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Migliori il Suo processo Record to Report, chiusura del periodo e riconciliazione

La guida in 6 passaggi per ottimizzare la chiusura del periodo in SAP S/4HANA.
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Record to Report - Chiusura del periodo e riconciliazione
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Ottimizzi la chiusura del periodo Record to Report in SAP S/4HANA

La nostra piattaforma identifica con precisione inefficienze e colli di bottiglia all'interno dei Suoi processi. Porta alla luce ritardi nascosti, cicli di rilavorazione e attività non standard che incidono sul reporting finanziario. Individuando queste aree, può semplificare le operazioni, rafforzare la conformità e trasformare in modo significativo il ciclo di chiusura.

Scarichi il nostro template dei dati preconfigurato e affronti le sfide comuni per raggiungere i Suoi obiettivi di efficienza. Segua il nostro piano di miglioramento in sei passaggi e consulti la Guida al template dei dati per trasformare le Sue operazioni.

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Perché ottimizzare il processo Record to Report - Chiusura del periodo e riconciliazione?

Il processo Record to Report, o R2R, di chiusura del periodo e riconciliazione costituisce la base del reporting finanziario di qualsiasi organizzazione. Negli ambienti complessi, soprattutto quando si utilizza SAP S/4HANA, questo processo critico può diventare fonte di notevoli difficoltà. Ritardi, errori manuali e scarsa trasparenza non gravano soltanto sui team finanziari, ma compromettono anche l'accuratezza dei bilanci, con possibili rischi di non conformità e ritardi nelle decisioni aziendali. Anche con un sistema ERP solido come SAP S/4HANA, configurazioni articolate, elevati volumi di transazioni e comportamenti diversi degli utenti possono introdurre inefficienze che restano nascoste agli strumenti analitici tradizionali. Il costo di un processo di chiusura inefficiente va oltre la manodopera direttamente impiegata e comprende le opportunità perse a causa di informazioni tardive, le sanzioni per la non conformità e il costo opportunità dei professionisti finance che dedicano tempo ad attività manuali anziché all'analisi strategica.

Come il Process Mining rende trasparente la chiusura del periodo R2R

Il Process Mining offre un approccio senza precedenti per comprendere e migliorare il processo Record to Report di chiusura del periodo e riconciliazione. Utilizzando direttamente i dati dell'Event Log provenienti dal sistema SAP S/4HANA, incluse tabelle chiave quali BKPF, BSEG, ACDOCA, FAGLFLEXA e GLT0, il Process Mining ricostruisce il percorso effettivo di ogni chiusura del periodo finanziario. In questo modo offre una visione oggettiva e basata sui dati, simile a una radiografia dell'esecuzione reale del processo. Può rappresentare visivamente il flusso end-to-end, individuando le deviazioni rispetto al processo ideale, comprendendo dove e perché si verificano i ritardi e localizzando i colli di bottiglia critici. Potrebbe, ad esempio, scoprire tempi di ciclo prolungati in specifiche fasi di riconciliazione intercompany, rettifiche ripetute per determinati conti GL o processi di approvazione prolungati per i bilanci.

Questa capacità Le consente di eseguire un'analisi dettagliata dei tempi di ciclo, misurando la durata di ogni attività, da Period Close Initiated a Period Close Completed. Evidenzia le attività che consumano tempo o risorse eccessivi, consentendoLe di indirizzarle verso l'ottimizzazione. Oltre a migliorare l'efficienza, il Process Mining contribuisce a garantire la conformità rilevando attività non standard, registrazioni tardive o rettifiche non autorizzate, elementi fondamentali per preservare l'integrità del reporting e ridurre il rischio di audit. Ottiene inoltre una visione chiara dell'allocazione delle risorse, identificando le aree in cui i team sono sovraccarichi o in cui la capacità potrebbe essere utilizzata meglio nel processo di chiusura finanziaria.

Principali aree di miglioramento per la chiusura finanziaria

Attraverso il Process Mining, diverse aree critiche del processo Record to Report - Chiusura del periodo e riconciliazione in SAP S/4HANA possono essere migliorate in modo significativo:

  • Ottimizzazione dei Workflow di riconciliazione: identifichi i conti patrimoniali o economici che richiedono frequentemente più passaggi di riconciliazione o rettifiche significative. Analizzi le cause alla radice di queste complessità per semplificare il processo e ridurre il lavoro manuale.
  • Semplificazione delle transazioni intercompany: individui le specifiche coppie intercompany o i tipi di transazione che causano costantemente ritardi nella riconciliazione, così da consentire interventi mirati e accelerarne la risoluzione.
  • Miglioramento della gestione delle registrazioni contabili: individui gli schemi ricorrenti nelle registrazioni contabili tardive, ad esempio quelle inserite dopo il bilancio di verifica iniziale, e ne analizzi le cause sottostanti, come ritardi nella documentazione o colli di bottiglia nelle approvazioni manuali.
  • Accelerazione dei cicli di revisione e approvazione: analizzi la durata e la sequenza delle attività di revisione e approvazione relative alle riconciliazioni e ai bilanci. Individui le opportunità per automatizzare le approvazioni o ristrutturare i Workflow, così da accelerare l'approvazione finale.
  • Individuazione del potenziale di automazione: porti alla luce le attività manuali ripetitive e ad alto volume del processo di chiusura che sono candidate ideali per la robotic process automation, RPA, o per una maggiore automazione direttamente in SAP S/4HANA.

Risultati attesi: vantaggi misurabili per la funzione finance

Applicando il Process Mining al processo Record to Report - Chiusura del periodo e riconciliazione, può aspettarsi risultati trasformativi:

  • Riduzione dei tempi di ciclo: ottenga una chiusura finanziaria significativamente più rapida, con reporting finanziario più tempestivo e informazioni disponibili prima per le decisioni strategiche. Imparerà a ridurre efficacemente i tempi di ciclo del processo Record to Report - Chiusura del periodo e riconciliazione.
  • Maggiore efficienza operativa: riduca il lavoro manuale, limiti le rilavorazioni e liberi i professionisti finance, consentendo loro di concentrarsi su attività analitiche a maggior valore aggiunto.
  • Rafforzamento della conformità e della gestione del rischio: consolidi il rispetto dei controlli interni e degli standard di reporting esterni, riducendo il rischio di rilievi di audit e sanzioni per non conformità.
  • Maggiore accuratezza dei report finanziari: meno errori e una riduzione delle rettifiche successive alla chiusura producono bilanci più affidabili e attendibili.
  • Riduzione dei costi: diminuisca i costi operativi associati alla chiusura finanziaria grazie alla riduzione del lavoro manuale e all'ottimizzazione dell'utilizzo delle risorse.

Come iniziare a ottimizzare il processo R2R

Avviare il percorso di ottimizzazione del processo Record to Report - Chiusura del periodo e riconciliazione in SAP S/4HANA con il Process Mining è una scelta strategica che produce vantaggi concreti. Adottando un approccio basato sui dati, acquisisce la chiarezza necessaria per trasformare un processo spesso stressante e dispendioso in termini di tempo in un'operazione efficiente, affidabile e conforme. Questa guida Le fornisce il quadro di riferimento per iniziare l'analisi e La aiuta a identificare i colli di bottiglia e a implementare soluzioni efficaci per una chiusura finanziaria più rapida e accurata.

Record to Report - Chiusura del periodo e riconciliazione Chiusura finanziaria Fine del periodo Processo di riconciliazione Reportistica finanziaria Team contabilità Gestione della conformità Riduzione dei tempi di ciclo R2R Chiusura di fine mese Riconciliazione finanziaria Contabilità

Problemi e sfide comuni

Individui le sfide che La riguardano

La durata prolungata della chiusura del periodo finanziario porta spesso a un reporting finanziario tardivo, ostacolando decisioni aziendali tempestive e potenzialmente compromettendo i rapporti con gli investitori. Ciò crea pressione sui team contabili e può tradursi in attività affrettate e soggette a errori. ProcessMind utilizza gli Event Log di SAP S/4HANA per visualizzare il processo completo Record to Report - Chiusura del periodo e riconciliazione. Individua le attività esatte e gli utenti responsabili dei ritardi, consentendo un'ottimizzazione mirata per ridurre il tempo di ciclo complessivo.

I conti richiedono frequentemente più tentativi di riconciliazione o rettifiche, segnalando problemi sottostanti nella qualità dei dati o processi di revisione inefficienti. Questa rilavorazione consuma tempo prezioso e sottrae risorse ad attività a maggior valore aggiunto, aumentando i costi operativi. ProcessMind analizza la sequenza delle attività di riconciliazione e il numero di Adjusting Journal Entries Posted, identificando cicli e passaggi ripetuti all'interno del processo Record to Report - Chiusura del periodo e riconciliazione in SAP S/4HANA. Mostra perché si verificano le rilavorazioni, consentendo di riprogettare il processo per ridurre al minimo le ripetizioni.

Senza una visione completa, il management fatica a comprendere lo stato in tempo reale della chiusura finanziaria, rendendo difficile anticipare i ritardi o allocare efficacemente le risorse. Questa incertezza può causare il mancato rispetto delle scadenze e attività concitate all'ultimo momento. ProcessMind costruisce un digital twin end-to-end del processo Record to Report - Chiusura del periodo e riconciliazione utilizzando i dati di SAP S/4HANA. Fornisce una Dashboard aggiornata che mostra il completamento delle attività, i colli di bottiglia e l'avanzamento complessivo, migliorando trasparenza e controllo.

Specifiche categorie di riconciliazione o fasi di approvazione diventano spesso punti critici, ritardando l'intera chiusura del periodo. Questi colli di bottiglia possono essere causati da vincoli di risorse, Workflow complessi o processi decisionali lenti, con ripercussioni sulla rapidità del reporting finanziario. ProcessMind mappa il flusso delle attività "Reconciliation Reviewed & Approved" e dei relativi GL Accounts all'interno del processo Record to Report - Chiusura del periodo e riconciliazione in SAP S/4HANA. Evidenzia dove si verificano i ritardi, identificando gli utenti, i reparti o i passaggi esatti responsabili del rallentamento.

Un numero elevato di registrazioni contabili di rettifica indica potenziali imprecisioni nelle registrazioni iniziali o problemi individuati tardivamente nel ciclo di chiusura. Ciò può aumentare il rischio di errori, l'attenzione dell'audit e il lavoro manuale aggiuntivo, facendo crescere il costo della conformità. ProcessMind quantifica il "Number of Adjustments" e ne traccia l'origine, collegandola ad attività specifiche come "Transactions Posted" o "Accruals & Provisions Recorded" nel processo Record to Report - Chiusura del periodo e riconciliazione in SAP S/4HANA. In questo modo aiuta a individuare le cause alla radice e a prevenire future discrepanze.

Codici società o reparti diversi possono seguire processi differenti per la chiusura del periodo e la riconciliazione, generando incoerenze, rischi di non conformità e difficoltà nella standardizzazione delle best practice. Questa mancanza di uniformità complica i controlli interni e il reporting. ProcessMind visualizza tutte le varianti del processo Record to Report - Chiusura del periodo e riconciliazione attraverso diversi Attributi "Company Code" presenti nei dati SAP S/4HANA. Mostra chiaramente le deviazioni dal percorso ottimale, consentendo iniziative di armonizzazione e standardizzazione del processo.

Il mancato rispetto costante delle scadenze del reporting finanziario interno ed esterno può comportare sanzioni, perdita di fiducia da parte degli stakeholder e opportunità mancate per le decisioni strategiche. La pressione per chiudere rapidamente può inoltre compromettere l'accuratezza. Analizzando la "Target Completion Date" rispetto alla "Actual Completion Date" per "Financial Statements Approved" nel processo Record to Report - Chiusura del periodo e riconciliazione in SAP S/4HANA, ProcessMind identifica le attività che contribuiscono ai ritardi nelle consegne. Aiuta a ottimizzare i Workflow per garantire una conformità tempestiva.

La forte dipendenza dalla raccolta e dall'inserimento manuale dei dati per le riconciliazioni e le rettifiche aumenta il rischio di errore umano e accresce significativamente il tempo e i costi associati al processo di chiusura del periodo. Questo rallenta l'intero ciclo di reporting. ProcessMind evidenzia attività come "Source Data Collected" o "Transactions Posted" che precedono frequentemente le rettifiche manuali, identificando le aree in cui l'automazione potrebbe ridurre il lavoro manuale nel processo Record to Report - Chiusura del periodo e riconciliazione in SAP S/4HANA. Porta alla luce le opportunità per semplificare il flusso dei dati.

Durante i periodi di punta della chiusura, alcuni team o singoli collaboratori possono essere sovraccarichi, mentre altri risultano sottoutilizzati, creando colli di bottiglia e una distribuzione disomogenea del carico di lavoro. Questa inefficienza mette sotto pressione le risorse e può causare burnout e ritardi. ProcessMind collega gli Attributi "Responsible User" e "Department" alla durata e ai volumi delle attività nel processo Record to Report - Chiusura del periodo e riconciliazione in SAP S/4HANA. Visualizza la distribuzione del carico di lavoro e identifica le opportunità per una migliore allocazione delle risorse e un bilanciamento dei carichi.

Le riconciliazioni intercompany coinvolgono spesso più entità e un abbinamento complesso delle transazioni, diventando una fonte comune di ritardi e discrepanze durante la chiusura del periodo. Una risoluzione tardiva compromette l'accuratezza del reporting finanziario consolidato. ProcessMind analizza in modo specifico l'attività "Intercompany Reconciliation Performed" all'interno del processo Record to Report - Chiusura del periodo e riconciliazione in SAP S/4HANA. Identifica le specifiche combinazioni intercompany o i tipi di transazione che causano costantemente ritardi o rilavorazioni, indicando le criticità del processo.

Obiettivi tipici

Definisca come si presenta il successo

Questo obiettivo mira a ridurre la durata complessiva necessaria per completare tutte le attività Record to Report relative a un periodo finanziario. Un ciclo di chiusura più breve consente di accedere prima alle informazioni finanziarie, favorendo decisioni più rapide e una maggiore agilità aziendale. Incide direttamente sulla capacità dell'organizzazione di rispettare in modo efficiente le scadenze di reporting verso investitori e autorità di regolamentazione. ProcessMind analizza il processo Record to Report end-to-end in SAP S/4HANA, identificando tutte le attività e la relativa durata. Evidenzia colli di bottiglia, ritardi tra le attività e percorsi critici, consentendoLe di individuare con precisione dove si perde tempo. Visualizzando il flusso del processo e le metriche di performance per ogni periodo finanziario, ProcessMind aiuta a ottimizzare la sequenza delle attività e l'allocazione delle risorse, ottenendo riduzioni significative dei tempi di ciclo, potenzialmente comprese tra il 15% e il 25%.

L'obiettivo è ridurre significativamente il numero di volte in cui le riconciliazioni devono essere ripetute a causa di errori, incoerenze o informazioni mancanti. Ridurre le rilavorazioni non consente soltanto di risparmiare tempo prezioso al team contabile, ma migliora anche l'accuratezza dei dati finanziari e riduce lo stress durante la fase critica di chiusura del periodo. Ne deriva un processo di reporting finanziario più affidabile. ProcessMind analizza in profondità le attività di riconciliazione in SAP S/4HANA, mappando tutti i passaggi dall'avvio all'approvazione e identificando i percorsi di deviazione più comuni che portano alla rilavorazione. Può individuare gli schemi che spiegano perché le riconciliazioni non vanno a buon fine o richiedono rettifiche, ad esempio in relazione a specifici GL Accounts o reparti. Portando alla luce cause alla radice quali dati di origine incompleti o passaggi di revisione insufficienti, ProcessMind consente miglioramenti mirati per prevenire le rilavorazioni e aumentare il tasso di completamento corretto al primo tentativo, puntando a una riduzione del volume di rilavorazioni compresa tra il 20% e il 30%.

Questo obiettivo si concentra sulla creazione di una visione trasparente e in tempo reale dello stato complessivo della chiusura del periodo Record to Report. Una visibilità chiara consente agli stakeholder di monitorare l'avanzamento, identificare proattivamente i potenziali ritardi e comprendere la fase corrente del reporting finanziario per qualsiasi periodo. Queste informazioni proattive favoriscono una gestione e un coordinamento migliori tra i reparti. ProcessMind offre una visione dinamica del processo Record to Report, monitorando l'avanzamento di ogni periodo finanziario attraverso tutte le attività definite in SAP S/4HANA. Fornisce Dashboard che mostrano immediatamente quali attività sono completate, in corso o in ritardo, insieme agli utenti responsabili e alle date effettive di completamento rispetto a quelle previste. Questa capacità trasforma processi di chiusura opachi in operazioni completamente trasparenti, offrendo un'unica fonte attendibile per lo stato della chiusura e migliorando la comunicazione.

L'obiettivo è velocizzare la fase di approvazione per tutti i tipi di riconciliazione, spesso un collo di bottiglia nel processo di chiusura del periodo. Approvazioni più rapide consentono di finalizzare e far avanzare prima i dati finanziari, contribuendo direttamente alla riduzione del ciclo di chiusura complessivo e dei ritardi nella generazione dei bilanci. ProcessMind analizza il Workflow delle approvazioni delle riconciliazioni in SAP S/4HANA, identificando i passaggi, le persone o i reparti specifici che causano ritardi. Porta alla luce le variazioni nei percorsi di approvazione, i reindirizzamenti e i tempi di attesa tra le fasi di approvazione. Evidenziando i percorsi di approvazione non conformi o inefficienti, ProcessMind aiuta a riprogettare i processi di approvazione, applicare Workflow coerenti e ridurre i tempi di ciclo delle approvazioni fino al 30%, eliminando i colli di bottiglia nascosti.

Questo obiettivo mira a ridurre il volume delle registrazioni contabili inserite tardivamente nel ciclo di chiusura del periodo per correggere registrazioni precedenti o riconciliare i conti. Un numero inferiore di rettifiche indica una maggiore qualità e accuratezza dei dati lungo l'intero processo di reporting finanziario, riducendo il lavoro manuale, migliorando l'auditabilità e diminuendo il rischio di errori. ProcessMind può risalire dall'origine delle registrazioni contabili di rettifica alle attività precedenti nel processo Record to Report in SAP S/4HANA. Identifica schemi, cause alla radice e specifici GL Accounts o tipi di transazione che richiedono costantemente rettifiche. Rendendo visibili gli eventi a monte che portano a queste correzioni, ProcessMind consente di adottare misure preventive, come il miglioramento dell'inserimento iniziale dei dati, dell'elaborazione delle transazioni o delle procedure di riconciliazione, puntando a una riduzione delle rettifiche compresa tra il 10% e il 20%.

L'obiettivo è definire e applicare procedure coerenti di chiusura del periodo Record to Report in tutte le entità, i reparti o le aree geografiche. La standardizzazione riduce la complessità, garantisce la conformità alle policy interne e alle normative esterne e favorisce l'efficienza del processo, eliminando le variazioni che causano errori o ritardi. ProcessMind rileva automaticamente l'esecuzione effettiva delle attività di chiusura del periodo Record to Report nelle diverse unità organizzative di SAP S/4HANA. Evidenzia visivamente tutte le varianti del processo e le deviazioni rispetto al processo standard previsto. Confrontando queste varianti, ProcessMind mostra dove e perché le procedure differiscono, consentendo alle organizzazioni di definire e applicare un unico standard ottimizzato e garantendo così coerenza e conformità in tutta l'azienda.

Questo obiettivo mira a rispettare costantemente le scadenze del reporting finanziario interno ed esterno, garantendo al contempo il massimo livello di accuratezza dei report generati. Raggiungerlo significa evitare sanzioni, rafforzare la fiducia degli stakeholder e fornire informazioni finanziarie tempestive e affidabili per le decisioni strategiche. ProcessMind offre una visione completa del processo Record to Report, monitorando le date effettive di completamento rispetto alle date previste per ogni attività in SAP S/4HANA. Identifica le attività o le dipendenze specifiche che causano frequentemente ritardi e il mancato rispetto delle scadenze. Analizzando i dati storici e prevedendo i potenziali ritardi futuri, ProcessMind aiuta a implementare interventi proattivi e a ottimizzare i calendari, così che i bilanci non siano soltanto generati nei tempi previsti, ma anche verificati quanto ad accuratezza.

L'obiettivo è ridurre al minimo l'inserimento, l'estrazione e la manipolazione manuale dei dati necessari durante la chiusura del periodo Record to Report. Ridurre il lavoro manuale diminuisce il rischio di errore umano, libera tempo prezioso del personale per attività più analitiche e migliora l'efficienza e l'integrità complessive dei dati finanziari in SAP S/4HANA. ProcessMind individua le attività specifiche del processo Record to Report in cui la gestione manuale dei dati è frequente o eccessiva. Identifica attività ripetitive, trasformazioni dei dati al di fuori di SAP S/4HANA e i principali punti di reinserimento. Quantificando l'entità del lavoro manuale e individuandone le cause alla radice, ProcessMind aiuta a concentrare gli interventi sulle opportunità di automazione, sui miglioramenti dell'integrazione o sulla riprogettazione del processo, ottenendo riduzioni significative del lavoro manuale e degli errori associati.

Questo obiettivo si concentra sull'utilizzo efficiente delle risorse umane durante la chiusura del periodo Record to Report, prevenendo il sovraccarico e garantendo un'adeguata copertura delle attività critiche. Un'allocazione ottimale significa una migliore distribuzione del carico di lavoro, minori costi per gli straordinari e un processo di chiusura più fluido e sostenibile per il team finance. ProcessMind offre informazioni sulle performance delle risorse e sulla distribuzione del carico di lavoro tra tutte le attività Record to Report in SAP S/4HANA. Evidenzia le aree in cui le risorse sono sovralloccate o sottoutilizzate e i casi in cui determinati utenti causano costantemente colli di bottiglia o ritardi. Comprendendo il coinvolgimento effettivo delle risorse e le relative performance in ogni periodo finanziario, ProcessMind consente di prendere decisioni basate sui dati per riallocare le attività, bilanciare i carichi di lavoro e formare il personale in modo efficace, migliorando efficienza e soddisfazione dei dipendenti.

L'obiettivo è semplificare e accelerare la riconciliazione delle transazioni tra entità diverse appartenenti allo stesso gruppo societario. Semplificare questo processo complesso riduce le discrepanze, limita il lavoro manuale e garantisce bilanci consolidati accurati, un aspetto fondamentale per le grandi organizzazioni che utilizzano SAP S/4HANA Group Reporting. ProcessMind visualizza il Workflow completo della riconciliazione intercompany, identificando tutti i passaggi, i partecipanti e le dipendenze. Porta alla luce i principali punti di errore, i ritardi nell'abbinamento e le discrepanze ricorrenti all'interno del processo Record to Report. Analizzando il flusso delle transazioni intercompany e le attività svolte per riconciliarle, ProcessMind fornisce indicazioni operative per automatizzare l'abbinamento, migliorare la qualità dei dati all'origine e applicare le best practice, riducendo fino al 25% la complessità e il tempo dedicato alle riconciliazioni intercompany.

Il percorso in 6 fasi per la chiusura del periodo e la riconciliazione R2R

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Cosa fare

Acceda al Template Excel preconfigurato, progettato per i Suoi dati Record to Report provenienti da SAP S/4HANA. Questo Template garantisce che i dati siano strutturati correttamente per l’analisi.

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Perché è importante

Utilizzare fin dall’inizio la struttura dati corretta è fondamentale per un’analisi accurata del processo, poiché previene i problemi comuni di importazione dei dati e accelera il percorso di analisi.

Risultato previsto

Un Template Excel pronto all’uso, formattato specificamente per i dati R2R di chiusura del periodo in SAP S/4HANA.

COSA OTTERRÀ

Individui i colli di bottiglia della chiusura del periodo in SAP S/4HANA

ProcessMind mostra come viene realmente eseguita la chiusura del periodo del Suo processo Record to Report. Visualizzi inefficienze e colli di bottiglia nascosti, così da semplificare il reporting finanziario e rafforzare la conformità.
  • Visualizzi i flussi effettivi del processo di chiusura R2R
  • Individui con precisione le inefficienze nelle attività di riconciliazione
  • Identifichi i rischi di conformità e le deviazioni dal processo
  • Riduca i tempi di ciclo per ottenere report finanziari più rapidamente
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
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Design your optimized process
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RISULTATI TIPICI

Cosa ottengono le organizzazioni nel processo Record to Report

Questi risultati rappresentano i miglioramenti tangibili in termini di efficienza, conformità e rapidità che le organizzazioni ottengono generalmente applicando il Process Mining ai dati dei periodi finanziari. Individuiamo i colli di bottiglia e ottimizziamo i processi di riconciliazione e chiusura in SAP S/4HANA per raggiungere questi risultati.

0 %
Ciclo di chiusura più rapido

Riduzione media della durata della chiusura periodica

Semplifichi il processo Record to Report per ridurre significativamente il tempo complessivo necessario a completare le chiusure dei periodi finanziari, migliorando l'efficienza operativa.
0 %
Riduzione delle rilavorazioni nelle riconciliazioni

Riduzione delle attività di rilavorazione delle riconciliazioni

Individui ed elimini le cause alla radice degli errori di riconciliazione, riducendo il numero di volte in cui le riconciliazioni devono essere riavviate o rettificate e risparmiando tempo e risorse preziosi.
0 %
Meno rettifiche manuali

Riduzione delle scritture di rettifica

Portando alla luce le inefficienze di processo che causano errori, le organizzazioni possono ridurre significativamente il volume delle scritture di rettifica manuali, migliorando la qualità dei dati e l'auditabilità.
0 %
Approvazioni più rapide

Cicli di approvazione delle riconciliazioni più rapidi

Individui con precisione i colli di bottiglia nel Workflow di approvazione delle riconciliazioni, accelerando in modo significativo i tempi necessari per la revisione e l'approvazione finale e rendendo più rapido l'intero processo di chiusura.
0 %
Maggiore conformità del processo

Maggiore aderenza alle procedure standard

Ottenga visibilità sulle deviazioni di processo e garantisca che le attività di chiusura periodica seguano costantemente procedure operative standard consolidate e ottimizzate, riducendo i rischi e migliorando la prevedibilità.

I risultati variano in base alla complessità del processo e alla qualità dei dati. Questi valori rappresentano miglioramenti tipici osservati nelle diverse implementazioni.

Dati consigliati

Inizi dagli attributi e dalle attività più importanti, quindi ampli l'analisi secondo necessità.
Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

Attributi

Punti dati fondamentali da acquisire per l’analisi

Un identificativo univoco del ciclo di reporting finanziario, ad esempio '2023-12' per dicembre 2023, che funge da caso per il processo di chiusura di fine periodo.

Perché è importante

È l'identificativo essenziale del caso su cui si basa l'analisi e consente di confrontare nel tempo le performance della chiusura periodica e di individuare tendenze o problemi ricorrenti.

Il timestamp che indica quando un'attività è stata completata.

Perché è importante

Consente di calcolare la durata delle attività (Processing Time), un dato fondamentale per individuare i colli di bottiglia nelle performance e analizzare l'efficienza.

L'ID utente della persona che ha eseguito l'attività o che è responsabile dell'operazione.

Perché è importante

Collega le attività di processo alle persone che le hanno eseguite, consentendo di analizzare il carico di lavoro, ottimizzare le risorse e gestire le performance.

Un identificativo univoco di un'entità giuridica o di una società all'interno dell'organizzazione SAP.

Perché è importante

Fornisce un contesto organizzativo essenziale, consentendo di confrontare i processi tra diverse entità giuridiche per individuare variazioni e best practice.

L'identificativo di uno specifico conto della contabilità generale.

Perché è importante

Collega le attività di processo a specifici conti finanziari, consentendo un'analisi dettagliata delle riconciliazioni e delle registrazioni contabili per individuare le cause alla radice dei problemi.

L'identificativo univoco di un documento finanziario, ad esempio una registrazione contabile.

Perché è importante

Fornisce un riferimento diretto alla transazione sottostante in SAP, consentendo di accedere facilmente ai dettagli e garantendo la tracciabilità dal modello di processo.

Lo stato di un'attività di riconciliazione di un conto, ad esempio «Aperta», «In corso» o «Approvata».

Perché è importante

Tiene traccia dell'avanzamento e dell'esito delle attività di riconciliazione, rendendo possibile individuare le rilavorazioni, misurare i tassi di approvazione e analizzare i colli di bottiglia.

La data pianificata o la scadenza entro cui completare un'attività chiave, ad esempio la generazione del bilancio.

Perché è importante

Consente di analizzare le prestazioni rispetto alle scadenze, contribuendo a misurare e migliorare i tassi di completamento puntuale delle attività di chiusura critiche.

Attività

Passaggi del processo da monitorare e ottimizzare

Indica l'inizio del periodo finanziario, quando i periodi di registrazione vengono aperti per consentire la contabilizzazione delle transazioni. Si tratta di una modifica di configurazione esplicita e registrata, eseguita da un amministratore finanziario in SAP, che consente di inserire scritture contabili nel nuovo periodo.

Perché è importante

Questa attività costituisce l'evento iniziale principale del processo di chiusura di fine periodo. Consente di misurare con precisione la durata complessiva del ciclo e fornisce un punto di inizio chiaro per l'analisi del processo.

Questa attività indica l'inizio del processo di abbinamento e riconciliazione delle transazioni tra diversi codici società appartenenti allo stesso gruppo. Spesso viene avviata eseguendo un job di riconciliazione o creando un nuovo caso di riconciliazione nello strumento ICMR di SAP.

Perché è importante

La riconciliazione intercompany è spesso complessa e richiede molto tempo. Analizzarne la durata e il flusso è fondamentale per semplificare la chiusura di gruppo e garantire l'accuratezza del bilancio consolidato.

Indica l'inizio del processo manuale o semiautomatico di giustificazione dei saldi dei conti della Contabilità generale. Viene dedotto quando lo stato di una riconciliazione passa da 'Nuovo' a 'In corso' oppure quando viene registrata la prima azione del preparatore.

Perché è importante

Si tratta di una tappa fondamentale per comprendere la durata e l'impegno richiesti dalla giustificazione dei saldi patrimoniali. Aiuta a individuare i conti o i reparti che avviano le riconciliazioni in ritardo.

Rappresenta una scrittura contabile correttiva effettuata dopo le riconciliazioni iniziali, generalmente per correggere discrepanze rilevate durante il processo di revisione. Si tratta di una transazione esplicita registrata nella Contabilità generale.

Perché è importante

Un'elevata frequenza di scritture di rettifica indica una scarsa qualità al primo passaggio nei processi o nelle riconciliazioni a monte. L'analisi di queste scritture è fondamentale per individuare le cause alla radice degli errori e ridurre le rilavorazioni.

Questa attività indica l'approvazione finale della riconciliazione di un conto della Contabilità generale e conferma che il saldo è stato giustificato e che ogni problema è stato risolto. Viene dedotta da una modifica dello stato ad 'Approvato' in uno strumento di riconciliazione.

Perché è importante

Questa tappa segna il completamento di un'attività di controllo critica. Il monitoraggio dei tempi di approvazione aiuta a individuare i colli di bottiglia nel processo di revisione ed è essenziale per misurare le rilavorazioni e la percentuale di completamento corretto al primo passaggio.

Questa attività indica la creazione dei bilanci d'esercizio ufficiali, come lo Stato patrimoniale e il Conto economico. Rappresenta il completamento dei processi contabili e di consolidamento di fine periodo.

Perché è importante

Si tratta di una tappa fondamentale del ciclo Record to Report. La sua tempistica è determinante per rispettare le scadenze di reporting e fornire tempestivamente informazioni agli stakeholder.

Questa è l'attività finale del ciclo: il periodo di registrazione viene formalmente chiuso per impedire ulteriori transazioni. L'azione garantisce l'integrità dei dati utilizzati per i report finanziari finali.

Perché è importante

Questa attività costituisce l'evento finale definitivo del processo. È essenziale per calcolare la durata complessiva del ciclo di chiusura periodica e analizzare le tendenze relative al completamento del processo.

Domande frequenti

Domande frequenti

Il Process Mining utilizza i dati effettivi dell’Event Log provenienti dal Suo sistema SAP S/4HANA per ricostruire e visualizzare l’intero processo Record to Report, di chiusura del periodo e di riconciliazione. In questo modo può vedere esattamente come vengono eseguiti i processi nella realtà, portando alla luce inefficienze nascoste, colli di bottiglia e deviazioni dalle procedure standard.

Il Process Mining aiuta ad affrontare problematiche comuni, come cicli di chiusura finanziaria troppo lunghi, attività di riconciliazione ripetute in modo eccessivo e scarsa visibilità sull’avanzamento della chiusura. Individua le cause profonde dei colli di bottiglia nelle approvazioni, riduce le scritture di rettifica e contribuisce a standardizzare le procedure di chiusura tra le diverse entità.

Per iniziare, sono generalmente necessari dati dell’Event Log relativi a registrazioni contabili, riconciliazioni, scritture contabili e Workflow di approvazione all’interno di SAP S/4HANA. I dati principali includono le descrizioni delle attività, i timestamp e gli identificativi dei casi, come il periodo finanziario.

Dopo l’estrazione dei dati e la configurazione iniziale, spesso è possibile ottenere i primi insight e le prime visualizzazioni del processo nel giro di poche settimane. La velocità dipende dalla disponibilità e dalla complessità dei dati, ma un progetto pilota può evidenziare rapidamente le principali aree di miglioramento.

Il principale requisito tecnico consiste nell’accesso sicuro al Suo sistema SAP S/4HANA per l’estrazione dei dati, generalmente tramite connettori standard o API. Non sono necessarie modifiche dirette al sistema SAP, poiché gli strumenti di Process Mining operano sui dati storici estratti.

Sì. Visualizzando l’esecuzione effettiva delle attività di chiusura nelle diverse entità, il Process Mining può evidenziare incoerenze e deviazioni. Questa analisi oggettiva consente di individuare le migliori pratiche e applicare procedure standardizzate, riducendo le variazioni e migliorando la conformità.

Il Process Mining traccia ogni passaggio del Workflow di approvazione delle riconciliazioni, registrando il timestamp di ciascuna attività. Visualizza quindi i percorsi e individua i punti in cui le approvazioni subiscono ritardi ricorrenti, evidenziando utenti, team o passaggi di sistema specifici che causano colli di bottiglia.

Di norma, il primo passo consiste in un workshop di analisi per comprendere il processo R2R attuale, le principali problematiche e le fonti di dati disponibili in SAP S/4HANA. Questo consente di definire l’ambito dell’analisi e individuare le aree da cui iniziare con il maggiore impatto.

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