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Migliori il Suo processo Order to Cash: fatturazione ed emissione delle fatture

La guida in 6 passaggi per ottimizzare la fatturazione in Salesforce Sales Cloud.
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Migliori il Suo processo Order to Cash: fatturazione ed emissione delle fatture
Order to Cash - Fatturazione ed emissione delle fatture
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Ottimizzi la fatturazione Order to Cash in Salesforce Sales Cloud per pagamenti più rapidi

Processi efficienti di fatturazione ed emissione delle fatture sono fondamentali per mantenere sano il flusso di cassa, ma spesso sono soggetti a ritardi, problemi di riconciliazione e rischi di conformità. La nostra piattaforma La aiuta a individuare con precisione questi colli di bottiglia e queste inefficienze. La guida attraverso passaggi concreti per ottimizzare i processi, ridurre i Days Sales Outstanding e garantire operazioni più fluide.

Scarichi il nostro template dei dati preconfigurato e affronti le sfide comuni per raggiungere i Suoi obiettivi di efficienza. Segua il nostro piano di miglioramento in sei passaggi e consulti la Guida al template dei dati per trasformare le Sue operazioni.

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Perché ottimizzare il processo Order to Cash, Billing & Invoicing in Salesforce Sales Cloud?

Ottimizzare il processo Order to Cash, O2C, Billing & Invoicing è fondamentale per mantenere un flusso di cassa sano, garantire la soddisfazione dei clienti e sostenere un’operatività finanziaria conforme. Anche con un CRM solido come Salesforce Sales Cloud per la gestione di opportunità e ordini, la fase di fatturazione può nascondere inefficienze difficili da individuare. Interventi manuali, gerarchie di approvazione complesse, lacune nelle integrazioni con i sistemi contabili e strategie di incasso non uniformi causano spesso ritardi nei pagamenti e un aumento dei Days Sales Outstanding, DSO. Queste inefficienze non solo mettono sotto pressione il capitale circolante, ma fanno anche lievitare i costi operativi legati alla gestione delle contestazioni, ai solleciti di pagamento e alle rilavorazioni. Comprendere il percorso effettivo di una fattura, dalla generazione all’allocazione definitiva dell’incasso in Salesforce Sales Cloud, rappresenta il primo passo verso miglioramenti finanziari e operativi significativi. Senza una visibilità chiara sulle variazioni del processo e sui colli di bottiglia, le organizzazioni rischiano perdite di ricavi, problemi di conformità e un’esperienza cliente non ottimale.

Come il Process Mining rende visibile il Workflow di fatturazione

Il Process Mining offre una prospettiva efficace sull’esecuzione reale del processo Order to Cash, Billing & Invoicing, utilizzando direttamente i dati dell’Event Log provenienti da Salesforce Sales Cloud. Tracciando ogni attività associata a un numero di fattura univoco, il sistema ricostruisce il flusso completo del processo end-to-end e mostra come il lavoro viene realmente svolto, non soltanto come è stato progettato. Questo approccio supera il reporting tradizionale mappando ogni passaggio, da Sales Order Fulfilled a Invoice Generated, Invoice Approved, Invoice Sent to Customer, Payment Due Date Reached, Payment Reminder Issued, Customer Payment Received, Payment Posted to Ledger, Cash Applied/Reconciled e, infine, Invoice Closed. Il Process Mining individua le fatture bloccate in stato pending, evidenzia le deviazioni rispetto al processo previsto e localizza le cause delle rilavorazioni. Potrebbe, ad esempio, emergere che le fatture di determinate regioni richiedono sistematicamente tempi di approvazione più lunghi o che si verificano ritardi tra l’invio di un sollecito e la ricezione effettiva del pagamento da parte del cliente. Questo approccio analitico, basato su Attributi quali Customer Name, Sales Order Number, Invoice Amount, Currency, Invoice Date, Due Date, Payment Terms, Payment Method, Billing Department, User Responsible, Payment Status e Region, offre una visibilità senza precedenti sui tempi di ciclo, sul throughput e sul rispetto della conformità del processo.

Principali aree di miglioramento per accelerare la conversione in cassa

L’applicazione del Process Mining al processo Order to Cash, Billing & Invoicing in Salesforce Sales Cloud consente di intervenire su diverse aree critiche:

  • Workflow di approvazione più efficienti: individui ed elimini i colli di bottiglia nel processo di approvazione delle fatture. Visualizzando i ritardi, può rivalutare le soglie di approvazione, automatizzare quelle di routine o riassegnare le responsabilità, riducendo i tempi di ciclo e accelerando la fase Invoice Approved.
  • Maggiore efficienza nella consegna delle fatture: analizzi l’efficacia e la tempistica dell’attività Invoice Sent to Customer. Il Process Mining può evidenziare problemi relativi a dati di contatto errati o ai metodi di consegna preferiti dai clienti, riducendo i nuovi invii e accelerando la ricezione delle fatture.
  • Strategie di incasso ottimizzate: ottenga informazioni basate sui dati sull’efficacia del processo di sollecito. Comprendendo il tempo che intercorre tra Payment Due Date Reached e Payment Reminder Issued, nonché il suo impatto su Customer Payment Received, può perfezionare le attività di incasso per aumentarne l’efficacia.
  • Riconciliazione dei pagamenti accurata e rapida: individui le inefficienze nei processi di back-end Payment Posted to Ledger e Cash Applied/Reconciled. Ridurre l’impegno manuale e gli errori in queste fasi migliora sensibilmente la velocità e l’accuratezza dell’allocazione degli incassi.
  • Conformità e mitigazione dei rischi: rilevi percorsi o fasi non conformi in cui vengono ignorati controlli essenziali. Questo è particolarmente utile per gli audit finanziari e per garantire il rispetto delle policy interne e delle normative esterne.

Risultati misurabili dell’ottimizzazione Order to Cash

L’ottimizzazione proattiva del processo Order to Cash, Billing & Invoicing attraverso il Process Mining produce vantaggi significativi e misurabili:

  • Riduzione dei Days Sales Outstanding (DSO): accelerare l’approvazione, la consegna e la riconciliazione delle fatture riduce direttamente il tempo necessario per convertire le vendite in liquidità.
  • Ciclo di conversione della liquidità più rapido: migliori la liquidità finanziaria complessiva riducendo il tempo che intercorre dall’evasione dell’ordine alla ricezione del pagamento finale.
  • Riduzione dei costi operativi: minimizzi le rilavorazioni manuali, riduca la necessità di follow-up e automatizzi le attività di routine, liberando risorse preziose nel reparto Billing.
  • Maggiore soddisfazione dei clienti: un’esperienza di fatturazione e pagamento più fluida e trasparente favorisce clienti più soddisfatti e relazioni commerciali più solide.
  • Migliore conformità e preparazione agli audit: garantisca che tutte le attività di fatturazione rispettino i requisiti normativi e i controlli interni, riducendo i rischi finanziari e reputazionali.
  • Allocazione più efficace delle risorse: comprenda dove l’intervento umano è realmente indispensabile e dove l’automazione o la riprogettazione del processo possono generare efficienze.

Come iniziare la trasformazione del processo Order to Cash, Billing & Invoicing

Avviare l’ottimizzazione del processo Order to Cash, Billing & Invoicing con il Process Mining in Salesforce Sales Cloud è semplice. Utilizzando i dati degli eventi già disponibili, può visualizzare rapidamente il processo reale, individuare i colli di bottiglia più critici e scoprire opportunità di miglioramento significative. Questo approccio basato sui dati Le consente di prendere decisioni informate e di trasformare la fatturazione da fonte di attriti in un’operatività fluida, efficiente e altamente conforme. Inizi oggi a valorizzare appieno il Suo investimento in Salesforce Sales Cloud e a ottenere risultati finanziari concreti.

Order to Cash - Fatturazione ed emissione delle fatture Elaborazione delle fatture Crediti verso clienti Ottimizzazione del flusso di cassa Riduzione del DSO Efficienza della fatturazione Riconciliazione dei pagamenti O2C Gestione dei ricavi Ciclo di fatturazione

Problemi e sfide comuni

Individui le sfide che La riguardano

Workflow inefficienti per l’approvazione delle fatture in Salesforce Sales Cloud causano ritardi significativi nella fatturazione, con ripercussioni sul flusso di cassa e sulla soddisfazione dei clienti. Cicli di approvazione lunghi possono posticipare le scadenze di pagamento, aumentando i Days Sales Outstanding (DSO) e creando pressione finanziaria.
ProcessMind visualizza i percorsi effettivi seguiti dalle fatture, evidenziando i punti in cui le approvazioni si bloccano o richiedono troppo tempo. Analizzando gli Event Log, individua gli utenti o i reparti specifici responsabili dei colli di bottiglia, consentendo di riprogettare il processo in modo mirato e accelerare la conversione in cassa.

Un Days Sales Outstanding (DSO) elevato indica che i clienti impiegano troppo tempo per pagare le fatture, con un impatto diretto sul capitale circolante e sulla redditività. Questa criticità deriva spesso da diversi problemi all’interno del processo Order to Cash, Billing & Invoicing, dalla fatturazione errata a procedure di incasso inefficienti.
ProcessMind monitora l’intero ciclo di vita del pagamento, dalla generazione della fattura alla riconciliazione dell’incasso. Individua i modelli che portano ai ritardi, come la consegna tardiva delle fatture o solleciti di pagamento inefficaci, consentendo di ottimizzare le strategie di incasso e ridurre il DSO.

La riconciliazione manuale o frammentata dei pagamenti in Salesforce Sales Cloud causa errori, ritardi nella chiusura delle fatture e una visione finanziaria poco chiara. Le discrepanze tra i pagamenti dei clienti e gli importi contabilizzati assorbono risorse preziose e possono lasciare le fatture aperte a tempo indeterminato.
ProcessMind offre una visione chiara delle attività di riconciliazione, individuando i punti in cui la ricezione del pagamento non coincide con la contabilizzazione. Analizzando gli eventi "Customer Payment Received" e "Payment Posted to Ledger", evidenzia gli interventi manuali e i colli di bottiglia, rendendo più efficiente il processo di allocazione degli incassi.

Le frequenti rettifiche manuali, i nuovi invii o le correzioni nel processo di fatturazione in Salesforce Sales Cloud consumano tempo e risorse in misura eccessiva. Questi errori generano rilavorazioni, ritardi nei pagamenti e frustrazione nei clienti, danneggiando le relazioni e aumentando i costi operativi.
ProcessMind individua tutte le deviazioni dal processo di fatturazione standard, mostrando dove e perché si verificano le rilavorazioni. Mappando i flussi effettivi, evidenzia attività come "Invoice Re-issued" o "Payment Correction", consentendo di intervenire sulle cause alla radice e automatizzare le attività.

Il mancato rispetto delle policy interne o delle normative esterne nel processo Order to Cash, Billing & Invoicing può comportare sanzioni finanziarie significative e danni reputazionali. Problemi come l’applicazione errata delle imposte o sconti non conformi agli standard possono passare inosservati all’interno di processi complessi.
ProcessMind crea una visione trasparente del percorso di ogni fattura, consentendo di confrontare l’esecuzione effettiva del processo con regole di conformità predefinite. Evidenzia deviazioni non autorizzate o passaggi mancanti, garantendo che i processi di fatturazione rispettino tutti gli standard normativi e interni necessari.

Senza una visibilità chiara sul processo Order to Cash, Billing & Invoicing end-to-end in Salesforce Sales Cloud, le organizzazioni faticano a individuare le cause alla radice di ritardi e inefficienze. Questa mancanza di trasparenza ostacola la risoluzione proattiva dei problemi e un processo decisionale informato.
ProcessMind visualizza l’intero processo di fatturazione, dalla generazione alla chiusura della fattura, rendendo trasparenti ogni passaggio e ogni handoff. Mostra la sequenza effettiva delle attività e i tempi di ciclo reali, offrendo una comprensione completa del funzionamento concreto del processo.

La variabilità del tempo necessario per elaborare e chiudere le fatture incide direttamente sulla prevedibilità del flusso di cassa e sull’accuratezza delle previsioni. Cicli non uniformi, spesso nascosti all’interno di Salesforce Sales Cloud, rendono difficile gestire efficacemente il capitale circolante.
ProcessMind analizza la durata di ogni fase all’interno del caso "Invoice Number", individuando le variazioni nei tempi di ciclo tra clienti, regioni o reparti di fatturazione. Queste informazioni aiutano a standardizzare i processi e a migliorare la prevedibilità nella gestione del flusso di cassa.

Molte organizzazioni offrono sconti per incentivare i pagamenti anticipati, ma spesso non ne sfruttano appieno i vantaggi a causa di ritardi interni nell’elaborazione. Le fatture possono essere pagate oltre la scadenza dello sconto oppure gli sconti possono essere applicati in modo errato in Salesforce Sales Cloud.
ProcessMind monitora gli eventi "Invoice Date", "Due Date" e "Customer Payment Received" per mostrare con precisione quando vengono effettuati i pagamenti rispetto alle condizioni dello sconto. Individua i casi in cui gli sconti vengono persi a causa di ritardi interni o applicati in modo inappropriato.

Un processo di sollecito gestito in modo inefficace comporta ritardi più lunghi nei pagamenti e un maggiore rischio di crediti inesigibili. Se i solleciti non vengono inviati tempestivamente o correttamente, oppure se le attività di follow-up non sono uniformi, i crediti verso clienti aumentano rapidamente in Salesforce Sales Cloud.
ProcessMind mappa la sequenza e la tempistica delle attività "Payment Due Date Reached" e "Payment Reminder Issued". Evidenzia i colli di bottiglia nel processo di sollecito, aiutando a ottimizzare frequenza, tempistiche e percorsi di escalation per rendere più efficiente l’incasso.

Una distribuzione non uniforme delle attività e del carico di lavoro tra i collaboratori del reparto Billing può causare sovraccarico per alcuni e sottoutilizzo per altri. Questo squilibrio può generare colli di bottiglia e ritardi specifici nell’elaborazione delle fatture, compromettendo l’efficienza complessiva e il morale del personale.
ProcessMind analizza la durata e la frequenza delle attività per utente o reparto, utilizzando l’Attributo "User Responsible". Visualizza la distribuzione del carico di lavoro, individuando le persone sovraccariche o sottoutilizzate e consentendo un’allocazione più equilibrata delle risorse e operazioni più fluide.

La gestione di casi di fatturazione non standard, contestazioni o correzioni manuali genera un overhead significativo. Ogni eccezione nel processo Order to Cash, Billing & Invoicing richiede un’attenzione specifica, sottrae risorse e aumenta i costi operativi, soprattutto in Salesforce Sales Cloud.
ProcessMind rileva automaticamente le deviazioni dal percorso standard, quantificando la frequenza delle eccezioni e il loro impatto sui tempi di ciclo e sulle risorse. Individuando i modelli di eccezione più comuni, aiuta a semplificare il processo e a ridurre la necessità di interventi manuali.

Obiettivi tipici

Definisca come si presenta il successo

I colli di bottiglia nell’approvazione delle fatture in Salesforce Sales Cloud possono ritardare significativamente l’intero ciclo Order to Cash, con ripercussioni sul flusso di cassa e sulla soddisfazione dei clienti. Raggiungere questo obiettivo significa semplificare il processo di approvazione, così che le fatture vengano esaminate e approvate rapidamente, consegnate prima ai clienti e pagate in anticipo. ProcessMind individua tutte le variazioni nei percorsi di approvazione delle fatture, identificando gli utenti o i passaggi che causano ritardi. Visualizzando i flussi effettivi, può localizzare i colli di bottiglia, ottimizzare i Workflow di approvazione e potenzialmente ridurre i tempi di approvazione del 20-30%, migliorando direttamente il ciclo di conversione della liquidità.

Un Days Sales Outstanding (DSO) elevato indica che la riscossione dei pagamenti dai clienti richiede troppo tempo, immobilizzando capitale circolante prezioso. Questo obiettivo mira a ridurre il tempo medio necessario per pagare le fatture generate in Salesforce Sales Cloud, aumentando direttamente la liquidità finanziaria dell’organizzazione. ProcessMind offre una visione chiara dell’intero percorso di incasso, dalla generazione della fattura alla ricezione e riconciliazione del pagamento. Evidenzia le cause alla radice di un DSO elevato, come la consegna tardiva delle fatture, i solleciti ritardati o una contabilizzazione inefficiente dei pagamenti, consentendo interventi mirati per ridurre il DSO del 15-25%.

Processi inefficienti di riconciliazione dei pagamenti causano spesso attività manuali, errori e ritardi nell’allocazione degli incassi, alterando i dati finanziari. Accelerare questo processo significa garantire che i pagamenti dei clienti vengano abbinati correttamente e contabilizzati rapidamente sulle fatture corrette in Salesforce Sales Cloud, migliorando l’integrità dei dati e l’efficienza operativa. ProcessMind mappa il percorso di riconciliazione dei pagamenti, mostrando dove si verificano le discrepanze e perché. Individua le opportunità per automatizzare l’abbinamento, semplificare le attività manuali e ridurre il tempo che intercorre tra la ricezione del pagamento e l’allocazione dell’incasso, con una possibile riduzione fino al 40% dell’impegno richiesto per la riconciliazione e il conseguente recupero di risorse contabili preziose.

Gli errori manuali nella fatturazione, sia nell’inserimento dei dati sia nei calcoli effettuati in Salesforce Sales Cloud, causano rilavorazioni, contestazioni da parte dei clienti e perdite di ricavi. Questo obiettivo mira a ridurre drasticamente o eliminare tali errori, garantendo fatture costantemente accurate, conformi e coerenti con i servizi erogati, a vantaggio della fiducia dei clienti. ProcessMind analizza gli Event Log per rilevare i modelli di intervento manuale e il verificarsi degli errori nel processo di fatturazione Order to Cash. Identificando i passaggi o le azioni degli utenti più soggetti a errori, può introdurre formazione mirata, modifiche al sistema o automazione, riducendo le rilavorazioni del 30-50% e migliorando l’accuratezza delle fatture.

I rischi di conformità nelle procedure di fatturazione, come il mancato rispetto dei requisiti normativi o delle policy interne, possono comportare sanzioni significative e danni reputazionali. Questo obiettivo consiste nel verificare che tutte le attività di fatturazione in Salesforce Sales Cloud seguano rigorosamente le regole definite e gli obblighi di legge, riducendo al minimo l’esposizione al rischio. ProcessMind fornisce una traccia di audit completa di ogni transazione di fatturazione, confrontando l’esecuzione effettiva del processo con modelli di conformità predefiniti. Segnala automaticamente deviazioni, passaggi non autorizzati o controlli mancanti nel processo Order to Cash, consentendo di affrontare proattivamente i problemi di non conformità e garantire il rispetto integrale delle normative.

La visibilità limitata sul ciclo di vita della fatturazione ostacola le decisioni informate e nasconde le inefficienze. Questo obiettivo mira a creare una visione trasparente e aggiornata di ogni fase del processo Order to Cash, Billing & Invoicing in Salesforce Sales Cloud, offrendo agli stakeholder informazioni utili per intervenire sulle prestazioni. ProcessMind ricostruisce l’intero percorso di fatturazione a partire dai dati grezzi degli eventi e presenta una mappa visiva completa di tutte le attività e della loro sequenza effettiva. In questo modo può comprendere i flussi reali del processo, individuare cicli di rilavorazione nascosti e ottenere una visibilità senza precedenti sui colli di bottiglia e sulle deviazioni nelle operazioni di fatturazione.

Tempi di ciclo della fatturazione non uniformi creano imprevedibilità per la Sua organizzazione e per i Suoi clienti, complicando le previsioni sul flusso di cassa e causando potenzialmente ritardi nei pagamenti. Questo obiettivo mira a ridurre la variabilità e a stabilire tempistiche prevedibili e uniformi per ogni fase del processo Order to Cash, Billing & Invoicing in Salesforce Sales Cloud. ProcessMind analizza la durata di tutte le attività e di tutti i percorsi del processo di fatturazione, individuando i punti in cui i tempi di ciclo variano maggiormente. Evidenziando le cause alla radice della variabilità, come comportamenti diversi degli utenti o ritardi del sistema, può introdurre miglioramenti mirati per ottenere maggiore uniformità e ridurre fino al 20% la variabilità dei tempi di ciclo.

L’utilizzo non ottimale degli sconti per pagamento anticipato rappresenta un’opportunità mancata per accelerare il flusso di cassa e migliorare il capitale circolante. Questo obiettivo consiste nell’individuare e sfruttare le opportunità per incentivare i clienti a pagare prima, valorizzando le offerte di sconto e migliorando così le prestazioni finanziarie. ProcessMind analizza i comportamenti di pagamento dei clienti e le tempistiche di consegna ed elaborazione delle fatture. Può evidenziare i casi in cui gli sconti vengono persi a causa di ritardi interni in Salesforce Sales Cloud o di comunicazioni inefficaci, consentendo di adottare strategie per aumentare del 10-15% il tasso di utilizzo degli sconti per pagamento anticipato e migliorare il flusso di cassa.

Processi inefficaci di sollecito dei pagamenti causano fatture scadute e un aumento dei Days Sales Outstanding. Questo obiettivo mira a ottimizzare tempistiche, frequenza e contenuto dei solleciti in Salesforce Sales Cloud, così da favorire pagamenti più rapidi senza compromettere le relazioni con i clienti. ProcessMind analizza l’impatto delle diverse strategie di sollecito sui comportamenti di pagamento. Mostra quali sequenze e tempistiche sono più efficaci nel ridurre i pagamenti tardivi, consentendo di perfezionare la strategia di incasso e potenzialmente ridurre del 10-20% il tempo medio necessario per ricevere i pagamenti scaduti.

Gli squilibri nel carico di lavoro del team Billing possono causare sovraccarico, riduzione della produttività e arretrati nell’elaborazione. Questo obiettivo mira a distribuire le attività in modo più efficiente all’interno del team, garantendo un utilizzo efficace delle risorse ed eliminando i colli di bottiglia causati da una distribuzione non uniforme nel processo Order to Cash. ProcessMind visualizza le attività dei singoli utenti e dei team, individuando i punti in cui il carico di lavoro si accumula o determinati utenti risultano costantemente sovraccarichi. Grazie a dati oggettivi sulla distribuzione delle attività e sui tempi di esecuzione, può riequilibrare le responsabilità e migliorare l’efficienza complessiva del team fino al 15%.

Gli elevati costi associati alla gestione delle eccezioni di fatturazione, come fatture contestate o registrazioni errate, assorbono risorse e incidono sulla redditività. Questo obiettivo mira a ridurre al minimo il verificarsi di eccezioni in Salesforce Sales Cloud, diminuendo così l’impegno manuale e la spesa necessari per risolverle. ProcessMind individua le cause alla radice e la frequenza delle eccezioni di fatturazione analizzando le deviazioni del processo. Identificando i passaggi o le condizioni che più spesso generano eccezioni, può introdurre misure preventive e ridurre del 20-35% il volume delle eccezioni e i relativi costi di gestione.

Il percorso di miglioramento in 6 fasi per Order to Cash - Billing & Invoicing

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Cosa fare

Ottenga il Template Excel preconfigurato per i dati di Order to Cash - Billing & Invoicing. Il Template garantisce l’acquisizione di tutti i campi necessari da Salesforce Sales Cloud per un’analisi accurata.

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Perché è importante

Utilizzare fin dall’inizio la struttura dati corretta previene gli errori e semplifica l’analisi successiva, creando basi solide per il miglioramento del processo.

Risultato previsto

Un Template Excel strutturato, pronto per ricevere i dati di fatturazione e delle fatture provenienti da Salesforce Sales Cloud.

LE SUE SCOPERTE

Scopra gli insight sulla fatturazione O2C e ottimizzi i pagamenti

ProcessMind visualizza l'intero processo di fatturazione Order to Cash, rivelando schemi nascosti e aree di miglioramento precise. Ottenga insight chiari e concreti per semplificare le operazioni e migliorare il flusso di cassa.
  • Visualizzi con precisione il flusso del processo di fatturazione
  • Individui con precisione i ritardi nelle approvazioni e nei pagamenti
  • Identifichi i rischi e le eccezioni di conformità
  • Ottimizzi efficacemente il flusso di cassa e riduca il DSO
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
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Design your optimized process
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RISULTATI TIPICI

Cosa ottengono le organizzazioni ottimizzando la fatturazione

Questi risultati rappresentano miglioramenti comuni osservati quando le organizzazioni applicano la process intelligence al processo Order to Cash - Billing & Invoicing. Analizzando i dati Invoice Number all’interno di Salesforce Sales Cloud, individuiamo colli di bottiglia e inefficienze che portano a significativi miglioramenti operativi.

0 %
Approvazione più rapida delle fatture

Riduzione dei colli di bottiglia nell’approvazione

Semplifichi il processo di approvazione delle fatture identificando e risolvendo i colli di bottiglia, così da ottenere approvazioni più rapide e un flusso di cassa più veloce.
0 days
Miglioramento del flusso di cassa

Riduzione dei Days Sales Outstanding

Riduca i Days Sales Outstanding identificando le cause alla radice dei ritardi nei pagamenti e ottimizzando i processi di sollecito e incasso, liberando capitale circolante.
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Riduzione degli errori di fatturazione

Aumento del tasso di approvazione al primo passaggio

Identifichi ed elimini le cause degli errori manuali di fatturazione e delle rilavorazioni, aumentando il tasso di approvazione al primo passaggio e riducendo i costi operativi.
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Maggiore conformità

Maggiore rispetto delle regole di processo

Garantisca che i processi di fatturazione rispettino costantemente gli standard normativi e interni predefiniti, riducendo i rischi di non conformità e l’impegno richiesto dagli audit.
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Riconciliazione più rapida

Riduzione dei tempi di riconciliazione dei pagamenti

Riduca il tempo che intercorre tra la ricezione del pagamento e la riconciliazione completa, migliorando l’applicazione degli incassi e aumentando l’efficienza complessiva delle operazioni finanziarie.

I risultati variano in base alla complessità del processo, alla configurazione del sistema e alla qualità dei dati. Questi valori rappresentano miglioramenti tipici osservati in diverse implementazioni.

Dati consigliati

Inizi dagli attributi e dalle attività più importanti, quindi ampli l'analisi secondo necessità.
Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

Attributi

Punti dati fondamentali da acquisire per l’analisi

L’identificativo univoco di ogni fattura, che funge da identificativo principale del caso per il processo di fatturazione.

Perché è importante

È la chiave essenziale per collegare tutti gli eventi di fatturazione correlati, consentendo una visione completa end-to-end del processo di fatturazione per ogni transazione univoca.

Il nome dello specifico evento aziendale che si è verificato nel processo di fatturazione.

Perché è importante

Definisce i passaggi del processo, costituendo l’ossatura della mappa del processo e consentendo di analizzare Workflow, colli di bottiglia e deviazioni.

Il timestamp che indica quando si è verificata una specifica attività.

Perché è importante

Questo timestamp è fondamentale per ordinare correttamente gli eventi e calcolare tutte le metriche di performance, come tempi di ciclo e durate, indispensabili per individuare i ritardi.

L’utente o l’agente che ha eseguito l’attività.

Perché è importante

Consente di analizzare le prestazioni individuali e del team e di bilanciare il carico di lavoro, aiutando a individuare gli utenti con le migliori prestazioni o quelli che necessitano di ulteriore formazione.

Il reparto o il team responsabile dell’attività di fatturazione.

Perché è importante

Consente di analizzare le prestazioni a livello di team o reparto, aiutando a individuare colli di bottiglia specifici del gruppo, vincoli di risorse o lacune formative.

Lo stato corrente della fattura nel suo ciclo di vita.

Perché è importante

Fornisce una fotografia chiara dello stato attuale della fattura, consentendo di filtrare e analizzare i casi aperti, chiusi o problematici.

Il valore monetario complessivo della fattura.

Perché è importante

Consente di analizzare l’impatto finanziario, dando priorità alle fatture di valore elevato e comprendendo in che modo il valore monetario influenzi il comportamento del processo, ad esempio i tempi di approvazione o i ritardi nei pagamenti.

La data entro la quale il cliente è tenuto a pagare la fattura.

Perché è importante

È il riferimento per misurare le prestazioni di pagamento, calcolare il DSO e attivare attività di incasso come i solleciti di pagamento.

Attività

Passaggi del processo da monitorare e ottimizzare

Questa attività indica la creazione di un nuovo record di fattura all’interno di Salesforce. Rappresenta l’avvio ufficiale del processo di fatturazione per una specifica transazione e viene generalmente attivata dopo l’evasione di un ordine o il raggiungimento di una milestone contrattuale. L’evento viene acquisito dal timestamp di creazione del record della fattura.

Perché è importante

Questo è il principale evento di avvio del processo di fatturazione. Analizzare il tempo che intercorre da questo momento al pagamento aiuta a misurare la durata complessiva del ciclo Order-to-Cash e a identificare i ritardi iniziali nell’inserimento dei dati.

Un utente autorizzato ha esaminato e approvato la fattura, confermandone l’accuratezza e la disponibilità per l’invio al cliente. Questo evento viene generalmente acquisito quando lo stato della fattura viene modificato in 'Approved'.

Perché è importante

Si tratta di una milestone fondamentale che condiziona il resto del processo di fatturazione. I ritardi in questa fase creano colli di bottiglia significativi, incidendo sul DSO e sulla durata complessiva del ciclo, misurata dal Dashboard 'Invoice Approval Cycle Time'.

La fattura approvata è stata ufficialmente consegnata al cliente tramite e-mail, posta o portale. L’evento viene spesso acquisito quando il campo 'Sent Date' viene valorizzato o quando lo stato passa a 'Sent'.

Perché è importante

Questo evento segna l’inizio del periodo di incasso e costituisce il punto di partenza per il calcolo dei Days Sales Outstanding (DSO). È una milestone fondamentale per monitorare le comunicazioni con il cliente e le tempistiche di pagamento.

Il cliente ha effettuato un pagamento relativo alla fattura e i fondi sono stati ricevuti. L’evento viene generalmente registrato creando un record 'Payment' correlato e collegandolo alla fattura.

Perché è importante

Questa è la milestone più importante della fase di incasso. Rappresenta il punto finale per il calcolo del DSO e indica l’avvenuta ricezione dei ricavi.

Il ciclo di vita della fattura è completo, poiché il pagamento e la riconciliazione sono stati completati. Questa è l’attività finale di una fattura elaborata correttamente e viene generalmente registrata tramite un aggiornamento dello stato.

Perché è importante

Questa attività costituisce il principale punto finale del processo, consentendo di calcolare con precisione la durata del ciclo end-to-end. Fornisce una definizione chiara del completamento ai fini dell’analisi del processo.

Domande frequenti

Domande frequenti

Il Process Mining offre una radiografia basata sui dati dell’intero Workflow di fatturazione e delle fatture. Aiuta a individuare i colli di bottiglia nelle approvazioni delle fatture, fa emergere le cause profonde di Days Sales Outstanding eccessivi, DSO, ed evidenzia le inefficienze nella riconciliazione dei pagamenti. Visualizzando i flussi effettivi dei processi, consente di identificare le aree in cui migliorare la conformità e ridurre le rilavorazioni manuali.

Il Process Mining può far emergere problemi comuni, come tempi prolungati di approvazione delle fatture, un ricorso elevato all’inserimento manuale dei dati con conseguenti errori e durate non uniformi dei cicli di fatturazione. Individua inoltre lacune di conformità nelle procedure di fatturazione ed evidenzia opportunità per massimizzare l’utilizzo degli sconti per pagamento anticipato. Questa visione più approfondita aiuta a definire le priorità di miglioramento.

Per iniziare, sono necessari soprattutto Event Log che includano un Invoice Number come identificativo del caso, i nomi delle attività e i timestamp corrispondenti a ogni passaggio. Ulteriori dati rilevanti, come l’importo della fattura, i dati del cliente e l’utente responsabile, arricchiscono l’analisi. Questi dati costituiscono la base per ricostruire il processo di fatturazione.

Può aspettarsi riduzioni significative dei tempi del ciclo di approvazione delle fatture e dei Days Sales Outstanding, DSO. Inoltre, il Process Mining contribuisce ad accelerare la riconciliazione dei pagamenti, eliminare gli errori manuali di fatturazione e garantire una migliore conformità alle procedure di fatturazione. Questi miglioramenti offrono una visibilità end-to-end più completa sulla fatturazione e ottimizzano il carico di lavoro del team di fatturazione.

L’estrazione dei dati prevede spesso l’utilizzo delle funzionalità di reporting di Salesforce, di API standard o di connettori specializzati per acquisire i dati rilevanti degli eventi di fatturazione. L’obiettivo è raccogliere un Event Log completo, comprensivo dell’ID del caso, dell’attività e del timestamp. In funzione della configurazione del sistema, il processo può essere automatizzato oppure prevedere passaggi manuali di esportazione e trasformazione.

Dopo l’estrazione e la preparazione iniziale dei dati, la cui durata può variare in base alla complessità, i primi insight possono spesso essere generati nell’arco di pochi giorni o di un paio di settimane. La prima analisi evidenzia rapidamente le principali deviazioni e i colli di bottiglia, fornendo indicazioni operative immediate. Segue un’analisi più approfondita e dettagliata.

Sebbene la configurazione iniziale richieda un’attenta mappatura dei dati e la comprensione del modello dati di Salesforce, gli strumenti moderni di Process Mining sono progettati per essere intuitivi. Molte piattaforme offrono connettori o Template predefiniti per i sistemi aziendali più comuni, semplificando il processo. L’attenzione è rivolta all’interpretazione degli insight, non alla programmazione complessa.

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