> Miglioramento Continuo dei Processi > Gestione delle Spese > SAP Concur

Migliorare la Sua Gestione delle Spese

La Sua guida in 6 passi per ottimizzare le spese SAP Concur.
Scarica Template Dati
Migliorare la Sua Gestione delle Spese
Sfide (11) Obiettivi (11) 6 Fasi Anteprima Risultati Dati FAQ (5)

Ottimizzare la Gestione delle Spese SAP Concur per l'Efficienza

Le inefficienze nella gestione delle spese spesso portano a ritardi nelle approvazioni, violazioni delle politiche o sfide di audit. La nostra piattaforma identifica i punti critici esatti all'interno del Suo processo, dalla presentazione al rimborso. Ciò Le consente di snellire le operazioni, migliorare la conformità e aumentare la soddisfazione dei dipendenti.

Scarichi il nostro template dati preconfigurato e affronti le sfide comuni per raggiungere i suoi obiettivi di efficienza. Segua il nostro piano di miglioramento in sei fasi e consulti la Guida al Template Dati per trasformare le sue operazioni.

Mostra descrizione dettagliata

Perché Ottimizzare la Gestione delle Spese in SAP Concur?

La gestione delle spese è una funzione aziendale critica, ma spesso diventa fonte di frustrazione, inefficienza e costi nascosti. Sebbene SAP Concur sia un sistema leader di mercato progettato per semplificare questo processo, l'esecuzione effettiva all'interno della Sua organizzazione può discostarsi significativamente dall'ideale. Una gestione delle spese non ottimizzata può portare a rimborsi ritardati, influenzando la soddisfazione dei dipendenti, aumentando il carico amministrativo ed esponendo la Sua azienda a rischi di conformità e potenziali problemi di audit. Comprendere il vero flusso dei Suoi rapporti di spesa, dalla presentazione iniziale al rimborso finale e alla contabilità, è fondamentale per mantenere la salute finanziaria e l'eccellenza operativa.

Le inefficienze nel Suo processo di gestione delle spese SAP Concur non sono sempre ovvie. Si manifestano come tempi di ciclo più lunghi per le approvazioni, frequenti interventi manuali, violazioni delle politiche e rilavorazioni, tutti fattori che contribuiscono a costi operativi più elevati e a un'esperienza meno che ideale per i dipendenti. Ottimizzare questo processo non significa solo tagliare i costi, ma creare un sistema trasparente, efficiente e conforme che supporti la Sua forza lavoro e rafforzi i Suoi controlli finanziari.

Sbloccare l'Efficienza con il Process Mining per le Spese SAP Concur

Il Process Mining offre un approccio potente e basato sui dati per comprendere e migliorare la Sua Gestione delle Spese SAP Concur. Invece di basarsi su ipotesi o prove aneddotiche, il Process Mining utilizza gli Event Log generati dal Suo sistema SAP Concur per ricostruire il percorso reale di ogni rapporto di spesa. Ciò fornisce una visione obiettiva e end-to-end, mostrandole con precisione cosa accade, quando accade e da chi.

Analizzando i Suoi dati SAP Concur, il Process Mining può mappare visivamente ogni percorso intrapreso da un rapporto di spesa, da "Expense Report Created" a "Accounting Posted". Ciò Le consente di identificare facilmente le deviazioni comuni dal processo previsto, scoprire dove si trovano veramente i bottleneck e misurare il tempo esatto impiegato in ogni attività. Ad esempio, Lei può vedere se determinati dipartimenti o responsabili delle approvazioni causano costantemente ritardi, o se specifiche categorie di spesa sono più soggette a essere rimandate indietro per revisione. Questo livello di insight dettagliato è essenziale per comprendere come migliorare efficacemente la Gestione delle Spese.

Aree Chiave per il Miglioramento dei Processi

Sfruttare il Process Mining sui Suoi dati SAP Concur può evidenziare diverse aree critiche per un miglioramento mirato, aiutandoLa a snellire veramente le operazioni:

  • Semplificare i Workflow di Approvazione: Identifichi le fasi specifiche, come "Manager Review Pending" o "Finance Review Pending", che contribuiscono maggiormente ai ritardi di approvazione. Analizzi il motivo per cui queste fasi sono lente, se a causa del carico di lavoro, della configurazione del sistema o della necessità di politiche più chiare. Questo insight è fondamentale per ridurre il tempo di ciclo complessivo dei rapporti di spesa.
  • Migliorare la Conformità alle Politiche: Rilevi schemi in cui "Policy Check Performed" si traduce frequentemente in una "Policy Violation Flag" o dove i rapporti vengono "Sent Back for Revision". Comprendere queste cause radice può portare a una migliore formazione dei dipendenti, a una comunicazione più chiara delle politiche o ad aggiustamenti alla Sua configurazione SAP Concur per prevenire le violazioni in modo proattivo.
  • Ridurre Rilavorazioni ed Eccezioni: Individui dove i rapporti di spesa vengono ripetutamente rimandati indietro per revisione o rifiuto. Analizzando le ragioni dietro queste eccezioni, Lei può implementare modifiche per ridurre lo sforzo manuale, migliorare la qualità dei dati e accelerare l'elaborazione.
  • Ottimizzare la Velocità di Rimborso: Si assicuri che, una volta approvato un rapporto di spesa, "Reimbursement Executed" avvenga in modo efficiente. Eventuali ritardi qui hanno un impatto diretto sulla soddisfazione dei dipendenti e possono evidenziare problemi nelle Sue operazioni finanziarie o nell'integrazione con i sistemi bancari.

Risultati Tangibili dell'Ottimizzazione del Processo di Spesa

Applicando il Process Mining alla Sua Gestione delle Spese SAP Concur, Lei può aspettarsi miglioramenti misurabili in tutta la Sua organizzazione:

  • Tempi di Ciclo Ridotti: Diminuisca significativamente il tempo dalla presentazione del rapporto di spesa al rimborso finale, migliorando la soddisfazione e la produttività dei dipendenti.
  • Risparmi sui Costi: Riduciamo al minimo lo sforzo amministrativo, le rilavorazioni ed evitiamo potenziali multe o complicazioni di audit garantendo una maggiore conformità.
  • Migliore Conformità e Gestione del Rischio: Identifichi e affronti proattivamente le violazioni delle politiche, rafforzando i Suoi controlli interni e riducendo il rischio finanziario.
  • Esperienza Migliorata per i Dipendenti: Crei un processo di segnalazione delle spese più trasparente ed efficiente, portando a dipendenti più felici e meno frustrazione.
  • Migliore Utilizzo delle Risorse: Libera i team finanziari e di gestione dal dover rincorrere approvazioni o correggere errori, consentendo loro di concentrarsi su compiti più strategici.

Inizi la Sua Trasformazione della Gestione delle Spese SAP Concur

Ottimizzare il Suo processo di Gestione delle Spese in SAP Concur non deve essere un compito arduo. Con il Process Mining, Lei ottiene insight chiari e basati sui dati che Le mostrano esattamente dove e come migliorare. Concentrandosi sull'esecuzione reale del Suo processo, Lei può prendere decisioni informate per ridurre i bottleneck, garantire la conformità e migliorare l'efficienza in tutta la Sua organizzazione. Faccia il primo passo verso un futuro di gestione delle spese più snello ed efficace.

Gestione delle Spese Approvazione Rapporto di Spesa Processo di Rimborso `Conformità` Finanziaria Controllo dei Costi Rimborsi Dipendenti Dipartimento Finanziario Efficienza del processo

Problemi e Sfide Comuni

Identifichi le sfide che la stanno influenzando

Tempi di attesa eccessivi per l'approvazione del manager o della finanza rallentano significativamente il processo complessivo di Gestione delle Spese in SAP Concur. Ciò porta a dipendenti frustrati, influenza il flusso di cassa e può danneggiare la soddisfazione interna prolungando il rimborso. Identificare dove si verificano questi ritardi è cruciale per l'efficienza operativa.ProcessMind individua i bottleneck esatti analizzando le durate delle attività, rivelando specifici approvatori o dipartimenti che causano ritardi. Visualizza il flusso del processo per evidenziare i percorsi più lunghi e comuni e quantifica l'impatto di questi ritardi, consentendo miglioramenti mirati per accelerare le approvazioni delle spese.

Le violazioni delle politiche non identificate e non affrontate nelle note spese comportano rischi significativi per la conformità e possono portare a sanzioni finanziarie o fallimenti degli audit. Senza una chiara visibilità su dove e perché si verificano le violazioni, le organizzazioni faticano a far rispettare efficacemente le politiche all'interno di SAP Concur, aumentando potenziali passività e rischi di frode.ProcessMind rileva automaticamente i flag di violazione delle politiche all'interno delle note spese e visualizza i modelli di non-conformità. Evidenzia categorie di spese specifiche, dipartimenti dei dipendenti o periodi di rendicontazione con alti tassi di violazione, consentendo interventi proattivi, formazione mirata e un'applicazione più rigorosa delle politiche per ridurre il rischio.

Un elevato volume di rapporti di spesa rimandati indietro per revisione, spesso a causa di ricevute mancanti, dati errati o problemi di politica, crea una significativa rilavorazione. Ciò prolunga il tempo di elaborazione, frustra i dipendenti e aumenta il carico amministrativo sia per i dipendenti che per i team finanziari all'interno del sistema SAP Concur.ProcessMind identifica le ragioni esatte e le fasi in cui i rapporti di spesa vengono rimandati indietro, ad esempio dopo

Il tempo totale dalla presentazione di una nota spese da parte di un dipendente al ricevimento del rimborso può essere eccessivamente lungo e imprevedibile. Questa inefficienza nel processo di Gestione delle Spese, spesso gestita all'interno di SAP Concur, porta a una diminuzione della soddisfazione dei dipendenti, potenziali problemi di liquidità per i dipendenti e una perdita complessiva di produttività in quanto i dipendenti inseguono i pagamenti.ProcessMind fornisce una visione end-to-end del ciclo di rimborso, identificando il vero lead time dalla presentazione all'esecuzione del rimborso. Evidenzia passi specifici o trasferimenti dove si accumulano i ritardi, consentendo alle organizzazioni di snellire il processo, ridurre i tempi di attesa e migliorare la soddisfazione dei dipendenti con rimborsi più rapidi.

Deviazioni non intenzionali o non autorizzate dal flusso di processo standard di Gestione delle Spese creano lacune di controllo, aumentano il rischio di audit e possono portare a un'applicazione incoerente delle politiche. Senza una chiara visibilità sull'esecuzione effettiva del processo all'interno di SAP Concur, è difficile identificare e mitigare questi percorsi non standard.ProcessMind mappa automaticamente tutte le varianti di processo eseguite, confrontandole con il percorso ideale definito. Quantifica la frequenza e l'impatto di queste deviazioni, consentendo alle organizzazioni di comprendere perché si verificano, applicare procedure operative standard e ridurre i rischi di conformità associati all'elaborazione delle spese non standard.

I team finanziari impiegano troppo tempo a rivedere e verificare manualmente i rapporti di spesa per accuratezza e conformità. Questo elevato sforzo manuale nel processo di Gestione delle Spese SAP Concur porta a un aumento dei costi operativi, a ritardi nell'elaborazione e a una riduzione della produttività per il dipartimento finanziario, ostacolando la sua capacità di concentrarsi su compiti strategici.ProcessMind identifica le cause profonde dell'intervento manuale evidenziando attività come

I rapporti di spesa spesso seguono percorsi di approvazione imprevedibili o incoerenti, portando a confusione, ritardi e mancanza di controllo standardizzato. Questa variabilità nell'instradamento all'interno di SAP Concur può portare a un'applicazione non uniforme delle politiche e a sfide durante gli audit, poiché il tracciamento delle approvazioni specifiche diventa complesso.ProcessMind visualizza tutti i percorsi di approvazione effettivi intrapresi dai rapporti di spesa, confrontandoli con la gerarchia prevista. Identifica dove e perché si verificano deviazioni dall'instradamento standard, consentendo alle organizzazioni di applicare workflow di approvazione coerenti e migliorare il controllo sul processo di Gestione delle Spese.

Rilievi frequenti durante gli audit interni o esterni dei rapporti di spesa indicano problemi sistemici nella conformità o nella documentazione. Questi fallimenti di audit comportano costi significativi, inclusi sanzioni e sforzi di rimedio, e possono danneggiare la reputazione finanziaria di un'organizzazione, in particolare all'interno di un sistema come SAP Concur.ProcessMind analizza gli esiti degli audit passati e i flag di violazione delle politiche per identificare modelli e cause profonde dei rilievi di audit. Evidenzia le aree ad alto rischio nel processo di Gestione delle Spese, consentendo la correzione proattiva dei problemi sottostanti e riducendo significativamente i costi e i rischi futuri legati all'audit.

I costi nascosti associati all'elaborazione di ogni nota spese, inclusi il tempo dedicato alla rilavorazione, ai ritardi e ai controlli manuali, possono essere considerevoli. Queste inefficienze contribuiscono a un costo operativo complessivo elevato per la Gestione delle Spese, influenzando il risultato finale senza una chiara visibilità sulla loro origine all'interno di SAP Concur.ProcessMind quantifica i costi associati a specifiche inefficienze di processo, come tempi di ciclo estesi, rifiuti o deviazioni. Aiuta a identificare le opportunità per ridurre queste spese operative snellendo le activities e automatizzando le attività ripetitive, portando a un processo di Gestione delle Spese più efficiente in termini di costi.

Lacune significative tra l'esecuzione del rimborso e la registrazione contabile finale portano a sfide di riconciliazione e ritardi nella rendicontazione finanziaria. Questa disconnessione nel ciclo di vita della Gestione delle Spese, anche dopo che una spesa è stata elaborata in SAP Concur, può influenzare l'accuratezza finanziaria e la chiusura tempestiva dei conti.ProcessMind traccia il ciclo di vita completo di una nota spese, dalla creazione fino alla registrazione contabile finale. Identifica il tempo medio impiegato per le attività contabili dopo il rimborso, evidenziando ritardi e bottleneck in questo cruciale passo finale per garantire una riconciliazione finanziaria tempestiva e accurata.

Una categorizzazione inaccurata o incoerente delle spese porta a rendicontazioni finanziarie distorte, difficoltà di budgeting e potenziali problemi di conformità. Questi errori spesso richiedono correzioni manuali durante la revisione finanziaria in SAP Concur, aumentando la rilavorazione e ritardando il processo complessivo di Gestione delle Spese.ProcessMind analizza gli attributi di

Obiettivi Tipici

Definisca il significato di successo

Questo obiettivo si concentra sulla riduzione significativa del tempo necessario per l'approvazione di una nota spese, dalla presentazione all'approvazione finale del manager e del dipartimento finanziario. Approvazioni più rapide migliorano la soddisfazione dei dipendenti garantendo rimborsi più veloci e riducono i costi operativi minimizzando i follow-up e gli interventi manuali.ProcessMind scopre i bottleneck nel workflow di approvazione di SAP Concur, identificando passi specifici, dipartimenti o individui che causano ritardi. Analizzando i tempi di ciclo e le rilavorazioni, la piattaforma individua le aree in cui le regolazioni del processo o l'automazione can cut approval times, potenzialmente by 20-30%, leading to more efficient Expense Management.

Raggiungere questo obiettivo significa garantire che una percentuale maggiore di rapporti di spesa aderisca rigorosamente alle politiche aziendali, minimizzando le spese non autorizzate o le presentazioni errate. Una maggiore conformità riduce il rischio finanziario, previene le frodi e mantiene la responsabilità fiscale in tutta l'organizzazione.ProcessMind monitora ogni transazione all'interno di SAP Concur, segnalando automaticamente le violazioni delle politiche e le deviazioni dai processi standard. Aiuta a identificare le cause profonde della non conformità, come politiche poco chiare o formazione insufficiente, consentendo interventi mirati per aumentare l'adesione del 15-25% e garantire una solida governance finanziaria.

Questo obiettivo mira a diminuire il numero di volte in cui una nota spese viene rimandata al dipendente per correzioni o informazioni aggiuntive. Meno revisioni significano meno rilavorazione per dipendenti e team finanziari, risparmiando tempo e fatica per tutti coloro coinvolti nel processo di Gestione delle Spese.ProcessMind mappa il flusso effettivo delle note spese, rivelando ragioni e fasi comuni in cui le note spese vengono rimandate per revisione in SAP Concur. Identificando errori frequenti o informazioni mancanti, ProcessMind consente alle organizzazioni di implementare linee guida o formazione più chiare, riducendo i tassi di rilavorazione del 10-20% e migliorando i tassi di approvazione al primo passaggio.

Questo obiettivo mira alla velocità e alla fluidità complessive del processo di rimborso, dall'approvazione finale al deposito dei fondi sul conto del dipendente. Una maggiore efficienza nei rimborsi migliora direttamente la soddisfazione dei dipendenti e riduce le richieste al dipartimento finanziario.ProcessMind fornisce insights dettagliati sulle fasi post-approvazione della Gestione delle Spese in SAP Concur, identificando ritardi nella pianificazione o esecuzione dei pagamenti. Analizzando il ciclo di rimborso end-to-end, la piattaforma aiuta a ottimizzare i lotti di pagamento e i punti di integrazione, potenzialmente accorciando i tempi di rimborso del 15-20% e migliorando la gestione del cash flow.

Questo obiettivo si concentra sull'ottenere una comprensione chiara e immediata di qualsiasi deviazione dal processo standard e previsto di Gestione delle Spese. Una maggiore visibilità consente alle organizzazioni di affrontare proattivamente inefficienze, rischi di conformità e potenziali bottleneck prima che si aggravino.ProcessMind scopre e visualizza automaticamente il flusso di processo effettivo in SAP Concur, evidenziando tutte le variazioni rispetto al percorso ideale. Questa capacità consente alle aziende di individuare passi inaspettati, soluzioni alternative non ufficiali o complessità nascoste, fornendo una trasparenza completa sulle operazioni e consentendo l'ottimizzazione dei processi basata sui dati.

L'obiettivo qui è ridurre lo sforzo manuale nelle activities di revisione finanziaria ripetitive o basate su regole, liberando i professionisti della finanza per compiti più strategici. L'automazione migliora la coerenza, riduce l'errore umano e accelera il processo complessivo di Gestione delle Spese.ProcessMind identifica i passi altamente ripetitivi e basati su regole all'interno del processo di revisione finanziaria di SAP Concur che sono maturi per l'automazione. Comprendendo le condizioni e i trigger esatti per queste attività, la piattaforma aiuta a progettare e prioritizzare le iniziative di automazione, portando a una significativa riduzione dell'intervento manuale e dei tempi di elaborazione.

Questo obiettivo mira a stabilire e applicare un routing coerente e prevedibile per le note spese basato su criteri predefiniti, riducendo l'ambiguità e la variabilità nel processo di approvazione. Percorsi standardizzati garantiscono equità, migliorano l'auditorabilità e snelliscono le operazioni.ProcessMind analizza tutti i flussi di approvazione storici all'interno di SAP Concur, scoprendo istanze di routing incoerente e identificando le condizioni in cui si verificano le deviazioni. Mappando i percorsi effettivi rispetto a quelli ideali, la piattaforma aiuta a riprogettare e applicare workflow di approvazione standard, riducendo la variazione del 20-30% e migliorando la governance.

Questo obiettivo si concentra sull'identificazione e la risoluzione proattiva delle carenze di processo che comunemente portano a rilievi di audit, riducendo così il numero e la gravità dei problemi durante gli audit. Minori rilievi di audit si traducono in costi di conformità ridotti e una maggiore credibilità organizzativa.ProcessMind esamina sistematicamente i dati del processo di Gestione delle Spese per individuare modelli associati a rilievi di audit passati, come violazioni delle politiche o documentazione mancante in SAP Concur. Fornendo avvisi precoci e analisi delle cause profonde, la piattaforma aiuta a implementare azioni correttive, riducendo potenzialmente i costi e i rilievi legati agli audit del 15-25%.

L'obiettivo è diminuire il costo totale associato all'elaborazione di ogni nota spese, inclusi manodopera, utilizzo del sistema e spese generali. La riduzione dei costi di elaborazione influisce direttamente sul profitto dell'organizzazione e migliora l'efficienza finanziaria.ProcessMind quantifica il costo associato a ogni activity e percorso nel processo di Gestione delle Spese di SAP Concur, identificando costose rilavorazioni, passi manuali o activities ridondanti. Evidenziando le aree ad alto costo, la piattaforma consente ottimizzazioni mirate, portando a una potenziale riduzione del 10-15% del costo per nota spese attraverso la razionalizzazione del processo.

Questo obiettivo mira a ridurre il time lag tra il rimborso della nota spese e la registrazione finale di queste transazioni nel sistema contabile. Registrazioni più veloci migliorano l'accuratezza della rendicontazione finanziaria, snelliscono la riconciliazione e assicurano processi di chiusura finanziaria tempestivi.ProcessMind traccia il ciclo di vita completo di una nota spese, inclusa la sua transizione da SAP Concur al sistema contabile, identificando eventuali ritardi nel trasferimento dei dati o nei passi di riconciliazione manuale. Visualizzando queste activities post-rimborso, ProcessMind aiuta a ottimizzare i punti di integrazione e a ridurre il tempo del ciclo per le registrazioni contabili del 10-20%.

Questo obiettivo mira a garantire che le spese siano categorizzate in modo coerente e corretto secondo i codici finanziari e le politiche aziendali. Una categorizzazione accurata è cruciale per una rendicontazione finanziaria precisa, il budget e la conformità fiscale, minimizzando errori e rilavorazione per i team finanziari.ProcessMind analizza i dati storici delle spese e identifica modelli di categorizzazione errata o incoerente all'interno di SAP Concur. Individuando le fasi o le condizioni che portano a questi errori, la piattaforma aiuta a implementare linee guida più chiare o regole di automazione, migliorando l'accuratezza della categorizzazione del 10-15% e migliorando l'integrità dei dati finanziari.

Il Percorso di Miglioramento in 6 Passi per la Gestione delle Spese.

1

Scarica il Modello
2

Esporta i Tuoi Dati
3

Carica il Tuo Dataset
4

Analizza il Tuo Processo
5

Implementa Miglioramenti
6

Monitora il Tuo Processo
1

Scarica il Modello

Cosa fare

Ottenga il template Excel ProcessMind specificamente progettato per la Gestione delle Spese SAP Concur. Questo template assicura che i Suoi dati siano strutturati correttamente per l'analisi.

Visualizza Guida al Template Dati Scarica Template
Perché è importante

L'utilizzo del template corretto previene errori di importazione dei dati e garantisce che tutte le informazioni necessarie siano acquisite dal Suo sistema SAP Concur, ponendo solide basi per l'analisi.

Risultato atteso

Un template Excel strutturato, pronto per essere popolato con i Suoi dati di spesa SAP Concur.

COSA OTTERRAI

Scopra la Realtà del Suo Processo di Gestione Spese SAP Concur

ProcessMind visualizza il Suo processo di gestione delle spese end-to-end, rivelando i workflow effettivi e scoprendo inefficienze nascoste. Ottenga insight approfonditi su ogni passaggio, dalla presentazione al rimborso.
  • Visualizzi i flussi di processo delle spese end-to-end
  • Individuare i `bottleneck` esatti nelle approvazioni
  • Rilevare violazioni delle politiche e lacune di `conformità`
  • Ridurre i Tempi del Ciclo di Rimborso
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RISULTATI TIPICI

Vantaggi Tangibili della Gestione Ottimizzata delle Spese

Questi risultati illustrano i miglioramenti misurabili che le organizzazioni possono raggiungere nel loro processo di Gestione delle Spese utilizzando il `Process Mining`. Analizzando i `dati` di SAP Concur, individuiamo le inefficienze e identifichiamo le opportunità di ottimizzazione, portando a guadagni significativi.

0 %
Ciclo di Approvazione Più Rapido

Riduzione media del tempo di approvazione

Ottimizzi il processo di revisione per ridurre significativamente il tempo necessario affinché le note spese ottengano l'approvazione finale del dipartimento finanziario, accelerando le operazioni complessive.
0 %
Aumentare la `Conformità` alle Politiche

Diminuzione del tasso di violazione delle politiche

Identificare e affrontare le cause profonde della non conformità, portando a un minor numero di violazioni delle politiche e a un ridotto rischio finanziario in tutti i rapporti di spesa.
0 %
Ridurre la Rilavorazione delle Note Spese

Ridurre il tasso di rilavorazione dei rapporti di spesa

Minimizzare i casi in cui i rapporti di spesa vengono rimandati indietro per revisioni da parte di manager o finanza, migliorando la qualità dei dati e riducendo lo sforzo manuale.
~ 0 days
Rimborsi più Veloci

Tempi di Esecuzione del Rimborso Più Brevi

Accelerare il tempo dall'approvazione finale all'effettiva esecuzione del rimborso, portando a una migliore soddisfazione dei dipendenti e a una migliore gestione del flusso di cassa.
0 %
Migliorare la `Conformità` del Processo

Maggiore adesione ai percorsi standard

Ottenere chiara visibilità sulle deviazioni di processo e aumentare la percentuale di rapporti di spesa che seguono i percorsi di approvazione e elaborazione predefiniti e standard.
0 %
Ridurre i Tempi di Revisione Finanziaria

Diminuzione media della revisione manuale

Identifichi i bottleneck e automatizzi le attività ripetitive all'interno del processo di revisione finanziaria, riducendo significativamente il tempo medio dedicato a ciascun rapporto di spesa.

I risultati variano in base alla complessità del processo, alla qualità dei `dati` e ai miglioramenti specifici implementati. Queste cifre rappresentano i guadagni tipici osservati in una serie di iniziative di `Process Mining`.

Dati Consigliati

Inizia con gli attributi e le attività più importanti, poi espandi secondo necessità.
È nuovo agli event log? Impari come creare un event log di Process Mining.

Attributi

Punti dati chiave da acquisire per l'analisi

L'identificatore unico per una nota spese, che funge da identificatore primario del case.

Perché è importante

Questo è il fondamento dell'analisi, in quanto collega tutti i singoli event in un flusso di processo coeso per ogni nota spese.

Il nome dell'event aziendale che si è verificato in un momento specifico all'interno del processo di gestione delle spese.

Perché è importante

Definisce i passi nella mappa di processo, consentendo la visualizzazione e l'analisi del percorso del rapporto di spesa.

La data e l'ora precise in cui si è verificata una specifica activity.

Perché è importante

Fornisce la sequenza cronologica per tutti gli eventi, rendendo possibile calcolare le durate e analizzare le prestazioni del processo nel tempo.

L'identificatore del dipendente o dell'utente di sistema che ha eseguito l'activity.

Perché è importante

Consente l'analisi della distribuzione del carico di lavoro, delle prestazioni degli utenti e dell'allocazione delle risorse, il che è fondamentale per identificare le esigenze di formazione e i miglioramenti di processo.

Il valore monetario totale della nota spese.

Perché è importante

Fornisce un contesto finanziario critico, consentendo l'analisi basata sul valore monetario, come l'identificazione di rapporti ad alto costo che potrebbero richiedere un audit aggiuntivo.

Il dipartimento o centro di costo a cui appartiene il dipendente che presenta la nota spese.

Perché è importante

Consente l'analisi dei processi per unità aziendale, aiutando a identificare comportamenti specifici del dipartimento, bottleneck o problemi di conformità.

Indica se il rapporto di spesa è stato segnalato per una violazione della politica.

Perché è importante

Supporta direttamente l'analisi della conformità, aiutando a misurare e migliorare l'adesione alle politiche di spesa aziendali e a ridurre il rischio finanziario.

L'identificatore del manager o dell'utente finanziario responsabile dell'approvazione della nota spese.

Perché è importante

Consente un'analisi dettagliata delle prestazioni dei responsabili delle approvazioni, aiutando a ottimizzare i workflow di approvazione e a identificare le opportunità di formazione.

La classificazione della spesa, come Viaggi, Pasti o Forniture per Ufficio.

Perché è importante

Fornisce un modo per analizzare il comportamento del processo per tipo di spesa, che può rivelare problemi specifici di categoria relativi alla conformità o all'efficienza.

Attività

Fasi del processo da tracciare e ottimizzare

Segna l'avvio di un nuovo rapporto di spesa da parte di un dipendente. Questo evento viene catturato quando un utente salva un nuovo rapporto di spesa per la prima volta, generando un ID Rapporto di Spesa univoco.

Perché è importante

Questo è il punto di partenza per tutti i calcoli del tempo del ciclo end-to-end. Fornisce la baseline per misurare la durata totale del processo.

Il dipendente invia formalmente la nota spese compilata per l'approvazione. Questa è un'azione chiave guidata dall'utente che cambia lo stato della nota spese da 'Bozza' a 'Inviata' e attiva il workflow di approvazione.

Perché è importante

Questa activity è una milestone critica che segna l'inizio del ciclo di approvazione. È essenziale per misurare i tempi di approvazione del manager e del dipartimento finanziario.

Il responsabile di linea esamina la nota spese e la approva, facendola avanzare al passo successivo nel workflow. Questa azione è catturata come un cambio di stato ed è registrata con i dettagli dell'approvatore e un timestamp.

Perché è importante

Questa è una milestone chiave di approvazione. Tracciare questo aiuta ad analizzare i tempi del ciclo di approvazione del manager e a identificare i bottleneck nel primo livello di revisione.

Il team finanziario o di audit completa la revisione e concede l'approvazione finale per il rimborso. Questa è una milestone critica catturata come un event esplicito nella cronologia delle approvazioni.

Perché è importante

Questo event segna la fine dell'intero ciclo di approvazione. È il punto finale per misurare il tempo complessivo del ciclo di approvazione e il trigger per il processo di rimborso.

Il pagamento viene elaborato e i fondi vengono erogati al dipendente. Questo è tipicamente un event esplicito attivato dal sistema di pagamento, che poi aggiorna lo stato in SAP Concur.

Perché è importante

Segna il completamento del passaggio di pagamento ed è fondamentale per la soddisfazione dei dipendenti. È il punto finale per misurare l'efficienza del rimborso.

La transazione finanziaria per il rimborso viene ufficialmente registrata nel libro mastro generale dell'azienda. Questo passo finale viene spesso registrato quando i dati vengono estratti e caricati nel sistema ERP.

Perché è importante

Questa è l'activity finale nel processo end-to-end. È essenziale per misurare il tempo completo del ciclo di processo e il ritardo di registrazione contabile.

FAQ

Domande frequenti

Il Process Mining visualizza il flusso effettivo dei Suoi rapporti di spesa, rivelando bottleneck nelle approvazioni e deviazioni dalle politiche. Aiuta a identificare le cause profonde di inefficienze come rifiuti frequenti o rimborsi ritardati. Ciò porta a cicli di approvazione accelerati e a una migliore conformità alle politiche.

Avrà bisogno principalmente degli event log da SAP Concur. Questo include l'ID della nota spese come identificatore del case, i nomi delle activities e i timestamp per ogni passo. Attributes aggiuntivi come il mittente, l'approvatore, l'importo e il tipo di spesa migliorano la profondità dell'analisi.

Può aspettarsi di vedere il processo end-to-end completo, incluse tutte le variazioni e i cicli di rilavorazione nascosti. Gli insights includono l'identificazione di specifici bottleneck di approvazione, percorsi di routing non conformi e aree con elevato sforzo manuale. Ciò consente miglioramenti mirati per ridurre i costi di elaborazione e accelerare le registrazioni contabili.

La configurazione iniziale, inclusa l'estrazione dei dati e la connessione a uno strumento di Process Mining, può richiedere alcune settimane. Successivamente, mappe di processo di base e insights iniziali possono essere generate in pochi giorni. L'analisi più approfondita e l'identificazione delle cause profonde seguono tipicamente nelle settimane successive.

Sì, assolutamente. Visualizzando dove e perché le note spese vengono frequentemente rimandate indietro, il Process Mining identifica errori comuni o problemi di interpretazione delle politiche. Può evidenziare violazioni ricorrenti delle politiche, consentendoLe di implementare formazione mirata o controlli più rigorosi per migliorare la conformità e ridurre la rilavorazione.

L'estrazione dei dati da SAP Concur implica tipicamente l'utilizzo delle sue capacità di reporting standard o l'accesso API per set di dati più grandi. Sebbene sia semplice per i rapporti di base, l'estrazione personalizzata dei dati può richiedere una certa esperienza tecnica. La pulizia e la trasformazione dei dati sono spesso passaggi necessari prima dell'analisi.

La sfida principale può essere garantire che i dati estratti siano nel formato corretto di event log, con ID di case chiari, activities e timestamp. La mappatura di campi specifici di SAP Concur allo schema di Process Mining potrebbe richiedere una certa esperienza nella trasformazione dei dati. La maggior parte degli strumenti moderni di Process Mining offre connettori robusti o opzioni di importazione flessibili.

Miglioramenti misurabili, come tempi di ciclo ridotti o costi di elaborazione inferiori, possono spesso essere osservati entro 3-6 mesi dall'implementazione delle raccomandazioni identificate. La velocità di miglioramento dipende dalla complessità dei cambiamenti e dall'adozione organizzativa. Il monitoraggio continuo aiuta a tracciare i progressi in corso.

Sblocchi l'Efficienza: Inizi ad Ottimizzare la Gestione delle Spese Ora

Scopra come ridurre il tempo di ciclo delle spese del 30% e migliorare la conformità.

Inizia la tua prova gratuita

Nessuna carta di credito richiesta. Inizi a ottimizzare in pochi minuti.