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Migliori l’onboarding dei dipendenti

Guida in 6 passaggi per ottimizzare l’onboarding in SAP SuccessFactors
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Migliori l’inserimento dei dipendenti in SAP SuccessFactors

L’onboarding dei dipendenti può articolarsi in passaggi complessi, che spesso causano ritardi e problemi di conformità. La nostra piattaforma La aiuta a individuare i colli di bottiglia e le attività inefficienti nel processo. Comprendendo dove si verificano queste inefficienze, potrà rendere più fluido e rapido il percorso dei nuovi assunti e migliorare la conformità.

Scarichi il nostro template dei dati preconfigurato e affronti le sfide più comuni per raggiungere i Suoi obiettivi di efficienza. Segua il nostro piano di miglioramento in sei fasi e consulti la guida al template dei dati per trasformare le Sue attività.

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Perché ottimizzare l’onboarding dei dipendenti in SAP SuccessFactors?

L’onboarding dei dipendenti non consiste soltanto nel compilare documenti: è il primo contatto, fondamentale, tra una nuova risorsa e l’organizzazione. Un processo di inserimento fluido, efficiente e coinvolgente in SAP SuccessFactors Onboarding pone le basi per il successo a lungo termine della persona, influendo sulla produttività, sul coinvolgimento e sulla permanenza in azienda. Al contrario, un’esperienza inefficiente o caratterizzata da ritardi può generare frustrazione, ridurre la produttività e persino favorire l’abbandono nei primi mesi, con costi diretti e indiretti significativi.

SAP SuccessFactors Onboarding offre strumenti completi per gestire il processo, ma nella pratica l’esecuzione coinvolge spesso numerosi passaggi tra reparti, dipendenze esterne e possibili colli di bottiglia, che allungano i tempi di ciclo e possono creare rischi per la conformità. Senza una visione approfondita del processo, è difficile individuare con precisione dove si verificano le inefficienze e quale impatto hanno. Per capire davvero dove intervenire nel percorso di inserimento, le organizzazioni devono andare oltre le impressioni soggettive e le testimonianze isolate. È qui che l’ottimizzazione dei processi basata sui dati diventa indispensabile, perché consente di ottenere il massimo valore dall’investimento in SAP SuccessFactors.

Come il Process Mining individua le inefficienze nell’onboarding

Il Process Mining offre un metodo oggettivo per analizzare il processo di onboarding dei dipendenti in SAP SuccessFactors Onboarding. Invece di basarsi su come si pensa che funzioni il processo, estrae gli Event Log direttamente dal sistema SAP SuccessFactors e ricostruisce il percorso effettivo di ogni nuova risorsa, dall’inizio alla fine. I dati consentono di visualizzare l’intero flusso, da «Offerta accettata» a «Colloquio di verifica a 30 giorni», comprese tutte le attività, le varianti e le dipendenze.

Analizzando questi Event Log, il Process Mining permette di individuare con precisione:

  • I flussi effettivi del processo: individua i percorsi più comuni, le varianti meno frequenti e le deviazioni non autorizzate dai flussi di lavoro standardizzati per l’onboarding.
  • Colli di bottiglia e ritardi: individua le attività o i passaggi tra reparti che causano ritardi ricorrenti, come le lunghe attese per «Avvio della configurazione dell’account IT» dopo «Creazione del profilo HR» o le risposte tardive per «Completamento dei documenti preassunzione».
  • Rilavorazioni e riassegnazioni: rileva i casi in cui alcuni passaggi vengono ripetuti o le pratiche vengono rinviate inutilmente, segnalando inefficienze o errori.
  • Lacune di conformità: verifica che tutti i passaggi obbligatori, come i controlli dei precedenti o l’assegnazione di corsi specifici, siano completati entro i tempi previsti per ogni caso.

Questo approccio basato sui dati consente di superare le supposizioni e mostra con evidenze concrete dove è possibile migliorare in modo significativo il processo di onboarding in SAP SuccessFactors.

Aree prioritarie per migliorare il processo di onboarding

L’applicazione del Process Mining all’onboarding dei dipendenti in SAP SuccessFactors mette in genere in evidenza diverse aree su cui intervenire:

  • Semplificare la gestione dei documenti e delle approvazioni: automatizzare le fasi di revisione manuale, ridurre i passaggi per i moduli preassunzione e acquisire le firme digitali in modo efficiente.
  • Accelerare la predisposizione di risorse IT e attrezzature: individuare i ritardi tra i team HR e IT, migliorare il coordinamento e, ove possibile, svolgere attività in parallelo, così che le nuove risorse abbiano gli strumenti necessari fin dal primo giorno.
  • Ottimizzare l’assegnazione e il completamento della formazione: assegnare tempestivamente i corsi obbligatori e assicurarsi che siano completati dalla nuova risorsa, riducendo i rischi per la conformità e accelerando il raggiungimento della piena produttività.
  • Migliorare i passaggi tra reparti: chiarire le responsabilità e rafforzare la comunicazione tra HR, IT, servizi generali e responsabili delle assunzioni, eliminando attese e passaggi mancanti.
  • Ridurre le varianti del processo: capire perché alcune nuove risorse affrontano un percorso di inserimento molto più lungo di altre e uniformare le prassi migliori tra reparti e ruoli.

Risultati misurabili di un onboarding ottimizzato

Ottimizzare il processo di onboarding dei dipendenti sulla base delle informazioni ricavate dal Process Mining porta benefici concreti, migliorando sia l’efficienza operativa sia l’esperienza delle nuove risorse:

  • Riduzione dei tempi di ciclo dell’onboarding: eliminando i colli di bottiglia e semplificando le attività, le nuove risorse raggiungono prima la piena produttività e iniziano a contribuire al lavoro dell’organizzazione.
  • Maggiore soddisfazione e permanenza delle nuove risorse: un’esperienza di inserimento fluida, prevedibile e attenta alle esigenze delle persone lascia una buona impressione, favorisce il coinvolgimento e riduce il turnover iniziale.
  • Maggiore conformità e minori rischi: assicurarsi che i controlli dei precedenti, i documenti legali e la formazione obbligatoria siano completati nei tempi previsti riduce i rischi normativi e quelli legati alle policy interne.
  • Migliore allocazione delle risorse: liberare il personale HR e dei reparti dal sollecitare documenti e coordinare ritardi, permettendogli di concentrarsi su attività più strategiche.
  • Riduzione dei costi: contenere i costi nascosti dovuti a tempi di avvio prolungati, oneri amministrativi e abbandono precoce dei dipendenti.

Come iniziare a ottimizzare il processo di onboarding

Adottare un approccio basato sui dati per migliorare l’onboarding dei dipendenti in SAP SuccessFactors Onboarding può trasformare una funzione HR fondamentale in un vantaggio strategico. Il Process Mining offre la chiarezza necessaria per prendere decisioni informate e introdurre miglioramenti mirati. Questa guida La aiuta a orientarsi nella complessità del processo di inserimento, fornendo un metodo per individuare le inefficienze e cogliere le opportunità per rendere il percorso delle nuove risorse più fluido, rapido e conforme. Sfrutti il Process Mining per offrire un’esperienza di onboarding di qualità e mettere le nuove risorse nelle condizioni di dare il meglio fin dal primo giorno.

Inserimento dei dipendenti Esperienza dei nuovi assunti Miglioramento dei processi HR Monitoraggio della conformità Acquisizione dei talenti Operazioni HR Efficienza dell’inserimento Inserimento nell’organizzazione Nuovo assunto Automazione HR Preparazione all’inserimento Integrazione dei dipendenti

Problemi e sfide comuni

Individui le sfide che La riguardano

Percorsi di onboarding inutilmente lunghi ritardano il raggiungimento della piena produttività delle nuove risorse, con ripercussioni sulle attività aziendali e sul tempo necessario per generare valore. Ne possono derivare costi più elevati e una prima impressione negativa per chi entra in azienda. ProcessMind analizza il processo di onboarding dei dipendenti in SAP SuccessFactors Onboarding e individua le attività e i percorsi che causano ritardi significativi. Le informazioni ottenute aiutano a semplificare il processo nel suo complesso, riducendo i tempi di ciclo e accelerando l’inserimento delle nuove risorse.

I ritardi nella predisposizione degli account IT, delle attrezzature e degli accessi necessari impediscono alle nuove risorse di iniziare subito a lavorare, causando frustrazione e perdita di produttività. Ne risentono l’efficienza dei reparti e l’esperienza di inserimento. ProcessMind individua i punti in cui le attività di predisposizione delle risorse IT si bloccano nel processo di onboarding in SAP SuccessFactors. Evidenzia i passaggi tra reparti e le fasi che creano colli di bottiglia, consentendo di ottimizzare l’allocazione delle risorse IT e di fornire alle nuove risorse ciò di cui hanno bisogno fin dal primo giorno.

Spesso le nuove risorse impiegano troppo tempo a completare i documenti preassunzione richiesti, ritardando i controlli dei precedenti e altri passaggi essenziali. Questo può posticipare la data ufficiale di inizio e creare rischi per la conformità se i documenti non vengono ricevuti entro le scadenze. ProcessMind visualizza il flusso di completamento dei documenti nell’onboarding dei dipendenti in SAP SuccessFactors Onboarding e individua i punti in cui le persone interrompono la compilazione o incontrano ritardi. Aiuta a comprenderne le cause profonde e a intervenire tempestivamente per accelerare l’invio dei documenti.

Reparti o responsabili delle assunzioni diversi possono seguire percorsi di onboarding non standard, offrendo alle nuove risorse esperienze incoerenti. Ne possono derivare disparità, passaggi mancanti o confusione, con effetti negativi sulla soddisfazione e sulla permanenza dei dipendenti. ProcessMind offre una visione completa di tutte le varianti del processo di onboarding in SAP SuccessFactors Onboarding. Confrontando i percorsi effettivi con gli standard desiderati, mette in luce le deviazioni e aiuta a uniformare i flussi di lavoro, per offrire un’esperienza coerente e di qualità.

Il mancato completamento entro le scadenze di passaggi obbligatori, come i controlli dei precedenti, la formazione specifica o la documentazione, espone l’organizzazione a rischi legali e di conformità significativi. Le conseguenze possono includere sanzioni, danni alla reputazione e interruzioni operative. ProcessMind monitora tutte le attività essenziali per la conformità nel processo di onboarding in SAP SuccessFactors, evidenziando dove e perché le scadenze non vengono rispettate. L’analisi consente di rafforzare il rispetto delle procedure, ridurre i rischi e garantire la conformità normativa.

Le attività di onboarding assegnate ai responsabili delle assunzioni, come confermare la predisposizione della postazione di lavoro o presentare la nuova risorsa al team, subiscono spesso ritardi. L’esperienza di inserimento ne risulta frammentata e l’integrazione nel team può rallentare. ProcessMind individua i punti in cui il coinvolgimento dei responsabili delle assunzioni diventa un collo di bottiglia nel processo di onboarding dei dipendenti in SAP SuccessFactors. Mostra l’impatto dei ritardi e segnala le opportunità per migliorare la comunicazione e la gestione delle attività, mantenendo il processo in movimento.

I controlli dei precedenti spesso causano ritardi significativi, allungando il ciclo complessivo di onboarding e aumentando il rischio che le persone candidate si ritirino. Ne risentono i tempi di assunzione e le posizioni essenziali possono restare vacanti più a lungo. ProcessMind analizza la durata e le varianti delle attività di controllo dei precedenti in SAP SuccessFactors Onboarding. Individuando le inefficienze e i ritardi ricorrenti, aiuta a ottimizzare questa fase essenziale, accelerando le verifiche e rendendo più fluido l’inserimento delle nuove risorse.

Gli errori nell’inserimento iniziale dei dati o nella creazione del profilo HR comportano rilavorazioni successive, sottraggono tempo prezioso al personale HR e possono influire sull’elaborazione delle retribuzioni o sull’iscrizione ai benefit. Ne derivano costi e oneri amministrativi evitabili. ProcessMind individua schemi di rilavorazione o correzione nella fase di creazione del profilo HR durante l’onboarding dei dipendenti in SAP SuccessFactors. Rilevando le fonti di errore più comuni, consente di migliorare in modo mirato la qualità dei dati e l’accuratezza del processo.

Senza una visione chiara e aggiornata dell’avanzamento di ogni nuova risorsa nel percorso di onboarding, le persone coinvolte faticano a offrire supporto tempestivo o a prevedere i ritardi. Si finisce così per intervenire sui problemi quando si presentano, anziché gestirli in anticipo. ProcessMind offre una mappa visiva completa del processo di onboarding dei dipendenti in SAP SuccessFactors, dall’inizio alla fine, rendendo trasparente ogni passaggio. Consente di conoscere chiaramente lo stato corrente, intervenire in modo proattivo e migliorare la comunicazione tra le persone coinvolte.

Quando le nuove risorse non sono pienamente integrate o non dispongono delle risorse e della formazione necessarie, il tempo per raggiungere la piena produttività si allunga. Questo incide direttamente sui risultati dei reparti e sul ritorno dell’investimento nelle nuove assunzioni. ProcessMind individua i colli di bottiglia successivi alla data di inizio, come i ritardi nel completamento della formazione obbligatoria o nelle presentazioni al team, nell’onboarding dei dipendenti in SAP SuccessFactors. Semplificando questi passaggi essenziali per l’integrazione, aiuta ad accelerare la produttività delle nuove risorse.

Gli interventi manuali, i solleciti per ottenere le approvazioni e la gestione delle eccezioni dovuti a processi inefficienti gravano eccessivamente sul personale che coordina l’onboarding. Questo può causare esaurimento, errori e difficoltà nel gestire un numero crescente di inserimenti. ProcessMind mette in luce le inefficienze specifiche, come i frequenti passaggi manuali tra reparti o le fasi superflue, nell’onboarding dei dipendenti in SAP SuccessFactors. Automatizzando le attività ripetitive e semplificando i flussi di lavoro, riduce il carico amministrativo del team HR.

Obiettivi tipici

Definisca i criteri di successo

Questo obiettivo mira a ridurre il tempo che intercorre tra l’accettazione di un’offerta di lavoro e il momento in cui una nuova risorsa raggiunge la piena produttività e contribuisce all’organizzazione. Il risultato migliora il ritorno iniziale sull’investimento nelle persone, aumenta la soddisfazione delle nuove risorse e riduce i costi operativi complessivi dell’area HR, accelerando l’integrazione nelle attività del team in SAP SuccessFactors Onboarding. ProcessMind visualizza il caso di onboarding dall’inizio alla fine e individua i ritardi tra attività come «Formazione obbligatoria completata» e «Colloquio di verifica a 30 giorni svolto». Può individuare i colli di bottiglia nell’assegnazione della formazione o nella consegna delle attrezzature, consentendo interventi mirati per ridurre del 15-20% il tempo necessario a raggiungere la piena produttività.

Questo obiettivo mira a garantire che gli account IT, l’hardware e il software necessari siano predisposti e disponibili per le nuove risorse alla data ufficiale di inizio. I ritardi nella configurazione IT frustrano chi entra in azienda, ostacolano la produttività immediata e compromettono l’esperienza di onboarding in SAP SuccessFactors. ProcessMind analizza le attività «Avvio della configurazione dell’account IT» e «Attrezzatura consegnata» e ne confronta il completamento con la «Data ufficiale di inizio». Individua le cause profonde dei ritardi, come richieste IT tardive o procedure di acquisto inefficienti, aiutando le organizzazioni a ridurre fino al 90% i problemi di configurazione IT del primo giorno.

Questo obiettivo consiste nel ridurre in modo significativo il tempo necessario alle nuove risorse per completare tutti i documenti preassunzione e la documentazione HR iniziale. I ritardi possono posticipare l’elaborazione delle retribuzioni e l’iscrizione ai benefit, oltre a compromettere la conformità, creando una prima impressione negativa e aumentando il carico amministrativo sia per la nuova risorsa sia per il personale HR in SAP SuccessFactors Onboarding. ProcessMind monitora il tempo che intercorre tra le attività «Invio dei documenti preassunzione» e «Completamento dei documenti preassunzione». Individua i moduli o le fasi che causano ritardi e segnala dove automatizzare o fornire istruzioni più chiare, per ridurre del 25-40% il tempo complessivo necessario a completare i documenti.

Questo obiettivo mira a creare processi di onboarding coerenti ed efficienti tra reparti e tipologie di rapporto di lavoro. Flussi di lavoro incoerenti producono esperienze diverse per le nuove risorse, rischi per la conformità e maggiore complessità operativa, soprattutto in un sistema configurabile come SAP SuccessFactors Onboarding. ProcessMind individua tutte le varianti effettive del processo per il «Caso di onboarding» e le confronta con i percorsi ideali. Visualizza le deviazioni e mostra l’impatto degli attributi «Reparto» o «Tipo di rapporto di lavoro» sul flusso del processo, consentendo di accorpare le varianti e ridurre del 15-30% la complessità.

Questo obiettivo mira a garantire che tutte le attività di onboarding rispettino rigorosamente i requisiti normativi, le policy aziendali e gli obblighi di legge. La mancata conformità può comportare sanzioni significative, danni alla reputazione e problemi legali; per questo, in SAP SuccessFactors Onboarding è essenziale monitorare il processo in modo accurato. ProcessMind individua ogni caso in cui un’attività, come «Controllo dei precedenti completato» o «Formazione obbligatoria completata», non rispetta la «Scadenza di conformità». Evidenzia le deviazioni dalle sequenze richieste e i passaggi mancanti, consentendo di intervenire in anticipo e portare il tasso di conformità vicino al 100%.

Questo obiettivo mira a ridurre al minimo i ritardi dovuti al mancato completamento tempestivo delle attività di onboarding assegnate ai responsabili. Il loro coinvolgimento è essenziale per offrire un’esperienza di inserimento fluida: i ritardi possono influire sulla predisposizione delle risorse IT, sull’integrazione nel team e sulla preparazione complessiva della nuova risorsa in SAP SuccessFactors Onboarding. ProcessMind individua le attività in attesa di un intervento del «Responsabile dell’assunzione», come «Predisposizione della postazione di lavoro completata» o «Presentazione al team completata». Quantifica i tempi di attesa e segnala i responsabili o i reparti in cui i ritardi si ripetono, così da agevolare interventi formativi mirati o modifiche ai flussi di lavoro e ridurre i ritardi del 20-35%.

Questo obiettivo mira a ridurre in modo significativo il tempo complessivo necessario per completare i controlli dei precedenti delle nuove risorse. Verifiche prolungate possono ritardare le date di inizio, indurre le persone candidate a ritirarsi e allungare i tempi di assunzione, riducendo l’efficienza del processo di selezione in SAP SuccessFactors Onboarding. ProcessMind analizza il periodo tra «Avvio del controllo dei precedenti» e «Controllo dei precedenti completato», individuando i colli di bottiglia e le attese prolungate in questa fase del processo. Può rilevare inefficienze nei rapporti con i fornitori o nei passaggi interni, consentendo di riprogettare il processo e ridurne i tempi del 10-25%.

Questo obiettivo mira a ridurre gli errori e le incompletezze nella configurazione dei profili HR delle nuove risorse. Gli errori nella fase «Profilo HR creato» comportano rilavorazioni successive, problemi nell’elaborazione delle retribuzioni, iscrizioni errate ai benefit e problemi di integrità dei dati, aumentando notevolmente il carico amministrativo in SAP SuccessFactors Onboarding. ProcessMind rileva cicli di rilavorazione o attività inattese dopo «Profilo HR creato», che possono indicare errori da correggere. Analizzando le varianti del processo di configurazione, aiuta a individuarne le cause profonde e a uniformare il processo, riducendo gli errori del 30-50%.

Questo obiettivo mira a rendere più visibile e monitorabile in tempo reale l’intero percorso di onboarding di ogni nuova risorsa. Senza un monitoraggio chiaro dell’avanzamento, è difficile intervenire tempestivamente, i colli di bottiglia restano nascosti e diventa più complicato offrire supporto proattivo alle nuove risorse e ai responsabili in SAP SuccessFactors Onboarding. ProcessMind offre una visione aggiornata, dall’inizio alla fine, di ogni «Caso di onboarding» e mostra lo stato corrente di ciascuna nuova risorsa rispetto al flusso di lavoro previsto. Consente alle persone coinvolte di individuare tempestivamente i casi fermi o i possibili ritardi, favorendo una gestione proattiva e migliorando di oltre il 95% l’accuratezza del monitoraggio.

Questo obiettivo mira a garantire un utilizzo efficiente ed efficace del personale addetto all’onboarding, dei team IT e delle altre risorse. Le inefficienze sovraccaricano il personale, allungano i tempi di inserimento e aumentano i costi operativi, compromettendo il successo complessivo del processo di onboarding in SAP SuccessFactors. ProcessMind analizza la durata delle attività, i tempi di attesa e l’assegnazione delle risorse in tutti i casi di «Onboarding». Individua le risorse sovrautilizzate o sottoutilizzate e segnala le opportunità per bilanciare i carichi di lavoro, automatizzare le attività ripetitive o riassegnare il personale, riducendo del 15-20% la pressione operativa.

Il percorso di miglioramento in 6 fasi per l’onboarding dei dipendenti

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Cosa fare

Acceda al template Excel dei dati, predisposto per l’onboarding dei dipendenti in SAP SuccessFactors Onboarding. Il template definisce la struttura necessaria per analizzare il processo in modo efficace.

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Partire dalla struttura corretta dei dati è essenziale per ottenere un’analisi accurata, evitare rilavorazioni e acquisire tutte le attività di onboarding pertinenti.

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COSA OTTERRÀ

Scopra come si svolge davvero l’onboarding e migliori i percorsi in SAP

ProcessMind mostra come si svolge realmente il processo di onboarding dei dipendenti in SAP SuccessFactors. Visualizzi ogni passaggio, individui i ritardi nascosti e capisca come offrire ai nuovi assunti un’esperienza migliore.
  • Visualizzi il flusso effettivo dell’onboarding in SAP
  • Individui i colli di bottiglia e i rischi per la conformità
  • Confronti i risultati delle diverse varianti di onboarding
  • Semplifichi le attività di onboarding inefficienti
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
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Design your optimized process
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RISULTATI TIPICI

Risultati principali dell’inserimento dei dipendenti

Questi risultati rappresentano i miglioramenti concreti che le organizzazioni ottengono in genere ottimizzando il processo di inserimento dei dipendenti in SAP SuccessFactors Onboarding, con un’esperienza più efficiente e positiva per i nuovi assunti.

0 %
Raggiungere più rapidamente la produttività delle nuove risorse

Riduzione del tempo medio per raggiungere la piena produttività

Riduca il tempo necessario perché i nuovi assunti diventino membri pienamente operativi del team, consentendo loro di contribuire prima ai risultati. Questo incide direttamente sui risultati aziendali.
0 %
Maggiore preparazione per il primo giorno

Aumento del tasso di disponibilità delle risorse IT

Si assicuri che i nuovi assunti dispongano di tutti gli account e delle attrezzature IT necessari prima della data ufficiale di inizio, evitando ritardi e migliorando la loro esperienza iniziale. Questo aumenta la soddisfazione dei nuovi assunti.
0 days
Completamento più rapido delle pratiche

Riduzione media del tempo dedicato alle pratiche preassuntive

Semplifichi la raccolta e l’elaborazione dei documenti preassuntivi, riducendo sensibilmente il carico amministrativo e accelerando i tempi di inserimento. In questo modo, le risorse delle Risorse umane possono dedicarsi ad altre attività.
0 %
Miglioramento dei livelli di conformità

Aumento del tasso di documentazione delle attività di conformità

Migliori la puntualità nel completamento di tutte le attività obbligatorie di conformità, come i controlli dei precedenti e la formazione essenziale, garantendo il rispetto dei requisiti normativi e riducendo i rischi. Questo limita le potenziali sanzioni.
0 %
Meno errori nei profili HR

Riduzione del tasso di rilavorazione nella configurazione dei profili HR

Individui ed elimini le cause profonde degli errori nella creazione dei profili HR, riducendo drasticamente la necessità di rilavorazioni e migliorando l’accuratezza dei dati. In questo modo, il personale HR risparmia tempo e i costi operativi diminuiscono.
0 %
Processi più standardizzati

Riduzione delle varianti del processo di inserimento

Individui e accorpi le varianti ridondanti o incoerenti del processo di inserimento, ottenendo flussi di lavoro più prevedibili ed efficienti tra reparti e ruoli. Questo migliora la governance dei processi.

I risultati variano in base alla complessità del processo e alla qualità dei dati. Questi valori rappresentano i miglioramenti tipici osservati nelle diverse implementazioni.

Dati consigliati

Parta dagli attributi e dalle attività più importanti, poi aggiunga altri elementi secondo necessità.
Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

Attributi

Dati chiave da acquisire per l’analisi

Identificativo univoco del processo di inserimento di un singolo nuovo dipendente, che raggruppa tutte le attività correlate.

Perché è importante

È l’attributo fondamentale che definisce l’ambito dell’analisi. Senza di esso, non è possibile ricostruire il percorso di un nuovo assunto né misurare indicatori chiave come il tempo totale di inserimento.

Nome dell’attività specifica o della tappa che si è verificata nel processo di inserimento.

Perché è importante

Definisce le fasi della mappa del processo. Analizzare la sequenza delle attività è il modo principale per comprendere e ottimizzare il flusso di lavoro di inserimento.

Data e ora esatte in cui un’attività è stata completata o è stata raggiunta una tappa.

Perché è importante

Questo attributo è essenziale per calcolare tutte le metriche temporali, inclusi i tempi di ciclo e la durata dei colli di bottiglia, fondamentali per l’analisi delle prestazioni.

Data e ora che indicano il completamento di un’attività, in particolare quando la durata è misurabile.

Perché è importante

Consente di calcolare con precisione i tempi di elaborazione delle attività e di individuare quelle che richiedono più tempo.

ID univoco assegnato al nuovo assunto.

Perché è importante

Collega il processo temporaneo di inserimento al record permanente del dipendente, consentendo di analizzarne l’impatto nel lungo periodo.

Reparto o unità aziendale in cui entrerà il nuovo assunto.

Perché è importante

Consente di segmentare e confrontare in modo efficace il processo di inserimento tra le diverse aree dell’organizzazione.

Il titolo ufficiale della posizione del nuovo assunto, ad esempio «Ingegnere software» o «Responsabile clienti».

Perché è importante

Consente di analizzare le variazioni del processo in base al ruolo e di personalizzare e standardizzare l’esperienza di inserimento.

Il nome del responsabile a cui farà riferimento il nuovo assunto.

Perché è importante

Aiuta a individuare i colli di bottiglia nelle attività che dipendono dai responsabili e a misurarne il coinvolgimento nel processo di inserimento.

Il professionista HR o il coordinatore responsabile della gestione del caso di inserimento.

Perché è importante

È fondamentale per analizzare il carico di lavoro del team HR, pianificare le capacità e individuare le buone pratiche tra i coordinatori.

Il primo giorno ufficiale di lavoro del nuovo assunto.

Perché è importante

È una scadenza e un riferimento fondamentale per valutare la puntualità e l’esito di tutte le attività preliminari all’inserimento.

Attività

Fasi del processo da monitorare e ottimizzare

Questa attività segna l’inizio del processo di inserimento di un nuovo assunto. In genere, si attiva automaticamente quando lo stato del candidato viene modificato in «Pronto per l’assunzione» nel modulo SAP SuccessFactors Recruiting e i relativi dati vengono trasferiti al modulo Onboarding.

Perché è importante

Questo è l’evento di inizio principale del caso di inserimento. Consente di misurare il tempo di ciclo complessivo e costituisce la base di riferimento per tutte le fasi successive del processo.

Segna il completamento del controllo dei precedenti e la ricezione dei risultati. L’evento viene acquisito quando lo stato dell’attività passa a «Completato» o «Verificato» nel modulo SuccessFactors Onboarding.

Perché è importante

È una tappa fondamentale per la conformità e, in molte organizzazioni, un prerequisito per finalizzare un’offerta. Eventuali ritardi possono incidere sensibilmente sulla data di inizio del nuovo assunto e sulla durata complessiva dell’inserimento.

Indica che il nuovo assunto ha completato tutti i moduli e le attività preassuntivi richiesti tramite il portale di inserimento. L’evento viene acquisito quando il sistema registra il completamento di tutte le attività della fase «Prima del primo giorno» o «Pratiche del nuovo assunto».

Perché è importante

È una tappa importante, che indica il coinvolgimento del nuovo assunto e il completamento delle attività amministrative essenziali. Consente di avviare le attività successive, come la creazione del profilo HR e la predisposizione delle risorse IT.

Questa attività indica la creazione del profilo ufficiale del nuovo assunto nel sistema HR centrale, SAP SuccessFactors Employee Central. Viene acquisita quando il processo «Gestisci assunzioni in sospeso» è completato e il record del dipendente diventa attivo.

Perché è importante

La creazione del profilo HR è un punto di integrazione fondamentale, che abilita le funzioni principali delle Risorse umane, come retribuzioni e benefit. Il monitoraggio consente di valutare l’efficienza amministrativa HR e di individuare eventuali rilavorazioni dovute a creazioni ripetute.

Indica il momento in cui vengono assegnate al responsabile dell’assunzione le attività di inserimento. L’evento viene acquisito quando il sistema attiva e assegna automaticamente al responsabile attività come «Preparare la postazione di lavoro» o «Organizzare il benvenuto del team».

Perché è importante

Il coinvolgimento del responsabile è fondamentale per un inserimento efficace. Questa attività consente di analizzare la rapidità con cui i responsabili ricevono le notifiche e di misurare i tempi di completamento delle attività successive.

Evento calcolato che rappresenta la data ufficiale di inizio del nuovo assunto. Non corrisponde a un’azione esplicita dell’utente, ma deriva dall’attributo «Data ufficiale di inizio» associato al caso di inserimento.

Perché è importante

È una tappa fondamentale per analizzare le attività precedenti e successive al primo giorno. Costituisce un riferimento essenziale per valutare la puntualità di altre attività, come la configurazione IT e l’orientamento iniziale.

Indica il completamento di un colloquio programmato tra il nuovo assunto e il responsabile o il reparto HR, in genere dopo circa 30 giorni. Viene acquisito quando il responsabile o un rappresentante HR contrassegna come completata la relativa voce della lista di controllo.

Perché è importante

Questa attività viene spesso utilizzata come indicatore della fine del periodo iniziale e più intenso di inserimento. È una tappa importante per misurare il tempo necessario perché il nuovo assunto diventi produttivo e la durata complessiva del processo.

È l’attività finale, che segna la chiusura corretta nel sistema del caso di inserimento del nuovo assunto. Viene acquisita quando un amministratore HR o un processo automatizzato porta lo stato del processo di inserimento allo stato finale «Completato».

Perché è importante

Questa attività conclude ufficialmente il processo e costituisce l’evento finale principale per l’analisi. Consente di calcolare il tempo di ciclo complessivo e i tassi di completamento.

Domande frequenti

Domande frequenti

Il Process Mining offre una visione dettagliata del percorso effettivo di onboarding in SAP SuccessFactors. Individua i colli di bottiglia nascosti, le deviazioni dal processo e i punti in cui le nuove risorse incontrano ritardi. Queste informazioni aiutano ad accelerare il raggiungimento della piena produttività e a garantire la conformità.

Per iniziare, serve un insieme di dati sotto forma di Event Log proveniente da SAP SuccessFactors Onboarding. In genere include un identificativo del caso, come l’ID del caso di onboarding, il nome di un’attività per ogni passaggio e la data e l’ora in cui si è svolta. Attributi aggiuntivi, come il reparto o la tipologia di nuova risorsa, possono arricchire l’analisi.

Può aspettarsi miglioramenti significativi, come un raggiungimento più rapido della piena produttività da parte delle nuove risorse e meno ritardi nei passaggi essenziali, ad esempio nella predisposizione delle risorse IT. Il Process Mining aiuta a uniformare i flussi di lavoro, ridurre al minimo gli errori nella configurazione dei profili HR e rafforzare la conformità complessiva. Questi interventi rendono l’esperienza di onboarding più efficiente e positiva.

La fase iniziale di estrazione dei dati e configurazione del modello di processo può richiedere alcune settimane, a seconda della disponibilità e della complessità dei dati. Una volta preparati i dati, spesso è possibile ottenere le prime informazioni utili nel giro di pochi giorni. Il monitoraggio continuo offre poi ulteriori opportunità di ottimizzazione.

Gli strumenti moderni di Process Mining sono progettati per integrarsi con i sistemi aziendali come SAP SuccessFactors, spesso tramite connettori o esportazioni di dati standardizzate. L’estrazione dei dati è una fase essenziale, ma una volta disponibili nel formato corretto, le piattaforme semplificano l’analisi. L’implementazione è quindi gestibile per le organizzazioni.

In genere, serve una certa esperienza nell’ingegneria dei dati per estrarre e preparare gli Event Log da SAP SuccessFactors. Per l’analisi è essenziale un analista di processo o una persona che conosca il processo di onboarding e sappia interpretare le informazioni ottenute. La piattaforma di Process Mining gestisce la visualizzazione e l’individuazione dei processi, che sono le fasi più complesse.

Certamente. Il Process Mining è particolarmente efficace nell’individuare le cause profonde dei tempi prolungati per raggiungere la piena produttività. Mostra con precisione dove si verificano i ritardi nel flusso di onboarding, ad esempio nella predisposizione tardiva delle risorse IT, nei controlli dei precedenti lenti o nei colli di bottiglia legati ai responsabili. Visualizzando i percorsi effettivi, è possibile intervenire su passaggi specifici del processo.

Il Process Mining consente di definire un modello di processo conforme da raggiungere e di confrontarlo con tutti i casi effettivi di onboarding. Visualizza rapidamente le deviazioni, i passaggi mancanti e le scorciatoie non autorizzate che potrebbero causare violazioni normative o delle policy. Questo approccio proattivo aiuta a rafforzare la conformità e a ridurre i rischi.

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Raggiunga il 95% di completamento degli adempimenti di conformità e riduca rapidamente l’abbandono nei primi mesi.

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