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Melhore o processamento de pagamentos do Contas a Pagar

Um guia de 6 etapas para otimizar o Microsoft Dynamics 365
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Melhore o processamento de pagamentos do Contas a Pagar
Processamento de pagamentos do Contas a Pagar
Microsoft Dynamics 365
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Otimize o processamento de pagamentos do Contas a Pagar no Microsoft Dynamics 365

O processamento de pagamentos costuma sofrer com atrasos nas aprovações e erros manuais que aumentam os custos. Nossa solução oferece visibilidade clara desses pontos de atrito, ajudando você a identificar exatamente onde os Workflows ficam parados. Ao resolver esses gargalos ocultos, você pode acelerar o processamento e manter um controle melhor sobre suas obrigações financeiras.

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A importância estratégica de aprimorar as Contas a Pagar

O ciclo de processamento de pagamentos de Contas a Pagar costuma ser visto como uma função puramente administrativa, mas atua como uma alavanca essencial para gerenciar a liquidez da organização e manter a confiança dos fornecedores. Quando esse processo fica lento ou pouco transparente, as consequências vão muito além do departamento financeiro. Pagamentos atrasados podem prejudicar sua reputação com fornecedores estratégicos, levando a condições de crédito menos favoráveis ou até a interrupções na cadeia de suprimentos. Além disso, o processamento ineficiente aumenta o custo por fatura e reduz as margens de toda a empresa. Ao focar na otimização do processo no Microsoft Dynamics 365, você pode transformar Contas a Pagar de um centro de custos em uma função estratégica que protege o fluxo de caixa e aproveita todos os descontos disponíveis por pagamento antecipado.

Revelando a realidade oculta com Process Mining

Embora o Microsoft Dynamics 365 ofereça uma estrutura robusta para a gestão financeira, a forma como os usuários interagem com o sistema no dia a dia muitas vezes se desvia do procedimento operacional padrão. O Process Mining funciona como um raio X digital do processamento de pagamentos de Contas a Pagar, extraindo Event Logs de entidades como GeneralJournal e LedgerEntry para mapear a jornada real de cada fatura. Em vez de depender de relatos sobre os motivos dos atrasos, você consegue ver exatamente onde um gargalo ocorre. Essa abordagem orientada por dados permite identificar ciclos de aprovação, nos quais uma fatura fica indo e voltando entre departamentos, ou situações em que é necessária intervenção manual por causa de erros de entrada de dados. Visualizar esses caminhos ajuda você a sair da resolução reativa de problemas e partir para uma gestão proativa, garantindo que seu registro digital reflita a lógica de negócio planejada.

Enfrentando as principais ineficiências no Microsoft Dynamics 365

Otimizar seu Workflow de Contas a Pagar exige uma análise aprofundada das atividades que consomem mais tempo. Uma área prioritária é o processo de conciliação. Divergências entre faturas, pedidos de compra e recebimentos de mercadorias costumam gerar investigações manuais que podem interromper um pagamento por vários dias. Com Process Mining, você pode identificar quais fornecedores ou categorias de produtos causam essas divergências com mais frequência e tratar as causas-raiz, como imprecisões nos dados mestres ou práticas inconsistentes de recebimento. Outra fonte comum de atrito é o Workflow de aprovação. Ao analisar os tempos de ciclo de diferentes níveis de aprovação, você pode descobrir se determinados limites estão baixos demais, fazendo com que faturas de alto volume e baixo risco aguardem desnecessariamente a aprovação de executivos. Eliminar esses atrasos estruturais mantém o cronograma de pagamentos previsível e alinhado à sua estratégia de gestão de caixa.

Medindo o sucesso com mais Conformidade e velocidade

O objetivo final da otimização de processos é alcançar um ciclo de pagamentos enxuto, transparente e altamente aderente às regras de Conformidade. Reduzir o tempo total do ciclo é o indicador mais imediato de sucesso. Um intervalo menor entre o recebimento da fatura e a execução do pagamento dá flexibilidade para escolher exatamente quando liberar os recursos. Assim, sua equipe de tesouraria consegue otimizar o capital de giro com mais eficiência, decidindo entre pagar antecipadamente para obter um desconto ou manter o dinheiro em caixa até a data de vencimento. Além da velocidade, o Process Mining fortalece significativamente sua postura de Conformidade. Você pode detectar facilmente desvios dos protocolos padrão, como pagamentos feitos sem um pedido de compra correspondente ou situações em que um bloqueio de pagamento foi removido manualmente sem documentação suficiente. Esses insights são valiosos para auditorias internas e para garantir que os controles financeiros sejam seguidos de forma consistente em todos os códigos de empresa e unidades de negócio.

Mantendo a excelência operacional no longo prazo

Melhorar o processamento de pagamentos de Contas a Pagar não é um projeto pontual, mas uma jornada de aprimoramento contínuo. À medida que sua empresa cresce e os relacionamentos com fornecedores evoluem, seus processos precisam se adaptar para lidar com mais complexidade e volume. Usando os insights obtidos a partir dos dados do Microsoft Dynamics 365, você pode estabelecer uma linha de base de performance e definir metas realistas de melhoria. Seja para aumentar o percentual de faturas processadas sem intervenção manual ou eliminar o risco de pagamentos duplicados, a clareza proporcionada pelo Process Mining garante que seus esforços estejam concentrados onde terão maior impacto. Recomendamos começar examinando seu fluxo atual, identificando os principais obstáculos e usando os dados para promover mudanças relevantes que contribuam para a saúde financeira mais ampla da sua organização.

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Problemas e desafios comuns

Identifique quais desafios estão afetando você

Ciclos longos de aprovação de faturas são uma das principais causas de pagamentos atrasados e de relações desgastadas com fornecedores. Quando as faturas ficam paradas em uma fila aguardando a aprovação de gestores ocupados, o departamento perde a capacidade de gerenciar o fluxo de caixa de forma previsível e corre o risco de pagar multas por atraso que afetam diretamente o resultado financeiro. Esse atrito costuma criar um ambiente reativo, no qual a equipe precisa priorizar solicitações urgentes em vez de seguir os Workflows padrão.

O ProcessMind analisa o Workflow completo do processamento de pagamentos de Contas a Pagar no Microsoft Dynamics 365 para identificar exatamente onde esses atrasos ocorrem. Ao visualizar o tempo gasto em cada nível de aprovação, você pode identificar departamentos ou funções específicas que atuam como gargalos. Essa abordagem orientada por dados permite ajustar os limites de aprovação ou automatizar aprovações padrão para acelerar todo o ciclo de pagamentos.

A intervenção manual no processo de conciliação de faturas indica falta de sincronização entre compras e finanças. Quando a conciliação automática do sistema falha por causa de variações de preço ou divergências de quantidade, a equipe precisa resolver esses problemas manualmente, consumindo tempo significativo e aumentando a probabilidade de erro humano. Esses pontos de contato manuais muitas vezes escondem problemas sistêmicos mais profundos nos dados dos fornecedores ou no comportamento de compras.

Usar Process Mining nos dados do Microsoft Dynamics 365 revela a frequência e as causas-raiz das substituições manuais. O ProcessMind identifica quais fornecedores ou categorias de produtos exigem esforços manuais de conciliação de forma recorrente. Ao entender esses padrões, você pode tratar a origem das divergências e avançar para um modelo de processamento de pagamentos de Contas a Pagar mais eficiente e sem intervenção manual.

Deixar de aproveitar descontos por pagamento antecipado significa perder uma oportunidade importante de reduzir custos. O processamento ineficiente muitas vezes faz com que, quando uma fatura é validada e aprovada, o prazo do desconto já tenha terminado. Na prática, isso significa deixar dinheiro na mesa e aumentar o custo total dos bens e serviços adquiridos pela organização.

O ProcessMind acompanha a velocidade do processamento de pagamentos de Contas a Pagar em relação às condições de desconto armazenadas no Microsoft Dynamics 365. Ele destaca as etapas específicas do processo em que há perda de tempo, impedindo que as faturas cheguem à etapa de pagamento dentro do prazo. Com esses insights, você pode priorizar faturas com descontos de maior valor e simplificar o caminho entre o recebimento e o início do pagamento.

Quando uma fatura não corresponde ao pedido de compra ou ao recebimento de mercadorias, o processo de resolução pode se transformar em um buraco negro de produtividade. As faturas costumam circular entre departamentos sem um responsável claro, gerando longos períodos de inatividade. Essa paralisação no fluxo de processamento de pagamentos de Contas a Pagar atrasa os pagamentos aos fornecedores e cria um acúmulo difícil de administrar durante o fechamento do mês.

Ao mapear o fluxo de faturas contestadas, o ProcessMind oferece visibilidade do ciclo de resolução no Microsoft Dynamics 365. Você consegue ver quanto tempo as faturas permanecem em estado de divergência e quais atividades mais contribuem para o atraso. Isso permite implementar caminhos de escalonamento mais claros e resolver mais rapidamente divergências de preço ou quantidade.

Os bloqueios de pagamento costumam ser aplicados como medida de segurança, mas, quando não são removidos rapidamente após a resolução dos problemas, causam atrasos desnecessários. Esses bloqueios podem se acumular no sistema, gerando uma execução de pagamentos fragmentada, na qual muitas faturas liberadas ficam retidas sem um motivo claro. Essa falta de transparência dificulta que as equipes de Contas a Pagar forneçam atualizações precisas de status aos fornecedores.

O ProcessMind analisa a aplicação e a remoção de bloqueios de pagamento no Microsoft Dynamics 365. Ele identifica situações em que os bloqueios continuam ativos muito tempo depois de o problema que os originou ter sido resolvido. Ao otimizar essa parte do Workflow de processamento de pagamentos de Contas a Pagar, você garante que os pagamentos avancem sem interrupções para a etapa de execução assim que todos os requisitos de Conformidade forem atendidos.

Entradas duplicadas de faturas representam um risco financeiro sério e geram projetos demorados de recuperação. Essas duplicidades podem entrar no sistema por canais diferentes ou ser digitadas com pequenas variações, dificultando sua detecção pelas validações padrão do sistema. Processar e pagar a mesma fatura duas vezes afeta diretamente as reservas de caixa e exige um esforço manual significativo para corrigir a situação com o fornecedor.

O ProcessMind examina os Event Logs do Microsoft Dynamics 365 para detectar padrões que indiquem processamento duplicado no ciclo de pagamentos de Contas a Pagar. Ao identificar faturas com atributos semelhantes que seguem caminhos idênticos no processo, o sistema sinaliza possíveis duplicidades antes da execução do pagamento final. Essa análise proativa protege seu capital de giro e reduz a necessidade de auditorias após o pagamento.

Uma codificação financeira incorreta no início do processo gera retrabalho significativo mais adiante no ciclo. Quando uma fatura é atribuída à conta contábil ou dimensão financeira errada, ela precisa ser estornada e lançada novamente, dobrando o trabalho da equipe de Contas a Pagar. Essa ineficiência atrasa o lançamento final e pode gerar imprecisões nos relatórios financeiros departamentais.

O ProcessMind identifica a frequência de alterações de codificação e de novos lançamentos no Microsoft Dynamics 365. Ao analisar quais fornecedores ou tipos de fatura exigem mais correções, você pode tratar as causas-raiz dos erros de codificação. Melhorar a precisão da entrada inicial de dados simplifica o fluxo de processamento de pagamentos de Contas a Pagar e garante dados financeiros mais confiáveis para a organização.

O momento e a frequência das execuções de pagamento muitas vezes não são ideais, o que pode gerar volatilidade no fluxo de caixa ou perda de prazos. Se a execução dos pagamentos ocorrer apenas semanalmente, as faturas aprovadas logo após uma execução podem ficar paradas por vários dias. Esse agendamento rígido pode resultar em pagamentos atrasados até mesmo para faturas aprovadas com bastante antecedência em relação ao vencimento.

O ProcessMind examina o intervalo entre a aprovação do pagamento e sua execução efetiva no Microsoft Dynamics 365. Ele ajuda você a entender se a frequência atual das execuções de pagamento está alinhada à velocidade média de processamento. Otimizar esses agendamentos dentro da estrutura de processamento de pagamentos de Contas a Pagar garante um uso mais consistente do caixa e maior Conformidade com as condições dos fornecedores.

Na tentativa de acelerar os pagamentos, a equipe pode contornar os Workflows de aprovação padrão, criando riscos significativos de Conformidade e auditoria. Esses processos paralelos muitas vezes não têm a supervisão necessária e podem levar a despesas não autorizadas. Sem uma visão clara de como as aprovações realmente acontecem, a gestão não consegue garantir que os controles internos estejam sendo seguidos.

O ProcessMind visualiza os caminhos reais percorridos pelas faturas no Microsoft Dynamics 365 e os compara às políticas internas estabelecidas. Ele destaca qualquer desvio da rota padrão de processamento de pagamentos de Contas a Pagar, como etapas de aprovação ignoradas ou aprovações não autorizadas. Essa transparência ajuda você a reforçar a Conformidade e a se preparar para auditorias com segurança.

O tempo necessário para passar do recebimento da fatura à entrada dos dados costuma ser a parte mais negligenciada do processo. Se as faturas ficam paradas em uma caixa de entrada ou sobre uma mesa por vários dias antes de serem registradas no sistema, todo o ciclo de pagamentos já começa em desvantagem. Essa falta de visibilidade inicial impossibilita que a liderança financeira preveja com precisão as necessidades futuras de caixa.

Ao acompanhar o tempo entre a atividade de recebimento inicial e a extração dos dados para o Microsoft Dynamics 365, o ProcessMind revela esses atrasos ocultos. Reduzir a demora no início do Workflow de processamento de pagamentos de Contas a Pagar oferece mais tempo para aprovações e conciliações, diminuindo significativamente a pressão sobre o restante da equipe.

Mesmo depois de uma fatura ser totalmente aprovada e liberada para pagamento, muitas vezes há um atraso surpreendente até que os recursos sejam efetivamente transferidos. Esse intervalo pode ser causado por etapas manuais de início do pagamento, problemas técnicos nas interfaces bancárias ou gargalos administrativos. Para um fornecedor, o pagamento só é considerado pontual quando os recursos são recebidos, e não quando a aprovação interna é concedida.

O ProcessMind monitora as etapas finais do ciclo de processamento de pagamentos de Contas a Pagar no Microsoft Dynamics 365 para medir o tempo entre a aprovação final e a execução do pagamento. Identificar esse atraso específico ajuda você a simplificar a comunicação entre seu sistema financeiro e seus parceiros bancários. Minimizar essa demora garante o cumprimento das obrigações contratuais e a manutenção de uma boa reputação de crédito com seus fornecedores.

Processar pagamentos em várias moedas aumenta a complexidade e muitas vezes gera erros e atrasos. Divergências nas taxas de câmbio ou ajustes manuais necessários para faturas em moeda estrangeira podem desacelerar significativamente o fluxo de pagamentos. Esses problemas costumam exigir conhecimento especializado e, quando esse conhecimento se torna um gargalo, os pagamentos internacionais podem ficar parados por vários dias.

O ProcessMind categoriza a performance do processamento de pagamentos de Contas a Pagar por moeda e localização do fornecedor no Microsoft Dynamics 365. Assim, você consegue verificar se as faturas em moeda estrangeira seguem um caminho significativamente mais lento ou sujeito a mais erros do que as faturas locais. Com esses insights, você pode padronizar o tratamento das variações cambiais e garantir que os relacionamentos com fornecedores internacionais não sejam prejudicados por ineficiências do processo.

Metas típicas

Defina como é o sucesso

Acelerar as aprovações é essencial para manter a confiança dos fornecedores e evitar multas por atraso. Os atrasos costumam surgir por falta de clareza sobre os responsáveis ou por hierarquias com muitas camadas que travam o Workflow. Reduzir esses ciclos garante que os passivos sejam liquidados rapidamente, melhorando diretamente a reputação de crédito da organização e a gestão geral do fluxo de caixa.

O ProcessMind identifica as etapas específicas em que as faturas ficam paradas no Microsoft Dynamics 365, destacando os usuários ou departamentos exatos que causam o atrito. Ao visualizar o caminho de Invoice Received a Invoice Approved for Payment, você pode implementar treinamentos direcionados ou ajustes no Workflow para reduzir os tempos de aprovação em até 40%. Essa transparência facilita o acompanhamento dos resultados em relação aos acordos internos de nível de serviço.

Alcançar uma alta taxa de conciliações sem intervenção manual significa que as faturas passam do recebimento ao pagamento sem intervenção da equipe. Isso reduz a carga administrativa do time financeiro e diminui o custo por fatura processada. A automação garante que o processamento de pagamentos de Contas a Pagar continue escalável à medida que o volume de transações cresce, liberando a equipe para tarefas mais estratégicas.

Com Process Mining, você pode identificar por que determinadas faturas falham no processo de conciliação automática no Microsoft Dynamics 365. Seja por preços unitários inconsistentes ou recebimentos de mercadorias ausentes, o ProcessMind revela as causas-raiz, permitindo aprimorar suas regras de conciliação e alcançar um percentual muito maior de conclusões automáticas, frequentemente superior a 85% do volume total.

Aproveitar todos os descontos disponíveis é uma forma direta de contribuir para o resultado financeiro e melhorar o relacionamento com os fornecedores. Muitas organizações perdem milhares de reais todos os meses simplesmente porque seus processos internos são lentos demais para cumprir os prazos dos fornecedores. Simplificar esse fluxo permite transformar o departamento de Contas a Pagar em um centro de geração de valor, em vez de apenas um centro de custos.

O ProcessMind acompanha o tempo restante até o vencimento do desconto para cada fatura processada. Ao analisar dados históricos no Microsoft Dynamics 365, a plataforma identifica quais fornecedores oferecem as melhores condições e em que pontos o processo costuma deixar de cumprir esses prazos. Assim, você pode priorizar faturas de alto valor, garantir que nenhum desconto seja perdido e maximizar o retorno sobre o capital de giro.

Divergências entre faturas e pedidos de compra podem interromper todo o fluxo de pagamentos e criar acúmulos. Resolver esses problemas com eficiência é essencial para evitar atritos administrativos e impedir que relacionamentos com fornecedores sejam prejudicados por disputas prolongadas. Ciclos de resolução mais rápidos geram saídas de caixa mais previsíveis e melhor integridade dos dados em toda a organização.

Por meio de uma análise detalhada dos caminhos, o ProcessMind revela os ciclos em que as faturas ficam indo e voltando entre compras e Contas a Pagar. Ao identificar os motivos mais comuns dessas divergências no Microsoft Dynamics 365, como diferenças de preço ou quantidade, você pode estabelecer protocolos mais claros, resolver esses problemas na metade do tempo e reduzir a necessidade de substituições manuais.

Os bloqueios de pagamento costumam ser aplicados como medida de segurança, mas, quando se tornam padrão ou são aplicados incorretamente, criam gargalos significativos. Remover bloqueios sem justificativa mantém o cronograma de pagamentos fluido e evita que faturas válidas sejam atrasadas por obstáculos burocráticos. Essa melhoria reduz a intervenção manual e evita a frustração dos fornecedores.

O ProcessMind oferece uma visão transparente de cada atividade Payment Block Applied no Microsoft Dynamics 365. Ao analisar os atributos associados a esses bloqueios, você pode diferenciar a mitigação necessária de riscos das substituições manuais ineficientes. Assim, é possível automatizar a remoção dos bloqueios quando critérios específicos forem atendidos e acelerar a execução final dos pagamentos.

Pagar a mesma fatura duas vezes é um grande risco financeiro e um pesadelo administrativo para recuperar. Garantir um caminho único e íntegro para cada número de fatura é essencial para manter o controle financeiro e a Conformidade. Eliminar duplicidades preserva o capital de giro, evita comunicações desnecessárias com fornecedores e melhora a trilha de auditoria geral.

O ProcessMind detecta padrões em que vários identificadores de casos ou valores de fatura semelhantes são processados para o mesmo fornecedor no Microsoft Dynamics 365. Ao destacar essas anomalias por meio de auditorias históricas, você pode identificar falhas no processo, como múltiplos pontos de entrada que permitem a passagem de duplicidades, reduzindo efetivamente esse risco financeiro e aumentando a responsabilidade do departamento.

A codificação financeira correta garante que as despesas sejam alocadas aos departamentos e projetos certos, permitindo relatórios precisos. Taxas elevadas de retrabalho na codificação não apenas desperdiçam tempo, mas também geram demonstrações financeiras incorretas que precisam de ajustes no fechamento do mês. Melhorar a precisão no início do processo evita correções posteriores e simplifica todo o Workflow contábil.

Ao analisar a atividade Invoice Coded, o ProcessMind identifica quais fornecedores ou tipos de fatura frequentemente exigem correções manuais no Microsoft Dynamics 365. Você pode usar esses insights para criar regras de codificação padrão melhores ou oferecer treinamento direcionado à equipe, reduzindo significativamente o retrabalho e aumentando a confiabilidade dos dados nos registros GeneralJournal e LedgerEntry.

Gerenciar quando e com que frequência os pagamentos são executados é essencial para equilibrar o fluxo de caixa e a eficiência operacional. Execuções de pagamento inconsistentes ou frequentes demais podem aumentar os custos de transação e fragmentar a gestão do tesouro. Um cronograma padronizado permite planejar melhor a liquidez e garante que a equipe financeira consiga gerenciar sua carga de trabalho com mais eficiência.

O ProcessMind analisa o comportamento de agrupamento das atividades Payment Processed no Microsoft Dynamics 365. Ele ajuda você a entender se as execuções de pagamento atuais estão alinhadas às datas de vencimento dos fornecedores e à disponibilidade dos recursos internos. Essa visibilidade permite consolidar os pagamentos em ciclos mais eficientes, reduzindo o esforço manual necessário para executar os pagamentos e diminuindo as tarifas bancárias.

Caminhos de aprovação inconsistentes entre diferentes regiões ou departamentos aumentam os riscos de conformidade e tornam os tempos de ciclo imprevisíveis. Estabelecer um Workflow padronizado garante que cada fatura siga um caminho predefinido e em conformidade, simplificando as auditorias e melhorando a governança. Essa uniformidade facilita o gerenciamento do processamento de contas a pagar em escala.

Por meio da verificação de conformidade, o ProcessMind compara os caminhos reais percorridos pelas faturas no Microsoft Dynamics 365 com o modelo de processo planejado. Ele destaca caminhos de aprovação fora do padrão que ignoram controles, permitindo que você aplique um processo uniforme, atenda aos requisitos regulatórios e mantenha a velocidade necessária para as operações modernas.

O tempo que uma fatura passa aguardando o lançamento no sistema é um período sem visibilidade, no qual a organização não consegue acompanhar suas obrigações. Reduzir esse intervalo é fundamental para fazer previsões financeiras precisas e garantir que o processo de aprovação comece o quanto antes. Uma visibilidade melhor nessa etapa ajuda a gestão a entender os compromissos reais de caixa em tempo real.

O ProcessMind mede o intervalo entre Invoice Received e Invoice Data Extracted acompanhando a linha do tempo do identificador do número da fatura. Ao identificar gargalos nas etapas iniciais do processamento de contas a pagar no Microsoft Dynamics 365, você consegue determinar se o atraso é causado por acúmulos na área de recebimento ou por filas de lançamento manual e tomar medidas corretivas para eliminar essa lacuna.

Depois que uma fatura é totalmente aprovada, qualquer atraso na execução final do pagamento representa desperdício administrativo e pode resultar em pagamentos atrasados. Garantir uma transição fluida da aprovação para a compensação do pagamento é essencial para manter uma alta performance. Essa etapa é o último obstáculo do processo e deve ser o mais rápida possível para otimizar a experiência dos fornecedores.

O ProcessMind monitora a duração entre Invoice Approved for Payment e Payment Executed no Microsoft Dynamics 365. Ele mostra se as faturas estão paradas em uma fila final ou se o processo de transferência é manual demais. Simplificar essa última etapa pode reduzir o lead time total em vários dias, garantindo que suas obrigações financeiras sejam cumpridas exatamente no prazo programado.

Para organizações globais, o tratamento inconsistente das flutuações cambiais pode gerar divergências no razão geral e atrasar pagamentos. Padronizar como essas variações são calculadas e aprovadas garante a precisão financeira e reduz o esforço manual envolvido nas reconciliações. Essa harmonização é essencial para manter registros financeiros consistentes em várias entidades.

Ao examinar os dados de FinancialDimension e LedgerEntry associados a faturas em moeda estrangeira, o ProcessMind identifica onde as variações provocam desvios no processo. Você pode usar esses insights para automatizar o tratamento de pequenas variações no Microsoft Dynamics 365, garantindo que apenas divergências significativas exijam revisão manual e acelerando o fluxo global de pagamentos.

A jornada de melhoria em 6 etapas para Contas a Pagar

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O que fazer

Acesse o Template do Excel desenvolvido especificamente para as entidades de razão e diário do Microsoft Dynamics 365 Finance.

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Por que isso importa

Usar uma estrutura pré-mapeada garante que seus dados financeiros sejam formatados corretamente para a descoberta imediata do processo.

Resultado esperado

Um Template de dados padronizado, pronto para seus registros de faturas.

SEUS INSIGHTS

Tenha visibilidade completa dos seus Workflows de Contas a Pagar

O ProcessMind revela a performance real das suas atividades de Contas a Pagar, mostrando cada etapa, desde o lançamento da fatura até a liquidação final. Você descobrirá as causas dos atrasos nos pagamentos e encontrará maneiras claras de otimizar seu fluxo de caixa.
  • Visualize os ciclos de pagamento de ponta a ponta
  • Identifique gargalos específicos nas aprovações
  • Encontre oportunidades de descontos por pagamento antecipado
  • Garanta a conformidade regulatória em todos os pagamentos
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Design your optimized process
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RESULTADOS COMPROVADOS

Ganhos de eficiência em contas a pagar

Ao aplicar process mining ao seu ambiente do Microsoft Dynamics 365, as organizações identificam gargalos nos ciclos de aprovação de faturas e na execução de pagamentos. Essas métricas refletem a transformação de Workflows manuais de contas a pagar em operações simplificadas e orientadas por dados.

~ 0 %
Ciclos mais rápidos

Redução do tempo de ponta a ponta

Otimizar os Workflows de aprovação e automatizar a entrada de dados reduz a duração entre o recebimento da fatura e a compensação do pagamento final.
~ 0 %
Mais descontos por pagamento antecipado

Melhoria na taxa de aproveitamento

Identificar atrasos na cadeia de aprovação permite que as equipes de tesouraria aproveitem mais descontos por pagamento antecipado, gerando benefícios financeiros diretos.
0 %
Eliminar duplicidades

Redução dos erros de pagamento

Detectar números de fatura e referências de fornecedores duplicados antes da execução do pagamento evita perdas financeiras e protege o processo de contas a pagar.
0 % increase
Processamento sem intervenção manual

Taxa de conciliação na primeira tentativa

Aprimorar o processo de sincronização dos pedidos de compra aumenta o número de faturas processadas sem qualquer intervenção manual.
0 %
Melhores relações com fornecedores

Taxa de pagamentos no prazo

Cumprir os prazos de pagamento de forma consistente ajuda a evitar multas por atraso e bloqueios de crédito, melhorando a satisfação geral dos parceiros de compras.

Os resultados individuais variam conforme a complexidade do processo e a qualidade dos dados. Esses números representam melhorias típicas observadas em diferentes implementações de process mining para o processamento de faturas.

Dados recomendados

Comece com estes atributos principais para obter visibilidade imediata do seu processo.
Novo em Event Logs? Aprenda como criar um Event Log de Process Mining.

Atributos

Principais dados a capturar para análise

O identificador exclusivo atribuído à fatura do fornecedor.

Por que isso importa

É a chave fundamental para vincular atividades de contas a pagar desconectadas em uma única instância do processo.

A tarefa específica ou alteração de status que ocorreu.

Por que isso importa

Ele define o fluxo do processo e a sequência de eventos do mapa de processo.

O carimbo de data e hora em que a atividade ocorreu.

Por que isso importa

É essencial para calcular tempos de ciclo, lead times e identificar gargalos.

O número exclusivo da conta do fornecedor.

Por que isso importa

Permite segmentar a performance do processo por fornecedor.

O identificador da entidade legal ou subsidiária.

Por que isso importa

Permite fazer análises comparativas entre diferentes unidades de negócio ou países.

O valor monetário total da fatura.

Por que isso importa

É fundamental para analisar o volume de gastos e o risco financeiro.

A data até a qual a fatura deve ser paga.

Por que isso importa

A referência para medir a performance dos pagamentos no prazo.

O número de referência do pedido de compra associado.

Por que isso importa

É essencial para analisar a taxa de conciliação do processo de compras ao pagamento.

O identificador do usuário que executou a atividade.

Por que isso importa

Permite analisar o comportamento dos recursos e a segregação de funções.

O nome da organização fornecedora.

Por que isso importa

Fornece contexto para o número da conta do fornecedor.

A data do documento informada na fatura.

Por que isso importa

Define o início do período de aging da fatura.

O departamento responsável pelo custo.

Por que isso importa

Permite detalhar a análise por estrutura organizacional e responsabilidade.

Atividades

Etapas do processo a acompanhar e otimizar

A criação inicial de um registro de fatura de fornecedor pendente no sistema. Isso marca a entrada da fatura no Workflow do Dynamics 365, manualmente ou por meio da importação de uma entidade de dados.

Por que isso importa

Estabelece o horário de início dos cálculos de lead time do processo. Permite que as organizações meçam quanto tempo as faturas permanecem no sistema antes de serem processadas ou lançadas.

O sistema vincula com sucesso a linha da fatura a um pedido de compra ou recebimento de produto. Essa atividade representa a validação da fatura em relação ao pedido de compras.

Por que isso importa

É essencial para o KPI da taxa de conciliação de pedidos de compra na primeira tentativa. Ele diferencia o processamento sem intervenção manual das faturas que exigem intervenção manual.

A instância do Workflow da fatura pendente chega ao status concluído ou aprovado. A fatura agora está pronta para ser lançada no razão.

Por que isso importa

Calcula o lead time médio de aprovação. Atrasos nessa etapa afetam diretamente a capacidade de aproveitar descontos por pagamento antecipado.

A fatura é lançada no razão geral, criando uma obrigação no sistema. O registro passa das tabelas de pendências para as tabelas de transações lançadas.

Por que isso importa

Um marco importante que indica o reconhecimento financeiro da dívida. Essa atividade permite selecionar a fatura para pagamento.

A fatura é selecionada e adicionada a uma linha do diário de pagamentos. Isso indica a intenção de pagar e geralmente inicia o Workflow de revisão do pagamento.

Por que isso importa

Marca a transição da obrigação para o processamento do desembolso de caixa. É usado para medir os lead times de execução de pagamentos.

O sistema gera o arquivo de pagamento (EFT, ISO20022) ou imprime os cheques. O status do pagamento na linha do diário é atualizado para Sent ou Generated.

Por que isso importa

Dá suporte ao KPI de tempo de atraso entre aprovação e execução. Confirma que a instrução de pagamento foi gerada.

O diário de pagamentos é lançado no razão geral, liquidando a fatura e zerando o saldo do fornecedor. Isso conclui o processo financeiro.

Por que isso importa

A atividade final do tempo médio de ciclo entre fatura e pagamento. Confirma que os lançamentos contábeis referentes à redução de caixa foram finalizados.

Perguntas frequentes

Perguntas frequentes

O Process Mining oferece uma visão transparente de todo o ciclo de pagamento, desde o recebimento da fatura até a liquidação final. Ele identifica gargalos específicos, como atrasos nas aprovações ou substituições manuais frequentes que tornam o ciclo mais lento. Ao visualizar essas ineficiências, as equipes podem implementar correções direcionadas para melhorar a produtividade geral.

A extração de dados normalmente envolve a conexão com o banco de dados SQL subjacente ou o uso de serviços OData para obter Event Logs. Você precisará exportar tabelas relacionadas a transações de fornecedores, pedidos de compra e diários contábeis, usando o Invoice Number como identificador principal do caso. A maioria das ferramentas modernas de Process Mining oferece conectores prontos para o Dynamics 365, simplificando essa integração.

Sim. A tecnologia mostra exatamente onde as faturas ficam paradas na cadeia de aprovação antes de perderem os prazos para desconto. Você pode analisar o prazo entre o lançamento da fatura e a aprovação final para garantir que os ciclos de pagamento sejam programados da melhor forma. Essa visibilidade permite que a gestão priorize faturas de alto valor com os melhores retornos financeiros.

A maioria das organizações consegue visualizar seus primeiros mapas de processo entre duas e quatro semanas após a conclusão da extração inicial dos dados. Depois que os dados do Dynamics 365 são mapeados para o formato de Event Log, o software gera as visualizações automaticamente. Essa agilidade permite que as equipes comecem a tratar gargalos e problemas de Conformidade quase imediatamente.

O Process Mining é excelente para revelar processos paralelos em que as aprovações contornam os controles organizacionais padrão. Ao comparar o fluxo real do processo com o desenho previsto, você pode identificar cada ocorrência de substituição manual. Essa visibilidade pronta para auditoria é essencial para garantir a Conformidade regulatória e reduzir o risco de fraude.

Não. O Process Mining é uma ferramenta de diagnóstico que funciona em conjunto com seus sistemas atuais de automação e ERP. Enquanto o software de automação executa as tarefas, o Process Mining avalia como elas estão sendo realizadas. Ele ajuda você a identificar quais partes da automação estão falhando ou onde uma nova automação pode ser mais eficaz.

Para criar um mapa de processo preciso, você precisa do Invoice Number como ID do caso, de nomes de atividades como Invoice Received ou Payment Executed e de registros precisos de data e hora para cada evento. Também é possível incluir dados complementares, como nomes de fornecedores, valores das faturas e códigos dos departamentos. Esse contexto adicional permite filtros mais detalhados e uma análise de causa raiz mais granular.

O Process Mining permite acompanhar o histórico de cada número de fatura e sinalizar sequências que aparecem mais de uma vez. Ao analisar as etapas de entrada e validação de dados no Dynamics 365, você pode determinar se as duplicidades são causadas por erros do sistema ou falhas de digitação manual. Esse insight ajuda você a aprimorar as regras de validação para evitar perdas financeiras no futuro.

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