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Migliori il processo Record to Report - Chiusura del periodo e riconciliazione

La Sua guida in 6 passaggi per ottimizzare Record to Report in Workiva.
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Record to Report - Chiusura del periodo e riconciliazione
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Ottimizzi il processo Record to Report in Workiva per una chiusura del periodo più rapida

Le inefficienze di processo possono ostacolare il ciclo di reporting finanziario, causando ritardi e problemi di accuratezza. La nostra piattaforma La aiuta a individuare i colli di bottiglia nelle operazioni. Identifichi facilmente le aree in cui è possibile semplificare i processi di riconciliazione e accelerare la chiusura del periodo, ottenendo maggiore efficienza e conformità.

Scarichi il nostro template dei dati preconfigurato e affronti le sfide comuni per raggiungere i Suoi obiettivi di efficienza. Segua il nostro piano di miglioramento in sei passaggi e consulti la Guida al template dei dati per trasformare le Sue operazioni.

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Perché ottimizzare Record to Report, chiusura del periodo e riconciliazione?

Il processo Record to Report, o R2R, di chiusura del periodo e riconciliazione è un pilastro delle operazioni finanziarie e incide direttamente sulla capacità di un'organizzazione di produrre bilanci accurati e puntuali. Sebbene piattaforme come Workiva semplifichino notevolmente diversi aspetti del reporting finanziario e della conformità, il processo sottostante può ancora contenere inefficienze, dipendenze manuali e colli di bottiglia nascosti. I ritardi nella chiusura dei periodi o le imprecisioni nelle riconciliazioni non gravano soltanto sui team Finance, ma possono anche causare il mancato rispetto delle scadenze di reporting, rischi di conformità e una ridotta fiducia nei dati finanziari. Il costo di un ciclo R2R inefficiente va oltre la manodopera e incide sul processo decisionale strategico e sui rapporti con gli investitori.

Ottimizzare Record to Report, chiusura del periodo e riconciliazione non significa semplicemente accelerare le attività, ma rafforzare l'affidabilità e l'integrità del reporting finanziario. Significa comprendere il flusso effettivo delle attività dall'avvio della chiusura del periodo fino al completamento, includendo tutte le fasi relative alla raccolta dei dati, alla registrazione delle transazioni, ai ratei, alle riconciliazioni intercompany, alle riconciliazioni dei conti patrimoniali e dei conti economici, alle rettifiche e alle approvazioni finali. Acquisendo una visione approfondita di queste sequenze articolate, può individuare con precisione i punti in cui il processo si inceppa e introdurre miglioramenti mirati, capaci di produrre vantaggi significativi.

Come il Process Mining trasforma le operazioni R2R in Workiva

Il Process Mining offre un approccio potente e basato sui dati per analizzare e comprendere l'esecuzione effettiva del processo Record to Report, chiusura del periodo e riconciliazione all'interno di Workiva. Anziché basarsi su evidenze aneddotiche o mappe statiche dei processi, il Process Mining utilizza gli Event Log dell'ambiente Workiva e dei sistemi integrati per ricostruire il percorso completo della chiusura di ogni periodo finanziario. Questa visione end-to-end offre una trasparenza senza precedenti sull'intero ciclo di vita, dal momento in cui viene avviata la chiusura del periodo fino all'approvazione del bilancio e al completamento del periodo.

Monitorando le attività di ogni periodo finanziario, che funge da identificativo del caso, il Process Mining può individuare con precisione le aree soggette a ritardi. Le consente di analizzare i tempi effettivi del ciclo di attività critiche come 'Riconciliazione del conto patrimoniale avviata' o 'Riconciliazione verificata e approvata'. Può scoprire con quale frequenza determinate attività vengono ripetute, segnalando una rilavorazione, oppure identificare deviazioni dal processo standardizzato. Ad esempio, potrebbe rilevare che 'Registrazioni contabili di rettifica contabilizzate' si verifica spesso dopo 'Bilanci generati', suggerendo la necessità di intervenire prima. Questa capacità è fondamentale per individuare i colli di bottiglia nei processi di riconciliazione e rettifica, che spesso ostacolano una chiusura rapida, e per garantire che tutte le fasi rispettino gli standard stabiliti per il reporting finanziario.

Principali aree di miglioramento individuate tramite il Process Mining

L'applicazione del Process Mining al processo Record to Report, chiusura del periodo e riconciliazione gestito con Workiva mette in evidenza diverse aree chiave che offrono ampi margini di miglioramento:

  • Accelerare la riconciliazione: individui i conti, le categorie di riconciliazione o i dipartimenti specifici caratterizzati dai cicli di riconciliazione più lunghi. Individui le cause alla radice dei ritardi, come dati sorgente mancanti, molteplici iterazioni di revisione o invio tardivo dei documenti di supporto. Queste informazioni Le consentono di semplificare le fasi critiche e ridurre il tempo complessivo del ciclo di chiusura del periodo.
  • Ottimizzare le registrazioni contabili di rettifica: analizzi tempistiche, frequenza e natura delle registrazioni contabili di rettifica. Il Process Mining può mostrare se le rettifiche vengono effettuate troppo tardi nel ciclo, causando rilavorazioni, oppure se determinati tipi di rettifica risultano sistematicamente problematici. Questo consente una gestione proattiva e, potenzialmente, un intervento anticipato.
  • Semplificare i cicli di revisione e approvazione: individui con precisione i colli di bottiglia nelle fasi di revisione e approvazione delle riconciliazioni e dei bilanci. Comprenda perché alcune revisioni richiedono più tempo o coinvolgono più stakeholder del necessario, così da ottimizzare i Workflow e ridurre i tempi dei cicli di approvazione.
  • Rafforzare la conformità e la preparazione agli audit: visualizzando il flusso effettivo del processo, può verificare il rispetto dei controlli interni e dei requisiti normativi. Identifichi i casi in cui le attività vengono saltate o svolte fuori sequenza, segnali i potenziali rischi di conformità e rafforzi la Sua traccia di audit.

Risultati attesi e vantaggi misurabili

Utilizzando il Process Mining per ottimizzare Record to Report, chiusura del periodo e riconciliazione in Workiva, può ottenere diversi vantaggi concreti:

  • Riduzione del tempo del ciclo di chiusura finanziaria: riduca in modo significativo il tempo necessario per completare ogni chiusura finanziaria, accelerando la generazione dei bilanci e migliorando la capacità di risposta.
  • Maggiore accuratezza e affidabilità: riduca gli errori e la necessità di rettifiche successive alla chiusura, individuando e affrontando prima nel processo le cause alla radice delle imprecisioni, per ottenere report finanziari più affidabili.
  • Migliore allocazione delle risorse: acquisisca una visione chiara delle aree in cui le risorse vengono impiegate in modo inefficiente, così da distribuire meglio il personale e ottimizzare il carico di lavoro tra i dipartimenti.
  • Conformità rafforzata: garantisca il rispetto costante delle policy interne e delle normative esterne, riducendo il rischio di non conformità e offrendo difese più solide in sede di audit.
  • Maggiore visibilità e controllo: ottenga una trasparenza senza precedenti sull'intero processo Record to Report, abilitando una gestione proattiva e iniziative di miglioramento continuo del processo.

Come iniziare a ottimizzare la chiusura del periodo Record to Report

Adotti un approccio basato sui dati per trasformare il processo Record to Report, chiusura del periodo e riconciliazione. Analizzando il flusso completo delle attività in Workiva, può individuare inefficienze nascoste, eliminare i colli di bottiglia e migliorare significativamente i tempi e l'accuratezza del ciclo di reporting finanziario. Inizi oggi stesso il percorso verso una chiusura finanziaria più efficiente, conforme e trasparente.

Record to Report - Chiusura del periodo e riconciliazione Ottimizzazione della chiusura del periodo Conformità della reportistica finanziaria Riconciliazione dei conti Gestione del ciclo finanziario Miglioramento del processo R2R Responsabile del controllo di gestione Reparto finanza Efficienza del processo di chiusura R2R Chiusura di fine mese Riconciliazione finanziaria Contabilità

Problemi e sfide comuni

Individui le sfide che La riguardano

I ritardi nel completamento del processo di chiusura del periodo incidono direttamente sulla puntualità del reporting finanziario e del processo decisionale. Cicli più lunghi comportano il mancato rispetto delle scadenze e revisioni affrettate, aumentando il rischio di errori e richiedendo maggiori risorse.
ProcessMind analizza end-to-end il processo Record to Report - Period Close & Reconciliation, identificando le attività o le fasi specifiche che causano colli di bottiglia. La piattaforma evidenzia le cause alla radice dei ritardi in Workiva, consentendo ottimizzazioni mirate e chiusure più rapide.

Riconciliazioni inefficienti, soprattutto per conti complessi o transazioni intercompany, rallentano significativamente il processo Record to Report - Period Close & Reconciliation. Questi colli di bottiglia possono ritardare la preparazione dei bilanci di verifica e dei rendiconti finanziari, compromettendo accuratezza e puntualità del reporting.
ProcessMind mappa con precisione i Workflow di riconciliazione in Workiva, identificando conti, categorie o utenti specifici che causano costantemente ritardi. Questo consente di semplificare l'approvazione delle riconciliazioni e rendere più efficiente la chiusura.

Le scritture contabili di rettifica registrate in ritardo durante il ciclo di chiusura finanziaria possono interrompere il processo, richiedendo rilavorazioni e aumentando il rischio di inesattezze nei rendiconti finanziari. Ne derivano un'allocazione inefficiente delle risorse e potenziali problemi di conformità.
ProcessMind monitora tempistiche e volumi delle scritture contabili di rettifica all'interno del processo Record to Report - Period Close & Reconciliation di Workiva, evidenziando i modelli di rettifiche tardive e le attività che le precedono. Questo aiuta ad affrontare in modo proattivo le cause alla radice che generano rilavorazioni.

Quando il processo Record to Report - Period Close & Reconciliation si discosta dalle procedure operative standard senza la necessaria autorizzazione, introduce incoerenze, rischi di conformità e potenziali errori. Questa mancanza di controllo rende difficile garantire un reporting finanziario standardizzato.
ProcessMind fornisce una mappa visiva di tutti i percorsi effettivamente seguiti in Workiva, evidenziando le deviazioni dal flusso ideale e identificando dove e perché si verificano variazioni non autorizzate, per garantire un maggiore controllo e una migliore conformità.

Le transazioni intercompany complesse comportano spesso attività di riconciliazione prolungate, soprattutto quando coinvolgono entità o sistemi diversi che alimentano Workiva. Queste inefficienze causano ritardi significativi nel processo Period Close & Reconciliation e possono generare discrepanze irrisolte.
ProcessMind analizza il Workflow completo di riconciliazione intercompany, identificando entità, tipologie di transazione o fasi di approvazione specifiche che creano attriti e ritardi. In questo modo migliora l'accuratezza e la rapidità del reporting globale.

Durante il processo Record to Report - Period Close & Reconciliation, alcuni membri del team o reparti possono trovarsi a gestire carichi di lavoro sproporzionati, con conseguenti rischi di esaurimento, errori e ritardi. Questa distribuzione disomogenea impedisce un utilizzo efficiente delle risorse e compromette l'efficienza complessiva della chiusura in Workiva.
ProcessMind visualizza l'allocazione delle risorse in tutte le attività di chiusura, identificando persone o team sovraccarichi e mostrando le opportunità per bilanciare le attività e ottimizzare il dimensionamento del personale nei periodi critici, prevenendo il sovraccarico.

I ritardi nella revisione e nell'approvazione delle riconciliazioni, dei bilanci di verifica o dei rendiconti finanziari prolungano la durata complessiva del processo Record to Report - Period Close & Reconciliation. Le approvazioni lente possono essere causate da colli di bottiglia in specifiche fasi di revisione o dalla mancanza di una responsabilità chiara, compromettendo l'approvazione tempestiva in Workiva.
ProcessMind monitora la durata e i passaggi di consegne per ogni attività di revisione e approvazione, evidenziando le fasi o gli approvatori specifici che causano ritardi. Questo consente di finalizzare più rapidamente i rendiconti finanziari e ridurre i tempi di ciclo.

Problemi di qualità o completezza dei dati di origine raccolti prima o durante il processo Period Close & Reconciliation in Workiva possono comportare rilavorazioni significative, rettifiche manuali e attività di riconciliazione prolungate. Questo compromette l'accuratezza dei report finanziari e richiede tempo aggiuntivo per risolvere le discrepanze.
ProcessMind identifica dove e quando si manifestano i problemi di qualità dei dati nel processo, mostrando quali attività di riconciliazione sono maggiormente interessate e quali sono le cause a monte delle incoerenze, riducendo il lavoro manuale.

Il ricorso a soluzioni manuali per completare le attività del processo Record to Report - Period Close & Reconciliation, in particolare quando si utilizza Workiva, introduce incoerenze, vulnerabilità in fase di audit e maggiori rischi di non conformità alle normative finanziarie. Questi passaggi non standardizzati non sono tracciabili.
ProcessMind rileva e quantifica automaticamente la frequenza degli interventi manuali o delle attività ad hoc non approvate, portando alla luce rischi di conformità nascosti e opportunità per automatizzare o standardizzare i processi e rafforzare la governance.

Le fasi finali di preparazione e generazione dei rendiconti finanziari possono risultare sorprendentemente inefficienti, soprattutto se le precedenti attività di riconciliazione o rettifica hanno subito ritardi o presentano inesattezze. Questo incide direttamente sulla capacità di rispettare le scadenze del reporting esterno e fornire insight tempestivi.
ProcessMind analizza l'intera sequenza che precede la generazione dei rendiconti finanziari in Workiva, identificando le attività preliminari che ritardano costantemente questo output finale critico e semplificando l'intero processo Period Close & Reconciliation.

Un numero costantemente elevato di scritture contabili di rettifica dopo le riconciliazioni iniziali indica problemi alla radice relativi all'accuratezza dei dati, all'esecuzione del processo o alla registrazione iniziale delle transazioni. Questo aumenta l'impegno e il tempo necessari per il processo Record to Report - Period Close & Reconciliation, generando potenziali errori.
ProcessMind quantifica il volume e la tempistica delle rettifiche in Workiva, collegandoli a specifiche categorie di riconciliazione o problemi nei dati di origine, così da consentire la correzione proattiva delle cause alla radice e una maggiore efficienza.

Quando codici azienda o reparti diversi seguono procedure differenti per il processo Record to Report - Period Close & Reconciliation, si generano inefficienze, difficoltà di consolidamento e maggiori rischi di conformità. Questa mancanza di standardizzazione rende difficile estendere le best practice.
ProcessMind confronta i processi di chiusura tra diversi codici azienda e reparti all'interno di Workiva, identificando dove e come i processi divergono. Questo consente di applicare le best practice e standardizzare le attività, per una chiusura più efficiente e conforme.

Obiettivi tipici

Definisca come si presenta il successo

Questo obiettivo mira a ridurre significativamente il tempo complessivo necessario per completare tutte le attività Record to Report - Period Close e Reconciliation in Workiva. Un ciclo di chiusura più rapido consente di anticipare il reporting finanziario, aumenta l'agilità aziendale e riduce la pressione sui team Finance, lasciando più tempo all'analisi strategica anziché alle urgenze operative. ProcessMind identifica le attività e i colli di bottiglia che causano ritardi nella chiusura del periodo finanziario. Visualizzando il flusso reale del processo e i tempi di ciclo di ogni fase, ProcessMind aiuta a individuare i tempi di inattività, l'accumulo delle code di lavoro e le aree in cui le risorse sono sotto pressione, consentendo miglioramenti mirati per ridurre di settimane o giorni il calendario di chiusura.

Semplificare il Workflow di riconciliazione significa ottimizzare la sequenza e l'esecuzione delle attività necessarie per riconciliare i conti durante il processo Record to Report - Period Close. Questo riduce ritardi e rilavorazioni, garantendo che i conti patrimoniali e i conti economici siano riconciliati in modo efficiente e accurato in Workiva, un aspetto fondamentale per generare tempestivamente i rendiconti finanziari. ProcessMind offre una visione dettagliata di tutte le attività di riconciliazione, mostrando i percorsi effettivamente seguiti, le deviazioni dallo standard e i punti critici. Quantifica l'impatto dei passaggi manuali e dei passaggi di consegne, consentendo alle organizzazioni di riprogettare i Workflow, automatizzare le attività ripetitive ed eliminare i passaggi superflui per ottenere significativi incrementi di efficienza nella riconciliazione.

Questo obiettivo si concentra sulla riduzione del numero e del volume delle scritture contabili di rettifica effettuate dopo il completamento delle riconciliazioni iniziali, in particolare in Workiva. Un volume elevato di rettifiche tardive indica potenziali problemi nelle fasi precedenti del processo, compromette l'accuratezza del reporting e richiede risorse aggiuntive, con conseguenti rilavorazioni e potenziali rischi di conformità. ProcessMind aiuta a identificare le cause alla radice delle rettifiche frequenti, risalendo dall'attività "Adjusting Journal Entries Posted" alle fasi precedenti. Evidenzia modelli ricorrenti, errori comuni e specifici conti GL o reparti che generano costantemente rettifiche, consentendo di intervenire in modo proattivo per correggere i problemi di qualità dei dati o le lacune di processo prima che si aggravino.

La standardizzazione a livello aziendale garantisce che tutte le entità seguano in Workiva un processo Record to Report - Period Close and Reconciliation coerente e approvato. Questo riduce gli errori, rafforza la conformità, semplifica gli audit e crea un ambiente di chiusura prevedibile, favorendo maggiore efficienza e comparabilità in tutta l'organizzazione. ProcessMind rileva automaticamente tutte le variazioni effettive del processo, evidenziando le deviazioni dal processo di chiusura ideale o previsto. Visualizza quali entità o reparti si discostano maggiormente e quantifica l'impatto di tali variazioni sui tempi di ciclo e sui costi, fornendo le evidenze necessarie per applicare le best practice e ottenere una reale armonizzazione dei processi.

Questo obiettivo mira a migliorare la rapidità e l'accuratezza dei processi di riconciliazione intercompany nel ciclo Record to Report, soprattutto quando vengono gestiti tramite Workiva. Una riconciliazione intercompany efficiente è fondamentale per i rendiconti finanziari consolidati, poiché previene ritardi, riduce le discrepanze e garantisce la conformità agli standard contabili internazionali. ProcessMind mappa i percorsi articolati della riconciliazione intercompany, identificando loop, interventi manuali e ritardi che ne ostacolano l'efficienza. Analizzando il flusso delle attività "Intercompany Reconciliation Performed", può individuare specifici problemi di matching, incoerenze nei dati o interruzioni della comunicazione tra le entità, consentendo miglioramenti mirati per accelerare questa fase complessa della chiusura.

Bilanciare il carico di lavoro garantisce che attività e responsabilità durante il processo Record to Report - Period Close and Reconciliation siano distribuite equamente tra i membri del team che utilizzano Workiva. Questo previene il sovraccarico, migliora il clima aziendale e assicura che le attività critiche non subiscano ritardi a causa di colli di bottiglia nelle risorse o dell'eccessiva dipendenza da singole persone. ProcessMind analizza la titolarità delle attività e l'allocazione delle risorse nell'intero processo di chiusura. Identifica utenti o reparti costantemente sovraccarichi o inattivi durante fasi specifiche, evidenziando i modelli di distribuzione disomogenea. Questi insight consentono ai responsabili di riallocare le attività, formare il personale su più competenze o ottimizzare i passaggi di consegne, creando un ambiente di chiusura più efficiente e sostenibile.

Questo obiettivo mira ad abbreviare la durata delle attività di revisione e approvazione delle riconciliazioni e dei rendiconti finanziari nel processo Record to Report di Workiva. Approvazioni più rapide accelerano la chiusura complessiva, migliorano la reattività e riducono il rischio di ritardi nelle fasi finali, che possono compromettere le scadenze del reporting e le decisioni aziendali. ProcessMind visualizza le attività complete "Reconciliation Reviewed & Approved", "Financial Statements Reviewed" e "Financial Statements Approved", evidenziando con precisione dove si verificano i ritardi nella catena di approvazione. Può identificare i colli di bottiglia causati da specifici approvatori, informazioni mancanti o gerarchie di approvazione complesse, fornendo insight basati sui dati per semplificare l'intero ciclo di revisione.

Migliorare la coerenza dei dati di origine significa garantire che i dati finanziari raccolti per il processo Record to Report - Period Close siano uniformi, accurati e completi in tutti i sistemi che alimentano Workiva. Dati incoerenti causano problemi di riconciliazione, errori e rilavorazioni significative, prolungando il ciclo di chiusura e compromettendo l'affidabilità dei report. Analizzando attività come "Source Data Collected" e "Transactions Posted", ProcessMind aiuta a identificare le fonti o le tipologie di dati che generano più frequentemente discrepanze o richiedono rettifiche manuali. Pur non effettuando direttamente la pulizia dei dati, individua dove si manifestano i problemi di qualità, consentendo correzioni a monte nell'inserimento dei dati, nelle integrazioni o nelle configurazioni di sistema.

L'obiettivo è eliminare le soluzioni manuali non approvate e le deviazioni dal processo standard Record to Report - Period Close and Reconciliation in Workiva. Le soluzioni manuali introducono spesso errori, aumentano i rischi di conformità, riducono l'efficienza e creano un ambiente di chiusura imprevedibile, ostacolando la preparazione agli audit. ProcessMind offre piena trasparenza su tutte le attività eseguite, rilevando automaticamente i casi in cui si verificano passaggi manuali o variazioni non approvate. Mappando l'"happy path" effettivo rispetto a tutte le deviazioni, ne quantifica frequenza e impatto, consentendo alle organizzazioni di formalizzare le soluzioni necessarie oppure eliminare i passaggi manuali inefficienti e rischiosi, migliorando conformità e controllo.

Questo obiettivo mira ad accelerare significativamente la produzione dei rendiconti finanziari finali dopo il completamento di tutte le attività di chiusura del periodo, incluse riconciliazioni e rettifiche, in Workiva. Una generazione più rapida garantisce invii normativi tempestivi, offre al management insight finanziari aggiornati e riduce la pressione associata a scadenze di reporting ravvicinate. ProcessMind isola le attività che precedono e includono "Financial Statements Generated" e "Financial Statements Reviewed", identificando i ritardi precedenti che si propagano nella fase finale del reporting. Aiuta a individuare i colli di bottiglia nell'aggregazione dei dati, nella formattazione dei report o nella validazione finale, consentendo di ottimizzare in modo mirato il Workflow di reporting di Workiva e i processi correlati per accelerare la consegna.

Migliorare il rispetto della conformità significa garantire che tutte le attività Record to Report - Period Close and Reconciliation in Workiva seguano costantemente i requisiti normativi, le policy interne e gli standard contabili stabiliti. Questo riduce il rischio di rilievi di audit, sanzioni finanziarie e danni reputazionali, rafforzando la fiducia nel reporting finanziario. ProcessMind confronta automaticamente l'esecuzione effettiva del processo di chiusura del periodo con regole di conformità definite e modelli di processo ideali. Evidenzia ogni deviazione, passaggio non approvato o punto di controllo mancante, offrendo ad auditor e responsabili Finance una visione chiara e oggettiva delle lacune di conformità e consentendo di applicare un rispetto più rigoroso in tutti i periodi finanziari.

Il percorso di miglioramento in 6 passaggi per Record to Report, chiusura del periodo e riconciliazione

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Cosa fare

Ottenga il Template Excel preconfigurato per il Suo processo Record to Report. Questo Template garantisce che i dati Workiva siano strutturati correttamente per un’analisi e una mappatura ottimali.

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Perché è importante

Utilizzare fin dall’inizio la struttura dati corretta è fondamentale per una mappatura accurata del processo e per individuare insight significativi nelle attività di chiusura del periodo.

Risultato previsto

Un Template Excel standardizzato, pronto per essere compilato con i dati R2R di Workiva.

COSA OTTERRÀ

Ottenga una chiusura del periodo e una riconciliazione Workiva più rapide

ProcessMind trasforma i complessi dati Record to Report di Workiva in informazioni chiare e utilizzabili. Visualizzi ogni passaggio per individuare le inefficienze e accelerare il ciclo di reporting finanziario.
  • Individui i colli di bottiglia e i ritardi in R2R
  • Semplifichi i passaggi di riconciliazione in Workiva
  • Riduca i tempi di ciclo della chiusura del periodo
  • Garantisca la conformità del reporting finanziario
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
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Design your optimized process
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RISULTATI TIPICI

Raggiungere l'eccellenza nel processo Record to Report con Workiva

Questi risultati mostrano i vantaggi concreti che le organizzazioni possono ottenere applicando il Process Mining ai processi Record to Report, Period Close & Reconciliation. Utilizzando i dati di Workiva, questi miglioramenti si ottengono identificando i colli di bottiglia e ottimizzando i Workflow per rendere più efficiente la chiusura finanziaria.

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Chiusura del periodo più rapida

Riduzione del tempo di ciclo end-to-end

In genere, le organizzazioni riducono il tempo complessivo necessario per completare il processo di chiusura del periodo, ottenendo un reporting e un'analisi finanziaria più tempestivi.
0 %
Meno rettifiche

Riduzione del tasso di rettifiche successive alla riconciliazione

Migliorando la qualità delle riconciliazioni e la coerenza dei dati, le aziende registrano una significativa riduzione del numero di rettifiche manuali necessarie dopo la chiusura iniziale, con un conseguente aumento dell'accuratezza.
0 %
Processi standardizzati

Meno varianti di processo tra le entità

Il Process Mining aiuta a identificare ed eliminare le deviazioni non standard nel processo di chiusura, favorendo maggiore coerenza e una più semplice estensione delle best practice in tutta l'organizzazione.
0 %
Chiusura puntuale migliorata

Aumento dei periodi chiusi entro le scadenze

Le organizzazioni aumentano la propria capacità di completare la chiusura finanziaria entro la data prevista, garantendo la conformità normativa e comunicazioni tempestive agli stakeholder.
0 %
Revisione e approvazione più rapide

Riduzione dei tempi per le approvazioni critiche

I colli di bottiglia nelle fasi di revisione e approvazione dei rendiconti finanziari e delle riconciliazioni vengono identificati e risolti, accelerando significativamente l'approvazione finale.
0 %
Carichi di lavoro bilanciati

Distribuzione più equa delle attività

Gli insight sulla variazione del volume delle attività per utente consentono una migliore allocazione delle risorse, riducendo i colli di bottiglia causati da una distribuzione disomogenea del carico di lavoro e migliorando la soddisfazione dei dipendenti.

I risultati possono variare in base alla complessità specifica dei Suoi processi e alla qualità dei Suoi dati. Le cifre presentate rappresentano miglioramenti tipici osservati in diverse implementazioni.

Dati consigliati

Inizi dagli attributi e dalle attività più importanti, quindi ampli l'analisi secondo necessità.
Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

Attributi

Punti dati fondamentali da acquisire per l’analisi

L'identificativo univoco di uno specifico ciclo di reporting finanziario, ad esempio un mese o un trimestre, che funge da caso per il processo di chiusura di fine periodo.

Perché è importante

È l'identificativo essenziale del caso che definisce il perimetro dell'analisi e consente di misurare e confrontare end-to-end ogni ciclo di chiusura del periodo.

Il nome dell'attività o dell'evento specifico che si è verificato nel processo di chiusura del periodo.

Perché è importante

Questo attributo costituisce il nucleo della mappa del processo e consente di visualizzare e analizzare la sequenza delle fasi del ciclo di chiusura.

La data e l'ora precise in cui è stata registrata una specifica attività o un evento.

Perché è importante

Fornisce l'ordine cronologico degli eventi, essenziale per calcolare tutte le metriche basate sul tempo, come i tempi di ciclo, e individuare i ritardi di processo.

L'ID o il nome dell'utente che ha eseguito o a cui è stata assegnata l'attività.

Perché è importante

Consente di analizzare la distribuzione del carico di lavoro, le prestazioni degli utenti e l'allocazione delle risorse, aspetti fondamentali per gestire l'efficienza del team.

Il reparto o il team funzionale responsabile dell'attività.

Perché è importante

Consente di segmentare l'analisi del processo per area aziendale, aiutando a confrontare le prestazioni e a individuare problemi specifici dei reparti.

Un identificativo univoco dell'entità giuridica per la quale viene eseguita la chiusura finanziaria.

Perché è importante

Consente di confrontare l'efficienza e la conformità del processo di chiusura tra le diverse entità giuridiche dell'organizzazione.

Il numero del conto del libro mastro oggetto di riconciliazione o rettifica.

Perché è importante

Fornisce una visione granulare delle prestazioni delle riconciliazioni e aiuta a individuare i conti problematici che causano ritardi o richiedono rettifiche frequenti.

Lo stato attuale di una riconciliazione contabile.

Perché è importante

Consente il monitoraggio in tempo reale dell'avanzamento delle riconciliazioni, aiutando a individuare e risolvere gli elementi bloccati per mantenere la chiusura nei tempi previsti.

La categoria o il tipo di conto oggetto di riconciliazione, ad esempio Conto bancario o Intercompany.

Perché è importante

Consente di aggregare e confrontare le prestazioni delle riconciliazioni tra diversi tipi di conto, facendo emergere i colli di bottiglia specifici delle singole categorie.

Attività

Passaggi del processo da monitorare e ottimizzare

Questa attività segna l'inizio ufficiale del processo di chiusura finanziaria per uno specifico periodo. In genere viene attivata quando un utente crea o avvia in Workiva la checklist o il Workflow del processo di chiusura del periodo.

Perché è importante

Questo è il principale evento di avvio del processo end-to-end. Consente di misurare accuratamente il tempo di ciclo end-to-end di Period Close e di identificare il momento in cui il processo viene ufficialmente avviato.

Una tappa fondamentale in cui un manager o un revisore approva formalmente la riconciliazione preparata, confermandone l'accuratezza. In genere viene registrata quando un'attività passa allo stato 'Approvata' o 'Completata'.

Perché è importante

Questa attività è essenziale per calcolare il tempo medio di ciclo della riconciliazione e il tempo medio di ciclo di revisione e approvazione. Conferma il completamento di un controllo qualità all'interno del processo.

Rappresenta l'azione di creare e registrare una scrittura di rettifica sulla base dei risultati emersi durante il processo di riconciliazione. Workiva consente di monitorare le scritture contabili e il relativo stato.

Perché è importante

Questa attività è fondamentale per il KPI del tasso di rettifiche successive alla riconciliazione. Un volume elevato di rettifiche dopo l'approvazione della riconciliazione può indicare problemi nella qualità dei dati di origine o nei controlli di processo.

Questa tappa indica il momento in cui il bilancio di verifica è considerato definitivo e pronto per essere utilizzato nella generazione del bilancio d'esercizio. Può essere dedotta dal completamento di una specifica attività o dalla generazione di un report.

Perché è importante

Si tratta di un prerequisito fondamentale per la generazione del bilancio d'esercizio. Misurare il tempo a partire da questo momento aiuta ad analizzare l'efficienza delle fasi finali di reporting.

Rappresenta la creazione delle bozze del bilancio d'esercizio, come lo stato patrimoniale, il conto economico e il rendiconto finanziario. Viene registrata quando i documenti di reporting vengono generati in Workiva.

Perché è importante

La tempistica di questa attività è fondamentale per il KPI del tempo di ritardo nella generazione del bilancio d'esercizio. Segna il passaggio dall'aggregazione dei dati alla produzione del report finale.

L'approvazione finale del bilancio d'esercizio da parte dell'alta direzione o del comitato di audit. Rappresenta l'ultima approvazione importante prima della chiusura ufficiale del periodo.

Perché è importante

Questa è una tappa fondamentale che indica che i report sono stati finalizzati. È essenziale per misurare il tempo medio di ciclo di revisione e approvazione del bilancio d'esercizio.

Questa attività segna il completamento formale dell'intero processo Record to Report per il periodo finanziario. È la fase finale del Workflow di processo Workiva.

Perché è importante

È l'evento finale principale del processo. Consente di misurare con precisione il tempo di ciclo end-to-end della chiusura del periodo e il tasso di chiusura del periodo nei tempi previsti.

Domande frequenti

Domande frequenti

Il Process Mining analizza i dati relativi all’esecuzione effettiva del processo per visualizzare i colli di bottiglia, individuare le cause profonde dei ritardi e portare alla luce le deviazioni dalle procedure standard. Offre una visione oggettiva del processo di chiusura del periodo basata sui dati, evidenziando le aree in cui migliorare l’efficienza e la conformità.

Acquisendo i dati dell’Event Log da Workiva, il Process Mining ricostruisce l’intera sequenza delle attività per ogni periodo finanziario. Visualizza quindi il flusso, mostrando dove le attività richiedono più tempo del previsto, dove si verificano rilavorazioni e quali passaggi contribuiscono maggiormente all’allungamento dei tempi di ciclo. In questo modo è possibile individuare con precisione le aree che causano i ritardi.

Per eseguire il Process Mining per Record to Report, sono generalmente necessari Event Log contenenti un identificativo del caso, il nome dell’attività e un timestamp. Per Workiva, ciò significa estrarre dati relativi alle attività del periodo finanziario, agli stati delle riconciliazioni, al completamento delle attività e alle interazioni degli utenti. Ulteriori attributi, come utente, centro di costo o ID del documento, possono arricchire l’analisi.

Può aspettarsi di ridurre i tempi del ciclo di chiusura del periodo, semplificare i Workflow di riconciliazione e diminuire significativamente le rettifiche successive alla riconciliazione. Il Process Mining aiuta inoltre a standardizzare i processi di chiusura tra le diverse entità e a migliorare il rispetto della conformità. In definitiva, consente di generare più rapidamente e con maggiore accuratezza i bilanci.

L’avvio comprende spesso una fase iniziale di estrazione e connessione dei dati, che può richiedere alcune settimane in base alla disponibilità e alla complessità dei dati. Una volta caricati i dati, è possibile generare rapidamente i primi insight e le visualizzazioni del processo, spesso nel giro di pochi giorni. Un’analisi più approfondita e raccomandazioni concrete seguono generalmente entro 1-2 mesi.

Sì. Il Process Mining è particolarmente efficace nel far emergere le variazioni dei processi tra diverse unità organizzative. Confrontando i percorsi di esecuzione di attività simili tra le entità, evidenzia dove manca la standardizzazione e dove possono essere applicate le migliori pratiche. In questo modo contribuisce a garantire procedure di chiusura coerenti ed efficienti in tutta l’azienda.

Il principale requisito tecnico è la possibilità di estrarre da Workiva i dati storici dell’Event Log in un formato strutturato, come CSV o tabelle di database. Questi dati includono generalmente i timestamp di ogni attività, un identificativo univoco per ciascun periodo finanziario e il nome dell’attività. I metodi di integrazione prevedono solitamente connessioni API, esportazioni dirette dal database o caricamenti di file flat.

Il Process Mining è una tecnica di analisi non invasiva che utilizza dati storici già disponibili. Non interferisce con il sistema Workiva operativo né con le attività in corso. L’estrazione dei dati è generalmente una configurazione una tantum o un’attività pianificata, mentre l’analisi avviene esternamente, senza interrompere le attività quotidiane di chiusura del periodo.

Il Process Mining individua le cause profonde delle rettifiche analizzando il processo che le precede. Può evidenziare l’origine delle incoerenze nei dati, le approvazioni mancanti o le riconciliazioni eseguite in modo errato. Intervenendo su queste problematiche a monte, si riduce significativamente la necessità di costose rettifiche successive alla riconciliazione.

Certamente. Il Process Mining consente di definire e visualizzare i percorsi ideali di conformità e di confrontare automaticamente questi modelli con le esecuzioni effettive del processo. Può segnalare rapidamente i casi in cui sono stati saltati dei passaggi, si sono verificate deviazioni non approvate o non sono stati rispettati i controlli richiesti, fornendo evidenze chiare per gli audit.

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