Il Suo Template dati per la gestione del credito e il recupero crediti

Il nome attività descrive una fase o una milestone specifica del processo di gestione del credito e riscossione. Questi elementi costituiscono i blocchi fondamentali della mappa di processo e rappresentano azioni come «Fattura inviata al cliente», «Sollecito inviato» o «Pagamento applicato alla fattura».

L'analisi della sequenza e della frequenza di queste attività è il cuore del Process Mining. Aiuta a far emergere il flusso effettivo del processo, a confrontarlo con il modello progettato e a individuare deviazioni, cicli di rilavorazione e percorsi inefficienti. Ad esempio, un'elevata frequenza di attività «Contestazione registrata» potrebbe indicare problemi di accuratezza delle fatture o di qualità dei prodotti.

Questo attributo definisce le fasi del processo, costituisce la base della mappa di processo e consente di analizzare i flussi e le varianti del processo.

Generato a partire da diverse modifiche di stato, codici transazione o Event Log presenti nei moduli finanziari, vendite o riscossione del sistema di origine.

Il numero fattura è un codice alfanumerico univoco assegnato a ogni documento di fatturazione. Costituisce il riferimento centrale per tutte le attività e le transazioni relative a quella specifica fattura, dalla creazione fino al saldo finale o allo stralcio.

Nel Process Mining, il numero fattura viene utilizzato per collegare tutti gli eventi correlati, come «Fattura creata», «Pagamento ricevuto» e «Contestazione registrata», in una singola istanza di processo o pratica. Ciò consente di visualizzare e analizzare end-to-end l'intero ciclo di vita di una fattura. Analizzando i processi raggruppati per numero fattura, le organizzazioni possono individuare i colli di bottiglia, monitorare i tempi di ciclo e comprendere le differenze nella gestione delle singole fatture.

È il Case ID essenziale che collega tutti gli eventi correlati, consentendo di ricostruire e analizzare end-to-end il ciclo di vita della fattura.

Si trova generalmente nella tabella di testata di una fattura o di un documento di crediti commerciali nel sistema finanziario di origine.

L'ora evento, o timestamp, indica il momento esatto in cui una specifica attività si è verificata nel processo. Fornisce l'ordine cronologico necessario per ricostruire la sequenza degli eventi di ogni pratica relativa a una fattura. Questi dati sono fondamentali per qualsiasi analisi basata sul tempo.

Nel Process Mining, l'ora evento viene utilizzata per calcolare metriche di performance fondamentali, come i tempi di ciclo tra le attività, la durata complessiva della pratica e il rispetto degli accordi sul livello di servizio. Ad esempio, il tempo tra «Fattura inviata» e «Pagamento ricevuto» incide direttamente sui Days Sales Outstanding (DSO). L'analisi dei timestamp aiuta a individuare i ritardi, misurare l'efficienza delle fasi del processo e localizzare i colli di bottiglia.

Questo timestamp è fondamentale per ordinare gli eventi, calcolare tempi di ciclo e durate ed eseguire qualsiasi analisi delle performance basata sul tempo.

Viene generalmente registrato come data di creazione del documento, data di registrazione o timestamp del log di sistema associato a una transazione o a una modifica di stato.

L'attributo Sistema di origine identifica l'applicazione o la piattaforma specifica in cui i dati dell'evento sono stati registrati originariamente. In architetture IT complesse, un singolo processo, come quello da credito a incasso, può estendersi su più sistemi, ad esempio un ERP per la fatturazione e una piattaforma separata per la riscossione e i solleciti.

Questo attributo è utile per comprendere il contesto tecnologico del processo. Può supportare la convalida dei dati, l'identificazione di varianti del processo specifiche del sistema e la diagnosi di problemi di integrazione tra piattaforme diverse. Per esempio, l'analisi potrebbe rivelare che i ritardi si verificano sistematicamente nei passaggi di consegna tra l'ERP e lo strumento di riscossione.

Identifica l'origine dei dati, un'informazione fondamentale per comprendere le varianti del processo tra sistemi diversi e per convalidare i dati.

Questa informazione viene spesso aggiunta durante il processo di estrazione dei dati (ETL) oppure è disponibile nei campi dei metadati tecnici delle tabelle di origine.

Questo attributo registra la data e l'ora in cui i dati sono stati estratti l'ultima volta dal sistema di origine e trasferiti nell'ambiente di Process Mining. Funge da campo di metadati che riflette l'aggiornamento del dataset analizzato.

Comprendere l'ultimo aggiornamento dei dati è importante per garantire che ogni analisi o Dashboard rifletta lo stato più recente del processo. Aiuta gli utenti a interpretare correttamente i dati, indicando il relativo punto di cutoff. È particolarmente rilevante nel monitoraggio dei processi in corso o dei KPI quasi in tempo reale, poiché fornisce il contesto necessario per valutare quanto siano aggiornati gli insight.

Indica l'aggiornamento dei dati, fornendo il contesto sulla tempestività dell'analisi e assicurando che gli utenti conoscano il relativo punto di cutoff.

Si tratta generalmente di metadati generati e memorizzati dallo strumento ETL o dalla pipeline dati durante il processo di acquisizione dei dati.

La data di scadenza è il giorno entro il quale deve essere ricevuto il pagamento di una fattura affinché sia considerato puntuale. Viene generalmente calcolata sulla base della data di creazione della fattura e dei termini di pagamento concordati.

Questa data è un riferimento fondamentale per misurare le performance del processo di riscossione. Costituisce la base per determinare se un pagamento è in ritardo, attivare le procedure di sollecito e calcolare i report di anzianità dei crediti. Nel Process Mining, la data di scadenza viene utilizzata per calcolare KPI come il tasso di pagamento puntuale e i Days Sales Outstanding (DSO), nonché per analizzare l'efficacia delle attività di riscossione rispetto alle scadenze di pagamento.

È il principale riferimento per misurare la puntualità dei pagamenti ed è essenziale per calcolare KPI come il DSO e la tempestività dei pagamenti.

È disponibile nei dati della testata della fattura. Può essere un campo diretto oppure derivare dalla data della fattura e dai termini di pagamento.

L'ID cliente è il codice univoco che rappresenta uno specifico conto cliente nel sistema. Collega la fattura al soggetto legalmente responsabile del pagamento.

In un'analisi di Process Mining, l'ID cliente è una dimensione fondamentale per la segmentazione. Consente agli analisti di esaminare le performance del processo per singoli clienti o gruppi di clienti. In questo modo è possibile individuare schemi come i clienti che pagano sistematicamente in ritardo, quelli che presentano il maggior numero di contestazioni o le inefficienze del processo che interessano soltanto una parte della clientela. Questi insight sono essenziali per personalizzare le strategie di riscossione e migliorare le relazioni con i clienti.

Consente una segmentazione efficace dei dati di processo per analizzare il comportamento dei clienti, individuare i conti problematici e personalizzare le strategie di riscossione.

È disponibile nella testata del documento di fatturazione oppure collegato tramite le tabelle dell'anagrafica clienti nel sistema finanziario o commerciale.

L'importo fattura rappresenta la somma totale che viene addebitata al cliente e che quest'ultimo è tenuto a pagare. È un valore finanziario fondamentale per ogni pratica relativa a una fattura.

Questo attributo è essenziale per analizzare l'impatto finanziario. Correlando le metriche di processo con l'importo della fattura, le organizzazioni possono stabilire le priorità delle attività di riscossione. Per esempio, l'analisi potrebbe mostrare che le fatture di importo elevato presentano ritardi di pagamento più lunghi o hanno maggiori probabilità di essere contestate. Consente inoltre di calcolare KPI finanziari fondamentali, come i Days Sales Outstanding (DSO), e di determinare il valore monetario associato ai colli di bottiglia del processo o agli stralci.

È fondamentale per l'analisi finanziaria, la definizione delle priorità nella riscossione delle fatture di importo elevato e la quantificazione dell'impatto economico delle inefficienze di processo.

È un campo standard nei dati della testata della fattura, all'interno del modulo dei crediti commerciali o di fatturazione del sistema di origine.

Il livello di sollecito indica il grado di avanzamento di una fattura scaduta nel processo formale di comunicazione per la riscossione. Viene spesso rappresentato da un numero o da un codice: il «Livello 1» può corrispondere a un promemoria bonario, mentre il «Livello 4» può essere l'ultimo avviso prima di un'azione legale.

Analizzare il livello di sollecito è fondamentale per valutare l'efficacia della strategia di sollecito. Il Process Mining può mostrare quali percorsi portano ai livelli di sollecito più elevati e se determinati livelli sono efficaci nel favorire il pagamento. Per esempio, l'analisi potrebbe rivelare che la maggior parte dei pagamenti avviene dopo il Livello 2, rendendo i Livelli 3 e 4 in gran parte inefficaci e costosi. Queste informazioni aiutano a ottimizzare la tempistica e il contenuto delle comunicazioni di riscossione.

Misura l'intensità delle attività di riscossione ed è fondamentale per analizzare l'efficacia della strategia di sollecito in ogni fase.

È disponibile nei moduli di gestione della riscossione o nei dati dei crediti commerciali, spesso associato al conto cliente o a specifici documenti scaduti.

Il motivo della contestazione registra la causa per cui un cliente rifiuta di pagare una fattura. Tra i motivi più comuni figurano prezzi errati, merci danneggiate, differenze nelle quantità o documentazione mancante. L'informazione viene generalmente registrata quando viene aperta una pratica formale di contestazione.

Il motivo della contestazione è un attributo efficace per l'analisi delle cause alla radice. Analizzando la frequenza dei diversi motivi, un'azienda può individuare problemi sistemici al di fuori del reparto riscossioni, come criticità nelle spedizioni, nell'accuratezza della fatturazione o nell'inserimento degli ordini di vendita. Il Process Mining può inoltre mostrare in che modo i diversi motivi incidono sui tempi di risoluzione e sul flusso del processo, contribuendo a semplificare la gestione delle contestazioni.

Consente di analizzare le cause alla radice dei ritardi di pagamento e delle contestazioni, aiutando a individuare e risolvere i problemi a monte in aree come fatturazione, spedizioni o vendite.

È memorizzato nei moduli di gestione delle contestazioni, nei sistemi CRM o come codice motivo direttamente sulla fattura o sul documento di crediti commerciali.

Il nome dell'addetto alla riscossione identifica la persona o il gruppo incaricato di gestire una fattura scaduta e svolgere le attività di riscossione. Può trattarsi di un impiegato contabile, di un agente dedicato alla riscossione o di un team di riscossione.

Questo attributo consente di analizzare le performance a livello individuale o di team. Filtrando o confrontando i processi in base al nome dell'addetto alla riscossione, le organizzazioni possono individuare le best practice dei collaboratori più performanti, rilevare le esigenze formative degli altri e analizzare la distribuzione dei carichi di lavoro. È essenziale per comprendere il ruolo delle persone nel processo di riscossione e il suo impatto su risultati quali i tempi di pagamento e gli stralci.

Consente di analizzare le performance dei team e dei singoli collaboratori, la distribuzione dei carichi di lavoro e l'efficacia dei diversi addetti o delle diverse strategie di riscossione.

È disponibile nei dati delle transazioni dei crediti commerciali, nelle anagrafiche clienti o in moduli specifici di gestione della riscossione. Può corrispondere a campi come «Impiegato contabile» o «ID utente».

Lo stato della fattura indica la condizione corrente della fattura nel suo ciclo di vita. Cambia al verificarsi degli eventi: passa da «Aperta» al momento della creazione a «Scaduta» se non viene pagata entro la scadenza, fino a «Pagata» o «Stralciata».

Questo attributo offre una fotografia dello stato corrente dei crediti commerciali. In un'analisi di Process Mining, aiuta a classificare le pratiche e a comprendere gli esiti delle diverse varianti di processo. Per esempio, confrontare i flussi che portano allo stato «Contestata» con quelli che portano allo stato «Pagata» può far emergere le cause alla radice delle difficoltà di pagamento. Viene inoltre utilizzato per filtrare le pratiche attive, come tutte le fatture attualmente «Scadute», e analizzare le attività di riscossione in corso.

Fornisce una visione chiara dello stato corrente delle fatture, consentendo di analizzare gli esiti del processo e filtrare le pratiche che si trovano in una fase specifica, come «Scaduta» o «Contestata».

È generalmente disponibile come campo di stato nella testata della fattura o del documento di crediti commerciali.

Il codice società è un identificativo dell'unità organizzativa che rappresenta una società legalmente indipendente o una distinta area aziendale per la quale vengono redatti i bilanci. In un'organizzazione con più entità, ogni transazione viene assegnata a uno specifico codice società.

Questo attributo è fondamentale per l'analisi a livello organizzativo. Consente di confrontare le performance del processo tra diverse entità giuridiche, filiali o unità aziendali. Questi confronti possono evidenziare differenze nell'efficienza dei processi, nel rispetto delle policy e nelle performance degli addetti alla riscossione tra le diverse parti dell'organizzazione, favorendo la condivisione delle best practice e, ove opportuno, la standardizzazione dei processi.

Consente di confrontare i processi e definire benchmark delle performance tra diverse entità giuridiche, filiali o unità aziendali all'interno di un'organizzazione.

È un campo organizzativo standard presente in tutti i documenti finanziari, comprese le fatture, all'interno di un sistema ERP.

Il segmento cliente è una classificazione che raggruppa i clienti in base a caratteristiche comuni. I segmenti possono essere definiti in base a fattori come il settore, ad esempio manifatturiero o retail, le dimensioni, ad esempio grande impresa o PMI, l'area geografica o il valore strategico, ad esempio oro, argento o bronzo.

Questo attributo consente un'analisi più articolata e strategica del processo di riscossione. Confrontando le performance del processo tra segmenti diversi, le aziende possono scoprire che alcuni gruppi di clienti presentano comportamenti o difficoltà di pagamento specifici. Per esempio, i clienti internazionali possono avere cicli di pagamento più lunghi a causa delle operazioni bancarie transfrontaliere. Questi insight consentono di sviluppare strategie e policy di riscossione mirate per ogni segmento, migliorando l'efficienza complessiva e la soddisfazione dei clienti.

Consente di confrontare gruppi di clienti diversi e di sviluppare strategie e policy di riscossione mirate.

È generalmente disponibile nei dati dell'anagrafica clienti di un sistema CRM o ERP.

I termini di pagamento specificano le condizioni di una vendita, soprattutto per quanto riguarda le tempistiche del pagamento. Sono generalmente espressi tramite un codice o un testo breve, come «Net 30» (pagamento dovuto entro 30 giorni) o «2/10 Net 30» (sconto del 2% se il pagamento avviene entro 10 giorni, altrimenti l'intero importo è dovuto entro 30 giorni).

Questo attributo fornisce il contesto essenziale per la data di scadenza della fattura e per il comportamento di pagamento del cliente. Analizzare il processo in base ai termini di pagamento può rivelare se determinate condizioni sono associate a tassi più elevati di pagamenti tardivi o contestazioni. Può inoltre essere utilizzato per valutare l'efficacia degli sconti per pagamento anticipato e orientare le future negoziazioni con i clienti, contribuendo a ottimizzare il flusso di cassa.

Fornisce il contesto per le date di scadenza delle fatture e consente di analizzare in che modo i diversi accordi di pagamento incidono sui tassi di puntualità e sul flusso di cassa complessivo.

È memorizzato nei dati dell'anagrafica clienti oppure nella testata dell'ordine di vendita e della fattura.

La valuta della fattura specifica l'unità monetaria, come USD, EUR o JPY, in cui la fattura viene emessa e il pagamento deve essere effettuato. È particolarmente rilevante per le aziende che operano a livello internazionale.

Sebbene il Process Mining si concentri spesso sui flussi di processo anziché sulle conversioni finanziarie, questo attributo è importante per interpretare correttamente l'importo della fattura. Consente di filtrare l'analisi in base a una valuta specifica o di segmentare il processo per verificare se le transazioni in determinate valute seguono schemi diversi, ad esempio a causa di ritardi nei pagamenti internazionali o di strategie di riscossione differenti nei mercati esteri.

Fornisce il contesto necessario per interpretare l'importo della fattura e consente di segmentare l'analisi per valuta, un aspetto rilevante per le aziende internazionali.

È un campo standard nei dati della testata della fattura.