Il Suo template dei dati per la gestione dei contratti

L’ID del contratto è una chiave univoca assegnata al ciclo di vita di un singolo contratto. È il riferimento centrale che collega ogni evento, dalla richiesta iniziale alla scadenza o risoluzione finale. Tutte le attività, come la redazione, le revisioni, le approvazioni e la firma, sono associate a questo ID specifico.

Nell’analisi di Process Mining, l’ID del contratto è fondamentale per ricostruire il percorso completo di ciascun contratto. Consente allo strumento di raggruppare gli eventi correlati in un unico caso, così da visualizzare e analizzare l’intero flusso del processo. Senza un ID del contratto coerente, non sarebbe possibile misurare con precisione i tempi di ciclo, individuare i colli di bottiglia o analizzare le varianti del processo.

Questo identificativo è essenziale per seguire un contratto durante tutto il suo ciclo di vita e consente di individuare i processi e misurarne le prestazioni con precisione.

Di solito si trova nell’intestazione o nel record principale dell’oggetto contratto in un sistema di gestione del ciclo di vita dei contratti (CLM).

Il nome dell’attività descrive una fase del processo di gestione dei contratti. Le attività rappresentano le singole operazioni svolte, come 'Contratto redatto', 'Revisione legale completata' o 'Contratto firmato'. La sequenza cronologica di queste attività per un determinato ID del contratto costituisce il flusso del processo.

Questo attributo è fondamentale per creare la mappa del processo, la visualizzazione centrale nell’analisi di Process Mining. Analizzando la sequenza e la frequenza delle diverse attività, gli analisti possono comprendere il flusso effettivo del processo, individuare gli scostamenti dalla procedura standard e identificare le aree in cui si ripetono attività o si verificano inefficienze, come cicli di revisione ripetuti.

Definisce le fasi del processo e consente di visualizzare il ciclo di vita del contratto, individuando gli scostamenti e i colli di bottiglia.

Di solito si trova nei registri degli eventi, nelle tracce di audit o nelle tabelle della cronologia degli stati associate al record principale del contratto.

L’ora di inizio dell’evento indica quando comincia un’attività nel ciclo di vita del contratto. Questo dato è essenziale per ordinare cronologicamente gli eventi e calcolare la durata delle singole attività e il tempo di ciclo complessivo del processo. Fornisce il contesto temporale necessario per comprendere come evolve il flusso del processo.

Nell’analisi, questo dato serve a costruire la mappa del processo e a calcolare indicatori chiave di prestazione come il 'Tempo medio di ciclo dei contratti' e la 'Durata media delle approvazioni'. Consente di analizzare i colli di bottiglia, mostrando quali fasi richiedono più tempo. Il confronto tra gli orari di inizio delle attività permette di esaminare nel dettaglio i tempi di transizione e mettere in evidenza i ritardi tra le diverse fasi del processo.

Questo dato è fondamentale per ordinare gli eventi, calcolare i tempi di ciclo del processo e individuare i colli di bottiglia legati ai tempi.

È disponibile nei registri di audit del sistema, nei record delle transazioni o nelle tabelle della cronologia degli eventi che riportano gli orari delle fasi del processo.

L’attributo Sistema di origine identifica la provenienza dei dati degli eventi. In molte organizzazioni, il ciclo di vita del contratto può coinvolgere più sistemi, ad esempio una piattaforma CLM, un CRM per l’avvio e un sistema ERP per i dati finanziari. Specificare il sistema di origine di ciascun evento è fondamentale per convalidare i dati e comprendere l’architettura tecnologica del processo.

Nell’analisi di Process Mining, questo attributo aiuta a individuare la frammentazione del processo tra sistemi diversi. Può rivelare se i ritardi o i problemi sono legati al trasferimento dei dati tra applicazioni specifiche. È inoltre importante per la governance dei dati e per risalire all’origine dei problemi di qualità dei dati.

Identifica la provenienza dei dati, un’informazione fondamentale per convalidarli, comprendere la frammentazione del processo e risolvere i problemi di qualità dei dati.

Questa informazione viene spesso aggiunta durante l’estrazione dei dati oppure è disponibile come campo standard nei registri di sistema.

Il dato Ultimo aggiornamento dei dati indica quanto sono recenti i dati analizzati. Mostra quando è stata eseguita l’ultima volta la procedura di estrazione, trasformazione e caricamento dei dati (ETL), fornendo un’indicazione sull’aggiornamento dell’analisi. È diverso dalla data e ora dell’evento, che registrano quando si è verificata l’attività aziendale.

Ai fini dell’analisi, questo attributo è fondamentale per la governance dei dati e per comunicare agli stakeholder quanto siano aggiornate le informazioni. Aiuta a capire se si stanno consultando dati in tempo reale o un’istantanea del giorno o della settimana precedente. Questo contesto è essenziale per prendere decisioni tempestive e informate sulla base delle Dashboard di Process Mining.

Fornisce un contesto essenziale sull’aggiornamento dei dati, aiutando gli stakeholder a capire quanto siano attuali le informazioni sul processo.

Questo dato viene in genere generato e archiviato dallo strumento di integrazione dei dati o ETL durante il caricamento.

Il nome della controparte identifica l’entità esterna con cui l’organizzazione stipula un accordo. Può trattarsi di un cliente, un fornitore o un partner e fornisce un contesto essenziale sul rapporto commerciale disciplinato dal contratto.

La controparte è una dimensione di analisi preziosa, perché consente all’azienda di valutare le prestazioni del processo per fornitore o cliente. Per esempio, l’analisi può mostrare che le negoziazioni con alcune controparti richiedono sistematicamente più tempo della media. Queste informazioni possono orientare le strategie di negoziazione future, aiutare a gestire i rapporti e consentire di creare template contrattuali su misura per i partner strategici, accelerando il processo.

Identifica la parte esterna e consente di analizzare i tempi di ciclo e le modalità di negoziazione per cliente o fornitore.

È un campo standard del record del contratto, spesso collegato a un record anagrafico di clienti o fornitori.

Il nome utente identifica la persona responsabile del completamento di una specifica attività nel ciclo di vita del contratto. Può trattarsi del responsabile del contratto, di un revisore legale, di un approvatore o di un firmatario. Questo attributo collega le attività del processo alle persone che le svolgono.

Nell’analisi di Process Mining, questo attributo offre una visione delle prestazioni dei team e dei singoli. Viene utilizzato in Dashboard come 'Carico di lavoro e produttività del team' per analizzare la distribuzione del lavoro, individuare dipendenti o team sovraccarichi e valutare le prestazioni. Aiuta inoltre a capire come i diversi comportamenti degli utenti possano causare variazioni o ritardi nel processo, consentendo di pianificare interventi formativi o di assegnare le risorse in modo mirato.

Collega le attività del processo alle singole persone e consente di analizzare la distribuzione del carico di lavoro, le prestazioni dei team e l’assegnazione delle risorse.

Di solito è disponibile nei record delle transazioni, nei registri di audit o nei campi di assegnazione delle attività del sistema di origine.

L’ora di fine dell’evento indica quando un’attività viene completata. Insieme all’ora di inizio dell’evento, consente di calcolare con precisione il tempo di elaborazione di ogni singola fase del ciclo di vita del contratto. Questo livello di dettaglio è essenziale per un’analisi approfondita delle prestazioni.

Questo attributo serve a calcolare la durata delle attività, un dato fondamentale per analizzare i colli di bottiglia. Dashboard come 'Analisi dei colli di bottiglia nelle approvazioni e revisioni' utilizzano questi dati per evidenziare le fasi in cui i contratti subiscono ritardi. Conoscendo la durata di ciascuna attività, le organizzazioni possono concentrare gli interventi di miglioramento sulle parti del processo che richiedono più tempo, come le revisioni legali o le negoziazioni.

Consente di calcolare la durata delle singole attività, un dato fondamentale per individuare con precisione i colli di bottiglia del processo.

Si trova nei registri di audit del sistema o nelle tabelle della cronologia degli eventi. Se non è registrato esplicitamente, può essere ricavato dall’ora di inizio dell’evento successivo.

L’attributo Reparto identifica il team interno o l’unità aziendale responsabile del contratto o a esso associata. Spesso corrisponde al reparto del responsabile del contratto o al team che ha avviato la richiesta.

È una dimensione importante per confrontare i risultati interni e analizzare il carico di lavoro. Aiuta a comprendere come il processo di gestione dei contratti varia tra le diverse aree dell’organizzazione. La Dashboard 'Carico di lavoro e produttività del team' può essere filtrata per reparto per confrontare i risultati, individuare le esigenze di risorse e mettere in evidenza i reparti che potrebbero aver bisogno di ulteriore formazione o supporto sul processo. Aiuta a rispondere a domande come: 'Quale reparto ha i cicli di approvazione più lunghi?' oppure 'Come si confronta il processo delle vendite con quello degli approvvigionamenti?'.

Consente di confrontare le prestazioni del processo tra diverse unità aziendali, individuare i colli di bottiglia interni e condividere le buone pratiche.

Di solito è associato al profilo utente del responsabile del contratto oppure è indicato in un campo del record del contratto.

Lo stato del contratto offre un quadro della fase del ciclo di vita in cui si trova il contratto in un determinato momento. Questo attributo viene spesso aggiornato al raggiungimento delle tappe principali e fornisce una sintesi generale dell’avanzamento.

È particolarmente utile per filtrare i casi e analizzare specifiche parti del portafoglio contratti. Per esempio, gli analisti possono concentrarsi sui contratti 'Attivi' per gestire gli obblighi o su quelli 'Bloccati' per comprenderne le cause di ritardo. È un elemento chiave della Dashboard 'Prestazioni del ciclo di vita dei contratti', che consente di visualizzare il numero di contratti in ogni fase e misurare l’indicatore 'Tasso di contratti bloccati'.

Fornisce una visione generale della fase corrente del contratto e consente di filtrare e analizzare il portafoglio contratti in base alla fase del ciclo di vita.

È un campo di stato principale nel record del contratto di un sistema CLM.

Il tipo di contratto è un attributo categoriale che classifica i contratti in base alla loro natura e finalità giuridica. Tra i tipi più comuni figurano NDA, MSA, SOW e accordi di vendita o di approvvigionamento. Questa classificazione fornisce un contesto aziendale essenziale per il ciclo di vita del contratto.

Questo attributo è una dimensione utile per le analisi comparative. Consente agli analisti di filtrare la mappa del processo e gli indicatori chiave di prestazione per verificare se determinati tipi di contratto seguono flussi diversi, hanno tempi di ciclo più lunghi o richiedono più rilavorazioni. Per esempio, l’analisi può mostrare che gli MSA richiedono tempi di revisione legale molto più lunghi degli NDA, suggerendo di riprogettare il processo per gli accordi più complessi.

Consente di segmentare e confrontare i processi, mostrando come i diversi tipi di contratto incidono sui tempi di ciclo, sulla complessità e sui rischi.

È un campo standard del record principale del contratto in qualsiasi sistema CLM.

Il valore del contratto quantifica la rilevanza finanziaria di un contratto. È un dato aziendale fondamentale per stabilire le priorità e comprenderne l’impatto sull’organizzazione. In genere è espresso in una valuta specifica.

Nell’analisi di Process Mining, questo attributo serve a valutare l’impatto aziendale delle prestazioni del processo. La Dashboard 'Impatto aziendale e volume di attività' utilizza questi dati per mostrare il valore dei contratti in lavorazione, bloccati o firmati. Consente di dare priorità ai contratti di valore elevato e aiuta a rispondere a domande come: 'I contratti di maggior valore si bloccano durante le approvazioni?' oppure 'Qual è il valore dei contratti che non vengono rinnovati entro la scadenza?'.

Quantifica l’impatto finanziario dei contratti e consente di stabilire le priorità e analizzare come le inefficienze del processo incidano sugli accordi di valore elevato.

Si trova nella sezione dei dati finanziari del record principale del contratto in un sistema CLM o ERP.

La data di scadenza è un campo fondamentale che indica la fine della durata del contratto. Determina il ciclo di vita dei contratti attivi ed è il principale riferimento per avviare le attività di rinnovo o risoluzione. Gestire correttamente le date di scadenza è essenziale per evitare interruzioni involontarie dei servizi o dei ricavi.

Nell’analisi di Process Mining, questo attributo è essenziale per la Dashboard 'Gestione degli obblighi e dei rinnovi'. Serve a calcolare l’indicatore 'Tasso di rinnovo puntuale', confrontando la data delle attività di rinnovo con la data di scadenza. Analizzare i contratti prossimi alla scadenza consente alle organizzazioni di gestire in modo proattivo i rinnovi e prevenire perdite di ricavi o interruzioni operative.

È fondamentale per gestire i rinnovi e mitigare i rischi: consente di monitorare le tappe contrattuali e intervenire tempestivamente.

È un campo data fondamentale del record principale del contratto in un sistema CLM.

Il numero di revisioni misura le rilavorazioni a cui è sottoposto un contratto prima della firma. Ogni volta che il documento viene modificato e viene creata una nuova versione, il conteggio dovrebbe aumentare. È un indicatore della complessità e della difficoltà delle negoziazioni.

Questo attributo misura direttamente l’efficienza e serve a calcolare l’indicatore 'Tasso di rilavorazione dei contratti'. La Dashboard 'Efficienza delle negoziazioni e delle rilavorazioni' utilizza questi dati per individuare i contratti, le controparti o i tipi di contratto che richiedono un numero eccessivo di revisioni. Un numero elevato di revisioni è spesso associato a tempi di ciclo più lunghi e può indicare requisiti poco chiari, tattiche negoziali aggressive o la necessità di template standard migliori.

Misura il livello di rilavorazione e la complessità delle negoziazioni, aiutando a individuare le cause di inefficienza e dei tempi di ciclo lunghi.

Può essere ricavato da un campo del numero di versione del documento contrattuale oppure calcolando il numero di attività 'Contratto modificato' per ciascun caso.