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Migliori il processo Order to Cash - Fatturazione ed emissione delle fatture

Ottimizzi la fatturazione in NetSuite: guida in 6 passaggi per una maggiore efficienza.

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Migliori il processo Order to Cash - Fatturazione ed emissione delle fatture

Order to Cash - Fatturazione ed emissione fatture

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Ottimizzi la fatturazione in NetSuite per accelerare i flussi di cassa

Comprendere il flusso del processo è fondamentale per la salute dell’azienda. La nostra piattaforma aiuta a individuare ritardi e colli di bottiglia che incidono sui flussi di cassa e sulla soddisfazione dei clienti. Identifichi le inefficienze, dalla creazione iniziale della fattura fino alla riconciliazione del pagamento, e apporti miglioramenti mirati per accelerare le operazioni.

Scarichi il nostro template dei dati preconfigurato e affronti le sfide più comuni per raggiungere i Suoi obiettivi di efficienza. Segua il nostro piano di miglioramento in sei fasi e consulti la guida al template dei dati per trasformare le Sue attività.

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Migliorare l’efficienza del processo Order to Cash in NetSuite: fatturazione ed emissione delle fatture

Ottimizzare il processo Order to Cash, in particolare la fase di fatturazione ed emissione delle fatture, è fondamentale per garantire la solidità finanziaria e una crescita duratura. Le inefficienze nella fatturazione si traducono direttamente in ritardi nei flussi di cassa, nell’aumento dei giorni medi di incasso (DSO) e in una possibile insoddisfazione dei clienti. Per le organizzazioni che utilizzano il modulo completo di contabilità clienti (AR) di NetSuite, capire come si svolge il percorso delle fatture, dalla creazione alla riconciliazione del pagamento finale, non è solo utile: è essenziale per individuare e risolvere le inefficienze nascoste che penalizzano i risultati finanziari. In questa sezione vediamo perché analizzare a fondo come migliorare il processo Order to Cash, dalla fatturazione all’emissione delle fatture, nell’ambiente NetSuite può trasformare le attività aziendali.

Come il Process Mining fa luce sul processo di fatturazione in NetSuite

Il Process Mining offre un approccio basato sui dati, senza pari, per comprendere le prestazioni effettive del processo Order to Cash, dalla fatturazione all’emissione delle fatture, in NetSuite. Invece di basarsi su supposizioni o testimonianze aneddotiche, estrae gli Event Log direttamente dai record NetSuite, come fatture, pagamenti dei clienti e note di credito. In questo modo è possibile ricostruire una rappresentazione oggettiva e completa del percorso di ogni fattura.

Tracciando le attività principali, tra cui «Ordine cliente evaso», «Fattura generata», «Fattura approvata», «Fattura inviata al cliente», «Data di scadenza del pagamento raggiunta», «Sollecito di pagamento inviato», «Pagamento del cliente ricevuto», «Pagamento registrato in contabilità», «Incasso applicato/riconciliato» e «Fattura chiusa», il Process Mining mostra i percorsi seguiti dalle fatture. È possibile osservare non solo la sequenza di eventi più comune, ma anche tutte le deviazioni, le rilavorazioni e i colli di bottiglia che allungano i tempi di ciclo e aumentano i costi. Questa analisi dettagliata aiuta a capire esattamente come ridurre i tempi di ciclo del processo Order to Cash, dalla fatturazione all’emissione delle fatture, evidenziando i punti in cui il processo rallenta.

Principali aree di miglioramento della fatturazione in NetSuite

Il Process Mining consente di individuare le aree specifiche da migliorare nelle attività di fatturazione ed emissione delle fatture in NetSuite:

Precisione e rapidità nella generazione delle fatture: individua i passaggi manuali, i ritardi nelle approvazioni e gli errori di inserimento dati in NetSuite che causano rilavorazioni o ritardi nella creazione delle fatture. Comprendere questi schemi aiuta a rendere più efficiente la fase iniziale della fatturazione.
Invio delle fatture e comunicazioni con i clienti: analizza il tempo che intercorre tra la generazione della fattura e la sua ricezione da parte del cliente. Può far emergere inefficienze nei canali di distribuzione o problemi di comunicazione che incidono sulla puntualità dei pagamenti.
Efficacia della riscossione dei pagamenti: aiuta a capire perché i pagamenti subiscono ritardi. Il Process Mining può mostrare se i solleciti vengono inviati con regolarità o se determinate condizioni o modalità di pagamento allungano i tempi di incasso, fornendo indicazioni per ridurre il DSO.
Colli di bottiglia nell’applicazione degli incassi e nella riconciliazione: individua i ritardi tra «Pagamento del cliente ricevuto» e «Pagamento registrato in contabilità» o «Incasso applicato/riconciliato» in NetSuite. Una riconciliazione lenta può nascondere la disponibilità effettiva di liquidità e compromettere l’accuratezza della rendicontazione finanziaria.
Efficienza nella gestione delle note di credito: valuta l’intero ciclo di vita delle note di credito e individua eventuali ritardi che potrebbero incidere sulla soddisfazione dei clienti o sull’accuratezza finanziaria.
Verifica della conformità e della tracciabilità per gli audit: verifica che tutte le attività di fatturazione e pagamento rispettino le politiche interne e le normative esterne, garantendo in NetSuite una traccia chiara e verificabile di ogni transazione.

Risultati misurabili di una fatturazione ottimizzata

Ottimizzare i processi sulla base di queste informazioni porta benefici concreti e misurabili:

Flussi di cassa più rapidi: riducendo in modo significativo i giorni medi di incasso (DSO), la liquidità diventa disponibile prima e migliora il capitale circolante.
Maggiore efficienza operativa: eliminare passaggi superflui, automatizzare le attività manuali e semplificare le approvazioni riduce il lavoro e i costi per ogni fattura elaborata.
Maggiore precisione nella fatturazione: ridurre gli errori nella generazione e nell’elaborazione delle fatture limita le contestazioni dei clienti e rende più fluido il processo Order to Cash.
Maggiore soddisfazione dei clienti: processi di fatturazione puntuali, accurati e trasparenti migliorano l’esperienza complessiva dei clienti e rafforzano i rapporti commerciali.
Conformità più solida e minori rischi: comprendere chiaramente il flusso effettivo del processo aiuta a rispettare le normative finanziarie e i controlli interni, riducendo i rischi legati agli audit.
Migliore impiego delle risorse: grazie a un processo più efficiente, i team finanziari e di fatturazione possono dedicarsi a iniziative strategiche anziché intervenire solo per risolvere i problemi.

Inizi a ottimizzare la fatturazione in NetSuite

Usare il Process Mining per analizzare il processo Order to Cash, dalla fatturazione all’emissione delle fatture, in NetSuite offre un percorso chiaro per comprendere e migliorare uno dei processi finanziari più importanti. Concentrandosi sul come e sul perché di ogni transazione, si ottengono le informazioni necessarie per introdurre miglioramenti mirati, ridurre i tempi di ciclo e, in definitiva, aumentare la redditività. Inizi oggi a valutare come trasformare le attività di fatturazione.

Order to Cash - Fatturazione ed emissione fatture Elaborazione delle fatture Crediti verso clienti Riduzione dei giorni medi di incasso Ottimizzazione dei flussi di cassa Riscossione dei pagamenti Efficienza della fatturazione Gestione finanziaria Automazione della fatturazione O2C Gestione dei ricavi Ciclo di fatturazione

Problemi e sfide comuni

Individui le sfide che La riguardano

Le fatture non vengono generate tempestivamente dopo l’evasione degli ordini, con conseguenti ritardi nella riscossione dei pagamenti e un aumento dei giorni medi di incasso (DSO). Questo incide direttamente sui flussi di cassa e può mettere sotto pressione il capitale circolante.
ProcessMind individua con precisione i punti in cui la generazione delle fatture si blocca, evidenziando i ritardi tra «Ordine cliente evaso» e «Fattura generata» e indicando i reparti o gli utenti responsabili in NetSuite.

Un numero eccessivo di interventi manuali nel processo di fatturazione, come l’approvazione o la rettifica manuale delle fatture, introduce errori e rallenta l’intero ciclo Order to Cash. Aumentano così i costi operativi e diminuisce l’efficienza.
ProcessMind evidenzia gli interventi manuali e le eccezioni ricorrenti nel processo di fatturazione in NetSuite, mostrando dove è possibile introdurre l’automazione o rafforzare le procedure operative standard per rendere le attività più efficienti.

Un tempo medio di riscossione dei pagamenti troppo lungo dopo una vendita incide in modo significativo sulla liquidità e sulla solidità finanziaria. Un DSO elevato segnala spesso inefficienze nelle fasi di fatturazione o riscossione del processo Order to Cash.
ProcessMind analizza l’intero percorso da «Fattura generata» a «Pagamento del cliente ricevuto», individuando le attività o le fasi che allungano maggiormente i tempi di pagamento e il DSO in NetSuite.

Fatture inesatte o incongruenze possono generare contestazioni da parte dei clienti, richiedere rilavorazioni e ritardare i pagamenti. Oltre a mettere a dura prova i rapporti con i clienti, comportano un notevole carico amministrativo per il team di fatturazione.
ProcessMind individua i casi in cui si verificano cicli di rilavorazione tra «Fattura inviata al cliente» e «Pagamento del cliente ricevuto», mostrando dove nascono le contestazioni e mettendo in luce cause ricorrenti, come prezzi errati o informazioni incomplete in NetSuite.

L’applicazione dei pagamenti dei clienti alle fatture corrette è lenta e soggetta a errori, ritardando la chiusura delle fatture e compromettendo l’accuratezza della rendicontazione finanziaria. Di conseguenza, può essere difficile avere un quadro preciso della situazione finanziaria dell’azienda.
ProcessMind misura il tempo tra «Pagamento del cliente ricevuto» e «Incasso applicato/riconciliato», facendo emergere i colli di bottiglia e le inefficienze nell’applicazione degli incassi e aiutando a ottimizzare la riconciliazione in NetSuite.

Senza una visione chiara e aggiornata del processo di fatturazione e dell’emissione delle fatture, diventa difficile individuare i colli di bottiglia, monitorare la conformità e prevedere i flussi di cassa. Si finisce così per intervenire solo quando i problemi si sono già presentati.
ProcessMind offre una visione dettagliata di tutti i percorsi di elaborazione delle fatture, consentendo alle parti interessate di visualizzare l’intero processo Order to Cash, dalla fatturazione all’emissione delle fatture, in NetSuite. In questo modo emergono i flussi effettivi e le deviazioni dal percorso previsto.

L’applicazione o il rispetto non uniforme delle condizioni di pagamento allunga i tempi di incasso e riduce i ricavi a causa dei pagamenti tardivi. Se gestita male, questa situazione compromette la redditività e i rapporti con i clienti.
ProcessMind individua le fatture per cui il «Pagamento del cliente ricevuto» avviene molto dopo la «Data di scadenza del pagamento raggiunta», evidenziando i comportamenti di pagamento non conformi e valutando l’efficacia dei solleciti in NetSuite.

L’invio dei solleciti di pagamento è assente, avviene nel momento sbagliato o non è efficace, e non riesce ad accelerare la riscossione delle fatture scadute. Questo contribuisce ad aumentare il DSO.
ProcessMind analizza l’effetto dell’attività «Sollecito di pagamento inviato» sulla ricezione dei pagamenti successivi, individuando le strategie di sollecito più efficaci e gli aspetti da modificare in NetSuite per ottenere risultati migliori.

L’eccessivo lavoro manuale, le rilavorazioni dovute agli errori e i tempi di ciclo prolungati aumentano i costi operativi di elaborazione di ogni fattura. Questo incide direttamente sulla redditività del processo Order to Cash.
ProcessMind quantifica il tempo e il lavoro dedicati a ogni fattura mappando le attività e la loro durata. In questo modo evidenzia i costi non necessari e le opportunità per introdurre l’automazione e migliorare l’efficienza in NetSuite.

I team o i reparti delle diverse regioni possono seguire procedure di fatturazione diverse e non standardizzate. Ne derivano incongruenze, rischi per la conformità e difficoltà nel diffondere in tutta l’organizzazione le pratiche più efficienti.
ProcessMind confronta le varianti del processo in base agli attributi «Regione», evidenziando le differenze rispetto alle procedure di fatturazione standard e individuando le pratiche efficaci da estendere a tutta l’azienda per rendere più efficienti le attività in NetSuite.

Obiettivi tipici

Definisca i criteri di successo

L’obiettivo è ridurre il tempo che intercorre tra l’evasione dell’ordine e la generazione della fattura in NetSuite. Accelerare questo passaggio iniziale, fondamentale, incide direttamente sui flussi di cassa: l’azienda può fatturare prima i clienti e ridurre la durata del ciclo Order to Cash. Si limitano così i ritardi che possono causare pagamenti tardivi e si favorisce una maggiore soddisfazione dei clienti. ProcessMind individua i colli di bottiglia e i ritardi manuali nel processo di generazione delle fatture in NetSuite. Analizzando gli Event Log, identifica le attività o le interazioni degli utenti che causano rallentamenti, così da intervenire con automazioni mirate o riprogettando il processo. In questo modo è possibile avviare la fatturazione più rapidamente e con maggiore efficienza, riducendo potenzialmente del 20-30% il tempo di generazione.

L’obiettivo è individuare ed eliminare i passaggi manuali nel processo Order to Cash, dalla fatturazione all’emissione delle fatture, in NetSuite. Ridurre il lavoro manuale limita gli errori umani, libera tempo da dedicare ad attività di maggior valore e accelera in modo significativo l’elaborazione complessiva delle fatture, migliorando l’efficienza e riducendo i costi. ProcessMind mappa il flusso effettivo degli eventi e individua gli interventi manuali, come l’inserimento dei dati, le approvazioni o i controlli, che potrebbero essere automatizzati. Evidenzia le differenze rispetto al percorso automatizzato previsto e fornisce informazioni basate sui dati per introdurre la RPA o l’automazione dei flussi di lavoro in NetSuite, riducendo potenzialmente del 25-40% il lavoro manuale e aumentando l’efficienza.

Ridurre i giorni medi di incasso (DSO) è un obiettivo prioritario per migliorare i flussi di cassa e il capitale circolante. Si punta ad accorciare il tempo medio necessario all’azienda per riscuotere un pagamento dopo una vendita, migliorando direttamente la solidità finanziaria e la liquidità grazie a una disponibilità più rapida degli incassi. ProcessMind offre una visione completa del processo Order to Cash, dalla fatturazione all’emissione delle fatture, in NetSuite, dalla generazione della fattura alla riconciliazione del pagamento. Individua le cause profonde dei cicli di pagamento prolungati, come i ritardi nella fatturazione, nei solleciti o nell’applicazione degli incassi, consentendo interventi mirati per ridurre il DSO del 10-20% e migliorare la conversione degli incassi.

L’obiettivo è ridurre il numero di errori nelle fatture generate in NetSuite. Un’elevata frequenza di errori causa contestazioni sui pagamenti, ritardi nella riscossione, insoddisfazione dei clienti e un aumento del lavoro amministrativo necessario per le correzioni. Ridurre gli errori migliora la precisione e rende l’elaborazione dei pagamenti più fluida e rapida. ProcessMind individua i punti del processo di fatturazione in cui si verificano più spesso errori, ad esempio durante l’approvazione delle fatture o l’inserimento dei dati. Analizzando le varianti del processo e le attività degli utenti, mette in luce i problemi di conformità e fornisce indicazioni sulle esigenze di formazione o sui miglioramenti da apportare ai sistemi. In questo modo aiuta a ridurre del 15-25% gli errori nelle fatture e a rafforzare la fiducia dei clienti.

Accelerare l’applicazione degli incassi significa riconciliare più rapidamente in NetSuite i pagamenti dei clienti con le fatture aperte. Un’applicazione lenta può fornire un quadro inesatto dei crediti verso i clienti, ritardare lo sblocco del credito e compromettere l’accuratezza della rendicontazione finanziaria, riducendo la visibilità sui flussi di cassa e la capacità di gestirli. ProcessMind visualizza l’intero percorso di riconciliazione dei pagamenti e mostra i ritardi tra «Pagamento del cliente ricevuto» e «Incasso applicato/riconciliato». Individua i colli di bottiglia, le attività manuali di abbinamento e i problemi di integrazione tra sistemi, consentendo di ottimizzare il processo, ridurre del 30-50% i tempi di applicazione degli incassi e garantire dati finanziari aggiornati.

L’obiettivo è offrire una visione chiara e aggiornata dello stato di ogni fattura nel ciclo di vita del processo Order to Cash, dalla fatturazione all’emissione delle fatture, in NetSuite. La mancanza di visibilità ritarda i solleciti, fa perdere occasioni di intervento e rende meno accurate le previsioni degli incassi, con ripercussioni sull’efficienza operativa e sulle decisioni. ProcessMind crea un gemello digitale preciso del processo di fatturazione e offre una visione immediata e completa del percorso di ogni fattura. Evidenzia quelle bloccate in una determinata fase, così che i team possano intervenire tempestivamente, monitorare i risultati rispetto ai KPI e favorire il passaggio puntuale alla fase di pagamento, migliorando il controllo complessivo.

L’obiettivo è aumentare la percentuale di clienti che pagano le fatture rispettando le condizioni concordate in NetSuite. Il mancato rispetto delle condizioni di pagamento contribuisce direttamente all’aumento del DSO e incide negativamente sui flussi di cassa, richiedendo maggiori attività di riscossione e aumentando il rischio di crediti inesigibili. ProcessMind analizza gli schemi di pagamento in relazione agli attributi «Condizioni di pagamento» e «Data di scadenza». Individua i clienti, le regioni o le tipologie di fattura che si discostano regolarmente dalle condizioni, consentendo di definire strategie mirate per la gestione del credito, la tempistica dei solleciti o la revisione delle condizioni. In questo modo è possibile aumentare potenzialmente del 10-15% i pagamenti puntuali.

L’obiettivo è rendere i solleciti di pagamento più efficaci e tempestivi, così da favorire pagamenti puntuali da parte dei clienti. Solleciti inefficaci possono allungare i cicli di pagamento e aumentare i costi di riscossione, senza risolvere in modo efficiente i ritardi nel contesto NetSuite. ProcessMind mappa la sequenza e la tempistica delle attività «Sollecito di pagamento inviato» e le mette in relazione con gli eventi «Pagamento del cliente ricevuto». Sulla base dei comportamenti di pagamento effettivi, individua la frequenza, i canali e i fattori di attivazione più efficaci, aiutando a migliorare le attività di riscossione e a ridurre del 10-20% i pagamenti in ritardo.

L’obiettivo è ridurre il costo medio di elaborazione di ogni fattura, dalla generazione alla chiusura, in NetSuite. Costi operativi elevati per fattura segnalano inefficienze, un eccesso di lavoro manuale o passaggi superflui che assorbono risorse e incidono sulla redditività. ProcessMind quantifica il tempo e le risorse dedicati a ogni attività del processo Order to Cash, dalla fatturazione all’emissione delle fatture. Individuando cicli di rilavorazione lunghi, passaggi ridondanti o automazioni poco utilizzate, offre indicazioni concrete per semplificare i flussi di lavoro e ridurre del 5-15% il costo per fattura ottimizzando il processo.

L’obiettivo è armonizzare le procedure di fatturazione e di emissione delle fatture tra le diverse regioni o unità aziendali che utilizzano NetSuite. Processi non uniformi possono causare prestazioni variabili, rischi per la conformità, difficoltà di estensione e ostacoli nell’applicazione delle pratiche più efficaci in tutta l’azienda, riducendo l’efficienza complessiva. ProcessMind confronta il processo da «Fattura generata» a «Fattura chiusa» in base ai diversi attributi «Regione». Individua le differenze nei flussi, nella durata delle attività e nelle lacune di conformità tra le regioni, fornendo un riferimento per introdurre pratiche di fatturazione globali standardizzate e ottimizzate e garantire risultati uniformi.

Il percorso di miglioramento in 6 fasi per il processo Order to Cash: fatturazione ed emissione delle fatture

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Cosa fare

Acceda al template Excel preconfigurato per il processo Order to Cash, dalla fatturazione all’emissione delle fatture, progettato per corrispondere alla struttura dei dati di fatture e pagamenti di NetSuite.

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Perché è importante

Partire dalla struttura dati corretta permette di ottenere un’analisi accurata, risparmiare tempo e prevenire problemi di qualità dei dati nelle fasi successive.

Risultato atteso

Un template Excel standardizzato, pronto per essere compilato con i dati NetSuite del processo Order to Cash, dalla fatturazione all’emissione delle fatture.

COSA OTTERRÀ

Individui i colli di bottiglia nascosti nel processo di fatturazione

ProcessMind offre una rappresentazione visiva del processo Order to Cash - Fatturazione ed emissione delle fatture in NetSuite. Individui con precisione ritardi, rilavorazioni e problemi di conformità che incidono sui flussi di cassa e sulla soddisfazione dei clienti.

Visualizzi i flussi del processo di fatturazione dall’inizio alla fine
Individui i ritardi nella fatturazione in NetSuite
Individui le cause profonde delle eccezioni di pagamento
Confronti i cicli di fatturazione per ottimizzarli

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

RISULTATI TIPICI

Migliorare i processi di fatturazione e incasso dall’ordine al pagamento

Questi risultati mostrano i miglioramenti significativi che le organizzazioni possono ottenere ottimizzando i processi dall’ordine all’incasso, di fatturazione e di emissione delle fatture. L’analisi dettagliata dei dati transazionali, in particolare quelli provenienti da NetSuite, permette al Process Mining di individuare inefficienze nascoste e orientare gli interventi di miglioramento.

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Ciclo di generazione delle fatture più rapido

Riduzione media del tempo di generazione

Semplificare la fase iniziale della fatturazione permette di creare le fatture più rapidamente e di avviare prima la riscossione degli incassi. Si riducono i ritardi e migliora la liquidità complessiva.

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Riduzione dei giorni medi di incasso

Riduzione del tempo medio di riscossione

Ridurre il numero medio di giorni necessario per riscuotere i pagamenti migliora la gestione del capitale circolante e la solidità finanziaria. È un segnale di processi di riscossione più efficienti e di flussi di cassa migliori.

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Meno errori nelle fatture

Riduzione percentuale degli errori

Ridurre la frequenza delle correzioni e delle nuove approvazioni delle fatture limita le contestazioni sui pagamenti e accelera l’elaborazione. Ne derivano una maggiore soddisfazione dei clienti e meno rilavorazioni per i team di fatturazione.

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Applicazione degli incassi più rapida

Riduzione media dei tempi di riconciliazione

Ridurre il tempo che intercorre tra la ricezione del pagamento e la sua registrazione contabile consente di aggiornare tempestivamente i registri e di produrre rendicontazioni finanziarie accurate, migliorando la trasparenza e l’efficienza operativa delle attività di tesoreria.

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Maggiore automazione della fatturazione

Aumento delle elaborazioni senza intervento manuale

Automatizzare le fasi manuali della fatturazione riduce gli interventi umani, velocizza l’elaborazione, limita gli errori e consente risparmi significativi per ogni fattura. Ne derivano una maggiore efficienza e un impiego più efficace delle risorse.

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Promemoria di pagamento efficaci

Aumento dei pagamenti effettuati dopo un promemoria

Migliorare il momento e il destinatario dei promemoria di pagamento aumenta direttamente la percentuale di fatture scadute saldate dopo l’invio di un promemoria. Questo favorisce una migliore gestione della liquidità e riduce la necessità di ulteriori attività di recupero crediti.

I risultati variano in base alla complessità dei processi, alla qualità dei dati e agli obiettivi specifici dell’organizzazione. Queste cifre rappresentano miglioramenti tipici osservati in diverse implementazioni.

Dati consigliati

Inizi dagli attributi e dalle attività più importanti, poi aggiunga altri elementi secondo necessità.

Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

Attributi

Dati chiave da acquisire per l’analisi

Identificativo univoco di ciascun documento di fattura, utilizzato come identificativo principale del caso nel processo di fatturazione.

Perché è importante

È essenziale per seguire l’intero ciclo di vita di ogni fattura, ricostruire il processo completo di fatturazione e svolgere analisi dettagliate delle prestazioni.

Nome dell’evento aziendale verificatosi in un determinato momento del ciclo di vita della fattura.

Perché è importante

Questo attributo è fondamentale per costruire la mappa del processo e visualizzare e analizzare i diversi passaggi e percorsi seguiti da una fattura.

Data e ora esatte in cui si è verificata una specifica attività o un determinato evento.

Perché è importante

Definisce l’ordine cronologico degli eventi, indispensabile per calcolare tutte le metriche basate sulla durata, individuare i colli di bottiglia e analizzare nel tempo le prestazioni del processo.

Data e ora esatte in cui è stata completata una specifica attività o un determinato evento.

Perché è importante

Consente di calcolare con precisione il tempo necessario per completare ogni attività, un dato essenziale per analizzare l’efficienza nell’impiego delle risorse e individuare le attività che richiedono più tempo.

Nome o ID dell’utente che ha eseguito l’attività.

Perché è importante

Consente di analizzare la distribuzione dei carichi di lavoro, le prestazioni dei singoli utenti e il rispetto del processo, aspetti essenziali per la gestione delle risorse e una formazione mirata.

Data ufficiale della fattura emessa al cliente.

Perché è importante

È la base di riferimento per metriche finanziarie fondamentali, come i Giorni medi di incasso (DSO) e l’anzianità delle fatture, e incide direttamente sull’analisi del capitale circolante.

Data entro la quale deve essere pagata la fattura.

Perché è importante

È fondamentale per misurare la puntualità dei pagamenti e analizzare le abitudini di pagamento dei clienti, supportando direttamente il recupero crediti e le previsioni di liquidità.

Valore monetario totale della fattura, comprensivo di imposte e altri addebiti.

Perché è importante

Consente di analizzare i processi in base al valore, stabilire le priorità per le fatture di importo elevato e comprendere l’impatto finanziario delle inefficienze.

Nome del cliente a cui è stata emessa la fattura.

Perché è importante

Consente un’analisi incentrata sui clienti, utile per individuare abitudini di pagamento, problemi ricorrenti o scostamenti dal processo specifici di determinati clienti.

Area geografica associata al cliente o alla transazione.

Perché è importante

Consente di confrontare diverse aree geografiche, un aspetto fondamentale per individuare differenze nei risultati e standardizzare le buone pratiche.

Indicatore che specifica se un’attività è stata eseguita automaticamente dal sistema.

Perché è importante

Consente di misurare il livello di automazione del processo e di individuare le opportunità per ridurre il lavoro manuale e aumentare l’efficienza.

Attività

Fasi del processo da monitorare e ottimizzare

Indica la creazione ufficiale della registrazione della transazione di fattura in NetSuite. Questo evento segna l’inizio del processo di fatturazione per ciascun numero di fattura e viene rilevato tramite la data e l’ora di creazione della transazione.

Perché è importante

È l’evento di inizio principale del processo di fatturazione. Analizzare il tempo che intercorre tra questo evento e quelli successivi permette di valutare l’efficienza complessiva del processo e costituisce la base di riferimento per il KPI Tempo di ciclo di generazione della fattura.

La fattura è stata approvata formalmente ed è pronta per essere inviata al cliente. L’evento viene rilevato quando lo stato di approvazione passa da «Pending Approval» ad «Approved», in genere tramite un’azione del flusso di lavoro.

Perché è importante

È una tappa fondamentale che autorizza l’invio della fattura al cliente. È essenziale per misurare i tempi del ciclo di approvazione e calcolare il KPI «Rapporto di fatturazione automatizzata».

Indica che la fattura è stata inviata al cliente, in genere tramite e-mail. L’evento viene rilevato registrando l’esecuzione dell’azione «Email» da parte di un utente nella registrazione della fattura.

Perché è importante

Segna l’inizio del periodo di incasso presso il cliente ed è il punto di partenza principale per calcolare i Giorni medi di incasso (DSO).

Il pagamento del cliente è stato ricevuto e registrato nel sistema. L’evento viene rilevato dalla creazione di una transazione «Customer Payment» in NetSuite, che può essere applicata a una o più fatture.

Perché è importante

Segna la ricezione del denaro, ma non necessariamente la sua applicazione a una fattura specifica. È il primo passaggio del processo di registrazione degli incassi e un evento fondamentale per il calcolo dei DSO.

Lo stato della fattura è passato a «Paid In Full», indicando che il saldo è pari a zero. Questo evento segna la conclusione positiva del ciclo di fatturazione e incasso della fattura.

Perché è importante

È l’evento finale positivo principale del processo. Analizzare il tempo totale necessario per raggiungere questo stato permette di calcolare il tempo di ciclo complessivo del ciclo di conversione della liquidità.

Domande frequenti

Cosa può rivelare il Process Mining sul processo Order to Cash, dalla fatturazione all’emissione delle fatture, in NetSuite?

Il Process Mining mostra i flussi effettivi delle attività di fatturazione e di emissione delle fatture e individua i colli di bottiglia, come la generazione lenta delle fatture o l’eccesso di passaggi manuali. Evidenzia gli aspetti che contribuiscono a un DSO elevato e i punti in cui si verificano più spesso errori nel processo di fatturazione in NetSuite. Offre così una visione chiara, basata sui dati, del funzionamento effettivo dei processi.

Quali dati di NetSuite servono per il Process Mining?

Servono Event Log che includano il numero della fattura come identificativo del caso, i nomi delle attività e le date e gli orari precisi di ogni passaggio del processo di fatturazione. In genere, questi dati vengono estratti dai registri delle transazioni e del sistema di NetSuite. Per ricostruire correttamente l’intero flusso del processo è fondamentale che i dati temporali siano accurati e completi.

Quanto tempo occorre per ottenere le prime informazioni dal Process Mining?

Dopo l’estrazione e la preparazione iniziale dei dati, che possono richiedere da alcuni giorni a un paio di settimane a seconda della complessità, le prime informazioni emergono rapidamente. Spesso è possibile rivedere e discutere un modello preliminare del processo e i principali indicatori di prestazione già nelle prime settimane di analisi con il Process Mining. Ciò consente di individuare rapidamente i problemi più rilevanti.

Il Process Mining può aiutarmi a ridurre i giorni medi di incasso (DSO)?

Sì. Il Process Mining individua con precisione i ritardi nella generazione delle fatture, nei flussi di lavoro di approvazione o nell’applicazione degli incassi che incidono negativamente sul DSO. Visualizzando questi colli di bottiglia e le relative cause profonde, è possibile introdurre interventi mirati per accelerare il ciclo di riscossione. Ne deriva una gestione più efficiente del capitale circolante.

In che modo il Process Mining gestisce le differenze tra i processi di fatturazione regionali?

Gli strumenti di Process Mining possono modellare e confrontare fianco a fianco le varianti regionali del processo utilizzando gli stessi dati di base. Questo consente di individuare le pratiche più efficaci nelle regioni con i risultati migliori e di rilevare incongruenze o inefficienze nelle altre. In definitiva, aiuta a standardizzare e ottimizzare le attività di fatturazione a livello globale.

Il Process Mining è riservato alle grandi aziende?

No. Il Process Mining è utile alle organizzazioni di qualsiasi dimensione che desiderano ottimizzare i propri processi, comprese le aziende più piccole che utilizzano NetSuite. Il requisito principale è disporre di una quantità sufficiente di dati sugli eventi, non avere una determinata dimensione aziendale. Offre informazioni preziose a chiunque voglia comprendere e migliorare l’efficienza e l’efficacia delle attività operative.

Quali competenze tecniche servono per applicare il Process Mining ai dati NetSuite?

Le competenze di base nell’analisi dei dati sono utili per prepararli e utilizzare l’interfaccia dello strumento di Process Mining. Molte piattaforme offrono interfacce visive intuitive, ma conoscere SQL o le tecniche di manipolazione dei dati può essere utile per estrarre o trasformare dati complessi da NetSuite. I fornitori degli strumenti offrono spesso formazione e assistenza.

Il Process Mining può individuare le cause degli errori nelle fatture?

Certamente. Tracciando la sequenza esatta delle attività che precedono un errore nella fattura, il Process Mining può individuare i percorsi ricorrenti del processo, le azioni specifiche degli utenti o le interazioni con il sistema che causano spesso errori. È così possibile intervenire sulle cause profonde, migliorare la qualità dei dati e ridurre in modo significativo le contestazioni sui pagamenti. Questo contribuisce a ottenere una maggiore precisione.

Qual è la differenza tra Process Mining e analisi tradizionale della fatturazione?

L’analisi tradizionale mostra in genere metriche aggregate, come il DSO medio o il numero totale di fatture, indicando «che cosa è successo». Il Process Mining, invece, mostra «come è successo», visualizzando l’intero flusso di ogni fattura, dall’inizio alla fine. Fa emergere ogni passaggio, variante e deviazione, offrendo una comprensione molto più approfondita dell’esecuzione effettiva del processo. L’attenzione è sul flusso, non solo sui numeri.

In che modo il Process Mining può aiutare ad automatizzare le attività manuali di fatturazione?

Il Process Mining individua le attività manuali ripetitive e i punti decisionali critici del processo di fatturazione che si prestano all’automazione. Mappando queste attività, è possibile stabilire dove introdurre in modo mirato la RPA o altre tecnologie di automazione. Si semplificano così le attività, si riduce il lavoro manuale e si migliora l’efficienza.

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