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Migliori il processo Purchase to Pay - Requisition

La guida in 6 passaggi per ottimizzare Purchase Requisition in Oracle Fusion.
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Migliori il processo Purchase to Pay - Requisition
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Ottimizzi le richieste d’acquisto in Oracle Fusion

I ritardi nella creazione e nell'approvazione delle richieste possono compromettere gravemente l'efficienza degli acquisti e la conformità. La nostra piattaforma aiuta a individuare i colli di bottiglia critici e a comprendere i complessi Workflow di approvazione. Potrà quindi introdurre miglioramenti mirati per semplificare i processi e garantire azioni tempestive. Scopra oggi come ottimizzare il processo delle richieste.

Scarichi il nostro template dei dati preconfigurato e affronti le sfide comuni per raggiungere i Suoi obiettivi di efficienza. Segua il nostro piano di miglioramento in sei passaggi e consulti la Guida al template dei dati per trasformare le Sue operazioni.

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Perché ottimizzare il processo Purchase to Pay - Requisition in Oracle Fusion Financials?

La purchase requisition rappresenta il punto di partenza fondamentale del ciclo di approvvigionamento della Sua organizzazione. Le inefficienze in questa fase, all'interno di Oracle Fusion Financials, possono ripercuotersi sull'intero processo Purchase to Pay, causando ritardi significativi, costi più elevati e insoddisfazione tra gli stakeholder. Un processo di requisition lento o complesso può comportare il mancato rispetto delle tempistiche dei progetti, ritardi nella disponibilità di forniture essenziali e la perdita di opportunità di ottenere sconti per pagamenti anticipati. Inoltre, la scarsa visibilità sui Workflow delle requisition può compromettere la Conformità alle policy interne di acquisto e alle normative esterne, creando rischi in fase di audit e potenziali sanzioni finanziarie.

Ottimizzare il processo Purchase to Pay - Requisition non significa soltanto aumentare la velocità, ma garantire che ogni richiesta di beni o servizi attraversi il sistema in modo efficiente, conforme e trasparente. Per le organizzazioni che utilizzano Oracle Fusion Financials, comprendere il percorso effettivo di una requisition, dallo stato 'Requisition Created' a 'Requisition Approved' o 'Purchase Order Created from Requisition', è fondamentale. L'analisi approfondita dell'esecuzione reale del processo porta alla luce complessità e colli di bottiglia nascosti che la reportistica tradizionale spesso non riesce a rilevare.

In che modo il Process Mining migliora il processo delle requisition

Il Process Mining offre un approccio innovativo alla comprensione e al miglioramento del processo Purchase to Pay - Requisition in Oracle Fusion Financials. Anziché basarsi su ipotesi o testimonianze aneddotiche, il Process Mining utilizza gli Event Log del sistema Oracle Fusion per ricostruire il percorso esatto seguito da ogni purchase requisition. In questo modo ottiene una visualizzazione del processo basata sui dati, che mette in evidenza ogni attività, da 'Requisition Submitted' a 'Approval Step 1 Rejected' e oltre, insieme alla relativa tempistica precisa.

Analizzando questi dati dettagliati, può identificare visivamente le variazioni più frequenti del processo, individuare i colli di bottiglia e quantificare l'impatto dei cicli di rilavorazione. Può, ad esempio, verificare se determinate voci di 'Requisition Type' restano sistematicamente bloccate in corrispondenza di 'Approval Step 2 Started' oppure se specifici dipartimenti registrano un 'Requisition Cycle Time' più lungo a causa della frequente attività 'Requisition Amended'. Il Process Mining rende trasparente il percorso altrimenti poco visibile delle requisition e La aiuta a comprendere non solo che cosa è accaduto, ma anche perché e dove siano necessari gli interventi più urgenti.

Principali aree di miglioramento del processo delle requisition

Con il Process Mining, ottiene insight specifici sui punti in cui concentrare gli interventi di miglioramento per il processo Purchase to Pay - Requisition in Oracle Fusion Financials. Le aree di intervento più comuni includono:

  • Riduzione del tempo del ciclo di approvazione: identifichi i singoli passaggi di approvazione o gli approvatori che causano ritardi. Può analizzare i tempi medi di approvazione per diversi tipi di requisition, dipartimenti o persino importi stimati, così da semplificare i Workflow o ridistribuire i carichi di approvazione.
  • Riduzione delle rilavorazioni e dei rifiuti: comprenda le cause alla base degli stati 'Requisition Amended' o 'Requisition Rejected'. Potrebbe essere necessario chiarire i requisiti nella fase 'Requisition Created', migliorare la formazione degli utenti o perfezionare i criteri di approvazione per ridurre i continui passaggi tra le parti.
  • Miglioramento della Conformità: rilevi le deviazioni dai percorsi o dalle policy di approvazione standard. Il Process Mining può evidenziare i casi in cui le requisition saltano passaggi obbligatori o vengono approvate al di fuori dei protocolli stabiliti, consentendo di rafforzare la Conformità e migliorare l'auditabilità.
  • Semplificazione del design dei Workflow: valuti l'efficacia degli attuali Workflow di approvazione in Oracle Fusion Financials. Potrebbe scoprire percorsi eccessivamente complessi da semplificare oppure opportunità per automatizzare le approvazioni di requisition di basso valore e ricorrenti.
  • Miglioramento dell'esperienza utente: rendendo il processo delle requisition più semplice e rapido, migliora la soddisfazione sia dei richiedenti sia dei team Procurement, liberando tempo prezioso da dedicare ad attività più strategiche.

Risultati misurabili

Gli insight ottenuti ottimizzando il processo Purchase to Pay - Requisition in Oracle Fusion Financials si traducono in vantaggi concreti. Può aspettarsi una riduzione significativa del 'Requisition Cycle Time' complessivo, con conseguente accelerazione degli acquisti e un supporto più efficace alle attività aziendali. Questa maggiore efficienza genera inoltre risparmi sui costi, riducendo gli interventi manuali e gli errori e consentendo di sfruttare acquisti effettuati tempestivamente. Una Conformità migliore garantisce che l'organizzazione operi secondo le linee guida stabilite, riducendo i rischi. In definitiva, un processo delle requisition più fluido contribuisce a un ecosistema Purchase to Pay più efficiente, agile e conveniente.

Come iniziare a ottimizzare il processo delle requisition

Prenda l'iniziativa e trasformi il processo Purchase to Pay - Requisition in Oracle Fusion Financials. Sfruttando il Process Mining, si dota degli strumenti necessari per superare le supposizioni e attuare miglioramenti basati sui dati. Inizi oggi il percorso verso un Workflow delle requisition più efficiente, conforme e trasparente. Comprendere il flusso reale delle Sue requisition è il primo passo per valorizzarne appieno il potenziale.

Purchase to Pay - Requisition Gestione delle richieste d’acquisto Workflow degli acquisti Processo di approvazione Efficienza P2P Audit della conformità Colli di bottiglia nelle richieste d’acquisto Ufficio finanziario Team acquisti Controllo della spesa Procure to Pay Gestione della spesa Controllo del budget

Problemi e sfide comuni

Individui le sfide che La riguardano

I ritardi nell’approvazione delle richieste di acquisto incidono direttamente sulle tempistiche di approvvigionamento, causando il mancato rispetto delle date di consegna e potenzialmente costi più elevati dovuti a spedizioni urgenti o alla perdita di sconti per pagamenti anticipati. Questa lentezza all’interno del processo Purchase to Pay - Requisition può compromettere i rapporti con i fornitori e limitare l’agilità operativa. ProcessMind analizza l’esatta durata di ogni fase di approvazione in Oracle Fusion Financials, identificando gli approvatori o i reparti che generano colli di bottiglia. Visualizzando il Workflow di approvazione, Lei può individuare i punti in cui le richieste restano bloccate e intervenire in modo mirato per rendere più efficiente il processo di approvazione.

Le modifiche frequenti alle richieste di acquisto, spesso apportate dopo l’invio, generano una notevole rilavorazione e prolungano il tempo complessivo del ciclo Purchase to Pay - Requisition. Ogni modifica richiede una nuova valutazione e, potenzialmente, una nuova approvazione, causando ritardi e aumentando il carico amministrativo. ProcessMind mappa tutte le attività "Requisition Amended" e gli eventi che le precedono, evidenziando le cause più comuni delle modifiche, come l’inserimento di dati errati o richieste iniziali poco chiare. Queste informazioni consentono alle organizzazioni che utilizzano Oracle Fusion Financials di intervenire sulle cause alla radice, migliorare la qualità delle richieste iniziali e ridurre la costosa rilavorazione.

Le richieste che si discostano dalle politiche di acquisto o dalle matrici di approvazione definite possono generare rischi di non conformità, spese non autorizzate e rilievi di audit all’interno del processo Purchase to Pay - Requisition. Questa mancata conformità indebolisce i controlli finanziari e aumenta l’esposizione dell’organizzazione ai rischi. ProcessMind rileva automaticamente le richieste che seguono percorsi di approvazione non standard o aggirano fasi obbligatorie, anche nelle configurazioni complesse di Oracle Fusion Financials. Confrontando i flussi effettivi con le regole definite, evidenzia le lacune di conformità e consente di adottare misure proattive per garantire il rispetto delle politiche e rafforzare i controlli interni.

La mancanza di una visibilità chiara e aggiornata in tempo reale sullo stato delle richieste di acquisto crea incertezza sia per i richiedenti sia per i team di approvvigionamento. Spesso ne derivano solleciti manuali, richieste di informazioni ridondanti e l’impossibilità di prevedere con precisione le tempistiche di approvvigionamento, con ripercussioni sull’efficienza complessiva. ProcessMind offre una visione completa, end-to-end, del percorso di ogni richiesta, da "Requisition Created" a "Purchase Order Created from Requisition" in Oracle Fusion Financials. Questa trasparenza consente agli utenti di monitorare l’avanzamento, anticipare i ritardi e comunicare stati aggiornati senza verifiche manuali, migliorando la pianificazione e il coordinamento.

Un’elevata percentuale di richieste di acquisto rifiutate segnala inefficienze, incomprensioni o problemi sistemici nelle fasi iniziali della richiesta o dell’approvazione del processo Purchase to Pay - Requisition. Ogni rifiuto richiede una rilavorazione, assorbe tempo prezioso e ritarda acquisti essenziali. ProcessMind identifica le fasi e le cause specifiche dei rifiuti, sia che si verifichino in "Approval Step 1 Rejected" sia in fasi successive, all’interno di Oracle Fusion Financials. Analizzando i modelli associati a "Requester", "Department" o "Approval Workflow Path", individua le cause ricorrenti dei rifiuti e consente di definire interventi mirati di formazione o adeguamenti del processo.

Le differenze nella gestione delle richieste di acquisto tra reparti, richiedenti o categorie di articoli possono produrre risultati incoerenti, inefficienze e difficoltà nell’applicazione delle procedure operative standard. Questa mancanza di uniformità compromette la prevedibilità e il controllo del processo Purchase to Pay - Requisition. ProcessMind visualizza tutte le varianti effettive del processo in Oracle Fusion Financials, evidenziando gli scostamenti dal percorso ideale sulla base di Attributi come "Department" o "Requisition Type". L’analisi mostra dove e perché si verificano le incoerenze, consentendo alle organizzazioni di uniformare le prassi e applicare in modo coerente processi di eccellenza.

Alcune fasi o persone coinvolte nel Workflow di approvazione delle richieste diventano frequentemente colli di bottiglia, causando ritardi che si accumulano su numerose richieste di acquisto. Individuare con precisione questi punti critici è fondamentale per migliorare il flusso e la velocità del processo Purchase to Pay - Requisition. ProcessMind identifica con precisione i punti in cui le richieste si fermano, analizzando i tempi di permanenza tra gli eventi "Approval Step Started" e "Approved" per ogni fase in Oracle Fusion Financials. Individua gli approvatori o le fasi più lente, consentendo di riallocare le risorse, riconfigurare i Workflow o fornire formazione aggiuntiva per ridurre questi colli di bottiglia critici.

Il tempo complessivo che intercorre tra la creazione di una richiesta di acquisto e la generazione del relativo ordine di acquisto può essere eccessivamente lungo, causando ritardi nell’acquisizione di beni e servizi. Questo ciclo prolungato incide sulle tempistiche dei progetti e sull’efficienza operativa dell’intero processo Purchase to Pay. ProcessMind calcola il tempo di ciclo end-to-end, da "Requisition Created" a "Purchase Order Created from Requisition", per ogni richiesta in Oracle Fusion Financials. Scomponendo la durata nelle singole attività, mostra quali segmenti contribuiscono maggiormente al ritardo complessivo e orienta gli interventi per abbreviare il processo.

Nonostante gli strumenti di automazione disponibili in sistemi come Oracle Fusion Financials, molti processi Purchase to Pay - Requisition richiedono ancora un numero eccessivo di inserimenti manuali, controlli o interventi. Queste fasi sono soggette a errori, aumentano i tempi di elaborazione e fanno crescere i costi operativi. ProcessMind identifica le attività che richiedono frequentemente l’intervento umano, come gli eventi ripetitivi "Requisition Amended" o i solleciti manuali indicati da lunghi tempi di inattività. Mappando questi punti critici, evidenzia le opportunità di ulteriore automazione o riprogettazione del processo, riducendo il lavoro manuale e migliorando l’accuratezza.

La creazione di richieste di acquisto da parte di personale non autorizzato o per finalità non approvate comporta un rischio significativo di spese fuori controllo e sforamenti di budget. Questi casi indeboliscono la governance finanziaria e possono essere difficili da monitorare senza una visibilità chiara sul processo Purchase to Pay - Requisition. ProcessMind analizza gli Attributi "Requester", "Department" e "Cost Center" rispetto alle attività effettive "Requisition Created" e "Approved/Rejected" in Oracle Fusion Financials. Può evidenziare le richieste avviate o approvate al di fuori dei ruoli o dei limiti di budget stabiliti, fornendo segnalazioni immediate di potenziali attività non autorizzate.

Le discrepanze tra la "Required By Date" indicata in una richiesta e la data effettiva di approvazione o creazione dell’ordine di acquisto possono far sì che le richieste urgenti risultino inevase. Questo disallineamento compromette la pianificazione, genera pressione e può causare ordini urgenti o il mancato rispetto delle scadenze operative. ProcessMind confronta la "Creation Date" e la "Required By Date" con i timestamp effettivi degli eventi "Requisition Approved" o "Purchase Order Created from Requisition" in Oracle Fusion Financials. L’analisi identifica i casi in cui i tempi di attraversamento effettivi superano sistematicamente quelli richiesti, facendo emergere i problemi strutturali che impediscono un’evasione puntuale.

Anche dopo l’approvazione completa di una richiesta di acquisto, possono verificarsi ritardi significativi prima della creazione dell’ordine effettivo. Questo intervallo rallenta il processo di approvvigionamento, impedisce di ordinare tempestivamente beni o servizi e incide sulle attività a valle. ProcessMind misura il tempo trascorso tra l’evento "Requisition Approved" e l’evento "Purchase Order Created from Requisition" in Oracle Fusion Financials. Questa analisi individua i ritardi nella transizione dall’approvazione all’acquisto effettivo e aiuta a stabilire se siano causati da problemi di integrazione dei sistemi o da passaggi manuali di consegna.

Obiettivi tipici

Definisca come si presenta il successo

Ridurre il tempo necessario per approvare le richieste di acquisto incide direttamente sulla velocità e sull’efficienza dell’approvvigionamento. Approvazioni più rapide consentono di acquisire prima beni e servizi, evitando ritardi operativi e mantenendo i progetti nei tempi previsti in Oracle Fusion Financials. Ne derivano inoltre rapporti migliori con i fornitori e un utilizzo più efficace del capitale circolante per il processo Purchase to Pay - Requisition. ProcessMind individua le fasi e le persone che causano colli di bottiglia nelle approvazioni, rilevando gli scostamenti dai percorsi standard e le opportunità di approvazione parallela. Quantifica i punti di ritardo e consente di riconfigurare i Workflow e introdurre automazioni mirate nel processo Purchase to Pay - Requisition, con una possibile riduzione dei tempi di approvazione del 20-30%.

Le modifiche frequenti alle richieste di acquisto generano rilavorazione, prolungano i tempi di elaborazione e spesso indicano dati iniziali inesatti o requisiti poco chiari. Ridurre questi cambiamenti consente di ottenere richieste corrette fin dal primo inserimento, diminuendo il carico amministrativo e accelerando il processo complessivo Purchase to Pay - Requisition in Oracle Fusion Financials. ProcessMind visualizza tutti i cicli di modifica e ne identifica le cause alla radice, come informazioni mancanti da parte di specifici richiedenti o modifiche tardive ai requisiti. Individuando i modelli problematici e i comportamenti degli utenti, le organizzazioni possono migliorare la formazione iniziale, ottimizzare la progettazione dei moduli o introdurre regole più rigorose di convalida dei dati, riducendo la frequenza delle modifiche fino al 40%.

Il rispetto delle politiche di acquisto è essenziale per la governance, la gestione dei rischi e il controllo finanziario. Le richieste non conformi possono causare spese non autorizzate, problemi di audit e rischi legali. Raggiungere la piena conformità nel processo Purchase to Pay - Requisition di Oracle Fusion Financials protegge il patrimonio e l’integrità dell’organizzazione. ProcessMind rileva automaticamente ogni caso in cui una richiesta si discosta dalle regole predefinite, ad esempio dai limiti di spesa, dalle approvazioni obbligatorie o dall’utilizzo dei fornitori preferenziali. Evidenzia percorsi e attività non conformi, consentendo di adottare immediatamente azioni correttive e riprogettare il processo per applicare la conformità in modo coerente, eliminando di fatto le violazioni delle politiche.

Tassi elevati di rifiuto delle richieste di acquisto generano una notevole rilavorazione, frustrazione per i richiedenti e ritardi nell’ottenimento delle risorse necessarie. Ridurre questi rifiuti indica una migliore qualità a monte nella creazione delle richieste e criteri di approvazione più chiari in Oracle Fusion Financials, rendendo più efficiente il processo Purchase to Pay - Requisition. ProcessMind analizza le cause dei rifiuti correlando gli eventi di rifiuto con Attributi, attività e approvatori specifici. Identifica i punti di errore ricorrenti e chiarisce perché le richieste vengono rifiutate, consentendo interventi mirati su formazione, comunicazione delle politiche o configurazione dei Workflow, con una possibile riduzione dei rifiuti del 15-25%.

Workflow di approvazione inefficienti, caratterizzati da fasi non necessarie o controlli ridondanti, rallentano l’intero processo Purchase to Pay - Requisition. Semplificare questi Workflow in Oracle Fusion Financials significa elaborazioni più rapide, minori interventi manuali e una funzione di approvvigionamento più agile, con un impatto diretto sulla velocità operativa. ProcessMind mappa tutti i percorsi di approvazione effettivi, facendo emergere cicli nascosti, passaggi non necessari e attività prive di valore che aggiungono latenza al processo Purchase to Pay - Requisition. Quantifica l’impatto di ogni inefficienza e orienta la riprogettazione dei Workflow per ottenere prestazioni ottimali, con la possibilità di ridurre i tempi di approvazione individuando opportunità di parallelizzazione.

La durata che intercorre tra l’approvazione di una richiesta di acquisto e la creazione del relativo ordine è un indicatore fondamentale dell’efficienza dell’approvvigionamento. Accelerare questo ciclo significa evadere più rapidamente gli ordini, migliorare i rapporti con i fornitori e ridurre i tempi di attraversamento per beni e servizi in Oracle Fusion Financials. ProcessMind misura con precisione il tempo trascorso tra l’approvazione della richiesta e la creazione dell’ordine, identificando i ritardi specifici nel passaggio di consegne o nelle fasi successive del processo Purchase to Pay - Requisition. Individuando colli di bottiglia e vincoli di risorse in questa transizione critica, consente di adottare interventi mirati per accelerare significativamente la generazione degli ordini.

Percorsi di elaborazione non uniformi per le richieste di acquisto producono risultati imprevedibili, tempi di ciclo variabili e difficoltà nell’applicazione delle politiche. Standardizzare questi percorsi in Oracle Fusion Financials garantisce uniformità, prevedibilità e una più semplice aderenza alle best practice nel processo Purchase to Pay - Requisition. ProcessMind visualizza tutte le varianti di processo esistenti, evidenziando gli scostamenti dal flusso ideale o previsto. Identifica dove e perché si verificano le incoerenze, consentendo alle organizzazioni di applicare procedure standard, consolidare percorsi ridondanti e ridurre la variabilità del processo del 30-50%, ottenendo risultati più prevedibili.

Le numerose fasi manuali del processo Purchase to Pay - Requisition, come l’inserimento dei dati o il monitoraggio dello stato, sono soggette a errori e consumano tempo prezioso del personale. Automatizzare queste attività in Oracle Fusion Financials libera risorse da destinare ad attività più strategiche e migliora l’accuratezza dei dati. ProcessMind individua le attività eseguite frequentemente a mano e le opportunità di automazione, come l’approvazione automatica degli articoli di basso valore o la compilazione automatica dei dati. Quantifica i risparmi di tempo e costi derivanti dalle potenziali iniziative di automazione, orientando l’implementazione di RPA o la configurazione del sistema per ridurre il lavoro manuale del 20-40%.

Le richieste di acquisto non autorizzate comportano un rischio significativo di spese non controllate e frodi, indebolendo la governance finanziaria. Eliminarle è fondamentale per mantenere il controllo del budget e garantire che tutte le attività di approvvigionamento siano conformi alle politiche organizzative in Oracle Fusion Financials. ProcessMind identifica tutte le richieste che aggirano i protocolli standard di creazione e approvazione o che provengono da fonti non autorizzate all’interno del processo Purchase to Pay - Requisition. Risale all’origine di questi percorsi anomali, consentendo alle organizzazioni di introdurre controlli di accesso, configurazioni di sistema e attività di monitoraggio più rigorosi per prevenirne il ripetersi.

La scarsa visibilità sullo stato attuale delle richieste di acquisto genera frustrazione nei richiedenti, frequenti richieste di informazioni e possibili ritardi nelle decisioni. Aumentare la trasparenza garantisce a tutti gli stakeholder l’accesso in tempo reale alle informazioni, migliorando la comunicazione e la soddisfazione complessiva rispetto al processo in Oracle Fusion Financials. ProcessMind offre una visione chiara, end-to-end, di ogni caso Purchase to Pay - Requisition, mostrando la fase esatta, il responsabile attuale e le eventuali azioni in sospeso. Consente agli utenti di seguire nel dettaglio il ciclo di vita, individuare i punti in cui le richieste sono bloccate e comunicare in modo proattivo, riducendo di oltre il 50% le richieste del tipo "dov’è la mia richiesta?".

Il disallineamento tra le date "required-by" richieste e le tempistiche effettive di consegna può causare esaurimento delle scorte, ritardi nei progetti o costi di spedizione urgente. Migliorare questo allineamento garantisce aspettative realistiche e una gestione ottimizzata delle scorte lungo tutto il ciclo Purchase to Pay - Requisition in Oracle Fusion Financials. ProcessMind analizza l’accuratezza delle date "required-by" confrontandole con i tempi effettivi di creazione degli ordini e di consegna, identificando i modelli di sovrastima o sottostima costante da parte di specifici richiedenti o reparti. Queste informazioni consentono di migliorare le previsioni, formare i richiedenti o adeguare il calcolo dei tempi di attraversamento, favorendo una pianificazione più realistica.

Il percorso di miglioramento in 6 fasi per Purchase to Pay - Requisition

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Cosa fare

Ottenga il Template Excel progettato per l’analisi dei dati di Purchase to Pay Requisition. Questo Template assicura che i dati di Oracle Fusion Financials siano strutturati correttamente per un’elaborazione efficiente.

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Perché è importante

L’utilizzo del Template corretto previene le incoerenze nei dati e garantisce un’analisi accurata fin dall’inizio, creando una base solida per individuare opportunità di miglioramento.

Risultato previsto

Un Template Excel pronto all’uso, adattato ai dati di Purchase to Pay Requisition.

COSA OTTERRÀ

Scopra la realtà del Suo processo Purchase Requisition

ProcessMind trasforma i dati grezzi di Oracle Fusion in visualizzazioni immediate e insight azionabili. Individui ritardi e inefficienze nel Workflow Purchase to Pay delle richieste.
  • Visualizzi il flusso end-to-end del processo delle richieste
  • Identifichi i ritardi esatti nei passaggi di approvazione
  • Ottimizzi i percorsi di approvazione per accelerare l'elaborazione
  • Confronti i cicli delle richieste tra i reparti
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
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Design your optimized process
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RISULTATI TIPICI

Principali miglioramenti nelle richieste Purchase to Pay

Questa sezione evidenzia i vantaggi e i miglioramenti di efficienza più comuni ottenuti ottimizzando il processo delle richieste di acquisto in Oracle Fusion Financials sulla base di insight fondati sui dati.

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Cicli di approvazione più rapidi

Tempo medio di approvazione delle richieste

Individui ed elimini i colli di bottiglia nei Workflow di approvazione, riducendo significativamente il tempo necessario per approvare le richieste. In questo modo garantisce approvvigionamenti più rapidi e una maggiore agilità operativa.
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Meno rifiuti delle richieste

Riduzione del tasso di rifiuto delle richieste

Comprenda le cause alla radice dei rifiuti delle richieste, come la mancata conformità alle politiche o i problemi di budget, e implementi modifiche per ridurre la rilavorazione e i ritardi. In questo modo migliora il tasso di approvazione al primo passaggio.
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Maggiore conformità alle politiche

Indice di conformità delle richieste più elevato

Ottenga piena visibilità sui percorsi di approvazione effettivi rispetto alle politiche definite, garantendo che tutte le richieste rispettino le regole dell’organizzazione e prevenendo le spese non autorizzate. In questo modo rafforza la governance.
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Più elaborazioni straight-through

Tasso più elevato di richieste straight-through

Individui le opportunità per elaborare le richieste dalla creazione all’approvazione senza interventi manuali, modifiche o rifiuti. Questo aumenta l’efficienza e riduce il lavoro manuale.
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Modifiche ridotte al minimo

Riduzione del tasso di modifica delle richieste

Individui con precisione perché le richieste vengono modificate frequentemente, intervenendo su problemi come requisiti poco chiari o errori di inserimento dei dati per ridurre i cicli di revisione. In questo modo accelera l’elaborazione complessiva.

I risultati variano in base alla complessità del processo e alla qualità dei dati. Queste cifre rappresentano miglioramenti tipici osservati nelle implementazioni.

Dati consigliati

Inizi dagli attributi e dalle attività più importanti, quindi estenda l'analisi secondo necessità.
Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

Attributi

Punti dati fondamentali da acquisire per l’analisi

L'identificativo univoco di una richiesta di acquisto, utilizzato come ID del caso per il processo.

Perché è importante

È l'Attributo fondamentale per monitorare il ciclo di vita della richiesta dall'inizio alla fine e consente tutte le analisi a livello di caso e i calcoli dei KPI.

Il nome dell'evento aziendale che si è verificato in un determinato momento del processo della richiesta.

Perché è importante

Costituisce la struttura portante della mappa di processo e consente di visualizzare e analizzare il Workflow della richiesta.

Il timestamp che indica quando si è verificata l'attività.

Perché è importante

Questo Attributo è essenziale per calcolare tutti i KPI relativi ai tempi, ordinare correttamente gli eventi e analizzare le prestazioni e i colli di bottiglia del processo.

Il nome del dipendente che ha creato e inviato la richiesta di acquisto.

Perché è importante

Consente di analizzare le prestazioni per richiedente, aiutando a individuare le esigenze formative e a mettere in evidenza gli utenti o i reparti più efficienti.

Il reparto aziendale di appartenenza del richiedente.

Perché è importante

Consente di analizzare il processo per unità aziendale, mettendo in evidenza modelli, prestazioni e problemi di conformità specifici dei reparti.

Il valore monetario complessivo della richiesta di acquisto.

Perché è importante

Fornisce un contesto finanziario che consente analisi basate sul valore, utili per stabilire le priorità degli interventi di miglioramento del processo e comprendere l'impatto del valore della richiesta sul comportamento del processo.

Lo stato attuale o finale della richiesta di acquisto.

Perché è importante

Fornisce una fotografia dello stato attuale delle richieste e viene utilizzato per determinare gli esiti finali ai fini del calcolo dei KPI.

La data entro la quale il richiedente necessita dei beni o dei servizi.

Perché è importante

È fondamentale per misurare le prestazioni del processo rispetto alle scadenze interne e comprendere se il processo di approvvigionamento soddisfa tempestivamente le esigenze aziendali.

Il motivo fornito da un approvatore quando una richiesta o una fase di approvazione viene rifiutata.

Perché è importante

Fornisce una visione diretta delle cause dei rifiuti delle richieste, consentendo miglioramenti mirati per ridurre le rilavorazioni e aumentare il tasso di elaborazione straight-through.

La specifica unità aziendale dell'organizzazione a cui appartiene la richiesta.

Perché è importante

Fornisce un contesto organizzativo di alto livello, consentendo confronti delle prestazioni e analisi strategiche tra diverse aree dell'azienda.

Attività

Passaggi del processo da monitorare e ottimizzare

Indica l’avvio del processo di approvvigionamento, quando un utente salva per la prima volta una nuova richiesta di acquisto. Questo evento viene generalmente acquisito come registrazione esplicita della creazione, con il relativo timestamp nel sistema.

Perché è importante

Questo è l’evento iniziale principale del processo delle richieste. Analizzare il tempo che intercorre tra la creazione e l’invio può far emergere ritardi nella formalizzazione della richiesta.

Rappresenta l’azione dell’utente che invia la richiesta completata al Workflow di approvazione. Viene acquisito quando lo stato della richiesta passa da "Incomplete" o "Draft" a uno stato che indica che è in attesa di approvazione.

Perché è importante

Questa attività avvia il ciclo di approvazione. Rappresenta una milestone fondamentale per misurare il tempo del ciclo di approvazione della richiesta e i tempi di attraversamento complessivi.

Indica l'approvazione finale della richiesta di acquisto dopo il superamento di tutte le fasi del Workflow. L'evento viene dedotto dalla modifica dello stato complessivo della richiesta in 'Approved'.

Perché è importante

È una milestone fondamentale, poiché indica che la richiesta è pronta per le attività di approvvigionamento. Rappresenta il punto finale per misurare il tempo complessivo del ciclo di approvazione della richiesta.

Rappresenta il rifiuto definitivo della richiesta e termina il processo per questa richiesta. L'evento viene dedotto quando lo stato complessivo della richiesta viene aggiornato a 'Rejected'.

Perché è importante

Questa attività rappresenta il punto terminale delle richieste non andate a buon fine. L'analisi di questi casi è essenziale per comprendere il KPI del tasso di rifiuto delle richieste e le cause dell'insuccesso.

Questo evento si verifica quando una riga di richiesta approvata viene utilizzata per generare un ordine di acquisto. Collega il processo della richiesta al successivo processo di approvvigionamento.

Perché è importante

È una milestone fondamentale per misurare il tempo di attraversamento dalla richiesta all'ordine di acquisto. I ritardi in questa fase indicano colli di bottiglia nel passaggio dall'approvazione all'acquisto.

Indica la chiusura definitiva del ciclo di vita della richiesta: tutte le righe sono state evase, ad esempio convertite in ordini di acquisto, oppure annullate. L'evento viene dedotto da un aggiornamento dello stato finale.

Perché è importante

È il principale evento di chiusura positiva del processo. Conferma che la richiesta è stata elaborata completamente e che non sono necessarie ulteriori azioni.

Domande frequenti

Domande frequenti

Il Process Mining analizza gli Event Log di Oracle Fusion Financials per visualizzare il flusso effettivo del processo di Purchase Requisition. Individua inefficienze come cicli di approvazione lenti, modifiche frequenti e richieste non conformi, fornendo informazioni basate sui dati per interventi mirati.

Per iniziare, servono generalmente Event Log relativi ai Purchase Requisition ID. I dati fondamentali includono il Purchase Requisition ID, il nome o lo stato dell’attività, il Timestamp dell’attività e l’utente o il sistema che la esegue. Attributi aggiuntivi, come il valore della richiesta o i dettagli dell’approvatore, possono arricchire l’analisi.

Dopo l’estrazione e l’elaborazione iniziale dei dati, le informazioni di base possono spesso essere generate nel giro di pochi giorni o settimane, a seconda della qualità e del volume dei dati. Un’analisi più approfondita, comprese le indagini sulle cause profonde e l’individuazione avanzata dei processi, può richiedere più tempo, man mano che le domande vengono definite e si esplorano aree specifiche.

Sì, certamente. Il Process Mining mappa con precisione tutti i percorsi di approvazione e individua i punti in cui si verificano ritardi nei Workflow di Oracle Fusion Financials. Evidenziando specifici colli di bottiglia e percorsi non standard, fornisce le evidenze necessarie per semplificare i processi e ridurre significativamente la durata complessiva dei cicli.

Il requisito tecnico principale è l’accesso al database di Oracle Fusion Financials o a un meccanismo equivalente di esportazione dei dati per recuperare gli Event Log. Lo strumento di Process Mining viene generalmente eseguito come servizio cloud o su un server dedicato e richiede la connettività alla fonte dati per l’acquisizione.

Il Process Mining consente di definire modelli di processo desiderati o regole di conformità e di confrontare quindi ogni percorso effettivo delle richieste con tali standard. Segnala automaticamente ogni deviazione, ad esempio le richieste che ignorano approvazioni obbligatorie o vengono create senza autorizzazione, assicurando il pieno rispetto delle politiche.

L’estrazione dei dati da Oracle Fusion Financials prevede generalmente report standard o l’accesso tramite API, che il Suo team IT può facilitare. Sebbene la configurazione iniziale richieda la comprensione del modello dati del sistema, si tratta di un processo ben definito e molti strumenti di Process Mining offrono connettori o indicazioni per i sistemi ERP più comuni.

Oltre alla durata del ciclo, è possibile individuare opportunità per ridurre al minimo le modifiche alle richieste, diminuire i tassi di rifiuto e standardizzare i percorsi di elaborazione incoerenti. Il Process Mining aiuta inoltre ad automatizzare le attività manuali e a migliorare complessivamente il ciclo dalla richiesta all’ordine di acquisto.

Il Process Mining ricostruisce il percorso completo di ogni Purchase Requisition ID, visualizzandone lo stato esatto e il percorso seguito nel sistema Oracle Fusion Financials. Questa visione end-to-end chiarisce a che punto si trova ogni richiesta, chi è responsabile della fase successiva e quali ritardi potrebbero verificarsi.

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