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Migliori il processo Record to Report - Chiusura del periodo e riconciliazione

La guida in 6 passaggi per ottimizzare la chiusura del periodo in Dynamics 365.
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Migliori il processo Record to Report - Chiusura del periodo e riconciliazione
Record to Report - Chiusura del periodo e riconciliazione
Microsoft Dynamics 365
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Ottimizzi la chiusura del periodo e la riconciliazione in Dynamics 365

I processi di chiusura del periodo e di riconciliazione possono spesso causare ritardi e rischi di non conformità. La nostra piattaforma La aiuta a identificare con precisione i colli di bottiglia nel processo Record to Report, dalla raccolta iniziale dei dati alle approvazioni finali. Analizzi i tempi del ciclo di chiusura finanziaria e ottimizzi l'allocazione delle risorse per accelerare il reporting e migliorarne l'accuratezza, senza bisogno di competenze tecniche approfondite.

Scarichi il nostro template dei dati preconfigurato e affronti le sfide comuni per raggiungere i Suoi obiettivi di efficienza. Segua il nostro piano di miglioramento in sei passaggi e consulti la Guida al template dei dati per trasformare le Sue operazioni.

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Perché è essenziale ottimizzare Record to Report - Chiusura del periodo e riconciliazione

Il processo Record to Report, R2R, di chiusura del periodo e riconciliazione costituisce una base fondamentale per la salute finanziaria e il processo decisionale strategico di qualsiasi organizzazione. Nel contesto di Microsoft Dynamics 365 Finance, gestire questo processo in modo efficiente significa garantire bilanci accurati, rispettare le scadenze normative e fornire tempestivamente al management insight utili. Tuttavia, la complessità intrinseca, le numerose interdipendenze e le attività spesso manuali coinvolte nella raccolta dei dati, nella registrazione delle transazioni, nella contabilizzazione degli accantonamenti, nelle eliminazioni intercompany e nelle riconciliazioni dei conti possono generare colli di bottiglia significativi. Queste inefficienze possono ritardare la chiusura finanziaria, aumentare il rischio di errori e rendere costantemente difficile la conformità a rigorosi standard di reporting, come IFRS o GAAP. Il costo di una chiusura inefficiente va oltre il semplice impiego di tempo: incide sui costi di audit, grava sulle risorse e limita la capacità di prendere tempestivamente decisioni aziendali basate sui dati.

Come il Process Mining sblocca l’efficienza R2R in Microsoft Dynamics 365

Il Process Mining offre un approccio potente e basato sui dati per rendere trasparente il processo Record to Report - Chiusura del periodo e riconciliazione in Microsoft Dynamics 365. Analizzando gli Event Log generati dal sistema, il Process Mining costruisce una visione obiettiva e completa di ogni attività e punto decisionale lungo l’intero ciclo di reporting finanziario. Questo è particolarmente utile per processi complessi come la chiusura del periodo, in cui le attività coinvolgono più utenti, reparti e potenzialmente sistemi esterni. Lei ottiene una visibilità chiara del flusso effettivo, da «Chiusura del periodo avviata» a «Bilanci approvati» e «Chiusura del periodo completata».

Anziché basarsi su descrizioni soggettive o diagrammi di processo statici, il Process Mining mostra come i processi vengono realmente eseguiti. Individua con precisione i punti in cui si verificano i ritardi, evidenziando passaggi specifici, come «Riconciliazione intercompany eseguita» o «Riconciliazione del conto di stato patrimoniale avviata», che agiscono sistematicamente da colli di bottiglia. Può analizzare i tempi di ciclo delle singole attività e dell’intero processo di chiusura, portando alla luce varianti e percorsi non conformi che si discostano dal disegno previsto. Questa capacità è fondamentale per comprendere le cause alla radice delle rilavorazioni, delle rettifiche tardive o delle fasi di revisione e approvazione eccessivamente lunghe, consentendo di indirizzare gli interventi di miglioramento in modo efficace.

Principali aree di miglioramento per la chiusura del periodo

L’utilizzo del Process Mining per il processo Record to Report - Chiusura del periodo e riconciliazione in Microsoft Dynamics 365 può evidenziare diverse aree critiche di ottimizzazione:

  • Accelerare i processi di riconciliazione: individui i conti di contabilità generale o le categorie di riconciliazione che causano sistematicamente ritardi. Comprenda perché la «Riconciliazione del conto di stato patrimoniale avviata» può richiedere molto più tempo per determinate entità o conti di contabilità generale. Questo aiuta a semplificare i Workflow di riconciliazione e a ridurre gli arretrati.
  • Ottimizzare la gestione delle registrazioni contabili: analizzi la tempistica e il volume delle «Registrazioni contabili di rettifica contabilizzate». Verifichi se determinati tipi di rettifica vengono effettuati ripetutamente nelle fasi finali del ciclo di chiusura, segnalando possibili problemi nei processi a monte o nella qualità dei dati in Dynamics 365.
  • Semplificare i Workflow di approvazione: ottenga insight sulle fasi di revisione e approvazione, da «Riconciliazione revisionata e approvata» a «Bilanci approvati». Individui i colli di bottiglia nei passaggi di consegne tra utenti o reparti responsabili e le aree in cui i cicli di approvazione si prolungano senza necessità.
  • Rafforzare conformità e controlli: porti alla luce le deviazioni dalle procedure operative standard o dalle policy, come attività eseguite fuori sequenza o da utenti non autorizzati. In questo modo garantisce una maggiore aderenza ai controlli finanziari e ai requisiti di audit.
  • Ridurre le attività manuali: individui le attività ripetute frequentemente o che richiedono un intervento manuale eccessivo, creando opportunità di automazione o riprogettazione del processo in Dynamics 365.

Risultati attesi dall’ottimizzazione del processo R2R

Gli insight ottenuti dal Process Mining si traducono direttamente in vantaggi concreti per la Sua organizzazione. Affrontando i colli di bottiglia e le inefficienze individuati nel processo Record to Report - Chiusura del periodo e riconciliazione, potrà ottenere:

  • Cicli di chiusura finanziaria più rapidi: riduca significativamente il numero di giorni necessari per completare la chiusura finanziaria e acceda più rapidamente ai dati finanziari fondamentali.
  • Maggiore accuratezza e qualità: minimizzi gli errori, riduca la necessità di rettifiche dell’ultimo minuto e aumenti l’accuratezza complessiva dei bilanci.
  • Minori costi operativi: riduca il lavoro manuale, gli straordinari e le risorse impiegate nel processo di chiusura, ottenendo risparmi significativi.
  • Conformità rafforzata e maggiore preparazione agli audit: garantisca un’aderenza costante alle policy interne e alle normative esterne, semplificando gli audit e riducendo i rischi di conformità.
  • Migliore allocazione delle risorse: ottimizzi la distribuzione del personale e dei carichi di lavoro comprendendo dove e perché si verificano i ritardi, per utilizzare in modo più efficiente le competenze del Suo team Finance.
  • Maggiore trasparenza finanziaria: fornisca al management informazioni finanziarie tempestive e affidabili, a supporto di una pianificazione strategica e di decisioni più consapevoli.

Come iniziare con il Process Mining del processo Record to Report

Avviare il percorso di miglioramento del processo Record to Report - Chiusura del periodo e riconciliazione in Microsoft Dynamics 365 non richiede una vasta esperienza di Process Mining. Questa soluzione La guida nell’analisi e fornisce insight chiari e utilizzabili, senza richiedere modelli dati complessi o competenze tecniche specialistiche. Inizi oggi il percorso di ottimizzazione e trasformi la chiusura finanziaria da una sfida ricorrente in un’operazione fluida ed efficiente.

Record to Report - Chiusura del periodo e riconciliazione Chiusura finanziaria Libro mastro Riconciliazione dei conti Reportistica finanziaria Compliance Miglioramento dell’efficienza Reparto finanza Chiusura di fine mese Fine del periodo R2R Riconciliazione finanziaria Contabilità

Problemi e sfide comuni

Individui le sfide che La riguardano

I ritardi nel completamento delle attività di chiusura del periodo incidono direttamente sulla puntualità del reporting finanziario. Cicli di chiusura più lunghi fanno sì che informazioni finanziarie fondamentali non siano disponibili quando servono, ostacolando le decisioni strategiche e causando potenzialmente il mancato rispetto delle scadenze normative. Ne derivano una maggiore pressione sui team finanziari e costi operativi più elevati.
ProcessMind analizza il processo completo Record to Report Period Close and Reconciliation in Microsoft Dynamics 365, individuando con precisione le attività e gli utenti responsabili delle durate più lunghe. Visualizza il flusso end-to-end, identifica i colli di bottiglia specifici che prolungano il ciclo di chiusura e offre informazioni basate sui dati per ottimizzare il processo.

Le attività manuali di riconciliazione e i Workflow di approvazione prolungati creano spesso colli di bottiglia, soprattutto durante le chiusure di fine mese o trimestre. Questi ritardi possono portare a revisioni affrettate, aumentare il rischio di errori e impedire il rispetto delle scadenze fondamentali del reporting finanziario, causando frustrazione e rischi di non conformità.
ProcessMind individua con precisione i punti in cui i processi di riconciliazione e approvazione in Microsoft Dynamics 365 si bloccano, utilizzando la prospettiva Financial Period. Evidenzia gli account, i reparti o i singoli utenti che contribuiscono ai ritardi nel processo Record to Report, consentendo interventi mirati per semplificare i Workflow e ridurre i tempi di ciclo.

Un volume elevato di scritture contabili di rettifica dopo la preparazione del bilancio di verifica iniziale indica imprecisioni o dati incompleti nelle fasi precedenti del processo Record to Report. Questo non solo aumenta il carico di lavoro dei team contabili, ma solleva anche dubbi sull’integrità dei dati, sull’auditabilità e sull’accuratezza complessiva dei bilanci.
ProcessMind quantifica la frequenza e l’impatto delle scritture di rettifica in Microsoft Dynamics 365 nei diversi periodi finanziari. Mappando l’intero percorso Period Close and Reconciliation, identifica le attività precedenti che portano sistematicamente a rettifiche necessarie, consentendo alle organizzazioni di intervenire sulle cause alla radice e ridurre le correzioni future.

Le differenze nel modo in cui team o entità diverse eseguono le attività di chiusura del periodo generano inefficienze ed errori. In assenza di procedure standardizzate per Record to Report Period Close and Reconciliation, le organizzazioni faticano a garantire una qualità uniforme, effettuare confronti accurati e assicurare la conformità in tutti i cicli di reporting finanziario.
ProcessMind mappa visivamente tutte le varianti effettive del processo Period Close and Reconciliation in Microsoft Dynamics 365, evidenziando le deviazioni dal percorso ideale. L’analisi mette in luce le attività non standard, consentendo ai responsabili finanziari di individuare le best practice, imporre Workflow coerenti e ridurre la complessità operativa dei processi di chiusura.

Il mancato rispetto dei requisiti normativi o degli standard di controllo interno durante il processo di chiusura finanziaria espone l’organizzazione a rischi significativi di non conformità, potenziali sanzioni e rilievi negativi in sede di audit. Questi problemi possono danneggiare la reputazione e compromettere la fiducia degli stakeholder.
ProcessMind monitora il processo Record to Report Period Close and Reconciliation in Microsoft Dynamics 365 rispetto a regole predefinite e modelli di processo ideali. Identifica automaticamente i casi in cui le attività richieste vengono saltate, le approvazioni non vengono ottenute o i processi si discostano dalle linee guida di conformità, consentendo di mitigare proattivamente i rischi e prepararsi agli audit.

Un’allocazione inefficiente delle attività durante Record to Report Period Close and Reconciliation può far sì che alcuni membri del team o reparti siano costantemente sovraccarichi, mentre altri risultino sottoutilizzati. Questo squilibrio causa esaurimento, ritardi e un impiego meno efficiente delle preziose risorse finanziarie.
ProcessMind offre una visibilità chiara sull’allocazione delle risorse e sulla distribuzione del carico di lavoro in tutte le attività del processo di chiusura del periodo in Microsoft Dynamics 365. Identifica chi esegue quali attività, il rispettivo carico e i punti in cui si verificano colli di bottiglia a causa di una distribuzione non uniforme, consentendo una migliore pianificazione delle risorse e gestione della capacità.

I tempi prolungati necessari per raccogliere e integrare in Microsoft Dynamics 365 i dati di origine richiesti per il processo Record to Report sono una causa frequente dei ritardi nella chiusura. Questo collo di bottiglia iniziale si ripercuote sulle attività successive, posticipando la riconciliazione e la generazione dei bilanci e compromettendo la puntualità complessiva.
ProcessMind identifica con precisione la durata e le dipendenze dell’attività "Source Data Collected" e dei passaggi che la precedono all’interno di ciascun Financial Period. Analizzando il flusso, evidenzia i punti in cui emergono difficoltà di integrazione dei dati, consentendo miglioramenti mirati per accelerare la fase iniziale critica del processo Period Close and Reconciliation.

Le attività manuali, le revisioni approfondite e le rilavorazioni spesso necessarie per Record to Report Period Close and Reconciliation possono far aumentare significativamente i costi operativi. Queste spese nascoste incidono sulla redditività e sottraggono risorse che potrebbero essere impiegate meglio in attività analitiche a valore aggiunto, riducendo l’efficienza complessiva della funzione finanziaria.
ProcessMind quantifica il tempo dedicato alle diverse attività del processo di chiusura in Microsoft Dynamics 365, individuando le aree caratterizzate da un elevato impegno manuale e da rilavorazioni. Identificando le inefficienze e le opportunità di automazione o semplificazione dei Workflow, aiuta le organizzazioni a ridurre il costo totale di Period Close and Reconciliation.

Senza informazioni chiare e in tempo reale sull’avanzamento delle attività di chiusura di ciascun periodo finanziario, i team finanziari faticano a gestire proattivamente i ritardi o a individuare i problemi imminenti. Questa mancanza di visibilità può portare a una gestione reattiva dei problemi, al mancato rispetto delle scadenze e all’incapacità generale di controllare efficacemente il processo Record to Report.
ProcessMind offre una visualizzazione interattiva e in tempo reale, tramite Dashboard, del processo Period Close and Reconciliation in Microsoft Dynamics 365. Tiene traccia dello stato di tutte le attività per ciascun Financial Period, fornendo informazioni immediate sui colli di bottiglia, sui passaggi completati e sulle attività ancora da svolgere, migliorando significativamente il controllo e la supervisione.

Le fasi di revisione e approvazione delle riconciliazioni dei conti patrimoniali e dei conti economici introducono spesso ritardi significativi nel processo Record to Report. I tempi di attesa prolungati per le approvazioni rallentano l’avanzamento complessivo della chiusura finanziaria, posticipando attività successive come la preparazione del bilancio di verifica e la generazione dei bilanci.
ProcessMind monitora con precisione la durata delle attività "Reconciliation Reviewed & Approved" e "Financial Statements Reviewed/Approved" in Microsoft Dynamics 365. Identifica gli approvatori o i reparti che causano sistematicamente ritardi, fornendo dati utilizzabili per semplificare i Workflow di autorizzazione e accelerare Period Close and Reconciliation.

Problemi di qualità dei dati sottostanti, come registrazioni di transazioni incomplete o inesatte, possono complicare e prolungare significativamente le attività di riconciliazione nel processo Record to Report. I team finanziari sono così costretti a dedicare tempo eccessivo all’analisi delle discrepanze, alle correzioni manuali e alla registrazione di numerose scritture di rettifica.
Pur non analizzando direttamente il contenuto dei dati, l’attenzione di ProcessMind sull’Attributo "Number of Adjustments" e sull’attività "Adjusting Journal Entries Posted" in Microsoft Dynamics 365 evidenzia i sintomi di una scarsa qualità dei dati. Indica i punti in cui questi problemi si manifestano nel Workflow Period Close and Reconciliation, consentendo di esaminare le fonti dati a monte.

Obiettivi tipici

Definisca come si presenta il successo

Questo obiettivo mira a ridurre il tempo complessivo necessario per completare il processo Record to Report Period Close & Reconciliation per ciascun periodo finanziario. Il suo raggiungimento riduce i ritardi nel reporting, consente di accedere più rapidamente alle informazioni finanziarie e supporta decisioni aziendali più agili. Chiusure più rapide riducono inoltre la pressione sui team finanziari. ProcessMind identifica i colli di bottiglia e le attività di maggiore durata nella chiusura del periodo in Microsoft Dynamics 365. Visualizzando i percorsi effettivi del processo, consente di individuare i ritardi e ottenere una potenziale riduzione del 15-25% del tempo di ciclo complessivo.

Approvare le riconciliazioni in modo efficiente è fondamentale per chiudere il periodo nei tempi previsti. Questo obiettivo si concentra sulla riduzione del tempo necessario per revisionare e approvare le riconciliazioni dei conti patrimoniali e dei conti economici, garantendo l’accuratezza senza sacrificare la velocità. L’impatto sulla scadenza finale della chiusura è diretto. ProcessMind mappa il Workflow di approvazione delle riconciliazioni in Microsoft Dynamics 365, evidenziando deviazioni e cicli di rilavorazione. Identifica i passaggi di approvazione che causano ritardi, aiutando Lei a ottimizzare i Workflow e a ridurre potenzialmente i tempi di approvazione del 20-30%.

Un volume elevato di scritture di rettifica effettuate dopo la chiusura del periodo indica problemi sottostanti nel processo Record to Report o nella qualità dei dati. Questo obiettivo mira a individuare e affrontare le cause alla radice, garantendo l’accuratezza e la completezza dei dati prima della chiusura e migliorando così l’affidabilità del reporting. Analizzando la tempistica e i tipi di scritture di rettifica, ProcessMind rivela quali attività o fonti dati in Microsoft Dynamics 365 sono più soggette a errori. Queste informazioni consentono correzioni proattive, con una potenziale riduzione delle rettifiche del 10-20% e un miglioramento del reporting corretto al primo tentativo.

Procedure non uniformi generano inefficienze, errori e rischi di non conformità. Questo obiettivo si concentra sulla definizione e sull’applicazione di Workflow standardizzati per tutte le attività Record to Report Period Close & Reconciliation, così da garantire risultati ripetibili e di alta qualità in tutti i periodi finanziari. ProcessMind individua tutte le variazioni effettive del processo di chiusura del periodo in Microsoft Dynamics 365. Identifica i percorsi non conformi e le deviazioni dalle procedure operative standard, consentendo a Lei di applicare le best practice e ridurre la variabilità del processo fino al 40%.

Garantire che tutte le attività di reporting finanziario rispettino i requisiti normativi e le policy interne è fondamentale. Questo obiettivo mira a identificare e mitigare proattivamente i rischi di non conformità nel processo Record to Report Period Close & Reconciliation, prevenendo sanzioni e danni reputazionali. ProcessMind verifica automaticamente l’esecuzione dei passaggi critici per la conformità in Microsoft Dynamics 365, come la segregazione dei compiti e le gerarchie di approvazione. Evidenzia i casi di non conformità, consentendo a Lei di rafforzare i controlli e mantenere la preparazione agli audit.

Una distribuzione non uniforme del carico di lavoro durante la chiusura può causare esaurimento, errori e ritardi. Questo obiettivo mira ad analizzare e riallocare le attività in modo più efficiente all’interno del team finanziario, garantendo un processo Record to Report Period Close & Reconciliation più fluido e meno gravoso. ProcessMind offre visibilità sull’allocazione delle risorse e sulla durata delle attività per ciascun utente in Microsoft Dynamics 365. Individua i colli di bottiglia causati da persone o team sovraccarichi, aiutando a riequilibrare le attività e a migliorare l’efficienza complessiva del team del 10-15%.

La raccolta tempestiva di tutti i dati di origine necessari è fondamentale per un processo Record to Report Period Close & Reconciliation efficiente. I ritardi in questa fase si ripercuotono sull’intero processo. Questo obiettivo mira a individuare e rimuovere gli ostacoli nell’acquisizione dei dati, garantendo che le informazioni siano disponibili quando servono. ProcessMind mappa le attività precedenti alla chiusura che portano alla disponibilità dei dati di origine in Microsoft Dynamics 365. Rivela dipendenze e ritardi nei processi di input dei dati, consentendo interventi mirati per accelerare la disponibilità delle informazioni e ridurre potenzialmente i tempi di attesa del 10-20%.

Il processo Record to Report Period Close & Reconciliation può richiedere molte risorse. Questo obiettivo si concentra sull’identificazione delle inefficienze, delle attività manuali e delle rilavorazioni che contribuiscono agli elevati costi operativi, con l’obiettivo di semplificare le operazioni e ottenere risparmi significativi. ProcessMind quantifica il tempo e le risorse impiegati nelle diverse attività del processo di chiusura in Microsoft Dynamics 365. Identificando passaggi ridondanti o opportunità di automazione, Lei può ridurre l’impegno manuale e ottenere una potenziale riduzione del 5-10% della spesa operativa.

La mancanza di informazioni in tempo reale sull’avanzamento del processo Record to Report Period Close & Reconciliation ostacola la gestione proattiva e la risoluzione dei problemi. Questo obiettivo mira a introdurre meccanismi di monitoraggio continuo, fornendo lo stato aggiornato di tutte le attività di chiusura. ProcessMind offre Dashboard dinamiche e il conformance checking per mostrare lo stato attuale delle attività di chiusura del periodo in Microsoft Dynamics 365. I responsabili finanziari possono così monitorare l’avanzamento, individuare immediatamente le deviazioni e prendere decisioni basate sui dati.

La revisione e l’approvazione finali dei bilanci possono essere processi lunghi, con conseguenti ritardi nel reporting esterno. Questo obiettivo mira a ottimizzare la fase critica del processo Record to Report Period Close & Reconciliation, garantendo accuratezza senza ritardi superflui. ProcessMind analizza il Workflow e la durata dei passaggi di revisione e approvazione dei bilanci in Microsoft Dynamics 365. Individua i cicli iterativi e i ritardi nei passaggi di consegne, consentendo di riprogettare il processo e ridurre il ciclo di revisione fino al 15%.

Una scarsa qualità dei dati ostacola fortemente una riconciliazione contabile accurata ed efficiente, causando rilavorazioni ed errori. Questo obiettivo si concentra sull’identificazione delle fonti delle discrepanze nei dati e sull’attuazione di soluzioni per migliorare l’affidabilità delle informazioni finanziarie. ProcessMind aiuta a individuare i punti in cui i problemi di qualità dei dati si manifestano nel processo Record to Report Period Close & Reconciliation in Microsoft Dynamics 365, spesso correlando gli errori di riconciliazione a specifici tipi di transazione o punti di inserimento dei dati. Ciò consente miglioramenti mirati nella governance dei dati.

Il percorso di miglioramento in 6 fasi per Record to Report - Chiusura del periodo e riconciliazione

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Cosa fare

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Perché è importante

Un Template standardizzato garantisce coerenza e accuratezza dei dati, semplificando l’analisi successiva ed evitando gli errori più comuni nella preparazione dei dati.

Risultato previsto

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COSA OTTERRÀ

Scopra i ritardi nascosti nella chiusura finanziaria

ProcessMind visualizza l'intero ciclo Record to Report, mostrando ogni passaggio e interazione. Ottenga una visione chiara e basata sui dati delle attività di chiusura del periodo in Dynamics 365.
  • Mappi il flusso effettivo del processo Record to Report
  • Individui i colli di bottiglia nelle attività di chiusura del periodo
  • Analizzi i tempi del ciclo di chiusura finanziaria
  • Migliori l'accuratezza e la conformità della riconciliazione
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Identify bottlenecks and delays
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RISULTATI TIPICI

Eccellenza nella chiusura del periodo e nella riconciliazione

Questi risultati illustrano le efficienze e i miglioramenti misurabili che le organizzazioni ottengono generalmente ottimizzando i processi Record to Report, Period Close e Reconciliation. Il Process Mining, combinato con i dati di Microsoft Dynamics 365, consente di identificare e risolvere i colli di bottiglia, portando a un reporting finanziario più rapido e accurato.

0 %
Chiusura del periodo più rapida

Riduzione del tempo di ciclo medio

Ridurre il tempo complessivo necessario per completare il processo di chiusura del periodo finanziario, consentendo un reporting finanziario e decisioni più rapidi.
0 %
Riconciliazioni semplificate

Riduzione dei tempi di approvazione

Accelerare la revisione e l’approvazione delle riconciliazioni contabili, verificando più rapidamente i saldi e riducendo i ritardi.
0 %
Meno rettifiche dopo la chiusura

Riduzione delle rettifiche necessarie

Ridurre al minimo la necessità di scritture contabili correttive dopo la chiusura, migliorando l’accuratezza dei dati e riducendo le costose rilavorazioni.
0 %
Maggiore conformità del processo

Rispetto dei Workflow standard

Aumentare la percentuale di chiusure finanziarie che seguono costantemente le procedure operative standard definite, migliorando la coerenza e la preparazione agli audit.
0 %
Maggiore visibilità sulla chiusura

Informazioni sul processo in tempo reale

Ottenere informazioni in tempo reale sull’avanzamento della chiusura del periodo e sui colli di bottiglia, consentendo una gestione proattiva e decisioni informate durante l’intero ciclo.

I risultati variano in base alla complessità del processo e alla qualità dei dati. Queste cifre rappresentano miglioramenti tipici osservati nelle diverse implementazioni.

Dati consigliati

Inizi dagli attributi e dalle attività più importanti, quindi ampli l'analisi secondo necessità.
Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

Attributi

Punti dati fondamentali da acquisire per l’analisi

Un identificativo univoco per il ciclo di reporting finanziario, ad esempio '2023-12' per dicembre 2023. Funge da identificativo principale del caso e raggruppa tutte le attività correlate alla chiusura del periodo.

Perché è importante

Si tratta dell'identificativo essenziale del caso che definisce l'ambito dell'analisi e consente di valutare l'intero processo di chiusura del periodo, dall'inizio alla fine, per ogni distinto ciclo di reporting.

Il nome di uno specifico evento aziendale o di un'attività che si è verificata nel processo di chiusura del periodo, ad esempio 'Trial Balance Prepared' o 'Account Reconciliation Started'.

Perché è importante

Questo attributo costituisce la struttura portante della mappa del processo e consente di visualizzare e analizzare la sequenza dei passaggi, i colli di bottiglia e le deviazioni nel ciclo di chiusura del periodo.

La data e l'ora precise in cui una specifica attività di chiusura del periodo è stata eseguita o completata.

Perché è importante

Si tratta di un attributo fondamentale per tutte le analisi basate sul tempo, inclusi il calcolo dei tempi di ciclo, l'individuazione dei colli di bottiglia e la comprensione della sequenza degli eventi.

L'ID o il nome dell'utente che ha eseguito l'attività.

Perché è importante

Consente di analizzare la distribuzione del carico di lavoro, le prestazioni degli utenti e l'allocazione delle risorse, aiutando a individuare team o singole persone sovraccarichi.

L'identificativo dell'entità giuridica o dell'azienda per la quale viene eseguita la chiusura del periodo.

Perché è importante

Si tratta di una dimensione primaria per il filtraggio e il confronto, che consente di analizzare le prestazioni della chiusura del periodo tra diverse entità giuridiche.

Il reparto funzionale associato all'attività o all'utente che la esegue, ad esempio 'Finance', 'Controlling' o 'AP'.

Perché è importante

Fornisce il contesto organizzativo e consente di analizzare le prestazioni del processo e la distribuzione del carico di lavoro per area funzionale.

Il numero dello specifico conto di contabilità generale coinvolto nell'attività, ad esempio una registrazione a giornale o una riconciliazione.

Perché è importante

Consente un'analisi finanziaria dettagliata e aiuta a individuare i conti problematici caratterizzati da elevati tassi di rettifica o da tempi di riconciliazione lunghi.

Attività

Passaggi del processo da monitorare e ottimizzare

Questa attività segna l’inizio del processo di chiusura finanziaria per un periodo specifico. In genere viene dedotta dalla creazione di un programma di chiusura nell’area di lavoro Financial close o dal primo cambio di stato del periodo contabile.

Perché è importante

In quanto evento iniziale, è fondamentale per misurare il tempo di ciclo complessivo della chiusura del periodo. Analizzare il tempo a partire da questo evento aiuta a individuare la durata complessiva del processo e il rispetto delle pianificazioni.

Questa attività indica che una riconciliazione del conto predisposta è stata esaminata e approvata da un responsabile o da un revisore. In genere viene acquisita come aggiornamento dello stato finale di un'attività nell'area di lavoro Financial close.

Perché è importante

Si tratta di una tappa importante che conclude la riconciliazione di un conto. È essenziale per calcolare il KPI 'Avg Reconciliation Approval Time' e individuare i colli di bottiglia nelle approvazioni.

Una tappa fondamentale che rappresenta il momento in cui tutte le rettifiche note sono state registrate e un bilancio di verifica preliminare è pronto per la revisione. Si tratta di un evento dedotto, che segna il completamento dell'inserimento dei dati.

Perché è importante

Questa attività costituisce un punto di controllo essenziale prima della generazione del bilancio d'esercizio. Delimita la fase di correzione dei dati da quella di reporting e revisione.

Questa è la tappa dell'approvazione finale e indica che la direzione ha esaminato e approvato i bilanci d'esercizio del periodo. Spesso viene acquisita tramite un'attività nell'area di lavoro Financial close.

Perché è importante

Si tratta di una tappa aziendale critica che conclude la fase di revisione. È essenziale per misurare il Financial Statement Review Time e la governance complessiva del processo.

L'attività finale del processo, in cui il periodo della contabilità generale viene formalmente chiuso, impedendo ulteriori registrazioni. Si tratta di una modifica dello stato esplicita e verificabile all'interno di Dynamics 365.

Perché è importante

In quanto evento conclusivo definitivo, questa attività è essenziale per calcolare l'Average Period Close Cycle Time. Rappresenta il completamento finale e irreversibile del periodo finanziario.

Domande frequenti

Domande frequenti

Il Process Mining analizza gli Event Log del Suo sistema Microsoft Dynamics 365 per visualizzare il processo effettivo di chiusura del periodo e riconciliazione. Individua colli di bottiglia, deviazioni dalle procedure standard e aree che causano ritardi o non conformità. Questo aiuta a identificare con precisione dove si verificano le inefficienze e quale impatto hanno sul reporting finanziario.

Analizzando i timestamp e la sequenza delle attività nei dati di Dynamics 365, gli strumenti di Process Mining ricostruiscono il percorso completo di ogni chiusura del periodo finanziario. Evidenziano le attività di lunga durata o soggette a rilavorazioni frequenti, rivelando i colli di bottiglia critici e le relative cause profonde nelle fasi di riconciliazione e approvazione. Questa visibilità dettagliata aiuta a stabilire le priorità degli interventi di miglioramento.

In genere sono necessari dati dell’Event Log che includano un identificativo del caso, il nome di un’attività e un timestamp per ogni azione. Per la chiusura del periodo, il periodo finanziario può fungere da ID del caso, insieme ad attività pertinenti come scritture contabili, riconciliazioni e approvazioni, con i relativi tempi di esecuzione. È fondamentale poter accedere a tabelle specifiche contenenti la cronologia delle transazioni e degli audit.

La configurazione iniziale, inclusi l’estrazione dei dati e il setup del modello, può spesso essere completata nell’arco di alcune settimane, in funzione della disponibilità e della complessità dei dati. I primi insight possono generalmente essere generati poco dopo l’acquisizione dei dati. L’analisi continua offre opportunità costanti di ottimizzazione e miglioramenti misurabili.

Può aspettarsi di accelerare il ciclo di chiusura del periodo finanziario, ridurre le scritture di rettifica successive alla chiusura e semplificare le approvazioni delle riconciliazioni dei conti. Il Process Mining migliora inoltre la visibilità in tempo reale e contribuisce a standardizzare i Workflow di chiusura del periodo, riducendo in definitiva i costi operativi e migliorando la conformità. Questi vantaggi contribuiscono a una chiusura finanziaria più efficiente e accurata.

Sì, il Process Mining può verificare l’esecuzione effettiva del processo rispetto a regole di conformità predefinite e procedure operative standard. Identifica automaticamente le deviazioni, garantendo che tutti i passaggi richiesti siano seguiti e che le approvazioni siano ottenute, rafforzando così la conformità del reporting finanziario. Questo riduce il rischio di non conformità e di rilievi durante gli audit.

L’estrazione dei dati può variare in base alla configurazione specifica di Dynamics 365 e alle tabelle pertinenti. Tuttavia, Dynamics 365 offre diversi strumenti di integrazione e API che semplificano l’accesso ai dati delle transazioni e degli audit log. La collaborazione con il Suo team IT o con uno specialista di Process Mining può rendere questa fase più efficiente.

Il Process Mining mette in evidenza indirettamente i problemi di qualità dei dati, rivelando incoerenze o eventi mancanti nel flusso del processo. Ad esempio, se i passaggi di riconciliazione vengono saltati o registrati in modo errato, lo strumento visualizza queste anomalie, stimolando l’analisi e il miglioramento delle pratiche di acquisizione dei dati. Ne derivano dati finanziari più affidabili e accurati.

No, il Process Mining è una tecnica analitica non invasiva. Opera sui dati storici estratti dal Suo sistema Dynamics 365 senza interferire con le operazioni in corso. L’implementazione si concentra sull’analisi dei dati e sulla generazione di insight, non su modifiche dirette ai sistemi, garantendo la continuità operativa durante il processo.

Certamente. Analizzando chi esegue ciascuna attività e le relative durate, il Process Mining può evidenziare una distribuzione non equilibrata del carico di lavoro e individuare le persone o i team costantemente sovraccarichi o sottoutilizzati. Questi dati supportano un’allocazione più bilanciata delle risorse, una maggiore efficienza e una riduzione dello stress nei periodi di picco.

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