Il Suo Template dati per il Change Management

L'ID della richiesta di cambiamento è un codice alfanumerico univoco assegnato a ogni richiesta quando viene creata. Funge da chiave primaria per un singolo caso di cambiamento e collega tutte le attività, approvazioni e registrazioni associate, dall'avvio alla chiusura.

Nel Process Mining, questo attributo è essenziale per ricostruire il percorso end-to-end di ogni cambiamento. Raggruppando tutti gli eventi sotto un ID della richiesta di cambiamento comune, gli analisti possono visualizzare i flussi di processo, calcolare la durata dei casi e analizzare le variazioni tra diversi cicli di vita dei cambiamenti. Costituisce la base di ogni analisi a livello di caso e consente di comprendere con chiarezza come i singoli cambiamenti avanzano nel sistema.

Questo ID è fondamentale per tracciare e correlare tutti gli eventi relativi a un singolo cambiamento, diventando così il pilastro della process discovery e dei controlli di conformità.

Di norma si trova nell'intestazione o nel record principale di una transazione relativa a una richiesta di cambiamento.

Il nome dell'attività descrive un passaggio o una milestone distinta nel ciclo di vita della richiesta di cambiamento, come 'Valutazione del rischio completata' o 'Cambiamento approvato'. Ogni attività rappresenta un momento in cui è stata eseguita un'azione, presa una decisione o in cui il processo è passato a una nuova fase.

Questo attributo è fondamentale per creare la mappa del processo. Definisce i nodi del grafo di processo e consente agli analisti di visualizzare la sequenza degli eventi, identificare i percorsi più comuni e rilevare le deviazioni dalla procedura standard. L'analisi delle attività aiuta a individuare colli di bottiglia, cicli di rielaborazione e passaggi di consegne inefficienti tra le diverse fasi del processo di cambiamento.

Definisce i passaggi del processo, consentendo di visualizzare il flusso di processo e analizzare colli di bottiglia, rielaborazioni e deviazioni.

Di norma si trova in un registro delle attività, nella cronologia degli eventi o in una tabella del registro di audit associata alla richiesta di cambiamento.

L'ora di inizio dell'evento indica l'inizio di un'attività nel ciclo di vita della richiesta di cambiamento. Questo timestamp è fondamentale per ordinare cronologicamente gli eventi e calcolare la durata delle attività e del caso complessivo.

Nell'analisi dei processi, questo attributo viene utilizzato per ordinare correttamente le attività e costituisce la base dell'event log. È essenziale per calcolare tutte le metriche temporali, come i tempi di ciclo tra le attività, i tempi di attesa e la durata complessiva del caso. Analizzando questi timestamp, le organizzazioni possono identificare i passaggi che richiedono più tempo e individuare opportunità per accelerare il processo.

Questo timestamp è essenziale per ordinare gli eventi, individuare il flusso di processo e calcolare tutte le metriche di performance, come i tempi di ciclo e i tempi di attesa.

Si trova nell'event log o nel registro di audit della richiesta di cambiamento. Può essere denominato 'Data di creazione', 'Data di inizio' o semplicemente 'Timestamp'.

L'attributo Sistema di origine identifica la provenienza dei dati degli eventi. Negli ambienti che utilizzano più strumenti ITSM o sistemi integrati, questo campo aiuta a distinguere i dati provenienti da fonti diverse, garantendo l'integrità dei dati e il corretto contesto.

Sebbene non venga sempre utilizzato nell'analisi primaria del flusso di processo, è prezioso per la convalida e la governance dei dati. Aiuta a risolvere i problemi di acquisizione dei dati e può essere utilizzato per confrontare le performance del processo tra sistemi o unità aziendali diverse che utilizzano piattaforme separate. Ad esempio, un'azienda potrebbe utilizzare un sistema per i cambiamenti infrastrutturali e un altro per quelli applicativi.

Identifica l'origine dei dati, un elemento fondamentale per la convalida dei dati, la risoluzione dei problemi e l'analisi dei processi che si estendono su più sistemi.

Queste informazioni possono essere memorizzate come campo nei dati di origine oppure aggiunte durante il processo di estrazione e trasformazione (ETL) dei dati.

Il timestamp dell'ultimo aggiornamento dei dati indica l'ultima volta in cui un determinato record è stato acquisito dal sistema di origine. È un attributo di metadati essenziale per gestire la pipeline dei dati e garantire l'aggiornamento dell'analisi.

Questo attributo aiuta data engineer e analisti a comprendere l'attualità dei dati utilizzati. Viene impiegato per monitorare lo stato del processo di estrazione e verificare che l'analisi di Process Mining si basi su informazioni recenti e pertinenti. In genere non viene utilizzato per l'analisi del processo in sé, ma è fondamentale per la governance e l'affidabilità dei dati.

Garantisce l'aggiornamento dei dati e aiuta a monitorare lo stato della pipeline dei dati, un elemento essenziale per l'affidabilità dell'analisi del processo.

Questo timestamp viene in genere generato e aggiunto durante il processo di estrazione, trasformazione e caricamento (ETL) dei dati.

Il livello di rischio rappresenta la probabilità stimata e il potenziale impatto negativo di un eventuale insuccesso del cambiamento. Questa valutazione influenza il livello di test, controllo e approvazione richiesto. I cambiamenti ad alto rischio richiedono in genere un processo di revisione più rigoroso rispetto a quelli a basso rischio.

Questo attributo consente un'analisi del processo basata sul rischio. Può essere utilizzato per verificare se i cambiamenti ad alto rischio ricevono il livello di revisione appropriato, ad esempio da parte di un Change Advisory Board (CAB). Permette inoltre di correlare il livello di rischio con gli esiti, per esempio per determinare se i cambiamenti ad alto rischio presentano un tasso di fallimento maggiore, il che potrebbe indicare la necessità di migliorare il processo di valutazione o mitigazione del rischio.

Consente di analizzare se i controlli di processo e i Workflow di approvazione sono correttamente allineati al rischio valutato del cambiamento.

Si trova nei dati di intestazione o nei dettagli della valutazione del rischio della richiesta di cambiamento.

L'ora di fine dell'evento indica la conclusione di un'attività. Insieme all'ora di inizio dell'evento, consente di calcolare con precisione il tempo di elaborazione di ogni passaggio nel ciclo di vita del cambiamento.

Questo attributo è fondamentale per l'analisi delle performance. La differenza tra l'ora di inizio e quella di fine rivela il 'tempo di elaborazione' di un'attività, mentre il tempo tra la fine di un'attività e l'inizio di quella successiva rivela il 'tempo di attesa'. Questa distinzione è essenziale per capire se i ritardi sono causati da attività lunghe o da periodi di inattività tra le attività e per orientare interventi di miglioramento mirati.

Consente di calcolare con precisione la durata delle attività, aiutando a distinguere tra tempo di elaborazione a valore aggiunto e tempo di attesa senza valore aggiunto.

Spesso si trova nelle tabelle del registro delle attività o del registro di audit. Se non è disponibile, talvolta può essere ricavata dall'ora di inizio dell'evento successivo.

La priorità del cambiamento è una classificazione utilizzata per determinare l'importanza relativa di una richiesta di cambiamento. Aiuta i team a programmare le attività e ad allocare efficacemente le risorse, assicurando che i cambiamenti più critici vengano gestiti per primi. La priorità viene spesso calcolata in base al potenziale impatto del cambiamento sull'azienda e all'urgenza della sua implementazione.

Nel Process Mining, la priorità è una dimensione efficace per applicare filtri e confrontare i dati. Gli analisti possono verificare se i cambiamenti ad alta priorità vengono effettivamente elaborati più rapidamente di quelli a bassa priorità. Eventuali discrepanze potrebbero indicare problemi di allocazione delle risorse, colli di bottiglia nelle approvazioni dei cambiamenti critici o un'applicazione incoerente delle regole di prioritizzazione.

Consente di analizzare se i cambiamenti ad alta priorità vengono elaborati più rapidamente di quelli a bassa priorità, verificando l'efficacia delle politiche di prioritizzazione.

Si trova nei dati principali o nell'intestazione della richiesta di cambiamento.

Il servizio aziendale interessato identifica la capacità aziendale principale, come 'Servizio e-mail' o 'Online Banking', che il cambiamento modificherà. Può anche trattarsi di uno specifico Configuration Item (CI) tecnico, come un server o un'applicazione che supporta un servizio aziendale.

Questo attributo fornisce un contesto aziendale essenziale al processo di gestione dei cambiamenti. Consente di inquadrare l'analisi in termini di impatto aziendale, anziché limitarsi all'attività IT. Ad esempio, gli analisti possono identificare i servizi sottoposti più frequentemente a cambiamenti, un possibile indicatore di instabilità o di un elevato tasso di innovazione. Aiuta inoltre a definire le priorità e a valutare il rischio, collegando i cambiamenti tecnici alle funzioni aziendali che supportano.

Collega i cambiamenti IT al contesto aziendale e consente di analizzare quali servizi aziendali sono maggiormente interessati dalle attività di cambiamento e dai rischi associati.

Si trova nel record principale della richiesta di cambiamento, spesso collegato a un Configuration Management Database (CMDB).

Lo stato del cambiamento indica la fase di una richiesta di cambiamento in un determinato momento o il suo esito finale. Gli stati corrispondono in genere alle milestone principali del processo e offrono una visione di alto livello dell'avanzamento.

Questo attributo può essere utilizzato in due modi. Come attributo istantaneo, mostra lo stato attuale di tutti i cambiamenti aperti, risultando utile nei Dashboard operativi che monitorano il throughput e gli arretrati. Come attributo dell'evento, un cambiamento di stato può essere considerato a sua volta un'attività, contribuendo ad arricchire l'event log quando i dati dettagliati sulle attività sono scarsi. Analizzare le transizioni di stato aiuta a comprendere il ciclo di vita e a identificare i punti in cui i cambiamenti si bloccano.

Fornisce una fotografia dell'avanzamento del cambiamento e consente di analizzare colli di bottiglia, throughput e stato attuale dell'arretrato dei cambiamenti.

Si trova nel record di intestazione della richiesta di cambiamento. I cambiamenti di stato storici possono essere presenti in un registro di audit.

Il team responsabile identifica il gruppo di persone incaricato di lavorare sul cambiamento in una determinata fase. Può trattarsi del team di valutazione, di un comitato di approvazione come il CAB o del team tecnico che esegue l'implementazione.

Questo attributo è essenziale per analizzare l'allocazione delle risorse, la distribuzione del carico di lavoro e i passaggi di consegne tra i team. Un'analisi della rete sociale può rivelare i modelli di comunicazione e i colli di bottiglia tra gruppi diversi. Misurando il tempo trascorso con ciascun team, le organizzazioni possono identificare i gruppi sovraccarichi o i punti in cui si verificano più frequentemente ritardi durante i trasferimenti di responsabilità.

È fondamentale per analizzare i passaggi di consegne tra i team, identificare i colli di bottiglia nelle risorse e comprendere la distribuzione del carico di lavoro nell'organizzazione.

Si trova nel record della richiesta di cambiamento o nei dettagli a livello di attività. Può essere denominato 'Gruppo di assegnazione' o 'Team'.

Il tipo di cambiamento è una classificazione fondamentale che determina il Workflow richiesto, i passaggi di approvazione e l'urgenza di una richiesta di cambiamento. I cambiamenti Standard sono generalmente preapprovati e a basso rischio, quelli Normali seguono il processo completo di valutazione e approvazione, mentre quelli di Emergenza richiedono una gestione accelerata a causa di un'esigenza aziendale urgente.

Analizzare il processo per tipo di cambiamento è un'attività centrale nella gestione dei cambiamenti. Consente di confrontare le performance e la conformità dei diversi Workflow di cambiamento. Ad esempio, gli analisti possono verificare se i cambiamenti di Emergenza seguono effettivamente un percorso più rapido o se quelli Standard rispettano il flusso semplificato e preapprovato previsto. Questa segmentazione è fondamentale per comprendere le variazioni del processo e garantire l'applicazione del livello di governance adeguato.

Questo attributo è essenziale per segmentare l'analisi, poiché i diversi tipi di cambiamento hanno flussi di processo, requisiti di approvazione e aspettative di performance distinti e predefiniti.

Si trova nei dati principali o nell'intestazione della richiesta di cambiamento.

L'utente responsabile è la persona specificamente assegnata a una richiesta di cambiamento o a un'attività. Questo attributo offre una visione più granulare del carico di lavoro e delle responsabilità rispetto all'assegnazione a livello di team.

L'analisi dei dati a livello di utente può aiutare nella gestione delle performance e nell'identificazione delle esigenze formative. Può mettere in evidenza le persone esperte nel processo o quelle che incontrano difficoltà in determinate attività. Viene inoltre utilizzata per analizzare le rielaborazioni, ad esempio per verificare se i cambiamenti gestiti da determinate persone hanno maggiori probabilità di essere rifiutati o di richiedere interventi correttivi. È tuttavia necessario utilizzare queste informazioni in modo costruttivo e non per finalità punitive.

Fornisce una visione granulare per analizzare il carico di lavoro e le performance individuali, aiutando a identificare gli esperti e le potenziali esigenze formative all'interno dei team.

Di norma si trova nel record della richiesta di cambiamento o nei dettagli a livello di attività, spesso con l'etichetta 'Assegnatario' o 'Assegnato a'.

La data di completamento pianificata è la scadenza stabilita per il cambiamento, spesso determinata dai requisiti aziendali o dagli Service Level Agreement (SLA). Funge da riferimento per misurare la tempestività e le performance del processo di gestione dei cambiamenti.

Questo attributo è essenziale per l'analisi delle performance rispetto agli SLA. Confrontando la data effettiva di completamento con quella pianificata, le organizzazioni possono calcolare il tasso di completamento puntuale, un indicatore chiave di performance. Analizzare i cambiamenti che non rispettano le date pianificate aiuta a identificare le cause alla radice dei ritardi, che possono essere legate a colli di bottiglia nelle approvazioni, vincoli di risorse o pianificazioni irrealistiche.

È un attributo fondamentale per misurare la conformità agli SLA e la consegna puntuale, aiutando a identificare le cause alla radice dei ritardi nel processo.

Di norma si trova nei dati di intestazione della richiesta di cambiamento.

L'impatto del cambiamento misura il potenziale effetto di un cambiamento sulle operazioni aziendali, sui servizi o sull'infrastruttura. Insieme all'urgenza, costituisce un input fondamentale per determinare la priorità complessiva del cambiamento. Ad esempio, un cambiamento che incide su un servizio critico rivolto ai clienti ha un impatto elevato.

Analizzare i dati per impatto aiuta a garantire che i cambiamenti che interessano servizi critici siano gestiti con la dovuta attenzione. Può essere utilizzato nei controlli di conformità per verificare che i cambiamenti ad alto impatto attraversino sempre specifiche fasi di approvazione o test. Consente inoltre di confrontare le performance, ad esempio verificando se i cambiamenti ad alto impatto richiedono più tempo per essere implementati a causa di revisioni e test più approfonditi.

Aiuta a verificare che i cambiamenti con un impatto aziendale elevato seguano percorsi di revisione e test più rigorosi, garantendo una governance adeguata.

Si trova nei dati principali o nell'intestazione della richiesta di cambiamento.

Il Change Reason è una descrizione testuale che illustra il motivo aziendale alla base della richiesta di modifica. Risponde alla domanda «Perché lo stiamo facendo?», fornendo un contesto come «Patch di sicurezza per una vulnerabilità critica» oppure «Nuova funzionalità per migliorare l’esperienza del cliente».

Sebbene sia spesso un campo a testo libero, questo attributo può offrire preziosi insight qualitativi quando viene categorizzato o analizzato con tecniche di text mining. Aiuta a comprendere la domanda di modifiche proveniente dalle diverse aree dell’azienda. Ad esempio, l’analisi potrebbe rivelare che una percentuale elevata delle modifiche è dovuta alla correzione di bug, indicando potenziali problemi nella qualità del software, mentre un altro periodo potrebbe mostrare un numero elevato di modifiche legate a progetti strategici.

Fornisce il contesto aziendale che spiega perché vengono avviate le modifiche e aiuta ad analizzare i principali fattori che le determinano all’interno dell’organizzazione.

Si trova generalmente nel modulo di invio iniziale o nei dettagli di intestazione della richiesta di modifica.

Il motivo dell'esito del cambiamento fornisce il contesto per comprendere perché una richiesta di cambiamento si sia conclusa in un determinato modo. Per i cambiamenti riusciti, potrebbe essere 'Riuscito'. Per quelli falliti, potrebbe essere 'Non riuscito - ripristino avviato'. Per i cambiamenti rifiutati o annullati, indica la motivazione, ad esempio 'Motivazione insufficiente' o 'Annullato dal richiedente'.

Questo attributo è fondamentale per l'analisi delle cause alla radice dei cambiamenti falliti o rifiutati. Categorizzando e analizzando questi motivi, le organizzazioni possono identificare schemi ricorrenti di insuccesso. Ad esempio, se molti cambiamenti vengono rifiutati per 'Informazioni incomplete', ciò segnala la necessità di migliorare il processo di invio dei cambiamenti. Questi dati aiutano a calcolare e comprendere KPI come il tasso di fallimento dei cambiamenti e il tasso di approvazione al primo passaggio.

Fornisce dati fondamentali per l'analisi delle cause alla radice dei cambiamenti falliti, rifiutati o annullati, contribuendo a migliorare la qualità delle future richieste di cambiamento.

Si trova nei dettagli di chiusura del record della richiesta di cambiamento. Può essere denominato 'Codice di chiusura', 'Risoluzione' o 'Motivo del rifiuto'.

L'urgenza del cambiamento indica la rapidità con cui un cambiamento deve essere implementato per soddisfare i requisiti aziendali. Riflette la criticità temporale del cambiamento, distinta dal suo potenziale impatto. Un cambiamento può avere un impatto ridotto ma un'urgenza elevata, ad esempio la correzione di un problema minore prima del lancio di una campagna di marketing.

L'urgenza è una componente fondamentale per il calcolo della priorità e viene utilizzata per analizzare la tempestività del processo di gestione dei cambiamenti. Gli analisti possono verificare se i cambiamenti urgenti vengono effettivamente elaborati più rapidamente. Il confronto dei tempi di ciclo tra diversi livelli di urgenza può rivelare se il processo risponde alle esigenze aziendali o se tutti i cambiamenti vengono trattati con la stessa velocità, indipendentemente dalla loro sensibilità temporale.

Consente di analizzare la reattività del processo alle esigenze aziendali sensibili al fattore tempo, confrontando i tempi di ciclo tra diversi livelli di urgenza.

Si trova nei dati principali o nell'intestazione della richiesta di cambiamento.