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Migliori la gestione dei Suoi contratti

La guida in 6 passaggi per aumentare l'efficienza nella gestione dei contratti.
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Ottimizzi la gestione dei contratti in SAP Ariba Contracts

La nostra piattaforma La aiuta a individuare inefficienze e colli di bottiglia nascosti nei processi di gestione dei contratti. Identifichi le aree che causano ritardi nelle approvazioni e ostacolano la conformità. Ottenga informazioni utili per semplificare il ciclo di vita dei contratti, migliorare le strategie di negoziazione e ridurre i rischi complessivi. In questo modo potrà accelerare l'esecuzione dei contratti e migliorare le prestazioni operative.

Scarichi il nostro template dei dati preconfigurato e affronti le sfide comuni per raggiungere i Suoi obiettivi di efficienza. Segua il nostro piano di miglioramento in sei passaggi e consulti la Guida al template dei dati per trasformare le Sue operazioni.

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Perché ottimizzare la gestione dei contratti in SAP Ariba Contracts?

Una gestione efficace dei contratti è fondamentale per qualsiasi organizzazione, poiché costituisce la base delle relazioni commerciali e della stabilità finanziaria. Sebbene SAP Ariba Contracts offra strumenti solidi, il processo effettivo presenta spesso complessità che possono generare inefficienze significative. Cicli contrattuali troppo lunghi, obblighi di conformità non rispettati e fasi di negoziazione poco trasparenti possono incidere direttamente sulla rilevazione dei ricavi, aumentare i costi operativi ed esporre l’organizzazione a rischi evitabili. Comprendere e migliorare il processo di gestione dei contratti non significa soltanto adottare un sistema, ma garantire che ogni contratto proceda in modo efficiente dall’avvio all’esecuzione e oltre, tutelando gli interessi dell’organizzazione e massimizzando il valore.

Le inefficienze in quest’area critica possono manifestarsi sotto forma di contratti bloccati in revisione, negoziazioni prolungate o Workflow di approvazione incoerenti. Se non vengono affrontati, questi problemi possono causare perdite finanziarie rilevanti, compromettere i rapporti con fornitori o clienti e favorire una gestione reattiva anziché proattiva degli obblighi contrattuali. Ottimizzare questo processo consente di acquisire un vantaggio competitivo accelerando la chiusura degli accordi, rafforzando la conformità e garantendo il rispetto costante dei termini contrattuali.

Come il Process Mining migliora le prestazioni di SAP Ariba Contracts

Il Process Mining offre un approccio potente e basato sui dati per scoprire le prestazioni reali del processo di gestione dei contratti in SAP Ariba Contracts. A differenza dei metodi tradizionali, fondati su ipotesi o verifiche manuali, il Process Mining utilizza direttamente i dati dell’Event Log del sistema SAP Ariba Contracts. Analizzando l’impronta digitale di ogni Contract ID, ricostruisce l’intero percorso di ciascun contratto, da 'Contract Request Initiated' a 'Contract Executed/Signed' e attraverso tutte le fasi successive. In questo modo offre una visione completa e oggettiva di come il lavoro viene realmente svolto, non soltanto di come dovrebbe essere svolto.

Questa prospettiva offre una visione completa del processo di gestione dei contratti, dalla richiesta iniziale alla negoziazione, all’esecuzione e alle fasi successive. Consente di analizzare i tempi del ciclo contrattuale, individuare i colli di bottiglia nei Workflow di revisione e approvazione e monitorare la conformità agli obblighi contrattuali. Tracciando l’intero ciclo di vita di ogni contratto, le organizzazioni possono migliorare le strategie di negoziazione, ridurre i rischi legali e garantire rinnovi o cessazioni puntuali, aumentando in definitiva l’efficienza operativa e la qualità della governance. Ciò consente di individuare con precisione dove si verificano i ritardi, chi è coinvolto nei colli di bottiglia e in che modo le variazioni del processo incidono sul tempo complessivo del ciclo, aiutando a ridurre efficacemente i tempi della gestione dei contratti.

Principali aree di miglioramento del processo di gestione dei contratti

L’applicazione del Process Mining alla gestione dei contratti in SAP Ariba Contracts evidenzia generalmente diverse aree chiave con ampi margini di ottimizzazione:

  • Semplificazione dei Workflow di approvazione: individui le fasi di approvazione o le persone che causano sistematicamente ritardi, prolungando i tempi del ciclo contrattuale. Potrà quindi ottimizzare le regole di instradamento o i percorsi di escalation.
  • Accelerazione dei cicli di negoziazione: individui le fasi in cui i contratti sono sottoposti a un numero eccessivo di revisioni con modifiche o reinvii, segnale di possibili problemi nella stesura iniziale, nella chiarezza dei termini o nella strategia di negoziazione.
  • Rafforzamento della conformità e della gestione dei rischi: visualizzi le deviazioni dalle procedure operative standard, assicurandosi che tutte le revisioni interne e legali richieste siano eseguite e registrate.
  • Ottimizzazione della stesura e della revisione dei contratti: comprenda il tempo impiegato per le attività 'Contract Drafted', 'Internal Review Performed' e 'Legal Review Conducted', individuando opportunità per migliorare i Template, la formazione o l’allocazione delle risorse.
  • Miglioramento della gestione successiva all’esecuzione: monitori l’efficienza delle attività 'Obligations Monitored', 'Compliance Review Performed' e 'Contract Renewed' per garantire una gestione proattiva del ciclo di vita dei contratti.

Risultati attesi dall’ottimizzazione dei processi

Utilizzando il Process Mining per SAP Ariba Contracts, può aspettarsi miglioramenti misurabili e significativi in tutte le attività di gestione dei contratti. Tra questi:

  • Riduzione dei tempi del ciclo contrattuale: riduca in modo significativo il tempo che intercorre tra la richiesta e l’esecuzione del contratto, accelerando la generazione dei ricavi o il conseguimento di risparmi sui costi.
  • Riduzione dei costi operativi: diminuisca le risorse umane e finanziarie impiegate nella gestione dei contratti grazie a una maggiore efficienza e alle opportunità di automazione.
  • Maggiore conformità e riduzione dei rischi: garantisca il rispetto delle policy interne e delle normative esterne, riducendo i rischi legali e finanziari associati alla non conformità.
  • Migliori risultati nelle negoziazioni: acquisisca insight sui modelli di negoziazione, fornendo ai Suoi team dati utili per ottenere condizioni contrattuali più favorevoli.
  • Maggiore trasparenza e controllo: ottenga una comprensione più chiara dell’intero portafoglio contratti e delle prestazioni del processo, così da favorire una gestione proattiva e decisioni strategiche.

Come iniziare a migliorare la gestione dei contratti

Trasformare il processo di gestione dei contratti con il Process Mining in SAP Ariba Contracts è più semplice di quanto potrebbe pensare. Analizzando i dati già presenti nel sistema, può ottenere rapidamente insight utili all’azione senza un intenso lavoro manuale. La nostra guida si concentra sulla semplicità del percorso e La aiuta a comprendere come migliorare la gestione dei contratti e ridurne i tempi di ciclo. Adotti un approccio basato sui dati per valorizzare appieno i Suoi contratti e promuovere l’eccellenza operativa. Scopra come iniziare oggi a ottimizzare il ciclo di vita dei Suoi contratti.

Gestione dei contratti Ciclo di vita dei contratti Conformità legale Contratti di approvvigionamento Strategia di negoziazione Approvazioni dei contratti Riduzione dei rischi Ufficio legale Acquisti Rinnovi dei contratti CLM Gestione del ciclo di vita dei contratti Attività legali Automazione dei contratti

Problemi e sfide comuni

Individui le sfide che La riguardano

I Workflow di approvazione dei contratti in SAP Ariba Contracts spesso si protraggono a lungo, causando il mancato rispetto delle scadenze e ritardi nelle attività aziendali. Questo incide sulla rilevazione dei ricavi e sui rapporti con i fornitori, generando frustrazione tra tutti gli stakeholder coinvolti nel processo di gestione dei contratti. ProcessMind analizza gli Event Log per individuare con precisione i colli di bottiglia e spiegare perché le approvazioni richiedono così tanto tempo, identificando le fasi o le persone responsabili dei ritardi. I nostri insight La aiutano a semplificare i Workflow, ridurre i tempi di ciclo e migliorare l’efficienza della gestione dei contratti.

Le deviazioni dai processi standard di esecuzione dei contratti possono comportare rischi significativi per la conformità e una potenziale esposizione legale. In assenza di una visibilità chiara, le organizzazioni faticano a garantire che ogni contratto segua i protocolli stabiliti in SAP Ariba Contracts, con il rischio di sanzioni finanziarie e danni reputazionali. ProcessMind confronta i percorsi effettivi dei contratti con Workflow conformi predefiniti, evidenziando tutte le deviazioni, le fasi saltate e i passaggi non autorizzati. In questo modo può rafforzare la conformità, colmare le lacune del processo e ridurre i rischi legali nelle attività di gestione dei contratti.

La mancata gestione degli obblighi contrattuali critici, comprese le date di rinnovo o cessazione, può causare rinnovi automatici a condizioni sfavorevoli o la perdita di opportunità. Questa carenza nella gestione dei contratti incide sulla redditività ed espone l’organizzazione a rischi finanziari o operativi evitabili. ProcessMind offre una visione completa delle attività di monitoraggio degli obblighi e delle relative tempistiche, collegandole alle date di scadenza dei contratti. La nostra analisi La aiuta a gestire proattivamente i cicli di vita contrattuali, garantendo interventi puntuali ed evitando costose omissioni in SAP Ariba Contracts.

Le differenze nelle strategie e nelle fasi di negoziazione tra i diversi contratti producono risultati imprevedibili, fasi negoziali più lunghe e condizioni contrattuali non ottimali. Questa mancanza di standardizzazione nella gestione dei contratti può causare perdita di ricavi e aumento dei costi operativi in SAP Ariba Contracts. ProcessMind visualizza tutti i percorsi di negoziazione, individuando deviazioni ricorrenti, cicli eccessivi di revisione con modifiche e loop imprevisti. Comprendendo queste variazioni, può standardizzare le best practice, ottimizzare le strategie di negoziazione e accelerare la finalizzazione dei contratti.

La revisione legale è una fase critica, ma spesso dispendiosa in termini di tempo, della gestione dei contratti e diventa frequentemente un collo di bottiglia che ritarda l’esecuzione complessiva dei contratti. Questi ritardi persistenti in SAP Ariba Contracts compromettono l’agilità aziendale e possono mettere a dura prova i rapporti con le controparti a causa delle attese prolungate. ProcessMind analizza la durata e la frequenza delle attività di revisione legale, identificando le fasi specifiche o i tipi di contratto che causano rallentamenti. I nostri insight aiutano a ottimizzare i processi di revisione legale, ridurre i tempi di attesa e accelerare l’esecuzione dei contratti.

Revisioni frequenti, riscritture e molteplici cicli di revisione interna aumentano significativamente l’impegno e i costi associati alla finalizzazione dei contratti. Questa inefficienza nella gestione dei contratti prolunga i tempi di ciclo e assorbe risorse preziose all’interno di SAP Ariba Contracts, che potrebbero essere impiegate più efficacemente altrove. ProcessMind identifica le cause alla radice delle rielaborazioni, come bozze iniziali poco chiare, contributi legali incoerenti o lacune nella comunicazione, monitorando le attività di revisione. In questo modo è possibile introdurre miglioramenti che riducono il lavoro iterativo e accelerano l’elaborazione dei contratti.

Senza una visione chiara e aggiornata in tempo reale dello stato di ciascun contratto nel suo ciclo di vita, gli stakeholder faticano a prevedere le tempistiche, stabilire le priorità e affrontare proattivamente i potenziali ritardi. Questa mancanza di trasparenza in SAP Ariba Contracts ostacola una gestione efficace dei contratti e la pianificazione strategica. ProcessMind offre visibilità end-to-end sul percorso di ogni contratto, dalla richiesta all’esecuzione e oltre, mostrando lo stato e l’avanzamento attuali. La nostra soluzione fornisce agli stakeholder insight concreti per gestire efficacemente il portafoglio contratti.

Revisori legali o di reparto sovraccarichi, oppure una distribuzione non uniforme delle attività di revisione, possono generare arretrati e prolungare i tempi di elaborazione dei contratti. L’utilizzo non ottimale delle risorse nella gestione dei contratti incide direttamente sull’efficienza operativa e aumenta i costi in SAP Ariba Contracts. ProcessMind analizza la distribuzione dei carichi di lavoro e identifica i colli di bottiglia legati a singole persone o reparti coinvolti nelle revisioni contrattuali. Questo consente di prendere decisioni basate sui dati per riequilibrare le risorse, migliorare la produttività e ridurre i ritardi di elaborazione.

Il mancato rispetto degli accordi interni sui livelli di servizio per i processi di revisione e approvazione dei contratti genera insoddisfazione interna e ritardi esterni nella gestione dei contratti critici. Ciò può compromettere la fiducia degli stakeholder e comportare penalità o opportunità mancate nella gestione dei contratti. ProcessMind monitora i tempi effettivi di revisione rispetto agli SLA definiti per ogni attività del processo di gestione dei contratti in SAP Ariba Contracts. La nostra analisi evidenzia le violazioni ricorrenti degli SLA, consentendo di individuarne le cause sottostanti e introdurre azioni correttive.

I ritardi persistenti nell’esecuzione dei contratti hanno spesso cause alla radice complesse e interconnesse, difficili da individuare senza un’analisi approfondita del processo. Questa incertezza incide sulla pianificazione aziendale e impedisce di adottare soluzioni efficaci per migliorare l’efficienza della gestione dei contratti in SAP Ariba Contracts. ProcessMind va oltre i sintomi superficiali per rivelare l’effettiva sequenza degli eventi e le dipendenze che causano i ritardi, identificando attività o passaggi di consegne specifici. I nostri insight offrono la chiarezza necessaria per affrontare efficacemente le inefficienze alla base del processo.

Lacune nel processo di gestione dei contratti, come deviazioni non approvate o audit trail incompleti, aumentano significativamente i rischi legali e di conformità. In assenza di un meccanismo solido per rilevare e prevenire questi problemi, le organizzazioni sono esposte a potenziali sanzioni, contenziosi e danni reputazionali. ProcessMind ricostruisce l’audit trail completo di ogni contratto, mostrando tutte le attività e la relativa sequenza, così da garantire piena trasparenza e responsabilità. Questo aiuta a identificare e mitigare proattivamente i rischi di conformità, rafforzando la governance in SAP Ariba Contracts.

Obiettivi tipici

Definisca come si presenta il successo

Cicli di approvazione lunghi nella gestione dei contratti causano spesso ritardi nell’avvio dei progetti e perdita di opportunità di ricavo. Raggiungere questo obiettivo significa far avanzare più rapidamente i contratti nelle fasi di revisione e approvazione, migliorando l’agilità aziendale complessiva e accelerando il time to value. ProcessMind individua i colli di bottiglia nei Workflow di approvazione di SAP Ariba Contracts, identificando le fasi o gli utenti specifici che causano ritardi. Offre insight basati sui dati per ottimizzare il routing, automatizzare determinate approvazioni e misurare l’impatto delle modifiche sui tempi di ciclo, contribuendo a ottenere riduzioni del 20-40%.

Percorsi di esecuzione non conformi espongono le organizzazioni a rischi legali e finanziari significativi. Questo obiettivo mira a garantire che ogni contratto in SAP Ariba Contracts segua le policy legali e interne predefinite, proteggendo l’azienda da potenziali sanzioni e danni reputazionali. ProcessMind rileva automaticamente le deviazioni dai percorsi conformi standard, evidenziando ogni caso in cui i processi di gestione dei contratti bypassano passaggi critici. Consente il monitoraggio continuo del rispetto delle policy e fornisce avvisi concreti, aiutando a raggiungere il 100% di conformità alle regole definite.

Il mancato rispetto degli obblighi contrattuali o delle date di rinnovo può comportare penalità, mancati ricavi o rinnovi automatici indesiderati. Questo obiettivo garantisce che tutti gli obblighi, le milestone e le date critiche in SAP Ariba Contracts siano gestiti proattivamente, migliorando la conformità e massimizzando il valore dei contratti. ProcessMind offre piena visibilità sulla sequenza temporale degli eventi di ogni contratto, consentendo di monitorare tutte le attività relative agli obblighi. Identifica i pattern che portano al mancato rispetto delle scadenze e permette di impostare promemoria proattivi e avvisi automatici, migliorando i tassi di rispetto degli obblighi del 15-25%.

Processi di negoziazione incoerenti possono portare a condizioni non ottimali, maggiori rischi legali e qualità contrattuale variabile. Standardizzare questo processo garantisce che tutte le negoziazioni nella gestione dei contratti seguano le best practice, portando a condizioni più favorevoli e risultati prevedibili. ProcessMind mappa i percorsi effettivi di negoziazione in SAP Ariba Contracts e li confronta con i modelli ideali per identificare variazioni e inefficienze. Evidenzia le deviazioni dalle best practice, consentendo di implementare Workflow e Template standardizzati e ridurre i cicli di negoziazione del 10-20%.

I contratti che rimangono frequentemente bloccati durante la revisione legale creano colli di bottiglia significativi, incidendo sui tempi complessivi del ciclo contrattuale. Accelerare la produttività significa consentire ai team legali di revisionare e approvare i contratti in modo più efficiente, senza compromettere la qualità, velocizzando le attività aziendali. ProcessMind individua con precisione durate e code nella fase di revisione legale in SAP Ariba Contracts, identificando i punti di congestione e i vincoli di risorse specifici. Aiuta a ottimizzare la distribuzione dei carichi di lavoro e a semplificare le fasi di revisione, con una potenziale riduzione dei tempi di revisione legale del 10-30%.

Gli elevati tassi di rielaborazione e riscrittura consumano tempo e risorse preziosi, ritardando la finalizzazione dei contratti e aumentando i costi operativi. Questo obiettivo mira a ridurre i casi in cui i contratti richiedono revisioni significative, garantendo bozze corrette già al primo tentativo. ProcessMind visualizza l’intero percorso di un contratto in SAP Ariba Contracts, evidenziando loop e attività ripetute associate alla rielaborazione. Identifica le cause alla radice delle riscritture, come requisiti poco chiari o Template incoerenti, consentendo miglioramenti mirati per ridurre la rielaborazione del 15-25%.

La scarsa visibilità sul ciclo di vita dei contratti rende difficile monitorare l’avanzamento, anticipare i ritardi o comprendere l’efficienza complessiva. Raggiungere questo obiettivo significa offrire agli stakeholder una visione chiara e aggiornata in tempo reale di ogni fase della gestione dei contratti, dalla richiesta all’esecuzione. ProcessMind fornisce una rappresentazione grafica end-to-end del percorso di ogni contratto in SAP Ariba Contracts, rendendo facili da comprendere anche i flussi di processo complessi. Consente di monitorare in tempo reale lo stato dei contratti e identifica quelli bloccati, migliorando la comunicazione e il processo decisionale degli stakeholder.

Un’allocazione inefficiente delle risorse per la revisione può sovraccaricare i team, causare burnout e generare ritardi evitabili. Questo obiettivo si concentra sulla distribuzione efficace delle attività di revisione nella gestione dei contratti, massimizzando la produttività e riducendo al minimo i tempi di inattività. ProcessMind analizza l’utilizzo delle risorse in tutte le attività di revisione in SAP Ariba Contracts, identificando squilibri e colli di bottiglia causati da vincoli di risorse. Offre insight per riallocare i carichi di lavoro e ottimizzare la struttura dei team, con un potenziale aumento dell’efficienza delle risorse del 10-20%.

Il mancato raggiungimento degli obiettivi interni degli accordi sui livelli di servizio per le revisioni può generare insoddisfazione tra i clienti interni e incidere sulle tempistiche dei progetti. Questo obiettivo garantisce che tutte le revisioni contrattuali nella gestione dei contratti siano completate entro le tempistiche predefinite. ProcessMind monitora continuamente la durata di ogni attività di revisione rispetto alle soglie SLA definite in SAP Ariba Contracts. Segnala proattivamente le violazioni degli SLA imminenti o effettive e identifica le fasi specifiche del processo o i responsabili coinvolti, contribuendo a raggiungere tassi di rispetto degli SLA superiori al 95%.

Le cause alla radice non identificate dei ritardi contrattuali impediscono di risolvere efficacemente i problemi e di migliorare continuamente il processo. Questo obiettivo mira a identificare con precisione i fattori sottostanti che contribuiscono ai rallentamenti nella gestione dei contratti, consentendo di adottare azioni correttive mirate. ProcessMind utilizza funzionalità analitiche avanzate per esaminare in profondità le variazioni del processo e identificare gli eventi, le risorse o le condizioni esatte che contribuiscono ai ritardi in SAP Ariba Contracts. Quantifica l’impatto di ogni causa alla radice, consentendo decisioni basate sui dati per risolvere i problemi e ridurre i ritardi del 20-30%.

Un’elevata esposizione ai rischi legali e di conformità può derivare dal mancato rispetto dei requisiti normativi o delle policy interne. Raggiungere questo obiettivo significa identificare e mitigare proattivamente i potenziali rischi nell’intero processo di gestione dei contratti, rafforzando la governance. ProcessMind offre una panoramica completa dell’esecuzione effettiva dei processi in SAP Ariba Contracts e la confronta con i modelli di conformità stabiliti, evidenziando i pattern non conformi. Fornisce monitoraggio continuo e audit trail, riducendo significativamente l’esposizione ai rischi e migliorando la governance aziendale complessiva.

Il percorso di miglioramento in 6 passaggi per il Contract Management

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Cosa fare

Ottenga il Template Excel predefinito per i dati di Contract Management. Questo Template fornisce la struttura corretta per le informazioni di SAP Ariba Contracts.

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Perché è importante

Utilizzare fin dall’inizio la struttura dati corretta garantisce un’analisi accurata ed efficiente e semplifica notevolmente la fase di preparazione dei dati.

Risultato previsto

Un Template Excel standardizzato, pronto per essere compilato con i dati di Contract Management provenienti da SAP Ariba.

COSA OTTERRÀ

Scopra informazioni nascoste sulla gestione dei contratti in SAP Ariba

ProcessMind rivela il reale flusso della gestione dei contratti, offrendo una visione chiara di ogni passaggio. Individui inefficienze e opportunità per eseguire i contratti più rapidamente e nel rispetto della conformità.
  • Visualizzi il ciclo di vita dei contratti in SAP Ariba
  • Individui immediatamente i colli di bottiglia nelle approvazioni
  • Ottimizzi la negoziazione e la conformità
  • Riduca i tempi del ciclo contrattuale e i rischi
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RISULTATI TIPICI

Cosa ottengono le organizzazioni nella gestione dei contratti

Questi risultati mostrano i vantaggi concreti che le organizzazioni ottengono ottimizzando i propri processi di gestione dei contratti. Sfruttando gli insight di Process Mining derivati dai dati di SAP Ariba Contracts, le aziende possono individuare con precisione le inefficienze e introdurre miglioramenti mirati.

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Approvazioni dei contratti più rapide

Riduzione media dei tempi di approvazione

Il Process Mining identifica i colli di bottiglia nel Workflow di approvazione, portando a una significativa riduzione del tempo necessario per approvare i contratti. Questo accelera le attività aziendali e la rilevazione dei ricavi.
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Migliori tassi di conformità

Aumento dei percorsi contrattuali conformi

Visualizzando i flussi di processo effettivi, le organizzazioni possono garantire che i contratti rispettino le policy interne e le normative esterne, riducendo al minimo i rischi legali e finanziari. Questo rafforza la fiducia ed evita le sanzioni.
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Riduzione della rielaborazione dei contratti

Diminuzione dei casi di riscrittura

Il Process Mining individua le cause alla radice della rielaborazione dei contratti e delle iterazioni di negoziazione, consentendo di standardizzare i processi e rendere più chiare le bozze iniziali. Questo permette ai team legali e aziendali di risparmiare tempo e risorse significativi.
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Revisione legale accelerata

Riduzione dei tempi del ciclo di revisione legale

Identificare e risolvere i colli di bottiglia nella fase di revisione legale consente ai contratti di avanzare più rapidamente nel processo. Questo migliora la produttività e permette ai team legali di concentrarsi sulle attività a maggior valore.
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Maggiore rispetto degli obblighi

Miglioramento del rispetto degli obblighi critici

Il Process Mining aiuta a garantire che tutti gli obblighi contrattuali, come i rinnovi o i controlli di conformità, siano rispettati puntualmente. Questa gestione proattiva previene gli impegni disattesi e rafforza la governance dei contratti.

I risultati variano in base al contesto organizzativo specifico, alla complessità del processo e alla qualità dei dati. Questi valori illustrano i miglioramenti tipici osservati in diverse implementazioni della gestione dei contratti.

Dati consigliati

Inizi dagli attributi e dalle attività principali, ampliandoli secondo necessità.
Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

Attributi

Punti dati fondamentali da acquisire per l’analisi

L'identificativo univoco di ciascun Contract Workspace, utilizzato come identificativo principale del caso.

Perché è importante

È la chiave essenziale per monitorare l'intero percorso di un contratto e consente tutte le analisi a livello di caso e la visualizzazione del flusso di processo.

Il nome della specifica fase o dell'evento del processo aziendale che si è verificato.

Perché è importante

Definisce le fasi del processo, consentendo di visualizzare il flusso di processo e identificare colli di bottiglia e rilavorazioni.

La data e l'ora precise in cui si è verificata un'attività o un evento.

Perché è importante

Questo attributo è fondamentale per calcolare tutte le metriche basate sul tempo, come i tempi di ciclo e di attesa, e per ordinare correttamente gli eventi del processo.

Il timestamp che indica quando un'attività è stata completata.

Perché è importante

Consente di calcolare con precisione i tempi di elaborazione delle attività, un elemento fondamentale per identificare i colli di bottiglia e misurare l'efficienza delle risorse.

Il nome o l'ID dell'utente che ha eseguito l'attività.

Perché è importante

Fornisce visibilità sulla distribuzione del carico di lavoro e sulle prestazioni degli utenti, consentendo la gestione delle risorse e l'analisi dell'efficienza.

Il reparto aziendale che ha avviato il contratto o ne è responsabile.

Perché è importante

Consente di segmentare il processo per area aziendale, aiutando a identificare i colli di bottiglia specifici dei reparti e le variazioni delle prestazioni.

Il valore monetario complessivo del contratto.

Perché è importante

Quantifica l'impatto finanziario dei contratti, consentendo analisi e definizione delle priorità basate sul valore, oltre al monitoraggio delle prestazioni aziendali.

La classificazione del contratto, ad esempio MSA, NDA o SOW.

Perché è importante

Consente di segmentare l'analisi, mostrando in che modo le diverse tipologie di contratto incidono sul flusso, sulla complessità e sulla durata del processo.

Il membro del team legale assegnato e responsabile della revisione del contratto.

Perché è importante

Consente un'analisi dettagliata della fase di revisione legale, aiutando a gestire il carico di lavoro del team legale, identificare i colli di bottiglia e migliorare l'efficienza.

Attività

Passaggi del processo da monitorare e ottimizzare

Questa attività segna l’avvio del processo di gestione dei contratti. In SAP Ariba viene creato un Contract Workspace, che funge da repository centrale per tutti i documenti, le attività e le comunicazioni relativi a uno specifico contratto.

Perché è importante

Questo è il principale evento di avvio del processo end-to-end. Analizzare il tempo che intercorre tra questa attività e l’esecuzione è fondamentale per misurare la durata complessiva del ciclo di vita del contratto.

Indica che il contratto è stato formalmente sottoposto alla revisione del dipartimento legale. Spesso si tratta di un’attività distinta e obbligatoria all’interno del Workflow di approvazione complessivo.

Perché è importante

La revisione legale è spesso un importante collo di bottiglia. Misurarne la durata è fondamentale per il KPI “Tempo medio del ciclo di revisione legale” e per ottimizzare l’allocazione delle risorse legali.

Segna il completamento con esito positivo di tutte le attività di approvazione interna richieste per il contratto. Indica che il contratto è pronto per la firma finale, in attesa dell’accordo della controparte.

Perché è importante

Si tratta di una milestone critica prima dell’esecuzione. Il tempo tra questo evento e l’esecuzione finale evidenzia eventuali ritardi nell’ottenimento delle firme esterne o nella finalizzazione del documento.

L’esecuzione formale del contratto, che avviene quando sono state ottenute tutte le firme richieste. In questo momento il contratto passa da documento in corso di elaborazione ad accordo giuridicamente vincolante.

Perché è importante

Questo è il principale punto di arrivo positivo del processo precedente alla firma. È fondamentale per calcolare il “Tempo di ciclo end-to-end del contratto” e il “Tempo medio del ciclo di approvazione del contratto”.

Rappresenta il momento in cui un contratto sottoscritto diventa attivo e i relativi obblighi entrano in vigore. Di norma, ciò avviene in seguito a una modifica dello stato dopo la sottoscrizione, talvolta in una data di efficacia prestabilita.

Perché è importante

Segnala l'inizio della fase di gestione successiva alla sottoscrizione. Costituisce il trigger per il monitoraggio degli obblighi ed è fondamentale per il KPI "Tasso di rispetto degli obblighi".

Si tratta di un'attività terminale con cui il contratto viene formalmente chiuso nel sistema. Può avvenire dopo la scadenza, la cessazione o il completamento di tutti gli obblighi.

Perché è importante

Segna la conclusione definitiva del ciclo di vita del contratto. È un evento finale fondamentale per misurare la durata complessiva del ciclo di vita e garantire il corretto completamento delle procedure di chiusura.

Domande frequenti

Domande frequenti

Il Process Mining ricostruisce automaticamente i Workflow contrattuali effettivi a partire dagli Event Log di SAP Ariba. Individua i colli di bottiglia, fa emergere le deviazioni dalle procedure standard e mette in evidenza le aree che contribuiscono a cicli di approvazione lunghi o a casi di non conformità. In questo modo potrà individuare con precisione le inefficienze e implementare miglioramenti mirati.

Per eseguire il Process Mining sul Contract Management sono necessari soprattutto i dati dell’Event Log. In genere includono il Contract ID come identificativo del caso, i nomi delle attività, i timestamp di ciascuna attività e l’utente o il ruolo che la esegue. Attributi aggiuntivi, come tipo di contratto, valore o stato, possono fornire insight più approfonditi.

L’estrazione dei dati da SAP Ariba Contracts prevede spesso l’utilizzo delle funzionalità di reporting, delle API o di soluzioni di data warehousing. In genere si esportano i log delle transazioni, le tracce di audit o dati specifici relativi agli eventi contrattuali. La collaborazione con l’amministratore di SAP Ariba o con uno specialista dell’integrazione può garantire un recupero dei dati efficiente e accurato.

Può aspettarsi una significativa riduzione dei tempi dei cicli di approvazione dei contratti, una maggiore aderenza agli standard di conformità e una visibilità più completa sull’intero ciclo di vita contrattuale. Il Process Mining contribuisce a ridurre le rilavorazioni, ad accelerare le revisioni legali e a ottimizzare l’allocazione delle risorse dedicate alle revisioni. In definitiva, consente di ridurre i rischi legali e di conformità e di rendere più efficienti le attività contrattuali.

No, il Process Mining va oltre il reporting tradizionale perché individua il flusso effettivo end-to-end dei contratti, comprese tutte le deviazioni e le varianti. Il reporting mostra che cosa è accaduto, mentre il Process Mining rivela perché è accaduto e in quali punti i processi si discostano dalle aspettative. Offre quindi una prospettiva analitica più approfondita sull’esecuzione del processo.

La configurazione iniziale, che comprende l’estrazione dei dati e la configurazione del modello, può richiedere alcune settimane, a seconda della disponibilità e della complessità dei dati. Una volta definito il modello, è possibile generare rapidamente i primi insight, spesso nel giro di pochi giorni. L’analisi continua fornisce quindi raccomandazioni operative costanti per il miglioramento.

Sì, il Process Mining è particolarmente efficace nell’individuare le cause profonde dei ritardi. Visualizzando i percorsi effettivi del processo, può far emergere le attività, le fasi di approvazione o i passaggi di responsabilità in cui i contratti rimangono frequentemente bloccati. Questo consente di definire interventi basati sui dati per rendere più efficienti i processi contrattuali.

Sebbene sia necessario un software specializzato di Process Mining, le principali competenze tecniche riguardano l’ingegneria dei dati per l’estrazione, la trasformazione e il caricamento, ETL. Sono inoltre utili alcune competenze analitiche per interpretare le mappe di processo e individuare gli schemi ricorrenti. Molte piattaforme di Process Mining offrono interfacce intuitive che semplificano l’analisi.

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