Il Suo template dei dati per Record to Report, chiusura del periodo e riconciliazione

Questo attributo descrive un singolo passaggio o una tappa del processo Record to Report, ad esempio «Riconciliazione preparata» o «Scrittura contabile di rettifica registrata». Gli eventi sono ordinati cronologicamente per ricostruire il flusso del processo di ciascun periodo contabile.

Analizzare la sequenza e la frequenza delle attività aiuta a individuare il percorso effettivo del processo, le deviazioni dalla procedura standard e i colli di bottiglia in cui il processo si blocca. È un elemento fondamentale per creare la mappa del processo e calcolare gli indicatori chiave di prestazione.

Costituisce la struttura portante della mappa del processo e consente di visualizzare e analizzare il flusso, le varianti e le eccezioni.

In genere, deriva dai log degli eventi, dagli stati delle attività o dalle tracce di audit di diversi moduli BlackLine, come Tasks, Journals e Account Reconciliations.

EventTime indica la data e l’ora esatte in cui è iniziato uno specifico passaggio del processo di chiusura del periodo. Questo timestamp è fondamentale per ordinare correttamente gli eventi e calcolare la durata tra le diverse fasi del processo.

In fase di analisi, questo attributo viene utilizzato per creare il log cronologico degli eventi di ciascun caso. È la base per calcolare tutte le metriche temporali, come i tempi di ciclo, di attesa e di elaborazione, essenziali per individuare ritardi e inefficienze.

Questo timestamp è essenziale per ordinare gli eventi, ricostruire il flusso del processo e calcolare tutte le metriche di prestazione basate sulla durata.

Corrisponde alla data di creazione, alla data di inizio o al timestamp della modifica di stato nei record di attività, riconciliazione o scrittura contabile di BlackLine.

Il periodo contabile raggruppa tutte le attività di chiusura e riconciliazione dei conti relative a uno specifico ciclo di rendicontazione. Ad esempio, «2023-01» rappresenta tutte le attività di chiusura di gennaio 2023.

Nel Process Mining, questo attributo è essenziale per analizzare la durata complessiva del processo di chiusura del periodo. Consente di confrontare i tempi di ciclo tra periodi diversi e di individuare tendenze, variazioni stagionali e l’impatto dei miglioramenti apportati nel tempo.

È l’identificativo principale che collega tutte le attività di chiusura e riconciliazione correlate, offrendo una visione completa del flusso e delle prestazioni del processo per ciascun periodo.

In genere, deriva dal contesto del periodo di rendicontazione nei moduli Period Close o Reconciliation di BlackLine. Può essere composto dai campi relativi all’anno e al mese.

Questo attributo identifica l’origine dei dati del processo. In questa vista il valore sarà sempre «BlackLine», ma in un contesto più ampio che coinvolge più sistemi consente di distinguere le diverse origini dei dati.

Nelle analisi che coinvolgono più sistemi, questo campo è fondamentale per comprendere la provenienza dei dati e confrontare le prestazioni dei singoli sistemi. Anche in una vista relativa a un solo sistema, fornisce un contesto importante per la governance e la gestione dei dati.

Fornisce informazioni essenziali sull’origine dei dati, necessarie per la governance, la convalida e l’integrazione con altri sistemi.

In genere, è un valore statico aggiunto durante la trasformazione dei dati per indicare l’origine dei record.

Questo attributo indica quando il set di dati è stato aggiornato l’ultima volta. Fornisce informazioni sull’attualità dei dati analizzati, così che gli utenti sappiano quanto sono aggiornate le informazioni sul processo.

È importante che chi consulta le Dashboard possa valutare l’attualità dell’analisi. Aiuta a definire le aspettative e conferma che le decisioni si basano su dati sufficientemente recenti.

Indica agli utenti quanto sono recenti i dati, un’informazione fondamentale per prendere decisioni aziendali tempestive e pertinenti sulla base dell’analisi.

Questo timestamp viene generato e memorizzato durante il processo di estrazione, trasformazione e caricamento dei dati (ETL).

Il codice società identifica una specifica persona giuridica all’interno dell’organizzazione. Le attività di chiusura finanziaria vengono spesso svolte separatamente per ciascun codice società, prima del consolidamento.

Questo attributo è fondamentale per analizzare il processo di chiusura del periodo a livello di singola entità. Consente di confrontare le prestazioni delle diverse persone giuridiche ed è particolarmente importante per l’analisi della durata delle riconciliazioni intercompany. Aiuta a individuare le entità con processi di chiusura più complessi o inefficienti.

Consente di segmentare l’analisi del processo per persona giuridica, un aspetto essenziale per individuare i colli di bottiglia e i problemi di prestazioni specifici di ciascuna entità.

Disponibile come campo standard nella maggior parte delle transazioni finanziarie, incluse le registrazioni contabili e le riconciliazioni, in BlackLine e nell’ERP di origine.

Questo attributo identifica il conto specifico del piano dei conti oggetto di riconciliazione o rettifica. Fornisce un contesto finanziario dettagliato per le attività del processo.

L’analisi per conto di contabilità generale è fondamentale per la Dashboard sull’andamento delle rettifiche manuali, perché aiuta a individuare i conti che richiedono più interventi manuali. Serve inoltre a rilevare le rilavorazioni, quando nello stesso periodo vengono effettuate più rettifiche o tentativi di riconciliazione per il medesimo conto.

Fornisce il contesto finanziario necessario per individuare i conti soggetti a errori, che richiedono rettifiche frequenti o causano ritardi nella chiusura.

È un campo principale nei moduli Account Reconciliations e Journal Entry di BlackLine.

EventEndTime indica la data e l’ora esatte in cui è stata completata una specifica attività. Viene utilizzato insieme a StartTime per calcolare il tempo di elaborazione delle singole attività.

In fase di analisi, EndTime è fondamentale per calcolare la durata di ogni passaggio. Aiuta a individuare le attività che richiedono più tempo nell’intero processo e costituisce la base per l’analisi dei colli di bottiglia e la valutazione dell’allocazione delle risorse.

Consente di calcolare i tempi di elaborazione delle attività, un passaggio fondamentale per individuare i colli di bottiglia e misurare l’efficienza operativa.

Corrisponde alla data di completamento, alla data dell’ultima modifica o al timestamp di una specifica modifica di stato nei record di attività, riconciliazione o scrittura contabile di BlackLine.

L’attributo Reparto indica l’unità aziendale, ad esempio «Contabilità aziendale» o «Revisione interna», responsabile di un’attività. Spesso queste informazioni derivano dai profili utente o dalla natura dell’attività.

Questa dimensione è utile per confrontare le prestazioni del processo tra diverse aree dell’organizzazione. Aiuta a individuare i reparti più efficienti, quelli che potrebbero aver bisogno di risorse aggiuntive durante la chiusura e i passaggi tra reparti che causano ritardi.

Consente di confrontare le prestazioni tra diverse unità aziendali ed è fondamentale per analizzare il carico di lavoro e i colli di bottiglia a livello di reparto.

Queste informazioni possono provenire dai dati del profilo utente collegati a ResponsibleUser oppure dalle proprietà dell’attività o del conto del libro mastro generale in BlackLine o in un ERP collegato.

Questo attributo registra lo stato di una riconciliazione in un determinato momento, ad esempio «Non avviata», «In corso», «Certificata» o «Respinta». Fornisce un quadro dei progressi e dei risultati delle singole riconciliazioni.

Analizzare i dati per stato è essenziale per la Dashboard di ripartizione dello stato delle riconciliazioni, che consente ai responsabili di vedere rapidamente quante riconciliazioni sono in attesa, completate o richiedono attenzione. Monitorare i passaggi da uno stato all’altro aiuta a individuare i cicli di rilavorazione e i ritardi nella revisione e nell’approvazione.

Offre una visione chiara dei progressi e dei risultati delle riconciliazioni, aiutando a individuare gli arretrati e a monitorare il rispetto delle procedure.

Disponibile direttamente nel campo dello stato dei record del modulo Account Reconciliations di BlackLine.

Questo attributo identifica la persona responsabile dell’esecuzione di una specifica attività, come preparare una riconciliazione o registrare una scrittura contabile. Può contenere un nome utente, un ID dipendente o un indirizzo e-mail.

Analizzare i dati per utente responsabile è fondamentale per comprendere la distribuzione del carico di lavoro, le prestazioni individuali e le esigenze di formazione. Aiuta a capire chi ottiene i risultati migliori, se il lavoro è distribuito in modo equilibrato e dove si verificano più spesso rilavorazioni o errori.

È essenziale per analizzare la distribuzione del carico di lavoro, individuare i colli di bottiglia causati da specifici gruppi di utenti e valutare le prestazioni del team.

Si trova in campi come «Assegnato a», «Completato da», «Preparatore», «Certificatore» o «Approvatore» nei moduli BlackLine.

Questo attributo indica la scadenza ufficiale per completare il processo di chiusura del periodo e costituisce il valore di riferimento per misurare il tempo effettivo di completamento.

La data è indispensabile per calcolare il KPI relativo alla percentuale di chiusure del periodo completate nei tempi previsti. Confrontando la data e l’ora effettive dell’attività «Periodo chiuso» con la data prevista, l’analisi può segnalare i periodi chiusi in ritardo e misurare l’entità del ritardo, un dato fondamentale per la conformità e la rendicontazione.

È il valore di riferimento per misurare il rispetto delle scadenze ed è indispensabile per calcolare KPI relativi alla conformità, come la percentuale di chiusure del periodo completate nei tempi previsti.

Questa data viene in genere impostata nel calendario di chiusura del periodo o nelle impostazioni di gestione delle attività di BlackLine.

Questo indicatore distingue le attività eseguite automaticamente dal sistema, per esempio la certificazione automatica delle riconciliazioni a basso rischio, da quelle svolte manualmente da un utente. È un dato fondamentale per comprendere il livello di automazione del processo di chiusura.

L’analisi di questo attributo aiuta a misurare l’impatto delle iniziative di automazione. Consente di confrontare la velocità e la coerenza delle attività automatizzate con quelle manuali e di individuare ulteriori opportunità di automazione per migliorare l’efficienza e ridurre gli errori umani.

Aiuta a misurare il livello di automazione del processo e a individuare le attività manuali che si possono automatizzare per aumentare l’efficienza.

È possibile ricavarlo verificando se ResponsibleUser corrisponde a un account di sistema o di servizio oppure consultando gli indicatori specifici nelle proprietà dell’attività in BlackLine.

Questo indicatore viene impostato su true per le attività che segnalano la ripetizione non necessaria di passaggi del processo. Per esempio, un evento «Riconciliazione respinta» seguito da un nuovo evento «Riconciliazione preparata» per la stessa riconciliazione viene classificato come rilavorazione.

Individuare le rilavorazioni è fondamentale per rilevare inefficienze del processo e problemi di qualità. Il KPI relativo al tasso di rilavorazione delle riconciliazioni viene calcolato sulla base di questo attributo e mette in evidenza le aree in cui il lavoro non viene svolto correttamente al primo tentativo, con conseguente spreco di risorse e ritardi.

Segnala i cicli inefficienti e il lavoro ripetuto, aiutando a quantificare gli sforzi sprecati e a individuare le cause profonde dei problemi di qualità.

In genere viene calcolato dagli algoritmi dello strumento di Process Mining, che rilevano sequenze ripetute di attività all’interno dello stesso caso, spesso associate allo stesso ReconciliationId o GLAccount.

L’ID registrazione contabile è una chiave univoca per ogni registrazione contabile manuale di rettifica creata e contabilizzata in BlackLine. Consente di monitorare ogni registrazione singolarmente, dalla creazione alla contabilizzazione.

Questo ID è essenziale per la Dashboard sull’andamento delle rettifiche manuali: permette di conteggiare con precisione le rettifiche manuali e di scendere di livello per analizzare le registrazioni specifiche che potrebbero rivelare problemi nei dati o nel processo.

Identifica in modo univoco ogni registrazione contabile manuale, un dato fondamentale per conteggiare le rettifiche e indagare sulle cause profonde di volumi elevati.

Identificativo univoco generato dal sistema per ogni registrazione nel modulo Journals di BlackLine.

L’ID riconciliazione è una chiave univoca assegnata a ogni riconciliazione eseguita per uno specifico conto di contabilità generale in un determinato periodo finanziario. Consente di seguire con precisione il percorso di ciascuna riconciliazione nel processo.

Nell’analisi, questo ID permette di distinguere le diverse riconciliazioni effettuate nel tempo per lo stesso conto. È essenziale per le analisi dettagliate, l’indagine su problemi specifici e il monitoraggio accurato dello stato e della cronologia di ogni elemento.

Fornisce una chiave univoca per monitorare le singole riconciliazioni e consente analisi dettagliate e di scendere di livello per individuare problemi specifici.

Identificativo univoco generato dal sistema per ogni record di riconciliazione nel modulo Account Reconciliations di BlackLine.

Questo attributo registra l’impatto finanziario di una rettifica manuale. Può essere rappresentato da un unico valore oppure da importi distinti per dare e avere.

Analizzare il valore delle rettifiche, oltre al loro numero, offre un quadro più completo della loro rilevanza. Rettifiche di importo elevato o frequenti per determinati conti o reparti possono segnalare rischi significativi per la rendicontazione finanziaria o gravi problemi nei processi a monte, che è necessario affrontare.

Quantifica l’impatto finanziario delle rettifiche manuali e aiuta a dare priorità alle verifiche delle aree interessate da variazioni di importo elevato.

Disponibile nei campi relativi agli importi del modulo Journals di BlackLine.

Questo attributo booleano si ottiene confrontando l’ora effettiva di completamento dell’attività «Periodo chiuso» con TargetCompletionDate per il periodo finanziario in questione. Fornisce un’indicazione semplice e chiara del rispetto delle scadenze.

L’indicatore costituisce la base per calcolare il KPI relativo alla percentuale di chiusure del periodo completate nei tempi previsti. Consente di filtrare e visualizzare facilmente i periodi chiusi nei tempi previsti e quelli in ritardo, aiutando a individuare rapidamente le scadenze non rispettate che richiedono ulteriori verifiche.

Semplifica il monitoraggio delle prestazioni segnalando chiaramente i casi in cui le scadenze non sono state rispettate e supporta direttamente la rendicontazione relativa alla conformità e agli SLA.

Si calcola confrontando la data e l’ora dell’ultima attività «Periodo chiuso» con l’attributo TargetCompletionDate. Il calcolo viene eseguito nello strumento di Process Mining.

Questo attributo classifica il tipo di riconciliazione eseguita. È importante perché i diversi tipi di riconciliazione possono presentare livelli di complessità e rischio differenti e richiedere tempi di completamento diversi.

L’attributo consente di segmentare l’analisi e confrontare le prestazioni e le difficoltà associate alle varie categorie di riconciliazione. Per esempio, aiuta a determinare se le riconciliazioni intercompany richiedono molto più tempo rispetto alle normali riconciliazioni patrimoniali.

Consente di analizzare separatamente le diverse categorie di riconciliazione, che spesso presentano livelli di complessità e profili di rischio differenti.

È possibile ricavarlo dalle proprietà del conto di contabilità generale o dalle impostazioni del template di riconciliazione in BlackLine.

Questo attributo specifica la valuta dell’importo della rettifica. Nelle organizzazioni multinazionali, le registrazioni contabili possono essere espresse in diverse valute locali.

La valuta è un attributo contestuale indispensabile per qualsiasi importo finanziario. Garantisce la corretta interpretazione dei valori monetari e consente aggregazioni e confronti accurati; per l’analisi può essere necessario convertire gli importi in una valuta di rendicontazione comune.

Fornisce il contesto essenziale per interpretare correttamente i valori monetari e consente di convertire gli importi nella valuta appropriata per la rendicontazione.

In genere si trova accanto ai campi degli importi nel modulo Journals di BlackLine o tra le proprietà del codice società associato.