Migliori il processo Record to Report - Chiusura del periodo e riconciliazione

Perché ottimizzare il processo Record to Report - Chiusura del periodo e riconciliazione?

Il processo Record to Report, o R2R, di chiusura del periodo e riconciliazione è un elemento centrale delle operazioni finanziarie, poiché incide direttamente sulla capacità dell’organizzazione di produrre rendiconti finanziari accurati e puntuali. Anche se piattaforme come Workiva semplificano notevolmente diversi aspetti della rendicontazione finanziaria e della conformità, il processo sottostante può ancora presentare inefficienze, dipendenze da attività manuali e colli di bottiglia nascosti. I ritardi nella chiusura dei periodi o le imprecisioni nelle riconciliazioni mettono sotto pressione i team finanziari e possono comportare scadenze di rendicontazione non rispettate, rischi di conformità e una minore fiducia nei dati finanziari. I costi di un ciclo R2R inefficiente non si limitano al lavoro impiegato, ma incidono anche sulle decisioni strategiche e sui rapporti con gli investitori.

Ottimizzare il processo Record to Report - Chiusura del periodo e riconciliazione non significa soltanto accelerare le attività, ma anche rendere la rendicontazione finanziaria più affidabile e integra. Per farlo, occorre comprendere il flusso effettivo delle attività, dall’avvio della chiusura del periodo al suo completamento, includendo la raccolta dei dati, la registrazione delle transazioni, i ratei, le riconciliazioni intercompany, le riconciliazioni dello stato patrimoniale e del conto economico, le rettifiche e le approvazioni finali. Analizzando a fondo queste sequenze complesse, può individuare con precisione i punti critici del processo e introdurre miglioramenti mirati, capaci di produrre benefici significativi.

Come il Process Mining trasforma le operazioni R2R in Workiva

Il Process Mining offre un approccio basato sui dati per analizzare e comprendere l’esecuzione effettiva del processo Record to Report - Chiusura del periodo e riconciliazione in Workiva. Invece di basarsi su testimonianze aneddotiche o mappe statiche dei processi, il Process Mining utilizza gli Event Log dell’ambiente Workiva e dei sistemi integrati per ricostruire l’intero percorso di chiusura di ciascun periodo finanziario. Questa visione end-to-end offre una visibilità completa sull’intero ciclo di vita, dall’avvio della chiusura del periodo fino all’approvazione dei rendiconti finanziari e al completamento del periodo.

Monitorando le attività per ciascun periodo finanziario, che funge da identificativo del caso, il Process Mining individua i punti in cui si verificano ritardi. Consente di analizzare i tempi di ciclo effettivi di attività fondamentali, come 'Riconciliazione del conto patrimoniale avviata' o 'Riconciliazione rivista e approvata'. Può rilevare la frequenza con cui determinate attività vengono ripetute, segnalando rielaborazioni, oppure individuare deviazioni dal processo standard. Per esempio, potrebbe scoprire che 'Registrazioni contabili di rettifica effettuate' avviene spesso dopo 'Rendiconti finanziari generati', segnalando la necessità di intervenire prima. Questa capacità è fondamentale per individuare i colli di bottiglia nei processi di riconciliazione e rettifica, che spesso rallentano la chiusura, e per verificare che tutte le fasi rispettino gli standard di rendicontazione finanziaria stabiliti.

Principali aree di miglioramento individuate con il Process Mining

Applicando il Process Mining al processo Record to Report - Chiusura del periodo e riconciliazione gestito con Workiva, è possibile individuare diverse aree prioritarie di miglioramento:

• Accelerare la riconciliazione: Individui i conti, le categorie di riconciliazione o i reparti con i cicli di riconciliazione più lunghi. Individui le cause profonde dei ritardi, come dati di origine mancanti, più cicli di revisione o l’invio tardivo dei documenti giustificativi. Queste informazioni consentono di semplificare le fasi fondamentali e ridurre il tempo complessivo di chiusura del periodo.
• Ottimizzare le registrazioni contabili di rettifica: Analizzi tempistiche, frequenza e natura delle registrazioni contabili di rettifica. Il Process Mining può mostrare se le rettifiche vengono effettuate troppo tardi nel ciclo, causando rielaborazioni, o se determinati tipi di rettifica presentano problemi ricorrenti. Ciò consente una gestione proattiva e, potenzialmente, interventi più tempestivi.
• Semplificare i cicli di revisione e approvazione: Individui i colli di bottiglia nelle fasi di revisione e approvazione delle riconciliazioni e dei rendiconti finanziari. Comprenda perché alcune revisioni richiedono più tempo o coinvolgono più persone del necessario, così da ottimizzare i flussi di lavoro e ridurre i tempi di approvazione.
• Rafforzare la conformità e la preparazione agli audit: Visualizzando il flusso effettivo del processo, può verificare il rispetto dei controlli interni e dei requisiti normativi. Individui i casi in cui le attività vengono saltate o svolte fuori sequenza, segnalando potenziali rischi di conformità e rafforzando la tracciabilità ai fini dell’audit.

Risultati attesi e benefici misurabili

Utilizzando il Process Mining per ottimizzare il processo Record to Report - Chiusura del periodo e riconciliazione in Workiva, può ottenere diversi benefici concreti:

• Riduzione del tempo di ciclo della chiusura finanziaria: Riduca sensibilmente il tempo necessario per completare ogni chiusura finanziaria, accelerando la generazione dei rendiconti e migliorando la capacità di risposta.
• Maggiore accuratezza e affidabilità: Riduca al minimo gli errori e la necessità di rettifiche successive alla chiusura, individuando e affrontando prima le cause profonde delle imprecisioni, per ottenere rendiconti finanziari più affidabili.
• Migliore allocazione delle risorse: Comprenda chiaramente dove le risorse vengono impiegate in modo inefficiente, così da distribuire meglio il personale e ottimizzare i carichi di lavoro tra i reparti.
• Conformità rafforzata: Garantisca il rispetto costante delle politiche interne e delle normative esterne, riducendo i rischi di conformità e rafforzando la documentazione a supporto degli audit.
• Maggiore visibilità e controllo: Ottenga una visione trasparente dell’intero processo Record to Report, che consenta una gestione proattiva e iniziative di miglioramento continuo.

Come iniziare a ottimizzare la chiusura del periodo Record to Report

Adotti un approccio basato sui dati per trasformare il processo Record to Report - Chiusura del periodo e riconciliazione. Analizzando l’intero flusso delle attività in Workiva, può individuare inefficienze nascoste, rimuovere i colli di bottiglia e migliorare sensibilmente i tempi e l’accuratezza del ciclo di rendicontazione finanziaria. Inizi oggi il percorso verso una chiusura finanziaria più efficiente, conforme e trasparente.