Il Suo Template dei dati per Order to Cash, fatturazione ed emissione delle fatture

Il numero della fattura, noto in SAP come numero del documento di fatturazione, identifica univocamente ogni transazione di fatturazione. Funge da chiave centrale che collega tutte le attività correlate, dalla creazione e registrazione della fattura alla ricezione e riconciliazione del pagamento.

Nel Process Mining, questo attributo è essenziale per la correlazione dei casi. Tutti gli eventi che condividono lo stesso numero della fattura vengono raggruppati in una singola istanza di processo, consentendo un'analisi completa end-to-end del ciclo di vita di ogni singola fattura. In questo modo è possibile monitorare i tempi di ciclo, identificare le deviazioni e analizzare il percorso di ciascuna fattura.

È l'identificativo fondamentale che collega tutte le attività di fatturazione correlate in un unico caso, rendendo possibile l'analisi end-to-end del processo.

Tabella SAP: VBRK, campo: VBELN

Il nome dell'attività descrive una fase o un traguardo specifico nel ciclo di vita della fatturazione. Queste attività derivano da diversi punti dati in SAP, come codici transazione, variazioni dello stato dei documenti o voci specifiche nei log, e consentono di creare un flusso di processo sequenziale.

L'analisi della sequenza e della frequenza di queste attività costituisce il nucleo del Process Mining. Aiuta a visualizzare la mappa del processo, individuare le varianti comuni e rare, identificare i colli di bottiglia tra le fasi e misurare la frequenza di attività senza valore aggiunto, come rilavorazioni o annullamenti.

Questo attributo definisce le fasi del processo, consentendo di visualizzare le mappe di processo e analizzare il flusso, le variazioni e i colli di bottiglia.

Derivato da diverse fonti, tra cui codici transazione (SY-TCODE), stati dei documenti di modifica (tabelle CDHDR/CDPOS) o log dei Workflow aziendali (ad esempio, SWW_WI2OBJ).

L'ora dell'evento fornisce data e ora di ogni attività e costituisce la struttura cronologica portante del processo. Questo timestamp è fondamentale per calcolare durate, tempi di ciclo e tempi di attesa tra le diverse fasi del processo di fatturazione.

Nell'analisi, l'ora dell'evento viene utilizzata per ordinare le attività in sequenza, calcolare indicatori chiave di prestazione come i giorni medi di incasso (DSO) e il tempo di ciclo di generazione della fattura, nonché identificare i colli di bottiglia legati al tempo. Consente una visione dinamica del processo, mostrando come cambiano le prestazioni nel tempo e quanto dura ciascuna fase del ciclo di fatturazione.

Fornisce la sequenza cronologica degli eventi, essenziale per calcolare tutte le metriche basate sul tempo, come tempi di ciclo e durate.

Estratta da diversi campi di data e ora, a seconda dell'attività, come data e ora di creazione (VBRK-ERDAT, VBRK-ERZET), timestamp delle modifiche (CDHDR-UDATE, CDHDR-UTIME) o data di registrazione (BKPF-BUDAT).

La data della fattura, nota in SAP anche come data di fatturazione, costituisce il punto di partenza per numerosi calcoli finanziari. È la data a partire dalla quale vengono determinati i termini di pagamento, le scadenze e l'anzianità del credito.

Questa data è un attributo fondamentale a livello di caso per l'analisi finanziaria. Costituisce la base per calcolare il KPI dei giorni medi di incasso (DSO) e creare report sull'anzianità delle fatture aperte, strumenti essenziali per la gestione del flusso di cassa e del recupero crediti.

È la data principale per i calcoli finanziari e costituisce il punto di partenza per il DSO, le scadenze dei pagamenti e l'analisi dell'anzianità delle fatture.

Tabella SAP: VBRK, campo: FKDAT

La data di scadenza del pagamento viene calcolata in base alla data della fattura e ai termini di pagamento concordati. Rappresenta il termine entro il quale ricevere il pagamento senza che la fattura diventi scaduta.

Questo attributo è essenziale per monitorare l'efficacia del recupero crediti e prevedere il flusso di cassa. Viene utilizzato direttamente per calcolare il KPI del tasso di pagamento puntuale e per segmentare le fatture nei report sull'anzianità. L'analisi degli scostamenti tra la data di scadenza e la data effettiva del pagamento aiuta a valutare l'efficacia dei diversi termini di pagamento.

Stabilisce il termine per il pagamento da parte del cliente, risultando quindi fondamentale per calcolare i tassi di pagamento puntuale e gestire i crediti verso clienti.

Questa data non è memorizzata direttamente, ma viene calcolata in base alla data della fattura (VBRK-FKDAT) e alla chiave dei termini di pagamento (VBRK-ZTERM), utilizzando le funzioni standard SAP per la determinazione delle date.

Questo attributo rappresenta il valore monetario totale dei beni o servizi fatturati, al netto delle imposte. È un dato finanziario fondamentale per ogni caso relativo a una fattura.

L'importo della fattura viene utilizzato in numerose analisi. Consente di segmentare il processo in base al valore, ad esempio per verificare se le fatture di importo elevato vengono elaborate in modo diverso o subiscono più ritardi. Costituisce inoltre la base per la reportistica finanziaria e per calcolare il valore totale dei crediti ancora da incassare.

Quantifica il valore finanziario di ogni fattura, consentendo analisi basate sul valore, la definizione delle priorità nel recupero crediti e la valutazione dell'impatto finanziario.

Tabella SAP: VBRK, campo: NETWR

Questo attributo identifica la denominazione legale del cliente a cui viene fatturato l'importo. Viene ricavato dai dati anagrafici centrali dei clienti in SAP.

L'analisi del processo per cliente consente di individuare schemi specifici per determinati account. Può, ad esempio, mostrare quali clienti pagano sistematicamente in ritardo, quali presentano il maggior numero di contestazioni o per quali il processo di fatturazione è più inefficiente. In questo modo è possibile adottare una gestione mirata della relazione con il cliente e strategie di recupero personalizzate.

Consente un'analisi incentrata sul cliente, aiutando a identificare comportamenti di pagamento, frequenza delle contestazioni e inefficienze di processo per account specifici.

Recuperato dalla tabella dei dati anagrafici clienti KNA1 (campo: NAME1), collegata tramite l'ID del pagatore nell'intestazione della fattura (VBRK-KUNRG).

Questo attributo acquisisce l'ID utente SAP responsabile di un determinato evento, come la creazione di una fattura, la registrazione di un documento o la compensazione di un pagamento. Collega le fasi del processo alle persone o ai team che le eseguono.

L'analisi per nome utente aiuta a identificare le persone con le migliori prestazioni, le esigenze formative o gli squilibri nella distribuzione del carico di lavoro. È inoltre fondamentale per l'analisi della conformità, poiché mostra chi ha eseguito le attività critiche, e per comprendere le differenze nel modo in cui utenti diversi eseguono lo stesso processo.

Collega le attività del processo a utenti specifici, consentendo di analizzare carico di lavoro, prestazioni e conformità a livello individuale o di team.

Per gli eventi di creazione, si trova in VBRK-ERNAM. Per le modifiche successive, è presente in tabelle dello storico delle modifiche come CDHDR-USERNAME o nei log dei Workflow.

L'ora di fine indica il completamento di un'attività. Nel Process Mining, spesso viene dedotta come ora di inizio dell'attività successiva nel caso oppure può essere acquisita direttamente se il sistema registra sia gli eventi di inizio sia quelli di fine.

Questo attributo è essenziale per calcolare il tempo di elaborazione delle singole attività. Sottraendo l'ora di inizio dall'ora di fine è possibile misurare la durata di ogni fase, un dato fondamentale per l'analisi dei colli di bottiglia, ad esempio per identificare i ritardi nella fase di approvazione della fattura.

Consente di calcolare la durata esatta, ovvero il tempo di elaborazione, di ogni attività, elemento fondamentale per l'analisi dei colli di bottiglia.

È un attributo derivato per il Process Mining. In genere viene calcolato come StartTime dell'evento successivo nella sequenza del caso. In alcuni scenari, tabelle specifiche possono registrare i tempi di completamento.

L'attributo Regione indica l'area geografica, ad esempio uno stato o una provincia, associata all'indirizzo del cliente. Questi dati fanno generalmente parte dell'anagrafica cliente.

Questo attributo è fondamentale per la Dashboard delle prestazioni regionali della fatturazione. Consente di confrontare indicatori chiave come tempi di ciclo, tassi di errore e DSO tra regioni diverse. Il confronto può evidenziare differenze regionali nell'esecuzione dei processi, nella conformità o nell'efficienza, favorendo miglioramenti mirati e la standardizzazione delle best practice.

Consente di confrontare le prestazioni della fatturazione tra diverse aree geografiche, aiutando a individuare disparità regionali e standardizzare i processi.

Recuperato dalla tabella dei dati anagrafici clienti KNA1 (campo: REGIO), collegata tramite l'ID del pagatore nell'intestazione della fattura (VBRK-KUNRG).

Il codice società è un'entità organizzativa fondamentale in SAP Financials e rappresenta una società giuridicamente indipendente per la quale vengono redatti i bilanci. Ogni documento di fatturazione viene assegnato a uno specifico codice società.

L'analisi per codice società è essenziale nelle organizzazioni composte da più società, per confrontare le prestazioni dei processi, le metriche finanziarie come il DSO e la conformità tra diverse entità giuridiche. Fornisce un filtro organizzativo di alto livello per tutte le Dashboard di processo.

Consente di segmentare l'analisi dei processi per entità giuridica, permettendo il confronto delle prestazioni e il consolidamento finanziario a livello organizzativo.

Tabella SAP: VBRK, campo: BUKRS

Quando un cliente contesta una fattura, il motivo della contestazione viene spesso registrato. Può trattarsi di errori di prezzo, quantità errate o merci danneggiate. Queste informazioni possono essere memorizzate nel modulo SAP Dispute Management o come note testuali.

L'analisi dei motivi delle contestazioni è fondamentale per il KPI del tasso di errore della fatturazione e per la relativa analisi degli errori. Aiuta a identificare le cause alla radice delle inesattezze di fatturazione, consentendo all'azienda di intervenire sui problemi sistemici nei processi a monte, migliorare la qualità delle fatture e aumentare la soddisfazione dei clienti.

Spiega perché le fatture vengono contestate, offrendo una visione diretta delle cause alla radice degli errori di fatturazione e dell'insoddisfazione dei clienti.

Se viene utilizzato SAP Dispute Management, queste informazioni possono essere reperite in tabelle come UDM_DISPUTE. In caso contrario, possono essere ricavate dai codici motivo dei documenti correlati o dai campi di testo.

Quando una fattura è errata e deve essere accreditata, al documento della nota di credito viene generalmente assegnato un motivo. Questo offre un metodo strutturato per classificare le origini degli errori di fatturazione.

Questo attributo supporta direttamente il KPI del tasso di errore della fatturazione. Aggregando e analizzando i motivi delle note di credito, un'azienda può identificare le tipologie di errore più frequenti, come errori di prezzo o resi di prodotti. L'analisi orienta i miglioramenti di processo volti a ridurre la necessità di rettifiche finanziarie e rilavorazioni.

Classifica i motivi dell'emissione del credito, aiutando a individuare le fonti più frequenti degli errori di fatturazione e a promuovere miglioramenti della qualità.

Tabella SAP: VBRK, campo: AUGRU (motivo dell'ordine). Questo campo viene utilizzato nelle richieste di note di credito/debito che vengono successivamente fatturate.

Il numero dell'ordine di vendita collega il documento di fatturazione alle attività di vendita precedenti. Un singolo ordine di vendita può generare una o più fatture e questo collegamento fornisce il flusso documentale completo.

Questo attributo è fondamentale per una vera analisi end-to-end Order-to-Cash. Consente di estendere la vista del processo a monte, collegando i problemi di fatturazione alle possibili cause alla radice nelle fasi di creazione o di evasione dell'ordine di vendita. Ad esempio, aiuta a calcolare il tempo di ciclo complessivo di generazione della fattura a partire dal momento in cui l'ordine è stato evaso.

Collega la fattura all'ordine di vendita originale, consentendo una visione più ampia ed end-to-end del processo Order-to-Cash, oltre la sola fatturazione.

Tabella SAP: VBRP (dati delle posizioni del documento di fatturazione), campo: AUBEL

È un attributo calcolato che confronta la data effettiva del pagamento con la data di scadenza prevista. Restituisce 'true' se il pagamento è stato effettuato puntualmente e 'false' se è stato effettuato in ritardo.

Questo flag semplifica il calcolo e la visualizzazione del KPI del tasso di pagamento puntuale. Consente di filtrare e segmentare facilmente i dati per analizzare le caratteristiche delle fatture pagate in ritardo rispetto a quelle pagate puntualmente. Può aiutare a individuare schemi legati a specifici clienti, regioni o termini di pagamento che determinano ritardi.

Semplifica la misurazione delle prestazioni indicando chiaramente ogni fattura come 'puntuale' o 'in ritardo' e supportando direttamente il KPI del tasso di pagamento puntuale.

È un campo calcolato. La logica confronta il timestamp dell'attività 'Pagamento del cliente ricevuto' con il valore dell'attributo 'PaymentDueDate'.

Questo attributo specifica l'origine dei dati, risultando particolarmente utile negli ambienti con più istanze SAP o altri sistemi integrati. In genere include l'ID del sistema e il numero del client.

Nell'analisi, aiuta a distinguere i processi e le prestazioni tra sistemi o entità organizzative diverse. Garantisce la tracciabilità dei dati e fornisce il contesto necessario, soprattutto quando i dati provenienti da più fonti vengono combinati per ottenere una visione complessiva del processo.

Fornisce un contesto essenziale sull'origine dei dati, garantendo chiarezza negli ambienti multisistema e supportando la governance dei dati.

In genere è un valore statico definito durante l'estrazione dei dati, che spesso combina l'ID del sistema (SY-SYSID) e il client (SY-MANDT).

Lo stato del pagamento offre una fotografia della posizione della fattura nel ciclo di vita del recupero crediti. Non corrisponde a un singolo campo SAP, ma viene ricavato verificando lo stato di compensazione del documento contabile corrispondente.

Questo attributo è essenziale per la Dashboard sull'anzianità delle fatture aperte. Consente di segmentare tutte le fatture aperte in base allo stato e all'anzianità, aiutando il team di recupero crediti a definire efficacemente le priorità. Il monitoraggio delle transizioni tra gli stati permette inoltre di controllare il processo di recupero crediti stesso.

Fornisce una visione chiara e immediata dello stato della fattura nel recupero crediti, fondamentale per gestire i crediti e definire le priorità delle attività di incasso.

Derivato verificando lo stato di compensazione del documento contabile (VBRK-BELNR) in tabelle finanziarie come BSID (partite aperte) e BSAD (partite compensate).

I termini di pagamento sono condizioni predefinite concordate con il cliente, che stabiliscono quando deve essere pagata una fattura. Tra gli esempi figurano 'Net 30' (pagamento dovuto entro 30 giorni) o '2/10 Net 30' (sconto del 2% se il pagamento viene effettuato entro 10 giorni, altrimenti pagamento dovuto entro 30 giorni).

L'analisi per termini di pagamento aiuta a valutarne l'efficacia. Correlando i diversi termini con il tempo effettivamente necessario per ricevere il pagamento, un'azienda può determinare quali condizioni favoriscono maggiormente la puntualità e ottimizzare i propri termini per migliorare il flusso di cassa.

Definisce il calendario di pagamento concordato, consentendo di analizzare quali termini siano più efficaci nel garantire pagamenti puntuali da parte dei clienti.

Tabella SAP: VBRK, campo: ZTERM

Il tipo di documento di fatturazione è un campo chiave che categorizza le transazioni all'interno del processo di fatturazione. Controlla il modo in cui il documento viene elaborato, compresi l'intervallo di numerazione e le regole di registrazione contabile.

Questo attributo consente di filtrare il processo per analizzare tipologie specifiche di transazione. Ad esempio, è possibile creare una vista di processo separata solo per le note di credito, così da comprenderne i motivi e il flusso di processo per le rettifiche finanziarie, oppure analizzare separatamente le fatture standard e gli annullamenti per ottenere un quadro più chiaro del processo principale di fatturazione.

Classifica le transazioni, consentendo un'analisi mirata di flussi documentali specifici, come fatture standard, note di credito o annullamenti.

Tabella SAP: VBRK, campo: FKART

Questo attributo registra la data e l'ora dell'ultimo prelievo dei dati dal sistema di origine. È un campo di metadati fondamentale per comprendere l'aggiornamento dei dati analizzati.

Queste informazioni vengono utilizzate per verificare la recenza dell'analisi e gestire la pianificazione degli aggiornamenti dei dati. Assicurano che gli stakeholder siano consapevoli della tempestività dei dati quando prendono decisioni basate su Dashboard e insight di Process Mining.

Indica l'aggiornamento dei dati, un elemento essenziale per considerare affidabile l'analisi e comprenderne la rilevanza rispetto allo stato attuale delle operazioni.

Questo timestamp viene generato e applicato a ogni record durante il processo di estrazione e caricamento dei dati (ETL).

Questo attributo specifica la valuta in cui sono espressi gli importi delle fatture, ad esempio USD, EUR o JPY. Fornisce il contesto necessario per tutti i valori monetari.

In un'organizzazione globale, la valuta è essenziale per garantire analisi e report finanziari corretti. Consente di aggregare correttamente i dati finanziari convertendo tutti gli importi in una valuta di reporting comune e di confrontare le prestazioni della fatturazione tra regioni con valute locali diverse.

Fornisce il contesto essenziale per tutti i valori monetari, garantendo analisi e report finanziari accurati, soprattutto nelle attività multinazionali.

Tabella SAP: VBRK, campo: WAERK