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Migliori il processo di pagamento dei debiti verso fornitori

Una guida pratica in 6 passaggi per ottimizzare il flusso di lavoro in NetSuite
Migliori il processo di pagamento dei debiti verso fornitori
Elaborazione dei pagamenti ai fornitori
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Ottimizzi la gestione dei pagamenti ai fornitori in NetSuite

La nostra piattaforma aiuta a individuare ritardi nascosti e attività manuali che allungano i cicli di pagamento. Analizzando il flusso operativo, può identificare i colli di bottiglia specifici e i rischi di conformità che incidono sui risultati finanziari. Utilizzi queste informazioni per rendere il flusso di lavoro più affidabile ed efficiente e rafforzare la fiducia dei fornitori.

Scarichi il nostro template dei dati preconfigurato e affronti le sfide più comuni per raggiungere i Suoi obiettivi di efficienza. Segua il nostro piano di miglioramento in sei fasi e consulti la guida al template dei dati per trasformare le Sue attività.

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Il valore strategico dell’ottimizzazione della contabilità fornitori

L’elaborazione dei pagamenti ai fornitori non è una semplice funzione amministrativa: è una componente essenziale della salute finanziaria dell’organizzazione e della gestione strategica dei fornitori. Quando questi processi in NetSuite sono inefficienti, le conseguenze vanno ben oltre i ritardi amministrativi. Una gestione inefficiente può far perdere sconti per pagamenti anticipati, compromettere i rapporti con i fornitori e persino comportare rischi per la conformità. Ottimizzare il processo consente di passare dalla gestione continua delle emergenze a un approccio proattivo, con un flusso di cassa prevedibile e meno interventi manuali.

Ottimizzare questo flusso di lavoro permette di trattenere più a lungo il capitale in azienda, rispettando al contempo tutte le scadenze. Nei contesti con volumi elevati, anche una piccola riduzione del tempo di ciclo di ogni fattura può tradursi in migliaia di ore risparmiate nell’arco dell’anno fiscale. Il team finanziario può così dedicarsi meno all’inserimento manuale dei dati e alla risoluzione delle discrepanze e concentrarsi su attività di maggior valore, come il sourcing strategico e la pianificazione finanziaria.

Come il Process Mining rende più visibili i dati di NetSuite

NetSuite registra in modo efficace fatture e pagamenti, ma non è sempre facile vedere cosa accade tra un’attività e l’altra. Il Process Mining colma questa lacuna estraendo le tracce digitali lasciate da ogni transazione. Usando il numero della fattura come identificativo del caso, è possibile visualizzare l’intero percorso di un pagamento, dalla ricezione della fattura fino al saldo dei fondi. Questa trasparenza è fondamentale per capire come migliorare l’elaborazione dei pagamenti ai fornitori: mostra il percorso effettivamente seguito da persone e sistemi, anziché quello ideale descritto in una procedura.

Il Process Mining permette di individuare ogni deviazione, ad esempio una fattura approvata ma rimasta bloccata per due settimane prima del pagamento, oppure una discrepanza che ha richiesto cinque interventi distinti per essere risolta. Questo livello di dettaglio aiuta a capire esattamente dove il processo rallenta. Invece di chiedersi perché i pagamenti siano in ritardo, è possibile usare i dati per dimostrare quali passaggi dell’approvazione o della riconciliazione generano più attriti.

Intervenire sui colli di bottiglia più comuni

In NetSuite, uno degli aspetti che più spesso richiedono attenzione è la riconciliazione a tre vie. Se una fattura non corrisponde all’ordine di acquisto o alla ricevuta della merce, spesso si avvia un lungo ciclo di risoluzione che coinvolge più reparti. Il Process Mining aiuta a quantificare l’impatto di queste discrepanze sul tempo di ciclo complessivo. Analizzandone le cause profonde, si può scoprire che alcuni fornitori inviano regolarmente dati incompleti o che i team interni aggirano spesso il processo di approvvigionamento standard.

Un altro ambito importante da ottimizzare è il flusso di lavoro delle approvazioni. Molte organizzazioni adottano matrici di approvazione complesse che, pur essendo state concepite per garantire il controllo, finiscono per causare ritardi evitabili. Il Process Mining consente di individuare i passaggi di approvazione che non aggiungono valore e le persone che, senza volerlo, diventano colli di bottiglia. Semplificare questi flussi di lavoro permette alle fatture di avanzare rapidamente nel sistema, riducendo il tempo di ciclo dei pagamenti ai fornitori e aumentando la possibilità di usufruire di tutti gli sconti disponibili.

Misurare i risultati concreti

Applicando il Process Mining all’ambiente NetSuite, i benefici sono misurabili e immediati. L’obiettivo principale è spesso ridurre il tempo di ciclo complessivo, con effetti diretti sui giorni medi di pagamento dei debiti e sulla capacità di gestire il capitale circolante. Oltre alla velocità, si ottengono vantaggi significativi in termini di conformità. Grazie a una traccia di audit completa di ogni attività, dall’estrazione dei dati all’esecuzione del pagamento, è possibile dimostrare facilmente che i controlli vengono rispettati e che ogni pagamento è legittimo e autorizzato.

Inoltre, è probabile che diminuisca sensibilmente il costo per fattura elaborata. Eliminando le rilavorazioni manuali e riducendo il numero di interventi necessari per ogni transazione, il team diventa più produttivo. Questa maggiore efficienza non si traduce solo in risparmi, ma migliora anche il clima di lavoro, perché riduce le attività ripetitive e frustranti che spesso caratterizzano la gestione manuale della contabilità fornitori. Un processo ottimizzato rende il reparto finanziario più agile e capace di rispondere rapidamente ai cambiamenti del mercato e alle esigenze dei fornitori.

Verso il miglioramento continuo

Migliorare l’elaborazione dei pagamenti non è un progetto una tantum, ma un percorso di perfezionamento continuo. Iniziando a utilizzare queste informazioni, è possibile individuare nuove opportunità per automatizzare passaggi specifici, ad esempio l’estrazione automatica dei dati o l’elaborazione diretta delle fatture ad alto volume e basso rischio. Monitorando costantemente il processo attraverso i dati, si può evitare che le inefficienze si ripresentino con la crescita dell’azienda.

Utilizzi questa guida come punto di partenza per le attività di ottimizzazione. Analizzando nel dettaglio i dati di NetSuite e applicando i principi del Process Mining, può trasformare la contabilità fornitori in un motore efficiente e capace di generare valore per l’intera organizzazione.

Elaborazione dei pagamenti ai fornitori Elaborazione delle fatture Flusso di lavoro dei pagamenti Pagamenti ai fornitori Team contabilità fornitori Ottimizzazione del flusso di cassa Compliance Approvazione dei pagamenti Automazione della contabilità fornitori Ciclo di pagamento Dal procurement al pagamento

Problemi e sfide comuni

Individui le sfide che La riguardano

Le catene di approvazione complesse e articolate su più livelli possono lasciare le fatture in coda per giorni o settimane, allungando notevolmente il ciclo di esecuzione dei pagamenti. Se i responsabili non rispondono o l’instradamento del flusso di lavoro è inefficiente, il team finanziario perde visibilità sullo stato delle pratiche e finisce per ricorrere a comunicazioni reattive, con conseguente frustrazione dei fornitori.

ProcessMind analizza il flusso dell’elaborazione dei pagamenti ai fornitori in NetSuite e individua con precisione dove si formano i colli di bottiglia. Mappando ogni passaggio di approvazione, la piattaforma rileva gli utenti o i reparti che rallentano il processo, consentendo alla direzione di riprogettare i flussi di lavoro o automatizzare le approvazioni per le transazioni a basso rischio.

Molte organizzazioni non riescono a usufruire degli sconti concordati per i pagamenti anticipati perché i tempi interni di elaborazione superano il periodo utile per ottenere lo sconto. Il mancato risparmio può ammontare a migliaia di euro all’anno, incidendo direttamente sui risultati economici e aumentando il costo complessivo di beni e servizi.

La nostra soluzione segue l’intero ciclo di vita di ogni fattura, dalla ricezione al pagamento finale. Evidenziando le fatture prossime alla scadenza dello sconto, ProcessMind aiuta i team di contabilità fornitori a stabilire le priorità e a semplificare il flusso di lavoro dei pagamenti in NetSuite, così da cogliere al meglio i vantaggi economici disponibili.

Le differenze tra fatture, ordini di acquisto e ricevute della merce avviano spesso lunghi cicli di risoluzione che bloccano i pagamenti. Queste discrepanze richiedono spesso l’intervento manuale di più reparti e comportano rilavorazioni, e-mail ridondanti e un notevole carico amministrativo.

ProcessMind individua le cause profonde di queste discrepanze analizzando le interazioni tra le attività di approvvigionamento e quelle finanziarie. Fornisce informazioni basate sui dati per capire quali fornitori o categorie di prodotto generano più attriti, così da migliorare l’allineamento in NetSuite e prevenire il ripetersi di questi cicli.

Le fatture prive di un ordine di acquisto corrispondente richiedono in genere un notevole lavoro manuale di codifica e convalida. Spesso queste fatture non seguono i controlli automatizzati standard, con il rischio di pratiche contabili incoerenti e tempi di attraversamento più lunghi prima ancora che il pagamento venga pianificato.

Con il Process Mining, le organizzazioni possono quantificare l’impatto delle spese non autorizzate e delle transazioni senza ordine di acquisto sull’efficienza complessiva. ProcessMind visualizza le deviazioni nel processo di elaborazione dei pagamenti ai fornitori, aiutando i team a far rispettare meglio le politiche di approvvigionamento e ad accelerare la codifica manuale in NetSuite.

Le fatture vengono spesso bloccate per motivi di pagamento a causa di problemi minori o convalide in sospeso, ma questi blocchi vengono talvolta dimenticati e restano irrisolti. La mancata gestione tempestiva fa invecchiare le passività e crea un arretrato di transazioni ferme, che può compromettere le previsioni di flusso di cassa e la fiducia dei fornitori.

ProcessMind individua le attività che causano i blocchi dei pagamenti e misura per quanto tempo le fatture restano bloccate. Rendendo visibili questi ritardi nascosti in NetSuite, la piattaforma aiuta a intervenire tempestivamente, favorendo pagamenti più regolari e rendicontazioni finanziarie più accurate.

Processi di inserimento delle fatture poco controllati possono generare record duplicati e comportare il rischio di pagare due volte lo stesso fornitore per un unico servizio. Individuare questi errori dopo l’esecuzione del pagamento richiede tempo e spesso comporta difficili procedure di recupero delle somme presso i fornitori.

Analizzando gli andamenti storici dell’invio delle fatture e dell’esecuzione dei pagamenti, ProcessMind segnala le attività anomale che potrebbero indicare duplicati. Questo monitoraggio proattivo del ciclo di elaborazione dei pagamenti ai fornitori aiuta i team finanziari a mantenere elevata l’integrità dei dati e a proteggere l’organizzazione da perdite economiche evitabili in NetSuite.

Le differenze significative nei tempi di pagamento dei vari fornitori spesso indicano l’assenza di procedure standard. Se alcuni fornitori vengono pagati subito e altri attendono settimane, è possibile che determinati processi interni siano definiti male o che i flussi di lavoro relativi ad alcuni fornitori siano inefficienti.

ProcessMind offre una visione dettagliata dei tempi di ciclo per diversi segmenti di fornitori e unità aziendali. Confrontando i percorsi nel processo di pagamento di NetSuite, la direzione può individuare le pratiche più efficaci ed eliminare le variazioni che rendono imprevedibili i tempi di pagamento.

Il mancato rispetto ripetuto delle scadenze di pagamento comporta penali per ritardato pagamento e compromette i rapporti con i fornitori. Spesso questi ritardi dipendono da punti critici nascosti nella catena di elaborazione, difficili da individuare con i metodi tradizionali di rendicontazione.

La nostra piattaforma mappa il percorso completo delle fatture pagate in ritardo e mostra dove si perde più tempo. Comprendendo quali fasi dell’elaborazione dei pagamenti ai fornitori causano i ritardi, chi utilizza NetSuite può introdurre interventi mirati per rispettare le condizioni di pagamento contrattuali.

Se l’estrazione iniziale e la convalida dei dati delle fatture sono lente o soggette a errori, anche tutte le fasi successive del processo di pagamento ne risentono. L’inserimento manuale dei dati sottrae tempo prezioso al personale e aumenta la probabilità di errori successivi che richiedono correzioni.

ProcessMind misura l’efficienza delle fasi di estrazione e convalida dei dati, rilevando il tempo che intercorre tra la ricezione della fattura e la prima attività convalidata. Queste informazioni aiutano le organizzazioni a valutare le prestazioni degli strumenti OCR o dei team che svolgono il lavoro manualmente e a migliorare le fasi iniziali del flusso di lavoro di contabilità fornitori in NetSuite.

Quando i dipendenti ritengono troppo macchinosi i processi standard di approvazione, possono cercare scorciatoie per assicurarsi che i pagamenti vengano effettuati in tempo. Queste soluzioni alternative comportano notevoli rischi per la conformità e indeboliscono i controlli interni pensati per proteggere il patrimonio aziendale.

Process Mining rileva automaticamente i percorsi non conformi confrontando gli Event Log effettivi con il modello previsto. ProcessMind evidenzia i punti in cui si verificano queste deviazioni nel ciclo di elaborazione dei pagamenti ai fornitori, consentendo alla direzione di rafforzare i controlli e favorire il rispetto delle procedure NetSuite da parte degli utenti.

Una pianificazione inefficiente dei cicli di pagamento può causare picchi di lavoro e impedire di ottimizzare i flussi di cassa. Se i lotti di pagamento vengono elaborati in modo discontinuo, per il team finanziario diventa difficile gestire la liquidità e mantenere un ritmo operativo prevedibile.

Visualizzando le tempistiche di avvio ed esecuzione dei pagamenti, ProcessMind aiuta i team a individuare la cadenza più efficace per l’elaborazione dei lotti. Questo approccio basato sui dati consente di allocare meglio le risorse e di allineare l’elaborazione dei pagamenti ai fornitori in NetSuite agli obiettivi più ampi di gestione della tesoreria.

Le fatture codificate in modo errato al momento della ricezione richiedono spesso più cicli di correzione prima della registrazione definitiva. Questo lavoro aggiuntivo introduce passaggi non necessari nel processo e aumenta il rischio di errori nei rendiconti finanziari, se le correzioni non vengono gestite correttamente.

ProcessMind monitora la frequenza e l’impatto delle ricodifiche durante il processo di pagamento. Individuando le cause ricorrenti di queste correzioni, gli amministratori di NetSuite possono migliorare la logica di codifica automatica e formare meglio gli addetti all’elaborazione, riducendo così il lavoro necessario per gestire ogni fattura.

Obiettivi tipici

Definisca i criteri di successo

Approvare rapidamente le fatture è fondamentale per mantenere buoni rapporti con i fornitori e predisporre i pagamenti con largo anticipo rispetto alle scadenze. Riducendo il tempo in cui una fattura resta in attesa, le organizzazioni possono evitare le urgenze dell’ultimo minuto e distribuire il carico di lavoro dei team finanziari in modo più prevedibile durante il mese. ProcessMind analizza il Suo ambiente NetSuite per individuare i passaggi in cui le approvazioni si bloccano, a causa di percorsi di approvazione complessi o di singoli colli di bottiglia. La piattaforma quantifica l’impatto di questi ritardi sul ciclo complessivo dei pagamenti, consentendoLe di introdurre miglioramenti mirati nei flussi di lavoro e di monitorarne l’efficacia in tempo reale.

Molte organizzazioni rinunciano a risparmi significativi perché i tempi di elaborazione non consentono di rispettare le condizioni per il pagamento anticipato. Ottenere questi sconti migliora direttamente i risultati economici e riduce il costo del venduto, trasformando la funzione di gestione dei debiti verso fornitori da centro di costo a leva di valore. Con ProcessMind può visualizzare le tempistiche di ogni fattura rispetto al periodo in cui dà diritto allo sconto. Individuando le cause profonde dei ritardi che fanno perdere queste opportunità, può dare priorità alle fatture di maggior valore e assicurarsi che attraversino il flusso di lavoro NetSuite abbastanza rapidamente da ottenere il massimo vantaggio economico.

Le discrepanze tra fatture, ordini di acquisto e ricevute merci generano spesso interminabili scambi di e-mail e verifiche manuali. Ridurre il tempo necessario per risolvere queste incongruenze limita il carico amministrativo e impedisce che i pagamenti restino bloccati a tempo indeterminato, tutelando la fiducia dei fornitori e la continuità del servizio. ProcessMind monitora in NetSuite il percorso delle fatture coinvolte in cicli di gestione delle discrepanze. Mappando queste deviazioni, il software mette in evidenza i problemi ricorrenti legati a determinati fornitori o reparti, consentendoLe di intervenire all’origine degli attriti e definire procedure di comunicazione più chiare per risolverli rapidamente.

Un tasso elevato di elaborazione senza interventi manuali significa che le fatture passano dalla ricezione al pagamento con un intervento umano minimo. Questo livello di automazione riduce sensibilmente il costo per fattura e consente al team che gestisce i debiti verso fornitori di concentrarsi su attività strategiche, come l’analisi della spesa e la gestione dei fornitori. La nostra soluzione offre una visione dettagliata dei punti in cui è necessario intervenire manualmente nell’elaborazione dei pagamenti ai fornitori. Individuando i casi in cui il personale deve estrarre dati o correggere registrazioni, ProcessMind aiuta a perfezionare la configurazione di NetSuite e le regole di automazione, aumentando il numero di fatture che attraversano il sistema in modo autonomo.

I ritardi nei pagamenti non comportano soltanto interessi e commissioni: danneggiano anche la reputazione creditizia e i rapporti con i fornitori. Pagare puntualmente con regolarità consente all’organizzazione di mantenere lo status di cliente privilegiato, con possibili vantaggi in termini di qualità del servizio e condizioni contrattuali future. Monitorando l’intero ciclo di vita delle fatture in NetSuite, ProcessMind segnala quelle a rischio di superare la scadenza. Fornisce indicazioni concrete sulle fasi del processo di pagamento che causano ritardi, aiutandoLa a riprogettare i flussi di lavoro affinché ogni pagamento venga avviato con il tempo necessario per essere completato.

Le fatture e i pagamenti duplicati comportano una perdita diretta di liquidità e richiedono un notevole lavoro per recuperare le somme. Rafforzare i controlli per prevenire questi errori è essenziale per tutelare l’integrità finanziaria e garantire un utilizzo corretto ed efficace della liquidità aziendale. ProcessMind analizza lo storico delle transazioni NetSuite per rilevare schemi che indicano registrazioni duplicate o cicli di pagamento sovrapposti. La piattaforma individua le lacune sistemiche che consentono ai duplicati di entrare nel flusso di lavoro, permettendoLe di introdurre controlli di convalida più rigorosi al momento dell’inserimento delle fatture e durante la creazione dei lotti di pagamento.

Per le imprese moderne, rispettare i controlli finanziari interni è imprescindibile. Assicurarsi che ogni pagamento segua la gerarchia di approvazione stabilita previene le spese non autorizzate e protegge l’organizzazione da frodi o cattiva gestione interna, offrendo garanzie ad auditor e stakeholder. La piattaforma confronta automaticamente le attività effettive in NetSuite con le procedure di approvazione documentate. ProcessMind evidenzia i casi in cui le fatture hanno aggirato i livelli di approvazione richiesti o sono state autorizzate da utenti non abilitati, offrendoLe la visibilità necessaria per garantire una rigorosa conformità e colmare le lacune nei controlli di sicurezza.

I blocchi frequenti o senza una motivazione chiara possono fermare fatture urgenti, causando interruzioni del servizio o tensioni nei rapporti con i fornitori. Ridurne la frequenza e velocizzarne la rimozione favorisce flussi di cassa più regolari e programmi di pagamento più prevedibili per tutte le parti coinvolte. ProcessMind offre una visione trasparente di ogni blocco applicato in NetSuite, classificandolo per motivo e durata. Queste informazioni consentono di capire se alcuni blocchi vengono applicati senza necessità o se la procedura per rimuoverli è inefficiente, aiutandoLa a semplificare il processo di sblocco e a mantenere i pagamenti in corso.

Gestire un’ampia varietà di condizioni e cicli di pagamento può rendere imprevedibile la gestione dei flussi di cassa. Armonizzare questi cicli consente all’ufficio finanziario di prevedere meglio il fabbisogno di liquidità e negoziare condizioni più uniformi con i fornitori, migliorando la stabilità finanziaria complessiva. ProcessMind analizza la distribuzione delle date e delle condizioni di pagamento nell’intero elenco dei fornitori NetSuite. Individuando i casi anomali e i cicli più variabili, la piattaforma aiuta a selezionare i gruppi di fornitori con cui rinegoziare le condizioni o modificare le scadenze, per ottenere un calendario dei pagamenti più uniforme e gestibile.

Se le fatture vengono codificate o contabilizzate in modo errato all’inizio, a fine periodo si accumulano numerose ricodifiche manuali. Ridurre queste rettifiche migliora l’accuratezza dei dati nei rendiconti finanziari e alleggerisce sensibilmente il carico di lavoro del team contabile durante la chiusura mensile. La nostra analisi mostra la frequenza e l’origine delle rettifiche manuali apportate alle fatture in NetSuite. ProcessMind aiuta a individuare i fornitori o i tipi di fattura che richiedono spesso correzioni, consentendoLe di aggiornare la codifica predefinita del libro mastro e la formazione degli addetti, affinché i dati vengano acquisiti correttamente fin dal primo inserimento.

Elaborare i lotti di pagamento troppo spesso può comportare commissioni bancarie eccessive e un carico amministrativo superfluo, mentre farlo troppo di rado può causare il mancato rispetto delle scadenze. Individuare la frequenza ottimale permette di usare le risorse in modo efficiente e di rispettare tutti gli obblighi finanziari. ProcessMind confronta le modalità storiche di creazione dei lotti in NetSuite con le scadenze e i vincoli di liquidità. La piattaforma suggerisce un calendario di elaborazione ottimale che bilancia l’efficienza amministrativa con la puntualità dei pagamenti, aiutandoLa a definire una strategia di esecuzione più disciplinata ed economica.

Le fatture senza ordine di acquisto spesso non hanno la struttura delle transazioni basate su ordini, con conseguenti tempi di elaborazione più lunghi e minore visibilità. Standardizzare la gestione di queste fatture consente loro di attraversare il sistema con la stessa rigorosità e rapidità delle fatture standard, riducendo il rischio di passività non rilevate. Il software mappa il percorso specifico delle fatture senza ordine di acquisto in NetSuite e individua i punti in cui si discostano dalle procedure standard. ProcessMind evidenzia le fasi in cui queste fatture incontrano maggiori difficoltà, consentendoLe di applicare regole standard di instradamento e convalida per rendere più uniforme l’intera gestione dei debiti verso fornitori.

Il percorso in 6 passaggi per migliorare i pagamenti ai fornitori in NetSuite

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Un formato strutturato fin dall’inizio consente di associare correttamente i dati di fornitori, fatture e pagamenti per ottenere un’analisi accurata.

Risultato atteso

Un template dati standardizzato, pronto per i Suoi registri dei debiti verso fornitori in NetSuite.

LE INFORMAZIONI SUI SUOI PROCESSI

Trasformi i dati dei debiti verso fornitori in NetSuite in informazioni chiare

ProcessMind visualizza i flussi di pagamento effettivi per mettere in evidenza scostamenti e inefficienze nell’ambiente NetSuite. Potrà vedere con precisione come ridurre i tempi di ciclo e rafforzare i rapporti con i fornitori.
  • Visualizzi l’intero percorso dei pagamenti, dall’inizio alla fine
  • Individui gli ostacoli nel flusso di approvazione delle fatture
  • Individui come sfruttare al meglio gli sconti per pagamento anticipato
  • Misuri le prestazioni del processo rispetto agli obiettivi
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
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Design your optimized process
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RISULTATI DIMOSTRATI

Migliorare i cicli di pagamento in NetSuite

Analizzando ogni numero di fattura in NetSuite, le aziende individuano gli attriti nascosti nei flussi di lavoro dei pagamenti e riducono il lavoro manuale necessario per le riconciliazioni.

0 %
Cicli di approvazione più rapidi

Riduzione dei tempi di approvazione

Ottimizzare i percorsi di approvazione in NetSuite consente ai team di autorizzare i pagamenti più rapidamente, eliminando passaggi manuali e colli di bottiglia non necessari.
+ 0 %
Ottenere gli sconti per pagamento anticipato

Aumento degli sconti effettivamente ottenuti

Ridurre i tempi di ciclo dall’inizio alla fine aiuta le organizzazioni a rispettare con regolarità le scadenze dei fornitori e a ottenere più spesso gli sconti negoziati per il pagamento anticipato.
+ 0 %
Più fatture elaborate senza interventi manuali

Aumento delle fatture elaborate automaticamente

Standardizzare l’elaborazione delle fatture senza ordine di acquisto e migliorare l’accuratezza della riconciliazione consente a un maggior numero di fatture di passare dalla ricezione al pagamento senza interventi manuali.
0 %
Piena conformità del processo

Rispetto delle procedure di approvazione

Il monitoraggio automatico garantisce che tutte le fatture seguano la sequenza prevista di codifica e approvazione, riducendo i rischi in sede di audit e le spese non autorizzate.
~ 0 %
Meno penali sui pagamenti

Riduzione delle commissioni per ritardato pagamento

Mantenere un’elevata puntualità nei pagamenti aiuta l’azienda a evitare costosi interessi e a tutelare i rapporti con i fornitori strategici.

I risultati variano in base alla complessità del processo e alla qualità dei dati. Queste cifre rappresentano i miglioramenti tipici osservati in diverse implementazioni.

Dati consigliati

Inizi l’analisi da questi attributi e attività chiave per ottenere subito una visione chiara del processo.
Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

Attributi

Dati chiave da acquisire per l’analisi

Il nome del fornitore che ha emesso la fattura.

Perché è importante

Essenziale per raggruppare l’analisi per fornitore e individuare i colli di bottiglia specifici.

La società controllata o entità giuridica che riceve la fattura.

Perché è importante

Fondamentale per confrontare le prestazioni delle unità aziendali nelle organizzazioni con più entità.

Il valore monetario totale della fattura.

Perché è importante

Necessario per quantificare l’impatto finanziario delle inefficienze di processo.

La data entro cui il pagamento deve essere effettuato al fornitore.

Perché è importante

Fondamentale per calcolare il tasso di puntualità dei pagamenti e individuare le passività scadute.

Il numero di riferimento dell’ordine di acquisto associato.

Perché è importante

Necessario per distinguere l’elaborazione delle fatture basata su PO da quella senza PO.

La persona che ha eseguito l’attività.

Perché è importante

Necessario per l’analisi delle risorse e per individuare i colli di bottiglia a livello di utente.

Il dipartimento interno associato alla fattura.

Perché è importante

Consente di analizzare l’efficienza dei processi a livello organizzativo.

Lo stato corrente di approvazione della fattura nel flusso di lavoro.

Perché è importante

Tiene traccia dell’avanzamento della fattura attraverso la fase di approvazione.

Indicatore che segnala se la fattura non è collegata a un ordine di acquisto.

Perché è importante

Segmento di alto livello per analizzare le varianti del processo.

La data in cui è stato eseguito il pagamento.

Perché è importante

Data e ora di fine del ciclo di processo principale.

Attività

Fasi del processo da monitorare e ottimizzare

Creazione iniziale del record Vendor Bill in NetSuite. Segna l’avvio del processo e indica che la fattura è stata inserita nell’ERP.

Perché è importante

Definisce il timestamp di riferimento per l’intero ciclo dei debiti verso fornitori e per i calcoli dell’anzianità delle fatture.

Indica che il record Vendor Bill è stato creato a partire da un ordine di acquisto esistente o collegato a esso. Distingue le fatture associate a un ordine di acquisto da quelle che non lo sono.

Perché è importante

È fondamentale per analizzare la conformità alle procedure di approvvigionamento e confrontare i tempi di ciclo delle fatture con e senza ordine di acquisto.

Lo stato del record Vendor Bill passa a Open, a indicare che la fattura è autorizzata al pagamento e ha avuto un impatto sul General Ledger. È una tappa fondamentale prima del pagamento.

Perché è importante

Conclude il ciclo di approvazione e rende la fattura disponibile per la pianificazione del pagamento. È essenziale per misurare l’efficienza delle approvazioni.

Un record Bill Payment viene registrato correttamente e la fattura risulta Pagata per intero o Parzialmente pagata. La passività viene stornata nel GL.

Perché è importante

È la principale tappa conclusiva del processo di pagamento. Serve a calcolare il 'Tempo di elaborazione dall’inizio alla fine'.

Il record Bill Payment viene contrassegnato come liquidato durante la riconciliazione bancaria. Ciò conferma che i fondi sono usciti dal conto bancario.

Perché è importante

Fornisce la data effettiva di uscita dei fondi, utile per l’analisi dei flussi di cassa e distinta dalla data contabile del pagamento.

Domande frequenti

Domande frequenti

Il Process Mining ricostruisce il flusso effettivo del ciclo di gestione dei debiti verso fornitori estraendo direttamente da NetSuite gli Event Log. Individua con precisione i colli di bottiglia, come i ritardi nelle approvazioni manuali o i cicli dovuti a discrepanze nelle fatture, consentendoLe di concentrarsi sui miglioramenti più rilevanti.

Per creare un Event Log servono tre dati principali: il numero della fattura come identificativo del caso, il nome dell’attività, ad esempio Fattura creata o Pagamento approvato, e la data e l’ora di ogni azione. In genere, questi dati si ricavano dalle tabelle dello storico delle transazioni e del registro di controllo di NetSuite.

Sì. L’analisi evidenzia i fornitori o i tipi di fattura per cui i tempi di ciclo sono troppo lunghi per rispettare le finestre previste per gli sconti. Semplificando questi percorsi di approvazione, il Suo team può assicurarsi che le fatture vengano elaborate in tempo per usufruire delle condizioni più vantaggiose.

La maggior parte delle organizzazioni può visualizzare le prime mappe di processo entro due-quattro settimane dall’estrazione iniziale dei dati da NetSuite. Le tempistiche dipendono soprattutto dalla qualità dei dati e dalla complessità dei flussi di lavoro personalizzati nel sistema.

Il sistema può monitorare contemporaneamente le fatture con e senza ordine di acquisto, così da confrontarne l’efficienza di elaborazione. In questo modo è possibile capire se le fatture senza ordine di acquisto comportano un numero sproporzionato di ricodifiche manuali o ritardi nelle approvazioni rispetto agli ordini standard.

I dati vengono gestiti tramite connessioni cifrate e le informazioni sensibili, come i nomi dei fornitori o gli ID dei dipendenti, possono essere pseudonimizzate prima dell’analisi. Vengono elaborati soltanto i metadati necessari a ricostruire il processo, così da mantenere sicuri e conformi i Suoi registri finanziari.

Analizzando gli schemi degli eventi relativi alle fatture ricevute, il Process Mining può segnalare i casi in cui lo stesso numero o importo di fattura viene inserito più volte. Questa visibilità preventiva aiuta a evitare pagamenti duplicati e riduce il lavoro manuale necessario per la riconciliazione.

Non è necessario installare componenti nell’ambiente NetSuite, perché l’analisi utilizza in genere una connessione API standard o un’esportazione periodica dei dati. Questo approccio non influisce sulle prestazioni del sistema né sulla configurazione esistente.

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Non è richiesta la carta di credito. La configurazione richiede pochi minuti.