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Migliori il processo Purchase to Pay per l’elaborazione delle fatture

Semplifichi l’elaborazione delle fatture in NetSuite con la nostra guida in 6 passaggi.
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Ottimizzi l’elaborazione delle fatture in NetSuite per pagamenti più rapidi e maggiore conformità

L’elaborazione delle fatture presenta spesso colli di bottiglia che causano pagamenti in ritardo e rischi di non conformità. La nostra piattaforma La aiuta a individuare con precisione le inefficienze critiche del Suo Workflow. In questo modo può ottenere approvazioni più rapide, migliorare il flusso di cassa e trasformare il processo nel suo complesso.

Scarichi il nostro template dei dati preconfigurato e affronti le sfide comuni per raggiungere i Suoi obiettivi di efficienza. Segua il nostro piano di miglioramento in sei passaggi e consulti la Guida al template dei dati per trasformare le Sue operazioni.

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Perché ottimizzare il processo Purchase to Pay - Invoice Processing in NetSuite?

Un’elaborazione efficiente delle fatture è il pilastro di un ciclo Purchase to Pay sano. In un sistema come NetSuite, dove ogni giorno vengono eseguite numerose transazioni, le inefficienze nella gestione delle fatture possono ripercuotersi sull’intera organizzazione, influendo sul flusso di cassa, sui rapporti con i fornitori e sulla conformità. Senza una comprensione chiara e basata sui dati dell’attuale percorso delle fatture, si rischia di dover affrontare problemi rilevanti, come pagamenti ritardati, mancata applicazione degli sconti per pagamento anticipato, aumento dei costi operativi dovuto agli interventi manuali e difficoltà nel rispettare i requisiti normativi. Ottimizzare Purchase to Pay - Invoice Processing non significa soltanto aumentare la velocità, ma anche garantire accuratezza, conformità e una gestione finanziaria strategica. Questo consente all’azienda di mantenere la liquidità, consolidare i rapporti con i fornitori e assicurare che ogni importo speso sia contabilizzato in modo efficiente.

Come il Process Mining trasforma l’analisi dell’elaborazione delle fatture

Il Process Mining offre un approccio innovativo per comprendere e migliorare Purchase to Pay - Invoice Processing in NetSuite. Anziché basarsi su supposizioni o testimonianze isolate, il Process Mining utilizza gli Event Log del modulo AR di NetSuite, inclusi record come Invoice, Customer Payment e Credit Memo, per ricostruire il percorso effettivo, dall’inizio alla fine, di ogni fattura. In questo modo è possibile ottenere una trasparenza senza precedenti sulle attività operative. Lei può visualizzare il reale flusso del processo, comprese tutte le varianti e le deviazioni rispetto al percorso ideale. Questa capacità è fondamentale per individuare i colli di bottiglia nascosti, come fasi di approvazione prolungate, cicli ripetitivi di rilavorazione o specifiche cause di blocco dei pagamenti che ritardano i pagamenti più importanti. Il Process Mining consente di andare oltre i sintomi superficiali e di individuare le cause alla radice delle inefficienze, fornendo i dati empirici necessari per prendere decisioni informate, ottimizzare il processo e migliorare le prestazioni finanziarie. In questo modo mostra concretamente come migliorare Purchase to Pay - Invoice Processing, evidenziando le aree su cui intervenire.

Principali aree di miglioramento individuate dal Process Mining

Applicando il Process Mining a Purchase to Pay - Invoice Processing in NetSuite, Lei ottiene informazioni operative su diverse aree critiche e può:

  • Semplificare i Workflow di approvazione: individuare ed eliminare le fasi di approvazione ridondanti, comprendere perché determinati approvatori costituiscano colli di bottiglia o rilevare i casi in cui le fatture vengono approvate fuori sequenza.
  • Migliorare il matching delle fatture: identificare con precisione le fasi in cui le fatture non corrispondono agli ordini di acquisto, facendo emergere problemi nell’inserimento dei dati, nella creazione degli ordini di acquisto o nei processi di ricezione delle merci. Questo riduce il lavoro manuale necessario per gestire le discrepanze.
  • Ottimizzare la gestione dei blocchi dei pagamenti: comprendere le cause più frequenti dei blocchi, analizzare il tempo di ciclo necessario per rimuoverli e individuare opportunità per prevenirli.
  • Ridurre i tempi di ciclo e le rilavorazioni: visualizzare i percorsi più lunghi seguiti dalle fatture, identificando le fasi che richiedono troppo tempo o generano rilavorazioni e incidono direttamente sulla riduzione del tempo di ciclo di Purchase to Pay - Invoice Processing.
  • Migliorare la conformità e la gestione delle eccezioni: rilevare i percorsi non standard di elaborazione delle fatture e le deviazioni dalle policy definite, garantendo il rispetto dei requisiti normativi e riducendo il rischio finanziario.

Risultati attesi: vantaggi misurabili per la Sua organizzazione

Le informazioni ottenute dal Process Mining si traducono in vantaggi concreti e misurabili per Purchase to Pay - Invoice Processing. Implementando miglioramenti basati sui dati, Lei può aspettarsi:

  • Riduzione dei costi operativi: minimizzare gli interventi manuali, eliminare le rilavorazioni e liberare tempo del personale da dedicare ad attività a maggior valore.
  • Cicli di pagamento più rapidi: ridurre significativamente il tempo medio di ciclo dell’elaborazione delle fatture, garantendo pagamenti puntuali ai fornitori ed evitando penali per ritardato pagamento.
  • Massimizzazione degli sconti per pagamento anticipato: individuare e sfruttare le opportunità di sconto per pagamento anticipato, con un impatto diretto sul risultato economico.
  • Migliore gestione del flusso di cassa: ottenere un controllo più efficace del capitale circolante grazie a un’elaborazione delle fatture prevedibile ed efficiente.
  • Rapporti più solidi con i fornitori: rafforzare la fiducia e le partnership garantendo pagamenti puntuali e accurati.
  • Maggiore conformità e preparazione agli audit: mantenere un processo di elaborazione delle fatture trasparente e conforme, riducendo i rischi di audit e assicurando il rispetto delle policy interne e delle normative esterne.

Come iniziare a ottimizzare Purchase to Pay - Invoice Processing

Intraprendere il percorso di ottimizzazione di Purchase to Pay - Invoice Processing in NetSuite con il Process Mining è semplice. Questo approccio consente di portare alla luce la realtà operativa dei flussi delle fatture e di ottenere le evidenze necessarie per promuovere miglioramenti significativi e duraturi. Sfruttando il Process Mining, Lei acquisisce la chiarezza e il controllo necessari per trasformare l’elaborazione delle fatture da possibile criticità a vantaggio strategico, garantendo maggiore efficienza, conformità e solidità finanziaria alla Sua organizzazione.

Purchase to Pay - Elaborazione delle fatture Gestione delle fatture Debiti verso fornitori Team dei debiti verso fornitori Approvazione delle fatture Elaborazione dei pagamenti Ottimizzazione del flusso di cassa Pagamenti ai fornitori Procure to Pay P2P Gestione dei fornitori Riconciliazione delle fatture

Problemi e sfide comuni

Individui le sfide che La riguardano

Le fatture rimangono spesso bloccate nelle code di approvazione, causando ritardi significativi nel ciclo Purchase to Pay - Invoice Processing in NetSuite. Questi colli di bottiglia fanno sì che le fatture superino la scadenza, compromettendo i rapporti con i fornitori e causando potenzialmente addebiti per ritardato pagamento. ProcessMind individua dove e perché le fatture si fermano, identificando gli approvatori o le fasi responsabili dei ritardi. Visualizzando i Workflow di approvazione, identifica le cause alla radice di questi colli di bottiglia e consente di apportare miglioramenti mirati per approvare più rapidamente le fatture.

Un numero significativo di fatture viene pagato oltre la scadenza, con conseguenti penali per ritardato pagamento, rapporti deteriorati con i fornitori e un impatto negativo sul capitale circolante. Spesso la causa risiede nelle inefficienze dell’intero flusso Purchase to Pay - Invoice Processing in NetSuite. ProcessMind mappa l’intero ciclo di vita delle fatture, evidenziando le attività e i percorsi specifici che contribuiscono all’allungamento dei tempi di ciclo. Individua i punti esatti in cui si verificano i ritardi, consentendo alle organizzazioni di ottimizzare i processi e ridurre i pagamenti effettuati oltre la scadenza.

La ricezione e la raccolta dei dati delle fatture richiedono spesso numerosi interventi manuali, con conseguente aumento dei costi operativi, del rischio di errore umano e dei tempi di elaborazione in Purchase to Pay - Invoice Processing di NetSuite. Questo può assorbire una parte significativa delle risorse di Accounts Payable. ProcessMind quantifica l’impegno e il tempo dedicati alla raccolta manuale e alla codifica dei dati, evidenziando le opportunità di automazione o semplificazione del processo. Visualizza l’impatto delle fasi manuali sull’efficienza complessiva e orienta gli interventi per ridurre il lavoro manuale.

Le discrepanze che emergono durante il matching tra fatture e ordini di acquisto generano spesso eccezioni, gestione manuale e rilavorazioni nel flusso Purchase to Pay - Invoice Processing di NetSuite. Questo rallenta l’intero processo e assorbe risorse preziose del team. ProcessMind analizza i percorsi seguiti dalle fatture quando si verificano discrepanze di matching, evidenziandone le cause più frequenti e la relativa incidenza. Aiuta a identificare i tipi specifici di problemi di matching e le attività necessarie per risolverli, consentendo di riprogettare il processo e ridurre al minimo queste eccezioni.

Le organizzazioni spesso incontrano difficoltà nel monitorare in tempo reale lo stato delle fatture durante il ciclo Purchase to Pay - Invoice Processing, con ripercussioni sulla previsione del flusso di cassa, sulla gestione delle richieste dei fornitori e sull’identificazione dei possibili ritardi. Questa mancanza di trasparenza crea difficoltà operative. ProcessMind crea una mappa visiva completa del percorso di ogni fattura in NetSuite, mostrando lo stato attuale e le attività storiche. Questa visibilità consente una gestione proattiva delle fatture, decisioni più informate e una comunicazione più efficace con gli stakeholder.

Le deviazioni dalle policy definite e dai requisiti normativi durante Purchase to Pay - Invoice Processing in NetSuite possono esporre l’organizzazione a rischi significativi per la conformità, sanzioni finanziarie e risultati negativi degli audit. Tra gli esempi più comuni rientrano le approvazioni non autorizzate e la gestione impropria dei blocchi dei pagamenti. ProcessMind confronta automaticamente i percorsi effettivi di elaborazione delle fatture con le regole definite e i processi ideali, evidenziando tutti i casi di non conformità. Individua con precisione dove e come si verificano le deviazioni, consentendo di adottare misure proattive per garantire il rispetto delle regole e ridurre il rischio.

I ritardi nel ciclo Purchase to Pay - Invoice Processing fanno spesso sì che le fatture vengano pagate dopo la chiusura della finestra utile per ottenere gli sconti per pagamento anticipato. Questo incide direttamente sul risultato economico, poiché i potenziali risparmi vengono persi a causa delle inefficienze nel Workflow di NetSuite. ProcessMind identifica le fasi del processo e i colli di bottiglia che impediscono di elaborare tempestivamente le fatture per ottenere lo sconto. Analizzando i tempi di attraversamento fino all’esecuzione del pagamento rispetto ai termini di pagamento, evidenzia le opportunità per accelerare i processi e massimizzare i vantaggi finanziari.

Le fatture sottoposte a blocco dei pagamenti spesso richiedono tempi lunghi per essere sbloccate, ritardando inutilmente i pagamenti e immobilizzando il capitale circolante nel flusso Purchase to Pay - Invoice Processing di NetSuite. Le cause e la durata di questi blocchi non sono spesso chiare. ProcessMind visualizza il ciclo di vita delle fatture soggette a blocco dei pagamenti, dall’impostazione alla rimozione del blocco. Identifica la durata media dei diversi motivi di blocco e le attività necessarie per risolverli, indicando le aree in cui intervenire più rapidamente e semplificare i processi.

Nel processo Purchase to Pay - Invoice Processing di NetSuite, le fatture seguono spesso numerosi percorsi diversi e non standardizzati, causando inefficienze, risultati incoerenti e un aumento delle rilavorazioni. Questo rende difficile ampliare le attività e formare efficacemente i nuovi dipendenti. ProcessMind porta alla luce tutte le varianti effettive del processo di elaborazione delle fatture, identificando le deviazioni più comuni dal percorso ideale e la frequenza dei cicli di rilavorazione. Aiuta a standardizzare i processi evidenziando i percorsi più efficienti ed eliminando le fasi non necessarie.

Le inefficienze, la gestione manuale, le rilavorazioni e i problemi di conformità fanno complessivamente aumentare il costo di elaborazione di ogni fattura nel ciclo Purchase to Pay - Invoice Processing di NetSuite. Questo riduce la redditività e segnala un significativo spreco operativo. ProcessMind fornisce informazioni sui principali fattori di costo mappando il consumo di risorse, la durata delle attività e la gestione delle eccezioni lungo il ciclo di vita delle fatture. Aiuta a individuare le aree in cui gli interventi di riduzione dei costi possono produrre il maggiore impatto.

I ritardi persistenti nei pagamenti delle fatture, causati dalle inefficienze del processo Purchase to Pay - Invoice Processing in NetSuite, possono compromettere i rapporti con fornitori strategici. Questo può portare a condizioni meno favorevoli, a una riduzione della qualità del servizio o persino alla perdita di fornitori importanti. ProcessMind identifica i fornitori e i tipi di fattura maggiormente colpiti dai ritardi nei pagamenti, consentendo alle organizzazioni di affrontare i problemi sistemici che incidono sulla soddisfazione dei fornitori. Garantendo pagamenti puntuali, aiuta a mantenere partnership solide e collaborative.

Obiettivi tipici

Definisca come si presenta il successo

Questo obiettivo mira a ridurre il tempo che una fattura trascorre in attesa di approvazione all’interno del processo Purchase to Pay. La riduzione del tempo di ciclo delle approvazioni incide direttamente sul capitale circolante, previene le penali per ritardato pagamento e migliora i rapporti con i fornitori grazie a pagamenti puntuali. È il segnale di un’attività di Accounts Payable più agile ed efficiente. ProcessMind mappa con precisione l’intero percorso Purchase to Pay - Invoice Processing in NetSuite, identificando i colli di bottiglia e i ritardi specifici nei Workflow di approvazione. Evidenzia i punti in cui le fatture rimangono in attesa più a lungo, facendo emergere le cause alla radice dei rallentamenti e consentendo interventi mirati per semplificare le fasi di approvazione. Visualizzando il flusso e identificando le deviazioni, le organizzazioni possono ottenere riduzioni significative, arrivando potenzialmente a diminuire i tempi di approvazione del 30% o più.

Raggiungere un’elevata percentuale di pagamenti puntuali è fondamentale per mantenere rapporti solidi con i fornitori, evitare penali per ritardato pagamento e ottimizzare il flusso di cassa. Questo obiettivo garantisce che le fatture vengano elaborate e pagate entro la scadenza, riflettendo un ciclo Purchase to Pay ben gestito e prevedibile. Il risultato è un miglioramento diretto della solidità finanziaria e della fiducia dei fornitori. ProcessMind offre una visione chiara del ciclo di vita delle fatture in NetSuite, dalla ricezione all’esecuzione del pagamento. Identificando le fatture a rischio di pagamento tardivo a causa di ritardi in qualsiasi fase dell’elaborazione, consente di intervenire in modo proattivo. Il Process Mining aiuta a individuare le cause delle scadenze mancate, come ritardi nelle approvazioni o discrepanze di matching, permettendo di introdurre modifiche al processo che portino la percentuale di pagamenti puntuali oltre il 95%.

Questo obiettivo mira a ridurre significativamente l’impegno manuale necessario per estrarre e inserire i dati delle fatture in NetSuite. Automatizzare la raccolta dei dati riduce gli errori umani, accelera le fasi iniziali di elaborazione e libera il personale AP, che può dedicarsi ad attività più strategiche. Il risultato è una maggiore efficienza e accuratezza fin dall’inizio del processo Purchase to Pay. ProcessMind analizza l’attività "Invoice Data Captured", quantificando gli interventi manuali e il loro impatto sulla capacità di elaborazione. Comprendendo dove avviene la raccolta manuale dei dati e quali ritardi comporta, le organizzazioni possono individuare i candidati ideali per l’automazione. Il Process Mining evidenzia i tipi di fattura o i fornitori che richiedono il maggiore impegno manuale, orientando l’implementazione di soluzioni in grado di automatizzare oltre il 50% della raccolta dei dati delle fatture.

Questo obiettivo si concentra sull’aumento della percentuale di fatture che possono essere abbinate automaticamente ai relativi ordini di acquisto, riducendo la necessità di interventi manuali. Un tasso più elevato di matching automatico in Purchase to Pay - Invoice Processing in NetSuite accelera l’elaborazione, riduce gli errori e migliora l’efficienza complessiva, consentendo ai team AP di concentrarsi sulle eccezioni anziché sulle attività di routine. ProcessMind monitora le attività "Invoice Matched to Purchase Order" e "Matching Discrepancy Handled" per comprendere le prestazioni attuali del matching automatico. Identifica gli schemi ricorrenti nelle mancate corrispondenze, come le cause più comuni delle discrepanze o determinati fornitori. Analizzando queste informazioni, le organizzazioni possono perfezionare le regole di matching o risolvere i problemi a monte, migliorando il tasso di matching automatico, potenzialmente oltre l’85% per l’elaborazione straight-through.

Offrire visibilità in tempo reale sullo stato di ogni fattura consente agli stakeholder, dai team AP ai fornitori, di monitorare l’avanzamento e prevedere i pagamenti. Questo obiettivo elimina la necessità di richieste manuali, riduce l’incertezza e favorisce una maggiore trasparenza nel Workflow Purchase to Pay - Invoice Processing, migliorando la comunicazione e la chiarezza operativa. ProcessMind costruisce un digital twin completo di Purchase to Pay - Invoice Processing in NetSuite, consentendo alle organizzazioni di visualizzare la fase corrente di ogni fattura e di identificarne la posizione nel processo. Presentando una mappa interattiva e chiara del processo, offre informazioni immediate sullo stato, sui colli di bottiglia e sui possibili ritardi. Questa maggiore visibilità supporta la gestione proattiva e riduce il tempo dedicato alle richieste sullo stato delle fatture.

Questo obiettivo punta al pieno rispetto delle policy interne, dei requisiti normativi e degli obblighi contrattuali lungo l’intero ciclo Purchase to Pay - Invoice Processing. Raggiungere il 100% di conformità riduce al minimo i rischi di audit, evita le sanzioni e tutela l’integrità finanziaria e la reputazione dell’organizzazione. Garantisce inoltre che ogni fase segua regole e standard definiti. ProcessMind rileva automaticamente le deviazioni dal flusso ideale o previsto di Purchase to Pay - Invoice Processing in NetSuite. Evidenzia i casi in cui le attività vengono saltate, eseguite fuori sequenza o in cui le approvazioni richieste vengono aggirate. Monitorando continuamente il processo rispetto a regole di conformità predefinite, ProcessMind consente alle organizzazioni di individuare e correggere le lacune, assicurando infine il rispetto del 100% delle normative e delle policy.

Sfruttare gli sconti per pagamento anticipato consente di ottenere risparmi significativi e contribuisce direttamente a migliorare il risultato economico. Questo obiettivo mira a ottimizzare il flusso Purchase to Pay - Invoice Processing, assicurando che le fatture idonee allo sconto vengano elaborate e pagate entro la finestra, più breve, prevista per usufruirne. Si tratta di un’opportunità importante per ottimizzare il capitale circolante. ProcessMind identifica le fatture per cui è disponibile uno sconto per pagamento anticipato e ne monitora il percorso in NetSuite. Individua con precisione i ritardi che causano la perdita dello sconto, sia nelle approvazioni, sia nel matching, sia nella pianificazione dei pagamenti. Analizzando questi percorsi critici, le organizzazioni possono riprogettare i processi per dare priorità alle fatture idonee allo sconto e massimizzare gli sconti acquisiti.

Questo obiettivo si concentra sulla riduzione significativa del tempo necessario per risolvere i problemi che causano i blocchi dei pagamenti, consentendo così alle fatture di procedere più rapidamente verso il pagamento. Accelerare la risoluzione dei blocchi incide direttamente sulla puntualità dei pagamenti, migliora la gestione del flusso di cassa e previene ulteriori ritardi nel ciclo Purchase to Pay, aumentando la soddisfazione dei fornitori. ProcessMind mappa con precisione le attività "Payment Block Set" e "Payment Block Released" in NetSuite, mostrando il tempo medio trascorso dalle fatture in stato di blocco. Identifica le cause più comuni dei blocchi e le fasi o i ruoli coinvolti nella loro risoluzione. Analizzando questi percorsi, le organizzazioni possono semplificare il processo di risoluzione e puntare a ridurre di almeno il 40% i tempi di rimozione dei blocchi.

Ottenere Workflow Purchase to Pay - Invoice Processing coerenti e prevedibili in tutta l’organizzazione elimina la confusione, riduce gli errori e migliora l’efficienza complessiva. Questo obiettivo mira a ridurre al minimo le variazioni nella gestione delle fatture, assicurando l’applicazione costante delle best practice e favorendo un ambiente di processo più semplice e gestibile. ProcessMind individua automaticamente tutte le variazioni effettive del percorso Purchase to Pay - Invoice Processing in NetSuite e le confronta con il modello di processo ideale. Evidenzia i punti in cui le deviazioni si verificano più frequentemente e ne quantifica l’impatto sulle prestazioni. Visualizzando queste variazioni, ProcessMind consente alle organizzazioni di individuarne le cause alla radice e introdurre modifiche mirate per standardizzare i Workflow, ridurre le rilavorazioni e aumentare la prevedibilità.

Questo obiettivo mira a ridurre la spesa operativa complessiva associata all’elaborazione di ogni fattura, includendo i costi del lavoro, della tecnologia e della correzione degli errori. Ottimizzando il flusso Purchase to Pay - Invoice Processing, le organizzazioni possono ottenere risparmi significativi, con un impatto diretto sulla redditività e sulla solidità finanziaria dell’azienda. ProcessMind quantifica il tempo e le risorse consumati in ogni fase di Purchase to Pay - Invoice Processing in NetSuite, identificando i colli di bottiglia costosi, le attività manuali e i cicli di rilavorazione. Consente alle organizzazioni di individuare le aree in cui l’automazione o la riprogettazione del processo possono generare le maggiori riduzioni dei costi. Semplificando il flusso ed eliminando le inefficienze, ProcessMind aiuta a ridurre del 15% o più il costo per fattura elaborata.

Migliorare la soddisfazione dei fornitori grazie a pagamenti puntuali e accurati è fondamentale per costruire rapporti commerciali solidi e duraturi. Questo obiettivo si concentra sulla creazione di un’esperienza di pagamento affidabile e trasparente, riducendo le richieste di chiarimento e rafforzando la reputazione dell’organizzazione come partner commerciale privilegiato. ProcessMind offre una visibilità senza precedenti sull’intero ciclo Purchase to Pay - Invoice Processing in NetSuite, consentendo alle organizzazioni di individuare e affrontare le cause più comuni della frustrazione dei fornitori, come pagamenti ritardati o assenza di aggiornamenti sullo stato. Semplificando i tempi di elaborazione e migliorando la comunicazione sulla base delle informazioni sul processo, ProcessMind contribuisce direttamente a un’esperienza di pagamento più coerente e positiva, migliorando significativamente la soddisfazione dei fornitori.

Il percorso di miglioramento in 6 fasi per l’elaborazione delle fatture P2P

1

Scarichi il Template dei dati
2

Esporti i dati da NetSuite
3

Carichi i dati del processo
4

Analizzi il processo di elaborazione delle fatture
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Applichi i miglioramenti prioritari
6

Monitori le prestazioni del processo
1

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Cosa fare

Ottenga il Template Excel preconfigurato, progettato per l’elaborazione delle fatture Purchase to Pay in NetSuite. Questo Template garantisce la raccolta efficiente di tutti i dati necessari dell’Event Log.

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Perché è importante

L’utilizzo del Template corretto semplifica la preparazione dei dati, previene gli errori più comuni e assicura che l’analisi parta da una base di riferimento solida.

Risultato previsto

Un file Excel strutturato, pronto per raccogliere i dati sull’elaborazione delle fatture in NetSuite.

LE SUE SCOPERTE

Individui i colli di bottiglia nelle fatture NetSuite e ottimizzi il flusso

ProcessMind mappa visivamente l’intero flusso di elaborazione delle fatture NetSuite. Ottenga informazioni essenziali sulle lacune prestazionali e sulle opportunità di miglioramento rapido.
  • Visualizzi i percorsi effettivi del processo delle fatture NetSuite
  • Individui con precisione i colli di bottiglia nell’approvazione delle fatture
  • Identifichi i rischi di non conformità e i fattori che causano pagamenti in ritardo
  • Ottimizzi i tempi del ciclo di approvazione delle fatture NetSuite
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RISULTATI TIPICI

Ottenga una maggiore efficienza nell'elaborazione delle fatture

Analizzando in modo approfondito il processo Purchase to Pay - Invoice Processing in NetSuite, utilizzando l'Invoice Number come identificativo del caso, le organizzazioni individuano le inefficienze e ottengono significativi miglioramenti operativi. Questi risultati rappresentano i vantaggi concreti dell'ottimizzazione della gestione delle fatture, dall'inizio alla fine.

0 %
Riduzione dei tempi di approvazione

Riduzione media del ciclo di approvazione

Il Process Mining identifica i colli di bottiglia nel Workflow di approvazione delle fatture, favorendo approvazioni più rapide e un minor numero di ritardi nei pagamenti. In questo modo il processo P2P diventa più efficiente.
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Aumento dei pagamenti puntuali

Percentuale di fatture pagate entro la scadenza

Individuando le cause dei pagamenti tardivi, le organizzazioni migliorano significativamente la percentuale di pagamenti puntuali, rafforzano i rapporti con i fornitori ed evitano le penalità.
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Miglioramento della riconciliazione automatica

Aumento delle fatture riconciliate automaticamente con gli ordini di acquisto

Il Process Mining ottimizza le regole di riconciliazione e individua le cause principali delle discrepanze, aumentando in modo significativo la percentuale di riconciliazione automatica tra fatture e ordini di acquisto. Questo riduce il lavoro manuale e accelera l'elaborazione.
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Massimizzazione degli sconti

Aumento degli sconti per pagamento anticipato acquisiti

Individui i ritardi che impediscono di usufruire degli sconti per pagamento anticipato. Il Process Mining aiuta a semplificare il processo, assicurando l'acquisizione di una percentuale significativamente maggiore degli sconti disponibili e migliorando direttamente la redditività.
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Conformità più solida

Riduzione delle deviazioni di processo

Visualizzando tutti i percorsi del processo, il Process Mining identifica ed elimina le attività di elaborazione delle fatture non conformi, assicurando il rispetto delle policy interne e degli standard normativi.
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Riduzione dei costi di elaborazione

Riduzione del costo per fattura elaborata

La semplificazione dei Workflow e l'automazione dei passaggi manuali individuati dal Process Mining portano direttamente a una significativa riduzione del costo associato all'elaborazione di ogni fattura.

I risultati variano in base alla complessità del processo, alla configurazione dei sistemi esistenti e alla qualità dei dati. Queste cifre rappresentano miglioramenti tipici osservati nelle implementazioni di processi Purchase to Pay analoghi.

Dati consigliati

Inizi dagli attributi e dalle attività più importanti, quindi ampli l’analisi secondo necessità.
Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

Attributi

Punti dati fondamentali da acquisire per l’analisi

L'identificativo univoco di una fattura del fornitore all'interno del sistema.

Perché è importante

È la chiave essenziale per tracciare il percorso di ogni fattura attraverso il processo di pagamento e consente un'analisi completa a livello di caso.

Il nome del fornitore che ha inviato la fattura.

Perché è importante

Consente una segmentazione essenziale dei dati di processo per individuare i colli di bottiglia specifici dei fornitori, le prestazioni dei pagamenti e i problemi di Conformità.

Il valore monetario totale della fattura del fornitore.

Perché è importante

Consente l'analisi finanziaria e la segmentazione per valore, aiutando a dare priorità alle fatture di importo elevato e a comprendere i fattori che determinano i costi.

La data entro la quale la fattura deve essere pagata per rispettare i termini di pagamento concordati.

Perché è importante

È il riferimento per misurare la puntualità dei pagamenti, che incide direttamente sui rapporti con i fornitori e può contribuire a evitare le penali per ritardo.

L'utente responsabile dell'approvazione o del rifiuto della fattura.

Perché è importante

Aiuta a individuare i colli di bottiglia nel processo di approvazione e ad analizzare le prestazioni per persona o reparto, consentendo miglioramenti mirati.

Lo stato di elaborazione corrente della fattura.

Perché è importante

Fornisce una fotografia aggiornata dell'avanzamento delle fatture, consentendo di gestire il carico di lavoro e analizzare il throughput.

Un indicatore che specifica se la fattura è stata abbinata automaticamente a un ordine di acquisto senza intervento manuale.

Perché è importante

Misura direttamente il livello di automazione e di efficienza del processo di abbinamento delle fatture, evidenziando le opportunità per ridurre il lavoro manuale.

Un indicatore che specifica se la fattura è stata pagata entro la data di scadenza.

Perché è importante

Misura direttamente il rispetto delle condizioni di pagamento, fondamentale per i rapporti con i fornitori, per evitare penali e per la pianificazione finanziaria.

Attività

Passaggi del processo da monitorare e ottimizzare

Questa attività indica la creazione in NetSuite del record Vendor Bill, che costituisce il punto di partenza del percorso di elaborazione della fattura. L'evento viene acquisito dalla data di creazione del record transazione Vendor Bill.

Perché è importante

Questo è il principale evento di avvio del ciclo di vita della fattura. Analizzando il tempo che intercorre tra questa attività e le successive, è possibile rilevare il tempo totale di elaborazione ed evidenziare i ritardi iniziali nell'inserimento dei dati.

Indica l'approvazione finale del Vendor Bill, autorizzandone il pagamento. È una tappa fondamentale, generalmente acquisita come modifica esplicita dello stato ad 'Approved' nel Workflow di approvazione del sistema.

Perché è importante

È un punto di controllo fondamentale che condiziona il processo di pagamento. I ritardi in questa fase costituiscono un collo di bottiglia frequente e il monitoraggio dell'attività è essenziale per gestire la puntualità dei pagamenti e il flusso di cassa.

Questa attività rappresenta il momento in cui il Vendor Bill approvato incide sul libro mastro generale. Nelle configurazioni standard di NetSuite, ciò avviene automaticamente al momento dell'approvazione finale del documento.

Perché è importante

È un punto di controllo finanziario fondamentale, che assicura la corretta rilevazione delle passività. Monitorare le deviazioni, come i pagamenti effettuati prima della registrazione, è essenziale per l'analisi della Conformità.

Questa attività indica la creazione della transazione di pagamento che salda il Vendor Bill. È un evento esplicito acquisito dalla creazione di un record Vendor Payment collegato al documento.

Perché è importante

Rappresenta l'esecuzione del pagamento, un passaggio fondamentale per l'analisi dei pagamenti puntuali e la previsione del flusso di cassa. È una tappa importante prima della conclusione del processo.

Questa attività indica che il Vendor Bill è stato pagato integralmente e che il relativo stato è stato aggiornato. Rappresenta il completamento positivo del processo, dedotto da una modifica dello stato del documento stesso.

Perché è importante

È il principale evento di fine del percorso standard del ciclo di vita della fattura. Misurare il tempo totale necessario per raggiungere questo stato fornisce il tempo di ciclo end-to-end del processo.

Domande frequenti

Domande frequenti

Il Process Mining aiuta a visualizzare il flusso effettivo dell’elaborazione delle fatture in NetSuite, individuando colli di bottiglia, rilavorazioni e lacune di conformità. Fornisce insight basati sui dati per ridurre i tempi di approvazione, aumentare i pagamenti puntuali e massimizzare gli sconti per pagamento anticipato.

In genere sono necessari Event Log relativi all’elaborazione delle fatture, tra cui il numero della fattura come identificativo del caso, le descrizioni delle attività, i timestamp e l’utente responsabile. Le tabelle pertinenti possono includere i record delle transazioni, i log dei Workflow e la cronologia delle approvazioni. Questi dati consentono di ricostruire il percorso completo di ogni fattura.

I primi insight possono spesso essere generati entro poche settimane dal completamento dell’estrazione dei dati e della configurazione del modello. L’applicazione di miglioramenti significativi al processo può tuttavia richiedere diversi mesi, poiché le modifiche devono essere progettate, testate e implementate. Il monitoraggio continuo contribuisce poi a mantenere questi risultati.

I principali vantaggi includono la riduzione dei tempi del ciclo di approvazione delle fatture, l’aumento della percentuale di pagamenti puntuali e una maggiore automazione nella raccolta e nel matching dei dati. Può inoltre ottenere una conformità più solida, rapporti migliori con i fornitori e un costo inferiore per ogni fattura elaborata.

Il Process Mining è utile per organizzazioni di qualsiasi dimensione che dispongano di processi ripetibili e di dati transazionali sufficienti. Sebbene le aziende più grandi possano avere processi più complessi, anche le imprese più piccole possono ottenere significativi guadagni di efficienza e risparmi sui costi ottimizzando i propri flussi di fatture P2P.

Il Process Mining consente di confrontare i Workflow effettivi delle fatture con le regole di conformità definite e le policy interne, evidenziando automaticamente le deviazioni. Aiuta a individuare passaggi non autorizzati, approvazioni mancanti o attività insolite, assicurando che tutte le fatture rispettino gli standard normativi e interni.

Sì, mappando ogni fase dell’elaborazione delle fatture, il Process Mining visualizza chiaramente i punti in cui si verificano più frequentemente interventi manuali. Questo approccio basato sui dati aiuta a individuare attività specifiche adatte all’automazione, riducendo l’errore umano e aumentando l’efficienza.

Sebbene gli strumenti moderni di Process Mining siano intuitivi, è utile possedere una conoscenza di base dell’estrazione dei dati, di SQL e dell’analisi dei processi aziendali. Anche una competenza nel modello dati di NetSuite è vantaggiosa per individuare e preparare gli Event Log necessari.

Accelerando le approvazioni dei pagamenti, riducendo i blocchi e assicurando pagamenti puntuali, il Process Mining interviene direttamente sulle cause più comuni della frustrazione dei fornitori. Ne derivano cicli di pagamento più affidabili e rapporti più solidi e positivi con i Suoi fornitori.

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