Il Suo template dei dati per la gestione del credito e il recupero crediti

La data e ora dell’evento, o marca temporale, indica il momento esatto in cui si è verificata una specifica attività del processo. Fornisce l’ordine cronologico necessario per ricostruire la sequenza degli eventi per ciascun caso relativo a una fattura. Questi dati sono fondamentali per qualsiasi analisi basata sul tempo.

Nel Process Mining, la data e ora dell’evento serve a calcolare metriche di prestazione fondamentali, come i tempi di ciclo tra le attività, la durata complessiva del caso e il rispetto degli accordi sui livelli di servizio. Per esempio, il tempo che intercorre tra «Fattura inviata» e «Pagamento ricevuto» incide direttamente sui giorni medi di incasso (DSO). Analizzare le date e le ore degli eventi aiuta a individuare i ritardi, misurare l’efficienza delle fasi del processo e localizzare i colli di bottiglia.

Questa marca temporale è fondamentale per ordinare gli eventi, calcolare i tempi di ciclo e le durate ed eseguire tutte le analisi delle prestazioni basate sul tempo.

In genere viene registrata come data di creazione del documento, data di contabilizzazione o marca temporale del log di sistema associata a una transazione o a una modifica di stato.

Il nome attività descrive una fase o una tappa specifica del processo di gestione del credito e recupero crediti. Queste attività costituiscono gli elementi fondamentali della mappa del processo e rappresentano azioni come «Fattura inviata al cliente», «Sollecito inviato» o «Pagamento abbinato alla fattura».

Analizzare la sequenza e la frequenza di queste attività è alla base del Process Mining. Consente di ricostruire il flusso effettivo del processo, confrontarlo con il modello progettato e individuare scostamenti, cicli di rilavorazione e percorsi inefficienti. Per esempio, una frequenza elevata dell’attività «Contestazione registrata» potrebbe segnalare problemi di accuratezza delle fatture o di qualità dei prodotti.

Questo attributo definisce le fasi del processo, costituisce la base della mappa e consente di analizzare i flussi e le varianti del processo.

Generato a partire da diverse modifiche di stato, codici di transazione o log degli eventi nei moduli finanziari, commerciali o di recupero crediti del sistema di origine.

Il numero fattura è un codice alfanumerico univoco assegnato a ogni documento di fatturazione. È il riferimento centrale per tutte le attività e le transazioni relative a quella specifica fattura, dalla creazione al saldo finale o allo stralcio.

Nel Process Mining, il numero fattura viene utilizzato per collegare tutti gli eventi correlati, come «Fattura creata», «Pagamento ricevuto» e «Contestazione registrata», in un’unica istanza di processo o caso. Ciò consente di visualizzare e analizzare l’intero ciclo di vita della fattura, dall’inizio alla fine. Raggruppando i processi per numero fattura, le organizzazioni possono individuare i colli di bottiglia, monitorare i tempi di ciclo e comprendere le differenze nella gestione delle fatture.

È l’ID del caso essenziale che collega tutti gli eventi correlati e consente di ricostruire e analizzare l’intero ciclo di vita della fattura.

In genere si trova nella tabella di intestazione della fattura o del documento di contabilità clienti nel sistema finanziario di origine.

L’attributo Sistema di origine identifica l’applicazione o la piattaforma specifica in cui sono stati registrati inizialmente i dati dell’evento. In ambienti IT complessi, un singolo processo, come quello dal credito all’incasso, può coinvolgere più sistemi: per esempio, un ERP per la fatturazione e una piattaforma separata per la gestione dei solleciti.

Questo attributo aiuta a comprendere il contesto tecnologico del processo. Può essere utile per convalidare i dati, individuare differenze di processo specifiche di un sistema e diagnosticare problemi di integrazione tra piattaforme diverse. Per esempio, l’analisi potrebbe rivelare che i ritardi si verificano regolarmente nei passaggi tra l’ERP e lo strumento di recupero crediti.

Identifica l’origine dei dati, un’informazione fondamentale per comprendere le differenze di processo tra sistemi e convalidare i dati.

Questa informazione viene spesso aggiunta durante l’estrazione dei dati (ETL) oppure è disponibile nei campi dei metadati tecnici delle tabelle di origine.

Questo attributo registra la data e l’ora in cui i dati sono stati acquisiti per l’ultima volta dal sistema di origine e trasferiti nell’ambiente di Process Mining. È un campo di metadati che indica quanto sono aggiornati i dati analizzati.

Conoscere l’ultimo aggiornamento dei dati è importante per verificare che l’analisi o la Dashboard rispecchi lo stato più recente del processo. Sapere fino a quale momento arrivano i dati aiuta a interpretarli correttamente. È particolarmente utile per monitorare processi in corso o KPI quasi in tempo reale, perché fornisce il contesto necessario per valutare quanto siano aggiornate le informazioni.

Indica quanto sono aggiornati i dati, fornisce un contesto sulla tempestività dell’analisi e permette di sapere fino a quale momento sono disponibili.

In genere si tratta di metadati generati e archiviati dallo strumento ETL o dalla pipeline dei dati durante il processo di acquisizione.

La data di scadenza è il giorno entro il quale deve essere ricevuto il pagamento della fattura perché risulti puntuale. In genere viene calcolata in base alla data di creazione della fattura e ai termini di pagamento concordati.

Questa data è un riferimento fondamentale per misurare le prestazioni del processo di recupero crediti. Serve a stabilire se un pagamento è in ritardo, ad avviare le procedure di sollecito e a calcolare i report di anzianità dei crediti. Nel Process Mining, viene utilizzata per calcolare KPI come la percentuale di pagamenti puntuali e i giorni medi di incasso (DSO), nonché per analizzare l’efficacia delle attività di recupero rispetto alle scadenze.

È il principale riferimento per misurare la puntualità dei pagamenti ed è essenziale per calcolare KPI come il DSO e valutare il rispetto delle scadenze.

Disponibile nell’intestazione della fattura. Può essere un campo diretto oppure essere calcolata a partire dalla data della fattura e dai termini di pagamento.

L’ID cliente è il codice univoco che identifica uno specifico conto cliente nel sistema. Collega la fattura al soggetto legalmente responsabile del pagamento.

Nel Process Mining, l’ID cliente è una dimensione fondamentale per segmentare i dati. Consente agli analisti di esaminare le prestazioni del processo per singoli clienti o gruppi di clienti. In questo modo è possibile individuare, per esempio, quali clienti pagano regolarmente in ritardo, quali presentano più contestazioni o se alcune inefficienze del processo riguardano solo una parte della clientela. Queste informazioni sono essenziali per definire strategie di recupero mirate e migliorare i rapporti con i clienti.

Consente di segmentare in modo efficace i dati del processo per analizzare il comportamento dei clienti, individuare i conti problematici e definire strategie di recupero mirate.

Disponibile nell’intestazione della fattura o collegato tramite le tabelle delle anagrafiche clienti nel sistema finanziario o commerciale.

L’importo fattura rappresenta la somma totale addebitata al cliente e che ci si aspetta venga pagata. È un dato finanziario fondamentale per ogni caso relativo a una fattura.

Questo attributo è essenziale per analizzare l’impatto finanziario. Correlando le metriche del processo con l’importo della fattura, le organizzazioni possono stabilire le priorità delle attività di recupero. Per esempio, l’analisi potrebbe mostrare che le fatture di importo elevato registrano ritardi di pagamento più lunghi o vengono contestate più spesso. L’importo consente inoltre di calcolare KPI finanziari fondamentali, come i giorni medi di incasso (DSO), e di quantificare il valore monetario associato ai colli di bottiglia o agli stralci.

È fondamentale per l’analisi finanziaria, per stabilire le priorità nel recupero delle fatture di importo elevato e per quantificare l’impatto economico delle inefficienze del processo.

Campo standard nell’intestazione della fattura, nel modulo di contabilità clienti o di fatturazione del sistema di origine.

Il livello di sollecito indica fino a che punto una fattura scaduta è avanzata nel processo formale di comunicazione per il recupero crediti. Spesso è rappresentato da un numero o da un codice: il «Livello 1» può corrispondere a un semplice promemoria, mentre il «Livello 4» può indicare un avviso finale prima di un’azione legale.

Analizzare il livello di sollecito è fondamentale per valutare l’efficacia della strategia adottata. Il Process Mining mostra quali percorsi portano ai livelli più alti e se ciascun livello contribuisce a ottenere il pagamento. Per esempio, l’analisi potrebbe rivelare che la maggior parte dei pagamenti arriva dopo il Livello 2, rendendo i Livelli 3 e 4 in gran parte inefficaci e costosi. Queste informazioni aiutano a ottimizzare tempi e contenuti dei solleciti.

Misura l’intensità delle attività di recupero crediti ed è fondamentale per analizzare l’efficacia della strategia di sollecito in ogni fase.

Disponibile nei moduli di gestione del recupero crediti o nei dati di contabilità clienti, spesso associato al conto cliente o a specifici documenti scaduti.

Il motivo della contestazione registra la causa per cui il cliente rifiuta di pagare una fattura. Tra i motivi più comuni figurano prezzi errati, merci danneggiate, discrepanze nelle quantità o documentazione mancante. Di solito, l’informazione viene registrata all’apertura di una pratica formale di contestazione.

Il motivo della contestazione è un attributo utile per analizzarne le cause profonde. Esaminando la frequenza dei diversi motivi, un’azienda può individuare problemi sistemici al di fuori del reparto di recupero crediti, per esempio nella spedizione, nell’accuratezza della fatturazione o nell’inserimento degli ordini di vendita. Il Process Mining può inoltre mostrare come i diversi motivi incidano sui tempi di risoluzione e sul flusso del processo, aiutando a semplificare la gestione delle contestazioni.

Consente di analizzare le cause profonde dei ritardi nei pagamenti e delle contestazioni, aiutando a individuare e risolvere i problemi nelle fasi precedenti, per esempio nella fatturazione, nella spedizione o nelle vendite.

Registrato nei moduli di gestione delle contestazioni o nei sistemi CRM, oppure come codice motivo sulla fattura o sul documento di contabilità clienti.

Il nome dell’addetto al recupero crediti identifica la persona o il gruppo incaricato di gestire una fattura scaduta e svolgere le attività di recupero. Può trattarsi di un impiegato amministrativo, di un addetto specializzato o di un team dedicato.

Questo attributo consente di analizzare le prestazioni dei singoli e dei team. Filtrando o confrontando i processi in base al nome dell’addetto, le organizzazioni possono individuare le buone pratiche adottate da chi ottiene i risultati migliori, rilevare le esigenze di formazione e analizzare la distribuzione dei carichi di lavoro. È essenziale per comprendere il ruolo delle persone nel processo di recupero crediti e il suo impatto su risultati come i tempi di pagamento e gli stralci.

Consente di analizzare le prestazioni dei team e dei singoli, la distribuzione dei carichi di lavoro e l’efficacia dei diversi addetti o delle strategie di recupero crediti.

Disponibile nei dati delle transazioni di contabilità clienti, nelle anagrafiche dei clienti o in specifici moduli di gestione del recupero crediti. Può corrispondere a campi come «Impiegato contabile» o «ID utente».

Lo stato della fattura indica la situazione corrente della fattura nel suo ciclo di vita. Cambia al verificarsi degli eventi: dalla creazione, quando è «Aperta», può passare a «Scaduta» se non viene pagata entro la data prevista e infine a «Pagata» o «Stralciata».

Questo attributo offre una fotografia dello stato corrente dei crediti verso clienti. Nell’analisi di Process Mining, aiuta a classificare i casi e a comprendere gli esiti delle diverse varianti del processo. Per esempio, confrontare i flussi che portano allo stato «Contestata» con quelli che portano allo stato «Pagata» può far emergere le cause profonde degli ostacoli al pagamento. L’attributo consente inoltre di filtrare i casi in corso, come tutte le fatture attualmente «Scadute», per analizzare le attività di recupero.

Offre una visione chiara dello stato corrente delle fatture, consente di analizzare gli esiti del processo e di filtrare i casi che si trovano in una fase specifica, come «Scaduta» o «Contestata».

In genere è disponibile come campo di stato nell’intestazione della fattura o del documento di contabilità clienti.

Il codice società è un identificativo dell’unità organizzativa che rappresenta una società giuridicamente indipendente o un’area aziendale distinta per la quale vengono redatti i bilanci. Nelle organizzazioni con più entità, ogni transazione viene assegnata a uno specifico codice società.

Questo attributo è fondamentale per l’analisi a livello organizzativo. Consente di confrontare le prestazioni del processo tra diverse persone giuridiche, società controllate o unità aziendali. Questi confronti possono mettere in luce differenze nell’efficienza dei processi, nel rispetto delle politiche e nelle prestazioni degli addetti al recupero crediti, favorendo la condivisione delle buone pratiche e, dove opportuno, la standardizzazione dei processi.

Consente di confrontare i processi e i relativi valori di riferimento tra diverse persone giuridiche, società controllate o unità aziendali di un’organizzazione.

Campo organizzativo standard presente in tutti i documenti finanziari, comprese le fatture, all’interno di un sistema ERP.

Il segmento cliente raggruppa i clienti in base a caratteristiche comuni. I segmenti possono essere definiti in base a fattori come il settore (per esempio, manifatturiero o commercio al dettaglio), le dimensioni (grande impresa o piccola e media impresa), l’area geografica o il valore strategico (per esempio, oro, argento o bronzo).

Questo attributo consente un’analisi più approfondita e strategica del processo di recupero crediti. Confrontando le prestazioni del processo tra segmenti diversi, le aziende possono scoprire che alcuni gruppi di clienti hanno comportamenti o difficoltà di pagamento specifici. Per esempio, i clienti internazionali potrebbero avere cicli di pagamento più lunghi a causa delle operazioni bancarie transfrontaliere. Queste informazioni permettono di definire strategie e politiche di recupero mirate per ciascun segmento, migliorando l’efficienza complessiva e la soddisfazione dei clienti.

Consente di confrontare diversi gruppi di clienti e di definire strategie e politiche di recupero crediti mirate.

In genere è disponibile nei dati anagrafici dei clienti di un sistema CRM o ERP.

I termini di pagamento specificano le condizioni di vendita, soprattutto per quanto riguarda le scadenze. Di solito sono espressi con un codice o una breve dicitura, come «Net 30» (pagamento entro 30 giorni) o «2/10 Net 30» (sconto del 2% se il pagamento avviene entro 10 giorni; altrimenti, l’intero importo è dovuto entro 30 giorni).

Questo attributo fornisce un contesto essenziale per interpretare la data di scadenza della fattura e il comportamento di pagamento dei clienti. Analizzare il processo in base ai termini di pagamento può rivelare se determinate condizioni sono associate a più ritardi o contestazioni. Può inoltre servire a valutare l’efficacia degli sconti per pagamento anticipato e a orientare le future trattative con i clienti, contribuendo a ottimizzare il flusso di cassa.

Fornisce il contesto necessario per interpretare le scadenze delle fatture e analizzare l’impatto dei diversi accordi di pagamento sulla puntualità degli incassi e sul flusso di cassa complessivo.

Registrati nei dati anagrafici dei clienti oppure nell’intestazione dell’ordine di vendita o della fattura.

La valuta della fattura specifica l’unità monetaria, per esempio USD, EUR o JPY, in cui viene emessa la fattura e in cui è atteso il pagamento. È particolarmente rilevante per le aziende che operano a livello internazionale.

Sebbene il Process Mining si concentri spesso sui flussi del processo anziché sulle conversioni valutarie, questo attributo è importante per interpretare correttamente l’importo della fattura. Consente di filtrare l’analisi per una valuta specifica o di segmentare il processo per verificare se le transazioni in determinate valute seguono schemi diversi, per esempio a causa di ritardi nei pagamenti internazionali o di strategie di recupero differenti nei mercati esteri.

Fornisce il contesto necessario per interpretare l’importo della fattura e consente di segmentare l’analisi per valuta, un aspetto rilevante per le aziende che operano a livello internazionale.

Campo standard nell’intestazione della fattura.