Migliori il processo Procure-to-Pay - Elaborazione delle fatture

Perché ottimizzare l’elaborazione delle fatture nel processo dall’acquisto al pagamento?

Un’elaborazione efficiente delle fatture è alla base di un ciclo dall’acquisto al pagamento (P2P) efficace. Per le organizzazioni che utilizzano Microsoft Dynamics 365, gestire il percorso delle fatture dalla ricezione al pagamento finale può essere complesso. Le inefficienze in questo processo fondamentale comportano conseguenze concrete per l’azienda: costi operativi più elevati, penali per i ritardi, sconti per pagamento anticipato non sfruttati e rapporti tesi con i fornitori. Gli interventi manuali, i colli di bottiglia nelle approvazioni e le deviazioni dalle regole di conformità rallentano i flussi di cassa, aumentano sensibilmente i rischi e riducono il capitale circolante.

Per ottimizzare il processo in modo efficace, è fondamentale capire il percorso effettivo di una fattura nell’ambiente Microsoft Dynamics 365, non solo quello previsto. Senza una visione chiara, individuare le cause profonde dei ritardi, come tempi di approvazione prolungati o blocchi di pagamento ripetuti, diventa quasi impossibile. Si finisce così per intervenire solo quando si presenta un problema, senza risolvere le criticità sistemiche e perpetuando le inefficienze nell’elaborazione delle fatture nel processo dall’acquisto al pagamento.

Come il Process Mining migliora l’analisi dell’elaborazione delle fatture

Il Process Mining consente di analizzare e comprendere, sulla base dei dati, l’elaborazione delle fatture nel processo dall’acquisto al pagamento in Microsoft Dynamics 365. Estraendo gli Event Log direttamente dal sistema, ricostruisce una mappa precisa e oggettiva del percorso di ogni fattura. Utilizzando il numero della fattura come identificativo del caso, può visualizzare l’intero ciclo, da «Fattura ricevuta» a «Pagamento eseguito», comprese tutte le attività intermedie, come «Fattura codificata», «Fattura inviata per approvazione» e «Anomalia di riconciliazione gestita».

Questa prospettiva analitica permette di andare oltre le supposizioni e di individuare il flusso effettivo del processo. Può individuare i punti in cui le fatture si discostano dal percorso standard, rilevare rilavorazioni impreviste e quantificare il tempo esatto trascorso in ciascuna attività o in attesa del passaggio successivo. Ne deriva una visione chiara dei flussi di lavoro di approvazione, delle lacune di conformità e dei colli di bottiglia che ostacolano l’elaborazione efficiente, senza uscire dall’ambiente Microsoft Dynamics 365 già in uso.

Principali aree di miglioramento individuate dal Process Mining

L’applicazione del Process Mining all’elaborazione delle fatture nel processo dall’acquisto al pagamento mette spesso in luce diverse aree in cui è possibile intervenire:

• Ottimizzazione del flusso di lavoro di approvazione: individua ritardi nascosti nelle fasi di approvazione, identifica gli approvatori che causano regolarmente colli di bottiglia e rileva i casi in cui le fatture vengono indirizzate a reparti o persone non corretti. Queste informazioni consentono di apportare modifiche mirate alle configurazioni di approvazione in Microsoft Dynamics 365.
• Risoluzione delle anomalie di riconciliazione: analizza la frequenza e la durata di attività come «Anomalia di riconciliazione gestita». Capire perché e dove si verificano le anomalie può portare a miglioramenti nella creazione degli ordini di acquisto (PO), nella ricezione delle merci o nell’acquisizione dei dati delle fatture, riducendo le riconciliazioni manuali.
• Gestione dei blocchi di pagamento: segue l’intero ciclo dei blocchi di pagamento, dalle attività «Blocco di pagamento impostato» a «Blocco di pagamento rimosso». Individua le cause ricorrenti dei blocchi e definisce strategie per prevenirli, così da pagare le fatture puntualmente e senza attese superflue.
• Opportunità di automazione: individua le fasi manuali o le attività ripetitive che assorbono molte risorse e che potrebbero essere automatizzate. Rendere più efficienti queste attività in Microsoft Dynamics 365 può ridurre sensibilmente i tempi di elaborazione e i costi.

Risultati attesi dall’ottimizzazione dei processi

Applicando il Process Mining all’elaborazione delle fatture nel processo dall’acquisto al pagamento, può ottenere miglioramenti significativi e misurabili:

• Riduzione del tempo di ciclo: riduce sensibilmente il tempo medio necessario per elaborare una fattura, dalla ricezione al pagamento. Questo incide direttamente sul capitale circolante e migliora la flessibilità finanziaria.
• Risparmio sui costi: limita il lavoro manuale, riduce le rilavorazioni ed evita le penali per i ritardi, abbassando notevolmente i costi operativi.
• Maggiore conformità: garantisce il rispetto delle politiche interne e delle normative esterne, individuando e correggendo le deviazioni del processo e rafforzando i controlli in Microsoft Dynamics 365.
• Rapporti migliori con i fornitori: pagamenti più rapidi e precisi favoriscono relazioni più solide con i fornitori e possono consentire di ottenere condizioni di pagamento o sconti più vantaggiosi.
• Ottimizzazione del capitale circolante: accelerando i pagamenti delle fatture e riducendo i costi di elaborazione, libera capitale da destinare ad altri investimenti strategici.

Come iniziare a migliorare l’elaborazione delle fatture

Per gestire meglio l’elaborazione delle fatture nel processo dall’acquisto al pagamento in Microsoft Dynamics 365, occorre innanzitutto conoscere la situazione attuale. L’analisi dettagliata resa possibile dal Process Mining fornisce le informazioni necessarie per realizzare miglioramenti mirati e concreti. Può iniziare oggi a individuare colli di bottiglia e inefficienze nascoste, per rendere più fluidi i flussi di lavoro relativi alle fatture e ottenere un’elaborazione più rapida e precisa.