Migliori il processo dalla registrazione alla rendicontazione: chiusura del periodo e riconciliazione

Perché è fondamentale ottimizzare Record to Report, chiusura periodica e riconciliazione

Il processo Record to Report, o R2R, che comprende la chiusura periodica e la riconciliazione, è fondamentale per la solidità finanziaria e le decisioni strategiche di qualsiasi organizzazione. In Microsoft Dynamics 365 Finance, gestirlo in modo efficiente significa garantire l’accuratezza dei rendiconti finanziari, rispettare le scadenze normative e fornire tempestivamente informazioni utili alla dirigenza. Tuttavia, la complessità intrinseca, le numerose interdipendenze e le frequenti attività manuali di raccolta dei dati, registrazione delle transazioni, rilevazione degli accantonamenti, eliminazione delle operazioni infragruppo e riconciliazione dei conti possono creare colli di bottiglia significativi. Queste inefficienze possono ritardare la chiusura finanziaria, aumentare il rischio di errori e rendere costante la difficoltà di rispettare standard di rendicontazione rigorosi, come gli IFRS o i GAAP. I costi di una chiusura inefficiente non si limitano al tempo: incidono anche sulle spese di audit, gravano sulle risorse e riducono la capacità di prendere tempestivamente decisioni aziendali basate sui dati.

Come il Process Mining migliora l’efficienza R2R in Microsoft Dynamics 365

Il Process Mining offre un approccio basato sui dati per comprendere meglio il processo Record to Report, di chiusura periodica e di riconciliazione in Microsoft Dynamics 365. Analizzando gli Event Log generati dal sistema, il Process Mining ricostruisce una visione oggettiva, dall’inizio alla fine, di ogni attività e punto decisionale del ciclo di rendicontazione finanziaria. È particolarmente utile per processi complessi come la chiusura periodica, in cui le attività coinvolgono più utenti, reparti e, talvolta, sistemi esterni. Potrà vedere chiaramente il flusso effettivo, da «Chiusura periodica avviata» fino a «Rendiconti finanziari approvati» e «Chiusura periodica completata».

Anziché basarsi su resoconti soggettivi o diagrammi di processo statici, il Process Mining mostra come si svolgono realmente i processi. Individua con precisione i punti in cui si verificano ritardi, mettendo in evidenza le fasi specifiche che diventano regolarmente colli di bottiglia, come «Riconciliazione infragruppo eseguita» o «Riconciliazione del conto patrimoniale avviata». Può analizzare i tempi di ciclo delle singole attività e dell’intero processo di chiusura, rilevando le variazioni e i percorsi non conformi che si discostano dal modello previsto. Queste informazioni sono essenziali per comprendere le cause profonde delle rilavorazioni, delle rettifiche tardive o delle fasi di revisione e approvazione prolungate, e per intervenire in modo mirato.

Principali aree di miglioramento della chiusura periodica

L’uso del Process Mining per il processo Record to Report, di chiusura periodica e di riconciliazione in Microsoft Dynamics 365 può mettere in luce diverse aree prioritarie di ottimizzazione:

• Accelerare le riconciliazioni: individui i conti di contabilità generale o le categorie di riconciliazione che causano regolarmente ritardi. Comprenda perché la fase «Riconciliazione del conto patrimoniale avviata» può richiedere molto più tempo per determinate entità o conti. Questo consente di semplificare i flussi di lavoro di riconciliazione e ridurre le attività arretrate.
• Ottimizzare la gestione delle registrazioni contabili: analizzi tempi e volumi delle «Registrazioni contabili di rettifica contabilizzate». Verifichi se alcuni tipi di rettifica vengono ripetutamente registrati in ritardo nel ciclo di chiusura, segnalando possibili problemi nei processi a monte o nella qualità dei dati in Dynamics 365.
• Semplificare i flussi di approvazione: ottenga informazioni sulle fasi di revisione e approvazione, da «Riconciliazione revisionata e approvata» a «Rendiconti finanziari approvati». Individui i colli di bottiglia nei passaggi di consegne tra utenti responsabili o reparti e le fasi di approvazione che si prolungano senza necessità.
• Rafforzare la conformità e i controlli: individui gli scostamenti dalle procedure operative o dalle politiche, ad esempio attività svolte fuori sequenza o da utenti non autorizzati. In questo modo sarà più semplice rispettare i controlli finanziari e i requisiti di audit.
• Ridurre le attività manuali: individui le attività ripetute di frequente o che richiedono un intervento manuale eccessivo, così da valutare opportunità di automazione o di riprogettazione del processo in Dynamics 365.

Risultati attesi dall’ottimizzazione del processo R2R

Le informazioni ottenute con il Process Mining si traducono in vantaggi concreti per la Sua organizzazione. Intervenendo sui colli di bottiglia e sulle inefficienze individuati nel processo Record to Report, di chiusura periodica e di riconciliazione, potrà ottenere:

• Tempi di chiusura finanziaria più brevi: riduca sensibilmente i giorni necessari per completare la chiusura finanziaria e acceda prima ai dati finanziari essenziali.
• Maggiore accuratezza e qualità: limiti gli errori, riduca la necessità di rettifiche dell’ultimo minuto e migliori l’accuratezza complessiva dei rendiconti finanziari.
• Costi operativi inferiori: riduca le attività manuali, gli straordinari e le risorse impiegate nel processo di chiusura, ottenendo risparmi significativi.
• Maggiore conformità e preparazione agli audit: garantisca il rispetto costante delle politiche interne e delle normative esterne, semplificando gli audit e riducendo i rischi di conformità.
• Migliore allocazione delle risorse: ottimizzi la distribuzione del personale e dei carichi di lavoro comprendendo dove e perché si verificano i ritardi, così da utilizzare al meglio le competenze del team finanziario.
• Maggiore trasparenza finanziaria: fornisca alla dirigenza informazioni finanziarie tempestive e affidabili, a supporto di una pianificazione strategica e di decisioni più consapevoli.

Come iniziare con il Process Mining per Record to Report

Per migliorare il processo Record to Report, di chiusura periodica e di riconciliazione in Microsoft Dynamics 365 non è necessaria una vasta esperienza di Process Mining. La soluzione La guida nell’analisi e fornisce informazioni chiare e utili per decidere come intervenire, senza richiedere una modellazione complessa dei dati o competenze tecniche specialistiche. Inizi oggi il percorso di ottimizzazione e trasformi la chiusura finanziaria da problema ricorrente in un’attività più lineare ed efficiente.