Il Suo Template dei dati per Record to Report, chiusura del periodo e riconciliazione

SAP ECC
Il Suo Template dei dati per Record to Report, chiusura del periodo e riconciliazione

Il Suo Template dei dati per Record to Report, chiusura del periodo e riconciliazione

Questo Template fornisce una roadmap chiara per raccogliere i dati essenziali necessari ad analizzare il processo Record to Report, chiusura del periodo e riconciliazione. Illustra gli attributi e le attività fondamentali per creare un Event Log completo. Include inoltre indicazioni pratiche per estrarre efficacemente questi dati da SAP ECC.
  • Attributi consigliati da raccogliere
  • Attività chiave da monitorare
  • Indicazioni per l’estrazione
Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

Record to Report - Attributi della chiusura del periodo e della riconciliazione

Questi sono i campi dati consigliati da includere nell’Event Log per un’analisi completa del processo Record to Report - Chiusura del periodo e riconciliazione.
5 Obbligatorio 7 Consigliato 9 Facoltativo
Nome Descrizione
Periodo contabile
FinancialPeriod
Identificativo univoco del ciclo di reporting finanziario, generalmente composto dall'anno fiscale e dal periodo di registrazione.
Descrizione

Il periodo contabile funge da identificativo principale del caso e raggruppa tutte le attività relative alla chiusura e alla riconciliazione dei conti per quello specifico ciclo di reporting, ad esempio "2023-12" per dicembre 2023. Ciò consente di analizzare in modo completo l'intero processo di chiusura del periodo, dall'inizio alla fine, per ciascun periodo distinto.

Nell'analisi, consente di monitorare il tempo di ciclo end-to-end di ogni chiusura, confrontare le prestazioni tra periodi diversi e individuare tendenze o anomalie. Definendo ogni periodo contabile come un caso univoco, è possibile visualizzare e misurare nel tempo l'efficienza, i colli di bottiglia e le variazioni del processo di chiusura.

Perché è importante

È l'identificativo essenziale del caso che definisce il perimetro dell'analisi e consente di confrontare tra periodi diversi i tempi di ciclo della chiusura, i carichi di lavoro e la conformità del processo.

Dove reperirlo

Questo Attributo viene generalmente ricavato concatenando l'anno fiscale (GJAHR) e il periodo di registrazione (MONAT) dalle testate dei documenti finanziari, ad esempio dalla tabella BKPF.

Esempi
2023-122024-032023-Q4
Attività
ActivityName
Il nome dello specifico evento aziendale o Task eseguito durante il processo di chiusura del periodo.
Descrizione

Questo Attributo registra i singoli passaggi eseguiti nel ciclo Record to Report, come "Adjusting Journal Entry Posted" o "Financial Statements Generated". Costituisce la struttura portante della mappa del processo e mostra la sequenza degli eventi che compongono la chiusura del periodo.

L'analisi delle attività è fondamentale nel Process Mining. Aiuta a visualizzare il flusso del processo, identificare la sequenza dei Task, individuare le variazioni del processo e misurare la frequenza e la durata di ogni passaggio. È essenziale per localizzare colli di bottiglia, percorsi di processo non standard e opportunità di standardizzazione o automazione.

Perché è importante

Questo Attributo è obbligatorio per costruire la mappa del processo e consente di visualizzare e analizzare la sequenza dei Task nella chiusura del periodo.

Dove reperirlo

Deriva dalla combinazione di codici transazione SAP (TCODE), tipi di documento (BLART) o esecuzioni di programmi specifici, ad esempio FAGL_FCV per la valutazione in valuta estera.

Esempi
Scrittura contabile di rettifica registrataRiconciliazione dei conti avviataPeriodo chiuso alle registrazioni
Ora dell'evento
EventTime
Il timestamp che indica quando si è verificata un'attività o un evento.
Descrizione

L'Event Time fornisce la data e l'ora precise di ogni attività del processo e costituisce la base cronologica dell'analisi. Generalmente è composto dalla data e dall'ora di creazione del documento.

Questo timestamp è essenziale per ordinare correttamente gli eventi e ricostruire il flusso del processo. Viene utilizzato per calcolare tutte le metriche basate sulla durata, inclusi i tempi di ciclo tra le attività, i tempi di attesa e la durata complessiva della chiusura del periodo. L'analisi dei timestamp aiuta a individuare i ritardi e a comprendere la distribuzione temporale del lavoro.

Perché è importante

In quanto Attributo obbligatorio, fornisce l'ordine cronologico degli eventi, necessario per calcolare i tempi di ciclo e individuare i colli di bottiglia del processo.

Dove reperirlo

Generalmente proviene dalla data di inserimento del documento (CPUDT) e dall'ora di inserimento (CPUTM) nella tabella BKPF per i documenti finanziari.

Esempi
2023-12-28T14:30:15Z2024-01-02T09:05:00Z2024-01-05T17:21:45Z
Sistema di origine
SourceSystem
L'identificativo del sistema di origine dal quale sono stati estratti i dati.
Descrizione

Questo Attributo specifica l'origine dei dati degli eventi, ad esempio il nome o l'ID della specifica istanza SAP ECC. Nelle organizzazioni che utilizzano più ERP o sistemi finanziari, questo campo è fondamentale per distinguere i dati provenienti da fonti diverse.

Anche in un ambiente con un solo sistema, costituisce un metadato importante per la governance dei dati, l'audit e la risoluzione dei problemi. Conferma la provenienza dei dati, elemento essenziale per creare fiducia nell'analisi e garantire la chiarezza della data lineage.

Perché è importante

Fornisce una data lineage essenziale, conferma l'origine dei dati ai fini della governance ed è fondamentale negli ambienti con più sistemi per distinguere i processi.

Dove reperirlo

Generalmente è un valore statico aggiunto durante l'estrazione dei dati, che identifica lo specifico client SAP e l'ID del sistema, ad esempio dalla tabella T000.

Esempi
ECC_PROD_100SAP_E74_200ECC_FINANCE
Ultimo aggiornamento dei dati
LastDataUpdate
Il timestamp dell'ultimo aggiornamento o dell'ultima estrazione dei dati dal sistema di origine.
Descrizione

Questo Attributo indica l'aggiornamento dei dati analizzati. Mostra la data e l'ora dell'ultima esecuzione della pipeline dati e fornisce il contesto sulla recenza degli insight di processo.

Per i Dashboard, soprattutto quelli che monitorano l'avanzamento in tempo reale, questo timestamp è fondamentale per capire se si stanno visualizzando informazioni aggiornate all'ultimo minuto o dati del giorno precedente. Aiuta a gestire le aspettative degli utenti ed è essenziale per interpretare correttamente l'analisi.

Perché è importante

Informa gli utenti sull'aggiornamento dei dati, un elemento fondamentale per garantire che analisi e Dashboard siano tempestivi e pertinenti.

Dove reperirlo

Questo timestamp viene generato e aggiunto dallo strumento di estrazione dei dati o ETL al termine di ogni processo di caricamento.

Esempi
2024-05-21T04:00:00Z2024-05-20T04:00:00Z2024-05-19T04:00:00Z
Codice società
BUKRS
L'unità organizzativa che rappresenta un'entità giuridica per la quale vengono generati i bilanci finanziari.
Descrizione

Il codice società è un'unità organizzativa fondamentale in SAP Financials. Rappresenta una società indipendente con una propria contabilità bilanciata. Tutte le transazioni finanziarie vengono registrate a livello di codice società.

Nel Process Mining, filtrare per codice società è essenziale per confrontare il processo di chiusura del periodo tra diverse entità giuridiche all'interno di un gruppo. Ciò consente di individuare le best practice nelle entità con le migliori prestazioni e di identificare quelle che presentano ritardi, volumi elevati di rettifiche o deviazioni dal processo. È una dimensione fondamentale per segmentare l'analisi.

Perché è importante

Consente di confrontare le prestazioni e la conformità della chiusura del periodo tra diverse entità giuridiche, un elemento fondamentale per l'analisi finanziaria a livello di gruppo.

Dove reperirlo

Questo campo è disponibile in quasi tutte le tabelle dei documenti finanziari SAP, principalmente BKPF (testata) e BSEG (partita).

Esempi
10002000US01DE01
Conto GL
HKONT
Il numero del conto di contabilità generale al quale viene registrata una partita.
Descrizione

Il conto di contabilità generale (GL) è un elemento fondamentale dei dati master finanziari e classifica le transazioni. Ogni registrazione finanziaria viene assegnata a uno o più conti GL.

Nel contesto della chiusura del periodo, analizzare le attività per conto GL è essenziale per i Dashboard "Account Reconciliation Bottlenecks" e "Adjusting Entries Volume Analysis". Aiuta a individuare i conti più difficili da riconciliare, quelli che richiedono il maggior numero di rettifiche e le aree in cui il rischio di errori materiali potrebbe essere più elevato. Questo approccio consente ai team di dare priorità ai conti problematici.

Perché è importante

Consente un'analisi mirata delle riconciliazioni e delle scritture di rettifica, aiutando a individuare i conti problematici che causano ritardi o richiedono correzioni frequenti.

Dove reperirlo

Disponibile nella tabella delle partite dei documenti finanziari, BSEG (HKONT).

Esempi
113100400500750000
Importo in valuta locale
DMBTR
Il valore finanziario di una partita, espresso nella valuta locale del codice società.
Descrizione

Questo Attributo rappresenta il valore monetario associato a una registrazione finanziaria. È la principale misura quantitativa dell'impatto di una transazione sulla contabilità generale.

Analizzare l'importo è fondamentale per stabilire le priorità e comprendere il rischio finanziario. Ad esempio, il Dashboard "Adjusting Entries Volume Analysis" è molto più efficace quando distingue tra un volume elevato di rettifiche di basso valore e un volume ridotto di rettifiche di valore elevato. Aiuta a concentrare l'attenzione sulle transazioni finanziariamente rilevanti.

Perché è importante

Quantifica l'impatto finanziario delle transazioni e consente un'analisi basata sulla rilevanza, ad esempio per individuare scritture di rettifica di importo elevato.

Dove reperirlo

Disponibile nella tabella delle partite dei documenti, BSEG (DMBTR).

Esempi
1500.75-25000.00123456.00
Numero documento
BELNR
L'identificativo univoco di un documento contabile all'interno di un anno fiscale e di un codice società.
Descrizione

Il numero del documento contabile è la chiave primaria delle registrazioni finanziarie in SAP. A ogni scrittura contabile, fattura o documento di pagamento viene assegnato un numero univoco.

Sebbene non venga generalmente utilizzato per l'analisi di processo ad alto livello, il numero documento è prezioso per le funzionalità di drill-down. Da un Dashboard di Process Mining, gli analisti possono utilizzare il numero documento per tornare direttamente alla transazione specifica in SAP e analizzare in dettaglio le anomalie, come una scrittura di rettifica di importo elevato o una partita di riconciliazione in ritardo. Fornisce un collegamento diretto tra l'insight e la transazione di origine.

Perché è importante

Fornisce un collegamento diretto alla transazione di origine in SAP e consente un'analisi dettagliata in drill-down dalla vista del processo alle singole scritture contabili.

Dove reperirlo

Si trova nella tabella BKPF (BELNR), come chiave primaria.

Esempi
100000456719000001233000008901
Tipo di documento
BLART
Un codice che classifica i diversi tipi di documenti contabili.
Descrizione

In SAP, il tipo di documento distingue diverse transazioni aziendali, come le fatture fornitore (KR), i pagamenti cliente (DZ) e le registrazioni nella contabilità generale (SA). Controlla inoltre proprietà quali l'intervallo di numerazione dei documenti.

Per l'analisi della chiusura di fine periodo, il tipo di documento è un filtro efficace. Può essere utilizzato per isolare specifici tipi di attività, come ratei, accantonamenti o scritture di storno. Ciò aiuta ad analizzare il volume e l'impatto finanziario delle diverse transazioni legate alla chiusura e può essere utilizzato per definire attività specifiche nel modello di processo.

Perché è importante

Aiuta a classificare e filtrare le transazioni, consentendo di isolare e analizzare attività specifiche come ratei, storni o registrazioni intercompany.

Dove reperirlo

Si trova nella tabella delle testate dei documenti, BKPF (BLART).

Esempi
SAABKR
Tipo di scrittura contabile
JournalEntryType
Una classificazione delle scritture contabili, come "Standard", "Adjusting", "Accrual" o "Reversal".
Descrizione

È un Attributo derivato che categorizza i documenti finanziari in base alla loro finalità aziendale nel processo di chiusura. Viene spesso determinato combinando il tipo di documento (BLART), il motivo dello storno (STGRD) o specifici conti GL utilizzati.

Questa classificazione è fondamentale per il Dashboard "Adjusting Entries Volume Analysis" e per i KPI correlati. Identificando esplicitamente le scritture di rettifica o di rateo, gli analisti possono misurarne volume e valore, monitorarne l'andamento nel tempo e analizzare le cause alla base della loro necessità. Aiuta a distinguere le registrazioni operative ordinarie dalle rettifiche di fine periodo.

Perché è importante

Classifica le registrazioni per un'analisi mirata e consente di monitorare e misurare i principali tipi di scrittura, come rettifiche e ratei, che sono indicatori dello stato di salute del processo.

Dove reperirlo

È un campo derivato. La logica deve essere definita sulla base delle regole aziendali, generalmente utilizzando campi come il tipo di documento (BLART) di BKPF.

Esempi
RettificaRateoStornoStandard
Utente responsabile
USNAM
L'ID utente SAP della persona che ha creato o eseguito la transazione.
Descrizione

Questo campo registra l'utente che ha registrato un documento, eseguito un report o avviato un programma correlato alla chiusura. Identifica la persona responsabile di una determinata attività.

Analizzare i dati per utente è fondamentale per comprendere la distribuzione del carico di lavoro, individuare esigenze formative e analizzare le deviazioni dal processo. I Dashboard che mostrano le attività per utente possono evidenziare membri del team sovraccarichi o persone che seguono procedure non standard. Aiuta inoltre la gestione delle prestazioni e l'allocazione delle risorse all'interno del team Finance.

Perché è importante

Consente di analizzare la distribuzione del carico di lavoro e le prestazioni del team, nonché di individuare deviazioni dal processo associate a singole persone.

Dove reperirlo

Disponibile nella tabella BKPF (USNAM) per la creazione dei documenti. Per i batch job, si trova in TBTCO (SDLUNAME).

Esempi
JSMITHRDOEFIN_ADMIN
Anno fiscale
GJAHR
L’anno fiscale in cui è stata registrata la transazione.
Descrizione

L’anno fiscale è un elemento fondamentale per organizzare i dati finanziari. Costituisce una componente chiave dell’ID del caso Financial Period e fornisce il contesto essenziale per tutte le transazioni.

Sebbene faccia spesso parte dell’ID del caso, disporre dell’anno fiscale come attributo separato è utile per analizzare le tendenze nel lungo periodo. Consente di confrontare anno su anno i tempi del ciclo di chiusura, i volumi delle rettifiche e altri KPI, aiutando a individuare miglioramenti o peggioramenti delle prestazioni nell’arco di più anni.

Perché è importante

Fornisce il contesto temporale essenziale e consente di confrontare anno su anno le prestazioni del processo di chiusura.

Dove reperirlo

Disponibile nella tabella dell’intestazione del documento BKPF (GJAHR).

Esempi
202320242022
Data obiettivo di completamento
TargetCompletionDate
La scadenza pianificata o la data entro cui deve essere completata un'attività o l'intero processo di chiusura del periodo.
Descrizione

La Data di completamento prevista rappresenta il riferimento temporale rispetto al quale viene misurato il processo di chiusura del periodo. È la scadenza entro la quale devono essere completate specifiche milestone o la chiusura finale.

Questo attributo è essenziale per qualsiasi analisi delle prestazioni o della conformità. Viene utilizzato per calcolare il KPI «Tasso di chiusura del periodo nei tempi previsti» e per alimentare la Dashboard «Conformità della chiusura e attività scadute». Confrontando l’orario effettivo dell’evento con questa data obiettivo, il sistema può determinare se le attività sono in linea con il piano, in ritardo o a rischio di ritardo, consentendo una gestione proattiva del processo di chiusura.

Perché è importante

Consente di monitorare la conformità e le prestazioni, fornendo una base di riferimento per misurare se le attività di chiusura vengono completate nei tempi previsti e supportando i KPI relativi al rispetto delle scadenze.

Dove reperirlo

Si tratta generalmente di dati anagrafici gestiti in un calendario separato, in uno strumento di gestione della chiusura, come SAP Financial Closing cockpit, oppure in un foglio di calcolo. Non fanno parte dei dati transazionali.

Esempi
2023-12-29T23:59:59Z2024-01-03T17:00:00Z2024-01-02T12:00:00Z
È automatizzata
IsAutomated
Indicatore che segnala se un’attività è stata eseguita da un utente umano o da un sistema automatizzato.
Descrizione

Questo attributo booleano distingue tra le attività manuali e quelle eseguite automaticamente dal sistema, come un batch job pianificato per la valutazione delle valute estere o un bot che registra scritture ricorrenti. Spesso viene determinato analizzando il nome utente associato alla transazione, ad esempio «BATCHUSER».

Comprendere il livello di automazione è fondamentale per individuare opportunità di efficientamento. L’analisi di questo attributo aiuta a visualizzare quali parti del processo sono manuali e potrebbero essere automatizzate. Consente inoltre di valutare con maggiore precisione il carico di lavoro umano, escludendo le attività generate dal sistema.

Perché è importante

Distingue tra attività manuali e attività gestite dal sistema, un elemento fondamentale per individuare opportunità di automazione e misurare con precisione i carichi di lavoro manuali.

Dove reperirlo

Si tratta di un attributo derivato. La logica si basa generalmente sul campo User Name (USNAM): un elenco di ID utente di sistema o batch noti indica che l’attività è automatizzata.

Esempi
truefalse
È scaduta
IsOverdue
Indicatore calcolato che segnala se un’attività è stata completata dopo la data obiettivo pianificata.
Descrizione

Questo attributo booleano confronta l’orario effettivo di completamento di un’attività (EventTime) con la relativa scadenza pianificata (TargetCompletionDate). Se l’orario dell’evento è successivo alla data obiettivo, l’indicatore viene impostato su true.

Questo attributo supporta direttamente la Dashboard «Conformità della chiusura e attività scadute» e il KPI «Tasso di chiusura del periodo nei tempi previsti». Fornisce un segnale chiaro e immediato delle deviazioni dal piano, consentendo ai responsabili di individuare rapidamente le attività in ritardo, comprenderne l’impatto sulla tempistica complessiva e responsabilizzare i team rispetto al rispetto delle scadenze.

Perché è importante

Fornisce un indicatore chiaro del mancato rispetto delle scadenze, consentendo di individuare rapidamente le attività in ritardo e misurare le prestazioni relative al rispetto dei tempi.

Dove reperirlo

Si tratta di un attributo calcolato nello strumento di Process Mining confrontando EventTime con TargetCompletionDate.

Esempi
truefalse
È una rilavorazione
IsRework
Indicatore calcolato che identifica le attività che rappresentano una rilavorazione, come uno storno o una riconciliazione rifiutata.
Descrizione

Questo attributo booleano segnala eventi o sequenze di eventi che indicano cicli inefficienti o correzioni nel processo. Ad esempio, un’attività «Riconciliazione verificata» seguita da un’altra «Scrittura contabile di rettifica registrata» sullo stesso conto potrebbe essere classificata come rilavorazione.

Questo attributo è essenziale per quantificare gli sprechi di processo e supporta la Dashboard «Istanze di rilavorazione della riconciliazione» e il KPI «Tasso di rilavorazione della riconciliazione». Isolando le rilavorazioni, i team possono analizzarne le cause principali, misurare l’impatto sul tempo di ciclo e monitorare l’efficacia delle iniziative di miglioramento volte a eseguire correttamente l’attività fin dal primo tentativo.

Perché è importante

Quantifica l’inefficienza del processo segnalando le attività che costituiscono correzioni o ripetizioni, contribuendo a misurare e ridurre le attività senza valore.

Dove reperirlo

Si tratta di un attributo calcolato. La logica viene definita nello strumento di Process Mining sulla base di specifiche sequenze di attività, ad esempio cicli, o di determinati attributi, come ReversalReason non nullo.

Esempi
truefalse
Motivo dello storno
ReversalReason
Un codice che indica il motivo per cui un documento finanziario è stato stornato.
Descrizione

Quando un documento viene stornato in SAP, è possibile assegnare un codice motivo per spiegare la finalità dello storno, ad esempio "Storno nel periodo corrente" o "Registrazione errata".

Questo Attributo fornisce un contesto fondamentale per comprendere perché si verifica una rilavorazione. Analizzare i motivi degli storni aiuta a individuare schemi ricorrenti negli errori, come dati inseriti in modo errato o date non corrette. Queste informazioni possono essere utilizzate per introdurre misure preventive, migliorare la formazione o potenziare i controlli di sistema, riducendo il numero di errori e dei successivi storni e rendendo più efficiente la chiusura.

Perché è importante

Fornisce una visione diretta delle cause principali di errori e rilavorazioni, aiutando a individuare opportunità di miglioramento del processo e di prevenzione degli errori.

Dove reperirlo

Si trova nella tabella delle testate dei documenti, BKPF (STGRD).

Esempi
010205
Partner commerciale
VBUND
L'identificativo della società del gruppo collegata coinvolta in una transazione intercompany.
Descrizione

L'ID del partner commerciale identifica l'altro codice società che partecipa a una transazione intercompany. È essenziale per la riconciliazione dei conti tra entità giuridiche collegate.

Questo Attributo supporta direttamente il Dashboard "Intercompany Reconciliation Flow" e il KPI "Intercompany Recon. Cycle Time". Filtrando le transazioni in cui è presente un partner commerciale, l'analisi può concentrarsi sull'efficienza e sulla tempestività del processo di riconciliazione intercompany, spesso uno dei principali punti critici durante la chiusura del periodo.

Perché è importante

Identifica in modo specifico le transazioni intercompany e consente un'analisi mirata del processo di riconciliazione intercompany, spesso complesso e dispendioso in termini di tempo.

Dove reperirlo

Si trova nella tabella delle partite dei documenti, BSEG (VBUND).

Esempi
1000US013000
Reparto
Department
Il reparto funzionale o il centro di costo responsabile dell'attività o della transazione.
Descrizione

Questo Attributo identifica il reparto aziendale, come "Finance", "Sales" o "Logistics", associato a una transazione. Spesso viene ricavato dai dati master del centro di costo collegato a una registrazione o dai dati master dell'utente.

Analizzare i dati per reparto supporta il Dashboard "Close Team Workload Distribution". Aiuta a comprendere il contributo delle diverse funzioni aziendali al carico di lavoro di fine periodo, soprattutto in relazione alle transazioni iniziali che potrebbero richiedere successive rettifiche o riconciliazioni. Può evidenziare le aree esterne al team Finance che incidono sul processo di chiusura.

Perché è importante

Aiuta ad analizzare il carico di lavoro e il rispetto del processo tra diverse funzioni aziendali, mostrando in che modo i vari reparti incidono sull'efficienza della chiusura finanziaria.

Dove reperirlo

Spesso viene ricavato dal centro di costo (KOSTL) in BSEG o dai dati master HR dell'utente responsabile. Potrebbe essere necessario unire più tabelle.

Esempi
Finanza aziendaleDebiti verso fornitoriFP&A
Stato della riconciliazione
ReconciliationStatus
Lo stato corrente di una riconciliazione contabile, ad esempio "Aperta", "In revisione" o "Approvata".
Descrizione

Questo Attributo monitora lo stato di una riconciliazione contabile mentre attraversa il relativo Workflow. Indica se la riconciliazione è stata avviata, inviata per la revisione, approvata o rifiutata.

È un Attributo fondamentale per monitorare in tempo reale l'avanzamento delle attività di riconciliazione. Aiuta a individuare quali riconciliazioni sono bloccate e da quanto tempo, supportando KPI come "Account Reconciliation Cycle Time". Offre visibilità sul processo di approvazione ed è essenziale per i Dashboard che monitorano i colli di bottiglia della riconciliazione e il carico di lavoro del team.

Perché è importante

Offre visibilità sul Workflow di riconciliazione e consente di monitorare l'avanzamento, individuare i colli di bottiglia e misurare i tempi di revisione e approvazione.

Dove reperirlo

Queste informazioni risiedono spesso in uno strumento separato di riconciliazione, ad esempio SAP Account Substantiation and Automation by BlackLine, o in un campo di stato personalizzato. In genere non sono disponibili come campo standard in BKPF/BSEG.

Esempi
Non iniziatoIn corsoApprovatoRifiutato
Obbligatorio Consigliato Facoltativo

Record to Report - Attività di chiusura del periodo e riconciliazione

Questi sono i passaggi chiave e le tappe fondamentali del processo da acquisire nell’Event Log per individuare e ottimizzare con precisione le attività di chiusura del periodo.
6 Consigliato 6 Facoltativo
Attività Descrizione
Bilanci ufficiali generati
Rappresenta il momento in cui vengono generati i bilanci ufficiali, come il conto economico e lo stato patrimoniale. L'attività viene generalmente acquisita monitorando l'esecuzione di uno specifico programma di reporting.
Perché è importante

È una milestone importante, che segna la fine dell'elaborazione dei dati e l'inizio della fase finale di revisione e approvazione. Il tempo che intercorre tra questo evento e l'approvazione è un KPI fondamentale.

Dove reperirlo

Deducibile dai log di audit del sistema, come STAD, che registrano l'esecuzione del programma di generazione dei bilanci, generalmente tramite la transazione F.01.

Acquisizione

Dai log di sistema (STAD) che monitorano l'esecuzione della transazione F.01 per la generazione dei bilanci.

Tipo di evento inferred
Esecuzione della valutazione in valuta estera
Rappresenta l'esecuzione di un programma per rivalutare le partite aperte e i saldi registrati in valute estere, utilizzando i tassi di cambio di fine periodo. In genere viene eseguito come batch job nell'ambito delle attività di chiusura di fine periodo.
Perché è importante

Si tratta di un passaggio fondamentale per garantire l'accuratezza del reporting finanziario nelle organizzazioni multinazionali. Analizzarne tempistiche e durata aiuta a individuare opportunità di automazione e ottimizzazione delle prestazioni.

Dove reperirlo

Acquisita dai log di esecuzione del programma di valutazione in valuta estera, come FAGL_FCV o F.05. I dettagli dei batch job nelle tabelle TBTCO e TBTCP forniscono i timestamp di esecuzione.

Acquisizione

Dai log dei batch job (tabella TBTCO) per il programma FAGL_FC_VALUATION o SAPF100.

Tipo di evento explicit
Periodo aperto per la registrazione
Indica l'inizio ufficiale di un periodo contabile e consente di registrare le transazioni nella contabilità generale. Si tratta di una modifica di configurazione esplicita, eseguita da un utente autorizzato per aprire un periodo specifico alle registrazioni in uno o più codici società.
Perché è importante

Questa attività rappresenta l'evento iniziale definitivo del caso relativo al processo di chiusura del periodo. Analizzare il tempo a partire da questo momento aiuta a comprendere l'intero ciclo di vita del periodo contabile.

Dove reperirlo

Le modifiche ai periodi di registrazione effettuate tramite la transazione OB52 vengono registrate. È possibile estrarre queste modifiche analizzando i documenti di modifica della tabella di configurazione sottostante T001B, in genere utilizzando le tabelle CDHDR e CDPOS.

Acquisizione

Estrazione dai documenti di modifica (CDHDR/CDPOS) per la tabella T001B.

Tipo di evento explicit
Periodo chiuso alle registrazioni
Rappresenta la chiusura formale di un periodo di registrazione, che impedisce ulteriori scritture contabili operative. Garantisce l'integrità dei dati finanziari del periodo chiuso e costituisce una modifica di configurazione esplicita.
Perché è importante

È l'evento finale definitivo del processo di chiusura del periodo. È essenziale per calcolare con precisione il Period Close Cycle Time complessivo e misurare il rispetto delle scadenze.

Dove reperirlo

La chiusura dei periodi tramite la transazione OB52 viene registrata. Queste modifiche possono essere individuate analizzando i documenti di modifica, nelle tabelle CDHDR e CDPOS, relativi alla tabella di configurazione T001B.

Acquisizione

Estrazione dai documenti di modifica (CDHDR/CDPOS) per la tabella T001B.

Tipo di evento explicit
Riconciliazione dei conti avviata
Rappresenta l'inizio del processo di riconciliazione per un insieme di conti GL nel periodo. In SAP ECC standard non è un evento discreto e viene generalmente dedotto da attività correlate, come la prima esecuzione di un report chiave.
Perché è importante

Questa attività stabilisce una milestone fondamentale per misurare la durata dell'intera fase di riconciliazione. Comprendere quando inizia la riconciliazione è essenziale per il KPI Account Reconciliation Cycle Time.

Dove reperirlo

L'evento non viene registrato esplicitamente. Deve essere dedotto da altre fonti di dati, come il log di audit del sistema (transazione STAD), considerando la prima esecuzione di un report di visualizzazione dei saldi, ad esempio FAGLB03 o FS10N.

Acquisizione

Deducibile dalla prima esecuzione delle transazioni dei report pertinenti, ad esempio FAGLB03, nei log di sistema.

Tipo di evento inferred
Scrittura contabile di rettifica registrata
Una scrittura contabile di rettifica viene registrata per correggere i saldi dei conti dopo il completamento dell'elaborazione iniziale delle transazioni del periodo. L'evento viene acquisito come una normale registrazione di un documento finanziario in SAP.
Perché è importante

È essenziale per l'analisi Adjusting Entries Volume Analysis. Un volume elevato di rettifiche suggerisce problemi nell'accuratezza dei processi a monte e rappresenta un obiettivo prioritario per le iniziative di miglioramento dei processi.

Dove reperirlo

Si trova nelle tabelle BKPF e BSEG. Queste scritture vengono generalmente identificate tramite uno specifico tipo di documento (BKPF-BLART) riservato alle rettifiche oppure perché registrate in periodi speciali di chiusura, ad esempio dal 13 al 16.

Acquisizione

Filtrare BKPF per i documenti registrati in periodi speciali o con tipi di documento di rettifica.

Tipo di evento explicit
Accrual o provision registrata
Rappresenta la registrazione di una scrittura contabile relativa a un rateo, un risconto o un accantonamento, generalmente effettuata verso la fine del periodo. In SAP non costituisce un tipo di evento distinto, ma viene dedotta individuando specifiche scritture contabili in base alle loro caratteristiche.
Perché è importante

Isolare queste scritture consente di analizzare il sottoprocesso di gestione delle stime. Un volume elevato o frequenti rettifiche dei ratei possono indicare aree in cui migliorare il processo.

Dove reperirlo

Deducibile dalle tabelle dei documenti finanziari BKPF e BSEG. Le scritture possono essere individuate filtrando per uno specifico tipo di documento (BKPF-BLART), per un conto GL univoco (BSEG-HKONT) o per parole chiave nel testo di testata (BKPF-BKTXT).

Acquisizione

Filtrare le tabelle BKPF/BSEG per tipo di documento, conti GL specifici o campi di testo.

Tipo di evento inferred
Documento intercompany compensato
Questa attività indica la compensazione di una partita aperta tra due codici società diversi e segnala che una transazione intercompany è stata regolata o riconciliata. In SAP viene registrata come una registrazione finanziaria esplicita, generalmente sotto forma di documento di compensazione.
Perché è importante

I ritardi nella compensazione delle partite intercompany rappresentano un collo di bottiglia frequente nel processo di chiusura. Monitorare questa attività è fondamentale per misurare e migliorare il tempo di ciclo della riconciliazione intercompany.

Dove reperirlo

Individuata nei documenti finanziari di BKPF e BSEG. Un documento di compensazione collega e chiude le partite aperte, mentre la relativa data di compensazione (BSEG-AUGDT) funge da timestamp dell'evento. Le transazioni intercompany vengono identificate tramite i campi del partner commerciale.

Acquisizione

Individuare in BKPF/BSEG i documenti di compensazione che coinvolgono partite con partner commerciali.

Tipo di evento explicit
Esecuzione del run di compensazione GR/IR
Esecuzione del programma automatico di compensazione per il conto Goods Receipt/Invoice Receipt. Il programma abbina le entrate merci alle relative entrate fattura e compensa le partite tra loro.
Perché è importante

Il conto GR/IR è una fonte frequente di problemi di riconciliazione. Monitorare questa attività consente di verificare che il passaggio automatico venga eseguito correttamente e di quantificare il volume delle eccezioni che richiedono un intervento manuale.

Dove reperirlo

L'esecuzione viene acquisita nei log dei batch job (transazione SM37). Il programma è generalmente SAPF124, eseguito tramite la transazione F.13. Le tabelle dei log dei job, come TBTCO, forniscono i timestamp necessari.

Acquisizione

Dai log dei batch job (tabella TBTCO) per il programma di compensazione SAPF124.

Tipo di evento explicit
Report del bilancio di verifica generato
Indica l'esecuzione di un report per generare il bilancio di verifica. È un passaggio fondamentale per verificare che il totale degli addebiti corrisponda al totale degli accrediti prima di redigere il bilancio ufficiale.
Perché è importante

Si tratta di un controllo qualità fondamentale prima del reporting finale. Esecuzioni ripetute del report possono indicare che vengono individuati e corretti problemi nei dati sottostanti, con possibili ritardi.

Dove reperirlo

Deducibile dai log di audit del sistema, come la transazione STAD, che può registrare l'esecuzione di transazioni di reporting del bilancio di verifica, quali S_ALR_87012277 o F.01.

Acquisizione

Dai log di sistema (STAD) che monitorano l'esecuzione dei codici transazione di reporting.

Tipo di evento inferred
Riconciliazione verificata
Indica che la riconciliazione di un conto specifico o di un gruppo di conti è stata esaminata e confermata. In SAP ECC standard non è un evento registrato esplicitamente e viene spesso gestita tramite controlli offline o soluzioni personalizzate.
Perché è importante

Monitorare le tempistiche delle verifiche è importante per comprendere i colli di bottiglia nelle fasi di controllo e supervisione del processo di chiusura. Può evidenziare ritardi dovuti alla disponibilità del management o a rilavorazioni.

Dove reperirlo

Queste informazioni non sono disponibili nelle tabelle ECC standard. Sarebbe necessaria una soluzione personalizzata, come un campo di stato in una tabella Z personalizzata, un Workflow semplice o un'integrazione con uno strumento specializzato di riconciliazione di terze parti.

Acquisizione

Acquisire la modifica dello stato da un Workflow personalizzato o da una tabella Z, se implementati.

Tipo di evento inferred
Scrittura di storno registrata
Questa attività acquisisce la registrazione di un documento che annulla una scrittura contabile precedentemente registrata, spesso per correggere un errore. SAP crea un collegamento esplicito tra il documento di storno e il documento originale.
Perché è importante

Un numero elevato di storni indica possibili problemi nell'accuratezza dell'inserimento dei dati o nei controlli di processo. Monitorare questi eventi aiuta a misurare il tasso di esecuzione corretta al primo tentativo e a individuare le aree da migliorare.

Dove reperirlo

I documenti di storno si trovano nella tabella BKPF. Vengono spesso creati con la transazione FB08 e contengono un riferimento al numero del documento stornato nel campo BKPF-STBLG.

Acquisizione

Individuare i documenti in cui BKPF-STBLG è valorizzato o creati tramite codici T di storno.

Tipo di evento explicit
Consigliato Facoltativo

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