Architettura dei processi aziendali

Una gerarchia dei processi consente di passare da una visione generale dell’azienda alle attività specifiche svolte dalle persone. Un modello tipico prevede cinque livelli, i cui nomi e numero possono essere adattati all’organizzazione:

Livello 1: catene del valore (aree principali che generano valore dall’inizio alla fine). Livello 2: gruppi di processi (processi correlati all’interno di una catena del valore). Livello 3: processi (processi aziendali definiti all’interno di un gruppo). Livello 4: attività (passaggi principali che compongono un processo). Livello 5: attività di dettaglio (istruzioni operative per svolgere un’attività).

Può personalizzare la gerarchia in base alla Sua organizzazione. L’obiettivo è creare una struttura condivisa che aiuti architetti, responsabili dei processi e dipendenti a trovare il livello di dettaglio adatto, senza dover gestire cartelle di diagrammi scollegate tra loro.

La conoscenza dei processi cambia insieme ai team, ai sistemi e alle politiche. Un catalogo dei processi utile chiarisce le responsabilità, definisce un percorso di revisione per gli aggiornamenti e distingue i processi pubblicati da quelli ancora in lavorazione.

Colleghi i processi a capacità, unità organizzative, applicazioni e rischi. Può importare ed esportare ruoli e assegnazioni RACI in formato CSV o JSON, così da lavorare con le matrici e le pratiche di governance esistenti. Per approfondire l’assegnazione delle responsabilità, consulti la guida alla matrice RACI.

Un percorso di revisione definito rende tracciabili le modifiche ai processi. ProcessMind supporta un ciclo di vita che comprende bozza, revisione, approvazione e pubblicazione, con flussi di approvazione configurabili in base alla criticità del processo. Le code di revisione mostrano gli elementi che richiedono attenzione e una vista affiancata delle differenze aiuta a verificare le modifiche.

Le istantanee delle versioni pubblicate distinguono i processi rilasciati dalle bozze di lavoro. Può rivedere la cronologia delle versioni, ripristinare una versione precedente quando serve, archiviare e ripristinare i processi e bloccare quelli approvati per evitare modifiche involontarie. I registri di audit documentano le modifiche per la revisione.

La matrice RACI chiarisce le responsabilità nei processi:

Responsabile: svolge il lavoro. Responsabile: risponde del risultato. Consultato: fornisce il proprio contributo. Informato: riceve gli aggiornamenti.

Assegni questi ruoli ai processi e li colleghi alla struttura organizzativa. La cronologia delle versioni e le tracce di audit consentono di rivedere come cambiano le responsabilità nel tempo.

La visualizzazione dei processi aiuta a capire come il lavoro si collega tra team e livelli. Un catalogo dei processi collega catene del valore, gruppi di processi, processi, attività e task. La mappatura dei flussi di valore mostra come il lavoro attraversa i confini tra reparti.

Un modello di architettura dei processi aziendali può inoltre collegare i processi a capacità, unità organizzative, applicazioni e rischi. Queste relazioni consentono di passare dalla visione aziendale al dettaglio dei processi necessario per affrontare una questione di governance o miglioramento.

Scopra il caso d’uso dell’architettura

I modelli BPMN offrono una rappresentazione strutturata delle fasi di un processo. ProcessMind può utilizzarli per generare con l’AI procedure operative standard, istruzioni operative e descrizioni dei processi. Può esportare la documentazione in PDF o Word oppure pubblicarla nel portale dei processi.

In questo modo, la visualizzazione dei processi si integra con le istruzioni scritte necessarie per svolgere il lavoro. Quando il processo cambia, la documentazione può rimanere aggiornata. Scopra come funziona la documentazione dei processi.

Gli indicatori di qualità dei modelli aiutano a individuare i processi che potrebbero richiedere una revisione. ProcessMind verifica completezza, complessità, denominazione e copertura della documentazione, evidenziando i processi non documentati e le lacune nella documentazione esistente. Può pianificare le valutazioni e conservare i rapporti insieme al modello.

Utilizzi questi indicatori per stabilire le priorità nella manutenzione del catalogo. Non sostituiscono la revisione di conformità dell’organizzazione e non attestano che un processo soddisfi uno standard specifico. I punteggi di salute del processo basati sui dati degli eventi, ad esempio quelli relativi a conformità ed efficienza, sono inclusi in una postazione Process Intelligence.

L’architettura descrive come il lavoro dovrebbe essere organizzato. Process Mining utilizza i dati degli eventi per mostrare come si svolge nella pratica. Il confronto tra i due può aiutarLa a esaminare le differenze e a decidere quale processo rivedere.

Può anche utilizzare le Dashboard e i KPI per monitorare le prestazioni e la simulazione dei processi per esplorare le modifiche proposte prima di decidere se applicarle. Per approfondire il caso d’uso dell’architettura, scopra come i team collegano l’architettura dei processi alla Process Intelligence.