> Miglioramento continuo dei processi > Gestione delle note spese > SAP Concur

Migliori la gestione delle spese

La guida in 6 passaggi per ottimizzare la gestione delle spese in SAP Concur.
Migliori la gestione delle spese
Gestione delle note spese
SAP Concur

Selezioni un processo

Scelga un processo per continuare a lavorare nell’area di lavoro collegata.

Processi disponibili
Sistemi disponibili
259 Processi
Sfide (11) Obiettivi (11) 6 passaggi Anteprima Risultati Dati Domande frequenti (5)

Ottimizzi la gestione delle note spese in SAP Concur

Le inefficienze nella gestione delle spese spesso causano ritardi nelle approvazioni, violazioni delle policy o difficoltà durante gli audit. La nostra piattaforma individua i punti critici del processo, dall’invio della nota spese al rimborso. In questo modo può semplificare le operazioni, migliorare la conformità e aumentare la soddisfazione dei dipendenti.

Scarichi il nostro template dei dati preconfigurato e affronti le sfide più comuni per raggiungere i Suoi obiettivi di efficienza. Segua il nostro piano di miglioramento in sei fasi e consulti la guida al template dei dati per trasformare le Sue attività.

Mostra la descrizione dettagliata

Perché ottimizzare la gestione delle spese in SAP Concur?

La gestione delle spese è una funzione aziendale fondamentale, ma spesso diventa fonte di frustrazione, inefficienze e costi nascosti. SAP Concur è un sistema leader di mercato, progettato per semplificare questo processo; tuttavia, nella Sua organizzazione, le attività possono discostarsi notevolmente dal flusso ideale. Una gestione delle spese non ottimizzata può ritardare i rimborsi, ridurre la soddisfazione dei dipendenti, aumentare il carico amministrativo ed esporre l’azienda a rischi di non conformità e a possibili problemi in sede di audit. Per tutelare la solidità finanziaria e l’eccellenza operativa, è fondamentale comprendere il percorso effettivo delle note spese, dall’invio iniziale fino al rimborso e alla registrazione contabile.

Le inefficienze nel processo di gestione delle spese in SAP Concur non sono sempre evidenti. Possono manifestarsi con tempi di ciclo più lunghi per le approvazioni, frequenti interventi manuali, violazioni delle policy e rilavorazioni, tutti fattori che aumentano i costi operativi e peggiorano l’esperienza dei dipendenti. Ottimizzare il processo non significa soltanto ridurre i costi: significa creare un sistema trasparente, efficiente e conforme, che supporti il personale e rafforzi i controlli finanziari.

Migliorare l’efficienza delle spese in SAP Concur con il Process Mining

Il Process Mining offre un approccio basato sui dati per comprendere e migliorare la gestione delle spese in SAP Concur. Invece di affidarsi a supposizioni o a testimonianze isolate, utilizza gli Event Log generati dal sistema SAP Concur per ricostruire il percorso effettivo di ogni nota spese. In questo modo, ottiene una visione oggettiva e completa, che mostra con precisione che cosa accade, quando e a opera di chi.

Analizzando i dati di SAP Concur, il Process Mining può rappresentare visivamente tutti i percorsi seguiti dalle note spese, da «Nota spese creata» a «Registrazione contabile effettuata». Può così individuare facilmente gli scostamenti più comuni rispetto al processo previsto, capire dove si trovano i colli di bottiglia e misurare il tempo esatto dedicato a ogni attività. Per esempio, può verificare se determinati reparti o approvatori causano ritardi ricorrenti oppure se alcune categorie di spesa vengono più spesso restituite per una revisione. Questo livello di dettaglio è essenziale per capire come migliorare concretamente la gestione delle spese.

Aree prioritarie di miglioramento dei processi

Applicando il Process Mining ai dati di SAP Concur, può individuare diverse aree critiche su cui intervenire per rendere le attività più efficienti:

  • Semplificare i flussi di approvazione: individui le fasi che contribuiscono maggiormente ai ritardi, come «In attesa della revisione del responsabile» o «In attesa della revisione dell’ufficio finanziario». Analizzi le cause dei tempi lunghi, che possono dipendere dal carico di lavoro, dalla configurazione del sistema o dalla necessità di policy più chiare. Queste informazioni sono fondamentali per ridurre il tempo di ciclo complessivo delle note spese.
  • Rafforzare la conformità alle policy: rilevi gli schemi ricorrenti in cui il «Controllo della policy effettuato» porta spesso a una «Segnalazione di violazione della policy» o in cui le note spese vengono «Restituite per revisione». Comprendere le cause profonde permette di migliorare la formazione dei dipendenti, comunicare le policy con maggiore chiarezza o modificare la configurazione di SAP Concur per prevenire le violazioni.
  • Ridurre rilavorazioni ed eccezioni: individui i punti in cui le note spese vengono restituite più volte per una revisione o respinte. Analizzando le cause di queste eccezioni, può introdurre modifiche per ridurre il lavoro manuale, migliorare la qualità dei dati e accelerare l’elaborazione.
  • Accelerare i rimborsi: verifichi che, una volta approvata una nota spese, il «Rimborso eseguito» avvenga senza ritardi. Eventuali attese in questa fase incidono direttamente sulla soddisfazione dei dipendenti e possono segnalare problemi nelle attività finanziarie o nell’integrazione con i sistemi bancari.

Risultati concreti dell’ottimizzazione del processo di gestione delle spese

Applicando il Process Mining alla gestione delle spese in SAP Concur, può ottenere miglioramenti misurabili in tutta l’organizzazione:

  • Tempi di ciclo ridotti: riduce sensibilmente il tempo che intercorre tra l’invio della nota spese e il rimborso, migliorando la soddisfazione e la produttività dei dipendenti.
  • Risparmio sui costi: limita il lavoro amministrativo e le rilavorazioni, evitando inoltre possibili sanzioni o complicazioni in sede di audit grazie a una maggiore conformità.
  • Maggiore conformità e migliore gestione dei rischi: individua e affronta in modo proattivo le violazioni delle policy, rafforzando i controlli interni e riducendo i rischi finanziari.
  • Esperienza migliore per i dipendenti: rende la rendicontazione delle spese più trasparente ed efficiente, riducendo la frustrazione e aumentando la soddisfazione.
  • Uso più efficace delle risorse: libera i team finanziari e i responsabili dal dover sollecitare approvazioni o correggere errori, consentendo loro di concentrarsi su attività più strategiche.

Avvii la trasformazione della gestione delle spese in SAP Concur

Ottimizzare la gestione delle spese in SAP Concur non deve essere un’impresa complessa. Il Process Mining Le offre informazioni chiare e basate sui dati, che mostrano con precisione dove e come intervenire. Concentrandosi sullo svolgimento effettivo del processo, può prendere decisioni consapevoli per ridurre i colli di bottiglia, garantire la conformità e migliorare l’efficienza in tutta l’organizzazione. Cominci oggi a rendere la gestione delle spese più snella ed efficace.

Gestione delle note spese Approvazione delle note spese Processo di rimborso Conformità finanziaria Controllo dei costi Rimborsi ai dipendenti Ufficio finanziario Efficienza dei processi Spese di viaggio Spese dei dipendenti Rendicontazione delle spese T&E

Problemi e sfide comuni

Individui le sfide che La riguardano

Le attese eccessive per l’approvazione del responsabile o dell’ufficio finanziario rallentano notevolmente l’intero processo di gestione delle spese in SAP Concur. Ne derivano dipendenti insoddisfatti, ripercussioni sul flusso di cassa e un peggioramento del clima interno, perché i rimborsi arrivano più tardi. Individuare i punti in cui si verificano questi ritardi è fondamentale per l’efficienza operativa. ProcessMind individua con precisione i colli di bottiglia analizzando la durata delle attività e mettendo in evidenza gli approvatori o i reparti che causano le attese. Rappresenta visivamente il flusso del processo, mostra i percorsi lunghi più frequenti e quantifica l’impatto dei ritardi, così da consentire interventi mirati per accelerare le approvazioni delle spese.

Le violazioni delle policy nelle note spese che non vengono individuate e affrontate comportano rischi significativi per la conformità e possono causare sanzioni finanziarie o esiti negativi degli audit. Senza una visione chiara dei punti in cui si verificano le violazioni e delle relative cause, le organizzazioni faticano ad applicare efficacemente le policy in SAP Concur, aumentando le potenziali responsabilità e il rischio di frode. ProcessMind rileva automaticamente le segnalazioni di violazione delle policy nelle note spese e ne rappresenta visivamente gli schemi ricorrenti. Evidenzia le categorie di spesa, i reparti o i periodi di rendicontazione con i tassi di violazione più elevati, consentendo interventi tempestivi, formazione mirata e un’applicazione più rigorosa delle policy per ridurre i rischi.

Quando molte note spese vengono restituite per una revisione, spesso a causa di ricevute mancanti, dati errati o problemi legati alle policy, si generano notevoli rilavorazioni. I tempi di elaborazione si allungano, i dipendenti si sentono frustrati e aumenta il carico amministrativo sia per loro sia per i team finanziari che utilizzano SAP Concur. ProcessMind individua le cause precise e le fasi in cui le note spese vengono restituite, per esempio dopo

Il tempo che intercorre tra l’invio di una nota spese da parte di un dipendente e la ricezione del rimborso può essere eccessivo e imprevedibile. Questa inefficienza nel processo di gestione delle spese, spesso gestito in SAP Concur, riduce la soddisfazione dei dipendenti, può creare problemi di liquidità e penalizza la produttività complessiva, perché i dipendenti devono sollecitare i pagamenti. ProcessMind offre una visione completa del ciclo di rimborso e individua il tempo di attraversamento effettivo dall’invio all’esecuzione del pagamento. Evidenzia le fasi o i passaggi di consegne in cui si accumulano i ritardi, consentendo alle organizzazioni di snellire il processo, ridurre le attese e migliorare la soddisfazione dei dipendenti con rimborsi più rapidi.

Gli scostamenti involontari o non autorizzati dal flusso standard di gestione delle spese creano lacune nei controlli, aumentano il rischio di audit e possono portare ad applicare le policy in modo incoerente. Senza una visione chiara dell’effettiva esecuzione del processo in SAP Concur, è difficile individuare e ridurre questi percorsi non standard. ProcessMind mappa automaticamente tutte le varianti effettivamente eseguite e le confronta con il percorso ideale definito. Quantifica la frequenza e l’impatto degli scostamenti, aiutando le organizzazioni a comprenderne le cause, applicare le procedure operative standard e ridurre i rischi di non conformità legati alla gestione delle spese fuori standard.

I team finanziari dedicano troppo tempo alla revisione e alla verifica manuale dell’accuratezza e della conformità delle note spese. Questo elevato carico di lavoro manuale nel processo di gestione delle spese in SAP Concur aumenta i costi operativi, ritarda l’elaborazione e riduce la produttività dell’ufficio finanziario, limitandone la capacità di concentrarsi su attività strategiche. ProcessMind individua le cause profonde degli interventi manuali mettendo in evidenza attività come

Le note spese seguono spesso percorsi di approvazione imprevedibili o incoerenti, generando confusione e ritardi e rendendo più difficile applicare controlli uniformi. Questa variabilità nei percorsi di SAP Concur può tradursi in un’applicazione disomogenea delle policy e complicare gli audit, perché diventa difficile ricostruire le singole approvazioni. ProcessMind rappresenta visivamente tutti i percorsi di approvazione effettivamente seguiti dalle note spese e li confronta con la gerarchia prevista. Individua dove e perché si verificano scostamenti dai percorsi standard, consentendo alle organizzazioni di rendere coerenti i flussi di approvazione e migliorare il controllo del processo di gestione delle spese.

I frequenti rilievi emersi dagli audit interni o esterni sulle note spese indicano problemi sistemici di conformità o documentazione. Gli esiti negativi degli audit comportano costi significativi, tra cui sanzioni e interventi correttivi, e possono danneggiare la reputazione finanziaria dell’organizzazione, soprattutto in un sistema come SAP Concur. ProcessMind analizza gli esiti degli audit precedenti e le segnalazioni di violazione delle policy per individuare gli schemi ricorrenti e le cause profonde dei rilievi. Evidenzia le aree a rischio elevato nel processo di gestione delle spese, consentendo di correggere in modo proattivo i problemi alla base e ridurre sensibilmente i costi e i rischi legati agli audit futuri.

I costi nascosti legati all’elaborazione di ogni nota spese, compreso il tempo dedicato alle rilavorazioni, alle attese e ai controlli manuali, possono essere considerevoli. Queste inefficienze aumentano il costo operativo complessivo della gestione delle spese e incidono sui risultati economici, senza che sia chiara la loro origine in SAP Concur. ProcessMind quantifica i costi associati a specifiche inefficienze del processo, come tempi di ciclo prolungati, rifiuti o scostamenti. Aiuta a individuare le opportunità per ridurre le spese operative snellendo le attività e automatizzando quelle ripetitive, così da rendere più conveniente il processo di gestione delle spese.

Gli intervalli prolungati tra l’esecuzione del rimborso e la registrazione contabile finale complicano la riconciliazione e ritardano la rendicontazione finanziaria. Questa discontinuità nel ciclo di gestione delle spese, anche dopo l’elaborazione in SAP Concur, può compromettere l’accuratezza dei dati finanziari e la chiusura tempestiva dei conti. ProcessMind monitora l’intero ciclo di vita di una nota spese, dalla creazione alla registrazione contabile finale. Individua il tempo medio necessario per le attività contabili successive al rimborso e mette in evidenza ritardi e colli di bottiglia in questa fase cruciale, per favorire riconciliazioni finanziarie tempestive e accurate.

Una classificazione delle spese imprecisa o incoerente altera la rendicontazione finanziaria, complica la definizione del budget e può causare problemi di conformità. In SAP Concur, questi errori richiedono spesso correzioni manuali durante la revisione finanziaria, generando rilavorazioni e ritardando l’intero processo di gestione delle spese. ProcessMind analizza gli attributi di

Obiettivi tipici

Definisca i criteri di successo

Questo obiettivo mira a ridurre sensibilmente il tempo necessario per approvare una nota spese, dall’invio fino all’approvazione finale del responsabile e dell’ufficio finanziario. Approvazioni più rapide migliorano la soddisfazione dei dipendenti, che ricevono i rimborsi prima, e riducono il carico operativo limitando i solleciti e gli interventi manuali. ProcessMind individua i colli di bottiglia nel flusso di approvazione di SAP Concur e identifica le fasi, i reparti o le persone che causano ritardi. Analizzando i tempi di ciclo e le rilavorazioni, la piattaforma mette in evidenza dove modifiche al processo o interventi di automazione possono ridurre i tempi di approvazione, potenzialmente del 20-30%, e rendere più efficiente la gestione delle spese.

Raggiungere questo obiettivo significa fare in modo che una percentuale maggiore di note spese rispetti rigorosamente le policy aziendali, riducendo al minimo le spese non autorizzate e gli invii errati. Una maggiore conformità riduce i rischi finanziari, previene le frodi e promuove una gestione responsabile delle risorse in tutta l’organizzazione. ProcessMind monitora ogni transazione in SAP Concur e segnala automaticamente le violazioni delle policy e gli scostamenti dai processi standard. Aiuta a individuare le cause profonde della non conformità, come policy poco chiare o formazione insufficiente, consentendo interventi mirati che possono aumentare il rispetto delle regole del 15-25% e garantire una solida governance finanziaria.

Questo obiettivo mira a ridurre il numero di volte in cui una nota spese viene restituita al dipendente per correzioni o informazioni aggiuntive. Meno revisioni significano meno rilavorazioni per i dipendenti e i team finanziari, con un risparmio di tempo e lavoro per tutte le persone coinvolte nella gestione delle spese. ProcessMind mappa il flusso effettivo delle note spese e mostra le cause e le fasi più frequenti in cui vengono restituite per una revisione in SAP Concur. Individuando gli errori ricorrenti o le informazioni mancanti, aiuta le organizzazioni a definire indicazioni più chiare o a introdurre attività di formazione, riducendo le rilavorazioni del 10-20% e aumentando il tasso di approvazione al primo invio.

Questo obiettivo riguarda la rapidità e la fluidità dell’intero processo di rimborso, dall’approvazione finale all’accredito dei fondi sul conto del dipendente. Rimborsi più efficienti migliorano direttamente la soddisfazione dei dipendenti e riducono le richieste di informazioni all’ufficio finanziario. ProcessMind fornisce informazioni dettagliate sulle fasi successive all’approvazione nella gestione delle spese in SAP Concur e individua i ritardi nella pianificazione o nell’esecuzione dei pagamenti. Analizzando l’intero ciclo di rimborso, la piattaforma aiuta a ottimizzare i lotti di pagamento e i punti di integrazione, riducendo potenzialmente i tempi di rimborso del 15-20% e migliorando la gestione dei flussi di cassa.

Questo obiettivo mira a ottenere una visione chiara e tempestiva di qualsiasi scostamento dal processo standard previsto per la gestione delle spese. Una maggiore visibilità consente alle organizzazioni di affrontare in modo proattivo le inefficienze, i rischi di non conformità e i potenziali colli di bottiglia, prima che si aggravino. ProcessMind individua e rappresenta automaticamente il flusso effettivo del processo in SAP Concur, mettendo in evidenza tutte le varianti rispetto al percorso ideale. Questa funzionalità consente alle aziende di individuare passaggi imprevisti, soluzioni alternative non ufficiali o complessità nascoste, offrendo una visione completa delle attività e favorendo l’ottimizzazione dei processi basata sui dati.

L’obiettivo è ridurre il lavoro manuale dedicato alle attività di revisione finanziaria ripetitive o basate su regole, liberando i professionisti dell’ufficio finanziario affinché possano concentrarsi su attività più strategiche. L’automazione migliora la coerenza, riduce gli errori umani e accelera l’intero processo di gestione delle spese. ProcessMind individua le fasi ripetitive e basate su regole del processo di revisione finanziaria in SAP Concur che si prestano all’automazione. Comprendendo le condizioni e gli eventi che le attivano, la piattaforma aiuta a progettare e definire le priorità delle iniziative di automazione, riducendo sensibilmente gli interventi manuali e i tempi di elaborazione.

Questo obiettivo mira a definire e applicare percorsi coerenti e prevedibili per le note spese, sulla base di criteri prestabiliti, riducendo ambiguità e variabilità nel processo di approvazione. Percorsi standardizzati garantiscono equità, facilitano gli audit e rendono le attività più efficienti. ProcessMind analizza tutti i flussi di approvazione storici in SAP Concur, individuando i casi di instradamento incoerente e le condizioni in cui si verificano gli scostamenti. Mappando i percorsi effettivi e quelli ideali, la piattaforma aiuta a riprogettare e applicare flussi di approvazione standard, riducendo la variabilità del 20-30% e rafforzando la governance.

Questo obiettivo mira a individuare e risolvere in modo proattivo le carenze dei processi che causano spesso rilievi di audit, riducendo così il numero e la gravità dei problemi emersi durante le verifiche. Meno rilievi comportano costi di conformità inferiori e rafforzano la credibilità dell’organizzazione. ProcessMind analizza sistematicamente i dati del processo di gestione delle spese per individuare schemi associati a rilievi precedenti, come violazioni delle policy o documentazione mancante in SAP Concur. Grazie alle segnalazioni tempestive e all’analisi delle cause profonde, aiuta ad attuare misure correttive che possono ridurre del 15-25% i costi e i rilievi legati agli audit.

L’obiettivo è ridurre il costo totale di elaborazione di ogni nota spese, compresi il lavoro, l’utilizzo del sistema e le spese generali. Ridurre i costi di elaborazione incide direttamente sui risultati economici dell’organizzazione e migliora l’efficienza finanziaria. ProcessMind quantifica i costi associati a ogni attività e percorso del processo di gestione delle spese in SAP Concur, individuando rilavorazioni costose, passaggi manuali e attività ridondanti. Mettendo in evidenza le aree più onerose, la piattaforma consente di intervenire in modo mirato e può ridurre del 10-15% il costo per nota spese, snellendo il processo.

Questo obiettivo mira a ridurre l’intervallo tra il rimborso della nota spese e la registrazione finale delle transazioni nel sistema contabile. Registrazioni più rapide migliorano l’accuratezza della rendicontazione finanziaria, semplificano la riconciliazione e consentono di chiudere i conti nei tempi previsti. ProcessMind monitora l’intero ciclo di vita della nota spese, compreso il passaggio da SAP Concur al sistema contabile, e individua eventuali ritardi nel trasferimento dei dati o nelle riconciliazioni manuali. Rappresentando visivamente le attività successive al rimborso, aiuta a ottimizzare i punti di integrazione e a ridurre del 10-20% il tempo di ciclo delle registrazioni contabili.

Questo obiettivo mira a garantire che le spese siano classificate in modo coerente e corretto, secondo i codici finanziari e le policy aziendali. Una classificazione accurata è fondamentale per la precisione della rendicontazione finanziaria, la definizione del budget e la conformità fiscale, e riduce errori e rilavorazioni per i team finanziari. ProcessMind analizza i dati storici delle spese e individua gli schemi di classificazione errata o incoerente in SAP Concur. Identificando le fasi o le condizioni che causano questi errori, aiuta a definire indicazioni più chiare o regole di automazione, migliorando l’accuratezza della classificazione del 10-15% e l’integrità dei dati finanziari.

Il percorso di miglioramento in 6 fasi per la gestione delle spese

1

Scarichi il template
2

Esporti i dati
3

Carichi il dataset
4

Analizzi il processo
5

Attui i miglioramenti
6

Monitori il processo
1

Scarichi il template

Cosa fare

Utilizzi il template Excel di ProcessMind, progettato appositamente per la gestione delle spese in SAP Concur. Il template assicura che i dati siano strutturati correttamente per l’analisi.

Consulta la guida al template dei dati Scarica il template
Perché è importante

Utilizzare il template corretto previene gli errori di importazione e assicura che vengano raccolte tutte le informazioni necessarie dal sistema SAP Concur, creando solide basi per l’analisi.

Risultato atteso

Un template Excel strutturato, pronto per essere compilato con i dati delle spese di SAP Concur.

COSA OTTERRÀ

Scopra come funziona davvero il processo di gestione delle note spese in SAP Concur

ProcessMind visualizza il processo di gestione delle note spese dall’inizio alla fine, mostrando i flussi di lavoro effettivi e facendo emergere inefficienze nascoste. Ottenga informazioni dettagliate su ogni fase, dall’invio della nota spese al rimborso.
  • Visualizzi i flussi del processo di gestione delle note spese dall’inizio alla fine
  • Individui con precisione i colli di bottiglia nelle approvazioni
  • Rilevi le violazioni delle policy e le lacune di conformità
  • Riduca i tempi di ciclo dei rimborsi
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RISULTATI TIPICI

Vantaggi concreti di una gestione ottimizzata delle note spese

Questi risultati illustrano i miglioramenti misurabili che le organizzazioni possono ottenere nel processo di gestione delle note spese grazie al Process Mining. Analizzando i dati di SAP Concur, individuiamo le inefficienze e le opportunità di ottimizzazione, con benefici significativi.

0 %
Approvazioni più rapide

Riduzione media dei tempi di approvazione

Semplificare il processo di revisione per ridurre sensibilmente il tempo necessario a ottenere l’approvazione finale dell’ufficio finanziario per le note spese, accelerando così le attività complessive.
0 %
Migliorare la conformità alle policy

Riduzione del tasso di violazione delle policy

Individuare e affrontare le cause profonde delle violazioni, riducendo le inosservanze delle policy e i rischi finanziari associati alle note spese.
0 %
Ridurre le revisioni delle note spese

Riduzione del tasso di revisione delle note spese

Ridurre i casi in cui le note spese vengono restituite dai responsabili o dall’ufficio finanziario per essere corrette, migliorando la qualità dei dati e limitando il lavoro manuale.
~ 0 days
Rimborsi più rapidi

Riduzione dei tempi di erogazione dei rimborsi

Ridurre il tempo che intercorre tra l’approvazione finale e l’effettiva erogazione del rimborso, migliorando la soddisfazione dei dipendenti e la gestione dei flussi di cassa.
0 %
Migliorare la conformità del processo

Maggiore aderenza ai percorsi standard

Ottenere una visione chiara delle deviazioni del processo e aumentare la percentuale di note spese che seguono i percorsi standard di approvazione ed elaborazione definiti.
0 %
Ridurre i tempi di revisione dell’ufficio finanziario

Riduzione media dei tempi di revisione manuale

Individuare i colli di bottiglia e automatizzare le attività ripetitive durante la revisione dell’ufficio finanziario, riducendo sensibilmente il tempo medio dedicato a ciascuna nota spese.

I risultati variano in base alla complessità del processo, alla qualità dei dati e agli interventi effettivamente attuati. Le cifre riportate rappresentano i miglioramenti tipici osservati in diverse iniziative di Process Mining.

Dati consigliati

Inizi dagli attributi e dalle attività più importanti, poi aggiunga altri elementi secondo necessità.
Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

Attributi

Dati chiave da acquisire per l’analisi

Identificativo univoco della nota spese, utilizzato come identificativo principale del caso.

Perché è importante

È il fondamento dell’analisi, perché collega tutti i singoli eventi in un flusso di processo coerente per ciascuna nota spese.

Nome dell’evento aziendale che si è verificato in un determinato momento del processo di gestione delle note spese.

Perché è importante

Definisce le fasi della mappa del processo e consente di visualizzare e analizzare il percorso della nota spese.

Data e ora esatte in cui si è verificata una specifica attività.

Perché è importante

Definisce la sequenza cronologica di tutti gli eventi e permette di calcolare le durate e analizzare nel tempo le prestazioni del processo.

Identificativo del dipendente o dell’utente di sistema che ha eseguito l’attività.

Perché è importante

Consente di analizzare la distribuzione del carico di lavoro, le prestazioni degli utenti e l’allocazione delle risorse, aspetti essenziali per individuare le esigenze di formazione e le opportunità di miglioramento del processo.

Importo complessivo della nota spese.

Perché è importante

Fornisce un contesto finanziario essenziale e consente di analizzare i dati in base agli importi, ad esempio individuando le note spese di valore elevato che potrebbero richiedere ulteriori verifiche.

Reparto o centro di costo a cui appartiene il dipendente che ha inviato la nota spese.

Perché è importante

Consente di analizzare il processo per unità aziendale e di individuare comportamenti specifici dei reparti, colli di bottiglia o problemi di conformità.

Indica se la nota spese è stata segnalata per una violazione della policy.

Perché è importante

Supporta direttamente l’analisi della conformità e aiuta a misurare e migliorare il rispetto delle policy aziendali sulle spese, riducendo i rischi finanziari.

L’identificativo del responsabile o dell’utente dell’ufficio finanziario incaricato di approvare la nota spese.

Perché è importante

Consente di analizzare nel dettaglio le prestazioni degli approvatori, ottimizzare i flussi di lavoro di approvazione e individuare opportunità di formazione.

La classificazione della spesa, ad esempio viaggio, pasti o materiale per ufficio.

Perché è importante

Consente di analizzare il comportamento del processo in base al tipo di spesa e di individuare eventuali problemi specifici di una categoria, legati alla conformità o all’efficienza.

Attività

Fasi del processo da monitorare e ottimizzare

Indica l’avvio di una nuova nota spese da parte di un dipendente. L’evento viene registrato quando un utente salva per la prima volta una nuova nota spese, generando un ID univoco della nota spese.

Perché è importante

È il punto di partenza per tutti i calcoli del tempo di ciclo end-to-end e costituisce la base di riferimento per misurare la durata complessiva del processo.

Il dipendente invia formalmente la nota spese completata per l’approvazione. Questa azione, avviata dall’utente, cambia lo stato della nota da ‘Bozza’ a ‘Inviata’ e avvia il flusso di lavoro di approvazione.

Perché è importante

È una tappa fondamentale che segna l’inizio del ciclo di approvazione ed è indispensabile per misurare i tempi di approvazione dei responsabili e dell’ufficio finanziario.

Il responsabile diretto esamina e approva la nota spese, che passa così alla fase successiva del flusso di lavoro. L’azione viene registrata come modifica di stato, insieme ai dati dell’approvatore e al timestamp.

Perché è importante

È una tappa fondamentale dell’approvazione. Monitorarla consente di analizzare i tempi di approvazione dei responsabili e di individuare i colli di bottiglia nella prima fase di revisione.

Il team finanziario o di audit completa la revisione e approva definitivamente il rimborso. Questa tappa fondamentale è registrata esplicitamente nella cronologia delle approvazioni.

Perché è importante

Questo evento segna la fine dell’intero ciclo di approvazione. È il punto finale per misurare il tempo complessivo di approvazione e dà avvio al processo di rimborso.

Il pagamento viene elaborato e i fondi sono versati al dipendente. In genere, il sistema di pagamento genera un evento esplicito e aggiorna quindi lo stato in SAP Concur.

Perché è importante

Segna il completamento del pagamento, un passaggio fondamentale per la soddisfazione dei dipendenti. È il punto finale per misurare l’efficienza dei rimborsi.

La transazione finanziaria relativa al rimborso viene registrata ufficialmente nel libro mastro generale dell’azienda. Questa fase finale viene spesso rilevata quando i dati sono estratti e caricati nel sistema ERP.

Perché è importante

È l’ultima attività del processo end-to-end. È essenziale per misurare il tempo di ciclo complessivo e il ritardo nella registrazione contabile.

Domande frequenti

Domande frequenti

Il Process Mining rappresenta il flusso effettivo delle note spese, mettendo in evidenza i colli di bottiglia nelle approvazioni e gli scostamenti dalle policy. Aiuta a individuare le cause profonde delle inefficienze, come i rifiuti frequenti o i ritardi nei rimborsi. In questo modo, è possibile accelerare i cicli di approvazione e migliorare la conformità alle policy.

Servono principalmente gli Event Log di SAP Concur, che includono l’ID della nota spese come identificativo del caso, i nomi delle attività e le relative date e ore. Attributi aggiuntivi, come chi ha inviato la nota spese, l’approvatore, l’importo e il tipo di spesa, consentono di approfondire l’analisi.

Può ottenere una visione completa del processo dall’inizio alla fine, comprese tutte le varianti e le rilavorazioni che altrimenti resterebbero nascoste. Le informazioni disponibili includono i colli di bottiglia nelle approvazioni, i percorsi di approvazione non conformi e le aree con un elevato carico di lavoro manuale. Questo consente di intervenire in modo mirato per ridurre i costi di elaborazione e accelerare le registrazioni contabili.

La configurazione iniziale, compresa l’estrazione dei dati e il collegamento a uno strumento di Process Mining, può richiedere alcune settimane. In seguito, è possibile generare mappe di processo di base e ottenere le prime informazioni nel giro di pochi giorni. Nelle settimane successive si possono svolgere analisi più approfondite e individuare le cause profonde.

Sì. Rappresentando visivamente dove e perché le note spese vengono restituite di frequente, il Process Mining individua gli errori ricorrenti e i problemi di interpretazione delle policy. Può mettere in evidenza le violazioni che si ripetono, consentendo di introdurre formazione mirata o controlli più rigorosi per migliorare la conformità e ridurre le rilavorazioni.

In genere, per estrarre i dati da SAP Concur si utilizzano le funzionalità standard di rendicontazione o l’accesso tramite API per i dataset più ampi. La procedura è semplice per i report di base, mentre l’estrazione di dati personalizzata può richiedere competenze tecniche. Prima dell’analisi, spesso è necessario pulire e trasformare i dati.

La difficoltà principale può consistere nel garantire che i dati estratti siano nel formato corretto per l’Event Log, con ID dei casi, attività e timestamp ben definiti. Associare campi specifici di SAP Concur allo schema di Process Mining può richiedere competenze di trasformazione dei dati. La maggior parte degli strumenti moderni di Process Mining offre connettori affidabili o opzioni di importazione flessibili.

Miglioramenti misurabili, come la riduzione dei tempi di ciclo o dei costi di elaborazione, si possono spesso osservare entro 3-6 mesi dall’attuazione delle raccomandazioni individuate. La rapidità dei progressi dipende dalla complessità delle modifiche e dal livello di adozione nell’organizzazione. Il monitoraggio continuo consente di seguire i progressi nel tempo.

Più efficienza nella gestione delle note spese: inizi subito a ottimizzare il processo

Scopra come ridurre del 30% il tempo di ciclo delle note spese e migliorare la conformità.

Inizi la prova gratuita

Non è necessaria una carta di credito. Inizi a ottimizzare in pochi minuti.