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Migliori il processo Purchase to Pay - Elaborazione delle fatture

Ottimizzi l’elaborazione delle fatture in NetSuite con la nostra guida in 6 passaggi.
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Processi disponibili
Processo generico 1 Acquisto e pagamento delle richieste d’acquisto 8 Assunzione e uscita: gestione delle posizioni 4 Ciclo di vita dei dipendenti: dall’assunzione alla cessazione 8 Ciclo di vita dello sviluppo software 6 Crediti verso clienti 7 Dal ciclo ordine-incasso alla fatturazione 8 Dal lead all’incasso 7 Dal processo di acquisto al pagamento: ordine di acquisto 8 Dal procurement al pagamento: elaborazione delle fatture 8 Elaborazione dei pagamenti 7 Elaborazione dei pagamenti fornitori 7 Elaborazione delle fatture fornitori 7 Elaborazione delle paghe 7 Gestione degli incidenti 6 Gestione dei contratti 6 Gestione dei problemi 6 Gestione dei sinistri 6 Gestione dei trasporti 6 Gestione del ciclo dei ricavi 6 Gestione del credito e recupero crediti 7 Gestione del magazzino 6 Gestione della catena di approvvigionamento 7 Gestione della qualità 6 Gestione delle modifiche 6 Gestione delle note spese 6 Gestione delle richieste di servizio 7 Gestione delle scorte 7 Gestione di resi e rimborsi 7 Inserimento dei clienti KYC 6 Istruttoria dei prestiti 6 Manutenzione degli asset 6 Onboarding dei dipendenti 6 Order to Cash - Elaborazione degli ordini cliente 8 Percorso del paziente 6 Pianificazione della produzione 6 Reclutamento e acquisizione di talenti 6 Record to Report - Registrazione contabile 7 Record to Report: chiusura di periodo e riconciliazioni 7 Servizio clienti 7
Sistemi disponibili
Sfide(11)Obiettivi(11)6 passaggiAnteprimaRisultatiDatiDomande frequenti(4)

Ottimizzi l’elaborazione delle fatture in NetSuite per pagamenti più rapidi e conformità

L’elaborazione delle fatture può presentare colli di bottiglia, causando ritardi nei pagamenti e rischi per la conformità. La nostra piattaforma La aiuta a individuare le inefficienze più rilevanti nel flusso di lavoro. In questo modo può accelerare le approvazioni, migliorare i flussi di cassa e trasformare il processo nel suo complesso.

Scarichi il nostro template dei dati preconfigurato e affronti le sfide più comuni per raggiungere i Suoi obiettivi di efficienza. Segua il nostro piano di miglioramento in sei fasi e consulti la guida al template dei dati per trasformare le Sue attività.

Mostra la descrizione dettagliata

Perché ottimizzare il processo di acquisto e pagamento delle fatture in NetSuite?

Un’elaborazione efficiente delle fatture è alla base di un ciclo di acquisto e pagamento ben gestito. In un sistema come NetSuite, dove ogni giorno vengono registrate numerose transazioni, le inefficienze nella gestione delle fatture possono ripercuotersi sull’intera organizzazione, incidendo sul flusso di cassa, sui rapporti con i fornitori e sulla conformità. Senza una visione chiara, basata sui dati, del percorso attuale delle fatture, si rischiano problemi significativi: pagamenti in ritardo, sconti per pagamento anticipato non sfruttati, maggiori costi operativi dovuti agli interventi manuali e difficoltà nel rispettare i requisiti normativi. Ottimizzare il processo di acquisto e pagamento delle fatture non significa soltanto accelerarlo: significa anche migliorarne la precisione, la conformità e la gestione finanziaria. In questo modo, l’azienda può mantenere la liquidità, rafforzare i rapporti con i fornitori e assicurarsi che ogni spesa sia contabilizzata in modo efficiente.

Come il Process Mining trasforma l’analisi dell’elaborazione delle fatture

Il Process Mining offre un nuovo modo per comprendere e migliorare il processo di acquisto e pagamento delle fatture in NetSuite. Anziché basarsi su supposizioni o testimonianze isolate, utilizza gli Event Log del modulo AR di NetSuite, con registrazioni quali Invoice, Customer Payment e Credit Memo, per ricostruire il percorso effettivo di ogni fattura, dall’inizio alla fine. In questo modo, le operazioni diventano molto più trasparenti. Può visualizzare il flusso reale del processo, comprese tutte le varianti e le deviazioni dal percorso previsto. Questa possibilità è fondamentale per individuare colli di bottiglia nascosti, come approvazioni che richiedono troppo tempo, cicli ripetuti di rilavorazione o specifici motivi di blocco dei pagamenti che ritardano quelli più urgenti. Il Process Mining consente di andare oltre i sintomi superficiali e individuare le cause profonde delle inefficienze, fornendo dati concreti per prendere decisioni informate e ottimizzare il processo, migliorando i risultati finanziari. Mostra in modo diretto dove intervenire per migliorare il processo di acquisto e pagamento delle fatture.

Le principali aree di miglioramento individuate dal Process Mining

Applicando il Process Mining al processo di acquisto e pagamento delle fatture in NetSuite, ottiene indicazioni concrete su diverse aree critiche. Può:

  • Semplificare i flussi di lavoro di approvazione: individuare ed eliminare passaggi di approvazione ridondanti, capire perché alcuni approvatori diventano colli di bottiglia e rilevare le fatture approvate fuori sequenza.
  • Migliorare l’abbinamento delle fatture: individuare le fasi precise in cui le fatture non corrispondono agli ordini di acquisto, facendo emergere problemi di inserimento dati, creazione degli ordini o ricezione delle merci. In questo modo si riduce il lavoro manuale necessario per gestire le discrepanze.
  • Ottimizzare la gestione dei blocchi di pagamento: comprendere i motivi più frequenti dei blocchi, analizzare il tempo necessario per rimuoverli e individuare come prevenirli.
  • Ridurre i tempi di ciclo e le rilavorazioni: visualizzare i percorsi più lunghi delle fatture e individuare le attività che richiedono troppo tempo o generano rilavorazioni, riducendo direttamente i tempi di ciclo del processo di acquisto e pagamento delle fatture.
  • Migliorare la conformità e la gestione delle eccezioni: rilevare i percorsi di elaborazione non standard e le deviazioni dalle procedure stabilite, rispettando i requisiti normativi e riducendo i rischi finanziari.

Risultati attesi: vantaggi misurabili per l’organizzazione

Le informazioni ricavate dal Process Mining si traducono in vantaggi concreti e misurabili per il processo di acquisto e pagamento delle fatture. Introducendo miglioramenti basati sui dati, può ottenere:

  • Riduzione dei costi operativi: limitare gli interventi manuali, eliminare le rilavorazioni e liberare tempo del personale da dedicare ad attività di maggior valore.
  • Cicli di pagamento più rapidi: ridurre sensibilmente il tempo medio di elaborazione delle fatture, pagare puntualmente i fornitori ed evitare penali per ritardi.
  • Maggiore utilizzo degli sconti per pagamento anticipato: individuare e sfruttare le opportunità di sconto, con un beneficio diretto sui risultati economici.
  • Gestione più efficace del flusso di cassa: controllare meglio il capitale circolante grazie a un’elaborazione delle fatture efficiente e prevedibile.
  • Rapporti migliori con i fornitori: rafforzare la fiducia e le collaborazioni assicurando pagamenti puntuali e precisi.
  • Maggiore conformità e preparazione agli audit: mantenere un processo di elaborazione delle fatture trasparente e conforme, riducendo i rischi di audit e rispettando le procedure interne e le normative esterne.

Come iniziare a ottimizzare il processo di acquisto e pagamento delle fatture

Ottimizzare con il Process Mining il processo di acquisto e pagamento delle fatture in NetSuite è semplice. Questo approccio consente di scoprire come vengono gestiti realmente i flussi delle fatture e fornisce le prove necessarie per introdurre miglioramenti concreti e duraturi. Grazie al Process Mining, può ottenere la chiarezza e il controllo necessari per trasformare l’elaborazione delle fatture da possibile criticità a vantaggio strategico, migliorando l’efficienza, la conformità e la solidità finanziaria dell’organizzazione.

Procure-to-Pay - Elaborazione delle fatture Gestione delle fatture Debiti verso fornitori Team debiti verso fornitori Approvazione delle fatture Elaborazione dei pagamenti Ottimizzazione del flusso di cassa Pagamenti ai fornitori Approvvigionamento e pagamento P2P Gestione dei fornitori Abbinamento delle fatture

Problemi e sfide comuni

Individui le sfide che La riguardano

Le fatture restano spesso in attesa nelle code di approvazione, causando ritardi significativi nel ciclo di acquisto e pagamento delle fatture in NetSuite. Questi colli di bottiglia fanno sì che le fatture superino la data di scadenza, compromettendo i rapporti con i fornitori e comportando possibili penali per ritardato pagamento. ProcessMind individua dove e perché le fatture si bloccano, identificando gli approvatori o i passaggi che causano i ritardi. Visualizzando i flussi di lavoro di approvazione, mette in luce le cause profonde dei colli di bottiglia e consente di introdurre miglioramenti mirati per approvare le fatture più rapidamente.

Un numero significativo di fatture viene pagato oltre la scadenza, con conseguenti penali per ritardato pagamento, rapporti compromessi con i fornitori e un impatto negativo sul capitale circolante. Spesso la causa è l’inefficienza dell’intero flusso di acquisto e pagamento delle fatture in NetSuite. ProcessMind mappa l’intero ciclo di vita delle fatture e mette in evidenza le attività e i percorsi che allungano i tempi di ciclo. Individua i punti esatti in cui si verificano i ritardi, consentendo all’organizzazione di ottimizzare i processi e ridurre i pagamenti tardivi.

La ricezione e l’acquisizione dei dati delle fatture richiedono spesso numerosi interventi manuali, aumentando i costi operativi, il rischio di errore umano e i tempi di elaborazione nel processo di acquisto e pagamento delle fatture in NetSuite. Questo può assorbire una parte considerevole delle risorse del team che gestisce i debiti verso fornitori. ProcessMind quantifica il tempo e il lavoro dedicati all’acquisizione e alla codifica manuale dei dati, facendo emergere opportunità di automazione o semplificazione del processo. Mostra l’impatto delle attività manuali sull’efficienza complessiva e aiuta a ridurle.

Le discrepanze tra fatture e ordini di acquisto generano spesso eccezioni, gestione manuale e rilavorazioni nel flusso di acquisto e pagamento delle fatture in NetSuite. L’intero processo rallenta e assorbe risorse preziose del team. ProcessMind analizza i percorsi seguiti dalle fatture quando emergono discrepanze nell’abbinamento, individuandone le cause più frequenti e la ricorrenza. Aiuta a identificare i problemi specifici e le attività necessarie per risolverli, così da riprogettare il processo e ridurre al minimo le eccezioni.

Spesso le organizzazioni faticano a monitorare in tempo reale lo stato delle fatture nel ciclo di acquisto e pagamento. Diventa così più difficile prevedere il flusso di cassa, rispondere alle richieste dei fornitori e individuare possibili ritardi. Questa mancanza di trasparenza crea problemi operativi. ProcessMind crea una mappa visiva completa del percorso di ogni fattura in NetSuite, mostrandone lo stato attuale e le attività svolte in precedenza. Questa visibilità consente di gestire le fatture in modo proattivo, prendere decisioni migliori e comunicare più efficacemente con le parti interessate.

Le deviazioni dalle procedure stabilite e dai requisiti normativi durante l’elaborazione delle fatture nel processo di acquisto e pagamento in NetSuite possono esporre l’organizzazione a rischi significativi per la conformità, sanzioni finanziarie e problemi in sede di audit. Tra gli esempi più comuni figurano le approvazioni non autorizzate e la gestione impropria dei blocchi di pagamento. ProcessMind confronta automaticamente i percorsi effettivi di elaborazione delle fatture con le regole definite e i processi previsti, mettendo in evidenza ogni caso di non conformità. Individua con precisione dove e come si verificano le deviazioni, consentendo di intervenire tempestivamente per garantire il rispetto delle regole e ridurre i rischi.

I ritardi nel ciclo di acquisto e pagamento delle fatture fanno spesso sì che il pagamento avvenga dopo la scadenza del periodo utile per ottenere uno sconto. Le inefficienze nel flusso di lavoro di NetSuite riducono direttamente i risultati economici, perché fanno perdere possibili risparmi. ProcessMind individua i passaggi e i colli di bottiglia che impediscono di elaborare le fatture in tempo per ottenere lo sconto. Confrontando i tempi di attraversamento fino al pagamento con i termini di pagamento, fa emergere opportunità per accelerare il processo e massimizzare i vantaggi finanziari.

Le fatture soggette a un blocco di pagamento richiedono spesso molto tempo per essere sbloccate, ritardando inutilmente i pagamenti e immobilizzando il capitale circolante nel flusso di acquisto e pagamento delle fatture in NetSuite. Spesso non sono chiari né i motivi né la durata dei blocchi. ProcessMind visualizza il ciclo di vita delle fatture bloccate, dall’impostazione del blocco alla sua rimozione. Individua la durata media dei diversi tipi di blocco e le attività necessarie per risolverli, indicando dove intervenire più rapidamente e semplificare il processo.

Nel processo di acquisto e pagamento delle fatture in NetSuite, le fatture seguono spesso percorsi diversi e non standardizzati, con conseguenti inefficienze, risultati disomogenei e più rilavorazioni. Questo rende difficile ampliare le attività e formare efficacemente il nuovo personale. ProcessMind individua tutte le varianti effettive del processo di elaborazione delle fatture, mettendo in evidenza le deviazioni più frequenti dal percorso previsto e la ricorrenza dei cicli di rilavorazione. Aiuta a standardizzare il processo mostrando i percorsi più efficienti e le attività superflue da eliminare.

Inefficienze, gestione manuale, rilavorazioni e problemi di conformità fanno aumentare insieme il costo di elaborazione di ogni fattura nel ciclo di acquisto e pagamento di NetSuite. Questo riduce la redditività e segnala un notevole spreco di risorse operative. ProcessMind mostra i fattori che determinano i costi effettivi, mappando il consumo di risorse, la durata delle attività e la gestione delle eccezioni durante il ciclo di vita delle fatture. Aiuta a individuare le aree in cui gli interventi di riduzione dei costi possono avere il maggiore impatto.

I ritardi ricorrenti nei pagamenti delle fatture, causati dalle inefficienze del processo di acquisto e pagamento in NetSuite, possono compromettere rapporti importanti con i fornitori. Ne possono derivare condizioni meno favorevoli, una qualità del servizio inferiore o persino la perdita di fornitori strategici. ProcessMind individua i fornitori e i tipi di fattura più colpiti dai ritardi, consentendo all’organizzazione di affrontare i problemi sistemici che incidono sulla soddisfazione dei fornitori. Favorendo pagamenti puntuali, aiuta a mantenere collaborazioni solide con i fornitori.

Obiettivi tipici

Definisca i criteri di successo

L’obiettivo è ridurre il tempo che una fattura trascorre in attesa di approvazione nel processo di acquisto e pagamento. Ridurre i tempi di approvazione incide direttamente sul capitale circolante, evita penali per ritardato pagamento e migliora i rapporti con i fornitori, assicurando pagamenti puntuali. È il segno di una gestione dei debiti verso fornitori più agile ed efficiente. ProcessMind mappa con precisione l’intero percorso di acquisto e pagamento delle fatture in NetSuite, individuando i colli di bottiglia e i ritardi nei flussi di lavoro di approvazione. Mostra dove le fatture restano in attesa più a lungo, mettendo in luce le cause profonde dei blocchi e consentendo interventi mirati per semplificare le approvazioni. Visualizzando il flusso e individuando le deviazioni, l’organizzazione può ridurre sensibilmente i tempi di approvazione, anche del 30% o più.

Una percentuale elevata di pagamenti puntuali è fondamentale per mantenere buoni rapporti con i fornitori, evitare penali per ritardato pagamento e ottimizzare il flusso di cassa. L’obiettivo è elaborare e pagare le fatture entro la scadenza, a conferma di un ciclo di acquisto e pagamento ben gestito e prevedibile. Ne derivano benefici diretti per la solidità finanziaria e la fiducia dei fornitori. ProcessMind offre una visione chiara del ciclo di vita delle fatture in NetSuite, dalla ricezione all’esecuzione del pagamento. Individuando le fatture a rischio di ritardo in ogni fase dell’elaborazione, consente di intervenire tempestivamente. Il Process Mining fa emergere le cause dei mancati pagamenti entro la scadenza, come ritardi nelle approvazioni o discrepanze nell’abbinamento, e permette di introdurre modifiche al processo per portare la percentuale di pagamenti puntuali oltre il 95%.

L’obiettivo è ridurre sensibilmente il lavoro manuale necessario per estrarre e inserire i dati delle fatture in NetSuite. Automatizzare l’acquisizione dei dati riduce gli errori umani, accelera le fasi iniziali di elaborazione e libera il personale che gestisce i debiti verso fornitori, permettendogli di dedicarsi ad attività più strategiche. Il processo di acquisto e pagamento diventa così più efficiente e preciso fin dall’inizio. ProcessMind analizza l’attività «Invoice Data Captured», quantificando gli interventi manuali e il loro impatto sui volumi elaborati. Capendo dove avviene l’acquisizione manuale dei dati e quali ritardi comporta, l’organizzazione può individuare le attività più adatte all’automazione. Il Process Mining mostra quali tipi di fattura o fornitori richiedono più lavoro manuale, orientando l’introduzione di soluzioni per automatizzare oltre il 50% dell’acquisizione dei dati.

L’obiettivo è aumentare la percentuale di fatture abbinate automaticamente ai rispettivi ordini di acquisto, riducendo la necessità di interventi manuali. Un tasso più elevato di abbinamento automatico nell’elaborazione delle fatture del processo di acquisto e pagamento in NetSuite accelera il processo, riduce gli errori e migliora l’efficienza complessiva, consentendo ai team che gestiscono i debiti verso fornitori di concentrarsi sulle eccezioni anziché sulle attività di routine. ProcessMind monitora le attività «Invoice Matched to Purchase Order» e «Matching Discrepancy Handled» per misurare le prestazioni attuali dell’abbinamento automatico. Individua gli schemi ricorrenti nelle mancate corrispondenze, come le cause più frequenti delle discrepanze o i fornitori interessati. Analizzando queste informazioni, l’organizzazione può perfezionare le regole di abbinamento o risolvere i problemi nelle fasi precedenti, aumentando il tasso di abbinamento automatico, che può superare l’85% nei processi completamente automatizzati.

La visibilità in tempo reale sullo stato di ogni fattura consente a tutte le parti interessate, dai team che gestiscono i debiti verso fornitori ai fornitori stessi, di seguirne l’avanzamento e prevedere i pagamenti. L’obiettivo è eliminare le richieste manuali di aggiornamento, ridurre l’incertezza e rendere più trasparente il flusso di lavoro di acquisto e pagamento delle fatture, migliorando la comunicazione e la chiarezza operativa. ProcessMind crea un gemello digitale completo del processo di acquisto e pagamento delle fatture in NetSuite, consentendo all’organizzazione di visualizzare la fase corrente di ogni fattura e il punto in cui si trova nel processo. Una mappa interattiva e chiara mostra subito lo stato, i colli di bottiglia e i possibili ritardi. Questa maggiore visibilità favorisce una gestione proattiva e riduce il tempo dedicato alle richieste di aggiornamento.

L’obiettivo è rispettare pienamente le procedure interne, i requisiti normativi e gli obblighi contrattuali durante l’intero ciclo di acquisto e pagamento delle fatture. Raggiungere la piena conformità riduce al minimo i rischi di audit, evita sanzioni e tutela l’integrità finanziaria e la reputazione dell’organizzazione. Ogni fase deve seguire le regole e gli standard definiti. ProcessMind rileva automaticamente le deviazioni dal flusso previsto o atteso per l’elaborazione delle fatture in NetSuite. Mette in evidenza i casi in cui le attività vengono saltate, svolte fuori sequenza o le approvazioni richieste vengono aggirate. Monitorando costantemente il processo rispetto alle regole di conformità predefinite, ProcessMind consente all’organizzazione di individuare e correggere le lacune, assicurando il rispetto di tutte le normative e procedure.

Sfruttare gli sconti per pagamento anticipato consente di ridurre sensibilmente i costi e migliorare direttamente i risultati economici. L’obiettivo è ottimizzare il flusso di acquisto e pagamento delle fatture, così da elaborare e pagare entro la finestra più breve prevista tutte le fatture che danno diritto a uno sconto. È un’opportunità importante per ottimizzare il capitale circolante. ProcessMind individua le fatture per cui è possibile ottenere uno sconto per pagamento anticipato e ne segue il percorso in NetSuite. Mostra esattamente dove si verificano i ritardi che fanno perdere lo sconto, nelle approvazioni, nell’abbinamento o nella pianificazione dei pagamenti. Analizzando questi percorsi critici, l’organizzazione può riprogettare il processo e dare priorità alle fatture che danno diritto allo sconto, sfruttando al massimo queste opportunità.

L’obiettivo è ridurre sensibilmente il tempo necessario per risolvere i problemi che causano i blocchi di pagamento, consentendo alle fatture di passare più rapidamente alla fase di pagamento. Risolvere prima i blocchi migliora la puntualità dei pagamenti e la gestione del flusso di cassa, evita ulteriori ritardi nel ciclo di acquisto e pagamento e aumenta la soddisfazione dei fornitori. ProcessMind mappa con precisione le attività «Payment Block Set» e «Payment Block Released» in NetSuite, mostrando il tempo medio durante il quale le fatture restano bloccate. Individua i motivi più frequenti dei blocchi e i passaggi o i ruoli coinvolti nella loro risoluzione. Analizzando questi percorsi, l’organizzazione può semplificare la gestione dei blocchi e ridurne i tempi di almeno il 40%.

Flussi di lavoro di acquisto e pagamento delle fatture coerenti e prevedibili in tutta l’organizzazione riducono la confusione e gli errori e migliorano l’efficienza complessiva. L’obiettivo è limitare le differenze nella gestione delle fatture, applicare con regolarità le migliori pratiche e rendere il processo più lineare e gestibile. ProcessMind individua automaticamente tutte le varianti effettive del percorso di acquisto e pagamento delle fatture in NetSuite e le confronta con il modello di processo previsto. Mostra dove si verificano più spesso le deviazioni e ne quantifica l’impatto sulle prestazioni. Visualizzando queste varianti, ProcessMind aiuta l’organizzazione a individuarne le cause profonde e a introdurre modifiche mirate per standardizzare i flussi di lavoro, ridurre le rilavorazioni e aumentare la prevedibilità.

L’obiettivo è ridurre la spesa operativa complessiva per l’elaborazione di ogni fattura, includendo i costi del personale, della tecnologia e della correzione degli errori. Ottimizzando il flusso di acquisto e pagamento delle fatture, l’organizzazione può ottenere risparmi significativi, con effetti diretti sulla redditività e sulla solidità finanziaria. ProcessMind quantifica il tempo e le risorse impiegati in ogni fase del processo di acquisto e pagamento delle fatture in NetSuite, individuando i colli di bottiglia costosi, le attività manuali e i cicli di rilavorazione. Consente di identificare le aree in cui l’automazione o la riprogettazione del processo possono ridurre maggiormente i costi. Semplificando il flusso ed eliminando le inefficienze, ProcessMind aiuta a ridurre del 15% o più il costo per fattura elaborata.

Pagamenti puntuali e precisi sono fondamentali per migliorare la soddisfazione dei fornitori e costruire rapporti commerciali solidi e duraturi. L’obiettivo è offrire ai fornitori un’esperienza di pagamento affidabile e trasparente, riducendo le richieste di informazioni e rafforzando la reputazione dell’organizzazione come partner commerciale di riferimento. ProcessMind offre una visione completa del ciclo di acquisto e pagamento delle fatture in NetSuite, consentendo all’organizzazione di individuare e affrontare le cause più comuni di insoddisfazione dei fornitori, come i pagamenti in ritardo o la mancanza di aggiornamenti sullo stato. Semplificando i tempi di elaborazione e migliorando la comunicazione sulla base delle informazioni ricavate dal processo, ProcessMind contribuisce direttamente a un’esperienza di pagamento più coerente e positiva, migliorando sensibilmente la soddisfazione dei fornitori.

Il percorso di miglioramento in 6 fasi per l’elaborazione delle fatture P2P

1
Scarichi il template dei dati
2
Esporti i dati da NetSuite
3
Carichi i dati del processo
4
Analizzi il processo delle fatture
5
Introduca i miglioramenti prioritari
6
Monitori le prestazioni del processo
1

Scarichi il template dei dati

Cosa fare

Scarichi il template Excel preconfigurato per l’elaborazione delle fatture nel processo di acquisto e pagamento in NetSuite. Il template Le consente di raccogliere in modo efficiente tutti i dati necessari dell’Event Log.

Consulta la guida al template dei dati Scarica il template

Perché è importante

Utilizzare il template corretto semplifica la preparazione dei dati, previene gli errori più comuni e fornisce una base solida per l’analisi.

Risultato atteso

Un file Excel strutturato, pronto per raccogliere i dati sull’elaborazione delle fatture in NetSuite.

LE SUE SCOPERTE

Individui i colli di bottiglia nelle fatture NetSuite e ottimizzi il flusso

ProcessMind rappresenta visivamente l’intero flusso di elaborazione delle fatture in NetSuite. Ottenga informazioni essenziali sulle lacune nelle prestazioni e sulle opportunità di miglioramento rapido.
  • Visualizzi i percorsi effettivi delle fatture in NetSuite
  • Individui con precisione i colli di bottiglia nell’approvazione delle fatture
  • Individui i rischi per la conformità e le cause dei ritardi nei pagamenti
  • Ottimizzi i tempi di ciclo per l’approvazione delle fatture in NetSuite
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RISULTATI TIPICI

Migliorare l’efficienza nell’elaborazione delle fatture

Analizzando in modo approfondito il processo Purchase to Pay - Elaborazione delle fatture in NetSuite e utilizzando il numero della fattura come identificativo del caso, le organizzazioni individuano le inefficienze e ottengono miglioramenti operativi significativi. Questi risultati mostrano i vantaggi concreti dell’ottimizzazione della gestione delle fatture, dall’inizio alla fine.

0 %
Riduzione dei tempi di approvazione

Riduzione media del ciclo di approvazione

Il Process Mining individua i colli di bottiglia nel flusso di lavoro di approvazione delle fatture, favorendo approvazioni più rapide e riducendo i ritardi nei pagamenti. Il processo P2P diventa così più efficiente.
0 %
Aumento dei pagamenti puntuali

Percentuale di fatture pagate entro la scadenza

Individuando le cause dei ritardi nei pagamenti, le organizzazioni aumentano sensibilmente la percentuale di pagamenti puntuali, rafforzano i rapporti con i fornitori ed evitano le penali.
0 %
Più fatture abbinate automaticamente

Aumento delle fatture abbinate automaticamente agli ordini di acquisto

Il Process Mining ottimizza le regole di abbinamento e individua le cause profonde delle discrepanze, aumentando notevolmente la percentuale di fatture abbinate automaticamente agli ordini di acquisto. Si riducono così il lavoro manuale e i tempi di elaborazione.
0 %
Massimizzare gli sconti

Aumento degli sconti per pagamento anticipato ottenuti

Individui i ritardi che impediscono di usufruire degli sconti per pagamento anticipato. Il Process Mining aiuta a semplificare il processo, così da ottenere una percentuale molto più alta degli sconti disponibili e migliorare direttamente la redditività.
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Maggiore conformità

Riduzione delle deviazioni del processo

Visualizzando tutti i percorsi del processo, il Process Mining individua le attività di elaborazione delle fatture non conformi e aiuta a eliminarle, favorendo il rispetto delle procedure interne e dei requisiti normativi.
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Riduzione dei costi di elaborazione

Riduzione del costo per fattura elaborata

Semplificare i flussi di lavoro e automatizzare le attività manuali individuate dal Process Mining riduce direttamente e in misura significativa il costo di elaborazione di ogni fattura.

I risultati variano in base alla complessità del processo, alla configurazione dei sistemi esistenti e alla qualità dei dati. Le cifre indicano i miglioramenti tipici osservati nelle implementazioni di processi Purchase to Pay simili.

Dati consigliati

Inizi dagli attributi e dalle attività più importanti, poi aggiunga altri elementi secondo necessità.
Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

Attributi

Dati chiave da acquisire per l’analisi

Identificativo univoco della fattura di un fornitore nel sistema.

Perché è importante

È la chiave essenziale per seguire il percorso di ogni fattura nel processo di pagamento e consente un’analisi completa a livello di caso.

Nome del fornitore che ha inviato la fattura.

Perché è importante

Consente di segmentare i dati del processo per individuare i colli di bottiglia specifici dei fornitori, valutare la puntualità dei pagamenti e rilevare problemi di conformità.

Valore monetario totale della fattura del fornitore.

Perché è importante

Consente di svolgere analisi finanziarie e segmentare i casi in base al valore, aiutando a dare priorità alle fatture di importo elevato e a comprendere i fattori che determinano i costi.

Data entro cui la fattura deve essere pagata per rispettare le condizioni concordate.

Perché è importante

È il riferimento per misurare la puntualità dei pagamenti, che incide direttamente sui rapporti con i fornitori e aiuta a evitare le penali per ritardato pagamento.

Utente responsabile dell’approvazione o del rifiuto della fattura.

Perché è importante

Aiuta a individuare i colli di bottiglia nel processo di approvazione e ad analizzare i risultati per persona o reparto, così da orientare gli interventi di miglioramento.

Stato corrente di elaborazione della fattura.

Perché è importante

Fornisce una fotografia aggiornata dell’avanzamento delle fatture, utile per gestire il carico di lavoro e analizzare il volume di attività in corso.

Indicatore che specifica se la fattura è stata abbinata automaticamente a un ordine di acquisto, senza intervento manuale.

Perché è importante

Misura direttamente il livello di automazione e l’efficienza dell’abbinamento delle fatture, mettendo in evidenza le opportunità per ridurre il lavoro manuale.

Indicatore che specifica se la fattura è stata pagata entro la data di scadenza.

Perché è importante

Misura direttamente il rispetto delle condizioni di pagamento, fondamentale per i rapporti con i fornitori, per evitare penali e per la pianificazione finanziaria.

Attività

Fasi del processo da monitorare e ottimizzare

Questa attività indica la creazione in NetSuite della registrazione della fattura del fornitore, da cui inizia il relativo processo di elaborazione. L’evento viene rilevato dalla data di creazione della transazione Fattura fornitore.

Perché è importante

È il principale evento di inizio del ciclo di vita della fattura. Analizzare il tempo che intercorre tra questa attività e le successive permette di calcolare il tempo totale di elaborazione e di individuare eventuali ritardi iniziali nell’inserimento dei dati.

Indica l’approvazione definitiva della fattura del fornitore, che ne autorizza il pagamento. È una tappa fondamentale, in genere rilevata da una modifica esplicita dello stato a «Approvato» nel flusso di lavoro di approvazione del sistema.

Perché è importante

È una tappa fondamentale che consente di procedere al pagamento. I ritardi in questa fase sono un collo di bottiglia frequente; monitorare questa attività è essenziale per gestire la puntualità dei pagamenti e i flussi di cassa.

Questa attività indica il momento in cui la fattura fornitore approvata produce effetti nella contabilità generale. Nelle configurazioni standard di NetSuite, ciò avviene automaticamente al momento dell’approvazione definitiva della fattura.

Perché è importante

È un punto di controllo finanziario fondamentale, che garantisce la corretta rilevazione delle passività. Per l’analisi della conformità è essenziale monitorare le deviazioni, come i pagamenti effettuati prima della registrazione contabile.

Questa attività indica la creazione della transazione di pagamento che salda la fattura del fornitore. È un evento esplicito, rilevato dalla creazione di una registrazione Pagamento fornitore collegata alla fattura.

Perché è importante

Indica l’esecuzione del pagamento, un passaggio fondamentale per analizzare la puntualità dei pagamenti e prevedere i flussi di cassa. È una tappa importante prima della conclusione del processo.

Questa attività indica che la fattura del fornitore è stata pagata per intero e che il relativo stato è stato aggiornato. Segna il completamento del processo e si deduce da una modifica dello stato della fattura.

Perché è importante

È il principale evento finale del percorso ottimale del ciclo di vita della fattura. Misurare il tempo totale necessario per raggiungere questo stato consente di calcolare il tempo di ciclo complessivo del processo.

Domande frequenti

Domande frequenti

Il Process Mining consente di visualizzare il flusso effettivo dell’elaborazione delle fatture in NetSuite e di individuare colli di bottiglia, rilavorazioni e lacune di conformità. Fornisce indicazioni basate sui dati per ridurre i tempi di approvazione, aumentare i pagamenti puntuali e sfruttare al meglio gli sconti per pagamento anticipato.

In genere servono gli Event Log relativi all’elaborazione delle fatture, con il numero della fattura come identificativo del caso, le descrizioni delle attività, le date e gli orari e l’utente responsabile. Tra le tabelle pertinenti possono esserci quelle delle transazioni, i log dei flussi di lavoro e lo storico delle approvazioni. Questi dati consentono di ricostruire l’intero percorso di ogni fattura.

Spesso è possibile ottenere le prime indicazioni entro poche settimane dal completamento dell’estrazione dei dati e della configurazione del modello. Per realizzare miglioramenti significativi del processo possono invece servire diversi mesi, perché le modifiche devono essere progettate, testate e introdotte. Il monitoraggio continuo aiuta poi a mantenere i risultati raggiunti.

Tra i principali vantaggi rientrano la riduzione dei tempi del ciclo di approvazione delle fatture, l’aumento dei pagamenti puntuali e una maggiore automazione nell’acquisizione e nella riconciliazione dei dati. Si possono inoltre ottenere una conformità più solida, rapporti migliori con i fornitori e un costo inferiore per ogni fattura elaborata.

Il Process Mining è utile alle organizzazioni di qualsiasi dimensione che gestiscono processi ripetibili e dispongono di dati transazionali sufficienti. Le aziende più grandi possono avere processi più complessi, ma anche le imprese più piccole possono ottenere notevoli risparmi e migliorare l’efficienza ottimizzando i flussi P2P delle fatture.

Il Process Mining consente di confrontare i flussi di lavoro effettivi delle fatture con le regole di conformità e le procedure interne definite, evidenziando automaticamente le deviazioni. Aiuta così a individuare passaggi non autorizzati, approvazioni mancanti o attività insolite, verificando che tutte le fatture rispettino i requisiti normativi e gli standard interni.

Sì. Mappando ogni passaggio dell’elaborazione delle fatture, il Process Mining mostra chiaramente dove si concentrano gli interventi manuali. Questo approccio basato sui dati aiuta a individuare le attività che si prestano maggiormente all’automazione, riducendo gli errori umani e aumentando l’efficienza.

Gli strumenti moderni di Process Mining sono intuitivi, ma è utile conoscere le basi dell’estrazione dei dati, di SQL e dell’analisi dei processi aziendali. Anche la conoscenza del modello dati di NetSuite aiuta a individuare e preparare gli Event Log necessari.

Accelerando le approvazioni dei pagamenti, riducendo i blocchi e favorendo pagamenti puntuali, il Process Mining interviene direttamente su alcune delle cause più comuni di insoddisfazione dei fornitori. Ne derivano cicli di pagamento più affidabili e rapporti più solidi e positivi con i fornitori.

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