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Migliori la gestione delle modifiche

Aumenti l’efficienza con la nostra guida all’ottimizzazione in 6 passaggi.
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Processi disponibili
Processo generico 1 Acquisto e pagamento delle richieste d’acquisto 8 Assunzione e uscita: gestione delle posizioni 4 Ciclo di vita dei dipendenti: dall’assunzione alla cessazione 8 Ciclo di vita dello sviluppo software 6 Crediti verso clienti 7 Dal ciclo ordine-incasso alla fatturazione 8 Dal lead all’incasso 7 Dal processo di acquisto al pagamento: ordine di acquisto 8 Dal procurement al pagamento: elaborazione delle fatture 8 Elaborazione dei pagamenti 7 Elaborazione dei pagamenti fornitori 7 Elaborazione delle fatture fornitori 7 Elaborazione delle paghe 7 Gestione degli incidenti 6 Gestione dei contratti 6 Gestione dei problemi 6 Gestione dei sinistri 6 Gestione dei trasporti 6 Gestione del ciclo dei ricavi 6 Gestione del credito e recupero crediti 7 Gestione del magazzino 6 Gestione della catena di approvvigionamento 7 Gestione della qualità 6 Gestione delle modifiche 6 Gestione delle note spese 6 Gestione delle richieste di servizio 7 Gestione delle scorte 7 Gestione di resi e rimborsi 7 Inserimento dei clienti KYC 6 Istruttoria dei prestiti 6 Manutenzione degli asset 6 Onboarding dei dipendenti 6 Order to Cash - Elaborazione degli ordini cliente 8 Percorso del paziente 6 Pianificazione della produzione 6 Reclutamento e acquisizione di talenti 6 Record to Report - Registrazione contabile 7 Record to Report: chiusura di periodo e riconciliazioni 7 Servizio clienti 7
Sistemi disponibili
Sfide(8)Obiettivi(8)6 passaggiAnteprimaRisultatiDatiDomande frequenti(5)

Ottimizzi il processo di gestione delle modifiche

ProcessMind La aiuta a individuare inefficienze e colli di bottiglia nascosti nel processo di gestione delle modifiche. Identifichi le rilavorazioni, i rischi per la conformità e i ritardi nelle approvazioni che rallentano le operazioni. Ottenga una visione chiara dei punti in cui il processo può funzionare meglio. La nostra piattaforma Le consente di semplificare le operazioni e migliorare il flusso complessivo del processo, indipendentemente dal sistema di origine.

Scarichi il nostro template dei dati preconfigurato e affronti le sfide più comuni per raggiungere i Suoi obiettivi di efficienza. Segua il nostro piano di miglioramento in sei fasi e consulti la guida al template dei dati per trasformare le Sue attività.

Mostra la descrizione dettagliata

Ottimizzare il processo di gestione delle modifiche è fondamentale per mantenere agilità, conformità e stabilità operativa nell’organizzazione. ProcessMind offre una visione dell’intero ciclo di vita delle modifiche, dalla creazione della richiesta iniziale alla chiusura. Molte organizzazioni faticano a orientarsi in processi poco trasparenti, nei quali è difficile capire come si svolge il lavoro rispetto ai flussi previsti. I report tradizionali spesso si fermano alla superficie e lasciano senza risposta domande cruciali: dove si trovano i colli di bottiglia? Quali passaggi di approvazione causano i ritardi maggiori? Le modifiche vengono implementate sistematicamente secondo le policy? ProcessMind mostra queste inefficienze nascoste, i cicli di rilavorazione e i rischi per la conformità, visualizzando ogni passaggio del processo. Evidenzia gli scostamenti dal percorso previsto, individua le soluzioni manuali adottate e fa emergere le cause profonde dei ritardi, indipendentemente dal fatto che i dati sulle modifiche risiedano in un unico sistema integrato o siano distribuiti su più piattaforme. Questa comprensione approfondita, basata sui dati, consente di superare le supposizioni e affrontare i problemi reali della gestione delle modifiche. Analizzare il processo di gestione delle modifiche con ProcessMind offre vantaggi concreti che si traducono direttamente in migliori prestazioni organizzative. Grazie a una visione completa di ogni richiesta di modifica, dall’inizio alla fine, ProcessMind aiuta a individuare opportunità per semplificare i flussi di lavoro, ridurre i tempi di ciclo e accelerare l’implementazione delle modifiche. Può identificare le aree specifiche in cui l’automazione potrebbe avere il maggiore impatto, ottimizzare l’allocazione delle risorse e garantire una maggiore aderenza alle policy interne e alle normative esterne. Immagini di poter quantificare l’impatto delle modifiche ai processi prima di implementarle o dimostrare chiaramente il ritorno sull’investimento delle iniziative di miglioramento. ProcessMind Le consente di prendere decisioni basate sui dati per aumentare l’efficienza, migliorare la conformità e promuovere una cultura organizzativa più agile e reattiva. Offre gli elementi necessari per mettere in discussione le supposizioni, convalidare i miglioramenti e far evolvere continuamente la strategia di gestione delle modifiche. Uno dei principali punti di forza di ProcessMind è il suo approccio indipendente dai sistemi. Sappiamo che i dati sulla gestione delle modifiche possono risiedere in strumenti diversi, dai sistemi ERP alle piattaforme ITSM specializzate, fino alle applicazioni sviluppate su misura. Potrebbe utilizzare sistemi diversi per le varie fasi del processo, rendendo molto difficile ottenere una visione unificata. ProcessMind è progettato per riunire questi dati eterogenei e trasformare gli Event Log grezzi in una mappa di processo chiara e interattiva. Può così ottenere informazioni approfondite sul processo di gestione delle modifiche, indipendentemente dall’infrastruttura dei sistemi di origine. La piattaforma uniforma i dati e consente di confrontare le prestazioni dei processi tra reparti, team e periodi storici, all’interno di un unico quadro coerente. In questo modo, qualsiasi organizzazione, a prescindere dal proprio panorama tecnologico, può sfruttare il Process Mining per ottimizzare al meglio la gestione delle modifiche. Iniziare ad analizzare il processo di gestione delle modifiche con ProcessMind è semplice e consente di ottenere rapidamente risultati concreti. Per cominciare a rendere i processi più visibili e ottimizzarli, prepari i dati dell’Event Log delle richieste di modifica. Mettiamo a disposizione un template completo che indica i campi necessari, come l’ID della richiesta di modifica, la descrizione dell’attività, il timestamp e l’utente. Il template La guida nell’estrazione dei dati necessari, rendendo l’avvio semplice ed efficiente. Dopo aver caricato i dati, ProcessMind crea automaticamente una mappa di processo interattiva, che Le permette di esplorare subito i colli di bottiglia, individuare gli scostamenti e trovare opportunità di miglioramento. Utilizzi le Dashboard intuitive e gli strumenti di analisi per trasformare i dati grezzi in informazioni utili, prendere decisioni più consapevoli e portare il processo di gestione delle modifiche alla massima efficienza.

Gestione delle modifiche Process Mining Ottimizzazione dei flussi di lavoro Compliance Efficienza Analisi dei colli di bottiglia Miglioramento dei processi Analisi dei dati Gestione dei ticket Gestione dei ticket Comitato consultivo per le modifiche CAB Pianificazione dei rilasci Richieste di modifica Infrastruttura IT

Problemi e sfide comuni

Individui le sfide che La riguardano

I lunghi cicli di approvazione spesso ritardano notevolmente l’implementazione delle modifiche, con ripercussioni sull’erogazione dei servizi e sul tempo necessario per portare le soluzioni sul mercato. Questi rallentamenti possono causare scadenze mancate e maggiori costi operativi, frustrando sia i team IT sia gli stakeholder aziendali che dipendono da aggiornamenti tempestivi.

ProcessMind analizza gli Event Log del sistema per individuare con precisione le fasi di approvazione, i team o le persone che causano i ritardi maggiori. Visualizzando i flussi di approvazione e individuando i cicli di rilavorazione più frequenti, aiuta a ottimizzare il processo e ad accelerare l’implementazione delle modifiche.

Le modifiche si discostano spesso dai flussi di lavoro approvati e definiti, generando incoerenze e aumentando i rischi operativi. Questi scostamenti possono causare errori e vulnerabilità di sicurezza, rendere più difficili gli audit e compromettere l’integrità del processo di gestione delle modifiche e delle relative policy di governance.

ProcessMind mappa il flusso effettivo delle modifiche dall’inizio alla fine, mostrando tutti gli scostamenti, diretti e indiretti, dal modello di processo previsto. In questo modo è possibile individuare scorciatoie non autorizzate e soluzioni alternative ricorrenti, per applicare le procedure operative standard.

Il tempo complessivo che intercorre tra la richiesta iniziale di modifica e la sua implementazione riuscita è spesso eccessivo, ritardando la creazione di valore e riducendo l’agilità aziendale. Cicli prolungati impegnano risorse preziose e impediscono all’organizzazione di aggiornare e migliorare rapidamente i propri servizi.

ProcessMind offre una visione completa dei tempi di ciclo dall’inizio alla fine, scomponendo la durata di ogni attività e passaggio di consegne. Aiuta a individuare le fasi o le transizioni che contribuiscono maggiormente ai ritardi, così da intervenire in modo mirato e accelerare l’intero processo di gestione delle modifiche.

Le richieste di modifica respinte spesso o rimandate indietro per essere riviste fanno perdere tempo e risorse preziosi, allungando i cicli di rilascio. Spesso è un segnale di problemi quali requisiti poco chiari, analisi d’impatto insufficienti o comunicazione carente nelle fasi iniziali del processo.

ProcessMind individua e quantifica i cicli di rilavorazione nel processo di gestione delle modifiche, mostrando con precisione dove le richieste si bloccano o tornano alle fasi precedenti. Analizzando questi schemi, è possibile intervenire sulle cause profonde delle rilavorazioni, migliorare la qualità al primo tentativo e rendere più fluido il processo.

Risorse assegnate in modo non adeguato o sovraccariche durante l’implementazione delle modifiche causano colli di bottiglia, esaurimento delle energie e un impiego non ottimale del personale qualificato. Questa inefficienza può far aumentare i costi e ostacolare la capacità dell’organizzazione di realizzare le modifiche in modo tempestivo ed efficace nei diversi team.

ProcessMind mostra l’utilizzo delle risorse e la distribuzione dei carichi di lavoro tra le diverse attività di modifica e i team. Queste informazioni mettono in evidenza le risorse sovraccariche e i periodi di inattività, favorendo una migliore pianificazione della capacità e un’equa distribuzione del lavoro per garantire un’esecuzione senza intoppi.

Un’elevata frequenza di modifiche urgenti spesso segnala problemi di fondo nella pianificazione, nella gestione degli incidenti o nei processi di rilascio, con conseguente aumento dei rischi e della pressione sulle risorse. Queste modifiche aggirano in genere le procedure di revisione standard, aumentando la probabilità di interruzioni impreviste dei servizi.

ProcessMind quantifica la frequenza e l’impatto delle modifiche urgenti analizzandone i percorsi di processo. Aiuta a individuare le cause profonde, come incidenti ricorrenti o test inadeguati, così da ridurne il verificarsi in modo proattivo e rendere più stabili le operazioni.

Modifiche eseguite male o testate in modo insufficiente causano spesso incidenti, interruzioni e ripercussioni negative sui servizi aziendali critici. Ne risentono direttamente la soddisfazione degli utenti e, per l’organizzazione, possono derivarne perdite economiche significative e danni alla reputazione.

ProcessMind ricostruisce l’intero ciclo di vita delle modifiche e mette in relazione specifici percorsi o attività del processo con gli incidenti successivi o il peggioramento delle prestazioni. Individuando schemi ricorrenti e punti deboli, aiuta a prevenire future interruzioni dei servizi e a migliorarne la stabilità complessiva.

Il mancato rispetto dei requisiti normativi o delle politiche interne durante l’implementazione delle modifiche espone l’organizzazione a rischi significativi in sede di audit e a possibili sanzioni. Senza visibilità sullo stato di conformità di tutte le modifiche, è difficile dimostrare la dovuta diligenza e mantenere un governo efficace.

ProcessMind fornisce una traccia verificabile di ogni attività legata alle modifiche e confronta l’esecuzione effettiva con le regole e le politiche di conformità definite. Evidenzia automaticamente i casi in cui i controlli richiesti sono stati omessi o completati solo in parte, rafforzando così il governo del processo.

Obiettivi tipici

Definisca i criteri di successo

Cicli di approvazione lunghi ritardano spesso aggiornamenti e rilasci critici, riducendo l’agilità aziendale e allungando il tempo necessario per portare le soluzioni sul mercato. Ridurre questi ritardi consente di ottenere più rapidamente i benefici attesi e rende l’organizzazione IT più reattiva.

ProcessMind analizza i dati sulla gestione delle modifiche per individuare con precisione i colli di bottiglia nella catena di approvazione, identificando ruoli, persone o gruppi che causano ritardi. Aiuta a misurare e ridurre i tempi medi di approvazione, mettendo in luce i passaggi inefficienti e le opportunità di automazione.

Il tempo che intercorre tra la creazione di una richiesta di modifica e la sua chiusura incide direttamente sull’agilità dell’organizzazione e sulla velocità dell’innovazione. Ottimizzare l’intero ciclo, non soltanto le approvazioni, permette di rendere disponibili prima agli utenti nuove funzionalità e correzioni, migliorando la reattività aziendale.

ProcessMind offre una visione completa, dall’inizio alla fine, del processo di gestione delle modifiche e rileva il tempo trascorso in ogni fase, dall’invio alla chiusura. Individua ritardi nascosti e passaggi di consegne inefficienti tra i team, consentendo di rendere più fluido l’intero flusso di lavoro e ridurne al massimo i tempi.

Le deviazioni dai processi standard di gestione delle modifiche aumentano il rischio operativo, rendono gli esiti meno prevedibili e possono causare gravi problemi in sede di audit. Applicare flussi di lavoro coerenti è essenziale per mantenere stabili i servizi e rispettare i requisiti di governo.

ProcessMind individua automaticamente tutti i percorsi seguiti dalle richieste di modifica nel sistema di origine. Confronta visivamente i flussi di lavoro effettivi con le procedure operative standard definite, evidenziando subito le deviazioni e consentendo di applicare processi coerenti e conformi.

Un’elevata percentuale di modifiche respinte o di richieste che tornano indietro per essere rielaborate segnala attriti nelle fasi di pianificazione e valutazione. Si sprecano risorse preziose, i team si demotivano e l’intero flusso delle modifiche subisce ritardi.

ProcessMind individua gli schemi ricorrenti delle modifiche che tornano spesso alle fasi precedenti o vengono respinte. Evidenzia le cause profonde più comuni, come valutazioni iniziali incomplete o informazioni mancanti, così da rafforzare l’analisi preliminare e ridurre le costose iterazioni.

Un’elevata frequenza di modifiche urgenti spesso segnala problemi di fondo nella pianificazione o nella gestione proattiva dei problemi. Ridurle aiuta l’organizzazione a passare da un approccio reattivo a una gestione delle modifiche più controllata e pianificata, migliorando stabilità e prevedibilità.

ProcessMind aiuta ad analizzare le cause profonde delle modifiche urgenti, collegandole agli incidenti precedenti o a fasi di pianificazione inadeguate. Queste informazioni basate sui dati consentono di adottare strategie proattive per ridurne il verificarsi e l’impatto.

Le interruzioni impreviste dei servizi successive alle modifiche possono compromettere gravemente le operazioni aziendali e ridurre la soddisfazione dei clienti. Per mantenere stabili i servizi è fondamentale limitarne l’impatto migliorando la pianificazione e la valutazione dei rischi prima delle modifiche.

ProcessMind analizza la correlazione tra le modifiche implementate e gli incidenti o i peggioramenti dei servizi che si verificano in seguito. Queste informazioni aiutano a perfezionare i modelli di valutazione dei rischi e i protocolli di test, prevenendo esiti negativi e tutelando la continuità aziendale.

Un’assegnazione inefficiente del personale e dei team durante il processo di gestione delle modifiche causa colli di bottiglia, ritardi nei progetti o capacità inutilizzata. Aumentano così i costi operativi e il rischio di esaurimento delle energie del personale.

ProcessMind mette in evidenza i colli di bottiglia e i tempi di inattività delle risorse nei diversi team e ruoli coinvolti nel processo di gestione delle modifiche. Queste informazioni basate sui dati consentono di bilanciare i carichi di lavoro e riallocare le risorse in modo efficace, garantendo una dotazione adeguata ed evitando sovraccarichi.

Il mancato rispetto delle date di completamento previste per le modifiche compromette le tempistiche dei progetti e riduce la fiducia degli stakeholder nella capacità dell’IT di mantenere gli impegni. Aumentare la percentuale di modifiche completate nei tempi previsti migliora la prevedibilità e l’affidabilità operativa.

ProcessMind ricostruisce l’intero ciclo di vita di ogni richiesta di modifica e mostra con precisione dove si verificano ritardi nelle fasi di implementazione, test o verifica. Individuando le deviazioni ricorrenti dai percorsi pianificati, consente di intervenire in modo mirato per migliorare la pianificazione e l’esecuzione.

Il percorso in 6 passaggi per ottimizzare il processo di gestione delle modifiche

1
Collegare i dati e individuare il processo
2
Mappare il processo di gestione delle modifiche
3
Individuare i colli di bottiglia del processo
4
Analizzare le cause profonde
5
Progettare miglioramenti del processo
6
Monitorare e perfezionare
1

Collegare i dati e individuare il processo

Cosa fare

Acquisisca i dati sulla gestione delle modifiche da qualsiasi sistema o origine dati pertinente. A tal fine, configuri i connettori e verifichi la qualità dei dati per garantire un’analisi accurata.

Consulta la guida al template dei dati Scarica il template

Perché è importante

Raccogliere dati completi è il primo passo per comprendere il processo attuale. Se i dati sono incompleti, le informazioni ottenute saranno limitate o fuorvianti.

Risultato atteso

Un insieme di dati unificato e pronto per l’analisi, che rappresenta accuratamente tutte le attività di gestione delle modifiche.

COSA OTTERRÀ

Faccia emergere informazioni nascoste sulla gestione delle modifiche

ProcessMind mostra come si svolge realmente il processo di gestione delle modifiche, mettendo in evidenza deviazioni, rilavorazioni e colli di bottiglia. Comprenda con chiarezza dove intervenire per ottimizzare il processo e ottenere risultati migliori.
  • Visualizzi i flussi effettivi della gestione delle modifiche
  • Individui i colli di bottiglia e i cicli di rilavorazione
  • Comprenda le cause profonde dei ritardi e dei problemi
  • Ottimizzi l’allocazione delle risorse per le modifiche
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RISULTATI TIPICI

Vantaggi concreti di una gestione delle modifiche ottimizzata

Questi risultati rappresentano miglioramenti comuni osservati nelle organizzazioni che applicano il Process Mining ai flussi di lavoro di gestione delle modifiche, portando alla luce inefficienze e colli di bottiglia che ostacolano transizioni e adozione senza intoppi. Visualizzando e analizzando ogni passaggio di una richiesta di modifica, i team possono introdurre miglioramenti basati sui dati.

0 % faster
Cicli di approvazione più rapidi

Riduzione media dei tempi di approvazione

Individui ed elimini i colli di bottiglia nel flusso di lavoro di approvazione delle modifiche. Le modifiche critiche potranno così passare più rapidamente all’implementazione, accelerando la realizzazione dei benefici.
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Meno rilavorazioni e rifiuti

Riduzione del lavoro sprecato

Individui le cause profonde dei rifiuti e delle rilavorazioni, come informazioni incomplete o requisiti poco chiari. Migliorerà la qualità delle richieste iniziali e ridurrà notevolmente il lavoro necessario.
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Maggiore conformità del processo

Migliore rispetto delle politiche

Rilevi automaticamente le deviazioni dai processi e dalle politiche standard per la gestione delle modifiche. Rafforzerà il governo, ridurrà i rischi di audit e garantirà una gestione coerente e sicura delle modifiche.
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Meno modifiche urgenti

Riduzione delle modifiche non pianificate

Comprenda le cause profonde delle modifiche urgenti. Potrà così pianificare e programmare gli interventi in modo proattivo, limitando le interruzioni e migliorando la stabilità complessiva dei servizi.
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Più modifiche completate nei tempi previsti

Aumento della percentuale di scadenze rispettate

Individui i ritardi nella pianificazione e nell’esecuzione delle modifiche, così da completarne un numero maggiore entro le date previste. Migliorerà il rispetto degli accordi sul livello di servizio e la soddisfazione degli stakeholder.
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Meno problemi dopo l’implementazione

Riduzione degli incidenti legati alle modifiche

Analizzi il legame tra i processi di modifica e i problemi che si verificano dopo l’implementazione, individuando le debolezze nei test o nell’esecuzione. Otterrà sistemi più stabili e meno interruzioni dei servizi.

I risultati variano in base alla complessità del processo, all’integrazione dei sistemi e alla qualità dei dati. Queste cifre rappresentano i miglioramenti tipici osservati in diverse implementazioni della gestione delle modifiche.

Dati consigliati

Inizi dagli attributi e dalle attività più importanti, poi aggiunga altri elementi secondo necessità.
Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

Attributi

Dati chiave da acquisire per l’analisi

Identificativo univoco generato dal sistema per una richiesta di modifica. Funge da identificativo principale del caso e raggruppa tutte le attività e gli eventi correlati.

Perché è importante

Questo ID è fondamentale per tracciare e correlare tutti gli eventi relativi a una singola modifica ed è quindi alla base dell’individuazione dei processi e del controllo di conformità.

Nome dell’evento aziendale, dell’attività o della modifica di stato specifica che si è verificata nel processo di gestione delle modifiche.

Perché è importante

Definisce le fasi del processo e permette di visualizzarne il flusso e analizzare colli di bottiglia, rilavorazioni e scostamenti.

Data e ora esatte in cui è iniziata una specifica attività o un evento.

Perché è importante

Questo timestamp è essenziale per ordinare gli eventi, individuare il flusso del processo e calcolare le metriche temporali, come i tempi di ciclo e di attesa.

Data e ora esatte in cui è stata completata una specifica attività o un evento.

Perché è importante

Consente di calcolare con precisione la durata delle attività e distinguere il tempo di elaborazione che crea valore dal tempo di attesa che non ne crea.

Classificazione della modifica, ad esempio standard, normale o di emergenza, che spesso determina il flusso del processo seguito.

Perché è importante

Questo attributo è essenziale per segmentare l’analisi, poiché i diversi tipi di modifica seguono flussi di processo predefiniti e hanno requisiti di approvazione e aspettative sulle prestazioni specifici.

Stato attuale o finale della richiesta di modifica nel suo ciclo di vita, ad esempio 'In corso', 'In attesa di approvazione' o 'Chiusa'.

Perché è importante

Fornisce un quadro dell’avanzamento della modifica e consente di analizzare i colli di bottiglia, il volume di lavoro e lo stato attuale delle richieste arretrate.

Livello di priorità assegnato alla richiesta di modifica, in genere determinato dal suo impatto e dalla sua urgenza.

Perché è importante

Consente di verificare se le modifiche ad alta priorità vengono gestite più rapidamente di quelle a bassa priorità e di valutare l’efficacia delle politiche di prioritizzazione.

Valutazione del rischio potenziale associato all’implementazione della modifica, ad esempio basso, medio o alto.

Perché è importante

Consente di verificare se i controlli del processo e i flussi di lavoro di approvazione sono adeguati al rischio stimato della modifica.

Team, gruppo di assegnazione o coda responsabile di una richiesta di modifica o di una specifica attività del processo.

Perché è importante

È fondamentale per analizzare i passaggi di consegne tra i team, individuare i colli di bottiglia nell’impiego delle risorse e comprendere come è distribuito il carico di lavoro nell’organizzazione.

Utente incaricato della richiesta di modifica o del completamento di una specifica attività.

Perché è importante

Offre una visione dettagliata del carico di lavoro e delle prestazioni individuali, aiutando a individuare le persone esperte e le possibili esigenze di formazione nei team.

Servizio aziendale principale o elemento di configurazione (CI) interessato dalla modifica.

Perché è importante

Collega le modifiche IT al contesto aziendale e consente di analizzare quali servizi aziendali sono maggiormente interessati dalle modifiche e dai rischi associati.

Attività

Fasi del processo da monitorare e ottimizzare

Questa attività segna la creazione iniziale nel sistema di una richiesta di modifica. Rappresenta l’avvio ufficiale del processo di gestione delle modifiche e viene in genere rilevata dalla data e ora di creazione del record.

Perché è importante

In quanto evento iniziale principale, questa attività è essenziale per calcolare la durata complessiva del ciclo di una modifica, dall’inizio alla fine. Fornisce il riferimento per misurare quanto tempo le richieste rimangono nel sistema.

Indica che la richiesta di modifica ha superato le revisioni iniziali ed è in attesa di una decisione formale da parte di un approvatore o di un comitato. In genere, l’attività viene rilevata da un cambiamento di stato nel flusso di lavoro, ad esempio il passaggio ad Approvazione in attesa.

Perché è importante

Questo stato è fondamentale per misurare i tempi del ciclo di approvazione e individuare i colli di bottiglia nel processo decisionale. Una permanenza prolungata in questa fase spesso segnala flussi di lavoro di approvazione inefficienti o approvatori non disponibili.

Una tappa fondamentale: tutte le parti richieste hanno approvato formalmente la modifica per l’implementazione. L’evento viene rilevato quando viene concessa l’ultima approvazione necessaria, spesso con un conseguente cambiamento di stato.

Perché è importante

È una tappa fondamentale per misurare l’efficienza delle approvazioni e la percentuale di approvazioni al primo tentativo. Segna il passaggio dalla fase di pianificazione e valutazione a quella di programmazione e implementazione.

Indica il rifiuto formale della richiesta di modifica da parte di un approvatore, che interrompe il processo. La richiesta può così raggiungere uno stato terminale oppure avviare un ciclo di rilavorazione.

Perché è importante

Monitorare i rifiuti è fondamentale per calcolare il tasso di insuccesso delle modifiche e individuare le ragioni più comuni dei dinieghi. Aiuta a mettere in luce problemi nella qualità, nella pianificazione o nella motivazione delle modifiche.

Questa attività segna il momento in cui la modifica approvata viene ufficialmente programmata in una finestra di implementazione definita. In genere viene rilevata quando vengono compilati i campi relativi alle date di inizio e fine previste.

Perché è importante

Questa tappa segna il passaggio dalla fase di pianificazione a quella di esecuzione. Analizzare il tempo che intercorre tra approvazione e programmazione può rivelare arretrati o problemi di allocazione delle risorse.

Una tappa fondamentale che indica il completamento del lavoro previsto dalla modifica. In genere viene rilevata da un cambiamento di stato a Implementata o In attesa di verifica.

Perché è importante

Questa tappa segna la fine della fase di implementazione ed è essenziale per misurarne la durata effettiva. Dà inoltre avvio alle attività successive all’implementazione, come i test e la revisione.

Segna il completamento ufficiale e positivo del processo di gestione delle modifiche. L’evento viene rilevato quando lo stato del ticket passa allo stato finale Chiuso, a indicare che tutto il lavoro è terminato.

Perché è importante

In quanto principale evento finale positivo, questa attività è essenziale per calcolare la durata complessiva del ciclo. Indica che la modifica è stata elaborata e accettata integralmente.

Per ricevere raccomandazioni sui dati personalizzate, scelga il processo specifico.

Domande frequenti

Domande frequenti

Il Process Mining mostra il flusso effettivo delle modifiche, individua i colli di bottiglia, porta alla luce i percorsi non standard e mette in evidenza le lacune di conformità. Aiuta ad accelerare le approvazioni, uniformare i flussi di lavoro e allocare le risorse in modo più efficiente. In questo modo riduce le rilavorazioni e le interruzioni dei servizi e abbrevia i cicli di implementazione in tutta l’organizzazione.

Servono principalmente i log degli eventi relativi alle richieste di modifica presenti nel sistema di origine. I dati essenziali comprendono l’ID della richiesta di modifica come identificativo del caso, i nomi delle attività e le relative date e ore. Sono inoltre molto utili le informazioni sull’utente o sul gruppo responsabile e attributi quali il tipo di modifica, che consentono un’analisi più approfondita.

In genere, i dati si estraggono utilizzando le funzioni di reportistica integrate nel sistema, interrogazioni dirette al database o strumenti di integrazione. L’obiettivo è ottenere un insieme di dati completo e strutturato, con l’identificativo del caso, l’attività e la data e ora di ogni richiesta di modifica. In questo modo si acquisiscono tutti gli attributi necessari del log degli eventi per un’analisi completa.

Può aspettarsi miglioramenti significativi, come cicli di approvazione delle modifiche più brevi e una riduzione delle modifiche urgenti. Il Process Mining migliora la conformità, limita l’impatto delle modifiche sui servizi e riduce i costi operativi, portando alla luce le inefficienze. Molte organizzazioni ottengono un utilizzo più efficiente delle risorse e una visibilità aggiornata sull’avanzamento delle modifiche, rendendo il processo più prevedibile ed efficace.

La configurazione iniziale, compresi l’estrazione dei dati e la creazione del modello, può essere completata in genere nell’arco di alcune settimane, a seconda della disponibilità e della complessità dei dati. Spesso, già nel primo mese di analisi è possibile ottenere indicazioni preliminari e individuare opportunità di miglioramento immediate. Il monitoraggio continuo fornisce poi suggerimenti per ottimizzare il processo nel tempo e sostenerne il miglioramento.

Sì, il Process Mining è particolarmente utile per il controllo di conformità. Confronta automaticamente i processi effettivi di gestione delle modifiche con le regole predefinite e i modelli di processo ideali, evidenziando deviazioni non autorizzate e passaggi mancanti. Aiuta a individuare lacune di conformità, ad esempio approvazioni obbligatorie aggirate o revisioni successive all’implementazione incomplete, e fornisce evidenze verificabili.

È normale che i dati reali presentino incongruenze e gli strumenti di Process Mining sono progettati per gestirle. Spesso fanno emergere anche problemi di qualità dei dati, offrendo indicazioni utili per migliorare il governo dei dati. Collaboriamo con Lei per pulire e trasformare i dati, così da garantire analisi affidabili anche quando i dati iniziali presentano imperfezioni.

Il Process Mining si basa su analisi avanzate, ma gli strumenti moderni semplificano gran parte della complessità. Il nostro approccio agevola la configurazione concentrandosi sui dati specifici della gestione delle modifiche e riduce la necessità di competenze tecniche interne, oltre a quelle di base per accedere ai dati. La maggior parte delle soluzioni è disponibile nel cloud e si utilizza con un normale browser, senza che in genere sia necessario installare software complessi nei sistemi locali.

Sì. Il Process Mining individua con precisione le fasi della gestione delle modifiche in cui si verificano spesso rifiuti, rilavorazioni o modifiche urgenti. Fa emergere le attività e le condizioni precedenti che contribuiscono a questi problemi. Comprendendone le cause profonde, è possibile intervenire in modo mirato per rendere i processi più fluidi e ridurre le inefficienze costose.

Sì, se i dati del sistema di origine includono un campo che identifica il tipo di modifica, gli strumenti di Process Mining possono filtrare e analizzare separatamente le diverse categorie. È così possibile confrontare l’efficienza e la conformità delle modifiche standard, normali e urgenti, quindi individuare gli aspetti da ottimizzare per ciascuna categoria.

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