Il Template dei dati per Record to Report, chiusura del periodo e riconciliazione

SAP ECC
Il Template dei dati per Record to Report, chiusura del periodo e riconciliazione

Il Template dei dati per Record to Report, chiusura del periodo e riconciliazione

Questo template offre indicazioni chiare per raccogliere i dati essenziali e analizzare il processo Record to Report, chiusura del periodo e riconciliazione. Descrive gli attributi e le attività fondamentali necessari per creare un Event Log completo e fornisce indicazioni pratiche per estrarre i dati da SAP ECC.
  • Attributi consigliati da raccogliere
  • Attività principali da monitorare
  • Indicazioni per l’estrazione
Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

Attributi di Record to Report, chiusura del periodo e riconciliazione

Questi sono i campi dati consigliati da includere nell’Event Log per analizzare in modo completo il processo Record to Report, chiusura del periodo e riconciliazione.
5 Obbligatorio 7 Consigliato 9 Facoltativo
Nome Descrizione
Periodo contabile
FinancialPeriod
Identificativo univoco del ciclo di rendicontazione finanziaria, in genere composto dall’anno fiscale e dal periodo di registrazione.
Descrizione

Il periodo contabile è l’identificativo principale del caso e raggruppa tutte le attività di chiusura e riconciliazione dei conti relative a uno specifico ciclo di rendicontazione, ad esempio «2023-12» per dicembre 2023. Consente di analizzare nel dettaglio l’intero processo di chiusura, dall’inizio alla fine, per ciascun periodo.

Nell’analisi, permette di monitorare il tempo di ciclo completo di ogni chiusura, confrontare i risultati tra periodi diversi e individuare tendenze o anomalie. Definendo ogni periodo contabile come un caso univoco, è possibile visualizzare e misurare nel tempo l’efficienza, i colli di bottiglia e le variazioni del processo di chiusura.

Perché è importante

È l’identificativo essenziale del caso su cui si basa l’analisi e consente di confrontare tra periodi i tempi di ciclo della chiusura, i carichi di lavoro e la conformità del processo.

Dove reperirli

Questo attributo viene in genere ricavato concatenando l’anno fiscale (GJAHR) e il periodo di registrazione (MONAT) presenti nelle testate dei documenti contabili, ad esempio nella tabella BKPF.

Esempi
2023-122024-032023-T4
Attività
ActivityName
Nome dello specifico evento aziendale o dell’attività svolta durante il processo di chiusura del periodo.
Descrizione

Questo attributo registra le singole fasi del ciclo Record to Report, ad esempio «Scrittura contabile di rettifica registrata» o «Rendiconti finanziari generati». Costituisce la struttura portante della mappa del processo e mostra la sequenza degli eventi che compongono la chiusura del periodo.

Analizzare le attività è fondamentale per il Process Mining: consente di visualizzare il flusso del processo, individuare la sequenza delle attività, rilevare le varianti del processo e misurare la frequenza e la durata di ogni fase. È essenziale per individuare colli di bottiglia, percorsi non standard e opportunità di standardizzazione o automazione.

Perché è importante

Questo attributo è obbligatorio per costruire la mappa del processo e visualizzare e analizzare la sequenza delle attività nella chiusura del periodo.

Dove reperirli

È ricavato combinando i codici transazione SAP (TCODE), i tipi di documento (BLART) o l’esecuzione di programmi specifici (ad es. FAGL_FCV per la valutazione in valuta estera).

Esempi
Scrittura contabile di rettifica registrataAvvio della riconciliazione dei contiPeriodo chiuso alle registrazioni
Ora dell’evento
EventTime
Timestamp che indica quando si è verificata un’attività o un evento.
Descrizione

L’ora dell’evento fornisce la data e l’ora precise di ogni attività del processo e costituisce la base cronologica dell’analisi. In genere è composta dalla data e dall’ora di creazione del documento.

Questo timestamp è essenziale per ordinare correttamente gli eventi e ricostruire il flusso del processo. Viene utilizzato per calcolare tutte le metriche basate sulla durata, compresi i tempi di ciclo tra le attività, i tempi di attesa e la durata complessiva della chiusura del periodo. Analizzare i timestamp aiuta a individuare i ritardi e a comprendere la distribuzione temporale del lavoro.

Perché è importante

In quanto attributo obbligatorio, definisce l’ordine cronologico degli eventi, necessario per calcolare i tempi di ciclo e individuare i colli di bottiglia del processo.

Dove reperirli

In genere proviene dalla data di inserimento del documento (CPUDT) e dall’ora di inserimento (CPUTM) nella tabella BKPF dei documenti contabili.

Esempi
2023-12-28T14:30:15Z2024-01-02T09:05:00Z2024-01-05T17:21:45Z
Sistema di origine
SourceSystem
Identificativo del sistema di origine da cui sono stati estratti i dati.
Descrizione

Questo attributo specifica l’origine dei dati degli eventi, ad esempio il nome o l’ID della specifica istanza SAP ECC. Nelle organizzazioni che utilizzano più ERP o sistemi finanziari, è fondamentale per distinguere i dati provenienti da fonti diverse.

Anche in un ambiente con un solo sistema, costituisce un metadato importante per la governance dei dati, gli audit e la risoluzione dei problemi. Conferma la provenienza dei dati, elemento essenziale per dare affidabilità all’analisi e garantire la tracciabilità dei dati.

Perché è importante

Fornisce informazioni essenziali sulla tracciabilità dei dati, ne conferma l’origine ai fini della governance ed è fondamentale negli ambienti con più sistemi per distinguere i processi.

Dove reperirli

In genere è un valore statico aggiunto durante l’estrazione dei dati, che identifica il client SAP specifico e l’ID di sistema (ad es. dalla tabella T000).

Esempi
ECC_PROD_100SAP_E74_200ECC_FINANCE
Ultimo aggiornamento dei dati
LastDataUpdate
Timestamp dell’ultimo aggiornamento o dell’ultima estrazione dei dati dal sistema di origine.
Descrizione

Questo attributo indica quanto sono aggiornati i dati analizzati. Mostra la data e l’ora dell’ultima esecuzione della pipeline dei dati e fornisce un riferimento sulla recenza delle informazioni sul processo.

Nelle Dashboard, soprattutto in quelle che monitorano l’avanzamento in tempo reale, questo timestamp è fondamentale per capire se le informazioni visualizzate sono aggiornate al momento o risalgono al giorno precedente. Aiuta a definire le aspettative degli utenti ed è importante per interpretare correttamente l’analisi.

Perché è importante

Indica agli utenti quanto sono aggiornati i dati, un’informazione fondamentale per garantire che analisi e Dashboard siano tempestive e pertinenti.

Dove reperirli

Questo timestamp viene generato e aggiunto dallo strumento di estrazione dei dati o ETL al termine di ogni caricamento.

Esempi
2024-05-21T04:00:00Z2024-05-20T04:00:00Z2024-05-19T04:00:00Z
Codice società
BUKRS
Unità organizzativa che rappresenta una persona giuridica per la quale vengono redatti i rendiconti finanziari.
Descrizione

Il codice società è un’unità organizzativa fondamentale in SAP Financials. Rappresenta una società indipendente con una propria contabilità in partita doppia. Tutte le transazioni finanziarie vengono registrate a livello di codice società.

Nel Process Mining, filtrare per codice società è essenziale per confrontare il processo di chiusura del periodo tra le diverse persone giuridiche di un gruppo. Consente di individuare le prassi efficaci nelle società con i risultati migliori e di identificare quelle che registrano ritardi, numerose rettifiche o deviazioni del processo. È una dimensione fondamentale per segmentare l’analisi.

Perché è importante

Consente di confrontare i risultati della chiusura del periodo e la conformità tra diverse persone giuridiche, un aspetto fondamentale per l’analisi finanziaria a livello di gruppo.

Dove reperirli

Questo campo è disponibile in quasi tutte le tabelle dei documenti contabili SAP, principalmente BKPF (testata) e BSEG (partita singola).

Esempi
10002000US01DE01
Conto Co.Ge.
HKONT
Numero del conto di contabilità generale a cui viene registrata una partita.
Descrizione

Il conto di contabilità generale (Co.Ge.) è un elemento fondamentale dei dati anagrafici finanziari e serve a classificare le transazioni. Ogni registrazione finanziaria viene assegnata a uno o più conti Co.Ge.

Nell’ambito della chiusura del periodo, analizzare le attività per conto Co.Ge. è essenziale per le Dashboard «Colli di bottiglia nella riconciliazione dei conti» e «Analisi dei volumi delle scritture di rettifica». Aiuta a individuare i conti più difficili da riconciliare, quelli che richiedono più rettifiche e quelli con il rischio più elevato di errori significativi. In questo modo, i team possono concentrare gli sforzi sui conti problematici.

Perché è importante

Consente di analizzare in modo mirato le riconciliazioni e le scritture di rettifica, aiutando a individuare i conti problematici che causano ritardi o richiedono correzioni frequenti.

Dove reperirli

Disponibile nella tabella delle partite singole dei documenti contabili, BSEG (HKONT).

Esempi
113100400500750000
Importo in valuta locale
DMBTR
Valore finanziario di una partita, espresso nella valuta locale del codice società.
Descrizione

Questo attributo rappresenta il valore monetario associato a una registrazione finanziaria. È la misura quantitativa fondamentale dell’impatto di una transazione sul libro mastro.

Analizzare l’importo è essenziale per stabilire le priorità e comprendere il rischio finanziario. Ad esempio, la Dashboard «Analisi dei volumi delle scritture di rettifica» è molto più utile quando consente di distinguere tra un numero elevato di rettifiche di importo ridotto e poche rettifiche di importo elevato. Aiuta a concentrare l’attenzione sulle transazioni di rilevanza finanziaria.

Perché è importante

Quantifica l’impatto finanziario delle transazioni e consente di analizzarle in base alla rilevanza, ad esempio individuando le scritture di rettifica di importo elevato.

Dove reperirli

Disponibile nella tabella delle partite singole dei documenti, BSEG (DMBTR).

Esempi
1500.75-25000.00123456.00
Numero documento
BELNR
Identificativo univoco di un documento contabile all’interno di un anno fiscale e di un codice società.
Descrizione

Il numero del documento contabile è la chiave primaria delle registrazioni finanziarie in SAP. A ogni scrittura contabile, fattura o documento di pagamento viene assegnato un numero univoco.

Sebbene non venga usato di norma per le analisi di processo di alto livello, il numero del documento è prezioso per approfondire i dati. Da una Dashboard di Process Mining, gli analisti possono usarlo per risalire direttamente alla transazione specifica in SAP e indagare nel dettaglio eventuali anomalie, come una rettifica di importo elevato o una partita di riconciliazione in ritardo. Collega direttamente l’informazione emersa dall’analisi alla transazione di origine.

Perché è importante

Fornisce un collegamento diretto alla transazione di origine in SAP e consente di approfondire l’analisi, passando dalla vista del processo alle singole scritture contabili.

Dove reperirli

Si trova nella tabella BKPF (BELNR), dove costituisce la chiave primaria.

Esempi
100000456719000001233000008901
Tipo di documento
BLART
Codice che classifica i diversi tipi di documenti contabili.
Descrizione

In SAP, il tipo di documento distingue le diverse transazioni aziendali, come le fatture fornitori (KR), i pagamenti dei clienti (DZ) e le registrazioni di contabilità generale (SA). Determina inoltre proprietà quali l’intervallo di numerazione dei documenti.

Nell’analisi della chiusura di fine periodo, il tipo di documento è un filtro efficace. Può essere usato per isolare attività specifiche, come ratei, fondi o scritture di storno. Aiuta ad analizzare il volume e l’impatto finanziario delle diverse transazioni legate alla chiusura e a definire attività specifiche nel modello di processo.

Perché è importante

Aiuta a classificare e filtrare le transazioni, consentendo di isolare e analizzare attività specifiche come ratei, storni o registrazioni intercompany.

Dove reperirli

Si trova nella tabella delle testate dei documenti, BKPF (BLART).

Esempi
SAABKR
Tipo di scrittura contabile
JournalEntryType
Classificazione delle scritture contabili, ad esempio «Standard», «Rettifica», «Rateo» o «Storno».
Descrizione

È un attributo derivato che classifica i documenti contabili in base alla loro finalità aziendale nel processo di chiusura. Viene spesso determinato combinando il tipo di documento (BLART), il motivo dello storno (STGRD) o gli specifici conti Co.Ge. utilizzati.

Questa classificazione è fondamentale per la Dashboard «Analisi dei volumi delle scritture di rettifica» e per i KPI correlati. Identificando esplicitamente le scritture di rettifica o di rateo, gli analisti possono misurarne il volume e il valore, monitorarne l’andamento nel tempo e indagare le cause profonde che le rendono necessarie. Consente di distinguere le registrazioni operative ordinarie dalle rettifiche di fine periodo.

Perché è importante

Classifica le registrazioni per consentire analisi mirate e monitorare e misurare i principali tipi di scrittura, come rettifiche e ratei, che forniscono indicazioni sulla salute del processo.

Dove reperirli

È un campo derivato. La logica deve essere definita in base alle regole aziendali, utilizzando in genere campi come il tipo di documento (BLART) della tabella BKPF.

Esempi
RettificaRateoStornoStandard
Utente responsabile
USNAM
ID utente SAP della persona che ha creato o eseguito la transazione.
Descrizione

Questo campo registra l’utente che ha contabilizzato un documento, eseguito un report o avviato un programma relativo alla chiusura. Identifica la persona responsabile di una determinata attività.

Analizzare i dati per utente è fondamentale per comprendere la distribuzione del carico di lavoro, individuare esigenze di formazione e verificare le deviazioni del processo. Le Dashboard che mostrano le attività per utente possono evidenziare i membri del team sovraccarichi o chi potrebbe seguire procedure non standard. Aiutano inoltre a gestire le prestazioni e ad assegnare le risorse all’interno del team finanziario.

Perché è importante

Consente di analizzare la distribuzione del carico di lavoro e i risultati del team, nonché di individuare le deviazioni del processo associate a singole persone.

Dove reperirli

Disponibile nella tabella BKPF (USNAM) per la creazione dei documenti. Per i processi batch, si trova in TBTCO (SDLUNAME).

Esempi
JSMITHRDOEFIN_ADMIN
Data di completamento prevista
TargetCompletionDate
La scadenza pianificata per un’attività o per l’intera chiusura del periodo.
Descrizione

La data di completamento prevista definisce la scadenza di riferimento per misurare il processo di chiusura del periodo. Entro tale data devono essere completate specifiche tappe o la chiusura finale.

Questo attributo è essenziale per qualsiasi analisi delle prestazioni o della conformità. Serve a calcolare il KPI «Tasso di chiusura del periodo nei tempi previsti» e alimenta la Dashboard «Conformità della chiusura e attività in ritardo». Confrontando l’ora effettiva dell’evento con la data prevista, il sistema può determinare se le attività procedono secondo i tempi stabiliti, sono in ritardo o rischiano di esserlo, consentendo una gestione proattiva del processo di chiusura.

Perché è importante

Consente di monitorare la conformità e le prestazioni, fornendo una base di riferimento per verificare che le attività di chiusura siano completate nei tempi previsti e supportando i KPI relativi al rispetto delle scadenze.

Dove reperirli

Si tratta in genere di dati anagrafici gestiti in un calendario separato, in uno strumento per la gestione delle chiusure, come SAP Financial Closing cockpit, oppure in un foglio di calcolo. Non fanno parte dei dati transazionali.

Esempi
2023-12-29T23:59:59Z2024-01-03T17:00:00Z2024-01-02T12:00:00Z
È automatizzata
IsAutomated
Indicatore che specifica se un’attività è stata svolta da una persona o da un sistema automatizzato.
Descrizione

Questo attributo booleano distingue le attività manuali da quelle eseguite automaticamente dal sistema, come un processo batch pianificato per la valutazione delle valute estere o un bot che registra scritture ricorrenti. Spesso lo si determina analizzando il nome utente associato alla transazione, ad esempio «BATCHUSER».

Conoscere il livello di automazione è fondamentale per individuare opportunità di maggiore efficienza. L’analisi di questo attributo permette di visualizzare quali parti del processo sono manuali e potrebbero essere automatizzate. Aiuta inoltre a valutare con precisione il carico di lavoro delle persone, escludendo le attività generate dal sistema.

Perché è importante

Distingue le attività manuali da quelle eseguite dal sistema, un aspetto essenziale per individuare opportunità di automazione e misurare con precisione il carico di lavoro manuale.

Dove reperirli

È un attributo derivato. La logica si basa in genere sul nome utente (USNAM): un elenco di ID utente di sistema o batch noti consente di identificare le attività automatizzate.

Esempi
truefalse
È in ritardo
IsOverdue
Indicatore calcolato che segnala se un’attività è stata completata dopo la data prevista.
Descrizione

Questo attributo booleano confronta l’ora effettiva di completamento di un’attività (EventTime) con la scadenza pianificata (TargetCompletionDate). Se l’ora dell’evento è successiva alla data prevista, l’indicatore viene impostato su true.

L’attributo alimenta direttamente la Dashboard «Conformità della chiusura e attività in ritardo» e il KPI «Tasso di chiusura del periodo nei tempi previsti». Segnala in modo chiaro e immediato gli scostamenti dal programma, consentendo ai responsabili di individuare rapidamente le attività in ritardo, comprenderne l’impatto sulla tempistica complessiva e assicurare che i team rispettino le scadenze.

Perché è importante

Segnala chiaramente il mancato rispetto delle scadenze, consentendo di individuare rapidamente le attività in ritardo e misurare il rispetto dei tempi previsti.

Dove reperirli

È un attributo calcolato nello strumento di Process Mining confrontando EventTime con TargetCompletionDate.

Esempi
truefalse
È una rilavorazione
IsRework
Indicatore calcolato che identifica le attività di rilavorazione, come uno storno o una riconciliazione rifiutata.
Descrizione

Questo attributo booleano segnala gli eventi o le sequenze di eventi che indicano cicli inefficienti o correzioni nel processo. Ad esempio, l’attività «Riconciliazione verificata», seguita da un’altra «Registrazione di scrittura di rettifica» sullo stesso conto, potrebbe essere classificata come rilavorazione.

Questo attributo è essenziale per quantificare gli sprechi nel processo e alimenta la Dashboard «Casi di rilavorazione della riconciliazione» e il KPI «Tasso di rilavorazione della riconciliazione». Isolando le rilavorazioni, i team possono indagarne le cause profonde, misurare l’impatto sul tempo di ciclo e monitorare l’efficacia delle iniziative di miglioramento volte a ottenere risultati corretti fin dal primo tentativo.

Perché è importante

Quantifica le inefficienze del processo segnalando le attività che consistono in correzioni o ripetizioni, così da misurare e ridurre il lavoro sprecato.

Dove reperirli

È un attributo calcolato. La logica viene definita nello strumento di Process Mining sulla base di specifiche sequenze di attività, ad esempio cicli, o di attributi, come ReversalReason diverso da null.

Esempi
truefalse
Esercizio fiscale
GJAHR
L’esercizio fiscale in cui è stata registrata la transazione.
Descrizione

L’esercizio fiscale è un elemento fondamentale per organizzare i dati finanziari. È una componente essenziale dell’ID caso del periodo finanziario e fornisce un contesto importante per tutte le transazioni.

Anche se spesso fa parte dell’ID caso, disporre dell’esercizio fiscale come attributo separato è utile per analizzare le tendenze nel lungo periodo. Consente di confrontare anno su anno i tempi di chiusura, il volume delle rettifiche e altri KPI, aiutando a individuare miglioramenti o peggioramenti delle prestazioni nel corso degli anni.

Perché è importante

Fornisce un contesto temporale essenziale e consente di confrontare anno su anno le prestazioni del processo di chiusura.

Dove reperirli

Disponibile nella tabella di testata dei documenti BKPF (GJAHR).

Esempi
202320242022
Motivo dello storno
ReversalReason
Codice che indica il motivo per cui un documento contabile è stato stornato.
Descrizione

Quando un documento viene stornato in SAP, è possibile assegnare un codice motivo per spiegare lo storno, ad esempio «Storno nel periodo corrente» o «Registrazione errata».

Questo attributo fornisce informazioni fondamentali sulle cause delle rilavorazioni. Analizzare i motivi degli storni aiuta a individuare schemi ricorrenti negli errori, come l’inserimento di dati errati o date sbagliate. Queste informazioni possono servire a introdurre misure preventive, migliorare la formazione o rafforzare i controlli di sistema, riducendo gli errori e i successivi storni e rendendo più efficiente la chiusura.

Perché è importante

Fornisce indicazioni dirette sulle cause profonde degli errori e delle rilavorazioni, aiutando a individuare opportunità per migliorare il processo e prevenire gli errori.

Dove reperirli

Si trova nella tabella delle testate dei documenti, BKPF (STGRD).

Esempi
010205
Partner commerciale
VBUND
Identificativo della società del gruppo affiliata coinvolta in una transazione intercompany.
Descrizione

L’ID del partner commerciale identifica l’altro codice società che partecipa a una transazione intercompany. È essenziale per riconciliare i conti tra persone giuridiche collegate.

Questo attributo supporta direttamente la Dashboard «Flusso di riconciliazione intercompany» e il KPI «Tempo di ciclo della riconciliazione intercompany». Filtrando le transazioni per cui è presente un partner commerciale, l’analisi può concentrarsi sull’efficienza e sulla tempestività del processo di riconciliazione intercompany, spesso particolarmente critico durante la chiusura del periodo.

Perché è importante

Individua in modo specifico le transazioni intercompany e consente di concentrarsi sul processo di riconciliazione intercompany, spesso complesso e dispendioso in termini di tempo.

Dove reperirli

Si trova nella tabella delle partite singole dei documenti, BSEG (VBUND).

Esempi
1000US013000
Reparto
Department
Reparto funzionale o centro di costo responsabile dell’attività o della transazione.
Descrizione

Questo attributo identifica il reparto aziendale associato a una transazione, ad esempio «Finanza», «Vendite» o «Logistica». Spesso viene ricavato dai dati anagrafici del centro di costo collegato a una registrazione o dai dati anagrafici dell’utente.

L’analisi per reparto supporta la Dashboard «Distribuzione del carico di lavoro del team di chiusura». Aiuta a comprendere il contributo delle diverse funzioni aziendali al carico di lavoro di fine periodo, in particolare per quanto riguarda l’avvio di transazioni che potrebbero richiedere successive rettifiche o riconciliazioni. Può mettere in evidenza l’impatto sul processo di chiusura delle aree esterne al team finanziario.

Perché è importante

Aiuta ad analizzare il carico di lavoro e il rispetto delle procedure nelle diverse funzioni aziendali, mostrando in che modo i vari reparti incidono sull’efficienza della chiusura finanziaria.

Dove reperirli

Spesso viene ricavato dal centro di costo (KOSTL) in BSEG o dai dati anagrafici HR dell’utente responsabile. Potrebbe essere necessario unire più tabelle.

Esempi
Finanza aziendaleContabilità fornitoriFP&A
Stato della riconciliazione
ReconciliationStatus
Stato corrente della riconciliazione di un conto, ad esempio «Aperta», «In revisione» o «Approvata».
Descrizione

Questo attributo monitora lo stato della riconciliazione di un conto durante il flusso di lavoro. Indica se la riconciliazione è stata avviata, inviata per la revisione, approvata o respinta.

È un attributo fondamentale per monitorare in tempo reale l’avanzamento delle attività di riconciliazione. Aiuta a individuare le riconciliazioni bloccate e a capire da quanto tempo, supportando KPI come il tempo di ciclo della riconciliazione dei conti. Offre visibilità sul processo di approvazione ed è essenziale per le Dashboard che monitorano i colli di bottiglia nella riconciliazione e il carico di lavoro del team.

Perché è importante

Offre visibilità sul flusso di lavoro della riconciliazione, consentendo di monitorare l’avanzamento, individuare i colli di bottiglia e misurare i tempi di revisione e approvazione.

Dove reperirli

Queste informazioni si trovano spesso in uno strumento di riconciliazione separato, ad esempio SAP Account Substantiation and Automation di BlackLine, oppure in un campo di stato personalizzato. In genere non sono disponibili come campo standard nelle tabelle BKPF/BSEG.

Esempi
Non avviatoIn corsoApprovatoRifiutato
Obbligatorio Consigliato Facoltativo

Attività di Record to Report, chiusura del periodo e riconciliazione

Questi sono i passaggi e le tappe principali da registrare nell’Event Log per individuare e ottimizzare con precisione le attività di chiusura del periodo.
6 Consigliato 6 Facoltativo
Attività Descrizione
Avvio della riconciliazione dei conti
Rappresenta l’inizio del processo di riconciliazione di un insieme di conti Co.Ge. per il periodo. In SAP ECC standard non è un evento distinto e viene in genere dedotto da attività correlate, come la prima esecuzione di un report chiave.
Perché è importante

Questa attività definisce una tappa fondamentale per misurare la durata dell’intera fase di riconciliazione. Sapere quando inizia la riconciliazione è essenziale per il KPI relativo al tempo di ciclo della riconciliazione dei conti.

Dove reperirli

L’evento non viene registrato esplicitamente. Deve essere dedotto da altre fonti di dati, ad esempio dal log di sistema (transazione STAD), individuando la prima esecuzione di un report di visualizzazione dei saldi come FAGLB03 o FS10N.

Acquisizione

Dedurre l’inizio dalla prima esecuzione delle transazioni di report pertinenti (ad es. FAGLB03) nei log di sistema.

Tipo di evento inferred
Esecuzione della valutazione in valuta estera
Rappresenta l’esecuzione di un programma che rivaluta le partite aperte e i saldi registrati in valuta estera, applicando i tassi di cambio di fine periodo. In genere viene eseguito come processo batch nell’ambito delle attività di chiusura.
Perché è importante

È un passaggio fondamentale per garantire l’accuratezza della rendicontazione finanziaria nelle organizzazioni multinazionali. Analizzarne tempi e durata aiuta a individuare opportunità di automazione e ottimizzazione delle prestazioni.

Dove reperirli

Rilevato dai log di esecuzione del programma di valutazione in valuta estera, ad esempio FAGL_FCV o F.05. I dettagli dei processi batch, disponibili in tabelle come TBTCO e TBTCP, forniscono i timestamp di esecuzione.

Acquisizione

Dai log dei processi batch (tabella TBTCO) per il programma FAGL_FC_VALUATION o SAPF100.

Tipo di evento explicit
Periodo aperto per la registrazione
Segna l’inizio ufficiale di un periodo contabile, consentendo la registrazione delle transazioni nel libro mastro. Si tratta di una modifica esplicita della configurazione, eseguita da un utente autorizzato per aprire un periodo specifico alle registrazioni in uno o più codici società.
Perché è importante

Questa attività costituisce l’evento di inizio definitivo del caso relativo alla chiusura del periodo. Analizzare il tempo trascorso da questo momento consente di comprendere l’intero ciclo di vita del periodo contabile.

Dove reperirli

Le modifiche ai periodi di registrazione effettuate tramite la transazione OB52 vengono registrate. È possibile estrarle analizzando i documenti di modifica della tabella di configurazione sottostante T001B, in genere tramite le tabelle CDHDR e CDPOS.

Acquisizione

Estrazione dai documenti di modifica (CDHDR/CDPOS) della tabella T001B.

Tipo di evento explicit
Periodo chiuso alle registrazioni
Rappresenta la chiusura formale di un periodo di registrazione, che impedisce ulteriori scritture contabili operative. In questo modo si garantisce l’integrità dei dati finanziari del periodo chiuso; si tratta di una modifica esplicita della configurazione.
Perché è importante

È l’evento finale definitivo del processo di chiusura del periodo. È essenziale per calcolare con precisione il tempo di ciclo complessivo della chiusura e misurare il rispetto delle scadenze.

Dove reperirli

La chiusura dei periodi tramite la transazione OB52 viene registrata. È possibile individuare queste modifiche analizzando i documenti di modifica (tabelle CDHDR e CDPOS) della tabella di configurazione T001B.

Acquisizione

Estrazione dai documenti di modifica (CDHDR/CDPOS) della tabella T001B.

Tipo di evento explicit
Rendiconti finanziari generati
Indica il momento in cui vengono generati i rendiconti finanziari ufficiali, come il conto economico e lo stato patrimoniale. L’attività viene in genere rilevata monitorando l’esecuzione di uno specifico programma di rendicontazione.
Perché è importante

È una tappa importante, che segna la fine dell’elaborazione dei dati e l’inizio della fase finale di revisione e approvazione. Il tempo che intercorre tra questo evento e l’approvazione è un KPI fondamentale.

Dove reperirli

Dedotto dai log di sistema, ad esempio STAD, che registrano l’esecuzione del programma di generazione dei rendiconti finanziari, più comunemente tramite la transazione F.01.

Acquisizione

Dai log di sistema (STAD), che registrano l’esecuzione della transazione F.01 per i rendiconti finanziari.

Tipo di evento inferred
Scrittura contabile di rettifica registrata
Una scrittura contabile di rettifica viene registrata per correggere i saldi dei conti dopo il completamento dell’elaborazione iniziale delle transazioni del periodo. In SAP l’evento viene acquisito come una normale registrazione di un documento contabile.
Perché è importante

È un dato essenziale per l’analisi dei volumi delle scritture di rettifica. Un numero elevato di rettifiche può indicare problemi di accuratezza nei processi a monte ed è un ambito prioritario per le iniziative di miglioramento dei processi.

Dove reperirli

Disponibile nelle tabelle BKPF e BSEG. Queste scritture vengono in genere individuate tramite un tipo di documento specifico (BKPF-BLART), riservato alle rettifiche, oppure perché registrate in periodi di chiusura speciali, ad esempio dal 13 al 16.

Acquisizione

Filtrare BKPF per individuare i documenti registrati in periodi speciali o con tipi di documento di rettifica.

Tipo di evento explicit
Accantonamento o fondo registrato
Rappresenta la registrazione di una scrittura contabile relativa a un rateo, un risconto o un fondo, operazioni che vengono in genere effettuate verso la fine del periodo. In SAP non corrisponde a un tipo di evento distinto, ma viene dedotta individuando specifiche scritture contabili in base alle loro caratteristiche.
Perché è importante

Isolare queste scritture consente di analizzare il sottoprocesso di gestione delle stime. Un volume elevato di accantonamenti o frequenti rettifiche possono indicare opportunità di miglioramento del processo.

Dove reperirli

Dedotto dalle tabelle dei documenti contabili BKPF e BSEG. Le scritture possono essere individuate filtrando per tipo di documento specifico (BKPF-BLART), conto Co.Ge. univoco (BSEG-HKONT) o parole chiave nel testo di testata (BKPF-BKTXT).

Acquisizione

Filtrare le tabelle BKPF/BSEG per tipo di documento, conti Co.Ge. specifici o campi di testo.

Tipo di evento inferred
Documento intercompany compensato
Questa attività segna la compensazione di una partita aperta tra due codici società diversi e indica che una transazione intercompany è stata saldata o riconciliata. In SAP viene registrata come una scrittura contabile esplicita, in genere un documento di compensazione.
Perché è importante

I ritardi nella compensazione delle partite intercompany sono un collo di bottiglia frequente nel processo di chiusura. Monitorare questa attività è fondamentale per misurare e migliorare il tempo di ciclo della riconciliazione intercompany.

Dove reperirli

Individuato nei documenti contabili delle tabelle BKPF e BSEG. Un documento di compensazione collega e chiude le partite aperte; la data di compensazione (BSEG-AUGDT) viene utilizzata come timestamp dell’evento. Le transazioni intercompany sono individuate tramite i campi relativi al partner commerciale.

Acquisizione

Individuare nelle tabelle BKPF/BSEG i documenti di compensazione che includono partite con partner commerciali.

Tipo di evento explicit
Esecuzione della compensazione GR/IR
Esecuzione del programma di compensazione automatica per il conto Entrata merci/Fattura ricevuta (GR/IR). Il programma abbina le entrate merci alle relative fatture ricevute e compensa le partite corrispondenti.
Perché è importante

Il conto GR/IR è spesso all’origine di problemi di riconciliazione. Monitorare questa attività consente di verificare che il passaggio automatico venga eseguito correttamente e di quantificare le eccezioni che richiedono un intervento manuale.

Dove reperirli

L’esecuzione viene registrata nei log dei processi batch (transazione SM37). Il programma è in genere SAPF124 e viene eseguito tramite la transazione F.13. Le tabelle dei log dei processi, come TBTCO, forniscono i timestamp necessari.

Acquisizione

Dai log dei processi batch (tabella TBTCO) per il programma di compensazione SAPF124.

Tipo di evento explicit
Report della situazione contabile generato
Segna l’esecuzione di un report per generare la situazione contabile. È un passaggio fondamentale per verificare che il totale degli addebiti corrisponda a quello degli accrediti prima di redigere i rendiconti finanziari ufficiali.
Perché è importante

È un controllo di qualità fondamentale prima della rendicontazione finale. Eseguire più volte il report può indicare che vengono individuati e corretti problemi nei dati sottostanti, con possibili ritardi.

Dove reperirli

Dedotto dai log di sistema, ad esempio dalla transazione STAD, che può registrare l’esecuzione di transazioni per la generazione della situazione contabile, come S_ALR_87012277 o F.01.

Acquisizione

Dai log di sistema (STAD), che registrano l’esecuzione dei codici transazione di rendicontazione.

Tipo di evento inferred
Riconciliazione revisionata
Indica che la riconciliazione di un conto specifico o di un gruppo di conti è stata revisionata e confermata. In SAP ECC standard questo evento non viene registrato esplicitamente e viene spesso gestito tramite controlli offline o soluzioni personalizzate.
Perché è importante

Monitorare i tempi delle revisioni è importante per comprendere i colli di bottiglia nelle fasi di controllo e supervisione del processo di chiusura. Può mettere in evidenza ritardi dovuti alla disponibilità dei responsabili o alla necessità di rifare il lavoro.

Dove reperirli

Queste informazioni non sono disponibili nelle tabelle ECC standard. Per acquisirle occorre una soluzione personalizzata, ad esempio un campo di stato in una tabella Z personalizzata, un flusso di lavoro semplice o l’integrazione con uno strumento specializzato di terze parti per la riconciliazione.

Acquisizione

Acquisire la modifica dello stato da un flusso di lavoro personalizzato o da una tabella Z, se implementati.

Tipo di evento inferred
Scrittura di storno registrata
Questa attività registra la contabilizzazione di un documento che storna una scrittura contabile precedente, spesso per correggere un errore. SAP crea un collegamento esplicito tra il documento di storno e quello originale.
Perché è importante

Un numero elevato di storni può indicare problemi nell’accuratezza dell’inserimento dei dati o nei controlli di processo. Monitorare questi eventi aiuta a misurare la percentuale di operazioni corrette al primo tentativo e a individuare gli ambiti da migliorare.

Dove reperirli

I documenti di storno si trovano nella tabella BKPF. Spesso vengono creati con la transazione FB08 e contengono il riferimento al numero del documento stornato nel campo BKPF-STBLG.

Acquisizione

Individuare i documenti per cui BKPF-STBLG è valorizzato o che sono stati creati tramite codici transazione di storno.

Tipo di evento explicit
Consigliato Facoltativo

Guide all’estrazione

Come estrarre i dati da SAP ECC

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