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Migliora la Tua Elaborazione Pagamenti Contabilità Fornitori

Una semplice guida in 6 passaggi per ottimizzare il Suo workflow NetSuite
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Migliora la Tua Elaborazione Pagamenti Contabilità Fornitori
Sfide (12) Obiettivi (12) 6 Fasi Anteprima Risultati Dati FAQ (4)

Ottimizza l'Elaborazione della Contabilità Fornitori NetSuite per l'Efficienza

La nostra piattaforma La aiuta a scoprire ritardi nascosti e attività manuali che rallentano i Suoi cicli di pagamento. Analizzando il Suo flusso operativo, può identificare specifici colli di bottiglia e rischi di conformità che influenzano la Sua performance finanziaria. Utilizzi questi insight per creare un workflow più affidabile ed efficiente, rafforzando al contempo la fiducia dei fornitori.

Scarichi il nostro template dati preconfigurato e affronti le sfide comuni per raggiungere i suoi obiettivi di efficienza. Segua il nostro piano di miglioramento in sei fasi e consulti la Guida al Template Dati per trasformare le sue operazioni.

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Il Valore Strategico dell'Ottimizzazione della Contabilità Fornitori

L'Elaborazione dei Pagamenti della Contabilità Fornitori è più di una semplice funzione di back-office; è una componente critica della salute finanziaria della Sua organizzazione e della gestione strategica dei fornitori. Quando questi processi operano in modo inefficiente in NetSuite, le conseguenze vanno ben oltre i semplici ritardi amministrativi. Un'elaborazione inefficiente può portare alla perdita di sconti per pagamenti anticipati, a relazioni tese con i fornitori e persino a potenziali rischi di conformità. Concentrandosi sull'ottimizzazione dei processi, Lei passa da uno stato reattivo di gestione delle emergenze a uno stato proattivo in cui il flusso di cassa è prevedibile e l'intervento manuale è ridotto al minimo.

Ottimizzare questo workflow assicura che il capitale rimanga più a lungo nella Sua azienda, rispettando al contempo ogni obbligo nei tempi previsti. In un ambiente ad alto volume, anche una piccola riduzione del tempo di ciclo di una singola fattura può tradursi in migliaia di ore risparmiate durante l'anno fiscale. Questo permette al Suo team finanziario di spostare l'attenzione dall'inserimento manuale dei dati e dalla risoluzione delle discrepanze verso attività di alto valore come l'approvvigionamento strategico e la pianificazione finanziaria.

Come il Process Mining Migliora la Visibilità in NetSuite

Sebbene NetSuite offra un'eccellente tenuta dei registri per fatture e pagamenti, può essere difficile individuare gli spazi vuoti tra le attività. Il Process Mining colma questa lacuna estraendo le tracce digitali lasciate da ogni transazione. Utilizzando il numero di fattura come identificatore di caso, Lei può visualizzare l'intero percorso di un pagamento dal momento in cui una fattura viene ricevuta fino all'effettivo accredito dei fondi. Questa trasparenza è essenziale per comprendere come migliorare l'Elaborazione dei Pagamenti della Contabilità Fornitori, poiché rivela il percorso effettivo intrapreso da dipendenti e sistemi, piuttosto che quello idealizzato definito in un manuale.

Il Process Mining Le permette di individuare ogni deviazione, come una fattura che è stata approvata ma poi è rimasta bloccata per il pagamento per due settimane, o una discrepanza che ha richiesto cinque diversi punti di contatto per essere risolta. Questo livello di dettaglio La aiuta a identificare esattamente dove il processo rallenta. Invece di ipotizzare il motivo dei ritardi nei pagamenti, Lei può utilizzare i dati per dimostrare quali passaggi nella sequenza di approvazione o di abbinamento stanno creando la maggiore frizione.

Individuare i Colli di Bottiglia Comuni nel Processo

Una delle aree più frequenti di miglioramento in NetSuite è il processo di riconciliazione a tre vie (three-way match). Quando una fattura non corrisponde all'ordine di acquisto o alla ricevuta di merce, spesso innesca un lungo ciclo di risoluzione che coinvolge più dipartimenti. Il Process Mining La aiuta a quantificare quanto queste discrepanze contribuiscono al Suo tempo di ciclo complessivo. Analizzando le cause profonde, Lei potrebbe scoprire che specifici fornitori forniscono costantemente dati incompleti, o che i team interni aggirano frequentemente il processo di approvvigionamento standard.

Un'altra area significativa di ottimizzazione è il workflow di approvazione. Molte organizzazioni hanno matrici di approvazione complesse che, sebbene progettate per il controllo, spesso comportano ritardi inutili. Lei può utilizzare il Process Mining per identificare i passaggi di approvazione che non aggiungono valore o le persone che sono diventate involontariamente dei colli di bottiglia. La razionalizzazione di questi workflow assicura che le fatture si muovano rapidamente attraverso il sistema, il che è il modo più efficace per ridurre il tempo di ciclo dell'Elaborazione dei Pagamenti della Contabilità Fornitori e assicurarsi di essere nella posizione di cogliere tutti gli sconti disponibili.

Misurare il Successo attraverso Risultati Tangibili

Quando Lei applica il Process Mining al Suo ambiente NetSuite, i benefici sono misurabili e immediati. L'obiettivo principale è spesso la riduzione del tempo di ciclo end-to-end, che impatta direttamente sui Suoi Giorni Medi di Pagamento (Days Payable Outstanding) e sulla Sua capacità di gestire il capitale circolante. Oltre alla velocità, Lei ottiene un enorme vantaggio in termini di conformità. Con una traccia di audit completa di ogni attività, dall'estrazione dei dati all'esecuzione del pagamento, può facilmente dimostrare che i controlli vengono seguiti e che ogni pagamento è legittimo e autorizzato.

Inoltre, Lei vedrà probabilmente una diminuzione significativa del costo per fattura elaborata. Eliminando le rielaborazioni manuali e riducendo il numero di interventi richiesti per ogni transazione, il Suo team diventa più produttivo. Questo guadagno di efficienza non solo consente di risparmiare denaro, ma migliora anche il morale dei dipendenti eliminando i compiti ripetitivi e frustranti che spesso affliggono gli ambienti di Contabilità Fornitori manuali. Un'ottimizzazione di successo porta a un dipartimento finanziario più agile che può rispondere rapidamente ai cambiamenti del mercato e alle esigenze dei fornitori.

Verso il Miglioramento Continuo

Migliorare il Suo processo di pagamento non è un progetto una tantum, ma un percorso continuo di perfezionamento. Man mano che Lei inizia a utilizzare questi insight, troverà probabilmente nuove opportunità per automatizzare passaggi specifici, come l'estrazione automatizzata dei dati o l'elaborazione straight-through per fornitori ad alto volume e basso rischio. Monitorando costantemente il Suo processo attraverso l'analisi dei dati, Lei può assicurarsi che le inefficienze non si ripresentino man mano che la Sua attività si espande.

La incoraggiamo a utilizzare questa guida come punto di partenza per i Suoi sforzi di ottimizzazione. Analizzando attentamente i Suoi dati NetSuite e applicando i principi del Process Mining, Lei può trasformare il Suo dipartimento di Contabilità Fornitori in un motore snello e a valore aggiunto per tutta la Sua organizzazione.

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Problemi e Sfide Comuni

Identifichi le sfide che la stanno influenzando

Le complesse catene di approvazione multilivello spesso portano le fatture a rimanere in coda per giorni o settimane, causando ritardi significativi nel ciclo di esecuzione dei pagamenti. Quando gli stakeholder non rispondono o il routing del workflow è inefficiente, il team finanziario perde visibilità sullo stato attuale, con conseguenti comunicazioni reattive e fornitori frustrati.

ProcessMind analizza il flusso dell'Elaborazione Pagamenti Contabilità Fornitori in NetSuite per individuare esattamente dove si verificano questi colli di bottiglia. Mappando ogni passaggio di approvazione, la piattaforma identifica utenti o dipartimenti specifici che rallentano il processo, consentendo alla direzione di riprogettare i workflow o automatizzare le approvazioni per transazioni a basso rischio.

Molte organizzazioni non riescono a sfruttare gli sconti per pagamenti anticipati negoziati perché i loro tempi di elaborazione interni superano la finestra di sconto. Questi risparmi mancati possono ammontare a migliaia di euro all'anno, incidendo direttamente sul risultato economico e aumentando il costo totale dei beni e servizi.

La nostra soluzione traccia il ciclo di vita completo di ogni fattura, dal ricevimento all'esecuzione finale. Evidenziando le fatture che sono vicine alle date di scadenza dello sconto, ProcessMind aiuta i team di Contabilità Fornitori a dare priorità al proprio carico di lavoro e a ottimizzare il workflow di pagamento in NetSuite per ottenere il massimo beneficio finanziario.

Le discordanze tra fatture, ordini di acquisto e ricevute di merce spesso innescano lunghi cicli di risoluzione che bloccano il processo di pagamento. Queste discrepanze richiedono spesso l'intervento manuale di più dipartimenti, portando a rilavorazioni, email ridondanti e un significativo sovraccarico amministrativo.

ProcessMind scopre le cause profonde di queste discrepanze analizzando l'interazione tra le attività di procurement e finanza. Fornisce insight basati sui dati su quali fornitori o categorie di prodotti generano la maggiore frizione, consentendo un migliore allineamento all'interno di NetSuite per prevenire l'insorgere di questi cicli.

Le fatture che arrivano senza un ordine di acquisto corrispondente richiedono tipicamente un notevole sforzo manuale per la codifica e la validazione. Queste fatture non-PO spesso aggirano i controlli automatici standard, portando a pratiche contabili incoerenti e tempi di consegna prolungati prima ancora che il pagamento sia programmato.

Attraverso il Process Mining, le organizzazioni possono quantificare l'impatto della spesa non autorizzata (maverick spending) e delle transazioni non-PO sulla loro efficienza complessiva. ProcessMind visualizza le deviazioni nell'Elaborazione Pagamenti Contabilità Fornitori, aiutando i team a imporre migliori politiche di approvvigionamento e a migliorare la velocità della codifica manuale all'interno del loro ambiente NetSuite.

Le fatture vengono frequentemente bloccate per il pagamento a causa di problemi minori o validazioni in sospeso, ma questi blocchi sono spesso dimenticati e lasciati irrisolti. Questa mancanza di follow-up porta a passività invecchiate e crea un arretrato di transazioni bloccate che può interrompere le previsioni di flusso di cassa e danneggiare la fiducia dei fornitori.

ProcessMind identifica le attività specifiche che portano ai blocchi di pagamento e monitora per quanto tempo le fatture rimangono in stato bloccato. Facendo emergere questi ritardi nascosti in NetSuite, la piattaforma assicura che i blocchi vengano affrontati tempestivamente, consentendo un'esecuzione più fluida dei pagamenti e una reportistica finanziaria più accurata.

Processi di inserimento fatture scarsamente controllati possono portare a registrazioni duplicate, con il rischio di pagare due volte lo stesso fornitore per un singolo servizio. Rilevare questi errori dopo l'esecuzione di un pagamento è dispendioso in termini di tempo e spesso richiede difficili sforzi di recupero dai fornitori.

Analizzando i modelli storici di presentazione delle fatture e di esecuzione dei pagamenti, ProcessMind segnala attività insolite che suggeriscono potenziali duplicati. Questo monitoraggio proattivo del ciclo di elaborazione dei pagamenti della Contabilità Fornitori aiuta i team finanziari a mantenere un'elevata integrità dei dati e a proteggere l'organizzazione da perdite finanziarie evitabili in NetSuite.

Una significativa inconsistenza nei tempi di pagamento per diversi fornitori indica spesso una mancanza di procedure standardizzate. Quando alcuni fornitori vengono pagati istantaneamente mentre altri aspettano settimane, suggerisce che certi processi interni sono mal definiti o che specifici workflow legati ai fornitori sono inefficienti.

ProcessMind fornisce una visione granulare dei tempi di ciclo attraverso vari segmenti di fornitori e unità di business. Confrontando questi percorsi all'interno del processo di pagamento NetSuite, la direzione può identificare le migliori pratiche ed eliminare le variazioni di processo che causano tempistiche di pagamento imprevedibili.

Il mancato rispetto costante delle scadenze di pagamento comporta penali per ritardo e l'erosione delle relazioni con i fornitori. Questi ritardi sono spesso causati da punti di attrito invisibili, profondi nella catena di elaborazione, difficili da diagnosticare con i metodi di reporting tradizionali.

La nostra piattaforma mappa il percorso end-to-end delle fatture in ritardo per rivelare dove si perde più tempo. Comprendendo le fasi specifiche dell'Elaborazione Pagamenti Contabilità Fornitori che contribuiscono alla tardività, gli utenti NetSuite possono implementare miglioramenti mirati per garantire la conformità con i termini di pagamento contrattuali.

Se l'estrazione e la validazione iniziale dei dati delle fatture sono lente o soggette a errori, ogni passaggio successivo nel processo di pagamento è compromesso. L'inserimento manuale dei dati consuma tempo prezioso del personale e aumenta la probabilità di errori a valle che richiedono correzione.

ProcessMind misura l'efficienza delle fasi di estrazione e validazione dei dati tracciando il tempo tra il ricevimento della fattura e la prima attività validata. Questo insight consente alle organizzazioni di valutare le prestazioni dei loro strumenti OCR o dei team manuali, promuovendo miglioramenti nella fase iniziale del workflow AP di NetSuite.

Quando i dipendenti trovano i processi di approvazione standard troppo complessi, possono trovare modi per bypassarli per assicurarsi che i pagamenti vengano effettuati in tempo. Queste soluzioni alternative creano significativi rischi di conformità e indeboliscono i controlli interni intesi a proteggere gli asset aziendali.

ProcessMining rileva automaticamente percorsi di processo non conformi confrontando gli event logs effettivi con il modello previsto. ProcessMind evidenzia dove si verificano queste deviazioni nel ciclo di elaborazione dei pagamenti della Contabilità Fornitori, consentendo alla gestione di rafforzare i controlli e migliorare l'adesione degli utenti ai protocolli NetSuite.

Una pianificazione inefficiente dei cicli di pagamento può portare a picchi di carico di lavoro e opportunità mancate per l'ottimizzazione del flusso di cassa. Quando i batch di pagamento vengono eseguiti sporadicamente, diventa difficile per il team finanziario gestire la liquidità e mantenere un ritmo operativo prevedibile.

Visualizzando la tempistica delle attività di avvio ed esecuzione dei pagamenti, ProcessMind aiuta i team a identificare la cadenza più efficace per i loro processi batch. Questo approccio basato sui dati consente una migliore allocazione delle risorse e assicura che l'Elaborazione Pagamenti Contabilità Fornitori in NetSuite sia allineata agli obiettivi di tesoreria più ampi.

Le fatture che vengono codificate in modo errato al momento del ricevimento spesso richiedono più cicli di correzioni prima della registrazione finale. Questa rilavorazione aggiunge passaggi non necessari al processo e aumenta il rischio di errori finanziari se le correzioni non vengono gestite correttamente.

ProcessMind traccia la frequenza e l'impatto delle attività di ricodifica lungo il processo di pagamento. Identificando i trigger comuni di queste correzioni, gli amministratori NetSuite possono migliorare la logica di codifica automatizzata e fornire una migliore formazione per gli operatori, riducendo in definitiva lo sforzo richiesto per gestire ogni fattura.

Obiettivi Tipici

Definisca il significato di successo

Approvazioni rapide delle fatture sono cruciali per mantenere relazioni positive con i fornitori e assicurare che i pagamenti siano pronti ben prima delle loro scadenze. Riducendo il tempo in cui una fattura rimane in stato di attesa, le organizzazioni possono evitare la fretta dell'ultimo minuto e garantire che i team finanziari abbiano un carico di lavoro prevedibile durante tutto il mese. ProcessMind analizza il Suo ambiente NetSuite per identificare i passaggi specifici in cui le approvazioni si bloccano, sia a causa di routing complessi che di singoli colli di bottiglia. La nostra piattaforma quantifica l'impatto di questi ritardi sul ciclo di pagamento complessivo, consentendoLe di implementare miglioramenti mirati al workflow e monitorarne l'efficacia in tempo reale.

Molte organizzazioni perdono risparmi significativi perché la loro velocità di elaborazione non consente di rispettare i termini di pagamento anticipato. Catturare questi sconti migliora direttamente il risultato economico e riduce efficacemente il costo del venduto, rendendo la funzione di Contabilità Fornitori un motore di valore anziché un semplice centro di costo. Utilizzando la piattaforma ProcessMind, Lei può visualizzare la tempistica di ogni fattura rispetto al suo periodo di idoneità allo sconto. Identificando le cause profonde dei ritardi che portano a opportunità mancate, Lei può dare priorità alle fatture di alto valore e assicurarsi che transitino nel workflow di NetSuite abbastanza velocemente da garantire i massimi benefici finanziari.

Le discrepanze tra fatture, ordini di acquisto e ricevute di merce spesso portano a infiniti scambi di email e indagini manuali. Ridurre il tempo necessario per risolvere questi conflitti diminuisce l'overhead amministrativo e impedisce che i pagamenti vengano bloccati indefinitamente, il che protegge la fiducia dei fornitori e la continuità del servizio. ProcessMind traccia il percorso delle fatture che rientrano in cicli di discrepanza all'interno di NetSuite. Mappando queste deviazioni, il software evidenzia problemi ricorrenti con fornitori o dipartimenti specifici, consentendole di affrontare la fonte dell'attrito e stabilire protocolli di comunicazione più chiari per una risoluzione più rapida.

Raggiungere un alto tasso di elaborazione straight-through significa che le fatture passano dal ricevimento al pagamento con un intervento manuale minimo. Questo livello di automazione riduce significativamente il costo per fattura elaborata e libera il team della Contabilità Fornitori per concentrarsi su compiti strategici come l'analisi della spesa e la gestione dei fornitori. La nostra soluzione fornisce una visione dettagliata dei punti di contatto manuali all'interno della Sua Elaborazione Pagamenti Contabilità Fornitori. Identificando dove il personale deve intervenire manualmente per estrarre dati o correggere voci, ProcessMind La aiuta a perfezionare la Sua configurazione NetSuite e le regole di automazione per aumentare il volume delle fatture che transitano autonomamente nel sistema.

I pagamenti in ritardo sono più di un semplice onere finanziario dovuto a interessi e commissioni. Danneggiano anche la Sua reputazione creditizia e il rapporto con i fornitori. Pagare costantemente in tempo assicura che la Sua organizzazione rimanga un cliente preferenziale, il che può portare a migliori livelli di servizio e a termini contrattuali più favorevoli in futuro. Monitorando l'intero ciclo di vita delle fatture in NetSuite, ProcessMind segnala le fatture a rischio di superare le loro date di scadenza. Fornisce insight azionabili sulle fasi specifiche del processo di pagamento che causano ritardi, aiutandoLa a riprogettare i workflow per garantire che ogni pagamento sia avviato con largo anticipo per essere liquidato.

Fatture e pagamenti duplicati rappresentano una perdita diretta di capitale e richiedono uno sforzo significativo per essere recuperati. Rafforzare i controlli per prevenire questi errori è essenziale per mantenere l'integrità finanziaria e garantire che il denaro dell'azienda sia utilizzato in modo efficace e accurato. ProcessMind scansiona la Sua cronologia delle transazioni NetSuite per rilevare modelli indicativi di voci duplicate o cicli di pagamento sovrapposti. La piattaforma identifica le lacune sistemiche che consentono ai duplicati di entrare nel workflow, permettendole di implementare controlli di validazione più robusti al momento dell'inserimento della fattura e durante la fase di raggruppamento dei pagamenti.

La conformità con i controlli finanziari interni non è negoziabile per le imprese moderne. Assicurarsi che ogni pagamento segua la gerarchia di approvazione stabilita previene spese non autorizzate e protegge l'organizzazione contro frodi o cattiva gestione interna, fornendo fiducia ad auditor e stakeholder. La piattaforma confronta automaticamente la Sua attività effettiva in NetSuite con le Sue politiche di approvazione documentate. ProcessMind evidenzia qualsiasi caso in cui le fatture abbiano aggirato i livelli di approvazione richiesti o siano state autorizzate da utenti non autorizzati, dandole la visibilità necessaria per imporre una conformità rigorosa e chiudere le lacune di sicurezza.

Blocchi di pagamento frequenti o inspiegabili possono causare l'arresto di fatture critiche, portando a interruzioni del servizio o a relazioni tese con i fornitori. Ridurre la frequenza di questi blocchi e accelerarne la rimozione assicura un flusso di cassa più fluido e scadenze di pagamento più prevedibili per tutte le parti coinvolte. ProcessMind offre una visione trasparente di ogni blocco di pagamento applicato all'interno di NetSuite, categorizzato per motivo e durata. Questo insight Le permette di identificare se determinati blocchi vengono applicati inutilmente o se il processo per rimuoverli è inefficiente, aiutandoLa a snellire il meccanismo di rilascio e a mantenere i pagamenti in movimento.

Lavorare con un'ampia varietà di termini e cicli di pagamento può rendere imprevedibile la gestione del cash flow. Armonizzare questi cicli consente al dipartimento finanziario di prevedere meglio i requisiti di liquidità e negoziare termini più coerenti con l'intera base di fornitori, migliorando la stabilità finanziaria complessiva. ProcessMind analizza la distribuzione delle date e dei termini di pagamento nell'intero elenco dei fornitori NetSuite. Identificando outlier e cicli ad alta varianza, la piattaforma La aiuta a targetizzare specifici gruppi di fornitori per la rinegoziazione dei termini o l'aggiustamento delle scadenze, portando a un calendario di pagamenti più consolidato e gestibile.

Quando le fatture sono inizialmente codificate o contabilizzate in modo errato, ciò comporta un elevato volume di lavoro di ricodifica manuale alla fine del periodo. Ridurre queste rettifiche migliora l'accuratezza dei dati nei Suoi rapporti finanziari e alleggerisce significativamente il carico di lavoro del team contabile durante la chiusura di fine mese. La nostra analisi rivela la frequenza e l'origine delle rettifiche manuali apportate alle fatture all'interno di NetSuite. ProcessMind La aiuta a individuare specifici fornitori o tipi di fattura che richiedono frequentemente correzioni, consentendoLe di aggiornare la codifica GL predefinita e la formazione per gli addetti all'elaborazione per garantire che i dati siano acquisiti correttamente la prima volta.

L'esecuzione troppo frequente di lotti di pagamento può comportare commissioni bancarie eccessive e confusione amministrativa, mentre eseguirli troppo raramente può causare la perdita di scadenze. Trovare la frequenza ottimale assicura che le risorse siano utilizzate in modo efficiente, rispettando comunque tutti gli obblighi finanziari in tempo. ProcessMind valuta i Suoi modelli storici di raggruppamento in NetSuite rispetto alle scadenze e ai vincoli di liquidità. La piattaforma suggerisce un programma di raggruppamento idealizzato che bilancia l'efficienza amministrativa con la puntualità dei pagamenti, aiutandoLa a impostare una strategia di esecuzione dei pagamenti più disciplinata ed economica.

Le fatture senza Ordine di Acquisto (OA) spesso mancano della struttura delle transazioni basate su OA, portando a un'elaborazione più lenta e a minore visibilità. Standardizzare la gestione di queste fatture assicura che si muovano attraverso il sistema con la stessa rigorosità e velocità delle fatture standard, riducendo il rischio di passività nascoste. Il software mappa il percorso unico delle fatture senza OA attraverso NetSuite, identificando dove esse divergono dalle procedure standard. ProcessMind evidenzia le fasi in cui queste fatture incontrano la maggiore frizione, consentendoLe di applicare regole di instradamento e convalida standardizzate che portano coerenza all'intera funzione di Contabilità Fornitori.

Il Percorso di Miglioramento dei Pagamenti della Contabilità Fornitori in NetSuite in 6 Fasi

1

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Analizzare il Processo
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Cosa fare

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Partire da un formato strutturato assicura che i Suoi dati relativi a fornitori, fatture e pagamenti siano mappati correttamente per un'analisi accurata.

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I SUOI INSIGHT SUL PROCESSO

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ProcessMind visualizza i Suoi flussi di pagamento reali per evidenziare deviazioni e inefficienze nel Suo ambiente NetSuite. Vedrà precisamente come ridurre i tempi di ciclo e rafforzare le relazioni con i fornitori.
  • Visualizzi il Suo percorso di pagamento end-to-end
  • Individuare gli attriti nella catena di approvazione delle fatture
  • Scopra come massimizzare gli sconti per pagamenti anticipati
  • Misuri le performance di processo rispetto ai Suoi obiettivi
Discover your actual process flow
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Analyze process variants
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Design your optimized process
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RISULTATI PROVATI

Trasformazione dei Cicli di Pagamento NetSuite

Analizzando ogni numero di fattura all'interno di NetSuite, le aziende scoprono attriti nascosti nei loro workflow di pagamento e riducono lo sforzo manuale richiesto per le riconciliazioni.

0 %
Cicli di Approvazione più Rapidi

Riduzione del tempo di approvazione

L'ottimizzazione dei percorsi di approvazione in NetSuite consente ai team di autorizzare i pagamenti più rapidamente, eliminando passaggi manuali superflui e colli di bottiglia.
+ 0 %
Acquisizione Sconto Anticipato

Aumento degli sconti realizzati

Migliorare i tempi di ciclo end-to-end aiuta le organizzazioni a rispettare costantemente le scadenze dei fornitori e a ottenere più frequentemente sconti per pagamenti anticipati negoziati.
+ 0 %
Maggiori Tassi di Elaborazione Automatica

Aumento delle fatture automatizzate

Standardizzare l'elaborazione delle fatture senza OA e migliorare l'accuratezza dell'abbinamento porta a un maggior numero di fatture che passano dal ricevimento al pagamento senza interventi manuali.
0 %
Piena Conformità del Processo

Adesione alle politiche di approvazione

Il monitoraggio automatizzato assicura che tutte le fatture seguano la sequenza di codifica e approvazione stabilita, minimizzando il rischio di audit e la spesa non autorizzata.
~ 0 %
Penali di Pagamento Ridotte

Diminuzione delle penali per ritardato pagamento

Mantenere un'elevata percentuale di pagamenti puntuali aiuta l'azienda a evitare onerosi interessi di mora e a proteggere le relazioni fondamentali con i fornitori.

I risultati individuali variano in base alla complessità del processo e alla qualità dei dati. Queste cifre rappresentano miglioramenti tipici osservati in molteplici implementazioni.

Dati Consigliati

Inizi la Sua analisi con questi attributi e attività chiave per ottenere una visibilità immediata.
È nuovo agli event log? Impari come creare un event log di Process Mining.

Attributi

Punti dati chiave da acquisire per l'analisi

Il nome del fornitore che ha emesso la fattura.

Perché è importante

Essenziale per raggruppare l'analisi per fornitore al fine di individuare colli di bottiglia specifici per i fornitori.

La filiale o entità legale dell'azienda che riceve la fattura.

Perché è importante

Critico per le organizzazioni multi-entità al fine di confrontare le prestazioni tra le diverse unità aziendali.

Il valore monetario totale della fattura.

Perché è importante

Necessario per quantificare l'impatto finanziario delle inefficienze di processo.

La data entro cui il pagamento deve essere effettuato al fornitore.

Perché è importante

Fondamentale per il calcolo dei tassi di pagamento puntuali e l'identificazione delle passività in ritardo.

Il numero di riferimento dell'Ordine di Acquisto correlato.

Perché è importante

Richiesto per distinguere l'elaborazione delle fatture basate su OA da quelle non basate su OA.

Il dipendente che ha svolto l'attività.

Perché è importante

Richiesto per l'analisi delle risorse e l'identificazione dei colli di bottiglia a livello utente.

Il dipartimento interno associato alla fattura.

Perché è importante

Consente l'analisi organizzativa dell'efficienza del processo.

Lo stato attuale di approvazione del workflow della fattura.

Perché è importante

Traccia il progresso della fattura attraverso il gate di approvazione.

Flag che indica se la fattura non è collegata a un Ordine di Acquisto.

Perché è importante

Segmento di alto livello per l'analisi delle varianti di processo.

La data in cui il pagamento è stato eseguito.

Perché è importante

Timestamp di fine per il ciclo di processo primario.

Attività

Fasi del processo da tracciare e ottimizzare

La creazione iniziale del record della Fattura Fornitore in NetSuite. Questo funge da inizio del processo e indica che la fattura è stata inserita nell'ERP.

Perché è importante

Stabilisce il timestamp di riferimento per l'intero ciclo della Contabilità Fornitori e i calcoli di invecchiamento.

Identifica che la Fattura Fornitore è stata creata da o collegata a un Ordine di Acquisto esistente. Questo distingue le fatture supportate da PO dalle fatture senza PO.

Perché è importante

Critico per analizzare la conformità alle politiche di approvvigionamento e confrontare i tempi di ciclo tra fatture con e senza PO.

Lo stato della Fattura Fornitore cambia in Aperto, indicando che è autorizzata per il pagamento e ha avuto un impatto sul Libro Mastro generale. Questa è una milestone chiave prima del pagamento.

Perché è importante

Termina il ciclo di approvazione e rende la fattura disponibile per la pianificazione del pagamento. Essenziale per misurare l'efficienza dell'approvazione.

Un record di Pagamento Fattura viene registrato con successo, contrassegnando la fattura come Pagata per Intero o Parzialmente Pagata. La passività viene eliminata nel GL.

Perché è importante

La principale milestone di completamento per il processo di pagamento. Utilizzata per calcolare il 'Tempo di Ciclo di Elaborazione End-to-End'.

Il Pagamento della Fattura è contrassegnato come liquidato durante il processo di riconciliazione bancaria. Ciò conferma che i fondi hanno lasciato il conto bancario.

Perché è importante

Fornisce la vera data di fine finanziaria per l'analisi del cash flow, distinta dalla data di pagamento contabile.

FAQ

Domande frequenti

Il Process Mining visualizza il flusso effettivo del Suo ciclo di Contabilità Fornitori estraendo gli event logs direttamente da NetSuite. Identifica esattamente dove si verificano i colli di bottiglia, come ritardi nelle approvazioni manuali o cicli di discrepanza delle fatture, consentendoLe di concentrarsi sui miglioramenti ad alto impatto.

Per creare un event log, richiediamo tre punti dati principali: il Numero di Fattura come identificatore del caso, il nome dell'attività come Fattura Creata o Pagamento Approvato, e un timestamp per ogni azione. Questi vengono tipicamente estratti dalla cronologia delle transazioni e dalle tabelle di audit trail di NetSuite.

Sì, l'analisi evidenzia fornitori o tipi di fattura specifici dove i tempi di ciclo sono troppo lenti per rispettare le finestre di sconto. Ottimizzando questi percorsi di approvazione, il Suo team può garantire che le fatture vengano elaborate abbastanza rapidamente da approfittare di termini favorevoli.

La maggior parte delle organizzazioni può visualizzare le proprie prime mappe di processo entro due o quattro settimane dall'estrazione iniziale dei dati da NetSuite. La tempistica dipende in gran parte dalla qualità dei dati e dalla complessità dei Suoi workflow personalizzati all'interno del sistema.

Il sistema può tracciare simultaneamente sia le fatture con OA che quelle senza OA per confrontare la loro efficienza di elaborazione. Questo aiuta a identificare se le fatture senza OA stanno causando una quantità sproporzionata di ricodifica manuale o ritardi nell'approvazione rispetto agli ordini di acquisto standard.

I dati vengono gestiti tramite connessioni crittografate e le informazioni sensibili come i nomi specifici dei fornitori o gli ID dei dipendenti possono essere pseudonimizzate prima dell'analisi. Viene elaborato solo il metadata necessario per la ricostruzione del processo, garantendo che i Suoi record finanziari rimangano sicuri e conformi.

Analizzando i modelli di evento delle fatture in ingresso, il Process Mining può segnalare i casi in cui lo stesso numero di fattura o importo viene inserito più volte. Questa visibilità proattiva aiuta a prevenire i rischi di pagamenti duplicati e riduce lo sforzo manuale necessario per la riconciliazione.

Non è richiesta alcuna installazione interna di NetSuite, poiché l'analisi utilizza tipicamente una connessione API standard o un'esportazione periodica dei dati. Questo approccio garantisce che non ci sia alcun impatto sulle performance del Suo sistema o sulla configurazione esistente.

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