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Migliori il Suo onboarding dei dipendenti

La guida in 6 fasi per ottimizzare l'onboarding in SAP SuccessFactors
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Ottimizzi l’onboarding dei dipendenti in SAP SuccessFactors

L'onboarding dei dipendenti può includere fasi complesse che spesso causano ritardi e problemi di Conformità. La nostra piattaforma aiuta a individuare i colli di bottiglia e le attività inefficienti all'interno del processo. Comprendendo queste inefficienze, Lei può garantire un percorso più fluido, rapido e conforme per i nuovi assunti della Sua organizzazione.

Scarichi il nostro template dei dati preconfigurato e affronti le sfide comuni per raggiungere i Suoi obiettivi di efficienza. Segua il nostro piano di miglioramento in sei passaggi e consulti la Guida al template dei dati per trasformare le Sue operazioni.

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Perché ottimizzare l'onboarding dei dipendenti in SAP SuccessFactors?

L'onboarding dei dipendenti non consiste soltanto nella gestione della documentazione: rappresenta la prima, decisiva impressione che un nuovo assunto si forma della Sua organizzazione. Un processo di onboarding fluido, efficiente e coinvolgente in SAP SuccessFactors Onboarding crea le condizioni per il successo del dipendente nel lungo periodo, influenzandone produttività, coinvolgimento e permanenza in azienda. Al contrario, un'esperienza inefficiente o caratterizzata da ritardi può generare frustrazione, ridurre la produttività e persino favorire l'abbandono precoce, con costi diretti e indiretti significativi.

Sebbene SAP SuccessFactors Onboarding offra strumenti solidi per gestire il processo, l'esecuzione nella realtà coinvolge spesso numerosi passaggi tra reparti, dipendenze esterne e potenziali colli di bottiglia, che possono allungare i tempi di ciclo e creare rischi di non conformità. Senza una visibilità approfondita sul processo, è difficile individuare con precisione dove si verificano queste inefficienze e quale impatto producono. Le organizzazioni devono andare oltre le opinioni soggettive e le evidenze aneddotiche per identificare concretamente i punti in cui il percorso di onboarding può essere migliorato. È qui che l'ottimizzazione dei processi basata sull'analisi dei dati diventa indispensabile, consentendo di ottenere il massimo valore dall'investimento in SAP SuccessFactors.

Come il Process Mining individua le inefficienze dell'onboarding

Il Process Mining offre una prospettiva potente e oggettiva per analizzare il processo di onboarding dei dipendenti in SAP SuccessFactors Onboarding. Anziché basarsi su come si pensa che funzioni il processo, il Process Mining estrae gli Event Log direttamente dal sistema SAP SuccessFactors e rivela il percorso end-to-end effettivamente seguito da ogni nuovo assunto. Questi dati consentono di visualizzare il flusso completo, da "Offerta accettata" a "Check-in a 30 giorni effettuato", comprese tutte le attività, le varianti e le dipendenze.

Analizzando questi Event Log, il Process Mining consente di identificare con precisione:

  • Flussi di processo effettivi: individui i percorsi più comuni, le varianti meno frequenti e le deviazioni non autorizzate dai Workflow di onboarding standardizzati.
  • Colli di bottiglia e ritardi: individui le attività o i passaggi tra reparti che causano sistematicamente ritardi, come i lunghi tempi di attesa prima dell'avvio del "Provisioning dell'account IT" dopo la "Creazione del profilo HR", oppure le risposte tardive nella fase di "Completamento della documentazione preassuntiva".
  • Rielaborazioni e reinstradamenti: rilevi i casi in cui alcuni passaggi vengono ripetuti o i casi vengono rimandati inutilmente a una fase precedente, segnalando inefficienze o errori.
  • Lacune di Conformità: verifichi che tutti i passaggi obbligatori, come le verifiche dei precedenti o l'assegnazione di specifiche formazioni, siano completati entro i tempi previsti per ogni caso.

Questo approccio basato sui dati consente di superare le supposizioni e di ottenere evidenze concrete sui punti in cui il processo di SAP SuccessFactors Onboarding può essere migliorato in modo significativo.

Principali aree di miglioramento del processo di onboarding

L'applicazione del Process Mining all'onboarding dei dipendenti in SAP SuccessFactors mette generalmente in evidenza diverse aree chiave di ottimizzazione:

  • Semplificazione della documentazione e delle approvazioni: automatizzi le fasi di revisione manuale, riduca i passaggi necessari per i moduli preassuntivi e garantisca l'acquisizione efficiente delle firme digitali.
  • Accelerazione del provisioning IT e delle attrezzature: individui i ritardi tra i team HR e IT, migliori il coordinamento e, ove possibile, abiliti l'esecuzione parallela delle attività, così che i nuovi assunti dispongano degli strumenti necessari già dal primo giorno.
  • Ottimizzazione dell'assegnazione e del completamento della formazione: garantisca che le formazioni obbligatorie siano assegnate tempestivamente e completate dal nuovo assunto, riducendo i rischi di non conformità e accelerando il raggiungimento della piena produttività.
  • Miglioramento dei passaggi tra reparti: chiarisca le responsabilità e rafforzi la comunicazione tra HR, IT, strutture e responsabili delle assunzioni, eliminando tempi di attesa e passaggi mancanti.
  • Riduzione delle varianti di processo: individui perché alcuni nuovi assunti vivono un percorso di onboarding molto più lungo rispetto ad altri e standardizzi le best practice tra reparti o ruoli.

Risultati misurabili di un onboarding ottimizzato

L'ottimizzazione del processo di onboarding dei dipendenti attraverso gli insight del Process Mining produce vantaggi concreti, migliorando sia l'efficienza operativa sia l'esperienza dei nuovi assunti:

  • Riduzione dei tempi di ciclo dell'onboarding: eliminando i colli di bottiglia e semplificando le attività, i nuovi assunti diventano produttivi più rapidamente e contribuiscono prima ai risultati aziendali.
  • Maggiore soddisfazione e permanenza dei nuovi assunti: un'esperienza di onboarding fluida, prevedibile e supportata favorisce un'impressione positiva, aumenta il coinvolgimento e riduce il turnover iniziale.
  • Maggiore Conformità e riduzione dei rischi: garantisca che tutte le verifiche dei precedenti, i documenti legali e le formazioni obbligatorie siano completati nei tempi previsti, riducendo i rischi normativi e quelli legati alle policy interne.
  • Allocazione ottimizzata delle risorse: liberi il personale HR e dei reparti dall'inseguimento della documentazione o dal coordinamento dei ritardi, consentendo di concentrarsi su attività più strategiche.
  • Riduzione dei costi: diminuisca i costi nascosti associati a tempi di inserimento prolungati, attività amministrative e abbandono precoce dei dipendenti.

Come iniziare il percorso di ottimizzazione dell'onboarding

Adottare un approccio basato sui dati per migliorare l'onboarding dei dipendenti in SAP SuccessFactors Onboarding può trasformare una funzione HR critica in un vantaggio strategico. Grazie al Process Mining, ottiene la chiarezza necessaria per prendere decisioni informate e attuare miglioramenti mirati. Questa guida La aiuta a gestire la complessità del processo di onboarding, offrendo un quadro per individuare le inefficienze e cogliere le opportunità che consentono di creare un percorso più fluido, rapido e conforme per i nuovi assunti. Sfrutti la potenza del Process Mining per offrire un'esperienza di onboarding eccellente e mettere i nuovi assunti nelle condizioni di contribuire fin dal primo giorno.

Onboarding dei dipendenti Esperienza dei nuovi assunti Miglioramento dei processi HR Monitoraggio della conformità Acquisizione dei talenti Operazioni HR Efficienza dell’onboarding Integrazione della forza lavoro Nuovo assunto Automazione HR Preboarding Integrazione dei dipendenti

Problemi e sfide comuni

Individui le sfide che La riguardano

Cicli di onboarding inutilmente lunghi ritardano il raggiungimento della piena produttività da parte dei nuovi assunti, con ripercussioni sulle attività aziendali e sul time-to-value. Questo può comportare costi più elevati e una prima impressione negativa per i nuovi dipendenti. ProcessMind analizza il processo di onboarding dei dipendenti in SAP SuccessFactors Onboarding, identificando le attività e i percorsi specifici che causano ritardi significativi. I nostri insight aiutano a semplificare il processo complessivo, riducendo i tempi di ciclo e accelerando l'integrazione dei nuovi assunti.

I ritardi nella fornitura degli account IT, delle attrezzature e degli accessi essenziali impediscono ai nuovi assunti di iniziare subito il lavoro, causando frustrazione e perdita di produttività. Questo incide sull'efficienza dei reparti e sull'esperienza del nuovo assunto. ProcessMind individua i punti in cui le attività di provisioning IT del processo SAP SuccessFactors Onboarding si bloccano. Evidenziamo i passaggi tra reparti o le fasi che causano colli di bottiglia, consentendoLe di ottimizzare l'allocazione delle risorse IT e di garantire ai nuovi assunti tutto ciò di cui hanno bisogno fin dal primo giorno.

Spesso i nuovi assunti impiegano troppo tempo per completare la documentazione preassuntiva richiesta, ritardando le verifiche dei precedenti e altri passaggi essenziali. Questo può posticipare le date ufficiali di inizio e creare rischi di non conformità se i documenti non vengono ricevuti entro le scadenze previste. ProcessMind visualizza il flusso di completamento della documentazione nell'onboarding dei dipendenti in SAP SuccessFactors Onboarding, identificando i punti in cui i candidati abbandonano il percorso o subiscono ritardi. La aiutiamo a comprendere le cause alla radice, consentendo interventi proattivi per accelerare l'invio della documentazione.

Reparti o responsabili delle assunzioni diversi possono seguire percorsi di onboarding non standard, creando un'esperienza incoerente per i nuovi dipendenti. Questo può causare disparità, passaggi mancanti o confusione, con effetti negativi sulla soddisfazione e sulla permanenza dei dipendenti. ProcessMind offre una visione completa di tutte le varianti di processo nell'onboarding dei dipendenti in SAP SuccessFactors Onboarding. Confrontando i percorsi effettivi con gli standard desiderati, evidenziamo le deviazioni e La aiutiamo a standardizzare i Workflow per garantire un'esperienza coerente e di alta qualità.

Il mancato completamento entro le scadenze previste di passaggi obbligatori, come verifiche dei precedenti, formazioni specifiche o documentazione, espone l'organizzazione a significativi rischi di non conformità e legali. Questo può comportare sanzioni, danni reputazionali e interruzioni operative. ProcessMind monitora tutte le attività critiche legate alla Conformità nel processo SAP SuccessFactors Onboarding, evidenziando dove e perché le scadenze non vengono rispettate. La nostra analisi consente di rafforzare il rispetto delle regole, ridurre i rischi e garantire la conformità normativa.

Le attività chiave di onboarding assegnate ai responsabili delle assunzioni, come la conferma della configurazione della postazione o la presentazione al team, vengono spesso completate in ritardo. Questo crea un'esperienza discontinua per i nuovi assunti e può ritardarne la piena integrazione nel team. ProcessMind individua i punti in cui il coinvolgimento dei responsabili delle assunzioni nel processo di onboarding dei dipendenti in SAP SuccessFactors Onboarding diventa un collo di bottiglia. Evidenziamo l'impatto di questi ritardi e suggeriamo opportunità per migliorare la comunicazione e la gestione delle attività, mantenendo fluido il processo.

Il processo di verifica dei precedenti introduce spesso ritardi significativi, allungando il ciclo complessivo di onboarding e inducendo potenzialmente i candidati a ritirarsi. Questo incide sui tempi di assunzione e può lasciare scoperte più a lungo posizioni essenziali. ProcessMind analizza la durata e le varianti delle attività di verifica dei precedenti in SAP SuccessFactors Onboarding. Individuando le inefficienze e i ritardi ricorrenti, La aiutiamo a ottimizzare questo passaggio critico, garantendo autorizzazioni più rapide e una transizione più fluida per i nuovi assunti.

Gli errori nell'inserimento iniziale dei dati o nella creazione del profilo HR comportano rielaborazioni successive, sprecando risorse HR preziose e incidendo potenzialmente sull'elaborazione delle buste paga o sull'iscrizione ai benefit. Questo introduce costi e oneri amministrativi non necessari. ProcessMind può individuare schemi di rielaborazione o correzione nella fase di creazione del profilo HR dell'onboarding dei dipendenti in SAP SuccessFactors Onboarding. Identificando le fonti più comuni degli errori, consente di attuare miglioramenti mirati alla qualità dei dati e all'accuratezza del processo.

Senza una visione chiara e in tempo reale dei progressi di ogni nuovo assunto lungo il percorso di onboarding, gli stakeholder faticano a fornire supporto tempestivo o ad anticipare i ritardi. Ne deriva una gestione reattiva dei problemi anziché un approccio proattivo. ProcessMind offre una mappa visiva end-to-end del processo di onboarding dei dipendenti in SAP SuccessFactors Onboarding, garantendo una trasparenza senza precedenti su ogni passaggio. Lei ottiene una visione chiara dello stato attuale, che consente interventi proattivi e una comunicazione più efficace con gli stakeholder.

Quando i nuovi assunti non sono pienamente integrati o non dispongono delle risorse e della formazione necessarie, il tempo necessario per raggiungere la piena produttività si allunga. Questo incide direttamente sui risultati del reparto e sul ritorno dell'investimento nell'acquisizione di nuovi talenti. ProcessMind aiuta a individuare i colli di bottiglia successivi alla data di inizio, come i ritardi nel completamento della formazione obbligatoria o nelle presentazioni al team, all'interno dell'onboarding dei dipendenti in SAP SuccessFactors Onboarding. Semplificando questi passaggi essenziali di integrazione, contribuiamo ad accelerare la produttività dei nuovi assunti.

Gli interventi manuali, l'inseguimento delle approvazioni e la gestione delle eccezioni dovuti a processi inefficienti impongono un carico eccessivo ai coordinatori dell'onboarding. Questo può causare esaurimento, errori e l'impossibilità di scalare efficacemente le operazioni di onboarding. ProcessMind rivela le inefficienze specifiche del processo, come i frequenti passaggi manuali tra reparti o le attività non necessarie, nell'onboarding dei dipendenti in SAP SuccessFactors Onboarding. Automatizzando le attività ripetitive e semplificando i Workflow, riduciamo il carico amministrativo del Suo team HR.

Obiettivi tipici

Definisca come si presenta il successo

Questo obiettivo si concentra sulla riduzione del tempo che intercorre tra l'accettazione di un'offerta di lavoro e il momento in cui un nuovo dipendente diventa pienamente produttivo e contribuisce all'organizzazione. Il suo raggiungimento migliora il ritorno iniziale sull'investimento nei talenti, aumenta la soddisfazione dei nuovi assunti e riduce i costi operativi complessivi HR, garantendo un'integrazione più rapida nelle attività del team all'interno di SAP SuccessFactors Onboarding. ProcessMind aiuta visualizzando l'Onboarding Case end-to-end e identificando i ritardi tra attività come "Formazione obbligatoria completata" e "Check-in a 30 giorni effettuato". Può individuare i colli di bottiglia nell'assegnazione della formazione o nella consegna delle attrezzature, consentendo miglioramenti mirati del processo per ridurre del 15-20% il tempo necessario a raggiungere la piena produttività.

Questo obiettivo mira a garantire che tutti gli account IT, l'hardware e il software necessari siano predisposti e pronti per i nuovi assunti alla data ufficiale di inizio. I ritardi nella configurazione IT frustrano i nuovi dipendenti, ne ostacolano la produttività immediata e compromettono la qualità dell'esperienza di onboarding aziendale in SAP SuccessFactors Onboarding. ProcessMind analizza le attività "Provisioning dell'account IT avviato" e "Attrezzatura consegnata", confrontandone il completamento con la "Data ufficiale di inizio". Rivela le cause alla radice dei ritardi, come richieste IT tardive o processi di approvvigionamento inefficienti, consentendo alle organizzazioni di eliminare fino al 90% dei problemi di configurazione IT del primo giorno.

Questo obiettivo consiste nel ridurre significativamente il tempo necessario ai nuovi dipendenti per completare tutta la documentazione preassuntiva e la documentazione HR iniziale. Il completamento lento della documentazione può ritardare l'elaborazione delle buste paga, l'iscrizione ai benefit e la Conformità, creando una prima impressione negativa e un onere amministrativo sia per il nuovo assunto sia per il personale HR in SAP SuccessFactors Onboarding. ProcessMind monitora la durata tra le attività "Documentazione preassuntiva inviata" e "Documentazione preassuntiva completata". Identifica i moduli o le fasi specifiche in cui si verificano i ritardi, evidenziando le aree in cui introdurre automazioni o istruzioni più chiare per ridurre del 25-40% il ciclo complessivo della documentazione.

Questo obiettivo si concentra sulla creazione di processi di onboarding coerenti ed efficienti tra reparti o tipologie di impiego diverse. Workflow incoerenti generano esperienze diverse per i nuovi assunti, rischi di non conformità e maggiore complessità operativa, soprattutto in un sistema configurabile come SAP SuccessFactors Onboarding. ProcessMind individua tutte le varianti effettive del processo per l'"Onboarding Case" e le confronta con i percorsi ideali. Visualizza le deviazioni e identifica l'impatto degli Attributi "Reparto" o "Tipologia di impiego" sul flusso di processo, consentendo di consolidare le varianti e ridurre del 15-30% la complessità del processo.

Questo obiettivo mira a garantire che tutte le attività di onboarding rispettino rigorosamente i requisiti normativi, le policy aziendali e gli obblighi di legge. La non conformità può comportare sanzioni significative, danni reputazionali e problemi legali, rendendo essenziale un monitoraggio solido all'interno di SAP SuccessFactors Onboarding. ProcessMind identifica ogni caso in cui un'attività, come "Verifica dei precedenti completata" o "Formazione obbligatoria completata", non rispetta la relativa "Scadenza per la Conformità". Rivela le deviazioni dalle sequenze richieste o i passaggi mancanti, consentendo misure proattive per portare i tassi di conformità quasi al 100%.

Questo obiettivo mira a ridurre al minimo i ritardi causati dal mancato completamento tempestivo delle attività di onboarding assegnate ai responsabili. Il coinvolgimento dei responsabili è essenziale per garantire un'esperienza fluida ai nuovi assunti, mentre i ritardi possono incidere sul provisioning IT, sull'integrazione nel team e sulla preparazione complessiva del nuovo assunto in SAP SuccessFactors Onboarding. ProcessMind identifica le attività in attesa dell'intervento del "Responsabile delle assunzioni", come "Configurazione della postazione completata" o "Presentazione al team completata". Quantifica la durata dei tempi di attesa ed evidenzia i responsabili o i reparti caratterizzati da ritardi ricorrenti, facilitando interventi formativi mirati o modifiche ai Workflow per ridurre questi ritardi del 20-35%.

Questo obiettivo mira a ridurre significativamente la durata complessiva necessaria per completare le verifiche dei precedenti dei nuovi assunti. Verifiche prolungate possono ritardare le date di inizio, causare l'abbandono dei candidati e aumentare il time-to-hire, incidendo sull'efficienza dell'acquisizione dei talenti in SAP SuccessFactors Onboarding. ProcessMind analizza il periodo tra "Verifica dei precedenti avviata" e "Verifica dei precedenti completata", identificando i colli di bottiglia o i tempi di attesa prolungati all'interno di questo sottoprocesso. Può individuare inefficienze nelle interazioni con i fornitori o nei passaggi interni, consentendo una riprogettazione del processo per ridurre questo ciclo del 10-25%.

Questo obiettivo si concentra sulla riduzione degli errori nella configurazione dei profili HR dei nuovi dipendenti, inclusi dati errati o incompleti. Gli errori nella fase "Profilo HR creato" causano rielaborazioni successive, problemi nelle buste paga, iscrizioni errate ai benefit e problemi di integrità dei dati, aumentando significativamente il carico amministrativo in SAP SuccessFactors Onboarding. ProcessMind è in grado di rilevare cicli di rielaborazione o attività inattese successive alla fase "Profilo HR creato", che indicano errori da correggere. Analizzando le varianti del processo di configurazione, aiuta a individuarne le cause alla radice, consentendo di standardizzare il processo e ridurre gli errori del 30-50%.

Questo obiettivo mira a migliorare la visibilità e il monitoraggio in tempo reale del percorso di un nuovo assunto lungo l'intero processo di onboarding. L'assenza di un monitoraggio chiaro dei progressi impedisce interventi tempestivi, nasconde i colli di bottiglia e rende difficile offrire supporto proattivo ai nuovi assunti e ai responsabili in SAP SuccessFactors Onboarding. ProcessMind offre una visione end-to-end aggiornata di ogni "Onboarding Case" e mostra lo stato attuale di ciascun nuovo assunto rispetto al flusso di processo pianificato. Consente agli stakeholder di identificare tempestivamente i casi fermi o i potenziali ritardi, facilitando una gestione proattiva e migliorando di oltre il 95% l'accuratezza del monitoraggio complessivo.

Questo obiettivo si concentra sull'utilizzo efficiente ed efficace del personale addetto all'onboarding, dei team IT e delle altre risorse. Le inefficienze causano personale sovraccarico, tempi di onboarding più lunghi e costi operativi maggiori, compromettendo il successo complessivo del processo SAP SuccessFactors Onboarding. ProcessMind analizza la durata delle attività, i tempi di attesa e l'assegnazione delle risorse in tutte le istanze di "Onboarding Case". Identifica le risorse sovrautilizzate o sottoutilizzate, evidenziando opportunità per bilanciare i carichi di lavoro, automatizzare le attività ripetitive o riallocare il personale, riducendo del 15-20% la pressione operativa.

Il percorso di miglioramento in 6 fasi per l’onboarding dei dipendenti

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Cosa fare

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Utilizzare fin dall’inizio la struttura dati corretta è fondamentale per un’analisi accurata, per evitare rilavorazioni e garantire l’acquisizione di tutte le attività rilevanti dell’onboarding.

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COSA OTTERRÀ

Scopra la realtà dell’onboarding e trasformi i percorsi in SAP

ProcessMind rivela il percorso effettivo del processo di onboarding dei dipendenti in SAP SuccessFactors. Visualizzi ogni passaggio, individui i ritardi nascosti e comprenda come creare un’esperienza di onboarding di livello eccellente per i nuovi assunti.
  • Visualizzi il flusso effettivo del processo di onboarding in SAP
  • Individui i colli di bottiglia e i rischi di conformità
  • Confronti le prestazioni tra le diverse varianti dell’onboarding
  • Semplifichi le attività di onboarding inefficienti
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Identify bottlenecks and delays
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RISULTATI TIPICI

Risultati principali dell'onboarding dei dipendenti

Questi risultati rappresentano i miglioramenti concreti che le organizzazioni ottengono generalmente ottimizzando il processo di onboarding dei dipendenti in SAP SuccessFactors Onboarding, per un'esperienza più efficiente e positiva dei nuovi assunti.

0 %
Maggiore produttività dei nuovi assunti

Riduzione del tempo medio necessario per raggiungere la produttività

Riduca il tempo necessario affinché i nuovi assunti diventino membri pienamente produttivi del team, consentendo loro di contribuire più rapidamente alla creazione di valore. Questo incide direttamente sui risultati aziendali.
0 %
Maggiore preparazione per il primo giorno

Aumento del tasso di disponibilità delle risorse IT

Si assicuri che i nuovi assunti dispongano di tutti gli account IT e delle apparecchiature necessarie prima della data ufficiale di inizio, evitando ritardi e migliorando la loro esperienza iniziale. Questo aumenta la soddisfazione dei nuovi assunti.
0 days
Completamento più rapido della documentazione

Riduzione media del tempo dedicato alla documentazione preassuntiva

Semplifichi la raccolta e l'elaborazione dei documenti preassuntivi, riducendo significativamente il carico amministrativo e accelerando i tempi di onboarding. In questo modo libera risorse HR.
0 %
Tassi di conformità più elevati

Aumento del tasso di documentazione della conformità

Migliori il completamento puntuale di tutte le attività obbligatorie di conformità, come i controlli dei precedenti e la formazione essenziale, garantendo il rispetto dei requisiti normativi e riducendo i rischi. Questo limita le potenziali sanzioni.
0 %
Meno errori nei profili HR

Riduzione del tasso di rilavorazione nella configurazione dei profili HR

Individui ed elimini le cause alla radice degli errori nella creazione dei profili HR, riducendo drasticamente la necessità di rilavorazioni e migliorando l'accuratezza dei dati. Questo fa risparmiare tempo al personale HR e riduce i costi operativi.
0 %
Processi più standardizzati

Riduzione delle varianti del processo di onboarding

Individui e consolidi le varianti ridondanti o incoerenti del processo di onboarding, ottenendo Workflow più prevedibili ed efficienti tra reparti e ruoli diversi. Questo migliora la governance dei processi.

I risultati variano in base alla complessità del processo e alla qualità dei dati. Questi valori rappresentano i miglioramenti tipicamente osservati nelle implementazioni.

Dati consigliati

Inizi dalle attività e dagli attributi più importanti, quindi ampli l'analisi secondo necessità.
Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

Attributi

Punti dati fondamentali da acquisire per l’analisi

L'identificativo univoco del processo di onboarding di un singolo nuovo dipendente, che raggruppa tutte le attività correlate.

Perché è importante

Questo è l'Attributo fondamentale che definisce l'ambito dell'analisi. Senza di esso, non sarebbe possibile ricostruire il percorso di un nuovo assunto né misurare indicatori di performance fondamentali come il tempo totale di onboarding.

Il nome dell'attività o della tappa specifica che si è verificata nel processo di onboarding.

Perché è importante

Definisce le fasi della mappa del processo. Analizzare la sequenza delle attività è il modo principale per comprendere e ottimizzare il Workflow di onboarding.

La data e l'ora esatte in cui un'attività è stata completata o è stata raggiunta una tappa.

Perché è importante

Questo Attributo è essenziale per calcolare tutte le metriche legate al tempo, inclusi i tempi di ciclo e la durata dei colli di bottiglia, fondamentali per l'analisi delle performance.

Il timestamp che indica il completamento di un'attività, in particolare per le attività con una durata misurabile.

Perché è importante

Consente di calcolare con precisione i tempi di elaborazione delle attività e di individuare quelle che richiedono più tempo.

L'ID univoco del dipendente assegnato al nuovo assunto.

Perché è importante

Collega il processo temporaneo di onboarding al record permanente del dipendente, consentendo di analizzarne l'impatto nel lungo periodo.

Il reparto o l'unità aziendale a cui entra a far parte il nuovo assunto.

Perché è importante

Consente di segmentare e confrontare in modo efficace il processo di onboarding tra le diverse aree dell'organizzazione.

Il titolo ufficiale della posizione del nuovo assunto, ad esempio «Software Engineer» o «Account Manager».

Perché è importante

Consente di analizzare le variazioni del processo in base al ruolo, contribuendo a personalizzare e standardizzare le esperienze di onboarding.

Il nome del responsabile a cui farà riferimento il nuovo assunto.

Perché è importante

Aiuta a individuare i colli di bottiglia nelle attività che dipendono dai responsabili e a misurarne il coinvolgimento nel processo di onboarding.

Il professionista HR o il coordinatore responsabile della gestione del caso di onboarding.

Perché è importante

È fondamentale per analizzare il carico di lavoro del team HR, pianificare la capacità e individuare le best practice tra i coordinatori.

Il primo giorno ufficiale di lavoro del nuovo assunto.

Perché è importante

Costituisce una scadenza e un riferimento fondamentali per valutare la puntualità e il successo di tutte le attività di pre-onboarding.

Attività

Passaggi del processo da monitorare e ottimizzare

Questa attività segna l'inizio del processo di onboarding per un nuovo assunto. In genere viene attivata automaticamente quando lo stato di un candidato passa a "Ready to Hire" nel modulo SAP SuccessFactors Recruiting e i relativi dati vengono trasferiti al modulo Onboarding.

Perché è importante

Questo è il principale evento di avvio del caso di onboarding. Consente di misurare la durata complessiva del ciclo di onboarding e costituisce il punto di riferimento per tutte le fasi successive del processo.

Segna il completamento del controllo dei precedenti e la ricezione dei risultati. L'evento viene acquisito quando lo stato dell'attività di controllo dei precedenti viene aggiornato a "Completed" o "Cleared" nel modulo SuccessFactors Onboarding.

Perché è importante

Si tratta di una tappa fondamentale per la conformità e di un prerequisito per finalizzare un'offerta in molte organizzazioni. I ritardi in questa fase possono incidere significativamente sulla data di inizio del nuovo assunto e sulla durata complessiva dell'onboarding.

Rappresenta il completamento, da parte del nuovo assunto, di tutti i moduli e le attività preassuntive obbligatori tramite il portale di onboarding. L'evento viene acquisito quando il sistema registra che tutte le attività della fase "Pre-Day 1" o "New Hire Paperwork" sono state completate.

Perché è importante

Questa è una tappa fondamentale, che indica il coinvolgimento del nuovo assunto e il completamento dei passaggi amministrativi essenziali. Sblocca le attività successive, come la creazione del profilo HR e la configurazione delle risorse IT.

Questa attività indica la creazione del profilo ufficiale del nuovo assunto nel sistema HRIS principale, SAP SuccessFactors Employee Central. Viene acquisita quando il processo "Manage Pending Hires" è completato e il record del dipendente diventa attivo.

Perché è importante

La creazione del profilo HR è un punto di integrazione fondamentale, che abilita le funzioni principali di payroll, benefit e gestione HR. Il monitoraggio di questa attività aiuta a valutare l'efficienza amministrativa delle risorse umane e a individuare eventuali rilavorazioni, qualora l'operazione venga eseguita più volte.

Rappresenta il momento in cui al manager responsabile dell'assunzione viene assegnato un insieme di responsabilità di onboarding. Viene acquisito quando il sistema attiva e assegna automaticamente al manager attività come "Prepare Workspace" o "Schedule Team Welcome".

Perché è importante

Il coinvolgimento del manager è fondamentale per un'esperienza di onboarding efficace. Questa attività consente di analizzare la rapidità con cui i manager vengono informati e di misurare i tempi successivi di completamento delle loro attività.

Evento calcolato che rappresenta la data ufficiale di inizio del nuovo assunto. Non corrisponde a un'azione esplicita dell'utente, ma deriva dall'Attributo "Official Start Date" associato al caso di onboarding.

Perché è importante

Questa è una tappa fondamentale per analizzare le attività precedenti e successive al primo giorno. Costituisce un riferimento essenziale per valutare la puntualità di altre attività, come la configurazione IT e l'orientamento.

Rappresenta il completamento di un check-in programmato tra il nuovo assunto e il manager o il team HR, generalmente intorno al trentesimo giorno. Viene acquisito quando il manager o un rappresentante HR contrassegna come completato il relativo elemento della checklist.

Perché è importante

Questa attività viene spesso utilizzata come indicatore della conclusione del periodo iniziale e più intenso dell'onboarding. È una tappa fondamentale per misurare il tempo necessario al nuovo assunto per raggiungere la produttività e la durata complessiva del processo.

Questa è l'attività finale, che segna la chiusura corretta del caso di onboarding del nuovo assunto nel sistema. Viene acquisita quando un amministratore HR o un processo automatizzato porta lo stato del processo di onboarding allo stato finale "Completed".

Perché è importante

Questa attività conclude ufficialmente il processo e costituisce il principale evento di fine per l'analisi. Consente di calcolare la durata del ciclo end-to-end e i tassi di completamento.

Domande frequenti

Domande frequenti

Il Process Mining offre una visione a raggi X del percorso effettivo di onboarding in SAP SuccessFactors. Individua colli di bottiglia nascosti, deviazioni del processo e le aree in cui i nuovi assunti subiscono ritardi. Questi insight aiutano ad accelerare il raggiungimento della produttività da parte dei nuovi assunti e a garantire la conformità.

Per iniziare, avrà bisogno di un dataset dell’Event Log proveniente da SAP SuccessFactors Onboarding. In genere include un identificativo del caso, come l’Onboarding Case ID, il nome di un’attività per ogni fase e un timestamp per ogni attività. Ulteriori attributi, come il reparto o la tipologia di nuovo assunto, possono arricchire l’analisi.

Può aspettarsi miglioramenti significativi, come il raggiungimento più rapido della produttività da parte dei nuovi assunti e la riduzione dei ritardi in fasi critiche, come la disponibilità delle risorse IT. Il Process Mining aiuta a standardizzare i Workflow, ridurre al minimo gli errori nella configurazione dei profili HR e migliorare il rispetto complessivo dei requisiti di conformità. Queste ottimizzazioni portano a un’esperienza di onboarding più efficiente e positiva.

La fase iniziale di estrazione dei dati e configurazione del modello di processo può richiedere alcune settimane, a seconda della disponibilità e della complessità dei dati. Una volta preparati i dati, spesso è possibile ottenere i primi insight operativi nell’arco di pochi giorni. Il monitoraggio continuo offre quindi ulteriori opportunità di ottimizzazione.

Gli strumenti moderni di Process Mining sono progettati per integrarsi con sistemi aziendali come SAP SuccessFactors, spesso tramite connettori o esportazioni dati standardizzate. Sebbene l’estrazione dei dati sia una fase fondamentale, le piattaforme semplificano l’analisi una volta che i dati sono nel formato corretto. Questo rende l’implementazione gestibile per le organizzazioni.

In genere sono necessarie competenze di ingegneria dei dati per estrarre e preparare i dati dell’Event Log da SAP SuccessFactors. Per l’analisi è fondamentale la presenza di un analista di processo o di un utente aziendale che conosca il processo di onboarding e sappia interpretare gli insight. La piattaforma di Process Mining gestisce direttamente la complessa visualizzazione e l’individuazione del processo.

Certamente, il Process Mining è particolarmente efficace nell’individuare le cause profonde dei tempi prolungati necessari per raggiungere la produttività. Evidenzia con precisione dove si verificano i ritardi nel flusso di onboarding, ad esempio nella predisposizione tardiva delle risorse IT, nei controlli dei precedenti troppo lenti o nei colli di bottiglia a livello manageriale. Visualizzando i percorsi effettivi, può intervenire su fasi specifiche del processo per migliorarle.

Il Process Mining consente di definire un modello di processo conforme all’obiettivo e di confrontarlo quindi con tutti i casi effettivi di onboarding. Visualizza rapidamente eventuali deviazioni, passaggi mancanti o scorciatoie non autorizzate che potrebbero comportare violazioni normative o delle policy. Questo approccio proattivo contribuisce a rafforzare la conformità e a ridurre i rischi.

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