Il Suo template di dati per Record to Report - Registrazione contabile

SAP ECC
Il Suo template di dati per Record to Report - Registrazione contabile

Il Suo template di dati per Record to Report - Registrazione contabile

Questo template offre indicazioni chiare per raccogliere i dati necessari ad analizzare e ottimizzare il processo Record to Report - Registrazione contabile. Descrive gli attributi essenziali da raccogliere, le attività principali da monitorare e fornisce indicazioni pratiche su come estrarre queste informazioni da SAP ECC. Seguendolo, potrà creare un insieme di dati affidabile per individuare le inefficienze e migliorare la rendicontazione finanziaria.
  • Attributi consigliati per un’analisi completa
  • Attività principali delle registrazioni contabili da monitorare
  • Indicazioni pratiche per estrarre i dati da SAP ECC
Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

Attributi di Record to Report - Registrazione contabile

Questi sono i campi dati consigliati da includere nell’Event Log per analizzare in modo completo il processo Record to Report - Registrazione contabile in SAP ECC.
5 Obbligatorio 6 Consigliato 7 Facoltativo
Nome Descrizione
ID della registrazione contabile
JournalEntryId
Identificativo univoco di un documento contabile, composto dal codice società, dal numero del documento e dall’anno fiscale.
Descrizione

L’ID della registrazione contabile è l’identificativo principale del caso per monitorare il ciclo di vita di una registrazione. È una chiave composta, generalmente formata dalla concatenazione del codice società (BUKRS), del numero del documento (BELNR) e dell’anno fiscale (GJAHR), così da garantire l’univocità nell’intero sistema SAP.

Nell’analisi dei processi, questo ID collega tutte le attività correlate, come creazione, parcheggio, invio, approvazione, rifiuto e registrazione. Tracciandolo è possibile ricostruire l’intero percorso di ogni registrazione contabile, misurare i tempi di ciclo e individuare deviazioni dal processo o colli di bottiglia per singole registrazioni.

Perché è importante

È la chiave essenziale per seguire una registrazione contabile dalla creazione alla registrazione finale e consente di analizzare il processo end-to-end e confrontarne le varianti.

Dove reperirli

È un attributo derivato, generalmente ottenuto concatenando i campi della tabella BKPF: codice società (BUKRS), numero del documento (BELNR) e anno fiscale (GJAHR).

Esempi
1000-1000000123-20232000-1900000456-20231000-1800000789-2024
Nome dell’attività
ActivityName
Nome dell’attività aziendale o dell’evento che si è verificato in un determinato momento del processo di registrazione contabile.
Descrizione

Il nome dell’attività descrive un passaggio specifico del ciclo di vita della registrazione contabile, come 'Registrazione contabile creata', 'Registrazione contabile approvata' o 'Registrazione contabile registrata'. Questo attributo viene in genere ricavato da più fonti SAP, tra cui i codici transazione (TCODE), i log delle modifiche ai documenti (tabelle CDHDR e CDPOS) e i campi di stato del documento.

L’analisi delle attività è alla base del Process Mining. Consente di visualizzare le mappe dei processi, calcolare i tempi di transizione tra i passaggi e individuare i cicli di revisione (ad es. 'Registrazione contabile rifiutata' seguita da 'Registrazione contabile corretta'). Questi dati sono fondamentali per le Dashboard sui tempi di ciclo, i tassi di revisione e le varianti del processo.

Perché è importante

Definisce i passaggi nella mappa del processo e consente di visualizzare, analizzare e ottimizzare il flusso di lavoro delle registrazioni contabili.

Dove reperirli

Ricavato da diverse fonti, tra cui i codici transazione in BKPF (TCODE), lo stato del documento, i log del flusso di lavoro nelle tabelle come SWW_WI2OBJ e i documenti delle modifiche in CDHDR e CDPOS.

Esempi
Registrazione contabile creataRegistrazione contabile approvataRegistrazione contabile rifiutataRegistrazione contabile registrata
Ora dell’evento
EventTime
La marca temporale che indica quando si è verificata una specifica attività o un evento relativo alla registrazione contabile.
Descrizione

L’ora dell’evento fornisce la data e l’ora esatte di ogni attività nel processo di registrazione contabile. Questi dati sono fondamentali per calcolare tutte le metriche temporali, come i tempi di ciclo, le durate di elaborazione e i ritardi tra i passaggi. La fonte della marca temporale varia in base all’attività: può trattarsi della data e dell’ora di creazione del documento (CPUDT/CPUTM) oppure delle marche temporali delle modifiche nei log (CDHDR-UDATE/UTIME).

Nell’analisi, l’ora dell’evento serve a ordinare gli eventi cronologicamente e costituisce la base della mappa del processo. È indispensabile per calcolare tutti gli indicatori temporali, come il tempo medio di ciclo della registrazione contabile, il tempo medio di approvazione e il tempo tra approvazione e registrazione.

Perché è importante

Questa marca temporale è alla base di tutte le analisi temporali e consente di calcolare tempi di ciclo, durate e colli di bottiglia.

Dove reperirli

Ricavata da diversi campi a seconda dell’attività, principalmente dalla marca temporale di creazione (CPUDT, CPUTM) in BKPF o dalle marche temporali delle modifiche (UDATE, UTIME) in CDHDR.

Esempi
2023-10-26T09:00:00Z2023-10-26T14:30:15Z2023-10-27T11:05:00Z
Sistema di origine
SourceSystem
Il sistema da cui sono stati estratti i dati del processo.
Descrizione

Questo attributo identifica l’origine dei dati, in questo caso la specifica istanza di SAP ECC. In genere è un valore statico aggiunto durante l’estrazione dei dati.

Anche se semplice, questo attributo è importante negli ambienti con più sistemi ERP o origini dati. Garantisce la tracciabilità dei dati e consente di filtrare o segmentare l’analisi in base al sistema di origine.

Perché è importante

Garantisce la tracciabilità dei dati ed è essenziale per monitorarne la qualità, soprattutto negli ambienti con più sistemi di origine.

Dove reperirli

In genere è un valore statico aggiunto durante la trasformazione dei dati, che identifica la specifica istanza di SAP ECC (ad es. 'ECC_PROD_100').

Esempi
SAP ECC EHP8ECC_FIN_PRODSAP_ERP_60
Ultimo aggiornamento dei dati
LastDataUpdate
La marca temporale che indica quando i dati sono stati estratti o aggiornati per l’ultima volta dal sistema di origine.
Descrizione

Questo attributo registra la data e l’ora dell’estrazione più recente dei dati da SAP ECC. È un campo di metadati fondamentale per capire quanto siano aggiornati i dati analizzati.

In qualsiasi Dashboard o analisi di Process Mining, conoscere l’ora dell’ultimo aggiornamento è essenziale perché gli utenti possano fidarsi dei dati e prendere decisioni informate. Aiuta a rispondere alla domanda: 'Quanto sono aggiornate queste informazioni?'.

Perché è importante

Indica agli utenti quanto sono aggiornati i dati, chiarendo il periodo a cui si riferisce l’analisi e aiutandoli a fidarsi dei risultati.

Dove reperirli

È un campo di metadati generato e memorizzato dallo strumento di estrazione dei dati o dal processo ETL al momento dell’aggiornamento.

Esempi
2024-05-20T04:00:00Z2024-05-21T04:00:00Z2024-05-22T04:00:00Z
Codice società
CompanyCode
Unità organizzativa che rappresenta una persona giuridica indipendente per la quale vengono redatti i rendiconti finanziari.
Descrizione

Il codice società è un’unità organizzativa fondamentale in SAP Financials. Rappresenta una società giuridicamente indipendente ed è un campo chiave nella testata del documento di registrazione contabile.

Questo attributo è essenziale per segmentare l’analisi del processo per persona giuridica. Consente di confrontare le prestazioni del processo, i tassi di conformità e i risultati degli indicatori tra le diverse aree dell’azienda. Ad esempio, può aiutare a capire se i ritardi nelle approvazioni o l’elevato numero di storni riguardano codici società specifici.

Perché è importante

Consente di filtrare e confrontare le prestazioni del processo tra le diverse persone giuridiche o unità aziendali dell’organizzazione.

Dove reperirli

Si trova nella tabella di testata dei documenti BKPF, campo BUKRS.

Esempi
10002000US01DE01
Codice transazione
TransactionCode
Il codice della transazione SAP utilizzata per creare o elaborare la registrazione contabile.
Descrizione

Il codice transazione (T-Code) è un identificativo univoco di una funzione o di un programma specifico in SAP. Per le registrazioni contabili indica come è stata creata la registrazione, ad esempio manualmente (FB01, F-02), tramite parcheggio (FV50) o attraverso un’interfaccia automatizzata.

Questo attributo è prezioso per la Dashboard 'Ottimizzazione delle attività manuali'. Analizzando il T-Code è possibile distinguere le attività manuali da quelle automatizzate, individuare i processi manuali che richiedono più tempo e riconoscere le opportunità di automazione per ridurre il lavoro manuale e migliorare l’efficienza.

Perché è importante

Aiuta a distinguere i processi manuali da quelli automatizzati e a individuare opportunità di automazione e standardizzazione dei processi.

Dove reperirli

Si trova nella tabella di testata dei documenti BKPF, campo TCODE.

Esempi
FB01F-02FV50FBD1
Data di registrazione
PostingDate
La data in cui la transazione viene registrata in contabilità generale e determina il periodo finanziario di riferimento.
Descrizione

La data di registrazione determina il periodo fiscale in cui viene contabilizzata la registrazione contabile. È un campo data fondamentale dal punto di vista finanziario e della conformità, poiché deve rispettare le scadenze di chiusura dei periodi contabili e le normative.

Nel Process Mining, questa data serve a monitorare la conformità. La Dashboard 'Monitoraggio del rispetto delle norme' e l’indicatore 'Tasso di conformità' utilizzano questo attributo per verificare che le registrazioni siano effettuate nel periodo corretto. Può inoltre essere usata per analizzare l’andamento dei volumi delle registrazioni contabili nel tempo.

Perché è importante

È fondamentale per la rendicontazione finanziaria e l’analisi della conformità, perché consente di verificare che le registrazioni siano effettuate nel periodo contabile corretto.

Dove reperirli

Si trova nella tabella di testata dei documenti BKPF, campo BUDAT.

Esempi
2023-10-312023-11-302024-01-15
Stornata
IsReversed
Indicatore booleano che segnala se la registrazione contabile è stata stornata.
Descrizione

Questo flag identifica le registrazioni contabili stornate successivamente tramite un altro documento contabile. In SAP, il documento stornato è collegato al documento di storno, garantendo una chiara tracciabilità ai fini dell’audit.

Questo attributo è fondamentale per la Dashboard «Analisi degli storni delle registrazioni contabili» e per il KPI «Tasso di storno delle registrazioni contabili». Consente di isolare le registrazioni stornate e indagarne le cause profonde, come errori di inserimento dati o trattamenti contabili errati, con l’obiettivo di ridurre la frequenza degli storni.

Perché è importante

Supporta direttamente l’analisi degli storni segnalando le registrazioni annullate in un secondo momento, così da individuare le cause profonde degli errori e migliorare l’integrità dei dati.

Dove reperirli

Derivato dal campo del numero del documento di storno (STBLG) nella tabella BKPF. Se STBLG non è vuoto, il flag è impostato su true.

Esempi
truefalse
Tipo di documento
DocumentType
Classificazione dei documenti contabili che ne determina le modalità di elaborazione e archiviazione.
Descrizione

Il tipo di documento distingue le diverse transazioni aziendali, come una registrazione in contabilità generale (SA), una fattura fornitore (KR) o una registrazione di cespite (AA). Viene definito durante la configurazione del sistema e assegnato a ogni registrazione contabile.

È un attributo fondamentale per l’analisi, perché consente di segmentare il processo in base alla natura della transazione. La Dashboard 'Volume delle registrazioni contabili per tipo' e l’indicatore 'Tempo medio di ciclo per tipo di registrazione contabile' dipendono direttamente da questo campo. Aiuta a individuare se alcuni tipi di registrazione sono più soggetti a ritardi, revisioni o storni.

Perché è importante

Consente di segmentare l’analisi per tipo di transazione e di individuare eventuali problemi specifici di determinati tipi di registrazione contabile.

Dove reperirli

Si trova nella tabella di testata dei documenti BKPF, campo BLART.

Esempi
SAKRREAA
Utente
User
L’ID utente SAP della persona che ha creato o modificato la registrazione contabile.
Descrizione

Questo attributo registra il nome utente SAP responsabile di una determinata attività, come la creazione, il parcheggio o la registrazione di un documento. Il dato proviene direttamente dalla testata del documento o dalle tabelle dei log delle modifiche.

Analizzare l’attributo Utente è fondamentale per comprendere le prestazioni dei team e dei singoli. La Dashboard sulla produttività degli utenti consente di monitorare i volumi di attività e i tempi di elaborazione per utente. Aiuta inoltre a individuare chi è coinvolto nei cicli di revisione, negli storni o nelle deviazioni di conformità, così da orientare la formazione e gli interventi di miglioramento del processo.

Perché è importante

Identifica l’utente responsabile di ogni attività e consente di analizzare le prestazioni, la distribuzione del carico di lavoro e le modalità di revisione.

Dove reperirli

In genere proviene dalla tabella BKPF (campo USNAM per chi ha creato il documento) o dalla tabella CDHDR (campo USERNAME per chi lo ha modificato).

Esempi
ABROWNCJONESDSMITH
Centro di costo
CostCenter
Unità organizzativa all’interno di un’area di controlling che rappresenta una sede in cui vengono sostenuti dei costi.
Descrizione

Il centro di costo è un dato anagrafico fondamentale del modulo Controlling (CO), spesso assegnato a livello di singola riga della registrazione contabile. Viene utilizzato per monitorare i costi di uno specifico reparto, funzione o sede.

Includere il centro di costo consente di analizzare il processo delle registrazioni contabili con maggiore dettaglio. Aiuta a determinare se alcuni reparti generano più rilavorazioni, hanno tempi di ciclo più lunghi o sono responsabili di un volume maggiore di registrazioni manuali, offrendo così una visione dell’efficienza del processo a livello di reparto.

Perché è importante

Consente di analizzare le prestazioni del processo per reparto o area funzionale e di individuare le inefficienze locali.

Dove reperirli

Si trova nella tabella delle righe dei documenti BSEG, campo KOSTL.

Esempi
4100CC_FINANCE_US10010101
Chiave valuta
CurrencyKey
Il codice della valuta degli importi registrati nella registrazione contabile.
Descrizione

Questo attributo specifica la valuta della registrazione contabile, ad esempio USD, EUR o JPY, e fornisce il contesto necessario per interpretare gli importi finanziari associati al documento.

Anche se non è sempre una dimensione di analisi primaria, è indispensabile per interpretare correttamente i valori monetari. Nelle organizzazioni globali, può inoltre essere usato per segmentare l’analisi e verificare se i processi differiscono tra le registrazioni in valuta estera e quelle in valuta locale.

Perché è importante

Fornisce il contesto necessario per tutti i valori monetari, consentendo analisi e interpretazioni finanziarie accurate.

Dove reperirli

Si trova nella tabella di intestazione dei documenti BKPF, campo WAERS.

Esempi
USDEURGBPJPY
È parcheggiata
IsParked
Flag booleano che indica se la registrazione contabile è stata salvata come documento parcheggiato prima della registrazione definitiva.
Descrizione

Il parcheggio di un documento consente all’utente di salvare una registrazione contabile incompleta senza incidere sui saldi finanziari. In seguito, un altro utente può completarla o rivederla prima della registrazione definitiva. Questo flag identifica le registrazioni che hanno attraversato una fase di parcheggio.

L’analisi di questo attributo aiuta a comprendere come viene utilizzata la funzione di parcheggio. Può rivelare che viene impiegata come fase informale di revisione, con possibili ritardi. Consente inoltre di analizzare il tempo di attraversamento complessivo, distinguendo le registrazioni definitive da quelle parcheggiate in precedenza.

Perché è importante

Identifica le registrazioni che utilizzano la funzione di parcheggio, possibile causa di ritardi o indicatore di un processo di revisione informale.

Dove reperirli

Derivato dal campo dello stato del documento (BSTAT) nella tabella BKPF. Il valore «V» indica un documento parcheggiato.

Esempi
truefalse
È una rilavorazione
IsRework
Flag booleano che indica se una registrazione contabile ha attraversato un ciclo di rilavorazione, ad esempio dopo essere stata rifiutata e poi corretta.
Descrizione

Questo flag identifica i casi che si sono discostati dal percorso ottimale e hanno richiesto un intervento correttivo. In genere viene impostato su true quando, per una registrazione contabile, si osserva una sequenza di attività come «Registrazione contabile rifiutata» seguita da «Registrazione contabile corretta».

Questo attributo è essenziale per calcolare il KPI «Tasso di rilavorazione delle registrazioni contabili» e per l’analisi nella Dashboard «Tasso di rilavorazione e rifiuto». Aiuta a quantificare le inefficienze del processo e fornisce una base per indagare le cause profonde delle rilavorazioni, come requisiti poco chiari o documentazione insufficiente.

Perché è importante

Segnala le registrazioni che hanno richiesto una correzione, consentendo di quantificare le rilavorazioni e analizzarne le cause profonde per aumentare la percentuale di operazioni corrette al primo tentativo.

Dove reperirli

Attributo calcolato, derivato dall’analisi della sequenza di attività di un caso. Il ciclo di rilavorazione viene identificato quando si verifica un’attività di rifiuto o correzione.

Esempi
truefalse
Importo totale del documento
TotalDocumentAmount
Valore totale della registrazione contabile nella valuta del documento.
Descrizione

Questo attributo rappresenta il valore finanziario totale della registrazione contabile. In genere viene calcolato sommando i valori assoluti di tutte le singole voci in dare o in avere associate al documento.

L’analisi del processo in base al valore finanziario può rivelare schemi importanti. Ad esempio, le registrazioni di importo elevato potrebbero seguire un iter di approvazione diverso e più rigoroso. Questo attributo può essere usato per filtrare o segmentare l’analisi e verificare se i tempi di ciclo, i tassi di rifiuto o i ritardi nelle approvazioni sono correlati all’importo della registrazione.

Perché è importante

Consente di analizzare l’impatto finanziario, ad esempio mettendo in relazione i tempi di elaborazione o i tassi di rifiuto con il valore monetario delle registrazioni contabili.

Dove reperirli

È un campo calcolato, ottenuto aggregando il campo dell’importo (WRBTR o DMBTR) di tutte le singole voci nella tabella BSEG per una determinata registrazione contabile.

Esempi
1500.0025000.75125.50
Motivo dello storno
ReversalReason
Codice che indica il motivo per cui una registrazione contabile è stata stornata.
Descrizione

Quando un documento viene stornato, SAP consente all’utente di specificare un codice motivo. Questo codice fornisce informazioni strutturate sulla necessità dello storno, ad esempio una data di registrazione errata o un errore di inserimento dati.

Questo attributo è un dato fondamentale per la Dashboard «Analisi degli storni delle registrazioni contabili». Analizzando i motivi di storno più frequenti, le organizzazioni possono individuare problemi sistemici nei processi o lacune nella formazione e intervenire in modo mirato per prevenire errori futuri e ridurre il tasso di storno.

Perché è importante

Fornisce indicazioni dirette sui motivi degli storni e consente di analizzarne le cause profonde in modo mirato, riducendo gli errori futuri.

Dove reperirli

Si trova nella tabella di intestazione dei documenti BKPF, campo STGRD.

Esempi
010205
Tempo di approvazione
ApprovalTime
Tempo trascorso dall’invio di una registrazione contabile per l’approvazione fino alla sua approvazione o al suo rifiuto.
Descrizione

Questa metrica misura la durata del sottoprocesso di approvazione, che spesso incide in modo significativo sul tempo di ciclo complessivo. Si calcola come differenza tra l’attività «Registrazione contabile inviata» e la corrispondente attività «Registrazione contabile approvata» o «Registrazione contabile rifiutata».

Il tempo di approvazione è la metrica principale della Dashboard «Prestazioni di approvazione delle registrazioni contabili» e del KPI «Tempo medio di approvazione delle registrazioni contabili». Analizzare questa durata aiuta a individuare i colli di bottiglia nel flusso di lavoro di approvazione, misurare le prestazioni degli approvatori e motivare modifiche al processo, come la revisione delle soglie di approvazione.

Perché è importante

Misura la durata della fase di approvazione e aiuta a individuare e affrontare i ritardi nel flusso di lavoro di revisione e approvazione.

Dove reperirli

Calcolato sottraendo il timestamp dell’evento «Registrazione contabile inviata» da quello dell’evento «Registrazione contabile approvata» o «Registrazione contabile rifiutata».

Esempi
P1DT2HPT4H15MP3D
Obbligatorio Consigliato Facoltativo

Attività di Record to Report - Registrazione contabile

Questi sono i passaggi e le tappe fondamentali del processo da registrare nell’Event Log per individuare e ottimizzare con precisione il processo delle registrazioni contabili.
5 Consigliato 9 Facoltativo
Attività Descrizione
Registrazione contabile approvata
Questa attività segna l’approvazione finale di una registrazione contabile nel flusso di lavoro, rendendola idonea alla registrazione. L’evento viene rilevato nel log del flusso di lavoro al completamento del passaggio finale di 'rilascio' o 'approvazione'.
Perché è importante

È una tappa fondamentale che conclude il processo di approvazione. La durata fino a questo momento è un indicatore chiave dell’efficienza delle approvazioni, mentre il tempo tra questo evento e la registrazione misura il ritardo successivo all’approvazione.

Dove reperirli

L’evento viene dedotto dalla marca temporale di completamento del passaggio finale di approvazione nel log di SAP Business Workflow. Si tratta dell’ultima azione di approvazione prima che il documento venga registrato o reso pronto per la registrazione.

Acquisizione

Individuare nei log del flusso di lavoro il completamento del passaggio finale di 'rilascio' o 'approvazione'.

Tipo di evento inferred
Registrazione contabile inviata
Questa attività indica che chi ha creato la registrazione contabile parcheggiata l’ha finalizzata e che ora è pronta per la revisione e l’approvazione. In genere viene rilevata all’avvio di un’attività SAP Business Workflow associata al documento parcheggiato.
Perché è importante

Segna il passaggio della registrazione da chi l’ha creata a chi deve approvarla e avvia il conteggio del tempo per gli indicatori del ciclo di approvazione. È una tappa fondamentale per misurare l’efficienza del flusso di lavoro di approvazione.

Dove reperirli

L’evento viene dedotto dall’ora di avvio dell’istanza del flusso di lavoro di approvazione collegata all’oggetto del documento finanziario. Per individuarlo occorre analizzare le tabelle dei log del flusso di lavoro, come SWW_WI2OBJ, e trovare il flusso avviato per la specifica società, il numero di documento e l’anno fiscale.

Acquisizione

Individuare l’evento di avvio del flusso di lavoro per l’oggetto del documento parcheggiato.

Tipo di evento inferred
Registrazione contabile parcheggiata
Questa attività indica la creazione iniziale di una registrazione contabile in stato provvisorio, prima della registrazione ufficiale in contabilità generale. In SAP viene rilevata esplicitamente quando un utente salva un documento tramite una transazione di parcheggio, impostandone lo stato su 'parcheggiato'.
Perché è importante

È un evento di inizio fondamentale per i processi che prevedono revisione e approvazione. Analizzare il tempo tra il parcheggio e la registrazione consente di individuare i ritardi nelle fasi precedenti alla registrazione e in quelle di approvazione.

Dove reperirli

L’evento viene identificato nella tabella di testata dei documenti BKPF. Un documento è considerato parcheggiato quando viene creato con BKPF-BSTAT = 'V'. La data e l’ora dell’evento corrispondono a BKPF-CPUDT e BKPF-CPUTM.

Acquisizione

Individuare la creazione del documento in BKPF quando BKPF-BSTAT è 'V'.

Tipo di evento explicit
Registrazione contabile registrata
Questa è l’attività centrale in cui la registrazione contabile viene inserita ufficialmente in contabilità generale, con effetti sui rendiconti finanziari. L’evento viene rilevato esplicitamente quando lo stato del documento viene impostato su 'registrato' e viene assegnata una data di registrazione.
Perché è importante

È la tappa più importante, perché indica che la registrazione contabile è stata elaborata correttamente. Spesso il tempo di attraversamento complessivo viene misurato fino a questo momento, che è anche un riferimento fondamentale per l’analisi della chiusura finanziaria.

Dove reperirli

L’evento viene identificato quando un documento nella tabella BKPF presenta una data di registrazione (BKPF-BUDAT). Per i documenti parcheggiati, corrisponde al momento in cui lo stato BKPF-BSTAT passa da 'V' a vuoto. La marca temporale della registrazione è la data di inserimento BKPF-CPUDT.

Acquisizione

Individuare il momento in cui BKPF-BSTAT passa da 'V' a vuoto oppure, per le registrazioni dirette, l’evento di creazione.

Tipo di evento explicit
Storno della registrazione contabile elaborato
Questa attività segna lo storno di una registrazione contabile precedentemente registrata. Lo storno è un nuovo documento contabile che annulla la registrazione originale.
Perché è importante

È un evento fondamentale per misurare la qualità dei dati e l’accuratezza del processo. Un’elevata frequenza di storni segnala problemi sistemici nelle fasi iniziali di inserimento o approvazione dei dati; inoltre, ogni storno comporta attività di revisione.

Dove reperirli

L’evento viene identificato nella testata del documento originale (tabella BKPF). Quando un documento viene stornato, SAP compila il numero del documento di storno (BKPF-STBLG) e il motivo dello storno (BKPF-STGRD). La marca temporale dell’evento corrisponde alla data di registrazione del nuovo documento di storno.

Acquisizione

Individuare il momento in cui BKPF-STBLG viene compilato nel documento originale; la marca temporale corrisponde alla data di registrazione del documento di storno.

Tipo di evento explicit
Documentazione allegata
Questa attività rappresenta l’allegato, da parte di un utente, di documenti di supporto, come fatture o fogli di calcolo, alla registrazione contabile. Non viene registrata esplicitamente come evento contabile standard e in genere viene dedotta verificando la creazione di allegati collegati all’oggetto del documento contabile.
Perché è importante

Monitorare questa attività aiuta a verificare il rispetto delle procedure che richiedono la documentazione. I ritardi nell’allegare i documenti possono essere una causa profonda del prolungamento dei cicli di approvazione.

Dove reperirli

È difficile rilevare questo evento in modo affidabile con una marca temporale. In alcuni casi è possibile dedurlo analizzando le tabelle degli allegati di Generic Object Services (GOS), come SOOD, e collegando la data e l’ora di creazione dell’allegato alla chiave dell’oggetto della registrazione contabile.

Acquisizione

Dedurre l’evento dalla data e ora di creazione degli oggetti collegati nelle tabelle GOS (ad es. SOOD).

Tipo di evento inferred
Documento contabile parcheggiato eliminato
Indica l’eliminazione di una registrazione contabile parcheggiata che non è mai stata registrata. Può verificarsi dopo un rifiuto o quando la registrazione è stata creata per errore.
Perché è importante

Questa attività segna la conclusione non riuscita del processo. Analizzare i motivi per cui vengono eliminati i documenti parcheggiati può far emergere problemi come registrazioni duplicate o incomprensioni sul processo.

Dove reperirli

L’evento viene rilevato quando cambia lo stato di un documento parcheggiato nella tabella BKPF. Il campo di stato BKPF-BSTAT viene aggiornato a 'Z' (documento parcheggiato eliminato). La marca temporale della modifica è disponibile nei log delle modifiche al documento (CDHDR).

Acquisizione

Individuare il momento in cui BKPF-BSTAT viene aggiornato a 'Z'.

Tipo di evento explicit
Modifiche richieste alla registrazione contabile
Indica il momento in cui chi approva ha esaminato la registrazione contabile e l’ha restituita a chi l’ha creata, chiedendo una correzione. L’evento viene rilevato nei log del flusso di lavoro, che riportano una decisione dell’utente di 'rifiuto' o di restituzione.
Perché è importante

Questa attività è essenziale per individuare i cicli di revisione, una delle principali fonti di inefficienza e deviazioni dal processo. Una frequenza elevata dell’evento può indicare problemi nella qualità delle registrazioni o requisiti poco chiari.

Dove reperirli

L’evento viene dedotto dalla marca temporale di uno specifico passaggio decisionale dell’utente nel log di SAP Business Workflow, corrispondente a un’azione di 'rifiuto' o 'richiesta di correzione'.

Acquisizione

Individuare nei log del flusso di lavoro la marca temporale della decisione di 'rifiuto' o 'revisione'.

Tipo di evento inferred
Registrazione contabile corretta
Questa attività indica che chi ha creato la registrazione contabile ha modificato il documento parcheggiato dopo averlo ricevuto indietro per apportare delle modifiche. L’evento viene dedotto rilevando modifiche al documento successive all’evento 'Modifiche richieste'.
Perché è importante

Monitorare le correzioni consente di quantificare il tempo dedicato alle revisioni. Il tempo tra la richiesta di modifica e la correzione evidenzia i ritardi nella risoluzione dei problemi delle registrazioni inviate.

Dove reperirli

L’evento viene dedotto analizzando i log delle modifiche al documento, nelle tabelle CDHDR e CDPOS, per il documento parcheggiato. Una modifica registrata dopo un evento di rifiuto nel flusso di lavoro indica che è stata apportata una correzione. La marca temporale proviene dalla tabella CDHDR.

Acquisizione

Individuare una voce nel log delle modifiche CDHDR/CDPOS successiva a un evento di rifiuto.

Tipo di evento inferred
Registrazione contabile creata
Indica la creazione di una registrazione contabile registrata direttamente, senza un precedente passaggio di parcheggio. L’evento viene rilevato quando il documento viene creato in SAP tramite una transazione di registrazione diretta.
Perché è importante

Questa attività costituisce un punto di inizio alternativo per i processi di registrazione contabile più semplici, che non richiedono un flusso di lavoro di approvazione. Consente di distinguere le registrazioni dirette più semplici da quelle parcheggiate, che seguono un iter più articolato.

Dove reperirli

L’evento corrisponde alla creazione di un documento nella tabella BKPF con il campo di stato BKPF-BSTAT vuoto (registrato). La data dell’evento è BKPF-CPUDT. Per questi documenti, gli eventi 'Creato' e 'Registrato' si verificano contemporaneamente.

Acquisizione

Individuare la creazione del documento in BKPF quando BKPF-BSTAT è vuoto.

Tipo di evento explicit
Registrazione contabile rifiutata
Questa attività indica il rifiuto definitivo di una registrazione contabile, che quindi non verrà registrata. In genere rappresenta uno stato terminale nel flusso di lavoro di approvazione e porta infine all’eliminazione del documento parcheggiato.
Perché è importante

Monitorare i rifiuti è fondamentale per la gestione della qualità. Analizzarne le cause e la frequenza aiuta a migliorare la percentuale di registrazioni contabili corrette al primo tentativo.

Dove reperirli

L’esito viene rilevato nel log di SAP Business Workflow e rappresenta una decisione finale dell’utente di 'rifiuto', che termina il processo. Il documento parcheggiato può essere eliminato successivamente.

Acquisizione

Individuare nel log del flusso di lavoro lo stato terminale di 'rifiuto' del documento.

Tipo di evento inferred
Registrazione manuale identificata
Questa attività identifica se una registrazione contabile è stata creata tramite una transazione online manuale oppure mediante un’interfaccia automatizzata o un processo batch. Non corrisponde a un’azione dell’utente, ma è un attributo calcolato della registrazione, ricavato dai dati di sistema.
Perché è importante

Distinguere le registrazioni manuali da quelle automatizzate è fondamentale per orientare gli interventi di miglioramento. I processi manuali sono spesso al centro delle iniziative di standardizzazione e automazione.

Dove reperirli

Il dato viene calcolato analizzando i campi della tabella di testata dei documenti BKPF. I codici transazione (BKPF-TCODE) come 'FB01', 'FB50' o 'FV50' indicano un inserimento manuale, mentre altri codici T o nomi specifici di input batch (BKPF-AWKEY) suggeriscono un’elaborazione automatizzata.

Acquisizione

Ricavare il dato da BKPF-TCODE o da altri indicatori del sistema di origine presenti nella testata del documento.

Tipo di evento calculated
Registrazione tra società identificata
Attività calcolata che segnala una registrazione contabile con effetti su più di una società. Si determina analizzando le singole voci di un documento finanziario.
Perché è importante

Le transazioni tra società possono richiedere procedure di elaborazione e approvazione più articolate. Individuarle consente di analizzarne separatamente i tempi di attraversamento e i percorsi del processo, così da rilevare eventuali colli di bottiglia specifici.

Dove reperirli

Il dato viene calcolato esaminando la tabella delle singole voci BSEG per un determinato numero di documento (BELNR). Se le voci contengono più di un codice società distinto (BSEG-BUKRS), si tratta di una registrazione tra società.

Acquisizione

Verificare se per un singolo BKPF-BELNR sono presenti più valori univoci di BSEG-BUKRS.

Tipo di evento calculated
Voce della registrazione contabile compensata
Questa attività rappresenta la riconciliazione di una voce aperta di un conto di contabilità generale gestito per partite aperte, come un conto transitorio bancario. Si verifica quando una voce viene abbinata a un’altra e chiusa.
Perché è importante

In processi come la riconciliazione bancaria, il tempo necessario per compensare le partite è un indicatore fondamentale. Questa attività consente di analizzare l’efficienza delle procedure di riconciliazione e di chiusura mensile.

Dove reperirli

L’evento viene rilevato nella tabella delle singole voci BSEG. Quando una voce viene compensata, vengono compilati i campi della data di compensazione (BSEG-AUGDT) e del documento di compensazione (BSEG-AUGBL). La data dell’evento corrisponde alla data di compensazione.

Acquisizione

Individuare il momento in cui viene compilata la data di compensazione (BSEG-AUGDT) di una voce.

Tipo di evento explicit
Consigliato Facoltativo

Guide all’estrazione

Come ottenere i dati da SAP ECC

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