Il Suo template dei dati per il processo Order-to-Cash: fatturazione

Il numero della fattura, denominato in SAP numero del documento di fatturazione, identifica in modo univoco ogni transazione di fatturazione. È la chiave centrale che collega tutte le attività correlate, dalla creazione e registrazione della fattura alla ricezione e riconciliazione del pagamento.

Nel Process Mining, questo attributo è essenziale per associare gli eventi ai casi. Tutti gli eventi con lo stesso numero di fattura vengono raggruppati in un’unica istanza di processo, consentendo un’analisi completa, dall’inizio alla fine, del ciclo di vita di ogni fattura. È così possibile monitorare i tempi di ciclo, individuare le deviazioni e analizzare il percorso di ciascuna fattura.

È l’identificativo fondamentale che collega tutte le attività di fatturazione correlate in un unico caso e rende possibile l’analisi del processo dall’inizio alla fine.

Tabella SAP: VBRK, campo: VBELN

Il nome dell’attività descrive una fase o una tappa specifica del ciclo di fatturazione. Le attività vengono ricavate da diverse fonti di dati SAP, come i codici di transazione, le modifiche allo stato dei documenti o specifiche voci di registro, per ricostruire il flusso sequenziale del processo.

Analizzare la sequenza e la frequenza di queste attività è il fulcro del Process Mining. Consente di visualizzare la mappa del processo, individuare le varianti più e meno frequenti, rilevare i colli di bottiglia tra le fasi e misurare la frequenza delle attività che non aggiungono valore, come le rilavorazioni o gli annullamenti.

Questo attributo definisce le fasi del processo e consente di visualizzare le mappe e analizzare il flusso, le varianti e i colli di bottiglia.

Ricavato da diverse fonti, tra cui i codici di transazione (SY-TCODE), gli stati dei documenti di modifica (tabelle CDHDR/CDPOS) o i registri dei flussi di lavoro aziendali, ad esempio SWW_WI2OBJ.

L’ora dell’evento fornisce la data e l’ora di ciascuna attività e costituisce la base cronologica del processo. Questo timestamp è fondamentale per calcolare durate, tempi di ciclo e tempi di attesa tra le diverse fasi del processo di fatturazione.

Nell’analisi, l’ora dell’evento serve a ordinare le attività in sequenza, calcolare indicatori chiave come i giorni medi di incasso e il tempo di ciclo di emissione della fattura e individuare i colli di bottiglia legati ai tempi. Consente di osservare il processo nel tempo, mostrando come cambiano le prestazioni e quanto dura ogni fase del ciclo di fatturazione.

Fornisce la sequenza cronologica degli eventi, indispensabile per calcolare tutte le metriche temporali, come i tempi di ciclo e le durate.

Estratto da diversi campi di data e ora, a seconda dell’attività, ad esempio data e ora di creazione (VBRK-ERDAT, VBRK-ERZET), timestamp delle modifiche (CDHDR-UDATE, CDHDR-UTIME) o data di registrazione (BKPF-BUDAT).

La data di scadenza del pagamento viene calcolata in base alla data della fattura e alle condizioni di pagamento concordate. Indica il termine entro cui ricevere il pagamento prima che la fattura risulti scaduta.

Questo attributo è essenziale per monitorare l’efficacia del recupero crediti e prevedere il flusso di cassa. Viene utilizzato direttamente per calcolare il KPI del tasso di puntualità dei pagamenti e suddividere le fatture nei report sull’anzianità. Analizzare gli scostamenti tra la data di scadenza e quella del pagamento effettivo aiuta a valutare l’efficacia delle diverse condizioni di pagamento.

Definisce il termine entro cui il cliente deve pagare ed è quindi fondamentale per calcolare la puntualità dei pagamenti e gestire i crediti verso i clienti.

Questa data non è memorizzata direttamente, ma viene calcolata in base alla data della fattura (VBRK-FKDAT) e al codice delle condizioni di pagamento (VBRK-ZTERM), utilizzando le funzioni standard di SAP per il calcolo delle date.

La data della fattura, denominata in SAP data di fatturazione, è il punto di partenza di molti calcoli finanziari. Da questa data si determinano le condizioni di pagamento, le scadenze e l’anzianità del credito.

È un attributo fondamentale a livello di caso per l’analisi finanziaria. Costituisce il riferimento per calcolare il KPI dei giorni medi di incasso (DSO) e creare report sull’anzianità delle fatture aperte, strumenti essenziali per gestire il flusso di cassa e il recupero crediti.

È la data di riferimento principale per i calcoli finanziari e il punto di partenza per il DSO, le scadenze dei pagamenti e l’analisi dell’anzianità delle fatture.

Tabella SAP: VBRK, campo: FKDAT

Questo attributo rappresenta il valore monetario totale dei beni o servizi fatturati, al netto delle imposte. È un dato finanziario fondamentale per ogni caso relativo a una fattura.

L’importo della fattura viene utilizzato in numerose analisi. Consente di segmentare il processo in base al valore, ad esempio per verificare se le fatture di importo elevato vengono elaborate diversamente o subiscono più ritardi. È inoltre alla base dei report finanziari e del calcolo del valore totale dei crediti ancora da incassare.

Quantifica il valore finanziario di ogni fattura e consente analisi basate sugli importi, di stabilire le priorità nel recupero crediti e di valutare l’impatto finanziario.

Tabella SAP: VBRK, campo: NETWR

Questo attributo identifica la ragione sociale del cliente a cui viene emessa la fattura. Il dato proviene dai dati anagrafici centrali dei clienti in SAP.

Analizzare il processo per cliente consente di individuare schemi ricorrenti relativi a specifici account. Ad esempio, può rivelare quali clienti pagano regolarmente in ritardo, quali presentano più contestazioni o per quali la fatturazione è meno efficiente. Queste informazioni permettono di gestire in modo mirato le relazioni con i clienti e di definire strategie di recupero crediti adeguate.

Consente un’analisi incentrata sul cliente, aiutando a individuare le abitudini di pagamento, la frequenza delle contestazioni e le inefficienze del processo per account specifici.

Ricavato dalla tabella dei dati anagrafici dei clienti KNA1 (campo: NAME1), collegata tramite l’ID del pagante nella testata della fattura (VBRK-KUNRG).

Questo attributo registra l’ID utente SAP responsabile di un evento specifico, ad esempio la creazione di una fattura, la registrazione di un documento o la compensazione di un pagamento. Collega le fasi del processo alle persone o ai team che le svolgono.

L’analisi per nome utente aiuta a individuare le persone con i risultati migliori, le esigenze di formazione o gli squilibri nella distribuzione del carico di lavoro. È inoltre fondamentale per l’analisi della conformità, perché mostra chi ha svolto le attività critiche, e per capire come utenti diversi eseguono lo stesso processo.

Collega le attività del processo a utenti specifici e consente di analizzare il carico di lavoro, le prestazioni e la conformità a livello individuale o di team.

Per gli eventi di creazione, il dato si trova in VBRK-ERNAM. Per le modifiche successive, è disponibile nelle tabelle dello storico delle modifiche, come CDHDR-USERNAME, o nei registri dei flussi di lavoro.

L’ora di fine indica il completamento di un’attività. Nel Process Mining viene spesso dedotta dall’ora di inizio dell’attività successiva nel caso; può anche essere acquisita direttamente se il sistema registra sia gli eventi di inizio sia quelli di fine.

Questo attributo è essenziale per calcolare il tempo di elaborazione delle singole attività. Sottraendo l’ora di inizio dall’ora di fine si misura la durata di ogni passaggio, un dato fondamentale per l’analisi dei colli di bottiglia, ad esempio per individuare i ritardi nella fase di approvazione delle fatture.

Consente di calcolare la durata esatta, ovvero il tempo di elaborazione, di ogni attività, un dato fondamentale per l’analisi dei colli di bottiglia.

È un attributo derivato per il Process Mining. In genere si calcola utilizzando l’ora di inizio dell’evento successivo nella sequenza del caso. In alcuni scenari, tabelle specifiche possono registrare gli orari di completamento.

L’attributo Regione indica l’area geografica, ad esempio uno stato o una provincia, associata all’indirizzo del cliente. In genere, il dato fa parte dell’anagrafica del cliente.

Questo attributo è fondamentale per la Dashboard delle prestazioni di fatturazione per regione. Consente di confrontare tra diverse regioni metriche chiave come i tempi di ciclo, i tassi di errore e il DSO. Il confronto può mettere in luce differenze regionali nell’esecuzione dei processi, nella conformità o nell’efficienza e favorire miglioramenti mirati e l’adozione di prassi efficaci.

Consente di confrontare le prestazioni della fatturazione tra diverse aree geografiche, individuare le disparità regionali e uniformare i processi.

Ricavato dalla tabella dei dati anagrafici dei clienti KNA1 (campo: REGIO), collegata tramite l’ID del pagante nella testata della fattura (VBRK-KUNRG).

Il codice società è un’entità organizzativa fondamentale in SAP Financials e rappresenta una società giuridicamente indipendente per la quale vengono redatti i bilanci. A ogni documento di fatturazione viene assegnato un codice società specifico.

Nelle organizzazioni composte da più società, l’analisi per codice società è essenziale per confrontare le prestazioni dei processi, gli indicatori finanziari come il DSO e la conformità delle diverse entità giuridiche. Offre un filtro organizzativo di alto livello per tutte le Dashboard dei processi.

Consente di suddividere l’analisi dei processi per entità giuridica, confrontare le prestazioni e consolidare i dati finanziari dell’organizzazione.

Tabella SAP: VBRK, campo: BUKRS

Le condizioni di pagamento sono termini prestabiliti concordati con il cliente, che indicano entro quando deve essere saldata una fattura. Alcuni esempi sono «30 giorni» (pagamento entro 30 giorni) oppure «2/10, 30 giorni» (sconto del 2% se il pagamento avviene entro 10 giorni, altrimenti entro 30 giorni).

L’analisi per condizioni di pagamento consente di valutarne l’efficacia. Confrontando le diverse condizioni con i tempi effettivi di incasso, l’azienda può individuare quelle che favoriscono maggiormente i pagamenti puntuali e ottimizzarle per migliorare il flusso di cassa.

Definisce le scadenze di pagamento concordate e consente di analizzare quali condizioni sono più efficaci nel favorire i pagamenti puntuali dei clienti.

Tabella SAP: VBRK, campo: ZTERM

Quando un cliente contesta una fattura, di norma viene registrato il motivo della contestazione, ad esempio un errore di prezzo, una quantità errata o merce danneggiata. Queste informazioni possono essere archiviate nel modulo SAP Dispute Management o in note testuali.

L’analisi dei motivi di contestazione è fondamentale per il KPI del tasso di errori di fatturazione e per la relativa analisi degli errori. Aiuta a individuare le cause profonde delle inesattezze di fatturazione, così che l’azienda possa intervenire sui problemi sistemici nei processi a monte, migliorare la qualità delle fatture e aumentare la soddisfazione dei clienti.

Spiega perché le fatture vengono contestate e offre indicazioni dirette sulle cause profonde degli errori di fatturazione e dell’insoddisfazione dei clienti.

Se si utilizza SAP Dispute Management, queste informazioni si trovano in tabelle come UDM_DISPUTE. In caso contrario, possono essere ricavate dai codici motivo dei documenti correlati o dai campi di testo.

Quando una fattura contiene errori e deve essere stornata tramite accredito, al documento di nota di credito viene in genere assegnato un motivo. In questo modo è possibile classificare in modo strutturato le cause degli errori di fatturazione.

Questo attributo contribuisce direttamente al KPI del tasso di errori di fatturazione. Aggregando e analizzando i motivi delle note di credito, l’azienda può individuare gli errori più frequenti, come quelli di prezzo o i resi dei prodotti. I risultati consentono di migliorare i processi, riducendo la necessità di rettifiche contabili e rilavorazioni.

Classifica i motivi delle note di credito e aiuta a individuare le cause più frequenti degli errori di fatturazione, orientando gli interventi per migliorare la qualità.

Tabella SAP: VBRK, campo: AUGRU (motivo dell’ordine). Questo campo viene utilizzato nelle richieste di note di credito o di debito che vengono successivamente fatturate.

Il numero dell’ordine di vendita collega il documento di fatturazione alle attività di vendita precedenti. Da un singolo ordine possono derivare una o più fatture; questo collegamento consente di ricostruire l’intero flusso documentale.

Questo attributo è essenziale per un’analisi end-to-end completa del processo Order-to-Cash. Consente di estendere l’analisi alle fasi precedenti, collegando i problemi di fatturazione alle possibili cause profonde nella creazione o nell’evasione dell’ordine di vendita. Ad esempio, permette di calcolare il tempo complessivo di generazione della fattura a partire dall’evasione dell’ordine.

Collega la fattura all’ordine di vendita originale e consente di analizzare l’intero processo Order-to-Cash, non soltanto la fatturazione.

Tabella SAP: VBRP (dati delle posizioni del documento di fatturazione), campo: AUBEL

È un attributo calcolato che confronta la data effettiva del pagamento con la data di scadenza prevista. Il risultato è «true» se il pagamento è avvenuto puntualmente e «false» se è stato effettuato in ritardo.

Questo indicatore semplifica il calcolo e la visualizzazione del KPI del tasso di pagamenti puntuali. Consente di filtrare e suddividere facilmente i dati per analizzare le caratteristiche delle fatture pagate in ritardo rispetto a quelle saldate puntualmente. In questo modo è possibile individuare schemi ricorrenti legati a determinati clienti, aree geografiche o condizioni di pagamento.

Semplifica la misurazione delle prestazioni indicando chiaramente per ogni fattura se il pagamento è stato puntuale o in ritardo e contribuisce direttamente al KPI del tasso di pagamenti puntuali.

È un campo calcolato. La logica confronta la data e l’ora dell’attività «Pagamento ricevuto dal cliente» con il valore dell’attributo «PaymentDueDate».

Questo attributo specifica l’origine dei dati ed è particolarmente utile negli ambienti con più istanze SAP o altri sistemi integrati. In genere include l’ID del sistema e il numero del mandante.

Nell’analisi, aiuta a distinguere i processi e le prestazioni tra sistemi o entità organizzative diverse. Garantisce la tracciabilità dei dati e fornisce il contesto necessario, soprattutto quando si combinano dati provenienti da più fonti per ottenere una visione complessiva del processo.

Fornisce informazioni essenziali sull’origine dei dati, garantendo chiarezza negli ambienti con più sistemi e supportando la governance dei dati.

In genere è un valore statico definito durante l’estrazione dei dati, spesso composto dall’ID del sistema (SY-SYSID) e dal mandante (SY-MANDT).

Lo stato del pagamento indica a colpo d’occhio a che punto è una fattura nel processo di recupero crediti. In SAP non corrisponde a un singolo campo: si ricava verificando lo stato di compensazione del documento contabile associato.

Questo attributo è essenziale per la Dashboard delle fatture insolute per anzianità. Consente di suddividere tutte le fatture aperte in base allo stato e all’anzianità, aiutando il team addetto al recupero crediti a stabilire le priorità. Anche il monitoraggio dei passaggi da uno stato all’altro permette di tenere sotto controllo il processo di recupero crediti.

Mostra chiaramente lo stato di recupero crediti di ogni fattura, un’informazione fondamentale per gestire i crediti e definire le priorità delle attività di riscossione.

Si ricava verificando lo stato di compensazione del documento contabile (VBRK-BELNR) in tabelle finanziarie come BSID (partite aperte) e BSAD (partite compensate).

Il tipo di documento di fatturazione è un campo chiave che classifica le transazioni nel processo di fatturazione. Determina le modalità di elaborazione del documento, compresi l’intervallo di numerazione e le regole di registrazione contabile.

Questo attributo consente di filtrare il processo e analizzare specifici tipi di transazione. Ad esempio, è possibile creare una vista del processo dedicata alle note di credito per comprenderne i motivi e il flusso delle rettifiche finanziarie, oppure analizzare separatamente le fatture standard e gli annullamenti per ottenere un quadro più chiaro del processo di fatturazione principale.

Classifica le transazioni e consente di concentrarsi su flussi documentali specifici, come fatture standard, note di credito o annullamenti.

Tabella SAP: VBRK, campo: FKART

Questo attributo registra la data e l’ora dell’ultima estrazione dei dati dal sistema di origine. È un campo di metadati fondamentale per capire quanto siano aggiornati i dati analizzati.

Queste informazioni servono a verificare l’attualità dell’analisi e a gestire la pianificazione degli aggiornamenti dei dati. Consentono alle parti interessate di sapere quanto sono recenti i dati quando prendono decisioni sulla base delle Dashboard e degli approfondimenti di Process Mining.

Indica quanto sono aggiornati i dati, un aspetto essenziale per potersi fidare dell’analisi e valutarne la rilevanza rispetto alla situazione operativa attuale.

Questo timestamp viene generato e aggiunto a ogni record durante il processo di estrazione e caricamento dei dati (ETL).

Questo attributo specifica la valuta in cui sono espressi gli importi delle fatture, ad esempio USD, EUR o JPY. Fornisce il contesto necessario per interpretare tutti i valori monetari.

In un’organizzazione globale, la valuta è essenziale per garantire analisi e report finanziari corretti. Consente di aggregare correttamente i dati finanziari convertendo tutti gli importi in un’unica valuta di rendicontazione e di confrontare le prestazioni della fatturazione tra aree geografiche che utilizzano valute locali diverse.

Fornisce il contesto necessario per interpretare tutti i valori monetari e garantire analisi e report finanziari accurati, soprattutto nelle organizzazioni multinazionali.

Tabella SAP: VBRK, campo: WAERK