrizione
Numero fattura
InvoiceNumber
Identificativo univoco del documento fattura del fornitore, utilizzato come identificativo principale del caso nel processo.
Descrizione

Il numero fattura è l’identificativo univoco assegnato a ogni fattura fornitore in SAP S/4HANA. Collega tutte le attività correlate, come la creazione, il parcheggio, l’approvazione e il pagamento, in un’unica istanza di processo.

Nel Process Mining, questo attributo è fondamentale per seguire l’intero percorso di ogni fattura. Consente di ricostruire il flusso di processo completo, dalla ricezione al pagamento finale, e di analizzare i tempi di ciclo, i colli di bottiglia e le variazioni del processo per ogni singola fattura.

Perché è importante

È la chiave essenziale per collegare tutti gli eventi correlati e ricostruire l’intero ciclo di vita della fattura nel sistema.

Dove reperirli

È il numero del documento contabile, disponibile nella tabella BKPF, campo BELNR.

Esempi
190000000119000000451900000132
Nome attività
ActivityName
Nome dell’attività aziendale o dell’evento che si è verificato per una fattura in un momento specifico.
Descrizione

Il nome dell’attività descrive un passaggio specifico o una modifica di stato nel ciclo di elaborazione della fattura. Alcuni esempi sono «Documento fattura creato», «Fattura inviata per approvazione», «Blocco pagamento impostato» e «Pagamento eseguito».

Questo attributo è fondamentale per creare la mappa del processo, che ne rappresenta visivamente il flusso delle attività. Analizzando la sequenza, la frequenza e la durata delle attività è possibile individuare colli di bottiglia, cicli di rilavorazione e variazioni del processo non conformi. È un elemento centrale per qualsiasi analisi di Process Mining.

Perché è importante

Definisce i passaggi del processo e consente di visualizzare le mappe di processo e analizzare i flussi e le variazioni.

Dove reperirli

Derivato da una combinazione di codici transazione SAP (SY-TCODE), stati dei documenti di modifica (CDHDR/CDPOS) e valori specifici dei campi che indicano cambiamenti di stato.

Esempi
Fattura registrata provvisoriamenteFattura approvataPagamento eseguito
Ora dell’evento
EventTime
La data e l’ora esatte in cui si è verificata l’attività.
Descrizione

L’ora dell’evento è la data e l’ora che registrano il momento esatto in cui si è verificata una specifica attività. Questi dati sono essenziali per calcolare le durate, i tempi di ciclo e i tempi di attesa tra le diverse fasi del processo.

Nelle analisi di Process Mining, le date e le ore precise consentono di misurare indicatori chiave di prestazione come «Tempo medio di ciclo della fattura» e «Tempo di ciclo dell’approvazione della fattura». Analizzando il tempo trascorso tra le attività, le organizzazioni possono individuare i colli di bottiglia che causano ritardi nelle fatture e le opportunità per accelerare il processo.

Perché è importante

Questa data e ora costituisce la base di tutte le analisi temporali, compresi il monitoraggio delle prestazioni, l’individuazione dei colli di bottiglia e il monitoraggio degli SLA.

Dove reperirli

In genere, il dato proviene dalle tabelle dei documenti di modifica CDHDR (intestazione) e CDPOS (partita), utilizzando i campi UDATE e UTIME. Per alcuni eventi può essere ricavato dalle date di creazione o inserimento nelle tabelle come BKPF (CPUDT, CPUTM).

Esempi
2023-04-15T10:30:00Z2023-04-18T14:05:21Z2023-05-02T09:00:00Z
Data di scadenza del pagamento
PaymentDueDate
La data entro cui la fattura deve essere pagata per evitare che il pagamento risulti in ritardo.
Descrizione

La data di scadenza del pagamento è la data calcolata entro cui effettuare il pagamento al fornitore, sulla base della data della fattura e dei termini di pagamento concordati. Rappresenta una scadenza fondamentale del processo.

Questo attributo è essenziale per l’indicatore chiave di prestazione «Tasso di pagamenti puntuali» e per la Dashboard «Prestazioni di pagamento ai fornitori». Confrontando la data effettiva del pagamento con quella di scadenza, un’azienda può misurare la propria capacità di rispettare gli obblighi di pagamento, con effetti sui rapporti con i fornitori e sulla reputazione finanziaria.

Perché è importante

È il principale valore di riferimento per misurare il rispetto delle scadenze di pagamento, un aspetto essenziale per mantenere buoni rapporti con i fornitori ed evitare penali per ritardi.

Dove reperirli

Spesso questa data è disponibile direttamente nella partita del fornitore nella tabella BSEG, campo ZFBDT (data base per il calcolo della scadenza). La data di scadenza netta si calcola a partire da questa data base e dai termini di pagamento.

Esempi
2023-05-302023-06-152023-07-01
Importo fattura
AmountInCompanyCodeCurrency
Importo lordo totale della fattura nella valuta locale della società.
Descrizione

Questo attributo rappresenta il valore totale della fattura. È una metrica chiave per comprendere l’impatto finanziario e la portata delle attività di elaborazione delle fatture.

L’analisi degli importi aiuta a dare priorità alle fatture di valore elevato per velocizzarne l’elaborazione, individuare le tendenze di spesa e correlare i problemi del processo al valore finanziario. Ad esempio, consente di verificare se le fatture di importo elevato vengono bloccate più spesso o richiedono tempi di approvazione più lunghi.

Perché è importante

Fornisce un contesto finanziario al processo e consente di analizzarlo in base al valore monetario, ad esempio per verificare se le fatture di importo elevato vengono elaborate in modo diverso.

Dove reperirli

Questo valore si ricava in genere dalla somma delle partite pertinenti nella tabella BSEG, campo WRBTR (importo in valuta locale).

Esempi
1500.75125000.00850.20
Motivo del blocco pagamento
PaymentBlockReason
Codice che indica il motivo per cui una fattura è bloccata per il pagamento.
Descrizione

Quando una fattura è bloccata per il pagamento, questo attributo ne specifica il motivo, ad esempio «Differenza nella quantità» o «Prezzo non corrispondente». In SAP, questi motivi vengono configurati per uniformare la gestione delle eccezioni.

Questo attributo è fondamentale per la Dashboard «Frequenza e durata dei blocchi di pagamento». Analizzare la frequenza dei diversi motivi di blocco aiuta a individuare le cause profonde dei ritardi di pagamento, ad esempio problemi legati a determinati fornitori, materiali o processi interni, e permette di adottare misure correttive mirate.

Perché è importante

Indica la causa profonda specifica dei blocchi di pagamento, consentendo di analizzare il problema in modo mirato per ridurre i ritardi e migliorare la correttezza al primo tentativo.

Dove reperirli

Si trova nella partita del fornitore della tabella BSEG, campo ZLSPR (chiave di blocco pagamento).

Esempi
RIA
Nome utente
UserName
L’ID utente SAP della persona o del sistema che ha eseguito l’attività.
Descrizione

Questo attributo identifica l’utente che ha eseguito una specifica transazione o creato un documento. Può corrispondere all’ID di una persona o a quello di un sistema che esegue processi batch automatizzati.

L’analisi per utente aiuta a comprendere la distribuzione del carico di lavoro, individuare le esigenze di formazione e rilevare comportamenti insoliti. Ad esempio, può mostrare quali utenti gestiscono spesso le eccezioni o quali fatture vengono elaborate automaticamente, come quelle associate all’utente «BATCHUSER». È un dato fondamentale per calcolare l’indicatore chiave di prestazione «Tasso di automazione delle fatture».

Perché è importante

Associa le attività del processo a utenti specifici o ad account di sistema, consentendo di analizzare il carico di lavoro e confrontare le prestazioni, oltre a rilevare le attività automatizzate.

Dove reperirli

Ricavato da campi come BKPF-USNAM (inserito da) o CDHDR-USERNAME (modificato da).

Esempi
SMITHJMUELLERTWF-BATCH
Numero fornitore
VendorNumber
Identificativo univoco del fornitore che ha inviato la fattura.
Descrizione

Il numero fornitore identifica il fornitore o creditore associato alla fattura e collega la transazione ai dati anagrafici del fornitore.

Questo attributo è fondamentale per le analisi incentrate sui fornitori, ad esempio per valutare le «Prestazioni di pagamento ai fornitori» o individuare quelli che inviano spesso fatture problematiche, che generano eccezioni o blocchi di pagamento. Aiuta a gestire i rapporti con i fornitori e a valutarne l’affidabilità.

Perché è importante

Consente di analizzare le prestazioni del processo per fornitore, individuare schemi ricorrenti, gestire i rapporti e valutare i problemi legati ai fornitori.

Dove reperirli

In genere, si trova nella tabella delle partite dei documenti contabili BSEG, campo LIFNR.

Esempi
100345700012V9832
Ordine di acquisto
PurchasingDocument
Numero dell’ordine di acquisto a cui è associata la fattura.
Descrizione

Il numero del documento di acquisto collega la fattura del fornitore all’ordine di acquisto originale (PO). Questo collegamento è fondamentale per il confronto a tre vie, che verifica la fattura rispetto all’ordine di acquisto e alla registrazione della ricezione della merce.

L’analisi di questo attributo aiuta a comprendere le differenze tra le fatture associate a un ordine di acquisto e quelle che non lo sono. È essenziale per indagare le discrepanze nel confronto e valutare l’efficienza della parte del processo relativa agli acquisti.

Perché è importante

Collega la fattura al processo di approvvigionamento, un aspetto essenziale per analizzare le discrepanze nel confronto e la conformità agli ordini di acquisto.

Dove reperirli

Questa informazione si trova in genere nella tabella delle partite dei documenti BSEG, campo EBELN (numero del documento di acquisto).

Esempi
450000123445000056784500009012
Società
CompanyCode
Unità organizzativa che rappresenta una società legalmente indipendente per la quale vengono redatti i rendiconti finanziari.
Descrizione

La società è un’unità organizzativa fondamentale in SAP Finance. A ogni fattura viene assegnata una società specifica, che determina l’entità giuridica responsabile della transazione.

Nel Process Mining, filtrare o confrontare i dati per società è essenziale per analizzare le prestazioni dei processi tra diverse unità aziendali, entità giuridiche o paesi. Aiuta a individuare differenze regionali in termini di efficienza, conformità e livelli di automazione, fornendo indicazioni per iniziative di miglioramento mirate.

Perché è importante

Consente di segmentare e confrontare le prestazioni dell’elaborazione delle fatture tra diverse entità giuridiche o aree geografiche dell’organizzazione.

Dove reperirli

È un campo standard della tabella di intestazione dei documenti BKPF, campo BUKRS.

Esempi
1000US01DE01
Tipo documento
DocumentType
Codice che classifica i diversi tipi di documenti contabili, come le fatture dei fornitori o le note di credito.
Descrizione

In SAP, il tipo documento serve a distinguere le diverse transazioni aziendali. Ad esempio, «KR» indica in genere una fattura standard di un fornitore, mentre «KG» può indicare una nota di credito di un fornitore.

L’analisi per tipo documento consente di segmentare il processo e capire come vengono gestiti i diversi tipi di transazione. Il processo di una nota di credito, ad esempio, può differire notevolmente da quello di una fattura standard. Questa segmentazione offre informazioni più precise e pertinenti sul processo.

Perché è importante

Aiuta a distinguere i diversi tipi di transazioni finanziarie, come le fatture standard e le note di credito, che spesso seguono percorsi di processo diversi.

Dove reperirli

Si trova nella tabella di intestazione dei documenti BKPF, campo BLART.

Esempi
KRREKG
Data e ora di estrazione
ExtractionTimestamp
La data e l’ora in cui i dati sono stati estratti dal sistema di origine.
Descrizione

Questo attributo registra la data e l’ora dell’estrazione dei dati e ne indica l’aggiornamento nello strumento di Process Mining.

Nell’analisi, consente di valutare quanto siano recenti le informazioni ottenute. È fondamentale per le Dashboard di monitoraggio operativo, perché assicura che le decisioni si basino su dati aggiornati e aiuta a gestire efficacemente i cicli di aggiornamento dei dati.

Perché è importante

Indica quanto sono aggiornati i dati, affinché l’analisi e i report si basino sulle informazioni più recenti disponibili.

Dove reperirli

Non è un campo SAP. Viene generato e aggiunto dallo strumento di estrazione dei dati o dal processo ETL al momento dell’estrazione.

Esempi
2023-10-27T02:00:00Z2023-10-28T02:00:00Z2023-10-29T02:00:00Z
Data fattura
InvoiceDate
La data in cui il fornitore ha emesso la fattura.
Descrizione

La data fattura, detta anche data documento, è la data indicata dal fornitore sulla fattura. Viene utilizzata come punto di partenza per calcolare la data di scadenza del pagamento in base ai termini concordati.

Nell’analisi, questa data è fondamentale per i calcoli finanziari, ad esempio per determinare l’anzianità delle fatture e l’idoneità agli sconti per pagamento anticipato. È un dato chiave per l’indicatore «Tasso di acquisizione degli sconti per pagamento anticipato».

Perché è importante

Costituisce la base per calcolare i termini di pagamento e le scadenze, un aspetto essenziale per gestire il capitale circolante e ottenere gli sconti.

Dove reperirli

Si trova nella tabella di intestazione dei documenti BKPF, campo BLDAT (data documento).

Esempi
2023-04-122023-05-152023-06-20
È automatizzata
IsAutomated
Indicatore che segnala se un’attività è stata eseguita da un utente di sistema automatizzato.
Descrizione

Questo attributo booleano è impostato su vero se l’utente associato a un’attività è un account di sistema o batch noto, come «WF-BATCH» o «SAP_SYSTEM». Aiuta a distinguere le fasi del processo manuali da quelle automatizzate.

Questo attributo è essenziale per calcolare l’indicatore «Tasso di automazione delle fatture». Analizzando le parti automatizzate del processo, le organizzazioni possono valutare i risultati delle iniziative di automazione e individuare altre opportunità per ridurre il lavoro manuale e migliorare l’efficienza.

Perché è importante

Distingue le attività manuali da quelle eseguite dal sistema, un aspetto fondamentale per misurare i tassi di automazione e individuare ulteriori opportunità di automazione.

Dove reperirli

Derivato dall’attributo UserName. Si crea una mappatura o una regola per classificare determinati ID utente come «automatizzati».

Esempi
truefalse
È una rilavorazione
IsRework
Indicatore che segnala se una fattura è stata sottoposta a rilavorazioni, ad esempio dopo il rifiuto di un’approvazione o la rimozione di un blocco di pagamento.
Descrizione

Questo attributo segnala le fatture che hanno attraversato uno o più cicli di rilavorazione. Le rilavorazioni vengono individuate tramite sequenze specifiche di attività, ad esempio «Fattura approvata» dopo «Fattura rifiutata» oppure «Blocco pagamento rimosso» dopo «Blocco pagamento impostato».

Questo attributo semplifica il calcolo dell’indicatore «Tasso di rilavorazione delle fatture». Consente agli analisti di isolare e approfondire facilmente i casi con rilavorazioni, per comprenderne le cause profonde e ridurre le inefficienze e il ripetersi del lavoro manuale.

Perché è importante

Individua i flussi di processo inefficienti in cui è necessario ripetere il lavoro, aiutando a quantificare gli sprechi e a individuare le cause profonde delle eccezioni.

Dove reperirli

Calcolato in base alla sequenza delle attività nell’Event Log. Ad esempio, se nella traccia di una fattura compare «Fattura rifiutata», l’indicatore viene impostato su vero.

Esempi
truefalse
ID del sistema di origine
SourceSystemId
Identificativo del sistema SAP S/4HANA di origine da cui sono stati estratti i dati.
Descrizione

Questo attributo specifica il sistema di origine, ad esempio «S4H_PROD» o «ERP_EU». È particolarmente importante negli ambienti con più istanze ERP o con una combinazione di sistemi legacy e moderni.

L’analisi consente di confrontare le prestazioni dei processi tra sistemi o aree geografiche diverse. Inoltre, garantisce la tracciabilità dei dati ed è fondamentale per la governance dei dati e la risoluzione dei problemi quando si combinano dati provenienti da più fonti in una piattaforma centrale di Process Mining.

Perché è importante

Fornisce informazioni sull’origine dei dati, essenziali per la governance dei dati e per confrontare i processi tra sistemi o sedi aziendali diverse.

Dove reperirli

Questo valore viene in genere ricavato dall’ID del sistema SAP (sy-sysid) durante l’estrazione dei dati oppure configurato come valore statico nella pipeline ETL.

Esempi
S4PS4H_PROD_100ECC_EU
Motivo dello storno
ReversalReason
Codice che indica il motivo per cui un documento fattura è stato stornato.
Descrizione

Se una fattura viene registrata in modo errato, spesso viene stornata. Il codice del motivo dello storno spiega perché è stata eseguita questa operazione, ad esempio per una «Data di registrazione errata» o un «Errore di inserimento dei dati».

Analizzare i motivi degli storni aiuta a individuare gli schemi ricorrenti di errore nel processo di registrazione delle fatture. Queste informazioni possono essere utilizzate per migliorare la formazione, rafforzare i controlli di sistema o risolvere problemi ricorrenti che comportano rilavorazioni finanziarie e maggiori oneri amministrativi.

Perché è importante

Spiega perché le fatture sono state annullate e offre indicazioni dirette sulle cause degli errori e delle rilavorazioni nel processo di registrazione.

Dove reperirli

Si trova nell’intestazione del documento originale nella tabella BKPF, campo STGRD (motivo dello storno).

Esempi
010205
N. documento di compensazione.
ClearingDocumentNumber
Numero del documento che compensa la fattura, in genere il documento di pagamento.
Descrizione

Il numero del documento di compensazione collega una partita aperta della fattura alla transazione che la compensa, quasi sempre il documento di pagamento. Conferma che la fattura è stata pagata.

Questo attributo costituisce il collegamento definitivo tra una fattura e il relativo pagamento. Viene utilizzato per individuare l’attività «Pagamento eseguito» e la relativa data e ora, essenziali per calcolare il tempo totale di attraversamento e il tasso di pagamenti puntuali.

Perché è importante

Conferma che la fattura è stata pagata e la collega alla specifica transazione di pagamento, un dato fondamentale per analizzare i tempi di ciclo e le prestazioni dei pagamenti.

Dove reperirli

Si trova nella tabella delle partite dei documenti BSEG, campo AUGBL (numero del documento di compensazione).

Esempi
150000000115000000231500000088
Numero di cicli di approvazione
ApprovalCycleCount
Numero di volte in cui una fattura è stata inviata per l’approvazione.
Descrizione

Questa metrica conta il numero di volte in cui si verifica l’attività «Fattura inviata per approvazione» per una singola fattura. Un valore superiore a uno indica che la fattura è stata rifiutata o restituita almeno una volta e ha quindi richiesto un nuovo ciclo di approvazione.

Questo attributo contribuisce direttamente all’indicatore «Tasso di approvazione al primo passaggio». Analizzando le fatture con un numero elevato di cicli di approvazione, le organizzazioni possono individuare i motivi delle approvazioni non riuscite, come informazioni insufficienti o codici errati, e intervenire per migliorare il processo.

Perché è importante

Quantifica le rilavorazioni nel sottoprocesso di approvazione, aiutando a misurare il tasso di correttezza al primo tentativo e a individuare i motivi dei rifiuti.

Dove reperirli

Calcolato contando le occorrenze dell’attività «Fattura inviata per approvazione» per ogni InvoiceNumber univoco.

Esempi
123
Pagata puntualmente
IsPaidOnTime
Indicatore impostato su vero se la fattura è stata pagata entro la data di scadenza, inclusa.
Descrizione

Questo attributo booleano si ottiene confrontando la data effettiva del pagamento, ovvero la data e l’ora dell’attività «Pagamento eseguito», con la «Data di scadenza del pagamento». Fornisce un esito chiaro, sì o no, sullo stato del pagamento di ogni fattura.

È il calcolo alla base dell’indicatore «Tasso di pagamenti puntuali». Consente di filtrare e analizzare facilmente le caratteristiche dei pagamenti in ritardo, come i fornitori, le società o gli importi delle fatture più spesso associati ai ritardi.

Perché è importante

Misura direttamente il rispetto dei termini di pagamento, un indicatore chiave per la gestione dei rapporti con i fornitori e delle operazioni finanziarie.

Dove reperirli

Calcolato confrontando l’ora dell’evento dell’attività «Pagamento eseguito» con l’attributo PaymentDueDate. (Payment Date <= PaymentDueDate).

Esempi
truefalse
Termini di pagamento
PaymentTerms
Codice che definisce le condizioni di pagamento concordate con il fornitore, come le scadenze e i periodi in cui è possibile ottenere sconti.
Descrizione

I termini di pagamento definiscono le regole per pagare una fattura, compresi gli eventuali sconti disponibili per il pagamento anticipato. Ad esempio, «Z030» può indicare «pagamento entro 30 giorni netti».

Questo attributo è essenziale per la pianificazione finanziaria e l’ottimizzazione del capitale circolante. Nel Process Mining, viene utilizzato per calcolare la data di scadenza del pagamento e determinare l’idoneità agli sconti per pagamento anticipato, contribuendo direttamente all’indicatore «Tasso di acquisizione degli sconti per pagamento anticipato».

Perché è importante

Definisce le regole per le scadenze e gli sconti di pagamento, incidendo direttamente sugli indicatori dei pagamenti puntuali e sulla gestione del capitale circolante.

Dove reperirli

Si trova nella partita del fornitore della tabella BSEG, campo ZTERM (chiave dei termini di pagamento).

Esempi
0001Z030NT60
Obbligatorio Consigliato Facoltativo

Attività di Purchase to Pay - Elaborazione delle fatture

Questi sono i passaggi e le tappe fondamentali del processo da registrare nell’Event Log per individuare correttamente i processi.
5 Consigliato 8 Facoltativo
Attività Descrizione
Documento della fattura creato
È il primo evento e indica la creazione di un documento di fattura in SAP. Può essere registrato quando un utente salva un nuovo documento, che può trovarsi nello stato di registrazione provvisoria o non ancora contabilizzato.
Perché è importante

Questa attività segna l’inizio del ciclo di vita dell’elaborazione della fattura. Analizzare il tempo che intercorre tra questo evento e gli eventi successivi è fondamentale per misurare il tempo di attraversamento complessivo dell’elaborazione.

Dove reperirli

L’evento viene rilevato dalla data e dall’ora di creazione (CPUDT, CPUTM) nella tabella di testata del documento, in genere BKPF o RBKP per le fatture logistiche. Il codice transazione (BKPF-TCODE), ad esempio FB60, MIRO o MIR7, indica la modalità di creazione.

Acquisizione

Utilizzare la data e l’ora di creazione BKPF-CPUDT e BKPF-CPUTM del documento della fattura.

Tipo di evento explicit
Fattura approvata
Questa attività indica che la fattura è stata approvata dall’autorità designata. L’evento viene registrato quando il flusso di lavoro di approvazione si conclude correttamente o viene impostato un indicatore di rilascio.
Perché è importante

È una tappa fondamentale, perché rende la fattura disponibile per il pagamento. I ritardi nelle approvazioni sono un collo di bottiglia frequente; monitorare questa attività aiuta a individuare i responsabili delle approvazioni o i passaggi più lenti.

Dove reperirli

L’evento può essere dedotto dalla fase finale di rilascio in un flusso di lavoro SAP oppure monitorando le modifiche ai campi di stato del rilascio nelle tabelle associate alla fattura o al relativo documento di acquisto.

Acquisizione

Dedurre l’evento dagli eventi di completamento del flusso di lavoro o dalle modifiche al campo di stato del rilascio del documento.

Tipo di evento inferred
Fattura contabilizzata
È un evento finanziario fondamentale, in cui la fattura registrata provvisoriamente o approvata viene contabilizzata ufficialmente nel libro mastro. Questa operazione rileva il debito nei confronti del fornitore.
Perché è importante

La registrazione contabile è una tappa fondamentale che segna il passaggio dall’inserimento e dall’approvazione dei dati alla fase di regolamento finanziario. Il tempo che intercorre tra la creazione della fattura e la registrazione è un indicatore chiave dell’efficienza dei processi interni.

Dove reperirli

L’evento è identificato dalla data di registrazione (BKPF-BUDAT) nell’intestazione del documento. Per i documenti prima parcheggiati, il passaggio allo stato di registrato fornisce la data e l’ora dell’evento.

Acquisizione

Utilizzare la data di registrazione (BKPF-BUDAT) come data e ora dell’evento.

Tipo di evento explicit
Fattura stornata
Attività che rappresenta lo storno di un documento fattura registrato in precedenza. Per una fattura errata, questo è un evento conclusivo; spesso la fattura viene poi inserita nuovamente in modo corretto.
Perché è importante

Gli storni segnalano errori critici che non sono stati rilevati nelle fasi precedenti del processo. Monitorarne la frequenza e le cause profonde è essenziale per migliorare il processo e ridurre le inesattezze finanziarie.

Dove reperirli

Lo storno viene identificato quando viene creato un documento di storno. Nell’intestazione del documento originale (BKPF) è riportato il numero del documento di storno (BKPF-STBLG), e viceversa. La data di registrazione del documento di storno corrisponde all’ora dell’evento.

Acquisizione

Individuare i documenti con un valore nel campo BKPF-STBLG e utilizzare la data di registrazione del documento di storno.

Tipo di evento explicit
Pagamento eseguito
È l’ultima attività del processo standard: il pagamento viene effettuato e la fattura viene compensata. Indica che i fondi sono stati versati al fornitore.
Perché è importante

Segna la conclusione del ciclo di vita della fattura P2P. È essenziale per calcolare il tempo totale di attraversamento e misurare il rispetto delle scadenze di pagamento.

Dove reperirli

L’evento viene rilevato dalle informazioni sul documento di compensazione nella partita del fornitore. La data di compensazione (BSEG-AUGDT) e il documento di compensazione (BSEG-AUGBL) indicano che il pagamento è stato effettuato.

Acquisizione

Utilizzare la data di compensazione (BSEG-AUGDT) della partita del fornitore compensata.

Tipo di evento explicit
Blocco di pagamento impostato
Attività con cui viene applicato intenzionalmente un blocco a una fattura per impedirne il pagamento. Spesso il blocco è dovuto a discrepanze di prezzo o quantità oppure a una nota di credito in sospeso.
Perché è importante

I blocchi di pagamento sono una delle principali cause dei ritardi nei pagamenti e delle controversie con i fornitori. Analizzare la frequenza, la durata e le cause dei blocchi è fondamentale per aumentare la puntualità dei pagamenti.

Dove reperirli

L’evento viene rilevato monitorando le modifiche al campo chiave del blocco di pagamento (BSEG-ZLSPR) nella riga della fattura. I log delle modifiche nelle tabelle CDHDR e CDPOS indicano la data e l’ora e l’utente che ha impostato il blocco.

Acquisizione

Individuare i casi in cui il campo BSEG-ZLSPR viene valorizzato tramite i documenti di modifica (CDHDR/CDPOS).

Tipo di evento explicit
Blocco di pagamento rimosso
Indica la risoluzione di un problema tramite la rimozione di un blocco di pagamento precedentemente impostato. La fattura torna così a essere idonea al pagamento.
Perché è importante

Il tempo che intercorre tra l’impostazione e la rimozione di un blocco corrisponde al tempo necessario per risolvere un’eccezione del processo. Ridurre questa durata è fondamentale per migliorare l’efficienza e i rapporti con i fornitori.

Dove reperirli

L’evento viene registrato quando il campo chiave del blocco di pagamento (BSEG-ZLSPR) viene svuotato. La modifica viene registrata nelle tabelle CDHDR e CDPOS, che forniscono la data e l’ora della rimozione.

Acquisizione

Individuare i casi in cui il campo BSEG-ZLSPR viene svuotato tramite i documenti di modifica (CDHDR/CDPOS).

Tipo di evento explicit
Dati della fattura aggiornati
Questa attività indica una modifica apportata al documento della fattura dopo la sua creazione iniziale. È frequente nei cicli di rilavorazione successivi a un rifiuto o per correggere errori.
Perché è importante

Gli aggiornamenti frequenti indicano rilavorazioni e possibili problemi di qualità dei dati al momento dell’inserimento. Monitorare queste modifiche aiuta a quantificare il lavoro dedicato alle correzioni e a individuare gli errori più comuni.

Dove reperirli

Le modifiche ai campi principali vengono registrate nelle tabelle SAP dei documenti di modifica, CDHDR (testata) e CDPOS (riga). Gli eventi possono essere generati filtrando le modifiche relative all’oggetto della fattura.

Acquisizione

Estrarre dalle tabelle CDHDR e CDPOS gli eventi di modifica relativi all’oggetto della fattura.

Tipo di evento explicit
Fattura inviata per l’approvazione
Questa attività segna l’avvio del flusso di lavoro formale di approvazione della fattura. Spesso si deduce dal passaggio della fattura allo stato di approvazione in sospeso o dalla creazione di un elemento del flusso di lavoro.
Perché è importante

Questo è il punto di partenza per misurare il tempo di ciclo delle approvazioni. Sapere quando iniziano le approvazioni è essenziale per individuare i colli di bottiglia nel flusso di lavoro di approvazione.

Dove reperirli

In genere, l’evento si deduce dall’avvio di un SAP Business Workflow, registrato nella tabella SWW_WI2OBJ e collegato all’oggetto della fattura, ad esempio BUS2081, oppure dalla modifica di un campo di stato personalizzato nella testata del documento.

Acquisizione

Dedurre l’evento dalla creazione di un elemento del flusso di lavoro associato al documento della fattura.

Tipo di evento inferred
Fattura registrata provvisoriamente
Indica una fattura inserita nel sistema ma non ancora contabilizzata nel libro mastro. La registrazione provvisoria consente di salvare fatture incomplete o di sottoporle a revisione prima della contabilizzazione.
Perché è importante

La registrazione provvisoria indica una pausa intenzionale nel processo. Monitorare la durata e la frequenza delle fatture registrate provvisoriamente aiuta a individuare le cause dei ritardi prima dell’avvio del ciclo formale di contabilizzazione e approvazione.

Dove reperirli

È possibile identificare queste fatture tramite i documenti creati con transazioni di registrazione provvisoria, ad esempio MIR7 e FV60, oppure controllando specifici campi di stato nella tabella BKPF o nelle tabelle dedicate ai documenti registrati provvisoriamente, come VBKPF.

Acquisizione

Individuare i documenti creati con transazioni di registrazione provvisoria oppure verificare lo stato di registrazione provvisoria del documento.

Tipo di evento explicit
Fattura rifiutata
Indica il rifiuto di una fattura durante il processo di approvazione. Questo evento avvia una rilavorazione, che richiede la correzione e il nuovo invio della fattura.
Perché è importante

I rifiuti delle fatture sono un indicatore importante di inefficienze del processo e problemi di qualità dei dati. Analizzare la frequenza e le cause dei rifiuti aiuta a individuare opportunità di miglioramento e formazione.

Dove reperirli

L’evento si deduce da specifici aggiornamenti di stato in un flusso di lavoro SAP, ad esempio lo stato di rifiuto, oppure da eventi che annullano il flusso di lavoro di approvazione in corso e lo rinviano al responsabile dell’elaborazione.

Acquisizione

Dedurre l’evento dalle modifiche allo stato del flusso di lavoro che indicano un rifiuto.

Tipo di evento inferred
Pagamento eseguito in ritardo
È un evento calcolato che si verifica quando il pagamento di una fattura viene eseguito dopo la relativa data di scadenza calcolata. Si ottiene confrontando due campi data.
Perché è importante

Questa attività contribuisce direttamente agli indicatori chiave di prestazione relativi ai pagamenti puntuali e aiuta a individuare i fornitori o le unità aziendali che registrano frequenti ritardi, con possibili ripercussioni sui rapporti con i fornitori e il rischio di penali.

Dove reperirli

Si calcola confrontando la data di compensazione (BSEG-AUGDT) con la data di scadenza netta. Quest’ultima viene a sua volta calcolata a partire dalla data base (BSEG-ZFBDT) e dai termini di pagamento (BSEG-ZTERM).

Acquisizione

Determinare il ritardo confrontando BSEG-AUGDT > (BSEG-ZFBDT + giorni previsti dai termini di pagamento).

Tipo di evento calculated
Proposta di pagamento creata
La fattura viene selezionata e inclusa in una proposta di pagamento nell’ambito di un’esecuzione dei pagamenti. È il primo passaggio del processo di pagamento automatizzato.
Perché è importante

Questa attività indica l’intenzione di effettuare il pagamento. I ritardi tra questo passaggio e l’esecuzione del pagamento possono evidenziare problemi nell’esecuzione dei pagamenti, nelle approvazioni o nelle comunicazioni con la banca.

Dove reperirli

L’informazione è disponibile nelle tabelle delle esecuzioni dei pagamenti, in particolare in REGUP, che contiene le partite incluse in una proposta di pagamento. La data di esecuzione riportata nella tabella REGUH corrispondente fornisce la data e l’ora dell’evento.

Acquisizione

Individuare quando una fattura compare nella tabella REGUP in seguito all’esecuzione di una proposta di pagamento.

Tipo di evento explicit
Consigliato Facoltativo

Guide all’estrazione

Come estrarre i dati da SAP S/4HANA

È pronto a iniziare?

Inizi oggi a ottimizzare l’elaborazione delle fatture. Questo template è il primo passo verso miglioramenti significativi delle attività operative e una maggiore efficienza.

Ottimizzi subito l’elaborazione delle fatture P2P in SAP S/4HANA

Individui i colli di bottiglia e riduca del 30% o più il tempo di ciclo delle fatture.

Inizi la prova gratuita

Non è richiesta la carta di credito. La configurazione richiede pochi minuti.