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Melhore o processamento de pagamentos de contas a pagar

Guia de 6 etapas para otimizar o Microsoft Dynamics 365
Melhore o processamento de pagamentos de contas a pagar
Processamento de pagamentos de contas a pagar
Microsoft Dynamics 365

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Otimize o processamento de pagamentos de contas a pagar no Microsoft Dynamics 365

Atrasos nas aprovações e erros manuais costumam prejudicar o processamento de pagamentos e aumentar os custos. Nossa solução mostra com clareza onde estão esses entraves e ajuda você a identificar exatamente em que ponto o fluxo de trabalho para. Ao resolver esses gargalos ocultos, você pode acelerar o processamento e ter mais controle sobre suas obrigações financeiras.

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A importância estratégica de aprimorar as contas a pagar

O ciclo de processamento de pagamentos de contas a pagar costuma ser visto como uma função puramente administrativa. No entanto, ele é essencial para gerenciar a liquidez da organização e manter a confiança dos fornecedores. Quando o processo fica lento ou pouco transparente, as consequências vão muito além do departamento financeiro. Atrasos nos pagamentos podem prejudicar sua reputação com fornecedores importantes, levando a condições de crédito menos favoráveis ou até a interrupções na cadeia de suprimentos. Além disso, o processamento ineficiente aumenta o custo por fatura e reduz as margens de toda a empresa. Ao otimizar o processo no Microsoft Dynamics 365, você pode transformar contas a pagar de um centro de custos em uma função estratégica, que protege o fluxo de caixa e aproveita todos os descontos disponíveis por pagamento antecipado.

Descubra o que acontece na prática com Process Mining

Embora o Microsoft Dynamics 365 ofereça uma estrutura robusta para a gestão financeira, na prática, a forma como as pessoas usam o sistema muitas vezes difere do procedimento operacional padrão. O Process Mining funciona como um raio X digital do processamento de pagamentos de contas a pagar: extrai Event Logs de entidades como GeneralJournal e LedgerEntry para mapear o percurso real de cada fatura. Em vez de depender de relatos sobre os motivos dos atrasos, você consegue ver exatamente onde surge um gargalo. Essa abordagem baseada em dados ajuda a identificar ciclos de aprovação, nos quais uma fatura circula entre departamentos, e situações que exigem intervenção manual por causa de erros na entrada de dados. Ao visualizar esses caminhos, você deixa de apenas reagir aos problemas e passa a gerenciar o processo de forma proativa, garantindo que o fluxo registrado no sistema reflita a lógica de negócio desejada.

Ataque as principais ineficiências no Microsoft Dynamics 365

Para otimizar seu fluxo de trabalho de contas a pagar, é preciso analisar de perto as atividades que mais consomem tempo. A conciliação é uma das principais oportunidades de melhoria. Divergências entre faturas, pedidos de compra e recebimentos de mercadorias costumam exigir verificações manuais, que podem atrasar um pagamento por dias. Com o Process Mining, você identifica quais fornecedores ou categorias de produtos causam essas divergências com frequência e pode tratar as causas raiz, como dados mestres incorretos ou práticas inconsistentes no recebimento. Outro ponto comum de atrito é o fluxo de aprovação. Ao analisar os tempos de ciclo em cada nível de aprovação, você pode descobrir se determinados limites estão baixos demais, fazendo com que faturas de alto volume e baixo risco aguardem desnecessariamente a aprovação de executivos. Eliminar esses atrasos estruturais ajuda a manter um cronograma de pagamentos previsível e alinhado à sua estratégia de gestão de caixa.

Avalie os resultados com mais conformidade e agilidade

O objetivo final da otimização de processos é ter um ciclo de pagamentos enxuto, transparente e altamente alinhado às regras de conformidade. Reduzir o tempo total do ciclo é o indicador de sucesso mais imediato. Um intervalo menor entre o recebimento da fatura e a execução do pagamento dá mais flexibilidade para escolher quando liberar os recursos. Assim, sua equipe de tesouraria pode otimizar o capital de giro com mais eficiência, decidindo se vale a pena antecipar o pagamento para obter um desconto ou manter o dinheiro em caixa até o vencimento. Além da agilidade, o Process Mining fortalece significativamente a conformidade. Você pode detectar facilmente desvios dos protocolos padrão, como pagamentos sem um pedido de compra correspondente ou bloqueios de pagamento liberados manualmente sem documentação suficiente. Esses insights são valiosos para auditorias internas e ajudam a garantir que os controles financeiros sejam seguidos de forma consistente em todos os códigos de empresa e unidades de negócio.

Mantenha a excelência operacional no longo prazo

Aprimorar o processamento de pagamentos de contas a pagar não é um projeto pontual, mas um trabalho contínuo. À medida que a empresa cresce e as relações com fornecedores evoluem, os processos precisam se adaptar ao aumento da complexidade e do volume. Com os insights obtidos dos dados do Microsoft Dynamics 365, você pode estabelecer uma referência de performance e definir metas realistas de melhoria. Seja para aumentar a proporção de faturas processadas sem intervenção manual ou eliminar o risco de pagamentos duplicados, a clareza oferecida pelo Process Mining ajuda a concentrar esforços nas áreas de maior impacto. Comece analisando o fluxo atual, identificando os principais obstáculos e usando os dados para promover mudanças relevantes que contribuam para a saúde financeira da organização.

Processamento de pagamentos de contas a pagar Fluxo de trabalho de faturas Pagamentos a fornecedores Aprovação de faturas Otimização do fluxo de caixa Conformidade dos pagamentos Departamento de contas a pagar Gestão de faturas Automação de contas a pagar Ciclo de pagamento Da compra ao pagamento

Problemas e desafios comuns

Identifique os desafios que afetam você

Ciclos longos de aprovação de faturas são uma das principais causas de atrasos nos pagamentos e de relações desgastadas com fornecedores. Quando as faturas ficam paradas em uma fila, aguardando a aprovação de gestores ocupados, o departamento perde a capacidade de gerenciar o fluxo de caixa de forma previsível e corre o risco de pagar multas que afetam diretamente os resultados. Esse atrito costuma criar um ambiente reativo, em que a equipe precisa priorizar solicitações urgentes em vez de seguir os fluxos de trabalho padrão.

O ProcessMind analisa o fluxo de trabalho de ponta a ponta do processamento de pagamentos de contas a pagar no Microsoft Dynamics 365 para identificar exatamente onde ocorrem esses atrasos. Ao visualizar o tempo gasto em cada nível de aprovação, você pode identificar departamentos ou funções específicas que atuam como gargalos. Essa abordagem baseada em dados ajuda a ajustar os limites de aprovação ou automatizar aprovações padrão para acelerar todo o ciclo de pagamento.

A intervenção manual na conciliação de faturas indica falta de sincronização entre compras e finanças. Quando a conciliação automática do sistema falha por divergências de preço ou quantidade, a equipe precisa resolver os problemas manualmente. Isso consome muito tempo e aumenta a probabilidade de erro humano. Essas intervenções muitas vezes escondem problemas mais profundos nos dados dos fornecedores ou nas práticas de compra.

O Process Mining aplicado aos dados do Microsoft Dynamics 365 revela a frequência e as causas raiz dos ajustes manuais. O ProcessMind identifica quais fornecedores ou categorias de produtos exigem conciliação manual com frequência. Ao entender esses padrões, você pode corrigir a origem das divergências e avançar para um modelo de processamento de pagamentos de contas a pagar mais eficiente e sem intervenção manual.

Deixar de aproveitar descontos por pagamento antecipado significa perder uma oportunidade importante de reduzir custos. O processamento ineficiente muitas vezes faz com que o prazo do desconto termine antes de a fatura ser validada e aprovada. Na prática, isso é deixar dinheiro na mesa e aumentar o custo total dos bens e serviços adquiridos pela organização.

O ProcessMind compara a velocidade do processamento de pagamentos de contas a pagar com as condições de desconto registradas no Microsoft Dynamics 365. A ferramenta destaca as etapas em que há perda de tempo e que impedem as faturas de chegar à fase de pagamento dentro do prazo. Com esses insights, você pode priorizar faturas com descontos de maior valor e agilizar o caminho entre o recebimento e o início do pagamento.

Quando uma fatura não corresponde ao pedido de compra ou ao recebimento de mercadorias, a resolução pode se tornar um buraco negro de produtividade. As faturas costumam circular entre departamentos sem que haja uma responsabilidade clara, ficando paradas por longos períodos. Essa interrupção no fluxo de processamento de pagamentos de contas a pagar atrasa os pagamentos aos fornecedores e cria um acúmulo difícil de gerenciar no fechamento do mês.

Ao mapear o fluxo das faturas contestadas, o ProcessMind mostra como funciona a resolução no Microsoft Dynamics 365. Você consegue ver por quanto tempo as faturas permanecem com uma divergência e quais atividades mais contribuem para o atraso. Com isso, pode estabelecer caminhos de escalonamento mais claros e resolver mais rapidamente divergências de preço ou quantidade.

Os bloqueios de pagamento costumam ser aplicados como medida de segurança. Porém, quando não são removidos logo após a resolução dos problemas, causam atrasos desnecessários. Esses bloqueios podem se acumular no sistema e fragmentar a execução dos pagamentos, deixando muitas faturas liberadas retidas sem um motivo claro. Essa falta de transparência dificulta que as equipes de contas a pagar informem aos fornecedores o status correto dos pagamentos.

O ProcessMind analisa a aplicação e a remoção de bloqueios de pagamento no Microsoft Dynamics 365. A ferramenta identifica casos em que os bloqueios continuam ativos muito tempo depois da resolução do problema que os motivou. Ao otimizar essa parte do fluxo de trabalho de processamento de pagamentos de contas a pagar, você garante que os pagamentos avancem para a execução assim que todos os requisitos de conformidade forem atendidos.

O registro de faturas duplicadas representa um risco financeiro sério e pode exigir um processo de recuperação demorado. Essas duplicatas muitas vezes entram no sistema por canais diferentes ou são digitadas com pequenas variações, o que dificulta sua identificação pelas validações padrão. Processar e pagar a mesma fatura duas vezes afeta diretamente as reservas de caixa e exige um esforço manual considerável para corrigir a situação com o fornecedor.

O ProcessMind analisa os Event Logs do Microsoft Dynamics 365 para detectar padrões que indiquem processamento duplicado no ciclo de contas a pagar. Ao identificar faturas com atributos semelhantes que percorrem caminhos de processo idênticos, o sistema sinaliza possíveis duplicatas antes da execução do pagamento final. Essa análise proativa protege seu capital de giro e reduz a necessidade de auditorias após o pagamento.

Erros na codificação financeira no início do processo geram retrabalho significativo nas etapas seguintes. Quando uma fatura é associada à conta contábil ou à dimensão financeira errada, é preciso estorná-la e registrá-la novamente, dobrando o trabalho da equipe de contas a pagar. Essa ineficiência atrasa o lançamento final e pode gerar imprecisões nos relatórios financeiros dos departamentos.

O ProcessMind identifica a frequência de alterações na codificação e de novos lançamentos no Microsoft Dynamics 365. Ao analisar quais fornecedores ou tipos de fatura exigem mais correções, você pode tratar as causas raiz dos erros de codificação. Melhorar a precisão da entrada inicial de dados torna o fluxo de processamento de pagamentos de contas a pagar mais eficiente e garante dados financeiros mais confiáveis para a organização.

O momento e a frequência da execução dos pagamentos podem não ser ideais, causando instabilidade no fluxo de caixa ou prazos perdidos. Se os pagamentos forem executados apenas uma vez por semana, as faturas aprovadas logo após uma execução podem ficar paradas por vários dias. Esse cronograma rígido pode levar a atrasos até mesmo em faturas aprovadas com bastante antecedência em relação ao vencimento.

O ProcessMind analisa o intervalo entre a aprovação e a execução efetiva do pagamento no Microsoft Dynamics 365. A ferramenta ajuda você a entender se a frequência atual das execuções está alinhada à velocidade média de processamento. Otimizar esses cronogramas no processo de contas a pagar permite usar o caixa de forma mais consistente e cumprir melhor as condições acordadas com os fornecedores.

Na tentativa de acelerar os pagamentos, a equipe pode acabar ignorando os fluxos de aprovação padrão, criando riscos significativos de conformidade e auditoria. Esses processos paralelos muitas vezes não têm a supervisão necessária e podem levar a despesas não autorizadas. Sem uma visão clara de como as aprovações acontecem na prática, a gestão não consegue garantir que os controles internos estejam sendo seguidos.

O ProcessMind mostra os caminhos reais percorridos pelas faturas no Microsoft Dynamics 365 e os compara com as políticas internas estabelecidas. A ferramenta destaca desvios do fluxo padrão de processamento de pagamentos de contas a pagar, como etapas de aprovação ignoradas ou aprovações não autorizadas. Essa transparência ajuda você a garantir a conformidade e a se preparar para auditorias com segurança.

O tempo entre o recebimento de uma fatura e a entrada dos dados costuma ser a etapa mais negligenciada do processo. Se as faturas ficam paradas em uma caixa de entrada ou sobre uma mesa por vários dias antes de serem registradas no sistema, todo o ciclo de pagamento já começa em desvantagem. Sem visibilidade desde o início, a liderança financeira não consegue prever com precisão as próximas necessidades de caixa.

Ao acompanhar o intervalo entre o recebimento inicial e a extração dos dados para o Microsoft Dynamics 365, o ProcessMind revela esses atrasos ocultos. Reduzir o tempo gasto no início do fluxo de trabalho de contas a pagar dá mais prazo para aprovações e conciliações e diminui significativamente a pressão sobre o restante da equipe.

Mesmo depois de uma fatura ser totalmente aprovada e liberada para pagamento, pode haver um atraso inesperado até que os recursos sejam transferidos. Isso pode ocorrer por causa de etapas manuais para iniciar o pagamento, problemas técnicos nas interfaces bancárias ou gargalos administrativos. Para o fornecedor, o pagamento só é considerado pontual quando os recursos são recebidos, não quando a aprovação interna é concedida.

O ProcessMind monitora as etapas finais do ciclo de processamento de pagamentos de contas a pagar no Microsoft Dynamics 365 e mede o tempo entre a aprovação final e a execução do pagamento. Identificar esse atraso específico ajuda você a agilizar a comunicação entre o sistema financeiro e os parceiros bancários. Reduzir esse intervalo garante o cumprimento das obrigações contratuais e ajuda a manter uma boa reputação de crédito com os fornecedores.

Processar pagamentos em várias moedas aumenta a complexidade e pode causar erros e atrasos. Diferenças nas taxas de câmbio ou ajustes manuais em faturas de moeda estrangeira podem retardar significativamente o fluxo de pagamento. Esses casos muitas vezes exigem conhecimento especializado. Quando esse conhecimento se torna um gargalo, os pagamentos internacionais podem ficar parados por dias.

O ProcessMind segmenta a performance do processamento de pagamentos de contas a pagar por moeda e localização do fornecedor no Microsoft Dynamics 365. Assim, você pode verificar se as faturas em moeda estrangeira seguem um caminho significativamente mais lento ou sujeito a mais erros do que as faturas locais. Com esses insights, você pode padronizar o tratamento das variações cambiais e evitar que ineficiências do processo prejudiquem as relações com fornecedores internacionais.

Objetivos típicos

Defina como é o sucesso

Acelerar as aprovações é essencial para manter a confiança dos fornecedores e evitar multas por atraso. Muitas vezes, os atrasos são causados por responsabilidades pouco claras ou hierarquias com várias camadas que travam o fluxo de trabalho. Reduzir esses ciclos permite quitar obrigações mais rapidamente, melhorando diretamente a reputação de crédito da organização e a gestão geral do fluxo de caixa.

O ProcessMind identifica as etapas em que as faturas ficam paradas no Microsoft Dynamics 365 e destaca os usuários ou departamentos que causam os atrasos. Ao visualizar o caminho entre o recebimento da fatura e sua aprovação para pagamento, você pode oferecer treinamentos direcionados ou ajustar o fluxo de trabalho para reduzir o tempo de aprovação em até 40%. Essa transparência facilita o acompanhamento dos resultados em relação aos acordos internos de nível de serviço.

Uma alta taxa de conciliação automática significa que as faturas avançam do recebimento ao pagamento sem intervenção manual. Isso reduz a carga administrativa da equipe financeira e o custo por fatura processada. A automação nessa etapa ajuda a manter o processamento de pagamentos de contas a pagar escalável à medida que o volume de transações cresce, liberando a equipe para tarefas mais estratégicas.

Com o Process Mining, você pode identificar por que determinadas faturas não passam pela conciliação automática no Microsoft Dynamics 365. Seja por preços unitários inconsistentes ou recebimentos de mercadorias ausentes, o ProcessMind revela as causas raiz e ajuda você a ajustar as regras de conciliação. Assim, é possível aumentar significativamente a proporção de processos concluídos automaticamente, muitas vezes para mais de 85% do volume total.

Aproveitar todos os descontos disponíveis contribui diretamente para os resultados financeiros e melhora as relações com os fornecedores. Muitas organizações perdem milhares de dólares por mês simplesmente porque seus processos internos são lentos demais para cumprir os prazos dos fornecedores. Agilizar o processo permite transformar o departamento de contas a pagar em uma fonte de economia, em vez de apenas um centro de custos.

O ProcessMind acompanha o tempo restante até o vencimento do desconto para cada fatura processada. Ao analisar dados históricos do Microsoft Dynamics 365, a plataforma identifica quais fornecedores oferecem as melhores condições e em que etapas o processo costuma perder esses prazos. Com isso, você pode priorizar faturas de maior valor, evitar a perda de descontos e maximizar o retorno sobre o capital de giro.

Divergências entre faturas e pedidos de compra podem interromper todo o fluxo de pagamento e gerar acúmulos. Resolver esses problemas com eficiência é essencial para reduzir o atrito administrativo e evitar que disputas prolongadas prejudiquem as relações com os fornecedores. Ciclos de resolução mais rápidos tornam as saídas de caixa mais previsíveis e melhoram a integridade dos dados em toda a organização.

Com uma análise detalhada dos caminhos, o ProcessMind revela os ciclos em que as faturas circulam entre compras e contas a pagar. Ao identificar as causas mais comuns dessas divergências no Microsoft Dynamics 365, como diferenças de preço ou quantidade, você pode estabelecer procedimentos mais claros, resolver os problemas na metade do tempo e reduzir a necessidade de ajustes manuais.

Os bloqueios de pagamento costumam ser aplicados como medida de segurança, mas, quando se tornam a regra ou são aplicados incorretamente, criam gargalos significativos. Remover bloqueios sem justificativa mantém o cronograma de pagamentos fluido e evita que faturas válidas sofram atrasos por obstáculos burocráticos. Essa melhoria reduz as intervenções manuais e evita a insatisfação dos fornecedores.

O ProcessMind oferece uma visão transparente de cada atividade de aplicação de bloqueio de pagamento no Microsoft Dynamics 365. Ao analisar os atributos associados a esses bloqueios, você pode diferenciar medidas necessárias de mitigação de riscos de ajustes manuais ineficientes. Assim, é possível automatizar a remoção dos bloqueios quando critérios específicos forem atendidos e agilizar a execução final dos pagamentos.

Pagar a mesma fatura duas vezes representa um grande risco financeiro, e recuperar os valores pode gerar um trabalho administrativo enorme. Garantir um único caminho claro para cada número de fatura é essencial para manter o controle financeiro e a conformidade. Eliminar duplicatas preserva o capital de giro, evita comunicações desnecessárias com fornecedores e melhora o histórico de auditoria.

O ProcessMind detecta padrões em que vários identificadores de caso ou valores de fatura semelhantes são processados para o mesmo fornecedor no Microsoft Dynamics 365. Ao destacar essas anomalias com base em análises históricas, você pode identificar falhas no processo, como vários pontos de entrada, que permitem que duplicatas passem despercebidas. Isso reduz o risco financeiro e melhora a responsabilização do departamento.

A classificação financeira correta garante que as despesas sejam alocadas aos departamentos e projetos certos, permitindo relatórios precisos. Uma alta taxa de retrabalho na classificação não só consome tempo, como também gera demonstrações financeiras incorretas que precisam ser ajustadas no fechamento do mês. Melhorar a precisão desde o início do processo evita correções nas etapas seguintes e simplifica todo o fluxo de trabalho contábil.

Ao analisar a atividade Invoice Coded, o ProcessMind identifica quais fornecedores ou tipos de fatura costumam exigir correções manuais no Microsoft Dynamics 365. Você pode usar esses insights para criar regras de classificação padrão mais eficazes ou oferecer treinamentos direcionados à equipe, reduzindo significativamente o retrabalho e aumentando a confiabilidade dos dados nos registros GeneralJournal e LedgerEntry.

Definir quando e com que frequência os lotes de pagamento são processados é essencial para equilibrar o fluxo de caixa e a eficiência operacional. Lotes processados sem regularidade ou com frequência excessiva podem elevar os custos de transação e dificultar a gestão de tesouraria. Um cronograma padronizado facilita o planejamento da liquidez e ajuda a equipe financeira a administrar melhor a carga de trabalho.

O ProcessMind analisa como as atividades Payment Processed são agrupadas no Microsoft Dynamics 365. Assim, você entende se os lotes de pagamento atuais estão alinhados às datas de vencimento dos fornecedores e à disponibilidade de recursos internos. Essa visibilidade permite consolidar pagamentos em ciclos mais eficientes, reduzindo o trabalho manual necessário para processá-los e as tarifas bancárias.

Caminhos de aprovação diferentes entre regiões ou departamentos aumentam os riscos de conformidade e tornam os tempos de ciclo imprevisíveis. Padronizar o fluxo de trabalho garante que todas as faturas sigam um caminho predefinido e em conformidade, facilitando as auditorias e fortalecendo a governança. Essa uniformidade também facilita a gestão do processamento de contas a pagar em grande escala.

Com a verificação de conformidade, o ProcessMind compara os caminhos reais das faturas no Microsoft Dynamics 365 com o modelo de processo planejado. A plataforma destaca caminhos de aprovação fora do padrão que contornam os controles, ajudando você a aplicar um processo uniforme que atende aos requisitos regulatórios sem comprometer a agilidade necessária nas operações atuais.

Enquanto uma fatura aguarda para ser registrada no sistema, a organização fica sem visibilidade sobre suas obrigações financeiras. Reduzir esse intervalo é fundamental para fazer previsões financeiras precisas e iniciar o processo de aprovação o quanto antes. Mais visibilidade nessa etapa ajuda a gestão a entender os compromissos reais de caixa em tempo real.

O ProcessMind mede o intervalo entre Invoice Received e Invoice Data Extracted acompanhando a linha do tempo do identificador do número da fatura. Ao identificar gargalos nas etapas iniciais do processamento de contas a pagar no Microsoft Dynamics 365, você consegue descobrir se os atrasos são causados por acúmulo de correspondências ou filas de lançamento manual e tomar medidas para eliminá-los.

Depois que uma fatura recebe todas as aprovações, qualquer demora para executar o pagamento é um desperdício administrativo que pode levar a atrasos. Garantir uma transição fluida da aprovação para a compensação do pagamento é essencial para manter uma boa performance. Essa é a última etapa do processo e deve ser concluída o mais rápido possível para melhorar a experiência dos fornecedores.

O ProcessMind monitora o tempo entre Invoice Approved for Payment e Payment Executed no Microsoft Dynamics 365. A plataforma mostra se as faturas ficam paradas em uma fila final ou se a transferência depende de trabalho manual excessivo. Agilizar essa etapa pode reduzir o tempo total de atravessamento em vários dias e garantir que suas obrigações financeiras sejam cumpridas nas datas previstas.

Para organizações globais, tratar as variações cambiais de formas diferentes pode gerar divergências no razão geral e atrasar pagamentos. Padronizar o cálculo e a aprovação dessas variações aumenta a precisão financeira e reduz o trabalho manual nas conciliações. Essa harmonização é essencial para manter registros financeiros consistentes em várias entidades.

Ao examinar os dados FinancialDimension e LedgerEntry associados a faturas em moeda estrangeira, o ProcessMind identifica onde as variações provocam desvios no processo. Você pode usar esses insights para automatizar o tratamento de pequenas variações no Microsoft Dynamics 365, deixando a revisão manual apenas para divergências significativas e agilizando o fluxo global de pagamentos.

O caminho de melhoria em 6 etapas para contas a pagar

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O que fazer

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Por que isso importa

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SEUS INSIGHTS

Tenha uma visão clara dos seus fluxos de trabalho de contas a pagar

O ProcessMind mostra a performance real das atividades de contas a pagar, revelando cada etapa, desde o lançamento da fatura até a liquidação final. Você vai descobrir as causas raiz dos atrasos nos pagamentos e encontrar maneiras claras de otimizar seu fluxo de caixa.
  • Visualize o ciclo completo dos pagamentos
  • Identifique gargalos específicos nas aprovações
  • Encontre oportunidades para obter descontos por pagamento antecipado
  • Garanta a conformidade regulatória em todos os pagamentos
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Identify bottlenecks and delays
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RESULTADOS COMPROVADOS

Ganhos de eficiência em contas a pagar

Ao aplicar a mineração de processos ao ambiente Microsoft Dynamics 365, as organizações identificam gargalos nos ciclos de aprovação de faturas e na execução de pagamentos. Essas métricas mostram como os fluxos de trabalho manuais de contas a pagar podem se transformar em operações mais eficientes e orientadas por dados.

~ 0 %
Ciclos mais rápidos

Redução do tempo de ponta a ponta

Otimizar os fluxos de aprovação e automatizar o lançamento de dados reduz o tempo entre o recebimento da fatura e a compensação do pagamento final.
~ 0 %
Mais descontos por pagamento antecipado

Aumento da taxa de aproveitamento

Identificar atrasos na cadeia de aprovação ajuda as equipes de tesouraria a aproveitar mais descontos por pagamento antecipado, gerando benefícios financeiros diretos.
0 %
Elimine duplicidades

Redução de erros de pagamento

Detectar números de fatura e referências de fornecedores duplicados antes de executar o pagamento evita perdas financeiras e protege o processo de contas a pagar.
0 % increase
Processamento sem intervenção manual

Taxa de conciliação na primeira tentativa

Aprimorar a sincronização dos pedidos de compra aumenta o número de faturas processadas sem intervenção manual.
0 %
Melhores relações com fornecedores

Taxa de pagamentos em dia

Cumprir os prazos de pagamento de forma consistente ajuda a evitar multas por atraso e bloqueios de crédito, aumentando a satisfação dos parceiros de compras.

Os resultados variam conforme a complexidade do processo e a qualidade dos dados. Estes números representam melhorias típicas observadas em diferentes implementações de mineração de processos para o processamento de faturas.

Dados recomendados

Comece com estes atributos essenciais para ter visibilidade imediata do processo.
Novidade em Event Logs? Saiba como criar um Event Log para Process Mining.

Atributos

Principais dados a coletar para análise

Identificador exclusivo atribuído à fatura do fornecedor.

Por que isso importa

É a chave fundamental para reunir atividades de contas a pagar desconectadas em uma única instância do processo.

A tarefa específica ou a mudança de status que ocorreu.

Por que isso importa

Define o fluxo do processo e a sequência de eventos no mapa de processo.

A data e hora em que a atividade ocorreu.

Por que isso importa

Essencial para calcular tempos de ciclo e de atravessamento e identificar gargalos.

O número exclusivo da conta do fornecedor.

Por que isso importa

Permite segmentar a performance do processo por fornecedor.

Identificador da entidade legal ou subsidiária.

Por que isso importa

Permite fazer análises comparativas entre diferentes unidades de negócio ou países.

O valor monetário total da fatura.

Por que isso importa

Essencial para analisar o volume de gastos e o risco financeiro.

A data limite para pagar a fatura.

Por que isso importa

Referência para medir o desempenho dos pagamentos em dia.

Número de referência do pedido de compra associado.

Por que isso importa

Essencial para analisar a taxa de correspondência entre compras e pagamentos.

Identificador do usuário que realizou a atividade.

Por que isso importa

Permite analisar o comportamento dos responsáveis e a segregação de funções.

Nome da organização fornecedora.

Por que isso importa

Complementa o número da conta do fornecedor.

Data do documento indicada na fatura.

Por que isso importa

Define o início do período de envelhecimento da fatura.

Departamento responsável pelo custo.

Por que isso importa

Permite aprofundar a análise por área da organização e avaliar responsabilidades.

Atividades

Etapas do processo para acompanhar e otimizar

Criação inicial de um registro de fatura de fornecedor pendente no sistema. Esse evento marca a entrada da fatura no fluxo de trabalho do Dynamics 365, manualmente ou por meio da importação de uma entidade de dados.

Por que isso importa

Define o horário de início usado nos cálculos do tempo de atravessamento do processo. Permite que as organizações meçam quanto tempo as faturas permanecem no sistema antes de serem processadas ou lançadas.

O sistema vincula corretamente a linha da fatura a um pedido de compra ou recebimento de produto. Essa atividade indica que a fatura foi validada em relação ao pedido de compra.

Por que isso importa

Essencial para o KPI de taxa de conciliação de pedidos de compra na primeira tentativa. Diferencia o processamento sem intervenção manual das faturas que exigem intervenção manual.

A instância do fluxo de trabalho da fatura pendente chega ao status de concluída ou aprovada. Agora, a fatura está pronta para ser lançada no razão.

Por que isso importa

Calcula o tempo médio de atravessamento da aprovação. Atrasos nessa etapa afetam diretamente a possibilidade de aproveitar descontos por pagamento antecipado.

A fatura é lançada no razão geral, criando uma obrigação financeira no sistema. O registro passa das tabelas de pendências para as tabelas de transações lançadas.

Por que isso importa

Um marco importante que indica o reconhecimento contábil da dívida. Essa atividade permite selecionar a fatura para pagamento.

A fatura é selecionada e adicionada a uma linha do diário de pagamento. Isso indica a intenção de pagar e geralmente inicia o fluxo de trabalho de revisão do pagamento.

Por que isso importa

Marca a transição da obrigação financeira para o processamento do desembolso. É usado para medir os tempos de atravessamento da execução do pagamento.

O sistema gera o arquivo de pagamento (EFT, ISO20022) ou imprime os cheques. O status do pagamento na linha do diário é atualizado para Sent ou Generated.

Por que isso importa

Dá suporte ao KPI de tempo entre aprovação e execução. Confirma que a instrução de pagamento foi gerada.

O diário de pagamento é lançado no razão geral, liquidando a fatura e zerando o saldo do fornecedor. Isso conclui o processo financeiro.

Por que isso importa

É a atividade final usada para calcular o tempo médio de ciclo entre a fatura e o pagamento. Confirma que os lançamentos contábeis da redução de caixa foram finalizados.

Perguntas frequentes

Perguntas frequentes

A mineração de processos oferece uma visão transparente de todo o ciclo de pagamento, do recebimento da fatura à quitação final. Ela identifica gargalos específicos, como atrasos nas aprovações ou intervenções manuais frequentes, que prolongam o ciclo. Ao visualizar essas ineficiências, as equipes podem implementar correções direcionadas e aumentar a produtividade geral.

Em geral, a extração de dados envolve conectar-se ao banco de dados SQL subjacente ou usar serviços OData para obter os registros de eventos. Você precisará exportar tabelas relacionadas a transações de fornecedores, pedidos de compra e diários contábeis, usando o número da fatura como identificador principal do caso. Muitas ferramentas modernas de Process Mining oferecem conectores prontos para o Dynamics 365, simplificando essa integração.

Sim. A tecnologia mostra exatamente onde as faturas ficam paradas na cadeia de aprovação antes de perderem o prazo para obter o desconto. Você pode analisar o tempo de atravessamento entre o lançamento da fatura e a aprovação final para definir o melhor momento para processar os pagamentos. Essa visibilidade ajuda a gestão a priorizar faturas de alto valor que oferecem os melhores retornos financeiros.

A maioria das organizações consegue ver seus primeiros mapas de processo de duas a quatro semanas após concluir a extração inicial dos dados. Depois que os dados do Dynamics 365 são mapeados para o formato de Event Log, o software gera visualizações automaticamente. Com esse prazo curto, as equipes podem começar a resolver gargalos e problemas de conformidade quase imediatamente.

A mineração de processos é eficaz para revelar processos paralelos em que as aprovações contornam os controles organizacionais padrão. Ao comparar o fluxo real do processo com o modelo planejado, você identifica todas as ocorrências de intervenção manual. Essa visibilidade pronta para auditorias é essencial para garantir a conformidade regulatória e reduzir o risco de fraude.

Não. A mineração de processos é uma ferramenta de diagnóstico que funciona junto com os sistemas de automação e ERP que você já usa. Enquanto o software de automação executa tarefas, a mineração de processos avalia como elas estão sendo realizadas. Assim, você identifica quais partes da automação estão falhando e onde uma nova automação pode trazer mais resultados.

Para criar um mapa de processo preciso, você precisa do número da fatura como ID do caso, dos nomes das atividades, como Invoice Received ou Payment Executed, e da data e hora exatas de cada evento. Também é possível incluir dados complementares, como nomes de fornecedores, valores das faturas e códigos de departamento. Esse contexto adicional permite aplicar filtros mais detalhados e fazer uma análise de causa raiz mais aprofundada.

A mineração de processos permite acompanhar o histórico de cada número de fatura e sinalizar sequências que aparecem mais de uma vez. Ao analisar as etapas de lançamento e validação de dados no Dynamics 365, você consegue identificar se as duplicidades são causadas por erros do sistema ou falhas de lançamento manual. Esse insight ajuda a aprimorar as regras de validação e evitar perdas financeiras no futuro.

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