Il tuo Template per i Dati di Gestione dei Contratti

Il Tempo di Inizio Evento segna l'inizio di un'attività nel ciclo di vita del contratto. Questo timestamp è essenziale per ordinare gli eventi cronologicamente e per calcolare la durata delle attività e il tempo di ciclo complessivo del processo. Fornisce il contesto temporale necessario per comprendere il flusso di processo nel tempo.

Nell'analisi, questo timestamp viene utilizzato per costruire la process map e calcolare indicatori di performance chiave come 'Tempo di Ciclo Medio del Contratto' e 'Durata Media dell'Approvazione'. Consente l'analisi dei colli di bottiglia rivelando quali passaggi consumano più tempo. Il confronto dei tempi di inizio tra le attività permette un esame dettagliato dei tempi di transizione, evidenziando i ritardi tra i passaggi del processo.

Questo timestamp è fondamentale per ordinare gli eventi, calcolare i tempi di ciclo del processo e identificare i bottleneck basati sul tempo.

Disponibile nei log di audit del sistema, nei record delle transazioni o nelle tabelle di storico eventi che catturano i timestamp per le fasi del processo.

L'ID Contratto è una chiave univoca assegnata a un singolo ciclo di vita del contratto. Agisce come il filo conduttore che collega ogni evento, dalla richiesta iniziale alla scadenza o risoluzione finale. Tutte le attività, come redazione, revisioni, approvazioni ed esecuzione, sono associate a questo ID specifico.

Nell'analisi del Process Mining, l'ID Contratto è fondamentale per ricostruire il percorso end-to-end di ogni contratto. Permette allo strumento di raggruppare eventi correlati in un singolo caso, consentendo la visualizzazione e l'analisi dell'intero flusso di processo. Senza un ID Contratto coerente, sarebbe impossibile misurare accuratamente i tempi di ciclo, identificare i colli di bottiglia o analizzare le varianti di processo.

Questo identificatore è essenziale per tracciare un contratto attraverso il suo intero lifecycle, consentendo una scoperta accurata del processo e la misurazione delle prestazioni.

Tipicamente trovato nell'header o nel record primario di un oggetto contratto in un sistema di Contract Lifecycle Management (CLM).

Il Nome dell'Attività descrive un passaggio nel processo di gestione dei contratti. Queste attività rappresentano i task discreti eseguiti, come 'Contratto Redatto', 'Revisione Legale Completata' o 'Contratto Eseguito'. Una sequenza cronologica di queste attività per un dato ID Contratto forma il flusso di processo.

Questo attributo è critico per la costruzione della process map, che è la visualizzazione centrale nel Process Mining. Analizzando la sequenza e la frequenza delle diverse attività, gli analisti possono comprendere il flusso di processo effettivo, identificare le deviazioni dalla procedura standard e individuare aree di rework o inefficienza, come cicli di revisione ripetuti.

Definisce i passaggi del processo, consentendo la visualizzazione del ciclo di vita del contratto e l'identificazione di deviazioni e colli di bottiglia del processo.

Solitamente presente negli event log, nei trail di audit o nelle tabelle di cronologia dello stato associate al record principale del contratto.

L'Attributo Sistema Sorgente identifica l'origine dei dati di evento. In molte organizzazioni, il lifecycle contrattuale può estendersi su più sistemi, come una piattaforma CLM, un CRM per l'avvio e un sistema ERP per i dati finanziari. Specificare il sistema sorgente per ogni evento è cruciale per la convalida dei dati e per comprendere il panorama tecnologico del processo.

In un'analisi di Process Mining, questo attributo aiuta a identificare la frammentazione dei processi tra sistemi diversi. Può rivelare se ritardi o problemi sono associati ai passaggi di dati tra applicazioni specifiche. È anche importante per la data governance e per tracciare i problemi di qualità dei dati fino alla loro origine.

Identifica l'origine dei dati, cruciale per la validazione dei dati, la comprensione della frammentazione del processo e la risoluzione dei problemi di qualità dei dati.

Questa informazione viene spesso aggiunta durante il processo di estrazione dei dati o può essere disponibile come campo standard nei log di sistema.

Il timestamp dell'Ultimo Aggiornamento Dati specifica la freschezza dei dati analizzati. Mostra quando il processo di estrazione, trasformazione e caricamento dati (ETL) è stato eseguito l'ultima volta, fornendo contesto su quanto sia aggiornata l'analisi. Questo è distinto dal timestamp dell'evento, che registra quando si è verificata l'attività aziendale.

Ai fini dell'analisi, questo attributo è fondamentale per la data governance e per comunicare la tempestività degli insight agli stakeholder. Aiuta gli utenti a capire se stanno visualizzando informazioni in tempo reale o uno snapshot di un giorno o una settimana precedenti. Questo contesto è vitale per prendere decisioni tempestive e informate basate sulle dashboard di Process Mining.

Fornisce un contesto cruciale sulla freschezza dei dati, garantendo che gli stakeholder comprendano quanto siano attuali gli insight del processo.

Questo timestamp è tipicamente generato e memorizzato dallo strumento di integrazione dati o ETL durante il processo di caricamento dei dati.

L'attributo Dipartimento identifica il team interno o la business unit responsabile o associata al contratto. Questo è spesso il dipartimento del proprietario del contratto o il team che ha avviato la richiesta di contratto.

Questa è una dimensione chiave per il benchmarking interno e l'analisi del carico di lavoro. Aiuta a capire come il processo di gestione dei contratti differisce tra le varie parti dell'organizzazione. La dashboard 'Carico di Lavoro del Team e Produttività' può essere filtrata per dipartimento per confrontare le prestazioni, identificare le esigenze di risorse ed evidenziare i dipartimenti che potrebbero richiedere formazione aggiuntiva o supporto al processo. Aiuta a rispondere a domande come: 'Quale dipartimento ha i cicli di approvazione più lunghi?' o 'Come si confronta il processo nelle Vendite con quello degli Approvvigionamenti?'.

Consente il confronto delle prestazioni del processo tra diverse business unit, aiutando a identificare i colli di bottiglia interni e a condividere le best practice.

Solitamente associato al profilo utente del titolare del contratto o specificato come campo nel record del contratto stesso.

Il Nome della Controparte identifica l'entità esterna con cui l'organizzazione sta stipulando un accordo. Questo potrebbe essere un cliente, un fornitore o un partner. Fornisce un contesto cruciale sulla relazione business regolata dal contratto.

Come dimensione per l'analisi, la controparte è inestimabile. Permette al business di analizzare le prestazioni del processo per fornitore o cliente. Ad esempio, un'analisi potrebbe mostrare che le negoziazioni con alcune controparti richiedono costantemente più tempo della media. Questo insight può informare future strategie di negoziazione, aiutare nella gestione delle relazioni ed essere utilizzato per creare template contrattuali personalizzati per i partner strategici al fine di accelerare il processo.

Identifica la parte esterna, consentendo l'analisi dei tempi di ciclo e dei pattern di negoziazione per cliente o fornitore.

Un campo standard nella registrazione del contratto, spesso collegato a un record di dati master per clienti o fornitori.

Il Nome Utente identifica l'individuo responsabile del completamento di un compito specifico nel lifecycle contrattuale. Questo potrebbe essere il titolare del contratto, un revisore legale, un approvatore o un firmatario. Questo attributo collega le attività di processo alle persone che le eseguono.

Nel Process Mining, questo attributo fornisce una visione delle prestazioni del team e individuali. Viene utilizzato in dashboard come 'Carico di Lavoro e Produttività del Team' per analizzare come viene distribuito il lavoro, identificare dipendenti o team sovraccarichi e valutare le prestazioni. Aiuta anche a capire come diversi comportamenti degli utenti possano portare a variazioni o ritardi nei processi, consentendo formazione mirata o allocazione delle risorse.

Collega le attività di processo agli individui, consentendo l'analisi della distribuzione del carico di lavoro, delle prestazioni del team e dell'allocazione delle risorse.

Tipicamente disponibile nei record delle transazioni, nei log di audit o nei campi di assegnazione delle attività all'interno del sistema sorgente.

Il Tempo di Fine Evento segna il completamento di un'attività. Se abbinato al Tempo di Inizio Evento, consente il calcolo preciso del tempo di elaborazione per ogni singolo passaggio nel ciclo di vita del contratto. Questa granularità è essenziale per un'analisi dettagliata delle prestazioni.

Questo attributo viene utilizzato per calcolare le durate delle attività, fondamentali per l'analisi dei colli di bottiglia. Dashboard come 'Analisi dei Colli di Bottiglia di Approvazione e Revisione' si basano su questi dati per evidenziare i passaggi in cui i contratti sono ritardati. Comprendendo la durata di ogni attività, le organizzazioni possono concentrare gli sforzi di miglioramento sulle parti più dispendiose in termini di tempo del processo, come le revisioni legali o le negoziazioni.

Consente il calcolo delle durate a livello di attività, fondamentale per individuare l'esatta posizione dei colli di bottiglia del processo.

Trovato nei log di audit del sistema o nelle tabelle di storico eventi. Potrebbe essere necessario derivarlo dal tempo di inizio dell'evento successivo se non esplicitamente registrato.

Lo Stato del Contratto fornisce un'istantanea di dove si trova un contratto nel suo ciclo di vita in un dato momento. Questo attributo viene spesso aggiornato man mano che il contratto attraversa milestone importanti. Fornisce un riepilogo di alto livello dell'avanzamento del contratto.

Questo attributo è estremamente utile per filtrare i case al fine di analizzare parti specifiche del portfolio di contratti. Ad esempio, gli analisti possono concentrarsi sui contratti 'Attivi' per la gestione degli obblighi o sui contratti 'Bloccati' per comprenderne le cause di ritardo. È una componente chiave della dashboard 'Performance del Ciclo di Vita del Contratto', aiutando a visualizzare il volume dei contratti in ogni fase e a misurare il KPI 'Tasso di Contratti Bloccati'.

Fornisce una visione di alto livello della fase corrente di un contratto, consentendo il filtraggio e l'analisi del portfolio di contratti per fase del ciclo di vita.

Questo è un campo di stato primario sul record principale del contratto in un sistema CLM.

Il Tipo di Contratto è un attributo categorico che classifica i contratti in base alla loro natura legale e allo scopo. I tipi comuni includono NDA, MSA, SOW e accordi di vendita o approvvigionamento. Questa classificazione fornisce un contesto business essenziale al ciclo di vita del contratto.

Questo attributo è una potente dimensione per l'analisi comparativa. Consente agli analisti di filtrare la process map e i KPI per verificare se determinati tipi di contratti hanno flussi di processo diversi, tempi di ciclo più lunghi o tassi di rework più elevati. Ad esempio, un'analisi potrebbe rivelare che gli MSA richiedono molto più tempo nella revisione legale rispetto agli NDA, spingendo a una riprogettazione del processo per tipi di accordi più complessi.

Consente la segmentazione e il confronto dei processi, rivelando come diversi tipi di contratto influiscono sui tempi di ciclo, sulla complessità e sul rischio.

Questo è un campo standard sul record principale del contratto in qualsiasi sistema CLM.

Il Valore del Contratto quantifica la significatività finanziaria di un contratto. Questo importo è un pezzo critico di contesto business che aiuta a prioritizzare i contratti e a comprenderne l'impatto sull'organizzazione. È tipicamente espresso in una valuta specifica.

Nel Process Mining, questo attributo viene utilizzato per analizzare l'impatto business delle prestazioni del processo. La dashboard 'Impatto Business e Throughput' utilizza questi dati per mostrare il valore dei contratti in fase di elaborazione, bloccati o eseguiti. Consente la prioritizzazione dei contratti di alto valore e aiuta a rispondere a domande come: 'I nostri contratti più preziosi rimangono bloccati nelle approvazioni?' o 'Qual è il valore dei contratti che mancano le loro date di rinnovo?'.

Quantifica l'impatto finanziario dei contratti, consentendo la prioritizzazione e l'analisi di come le inefficienze del processo influiscono sugli accordi di alto valore.

Situato nella sezione dei dettagli finanziari del record del contratto principale in un sistema CLM o ERP.

Il Conteggio Revisioni traccia la quantità di rilavorazioni che un contratto subisce prima dell'esecuzione. Ogni volta che il documento viene modificato e viene creata una nuova versione, questo conteggio dovrebbe aumentare. Serve come proxy per la complessità e la contenziosità del processo di negoziazione.

Questo attributo è una misura diretta dell'efficienza e viene utilizzato per calcolare il KPI 'Tasso di Rilavorazione Contratti'. La dashboard 'Efficienza di Negoziazione e Rilavorazione' utilizza questi dati per identificare contratti, controparti o tipi di contratto che richiedono un numero eccessivo di revisioni. Un numero elevato di revisioni spesso correla con tempi di ciclo più lunghi e può indicare requisiti poco chiari, tattiche di negoziazione aggressive o la necessità di template standard migliori.

Misura il livello di rework e la complessità della negoziazione, aiutando a identificare i fattori di inefficienza e i tempi di ciclo lunghi.

Può essere ottenuto da un campo di numero di versione nel documento contrattuale o derivato contando il numero di attività 'Contratto Revisionato' per ogni caso.

La Data di Scadenza è un campo data critico che segna la fine del periodo di un contratto. Governa il ciclo di vita dei contratti attivi ed è il principale trigger per le attività di rinnovo o risoluzione. Una corretta gestione delle date di scadenza è fondamentale per evitare interruzioni impreviste del servizio o dei ricavi.

Nel Process Mining, questo attributo è essenziale per la dashboard 'Gestione degli Obblighi e dei Rinnovi'. Viene utilizzato per calcolare il KPI 'Tasso di Rinnovo Tempestivo' confrontando la data delle attività di rinnovo con la data di scadenza. L'analisi dei contratti in scadenza consente alle organizzazioni di gestire proattivamente la loro pipeline di rinnovi e prevenire perdite di ricavi o interruzioni operative.

Cruciale per la gestione dei rinnovi e la mitigazione del rischio, questa data aiuta a tracciare le milestone del contratto e a garantire azioni tempestive.

Questo è un campo data chiave sul record principale del contratto in un sistema CLM.